Guide de l`exposant - Transportation Association of Canada

CONGRÈS
EXPOSITION
&
2016
TORONTO, ONTARIO
25 - 28 SEPTEMBRE
GUIDE DE L’EXPOSANT
ASSOCIATION DES TRANSPORTS DU CANADA
WWW.TAC-ATC.CA
CONGRÈS
EXPOSITION
&
2016
CONTENU
3
HORAIRE
8
Emplacement
Horaire complet des événements
4
Calendrier d’affichage Politique d’annulation
Paiement
Locations Réservations officielles de voyage et d’hébergement
Prudence aux canulars
Fournisseurs externes
Responsabilité et assurance
Montage et démontage
Force majeure
Livraison
Règles et règlements de l’exposition
Attribution de kiosques et de présentations sur table
Questions
ÉCHÉANCES
Échéances
5
POURQUOI PARTICIPER?
Pourquoi participer?
Contribution soulignée dans le programme
et l’application mobile de l’ATC 6
OPTIONS DES EXPOSANTS
OPTION A : Kiosques 10 x 10
OPTION B : Kiosques 5 x 10
OPTION C : Présentations sur table
Formulaire de demande de l’exposant
Plan de l’aire de l’exposition
RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS
10
POSSIBILITÉS ADDITIONNELLES
DE PUBLICITÉ
Trousse d’exposant vedette
Publicité dans le programme du congrès
Commandites de l’ATC
Devenez membre de l’ATC et épargnez CONGRÈS
EXPOSITION
&
2016
HORAIRE
EMPLACEMENT
Hôtel Sheraton Centre Toronto – Hall Sheraton et Salle de bal Osgoode (hall inférieur)
123, rue Queen ouest, Toronto (ON) M5H 2M9
416-361-1000 | www.sheratontoronto.com
Congrès de l’ATC : 25 au 28 septembre 2016
Exposition de l’ATC : 25 au 27 septembre 2016
DATES
HEURES
OPPORTUNITÉS
Dimanche 25 septembre
08:00 – 16:30
Montage des kiosques et inscription des exposants
17:00 – 20:00
Réception d’accueil (ouverte à tous les exposants)
08:30 – 11:00
Séance plénière d’ouverture
10:30
Exposition ouverte
11:00 – 12:00
Pause rafraîchissements et de l’exposition
12:00 – 13:45
Déjeuner du lundi
13:45 – 15:15
Tables rondes / Séances techniques / Ateliers
15:15 – 15:45
Pause rafraîchissements et de l’exposition
15:45 – 17:15
Tables rondes / Séances techniques / Ateliers
16:00
Exposition fermée
08:30 – 10:00
Tables rondes / Séances techniques / Ateliers
09:30
Exposition ouverte
10:00 – 10:30
Pause rafraîchissements et de l’exposition
10:30 – 12:00
Tables rondes / Séances techniques / Ateliers
12:00 – 13:45
Déjeuner du mardi
13:45 – 15:15
Tables rondes / Séances techniques / Ateliers
15:15 – 15:45
Pause rafraîchissements et de l’exposition
15:45 – 17:15
Tables rondes / Séances techniques / Ateliers
16:00
Fermeture de l’exposition
16:00 – 20:00
Démontage de l’exposition
Lundi 26 septembre
Mardi 27 septembre
15 HEURES CONSACRÉES À L’EXPOSITION
DONT 5 HEURES SANS ÉVÉNEMENTS OU SÉANCES TECHNIQUES
3
CONGRÈS
EXPOSITION
&
2016
ÉCHÉANCES
MARS
15
Liste de vérification de l’exposant disponible en ligne
JUIN
15
Dernier jour pour annuler avec remboursement moins les frais d’administration de 25 %
AOÛT
1
Description d’entreprise de 25 mots dans le Guide de l’exposant
15
Responsabilité et assurance
22
Réservation d’hôtel aux tarifs privilégiés de l’ATC
23
Dernier jour pour annuler avec remboursement moins les frais d’administration de 50 %
31
Formulaires et paiement de kiosques/présentations sur table
31Porte-noms
Équipement audiovisuel (escompté)
Électricité (escompté)
SEPTEMBRE
2
15
15
19
19
Location de meubles / kiosques (escompté)
Billets d’événements spéciaux de l’ATC (ou sur place)
Inscription au congrès (ou sur place)
Livraisons provenant du Canada
Livraisons provenant de l’étranger
SEPTEMBRE SUR PLACE
25
25 26
27
27
Montage des kiosques et des présentations sur table
Réception d’accueil (dans l’aire de l’exposition)
Exposition ouverte
Exposition ouverte
Démontage de l’exposition
4
CONGRÈS
EXPOSITION
&
2016
POURQUOI PARTICIPER?
POURQUOI PARTICIPER?
•
•
•
•
•
•
•
Faire connaître votre organisme au sein du secteur des transports et des routes
Former de nouveaux partenariats d’affaires et des alliances stratégiques
Établir des contacts avec les décideurs et les gestionnaires des secteurs public et privé
Accroître les ventes des produits ou des services liés aux transports
Faire l’essai d’un nouveau produit ou service lié aux transports
Accroître votre marque dans un marché ciblé
Réseauter avec des clients actuels
CONTRIBUTION SOULIGNÉE DANS LE PROGRAMME
ET L’APPLICATION MOBILE DE L’ATC*
Chaque exposant pourra contribuer un maximum de 25 mots qui paraîtra dans le programme des délégués
et dans l’application mobile du congrès. Les exposants doivent fournir la description de leur entreprise
au moment de la réservation dans les deux langues officielles.
5
CONGRÈS
EXPOSITION
&
2016
OPTIONS DES EXPOSANTS
OPTION A: KIOSQUE 10 X 10
OPTION B: KIOSQUE 5 X 10
78 kiosques disponibles
Seulement 7 kiosques disponibles
Location
hâtive
FIN
17 JUIN
Location
régulière
FIN
22 JUILLET
Location
tardive
FIN
31 AOÛT*
Membre
de l’ATC
1 950 $
2 150 $
2 350 $
Non-membre
2 150 $
2 350 $
2 550 $
Les exposants louant un kiosque d’exposition 10 x 10 ont droit à
quatre (4) porte-noms, ainsi que :
•
Un (1) kiosque de 10’ x 10’; mur arrière de 8’ avec
•
•
•
•
•
Membre
de l’ATC
1 450 $
1 575 $
1 650 $
Non-membre
1 575 $
1 650 $
1 725 $
Les exposants louant un kiosque d’exposition 5 x 10 ont droit à
deux (2) porte-noms, ainsi que :
•
Un (1) kiosque de 5’ x 10’; mur arrière de 8’ avec
recouvrement drapé; murs de côté de 3’ avec
recouvrement drapé en blanc (voir notes ci-bas)
•
•
L’accès au Wi-Fi
L’accès exclusif aux délégués et invités spéciaux à la
réception d’accueil du dimanche soir, plénière d’ouverture
réception d’accueil du dimanche soir, plénière d’ouverture
et pauses quotidiennes de rafraîchissements
et pauses quotidiennes de rafraîchissements
Sécurité à l’exposition du dimanche à 20 h jusqu’au lundi
10 h 30, et du lundi à 16 h jusqu’au mardi 9 h
Un (1) billet pour les événements suivants :
•
•
Plénière d’ouverture (ouverte à tous)
Déjeuners du lundi et mardi
Événement du lundi soir (autre emplacement)
Contribution de 25 mots de l’entreprise dans le
programme du congrès et l’application mobile de l’ATC*
Liste des délégués du congrès (disponible sur demande,
trois semaines avant l’événement)
•
Location
tardive
FIN
31 AOÛT*
recouvrement drapé en blanc (voir notes ci-bas)
L’accès exclusif aux délégués et invités spéciaux à la
xx
xx
xx
Location
régulière
FIN
22 JUILLET
recouvrement drapé; murs de côté de 3’ avec
L’accès au Wi-Fi
•
Location
hâtive
FIN
17 JUIN
Aire d’exposition avec tapis
•
•
•
Sécurité à l’exposition du dimanche à 20 h jusqu’au lundi
10 h 30, et du lundi à 16 h jusqu’au mardi 9 h
xx
xx
xx
Un (1) billet pour les événements suivants :
Plénière d’ouverture (ouverte à tous)
Déjeuners du lundi et mardi
Événement du lundi soir (autre emplacement)
Contribution de 25 mots de l’entreprise dans le
programme du congrès et l’application mobile de l’ATC*
Liste des délégués du congrès (disponible sur demande,
trois semaines avant l’événement)
Aire d’exposition avec tapis
Les tables et les chaises ne sont PAS comprises dans l’inscription des kiosques. Les frais de tout équipement additionnel seront
assumés par l’exposant.
L’ATC visitera chaque kiosque pendant le montage pour retirer tout recouvrement drapé qui n’est pas requis afin de donner à l’exposition
un aspect plus dégagé. Si vous désirez garder votre recouvrement, parlez à votre représentant de l’ATC sur place.
6
CONGRÈS
EXPOSITION
&
2016
OPTION C: PRÉSENTATION SUR TABLE
Seulement 18 présentations sur table disponibles
Location hâtive
FIN 17 JUIN
Location régulière
FIN 22 JUILLET
Location tardive
FIN 31 AOÛT*
Membre de l’ATC
1 450 $
1 575 $
1 650 $
Non-membre
1 575 $
1 650 $
1 725 $
Les exposants louant une présentation sur table ont droit à deux (2) porte-noms, ainsi que :
•
•
•
•
•
•
•
•
Une (1) table de 6 pieds drapée en blanc et 2 chaises en tissu (voir notes ci-bas)
L’accès au Wi-Fi
L’accès exclusif aux délégués et invités spéciaux à la réception d’accueil du dimanche soir, plénière d’ouverture et pauses
quotidiennes de rafraîchissements
Sécurité à l’exposition du dimanche à 20 h jusqu’au lundi 10 h 30, et du lundi à 16 h jusqu’au mardi 9 h
xx
xx
xx
Un (1) billet pour les événements suivants :
Plénière d’ouverture (ouverte à tous)
Déjeuners du lundi et mardi
Événement du lundi soir (autre emplacement)
Contribution de 25 mots de l’entreprise dans le programme du congrès et l’application mobile de l’ATC*
Liste des délégués du congrès (disponible sur demande, trois semaines avant l’événement)
Aire d’exposition avec tapis
Les surfaces de présentation seront réservées aux présentations sur table et approximativement 2 pieds à l’arrière des chaises pour les
affiches et les bannières. Les frais de tout équipement additionnel seront assumés par l’exposant.
L’ATC visitera chaque présentation sur table pendant le montage pour retirer tout recouvrement drapé ou des meubles qui ne sont pas
requis afin de donner à l’exposition un aspect plus dégagé. Parlez à votre représentant de l’ATC sur place si vous désirez garder
ou remplacer votre recouvrement, table et chaises.
FORMULAIRE DE DEMANDE DE L’EXPOSANT
Le paiement complet est dû sur présentation en ligne du Formulaire de demande de l’exposant.
PLAN DE L’AIRE DE L’EXPOSITION
Téléverser le plan de l’aire en format PDF.
Pour la liste officielle des exposants, communiquez avec Katherine Presz.
Consultez la liste de vérification de l’exposant (disponible en mars) pour une liste de fournisseurs officiels de l’ATC, formulaires, tarifs et échéances.
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CONGRÈS
EXPOSITION
&
2016
RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS
CALENDRIER D’AFFICHAGE
Dates
Dimanche 25 septembre
Lundi 26 septembre
Mardi 27 septembre
Heures
Opportunités
08:00 – 16:30
Montage et inscription des exposants
17:00 – 20:00
Exposition et réception d’accueil du congrès et temps consacré à l’exposition
10:30 – 16:00
Ouvert**
09:30 – 16:00
Ouvert**
16:00 – 20:00
Démontage
POLITIQUE D’ANNULATION
Les frais d’annulation des espaces doivent être reçus par écrit.
Le 15 juin ou avant
Remboursement moins les frais administratifs de 25 %
Entre le 16 juin et le 23 août
Remboursement moins les frais administratifs de 50 %
Le 24 août ou après
100% des frais seront chargés
PAIEMENT
Tous les coûts doivent être payés, au complet, au moment de la
réservation en ligne ou à l’intérieur de dix (10) jours ouvrables si le
paiement se fait par chèque.
LOCATIONS
Les frais des meubles, l’électricité et les articles qui ne sont pas inscrits
dans les trousses susmentionnées seront assumés par les exposants.
RÉSERVATIONS OFFICIELLES DE VOYAGE ET
D’HÉBERGEMENT
Les exposants souhaitant assister au congrès peuvent effectuer
leurs réservations en ligne.
PRUDENCE AUX CANULARS
Dans le passé, les exposants ont été approchés par des hôtels et
des agences de voyages non représentés par l’ATC pour réserver
leurs chambres d’hôtels. Pour cette raison, l’ATC ne publie plus la
liste d’exposants sur son site web. L’ATC ne fait pas appel aux soustraitants pour les blocs de chambres d’hôtels.
Tous les hôtels approuvés par l’ATC sont inscrits sur notre page
web de voyage et d’hébergement. Assurez-vous de réserver
directement avec l’hôtel en utilisant le numéro de téléphone ou
le lien fourni par l’ATC afin de garantir votre réservation. Consulter
notre liste de vérification pour exposants de l’ATC pour obtenir la
liste complète des fournisseurs officiels de l’ATC.
FOURNISSEURS EXTERNES
En vous inscrivant en tant qu’exposant de l’ATC, vous acceptez de
recevoir des communications et de la promotion des fournisseurs
officiels externes de l’ATC au sujet de l’événement.
RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE
Les exposants doivent souscrire leur propre assurance contre les
incendies, les vols et autres assurances applicables. L’ATC mettra
en place des mesures raisonnables pour prévenir les pertes et pour
protéger les intérêts des exposants. Toutefois, en aucun cas, l’ATC
ne pourra être tenue responsable de telles pertes. Les exposants
sont tenus de se procurer auprès de leur assureur un certificat
d’assurance de responsabilité civile générale prévoyant une limite de
5 000 000 $ inclusivement indiquant que l’Association des transports
du Canada (ATC) a été ajoutée en tant qu’assuré désigné additionnel
aux fins des dates confirmées de l’exposition.
Le bureau de l’ATC doit recevoir le certificat d’assurance au
plus tard le 15 août; une copie électronique du certificat peut
également être transmise à Katherine Presz, coordonnatrice,
congrès, réunions et événements.
Si l’ATC ne reçoit pas le certificat d’assurance de responsabilité
civile générale avant le montage du kiosque, des frais de pénalité
de 500 $ seront chargés en plus des frais d’inscription. L’absence
de preuve de certificat d’assurance avant la date d’installation de
l’exposition peut entraîner l’annulation immédiate de la demande
sans remboursement. Référez-vous à la liste de vérification pour un
échantillon du formulaire requis.
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CONGRÈS
EXPOSITION
&
2016
MONTAGE ET DÉMONTAGE DES KIOSQUES
doit pas être envoyé au site du congrès, car la livraison ne sera pas
acceptée. L’ATC n’assumera aucune responsabilité pour la perte
ou le dommage de matériel avant, pendant l’exposition, ou après
sa fermeture. Les livraisons préalables doivent arriver au plus tard
le 19 septembre. Les livraisons sur place doivent être organisées
directement avec GES afin qu’elles arrivent à temps.
Consultez la liste de vérification pour d’importants formulaires
et échéances de l’exposition.
Les exposants acceptent de suivre toutes les règles et les
règlements adoptés par l’ATC dans l’intérêt du Congrès et de
l’exposition. L’ATC aura la décision finale dans l’adoption de toute
règle ou règlement jugé nécessaire avant, pendant et après
l’exposition. L’ATC se réserve le droit en tout temps de modifier
ou de retirer les kiosques ou toute partie du kiosque, y compris
le matériel imprimé, les produits, les affiches, les lumières, ou le
son, et d’expulser les exposants ou leur personnel si, dans l’opinion
de l’ATC, leur conduit ou présentation est inacceptable envers les
autres participants. Les exposants acceptent de restreindre leur
présentation uniquement à l’intérieur de leur espace réservé, et
à l’intérieur de la hauteur maximale des règles et règlements du
congrès et de maintenir un personnel dans leur kiosque pendant
les heures du congrès.
Les exposants ne doivent pas retirer toute section du kiosque
ou produit avant la fermeture officielle de l’exposition. Tout le
matériel d’exposition doit être retiré du site de l’exposition dans les
délais prévus pour le démontage des kiosques. Tout matériel non
récupéré dans les délais prévus sera retiré par l’agent contractuel
de l’exposition aux frais des exposants.
FORCE MAJEURE
Si un événement, y compris mais ne se limitant pas à un cas de
force majeure, action, règlement, ou ordre gouvernemental;
incendie, inondation, explosion, catastrophe, ouragan, tornade,
troubles civils (y compris un conflit de travail ou tout type de
manifestation); acte de terrorisme ou autre violence; réduction des
installations de transport ou autre urgence, rend impossible, illégal
ou déconseillé pour l’Association des transports du Canada (ATC)
de tenir son Congrès et exposition, ce contrat sera rompu sans plus
aucune obligation de la part de l’ATC ou d’une tierce partie. Dans
l’éventualité d’une annulation, ajournement ou interruption du
Congrès et l’exposition de l’ATC au-delà du contrôle de l’ATC, du
Centre des congrès et/ou de l’hôtel hôte, l’ATC n’aura plus aucune
responsabilité envers l’exposant / le commanditaire.
RÈGLES ET RÈGLEMENTS DE L’EXPOSITION
L’ATC se réserve le droit de modifier ou de changer l’espace assigné
aux exposants ou le plan final de l’aire d’exposition si nécessaire.
Si les avantages de l’exposant / du commanditaire n’ont pas
été reçus, complètement ou en partie à la date de telle rupture,
l’exposant / le commanditaire aura droit à un remboursement
partiel, raisonnablement calculé par l’ATC (moins toute dépense
légitime absorbée par l’ATC pour des frais d’administration, travail
de conception, etc.)
Les règles et les règlements de l’exposition sont affichés ici et
doivent être révisés et approuvés par chaque exposant au moment
de la réservation.
L’ATC n’acceptera aucune réclamation de la part de l’exposant /
du commanditaire pour des pertes attribuables à des dommages
ou de compensation dû à l’annulation ou l’ajournement de
l’exposition conformément à ce paragraphe.
Les kiosques et les présentations sur tables seront attribués selon
le principe premier arrivé, premier servi.
LIVRAISON
Tout le matériel doit être envoyé par l’entremise de l’agent
contractuel de l’exposition, GES Exposition Services (Canada)
Limited, et clairement indiqué avec le nom de l’exposant, et le
numéro du kiosque ou de la présentation sur table. Le matériel ne
ATTRIBUTION DE KIOSQUES ET
PRÉSENTATIONS SUR TABLES
La priorité sera accordée dans l’ordre suivant jusqu’au 30 avril
2016. Après cette date, toute nouvelle demande sera traitée dans
l’ordre reçu.
•
•
•
•
Commanditaires de l’ATC
Entreprises réservant 2 kiosques et plus
Exposants de 2015 de l’ATC
Membres de l’ATC
QUESTIONS ?
Pour toute question, contactez Katherine Presz, coordonnatrice, congrès, réunions et événements, à kpresz@tac-atc.ca ou 613-736-1350 x236.
*Les exposants qui réservent après le 10 août ne seront pas représentés dans le programme imprimé du congrès. Les exposants réservant entre le 11 août et le 1er
septembre seront représentés dans le programme par l’entremise d’un encart. Tous les changements ou les ajouts à l’information des exposants ou les exposants
qui réservent après le 10 septembre ne seront pas reflétés dans le programme imprimé et en ligne, et dans l’application mobile du congrès.
**Les pauses rafraîchissements et le temps consacré à l’exposition se dérouleront entre 11 h à 12 h, et 15 h 15 à 15 h 45
*** Les pauses rafraîchissements et le temps consacré à l’exposition se dérouleront entre 10 h à 10 h 30 et entre 15 h 15 à 15 h 45
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CONGRÈS
EXPOSITION
&
2016
POSSIBILITÉS ADDITIONNELLES DE PUBLICITÉ
TROUSSE D’EXPOSANT VEDETTE
Cette trousse comprend votre logo rajouté à la description de votre entreprise de 25 mots, qui sera aussi soulignée dans le Guide de
l’exposant, ainsi que le nom de votre entreprise et numéro de kiosque sur une affiche mesurant 3’ x 7’ à l’extérieur de l’exposition avec
d’autres exposants mis en vedette.
Pour de amples renseignements, contactez Katherine Presz.
PUBLICITÉ DANS LE PROGRAMME DU CONGRÈS
Les exposants qui souhaitent se faire connaître davantage ont l’occasion d’acheter une annonce pleine page, imprimée en couleurs,
dans le Programme des délégués du Congrès et de l’exposition de l’ATC.
Consultez les possibilités de publicité dans le programme.
COMMANDITES DE L’ATC
Les exposants peuvent enrichir leur options de marketing et leur profil corporatif avant, pendant et après le congrès en devenant
commanditaire de l’ATC. Une vaste gamme de possibilités de commandites et de publicité sont disponibles pour tous les budgets et
chaque commandite offre plusieurs avantages afin de bâtir votre marque.
Consultez les possibilités de commandites.
DEVENEZ MEMBRE DE L’ATC ET ÉPARGNEZ
Épargnez jusqu’à 200 $ en devenant membre de l’ATC.
Visionnez les avantages et les tarifs destinés aux membres.
ASSOCIATION DES TRANSPORTS DU CANADA
WWW.TAC-ATC.CA