E-Government für die Mitarbeiter - E

E-Government für die Mitarbeiter –
was gehört dazu?
Dr. Martin Wind
Vom Intranet zum Mitarbeiterportal
Bochum, 2. Dezember 2004
Gliederung
1. Mitarbeiterportale: Konzeption und Bausteine
2. Mitarbeiterportale: Befunde aus der Wirtschaft
3. Mitarbeiterportale in der Verwaltungs(reform)praxis
Vom Intranet zum
Mitarbeiterportal?
• Die Unterscheidung zwischen Intranet und
Mitarbeiterportal
• ist weniger technischer, sondern vielmehr konzeptioneller
Natur
• beschreibt das Durchlaufen einer Lern- und
Entwicklungskurve im E-Government für die Mitarbeiter
(Government to Employee, G2E)
Phasenmodell des IT-Einsatzes
Nolan 1973; 1979
Vier idealtypische Stufen in der EGovernment-Entwicklung
Entwicklung vom Intranet zum
Mitarbeiterportal
Intranet
Mitarbeiterportal
Vom Intranet zum Mitarbeiterportal!
•
Intranet:
• Projekte meist stark technikgetrieben
• vielfach eher naturwüchsiger Auf- und Ausbau
• geringe strategische Orientierung
•
Mitarbeiterportal:
• technisch-organisatorische Lösung
• gesamte Organisation soll erreicht werden
• organisationskulturelle Dimension (entscheidet z.B. über
Transparenz gegenüber Beschäftigten)
• personalpolitische Dimension (entscheidet z.B. über Handlungsund Entscheidungsspielräume der Beschäftigten)
• hohe strategische Orientierung (kommt z.B. in Reorganisation der
Geschäftsprozesse zum Ausdruck)
Angebote in einem
Mitarbeiterportal
1. Allgemeine Nachrichten und Dienste
•
z.B. Informationen aus der Organisation, Formulare,
Kommunikationsangebote (Schwarze Bretter, Foren etc.)
2. Personalisierte Dienste für Arbeitnehmer
•
z.B. Online-Service der Personalverwaltung (inkl. elektronische
Gehaltsabrechnung), Angebote rund um Dienstreisen etc.
3. Integration von Anwendungen und Tools
•
•
für Querschnittsaufgaben (z.B. für Beschaffung)
für tätigkeitsspezifische Aufgaben (z.B. Single-Sign-On-Zugang zu
Fachverfahren)
4. Unspezifische Informations- und Rechercheangebote
•
organisationsinterne und -externe Datenbanken und
Wissensbestände
Tor zur Netzwerkorganisation
•
Zugangsorte
•
•
•
•
Portalbetrieb im Verbund mit Externen
•
•
•
Realisierung des gesamten Portals durch Arbeitgeber oder
Portale als ASP-Lösung (Application Service Providing)
Erbringung von (Teil-)Leistungen durch Externe
•
•
•
•
•
am Arbeitsplatz
zu Hause (Home Office!)
von unterwegs
Dienstreisebuchung und -abrechnung
Beschaffung über elektronische Plattform
externes Personalbüro
…
Erschließung von verteilten Informationsbeständen
•
•
•
interkommunales Wissensmanagement
Recherche in externen Datenbanken
…
Gliederung
1. Mitarbeiterportale: Konzeption und Bausteine
2. Mitarbeiterportale: Befunde aus der Wirtschaft
3. Mitarbeiterportale in der Verwaltungs(reform)praxis
Mitarbeiterportale in Unternehmen
• Studie der abaXX Technology AG (Anbieter von
Portallösungen)
• Umfrage unter 5.000 IT- und Personalleitern in
Deutschland; Rücklauf: 1.000 Antworten
• Mitarbeiterportale werden demnach von
Unternehmen insb. als Mittel gesehen, um
•
•
•
•
Prozesse zu verbessern
Kosten zu senken
Zusammenarbeit untereinander zu intensivieren
Wissen nutzbarer zu machen
Planungen in Unternehmen
abaXX Technology AG (2004): Bewertung des Einsatzes von Mitarbeiterportalen in deutschen Unternehmen. Studie.
http://www.competence-site.de/portale.nsf/36C078900512FB77C1256E67005307F8/$File/studie_abaxx_mitarbeiterportale_022004.pdf
Bevorzugte Funktionalitäten
abaXX Technology AG (2004): Bewertung des Einsatzes von Mitarbeiterportalen in deutschen Unternehmen. Studie.
http://www.competence-site.de/portale.nsf/36C078900512FB77C1256E67005307F8/$File/studie_abaxx_mitarbeiterportale_022004.pdf
Fokus Prozessoptimierung
• Fokus verändert sich:
• früher: Konzentration auf Frontend, Visualisierung von
Inhalten und Applikationen
• heute: Integration von Prozessen und Anwendungen
• Als interne Projekte sind Mitarbeiterportale
besonders gefährdet, aus Kostengründen immer
wieder verschoben oder ganz gestrichen zu werden.
• Chancen, mit integriertem Prozessmanagement
interne Kosten zu reduzieren, bleiben dann
ungenutzt.
Auch gescheiterte Projekte
scheinen nicht selten zu sein…
http://magazin.ecc-online-relations.com/DE/downloads/021211-vortrag-intranet.pdf
Woran Intranet-Projekte scheitern
können (1/2)
• Faktoren vor dem Launch (nach ECC 2002):
• Technik stand zu sehr im Vordergrund („Projekt der EDVAbteilung“)
• Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht angemessen berücksichtigt
• unklare Positionierung: Projekt einer Abteilung oder des
gesamten Unternehmens?
• ausufernde Kosten aufgrund fehlender/unklarer
Zielsetzungen und mangelhaftem Projekt-Controlling
Woran Intranet-Projekte scheitern
können (2/2)
• Faktoren nach dem Launch (nach ECC 2002):
• fehlender Mehrwert („Informationswüste“)
• mangelhafte Usability: fehlende Ergonomie, unübersichtliche
Navigation, Inkonsistenzen in der Content-Struktur etc.
• Umfeld nicht angemessen vorbereitet (z.B. Ausstattung des
Arbeitsplatzes)
• Nutzerbereitschaft falsch eingeschätzt
• Mängel in der Unternehmenskultur
• fehlende Bereitschaft zum Know-how-Austausch
• Angst vor Kontrolle durch Vorgesetzte
• mangelhaftes Know-how in der Bedienung der Werkzeuge
Gliederung
1. Mitarbeiterportale: Konzeption und Bausteine
2. Mitarbeiterportale: Befunde aus der Wirtschaft
3. Mitarbeiterportale in der
Verwaltungs(reform)praxis
Mitarbeiterportale der Verwaltung
Vortragvon
vonProf.
Prof.Dr.
Dr.H.
H.Reinermann
Reinermannauf
aufder
derTagung
Tagung
Vortrag
„VomIntranet
Intranetzum
zumMitarbeiterportal“
Mitarbeiterportal“am
am22.4.2004
22.4.2004ininBremen
Bremen
„Vom
Veränderungen in der
Personalarbeit durch NPM
Oechsler
2000; 2003
Mitarbeiterportale und
Personalarbeit im NSM
• Umsetzung des NSM
• stellt Personalarbeit in den öffentlichen Verwaltungen auf
neue Grundlage,
• erfordert Änderungen in (internen) Geschäftsprozessen,
• verändert die Organisationskultur und damit auch
• die Rahmenbedingungen für Entwicklung, Betrieb und
Nutzung eines Mitarbeiterportals.
• Umsetzung des NSM im Personalbereich kann
zudem durch Funktionalitäten eines
Mitarbeiterportals unterstützt werden.
Funktionalitäten zur Unterstützung
neuer Personalarbeit
Funktionalitäten zur dezentralen Budgetbewirtschaftung und -kontrolle
Qualifikationsprofile, interner Online-Stellenmarkt, Unterstützung bei Pers.auswahl
Terminvereinbarung, Dokumentation von
Beurteilungen und Gesprächen (geschützt)
Unterstützung bei der Auswahl aus Angeboten: Online-Formulare der Personalverwaltung, Berechnungshilfen usw.
Buchen von Weiterbildungsangeboten,
E-Learning usw.
Hilfen für Personaleinsatzplanung durch
Teams, Online-Arbeitszeitkonten usw.
Befund 1:
Ritualisierte Bürokratie
• Wegen anhaltenden Sparzwangs werden beim New
Public Management solche Managementmethoden
bevorzugt umgesetzt, die schnellen ökonomischen
Erfolg versprechen (z.B. Einführung der KLR).
• Personalmanagement und Führung werden weiterhin
vernachlässigt.
• Ergebnis: Managementmethoden führen lediglich zu
neuen, mit einer anderen Qualität ausgestatteten
bürokratischen Ritualen.
Walter A. Oechsler (2003): Stand und Entwicklungstendenzen einer Reorganisation des
Personalmanagement. In: Rainer Koch/Peter Conradi (Hrsg.): New Public Service,
Wiesbaden: Gabler, S. 199-217.
Befund 2: Reformen haben
Mitarbeiter häufig nicht ereicht
•
Organisatorische Reformmaßnahmen haben individuelle
Mitarbeiterebene häufig nicht erreicht (z.B. „Übersetzen“ der
Budgetierung in individuelle Leistungsvereinbarungen).
•
Trotz aller positiven Ansätze behindert das deutsche System
des öffentlichen Dienstes weiterhin die Leistungsverhaltenssteuerung der Beschäftigten.
•
Statt Kurieren am Symptom und Dienstrechts-“Reförmchen“:
stimmiges Gesamtkonzept zum Personalmanagement
erforderlich.
Christoph Reichard (2003): Ansätze zur Steuerung des individuellen Leistungsverhaltens im
öffebtlichen Dienst. In: Rainer Koch/Peter Conradi (Hrsg.): New Public Service, Wiesbaden:
Gabler, S. 219-237.
Auf dem Weg zum Mitarbeiterportal
hoch
technische
Komplexität
Reorganisation
von Geschäftsprozessen
Verwaltungsweite
Integration von
Anwendungen
und Plattformen
Transaktionen der
Personalverwaltung
Interkommunales
Wissensmanagement
Erschließung
verwaltungsweiter
Informationsbestände
Integration externer Dienste
Single-Sign-On
Allgemeine
Informationen
im Intranet
niedrig
„Lebendiges“
Online-Angebot
(Redaktion, Redaktionssystem…)
Kommunikationsangebote
niedrig
hoch
Erfordernis kulturellen Wandels
Schlussfolgerungen (1/2)
• Wenn wir über technische Fragen diskutieren,
müssen wir uns darüber bewusst sein, dass diese
verglichen mit der organisationskulturellen
Herausforderung das kleinere Problem sind.
• Wenn E-Government – intern wie extern – erfolgreich
sein soll, müssen Tempo und Reichweite der
Verwaltungsreform intensiviert werden.
(Mag das eigentlich noch jemand hören?)
Schlussfolgerungen (2/2)
• Mitarbeiterportale sind sicherlich sinnvoll, müssen
aber auch wirtschaftlich sein. Die technischen
Möglichkeiten zur Reorganisation von
Geschäftsprozessen müssen aktiv ergriffen werden.
• Neue Formen der Zusammenarbeit mit anderen
Verwaltungen sowie mit spezialisierten
Diensteanbietern tragen ebenfalls zur Verbesserung
der Wirtschaftlichkeit bei.
• Dilemma: Am Anfang der Entwicklung sind die
Potentiale eines Mitarbeiterportals schwer erfahrbar.
Dennoch erfordert die Komplexität ein schrittweises
Vorgehen.
Kontakt:
Dr. Martin Wind
Tel.: ++49(0)421 218-4852
E-Mail: wind@ifib.de
www.ifib.de
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