voor meer informatie ons Meerjarenbeleidsplan.

MeerjarenbeleidsplanJemima2015-2019
December2015
----------------------------------------------------------------
PolicesJemima(hoofdstuk8)vastgestelddoorMTd.d.:06.2015
Beleidsplangoedgekeurddoorbestuurd.d.:26.11.2015
1
INHOUD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Inleiding
3.
4.
6.
DoelstellingenZorg 4.1. Leverenvangoedesociaal-agogischezorg
4.2. Hetinvullenvanderandvoorwaardenvoorgoedezorg
4.3. VormgevenaandechristelijkeidentiteitvanJemima
MeerjarenOnderhoudsplan2013-2017
7.
20
DoelstellingenPersoneel
Historieenprofiel
Missie:waarstaatJemimavoor?
6.1.
6.2.
22
26
32
Besturingsmodel
Organogram
Samenwerking
PolicesJemima
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
Medewerkers
Vrijwilligers
Organisatie 7.1.
7.2.
7.3.
Jemimaequipmentandpropertyprotocol
Clientcareprotocol
JemimaorganizationworkBylaw
Violationsinworkplaceanditsconsequences
Fraudandcorruptionprotocol
Meerjarenbegroting2015–2017
2
1.
Inleiding
AlsdeHEEREhethuisnietbouwt,tevergeefszwoegenzijnbouwerseraan;
UitPsalm127:1(HSV)
EengezondebedrijfsvoeringvanJemimahebbenwijalsniet-gouvernementeleorganisatie
(NGO)nietineigenhand.Wijzijnafhankelijkvandonatiesengiftendoorkerken,individuele
geversuitNederland,bedrijvendieMaatschappelijkVerantwoordwillenOndernemen
(MVO),dePalestijnsAutoriteit,anderedonorenopdeWestbankeninternationalegevers.
Zekerineconomischzwaretijdengaathetenerzijdsomrotsvastgeloofinbarmhartigezorg
enanderzijdsomhetvoerenvaneengezondfinancieelbeleid.
Netalsdeboerdiezijnzaadzaaitindehoopdathijnaverloopvantijdzalmogenoogsten,
rekenenwijalsbestuurhettotonzetaakomindezezinbijtedragenaaneengezonde
bedrijfsvoeringvanJemima.
• Fondswerving: Zorgdragenvoorvoldoendefinanciëlemiddelen
• Kostenbeheersing:
Nietmeergelduitgevendanerbinnenkomt
• Financieelbeleid:
Verplichtingenmoetengedektwordendoorinkomsten
• Verantwoording: Verantwoordingafleggenaanstakeholdersoverhet
gevoerdebeleid
HetzakelijkkaraktervandezenotitielaatonverlethethartvanJemimadatgevormdwordt
doordewoordenvanMattheus25:34-40(NBV):
Danzaldekoningtegendegroeprechtsvanzichzeggen:“JulliezijndoormijnVader
gezegend,komenneemdeelaanhetkoninkrijk,datalsindsdegrondvestingvandewereld
voorjulliebestemdis.WantIkhadhongerenjulliegavenMijteeten,Ikhaddorstenjullie
gavenMijtedrinken.IkwaseenvreemdelingenjullienamenMijop,Ikwasnaaktenjullie
kleeddenMij.IkwasziekenjulliebezochtenMij,IkzatgevangenenjulliekwamennaarMij
toe.”DanzullenderechtvaardigenHemantwoorden:“Heer,wanneerhebbenwijUhongerig
gezienenteetengegeven,ofdorstigenUtedrinkengegeven?WanneerhebbenwijUals
vreemdelinggezienenopgenomen,Unaaktgezienengekleed?Wanneerhebbenwijgezien
datUziekwasofindegevangeniszatenzijnwenaarUtoegekomen?”Endekoningzalhen
antwoorden:“Ikverzekerjullie:alleswatjulliegedaanhebbenvooreenvande
onaanzienlijkstevanmijnbroedersofzusters,dathebbenjullievoorMijgedaan.”
3
2.
Historieenprofiel
Historie
In1982beginnenEdenHeleenVollbehropverzoekvandeIsraëlischeregeringmetde
opbouwvaneentehuisvoorArabischekinderenmeteenhandicapinBethlehem.
Tweejarenlater,in1984,isinNederlanddeStichtingJemimaopgerichtomhetwerkvanEd
enHeleenteondersteunen.Tussen1985en1987werdheteerstetehuisgebouwdmetde
opbrengstvandeEO-actie"InBethlehemstaateenhuis".
Hetaantalkinderengroeideendaarmeedeomvangvandetaken.Bovendienontwikkelden
debewonerszichenwerdenEdenHeleenouder.DedoorJemimaverleendehulpwerd
professionelerenspecialistischer.Hierdoorontstonddenoodzaakdehuisvestinguitte
breiden.MetweereenactievanEO-MetterdaadkwamhetHelena-gebouw,genoemdnaar
dein1998overledenoprichtsterHeleenVollbehrtotstand.Metfinanciëlesteunvanuitde
achterban(donateursengullegevers)ishetHelena-gebouwmedio2003volledigvoltooiden
inseptember2003ingebruikgenomen.
NahetvertrekvanoprichterEdVollbehrisJemimameerderejarenaangestuurddoor
verschillendemanagersuitNederland,diedaarbijwerdenbijgestaandoordeledenvanhet
managementteam.Sindsfebruari2011wordtJemimaaangestuurddooreenvollediglokaal
managementteam.Ditlokalemanagementteamistotmedio2012ondersteunddooreen
staffunctionarisinhoudelijkezakenmaarsindsoktober2012isdefunctievanstaffofficer
vacant.HetMTisvanaf30juni2013ondersteunddooreentrainer/coachvanuitNederland.
Per1januari2012iseennieuwejuridischestructuurvoordeStichtingJemimainwerking
getredenmeteenRaadvanToezicht(RvT)eneenRaadvanBestuurdiebestaatuitéén
vrijgesteldebestuurder.Dehiervoorbenodigdestatutenwijzigingwasd.d.28maart2011
vastgesteldophetkantoorvandenotaris.
Dezejuridischestructuurishetvoorjaar2012geëvalueerdconformdetoezeggingdoorde
voorzitterinhetoverlegvandeRaadvanToezichtd.d.10mei2012envastgelegdineen
notitie“evaluatiebesturingsmodelJemima”.
OpgrondvandezeevaluatieheeftdeRvT24september2013besloten:
• Dearbeidsovereenkomstmetdehuidigebestuurderteontbinden;
• Deraadvantoezichtteontbinden;
• Nieuwestatutenvasttestellenvooreenbestuur.
Denieuwestatutenvoorhetbestuurzijnd.d.11september2013getekendbijdenotarisen
op24september2013isdeRvTafgetredenenhetbestuurvoorJemimaaangetreden.
4
Profiel
IneersteinstantierichtteJemimazichvooralopopvangvankinderenmeteenverstandelijke
en/oflichamelijkebeperking.Kinderendiewarenverstotenofachtergelatendoorhun
ouders.
Hetbiedenvanwarmte,veiligheideneenplekwaarjeinliefdewordtopgevangenenermag
zijnwarenspeerpuntenindezorgdieEdenHeleenmetvrijwilligersboden..Naasthet
biedenvanhuisvestingwerderontwikkelingaangebodenbinnendemurenvanstichting
Jemima.DitgebeurdevanuitChristelijkeovertuigingzoalsdezeookverwoordtstaatin
Mattheus25vers31tot46.
In2006ismetbehulpvandekinderpostzegelshetprojectthuisinterventiegestart.Hierin
wordenkinderenmeteenbeperkingenhunouders,broersenzussenindegezinssituatie
begeleiddoormedewerkersvanJemima.Dezemedewerkerszijngeschoolddoor
Nederlandersvanuitdemethode"Vlaskamp".
Debegeleidingvandekinderenwerdvanafdestartin1982uitgevoerddoorvrijwilligersdie
uitNederlandenanderewesterselandenkwamen.
Rond1990zijnmeer"lokalechristenen"inJemimagekomenomhetwerktelerenvan
vrijwilligersuitNederlandenomliggendelanden.Lokalemedewerkerskonden(nog)geen
specifiekeopleidingvolgeninhetwerkgebiedvanJemima.Zijwordennaastbegeleidingvan
Nederlandseprofessionalsdoormiddelvankleinecursussenenworkshops(gegevendoor
professionals)ondersteund.Intoenemendematezienwehetaantal;cursusdagendat
medewerkersvolgentoenemen.Dezecursusdagenwordenlokaalgeorganiseerdin
samenwerkingmetbuitenlanders.
Opdezemanierontstaatsteedsmeerervaringsleren.
Sindsdelaatste5jaarisdeverhoudingtussenvrijwilligersenlokalemedewerkerstotaal
omgedraaidenishetmanagementvandeorganisatiegewijzigd.Enkelevrijwilligers
ondersteunennuca.45lokalechristenmedewerkersonderleidingvaneenlokaal
managementteam.
5
3.
Missie:waarstaatJemimavoor?
Jemimaiseenorganisatiediezichrichtophetverlenenvanzorgaanmensenmeteen
verstandelijkebeperkingopdeWestbank.Lokalemedewerkersverlenendezorgvanuithun
christelijkebewogenheidenprofessionaliteit.Zijwerkensamenmet(deskundige)
vrijwilligersuithetbuitenland,waaronderNederland.
Barmhartigheidenontwikkelingzijndespeerpuntenindezorg.Vanuiteenwarmeenveilige
omgevingwordendebewonersgestimuleerdomhuntalentenenvaardighedente
ontwikkelen.Hetritmeendeleermomentenuithetdagelijkslevenzijnhulpmiddelenom
zorg,therapieenervaringslerenteintegreren.
Jemimabiedtdriesoortenzorg:
-Woon-zorginverschillendewoongroepen.
-Dagbestedingvoorbewonersvandewoongroepenenvoornogthuiswonendekinderen.
-Thuisondersteuningvoorkinderenmeternstigmeervoudigebeperkingenenvoorhun
families.
Ontplooiing
IedereenheeftvanGodzijneigengavengekregen,ookalstegelijksprakeisvanbeperking.
Ondanksdiebeperkingenishetaltijdmogelijkomtekijkennaarenintespelenopde
mogelijkhedendieiedereen(toch)heeft.AllezorgsoorteninJemimazoekennaaroptimale
ontplooiingennaardeontwikkelingvaniederstalenten.Vanuiteenveiligeomgeving,
waariniedereengeaccepteerdwordtzoalshijofzijis,wordtgewerktmetplannenendoelen
omontwikkelingtebevorderen.
Multidisciplinair
Indewoon-zorg,dagbestedingenthuisondersteuningwerkenlokalewerkersenenkele
buitenlandsevrijwilligers.Defysiotherapeutenergotherapeutwerkenmethensamen,
zodatoefeningenkunnenintegrereninhetdagelijksleven.Dewerkersopdedagbesteding
zijngetrainddooreenlogopedisteomdetaal-enspraakontwikkelingtebevorderen.Mond-
entaalgroepjeswordenstructureelaangebodenopdedagbestedingendeoefeningen
vindenookhunplekbinnendethuisbegeleiding.
Plezier
Kinderen,maarookvolwassenen,lerensnellerenbeteralszeergensvreugdeenplezieraan
beleven.Samengenietenisdanookhetmottoalsergewerktwordtaandoelen.Inde
dagbestedinghelpenthematischeactiviteitenomlerenplezierigtemaken.Spelenderwijs
werkenkinderenaandeontwikkelingvanhuncognitieve,sociale,communicatieveen
huishoudelijkevaardigheden.Vrijetijdsbestedingindewoongroepenbiedtdezelfde
mogelijkheden.
6
4.
DoelstellingenvoordezorgbijJemima
4.1.
LeverenvangoedezorgaanmensenmeteenVerstandelijkeBeperkingopde
Westbankopeensociaal-agogischverantwoordewijze.
4.2. Hetinvullenvanderandvoorwaardenvoorhetleverenvangoedezorg.
4.3.
VormgevenaandechristelijkeidentiteitvanJemima
4.4.
PolicesJemimaBeitJala
4.1.
Leverenvangoedesociaal-agogischezorg
Acceptatieenintegratieindesamenleving
Ø
Jemimaneemtmetde24/7zorginfeiteeenlevenslangeverplichtingopzich,maaris
financieelvolledigafhankelijkvanwisselendedonatiesenzoalsin2013isgebleken,is
dezezorgdusnietlevenslangtegaranderen.Debewonersgroepwordtsteedsouder
endatbetekentstijgingvanmedischekostenenaanpassingvangebouwen
materiaal.
Ø
Dagopvangisfinancieelvoordeligerenheeftminderhetkaraktervanlevenslange
verplichtingtotzorg.Bepaaldekostenzoalsvoeding,kledingenmedischezorgblijven
bijdeoudersliggen.Bijfinanciëletegenvallersishetbeëindigenvandezorgminder
ingrijpendvooreencliëntenzijnfamilie.
Ø
Dagopvangpastookbeterbijdedoelstelling“Acceptatieenintegratieinde
maatschappij”.
Ø
Hetcontacttussenkindenfamilieblijftnoodzakelijk,want“theresidentofJemimais
stillpartofthefamily;familyhadtotakepartoftheresponsibilityoftheirchild';
strevenisdatelkkindminstens1xpermaandnaarhuisgaat.Delaatstejarenwordt
hierexplicietaangewerkt.
4.1.A. Care:
Huidigesituatie:
24/7woonzorgvoor19cliënten
Demeestevandezecliëntengaanoverdagvan9.00-15.00uurnaardeEberDagbesteding.
Dewoongroepenzijnvanwegedecultuurgesplitstinmannen-envrouwengroepenen
verderenigszinsnaarniveauenzorgvraag.Indezomer2013zijneenaantalcliëntennaar
hunfamiliesteruggestuurd(zieF)enzijngroepensamengevoegd,waardoornuminder
rekeninggehoudenkanwordenmetniveauverschil.
7
Erwordensummieredagrapportagesgemaaktenwerkbesprekingengehoudenmet
DayCare.
Doel:Begeleidingisgerichtophetcreërenvaneenveiligeengezelligesfeer,aansluitendbij
behoeftevancliënt.DeADLenmedischeverzorgingneemtveeltijdinbeslag.Erisoogvoor
individueleaandachtengroepsactiviteiten.
Aanbod4woongroepen:
Jachin:
5jongensvanuiteenlopendniveaunainkrimpingvanJemimainzomer2013
Lemuel:
5EMB-jongens,vanwieer2naarEbergaanendeandereoverdagLemuel
DayCarekrijgen
Ruchama: 5jongevrouwenmeteenvormvanautisme
Kezia:
4jongevrouwenmetietshogerniveaudanopRuchama;eenjongevrouwuit
hetGIL-projectheefthierookeenslaapkamer.
Gewenstesituatie:
Ø
Ø
Ø
Geennieuwe24/7cliëntenopnemen,tenzijschrijnendegevallenoftijdelijk
onderdak.
Contactcliëntenenfamilieneemtverdertoeenverantwoordelijkheidwordtmeer
gedeeld;mogelijkhedenzoekenvoorfinanciëleenandereondersteuningdoor
families.
Meerinzichtinbestaandegedragsproblemenenziektebeeldenvancliënten.
Realisatie:
Beleidenorganisatie:
Onderzoekdoennaarteverwachtenkostenenproblementengevolgevan
vergrijzingbewonersJemima.OnderzoekaanvragenbijhetProjectBureauvandeCHE
ofandereHogeschool.
Ø
Geenuitbreidingvanstructurelelangdurige24/7zorg,tenzijhetomschrijnende
gevallengaat.Mogelijkdatinenkelegevallentijdelijke24/7zorggegevenkan
worden.
Ø
OnderzoekenhoeanderezorgorganisatiesopdeWestbankdefinanciëlekantmetde
familieshebbengeregeld.
Ø
Onderzoekdoennaarvoorwaardenomcontacttussenoudersenkinderentotsucces
maken.
Scholing:
Ø
Ø
Ø
Ø
behoefteaanmeerinzichtinmedischeproblemenengedragsproblemen
behoefteaaninstructiefysiotherapeutopdewerkvloer:juisttoepassenvan
materiaalenoefeningenmetbewonersindewoonsituatie
trainingvanmedewerkersincommunicatiemetouders
8
4.1.B. GIL-project(GuidedIndependantLiving):
Huidigesituatie:
4jongvolwassenenmeteenLVBwonenenwerkenopJemimaenbetalenkost-eninwoning.
Doel:structureelwekenaansociaal-emotioneleontwikkeling,zelfredzaamheiden
werkhouding.Individuelegesprekkenengezamenlijkegespreksmomentenenactiviteiten.
Gewenstesituatie:
Ø
Ø
Begeleidingvanditprojectstelthogeeisenaanprofessionaliteitencontinuïteit,
omdathethieromjongemannengaatmeteenLVB.Zijkunnenmetdenodige
ondersteuningredelijkfunctionerenenenigevrijheidaan,maarnietzelfstandig
wonenofwerken.Kansopoverschattingdoorzichzelfenanderenisgroot.
Hetprojectheefteenspecifieketraininggerichtop:werkhouding,sociale
vaardigheden,zelfinzichtenverantwoordelijkheid,eigenhuishoudenrunnen.
OverigemedewerkersvanJemimakrijgenhieroverwaarnodiginformatievande
GIL-begeleiderencommunicerenhierovernietrechtstreeksmetdedeelnemers.
Realisatie:
Beleidenorganisatie:
Ø
Ø
Ø
Palestijnsemedewerkerzoekenendezespecifiektrainenindemethode
OpJemimamogelijkhedenzoekenofcreërenomdenieuwevaardighedente
oefenen.
Betrouwbaarsociaalnetwerkmetdejongemannengaanopbouwen,zodatzeook
buitenhetterreingeenproblemenkrijgenmaarwelgezelligheidenerkenning.Geldt
ookvoordejongevrouwuithetproject.
Sept2014-sept2015zalditparttimeopgepaktwordendooreenvrijwilliger(SAW,
man). Moetaangevuldmetnogiemand.
Ø
Scholing:
Ø
Ø
Ø
cursus“Omgaanmetseksualiteit”zowelvoormedewerkersalscliënten.Zekervoor
debegeleidingvandezecliëntenbelangrijk,daarommetdezegroepstarten.
OmtewerkenmetdeGIL-methodehebbenGIL-medewerkerseenspecifieke
instructieenstructurelefeedbacknodig
Voortgangsoverlegvooranderemedewerkersvoorfeedback(ervaringindepraktijk)
Ennieuweinstructie
4.1.C. Pleegzorgcliënt-met-EB:
Huidigesituatie:
9
EéncliëntmetEB(Epidermolysisbullosa)woontbijeenmedewerkerinhuisvanwegedeintensieve
verpleegkundigezorgdiedezeziektevraagt;zijheeftgeenVBenbezoekteenexterneschool.
Gewenstesituatie:
Ø
DitmeisjewoontalspleegkindinhetgezinvandeverpleegkundigevanJemima.
Onduidelijkisnogwathaartoekomstmogelijkhedenzijnquazelfstandigwonenen
werkeneninhoeverreJemimadaarbijbetrokkenis.PleegoudershebbeneenEB-
projectopgezetvoor4kinderenmetEBdiethuiswonen.Erloopteenaanvraagom
ditondertebrengenbijHBI.
Realisatie:
Beleidenorganisatie:
ñ
ñ
Dezecliëntisaljarenalspleegkindinhetgezinvandeverpleegkundigemedewerker.
Zijisnugoedemedischezorggewendenheefteenemotionelebandopgebouwdmet
pleegouders
Hoeziethaartoekomsteruit?Hoelangblijvenpleegoudersverantwoordelijkvoor
haarbegeleidingenmedischezorg?Watalsplotselingpleegouderswegvallen?
Jemimazalmetpleegouderseenplanvoordetoekomstennoodgevallenmet
pleegoudersmoetenmakenwaarinheldereafsprakenwordenvastgelegd.
UitgezochtmoetwordenofJemimaalleensociaal-agogischeondersteuningkan
gevenaandezefamiliesofookdemedischezorgkostenopzichkannemen.
ñ
4.1.D. DayCare:
Huidigesituatie:
Dagbestedingvoortotaal35cliënten,dieopJemimaofthuiswonen.
Ditzijn16Jemima-bewoners;17externefulltime-clientenen2externparttime-cliënten
Openingstijden:
09.00-15.00uur(ma-do)envrijdagmorgen.
Vrijdagmiddagverrichtpersoneelanderetaken:bvteamoverlegofteamscholingofcontact
metfamilies
Doel:afhankelijkvanleeftijdenniveaugerichtopontwikkeling(cognitief,motorisch,taal,
zelfredzaamheid)ofzinvolledagbesteding
Aanbod:Taalgroep,gerichtopontwikkelingofopzinvolledagbestedingenarbeidsmatig
werken.
Gewenstesituatie:
Ø
heeftworkshopsvoordevolwassencliënten.Methunproduktenkunnenzij
bijdragenaaneenpositieverbeeldopdeWestbankvangehandicapten.De
10
paperblockszijneenvoorbeeldvaneennuttigengoedverkoopbaarartikel;vanhet
gescheptepapierzijnleukeverkoopbareartikelentemakenzoalsvisitekaartjes;van
deschilderijenvanEberzijninmiddelsansichtkaartengemaakt.BijhetDryCleaning
Projectkunnenclientenwordeningeschakeld.Zolatendeclientenziendatzijeen
bijdragekunnenleverenaandemaatschappij.Ookgoedvoorhungevoelvan
eigenwaarde.ZomogelijkleverthetooknoginkomstenopvoorJemima.
Ø
'EducationofexternalclientsofDayCareisalsoresponsibilityoftheparents.
Cooperationwillimprovetheeffectoftreatment'.Daaromzijnermeetingsmetde
familieswaardeontwikkelingsdoelen,belangrijkeonderwerpenenbehoeftenvan
hunkindbesprokenworden.Ookwordenhuisbezoekenafgelegd'toreflectcultureof
thefamily,toknowprioritygoals,toencourageparentsintheirsituation,tobuil
relationshipandtrustbetweenparentsandDayCare.'
Realisatie:
Beleidenorganisatie:
ñ
Onderzoekenofermeeractiviteitenmeteenarbeidsmatigkaraktervoorclientenvan
Eberzijn;bvinhuishoudingvanJemima/Eber,klusjesmettuinmanoftechnicus.
ñ
ñ
HetDryCleaningProjectstevigbegeleiden.
Onderzoekenwatnodigisomdelegewoongroepomtebouwentoteeneenvoudig
guesthouse,datwerkvoorclienteneninkomstenvoorJemimaoplevert.
Scholing:
ñ
ñ
ñ
ñ
ñ
Trainenvaneenmedewerkertot'job-coach',diehenbegeleidtenhendenodige
vaardighedenenwerkhoudingaanleert.
Hiervooreenvrijwilligerzoekendietraining-on-the-jobkangevenaanmedewerker
encliënten.
VervolgbesprekingenoverpraktijkervaringenmetMethodeContact(cursus
Bartimeus)enmetsnoezelen(cursussnoezelen)
Opdevrijdagmeetingendiversemedischeenagogischeonderwerpenbehandelen.
Trainingcommunicatiemetouders,omhetsamenwerkenaandoelentebevorderen
4.1.E. LemuelDayCare:
Huidigesituatie:
DagbestedingvoorEMB:3bewonersvanLemuelen1externeclient.
Doel:ontwikkelingenplezierbelevingclient;ontlastingvangezinnenmeteenkindmetVB
Aanbod:
ADL-zorg,oefeningen,snoezelen,aandacht
Werkers:
GroepsbegeleidersvanLemuel
11
Realisatie:
Ø
Opdedagendater2bewonersvanLemuelnaarEberzijn,iserplaatsvoor2-3
externecliënten.ManagerJemimaBJisbezigmetwerving.Naastdedagopvangzou
Jemimadeouderskunnenadviserenoveraanpakenontwikkeling,zodatdezethuis
wordtvoortgezet.
Gewenstesituatie:
Beleidenorganisatie:
ñ
ñ
ñ
ñ
Nieuwecliëntenzoeken.Erlijktveelbehoefteaandezevormvandagopvang.Lanais
bezigmetwerving.
Planvoorbegeleidingexterneclientenenhunoudersopstellen;voorwaardenen
afspraken.
HBIbegeleidingzoudeLemuelDayCarevoorexternecliëntenkunnenaanvullen.
Mogelijkhedenvoorfinanciëleouderbijdrageofanderetegenprestatieonderzoeken.
Scholing:
ñ
ñ
Training“communicatiemetouders”ismogelijknodigvoormedewerkers.
OmgaanmetEMB-clienten-oudecursuskennisophalen(methodeVlaskamp,
ErvaringsordeningTimmers-Huigens,Autisme,methodeContact,snoezelen,Totale
Communicatie)
4.1.F. HBI(HomeBasedIntervention=thuisbegeleiding):
Huidigesituatie:
Hulpaan+20armegezinnenmeteenthuiswonendkind(ernstigefysiekenverstandelijk
beperkte),kinderenvan0-16jaar,dieinkleineafgelegendorpjesrondBethlehemwonen
waargeenmedischezorgisenvoorwieEberDayCarenietbereikbaaris.Medewerkerszijn
eensocialworker20uurp.w.EndeFysiotherapeutvanJemima6uurp.w.Deergotherapeut
vanJemimawordtgetraindvoorHBI.
SindskortwordthetvervoervanuitJemimageregeld,voordietijdgebruiktemenopenbaar
vervoerendatkostteveeltijd.
Doel:zorggeven;oudersadviseren;bevorderenvanintegratieenacceptatieinde
maatschappij
Aanbod:
ouderskrijgenstructureelhuisbezoekvaneenSocialworker,waarbij
acceptatie,aanpakenontwikkelingsdoelenonderwerpzijn;defysiotherapeut
doetsomscontroleenleertbepaaldehandelingenaandemoeder.
12
Gewenstesituatie:
Ø
Ø
Ø
TraininginHBIvoordeErgotherapeutrealiseren,zodatzijookzelfstandighuisbezoek
kandoen.
Sindskortiserweereensocialworkerindienst,maarerisveelhoogprofessioneel
werktedoenenerisdaaromookbehoefteaaneenvrijwilligeruithetbuitenland.
Dezevormvanzorglatengroeien,omdathierdoorhetgehandicaptekindinzijn
familieenomgevingkanblijvenwonen.Voorhetkindgoedenhetbevordert
acceptatieenintegratieindePalestijnsemaatschappij.
Dezevormvanlangdurigezorgisbetertegaranderendan24/7zorg,omdatbij
financiëletegenvallersdezorgmakkelijkwatineenminderintensiefprogrammakan
wordenomgezet.
Ø
Realisatie:
Beleidenorganisatie:
ñ
ñ
ñ
Actiefwervenvaneenbuitenlandse,goedopgeleidevrijwilligervoorHBI.
Doorgaanmetuitbreidingvanaantalclienten.
Mogelijkhedenvoorfinanciëleouderbijdrageonderzoeken.Duidelijkmoetzijnwelke
kostenbinnenHBIvallen:Alleenpersoneelskostenofookmedischekostenen
voeding?Vooreenmaligeanderekostenbveenactieofsubsidieorganiseren.
Scholing:
ñ
OpleidingErgotherapeutorganiseren,zodatdiekanmeedraaieninHBI.
4.1.G. Supportfamilieswithex-residents,wholeftJemimain2013(6families)
Huidigesituatie:
Doel:zorgcontinuerendiedestijdsopJemimawerdgegeven;oudershelpen;acceptatiein
maatschappij
Aanbod:éénresidentzitopEberDayCare;met2gezinnenistelefonischcontact;eengezin
krijgtzorgvaneenandereorganisatieenJemimahoudtcontactengeeftmedicijnen;een
gezinkrijgthuisbezoekenvaltonderhetDovenproject;vooreenresidentisHBIaangeboden,
maarfamilieweesverderezorgaf.
Gewenstesituatie:
Ø
Indezomer2013zijnomfinanciëleredenen6bewonersteruggestuurdnaarhun
familie.
DezefamilieswordenbegeleidvanuitJemima.Vooréénclientwasditonvoldoende
endezeisweerterugopJemima.Kindereninhuneigenomgevingenfamilieplaatsen
endaarbegeleiden,pastgoedbijhetdoel“acceptatieenintegratieinde
maatschappijvanmensenmeteenVB“.
13
DebegeleidingvandefamiliesgebeurtmomenteelnogvanuitEberenCare,maar
organisatorischzouhetbeterbijHBIpassenvanafhettijdstipdatduidelijkisdatde
zorgthuisgoedloopt.
Realisatie:
Ø
Beleidenorganisatie:
ñ
PlanmakenomdebegeleidingvandezegezinnenovertedragenaanHBI.
ñ
Begeleidingvanoudersvanex-residentsopsplitsenin2fasen:eenovergangsperiode
doorEber/Care;alsterugkeergeslaagdlijktneemtHBIhetover.
Scholing
ñ
4.2.
MeetingsorganiserenvooroudersdiegezinsbegeleidingkrijgenzoalsbijEberDay
Care,metalsdoel:ervaringenuitwisselenmetandereouders(steunenacceptatie
stimuleren)enouderstoerustenmetkennis/vaardighedenvoorhetbegeleidenvan
hunkind.
Randvoorwaardenvoorhetleverenvangoedezorg
Omgoedezorgtekunnengeven,dienendevolgenderandvoorwaardentewordeningevuld:
4.2.A.eenhelderbeeldvanmogelijkhedenenbeperkingenvandecliënten-cliëntinkaart
4.2.B. eenfysiekveiligesituatie
4.2.C. scholingsvoorwaardendieaansluitenbijdesituatievanJemima
4.2.A.Cliënt-in-kaart
Alsbasisvoorhetomgaanmetbewonersendebegeleidingvangedragsproblemenwordt
uitgegaanvandeHermeneutischeCirkel-zieafbeelding.
14
Omgedragteverklarenishetbelangrijkomdemensalsgeheeltezienendaarbijgoedaan
tesluitenophetniveauvanemotioneleontwikkeling.Dedraagkrachtomtekunnendealen
metveranderingenenproblemenopwelkgebiedook,wordtbepaalddoorhetemotioneel
niveau.Ditspeeltdestesterkeralsdevaardighedeneninzichtopanderegebiedenzwak
zijn.
Vandaardathetbelangrijkomhetemotioneelniveauvanbewonersinkaarttehebben.
Daarnaastishetvanbelangomookdemedischegegevensgoedinkaarttebrengen.Ditis
uitgewerktindebeleidsnotitieovermedischezorg.
Huidigesituatie:
VooreenaantalcliëntenzijnPortage-ontwikkelingslijstenafgenomenin2014.Inhet
verledenzijnercursussengeweestoverontwikkelingsniveau,maarhetemotioneelniveau
vancliëntenistotnutoenietsystematischinkaartgebracht.
Gewenstesituatie:
VanallebewonersenevtexterneclientenvanEberishetemotioneelniveaubekend,
gemetenmetdeSEO.Ookdemedischegegevenszijnbekendentevindeninhetmedisch
dossier.
Realisatie:
DeSEOiseenlijstdieeengedragsdeskundigeinvultingesprekmet2begeleiders.
Hetbestuurzalopzoekgaannaareenofmeerderegedragsdeskundigendiealsvrijwilliger
hiervoornaarJemimawillengaan.
Scholing:
medewerkerswordengeschooldindesociaal-emotioneleontwikkelingvaneenkindenen
hetgebruikvangegevensuitdeSEO
Kosten:
Reiskostengedragsdeskundigen-isafhankelijkvanhetaantalclientendatper
gedragskundigegedaankanwordenendeperiodediedegedragsdeskundigeblijft.
• SEO-materiaalismeestalgratis
• EngelseversieaanschaffenvoorJemima
• Scholingsurenmedewerkers
4.2.B.Fysiekeveiligheid
•
Huidigesituatie:
15
Fysiekeveiligheidiseeneerstevereistevoorbegeleidingvankwetsbaremensendiezelf
onvoldoendehunsituatiekunneninschattenenafhankelijkvananderenzijnvoor
oplossingen.
Hetgaatom:
a)
beschermingtegengevaarvanbuitenaf:
Ervoldoendetoezicht,zoweloverdagals'snachtsisvoldoendepersoneelaanwezig
Eriseenbeperktontruimingsplan-welzijnoveral2uitgangenenbrandmelders
Hetrealiserenvaneenschuilruimte
b)
beschermingtegenhuiselijkeongelukken:
Toezichtgevaarlijkestoffen/medicatie-medicijnenzijnnu(waarnodig)buitenbereik
cliënten
Eenverpleegkundigeheefttoezichtopgebruikmedicatie.Ditisverderuitgewerktinde
beleidsnotitieoverMedischeZorg
Deugdelijkmateriaalengoedetoepassingvanmiddelen/materialen:ditwordtals
aandachtspuntmeegenomenbijonderhoudgebouwenbijinstructiesfysiotherapeutaan
begeleiders
c)
beschermingtegenmisbruikvanautoriteitoffysiekoverwicht(mishandeling,
seksueelmisbruik):
Hoewelermomenteeleenhoudingheerstvanrespectvolomgaanmetcliëntenen–voor
zoverbekend-ergeenfysiekgeweldgebruiktwordtindebegeleiding,ishetbelangrijkom
tebeseffendatseksueelmisbruikeentaboeonderwerpisindePalestijnsecultuur.
Voorvrijwilligers/stagiairesisereenKlachtenregelingbeschikbaar,inclusiefdeaanwezigheid
vanvertrouwenspersonen.DezeKlachtenregelingisbesprokenmethetMTvanJemimaen
vastgestelddoorhetbestuur.
Alsonderdeelvandeaanstellingsprocedurevanvrijwilligers/stagiaireswordenreferenties
overhenopgevraagd.
VoorpersoneelencliëntenvanJemimaisnoggeenklachtenregelingbeschikbaar.Opde
Westbankisditnietverplicht,watvermoedelijksamenhangtmetdegezagscultuurenhet
taboeopseksualiteit.
DeaanvraagnaarscholingSeksueleBegeleidingdoorhetpersoneelvanJemimawijsterop
dathettaboenietmeerabsoluutis.
16
Gewenstesituatie:
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
PlanSchuilruimteuitgewerktenuitgevoerd,zodatgedaaniswatmogelijk.
Erisgeregeldeenontruimingsoefening.
EriseenKlachtenregelingvoorPalestijnspersoneelenclienten.
Personeelheeftkennisvandeseksueleontwikkelinginclseksueleproblemenenhoe
hiermeeomtegaan.
Personeelneemthetseksueleaspectvangedrag/ontwikkelingmeein
cliëntbesprekingen.
Personeelherkentsignalenvanmachtsmisbruik,weethoehiermeeomtegaanen
neemtditaspectmeeincliëntbesprekingen.
Machtsmisbruiktussenpersoneelwordtgemeldbijdeleidinggevendeofbijhet
bestuur.
Realisatie:
Beleidenorganisatie:
Ø
Ø
Ø
Ø
PlanSchuilruimteverderuitwerkenenuitvoeren.
Ontruimingsoefeningbespreken,beschrijvenenuitvoeren.
OnderzoeksaanvraagdoenbijCHE-projectbureauofandereinstantienaarde
mogelijkhedenvooreenKlachtenregelingopJemimadiepastbijhuncultuur.Daarbij
aandachtschenkenaanjuridischeencultureel-anthropologischeaspecten.
OnderzoeksaanvraagdoenbijCHE-projectbureauofandereinstantienaarcultureel-
anthropologischeaspectendiespelenalsjeseksualiteitenmachtsmisbruik
bespreekbaarwiltmakeninhetteam.
Scholing:
Ø
seksueleontwikkeling,seksueleproblemenenhoedaarmeeomtegaan
Ø
omgaanmetautoriteiteneigenverantwoordelijkheid;besprekenmeningsverschil
Kosten:
Ø
nadertebepalen
4.2.C.Scholingsvoorwaarden
Huidigesituatie:
Ø
Ø
IndejaarplannenvanJemimakrijgtscholingaandacht-erisbehoefteaankennisover
ziektesengedragsproblemenenhoejediemoetbegeleiden.Veelmedewerkers
hebbenweinigscholinggehad.
TijdenswerkbesprekingenenmeetingswordtopJemimastructureeltijdbesteedaan
bijscholing.
17
Ø
Ø
Ø
Ø
Medewerkersnemensomsdeelaanworkshopsdiedooranderezorgorganisatiesin
deregiowordengeorganiseerd.
In2014heeftdaarnaastscholingdoorBartimeusplaatsgevonden(Communicatiemet
doof/blindekinderen)endoorvrijwilligers(snoezelen).
Duidelijkblijktdatscholingvooraleffectheeftalstheoriegebrachtwordtadhveigen
cliëntenenmetpraktijkopdrachten.VIB(Videointeractiebegeleiding)isbijvoorbeeld
zo'nmethode.
Erzijnveelcursussengegeven,maarhetwordtweinigtoegepastindepraktijk
Gewenstesituatie:
Ø
Borgingvanbijscholingisverbeterd
Ø
Geregeldopfriscursussen
Realisatie:
Ø
Ø
Ø
Toepassingenvandenieuwekenniswordenconcreetopgenomeninde
begeleidingsprogramma's.
Bijdecliëntbesprekingenwordthetnutgeëvalueerdennieuwetoepassingen
bedacht
Scholingmoetvooraldoormensenuitdepraktijkgegevenworden:
dePT(fysiotherapeut)enOT(ergotherapeut),medewerkersvanandere
zorginstellingen,vrijwilligersmeteenbepaaldeberoepsachtergrond,zoals
bijvoorbeelddetrainer/coachvanJemima,eenarts/verpleegkundige,
activiteitenbegeleider,muziektherapeut.Somskanditalsstage-opdrachtworden
uitgevoerd.
4.3
Christelijkeidentiteit
Huidigesituatie:
Jemimawilchristelijkezorgbieden.Langetijdwerddezorggegevendoorchristelijke
vrijwilligersvanuitNederland.Na2005kwamensteedsmeerPalestijnsemedewerkersin
dienstennamhetaantalvrijwilligersaf.DePalestijnsemedewerkerszijnvrijwelallemaal
christenenzijwerkenvanuitdechristelijkeopdrachtomdenaastetedienenentonenveel
trouwenliefdeinhunwerk.
HetchristelijkkaraktervanJemimaistezienbijbijzonderebijeenkomstenwaardesituatie
ingebedbijGodwordtgebracht,deweekopeningopEber,dekerkgangvanbewoners
samenmetbegeleiders,tijdensdemaaltijdwordtinsommigegroepengebedenenbijbel
gelezenofeenchristelijkliedgezongen,tijdensdeactiviteitenwordtgezongenenvaakook
christelijkeliedjes.
Hoeenwanneerdemedewerkerconcreetvormgeeftaandechristelijkeidentiteitverschilt
pergroepenpersoon.Vrijwilligerswordengevraagdextraactiviteitenopditgebiedtedoen
enmateriaalmeetenemen.
18
Gewenstesituatie:
Christelijkegebruikenzoalsgebeden,bijbellezenenzingenenkerkgang,bijbelclubjezijn,
zijningebedinhetdagelijksleven.Devormwaarinisafgestemdoptypeenniveauvande
cliënten.
Elkegroepheeftmateriaalomaandegeloofsbegeleidingtewerken:Kinderbijbel,liedjes,
cd'senfilm.
Erisregelmatigpastoralebegeleidingvoormedewerkersenbewoners;bijcrisissituaties(overlijden
bijvoorbeel)komtdepastoralebegeleiderlangs.
Realisatie:
Beleidenorganisatie:
ñ
ñ
ñ
ñ
ñ
Meetingmetbegeleidersoverhetbelangendemogelijkhedenvanvormgevenaan
dechristelijkeidentiteit.
Perwoongroepenklasjewordteenplangemaakt
Materiaalwordtaangeschaft;cd-spelerendvd-spelerisbeschikbaar
Pergroepiseenbegeleidingsinstrumenteniemanddieeropkanspelen
OnderzoeknaardegebruikelijkepastoralebegeleidingopdeWestbankende
mogelijkhedenomvoorJemimastructureelpastoralebegeleidingteorganiseren
Scholing:
ñ
ñ
Geloofsbegeleiding:geloofsopvoeding,werkvormen,materiaal
Gitaarspelen
Kosten:
Nognadertebepalen.
19
5.
Onderhoud
Jemimaisin1984gestichtmetgelduitNederland.Jemimaheefttweegebouwen:Eberuit
1987enHelenauit2003.
In2013iseenmeerjarenplan2013-2017voorhetonderhoudvandegebouwenEberen
Helenaopgesteldengoedgekeurddoorhetbestuur.
Bijhetbeheervangebouwengaatheteromdeconditietewaarborgenvoorlangeretermijn
endekostenvooronderhoudtebeheersen.Erkanonderscheidgemaaktwordenin
noodzakelijk,preventiefenesthetischonderhoud.
Omdeinstandhoudingtewaarborgen,vervolgschadestevoorkomenengeengevaarlijke
situatiestelatenontstaan,dienternoodzakelijkonderhouduitgevoerdteworden.Hierkan
menbijvoorbeelddenkenaanonderhoudvandeliftofdakbedekking.
Bijesthetischonderhoudkunnenwebijvoorbeelddenkenaanbinnenschilderwerk,
voegwerkofhetreinigenvanaluminiumofkunststofkozijnen.
Omdatmeerderefactorenvaninvloedzijnopdelevensduurvaneengebouwzaleen
meerjarenonderhoudsplanningaltijdgebaseerdzijnopschattingenenaannames.
Erkunnenofferteswordenaangevraagdwaarmeedemeerjarenonderhoudsplanningnader
kanwordenonderbouwd.
Defactorendievaninvloedzijnopdelevensduurkunnentemakenhebbenmetonder
anderedekwaliteitvanhetgebruiktemateriaal,dewijzewaarophetisaangebracht,de
weersinvloeden,maarook(lucht)vervuiling.
Omeenoverzichttekrijgenzijndeonderdeleningeschatoplevensduur.
Hetadviesisomindeloopdertijddeonderhoudsplanning,doormiddelvaninspecties,
regelmatigaandewerkelijkheidtetoetsen.Naaraanleidinghiervanishetmogelijkomop
eenverantwoordewijzebepaaldeonderdelendoorteschuivennaareenlatertijdstip.De
onderhoudsplanningkandanbijgesteldworden.
Depraktijkwijstuitdaternogalwatverschillenkunnenontstaantussendewerkelijke
situatieendeonderhoudsplanning.
Omfinanciëletegenvallerstevoorkomenishetraadzaameenreserveoptebouwen,waar
dezetegenvallersmeewordenafgedekt.
20
Vanwegeschommelingenindeeconomieishetraadzaamoffertesaantevragenbij
gespecialiseerdebedrijvenofeenerkendeaannemer,zodatdebedrageninde
onderhoudsplanningonderbouwdworden.
Metdeonderhoudsbegroting2013-2017isgeenrekeninggehoudenmetinflatieof
indexering.Debedragenzijnineuro’senophetprijsniveauvanBeitJalaafgestemd.
21
6.
DoelstellingenPersoneelJemima
6.1.
Medewerkers
DemissievanJemimawordtgerealiseerddoordemedewerkers.Werknemers,vrijwilligers
enstagiaireszorgenvooreenmaximaleondersteuningvancliëntenbijhetbeantwoorden
vandehulpvraagdiezijstellen.Hierdoorkunnenzijdeelnemenaanhetlevenbinneneen
gebiedwaarditlangnietaltijdmogelijkis.
Jemimasteltzichdanooktotdoelomdemedewerkerszogoedmogelijkinstaattestellen
omhunbijdrageteleverenaandezemissie.Demedewerkervormtdaarmeedespilvande
organisatie.Hetpersoneelsbeleiddientdezespilfunctiezogoedmogelijktefaciliteren.
Kernwaardendiewijinhetbeleidhanterenzijn:
wederzijdsvertrouwen
ontwikkelingvanmedewerkers
begripvoordelokalechristenmedewerkers
Wederzijdsvertrouwenisvooronsdebasisvooreenhechteorganisatiewaargezamenlijk
aaneenambitiewordtgewerkt.Vertrouwenheefttemakenmetgoedwerknemer-en
werkgeverschap.Demedewerkermageropvertrouwendatdeorganisatiedeinzetbaarheid
vanmedewerkersstimuleert,oogheeftvoordebalanstussenwerkenprivéenautonomie
biedt.Dewerkgevermageropvertrouwendatdemedewerkerzelfverantwoordelijkheid
neemtvooreigeninzetbaarheid,zijnbalanstussenwerkenprivéindegatenhoudteneen
voorbeeldisvooranderen.
•
•
•
Vertrouwenishetresultaatvanhetfunctioneren.Medewerkerskrijgenhetvertrouwen
wanneerzijvoldoenaande(overeengekomen)verwachtingen.Eengoedmanagementkrijgt
vertrouwendoorvertrouwentebiedenenmedewerkersduidelijktemakenwelkeresultaten
verwachtworden.
OntwikkelingvanmedewerkersstaathooginhetvaandelvanstichtingJemimaomdatdit
haarinstaatstelthaarmissieuittevoeren.
Doorintezettenopbekwaamheidenkundigheidvanmedewerkerskunnenwezorgenvoor
eengarantieopduurzameenzogoedmogelijkeondersteuningvanonzecliënten.Groeien
ontwikkelinggepaardgaandmeteengoedesalariëringspelenbijhetstrevennaareen
inzetbaarheidvoorlangeretermijneenbelangrijkerol.
StichtingJemimawilookvoordemedewerkerseenveiligewerkomgevingbiedendie
uitdaagt,nieuwsgierigmaaktenimpulsenvoorpersoonlijkegroeicreëert.
22
Ontwikkelingkrijgtvormdoorhetaanbiedenvancursussen,uitwisselingsprojectenmet
buitenland,intervisie,coachingentraining-on-the-job.
Begripvoordelokalechristenmedewerkers!Begripomdatzijineenlandwonenwaarzijin
toenemendemateeenminderheidzijn.Begripdatdoorvolledigeafhankelijkheidvan
financiënuithetbuitenland,salarisnietaltijdoptijdbetaaldwordt.Begripomdathet
salarisniveaunietinverhoudingstaattotdatwatvanhengevraagdwordt.Begripookvoor
degrotecultureleverschillendieerzijntussendeNederlandseenArabischecultuur.
6.2.
Vrijwilligersenstagiaires
VanHollandseenclavenaarPalestijnstehuis.
DeeerstejarenvanJemimawarenergeenbetaaldemedewerkersindienst:aanhethoofd
stondhetHollandseechtpaarVollbehr,datJemimahadopgericht,enzijwerdengeholpen
doorNederlandsevrijwilligersdievoorlangereofkorteretijddaarkwamenwerkenals
begeleider.OpJemimawasdevoertaalencultuurNederlands.EenHollandseilandopde
Westbank.
OmtweeredenenisbeslotenPalestijnsechristenenindiensttenemen:hetwerdmoeilijker
omwerkvergunningenvoordevrijwilligerstekrijgenenmenginghetbelanginzienvan
contactmetdefamiliesvandebewonersenvanintegratieindemaatschappij.
DePalestijnsemedewerkerswordenbetaaldvanuitdeStichtingJemima.
OmdatdemeestePalestijnsemedewerkersgeenzorg-opleidinghebbeneneropMBOniveauookgeenopleidingenindierichtingzijn,wordthetPalestijnsepersoneelaangevuld
metvrijwilligersenstagiairesvanuithetbuitenland.Zijzijneromdechristelijkeidentiteiten
dekwaliteitvanzorgopJemimatebevorderenenbewaken,doorhunvoorbeeldendoor
hetgevenvancursussenofwerkbegeleiding.
InmiddelswordteropJemimaArabischgesprokenmetdebewonersenisdevoertaalEngels
zodraerniet-Arabischsprekendenindebuurtzijn.Hetcontactmetdefamiliesishersteld
endeverantwoordelijkheidvandeoudersvoorhunkindkrijgtsteedsaandachteninvulling.
Eriseenverschuivingnaarsemimuralezorg,waarbijdekinderennaardagbestedingkomen,
maarthuisblijvenwonenincombinatiemetopvoedingsondersteuningvoordeouders.Ook
wordenbijeenkomstenmetoudersgeorganiseerdomdebegeleidingthuisenop
dagbestedinggoedopelkaaraftestemmen.
Voorkinderendieteverwegwonenomvandedagbestedinggebruiktemaken,isHBI
(HomeBasedIntervention)gestartin2012oftewelgezinsbegeleidingviahuisbezoekendoor
eenagogischgeschooldemedewerkerenincidenteeldooranderemedewerkerszoalsde
fysiotherapeutvanJemima.
23
JemimawordtnogsteedspraktischgeheelvanuitNederlandgefinancierd.
VrijwilligersenstagiairesopJemima.
Jemimazoektindeeersteplaatsvrijwilligersdielangerdaneenhalfjaarkunnenwerkenop
dewoongroepen.
Daarvooriseensociaal-agogische,pedagogischeofverpleegkundigeachtergrondzeer
geschikt,mitsgecombineerdmeteenopen,christelijkeenflexibeleopstelling.Grote
levenservaringkansomszo'neenopleidingcompenseren.
Eenvrijwilligerzalzondersociaalnetwerkenfamilieineenanderecultuurmoeten
meedraaienenzichthuismoetenvoelen.Doorskype,mailiscontactmetthuisland
makkelijkerteonderhoudendan10jaargeleden.Ookisergelegenheidomlogeesoverte
latenkomenenisercontactmetdiversekerkenindeomgevingmogelijk.
Deminimumtijdvaneenhalfjaarisgesteld,omdatdebewonersvanwegehunniveauen
bijkomendehandicapszoalsautismeveelmoeitehebbenomzichtehechtenaannieuwe
mensen.Wiekorterwilkomen,zaldaaromnietalsgroepsleideringezetworden,maarals
assistentofvooreenspecialeklus.DeinvullinggaataltijdinoverlegmethetMTvanJemima.
Hetzelfdegeldtvoorstagiaires.JemimaheeftCalibris-erkenningvoorSAW-stages.Voor
HBO-stageisnietdejuistebegeleidingopJemima.StudentenGeneeskundekunnenonder
bepaaldevoorwaardenhunstageSocialeGeneeskundeopJemimadoen.
ErzijncontactenmethetHoornbeeckCollege,voorstagesenvoordeinzetvan
afgestudeerdenalsvrijwilliger.
OokvoormensendienahundiplomaMBOofHBOeentijdietsinhetbuitenlandwillen
doen,isJemimaeengoedeplekomtewonen,werkenenietsvandeArabische/moslim
cultuurtezien.
Naastdezezorg-vrijwilligerskentJemimaeengrootaantalvrijwilligersdieregelmatigkomen
klussen:naasthettuinonderhoudgaathetvooralomonderhoudvandegebouwenen
materialen.
VrijwilligerskunnenopJemimawonen,mannenenvrouwengescheiden.Zijvoorzienzelf,al
dannietviahunachterban,inhunreis-enverblijfskostenenverzekeringen.
VrijwilligersenstagiaireskrijgeninNederlandeensollicitatiegesprekmethetbestuur,
waarbijgekekenwordtnaarhunmogelijkhedenombijtedragenaandekwaliteitvanzorg
endechristelijkeidentiteitenomineenanderecultuurvervanhuistefunctioneren.Via
referentieswordtditnagevraagd.Viadezereferentieswordtookingeschatofer
moeilijkhedenmetcollega'sofbewonersteverwachtenzijnzoalsgrensoverschrijdend
gedragofmachtsmisbruik.DezereferentiesvervangeneenVOG(Verklaringomtrent
Gedrag).
24
ViadeKlachtenregelinghopenwijzowelvrijwilligers/stagiairesalsbewoners/collega'ste
beschermentegenongewenstgedragenditbespreekbaartemaken.Hetbestuurheeftéén
vertrouwenspersooninJeruzalementweeinNederlandaangesteld,metwierechtstreeks
contactkanwordenopgenomenbijeenklacht.NaterugkeerinNederlandisereenexit
gesprekmeteenbestuurslid,waarineventueelzorgenoverJemimaopditgebiedook
aandachtkrijgen.
Jemimaheeftookvrijwilligersuitanderewesterselanden:eenDuitsemanwerkteralmeer
dan25jaaralsbegeleider,somszijnergroepsleidstersuitDuitsland,HBIwerddeeerste
jarendooreenFrancaisegedaan.BestuursledensprekenmethenalszijopJemimakomen
vooroverleg.
OmdathetfenomeenKlachtenregelingopdeWestbankonbekendis,geldtdezehelaas
voorlopigalleenvoorbuitenlandsevrijwilligers/stagiairesgelden.Toepassingvoor
Palestijnenvraagtnognaderonderzoek.
OmdaterregelmatigpolitiekeonrustinIsraelenPalestijnsgebiedis,wordendereisadviezen
vanMinBuzabijgehoudenenregistrerenvrijwilligers/stagiaireszichbijhetNederlands
ConsulaatinRamallah.
VrijwilligersinNederland.
OokinNederlandzettenveelvrijwilligerszichinvoorJemima.Deelszijnditoud-vrijwilligers
ofmensendieJemimakennenviavia.
Detakenzijnzeerdivers:SpreekbeurtenoverJemimahouden,verkoopvanJemima
produktenopbazarsetc,verspreidenvannieuwsbrieven,adviserenm.b.t.communicatie/pr
ofvanjuridischezakenenprojectaanvragen,administratieveklusjest.b.v.bestuur.
DaarnaastzijnerorganisatiesdietegengereduceerdtariefvoorJemimauitvoerendwerk
doen.
Totslot:
AlmetalisJemimagezegendmetbetrouwbare,betrokkenPalestijnsemedewerkersenmet
inNederlandeengroteachterbanvanmensendiezichvrijwilliginzettenomdezorgoppeil
tehoudenendefinanciënrondtekrijgen.
25
7.
Organisatie
7.1.
Besturingsmodel
DestichtingJemimakentdevolgendeorganen:
• Bestuur
• ManagementTeamBJ
Bestuur
Deledenvaneenbestuurzijnuitsluitendhoofdelijkaansprakelijkvoordeschuldenvan
destichting,indienrechtertothetoordeelkomtdatdebestuurderskanworden
verwetendatzijonbehoorlijkhebbenbestuurd.Debestuurdersstaaningeschrevenbij
dekamervankoophandel(KvK).Hetbestuurvoorzietzelfinvacaturesdieontstaan.
EenleidervanhetManagementTeam(generalmanagerJemimaBeitJala,diedusnietdeel
uitmaaktvanhetbestuur)hoeftnietingeschreventewordenindeKvK.Alshetbestuurdie
managermachtigtomfinanciëleuitgaventedoentoteenovereengekomenmaximum
bedragofandererechtshandelingennamensdestichtingteverrichtendankanhetbestuur
ervoorkiezenomdezepersoonalsprocuratiehouderinteschrijvenindeKvKmetdaarbijde
vermeldingvandegrenzenvanzijnbevoegdheid.
Indestatutenzoalsseptember2013vastgelegdbijdenotarisstaanhetdoel,dewerkwijze
vanhetbestuurendebelangrijksteregelsomschrevenvandestichtingJemima.
7.2. OrganizationJemimaBeitJala
(Execuove)
Board(NL)
General
manager(A)
Eber
Daycare(B)
Care(A)
Finance&
Facilioes(C)
26
Thefunctionofgeneralmanagerandteamleadercarearefulfilledbythesameperson
Striveforasmanycombifeaturesaspossible
Thefunctionofgeneralmanagerisacooperatingteamleader
ThesectionsEberDaycareandFinance&Facilitiesarecontrolledbyacooperating
teamleadertoo
TheSecretariatisnotastafffunctionbutwillfallunderFinance&Facilities
Therearenostaffpositionsunderthecontrolofthegeneralmanager
ExternalauditorandLawconsultantarenotpartoftheJobHouse
7.2.A. DescriptionofjobsdepartmentEberDaycare
TeamleaderEber
Daycare
Daycare8/5
ParaMedical
Services
HomeBased
Intervenoon
Teacher
Occupaoonal
therapy
Physicaltherapy
Acovityleader
Physicaltherapy
Socialworker
Assistant
Speechtherapy
Socialworkerand
communicaoon
Psychology
TeamLeaderEberDaycareisacooperatingteamleaderforDaycare8/5,ParaMedical
ServicesandHomeBasedIntervention
SocialWorkerandCommunicationisplacedatParaMedicalServices
SocialWorkerisplacedatHBItoo
27
7.2.B. DescriptionofjobsdepartmentCare
Care
GRJachin
GRLemuel
GRKezia/
Ruchama
GREmanuella
Careworker
Careworker
Careworker
Assistant
Assistant
Assistant
Guided
IndividualLiving
Assistant
Thecaresectioniscontrolledbythegeneralmanager
Themedicineprovideriscontrolledbythecaresectionbutthisfunctionnotbelongtothe
paramedicalservices?
7.2.C. DescriptionofjobsdepartmentFinance&Facilities
Finance&
Facilioes
Accounong
Secretariat
Maintenance
Facilioes
Transport&
Grocery
Cleaning&
Laundry
Cooking
Assistant
TeamLeaderFinance&Facilitiesisacooperatingteamleaderfromaccounting,secretariat
andfacilities
28
7.2.D. JobHouseJemima
HetkomendhalfjaarzaleenherzieningvanallefunctiesinJemimaBeitJalaplaatsvindenen
wordenondergebrachtineenzogenaamdjobhousevolgensvorenstaandorganogram
waarbijdebestaandefunctiesopnieuwtegenhetlichtzullenwordengehoudenen
beschrevenvolgenshetvolgendeformat:
Format Jobdescriptions Jemima
Name function:
1. Purpose of the core function:
2. Position in the organization:
3. Result areas:
a. Results
b. Core activities (max 10)
4. Job requirements skils and responsibilities:
a. Knowledge
b. Independency
c. Social skills
d. Risks, responsibilities and influence
e. Attention
7.3.
Samenwerking
JemimaisopdeWestbankeenvandeorganisatiesindeomgevingvanBethlehemdiezorg
leverenopeenniveaudattegemoetkomtaanderechtenvandegehandicaptemens.
SamenwerkingmetandereorganisatiesookbuitendeomgevingvanBethlehemomte
komentoteenbeterehulpverleningvoorcliëntenvanJemima,isnognietmogelijk.Ditheeft
alsoorzaakdaterbuitendeomgevingvanBethlehemgeenofnauwelijksandere
organisatieszijndiederechtenvandegehandicaptemenseerbiedigen.
WelbestaanergoedecontactenmetLiveGate,eenchristelijkeDuitseorganisatie,die
echteralleendedagopvangverzorgtenwelwiladviseren,maargeensamenwerkingwil
aangaan.
SamenwerkingmetNederlandsebrancheorganisatiesomJemimatekunnenondersteunen
inhetwerkisenblijftvoorlopignoodzakelijk.Hierisenwordtdanookaangewerkt.
29
BartiméusSonneheerdt
BartiméusenJemimazieneenmeerwaardeinsamenwerkingtenbehoevevancliëntenvanJemima
meteenvisueleen/ofauditievebeperkingenzijndaaromd.d.23.04.2014eenovereenkomst
aangegaanvoorsamenwerking.
Deconcreteafsprakentussenpartijenzijnvastgelegdineenplanvanaanpak.Hetplanvanaanpak
maaktintegraalonderdeeluitvandezesamenwerkingsovereenkomst.
BartiméusisdaarbijverantwoordelijkvoordekwaliteitvandedoordemedewerkersvanBartiméus
uitgevoerdewerkzaamheden.
JemimaisverantwoordelijkvoordebegeleidingenfaciliteringvandemedewerkersvanBartiméus
opdatzijhunwerkzaamhedenkunnenuitvoerenzoalsafgesproken.
ProfilaZorg
Ø ProfilaZorgenJemimawillendehuidigeinformelecontactenformaliseren,omzode
ondersteuningvandemedewerkersendehulpverleningaandecliëntenvanJemimauit
desfeervantoevalligheidenvrijblijvendheidtehalen;
Ø DesamenwerkingisgerichtophetimmaterieelondersteunendoorProfilaZorg.Omdie
redenzalergeendirectefinanciëleondersteuningplaatsvinden;
Ø ProfilaZorgbrengthiervoorin:medewerkersdieopvrijwilligebasisbijen/ofvoor
Jemimaactiviteitenwillenverrichtenopbasisvanhunspecifiekedeskundigheid;
Ø Jemimabrengthiervoorin:passendeaccommodatie,kosteninwoningenfaciliteitenom
deactiviteitenuittevoeren.
Drietour
DrieTourReizeniseenreisorganisatiemeteenchristelijkeidentiteit.Almeerdan30jaar
hebbenzijervaringinhetorganiserenvangroepsreizennaarmetnameIsraëlendeoverige
landeninhetMidden-Oosten.
DrieTourReizenismaatschappelijkbetrokkenenondersteuntvanuithaarfilosofieeen
aantalgoededoelen.Jemimawordtdoorhunreizigersalsgoeddoelzeergewaardeerden
genietdevoorkeurtijdensdecollectes.Voorhetjaar2015isdanookbeslotenterichtenop
slechtsééngoeddoel:Jemima.
DaarbijbevelenwijDrieTourreizenaanvoorallendieeenreismakennaarJemimaofnaar
Israel.
DaarnaastzijnergoedecontactenmetdeNEM,deEOMetterdaad,hetdeputaatschapvoor
IsraëlendeJeugdbondvandeGG.
30
8.
PolicesJemima
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
Jemimaequipmentandpropertyprotocol
8.1.
Jemimaequipmentandpropertyprotocolmanual
Clientcareprotocol
JemimaorganizationworkBylawl
Violatonsinworkplaceanditsconsequences
Fraudandcorruptionprotocol
8.1.A.Stewardship(CareofJemimaPropertyandResources)
LastupdatedJune2015
•
•
•
•
•
ItisimportanttouseJemimapropertyinawiseandresponsibleway.
Pleaseconservewaterandelectricitybyusingonlyasmuchasyouneed.Turnoff
lightsandelectricdeviceswhennotinactiveuse.
TakecareofJemimafurniture,equipment,andbuildings.Ifsomethingisinneedof
maintenance,pleasesubmitaMaintenanceRequestForm(seebelowforprocedure).
Donotremoveequipmentfromthepremises.Donotbringitemsfromhomeand
leavethematJemima.
Requestapprovalbeforedisposingofbrokenitems.
MaintenanceRequestProcedure
1. WorkerrequestingmaintenancefillsoutMaintenanceRequestForm,givesittohis/her
DepartmentResponsibletoapproveandsign,andsubmitsittoAdministrativeStaff.
2. AdministrativeStaffmarkswhichrequestsarepossibleandwhichareimpossible.He/she
shouldaskforapprovalfromGeneralManagerforpurchasesofnewequipmentorexpensive
supplies.AdministrativeStaffsignstheFormandgivesittoMaintenanceStaff.
31
3. MaintenanceStaffcompletesrequestsasfullyaspossible,makesnotesontheFormabout
thestatusoftherequest,signstheForm(indicatingthattheworkiscomplete),andreturnsit
toAdministrativeCoordinator.
4. AdministrativeStaffgivesFormtoDepartmentResponsibleofrequestingdepartment,who
makesnotesontheFormaboutwhethertherequestswerecompletedsatisfactorilyornot,
thenreturnsFormtoAdministrativeStaff.
8.1.B.
(MaintenanceRequestForm) ‫ﻧﻣوذج طﻠب ﺻﯾﺎﻧﺔ‬
/
/
:(Date) ‫اﻟﺗﺎرﯾﺦ‬
_________________ :(Department) ‫ _________________ اﻟﻘﺳم‬:(From) ‫ﻣن‬
(To:MaintenanceDepartment) ‫ ﻗﺳم اﻟﺻﯾﺎﻧﺔ‬:‫إﻟﻰ‬
(DescriptionofMaintenanceRequests) :(‫ﻧوع اﻟﺻﯾﺎﻧﺔ اﻟﻣطﻠوﺑﺔ )أو وﺻف ﻟﻠﻣﺷﻛﻠﺔ اﻟﻣوﺟودة‬
(MaintenanceRequests ) ‫اﻟﺻﯾﺎﻧﺔ اﻟﻣطﻠوب ﻋﻣﻠﮭﺎ‬
‫ﻣﺳؤوﻟﯾﺔ‬
‫اﻹدارة‬
(Office
UseOnly)
1
2
3
4
5
_________________
‫ ﺗوﻗﯾﻊ ﻣﺳؤول اﻟﻘﺳم‬
____________________
________________
‫ ﺗوﻗﯾﻊ ﻗﺳم اﻟﺻﯾﺎﻧﺔ‬
‫ﺗوﻗﯾﻊ اﻹدارة‬
DepartmentResponsibleSignatureMaintenanceStaffSignature
AdministrationSignature
:(NotesfromMaintenanceStaffonStatusofRequest) ‫ﻣﻼﺣظﺎت ﻗﺳم اﻟﺻﯾﺎﻧﺔ‬
32
‫__________________________________________________________________________‬
‫__________________________________________________________________________‬
‫___________________________________________________________‬
‫ﻣﻼﺣظﺎت ﻣﺷرف اﻟﻘﺳم‪ :‬ھل ﺗﻣت اﻟﺧدﻣﺔ اﻟﻣذﻛورة أﻋﻼه ﺣﺳب اﻷﺻول ) ‪Notes from‬‬
‫‪DepartmentonSatisfactoryorUnsatisfactoryCompletionofRequest):‬‬
‫__________________________________________________________________________‬
‫__________________________________________________________________________‬
‫___________________________________________________________‬
‫اﻟﺗﺎرﯾﺦ )‪:(Date‬‬
‫‪/‬‬
‫‪/‬‬
‫ﻣن )‪ _________________ :(From‬اﻟﻘﺳم )‪_________________ :(Department‬‬
‫إﻟﻰ‪ :‬ﻗﺳم اﻟﺻﯾﺎﻧﺔ )‪(To:MaintenanceDepartment‬‬
‫ﻧوع اﻟﺻﯾﺎﻧﺔ اﻟﻣطﻠوﺑﺔ )أو وﺻف ﻟﻠﻣﺷﻛﻠﺔ اﻟﻣوﺟودة(‪(DescriptionofMaintenanceRequests) :‬‬
‫ﻣﺳؤوﻟﯾﺔ‬
‫اﻹدارة‬
‫‪(Office‬‬
‫)‪UseOnly‬‬
‫اﻟﺻﯾﺎﻧﺔ اﻟﻣطﻠوب ﻋﻣﻠﮭﺎ )‪(MaintenanceRequests‬‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪5‬‬
‫________________‬
‫____________________‬
‫ﺗوﻗﯾﻊ اﻹدارة ‬
‫ ﺗوﻗﯾﻊ ﻗﺳم اﻟﺻﯾﺎﻧﺔ‬
‫_________________‬
‫‬
‫ ﺗوﻗﯾﻊ ﻣﺳؤول اﻟﻘﺳم‬
‫‬
‫‪33‬‬
‫‬
DepartmentResponsibleSignatureMaintenanceStaffSignature
AdministrationSignature
:(NotesfromMaintenanceStaffonStatusofRequest) ‫ﻣﻼﺣظﺎت ﻗﺳم اﻟﺻﯾﺎﻧﺔ‬
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
___________________________________________________________
Notes from ) ‫ ھل ﺗﻣت اﻟﺧدﻣﺔ اﻟﻣذﻛورة أﻋﻼه ﺣﺳب اﻷﺻول‬:‫ﻣﻼﺣظﺎت ﻣﺷرف اﻟﻘﺳم‬
DepartmentonSatisfactoryorUnsatisfactoryCompletionofRequest):
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
___________________________________________________________
8.1.C.
VehiclePolicy
LastupdatedJune2015
Vehicle1:Driver'sVehicle
OneofJemima'svehiclesisunderthechargeoftheDriver,whousesittopickupanddrop
offthechildrenwhoattendtheDayCareprogram,andtocompletehis/herotherassigned
tasks.
Whenpickingupanddroppingoffchildren:
•
•
Childrenmustweartheirseatbeltsandsitinasafemanner(usingspecialcarseatsas
appropriatefortheirageandphysicalcondition).
Oneteacherorassistant(inadditiontothedriver)mustbepresentinthecarwiththe
childrenatalltimes(theteacher/assistantmustbethefirstpersonpickedupinthe
morningandthelastpersontobedroppedoffintheafternoon).Iftheteacher/assistant
doesnotshowuptoaccompanythechildren,thedrivermustinformtheDayCare
Coordinator.
34
•
IfDriverislateorchangesthescheduleofpickup/drop-off,hemustcallthechildren's
familiestoinformthem.
•
Drivermustfollowafixedorder/scheduleforpickingup/droppingoffthechildren,so
thatthefamiliesknowwhattimetoexpecttheDrivereveryday.
•
Childrenmayneverbeleftaloneinthevehicle.
Vehicle2:ForUsebyMaintenanceStaffandOtherStaff
TheothervehicleisavailableforusebyadvancepermissionfromAdministrativeStaff,who
coordinatesthescheduleofuseofthevehicle.
•
•
AlldriversmusthaveavalidPalestiniandriver'slicense(inordertodriveavehiclewitha
whitelicenseplate).
Whennotinuse,carkeysarelockedupinofficeofAdministrativeStaff,underthe
oversightofasecuritycamera.
Ifyouwanttodrivethisvehicle,DO:
v Requestuseasfarinadvanceaspossibleinordertoincreasethelikelihoodthatthe
vehiclewillbeavailablewhenyouneedit.(Keepinmindthatuseofthevehicleisnever
guaranteed,becauseotherJemimastaffmayneeditunexpectedlyforemergency
purposes.)
v Makesureyouhaveyourdriver'slicensewhenyoudrive.Makesuretheother
importantvehiclepaperworkispresentinthecarwhenyoudrive.
v Makesurethatafirstaidkitandfireextinguisherarepresentinthecarbeforeyoudrive.
v Keepthetankmorethanhalffullofgasoline(givegasolineattendantavoucher;Jemima
willpayfullaccumulatedgasolinebillattheendofeachmonth).
v Keepthecaringoodshape–immediatelynotifyAdministrativeStaffifyounoticethat
thecarisinneedofmaintenance.
v Keepthecarclean(donotleavetrashorpersonalbelongingsinthecar).
v Parkthecarwisely(inasafe,legalparkingspot).
v Ifyoureceiveaticket(fine)foraparkingordrivingviolation,youareresponsiblefor
payingityourself.
v Ifyouareinanaccident,exchangeinformationwithotherinvolvedpartiesandinvite
themtocometoJemima.DocumenttheexactdamagetotheJemimavehicleandto
35
othervehicles(takepicturesifpossible,writedownlicenseplatenumbers).Reportthe
incidentimmediatelytotheAdministrativeStaff.
DONOT:
v Drivethevehiclewithoutpermission.
v Usethevehicleforpersonal(non-work)purposes.
v Pickuphitchhikers.
v OverloadaJemimavehiclebygivingridestoemployees/volunteers(ifthereisnot
enoughspaceinthevehicleforeachpassengertohavehis/herownseat)whendriving
childrentoorfromJemima.
8.1.D.
Smokingpolicy:
AllmembersoftheJemimacommunityhavetherighttoasmoke-freeenvironment.
Exposuretosecondhandsmokeisunpleasant,unhealthy,andevendangerousforcertain
clients.
Therefore,smokingisprohibitedatJemima,exceptinthefollowingdesignatedsmoking
areas:
1. OutsideneartheEberplayground(lookforthepostedsign).
2. Outsideinopenareas,iftherearenoclientspresent(butdonotsmokeinareasthat
aremarkedwith"NoSmoking"signs).
3. Smallbalconiesoneachflooroutsidethestaircase(inHelenabuilding
PleaseNote:
-
Forthesakeofsafetyandhygiene,pleasedonotthrowcigarettesontheground
outside–disposeofthemproperlyusingashtraysandbags.
Employeesshouldonlysmokeduringtheirbreaktime,oneatatime,ensuringthat
clientsarenotleftaloneunsupervised.
-
Itisforbiddentosmokeinthepresenceofclients.
-
Donotsmokeincarsifclientsarepresent–itispermittedtosmokeincarsifclients
arenotpresent.
36
8.2.
Clientcareprotocol
8.2.A.
Safety Protocol
UpdatedJune2015
Introduction:
Jemimaemployeesandvolunteersareresponsibleforensuringthesafetyandwell-beingof
agroupofresidentswhoare,inmostcases,completelydependentonhelpfromothers.Itis
thereforeveryimportanttofollowproceduresthatwillhelptoavoidandpreventdangerous
anddamagingsituations.EveryJemimaemployeeandvolunteermusttakeresponsibilityfor
ensuringthatJemimaisasafeplaceforallmembersoftheJemimacommunity.
1. Shifthandover
• Clientsshouldneverbeleftunsupervisedunderanycircumstances.
• Clientsmaynotbeleftaloneduringanightshift(eveniftheyareallsleeping).
•
Attheendofhis/hershift,anemployeemuststayuntilthenextemployeearrivesto
takeover.Eveniftheincomingemployeeislateordoesnotshowup,theoutgoing
employeemaynotleaveuntilanotherstaffmemberarrivestosuperviseclients.
•
AttheendofDayCareprogrammingeachday,DayCarestaffmusttransferclients
directlytocarestaff,withoutleavingclientsunsupervisedforevenoneminute.
•
Ifyoumustleaveyourshifturgentlyforanunexpectedreason(whethertemporarily
orfortherestoftheshift),youmustinformanotherstaffmember.
2.Time-OutPunishmentsPolicy
•
•
Jemimaclientsmaynotbepunishedwiththe"time-out"method(sendingachildto
spendacertainamountoftimealone),becauseitisunsafeforclientstospendtime
unsupervised.
Ifitisnecessarytopunishaclientwithremovalfromanactivityorgroup,youmay
sendhim/hertoachair,his/herroom,ortheSnoezelenroom(butNOTthe
bathroom)foramaximumofhalfanhour.Youmustsupervisehim/herduringthis
period.
37
3.SecurityofJemimafloors
•
•
ThefrontdoornexttothekitchenoftheHelenaBuildingmustbelockedfrom18:00
hoursuntilthemorning.
Thefrontdoorofeachfloor/groupmustbelockedfromtheinsideatalltimes.
•
Ifsomebodyringsthefrontdoorbellofyourgroupfloor,checkwhoitisthroughthe
spy-holebeforegrantingthementry.
•
Ifyoudonotknowthepersonringingthebell,calltheSecurityOfficer(05989053
00).
2. KeysandValuables
• Keepthekeystothecashbox,thecupboard,office,andfrontdooronyourperson.
Neverleavekeysorvaluableslyingaroundwheretheycouldbetakenbyclientsor
unwantedvisitors.
3. NightShiftRules
• Duringnightshifts,onlytheemployeeondutyfortheshiftisallowedonthegroup
floor.Visitors,otheroff-dutyemployees,orotherresidentsmaynotspendtimeon
thegroupfloorduringnightshifts,withtheexceptionofCoordinatorsandManagers.
• Exception:duringthetrainingperiod,twoemployeesareallowedtoworkanight
shifttogetherfortrainingpurposes.
• Duringnightshifts,employeesmustsleepwiththedooropeninordertohear
disturbancesandclientcalls.
• Whenthereisaproblemyoucannothandleonyourownduringanightshift,youcan
contacttheSecurityOfficer(0598905300).
NOTE:Duringdaytimeshiftsaswell,visitorsarenotallowedonthegroupwithoutthe
explicitapprovalofacoordinatorormanager.
4.OtherSafetyConcerns
IfyouseeunfamiliarpeoplewanderingaroundJemimabuildingsorgrounds,address
themandifnecessarysendthemaway.
Ifyounoticesafetyhazardsonthepremises(e.g.,gardeningtools,brokenglass,sharp
stones,piecesofwire),removethedangerousobjectsfromthepremisesand/or
immediatelyreportthemtomaintenance.
38
8.2.B.EmergencyProtocol
UpdatedJune2015
Medical Emergency Procedure
1. Givethenecessaryfirstaidtostabilizethesituation
2. AskanotheremployeetocalltheSecurityOfficerat0598905300(orcallyourself,if
nootheremployeeisavailable)
3. TheSecurityOfficerwillevaluatethesituationanddecidewhethertocallan
ambulance,totransporttheclienttothehospitalinataxi,ortocallthedoctorto
requestahousecall.
4. Iftheclientistransportedtothehospitalinataxi,he/shemustbeaccompaniedby
anotherstaffmemberinadditiontothedriver.
5. Bringtothehospital:
- (copyof)client'sIDcard
- Insurancepapers
- Medicaldossier
- NIS200(providedbytheSecurityOfficer)
6. Iftravelinginanambulance,ambulancestaffwillaskwhichhospital:
- BeitJalaHospital(oldname:KingHusseinHospital)
- ArabSociety
- Caritas
7. SecurityofficerwillcalltoinformtheGroupResponsible,whowillcalltoinformthe
GeneralManager.Thefollowingday,staffwillwriteareportandcalltheclient's
family(client'sfamilyshouldbecalledimmediatelyincaseofseriousillnessorifthe
familylivesnearby).
EmergencyPhones
Introduction:
Foremergencyuse,fourcellularphonesfromJAWWALareavailable(thefollowingaretheir
phonenumbers):
RUCHAMA: KEZIA:
BOAZ/JACHIN:
LEMUEL/EMMANUELA:
0598905282
0598905299
0598905301
0598905302
39
AllphoneshaveSIMPin0000.DONOTCHANGETHESIMPIN.
Incaseofemergency,theemployeecanusethesephonestocallinthisorder:
1. SecurityOfficer,0598905300.
2. Doctor Bishara for house calls at any time (day or night) 02 274 4690.
Guidelines for using the phones:
• Donotusethephonetocallanyothernumbersasidefromthetwoabove.Ifan
employeecallsothernumbersusingthephones,he/shewillbebilledforthecalls
accordingtotheinvoicefromJAWWAL.
• Employeesareresponsibleforthephoneandchargerduringtheirshifts.Ifthephoneis
lostordamaged,theemployeewillberesponsibleforreplacingit.
• Thephoneandchargeraretobekeptwithinthedepartment(thegroupfloor)atall
timesandarekeptinalockedcupboardordrawerintheoffice.
• Atthebeginningofeachshift,theemployeeshouldverifythatthephoneandcharger
arepresent,andchargethephoneifnecessary.
•
Attheendofeachshift,theemployeeshouldverifythatthephoneandchargerare
properlylockedupintheoffice.
•
Phonesorchargersarenottobehandledbyclientsortobegiventoemployeesfrom
otherdepartments/floors.
•
Ifthephoneorchargerismissingordamaged,reportitimmediatelytotheGroup
Responsible.
•
Duringweekdaydaytimeshifts,other,non-emergencyphonecallscanbemadethrough
theoffice(work-relatedcallsonly).
SecurityOfficer
•
•
TheJemimaSecurityOfficerison-call24hoursaday,7daysaweekat0598905300.
•
Emergencysituations(callSecurityOfficer):
o Fire
o Medicalemergency
o Strangersonthepremisesatnight.
Non-EmergencySituations(donotcallSecurityOfficer):
o Troublewiththeinternetnetwork
o UnexpectedvisitorswhowanttoseeJemimaduringtheweekend
o Employeeforthenextshiftnotarrivingontimeorfailingtoarrivealtogether.
•
TheSecurityOfficerisavailabletoassistwithemergencysituations,especiallyduringthe
weekendandatnight.
40
8.2.C.AbuseProtocol
LastupdatedJune2015
Examplesofabuse:
•
•
•
Intimidatingorhumiliatingaclientoranemployee
•
Usingunnecessarilyharsh,vulgar,orsacrilegious/blasphemouslanguage,whether
directedataparticularpersonornot.(PleasekeepinmindthatJemimaisaChristian
organizationandwatchyourlanguageaccordingly.)
•
Stealingfromaclient,anemployeeortheJemimaorganization
•
Otherbehaviors,whetherphysicalorverbal,thatreflectafailuretorespectthe
boundaries,property,orhumanityofothers.
Anyinteractionofasexualnaturewithaclientoranotheremployee
Causingorfailingtopreventunnecessaryphysicalpainordiscomforttoaclientorto
anotheremployee
To report abuse or suspected abuse:
•
•
SpeakwithaDepartmentResponsibleorwiththeGeneralManager.
Ifyoudonotfeelcomfortabledoingsodirectly,askanintermediarytodosoonyour
behalf(whetheranonymouslyornot).
Whatarethestepstakenafterapossibleabusecasehasbeenreported?
•
•
•
TheGeneralManagerandtheResponsibleCoordinator(thecoordinatorwhois
responsiblefortheallegedlyabusedparty)willinterviewthereporter,thealleged
abuser,andtheallegedabusee(ifthelatteriscapableofcommunicating).
Ifnecessary,theManagerandCoordinatorwillinvestigatethesituationfurtherby
observingortalkingtoadditionalparties.Dependingonthesituation,theaccusedparty
maybesuspendedonfullpay.
Thecommitteewilldecideonactionstepssuchas:
o Disciplinaryactionagainstthepartyatfault
o Adjustmentoforganizationalpolicies
o AreporttoSocialWelfare(andthroughthempossiblythepolice)
o Psychologicaltreatmentofoneormoreinvolvedparty
41
•
•
TheBoardwillbeinformed.
Ifaclientisinvolved,his/herfamilywillbeinformed.
Please Note:
1. Ifyouareawarethatabuseistakingplace,youmustreportit.Ifyoudonot,youwillbe
consideredanaccompliceintheabuseandwillbesubjecttodisciplinaryaction.
2. Abuse cases should be treated:
•
•
•
Confidentially–thecaseshouldonlybediscussedonastrict“needtoknow"basis,
Withrespectandconsiderationforallpartiesinvolved,
Keepinginmindboth:
o theprimaryresponsibilityofJemima(toensurethephysicalandemotionalwellbeingofourclientsandtoprovideahealthyprofessionalenvironmentforboth
employeesandvolunteers),
o andtheprincipleof"innocentuntilprovenguilty."
42
8.2.D.FOBOProtocol
LastupdatedJune2015
Introduction:
•
FOBO is a Dutch acronym ("Fouten, Ongevallen en Bijna-Ongelukken") which
means “Mistakes, Accidents and Narrow Escapes.”
•
We report all FOBO incidents in order to ensure that each specific incident has
been addressed, and in order to improve procedures, policies, training, and
equipment, so that we can do our best to avoid a repetition in the future.
Some examples of FOBO incidents:
•
A client failing to receive his/her medication, or receiving the wrong medication or
the wrong dosage, or receiving medication at the wrong time
•
Clients getting hurt by falling, cutting themselves, burning themselves, etc.
•
Clients swallowing objects
•
Clients showing aggressive behavior
•
Clients running away
•
Equipment failure that causes injury or property damage
•
Incidents of abuse
•
Anything else that causes injury and/or damage to a client or employee
•
Anything that has the potential to cause injury and/or damage to a client or
employee
FOBOProcedure:
•
•
•
First,addressemergencyaspectsoftheincidentitself(FirstAid,medicaltreatment,
ensuringthattheareaissafeandclean,etc.)
InformDirectResponsibleoftheincident
Inthedailyreport,writeawrittendescriptionoftheincident,including:
o Date,timeandplaceoftheincident
43
•
•
•
o Personsinvolved(employeeandclient)
o Descriptionoftheincident(whathappened,whyandunderwhatcircumstances)
o Whatstepshavebeentakentoaddressanyinjuries,propertydamage,or
emotionalimpactoftheincident
FilloutaFOBOReportFormandsubmitittoyourDirectResponsible.
TheDirectResponsibleorGeneralManagerwillfurtherinterviewtheemployee(s)and
client(s)involvedifnecessary.Theywilldetermineifanyinvolvedpartyshouldbe
subjecttodisciplinaryaction,andtheywillwriteupactionstepsdesignedtoprevent
similarincidentsfromoccurringinthefuture.
Staffwillbeinformedaboutanychangesinpoliciesorproceduresasaresultofthe
incident.
FOBOReportForm
SectionA:BasicInformation
1.Employeeresponsiblefororreportingincident
Name:………………………………Gender:M/FDate:…………………
LocationofIncident:…………………………………………….
2.Victimofincident
Name(clientoremployee):…….………………………….
Dateoftheincident:………………………Time:………….
44
3.Natureofincident
OmistakeOnear-accidentOaccident
OfallingOepilepticseizureOaggression
OadministeringmedicineOrunningawayOburning
Opoisoning
Oother(shortdescription)…………………………………………………………………………………………………………………
SectionB:DetailsofIncident
1.Descriptionoftheincidentandanyresultingdamageorinjury:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………..........
2.Whatstepsweretakenaftertheincident(e.g.,firstaid/hospital,whomdidyoucall,etc.)
…………………………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...
3.Howcanthistypeofincidentbepreventedinthefuture?
…………………………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...
45
4.Didyouinformtheclient'sfamilyofthisincident?
OYes(describe)
ONo(explainwhynot)
…………………………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...
5.WitnessesoftheIncident
Names:
1. ……………………………………
2. ……………………………………
3. ……………………………………
4. ……………………………………
5. ……………………………………
6. Whatistheplanforfollow-uponthisincident?
…………………………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………………...
EmployeeSignatureDirectResponsibleSignature
________________________ ____________________________
46
SectionC:WitnessStatement
1. Name:____________________________
Date:______________________________
2. Pleasewriteadetailedaccountoftheincidentfromyourperspective,includingcausesof
incidentandsuggestionsforpreventingarepetitionofthisincidentinthefuture.
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………..
WitnessSignatureDirectResponsibleSignature
________________________ ____________________________
47
SectionD:ManagementTeamMeeting
1. Namesofmangerspresent:………………………………………………….
2. Dateofthemeeting:…………………………………………………………..
1. ManagementTeamperspectiveontheincident:
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………..
2. Resultofthemeeting:(summary/decisions/plansforfollow-uporpolicychange)
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………..
ManagementTeamSignatures GeneralManagerSignature
________________________
________________________
________________________
____________________________
48
8.2.E.PassingAwayProtocol
LastupdatedJune2015
Introduction:
Whenaclientpassesaway,theincidentcanaffectemployees,volunteers,clients,the
client'sfamily,andanyoneelsewhohasinteractedwiththeclient.Afteraclient'sdeath,is
importanttoattendtobothlogisticalmattersandemotional/spiritualmatters.
AdvancePlanning:
Forallresidents,itisnecessarytomakeanagreementinadvance(betweenthefamilyand
theresident'smentor)abouthowthefamilywantstoproceedincaseofillness,incasea
needarisesforpalliativecare/resuscitation,andincaseofdeath.Whenpossible,the
residentsthemselvescanalsobeinvolvedinthesedecisions.
Procedurewhenaresidenthaspassedaway:
•
•
•
•
•
Whenaresidentpassesaway,adoctorhastoconfirmthedeathofficially.Thiscanbe
doneinJemima,butwhenneededtheresidentwillbetakentothehospitalby
ambulanceorbyusingtheJemimacars(thebodycanbeplacedonastretcher).Make
surethatyouarediscretebyusingacoveringsheetandmakingsurethattherearenoor
aminimumofpeople/otherresidentsaround.
Chainofcontact:
o TheemployeewhofirstbecomesawareofthedeathwillcontactGroup
Responsible
o GroupResponsiblewillcontacttheGeneralManager
o TheGeneralManagerwillcontactthefamily,SocialWelfare(especiallyifthereis
nofamily),theDayCareCoordinator,theBoard,andFriendsofJemima(other
importantmembersoftheJemimanetworkwhoarenotboardmembers).
Allcurrentemployees,volunteers,andresidentswillbeinformedaboutthedeath,
accordingtotheirabilitytocomprehend.
Afterthedeathoftheresident,officiallythefamily/socialworker(ifnofamily)is
responsiblefortheclientandisinchargeofdecisionsaboutthefuneralandburial
proceedings.
Jemimawillorganizeafuneral/memorialceremony(ifpossible,afterthebodyreturns
fromthehospitalbutbeforethebodyisturnedovertothefamily/socialworkerfor
burial),withthehelpofthePastor(iftheresidentisChristian).
49
Note:ForMuslimresidents,generallytheburialneedstotakeplaceonthesamedayasthe
death,ifthedeathtookplacebeforesunset.
• Itisalwaysniceifthememorialservicecanincludespecialtoys,songs,etc.,thatwere
importanttotheresident,aswellasphotographs.Generallytheservicealsoincludes
prayerandaBiblereading(forChristianresidents).Employeesandvolunteerswho
knewtheresidentcanalsohelpleadthememorialservicebyreadingapoem,talking
abouttheresident,orlightingacandle,forexample.
50
8.3. JEMIMAORGANIZATIONWORKBYLAW
CHAPTERONE
RulesandDefinitions
Definition‘JemimaOrganization’?TheOrganizationandFoundationasruledbyitsArticles
ofAssociationaspernineeleven2013andrepresentedbyitsBoardasitshighestauthority.
First:Aimofbylaw
Article(1):
ThisbylawaimsatorganizingtheworkatJemimaOrganizationandtheadministrativeand
legalrelationsbetweentheOrganizationanditsworkersinordertoachievetheinterestof
both parties and the general benefit, as well it specifies the obligations and rights of each
party;therulesofthisbylawareappliedonallthepersonsworkinginJemimaOrganization.
Second:MeaningsandDefinitions
Article(2):
In accordance with the application of the rules of this bylaw, the following words and
phraseshavethesamemeaningasindicatedinthedetailedmeaningsanddefinitionsbelow
unlessthesequenceoftheparagraphindicatesotherwise:
• Law: the Palestinian Labor Law no. (7) for the year 2000 and its amendments, and the
ministries’decisionsissuedforitsexecution.
• Bylaw:thework’sbasicregulationstobeworkedwithatJemima.
• Work owner: the one who is authorized on behalf of the Organization to be in charge
andlicensedtoperformcertaincapacitiestoexecutetherulesofthisbylaw.
• Salary:thebasicsalary.
• Grosssalary:thebasicsalaryinadditiontoallowances.
• Employee:allthosewhoworkinJemimaOrganizationforasalary.
• Beneficiaries:personswithdisabilitiesreceivingservicesfromtheOrganization.
• Residents:personswithdisabilitiesresidingintheboardingsection.
Article(3):
The work owner has the right to whom he delegates to issue regulations and decisions,
whichexecuteandcompletewhatwasindicatedinthisbylawnotcontradictingitsrulesand
in accordance with the valid Palestinian Labor Law, and in case of any contradiction or
objection,thentherulesoftheLawareappliedandtherulesofthisbylawarecanceled.
51
Article(4):
TheconcernedpartyatJemimareviewstherulesofthisbylawinordertobestipulatedin
the work contract effectuated with the employee and the bylaws are put in a clear and
visiblemanner.
Article(5):
In case there are articles not stipulated clearly in the articles of this bylaw, then the valid
PalestinianLaborLawisapplied,andincaseofcontradictionbetweentheobligatoryrulesof
theLaborLawandtherulesofthisbylaw,thentheappliedregulationsaretheonesofthe
LaborLaw,andinthiscaseJemimahastherighttoperformamendmentsovertherulesof
this bylaw as long as there is a need for that; such amendments are not valid unless they
wereapprovedbytheAdministrativeCouncilandtheofficialparties.
Article(6):
TheserulesdonotaffecttheearnedrightsoftheemployeesofJemima.
Article(7):
ThedatesstipulatedinthisbylaworintheworkcontractseffectuatedbyJemimawiththe
employeeorthedecisionsforassigningthemarebasedonthecalendaryear.
CHAPTERTWO
Employments,categorization,descriptionandassignment
First:Employments
Article(8):
Theadministrationdeterminesthemainpositionsconstitutingtheadministrativestructure
ofJemimaOrganizationaccordingtotheorganizationalstructureapprovedbytheit,andthe
Organizationdoestherecruitingtofilltheemptyemploymentsinthestructureaccordingto
itscapacityandtotheannualbudgetdesignatedfortheemployments;theOrganizationhas
the right to modify the organizational structure according to the required needs and work
circumstances.
Second:Categorizationofemployments
Article(9):
Employments are categorized according to the organization chart, which details the needs
andrequirementsofthedifferentsections.
Third:Descriptionofemployments
Article(10):
Each employment has a job description that determines its results, duties and
responsibilitiesanditsobservationaltasksandtheminimumrequirementsofqualifications,
52
and years of experience required for the employment. The Organization is responsible for
determiningthejobdescriptionoftheemployments,whichincludesthefollowing:
1. Name,degreeandcategoryofemployment.
2. Itslocationontheorganizationalstructureanditsorganizationalrelationwithother
employmentsandresponsibilities.
3. Detailswiththerequiredqualificationstothoseemployments,includingprofessional
qualifications,practicalexperiences,requiredskillsandotherneededconditionsfor
theemployment.
Fourth:Assignations
Article(11):
TheconditionsforassignationintheOrganizationarethefollowing:
1. To fulfill all conditions of the employments and the needed qualifications and
experiences.
2. Tobeover18yearsold.
3. Not to be engaged in another employment with another party without permission
andthatcanhinderhis/herworkattheOrganization.
4. NottohaverelativesintheOrganization,butthereareexceptionalcasesthatrequire
apriorapproval.
Article(12):
Allapplicantsforemploymentsshouldsubmitallthefollowingdocuments:
1. Fillemploymentapplicationformorpetition.
2. Copyofthepassportandidentificationcard.
3. Professionalcertificates.
4. Experiencecertificates.
5. Personalphoto.
Article(13):
1. TheOrganizationpreparesaspecificrecordofeachemployeeduringhis/herservice
periodthatincludesalladministrativeandfinancialinformation,andthisshouldnot
include any information harming his/her reputation unless the employee was
notifiedofthat.
2. Each employee should inform the Organization in writing of any change that might
occuronhispersonalinformationwithinaweek.
Article(14):
TwocopiesoftheworkcontractsareissuedinArabicandEnglishsignedbytheauthorized
andtheemployeedetailingthejobdescription,workinghours,salary,startandenddateof
thecontract.
53
Article(15):
Allnewemployeesshouldgothroughanobservationperiodofthreemonths,andwhichcan
berepeatedforonlyonetime,andtheOrganizationhastherighttoterminatethecontract
withoutanycompensationorendofservicecompensation,accordingtothearticlesofthe
PalestinianLaborLawontheconditionofnotifyingtheemployeewithinsevendays.
CHAPTERTHREE
Duties
First:Employee’sduties
Article(16):
Theemployeeshould:
1. Serve all the clients with a professional attitude, which contains love and care,
searchingforthebestinterestsfortheclients
2. Becommittedtofulfilltherulesofthisbylawandthedecisionsissuedthereofandto
executesuch.
3. Becommittedtoexecuteallinstructionsandordersissuedbyhis/hermanagersand
superiors and taking into consideration the job hierarchy, unless such instructions
violatetheLaw,contractorgeneralmannersorsubjectshim/hertodanger.
4. Be committed to act with good manners and behavior during the work and to
collaborateonthebestwaypossibletoguaranteeagoodflowofwork.
5. Torespecttheworktimeandschedule.
6. To conserve the properties and monies of the Organization and to deliver all
documents,moniesorpropertiesoftheofficeontheendofhis/herservice.
7. Tobecommittedtoconservethesecretsofwork.
8. TobecommittedtothetraditionsandcustomsofthePalestiniansociety.
Article(17):
Anemployeeshouldnotdothefollowing:
1. Misusetheauthoritygiventohim/herbytheworkowner.
2. Usehis/heremploymentforpersonalbenefits.
3. Acceptgifts,tips,bribesdirectlyorindirectlytogoaheadwiththework.
4. Abstain from giving any declaration to the media or newspapers without prior
permission.
5. AbstainfromdoinganotherjobduringhisofficialworktimeattheOrganization.
CHAPTERFOUR
Workingdays,timingandhours
First:Workinghours
Article(18):
54
The employees’ working hours are determined according to the necessity of the
Organizationandthenatureofwork;thosehoursareagreeduponthroughtheyear’swork
contractoftheemployee.Themaximumworkinghoursare45hoursperweek,theworking
daysaredividedinto5-6daysperweek,andtheofficialleavedayisdeterminedpreviously
accordingtothenatureofworkofeachemployee.Careemployeesshouldbeavailableto
workonSaturdaysandSundays.
Second:Workinghoursofshiftsemployees
Article(19):
The beneficiaries are present in the boarding section over the 24 hours period, and the
Organizationfollowsashiftssystem;morning,eveningandnightshifts.
Third:Policyofextraworktime(carestaffonly)
Article(20):
1. The employees of Jemima Organization has responsibilities (administrating and taking
careofthebeneficiaries),andthosecanbeoutofthenormalworkinghours.
2. Employees with salaries are not paid for the extra working hours, instead they can get
annualleavesfortheextraworkinghoursenjoyedwithinthecomingmonthsofwork.
3. Ingeneralextraworkinghoursshouldbeavoidedasmuchaspossible.
4. Ifitisrequiredfromanemployeetoworkextrahours(outofthenormalworkinghours)
regardingdutiesthataren’tincludedinthefollowingschedule(article21),thenhe/she
shouldconsultthestaff’sresponsibletoobtainapriorpermissionfirst.
5. Toaskforextraworkinghours,theemployeeshouldfillthespecialformofthatandgive
ittothedirectstaffresponsibleattheendofthemonth.Theformshouldbeapproved
bythegeneralmanager.
Fourth:Dutiesthatdemandextrawork(outofthenormalworkinghours)
Article(21):
Task
Determinedsuggestedtime
Taketheresidentstodoctors’appointments Undetermined
Meetings with external institutions Undetermined
(residents’schoolsorworkshops)
Meetingswithresidentsparents
Undetermined
Meetingswithstaff
Undetermined
Meetingswithresidents
Undetermined
Employmentconversation(jobevaluation)
1houryearlyforeachemployee
Schedulingofsequentialemployeesshifts
1hourmonthlyforeachresponsiblegroup
Meetingofgroup
4hoursmonthly
Meetingofcare
2hoursmonthly
Quarterlyreports
3hourseachquarter(3monthsperiod)
Newcareplan
8hoursyearlyforeachcareplan
Modificationofcareplan
3hoursforeachcareplan
55
CHAPTERFIVE
Schedulingofbasicsforemployees’shifts
First:Scheduledshifts
Article(22):
1. Employeesshouldworkinscheduledshifts(theyshouldnotchangetheshifts).
2. If an employee needs to change the shift after the termination of its preparation,
thenheshouldsubmitawrittenpetitiontochangetheschedulethroughthedirect
responsible, who by his turn will discuss it with the general manager to decide on
whethertoacceptornotthepetition.
3. TheOrganizationdoesnotguaranteethattheemployee’spetitionwillbeapproved,
andifitwasapprovedthentheshiftwhichhe/shefailedtoattendwillbededucted
fromhis/heryearlyleave(butifhe/shedidnothaveextrayearlyleaves,thenitwill
bedeductedfromhis/hersalary).
Second:Sharingofshifts
Article(23):
1. Asingleindividualshiftcannotbesharedbetweentwoemployees(itisunhealthyto
childrentohaverepetitivechangeofstaff)
2. In case of emergency an employee should submit a petition to the section
responsiblebeforesharingtheshiftwithanotheremployee.
Pleasenote:
1. Thegroupresponsibleisauthorizedtomakeexceptionstotheserulesasesteemed
necessaryforthegeneralbenefitoftheOrganization.
2. Generally,thegroupresponsibledoestheworkscheduleaccordingtotheneedsof
thesection.Theemployeeisrequiredtoworkintheshiftsassignedtohim/her;any
changeinprogramshouldbesubmittedinwritingonthespecialform.
Third:Employeesofworkinghours(daily)
Article(24):
1. Employees of zero-hour-contract (daily) are paid according to the hours they work,
whichcoulddifferfrommonthtoanother.
2. JemimaOrganizationemployszero-hour-contract(daily)employeestohelpthecare
staff as support persons and to cover the shifts according to the needs (such as,
religiousorofficialholidaysorannualorsickleaves).
3. The zero-hour-contract (daily) employees should be flexible to what is related to
their work time and be prepared to change their schedule at the last minute
according to Jemima’s special emergency needs. Generally speaking the zero-hourcontract(daily)employeesshouldconsiderthemselves“oncall”atalltimes,andthey
shouldbepreparedtoworkinshiftsaccordingtotheneed.
56
4. JemimaOrganizationdoesnotguaranteethezero-hour-contract(daily)employeesa
minimum of monthly working hours. The available working hours depend on the
changingneedsoftheOrganization’sschedule.
5. The zero-hour-contract (daily) employees cannot replace shifts with monthly
employeeswhoarepaidamonthlysalary.
6. Zero-hour-contract(daily)employeeshavethesameresponsibilitiesofthesectionas
theothercareemployeessuchas,readingofreports,joininggroupmeetingsandif
they couldn’t attend they have to read the minutes of meeting of the group to be
awareofwhatwasdiscussedinsuchmeetings.
CHAPTERSIX
Timingclock,latearrivalandearlyleave
First:Timingclock
Article(25):
1. The employee should check on the timing clock (fingerprint machine) on his/her
arrivalandleave.
2. Iftheemployeedidnotcheckonthetimingclock,thentheOrganizationwillassume
that the employee did not arrive at work, and this day will be deducted from his
annualleave(orifhedoesnothaveanyextraannualleavesthenitwillbededucted
from his salary), and a disciplinary measurement will be taken according to the
penaltiessheet.
3. Attendance list (depends on the records of the timing clock) will be verified
periodicallyfromthedirectresponsible.Allabsencesshouldberecordedonaspecial
form.Iftheemployeewasnotabletocheckonthetimingclockbecauseofbeingout
ofthework’splace(suchas,attendingaworkshopormeetinginanothercity),then
he/sheshouldbesurethatthedirectresponsibleknowsthatpreviously.
Second:Arrivinglateandleavingearly
Article(26):
a. Theemployeeshouldattendworkontimeandstaytilltheendofworktimeunless
he/shehasapriorpermissionfromhis/herdirectresponsibleforanexceptionalcase.
b. Ifanemployeedoesnotarriveonthespecifiedtimetoworkorleaveearly,thenthe
work minutes that he/she lost will be deducted from his/her annual leave (or if he
doesnothaveanyextraannualleavethenitwillbedeductedfromhissalary),anda
disciplinarymeasurementwillbetakenaccordingtothepenaltiesSheet.
CHAPTERSEVEN
Typesofleaves
First:Nationalandreligiousfeasts
57
Article(27):
1. Religious feasts: 8 days during the year, each according to his/her religion or
congregation.
2. National feasts: three days, which are the first of January (New Year), first of May
(WorkersDay),andfifteenthofNovember(IndependenceDay).
Second:Rulesregardingnationalandreligiousdays
Article(28):
1. Ifthenationalfeastdayfallsinaleavedayofanemployee(likeaweekend),thenthe
employeewillnotreceiveanextraoffday.(Notapplicabletothecareemployees).
2. Morning Muslim employees of the Center (Eber) are required to work in the Care
DepartmentduringChristianfeasts(whenthemorningCenterisclosed).
3. Ifanemployeeworksduringanationalfeast,thenhe/sheisentitledtogetaoneday
leaveinsteadofthedayworkduringthesamemonth.
4. The employee who had to work during his/her religious feast (related to his
congregation),oronNewYear’sEve(between9pmtill8:30am),heispaid150%for
thisday.
Third:Annualleave/tobenefitofleave’stime
Article(29):
Care,administrationandoperations
Each employee can enjoy a total of 15 days
leave in addition to the above mentioned
vacations and this is applied for all
employees who worked less than five years
in the Organization and the employee can
get those at any time of the year, on the
conditionthatthisdoesnotaffectnegatively
the employees department. Any employee
who worked more than five years in the
Organization can enjoy 21 day vacation. In
general, the given vacation can be enjoyed
during the year. An employee can keep 5
days of the vacation to be used within the
comingyear.
The employee should get his/her vacation
time within the first months of the year
becausealltheemployeescannottaketheir
vacationduringtheendoftheyear(because
Jemima needs some employees to work
duringtheendoftheyear).
The vacation of a week or less should be
claimed previously within a month period
(beforethe25thofthemonth).
A vacation for more than one week should
58
Morningcenter,driversandmaintenance
beclaimedbefore3monthsatleast.
There is no guarantee that the vacation
petition will be accepted, but the
Organizationwilldoitsbesttoapprovesuch
petitions. The petitions will be taken into
consideration according to their reception
time.
Theemployeeshouldfilltheformspecialfor
vacations and deliver it to the direct
responsible.
Employeesofthemorningcenter(Eber)will
have an annual vacation within the first
threeweeksofAugust(1–21August).
Driversandmaintenanceemployeeswillget
their vacation at the same time with Eber
vacation,butthereshouldbealwaysdrivers
and maintenance employees available “on
call” prepared to come to work during the
month of August when needed. Drivers and
maintenance employees should coordinate
their vacation dates with their direct
responsible to ensure that they cover when
neededduringthemonthofAugust.
Note:toaskforanykindofthefollowingleave,aspecialformshouldbefilledanddelivered
tothedirectresponsible.
Fourth:Leavebecauseofdeath(leavebecauseofdeathofoneofthefamilymembers)
Article(30):
1. 3daysleaveincasesofdeathoffather,mother,son,daughter,motherinlaw,father
inlaw,brotherorsister.
2. One day leave in cases of death of grandfather, grandmother, grandson,
granddaughter,daughterorsonofmotherorfatherinlaw,uncleoraunt.
Fifth:Sickleave:
Article(31):
1. Theemployeescangetanannual14dayspaidsickleave.
2. Sick leave days cannot be accumulated from one year to another (the employee
cannotsavethesickleavefromoneyeartoanother).
3. Togetasickleave,theemployeeshouldsubmitanofficialmedicalreportofthat.
Fifth:Unpaidleave
Article(32):
59
1. Theemployeescanobtainoneunpaidleaveforaperiodofonemonthduringtheir
workasemployeesatJemimaOrganizationafterthepassingoftwoyearsofhis/her
employmenttime.
2. Unpaid leave can be obtained if it does not affect negatively the employees
department. If an employee wishes to obtain an unpaid leave, this should be
discussedwiththedirectresponsible.
Sixth:Emergencycasesleave
Article(33):
1. If an employee had an emergency case and had to leave, then he/she should
coordinateanddiscussthatwiththedirectresponsible.
2. Care, administration and operations: emergency leave will be deducted from the
annualleave.
3. Eber,driversandmaintenance:thoseshouldworkextrahourstobeabletoobtainan
emergencyleave.
Seventh:Maternityleave
Article(34):
1. Jemimaguarantees70ordinarydays(notworkingdays)asmaternityleaveforeach
birth.Example,incaseofabirthonthe1stofAugust,themothercomesbacktowork
on the 10th of October, and she has no right to work in another place during this
period.
2. Withinthefirstyearofthebirth,themothercanobtainadailyhourleaveofworkto
breastfeedthebaby.
CHAPTEREIGHT
Additionalbenefitsforemployees
First:Healthinsurance
Article(35):
JemimaOrganizationprovideshealthinsurancetotheemployees,butthisshouldberevised
yearlyandisnotaguaranteedbenefittotheemployeeofJemima.
Second:Lunch
Article(36):
Jemima Organization provides daily lunch to the care employees only and during their
workingtimeonly.
Third:Transportationallowance
Article(37):
60
Actually,Jemimapaysfortransportationoftheemployees,butthisisrevisedyearlyandis
notconsideredaguaranteedbenefitfortheemployeeofJemima.
Fourth:Costsoftransportationallowancesareasfollows:
Article(38):
Residencelocation
Allowanceamountfortransportation
Bethlehem
175NIS
BeitSahour
240NIS
BeitJala
40NIS
Zero-hour-contract(daily)employeeswillnotreceivemorethan240NISmonthly,andthis
dependsontheirresidenceaddressandtimesofwork.
CHAPTERNINE
Retirementage
Article(39):
TheobligatoryretirementageatJemimaOrganizationis60years.Retiredemployeeswillget
aretirementbenefitaccordingtothevalidPalestinianLaborLaw.
61
8.4.
Jemima
Al-SiderStreet117
BeitJala
T:+970(0)22750044
F:+970(0)22777922
P.O.Box1568
9101402Jerusalem
www.jemima.nl
info@beitjemima.org
Violations in workplace and its consequences
Introduction
•
Jemima is a Dutch organization operating in the West Bank; therefore we are also abided with the Palestinian Labor and Employment Law.
•
All the patients in Jemima are depending on the availability, love and care from the employees. Children / Patients can seriously be harmed and even die
when employees doesn’t follow the Jemima policies.
•
Therefore Jemima has developed this internal policies for its workplace, whereby all its employees are requested to read and follow. These policies are
available on the Foundation’s shared server S: drive.
•
Any employee who has questions should ask the Direct Responsible for explanation, and if more questions persist afterwards, then the General Manager is
available for discussion.
•
It is the responsibility of the Direct Responsible to make sure that the employees under his/ her supervision are aware of and compliant with Jemima's
policies.
Please note the following:
•
It is the employee's responsibility to be aware of and compliant with Jemima’s policies.
•
If an employee receives three written warnings (for repetition of one offense or commission of various offenses) then he/she will be fired.
•
For serious offenses, Jemima reserves the right to fire an employee immediately even if it is the employee's first offense.
Subject
Violation
no.
Violation name
Disciplinary measures and financial sanctions
First time
Commitment
to timing
1.
2.
3.
4.
5.
General
ethics
1.
2.
3.
Delay more than 10min to the
work’s start time.
Delay for more than one hour to
work’s start time or absence to
attend working hours without an
approved permission or excuse
for a time exceeding half an hour.
Absence from work without an
accepted excuse, according to the
stipulations of article 40/4 of the
Labor Law.
Stamping work time card or
signing attendance book on
behalf of other workers or over
the fingerprint.
Abstention from signing the
attendance book or stamping the
work time card or fingerprint.
Second time
Third time
Verbal warning
Written warning
Written warning
Financial penalty:
a one day salary
deduction.
Financial
penalty: a three
days salary
deduction.
Repetitive
absence, if less
than 3 day’s
absence: a verbal
warning is
applied.
Verbal warning
Repetitive
absence for 3
consecutive days
or 10 random
days: a written
warning is applied
Written warning
Verbal warning
Written warning
Repetitive
absence from
(3-6) days: a
financial penalty
(deduction of 3
days salary).
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Verbal warning
Aggression on the responsible for
work or his representatives by
hitting or humiliating, according to
the stipulations of article 40/9 of
the Labor Law.
Quarrel at work or participating in
a quarrel or creation of problems.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Verbal warning
Written warning
Aggression towards his/her
colleagues by hitting or
humiliating.
Written warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Continuation of
the offense
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Conditions
of penalty
measures
4.
Use of profane or crude language
or blasphemous, sacrilegious, or
religiously disrespectful language.
Written warning
Verbal warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Written warning
5.
Not complying with the verbal or
written declared instructions of the
work responsible.
Written warning
6.
Urging on disobeying instructions
of the responsible.
Verbal warning
Written warning
Written warning
7.
False profess against his
responsible or colleagues causing
the disruption of work.
Verbal warning
Written warning
Written warning
8.
Revealing of secrets but with
major harm resulting, according to
the stipulations of article 40/6 of
the Labour Law.
Pretend sickness
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Verbal warning
Written warning
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
If the worker was found drunk or
using drugs at work, or found
under the influence of what he
was using, according to the
stipulations of article 40/8 of the
Labor Law after investigating for
one time at least.
Not notifying the Direct
Responsible immediately after the
occurrence of an incident during
work.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Verbal warning
Written warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Minor negligence (unintentional or
spontaneous that does not harm
in a major way the work or its
tools).
Verbal warning
Written warning
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
9.
10.
11.
Violations
regarding
work
regulations
1.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
2.
Medium negligence that affects
the productivity of the Foundation
or harms it in a medium manner.
Verbal warning
Written warning
3.
Certain negligence or certain
major fault at work, according to
the stipulations of article 40/2 of
the Labor Law.
Exaggeration in using material
without reason or accepted
excuse from the administration.
Written warning
Verbal warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Written warning
5.
Disturbance (causing annoyance
or delay in work).
Verbal warning
Written warning
6.
Not performing the commitments
relied on him/her, according to the
work contract and the stipulations
of article 40/5 of the Labor Law.
Verbal warning
Written warning
Using telephones or cars of the
Foundation for special purposes
without permission.
Verbal warning
Writing or painting of statements
or phrases over walls or the
sticking of announcements or
others.
Bringing papers or bulletins that
threaten the security of the
Foundation.
4.
5.
4.
Aggression
and
distortion of
workplace
1.
2.
3.
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Written warning
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Verbal warning
Written warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Written warning
Written warning
Distribution of bulletins without
permission.
Verbal warning
Written warning
Sleeping during work time.
Written warning
Financial penalty:
deduction of one
day salary.
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Financial
penalty:
deduction of
three days
salary.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
6.
Collection of money or subsidies
or signatures without permission.
Verbal warning
Written warning
7.
Reception of visitors else than the
Foundation’s employees in the
workplace without permission thus
affecting the performance of work.
Reception of visitors or
employees during evening shifts.
Verbal warning
Written warning
Written warning
9.
Reading and reviewing during
work for purposes else than the
work’s.
Verbal warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Written warning
1.
Disobeying the professional
health instructions installed in the
work place.
Verbal warning
2.
Smoking in prohibited and
dangerous places.
3.
1.
8.
Not following
the rules,
health
instructions,
professional,
safety and
written
instructions.
Use of work
place for
purposes
other than
work
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Written warning
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Verbal warning
Written warning
Not maintaining the work tools or
workplace clean.
Verbal warning
Written warning
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Doing works for others whether
being paid for or in vacation or out
of work time without prior
permission.
Verbal warning
Written warning
Financial
penalty: a one
day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
The use of the Foundation’s name
and property in a personal
manner or way other than the
work’s purposes (external goals).
Accepting money or gifts from a
person with the intention of
affecting the employee to do any
work thus affecting the
Foundation.
The work of a female employee
during her maternity leave.
Assuming a false personality or
submitting information or
documents that were proofed to
be falsified, according to the
stipulations of article 40/1 of
Labor Law.
Performing any political, religious
or sectarian activity within the
Foundation’s limits.
Written warning
Financial penalty:
a one day salary
deduction.
Written warning
Financial penalty:
a one day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Written warning
Financial penalty:
a one day salary
deduction.
Arousing sectarian, regional,
geographical or political
fanaticism, or offending the values
of the community.
Taking advantage of his/her
position and authorities for
personal benefits.
Written warning
Financial penalty:
a one day salary
deduction.
Written warning
Financial penalty:
a one day salary
deduction.
Expressing information about the
Foundation to the media without
permission or prior authorization
from the executive manager.
Keeping for himself/herself any
document property of the
Foundation or copies off, or
showing those to anyone.
Being convicted by a final verdict
for committing a crime or a felony
related to honor or trust or general
manners.
Written warning
Financial penalty:
a one day salary
deduction.
Written warning
Financial penalty:
a one day salary
deduction.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Offenses
towards the
beneficiaries
12.
If the employee obtains an
unsatisfactory or weak evaluation
in the annual assessment.
Verbal warning
Written warning
Written warning
1.
Verbal offense to the
beneficiaries.
Verbal warning
Written warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
2.
Physical offense to the
beneficiaries.
3.
Physical offense to the
beneficiaries.
4.
Reveal of the beneficiaries’
private secrets.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Verbal warning
Written warning
5.
Leaving a beneficiary without
surveillance but with no occurring
harm.
Verbal warning
Written warning
6.
Leaving a beneficiary without
surveillance with occurring harm.
Written warning
7.
Failure in following procedure or
using equipment necessary to
keep the beneficiary safe
(including failure to secure the
safety of movability equipment,
chairs, walking sticks, car seats)
and without harm occurrence.
Failure in following procedure or
using equipment necessary to
keep the beneficiary safe
(including failure to secure the
safety of movability equipment,
chairs, walking sticks, car seats)
and with harm occurrence.
Verbal warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Written warning
8.
Written warning
Discharge from
work and
withholding all
rights
With
verification
With
verification
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
9.
Negligence or no interests of a
beneficiary’s medical diet and
without any harm occurring.
Verbal warning
Written warning
10.
Negligence or no interests of a
beneficiary’s medical diet, but with
harm occurring.
Written warning
11.
Hiding any information concerning
the beneficiary that an employee
should reveal to his/her Direct
Responsible.
Any other work that shows
carelessness or negligence and
may subject the beneficiary to
harm.
Any other work that shows
carelessness and that caused
harm to the beneficiary.
Written warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Written warning
13.
Negligence or carelessness that
subjects the beneficiary to great
danger.
14.
Failure to do the documentation
on the appropriate time.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Verbal warning
12.
Verbal warning
Written warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Discharge from
work and
withholding all
rights.
Written warning
Discharge from
work and
withholding all
rights.
8.5.FraudandCorruptionPolicy
1.Introduction
Fraudandcorruptioncanthreatentheorganisationinallheraspects.Thisisobviousinthecase
oftheftorfraud.Thisisalsothecase,thoughsometimeslessobvious,forotherkindsof
corruption,suchasbribery.
Peoplemayusenumerousconfidencetricksandfraudulentactionsto“getapieceofthe
cake”.Goodsandfundsoftheprogrammecanbemisappropriatedorabused,bothbystaffand
byoutsiders.Thesameprojectcanbefinancedbytwodonors.Documentscanbeforgedor
“forgotten”.Suppliersmaydelivergoodsofinferiorquality,orinlessquantity,thanordered
andpaidfor.Staffmaystealfromthestores,etc.Alsoatapersonallevel,onemaybecheated
outofmoneybyavarietyoffalsestoriesandpromises.Inmanycultures,thisisofficiallyillegal,
butinpracticeitisnotconsideredwrong,justsmart.
Statementofmanagement:
Jemimastronglydiscouragesallfacetsoffraudandcorruption.Iffraudhasbeenestablished
andJemimaoroneofitspartnerorganizationshassuffereddamages,thenthepersonswho
committedthefraudshouldnotobtainanykindofbenefit.Jemimawillrecoveranylossesfrom
allpersonsthatcommittedthefraudthroughacourtoflawwiththeappropriatejurisdiction.
Inthefollowingparagraphsspecificpolicies,measuresandactionsaredescribedtopreventand
reactonfraudandcorruption.
2.Fraud
DefinitionofFraud
“Adishonestordeceitfulactivity,comprisingmisrepresentationorconcealmentofinformation
ormisuseofpropertyorsystemsofJemimaoritspartnerorganizationsforfinancialbenefitor
anyotherkindofbenefitforthepersoncommittingthefraudoranyotherperson.Examplesof
fraudarethecounterfeitingofdocumentsand/ortheevasionofrules.”
Prevention
Jemimaiscommittedtothecreatingofaninternalstructure(managementstructure,
administrativeorganisation,internalauditing,andqualitystructure)thatpreventsfraudwith
Jemimaaswellaswithanyofitspartnerorganizations.Foreachnewrecruittherefereeshave
tobechecked.
JEMIMAFRAUDANDCORRUPTIONPOLICY
Page1
Procedurestoaccountforfundsandgoodsmustbedevelopedandwherenecessaryenforced
inordertodeterfraudandtodetectitwhenitoccurs.Fearofinsultingstaffcanneverbea
reasonforfailingtoproperlyimplementadministrativeprocedures.Ingeneral,staffwill
welcomeadministrativeproceduresastheyprovideprotectionagainstpressurefromfamily
andagainstmalevolentcolleagues.Unwillingnesstoco-operatewiththeimplementationofthe
proceduresmaybeanindicationthatsomethingiswrong.
TopreventfraudJemimaandallherpartnerorganizationsshouldhavetransparentand
comprehensiveadministrativeprocedures.
Investigationanddetection
Situationsmayoccurinwhichpreventivemeasuresarenotpossibleorsufficientandinthese
situations,theinvestigationafterwardswillplayanimportantrole.Thisinvestigationcanbe
carriedoutbyboththeinternalandtheexternalauditor.Iffraudhasbeenestablishedorif
fraudissuspected,pleasealwaysfollowthestepsthatareoutlinedbelow:
•ImmediatelyreportyourfindingsorsuspicionstotheJemimaoffice.Allinstancesof
suspectedfraudwillbeinvestigated.
•Ifthatisnotpossible,pleasereportyourfindingsorsuspicionstoalocalindependent
executive,ortheexternalauditor.
•Donottalkaboutyoursuspicionswithco-workersorthesuspectedfraudster.
•Saveandprovideasmuchevidenceaspossible.
Jemimaemploysastandardprocedurewheninvestigatingfraud.Thisensuresthatstaffdoes
notactprematurelyincircumstancestheydonotfullyknow.Theimplementationofadequate
fraudpolicyguidelinesandinvestigationproceduresdeservesspecialattention,asitwill
facilitatetheearlystagesofafraudinvestigationandensurethatanyfurtherinvestigationwill
notbehamperedorobstructed.
TheprojectmanagersofJemimaareresponsibleforalertingtheBoardofJemimaofallcasesof
fraudandsuspectedfraud.TheBoardwillberesponsibleforcoordinatingallfraudinvestigation
activities.
TheinvestigationresultsinawrittenreporttotheBoardofJemima,andshouldinclude:
- Confirmationofwhetherafraudhastakenplace
- Theamountoflossinvolved
- Theidentityoftheperson(s)whoappeartohavecommittedthefraud,ifknown
- Identificationofanyfailuresonthepartofproceduresorstaffwhichenabledthefraud
totakeplace
- Identificationofanystaffororganizationwhoshouldfacedisciplinaryaction
- Recommendedlessonstolearnforthefuture,andanyprocedureswhichneedto
changetopreventfurtherfraud.
JEMIMAFRAUDANDCORRUPTIONPOLICY
Page2
Sanctioning
TheBoardofJemimashouldthenensurethatanynecessarydisciplinaryandotheractionis
takenswiftly.Inanycasethestaffmember(s)involvedinthefraudwillbedismissedandincase
ofwrongfullyobtainedassetsorfunds,thesewillberecovered.
Dependingonthefraudthesanctioningmightincludeagradualdecreaseorimmediatelyend
ofthefinancialsupportgiventotheinvolvedorganizationaslongasitspolicies,proceduresand
practicesalloworenablefraudactivities.
3.Corruption
DefinitionofCorruption
“AdishonestactivityinwhichsomebodyactsagainstJEMIMAinterestsandmisuseshisorher
positionoftrusttoobtainanykindofbenefitforhimself/herselforanyotherperson.Thisalso
includesofferingandreceivingbribes.”
Anykindofcorruptionrisks
- Lossofgoodwillfromthelocalpopulation.
- Lossofhonestyinrelationshipsbetweencolleaguesororganisations,andthereforeloss
ofreliabilityofinformationwhenpassedbetweenthem.
- Lossoftrustbetweencolleaguesororganisations,andthereforelossofreliableallies
whendangerthreatens.
- Pressureandstressonstaff
Reasonstoavoidanykindofcorruption
- FirstofallcorruptionbrakestherulesofthelawofGodanditisabadtestimony.
- Itisusuallyagainstthelaw,andaidworkersareboundbythelawinthecountryin
whichtheyareworking.
- Corruption(receivingbribes)issomethingthathurtsthepoorbydenyingthemfreeand
fairaccesstotheservicesthattheyareentitledto.
- Humanitarianorganisationsarebringinginsupportforpeoplewhoneedit,anditis
morallywrongforpersonstotrytodivertsomeoftheresourcesintendedfortheneedy.
- Anycorruptionencouragesmorecorruption.
Eventheperceptionofcorruption,orfalseaccusationsofcorruption,cancausethesame
negativeeffectsasrealcorruption.Greatcareshouldthereforebetakennottoallowany
perceptionofcorruptiontoariseinconnectionwithhumanitarianorganisations.
JEMIMAFRAUDANDCORRUPTIONPOLICY
Page3
Insomecountriesthestatehasvirtuallyceasedtofunction,andofficialssuchasborderpolice
havereceivednosalariesformonths,sometimesyears.Inthesecasesasystemofcharges
providesthemwithanincome.Aidagencieswillsometimesregardthisasnecessaryand
understandable.Inthiscasetheymaydiscusstheissuetogether,andagreeonajointposition
thatensuresthateveryonepaysthesamechargesforthesameservices,andgetsareceiptfor
anymoneypaid.Thiscompromiseapproachatleastensuresthatthereissomeaccountability
andtransparency.
Anti-corruptionmeasures
- Clear,open,honestrelationshipswithalllocalgroups,withthelocalauthorities,with
otherhumanitarianorganisationsandbetweendonoragencyandpartnerorganization.
- Goodfinancialprocedures.
- Appropriate,transparentrulesforprocurement.
- Well-trained,experiencedstaff.
- Goodmanagementofstaffandprojects.
- Confidential,anonymouswhistle-blowingchannels(forthereportingofcorruption).
- Acommonpositionamonghumanitarianorganisations,ifpossible,onwhat‘informal
fees’shouldbepaid,ifany.
- Arefusaltopayandreceivebribesatanytime.
Sanctioningofcorruption
AnycorruptiondetectedinapartnerorganizationofJemimawillbesanctionedinthesame
wayasfraudwouldbesanctioned.Sanctionscanbebothpersonalaswellasorganizational.
Personaltipshowtodealwithcorruption
Manyexperiencedhumanitarianshavefounditpossibletoworkforyearsincountriesthat
haveseriouscorruption,withouteverpayingabribe.Therearerespectfulandcourteousways
ofdoingthis.Considerthefollowing,ifappropriatetoyourpersonality,tothecontextandthe
culture:
- Goodhumour,thetimetotalkforaminuteortwoandhaveajoketogether–theseare
sometimesquitesufficienttopersuadeasoldieratacheckpointnottoinsistona
bribe.Oftenheisbored,andisgratefultobetreatedasahumanbeing.
- Explainwhyyouarenotabletopaythebribe.Havevarioussimplephrasesthatdonot
soundlikeanaccusationofcorruption–forexample:“Myheadofficedoesn’tallowme
topayanyfeethatisn’tofficial.”
- Ifasoldierisinsistent,saythatyouarenotabletopaythebribe,butthatyouarewilling
tospeaktohiscommander.(Thesoldierwilloftennotwanthiscommanderinvolved.)
JEMIMAFRAUDANDCORRUPTIONPOLICY
Page4
-
-
Bepreparedtowait.Patiencecuresmanyproblems,whileimpatienceoftenincreases
thepressuretopayabribe.
Remaincourteous,respectfuland–ifpossible–friendly.Someofficialswhonormally
insistonabribeseemflatteredandpleasedwhentreatedkindly,andwaivethebribeas
aresult.
-
Ensurethatallyourpaperworkanddocumentsareinorder,andthatyouhavecopiesof
themwithyouatalltimes,sothatifanofficialchallengesyou,thedocumentisthereto
show.Thisimplicatesalwayshavingabulkyfolderwithyou–asmallpricetopayto
avoidthehasslethatyoumightotherwiseface.
-
Keepsomepicturepostcardsorsomecigaretteswithyou,andgiveoneofthemasa
“present”ofminimalvalue.
-
Makesurethatyouandyourcolleaguesrespectthelawsscrupulously,sothatyouare
lesslikelytobeaccusedofwrongdoingandthereforeputinthepoweroflaw
enforcementofficials.
Managersshouldleadbyexampleinpreventingandavoidingcorruption,andshouldensure
thatallstafffollowsthislead.
JEMIMAFRAUDANDCORRUPTIONPOLICY
Page5
10. Meerjaren Financieel
Begroting 2015 en meerjarenbegroting 2016 en 2017
Meerjarenbegroting
BATEN
Baten uit eigen fondsenwerving
Particulieren
Kerken en gemeenten
Stichtingen, verenigingen, bedrijven en scholen
Nalatenschappen
Baten/giften in Beit Jala
Bijzondere medische kosten
Diverse acties en baten
Begroting 2015
€
260.000
105.000
60.000
89.000
50.000
2.000
5.000
2016
€
260.000
105.000
60.000
270.000
110.000
63.000
50.000
2.000
5.000
50.000
2.000
5.000
571.000
Baten uit acties van derden
EO Metterdaad, actie mei 2913, thema "ISRAEL 65 jaar"
Deputaatschap Bijzondere Noden Gereformeerde Gemeenten
Deputaatschap Dovenzorg Gereformeerde Gemeenten
Deputaatschap Israël Gereformeerde Gemeenten, actie Jeugdbond
Deputaten Diaconaat Chritelijke Gereformeerde kerken
Hermine-Agnes van den Bergh Stichting
Bijdragen reis- en verblijfkosten vrijwilligers
Baten uit acties van derden
38.500
25.000
30.000
8.500
2.500
P.M.
Rentebaten
Som der baten
482.000
500.000
38.500
25.000
38.500
25.000
8.500
8.500
2.500
104.500
Subsidies van overheden
Ministerie van Sociale Zaken PA
2017
€
2.500
74.500
74.500
P.M.
P.M.
1.500
1.500
1.500
677.000
558.000
576.000
1
Meerjarenbegroting
LASTEN
Besteed aan doelstellingen
Directe bestedingsdoelstellingen Beit Jala
Algemene kosten
Personeelskosten
Huisvestingskosten
Vervoerskosten
Afschrijvingen
Projectkosten fondsen
Begroting 2015
€
80.000
315.000
35.000
12.000
50.000
95.000
Werving baten
Kosten eigen fondsenwerving
Beheer en administratie
Personeelskosten
Afschrijvingen
Huisvestingskosten
Vervoerskosten
Algemene kosten
Diverse lasten
2017
€
80.000
315.000
35.000
12.000
50.000
15.000
80.000
315.000
35.000
12.000
50.000
15.000
587.000
507.000
507.000
40.000
45.000
50.000
17.000
18.000
627.000
569.000
575.000
50.000
-11.000
1.000
1.700
19.500
0
Som der lasten
Resultaat
2016
€
2