KEME-Contabilidad 2.9

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KEME-Contabilidad 2.9
MANUAL DEL USUARIO
José Manuel Díez Botella
KEME-Contabilidad 2.9MANUAL DEL USUARIO
por José Manuel Díez Botella
Copyright (c) 2012 José Manuel Díez Botella. Se otorga permiso para copiar, distribuir y/o modificar este documento bajo los términos de la
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de la licencia está incluida en la sección titulada GNU Free Documentation License.
Tabla de contenidos
1. Introducción ...........................................................................................................................................1
2. Requerimientos ......................................................................................................................................3
3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE......................................................................4
4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal........................................................................6
5. Instalación ..............................................................................................................................................8
5.1. Trabajando con SQLITE .............................................................................................................8
5.2. Comprobación del entorno PostgreSQL operativo bajo Linux...................................................8
5.3. Instalación de Postgresql bajo Windows...................................................................................10
5.4. Configuración de MySQL .........................................................................................................10
5.5. Notas para la versión MySQL bajo Windows...........................................................................11
5.6. El paquete Latex........................................................................................................................11
5.7. El paquete Latex bajo Windows................................................................................................12
5.8. Instalación de KEME-Contabilidad ..........................................................................................12
6. Ejecución de KEME-Contabilidad ....................................................................................................13
7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE ...............................................................................................14
8. Cargar la empresa de ejemplo en los gestores de bases de datos PostgreSQL o MySQL.............15
9. Edición y alta de empresas..................................................................................................................16
9.1. Dar de alta nuevas empresas .....................................................................................................16
9.2. Configuración de empresa.........................................................................................................17
9.3. Copiar empresa .........................................................................................................................20
9.4. Notas de empresa ......................................................................................................................20
10. Ejercicios contables ...........................................................................................................................21
11. Cambio de conexión de base de datos ..............................................................................................23
12. Deshabilitar/habilitar periodos.........................................................................................................24
13. Interacción del usuario con la pantalla principal ...........................................................................25
13.1. Imprimir el libro diario ...........................................................................................................25
13.2. Diario resumen ........................................................................................................................26
13.3. Refrescar diario .......................................................................................................................26
13.4. Filtrar el diario ........................................................................................................................26
13.5. Operaciones con el portapapeles.............................................................................................27
14. Edición del plan contable ..................................................................................................................28
15. Editar tipos de vencimientos.............................................................................................................30
16. Bloquear cuentas................................................................................................................................31
17. Exportar el Plan de Contabilidad ....................................................................................................32
18. Importar plan.....................................................................................................................................33
19. Editar e introducir conceptos de cargo/abono del diario...............................................................34
20. Edición y alta de tipos de diario .......................................................................................................35
21. Introducir nuevos asientos ................................................................................................................36
21.1. Búsqueda de subcuentas en la tabla de edición de asientos ....................................................36
21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla de edición de asientos...........................37
21.3. Conceptos de cargo/abono. .....................................................................................................38
21.4. Apuntes de IVA .......................................................................................................................38
iii
21.4.1. Apuntes de IVA soportado..........................................................................................39
21.4.2. Apuntes de IVA repercutido .......................................................................................39
21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes y autofacturas.........................................40
21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienes .........................................................................41
21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los libros de facturas..................42
21.5. Pasar apuntes a espera.............................................................................................................42
21.6. Editar códigos de imputación..................................................................................................43
21.7. Pegar información ...................................................................................................................43
21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edición de asientos .......................................................43
21.9. Copiar documento en cada línea .............................................................................................44
21.10. Elección de tipos de diario ....................................................................................................44
22. Registros de IVA autónomos .............................................................................................................45
23. Edición de asientos.............................................................................................................................47
24. Borrar asientos...................................................................................................................................48
25. El libro mayor ....................................................................................................................................49
25.1. Consultar el libro mayor de una cuenta ..................................................................................49
25.2. Imprimir el libro mayor...........................................................................................................50
26. Consultas de acumulados de cuenta por mes ..................................................................................51
27. Volumen de operaciones con terceras personas ..............................................................................53
28. El balance de sumas y saldos ............................................................................................................54
29. Conciliación de cuentas .....................................................................................................................56
29.1. Alta y edición de conceptos de diferencias de conciliación....................................................56
29.2. Conciliación de cuentas manual..............................................................................................56
29.3. Conciliación bancaria sobre información importada conforme al cuaderno 43 de la AEB....58
29.3.1. Importar Cuaderno 43.................................................................................................59
29.3.2. Conciliación de la cuenta importada ..........................................................................59
29.3.3. Borrar información importada....................................................................................60
30. La contabilidad analítica...................................................................................................................61
30.1. Composición de los códigos de imputación............................................................................61
30.2. Operaciones de consulta..........................................................................................................61
31. Gestión de vencimientos ....................................................................................................................62
31.1. Asignar vencimientos directamente a partir del diario ...........................................................62
31.2. Asignar vencimientos a partidas pendientes ...........................................................................63
31.3. Procesar vencimientos.............................................................................................................64
31.4. Gestión de apuntes anulados para vencimientos.....................................................................65
32. El Impuesto sobre el Valor Añadido ................................................................................................67
32.1. Tipos de IVA ...........................................................................................................................67
32.2. Libro de Facturas Emitidas .....................................................................................................67
32.3. Libro de Facturas Recibidas....................................................................................................68
32.4. Consulta de liquidación de IVA ..............................................................................................68
32.5. Modelo 340 .............................................................................................................................69
iv
33. Amortizaciones...................................................................................................................................70
33.1. El Plan de Amortizaciones ......................................................................................................70
33.2. Asientos de amortizaciones.....................................................................................................72
33.3. Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades..............................................72
33.4. Historial de diferencias por activo ..........................................................................................73
34. Importar datos ...................................................................................................................................74
34.1. Importar plan de cuentas .........................................................................................................74
34.2. Importar datos del diario .........................................................................................................76
35. El generador de estados contables....................................................................................................79
35.1. Fórmulas..................................................................................................................................79
35.1.1. Operadores válidos .....................................................................................................79
35.1.2. Saldos de cuentas........................................................................................................79
35.1.3. Presupuestos de cuentas .............................................................................................80
35.1.4. Información de contabilidad analítica ........................................................................80
35.1.5. Apartados del documento contable ............................................................................80
35.1.6. Cantidades numéricas.................................................................................................80
35.1.7. Restringir a cantidades positivas ................................................................................80
35.2. Pantalla principal del generador de estados contables ............................................................81
35.3. Editando la primera y segunda parte del estado contable .......................................................82
35.4. Cálculo y consulta de estados contables .................................................................................84
36. Facturación con KEME.....................................................................................................................87
36.1. Series de documentación.........................................................................................................87
36.2. Tipos de documento ................................................................................................................87
36.3. Referencias de facturación ......................................................................................................88
36.4. Asignar cuentas a tipos de IVA ...............................................................................................89
36.5. Tipo de retención y cuenta asociada .......................................................................................89
36.6. Documentos emitidos..............................................................................................................90
36.7. Crear y editar documentos ......................................................................................................90
37. Presupuestos .......................................................................................................................................92
37.1. Editar presupuesto...................................................................................................................92
37.2. Análisis previsiones - realizaciones ........................................................................................93
38. Confección de libros contables .........................................................................................................95
38.1. Agrupar ficheros en libro contable..........................................................................................95
38.2. Consulta y conversión a PDF ..................................................................................................96
39. Fin de ejercicio ...................................................................................................................................97
39.1. La regularización.....................................................................................................................97
39.2. El cierre de ejercicio ...............................................................................................................97
39.3. Deshacer cierre........................................................................................................................97
39.4. Asiento de apertura .................................................................................................................97
40. Regularizaciones definidas por el usuario .......................................................................................98
40.1. Edición de regularizaciones ....................................................................................................98
40.2. Ejecutar regularizaciones ........................................................................................................99
40.3. Importar/exportar regularizaciones .........................................................................................99
v
41. Asientos automáticos .......................................................................................................................100
41.1. Creación y edición de asientos automáticos .........................................................................100
41.1.1. La definición de variables.........................................................................................100
41.1.2. Especificación de asientos ........................................................................................101
41.1.3. Ejemplo.....................................................................................................................102
41.2. Asientos automáticos con partidas de IVA............................................................................103
41.3. Generar apuntes en el diario a partir de asientos automáticos ..............................................104
41.4. Importar y exportar asientos automáticos .............................................................................105
42. Vinculación de copias de documentos a asientos ..........................................................................106
43. Gestión de usuarios..........................................................................................................................111
44. Nueva contabilidad analítica con KEME 2.7 ................................................................................114
45. Procesado de la memoria ................................................................................................................118
46. Utilidades ..........................................................................................................................................120
46.1. Renumerar asientos ...............................................................................................................120
46.2. Intercambiar número de asiento ............................................................................................120
46.3. Preferencias ...........................................................................................................................120
46.4. Borrar intervalo de asientos ..................................................................................................122
46.5. Intercambiar cuenta en diario................................................................................................122
46.6. Cambiar elementos de apuntes contables..............................................................................122
46.7. Copia de seguridad................................................................................................................123
46.8. Recuperar copias de seguridad..............................................................................................123
46.9. Verificar base de datos...........................................................................................................124
46.10. Conversión del plan contable ..............................................................................................124
46.11. Consolidación contable .......................................................................................................126
47. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base .............................................................128
48. Empresa de ejemplo ........................................................................................................................134
48.1. Datos iniciales .......................................................................................................................134
48.2. Crear nueva empresa .............................................................................................................135
48.3. Asiento inicial .......................................................................................................................137
48.4. Asignar vencimientos a partir del asiento de apertura ..........................................................137
48.5. Plan de amortizaciones del inmovilizado del asiento de apertura.........................................139
48.6. Registro contable de operaciones..........................................................................................140
48.6.1. Primer trimestre ........................................................................................................141
48.6.2. Segundo trimestre .....................................................................................................143
48.6.3. Tercer trimestre.........................................................................................................143
48.6.4. Cuarto trimestre ........................................................................................................144
48.7. Amortizaciones: Diferencias en base imponible del Impuesto sobre Sociedades ................145
48.8. Regularización y cierre de ejercicio......................................................................................146
49. Programas anexos ............................................................................................................................147
49.1. Actualizador de bases de datos: “actu” .................................................................................147
49.2. Programa para confeccionar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto de PYMES
correspondiente al Ejercicio: “patrimonio” ..........................................................................147
vi
50. Tipos de archivos que genera la aplicación ...................................................................................148
51. Colaboraciones.................................................................................................................................150
A. Breve introducción a Látex ..............................................................................................................151
B. GNU Free Documentation License ..................................................................................................153
B.1. PREAMBLE...........................................................................................................................153
B.2. APPLICABILITY AND DEFINITIONS...............................................................................153
B.3. VERBATIM COPYING .........................................................................................................154
B.4. COPYING IN QUANTITY....................................................................................................155
B.5. MODIFICATIONS .................................................................................................................155
B.6. COMBINING DOCUMENTS ...............................................................................................157
B.7. COLLECTIONS OF DOCUMENTS.....................................................................................157
B.8. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS ............................................................158
B.9. TRANSLATION ....................................................................................................................158
B.10. TERMINATION...................................................................................................................158
B.11. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE .......................................................................159
B.12. ADDENDUM: How to use this License for your documents ..............................................159
C. Licencia de Documentación Libre GNU .........................................................................................161
C.1. PREÁMBULO .......................................................................................................................161
C.2. APLICABILIDAD Y DEFINICIONES.................................................................................161
C.3. COPIA LITERAL ..................................................................................................................163
C.4. COPIADO EN CANTIDAD ..................................................................................................163
C.5. MODIFICACIONES ..............................................................................................................164
C.6. COMBINACIÓN DE DOCUMENTOS.................................................................................166
C.7. COLECCIONES DE DOCUMENTOS .................................................................................166
C.8. AGREGACIÓN CON TRABAJOS INDEPENDIENTES.....................................................166
C.9. TRADUCCIÓN......................................................................................................................167
C.10. TERMINACIÓN ..................................................................................................................167
C.11. REVISIONES FUTURAS DE ESTA LICENCIA...............................................................167
C.12. ADENDA: Cómo usar esta Licencia en sus documentos.....................................................168
vii
Lista de tablas
48-1. Saldos iniciales en empresa de ejemplo .........................................................................................134
50-1. Tipos de ficheros que se generan en el directorio de trabajo..........................................................148
50-2. Tipos de ficheros el directorio .keme ............................................................................................149
viii
Capítulo 1. Introducción
Esta es una aplicación diseñada desde un principio para llevar contabilidades. Aunque el desarrollo se ha
centrado desde el principio en las características y prestaciones de un programa de contabilidad, en la
actualidad se ha incorporado un módulo de facturación que experimentará en próximas versiones un
mayor desarrollo.
Entre las principales características que podemos destacar de KEME-Contabilidad, podemos incluir las
siguientes:
•
Proceso de registros de IVA, adquisiciones y entregas intracomunitarias de bienes, y elaboración de
los libros de facturas emitidas/recibidas.
•
Información referente al volumen de operaciones con terceras personas.
•
Cuadros de vencimientos para cuentas con procesado de cobros o pagos automáticos.
•
Registros para amortizaciones de inmovilizado con realización de asientos de forma automática para
cada ejercicio. Posibilidad de registrar la depreciación del inmovilizado desde el punto de vista fiscal,
con informe de las diferencias entre el criterio contable y fiscal.
•
Regularización, cierre y apertura de ejercicios de forma automática.
•
Conciliación de cuentas; posibilidad de que la conciliación sea asistida mediante la utilización de
ficheros conforme al Cuaderno 43 de la Asociación Española de Banca.
•
Tipos de diario definidos por el usuario.
•
El módulo de contabilidad analítica permite asignar gastos e ingresos a secciones y/o portadores de
coste.
•
Elaboración de presupuestos base cero, base ejercicio u otro presupuesto.
•
Posibilidad de confeccionar estados contables y otros documentos a nuestro gusto, en los que
podremos incorporar fórmulas y detallar saldos de cuentas, ya sean del período, iniciales, o medios.
También podremos hacer referencia a magnitudes totales para el cálculo de porcentajes de cada partida
del documento.
•
Filtrado de los estados contables por códigos de la contabilidad analítica y tipos de diario. Se
contempla la inclusión de magnitudes derivadas de los presupuestos.
•
Plan de cuentas totalmente configurable, por lo que es posible la llevanza de contabilidades que no se
ciñan estrictamente al Plan General de Contabilidad, así como incorporar adaptaciones sectoriales del
PGC.
•
Permite la confección de libros contables agrupando cuantos documentos y estados contables
deseemos.
•
Utilización del paquete Látex para la impresión y consulta de informes y estados contables, con ello
conseguimos una presentación de alta calidad, además de la posibilidad de exportar los documentos
realizados a otros formatos como HTML, PDF, Postcript, entre otros. Esto nos permite, por ejemplo,
la confección de libros contables para su presentación en soporte digital.
•
Posibilidad de confección de “asientos automáticos”, como una solución a la introducción de asientos
contables repetitivos o complicados.
1
Capítulo 1. Introducción
•
Soporte de consolidación contable de hasta diez contabilidades
•
Numerosas utilidades, entre las que destacan la de renumerar asientos, cambiar cuentas en apuntes por
rango de fechas, importar información, copia de seguridad, etc.
•
Traducción de la aplicación al gallego, catalán, inglés y portugués.
•
Soporta los gestores de bases de datos opensource más utilizados, como son PostgreSQL, MySQL y
SQLITE.
2
Capítulo 2. Requerimientos
Esta aplicación se puede ejecutar en equipos bajo los sistemas operativos Linux y Windows XP/Vista/7.
En cuanto a software necesario, la aplicación necesita los siguientes elementos:
•
Bajo el sistema operativo Linux, un entorno gráfico de ventanas (KDE, GNOME, etc.). Al estar
desarrollado con las librerías QT, se ejecutará más velozmente en el entorno KDE. KEME también
funciona en el sistema operativo Windows XP/Vista/7
•
Librerías QT versión 4.3 con algún controlador para gestor de bases de datos. En la actualidad se
soportan SQLITE, PostgreSQL y MySQL.
•
PostgreSQL versión 7.3 ó superior, o MySQL versión 5.03 o superior para el servidor de base de
datos. Para que la aplicación soporte SQLITE no es necesaria la instalación de ningún software
suplementario, ya que se integra en las librerías QT.
•
El paquete Látex, acompañado de algún visor de ficheros dvi y conversores de dvi a postcript y a pdf.
Todos estos elementos están incluidos en cualquier distribución de Linux moderna. También se pueden
encontrar fácilmente en la red como software libre para Windows
3
Capítulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL,
MySQL, y SQLITE
El programa utiliza un gestor de base de datos para el manejo de la información contable. En la
actualidad se soportan PostgreSQL, MySQL y SQLITE.
PostgreSQL es un Sistema de Gestión de Bases de Datos basado en POSTGRES Versión 4.2; este
sistema fue desarrollado por el Departamento de Informática de Berkeley, en la Universidad de
California.PostgreSQL es un sistema robusto, preparado para el manejo de bases de datos muy grandes,
soporta el lenguaje de preguntas SQL92 y SQL99 y permite la integridad de sus datos basada en
transacciones; esto permite, en nuestro caso, que no se produzcan descuadres en la contabilidad y evita
que se generen inconsistencias en los datos debidos a cortes de luz o a errores del sistema.
MySQL es un software open-source que ofrece un servidor de bases de datos muy rápido y estable en
entornos críticos, estando capacitado para altas cargas de trabajo. Esta aplicación ha sido desarrollada
por la empresa MySQL AB, compañía que se dedica además a su distribución y soporte. En la actualidad
es uno de los sistemas de bases de datos de código abierto más utilizados.
Los principales objetivos de la empresaMySQL AB que impulsan el proyecto del servidor MySQL son
los siguientes:
•
Ser la mejor base de datos y la más utilizada en el mundo.
•
Que esté disponible y sea asequible para todos.
•
Que sea fácil de usar
•
Que esté continuamente en desarrollo, manteniéndose rápida y segura
•
Que sea agradable en su manejo y mejora
•
Que no tenga errores
En cuanto a SQLITE, es una buena alternativa para aquellos supuestos en que el usuario no desee
complicarse la vida con instalaciones de gestores de bases de datos. SQLITE nos ofrece, en nuestro caso,
un entorno monousuario para manejar nuestra contabilidad de forma inmediata y con todas las
prestaciones que nos ofrece KEME-Contabilidad.
Como principales características de SQLITE podemos destacar:
•
Soporte de transacciones
•
No conlleva ningún tipo de configuración; no necesita de ninguna puesta a punto ni administración
•
Cada base de datos se almacena en un solo fichero independiente y multiplataforma
•
Soporta bases de datos de más de un terabyte de tamaño y cadenas de caracteres y campos de textos de
giga-bytes
4
Capítulo 3. Algunas notas sobre PostgreSQL, MySQL, y SQLITE
•
Está compuesta por unas librerías muy compactas; de tamaño muy reducido, ocupando menos de 275
Kb
•
Es más rápida que los motores de bases de datos más populares, para la mayoría de las operaciones
comunes.
•
Es multiplataforma; se puede ejecutar bajo Linux (Unix), MacOSX, OS/2, Win32 y WinCE. Además
se puede portar fácilmente a otros sistemas
Nuestra aplicación no presupone que el usuario posea ningún conocimiento de PostgreSQL, MySQL o
SQLITE. No obstante, aquellos usuarios que deseen elaborar consultas de carácter más o menos
complejo a la base de datos de forma directa, o deseen profundizar en el tema, pueden consultar la vasta
información que existe al respecto en las páginas web y manuales de estos gestores de bases de datos.
5
Capítulo 4. Observaciones en torno al punto y
a la coma decimal
Existen ciertos usos no lingüísticos de los signos de puntuación, referidos a notaciones o a expresiones
científicas y técnicas. Esto se reglamentó por el Sistema Internacional de Unidades (SI), que es
obligatorio en España y vigente en la Unión Europea. Según esta normativa internacional, es aceptable el
uso del punto para separar la parte entera de la parte decimal en las expresiones numéricas escritas con
cifras.
En España se recomienda usar la coma como separador de decimales, sin embargo, en ciertos países
(sobre todo los anglosajones) y en los textos en inglés, se usa el punto ordinario para especificar los
decimales. El SI acepta ambos para separar la parte entera de la decimal.
Otra reglamentación relevante se deriva de las disposiciones dictadas por los organismos internacionales
de normalización. La norma UNE-82100-0 establece que el signo decimal es una coma en la parte baja
de la línea; en los textos en inglés puede utilizarse un punto en lugar de una coma.
Según el consejo de la ISO (organización internacional de normalización), el signo decimal es una coma
en todos sus documentos. Esta grafía se utiliza en alrededor de 90 estados del mundo como único signo
ortográfico en la escritura de los números en documentos y normas técnicas. Las principales razones que
da este organismo para su utilización son las siguientes:
•
La coma es más visible que el punto para separar decimales, no perdiéndose en el proceso de
ampliación o reducción de documentos.
•
La grafía de la coma se identifica y se distingue mucho más fácilmente que la del punto.
•
La coma es una grafía que, por tener forma propia, demanda del autor la intención de escribirla; el
punto puede ser accidental o producto de un descuido.
•
El punto facilita el fraude, puede ser transformado en coma, pero no a la inversa.
El teclado del PC está diseñado para introducir cómodamente cifras con punto decimal (este carácter se
incluye en el teclado numérico), por lo que muchas veces introducir números en programas de ofimática
se convierte en algo tedioso al tener que desplazar el usuario constantemente la mano derecha hacia el
centro para introducir la coma decimal. Esto último ocurría, por ejemplo en OpenOffice 1.x; en la
versión 2.x de esta suite de oficina, cada vez que pulsamos el punto decimal con el keypad numérico
obtenemos la coma decimal (todo ello para la configuración local española).
Nuestra aplicación está configurada por defecto para la introducción de cifras decimales con la coma
como separador; no obstante si suministramos números con el punto para separar decimales (por
ejemplo, al introducirlos utilizando el punto del teclado numérico) éste se convertirá automáticamente en
una coma.
6
Capítulo 4. Observaciones en torno al punto y a la coma decimal
El diálogo de preferencias permite seleccionar, además, el punto decimal como separador y el uso de
cantidades numéricas sin decimales
7
Capítulo 5. Instalación
5.1. Trabajando con SQLITE
Si elegimos como gestor de bases de datos SQLITE, no necesitaremos realizar ninguna actividad de
configuración o puesta a punto. La información se guardará en un único archivo con el nombre de
nuestra base de datos, que residirá en el directorio de trabajo de la aplicación.
5.2. Comprobación del entorno PostgreSQL operativo
bajo Linux
Si vamos a utilizar PostgreSQL como gestor de bases de datos, el primer paso será asegurarnos de que
esté correctamente instalado y en ejecución. Para ello podemos cargar en el ordenador donde se supone
que se esté ejecutando el servidor Postgres la base de datos template1 mediante el programa monitor psql
desde la línea de comandos de la siguiente forma:
pepe@mortadelo:~>psql template1
No se pudo conectar con el servidor; No existe el fichero o el directorio
Está el servidor en ejecución localmente y aceptando conexiones
en el socket de dominio Unix /tmp/.s.PGSQL.5432 ?
Si obtenemos un mensaje parecido al anterior, esto es señal de que hemos instalado los binarios pero no
hemos configurado nada. En este punto tendremos que partir de la creación del esqueleto de la base de
datos; esto se consigue mediante el comando initdb. Para su invocación tendremos primero cambiar de
usuario, ya que esta operación tan sólo está permitida para el usuario postgres. Esto lo conseguiremos de
la siguiente forma:
pepe@mortadelo:~>su
Password:
MORTADELO:/home/pepe #su postgres
postgres@mortadelo:/home/pepe>
Es decir, accedemos primero como usuario root para cambiarnos posteriormente al usuario postgres. Ya
tan solo nos quedará ejecutar initdb indicando el directorio donde se almacenarán las bases de datos:
postgres@mortadelo:/home/pepe>initdb -D /var/lib/pgsql/data
El directorio especificado es el que suele emplear la distribución Suse; para otras distribuciones,
debemos consultar la documentación de las mismas al respecto.
8
Una vez creada la estructura base, podremos hacer que el servidor Postgres arranque automáticamente
cada vez que carguemos nuestro sistema operativo Linux. Muchas veces es el mismo proceso de
instalación de Postgres por parte de nuestra distribución Linux el que se encarga de realizar las
operaciones necesarias para que esto ocurra, no obstante, si nos percatamos de que esto no se lleva a
cabo, nosotros mismos podremos efectuar esta tarea fácilmente. En la distribución Suse esto lo
conseguiremos añadiendo la línea: postgresql start al fichero /etc/init.d/boot.local.
Posteriormente reiniciaremos el sistema, y el servidor de bases de datos deberá de cargarse con éxito.
Para concluir la instalación de Postgres deberemos de crear usuarios distintos al administrador de bases
de datos postgres. Para ello accederemos como usuario postgres y emplearemos el programa createuser
bajo la línea de comandos. Es interesante introducir un código de usuario que coincida con el nuestro
propio del sistema operativo linux (en nuestro caso sería, por ejemplo, el usuario “pepe”), ya que esto
simplificará la conexión a la base de datos local (tan sólo tendremos que suministrar el nombre de la base
de datos, pudiendo dejar en blanco el código de usuario, el nombre del host, etc). A continuación se
muestra una pantalla en la que se realiza esta operación:
pepe@MORTADELO:~>su
Password:
MORTADELO:/home/pepe #su postgres
postgres@MORTADELO:/home/pepe>createuser pepe
Debe permitírsele al usuario la creación de bases de datos? (s/n)s
Debe permitírsele al usuario la creación de otros usuarios? (s/n)s
CREATE USER
postgres@MORTADELO:/home/pepe>
Para concluir la configuración de Postgres sería interesante modificar algunos parámetros de sus ficheros
de configuración. Para ello nos situaremos en el directorio donde residan, que coincidirá con el
suministrado para almacenar los datos en initdb; éste sería, por ejemplo, en nuestro caso (distribución
Suse) /var/lib/pgsql/data.
Sugerencia: Para acceder a este directorio tendremos que hacerlo bajo el usuario postgres, o bajo
root
Los puntos propuestos a modificar de la configuración del servidor de bases de datos Postgres serían los
siguientes:
•
En el fichero postgresql.conf, podremos editar parámetros tales como el número máximo de
conexiones permitidas, encriptado de la contraseña de acceso, variables para el mantenimiento de la
base de datos (como autovacuum), etc.
•
En el fichero pg_hba.conf elegiremos el esquema bajo el cual se puedan conectar los distintos
usuarios y equipos al servidor de bases de datos. El menos restrictivo es aquel en el que se permite la
conexión de cualquier máquina y usuario. Nosotros lo adaptaremos a nuestras necesidades de
seguridad.
9
Muchas veces el proceso de instalación de Postgres a partir de algún paquete binario es totalmente
automático, siendo tan sólo necesaria la creación de un usuario tal y como se ha descrito. Esto ocurre por
ejemplo en distribuciones tales como Ubuntu ó Debian
5.3. Instalación de Postgresql bajo Windows
La forma más sencilla e intuitiva de realizar esta tarea en Windows es bajándonos el instalador para
Windows de Postgres de la página web http://www.postgresql.org/download/. Normalmente consta de
dos archivos, uno con el programa en sí, y otro con la firma.
Este instalador se encargará de crear automáticamente el cluster de las bases de datos, y nos guiará en el
proceso del alta de usuarios y claves.
Al igual que comentábamos para Linux, también podremos editar los ficheros pg_hba.conf y
postgresql.conf para ajustar el funcionamiento de Postgres a nuestras necesidades.
Sería interesante incluir en el ’path’ del Windows la trayectoria de los ejecutables del paquete Postgres.
Esto es necesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando “pg_dump”, que se encargará de
efectuar las copias de seguridad de nuestras contabilidades.
5.4. Configuración de MySQL
Si en lugar de Postgres vamos a utilizar MySQL, tendremos que asegurarnos de que este gestor de bases
de datos esté instalado y funcionando correctamente.
La puesta en marcha de MySQL se realizará instalando el paquete correspondiente que esté disponible
en nuestra distribución Linux. Este proceso creará el directorio /var/lib/mysql con los datos
necesarios para el funcionamiento de las bases de datos. También se creará una cuenta para el usuario
mysql para que de esta forma se pueda ejecutar el servidor MySQL. Por último, creará una entrada en el
directorio /etc/init.d (según distribución) para el arranque y parada automáticos de esta aplicación.
En el manual de este gestor de bases de datos también se describe el proceso para el arranque y parada
manual del servidor MySQL.
Desde un primer momento se crea el usuario root que tendrá privilegios para realizar cualquier cosa en
las bases de datos; es decir, tendrá el status de superusuario. Al principio no se le asignará ninguna clave,
por seguridad es conveniente asignarle una lo antes posible. Para que KEME-Contabilidad sea capaz de
crear y manipular convenientemente las contabilidades que vaya a gestionar tendremos que suministrar
al servidor MySQL un código de usuario con privilegios de superusuario; si no queremos utilizar “root”,
podremos crear uno nuevo:
10
Para ello en primer lugar usaremos el programa mysql para conectarnos al servidor como usuario root a
la base de datos mysql:
pepe@MORTADELO:~>mysql --user=root mysql
Si ya hemos asignado una clave a la cuenta de root, tendremos que añadir la opción --password o -p para
este comando seguida de la clave.
Para crear el usuario “pedro” con privilegios de superusuario, realizaremos las siguientes operaciones:
mysql #GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO
->
IDENTIFIED BY ’clave’ WITH
mysql #GRANT ALL PRIVILEGES ON *.* TO
->
IDENTIFIED BY ’clave’ WITH
’pedro’@’localhost’
GRANT OPTION;
’pedro’@’%’
GRANT OPTION;
De esta forma creamos dos cuentas de usuario “pedro”. Ambas son cuentas de superusuario, con
privilegios para hacer cualquier cosa. La primera (’pedro’@’localhost’) se podrá utilizar solamente
desde el ordenador local (localhost); la segunda (’pedro’@’%’) se podrá utilizar para conexiones desde
cualquier ordenador.
5.5. Notas para la versión MySQL bajo Windows
Para instalar MySQL bajo Windows se puede descargar el paquete mysql-5.1.22-rc-win32
(http://mysql.rediris.es/Downloads/MySQL-5.1/mysql-5.1.22-rc-win32.zip). Por comodidad, en el
proceso de instalación se recomienda no crear ningún usuario, ni asignar ninguna clave al usuario ’root’,
para facilitar nuestros primeros pasos en la aplicación.
Sería interesante incluir en el ’path’ del Windows la trayectoria de los ejecutables del paquete MySQL.
Esto es necesario, sobre todo para que el sistema encuentre el comando “mysqldump”, que se encargará
de efectuar las copias de seguridad de nuestras contabilidades. Para llevar a cabo este cometido, podemos
ejecutar el programa ’MySQL Instance Config Wizard’
5.6. El paquete Latex
Para comprobar si tenemos instalado el paquete Latex, podremos introducir desde la línea de comandos
la orden látex, si éste programa se encuentra disponible, obtendremos una respuesta parecida a la
siguiente:
pepe@MORTADELO:~>latex
This is Tex, Version 3.14159 (Web2C 7.4.5)
**q
11
Introduciremos la letra “q” y pulsaremos intro para salir del programa.
5.7. El paquete Latex bajo Windows
La mejor forma de disponer de Latex bajo el sistema operativo Windows es mediante la instalación del
paquete Miktex. Desde la página Web (miktex.org (http://miktex.org)) de este proyecto podemos
descargar un instalador a partir de una versión con los elementos esenciales. Una vez instalado, sería
conveniente activar el soporte para unicode (utf8). Esto lo podemos conseguir a partir de la herramienta
"MiKTeX Package Manager". Seleccionaremos en la lista el paquete "unicode" y lo instalaremos
pulsando el botón ’+’. Esta característica también se activa automáticamente bajo demanda.
5.8. Instalación de KEME-Contabilidad
La instalación de la aplicación contable es bastante sencilla; basta con obtener el fichero binario
(mediante compilación o instalándolo a partir de algún paquete binario) y ejecutarlo.
La compilación e instalación a partir de los fuentes del programa (fichero .tar.gz) es bastante sencilla
en los entornos tipo Linux; tendremos que partir del kit de desarrollo para las librerías qt4 instalado en
nuestro sistema. Descomprimiremos los fuentes en una carpeta de nuestro directorio personal utilizando
la orden: tar -zxvf keme-X.X.tar.gz. Para compilar accederemos a la carpeta con los fuentes del
programa y generaremos el archivo Makefile utilizando la utilidad qmake: qmake keme4.pro; ya tan
sólo quedará compilar escribiendo la orden make. La aplicación quedará instalada correctamente
ejecutando el script instalar.sh bajo el usuario root.
La ejecución del binario keme4 creará los archivos necesarios para el funcionamiento del programa. La
primera vez que arranca, se mostrará un pequeño cuadro de diálogo en el que podremos elegir entre crear
una nueva empresa, o bien abrir una empresa ya existente (para el caso de que ésta ya exista porque el
servidor de bases de datos esté en otro ordenador de la red, o porque hayamos incorporado algun volcado
en fichero de bases de datos con el monitor interactivo de Postgres, psql) o mysql
Con posterioridad podremos acceder a parámetros que afectan a la configuración accediendo al menú
Utilidades-preferencias, donde la tarea más prioritaria a realizar sería la de asignar un directorio de
trabajo en el que se almacenarán los archivos que generará la aplicación.
12
Capítulo 6. Ejecución de KEME-Contabilidad
La ejecución de nuestra aplicación contable la podremos realizar pulsando la combinación de teclas
Alt-F2; aparecerá entonces un cuadro de diálogo en el que escribiremos el nombre de la aplicación
keme4 (en minúsculas), y pulsaremos INTRO
También podremos ejecutar KEME-Contabilidad desde un terminal ó consola X. Esto es interesante para
examinar la información de ejecución y de esta forma comprobar el funcionamiento, lo cual nos ayudaría
a encontrar la causa de alguna anomalía.
En Windows bastará con hacer doble-click sobre el icono del KEME, ya sea desde el escritorio, o desde
el grupo de programas correspondiente al menú "Inicio"
13
Capítulo 7. La empresa de ejemplo bajo SQLITE
Empezar a trabajar con la empresa de ejemplo de KEME-Contabilidad bajo SQLITE es muy sencillo;
bastaría con especificar en el diálogo de conexión con la base de datos “ejemplo-sqlite” en el nombre, y
asegurarnos de que el controlador seleccionado es “QSQLITE”. No se necesita realizar ninguna tarea de
configuración de gestor de base de datos, ni suministrar ningún parámetro más.
14
Capítulo 8. Cargar la empresa de ejemplo en
los gestores de bases de datos PostgreSQL o
MySQL
Junto con la documentación de KEME-Contabilidad existen unos volcados de una empresa de ejemplo
que podremos pasar a un servidor de bases de datos para hacer pruebas y observar el funcionamiento de
nuestra aplicación. El fichero que contiene esta información es ejemplo-postgre.sql si vamos a
utilizar la base de datos PostgreSQL y ejemplo-mysql.sql si vamos a utilizar MySQL. Estos ficheros
los podremos encontrar en el directorio /usr/local/share/doc/keme4 o en
/usr/share/doc/packages/keme4, dependiendo de cómo esté instalado nuestro programa de
contabilidad.
Si vamos a utilizar PostgreSQL, para realizar esta operación crearemos en primer lugar la base de datos
“ejemplo” y posteriormente utilizaremos el monitor interactivo de Postgres, pgsql para incorporar la
información. Todo esto lo efectuaremos desde la línea de comandos de la siguiente forma:
pepe@MORTADELO:~>createdb ejemplo --encoding=UNICODE
CREATEDATABASE
pepe@MORTADELO:~>psql -d ejemplo -f ejemplo-postgre.sql
postgres@MORTADELO:/home/pepe>
Antes de ejecutar psql deberemos de situarnos en el directorio donde se encuentre el fichero
“ejemplo.sql”, o bien indicaremos la trayectoria completa del mismo.
Bajo Windows arrancaremos los programas descritos bajo el "símbolo del sistema"; especificaremos el
modificador "-U nombreusuario" a los comandos createdb y psql en caso de haber creado un código de
usuario específico en el proceso de instalación de Postgres
En el caso de utilizar MySQL, el proceso será similar; nos introduciremos en el programa monitor
interactivo mysql, crearemos la base de datos y le pasaremos la información de la siguiente forma:
pepe@MORTADELO:~>mysql -u root
mysql>create database ejemplo;
Query OK, 1 row affected (0.00 sec)
mysql>use ejemplo;
Database changed
mysql>\. ejemplo-mysql.sql
Para salir del programa mysql introduciremos el comando “\q”.
Bajo Windows accederemos a mysql desde el grupo de programas de mysql, mediante la opción del
menú "MySQL Command Line Client"
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Capítulo 9. Edición y alta de empresas
La creación de una nueva contabilidad la realizamos dando de alta una empresa. Mediante este proceso
añadimos una nueva base de datos que va a contener los datos de la empresa y toda su información
contable: libro diario, vencimientos, IVA, amortizaciones, estados contables personalizados para cada
empresa, asientos modelo, etc. Cada empresa tendrá su propia configuración en la que definiremos
parámetros que condicionarán el funcionamiento de la aplicación en aspectos tales como el IVA,
vencimientos, regularización, etc.
9.1. Dar de alta nuevas empresas
Este proceso también se describe en el apartado de “Importar datos”; accedemos a él seleccionando la
opción del menú Empresa−→Nueva empresa:
En el cuadro de diálogo podemos distinguir un combo-box en el que seleccionaremos el plan contable
con el que estará basada la contabilidad de nuestra empresa. En la mayoría de los casos el “Plan General
de Contabilidad” será suficiente; no obstante hay regulaciones específicas para empresas de distintos
ramos, como construcción, sanitarias, vitivinícolas, etc. Si queremos crear un plan contable específico,
podemos elegir “Plan contable vacío”. El nuevo plan que introduzcamos lo podremos exportar para la
creación de otras empresas o para aportarlo a la comunidad.
Otro campo de datos importante a tener en cuenta es el del “Número de dígitos de las subcuentas”.
Cuantos más dígitos introduzcamos, más niveles de detalle en cuentas podremos introducir aumentando
el nivel de complejidad de nuestro Plan Contable. Esto es algo que debe de ser estudiado en profundidad
ya que este parámetro no podrá ser cambiado posteriormente.
Por último, tenemos que completar los datos referentes a la conexión con la base de datos. Aquí
especificaremos en primer lugar el nombre de la base de datos; se recomienda utilizar un nombre no muy
largo, sin espacios ni caracteres extraños. Por supuesto, no debe de existir en el mismo host una base de
datos con el mismo nombre. Si queremos conocer las bases de datos que está manejando el servidor
16
Postgres en nuestro PC podemos utilizar el programa psql desde la línea de comandos, tecleando: psql
-l.
Si el servidor de bases de datos se está ejecutando en el mismo PC que la aplicación contable y
anteriormente creamos un usuario para el servidor Postgres coincidente con el nombre que tenemos
como usuario de nuestro sistema linux, seguramente no tendremos que introducir más información. En
caso contrario tendremos que especificar nombre de usuario, clave (en su caso) y nombre del host. Se
sobreentiende que nuestro ordenador será capaz de resolver la dirección IP del nombre suministrado;
para redes sencillas esto se consigue añadiendo una línea al fichero /etc/host con el par formado por
el nombre de host e IP.
En el caso de que utilicemos MySQL tendremos que suministrar, con toda seguridad, el nombre de
usuario de forma obligatoria. También podremos conocer las bases de datos disponibles mediante el
comando show databases desde el monitor interactivo mysql.
Para seleccionar el controlador de bases de datos adecuado, suministraremos el valor correcto al combo
box de la parte inferior derecha de la plantilla. Este será “QMYSQL”, “QPSQL” o “QSQLITE” según
utilicemos Postgres, MySQL, o SQLITE respectivamente.
En el campo “PUERTO” especificaremos un número de puerto, siempre que nos vayamos a conectar al
gestor de bases de datos utilizando puertos distintos a los estándar; en caso contrario, dejaremos esta
petición de información vacía.
La casilla de verificación “Longitud variable en cuentas auxiliares” permitirá especificar una codificación
del plan contable distinta a la que comúnmente estamos habituados (número fijo de dígitos); esto nos
posibilitará importar y trabajar con contabilidades de aplicaciones informáticas que utilicen este sistema.
9.2. Configuración de empresa
Mediante este diálogo editamos el contenido de ciertas variables que van a condicionar el
funcionamiento de la aplicación para la contabilidad de la empresa seleccionada. En la captura de abajo
se muestra la pestaña de “Datos de empresa”:
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Las cuatro primeras líneas contienen campos referentes a la razón social e identificación de la empresa.
Hemos de destacar el primer campo “Empresa”, con el que se encabezarán la mayor parte de los listados
impresos. Existen otros campos tales como el objeto social y fecha de constitución que se van a emplear
en la edición de la memoria.
Bajo la pestaña “parámetros” se introducen varias variables que condicionan el funcionamiento de la
aplicación:
Los campos de cuentas de IVA soportado y repercutido van a contener las cuentas del plan que engloban
estas dos partidas. Generalmente su contenido será el de los códigos “472” y “477”. Puede ocurrir que no
deseemos que nuestra aplicación lleve, por ejemplo, los registros del libro de facturas emitidas; esto
puede ocurrir porque este tipo de registros ya los procese un programa de facturación externo. En este
caso dejaremos en blanco el campo correspondiente a cuenta de iva repercutido. Lo mismo cabe decir
para el IVA soportado; si no queremos que se procese la información relativa al libro de facturas
recibidas, no introduciremos nada en el campo de cuenta de iva soportado.
En “Clave IVA defecto” introduciremos la clave de IVA que más utilice nuestra empresa, normalmente
será la correspondiente al tipo de IVA general.
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El campo “Ancho de cuentas” se suministra a título informativo; no se podrá editar. Su contenido se fijó
a la hora de crear la contabilidad de la empresa.
Bajo el nombre de “Clave gastos” y “Clave ingresos” introduciremos los grupos contables
correspondientes. Para el Plan General de Contabilidad español serán los correspondientes al grupo 6 y 7,
respectivamente. Si utilizamos un plan contable distinto, por ejemplo, uno en el que figuren en inventario
gastos pagados y no consumidos, y queramos realizar la regularización contable de forma manual,
podremos dejar estos campos sin contenido alguno. También es posible suministrar más de un código por
campo; para ello separaremos por comas las distintas entradas. Esto es válido para el plan de contabilidad
de algunos países en los que las cuentas de gastos o ingresos se clasifican en más de un grupo.
Los campos siguientes son contadores; se incrementan automáticamente por cada apunte o vencimiento
que vayamos introduciendo en nuestra contabilidad.
En cuanto a “Cuentas a pagar” y “Cuentas a cobrar”, pueden contener una sucesión de códigos de
cuentas separadas por comas que serán las que la aplicación tenga en cuenta a la hora de asignar
vencimientos a obligaciones de pago y a derechos de cobro. Si no queremos que se procese este tipo de
información, bastará con dejar estos campos en blanco.
El campo correspondiente a “Subcuenta Pérdidas y Ganancias para regularización”, como su nombre
indica, va a contener la subcuenta que va a registrar el saldo de Pérdidas y Ganancias; para el Plan
General de Contabilidad español, tendríamos que indicar un código parecido a 129.1 ó 129.0.
En la esquina inferior izquierda tenemos la casilla de verificación “Numeración de asientos relativa”. Por
defecto la numeración de asientos en KEME Contabilidad es continua; esto significa que el asiento de
apertura vendrá numerado como el sucesivo al asiento de cierre del ejercicio anterior. Este sistema es
válido y no contradice ningún precepto legal. No obstante, hay usuarios que están habituados a que el
asiento de apertura comience por el número ’1’. Por ello se posibilita mediante un sistema de asignación
relativa la numeración mediante este último sistema.
El cuadro correspondiente de “Contabilidad analítica” sirve para activar esta característica en la empresa
que estemos editando. Como podemos observar, podremos llevar una contabilidad analítica parcial, sólo
de ciertas cuentas, que especificaremos en el cuadro de edición de texto como una lista separada por
comas.
La casilla de verificación “Desglose en tabla” permite activar una nueva forma de llevar la contabilidad
analítica que nos va a permitir la realización de imputaciones automáticas por cuentas auxiliares, y una
menor profusión de apuntes contables en el diario al llevarse la información de la contabilidad analítica
en una tabla aparte.
La casilla “IGIC (Canarias)” permite que el programa contemple el procesado del Impuesto General
Indirecto de las Islas Canarias.
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KEME Contabilidad permite el registro de IVA soportado para aquellas empresas sometidas a la regla de
la prorrata. Para ello se puede especificar el tipo de prorrata en el campo correspondiente del diálogo de
configuración de empresa. En la casilla de verificación “Prorrata especial” podremos adaptar el
comportamiento del programa para que permita la introducción de la prorrata a ramas específicas de la
actividad de la empresa.
9.3. Copiar empresa
Esta opción permite realizar copias de nuestras contabilidades. Es una buena utilidad para traspasar
nuestras bases de datos a distintos motores. Podemos, por ejemplo, copiar una base de datos bajo
SQLITE a Postgres para disfrutar de las grandes prestaciones de este gestor de bases de datos.
Bajo la versión actual no se procesan el cien por cien de las tablas; no obstante se incluye toda la
información del libro diario, libros de facturas, amortizaciones, vencimientos, configuración, etc.
9.4. Notas de empresa
Esta utilidad permite la edición y consulta de un block de notas específico para cada empresa, en el que
podremos anotar hechos y circunstancias que afecten a la contabilidad en curso.
20
Capítulo 10. Ejercicios contables
Antes de introducir apuntes tendremos que haber definido el ejercicio contable al que irán referidos, para
ello seleccionaremos desde el menú de la aplicación Empresa−→Ejercicios Contables. Aparecerá
entonces el diálogo de edición de ejercicios:
Como podemos observar, aparece en primer lugar una tabla de ejercicios con varios campos:
•
Código: no tiene porqué coincidir con la cifra de un año natural, puede estar constituido por cualquier
cadena de caracteres alfanuméricos
•
Apertura: fecha de apertura del ejercicio
•
Cierre: fecha de cierre del ejercicio
•
Cerrado: nos indica si en el ejercicio se ha practicado el cierre contable
•
Prox_asiento: nos muestra el número del próximo asiento del ejercicio correspondiente
•
Cerrando: nos indica si el ejercicio está en proceso de cierre
Para añadir un nuevo ejercicio pulsaremos el botón “Nuevo”. Acto seguido aparecerá la plantilla de
nuevo ejercicio:
Es importante hacer señalar que podemos introducir ejercicios que no coincidan con el año natural, esto
es, que no tienen porqué comenzar por el 1 de enero y terminar el 31 de diciembre.
El botón “Editar fecha de cierre” del diálogo de ejercicios permite cambiar la fecha en la que se cerrará
el ejercicio contable; esto es útil para aquellas situaciones en las que, por causas excepcionales (tales
como liquidación de la empresa, fusión, absorción, etc.) la fecha en la que cerraremos el período no
coincide con la prevista inicialmente.
21
Capítulo 10. Ejercicios contables
Si queremos eliminar el registro correspondiente a la identificación de un ejercicio contable tan solo
tendremos que pulsar el botón “Eliminar”. Sólo es posible borrar ejercicios que no contengan
información contable
El botón "Editar periodos" sirve para crear o editar periodos dentro de un ejercicio. Para ello se abrirá el
diálogo de "Períodos de ejercicio":
Como podemos observar en la figura, podremos borrar e insertar filas. El botón “Meses año” creará
automáticamente doce periodos coincidentes con los meses naturales de un año.
El botón “Numeración” sirve para controlar el código numérico del siguiente asiento a introducir en la
contabilidad; como podemos observar, podemos reservar el primer asiento para el asiento de apertura de
la contabilidad (cuando éste se produzca):
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Capítulo 11. Cambio de conexión de base de
datos
Para acceder a otra base de datos distinta a la que estemos conectados podemos emplear la opción del
menú Empresa−→Conexión.
El combo box con la etiqueta “Historial” nos va a servir para cargar de forma cómoda los datos de las
conexiones de las últimas bases de datos a las que hayamos accedido.
El campo “Puerto” sólo se cumplimentará en caso de que la conexión se realice utilizando un puerto no
estándar, esto es, diferente a la configuración por defecto de Postgres o MySQL.
Como podemos observar, es posible acceder a cualquier base de datos que sea accesible desde nuestra
red local; incluso podríamos conectarnos a algún servidor Postgres o MySQL remoto si disponemos de
un buen ancho de banda para ello.
23
Capítulo 12. Deshabilitar/habilitar periodos
Esta opción del menú “Empresa” nos permite bloquear determinados periodos contables predefinidos. La
principal utilidad de esta característica consiste en ofrecer una protección ante la edición o introducción
por error de apuntes en periodos conciliados o verificados.
La forma de activar o desactivar un período es bastante fácil, tan sólo hay que editar el campo
correspondiente en la ventana de edición:
24
Capítulo 13. Interacción del usuario con la
pantalla principal
Como podemos observar en la siguiente figura, la pantalla principal está formada por el menú de la
aplicación, una barra de herramientas donde tenemos más accesibles las principales acciones del
programa, el contenido del filtro activo, una tabla con el libro diario, y una línea que nos dará
información sobre las cuentas del diario que seleccionemos con el ratón.
En la parte derecha de la ventana también podremos distinguir dos dockwidgets que nos van a permitir
acceder de forma rápida a los asientos automáticos y a los estados contables.
13.1. Imprimir el libro diario
Para imprimir el diario con el filtrado que hayamos realizado en un momento, tan sólo tendremos que
ejecutar la opción correspondiente en el menú Diario, aparecerá entonces el siguiente cuadro de diálogo:
Podremos especificar si queremos que se imprima el texto del filtro utilizado (en la impresión oficial del
diario deberíamos evitar que apareciese). La fecha en el momento que vamos a obtener el informe
también es opcional.
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Capítulo 13. Interacción del usuario con la pantalla principal
El botón “Visualizar” nos mostrará en pantalla con el visualizador DVI el diario tal y como se imprimirá.
13.2. Diario resumen
El diario resumen es el resultado de agrupar toda la contabilidad de un período en quince asientos: el de
apertura, uno agrupado por cada mes del año, el de regularización, y el de cierre. Su principal función es
la de confeccionar un libro diario con menos páginas y de esta manera facilitarnos su encuadernación y
presentación en el Registro Mercantil.
El diario resumen tendrá que ir referido forzosamente a un ejercicio contable completo.
13.3. Refrescar diario
A veces se producen cambios en la contabilidad que no se ven reflejados en pantalla. Esto suele ocurrir
en ambientes en los que trabajan varios usuarios. Si queremos cerciorarnos de que la información que se
presenta está actualizada, seleccionaremos esta opción del menú Diario.
13.4. Filtrar el diario
Permite seleccionar la información que será recogida por la tabla del diario de la pantalla principal.
Mediante el diálogo de edición del filtro (ver figura adjunta), podemos filtrar por cualquier campo de la
tabla del diario. También es posible la selección de más de un campo para componer el filtro, los cuales
se añadirán como partes de la expresión con el operador booleano AND o OR, según hayamos
seleccionado el criterio en los botones de radio situados en la parte derecha de la plantilla. Para obtener
filtros con componentes más sofisticados, podremos editar directamente el texto de los mismos, el
resultado deberá ser la creación de una cláusula WHERE que cumpla los requisitos de validez para el
lenguaje de preguntas SQL.
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Capítulo 13. Interacción del usuario con la pantalla principal
Si el contenido del filtro que hemos editado no se adecúa a los objetivos que perseguimos, el botón
“Inicial” devuelve el contenido del mismo a su valor por defecto.
13.5. Operaciones con el portapapeles
El usuario puede realizar operaciones de cortar, copiar y pegar la información del diario. El contenido del
portapales se puede enviar a otra empresa (mediante la acción de pegar) o a otra aplicación distinta (por
ejemplo, hoja de cálculo). Estas operaciones están disponibles en la barra de herramientas de la pantalla
principal.
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Capítulo 14. Edición del plan contable
La opción del menú principal Plan contiene varios elementos que van a permitirnos la edición del Plan
Contable. Podremos así crear y editar grupos, subgrupos, cuentas, subcuentas. La edición de cada uno de
estos elementos es bastante similar, cambiando tan solo las reglas que permiten incorporar nuevos
códigos contables.
A continuación vamos a describir la edición y la creación de subcuentas, cuyos códigos serán los que
utilizaremos en la introducción de apuntes contables. Como esta operación es bastante frecuente, se
incluye también en la barra de herramientas bajo su icono característico.
La ventana de edición de subcuentas sería de la forma:
La forma de operar es bastante sencilla; para dar de alta una nueva subcuenta, nos basta con introducir un
código nuevo y pulsar la tecla INTRO, a continuación editaremos la descripción de la subcuenta y
pulsaremos el botón “Guardar”.
Sugerencia: Al igual que en otras aplicaciones contables, podemos simplificar la introducción de
códigos de subcuentas sustituyendo varios ceros seguidos por un punto (“.”); de esta forma no
tenemos porqué preocuparnos de contar cada dígito para lograr la longitud exacta.
La edición es similar a lo contemplado en el punto anterior: introducimos un código, pulsaremos INTRO
y editaremos la descripción que aparecerá en el campo anexo. Para grabar los cambios pulsaremos el
botón “Grabar”.
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Capítulo 14. Edición del plan contable
Podremos asociar determinada información a cada cuenta auxiliar chequeando la casilla de verificación
“Datos accesorios”.
Si estamos operando sobre una subcuenta que represente a una determinada persona física o jurídica
(clientes, proveedores, acreedores, etc.) podemos añadir y editar más información en la pestaña “Datos
personales”.
La pestaña “Aspectos contables” nos va a permitir automatizar la introducción de ciertos datos en la
introducción de asientos:
El apartado “Vencimientos asociados” permitirá la generación automática de la información relativa a
vencimientos de la cuenta auxiliar cuando terminemos algún asiento.
“IVA Asociado” permite vincular información de tipo impositivo y cuenta de IVA para que se procese en
la tabla de edición de asientos. Esto nos va a permitir acelerar en gran medida la introducción de
información.
Por último, es posible asignar un concepto de cargo/abono automático vinculado a la introducción de la
cuenta auxiliar.
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Capítulo 15. Editar tipos de vencimientos
Los tipos de vencimientos se van a utilizar en la plantilla de edición de cuentas auxiliares para asociarlas
a un conjunto de vencimientos de forma automática (por ejemplo a un proveedor o cliente). Esto va a
permitir la automatización total de la entrada de vencimientos tras la introducción de asientos.
El proceso de alta/edición consiste en asignarle a un código una lista de vencimientos (en días) separados
por comas.
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Capítulo 16. Bloquear cuentas
Este proceso, como su nombre indica, permite impedir la introducción o edición de apuntes contables
con las cuentas que deseemos bloquear. Para ello accedemos a la edición de una lista que nos permite
registrar los códigos que deseemos:
La inclusión de alguna cuenta auxiliar en esta lista nos va a permitir la protección de su contenido de
cara a la edición o introducción de nuevos asientos.
31
Capítulo 17. Exportar el Plan de Contabilidad
El plan de contabilidad de cualquier empresa puede sernos muy útil si damos de alta empresas con
similares características. En este caso no tendríamos que volver a introducir de nuevo todo el Plan
Contable; podemos exportarlo a un fichero de texto para luego recuperarlo en otra empresa.
La opción del menú Plan−→Exportar Plan nos presentará en pantalla el siguiente cuadro de diálogo
para guardar ficheros:
Podremos elegir entre exportar el Plan de Contabilidad con o sin incluir las cuentas auxiliares, para ello
elegiremos la opción del menú más adecuada.
32
Capítulo 18. Importar plan
Esta opción permite sincronizar nuestro plan contable con el contenido en un fichero de texto. Sólo se
añadirán los códigos de cuentas/subcuentas no existentes en el plan contable.
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Capítulo 19. Editar e introducir conceptos de
cargo/abono del diario
La edición y creación de conceptos de cargo/abono la realizaremos a partir del menú Diario−→Editar
conceptos. Esta opción también está accesible en la barra de herramientas de la aplicación.
Cada registro estará compuesto por una clave de hasta tres caracteres alfanuméricos y una descripción,
que será el concepto que aparecerá en el diario.
La forma de operar es similar a la de los elementos del Plan Contable, introduciremos un código que
podrá existir o no, y pulsaremos INTRO; tras la edición de la descripción pulsaremos “Guardar”.
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Capítulo 20. Edición y alta de tipos de diario
Mediante esta opción del menú “Diario” podemos crear y editar apartados dentro del diario que nos van
a servir para clasificar y discriminar la información contable de cara a la obtención de estados contables
o del balance de sumas y saldos.
Existen unos códigos de diario reservados debido a que son utilizados por diversos procesos del
programa, estos son “APERTURA”, “REGULARIZACIÓN”, “CIERRE” y “SIN_ASIGNAR”. Este
último identifica aquellos apuntes del diario a los que no ha sido asignado ningún código de diario; es
decir, serán aquellos en los que el campo correspondiente al “diario” aparecerá en blanco.
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Capítulo 21. Introducir nuevos asientos
Hay dos formas distintas de introducir apuntes contables. Una de ellas es la de generar un fichero de texto
tabulado que podrá ser importado a través de la opción del menú Utilidades-−→Importar-−→Importar
asientos. Este proceso se describe en el apartado “Importar datos”.
La otra forma es más interactiva y se realiza a través de la tabla de apuntes. Para acceder a este diálogo,
basta con seleccionar Diario-−→Nuevo asiento, nos aparecerá entonces la siguiente pantalla:
Para introducir información en la tabla de asientos pasaremos de columna a columna pulsando la tecla
TAB; para completar una línea pulsaremos la tecla INTRO. A medida que vaya continuando la edición se
irán actualizando los distintos elementos del cuadro de diálogo y se detectará el cuadre del asiento, en
cuyo caso bastará pulsar INTRO para su incorporación definitiva al libro diario.
Podremos navegar hacia cualquier celda de la tabla de apuntes pulsando las teclas del cursor o señalando
con el puntero del ratón. Para editar cualquier contenido de celda pulsaremos la tecla F2.
En lugar de introducir códigos de subcuenta con todos sus dígitos, podemos dar entrada a anotaciones
abreviadas utilizando el carácter “.” para sustituir sucesiones de ceros (éste es el dígito que más se repite
en los códigos). De esta forma conseguimos introducir información de forma más cómoda, sin tener que
preocuparnos de la longitud de las subcuentas.
En las columnas del DEBE y HABER podremos introducir fórmulas que hagan referencia a operaciones
básicas tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), también es posible la utilización de
paréntesis.
21.1. Búsqueda de subcuentas en la tabla de edición de
36
asientos
En muchas ocasiones no recordamos los códigos de las cuentas auxiliares que necesitamos cuando
estamos introduciendo apuntes contables. Para nosotros esto no es ningún inconveniente, podemos
suministrar parte del código de una cuenta auxiliar (bastaría con indicar, por ejemplo el grupo al que
pertenece) y pulsar la tecla TAB; aparecerá entonces un cuadro de diálogo en el que podremos buscar
cómodamente el código completo que desconocemos:
Como se aprecia en el gráfico superior, la búsqueda de cuentas auxiliares comienza con la porción de
código que suministramos en la tabla de apuntes. La búsqueda es incremental; a medida que
completemos la subcuenta, la lista inferior irá restringiendo la búsqueda, filtrando los elementos que
cumplan con la condición especificada.
Si pulsamos INTRO se devolverá el primer código que aparezca en la lista inferior. Podemos devolver
cualquier cuenta auxiliar de la lista filtrada si pulsamos el botón izquierdo del ratón sobre el elemento
deseado.
También podemos realizar búsquedas a partir del título de la cuenta auxiliar (introduciendo caracteres en
el campo del título). Si seleccionamos el botón de radio “Que contenga...” el filtrado se realizará para
todas las subcuentas que posean en su interior la cadena especificada.
21.2. Dar de alta nuevas cuentas auxiliares desde la tabla
37
de edición de asientos
Si suministramos un código de cuenta auxiliar no existente, automáticamente la aplicación entenderá que
deseamos darla de alta para su utilización. Aparecerá entonces el diálogo de “Edición de cuentas
auxiliares” en el que completaremos los datos que falten y pulsaremos el botón “Salir”, para continuar
con la edición del asiento.
21.3. Conceptos de cargo/abono.
En las celdas de la columna “CONCEPTO” podremos escribir cualquier cadena de caracteres para hacer
mención al apunte contable que estemos realizando. Si deseamos hacer utilizar alguno de los registros de
conceptos predefinidos que hayamos dado de alta con anterioridad, tan sólo tendremos que introducir el
código del mismo (igual o inferior a tres caracteres de largo); al pulsar la tecla TAB, aparecerá
automáticamente.
Si no recordamos el código del concepto que queremos emplear, escribiremos algún carácter por el que
empiece, después pulsaremos TAB; aparecerá entonces un cuadro de diálogo donde podremos buscar y
elegir el registro que estemos buscando:
Si el código de concepto no existe, en lugar del diálogo anterior, aparecerá el de “Edición de conceptos”,
ya comentado al tratar el tema sobre el alta y edición de conceptos de cargo/abono.
38
21.4. Apuntes de IVA
Para un cuadre perfecto entre los mayores de las cuentas de IVA soportado y repercutido con los libros
de facturas emitidas/recibidas, cada vez que introduzcamos una cuenta configurada como de IVA (ya sea
soportado o repercutido) e intentemos realizar una anotación en el debe o el haber, se activarán los
diálogos correspondientes para registrar la información en las tablas correspondientes. Si solo queremos
realizar una regularización, activaremos la casilla de verificación “Regularización IVA”
21.4.1. Apuntes de IVA soportado
Si la cuenta a la que hace referencia el apunte es de IVA soportado se desplegará en pantalla el siguiente
diálogo:
En esta ventana completaremos todos los campos necesarios para que se genere correctamente el registro
del libro de facturas emitidas.
El campo “Cuenta base” no es obligatorio; de hecho el importe del IVA que registramos podría haber
sido generado por varias cuentas base (por ejemplo, en caso de que el proveedor facture diversas familias
de productos y las contabilicemos en cuentas separadas). De todas formas, el registrar la cuenta base
puede sernos útil en un futuro para discernir qué IVA soportado pertenece a inversiones, y cual a bienes
corrientes (estos datos son requeridos al rellenar el impreso 390).
La casilla de verificación y el campo correspondiente a la “prorrata” nos van a permitir cumplir nuestras
obligaciones registrales para aquellos supuestos en que nuestra empresa esté sometida a este régimen.
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21.4.2. Apuntes de IVA repercutido
Tras realizar un cargo o un abono en un apunte en que figura una cuenta de IVA repercutido, aparecerá el
diálogo siguiente:
La ventana es bastante similar a la del IVA soportado, sólo que en ésta aparece algún elemento más,
como el recargo de equivalencia, cuya utilidad tendrá significado según el tipo de IVA que
seleccionemos.
La casilla de verificación “Factura rectificativa” permite guardar los datos del IVA repercutido de forma
tal que a la hora de confeccionar los libros de facturas emitidas podamos hacer mención a las facturas
rectificativas de forma separada.
21.4.3. Adquisiciones intracomunitarias de bienes y
autofacturas
Las adquisiciones intracomunitarias de bienes generan un apunte de IVA soportado, y a la vez un apunte
de IVA repercutido con el mismo importe. Con anterioridad al año 2004 era obligatorio emitir una
autofactura que tenía que acompañar al documento original de compra para poder deducirnos el IVA
soportado. Esta obligación ha desaparecido en la actualidad.
Para procesar una AIB introduciremos la operación tal cual, sin hacer mención a ninguna cuenta de IVA;
no nos olvidaremos de activar la casilla de verificación “Adquisición intracomunitaria de bienes”.
Cuando pulsemos el botón “Aceptar” aparecerá un cuadro de diálogo para que suministremos
información suplementaria sobre la operación:
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La casilla de verificación "Autofactura" sirve para identificar aquellas operaciones en las que se produce
la inversión del sujeto pasivo; esto suele ocurrir en aquellos casos en que se adquieren servicios (no
bienes, en cuyo caso la operación sería una A.I.B) de profesionales residentes en otros países europeos.
En estos casos procede la elaboración de una autofactura y su registro en los libros de facturas del IVA.
En la parte inferior de la ventana podemos encontrar el campo correspondiente a la prorrata, que nos
permitirá cumplir con los requisitos legales de registro de la AIB para aquellas empresas que está sujetas
a la regla de la prorrata.
Tras completar el cuadro de diálogo, el asiento quedará registrado con los pases de IVA soportado y
repercutido, y se habrán generado los apuntes necesarios en los libros de facturas emitidas y recibidas.
21.4.4. Entregas intracomunitarias de bienes
Las operaciones intracomunitarias de bienes están exentas pero sujetas al impuesto sobre el valor
añadido; es por ello que se han de registrar convenientemente en los libros del IVA; esta información de
registro también hará falta para cumplimentar las declaraciones informativas para la Hacienda Pública.
Para registrar convenientemente una EIB, chequearemos la casilla de verificación “Entrega
intracomunitaria de bienes”. Cuando terminemos el asiento pulsando el botón “Aceptar”, aparecerá el
cuadro de diálogo:
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La cumplimentación del diálogo registrará convenientemente la operación a efectos de los libros del IVA
y para la confección de las declaraciones informativas.
21.4.5. Registrar operaciones de IVA exento/no sujetas en los
libros de facturas
Hay operaciones de compra-venta de bienes o servicios que están sujetas al IVA/IGIC pero son exentas.
En estos casos nos vemos obligados a su registro con tipo impositivo de IVA cero.
Para realizar la contabilización conveniente de estos supuestos, chequearemos la casilla de verificación
“Registrar op. exenta en Libros de Facturas”; no suministraremos cuenta de IVA alguna en la tabla de
edición de asientos, ya que no procede ningún cargo o abono por este concepto.
Cuanto pulsemos el botón “INCORPORAR” se activará el cuadro de diálogo:
21.5. Pasar apuntes a espera
A veces ocurre que realizamos ediciones complejas de asientos con muchos apuntes pero no las podemos
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concluir debido a que no disponemos de algún dato, o simplemente porque no tenemos más tiempo y
tenemos que salir de la aplicación. Para no perder todo el trabajo realizado podemos pasar los apuntes a
“espera” pulsando el botón “Pasar a espera”.
El contenido pasado a espera podremos recuperarlo más tarde mediante la opción del menú
Diario−→Cargar asiento en espera:
Tan solo tendremos que situarnos en cualquier línea del asiento que queramos recuperar y pulsar el botón
“Cargar asiento”; la edición continuará en la tabla de apuntes.
Si hay varias personas conectadas a la base de datos podremos emplear este sistema para que otro
usuario termine un asiento que estemos realizando.
21.6. Editar códigos de imputación
El botón de la tabla de apuntes “Editar CI” nos abrirá un diálogo que nos ayudará a la selección de
códigos de imputación para un apunte de cuenta de ingreso o gasto. Para ello es necesario que nuestra
empresa tenga activada la contabilidad analítica.
21.7. Pegar información
El botón “Pegar” se utiliza para copiar datos desde el portapapeles a la celda actual de la tabla de
apuntes. Se puede emplear, por ejemplo, para pegar el resultado de varias operaciones realizadas en una
calculadora (por ejemplo, KCalc) en las columnas del DEBE ó HABER. Para realizar esta operación
también podremos pulsar la tecla F2 seguida de Ctrl-V
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21.8. Consulta de mayor desde la tabla de edición de
asientos
En el cuadro de diálogo se puede distinguir un botón con un icono en forma de “T”. Este botón nos va a
servir para acceder al libro mayor de la subcuenta que se encuentre en la línea actual de la tabla de
edición de asientos; de esta forma podremos consultar información relativa a los pases que estemos
introduciendo antes de confirmar el asiento.
21.9. Copiar documento en cada línea
Muchas veces el código de documento introducido en un apunte contable es aplicable para todas las
líneas del asiento. Para evitar que el usuario tenga que teclearlo en todos los pases se podrá activar la
casilla de verificación correspondiente.
21.10. Elección de tipos de diario
Junto a la fecha del asiento existe un combo box desde el que podemos elegir el diario al que irá referido
el asiento que estamos editando. El tipo “Sin asignar” dejará en blanco el campo correspondiente en el
diario.
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Capítulo 22. Registros de IVA autónomos
Nuestra aplicación permite la introducción de registros de IVA generando automáticamente los asientos
contables correspondientes, y todo ello sin pasar por la tabla de introducción de apuntes. Las opciones
para realizar estas operaciones están situadas en el menú Iva bajo los nombres de “Nuevo registro de IVA
soportado”, “Nuevo registro de IVA repercutido”, “Adquisición intracomunitaria de bienes” y “Entrega
intracomunitaria de bienes”.
La plantilla de IVA soportado permite la introducción de varios tipos de IVA para la misma operación.
También podremos especificar los datos correspondientes a la prorrata, si estuviéramos sometidos a ella.
La forma de proceder con el IVA repercutido es parecida, sólo que podremos añadir información relativa
al recargo de equivalencia:
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Capítulo 22. Registros de IVA autónomos
En cuanto a las AIB y las EIB, la forma de trabajar será parecida a la expuesta en la introducción de
asientos; aparecerán los mismos cuadros de diálogo en los que nos pedirán información respecto a la
cuenta que represente la base imponible, la base imponible, la cuota, la cuenta de IVA, etc. Para
completar los datos requeridos para los registros de IVA y apuntes contables aparecerá un cuadro de
diálogo suplementario, de la forma:
En esta ventana introduciremos la identificación del documento que represente la operación (es
opcional), la fecha de contabilización (por defecto coincide con la del registro de IVA). Si activamos la
casilla de verificación “Verificar asiento” pasaremos a la edición de los apuntes que se generan con la
información introducida.
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Capítulo 23. Edición de asientos
La edición de asientos se ejecuta seleccionando la opción correspondiente en el menú “Diario”. Se
realiza en una tabla similar a la descrita para la opción de nuevos asientos. La diferencia radica en que el
número de asiento se conserva. Los apuntes de IVA se volverán a generar con la nueva información del
asiento editado, borrándose los antiguos.
Un punto muy a tener en cuenta es que los registros de vencimientos vinculados a los apuntes contables
no se conservarán tras la edición del asiento. Esto ocurre porque los números de los pases contables
cambian tras la edición, por lo que no debemos de perder de vista este efecto colateral.
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Capítulo 24. Borrar asientos
Para borrar un asiento, tan sólo tendremos que seleccionar cualquier pase del mismo en el diario y
seleccionar Diario−→Borrar asiento.
Para borrar intervalos de asientos, ejecutaremos Utilidades−→Borrar intervalo de asientos. Con el
borrado de asientos eliminamos también los registros de IVA y de vencimientos que estén vinculados a
los mismos
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Capítulo 25. El libro mayor
25.1. Consultar el libro mayor de una cuenta
Las consultas al libro mayor se realizan eligiendo la opción del menú: Consultas−→Mayor. Si
teníamos seleccionado un pase del libro diario, se mostrará en pantalla el mayor de la cuenta de dicho
pase; en caso contrario se mostrará el cuadro de diálogo vacío, esperando a que introduzcamos un código
de subcuenta en el campo “Subcuenta”. La ventana de consultas del mayor será de la forma:
Al lado del campo “Subcuenta” hay un botón para la búsqueda de subcuentas; tras su utilización
deberemos de pulsar la tecla INTRO ó bien el botón refrescar, para que se carguen los datos del nuevo
código.
Los botones con las flechas izquierda y derecha sirven para cargar la subcuenta anterior y posterior,
respectivamente.
En cuanto al intervalo de fechas, podemos realizar extractos de cuentas que van más allá de un período
contable. Podremos así sacar un extracto con las primeras fechas de un año y de las últimas semanas de
un ejercicio anterior; esto es idóneo para contrastar los saldos de cuentas de clientes, permitiendo
encontrar diferencias en conciliaciones con anterioridad al final de ejercicio. Esto sólo es aplicable para
cuentas que no sean de gastos o ingresos.
Los botones de la parte inferior izquierda de la ventana nos permiten salir de la consulta, imprimir el
mayor seleccionado, la edición del asiento correspondiente al pase donde esté situado el cursor en la
tabla,el borrado del asiento correspondiente al pase actual, el copiado al portapapeles de la consulta,
exportar en XML el mayor en pantalla.
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Capítulo 25. El libro mayor
En versiones recientes se han incorporado nuevos botones que permiten nuevas funciones como
consultar asientos, editar vencimientos correspondientes a apuntes del mayor, la consulta de documentos
asociados, o la edición de los datos accesorios correspondientes a la cuenta seleccionada.
En la parte superior de la pantalla podremos distinguir una caja con el título “Intervalo de cuentas”. La
activación de este apartado permite la consulta de mayores de agrupaciones de cuentas por intervalos;
esta característica nos podría servir, por ejemplo, para analizar todos los movimientos y saldos por fecha
de todas las cuentas de tesorería agrupadas.
25.2. Imprimir el libro mayor
Si lo que queremos es imprimir directamente el libro mayor de una o varias cuentas seleccionaremos
Consultas−→Imprime mayor. Aparecerá entonces el siguiente diálogo:
Aquí podremos indicar subcuenta inicial y subcuenta final, así como un intervalo de fechas. Para
imprimir pulsaremos el botón correspondiente en la parte inferior. Podremos previsualizar la impresión
del mayor pulsando el botón correspondiente.
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Capítulo 26. Consultas de acumulados de
cuenta por mes
Esta opción del menú Consultas nos muestra una ventana con información de las magnitudes de los
saldos de una subcuenta acumulados por meses:
El botón “Copiar” permite pasar al portapapeles el contenido de los acumulados; esto posibilita cargar la
información en una hoja de cálculo, tarea que será útil, por ejemplo, para confeccionar presupuestos. La
siguiente figura muestra los acumulados importados por la hoja de cálculo de OpenOffice:
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Capítulo 26. Consultas de acumulados de cuenta por mes
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Capítulo 27. Volumen de operaciones con
terceras personas
Este apartado del menú “Consultas” nos ofrece información sobre el volumen de operaciones con
terceras personas en un determinado ejercicio. Esta información será muy útil para confeccionar el
modelo 347 y otras declaraciones informativas.
El cálculo de las operaciones se realiza a partir del libro mayor, excluyendo los asientos de apertura y de
cierre; si se trata de adquisiciones de bienes y servicios nos centraremos en el “haber” de las cuentas; en
el caso de ventas de bienes y servicios el resultado vendrá dado por la suma del “debe” de las cuentas.
Para que la información sea correcta tendremos que utilizar asientos negativos para realizar correcciones
por devoluciones, abonos o errores en factura, ya que, de lo contrario, el volumen de operaciones
calculado será erróneo y nos dará problemas a la hora de cumplimentar las declaraciones informativas.
La pantalla muestra el diálogo que se encarga del manejo de la consulta. Como podemos observar,
hemos introducido el ejercicio, el importe a partir del cual deseamos que se muestren datos en la
consulta; y en el apartado códigos, hemos suministrado una lista de códigos de cuenta separados por
comas para acotar la búsqueda de información.
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Capítulo 28. El balance de sumas y saldos
Para obtener balances de sumas y saldos ejecutaremos Consultas-−→Balance de sumas y saldos. El
cuadro de diálogo que aparece nos permite muchas posibilidades:
El primer grupo de casillas de verificación permite especificar el nivel de detalle del balance; de esta
forma podremos obtener información valiosa para agrupados de cuenta, como por ejemplo, volumen de
operaciones por zona si tenemos los clientes clasificados en una cuenta por cada zona antes del desglose
final en subcuentas. Las casillas de verificación no son excluyentes; podremos incluir todos los detalles
que necesitemos.
En intervalo de fechas podremos especificar períodos superiores al año natural. Aquí tendremos que
tener en cuenta los tipos de diario que formarán parte de la consulta para que ésta tenga significado.
Podemos acotar la consulta para un intervalo de cuentas. Ello permite por ejemplo conocer el volumen
de gasto desglosado en cuentas y subcuentas de una determinada partida contable.
El grupo de casillas de verificación del “DIARIO” permite la elección de las partes del diario que
formarán parte del balance de sumas y saldos. Si por ejemplo queremos conocer el volumen de gastos e
ingresos desglosado por cuentas, no incluiremos el diario de “REGULARIZACIÓN”, ya que éste salda
todas las cuentas del grupo 6 y 7.
Importante: Nunca se incluirá el diario de “CIERRE” en las consultas, ya que por su propia
naturaleza el proceso de cierre elimina toda la información contable en lo que se refiere a los saldos
de un determinado período.
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Capítulo 28. El balance de sumas y saldos
En el recuadro “Analítica” podremos acotar la emisión del balance de sumas y saldos para códigos de
imputación determinados. Podremos emplear comodines en la confección de estos códigos.
El botón “Imprimir” genera una copia impresa en alta calidad directamente en la impresora. Si queremos
generar un fichero TEX para incorporarlo a un libro de contabilidad (por ejemplo el libro de balances),
pulsaremos el botón “Genera TEX”, tras lo cual se pedirá un nombre de archivo (introducir el nombre
del archivo sin especificar ninguna ruta o directorio). Si dejamos el nombre en blanco, se generará el
balance en el archivo bss.tex.
A veces resulta interesante poder trabajar con la copia de un balance de sumas y saldos en una hoja de
cálculo. Ello permite, por ejemplo, presentar balances de situación o cuentas de pérdidas y ganancias
configuradas de manera flexible y a nuestro gusto. También puede sernos útil para preparar un inventario
de cierre de ejercicio, como relación detallada de bienes y derechos de nuestra empresa. El botón
“Copiar” permite pasar al portapapeles en formato de texto tabulado toda la información del balance de
sumas y saldos, que podrá ser pegado sin ningún problema en una hoja de OpenOffice para su proceso.
También se genera un fichero bss.txt por si se desea modificar algún componente antes de ser
procesado por otra aplicación.
“Genera XML” exporta el balance de sumas y saldos a un fichero XML; esto es ideal para utilizar un
programa externo de informes, tal como iReport.
Recientemente se ha incorporado un botón para la consulta del mayor de cualquier cuenta que esté
incluida en el balance de sumas y saldos.
La casilla de verificación “Columna de saldos iniciales” permite obtener un balance de comprobación
especial con el saldo inicial en el inicio del período especificado en el intervalo de fechas. Este tipo de
documento contable se utiliza habitualmente en algunos países iberoamericanos.
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Capítulo 29. Conciliación de cuentas
La conciliación de cuentas es uno de los pilares básicos que nos van a permitir garantizar que nuestra
contabilidad sea correcta. Mediante esta herramienta cruzamos la información de nuestras cuentas con la
de los agentes económicos que interactúan con nosotros, tales como bancos, clientes, proveedores, etc.
De esta forma podremos descubrir posibles errores, ya sean en importes, fechas, y omisiones, tanto en
nuestras cuentas como en la contabilidad de los agentes implicados.
29.1. Alta y edición de conceptos de diferencias de
conciliación
Los errores de contabilización provocan que existan diferencias en el proceso de confrontación entre
nuestra cuenta y la que elabora de forma contrapuesta el agente económico que la representa.
En esta plantilla podemos introducir los conceptos que representen estas diferencias, como, por ejemplo:
“Cheques no debitados”, “Omisión en cuenta banco”, “Importe incorrecto”... Esto va a permitir la
agrupación posterior de la información para la elaboración del informe de conciliación.
29.2. Conciliación de cuentas manual
El proceso comienza con la petición de la cuenta auxiliar a conciliar y del intervalo de fechas. Esto se
realiza a través del siguiente cuadro de diálogo:
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Posteriormente accederemos a la pantalla de conciliación. Podemos observar que la tabla central posee
dos pestañas, una dedicada a las anotaciones de la cuenta en nuestra contabilidad, y otra que estará
referida a las posibles diferencias de la cuenta externa con respecto a nuestros apuntes.
Para conciliar alguna línea de las tablas de las cuentas haremos doble click sobre el campo del importe, o
pulsaremos el botón “Concilia linea”. Esto activará la marca de conciliado y hará desaparecer el
combo-box del campo “Tipo dif.”
Si la línea no resulta conciliada, especificaremos el tipo de diferencia correspondiente en “Tipo dif.”
También podremos corregir errores de nuestra contabilidad sobre la marcha: el botón “Fecha asiento”
permite la edición de fechas equivocadas, mientras que el botón “Edita asiento” abre en pantalla la tabla
de asientos para editar el correspondiente al del pase seleccionado. Para hacer efectivos los cambios en
pantalla, pulsaremos el botón “Refrescar”.
La activación de la casilla de verificación “Solo partidas no conciliadas” nos va a permitir eliminar de la
pantalla todos los registros conciliados. Esto es muy interesante cuando estamos conciliando cuentas con
mucha información.
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La columna “Saldo conc.” nos informa en todo momento del saldo de las partidas conciliadas de la
cuenta.
En las últimas versiones de KEME se han añadido nuevos botones que nos permiten borrar y consultar
asientos.
Bajo la pestaña “Cuenta externa” se esconden los distintos apuntes de la cuenta de terceros, que no
concilian con nuestra contabilidad. El botón “Añadir linea” permite ir recopilando esta información.
En la parte inferior de la pantalla nos encontramos con botones con funciones comunes para todo el
cuadro de diálogo:
“Eliminar marcas” sirve para eliminar toda la conciliación; las tablas quedan como al principio. Esta
operación no es irreversible, ya que podemos salir de la ventana de diálogo pulsando el botón “Cancelar”.
El botón “informe” nos presentará por escrito un resumen del proceso de conciliación, mientras que
“Consulta informe” presentará esta información por pantalla.
29.3. Conciliación bancaria sobre información importada
conforme al cuaderno 43 de la AEB
Este mecanismo nos permite realizar la conciliación bancaria de forma semi-automática, a través de la
importación de información de cuentas corrientes bancarias. La principal ventaja es que se realiza el
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punteado de forma automática.
29.3.1. Importar Cuaderno 43
Esta opción del menú de conciliación permite captar la información de un fichero de cuenta bancaria
conforme al cuaderno 43 de la Asociación Española de Banca. Tras seleccionar la cuenta
correspondiente de nuestra contabilidad, la aplicación nos presentará un mensaje de advertencia, y
pasaremos a un cuadro de selección de archivo:
Tras un mensaje de confirmación, el archivo se habrá importado correctamente. No se sobreescribirán
apuntes de fechas ya importadas con anterioridad; de esta forma nos aseguramos de que no se pierda la
información relativa a conciliaciones anteriores.
29.3.2. Conciliación de la cuenta importada
A través de la opción del menú Cuentas Bancarias C43−→Concilia importada accederemos al
cuadro de diálogo:
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En el campo etiquetado como “Margen fechas (días)” podremos establecer un intervalo de confianza
entre fechas para la conciliación; de esta forma podremos obviar el problema bastante común de la
conciliación de partidas en fechas que varíen pocos días con respecto a la anotación en el banco.
El botón “Conciliación automática” realizará todo el proceso automático de punteo para el intervalo de
fechas seleccionado.
29.3.3. Borrar información importada
La opción del menú “Borrar importado” permite la eliminación de la información captada conforme al
Cuaderno 43 a partir de una determinada fecha. La principal utilidad de esta función es la de corregir
posibles errores en la importación de información.
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Capítulo 30. La contabilidad analítica
Esta funcionalidad del programa permite llevar una pseudo-contabilidad interna mediante la imputación
a través de unos códigos de la información del diario referente a ingresos y a gastos. De esta forma se
permite, por ejemplo, asignar las clases de costes (grupo de gastos) a portadores y/o secciones de coste.
La llevanza de la contabilidad analítica es opcional, y se activa a través del diálogo de “configuración de
empresa”. La activación de esta funcionalidad obligará a suministrar un “código de imputación” a cada
partida de ingreso y gasto que introduzcamos en la tabla de edición de asientos. También se permite la
elaboración de “asientos automáticos” con “códigos de imputación”; esto nos permite elaborar criterios
de imputación complejos de forma cómoda y sencilla para el usuario final.
30.1. Composición de los códigos de imputación
Cada código de imputación se podrá codificar con tres niveles de información; de esta forma podremos
hacer referencia, por ejemplo, a sección, subsección, y portador de coste.
•
Primer nivel: esta porción del código de imputación es obligatoria, y necesariamente se ha de codificar
empleando tres caracteres.
•
Segundo nivel: va en segundo lugar, y también se codificará empleando tres caracteres, su empleo es
opcional.
•
Tercer nivel: ocupa el tercer lugar, es opcional y se puede codificar utilizando una cadena de caracteres
de longitud libre
30.2. Operaciones de consulta
KEME-Contabilidad permite efectuar operaciones de consulta para realizar un seguimiento de las
anotaciones en el ámbito de la contabilidad analítica. Estas actividades las podremos realizar a partir de
la opción del menú “Consulta imputaciones”, del balance de sumas y saldos, y en los estados contables
(si les hemos habilitado la contabilidad analítica).
Podremos realizar agrupaciones de niveles en nuestros informes utilizando comodines. Para el primer y
segundo nivel el comodín vendrá representado por tres signos de interrogación (“???”), mientras que
para el tercer nivel (longitud variable) utilizaremos un asterisco (“*”).
61
Capítulo 31. Gestión de vencimientos
Este apartado se encarga, como su nombre indica, de fijar vencimientos a derechos y obligaciones, así
como del cargo o abono con las cuentas de tesorería a la hora de los vencimientos. De esta forma
podemos realizar una eficaz planificación de tesorería. Para realizar estas operaciones tendremos que
haber definido en el diálogo “Configuración de empresa” las “cuentas a pagar” y las “cuentas a cobrar”
que se procesarán; podremos especificar varios códigos de cuentas separados por comas.
31.1. Asignar vencimientos directamente a partir del
diario
Podemos asignar vencimientos a un cobro o pago pendiente, representado en un apunte contable del
diario, como por ejemplo el relativo a la cuenta de un cliente para una venta que acabamos de procesar.
Para ello, seleccionaremos con el ratón (pulsando el botón izquierdo) el apunte en cuestión y
ejecutaremos Vencimientos−→Vencimientos a partir del diario, se abrirá el siguiente diálogo para
procesar la asignación:
El diálogo mostrado aparecerá al principio vacío, y le iremos añadiendo uno o más vencimientos hasta
completar el total de la deuda, en cuyo caso, el campo “sin vencimiento” aparecerá con valor cero.
Para añadir vencimientos, pulsaremos el botón “Añadir”, aparecerá entonces la siguiente ventana:
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Donde fijaremos parámetros como la fecha de vencimiento y el importe. También podremos editar un
campo, “Concepto al vencimiento” con información para el concepto del asiento que se generará
automáticamente al procesar el vencimiento en el futuro.
31.2. Asignar vencimientos a partidas pendientes
Si procesamos gran cantidad de operaciones y fijamos manualmente vencimientos puede ocurrir que se
queden apuntes sin asignar. Por ello la aplicación permite consultas de apuntes con cuentas a cobrar y a
pagar pendientes de asignar vencimientos.
Si ejecutamos alguna de los opciones del menú Vencimientos−→Asignar vencimientos, cuentas a
pagar ó bien Vencimientos−→Asignar vencimientos, cuentas a cobrar accederemos a un diálogo
tal y como se muestra en la figura:
Para procesar la información de la tabla, seleccionaremos una línea de la lista y pulsaremos el botón
“Asigna Vencimiento”. El proceso a partir de aquí será similar al del punto anterior donde asignábamos
directamente a partir del diario. Si hemos fijado vencimientos por valor del importe total del apunte
observaremos que la línea en cuestión desaparecerá de la tabla.
El botón “Procesa pago/cobro” sirve para procesar directamente el cobro o pago sin pasar por asignar
vencimientos. Esto nos sirve, por ejemplo, para contabilizar el pago en operaciones al contado, o en
aquellas en las que no disponemos de información sobre un vencimiento cierto y se realiza el pago en un
determinado momento. Esto lo realizaremos a través del diálogo de procesar vencimiento:
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El botón “Dar de baja” sirve para eliminar como pendientes de asignar, partidas a las que no tengamos
que fijarles un vencimiento. Esto ocurre por ejemplo en apuntes realizados para corregir operaciones
debido a errores, devoluciones, etc.
31.3. Procesar vencimientos
La opción del menú Vencimientos−→Procesar vencimientos se utiliza para generar los asientos
referentes al cobro o pago de una partida a la que asignamos vencimientos. Las operaciones las
realizaremos a través del siguiente cuadro de diálogo:
En la esquina superior izquierda tenemos un grupo de campos en los que se especifica el intervalo de
fechas para el que se ofrecerá la información. Por defecto aparecerá el inicio y el final del último período
registrado. Podemos cambiar el criterio de acotación por fecha utilizando la fecha de vencimiento;
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ambos criterios son excluyentes, por lo que al activar la casilla de verificación de uno de ellos, se
desactivará la otra.
Si queremos que se muestre información referente a vencimientos procesados, activaremos la casilla de
verificación correspondiente. También podremos elegir entre que se muestre información referente a
cobros y/o pagos; ambas opciones no son excluyentes.
Podremos acotar todavía más la lista de vencimientos, activando las casillas de verificación de “Cta.
ordenante” y “Cta. tesorería”. Aquí introduciremos el código de una de las subcuentas ordenantes, y de
tesorería a las que hayamos programado el cobro o el pago de alguna partida, respectivamente.
Para procesar algún cobro o pago, pulsaremos el botón “Procesar”, se abrirá entonces el cuadro de
diálogo:
Si la información que se muestra es correcta, tan sólo nos quedará pulsar “Procesar”, en caso contrario
podremos editar la fecha de vencimiento y el código de la subcuenta de tesorería.
Al igual que en la asignación de vencimientos, en este diálogo también se permite anular registros de
vencimientos; esto hace que el apunte contable del que procede no vuelva a aparecer como pendiente de
asignar y que no se compute a ningún efecto. Como veíamos anteriormente, esto está indicado para
apuntes contables que no originen cobro o pago con posterioridad, tales como correcciones o ajustes.
El botón “Borrar” elimina el registro físico del vencimiento. El apunte contable del que procede quedará
como pendiente de asignar vencimiento. Esto es útil, por ejemplo, cuando tengamos un asiento mal
contabilizado al que le hayamos asignado en algún apunte vencimientos; podremos entonces eliminar el
registro de vencimiento, para editar el asiento del que procede, y volver a repetir la operación de asignar
vencimiento.
El botón “Unificar proc.” nos va a permitir unificar diversos pases de vencimientos para su procesado en
un solo asiento con la misma contrapartida. Para seleccionar pases contiguos utilizaremos el botón del
ratón, a la vez que pulsamos la tecla de mayúsculas. Para seleccionar pases no contiguos, utilizaremos la
tecla Ctrl a la par que pulsamos el botón izquierdo del ratón.
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31.4. Gestión de apuntes anulados para vencimientos
La opción del menú Vencimientos−→Vencimientos anulados mostrará una tabla con todos los
apuntes que hemos decidido anular para que no se tengan en cuenta para asignar vencimientos. La
principal función de este diálogo es la de posibilitarnos recuperar estos apuntes para su proceso normal;
esto permite recuperar partidas anuladas por error:
El botón “Borrar” dejará al pase del diario correspondiente al registro anulado sin vencimiento asignado;
es decir, se borrará físicamente la línea del vencimiento.
El botón “Recuperar” quitará la marca de “anulado” del registro de vencimiento; quedará para su
procesado como si nunca se hubiera anulado.
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Capítulo 32. El Impuesto sobre el Valor Añadido
En el apartado referente a la introducción de asientos ya analizamos la operatoria a seguir para generar
apuntes de IVA y argumentábamos cómo se intentaba que se produjera un cuadre perfecto entre los
mayores de las subcuentas de IVA y los libros de facturas emitidas/recibidas.
En este punto vamos a contemplar otros aspectos referentes al Impuesto sobre el Valor Añadido que se
ofrecen en el menú principal Iva, como son la introducción y edición de los distintos tipos de IVA, el
libro de facturas recibidas, el libro de facturas emitidas, y las consultas sobre liquidación de IVA de un
período.
32.1. Tipos de IVA
La opción IVA−→Tipos de IVA nos abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos dar de alta y editar
los distintos tipos de IVA:
32.2. Libro de Facturas Emitidas
Mediante esta opción del programa obtenemos el libro de facturas emitidas. El cuadro de diálogo
asociado nos permite seleccionar el contenido del mismo; también podremos editar el título o cabecera
del listado y elegir el formato de presentación: vertical o apaisado.
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Para obtener una copia impresa del libro, pulsaremos el botón “Imprimir”. Si sólo queremos observar en
pantalla el contenido del libro, pulsaremos el botón “Consultar”, aparecerá así el visor DVI mostrando la
conversión del fichero TEX generado.
El botón “Copiar” permite pasar la información al portapales; esto permite, por ejemplo, pegar el libro de
facturas en una hoja de cálculo.
32.3. Libro de Facturas Recibidas
Permite la obtención, de forma similar al punto anterior, del libro de facturas recibidas. Podremos
obtener, además, un listado más completo con información sobre la prorrata si nuestra empresa está
sometida a esta modalidad de IVA.
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32.4. Consulta de liquidación de IVA
La opción del menú IVA−→Liquidación de IVA nos presentará en pantalla una ventana con las
magnitudes clasificadas por cuenta necesarias para realizar la liquidación del impuesto; tan sólo
tendremos que especificar un intervalo de fechas y pulsar el botón “Calcular”:
32.5. Modelo 340
Esta opción del menú IVA confecciona un fichero conforme para ser importado y verificado por las
utilidades de la AEAT:
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Capítulo 33. Amortizaciones
Este módulo del programa permite la gestión y cálculo de la depreciación de nuestro inmovilizado. Esto
se realiza desde dos vertientes distintas: la contable y la fiscal, permitiendo la obtención de las
diferencias entre ambos criterios que nos permitirán ajustar la base imponible de nuestro Impuesto de
Sociedades. Esta característica está especialmente indicada para aquellos supuestos de libertad de
amortización o amortización acelerada, que conllevan la consideración como gasto fiscal de un importe
que no se registra como gasto contable del mismo período impositivo; con este sistema se mejora la
situación financiera de la empresa al diferir el pago del Impuesto sobre Sociedades a ejercicios futuros.
33.1. El Plan de Amortizaciones
El plan de amortizaciones registrará la forma en que vamos a registrar la depreciación para cada
elemento del inmovilizado. Para acceder a él utilizaremos la opción del menú: Amortizaciones−→Plan
de Amortizaciones:
En dicho plan podemos observar que los coeficientes de amortización se expresan en tantos por uno. No
se aprecian dos columnas que quedan a la derecha (habría que realizar un scroll horizontal) que serían el
coeficiente de amortización fiscal (el que nos permite la Hacienda Pública), y la relativa a la
amortización fiscal en el primer ejercicio, que podrá estar en blanco o con valor “Seleccionado” para
aquellos casos en que fiscalmente se permita que amorticemos un elemento de inmovilizado en el mismo
año de su adquisición.
Para dar de alta nuevos registros, pulsaremos el botón “Nuevo elemento”, con lo que aparecerá el
siguiente diálogo:
70
Por código de elemento entendemos una forma de identificar el inmovilizado aparte del código de
subcuenta; podría estar formado, por ejemplo, por la referencia del fabricante a la que podríamos añadir
algún tipo de variante para que el código resultara exclusivo.
La fecha de puesta en funcionamiento no tiene porqué coincidir con la fecha de adquisición, y representa
el momento a partir del cual el elemento empezará a depreciarse.
Los coeficientes de amortización se expresarán en porcentajes (aunque aparezcan en el plan en tantos por
uno).
En cuanto a la amortización fiscal, si seleccionamos el botón de radio “Amortización fiscal acelerada
total en el primer ejercicio”, se desactivará el campo del coeficiente de amortización fiscal, ya que en este
caso no tendría sentido su edición.
Si no introducimos ningún valor para la amortización fiscal, se entenderá que el criterio contable y fiscal
coinciden, por lo que no se producirá ninguna diferencia.
El botón de radio “Tabla de amortización personalizada”, activa una tabla en la que especificaremos la
cuantía en que se va a depreciar el activo en cuestión en cada ejercicio. Esto es útil si queremos asignar
planes de amortización personalizados o de tipo más elaborado, como podrían ser el del método de la
suma de dígitos o el de porcentaje constante. También sería aplicable para amortizaciones de tipo más
complejo, como las de renovaciones, ampliaciones o mejoras de elementos patrimoniales de
inmovilizado, o para el método de amortización según justificación ejercicio a ejercicio.
La pestaña “imputaciones” estará activada si nuestra contabilidad procesa contabilidad analítica. Esta
parte del cuadro de diálogo nos va a permitir asignar la amortización del elemento a los distintos
centros/portadores de costes que vendrán representados por sus respectivos códigos de imputación:
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A cada código de imputación le asignaremos el porcentaje correspondiente de depreciación del activo
inmovilizado. Nuestro objetivo será conseguir que las asignaciones representen el cien por cien de la
cuota a amortizar
33.2. Asientos de amortizaciones
Seleccionando la opción del menú correspondiente generaremos el asiento de amortizaciones que
especifiquemos en el cuadro de diálogo:
También podremos eliminar el asiento de amortizaciones de un determinado período pulsando el botón
“Eliminar”.
33.3. Diferencias en base imponible del Impuesto sobre
Sociedades
Seleccionando la opción del menú correspondiente a este apartado aparecerá una tabla con las
diferencias entre la amortización contable y la considerada desde el punto de vista fiscal:
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33.4. Historial de diferencias por activo
Esta opción del menú muestra una plantilla con información del proceso de amortización por cada
ejercicio, contrastando la depreciación contable con la amortización fiscal. Esto nos permite tener una
visión sobre el proceso de registro de ambos criterios a lo largo de la vida útil de cada elemento de
inmovilizado.
73
Capítulo 34. Importar datos
En este apartado describimos una forma sencilla de captar los datos de otras aplicaciones contables.
34.1. Importar plan de cuentas
Nuestro objetivo es conseguir un fichero de texto tabulado en dos columnas, la primera que contenga el
código de cada grupo, subgrupo o cuenta, y la segunda el nombre correspondiente. Para ello partimos,
por ejemplo, de un balance de sumas y saldos o de un listado de plan de cuentas generado por la
aplicación origen en un archivo en formato de texto tabulado.
El siguiente paso consistirá en abrir el archivo anterior con un editor de texto; si utilizamos Emacs, éste
suele detectar la codificación de caracteres automáticamente. Si utilizamos el editor Kate, tendremos que
especificar la codificación en el menú Ver −→Especificar codificación −→Europeo occidental iso
8859. En el editor seleccionaremos las líneas que nos interesen y las copiaremos al portapapeles. Acto
seguido arrancaremos Openoffice y crearemos una hoja de cálculo vacía, donde pegaremos el contenido
del portapapeles, teniendo especial cuidado en seleccionar el juego de caracteres apropiado (en nuestro
caso el de Windows), y la separación correspondiente (tabulador y texto separado por comillas):
Importante: Es imprescindible tener en cuenta e identificar correctamente el juego de caracteres
del que procede la información a importar, ya que en caso contrario se puede generar un fichero de
texto con caracteres extraños y que, por tanto, no sería admitido por la base de datos.
74
Una vez pegada la información en la hoja de cálculo procederemos a borrar los datos que no nos
interesen, y nos quedaremos con dos columnas. No deberá existir ninguna línea de descripción de
campos como cabecera, tan sólo códigos de cuenta y descripciones de cuenta:
El siguiente paso será guardar el contenido de la hoja de cálculo en un fichero de texto tabulado, sin
separador de cadenas de caracteres. Esto lo conseguiremos mediante la opción del menú de OpenOffice
Archivo−→Guardar como..., donde especificaremos en Tipo de archivo la selección Texto CSV
(.csv;.txt):
A continuación aparecerá un diálogo de exportación de texto, en el que especificaremos el juego de
caracteres Unicode UTF-8, el separador de campo como tabulador, y dejaremos en blanco el separador
de texto:
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Ya tenemos el plan contable exportado listo para su incorporación a nuestra aplicación, para ello
tendremos que copiar el archivo generado al directorio .keme/. No olvidemos que dicho directorio
aparecerá como oculto, por lo que si queremos que aparezca en el navegador del sistema, deberemos
habilitar que se muestre en pantalla, esto se consigue en Konqueror mediante la opción del menú
Ver−→Mostrar archivos ocultos
El último paso consistirá en crear una nueva empresa en la contabilidad, en la que especificaremos el
fichero del plan contable con extensión .pln generado en los pasos anteriores, para ello seleccionaremos
la opción del menú Empresa −→Nueva empresa:
Importante: Tenemos que especificar el número de dígitos exacto de las subcuentas del plan
importado; en caso contrario la información contenida no será interpretada de forma correcta.
Una vez concluido el proceso tendremos el Plan Contable incorporado a nuestra contabilidad
almacenado con el juego de caracteres Unicode que se caracteriza por su carácter internacional.
34.2. Importar datos del diario
El proceso de importar asientos de otras aplicaciones es bastante parecido al que hemos empleado en el
punto anterior; partiremos de un fichero en formato texto tabulado que contenga el libro diario contable y
lo abriremos con un editor de texto tal como Emacs. Si la información a procesar es muy grande,
podemos copiar y pegar trozos del diario en la hoja de cálculo de OpenOffice, donde especificaremos el
juego de caracteres correcto del que proceden los pases contables.
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El siguiente paso será editar la hoja de cálculo, de forma que dispondremos los datos contables por
columnas en el siguiente orden:
1. Número de asiento
2. Fecha
3. Código de cuenta
4. Concepto de cargo/abono
5. Importe de la anotación en el Debe
6. Importe de la anotación en el Haber
7. Documento (este campo es opcional)
Una vez terminada la edición, guardaremos el fichero en el directorio de trabajo de la aplicación. El
formato elegido será en modo de texto tabulado, sin ningún tipo de separador para cadenas, y con el
juego de caracteres Unicode (ver punto anterior).
Desde nuestra empresa en el programa de contabilidad accederemos al diálogo de importar asientos del
diario mediante la opción del menú Utilidades−→Importar−→Importar asientos diario:
Antes de procesar el fichero que elijamos se comprobará entre otras cosas si hay descuadres de asientos,
si las fechas suministradas son válidas (debe de estar dado de alta un ejercicio no cerrado que permita
aceptar asientos con las fechas suministradas),o si existen todas las cuentas del diario a importar. En el
caso de que se detecte algún error el proceso se cancelará, informando al usuario.
Si el proceso se concluye con éxito, y para la correcta interpretación de los pases importados, deberemos
de suministrar una información extra en lo concerniente a qué asientos corresponden al diario de
apertura, regularización y cierre. Para ello, basta seleccionar en la pantalla principal cualquier pase
correspondiente al asiento que queramos modificar y seleccionar en el menú
Utilidades−→Importar−→Asignar diario
Puede ocurrir que estemos importando información de ejercicios cerrados; en este caso, deberemos, una
vez concluido el proceso, de marcar el ejercicio como cerrado mediante
77
Utilidades−→Importar−→Marcar como cerrado ejercicio
El proceso no se llevará a cabo igualmente si estamos importando pases con cuentas de iva
soportado/repercutido. Esto ocurre para evitar descuadres de la contabilidad con los libros de facturas
emitidas y/o recibidas. Para evitar este problema, deberemos de dejar vacíos momentáneamente los
campos de cuenta de iva soportado y cuenta de iva repercutido en el cuadro de configuración de empresa.
Esto lo conseguimos accediendo al mismo mediante Empresa-−→Configuración de empresa.
Importante: No se deben de mezclar en un mismo ejercicio apuntes con cuentas de iva no
vinculados a los libros de IVA repercutido/soportado con otros que sí lo estén. Esto provocaría una
falta de concordancia de los registros de IVA con el diario contable.
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Capítulo 35. El generador de estados contables
Bajo este nombre designamos un potente generador de documentos contables, tales como balances de
situación, cuentas de pérdidas y ganancias, y balances de libre configuración con información ajustada a
nuestras necesidades o gustos. La información será extraída del diario, haciendo referencia a las diversas
partes del mismo. También es posible incorporar a nuestros documentos magnitudes medias de cuentas y
saldos iniciales, lo que nos posibilitaría, por ejemplo, presentar información referente a rotaciones o
ratios que utilicen este tipo de datos.
Cuando creemos una nueva empresa observaremos que no tendremos en la misma ningún estado
contable predefinido; esto es, no podremos realizar balances de situación ó presentar la cuenta de
Pérdidas y Ganancias. Para solucionar este problema existen unos ficheros de texto que se suministran
con la aplicación y que podremos importar a través de la opción del menú “Importar estado contable”.
De igual forma, si confeccionamos a través del editor de estados contables un documento interesante,
podremos exportar a un fichero de texto las definiciones del mismo para su utilización en otras empresas.
35.1. Fórmulas
Los datos numéricos de cada apartado de nuestro documento contable se calculan mediante fórmulas en
las que se involucran operadores y referencias a magnitudes tales como saldos de cuenta, apartados,
saldos medios, etc. que deberán de cumplir ciertas restricciones.
35.1.1. Operadores válidos
Nuestro objetivo es construir una expresión aritmética como una sucesión de operandos y operadores
válidos. En nuestro caso, podremos hacer referencia a operaciones básicas tales como sumar (+), restar
(-), multiplicar (*), dividir (/), también es posible la utilización de paréntesis, ya sean simples o anidados
(paréntesis dentro de paréntesis). En el entorno contable nos basta con estos operadores, por lo que no se
contemplan, por ejemplo, funciones trigonométricas, logaritmos, exponenciación, etc., de escasa o nula
utilidad en contabilidad.
35.1.2. Saldos de cuentas
Para hacer referencia a saldos contables de cuentas basta expresar los códigos de las cuentas entre
corchetes. A la hora del cálculo del estado contable, estos corchetes serán sustituidos por la suma de
cargos menos los abonos correspondientes a los pases de las partes del diario que hayamos seleccionado
en la pantalla principal de la edición del documento (apertura, general, regularización; el diario de cierre
no es seleccionable).
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Si lo que queremos es introducir saldos medios (de todo el ejercicio), independientemente de las partes
del diario seleccionadas en la pantalla principal añadiremos al código entre corchetes la mención
“:MEDIA” en el código de la cuenta; por ejemplo, para hacer mención al saldo medio de las cuentas de
caja, emplearemos la expresión “[570:MEDIA]”. De igual forma, podremos hacer referencia a saldos
iniciales añadiendo la expresión “:APERTURA”, que será sustituida por el saldo de apertura de la cuenta
en cuestión.
Puede ocurrir que la cuenta a introducir pueda figurar tanto en el debe como en el haber del estado
contable. Nos interesaría, en este caso, que figurase en el debe sólo la agregación de las cuentas
auxiliares que posean saldo deudor, y en el haber sólo las de saldo acreedor. Esto lo podemos conseguir
especificando “+” o “-”, respectivamente, junto con el código de la cuenta; por ejemplo [550+] hace
referencia a que sólo figurarán los saldos de las cuentas auxiliares asociadas si éstos son deudores.
35.1.3. Presupuestos de cuentas
Podemos hacer que formen parte de nuestros estados contables los presupuestos definidos de nuestras
cuentas, para ello añadiremos a la cuenta entre corchetes “:PREV”. A la hora del cálculo del importe de
la cuenta, el programa buscará en primer lugar saldos de presupuestos de cuentas principales, en caso de
no encontrar ninguno, basará el resultado agregando las subcuentas correspondientes.
35.1.4. Información de contabilidad analítica
se pueden añadir especificaciones de contabilidad analítica junto con los códigos de cuenta; para ello
haremos mención entre corchetes a las cuentas junto con los códigos de imputación, que separeremos
por un punto y coma: “[CUENTA;CI]”
35.1.5. Apartados del documento contable
También podemos involucrar en el cálculo de las expresiones a otros apartados del estado contable, para
ello basta con hacerles mención utilizando el código del nodo del apartado seguido de un número entre
paréntesis, que será un uno si hace referencia a un apartado de la primera parte del estado contable, y un
dos si hace referencia a un apartado de la segunda parte, respectivamente. Todo esto irá encerrado entre
llaves ({}). Ejemplo: “{B.1(1)}”.
35.1.6. Cantidades numéricas
Podremos incluir en nuestros estados contables números que representen, por ejemplo, coeficientes,
cantidades fijas, etc.
80
35.1.7. Restringir a cantidades positivas
En determinados apartados de nuestro estado contable podrá interesarnos que sólo figuren importes
cuando estos sean positivos (esto ocurre, por ejemplo, en el saldo de una partida de resultados). Para ello
bastará añadir a la fórmula en el final la coletilla “;POSITIVO”.
35.2. Pantalla principal del generador de estados
contables
El generador de estados contables se activa al seleccionar en el menú Estados Contables−→Nuevo
Estado Contable
En la ventana que se muestra aparece una hoja con tres pestañas, con la primera de ellas, “Datos
generales”, activada. Aquí introduciremos las características generales del documento contable que
vamos a construir:
•
Un título, que servirá para la identificación del Estado Contable a la hora de guardarlo en la base de
datos.
•
La cabecera, que aparecerá presidiendo los listados
•
Observaciones, este campo es opcional, sirve para dar información suplementaria que aparecerá en el
pie del documento.
81
•
Columna de texto referencias, en este recuadro activable se introducirá la cabecera de la columna
opcional de referencias para los estados contables. Esta columna se puede utilizar para confeccionar
con posterioridad referencias del documento contable con respecto a la memoria.
•
Fórmula base para porcentaje, para el cálculo de una columna de porcentajes con respecto a una
magnitud determinada. Su contenido será una expresión construida con los requisitos mencionados
anteriormente para las fórmulas.
•
Casilla de verificación “Segunda parte activada”: si queremos construir un estado contable con dos
partes (por ejemplo activo y pasivo, debe y haber) marcaremos esta casilla, con lo cual activaremos la
pestaña de la segunda parte
•
Casilla de verificación “analítica”: al activar esta casilla podremos confeccionar estados contables que
se podrán filtrar por los códigos de imputación de la contabilidad analítica.
•
Casilla de verificación “Desglose (inventarios)”. Al activar esta casilla se producirá un estado contable
con un máximo nivel de detalle de cada partida. Esto nos resulta ideal para la confección de un
inventario de cierre de ejercicio a partir, por ejemplo, de un balance de situación.
•
Casilla de verificación “Gráfico”: activando este opción estamos informando que el estado contable va
a representar un gráfico que se construirá a partir de las magnitudes de los nodos principales del
documento. Es conveniente que no haya información sobre totales de cada parte del estado contable
(por ejemplo, total activo o total pasivo).
•
Casillas de verificación del diario: nos sirven para delimitar qué partes del diario se van a utilizar para
el cálculo del estado contable; de esta forma, si deseamos confeccionar un balance de situación inicial,
marcaremos sólo el diario de apertura; por el contrario, si deseamos confeccionar un balance de
situación final, activaremos las casillas todas las casillas de diarios. Para generar un documento
contable con información exclusivamente de saldos medios, chequearemos la casilla “Saldos medios
ejercicio”.
•
Los cuadros de edición de texto “Texto cabecera” y “Texto pie” sirven para añadir, como su nombre
indica, textos al principio y al final del estado contable. Se suelen utilizar en la confección del
inventario de cierre de ejercicio.
Sugerencia: Una vez grabado el estado contable (pulsando el botón correspondiente), podremos
generar una copia del mismo tan sólo cambiando el título, de esta forma, podemos realizar diversas
versiones de los estados contables editando copias de ellos.
35.3. Editando la primera y segunda parte del estado
contable
Bajo las pestañas de la primera y segunda parte se esconden unas plantillas en las que fijaremos el
contenido de los diversos apartados que se incluirán en el documento que estamos confeccionando.
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Como se aprecia en la figura, nos encontramos en primer lugar un campo en el que editaremos el título
de la parte del estado contable (podrá ser “activo” o “pasivo” si estamos confeccionando, por ejemplo, un
balance de situación y estamos introduciendo la primera o la segunda parte, respectivamente).
Justo debajo del título, se sitúa una lista con varias columnas organizada en forma de árbol en la que se
dispone el contenido del documento que estamos creando. La información se clasifica en epígrafes y
subepígrafes en cuantos niveles deseemos; para introducir un nuevo elemento a partir de cualquier punto
del árbol basta con pulsar el primer botón situado a la derecha. Si por el contrario deseamos introducir un
nuevo nodo o rama (subepígrafes), pulsaremos el botón siguiente. El botón con icono en forma de aspa
sirve para eliminar cualquier elemento seleccionado de la lista.
En cualquier momento podremos chequear la información introducida pulsando el botón correspondiente
(el último situado en la columna de la derecha). De esta forma corregiremos posibles incongruencias en
el contenido de las claves de los nodos y en el contenido de las fórmulas, principalmente.
Sugerencia: Para la rápida localización de errores, es conveniente chequear el contenido de la lista
del estado contable frecuentemente. Como mínimo se debería de hacer cada vez que
introduzcamos un epígrafe nuevo con su respectiva fórmula; de esta forma comprobaremos
fácilmente que la información tecleada hasta el momento es correcta.
La edición de los contenidos de cada apartado se realiza en unos campos situados en un recuadro bajo la
lista de epígrafes. Aquí editaremos el título de cada elemento, el contenido de la clave del nodo, y por
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último, la fórmula que deberá cumplir con los requisitos ya mencionados. En este punto, hay una serie de
factores a tener en cuenta:
•
El contenido del título de cada epígrafe se imprimirá tal y como se haya introducido, no se le añadirá
ninguna numeración ni información adicional de clasificación.
•
Todas las claves deberán tener un contenido basado en caracteres alfanuméricos (letras y números), en
el que no podrán figurar espacios ni puntos. Esta información se empleará para construir la
identificación de cada nodo, la cual se compondrá de una sucesión de códigos separados por puntos,
que comenzará por la clave del epígrafe principal, recorriendo todas las ramas y terminando en la del
subepígrafe correspondiente.
•
La lista con el contenido de la parte del estado contable se ordenará automáticamente en orden
creciente por código de nodo. Es importante tener en cuenta que el orden se realiza contemplando los
códigos como cadenas de caracteres. Esto quiere decir, por ejemplo, que el valor literal “10” se
mostrará antes que el valor literal “2”. Para evitar esta incongruencia, podemos emplear caracteres
alfabéticos para designar los nodos, o bien cifras numéricas con el mismo número de dígitos; así
podríamos designar sucesiones de epígrafes con códigos “001”, “002”, “003”, etc.
•
Para introducir líneas horizontales con las que pretendamos separar diversas partes del estado
contable, tan solo tendremos que añadir un apartado ficticio con una clave que terminará con el
componente “-LINEA”. El contenido de la clave será tal que tras la ordenación de los puntos se sitúe
en la posición que deseemos.
35.4. Cálculo y consulta de estados contables
Accederemos a estas funciones seleccionando en el menú de la aplicación Estados
Contables−→Consulta estado contable, con lo cual accederemos a una ventana en la que
seleccionaremos un documento y pasaremos a la fase del “cálculo de estado contable”:
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En esta ventana aparecerán en el lado superior izquierdo las partes del diario que van a intervenir en los
cálculos, a título indicativo (no se pueden cambiar), ya que esta selección se efectúa en la fase de diseño
del documento.
En la parte superior derecha podremos especificar los ejercicios a los que irá referido el estado contable.
Si queremos reflejar sólo información de un ejercicio, dejaremos el ejercicio segundo en blanco.
El recuadro “Contabilidad analítica” sirve para suministrar información para filtrar el proceso de cálculo
del estado contable a partir de códigos de imputación de las partidas de ingresos y gastos. Está permitido
el empleo de comodines en la composición de estos códigos.
Bajo el recuadro “DIARIO” se suministra información sobre la composición del documento: “CON/SIN
DETALLE” hace referencia al nivel de desglose; un estado contable “con detalle” muestra todos los
niveles de cuentas y subcuentas que lo componen.
La siguiente línea informa sobre el tipo de importes a considerar, “Saldos normales” o “saldos medios”.
La casilla de verificación “Sólo líneas con importes” sirve para que la salida del informe se restrinja a
partidas con saldo. De esta forma no se mostrarán líneas con importes nulos.
La casilla de verificación “Previsiones ejercicio” en el apartado “CÁLCULO” nos va a permitir obtener
un estado contable a partir del presupuesto de los ejercicios especificados; esto sería ideal para obtener,
por ejemplo, una cuenta de pérdidas y ganancias prevista.
El botón “Calcular” se encargará de realizar todas las operaciones necesarias para conseguir las
magnitudes que integrarán el estado contable. Una vez terminado el cálculo, éste se almacenará junto con
la fecha de su realización en los registros del estado contable. Por ello, si no realizamos ninguna
modificación, los importes estarán a nuestra disposición la próxima vez que accedamos a esta ventana sin
tener que realizar el cálculo de nuevo.
El botón “Referencias”, sirve para editar los contenidos de la columna del mismo nombre en el estado
contable. Sólo estará activo si hemos configurado el estado contable para registrar esto tipo de
información.
El botón “Genera TEX” construirá un fichero con el estado contable para su visualización, y listo para
imprimir. Por defecto el nombre del fichero será el de “estadocontable.tex”. No obstante, resulta
interesante poderlo nombrar de otra forma ya que ello posibilita construir con posterioridad un libro con
diferentes documentos y estados contables. Podremos así confeccionar, por ejemplo, el “libro de
balances” a partir de un balance de situación inicial, balances de sumas y saldos, y cuentas anuales.
El botón “imprimir” realiza la misma función que el anterior, sólo que genera salida impresa, sin
consulta en pantalla.
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El botón “Copiar” pasará al portapales el contenido del estado contable. De esta forma podremos pegar
en otra aplicación la información relativa al documento que estemos procesando.
El botón “Gráfico” permite la realización de una representación gráfica del contenido del estado
contable. Para ello hemos tenido que habilitar esta opción desde la pantalla de diseño del generador de
estados contables. La siguiente figura muestra lo que podría ser el gráfico de balance generado a través
de esta opción:
El botón “Guardar” permite grabar el gráfico en formato “.png”.
86
Capítulo 36. Facturación con KEME
La herramienta de facturación va a permitirnos la elaboración de documentos relacionados con la
facturación de la empresa (facturas, presupuestos, estimaciones, albaranes, ...) y su integración con la
contabilidad.
KEME aborda un gran número de problemáticas de índole fiscal, como el tratamiento del recargo de
equivalencia, retenciones, facturas exentas de IVA, entregas intracomunitarias.
36.1. Series de documentación
La facturación y la emisión de otros documentos se puede agrupar en series. Estas series pueden
representar distintos centros de facturación, agrupaciones de documentos, líneas de productos, etc.
Los registros de las series están compuestos por dos campos: el código o prefijo que antecede al número
del documento, y un contador que va a contener la numeración de la próxima emisión.
Accederemos a una lista con las distintas series definidas mediante la opción del menú
Facturación−→Registros, Series:
Si pulsamos “Nuevo” o “Editar”, aparecerá la plantilla para la edición de la serie correspondiente:
36.2. Tipos de documento
Los tipos de documento se gestionan mediante la opción del menú Registros−→Tipos de documento.
cuando creemos o editemos algún tipo de documento utilizaremos la siguiente ventana:
87
En esta plantilla de edición podemos encontrar varios apartados que nos van a permitir completar la
información necesaria para definir correctamente un documento:
•
El combo correspondiente a la serie del documento nos permite especificar el prefijo y la numeración
de nuestros documentos.
•
Los códigos y símbolos de moneda todavía no son operativos en la versión 2.9 para monedas distintas
al euro.
•
La casilla de verificación “Contabilizable” indica si el documento que se va a generar va a ser
contabilizable. Esto nos va a permitir asignar, por ejemplo, a las facturas un tratamiento diferente del
de los presupuestos, estimaciones, etc.
•
La casilla de verificación “Rectificativo” sirve para asignarle al documento la categoría de rectificativo
(de cara, sobre todo, al 340)
•
El combo “Tipo de operación” permite el tratamiento contable adecuado para el documento en
cuestión. Podemos discernir entre operaciones convencionales, entregas interiores exentas, entregas
intracomunitarias, o exportaciones de bienes y servicios.
•
Los campos “Pie1” y “Pie2” van a contener los textos que consideremos oportunos para las dos
últimas líneas de la página de la factura.
•
En el recuadro “Etiquetas del documento” podemos asignar contenido adecuado para cada una de las
etiquetas que aparecerán en el “pdf” del documento. Esto permite, entre otras cosas, la adaptación a
otros idiomas de nuestra facturación.
•
El cuadro de edición de texto “Notas” permite añadir al pie de nuestros documentos un texto con libre
formato.
•
Por último, KEME permite añadir un logo o gráfico que aparecerá en la cabecera de los documentos
88
36.3. Referencias de facturación
Mediante la ventana de referencias de facturación podemos introducir los códigos necesarios para
introducir líneas de detalle en nuestros documentos:
En la plantilla podemos observar que podemos asignar un tipo específico de IVA para aquellos supuestos
en que facturemos con recargo de equivalencia.
Otra particularidad es que tendremos que asociar a la referencia una cuenta de ingreso con el fin de que
se pueda generar el apunte asociado en la contabilidad.
36.4. Asignar cuentas a tipos de IVA
Esta ventana nos va a permitir asociar una cuenta a cada tipo de IVA que se utilice en la facturación; éste
es un requisito indispensable para la contabilización de las operaciones relacionadas con los documentos.
36.5. Tipo de retención y cuenta asociada
Esta plantilla nos permite suministrar los datos necesarios para que se procesen de forma correcta la
retención por IRPF de nuestras facturas.
89
36.6. Documentos emitidos
El proceso de emisión de documentos se realiza mediante la ventana a la que accedemos mediante la
opción del menú: Facturación−→Documentos
En la cabecera de la ventana podemos distinguir los distintos apartados por los que podemos filtrar los
documentos que figuran en la tabla: fechas, series, números, cuentas de cliente, y contabilización.
En la parte inferior disponemos de varios botones que nos permiten realizar operaciones con los registros
de la tabla de los documentos. Algunas de las acciones que podemos realizar son las siguientes:
•
Contabilizar los documentos seleccionados en pantalla
•
Suprimir asiento vinculado con el documento seleccionado
•
Ver PDF de los documentos
•
Transferir la información entre tipos de documento; podremos, por ejemplo, traspasar albaranes o
presupuestos a facturas.
36.7. Crear y editar documentos
La creación y alta de nuevos documentos se realiza a través de la siguiente plantilla:
90
Podremos adaptar el documento a los requerimientos de la retención por IRPF o al recargo de
equivalencia. En la parte inferior de la factura podremos editar las dos líneas de pie y un texto libre que
aparecerá al final de la factura.
Para salir y guardar el contenido podemos pulsar el botón “Aceptar” o “PDF”. En este último caso se
visualizará además el documento en formato PDF listo para su presentación.
91
Capítulo 37. Presupuestos
Esta característica de KEME-Contabilidad nos va a permitir el registro de nuestras previsiones sobre
magnitudes contables, así como el conocimiento de las desviaciones que se produzcan.
Los presupuestos se pueden llevar al generador de estados contables, lo que permite el cálculo de
documentos sobre previsiones y realizaciones.
Se pueden realizar presupuestos sobre cuentas y sobre subcuentas. Ambos procesos no son excluyentes,
por lo que podemos emplear el máximo nivel de detalle para aquellas partidas que nos interesen; para
partidas con menos relevancia emplearemos un criterio con mayor agregación.
37.1. Editar presupuesto
Las opciones relacionadas con los presupuestos las podemos encontrar bajo el menú “Estados
Contables”. Cuando seleccionemos la edición de alguno, se abrirá un pequeño cuadro de diálogo en el
que suministraremos el ejercicio objeto del presupuesto, posteriormente obtendremos la pantalla de
edición.
Como podemos observar, la ventana de diálogo se divide en dos partes. Podemos distinguir una lista de
92
selección de cuentas que podremos acotar suministrando códigos separados por comas en la línea de
edición “Cuentas”.
Nuestro objetivo será ir pasando estas cuentas al presupuesto, pulsando los botones “Añadir todas” o
“Añadir selección”. La selección puede estar formada por una sola línea, por líneas contiguas, o por
secciones no contiguas. Nos podremos ayudar utilizando el ratón conjuntamente con las teclas de
mayúsculas y las de control para realizar este cometido.
Si todavía no hemos incorporado ninguna información, podremos importar las cuentas del presupuesto
de algún ejercicio pasado que seleccionaremos a partir del combo box “Importar cuentas de presupuesto,
ejercicio”.
En el cuadro “Base del presupuesto” podremos elegir los importes que utilizaremos como base del
cálculo de las magnitudes a presupuestar. Estos criterios los podremos modificar conforme vayamos
completando nuestro trabajo.
Los importes presupuestados se calcularán automáticamente aplicando a la base de cada partida el
incremento que hayamos definido en el campo “Porcentaje incremento por defecto, cuentas añadidas”.
El botón “editar importes” permite la edición manual de las cantidades presupuestadas. Además hará
posible cambiar magnitudes para cada período definido dentro del ejercicio:
37.2. Análisis previsiones - realizaciones
Bajo las opciones de “Previsiones-realizaciones cuentas” y “Previsiones-realizaciones subcuentas”
accedemos a una ventana en la que obtendremos información sobre el cumplimiento de nuestro
presupuesto.
93
Si pulsamos el botón “Detalle”, accederemos a una ventana con la evolución por periodos del
presupuesto de la cuenta correspondiente a la línea señalada en la tabla de desviaciones:
94
Capítulo 38. Confección de libros contables
Hay veces en que necesitamos reunir varios documentos contables en un libro, de forma que se
dispongan de forma ordenada y con páginas perfectamente numeradas. Los libros así confeccionados se
suelen imprimir para su archivo y en muchas ocasiones tienen que pasar por el Registro Mercantil para
su Legalización (así ocurre por ejemplo, con el libro diario, el de Balances, el de Inventarios, etc.)
En los últimos años muchas empresas presentan los libros en soporte magnético para su legalización;
para ello se generan archivos que representan a los libros contables en un formato que el Registro
Mercantil reconozca (en hojas de cálculo Excel, Quatro Pro, Lotus 123, en archivos de Word, y en
ficheros PDF), posteriormente, un programa suministrado por los registros mercantiles
(desgraciadamente no está disponible para el entorno Linux) agrupa dichos archivos y genera una huella
digital que se empleará para la legalización.
Nuestra aplicación permite convertir los archivos TEX correspondientes a los libros contables en ficheros
PDF que se podrán utilizar para su presentación en el Registro Mercantil.
38.1. Agrupar ficheros en libro contable
Esta operación la realizaremos seleccionando la opción del menú Libros−→Agrupar ficheros TEX en
libro, accederemos entonces a la siguiente ventana:
Una de las primeras acciones que realizaremos será la de fijar el nombre del libro que vamos a crear (por
ejemplo “balances2007”). En la lista de la izquierda tenemos todos los ficheros TEX disponibles en el
directorio de trabajo, muchos de ellos provendrán del generador de estados contables, otros serán
balances de sumas y saldos o el resultado de cualquier consulta.
95
Capítulo 38. Confección de libros contables
Los ficheros que formarán parte del libro en cuestión se irán detallando en la lista de la derecha. Los
seleccionaremos de la parte izquierda pulsando doble click en cualquiera de ellos, o bien pulsando el
botón “Añadir” tras iluminarlos con el ratón o el teclado.
Los botones con las flechas sirven para alterar el orden de los componentes del libro. Para ello,
iluminaremos algún fichero y lo desplazaremos hacia arriba o hacia abajo con los mencionados botones.
Para terminar, pulsaremos “Guardar”, habremos generado un fichero TEX con los componentes
seleccionados, y que podremos imprimir o consultar utilizando la siguiente opción del menú.
38.2. Consulta y conversión a PDF
Estas operaciones se esconden bajo las opciones del menú Libros−→Consulta ficheros TEX y
Libros−→Generar PDF. La ejecución de alguna de estas acciones mostrará en pantalla un diálogo de
selección de archivos de la forma:
La forma de operar es bastante sencilla, basta con seleccionar algún elemento del directorio y pulsar el
botón “Aceptar”. Los nombres de los ficheros PDF generados conservarán el nombre de los ficheros
TEX de origen, pero con la extensión cambiada a .pdf.
96
Capítulo 39. Fin de ejercicio
Esta opción del menú Diario permite automatizar los procesos de regularización (cálculo del saldo de
Pérdidas y Ganancias), cierre y apertura de nuevo ejercicio.
39.1. La regularización
Esta opción realiza la regularización contable de final de ejercicio; este proceso consiste básicamente en
pasar todos los saldos de las cuentas de ingresos y gastos (grupo 6 y 7) a la cuenta de pérdidas y
ganancias.
Tendremos que asegurarnos que en la configuración de la empresa (menú Empresa−→Configuración
de empresa) se recoge toda la información necesaria para la realización de este proceso; es decir, en los
campos clave gastos y clave ingresos se recoge el dígito correspondiente a los grupos 6 y 7
respectivamente; también el campo “Subcuenta Pérdidas y Ganancias para regularización” posee el
código de una subcuenta válida (generalmente será “129.0” ó “129.1” para el Plan General de
Contabilidad español).
39.2. El cierre de ejercicio
La finalidad de este apartado es la de saldar la contabilidad y dejar el ejercicio cerrado y bloqueado para
cualquier edición o introducción de asientos. El proceso es muy sencillo; tan sólo habrá que seleccionar
el ejercicio a cerrar en el combo box de cuadro de diálogo correspondiente, y pulsar el botón “Aceptar”.
39.3. Deshacer cierre
Este proceso elimina el asiento de cierre del ejercicio que se elija y lo marca como no cerrado en la tabla
de ejercicios contables, quedando abierto para cualquier modificación o adición de asientos.
39.4. Asiento de apertura
Realiza el asiento de apertura en un determinado ejercicio contable, que tendrá que estar definido
previamente, y, obviamente, no deberá de estar cerrado. El asiento de apertura generado lo podremos
borrar en cualquier momento, y volver a generar de nuevo de la misma forma
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Capítulo 40. Regularizaciones definidas por el
usuario
Esta característica de la aplicación permite que el usuario pueda automatizar procesos de traspasos de
saldos que engloban a múltiples cuentas. Algunas de las aplicaciones de esta propiedad de
KEME-Contabilidad podrían ser la liquidación del IVA de forma automática, o el cálculo de cuentas de
beneficios o pérdidas y ganancias en cascada
40.1. Edición de regularizaciones
Mediante la opción de menú Diario−→Regularizaciones−→Edición accederemos a un cuadro de
diálogo en el que podremos añadir y seleccionar las distintas regularizaciones que el usuario desee editar:
Si deseamos crear una nueva regularización, bastará con asignar un código no existente en el campo
correspondiente, y asignar una descripción, tras lo cual, pulsaremos el botón “guardar”. Para editar una
regularización, bastará con pincharla de la lista y pulsar el botón “editar fases”; se abrirá entonces la
siguiente ventana:
La primera columna de la tabla va a contener la descripción de cada fase. Este dato se empleará para la
descripción del asiento correspondiente.
Los campos “Cuenta deudora” y “Cuenta acreedora” representan la contrapartida del resultado de la
regularización, según tenga ésta saldo deudor o acreedor, respectivamente.
98
Capítulo 40. Regularizaciones definidas por el usuario
En “cuentas implicadas” estableceremos una lista de cuentas separadas por comas, que serán las que van
a intervenir en el proceso de regularización (a excepción de la contrapartida).
Por último la columna “condición” permite especificar un requisito para que se ejecute la fase de
regularización. Este campo es opcional, pudiendo quedar vacío. El contenido estará formado por una
expresión condicional compuesta por códigos de cuentas encerrados entre corchetes; por ejemplo:
[477]-[472]>0
También podremos especificar condiciones que impliquen que la expresión sea menor que (<), mayor o
igual que (>=), o menor o igual que (<=)
40.2. Ejecutar regularizaciones
Esta opción del menú “regularizaciones” nos permitirá generar los asientos definidos en la edición de
fases de regularización. El funcionamiento es bastante fácil, ya que bastará elegir la regularización de la
tabla del cuadro de diálogo:
Los campos de la parte inferior de la ventana nos permitirán especificar algunos datos necesarios para
que se ejecute correctamente el proceso, como el ejercicio, el intervalo de fechas o la fecha de
contabilización del asiento.
40.3. Importar/exportar regularizaciones
Estos procesos nos permiten intercambiar la información contenida en las regularizaciones entre distintas
empresas. La exportación la podremos realizar a partir de la ventana de edición/alta de regularizaciones
(botón “exportar”). La importación se llevará a cabo ejecutando la opción del menú correspondiente.
99
Capítulo 41. Asientos automáticos
Los asientos automáticos constituyen un artificio basado en la definición de unas variables y las
interrelaciones entre ellas de tal forma que nos permitan posteriormente la generación de asientos de
forma automática a partir de valores introducidos para estas variables. Esto posibilita, entre otras cosas,
la simplificación de tareas a la hora de introducir asientos repetitivos o de carácter complejo.
41.1. Creación y edición de asientos automáticos
Accedemos a estas funciones a través del submenú “Asientos automáticos” de la opción del menú
principal “Diario”. La edición la realizaremos en la ventana correspondiente, en la que podemos
distinguir dos partes principales: “la definición de variables” y la “especificación de asiento”:
En la parte inferior de la ventana podemos distinguir un cuadro de texto que se utilizará para una mejor
edición de fórmulas de la especificación del asiento, y un campo en el que dispondremos la fecha del
asiento, haciendo referencia a una variable, indicando el valor de una fecha, o también lo podremos dejar
en blanco, en cuyo caso, la fecha de asiento será asignada como la fecha del sistema.
41.1.1. La definición de variables
Las variables constarán de un nombre formado por caracteres alfanuméricos que se dispondrá en la
primera columna de la tabla. Podrán ser de cinco tipos diferentes:
•
Numérico: utilizadas para introducir valores numéricos a la hora de reproducir el asiento modelo.
•
Fecha: se utilizan principalmente para asignar fecha al asiento, aunque también se podrían utilizar para
confeccionar los conceptos de los pases.
100
•
Caracteres: este tipo de variables se utiliza para componer conceptos de cargo/abono para los pases de
los asientos.
•
Subcuenta: serán sustituidas por códigos que conformarán las distintas cuentas que compondrán los
asientos.
•
Código de imputación: para suministrar códigos de imputación que enlazarán las distintas partidas de
ingresos y gastos con la contabilidad analítica.
La descripción de las variables estarán compuestas por los mensajes de texto que aparecerán en la
petición de datos a la hora de reproducir el asiento automático.
La columna “VAL.DEFECTO” nos permite definir valores por defecto a las variables definidas.
La columna “GUARD.” está compuesta por casillas de verificación para cada variable definida. La
activación de este campo va a servir para que en la ejecución del asiento automático se guarde el último
valor introducido por el usuario cuando se reinicie la plantilla. Esto es muy útil cuando definimos
variables con valores que cambian poco.
En la parte derecha de la tabla donde especificamos las variables están dispuestos tres botones: el botón
con un “aspa” elimina el elemento en curso de la tabla; los botones con las flechas permiten alterar el
orden de las variables en la pantalla. Esto es importante ya que la disposición del cuadro será la que se
emplee a la hora de la petición de información cuando reproduzcamos el asiento modelo.
41.1.2. Especificación de asientos
Esta sería la parte donde se interrelacionan las variables para formar un asiento. Cada línea de la tabla se
corresponderá con un apunte contable, y estará compuesta por los siguientes campos:
•
Cuenta: contendrá la subcuenta del apunte correspondiente. Podrá ser un valor de cuenta, tal como
“570000000” o una expresión formada por una variable; en este caso, tendríamos que indicarla entre
llaves (“{” y “}”).
•
Concepto: contendrá una expresión literal, tal cual, sin caracteres delimitadores, o bien una expresión
formada por variables de fecha o de caracteres, que se podrán combinar con cadenas de caracteres
delimitados por comillas (ver ejemplo). Podremos añadir la descripción de una cuenta si encerramos el
código respectivo entre llaves e indicamos el comando de descripción; por ejemplo: “{descrip:430}”
•
Expresión: será una expresión aritmética, en la que las variables (de tipo numérico) irán encerradas
entre llaves. Cuando la expresión sea compleja o muy extensa, podemos utilizar el recuadro de edición
de texto en la parte inferior de la ventana.
•
Columna “D/H”: aquí especificaremos si el apunte será un cargo (anotación en el DEBE) o un abono
(anotación en el HABER).
•
C.I.: si nuestra empresa posee contabilidad analítica, esta columna se encargará de la recopilación de
los códigos de imputación para cada pase de ingresos o gastos.
101
La tabla de especificación del asiento posee más columnas aparte de las descritas. Éstas se utilizan para
la generación de apuntes en los que intervengan partidas de IVA. Estos campos se tratarán en un epígrafe
posterior.
41.1.3. Ejemplo
Como ejemplo, vamos a confeccionar un asiento automático que automatice la contabilización de las
nóminas de un determinado mes. Excluimos sofisticaciones tales como pagos en especie, anticipos de
salarios, etc.; tan sólo queremos utilizar un ejemplo para fines didácticos.
Comenzamos por describir las variables, para ello tenemos primero que tener en cuenta cuales serán los
datos de los que dispondremos para completar el asiento. Suponemos que vamos a conocer el importe
bruto de las nóminas (variable “BRUTO”), las retenciones por IRPF (variable “RETENCIONES”), el
importe total de seguros sociales (variable “SEGUROS”), los seguros sociales a cargo de los trabajadores
(“CUOTA_OBRERA”), la fecha del asiento (“FECHA”), y una descripción del mes correspondiente a
las nóminas (“MES”). Esta última variable se utilizará para componer los conceptos de los apuntes
contables.
Este ejemplo se corresponde con los datos que se muestran en la figura situada al final de este apartado.
Aquí podemos observar las variables ya introducidas en la tabla correspondiente y cómo hemos
especificado el tipo y la descripción de las mismas que aparecerá en la petición de datos a la hora de la
ejecución del modelo.
En la tabla de especificación de asiento hemos introducido las distintas líneas que componen el asiento.
En la columna de las cuentas van dispuestos unos valores literales que se corresponden con códigos de
nuestro plan contable.
Los conceptos contables están formados por una expresión que combina una cadena de caracteres con la
variable “MES”, que contendrá el nombre del mes correspondiente a las nóminas a las que haga
referencia el asiento.
Como podemos observar, las dos primeras líneas se corresponden con cargos (anotaciones en el
“DEBE”), y las restantes con abonos (anotaciones en el “HABER”).
Con respecto a las expresiones aritméticas utilizadas para calcular los importes numéricos, observamos
como las variables van encerradas entre llaves (“{” y “}”). La expresión más compleja es la introducida
en la quinta línea (“{BRUTO}-{CUOTA_OBRERA}-{RETENCIONES}”), por ello utilizamos el
cuadro de edición de texto para su formulación.
102
41.2. Asientos automáticos con partidas de IVA
Si queremos confeccionar asientos automáticos en los que se vean implicadas líneas con cuentas de IVA
soportado o repercutido (cuentas “472” y “477”), estamos obligados a especificar información referente
a base imponible, cuenta de gasto, cuenta financiera ó clave de iva, todo ello para permitir un cuadre
perfecto entre el diario y el libro de facturas recibidas/emitidas. Si esta información no se suministra, o
se hace de forma incorrecta, no se generarán los pases correspondientes que contengan estas cuentas de
IVA.
Las cuentas de IVA soportado/repercutido se establecen en el diálogo de configuración de empresa. Si
por cualquier motivo no queremos realizar la llevanza de los libros de iva, tan sólo tendremos que dejar
en blanco los campos correspondientes en dicha ventana.
Como ejemplo, vamos a automatizar la generación de un asiento de compras al tipo de IVA general del
16%, todo ello a partir de varias variables como son el código de cuenta de proveedor, y la base
imponible en factura. El diseño del asiento modelo podrá ser de la siguiente forma:
103
Como observamos, la segunda línea del detalle del asiento contiene una cuenta de IVA soportado,
tendremos que añadir para dicha línea información suplementaria en columnas situadas más a la derecha,
donde incluiremos el importe de la base imponible (variable “BI”), la cuenta donde se carga la base
imponible (cuenta de compras), la cuenta de la factura (“PROVEEDOR”), la clave de iva que se aplica
(en este caso la codificada como “GN”), y de manera opcional, el documento:
Para el cálculo de la cuota del IVA podremos hacer referencia al tipo de IVA utilizado en el apunte
contable empleando la expresión “{TIPO_IVA}”.
Como novedad en la versión “2.2.1” podremos especificar la fecha de la factura en la columna “FECHA
FRA.”. Para ello haremos referencia a alguna variable de fecha creada a tal efecto (por ejemplo:
“{fecha_fra}”.
41.3. Generar apuntes en el diario a partir de asientos
automáticos
La opción del menú “Generar asiento” nos abre una ventana con petición de datos para las variables del
asiento automático que hayamos elegido. En la siguiente figura se muestra el diálogo de petición de
datos para el asiento modelo introducido como ejemplo anteriormente:
104
En el caso de que la variable represente una subcuenta y el valor introducido no se corresponda con
ninguna, o la longitud del mismo no se corresponda con el número de dígitos de la subcuenta, se abrirá
un diálogo de búsqueda de subcuentas.
Podemos dejar variables numéricas en blanco, si el resultado de ello es que tanto el importe de cargo y
abono de un determinado apunte posee valor cero, el apunte en cuestión no se generará. Esto es útil para
diseñar asientos modelo cuando conocemos un conjunto de componentes que pueden formar parte del
asiento pero no de forma obligatoria para alguno de ellos.
El botón “Genera asiento” construirá el asiento directamente en el libro diario. Si encuentra algún error
no escribirá la información generada, en lugar de ello pasará a la fase de edición de asientos
El botón “Verifica” mostrará el asiento en la tabla de edición para su comprobación y/o edición antes de
su pase definitivo al diario.
41.4. Importar y exportar asientos automáticos
En el menú de los asientos automáticos existen dos opciones que nos van a permitir generar archivos
externos a la aplicación con asientos predefinidos. Esto permitirá el intercambio de diseños complejos
entre distintas empresas.
105
Capítulo 42. Vinculación de copias de
documentos a asientos
Una de las novedades principales de la versión 2.6 consiste en la incorporación de un sistema de
almacenamiento y consulta de copias de los documentos que originan los asientos contables. Esta
característica nos va a permitir en todo momento la verificación de la información contable y contraste
con las fuentes documentales de forma inmediata y directa; sin tener que acceder a ningún archivo físico.
El primer paso para activar esta característica será configurar KEME accediendo al diálogo de
preferencias para asignarle una ruta por defecto donde pueda acceder a los archivos de las copias de los
documentos (ruta carga documentos); también definiremos un directorio donde se almacenará
organizadamente toda la información (ruta documentos) - este último podrá ser un directorio local o de
red (bajo NFS por ejemplo).
En Utilidades->preferencias:
El siguiente paso será definir los programas que emplearemos para visualizar documentos. En este caso
vemos como utilizamos la aplicación ’okular’ para leer ficheros de tipo png y pdf. También podemos
vincular otros tipos de archivos, tales como hojas de cálculo, ficheros de procesador de texto, etc.
Importante: Si utilizamos Windows puede que nuestro visualizador no esté incluido en el PATH del
sistema. Por ello sería conveniente introducir toda la ruta completa en el campo "visualizador"; por
ejemplo, para utilizar "Acrobat Reader" para leer ficheros ".pdf", especificaremos la ruta:
"C:\Program Files\Adobe\Reader 8.0\Reader\AcroRd32.exe"
106
Capítulo 42. Vinculación de copias de documentos a asientos
Ya estamos en condiciones de asociar un documento con algún asiento. Para ello vamos a acceder a la
tabla de edición de asientos:
Hemos introducido un asiento sencillo, nos falta vincularle una copia del documento que lo genera. Para
ello pulsamos en el botón de abrir fichero para situarnos en el directorio donde hemos colocado copias
escaneadas de algunas facturas:
Tras seleccionar el archivo correspondiente, pulsaremos aceptar. Ya podremos terminar el asiento; si nos
situamos en cualquier pase del asiento recién creado en la pantalla principal de Keme y pulsamos el
botón "Visualizar documento":
107
Acto seguido el visualizador del documento abrirá el archivo vinculado al asiento, que podrá ser de la
forma (no es más que un ejemplo):
Hay otras formas de vincular archivos a los asientos; en la siguiente pantalla se muestra cómo la plantilla
de IVA soportado/repercutido posee los campos específicos para ello:
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También tenemos acceso a esta característica desde los asientos automáticos:
Las asignaciones a documentos pueden ser eliminadas o cambiadas desde la edición de asientos:
Como podemos observar en la captura de ventana, a la derecha del campo del documento asignado al
asiento tenemos disponibles dos botones; el primero para visualizar el contenido del archivo asociado, y
109
el segundo para eliminarlo.
En cualquier momento podremos asignar un nuevo fichero de documento en la tabla de edición de
asientos tal y como veíamos al principio del capítulo.
110
Capítulo 43. Gestión de usuarios
La versión 2.6 de KEME-Contabilidad incorpora una gestión de privilegios de usuarios; esto permite que
el administrador de la contabilidad pueda limitar el acceso de ciertas características delicadas del
programa a cualquier usuario.
Para activar esta particularidad accederemos a la configuración de empresa mediante la opción del menú
Empresa-->Configuración:
Accederemos a la pestaña "Parámetros" y chequearemos la casilla de verificación "Gestión de usuarios".
El siguiente paso será acceder al diálogo de gestión de usuarios (Empresa-->Control Usuarios-->Gestión
de usuarios):
Pulsaremos sobre el botón nuevo y añadiremos un nuevo código de usuario:
De vuelta en la ventana de gestión de usuarios, constataremos que el nuevo usuario se ha añadido, por lo
que lo seleccionaremos en la tabla y pulsaremos el botón "editar":
111
Aparecerá la ventana de edición del usuario seleccionado:
En la pestaña datos personales podemos especificar todas las características del usuario. Para asignar una
clave de acceso tendremos que suministrarla dos veces en los campos "Clave" y "Repetir clave". Incluso
podremos asignar una fotografía pulsando el botón "Importar". Si pulsamos sobre la pestaña "Permisos"
accederemos a la asignación de privilegios para cada usuario; en nuestro caso queremos que estén
activadas todas las características menos tres. Por ello pulsaremos sobre el botón "Chequear todo" y lo
activaremos todo.
Como podemos observar hemos quitado el acceso al usuario "Pepe" a características del programa como
crear/borrar bases de datos, bloquear cuentas, la edición de estados contables y la gestión de usuarios.
112
Para finalizar pulsaremos el botón "Aceptar". Si salimos de KEME y volvemos a entrar, veremos que la
aplicación nos pide código de usuario y clave:
Si queremos un acceso al programa más rápido, podemos configurar el comportamiento de KEME para
que nos recuerde el último usuario y clave a través del diálogo de preferencias
(Utilidades-->Preferencias).
En cualquier momento podremos cambiar de usuario utilizando la opción del menú Empresa-->Control
de usuarios-->Cambio usuario
113
Capítulo 44. Nueva contabilidad analítica con
KEME 2.7
KEME 2.7 conserva el método tradicional de la llevanza de la contabilidad analítica, en el que se asigna
un código de imputación a cada apunte contable; el principal problema que presenta este enfoque es que
se produce en el libro diario un excesivo detalle de anotaciones (una por cada imputación).
Para solucionar este inconveniente la versión 2.7 incorpora un nuevo tratamiento basado en la
incorporación de una tabla relacionada con el diario con las imputaciones de cada apunte contable. Esto
presenta dos principales ventajas:
•
Evitamos el excesivo desarrollo en los apuntes del diario.
•
Podemos vincular a cada cuenta auxiliar coeficientes de imputación automáticos para cada
sección/portador de costes.
La activación de esta característica se realiza a través de la plantilla de configuración de empresa,
activando la casilla de verificación “Desglose” en tabla:
Ya estaremos en condiciones de definir los coeficientes de imputación para cada cuenta auxiliar de
ingresos/gastos; esto lo realizaremos a partir de la opción del menú: “Analítica-->Coeficientes
imputación cuenta”:
114
Capítulo 44. Nueva contabilidad analítica con KEME 2.7
Si seleccionamos cualquier cuenta auxiliar y pulsamos el botón “Editar CI” accederemos a un diálogo en
el que podremos asignar los coeficientes de imputación de los cargos/abonos del diario a
secciones/portadores de coste:
Si hemos realizado con los coeficientes asignados el cien por cien de las imputaciones para la cuenta
seleccionada, obtendremos el símbolo de chequeado en la ventana de selección de cuentas. Por el
contrario, obtendremos una cruz, indicando que las imputaciones programadas no son las correctas.
A la hora de introducir una siento con partidas de ingresos/gastos se realizarán automáticamente las
asignaciones a la contabilidad analítica. En la ventana inferior, el símbolo de chequeado en la columna
“CI”, nos indica que las imputaciones se han realizado correctamente (al cien por cien) para la
contabilidad analítica.
115
Si por cualquier circunstancia tuviéramos la necesidad de cambiar el importe de las asignaciones,
podemos pulsar el botón “Editar CI”; obtendremos la ventana siguiente, en la que podremos editar
manualmente cada imputación:
Cuando terminemos con la tabla de edición de asientos, observaremos que los nuevos apuntes se habrán
añadido; si efectuamos un scroll vertical observaremos que hay una columna que nos va a informar si los
registros poseen información referente a contabilidad analítica asociada:
116
Para consultar las imputaciones relacionadas con algún registro del diario, utilizaremos la opción del
menú “Analítica-->Ver inputaciones”:
117
Capítulo 45. Procesado de la memoria
KEME-Contabilidad permite el procesado de cierta información que se añada a la memoria a través de
variables definidas por el usuario.
Este tratamiento no solo sirve para ayudar a componer la información de la memoria, sino que puede
emplearse para cualquier informe o documento contable que vaya a contener información de los datos de
la empresa y/o estados contables.
El punto de partida se realiza a partir de un documento maestro en texto plano; normalmente escrito en
formato Latex, aunque nada impide que se puedan procesar documentos en html o XML (por ejemplo)
La definición de una variable comenzará con los símbolos “(-” y terminará con “-)”; por ejemplo
“(-EMPRESA-)” hará referencia a la razón social de la empresa.
A continuación se exponen los distintos tipos de variables soportados:
•
Ejercicio al que se refiere el documento; la declaración será de la forma “(-EJERCICIO-)”
•
“(-APERTURA-)”, sería la fecha de apertura del ejercicio al que se refiere el documento contable o
memoria.
•
“(-CIERRE-)”, cierre del ejercicio
•
“(-EMPRESA-)”, esta variable será sustituida por el nombre de la empresa para la que se procesa la
memoria.
•
“(-FECHACONST-)”, sería la fecha de constitución de la empresa.
•
“(-CIUDAD-)”; ciudad donde radica la sede social de la empresa.
•
“(-PROVINCIA-)”; provincia donde reside la empresa.
•
“(-DOMICILIO-)”; domicilio de la empresa
•
“(-OBJETO-)”; objeto social de la empresa
•
“(-ACTIVIDAD-)”; actividad económica a la que se dedica la empresa.
•
Podemos asignar el nombre de un estado contable a una variable, de esta forma podemos hacer
referencia al contenido de cada nodo del estado contable de una forma más cómoda y abreviada, sin
tener que introducir todo el nombre por completo. Por ejemplo, “(-bal;BALANCE PYMES PLAN
2007-)” nos permite nombrar al estado contable con tan sólo utilizar el nombre de la variable “bal”
•
A lo largo del documento, podremos hacer referencia a cualquier nodo de un estado contable haciendo
referencia a la variable que lo sustituye, al código del nodo, y al ejercicio al que se refiere el
documento contable; por ejemplo: “(-bal:TOTAL,1,2008-)”, se sustituirá por el nodo “TOTAL” de la
primera parte del estado contable “BALANCE PYMES PLAN 2007”, para el ejercicio 2008.
“(-bal:TOTAL,2,2008-) hará referencia al nodo ‘TOTAL’ de la segunda parte (pasivo)”
118
Capítulo 45. Procesado de la memoria
El procesado de la memoria se realiza a través de la opción correspondiente del menú “Estados
Contables”; el resultado se grabará en el directorio de trabajo de la empresa en curso.
119
Capítulo 46. Utilidades
En este capítulo describimos algunas de las utilidades que el programa contempla bajo el menú del
mismo nombre. La utilidad de “Importar” ya fue descrita en su capítulo correspondiente.
46.1. Renumerar asientos
Esta utilidad permite obtener una secuencia de asientos perfectamente ordenada por fecha y número.
Para su ejecución accederemos a la opción del menú Utilidades correspondiente. El cuadro de diálogo
que gestiona este proceso será como éste:
En el combo box correspondiente seleccionaremos el ejercicio a partir del cual deseamos que se
produzca la ordenación por número de asiento; el proceso se iniciará tras pulsar “Aceptar”.
Atención
El proceso de renumerar asientos es complejo y puede ser muy prolongado; se
recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos de la empresa en
curso antes de proceder. Esto nos asegurará la información contenida en nuestra
contabilidad ante cualquier incidencia.
46.2. Intercambiar número de asiento
A veces ocurre, incluso tras renumerar los asientos, que la posición de un asiento no nos convence;
imaginemos por ejemplo que el día uno de enero tenemos un asiento que precede al de apertura (también
con fecha el uno de enero). Para que el libro diario tenga un aspecto más presentable podemos
intercambiar los números de los dos asientos ejecutando la opción correspondiente del menú Utilidades.
120
46.3. Preferencias
El diálogo de preferencias regula algunos aspectos que condicionan el funcionamiento de la aplicación
en el puesto de trabajo donde estemos ejecutando el programa. Su contenido será de la forma:
Es indispensable asignar un directorio de trabajo para nuestra aplicación, ya que aquí se guardarán todos
los archivos que se generen. Para ello, basta con introducir en el campo correspondiente una trayectoria
completa de directorio válida. Si no existe el directorio especificado se creará automáticamente.
El visor de ficheros dvi será el programa encargado de visualizar la conversión de los ficheros tex en
independientes de dispositivo (dvi). El visor más usado en los entornos “Unix” es el xdvi. En KDE está
disponible el kdvi.
La aplicación para imprimir será el programa que realice la tarea de enviar los ficheros postcript al
sistema de impresión. En KDE utilizaremos el kprinter.
El sistema de ayuda está basado en una serie de ficheros html enlazados. Para visualizarlos se empleará
el navegador web que especifiquemos en las preferencias.
Como podemos observar, podremos especificar el filtro inicial del diario basándonos en varios criterios.
También es posible introducir un filtro de forma “manual”, que será una expresión booleana válida para
el lenguaje de preguntas SQL.
En el recuadro “Ordenar diario por”, podremos seleccionar la forma en que se ordenará el diario en la
pantalla principal, ya sea por fecha, o por orden por número de asiento.
121
En “Estilo numérico” podemos internacionalizar la aplicación para adaptarla a los usos de otros países en
lo que se refiere a la representación de las cantidades numéricas.
El apartado “Idioma”, permite utilizar algunas de las traducciones de KEME-Contabilidad. En la
actualidad esta característica se halla en proceso.
La casilla de verificación “Filtrar ficheros TEX antes de conversión a DVI”, permite solucionar un
problema de algunas distribuciones Linux en las que no funciona correctamente el paquete Latex-ucs.
Esta anomalía provoca que no se representen bien algunos caracteres especiales. Mediante la activación
de esta casilla se corrige el problema.
En el group box “Pantalla principal” podremos especificar si queremos visibles los accesos rápidos para
la selección de asientos automáticos y de estados contables.
46.4. Borrar intervalo de asientos
Como su nombre indica, esta opción permite borrar un intervalo de asientos entre dos límites: un asiento
inicial y otro final. Hay que emplear esta característica del programa con precaución, ya que un error al
especificar los límites puede tener efectos destructivos no recuperables
46.5. Intercambiar cuenta en diario
Esta opción del programa es muy interesante, y puede ahorrarnos mucho trabajo. Supongamos que
hemos contabilizado varios cientos de asientos utilizando una cuenta que acabamos de descubrir que es
errónea. Para corregir esta situación tendríamos que editar cada asiento cambiando la cuenta equivocada
por la correcta. En nuestro caso esto lo podemos realizar automáticamente:
Como podemos observar, podremos elegir entre intercambiar en todo el diario, o en un intervalo de
fechas. No podremos realizar intercambios de subcuentas en ejercicios cerrados.
122
46.6. Cambiar elementos de apuntes contables
Podremos realizar ciertos cambios en los apuntes del diario sin llevar a cabo la edición de asientos
completos. Concretamente estará permitido cambiar la cuenta de un apunte, editar la fecha de un asiento
completo (posicionándoles en cualquier apunte de éste), editar el concepto y documento de un apunte
seleccionado.
46.7. Copia de seguridad
Esta opción del menú Utilidades realiza una copia de seguridad de la empresa a la que estemos
conectado en el momento. Se generará un fichero compuesto por el nombre de la base de datos, más la
fecha y hora en formato “aa/mm/dd-hhmm”. La fecha dispuesta de esta forma facilita la consulta de los
ficheros de copia de seguridad ya que si se consultan ordenados por nombre, el orden se realizará de
forma cronológica.
Si utilizamos Postgres no se efectuarán copias de seguridad a bases de datos a las que se tenga que
acceder por clave. En este caso podemos emplear el programa pg_dump suministrado por el paquete
Postgres (al fin y al cabo esta utilidad es la que emplea nuestra aplicación para realizar la copia). Para
ello, desde la línea de comandos de una consola de texto escribiremos pg_dump bd > copia.sql,
donde sustituiremos la cadena “bd” por el nombre de la base de datos, y “copia.sql” por el nombre del
fichero que deseemos generar. Si la base de datos está en otro host, emplearemos la opción “-h” para
ejecutar pg_dump: pg_dump -h pepe bd > copia.sql, donde “pepe” será sustituido por el nombre
del ordenador donde está guardada la base de datos.
46.8. Recuperar copias de seguridad
Para recuperar una copia de seguridad bajo PostgreSQL, utilizaremos el programa monitor interactivo,
psql, que ejecutaremos desde la línea de comandos introduciendo psql bd, donde “bd” será sustituido
por el nombre verdadero de la base de datos. Una vez dentro de psql, y suponiendo que lo ejecutamos
desde el directorio donde está guardada la copia de seguridad, introduciremos la orden \i copia.sql,
donde “copia.sql” será sustituido por el nombre del fichero que creamos para realizar la copia de
seguridad. Tan sólo necesitaremos pulsar INTRO y el proceso terminará al cabo de algunos segundos,
dependiendo del tamaño del fichero. Para salir de psql, introduciremos el comando \q seguido de
INTRO.
Este proceso sería válido para realizar copias de bases de datos de contabilidad. Para ello bastaría con
crear una nueva base de datos con la utilidad externa de Postgres llamada createdb; esto lo realizaremos
desde la línea de comandos introduciendo createdb nuevabd, donde “nuevabd” sería el nombre de la
nueva base de datos. El siguiente paso sería ejecutar el monitor interactivo psql en la nueva base de datos
y recuperar la copia de seguridad de la forma que vimos en el párrafo anterior.
123
Sugerencia: Para conectarnos con psql a una base de datos que no esté en nuestro ordenador
local, utilizaremos el modificador -h nombrehost, donde “nombrehost” será el host que ejecute el
servidor Postgres con la base de datos en cuestión.
Si utilizamos MySQL, el proceso será parecido, aunque algo diferente; realizaremos todas las
operaciones desde el programa monitor interactivo mysql al que tendremos que acceder con privilegios
de superusuario:
pepe@MORTADELO:~>mysql -u root
Welcome to the MySQL monitor. Commands end with ; or \g.
Your MySQL connection id is 2 to server version: 5.0.18
Type ’help;’ or ’\h’ for help. Type ’\c’ to clear the buffer.
mysql>create database ejemplo;
Query OK, 1 row affected (0.02 sec)
mysql>use ejemplo;
Database changed
mysql>\. ejemplo_mysql.sql
Para salir de mysql introduciremos el comando “\q”
46.9. Verificar base de datos
Esta utilidad sirve para comprobar la consistencia de la base de datos
46.10. Conversión del plan contable
Esta utilidad nos va a ayudar a migrar la contabilidad a un plan de contabilidad distinto. El proceso se
puede realizar de dos formas distintas:
•
A partir de una contabilidad con el diario vacío, esto es, sólo con el plan antiguo. Al proceder de esta
forma podremos eliminar las subcuentas que nos den problemas en el proceso de conversión (por
ejemplo, aquellos códigos que pertenezcan a cuentas que no tengan representación en el plan nuevo).
Podremos llegar a esta situación eliminando todos los asientos, o bien importando un plan de
contabilidad a partir de una empresa nueva.
•
El segundo procedimiento es más ambicioso, ya que persigue la conversión de todos los asientos del
diario a la nueva codificación de plan contable. Esto se podría enfocar también para convertir sólo el
asiento de apertura de la contabilidad (habría que eliminar el resto de la información del diario).
124
La primera fase para la conversión viene dada por la carga del plan nuevo a partir de la opción de menú
utilidades Conversión Plan Contable−→Cargar Plan nuevo. De esta forma suministraremos el
nombre de un fichero “*.pln” con el contenido del plan objetivo. A través de la plantilla suministrada por
“Editar plan nuevo”, podremos editar el árbol de cuentas para que se adapte de forma mejor a nuestro
requerimientos.
La opción del menú “Borrar plan nuevo” dejará sin ningún registro la tabla correspondiente. Esto nos
permitiría empezar desde el principio todo el proceso.
El proceso que nos llevará más tiempo será el derivado de la opción de menú “Editar equivalencias
nuevo/antiguo” que realizaremos a partir del siguiente cuadro de diálogo:
En la columna equivalencia iremos escribiendo los códigos de cuenta en los que se deben de transformar
los elementos del plan actual para que se realice la conversión. Trabajaremos exclusivamente con el
máximo nivel de desglose de cuentas tanto con respecto al plan nuevo como al antiguo.
Nuestro objetivo será que todas las subcuentas sin excepción pasen a formar parte del nuevo plan. Por
ello podremos dejar en blanco equivalencias para aquellas cuentas que no posean subcuentas (cuentas
auxiliares; es decir los códigos que se emplean en las anotaciones del diario).
El proceso de conversión del plan contable puede plantear las siguientes problemáticas, en cuanto a la
codificación:
•
Existencia de subcuentas que pertenezcan a una cuenta en plan de origen que posea equivalencia en
más de una cuenta distinta el plan de destino. Una de las formas de solventar esta incidencia es la de
crear subdivisiones en la cuenta de origen que se correspondan con cada cuenta del plan de destino.
125
Posteriormente a través de la opción “sustituir subcuentas” en el menú “Conversión plan contable”,
pasaremos la información del diario a estos nuevos códigos; una vez que los códigos antiguos no estén
representados en el diario los eliminaremos a través de la plantilla de edición de subcuentas.
•
Subcuentas que pertenezcan a distintas cuentas en plan de origen que se correspondan con una misma
cuenta en el plan de destino. Esto generará un problema de duplicidad de códigos de subcuenta en el
plan de destino que será advertido por el proceso de comprobación. Para solucionar esta incidencia
tendremos que crear nuevas subcuentas, fijándonos en los últimos dígitos para que no den lugar a
códigos repetidos en el plan de destino. Al igual que en el punto anterior utilizaremos la opción de
“sustituir subcuentas”, y eliminaremos los códigos que nos den problemas.
•
Existirán cuentas que no tengan ninguna equivalencia en el plan de destino. Tendremos que localizar
entonces alguna partida donde compensarla. Esto ocurre, por ejemplo, en los gastos de
establecimiento (cuentas 200 y 201); la nueva legislación no las contempla y obliga a minorar el
importe de estas partidas de cuentas de reservas de libre disposición. Por ello podremos emplear como
código de equivalencia el de la cuenta del nuevo plan 113, Reservas voluntarias.
Por último, mencionar que la problemática de conversión de la información contable de un ejercicio al
nuevo plan no se reduce a la conversión de códigos entre cuentas, además hay otros factores a tener en
cuenta, tales como cambios en principios contables, diferencias en sistemas de valoración de algunas
partidas, o cambios en las relaciones contables. Por ello puede ser necesario realizar ajustes contables
para que la información de un ejercicio pasado sea comparable con la de un ejercicio contabilizado
con un plan de cuentas nuevo.
El botón “Comprobar” nos irá informando si quedan subcuentas sin asignar para el proceso de
conversión, o bien si el proceso de conversión da lugar a códigos de subcuentas duplicados.
El botón “Limpiar” dejará en blanco la columna de equivalencias, permitiéndonos reiniciar la edición
partiendo de cero.
Por el contrario, el botón “Asignar todo” asignará los mismos códigos del plan antiguo para el nuevo
(siempre que existan en el nuevo plan). Esto es ideal para el caso en que el plan nuevo posea una
estructura parecida (esto ocurre, por ejemplo, con el Plan General de Contabilidad del 2008 con respecto
al de 1991)
El botón “Exportar”, permite generar un fichero de texto con las equivalencias, para su posterior
incorporación (a través del botón “Importar”) a otra empresa de similares características.
Para salir del cuadro de diálogo sin efectuar la conversión, pulsaremos el botón “Aceptar”, ello nos
asegurará que el contenido de la tabla de equivalencia se guarde para futuras ediciones.
La culminación del proceso de conversión vendrá dado a través de la acción que realiza el botón
“Convertir plan”. Para ello es necesario que se verifique que el proceso es viable, en caso contrario se
abortará tras advertir al usuario de los errores encontrados.
126
46.11. Consolidación contable
Esta característica de KEME-Contabilidad permite agrupar las contabilidades de varias empresas
normalmente vinculadas. De esta forma conseguimos disponer de la contabilidad de un conjunto de
sociedades, que se regirán por normas mercantiles y, sobre todo, fiscales que suelen ser más favorables
para el grupo que para las empresas consideradas individualmente.
Una vez que dispongamos de la contabilidad del grupo, procederán los ajustes y eliminaciones debido a
operaciones vinculadas, de cara a calcular el resultado contable y el balance que manifieste la situación
fiel del patrimonio del grupo de sociedades.
El punto de partida será el de una empresa vacía, sin plan de contabilidad alguno. Esto lo conseguiremos
a través de la opción del menú Empresa−→Nueva empresa. Dejaremos como plan contable en el
combo-box correspondiente “Plan contable vacío”, y facilitaremos los datos correspondientes a la
conexión con la base de datos.
El siguiente paso será el de incorporar la contabilidad de cada empresa a la del grupo. Para ello
ejecutaremos Utilidades-−→Consolidación contable; aparecerá, entonces, el siguiente cuadro de
diálogo:
La ventana posee varias zonas bien delimitadas: en la parte superior detallaremos los parámetros
necesarios para la conexión con la base de datos de la empresa a consolidar. El siguiente paso será el de
asignarla un código numérico (podremos consolidar hasta nueve empresas).
En el campo “Descripción” podremos añadir una cadena de caracteres que será añadida a cada cuenta
auxiliar que se incorpore a la contabilidad consolidada. Esto facilitará la edición y consultas de la
contabilidad, ya que nos permitirá diferenciar fácilmente a qué sociedad pertenece la información
contable.
127
Capítulo 47. Informes de KEME-Contabilidad
con OpenOffice Base
Podemos acceder a MySQL o PostgreSQL a través de OpenOffice utilizando una conexión JBDC o
ODBC. Nos vamos a centrar en JBDC y la base de datos PostgreSQL. Para MySQL el proceso es similar.
El primer paso será disponer de la máquina virtual de Java en nuestro equipo. Para ello instalaremos el
paquete correspondiente de nuestra distribución o bien descargaremos el software de
http://www.java.com
Posteriormente, nos haremos con el controlador JDBC para Postgres; lo podremos encontrar en la
página: http://jdbc.postgresql.org/download.html
También es bastante factible que esté disponible para nuestra distribución; por ejemplo, para OpenSuse
instalaremos el paquete “postgresql-jdbc.rpm”. Es muy importante identificar la ruta donde se va a ubicar
el controlador, ya que haremos referencia a ella en el proceso de activación bajo OpenOffice. En
OpenSuse lo podremos encontrar en “/usr/share/pgsql”
El siguiente paso será arrancar OpenOffice 2.X, a través de “OpenOffice Writer”, o “OpenOffice Calc”
(por ejemplo). Ejecutaremos la opción del menú “Herramientas-->Opciones”. En el cuadro de diálogo
que aparecerá, seleccionaremos la línea “Java”, tras unos segundos aparecerá la máquina virtual de Java
instalada:
En la parte derecha podemos observar el botón “Class Path”, lo presionaremos, y aparecerá el cuadro de
diálogo:
128
Capítulo 47. Informes de KEME-Contabilidad con OpenOffice Base
Pulsaremos “Agregar archivo” y buscaremos el controlador Java al que hacíamos mención con
anterioridad (no es más que un archivo con la extensión .jar). El resultado quedará más o menos de la
forma: (depende del nombre del controlador)
Ya sólo nos queda pulsar los botones “Aceptar” para guardar la configuración. Para que los cambios
tengan efecto, tendremos que reiniciar OpenOffice.
Para conectarnos a nuestra base de datos “Postgres” seleccionaremos Archivo-−→Nuevo-−→Base de
datos, bajo cualquier componente de OpenOffice:
Elegiremos “Conectar con una base de datos existente” y seleccionaremos “JDBC” en el combo inferior.
Para pasar a la siguiente fase, pulsaremos el botón “Siguiente”:
129
Como podemos observar, hemos completado el primer campo con la información de nuestra base de
datos: “localhost” sería el nombre del host donde se ejecuta el motor Postgres (habría que sustituirlo para
cada caso en particular). En este caso observamos que nos conectamos al port 5432 que es el que utiliza
Postgres por defecto. Por último el nombre de nuestra base de datos es “ejemplo”
En el campo correspondiente a “Clase de controlador JDBC”, escribiremos “org.postgresql.Driver”.
Podremos emplear el botón “Clase de prueba” para comprobar que el controlador se carga correctamente.
Una vez configurada la conexión JDBC podemos pasar a la siguiente fase:
Especificaremos nombre de usuario y chequearemos “Se requiere una contraseña” si fuera necesario. El
botón “Conexión de prueba” nos permitirá verificar que todo es correcto.
Si no conseguimos conectarnos a la base de datos, puede que tengamos que cambiar la configuración de
Postgres, sobre todo en lo relativo al fichero “pg_hba.conf”. En OpenSuse lo podremos encontrar en la
ruta: “/var/lib/pgsql/data”. La idea será cambiar el esquema de acceso de los usuarios a un sistema menos
130
restrictivo; por ejemplo, cambiaremos el método de acceso (columna “METHOD”; último parámetro de
los registros de este fichero de texto) por “trust”:
host all all 127.0.0.1/32 trust
Para editar el fichero “pg_hba.conf” utilizaremos un editor de texto. Si hemos realizado algún cambio en
el mismo, tendremos que apagar y volver a poner en funcionamiento el servidor Postgres para activar la
nueva configuración.
Una vez que nos hemos conectado con éxito, ya sólo quedará pulsar el botón “Finalizar” para guardar
todos los settings de la conexión en un archivo. Acto seguido se abrirá la pantalla principal del apartado
“Base” de OpenOffice:
Ya estamos en condiciones de realizar nuestras consultas, formularios e informes de nuestra base de
datos de KEME-Contabilidad.
Nuestra intención será crear un informe que contenga nuestro diario contable. Como va a intervenir más
de una tabla, tendremos que construir la consulta que proporcione la información pertinente.
Para diseñar la consulta, seleccionaremos el icono “Consultas”, y en “Tareas” elegiremos “Crear una
consulta en vista Diseño...” (si no tenemos conocimientos de SQL). Añadiremos las tablas “diario” y
“plancontable”.
131
La ventana de diseño de consultas está formada por dos paneles: en el superior se sitúan las tablas en las
que se basa la consulta, en el inferior seleccionaremos los campos que van a intervenir en la misma.
Necesitaremos relacionar las dos tablas intervinientes; para ello conectaremos en el panel superior el
campo “cuenta” de “diario” con “codigo” de “plancontable” pinchando con el botón izquierdo del ratón.
En el panel inferior añadiremos los campos asiento, fecha, cuenta, descripción (de la tabla
“plancontable”), concepto, debe, haber. Posteriormente nos situaremos en la columna “asiento” y
elegiremos orden “ascendente”.
Si pulsamos el botón “ejecutar consulta”, se abrirá un nuevo apartado con la información que
emplearemos para el informe. Si todo es correcto, guardaremos la consulta utilizando la opción del menú
Archivo-−→Guardar
Volveremos a la pantalla principal de “OpenOffice Base” y crearemos el informe, pulsando sobre el
icono correspondiente. El diseño y construcción de un informe con el asistente de “OpenOffice Base”
consta de varios pasos. En primer lugar seleccionaremos la tabla o consulta de la que se recogerán los
datos, posteriormente podremos establecer las etiquetas de los campos, niveles de agrupamiento, aspecto
del informe, etc.
La siguiente figura muestra lo que podría ser la ejecución de un informe del diario. Se han editado
algunos formatos del informe para que recojan mejor los tipos de datos: por ejemplo en las fechas y en el
debe/haber.
132
133
Capítulo 48. Empresa de ejemplo
A continuación se ofrece un pequeño supuesto de contabilidad para que nos sirva de aprendizaje; dado su
fin didáctico, los asientos e importes reflejados no tienen porqué ceñirse estrictamente a la legislación
contable y fiscal.
48.1. Datos iniciales
Un vistazo al libro mayor y balances de la empresa nos ofrece la siguiente información sobre saldos
iniciales a uno de enero del 2008:
Tabla 48-1. Saldos iniciales en empresa de ejemplo
CÓDIGO
CUENTA
DEBE
HABER
10000000
Capital social
60.000,00
11200000
Reserva legal
7.500,00
12900000
Pérdidas y ganancias
5.600,00
21000001
Terreno local comercial
A
20.000,00
21100001
Construcción local
comercial A
25.000,00
28110001
Amort.acum.
construcción local A
21600001
Mobiliario diverso
28160001
Amort.acum. mobiliario
diverso
21700001
Equipo proceso
información PC1
28170001
Amort.eq.proc.información
PC1
21700002
Equipo proceso
información PC2
28170002
Amort.eq.proc.información
PC2
30000000
Existencias comerciales
40000001
Proveedor A
40000002
Proveedor B
43000001
Cliente A
500,00
43000002
Cliente B
400,00
47500000
H.P.acreedora por IVA
1.250,00
4.000,00
2.000,00
1.000,00
500,00
800,00
200,00
24.000,00
2.000,00
1.500,00
850,00
134
CÓDIGO
CUENTA
DEBE
47520000
H.P.acreedora por I.S.
57000000
Caja, euros
HABER
300,00
6.000,00
TOTALES:
81.700,00
81.700,00
Además, conocemos la siguiente información suplementaria:
•
La cuenta “21100001” representa la parte de construcción del local comercial A, que fue adquirido el
1/7/2002 y se amortiza al 2% anual.
•
El “Mobiliario diverso” a que hace referencia la cuenta “21600001” se amortiza al 20% anual, y la
fecha de adquisición y puesta en servicio fue el 1/7/2005.
•
Los equipos de proceso de información se amortizan al 25% y fueron puestos en funcionamiento el
1/1/2006 para el “PC1” y el 1/1/2007 para el “PC2”.
•
La deuda con el proveedor A vence el 20/1/2008 por 1.500,00 unidades monetarias y el 10/2/2008 por
500,00 unidades monetarias.
•
La deuda con el proveedor B vence el 5/2/2008
•
Los créditos con los clientes están documentados en recibos que vencen el 10/1/2008 para el Sr. “A”, y
el 16/1/2008 para el Sr. “B”
Suponemos que las amortizaciones fiscal y contable coinciden para los elementos de inmovilizado
señalados.
48.2. Crear nueva empresa
El primer paso será el de crear una nueva base de datos, tarea que realizaremos a través de la opción
“Nueva empresa” del menú “Empresa”. En la ventana de diálogo correspondiente especificaremos el
plan contable a importar (el estándar para 2008), fijaremos el número de dígitos de las subcuentas en 8, y
completaremos los campos necesarios para la información de la conexión de la base de datos; si el
servidor Postgres se ejecuta en el mismo ordenador desde el que estamos operando, y si el nombre de
usuario de nuestra sesión en Linux está registrado bajo Postgres, tan sólo tendremos que suministrar el
nombre de base de datos “EJEMPLO” (no introducir las comillas). En el caso de utilizar MySQL
tendremos que suministrar como mínimo el nombre de usuario, aparte del de la base de datos.
135
El siguiente paso será dar de alta las subcuentas a través de “Subcuentas” en el menú “Plan”. Esto lo
podríamos hacer sobre la marcha, a medida que introducimos los asientos, pero resultaría más artificioso.
Un punto que no tenemos que olvidar es el de registrar el ejercicio al que irán referidos los apuntes
contables, para ello ejecutaremos la opción Empresa−→Ejercicios contables y daremos de alta el
ejercicio 2008, que coincidirá con el año natural (inicio 1/1/2008, fin 31/12/2008).
En la configuración de la empresa tendremos que introducir el valor de varios campos que condicionarán
el comportamiento de la aplicación en materia de IVA, vencimientos y regularización. Para ello
accedemos a Empresa −→Configuración de empresa y configuraremos los campos “cuenta de IVA
soportado” como “472”, “cuenta de IVA repercutido” como “477”; en clave de gastos introduciremos el
grupo 6: “6”, en clave de ingresos, el grupo 7. En cuentas a pagar y en cuentas a cobrar escribiremos
sendas listas de partidas para su proceso en el apartado de vencimientos; en nuestro caso nos bastará en
“cuentas a pagar”, el siguiente contenido, “400,401”, y en “cuentas a cobrar”, “430,431”.
136
48.3. Asiento inicial
Ya estamos en condiciones de introducir asientos, por ello comenzamos con el asiento de apertura a
partir de los datos de los saldos iniciales de las cuentas. Nos introducimos en Diario −→Nuevo asiento
y generamos los apuntes con la información suministrada, tras lo cual pulsaremos el botón
“INCORPORAR”:
48.4. Asignar vencimientos a partir del asiento de
137
apertura
A continuación podemos asignar los vencimientos a las partidas de cobros y pagos pendientes, para ello
nos situaremos en el menú “Vencimientos”, y ejecutaremos las opciones “Asigna vencimientos a cuentas
a pagar” y “Asigna vencimientos a cuentas a cobrar”, respectivamente. De esta forma accederemos a
unos cuadros de diálogo con tablas de partidas pendientes de asignar vencimientos, que iremos
procesando hasta que la lista quede vacía:
Acto seguido seleccionaremos líneas de la tabla con el botón izquierdo del ratón, y pulsaremos el botón
“Asigna vencimiento”, con lo cual accederemos a un nuevo cuadro de diálogo de gestión de
vencimientos a partir de pases en diario, donde asignaremos el vencimiento, o los vencimientos para
cada pase en concreto:
En esta ventana, añadiremos vencimientos hasta que el importe de la casilla “Sin vencimiento” resulte
con valor cero. Para ello pulsaremos el botón “Añadir” y editaremos la plantilla del nuevo registro:
138
Aquí completaremos los datos que nos falten: la cuenta de tesorería que se cargará o abonará al
vencimiento, el importe, y la fecha de vencimiento, al pulsar aceptar volveremos a la tabla anterior, en la
que se refleja cómo hemos partido el saldo inicial en dos importes distintos con distinto vencimiento.
Repetiremos esta operación para todos los cobros y pagos pendientes de asignar vencimiento.
El primer asiento introducido queremos que conste como asiento de apertura, por ello seleccionaremos
un apunte cualquiera del asiento y ejecutaremos el comando Utilidades ImportarAsignar diario , donde
seleccionaremos el diario de apertura:
Como podemos observar, en la columna “diario” de la pantalla principal de la aplicación aparece el
código “APERTURA”. Hemos realizado esta operación tras la de asignar los vencimientos ya que ello
no hubiera sido posible a partir de un asiento de apertura.
48.5. Plan de amortizaciones del inmovilizado del
asiento de apertura
En este apartado vamos a definir el plan de amortizaciones de la empresa a partir de la información dada
en el inicio; para ello ejecutaremos Amortizaciones, −→Plan de amortizaciones desde el menú, a
partir de lo cual aparecerá el diálogo de “Plan de amortizaciones del inmovilizado”:
139
Pulsando el botón “Nuevo elemento” iremos definiendo los distintos registros que lo componen a través
de la siguiente plantilla:
Es importante señalar que el coeficiente de amortización se introduce como porcentaje. No es posible
especificar coeficiente de amortización fiscal para partidas que ya se venían amortizando en ejercicios
anteriores a los del registro en la aplicación.
140
48.6. Registro contable de operaciones
48.6.1. Primer trimestre
El 8 de enero ingresamos el IVA del trimestre anterior con cargo a caja: mediante Diario, −→Tabla de
apuntes introducimos el asiento en cuestión. Para avanzar entre columnas en la tabla utilizaremos el
tabulador, y pulsaremos “intro” para terminar un apunte. El asiento quedará de la forma:
En enero vencen todas las obligaciones de pago y derechos de cobro previstos: el 20/1 pagamos al
proveedor “A” 1500 euros, cobramos 500 euros del cliente “A” el 10/1 y el 16/1 400 euros del cliente B.
Seleccionamos Vencimientos, −→Procesar vencimiento; obtendremos en pantalla el siguiente
diálogo:
Empezamos por seleccionar la primera línea con el botón izquierdo del ratón, y pulsamos el botón
“Procesar”, con lo cual accederemos a la plantilla para procesar vencimientos:
141
Aquí podremos modificar la fecha de vencimiento, o la cuenta de tesorería. Para generar el asiento
correspondiente al cobro, tan sólo tendremos que pulsar el botón “Procesar”.
Repetiremos la operación para el otro cobro pendiente que nos queda. Para procesar las obligaciones de
pago tendremos que seleccionar el botón de radio “pagos” en la parte superior de la pantalla, y
posteriormente pulsaremos el botón “Refrescar”, con lo que nos aparecerán un listado de deudas con sus
vencimientos. Tan solo procesaremos el pago correspondiente al mes de enero.
En febrero vencen los dos pagos previstos; se procede a su proceso y contabilización. La forma de operar
sería la misma que en los vencimientos del mes de enero.
Nuevas operaciones: vende al Cliente “A” el 10 de enero por 100 euros, el 15 de marzo vende al Cliente
“B” por 150 euros. Compra al proveedor “A” mercaderías por valor de 1000 euros el 16 de marzo. Todas
estas operaciones se realizan al contado, y están sometidas al tipo general de IVA. Al final del trimestre
se liquida el IVA correspondiente al mismo.
Daremos de alta las cuentas que nos faltan, tales como las de IVA soportado/repercutido, de compras y
ventas de mercaderías, etc.
La contabilización de la primera operación de venta la efectuaríamos ejecutando la opción “Nuevo
asiento” del menú “Diario”; el registro de IVA se activará en el momento que introduzcamos un valor en
el apunte correspondiente a la subcuenta de IVA repercutido:
142
Introduciremos los datos que nos faltan, y pulsaremos “Aceptar”. Completaremos la tabla de edición del
asiento con los apuntes que nos faltan y editaremos la fecha. Si el asiento está cuadrado, el botón
“Incorporar” estará activado para su incorporación al diario.
Procederemos de forma similar para el resto de las operaciones.
Importante: Para la liquidación del IVA tan solo tendremos que responder pulsando el botón
“Regularización” cuando se active el proceso de introducción de registros de IVA.
48.6.2. Segundo trimestre
El IVA del primer trimestre nos salió deudor, por lo que decidimos compensarlo con el del segundo
trimestre. El 15 de abril realizamos un pago a cuenta del impuesto sobre sociedades por valor de 200
euros.
Nuevas operaciones de venta al contado: el 20 de abril vendemos 490 euros al cliente A, el 10 de junio
vendemos 500 euros al cliente B.
El 30 de junio contabilizamos el reparto del saldo de la cuenta de pérdidas y ganancias de la siguiente
forma: base de reparto (pérdidas y ganancias): 5600 euros, reparto: a reserva legal por 500 euros, a
reservas voluntarias por 5100 euros.
Al final del trimestre liquidamos el IVA correspondiente.
143
48.6.3. Tercer trimestre
Se ingresa el IVA correspondiente a la liquidación del segundo trimestre el día 10/7.
El 12/7 se compra un nuevo “Equipo para proceso de la información” por 900 euros al proveedor de
inmovilizado A; suponiendo que nuestra empresa cumple todos los requisitos fiscales, practicaremos la
amortización acelerada del mismo en el ejercicio actual por la totalidad. La amortización contable se
realiza en cuatro años.
Para la contabilización de este último punto crearemos tres cuentas nuevas: “21700003”, y “28170003”,
que contendrán la cuenta de activo y la de amortización acumulada, respectivamente, y por último la
“52300001” y la del proveedor de inmovilizado.
Una vez introducido el asiento de la adquisición y pago daremos de alta el nuevo elemento en nuestro
plan de amortizaciones; en el diálogo del “Plan de amortizaciones del inmovilizado” pulsaremos el botón
“Nuevo elemento” y lo incorporaremos a través de la siguiente plantilla:
Para cumplir con los requisitos del elemento activaremos el botón de radio de “Amortización fiscal
acelerada total en el primer ejercicio”. En la tabla del plan de amortizaciones podremos constatar que en
la columna “Am. fiscal 1 ejer.” aparece la palabra “SELECCIONADO”.
Nuevas operaciones: vendemos al cliente A mercaderías al contado por valor de 5.000 euros más IVA el
20/7; el 22/7 pagamos el impuesto sobre sociedades del ejercicio 2007. El 30/9 liquidamos el IVA.
144
48.6.4. Cuarto trimestre
Operaciones: El 12/10 ingresamos el IVA del tercer trimestre; el mismo día realizamos el segundo pago a
cuenta del Impuesto de Sociedades del ejercicio 2008 por 250 euros. El 10/11 vendemos mercaderías por
2000 euros más IVA al contado al cliente B. El 14/12 ingresamos el tercer pago a cuenta del IS por 250
euros.
A final de año liquidamos el IVA. El inventario de mercaderías a 31/12/2005 arroja un valor de 23000
euros; regularizamos el saldo de mercaderías a cierre de ejercicio.
48.7. Amortizaciones: Diferencias en base imponible del
Impuesto sobre Sociedades
Contabilizadas todas las operaciones, realizamos el asiento de amortización del inmovilizado mediante la
opción del menú Amortizaciones −→Asiento de amortizaciones; en el cuadro de diálogo que
aparece pulsaremos el botón “Generar”, con lo cual se generarán los apuntes correspondientes a este
proceso.
Como mencionábamos anteriormente, para el último elemento de inmovilizado adquirido Hacienda nos
permite libertad de amortización, por tanto se genera una diferencia que nos permite un ajuste en la base
imponible del impuesto sobre sociedades. Esta diferencia la podemos conocer ejecutando
Amortizaciones−→Diferencias en base imponible I.S.; nos aparecerá entonces el siguiente diálogo:
Ya estamos en condiciones de calcular y liquidar el impuesto de sociedades para el ejercicio 2008. Para
145
ello vamos a conocer el saldo de Pérdidas y Ganancias antes de impuestos a través de la consulta
provisional del Estado Contable correspondiente (menú Estados contables−→Consulta Estado
Contable), que nos arroja unos beneficios de 4383,36 euros.
Si no estuviera disponible la cuenta de Pérdidas y Ganancias, podemos importarla a través de Estados
contables−→Importar Estado Contable.
A la hora de calcular el impuesto sobre sociedades que fiscalmente pertenece al ejercicio, el resultado
contable lo minoramos en 793,36 euros, en concepto de amortización libre y acelerada, quedando una
base imponible de 3590 euros. Si suponemos un tipo de gravamen del 30%, la cuota tributaria quedará en
1077 euros. Realizamos la contabilización de todas estas operaciones.
48.8. Regularización y cierre de ejercicio
Ya sólo nos queda regularizar y cerrar el ejercicio. La regularización nos pasará todos los ingresos y los
gastos de forma automática a la cuenta de Pérdidas y Ganancias, la efectuaremos a través de la opción
que nos ofrece el menú diario: Diario−→Fin de ejercicio−→Regularización. Tras su elección tan sólo
tendremos que especificar el ejercicio a regularizar (en este caso el 2008).
El cierre de ejercicio se efectúa de forma similar: elegiremos Diario−→Fin de ejercicio−→Cierre de
ejercicio, indicaremos el ejercicio 2008, y pulsaremos el botón generar. La contabilidad quedará cerrada
y preparada para generar el asiento de apertura de un nuevo período.
146
Capítulo 49. Programas anexos
El paquete KEME-Contabilidad está integrado por la aplicación principal y varios binarios anexos que
cumplen funciones accesorias al programa de contabilidad
49.1. Actualizador de bases de datos: “actu”
Esta utilidad servía para actualizar tablas de la base de datos a la versión actual. En las nuevas versiones
este proceso se realiza automáticamente, por lo que este programa ha dejado de acompañar a la
aplicación principal.
49.2. Programa para confeccionar el Estado de Cambios
en el Patrimonio Neto de PYMES correspondiente al
Ejercicio: “patrimonio”
Este binario nos va a permitir realizar un cuadro para la elaboración de este estado contable. La
información aparecerá tal y como el usuario la haya introducido; no realizándose ningún tipo de
procesado de la misma.
El fichero “tex” que se genera se podrá emplear para confeccionar libros con la utilidad correspondiente
de KEME-Contabilidad
147
Capítulo 50. Tipos de archivos que genera la
aplicación
A continuación detallamos una tabla con los tipos de ficheros que nos podemos encontrar en el directorio
de trabajo:
Tabla 50-1. Tipos de ficheros que se generan en el directorio de trabajo
EXTENSIÓN
DESCRIPCIÓN
ast.xml
Ficheros XML con asientos automáticos, permiten
su exportación e importación entre empresas.
est.xml
Ficheros XML con estados contables, permiten su
exportación e importación entre empresas.
png
Ficheros con gráficos, normalmente contienen
gráficos de balance
tex
Archivo para procesar con látex, generalmente es
el resultado de generar algún informe para su
impresión o consulta
dvi
Archivo independiente de dispositivo, es el
resultado de procesar con látex algún fichero tex.
Estos archivos se visualizará con un visor o se
convertirá a postcript para su impresión
log
Muestran lo que ocurre durante el proceso de
conversión de un fichero tex a dvi; son ideales para
conocer errores si el proceso de conversión falla
ps
Son archivos postcript, normalmente generados
para enviarlos a la impresora.
aux
Archivos auxiliares que se generan en el progreso
de conversión de TEX a DVI. Para nosotros tienen
escasa utilidad.
txt
Archivo de texto con campos separados por
tabulador, empleados para exportar información a
otras aplicaciones.
pdf
Son archivos que se pueden visualizar con el visor
de Acrobat reader, son admitidos por el Registro
Mercantil para presentar libros en soporte
magnético.
sql
Son los archivos de copia de seguridad. Poseen en
su interior las sentencias SQL y todos los
comandos necesarios para reconstruir una base de
datos.
148
Capítulo 50. Tipos de archivos que genera la aplicación
EXTENSIÓN
DESCRIPCIÓN
reg.xml
Ficheros XML con regularizaciones definidas por
el usuario; permiten su exportación e importación
entre empresas.
xml
Ficheros XML con información contable,
normalmente del libro mayor o balances de sumas
y saldos; permiten la utilización de su contenido
en aplicaciones de informes.
Estos otros archivos nos aparecen en el directorio escondido .keme, donde se almacena la configuración
de la aplicación:
Tabla 50-2. Tipos de ficheros el directorio .keme
EXTENSIÓN
DESCRIPCIÓN
est.xml
Archivo XML de un estado contable; posee
información para su importación a una base de
datos de contabilidad
pln
Posee información de un plan contable para su
importación a una base de datos de contabilidad
cfg
Es la extensión del archivo de configuración de la
aplicación; no conviene editar su contenido.
149
Capítulo 51. Colaboraciones
La elaboración de esta aplicación es incipiente; se ha pretendido la presentación de un programa de
contabilidad bastante completo, no obstante, el campo que abarca la contabilidad es muy amplio, por lo
que el desarrollo de KEME-Contabilidad no ha hecho más que empezar.
En el software libre juega un papel muy importante la comunidad, la cual es quien en último lugar
certifica la utilidad, corrección y garantiza el soporte a un determinado programa. Resulta por ello
imprescindible que se produzcan aportaciones, que pueden consistir (entre otras) en los siguientes
puntos:
•
Traducción de la aplicación a otras lenguas utilizando el módulo QTLinguistic. En la actualidad
KEME-Contabilidad de traduce al catalán, gallego, inglés y portugués
•
Comunicación de errores del programa y del manual
•
Realizar objeciones y recomendaciones sobre aspectos de la aplicación
•
Programación, elaboración y mejora de módulos del programa.
•
Elaboración de guías o tutoriales sobre cualquier aspecto contable que esté relacionado con
KEME-Contabilidad
Los comentarios, consultas o aportaciones se pueden hacer llegar a través de la la página del proyecto en
Sourceforge.
150
Apéndice A. Breve introducción a Látex
KEME-Contabilidad utiliza la herramienta Látex para la mayoría de sus informes y composición de
libros contables. Es interesante que el usuario adquiera unas nociones básicas sobre Látex si está
interesado en editar y procesar la memoria utilizando esta utilidad.
Látex es una aplicación que nos permite preparar documentos conseguiendo una alta calidad tipográfica
y un diseño profesional. Látex trabaja con ficheros de texto plano, en ASCII, que podremos editar con
cualquier editor de texto simple (no un procesador de textos).
Para la composición y formateado del texto, Látex utiliza órdenes, que para distinguirlas del texto del
documento, comienzan por una barra invertida: “\”. Cuando Látex procesa un fichero de entrada, espera
que el mismo siga una cierta estructura; de esta forma el fichero deberá de empezar con el comando:
\documentclass{....}
que especifica qué tipo de documento intentamos escribir. Después de esto, podemos incluir comandos
que cambiarán el estilo del documento por completo, o podremos cargar nuevos paquetes que añadirán
nuevas características a Latex. Para añadir un paquete, utilizaremos el comando:
\usepackage{....}
Cuando se haya realizado toda la configuración, comenzaremos con el cuerpo del documento, con el
comando:
\begin{document}
A partir de ahora introduciremos el texto combinándolo con algunos comandos Latex. Al final del
documento, añadiremos el comando:
\end{document}
que informará a Latex que el texto termina; cualquier contenido que siga a este comando será ignorado.
A continuación mostramos el contenido mínimo de un fichero Latex:
\documentclass{article}
\begin{document}
Este es el contenido del texto.
\end{document}
El ciclo de operaciones necesario para trabajar con Latex y obtener una copia lista para su impresión o
presentación está compuesto por tres fases:
•
Editar/crear nuestro fichero Latex. Este fichero debe de estar compuesto por texto plano en ASCII, y
debe de poseer la extensión “.tex”
151
Apéndice A. Breve introducción a Látex
•
En segundo lugar, hay que ejecutar el comando “Latex”. Si el proceso termina correctamente,
obtendremos un fichero con extensión “.dvi”. Si hay errores, se parará el proceso y Latex nos
notificará donde está el problema. Pulsaremos ctrl-D para volver a la línea de comandos.
latex prueba.tex
•
El siguiente paso será visualizar el fichero DVI. Para ello podremos emplear el comando:
xdvi prueba.dvi
Existen otras herramientas más versátiles que xdvi, tales como kdvi (en entornos Linux con KDE).
Bajo Windows, podremos emplear la utilidad yap (yet another previewer).
Podemos convertir el fichero dvi a Postcript, de esta forma obtendremos una copia lista para la
impresión:
dvips -Pcmz prueba.dvi -o prueba.ps
152
Apéndice B. GNU Free Documentation License
B.1. PREAMBLE
The purpose of this License is to make a manual, textbook, or other functional and useful document
"free" in the sense of freedom: to assure everyone the effective freedom to copy and redistribute it, with
or without modifying it, either commercially or noncommercially. Secondarily, this License preserves for
the author and publisher a way to get credit for their work, while not being considered responsible for
modifications made by others.
This License is a kind of "copyleft", which means that derivative works of the document must themselves
be free in the same sense. It complements the GNU General Public License, which is a copyleft license
designed for free software.
We have designed this License in order to use it for manuals for free software, because free software
needs free documentation: a free program should come with manuals providing the same freedoms that
the software does. But this License is not limited to software manuals; it can be used for any textual
work, regardless of subject matter or whether it is published as a printed book. We recommend this
License principally for works whose purpose is instruction or reference.
B.2. APPLICABILITY AND DEFINITIONS
This License applies to any manual or other work, in any medium, that contains a notice placed by the
copyright holder saying it can be distributed under the terms of this License. Such a notice grants a
world-wide, royalty-free license, unlimited in duration, to use that work under the conditions stated
herein. The "Document", below, refers to any such manual or work. Any member of the public is a
licensee, and is addressed as "you". You accept the license if you copy, modify or distribute the work in a
way requiring permission under copyright law.
A "Modified Version" of the Document means any work containing the Document or a portion of it,
either copied verbatim, or with modifications and/or translated into another language.
A "Secondary Section" is a named appendix or a front-matter section of the Document that deals
exclusively with the relationship of the publishers or authors of the Document to the Document’s overall
subject (or to related matters) and contains nothing that could fall directly within that overall subject.
(Thus, if the Document is in part a textbook of mathematics, a Secondary Section may not explain any
mathematics.) The relationship could be a matter of historical connection with the subject or with related
matters, or of legal, commercial, philosophical, ethical or political position regarding them.
The "Invariant Sections" are certain Secondary Sections whose titles are designated, as being those of
153
Invariant Sections, in the notice that says that the Document is released under this License. If a section
does not fit the above definition of Secondary then it is not allowed to be designated as Invariant. The
Document may contain zero Invariant Sections. If the Document does not identify any Invariant Sections
then there are none.
The "Cover Texts" are certain short passages of text that are listed, as Front-Cover Texts or Back-Cover
Texts, in the notice that says that the Document is released under this License. A Front-Cover Text may
be at most 5 words, and a Back-Cover Text may be at most 25 words.
A "Transparent" copy of the Document means a machine-readable copy, represented in a format whose
specification is available to the general public, that is suitable for revising the document
straightforwardly with generic text editors or (for images composed of pixels) generic paint programs or
(for drawings) some widely available drawing editor, and that is suitable for input to text formatters or
for automatic translation to a variety of formats suitable for input to text formatters. A copy made in an
otherwise Transparent file format whose markup, or absence of markup, has been arranged to thwart or
discourage subsequent modification by readers is not Transparent. An image format is not Transparent if
used for any substantial amount of text. A copy that is not "Transparent" is called "Opaque".
Examples of suitable formats for Transparent copies include plain ASCII without markup, Texinfo input
format, LaTeX input format, SGML or XML using a publicly available DTD, and standard-conforming
simple HTML, PostScript or PDF designed for human modification. Examples of transparent image
formats include PNG, XCF and JPG. Opaque formats include proprietary formats that can be read and
edited only by proprietary word processors, SGML or XML for which the DTD and/or processing tools
are not generally available, and the machine-generated HTML, PostScript or PDF produced by some
word processors for output purposes only.
The "Title Page" means, for a printed book, the title page itself, plus such following pages as are needed
to hold, legibly, the material this License requires to appear in the title page. For works in formats which
do not have any title page as such, "Title Page" means the text near the most prominent appearance of the
work’s title, preceding the beginning of the body of the text.
A section "Entitled XYZ" means a named subunit of the Document whose title either is precisely XYZ
or contains XYZ in parentheses following text that translates XYZ in another language. (Here XYZ
stands for a specific section name mentioned below, such as "Acknowledgements", "Dedications",
"Endorsements", or "History".) To "Preserve the Title" of such a section when you modify the Document
means that it remains a section "Entitled XYZ" according to this definition.
The Document may include Warranty Disclaimers next to the notice which states that this License
applies to the Document. These Warranty Disclaimers are considered to be included by reference in this
License, but only as regards disclaiming warranties: any other implication that these Warranty
Disclaimers may have is void and has no effect on the meaning of this License.
154
B.3. VERBATIM COPYING
You may copy and distribute the Document in any medium, either commercially or noncommercially,
provided that this License, the copyright notices, and the license notice saying this License applies to the
Document are reproduced in all copies, and that you add no other conditions whatsoever to those of this
License. You may not use technical measures to obstruct or control the reading or further copying of the
copies you make or distribute. However, you may accept compensation in exchange for copies. If you
distribute a large enough number of copies you must also follow the conditions in section 3.
You may also lend copies, under the same conditions stated above, and you may publicly display copies.
B.4. COPYING IN QUANTITY
If you publish printed copies (or copies in media that commonly have printed covers) of the Document,
numbering more than 100, and the Document’s license notice requires Cover Texts, you must enclose the
copies in covers that carry, clearly and legibly, all these Cover Texts: Front-Cover Texts on the front
cover, and Back-Cover Texts on the back cover. Both covers must also clearly and legibly identify you as
the publisher of these copies. The front cover must present the full title with all words of the title equally
prominent and visible. You may add other material on the covers in addition. Copying with changes
limited to the covers, as long as they preserve the title of the Document and satisfy these conditions, can
be treated as verbatim copying in other respects.
If the required texts for either cover are too voluminous to fit legibly, you should put the first ones listed
(as many as fit reasonably) on the actual cover, and continue the rest onto adjacent pages.
If you publish or distribute Opaque copies of the Document numbering more than 100, you must either
include a machine-readable Transparent copy along with each Opaque copy, or state in or with each
Opaque copy a computer-network location from which the general network-using public has access to
download using public-standard network protocols a complete Transparent copy of the Document, free
of added material. If you use the latter option, you must take reasonably prudent steps, when you begin
distribution of Opaque copies in quantity, to ensure that this Transparent copy will remain thus accessible
at the stated location until at least one year after the last time you distribute an Opaque copy (directly or
through your agents or retailers) of that edition to the public.
It is requested, but not required, that you contact the authors of the Document well before redistributing
any large number of copies, to give them a chance to provide you with an updated version of the
Document.
B.5. MODIFICATIONS
You may copy and distribute a Modified Version of the Document under the conditions of sections 2 and
155
3 above, provided that you release the Modified Version under precisely this License, with the Modified
Version filling the role of the Document, thus licensing distribution and modification of the Modified
Version to whoever possesses a copy of it. In addition, you must do these things in the Modified Version:
GNU FDL Modification Conditions
A. Use in the Title Page (and on the covers, if any) a title distinct from that of the Document, and from
those of previous versions (which should, if there were any, be listed in the History section of the
Document). You may use the same title as a previous version if the original publisher of that version
gives permission.
B. List on the Title Page, as authors, one or more persons or entities responsible for authorship of the
modifications in the Modified Version, together with at least five of the principal authors of the
Document (all of its principal authors, if it has fewer than five), unless they release you from this
requirement.
C. State on the Title page the name of the publisher of the Modified Version, as the publisher.
D. Preserve all the copyright notices of the Document.
E. Add an appropriate copyright notice for your modifications adjacent to the other copyright notices.
F. Include, immediately after the copyright notices, a license notice giving the public permission to use
the Modified Version under the terms of this License, in the form shown in the Addendum below.
G. Preserve in that license notice the full lists of Invariant Sections and required Cover Texts given in
the Document’s license notice.
H. Include an unaltered copy of this License.
I. Preserve the section Entitled "History", Preserve its Title, and add to it an item stating at least the
title, year, new authors, and publisher of the Modified Version as given on the Title Page. If there is
no section Entitled "History" in the Document, create one stating the title, year, authors, and
publisher of the Document as given on its Title Page, then add an item describing the Modified
Version as stated in the previous sentence.
J. Preserve the network location, if any, given in the Document for public access to a Transparent copy
of the Document, and likewise the network locations given in the Document for previous versions it
was based on. These may be placed in the "History" section. You may omit a network location for a
work that was published at least four years before the Document itself, or if the original publisher of
the version it refers to gives permission.
K. For any section Entitled "Acknowledgements" or "Dedications", Preserve the Title of the section,
and preserve in the section all the substance and tone of each of the contributor acknowledgements
and/or dedications given therein.
L. Preserve all the Invariant Sections of the Document, unaltered in their text and in their titles. Section
numbers or the equivalent are not considered part of the section titles.
M. Delete any section Entitled "Endorsements". Such a section may not be included in the Modified
Version.
N. Do not retitle any existing section to be Entitled "Endorsements" or to conflict in title with any
Invariant Section.
O. Preserve any Warranty Disclaimers.
156
If the Modified Version includes new front-matter sections or appendices that qualify as Secondary
Sections and contain no material copied from the Document, you may at your option designate some or
all of these sections as invariant. To do this, add their titles to the list of Invariant Sections in the
Modified Version’s license notice. These titles must be distinct from any other section titles.
You may add a section Entitled "Endorsements", provided it contains nothing but endorsements of your
Modified Version by various parties--for example, statements of peer review or that the text has been
approved by an organization as the authoritative definition of a standard.
You may add a passage of up to five words as a Front-Cover Text, and a passage of up to 25 words as a
Back-Cover Text, to the end of the list of Cover Texts in the Modified Version. Only one passage of
Front-Cover Text and one of Back-Cover Text may be added by (or through arrangements made by) any
one entity. If the Document already includes a cover text for the same cover, previously added by you or
by arrangement made by the same entity you are acting on behalf of, you may not add another; but you
may replace the old one, on explicit permission from the previous publisher that added the old one.
The author(s) and publisher(s) of the Document do not by this License give permission to use their
names for publicity for or to assert or imply endorsement of any Modified Version.
B.6. COMBINING DOCUMENTS
You may combine the Document with other documents released under this License, under the terms
defined in section 4 above for modified versions, provided that you include in the combination all of the
Invariant Sections of all of the original documents, unmodified, and list them all as Invariant Sections of
your combined work in its license notice, and that you preserve all their Warranty Disclaimers.
The combined work need only contain one copy of this License, and multiple identical Invariant Sections
may be replaced with a single copy. If there are multiple Invariant Sections with the same name but
different contents, make the title of each such section unique by adding at the end of it, in parentheses,
the name of the original author or publisher of that section if known, or else a unique number. Make the
same adjustment to the section titles in the list of Invariant Sections in the license notice of the combined
work.
In the combination, you must combine any sections Entitled "History" in the various original documents,
forming one section Entitled "History"; likewise combine any sections Entitled "Acknowledgements",
and any sections Entitled "Dedications". You must delete all sections Entitled "Endorsements".
B.7. COLLECTIONS OF DOCUMENTS
You may make a collection consisting of the Document and other documents released under this License,
and replace the individual copies of this License in the various documents with a single copy that is
157
included in the collection, provided that you follow the rules of this License for verbatim copying of each
of the documents in all other respects.
You may extract a single document from such a collection, and distribute it individually under this
License, provided you insert a copy of this License into the extracted document, and follow this License
in all other respects regarding verbatim copying of that document.
B.8. AGGREGATION WITH INDEPENDENT WORKS
A compilation of the Document or its derivatives with other separate and independent documents or
works, in or on a volume of a storage or distribution medium, is called an "aggregate" if the copyright
resulting from the compilation is not used to limit the legal rights of the compilation’s users beyond what
the individual works permit. When the Document is included in an aggregate, this License does not apply
to the other works in the aggregate which are not themselves derivative works of the Document.
If the Cover Text requirement of section 3 is applicable to these copies of the Document, then if the
Document is less than one half of the entire aggregate, the Document’s Cover Texts may be placed on
covers that bracket the Document within the aggregate, or the electronic equivalent of covers if the
Document is in electronic form. Otherwise they must appear on printed covers that bracket the whole
aggregate.
B.9. TRANSLATION
Translation is considered a kind of modification, so you may distribute translations of the Document
under the terms of section 4. Replacing Invariant Sections with translations requires special permission
from their copyright holders, but you may include translations of some or all Invariant Sections in
addition to the original versions of these Invariant Sections. You may include a translation of this
License, and all the license notices in the Document, and any Warranty Disclaimers, provided that you
also include the original English version of this License and the original versions of those notices and
disclaimers. In case of a disagreement between the translation and the original version of this License or
a notice or disclaimer, the original version will prevail.
If a section in the Document is Entitled "Acknowledgements", "Dedications", or "History", the
requirement (section 4) to Preserve its Title (section 1) will typically require changing the actual title.
B.10. TERMINATION
You may not copy, modify, sublicense, or distribute the Document except as expressly provided for under
this License. Any other attempt to copy, modify, sublicense or distribute the Document is void, and will
automatically terminate your rights under this License. However, parties who have received copies, or
158
rights, from you under this License will not have their licenses terminated so long as such parties remain
in full compliance.
B.11. FUTURE REVISIONS OF THIS LICENSE
The Free Software Foundation may publish new, revised versions of the GNU Free Documentation
License from time to time. Such new versions will be similar in spirit to the present version, but may
differ in detail to address new problems or concerns. See http://www.gnu.org/copyleft/.
Each version of the License is given a distinguishing version number. If the Document specifies that a
particular numbered version of this License "or any later version" applies to it, you have the option of
following the terms and conditions either of that specified version or of any later version that has been
published (not as a draft) by the Free Software Foundation. If the Document does not specify a version
number of this License, you may choose any version ever published (not as a draft) by the Free Software
Foundation.
B.12. ADDENDUM: How to use this License for your
documents
To use this License in a document you have written, include a copy of the License in the document and
put the following copyright and license notices just after the title page:
Sample Invariant Sections list
Copyright (c) YEAR YOUR NAME. Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document
under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.2 or any later version published by the
Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. A copy
of the license is included in the section entitled "GNU Free Documentation License".
If you have Invariant Sections, Front-Cover Texts and Back-Cover Texts, replace the "with...Texts." line
with this:
Sample Invariant Sections list
with the Invariant Sections being LIST THEIR TITLES, with the Front-Cover Texts being LIST, and with the
Back-Cover Texts being LIST.
If you have Invariant Sections without Cover Texts, or some other combination of the three, merge those
two alternatives to suit the situation.
If your document contains nontrivial examples of program code, we recommend releasing these
examples in parallel under your choice of free software license, such as the GNU General Public
159
License, to permit their use in free software.
160
Apéndice C. Licencia de Documentación Libre
GNU
Versión 1.2, Noviembre 2002
This is an un official translation of the GNU Free Documentation License into Spanish. It was not
published by the Free Software Foundation, and does not legally state the distribution terms for
documentation that uses the GNU FDL -- only the original English text of the GNU FDL does that.
However, we hope that this translation will help Spanish speakers understand the GNU FDL better.
Ésta es una traducción no oficial de la GNU Free Document License a Español (Castellano). No ha sido
publicada por la Free Software Foundation y no establece legalmente los términos de distribución para
trabajos que usen la GFDL (sólo el texto de la versión original en Inglés de la GFDL lo hace). Sin
embargo, esperamos que esta traducción ayude los hispanohablantes a entender mejor la GFDL. La
versión original de la GFDL esta disponible en la Free Software Foundation.
Esta traducción está basada en una de la versión 1.1 de Igor Támara y Pablo Reyes. Sin embargo la
responsabilidad de su interpretación es de Joaquín Seoane.
Copyright (C) 2000, 2001, 2002 Free Software Foundation, Inc. 59 Temple Place, Suite 330, Boston,
MA 02111-1307 USA. Se permite la copia y distribución de copias literales de este documento de
licencia, pero no se permiten cambios.1
C.1. PREÁMBULO
El propósito de esta Licencia es permitir que un manual, libro de texto, u otro documento escrito sea
libre en el sentido de libertad: asegurar a todo el mundo la libertad efectiva de copiarlo y redistribuirlo,
con o sin modificaciones, de manera comercial o no. En segundo término, esta Licencia proporciona al
autor y al editor 2una manera de obtener reconocimiento por su trabajo, sin que se le considere
responsable de las modificaciones realizadas por otros.
Esta Licencia es de tipo copyleft, lo que significa que los trabajos derivados del documento deben a su
vez ser libres en el mismo sentido. Complementa la Licencia Pública General de GNU, que es una
licencia tipo copyleft diseñada para el software libre.
Hemos diseñado esta Licencia para usarla en manuales de software libre, ya que el software libre
necesita documentación libre: un programa libre debe venir con manuales que ofrezcan la mismas
libertades que el software. Pero esta licencia no se limita a manuales de software; puede usarse para
cualquier texto, sin tener en cuenta su temática o si se publica como libro impreso o no. Recomendamos
esta licencia principalmente para trabajos cuyo fin sea instructivo o de referencia.
161
Apéndice C. Licencia de Documentación Libre GNU
C.2. APLICABILIDAD Y DEFINICIONES
Esta Licencia se aplica a cualquier manual u otro trabajo, en cualquier soporte, que contenga una nota
del propietario de los derechos de autor que indique que puede ser distribuido bajo los términos de esta
Licencia. Tal nota garantiza en cualquier lugar del mundo, sin pago de derechos y sin límite de tiempo, el
uso de dicho trabajo según las condiciones aquí estipuladas. En adelante la palabra Documento se
referirá a cualquiera de dichos manuales o trabajos. Cualquier persona es un licenciatario y será referido
como Usted. Usted acepta la licencia si copia. modifica o distribuye el trabajo de cualquier modo que
requiera permiso según la ley de propiedad intelectual.
Una Versión Modificada del Documento significa cualquier trabajo que contenga el Documento o una
porción del mismo, ya sea una copia literal o con modificaciones y/o traducciones a otro idioma.
Una Sección Secundaria es un apéndice con título o una sección preliminar del Documento que trata
exclusivamente de la relación entre los autores o editores y el tema general del Documento (o temas
relacionados) pero que no contiene nada que entre directamente en dicho tema general (por ejemplo, si el
Documento es en parte un texto de matemáticas, una Sección Secundaria puede no explicar nada de
matemáticas). La relación puede ser una conexión histórica con el tema o temas relacionados, o una
opinión legal, comercial, filosófica, ética o política acerca de ellos.
Las Secciones Invariantes son ciertas Secciones Secundarias cuyos títulos son designados como
Secciones Invariantes en la nota que indica que el documento es liberado bajo esta Licencia. Si una
sección no entra en la definición de Secundaria, no puede designarse como Invariante. El documento
puede no tener Secciones Invariantes. Si el Documento no identifica las Secciones Invariantes, es que no
las tiene.
Los Textos de Cubierta son ciertos pasajes cortos de texto que se listan como Textos de Cubierta
Delantera o Textos de Cubierta Trasera en la nota que indica que el documento es liberado bajo esta
Licencia. Un Texto de Cubierta Delantera puede tener como mucho 5 palabras, y uno de Cubierta
Trasera puede tener hasta 25 palabras.
Una copia Transparente del Documento, significa una copia para lectura en máquina, representada en un
formato cuya especificación está disponible al público en general, apto para que los contenidos puedan
ser vistos y editados directamente con editores de texto genéricos o (para imágenes compuestas por
puntos) con programas genéricos de manipulación de imágenes o (para dibujos) con algún editor de
dibujos ampliamente disponible, y que sea adecuado como entrada para formateadores de texto o para su
traducción automática a formatos adecuados para formateadores de texto. Una copia hecha en un
formato definido como Transparente, pero cuyo marcaje o ausencia de él haya sido diseñado para
impedir o dificultar modificaciones posteriores por parte de los lectores no es Transparente. Un formato
de imagen no es Transparente si se usa para una cantidad de texto sustancial. Una copia que no es
Transparente se denomina Opaca.
Como ejemplos de formatos adecuados para copias Transparentes están ASCII puro sin marcaje, formato
de entrada de Texinfo, formato de entrada de LaTeX, SGML o XML usando una DTD disponible
162
públicamente, y HTML, PostScript o PDF simples, que sigan los estándares y diseñados para que los
modifiquen personas. Ejemplos de formatos de imagen transparentes son PNG, XCF y JPG. Los
formatos Opacos incluyen formatos propietarios que pueden ser leídos y editados únicamente en
procesadores de palabras propietarios, SGML o XML para los cuáles las DTD y/o herramientas de
procesamiento no estén ampliamente disponibles, y HTML, PostScript o PDF generados por algunos
procesadores de palabras sólo como salida.
La Portada significa, en un libro impreso, la página de título, más las páginas siguientes que sean
necesarias para mantener legiblemente el material que esta Licencia requiere en la portada. Para trabajos
en formatos que no tienen página de portada como tal, Portada significa el texto cercano a la aparición
más prominente del título del trabajo, precediendo el comienzo del cuerpo del texto.
Una sección Titulada XYZ significa una parte del Documento cuyo título es precisamente XYZ o
contiene XYZ entre paréntesis, a continuación de texto que traduce XYZ a otro idioma (aquí XYZ se
refiere a nombres de sección específicos mencionados más abajo, como Agradecimientos, Dedicatorias ,
Aprobaciones o Historia. Conservar el Título de tal sección cuando se modifica el Documento significa
que permanece una sección Titulada XYZ según esta definición.3
El Documento puede incluir Limitaciones de Garantía cercanas a la nota donde se declara que al
Documento se le aplica esta Licencia. Se considera que estas Limitaciones de Garantía están incluidas,
por referencia, en la Licencia, pero sólo en cuanto a limitaciones de garantía: cualquier otra implicación
que estas Limitaciones de Garantía puedan tener es nula y no tiene efecto en el significado de esta
Licencia.
C.3. COPIA LITERAL
Usted puede copiar y distribuir el Documento en cualquier soporte, sea en forma comercial o no, siempre
y cuando esta Licencia, las notas de copyright y la nota que indica que esta Licencia se aplica al
Documento se reproduzcan en todas las copias y que usted no añada ninguna otra condición a las
expuestas en esta Licencia. Usted no puede usar medidas técnicas para obstruir o controlar la lectura o
copia posterior de las copias que usted haga o distribuya. Sin embargo, usted puede aceptar
compensación a cambio de las copias. Si distribuye un número suficientemente grande de copias también
deberá seguir las condiciones de la sección 3.
Usted también puede prestar copias, bajo las mismas condiciones establecidas anteriormente, y puede
exhibir copias públicamente.
C.4. COPIADO EN CANTIDAD
Si publica copias impresas del Documento (o copias en soportes que tengan normalmente cubiertas
impresas) que sobrepasen las 100, y la nota de licencia del Documento exige Textos de Cubierta, debe
163
incluir las copias con cubiertas que lleven en forma clara y legible todos esos Textos de Cubierta: Textos
de Cubierta Delantera en la cubierta delantera y Textos de Cubierta Trasera en la cubierta trasera. Ambas
cubiertas deben identificarlo a Usted clara y legiblemente como editor de tales copias. La cubierta debe
mostrar el título completo con todas las palabras igualmente prominentes y visibles. Además puede
añadir otro material en las cubiertas. Las copias con cambios limitados a las cubiertas, siempre que
conserven el título del Documento y satisfagan estas condiciones, pueden considerarse como copias
literales.
Si los textos requeridos para la cubierta son muy voluminosos para que ajusten legiblemente, debe
colocar los primeros (tantos como sea razonable colocar) en la verdadera cubierta y situar el resto en
páginas adyacentes.
Si Usted publica o distribuye copias Opacas del Documento cuya cantidad exceda las 100, debe incluir
una copia Transparente, que pueda ser leída por una máquina, con cada copia Opaca, o bien mostrar, en
cada copia Opaca, una dirección de red donde cualquier usuario de la misma tenga acceso por medio de
protocolos públicos y estandarizados a una copia Transparente del Documento completa, sin material
adicional. Si usted hace uso de la última opción, deberá tomar las medidas necesarias, cuando comience
la distribución de las copias Opacas en cantidad, para asegurar que esta copia Transparente permanecerá
accesible en el sitio establecido por lo menos un año después de la última vez que distribuya una copia
Opaca de esa edición al público (directamente o a través de sus agentes o distribuidores).
Se solicita, aunque no es requisito, que se ponga en contacto con los autores del Documento antes de
redistribuir gran número de copias, para darles la oportunidad de que le proporcionen una versión
actualizada del Documento.
C.5. MODIFICACIONES
Puede copiar y distribuir una Versión Modificada del Documento bajo las condiciones de las secciones 2
y 3 anteriores, siempre que usted libere la Versión Modificada bajo esta misma Licencia, con la Versión
Modificada haciendo el rol del Documento, por lo tanto dando licencia de distribución y modificación de
la Versión Modificada a quienquiera posea una copia de la misma. Además, debe hacer lo siguiente en la
Versión Modificada:
A. Usar en la Portada (y en las cubiertas, si hay alguna) un título distinto al del Documento y de sus
versiones anteriores (que deberían, si hay alguna, estar listadas en la sección de Historia del
Documento). Puede usar el mismo título de versiones anteriores al original siempre y cuando quien
las publicó originalmente otorgue permiso.
B. Listar en la Portada, como autores, una o más personas o entidades responsables de la autoría de las
modificaciones de la Versión Modificada, junto con por lo menos cinco de los autores principales del
Documento (todos sus autores principales, si hay menos de cinco), a menos que le eximan de tal
requisito.
C. Mostrar en la Portada como editor el nombre del editor de la Versión Modificada.
D. Conservar todas las notas de copyright del Documento.
164
E. Añadir una nota de copyright apropiada a sus modificaciones, adyacente a las otras notas de
copyright.
F. Incluir, inmediatamente después de las notas de copyright, una nota de licencia dando el permiso
para usar la Versión Modificada bajo los términos de esta Licencia, como se muestra en la Adenda al
final de este documento.
G. Conservar en esa nota de licencia el listado completo de las Secciones Invariantes y de los Textos de
Cubierta que sean requeridos en la nota de Licencia del Documento original.
H. Incluir una copia sin modificación de esta Licencia.
I. Conservar la sección Titulada Historia, conservar su Título y añadirle un elemento que declare al
menos el título, el año, los nuevos autores y el editor de la Versión Modificada, tal como figuran en
la Portada. Si no hay una sección Titulada Historia en el Documento, crear una estableciendo el
título, el año, los autores y el editor del Documento, tal como figuran en su Portada, añadiendo
además un elemento describiendo la Versión Modificada, como se estableció en la oración anterior.
J. Conservar la dirección en red, si la hay, dada en el Documento para el acceso público a una copia
Transparente del mismo, así como las otras direcciones de red dadas en el Documento para
versiones anteriores en las que estuviese basado. Pueden ubicarse en la sección Historia. Se puede
omitir la ubicación en red de un trabajo que haya sido publicado por lo menos cuatro años antes que
el Documento mismo, o si el editor original de dicha versión da permiso.
K. En cualquier sección Titulada Agradecimientos o Dedicatorias, Conservar el Título de la sección y
conservar en ella toda la sustancia y el tono de los agradecimientos y/o dedicatorias incluidas por
cada contribuyente.
L. Conservar todas las Secciones Invariantes del Documento, sin alterar su texto ni sus títulos.
Números de sección o el equivalente no son considerados parte de los títulos de la sección.
M. Borrar cualquier sección titulada Aprobaciones. Tales secciones no pueden estar incluidas en las
Versiones Modificadas.
N. No cambiar el título de ninguna sección existente a Aprobaciones ni a uno que entre en conflicto con
el de alguna Sección Invariante.
O. Conservar todas las Limitaciones de Garantía.
Si la Versión Modificada incluye secciones o apéndices nuevos que califiquen como Secciones
Secundarias y contienen material no copiado del Documento, puede opcionalmente designar algunas o
todas esas secciones como invariantes. Para hacerlo, añada sus títulos a la lista de Secciones Invariantes
en la nota de licencia de la Versión Modificada. Tales títulos deben ser distintos de cualquier otro título
de sección.
Puede añadir una sección titulada Aprobaciones, siempre que contenga únicamente aprobaciones de su
Versión Modificada por otras fuentes --por ejemplo, observaciones de peritos o que el texto ha sido
aprobado por una organización como la definición oficial de un estándar.
Puede añadir un pasaje de hasta cinco palabras como Texto de Cubierta Delantera y un pasaje de hasta 25
palabras como Texto de Cubierta Trasera en la Versión Modificada. Una entidad solo puede añadir (o
hacer que se añada) un pasaje al Texto de Cubierta Delantera y uno al de Cubierta Trasera. Si el
165
Documento ya incluye un textos de cubiertas añadidos previamente por usted o por la misma entidad que
usted representa, usted no puede añadir otro; pero puede reemplazar el anterior, con permiso explícito del
editor que agregó el texto anterior.
Con esta Licencia ni los autores ni los editores del Documento dan permiso para usar sus nombres para
publicidad ni para asegurar o implicar aprobación de cualquier Versión Modificada.
C.6. COMBINACIÓN DE DOCUMENTOS
Usted puede combinar el Documento con otros documentos liberados bajo esta Licencia, bajo los
términos definidos en la sección 4 anterior para versiones modificadas, siempre que incluya en la
combinación todas las Secciones Invariantes de todos los documentos originales, sin modificar, listadas
todas como Secciones Invariantes del trabajo combinado en su nota de licencia. Así mismo debe incluir
la Limitación de Garantía.
El trabajo combinado necesita contener solamente una copia de esta Licencia, y puede reemplazar varias
Secciones Invariantes idénticas por una sola copia. Si hay varias Secciones Invariantes con el mismo
nombre pero con contenidos diferentes, haga el título de cada una de estas secciones único añadiéndole
al final del mismo, entre paréntesis, el nombre del autor o editor original de esa sección, si es conocido, o
si no, un número único. Haga el mismo ajuste a los títulos de sección en la lista de Secciones Invariantes
de la nota de licencia del trabajo combinado.
En la combinación, debe combinar cualquier sección Titulada Historia de los documentos originales,
formando una sección Titulada Historia; de la misma forma combine cualquier sección Titulada
Agradecimientos, y cualquier sección Titulada Dedicatorias. Debe borrar todas las secciones tituladas
Aprobaciones.
C.7. COLECCIONES DE DOCUMENTOS
Puede hacer una colección que conste del Documento y de otros documentos liberados bajo esta
Licencia, y reemplazar las copias individuales de esta Licencia en todos los documentos por una sola
copia que esté incluida en la colección, siempre que siga las reglas de esta Licencia para cada copia
literal de cada uno de los documentos en cualquiera de los demás aspectos.
Puede extraer un solo documento de una de tales colecciones y distribuirlo individualmente bajo esta
Licencia, siempre que inserte una copia de esta Licencia en el documento extraído, y siga esta Licencia
en todos los demás aspectos relativos a la copia literal de dicho documento.
166
C.8. AGREGACIÓN CON TRABAJOS INDEPENDIENTES
Una recopilación que conste del Documento o sus derivados y de otros documentos o trabajos separados
e independientes, en cualquier soporte de almacenamiento o distribución, se denomina un agregado si el
copyright resultante de la compilación no se usa para limitar los derechos de los usuarios de la misma
más allá de lo que los de los trabajos individuales permiten. Cuando el Documento se incluye en un
agregado, esta Licencia no se aplica a otros trabajos del agregado que no sean en sí mismos derivados del
Documento.
Si el requisito de la sección 3 sobre el Texto de Cubierta es aplicable a estas copias del Documento y el
Documento es menor que la mitad del agregado entero, los Textos de Cubierta del Documento pueden
colocarse en cubiertas que enmarquen solamente el Documento dentro del agregado, o el equivalente
electrónico de las cubiertas si el documento está en forma electrónica. En caso contrario deben aparecer
en cubiertas impresas enmarcando todo el agregado.
C.9. TRADUCCIÓN
La Traducción es considerada como un tipo de modificación, por lo que usted puede distribuir
traducciones del Documento bajo los términos de la sección 4. El reemplazo las Secciones Invariantes
con traducciones requiere permiso especial de los dueños de derecho de autor, pero usted puede añadir
traducciones de algunas o todas las Secciones Invariantes a las versiones originales de las mismas. Puede
incluir una traducción de esta Licencia, de todas las notas de licencia del documento, así como de las
Limitaciones de Garantía, siempre que incluya también la versión en Inglés de esta Licencia y las
versiones originales de las notas de licencia y Limitaciones de Garantía. En caso de desacuerdo entre la
traducción y la versión original en Inglés de esta Licencia, la nota de licencia o la limitación de garantía,
la versión original en Inglés prevalecerá.
Si una sección del Documento está Titulada Agradecimientos, Dedicatorias o Historia el requisito
(sección 4) de Conservar su Título (Sección 1) requerirá, típicamente, cambiar su título.
C.10. TERMINACIÓN
Usted no puede copiar, modificar, sublicenciar o distribuir el Documento salvo por lo permitido
expresamente por esta Licencia. Cualquier otro intento de copia, modificación, sublicenciamiento o
distribución del Documento es nulo, y dará por terminados automáticamente sus derechos bajo esa
Licencia. Sin embargo, los terceros que hayan recibido copias, o derechos, de usted bajo esta Licencia no
verán terminadas sus licencias, siempre que permanezcan en total conformidad con ella.
167
C.11. REVISIONES FUTURAS DE ESTA LICENCIA
De vez en cuando la Free Software Foundation puede publicar versiones nuevas y revisadas de la
Licencia de Documentación Libre GNU. Tales versiones nuevas serán similares en espíritu a la presente
versión, pero pueden diferir en detalles para solucionar nuevos problemas o intereses. Vea
http://www.gnu.org/copyleft/.
Cada versión de la Licencia tiene un número de versión que la distingue. Si el Documento especifica que
se aplica una versión numerada en particular de esta licencia o cualquier versión posterior, usted tiene la
opción de seguir los términos y condiciones de la versión especificada o cualquiera posterior que haya
sido publicada (no como borrador) por la Free Software Foundation. Si el Documento no especifica un
número de versión de esta Licencia, puede escoger cualquier versión que haya sido publicada (no como
borrador) por la Free Software Foundation.
C.12. ADENDA: Cómo usar esta Licencia en sus
documentos
Para usar esta licencia en un documento que usted haya escrito, incluya una copia de la Licencia en el
documento y ponga el siguiente copyright y nota de licencia justo después de la página de título:
Copyright (c) AÑO SU NOMBRE. Se otorga permiso para copiar, distribuir y/o modificar este
documento bajo los términos de la Licencia de Documentación Libre de GNU, Versión 1.2 o cualquier
otra versión posterior publicada por la Free Software Foundation; sin Secciones Invariantes ni Textos de
Cubierta Delantera ni Textos de Cubierta Trasera. Una copia de la licencia está incluida en la sección
titulada GNU Free Documentation License.
Si tiene Secciones Invariantes, Textos de Cubierta Delantera y Textos de Cubierta Trasera, reemplace la
frase sin ... Trasera por esto:
siendo las Secciones Invariantes LISTE SUS TÍTULOS, siendo los Textos de Cubierta Delantera
LISTAR, y siendo sus Textos de Cubierta Trasera LISTAR.
Si tiene Secciones Invariantes sin Textos de Cubierta o cualquier otra combinación de los tres, mezcle
ambas alternativas para adaptarse a la situación.
Si su documento contiene ejemplos de código de programa no triviales, recomendamos liberar estos
ejemplos en paralelo bajo la licencia de software libre que usted elija, como la Licencia Pública General
de GNU (GNU General Public License), para permitir su uso en software libre.
168
Notas
1. Ésta es la traducción del Copyright de la Licencia, no es el Copyright de esta traducción no
autorizada.
2. La licencia original dice publisher, que es, estrictamente, quien publica, diferente de editor, que es
más bien quien prepara un texto para publicar. En castellano editor se usa para ambas cosas.
3. En sentido estricto esta licencia parece exigir que los títulos sean exactamente Acknowledgements,
Dedications, Endorsements e History, en inglés.
169

KEME-Contabilidad 2.9

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