Kursskript

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Wir helfen auch gerne nach dem Kurs:
 Bereichsbibliothek Universitätsmedizin, Gebäude 602

www.ub.uni-mainz.de/1747.php

bbum@ub.uni-mainz.de

06131-17-2895
Bereichsbibliothek Universitätsmedizin
Inhalt
GRUNDSÄTZLICHES ZU LITERATURVERWALTUNGSPROGRAMMEN .......................................... 3
LITERATURVERWALTUNG MIT ENDNOTE X7 ...................................................................... 3
Lizenz ............................................................................................................................................... 3
Library erstellen / öffnen / speichern ............................................................................................... 3
Import von Referenzen aus Datenbanken ........................................................................................ 4
Import von Referenzen mit Import-Filter - Beispiel PubMed ......................................................... 4
Suche nach Monographien: Beispiel VLIB ..................................................................................... 6
Suche nach Büchern / Dissertationen: Beispiel Katalogportal Mainz ........................................... 7
Direkt in Datenbanken / Katalogen suchen – ONLINE-SEARCH.................................................. 8
PDF-Dateien importieren ............................................................................................................... 10
Referenzen manuell eingeben ........................................................................................................ 12
Referenzen verwalten: Custom Groups / Smart Groups / Keywords ............................................ 13
Volltextsuche / Volltextverwaltung von Zeitschriftenartikeln ....................................................... 14
Referenzen in WORD verwenden.................................................................................................. 16
Referenzen editieren ...................................................................................................................... 17
Endnoten formatieren: Format Bibliography ................................................................................. 18
Zitieren aus EndNote Web ............................................................................................................. 19
ZUM NACHLESEN .................................................................................................... 20
Arbeiten mit Fußnoten ................................................................................................................... 20
Output-Styles ändern...................................................................................................................... 20
Anlegen von benutzerdefinierten Felder ........................................................................................ 22
EndNote: Online-Tutorials ............................................................................................................. 24
EndNote X7
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Bereichsbibliothek Universitätsmedizin
Grundsätzliches zu Literaturverwaltungsprogrammen
Vorteile
 Sie können viele Referenzen bequem aus Datenbanken importieren, verwalten und
mehrfach verwenden, z.B. für Ihre Dissertation und später für einen
Zeitschriftenartikel
 Literaturverwaltungsprogramme bieten Ihnen eine Vielzahl von Ausgabeformaten
an, z.B. Zitiervorschriften von Zeitschriften oder Zitierstandards verschiedener
Fachgebiete. Sie können Ausgabeformate aber auch selbst definieren (für
Fortgeschrittene)
 Literaturverwaltungsprogramme arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen wie
Word zusammen. Sie können Referenzen bequem einfügen und umformatieren.
 in vielen Literaturverwaltungsprogrammen ist auch die Verwaltung von Volltexten
(z.B. PDFs) möglich
Nachteile:
 die Kauf-Programme sind meist teuer
 eine mehr oder weniger intensive Einarbeitung ist notwendig
Produkte in Auswahl
 EndNote (weit verbreitet, relativ nutzerfreundlich, Lizenz für Universitätsmedizin)
 Citavi: zusätzlicher Schwerpunkt: Wissensmanagement
freie Campus-Lizenz für Universitätsmitglieder
 ReferenceManager (Standardprogramm, Vorteile bei der Multi-User-Funktion,
Einarbeitung etwas aufwendiger)
 Kostenlos im Web: Zotero (Browser-Add-on); Mendeley (web + offline)
Literaturverwaltung mit EndNote X7
Lizenz
 Aktuelle Version für Angehörige der Universitätsmedizin (für Beschäftige über die
Softwareverteilung, für Studierende über ILKUM)
https://ilkum.um-mainz.de/
Library erstellen / öffnen / speichern
 Gehen Sie auf FILE>NEW
EndNote legt eine Einstiegsdatei und einen Ordner an wichtig zu wissen, wenn Sie eine EndNote-Library
weitergeben oder sichern wollen.
Um die Weitergabe und Sicherung einfacher zu machen,
legen Sie über den Menüpunkt FILE einfach eine sogenannte
Compressed Library (.enxl) an.
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Bereichsbibliothek Universitätsmedizin
Import von Referenzen aus Datenbanken
Vorteile:
 in den Original-Datenbanken können Sie i.d.R. besser recherchieren
 Sie können die Personalisierungsmöglichkeiten in den Datenbanken nutzen und
schnell eine größere Anzahl von Referenzen importieren
Beispiel: MyNCBI in PubMed
Nachteil: Um die Treffer zu importieren, ist evtl. ein zusätzlicher Arbeitsschritt notwendig
Import von Referenzen mit Import-Filter - Beispiel PubMed
In PubMed: Die gewünschten Treffer auswählen und unter SEND TO den Punkt
CITATION MANAGER anklicken. Anschließend CREATE FILE klicken.
Es entsteht eine nbib-Datei.
Alternative 1: Import mit dem Browser Firefox
Die Textdatei kann direkt mit EndNote
geöffnet werden.
Alternativ steht evtl. das EndnoteHilfsprogramm „ResearchSoft Direct Export
Helper“ zur Verfügung.
Im Firefox öffnet sich ein kleines Fenster,
EndNote.exe muss ausgewählt werden, ggf.
unter C:\Programme\EndNote suchen
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Bereichsbibliothek Universitätsmedizin
EndNote wird automatisch
geöffnet.
Falls Sie nach dem
passenden Importfilter
gefragt werden wählen
Sie:
PubMed
Alternative 2: Import mit der neuesten Version des Internet Explorers:
Die Datei kann auch hier direkt mit EndNote geöffnet werden.
Alternative 3: Datei abspeichern und in EndNote importieren:
 Sollte o.g. Methode nicht funktionieren
können Sie die Ergebnisdatei wie links
abgebildet speichern und anschließend
in EndNote importieren:
 Gehen Sie dann in EndNote auf File ->
Import oder nutzen Sie den ImportButton.
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Bereichsbibliothek Universitätsmedizin


Wählen Sie die Datei aus (Beispiel: PubMed_result.txt) sowie die passende Import
Option (Beispiel: PubMed(NLM))
Sie können dann noch entscheiden, ob Sie die doppelten Treffer behalten wollen
oder nicht (DUPLICATES).
TEXT TRANSLATION bedeutet die Übertragung des Zeichensatzes, z.B.
chinesischer Schriftzeichen.
Suche nach Monographien: Beispiel VLIB
Wenn Sie nach Monographien o.ä. suchen, ist die Metasuchmaschine VLIB der MaxPlanck-Gesellschaft sehr nützlich. Sie suchen in allen deutschen Bibliotheksverbünden
und in großen US-amerikanischen Katalogen.
Link: http://vlib.mpg.de/
Vorgehen:
 Starten Sie eine Suche, klicken Sie anschließend über VIEW die Trefferliste eines
Bibliothekskatalogs an
 Markieren Sie die gewünschten Treffer mit dem PLUS-ZEICHEN:

Wenn Sie mit der Recherche fertig sind, gehen Sie auf My Basket



Kreuzen Sie die gewünschten Treffer an ODER klicken Sie auf Select all
Klicken Sie anschließend auf SAVE/SEND RECORDS,
Wählen Sie im folgenden Fenster das Format CITATION MANAGER (RIS) aus
und klicken Sie auf Save
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Bereichsbibliothek Universitätsmedizin
Suche nach Büchern / Dissertationen: Beispiel Katalogportal Mainz
Wenn Sie Bücher oder Dissertationen suchen, werden Sie in Datenbanken wie PubMed
oft nicht fündig. Alternativ bietet sich die Suche in einem Portal an.
Schritt 1: Katalogportal Mainz starten
via Website der BB Universitätsmedizin oder http://katalogportalmainz.ub.uni-mainz.de/
Schritt 2: Suchregion Deutschland einstellen und Suche starten
Schritt 3: Gewünschte Treffer in MERKLISTE aufnehmen
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Bereichsbibliothek Universitätsmedizin
Schritt 4: Merkliste aufrufen und Treffer exportieren





Merkliste aufrufen
Titel markieren
Format ENDNOTE
einstellen
SPEICHERN
anklicken
in EndNote
importieren
vgl. Skript S. 4-5
Direkt in Datenbanken / Katalogen suchen – ONLINE-SEARCH
 Sie können aus EndNote direkt in einer Datenbank oder einem Katalog
recherchieren = ONLINE-SEARCH
 Voraussetzungen:
o die Schnittstelle zu der gewünschten Datenbank (= connection file) ist
vorhanden
ggf. können Sie weitere Connection Files auf der EndNote-Supportseite
suchen.
o die gewünschte Datenbank ist vor Ort zugänglich
HINWEIS: bei lizenzpflichtigen Datenbanken ist es erforderlich, dass Sie sich im Uni-Netz
befinden (per VPN oder Remote-Desktop-Verbindung)
TIPP:
Verwenden Sie für die Online-Search am besten den ONLINE SEARCH MODUS.
EndNote legt eine temporäre Bibliothek für Ihre importierten Treffer an, aus der Sie Treffer
selektieren und über den COPY TO LOCAL LIBRARY-Button in Ihre Library kopieren
können.
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Wählen Sie TOOLS -> ONLINE SEARCH oder den Button


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Wählen Sie eine Datenbank aus, es bieten sich an
o für Zeitschriftenaufsätze:
 fachübergreifende Datenbanken, z.B. Web of Science (ISI)
 fachspezifische Datenbanken, z.B. PubMed (NLM)
o für Monographien: Bibliothekskataloge: z.B. HEBIS, GBV
Sie können mit QUICK-SEARCH auch nach einer Datenbank oder einem Katalog
suchen
Bereichsbibliothek Universitätsmedizin
ACHTUNG
 Achten Sie auf die Bezeichnung der Suchfelder (All Fields, Author,
Title)
 Sie finden die Artikel in der Regel gut, wenn Sie nur den
Nachnamen eines Autor und 2 prägnante Titelworte eingeben
Geben Sie die Suchbegriffe in die passenden Felder ein und klicken Sie auf SEARCH
Kopieren Sie die gewünschten Treffer indem Sie sie markieren und über den Button
COPY TO LOCAL LIBRARY in Ihre Library einfügen.
Bei einem Moduswechsel werden Sie darauf hingewiesen, dass alle weiteren Treffer aus
dem virtuellen Modus verworfen werden.
Weitere Connection-Files finden Sie unter:
http://www.EndNote.com/support/enconnections.asp
 Connection-File importieren und z.B. unter C:\Programme\EndNote X2\Connections
speichern
PDF-Dateien importieren
Wenn Sie bereits Volltexte von Artikeln als PDF auf ihrem Rechner gespeichert haben,
können Sie diese durch EndNote einlesen lassen. EndNote versucht automatisch die
bibliographischen Daten der Artikel zu erkennen. Wichtig hierfür ist eine
Internetverbindung. So gehen Sie vor:
FILE -> IMPORT -> IMPORT FOLDER
Wählen Sie danach den PDF-Ordner aus,
in dem Sie Ihre Artikel gespeichert haben.
Als IMPORT OPTION geben Sie PDF an.
EndNote erkennt Unterordner und
kann diese Struktur als GROUP SET
direkt in die Library importieren. Setzen
Sie dazu vor dem Import die Häkchen bei
Include files in subfolders und Create a
Group Set for this import.
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Die PDF-Dateien können zudem direkt beim Import umbenannt werden. Über EDIT PREFERENCES -PDF Handling können Sie festlegen, ob und wie die Dateien beim
Import benannt werden sollen.
Zudem können Sie einen Auto Import Ordner auf Ihrem Rechner bestimmen, aus dem
EndNote die PDF-Dateien automatisch importiert. Legen Sie neue PDF-Dateien in diesem
Ordner ab, so werden diese beim nächsten Start von EndNote importiert.
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Referenzen manuell eingeben
 wenn Sie Referenzen nicht in Datenbanken finden, gibt es natürlich auch die
Möglichkeit der manuellen Eingabe einer Referenz
ACHTUNG:
 wählen Sie den passenden Publikationstyp aus:
Journal Article, Book, Book Section, Thesis, Web Page …
 elektronische Zeitschriften und Bücher werden auch als Journal
Article oder Book zitiert (NICHT als Web Page!)
Beispiel: Manuelle Erfassung einer Website
1) wählen Sie REFERENCES -> NEW REFERENCE oder klicken Sie auf den Button
2) wählen Sie den passenden REFERENCE-TYPE aus, hier: Web Page
3) Suchen Sie sich auf der zu zitierenden Website folgende Daten heraus und
bestücken Sie damit die folgenden EndNote-Felder:
Daten auf der Website
Autoren
wenn Sie keine Autoren finden ->
Herausgeber
Datum / Jahr der Erstellung dieses
Textes
sofern vorhanden:
Update/Aktualisierungs-Datum
Datum des Zugriffs = aktuelles Datum
Internetadresse
EndNote-Feld
Author - Bsp: Hammig, Bert J
Publisher – Bsp: Wikipedia.org
Year – Bsp: 01.05.2008
Last Update Date – Bsp: 30.09.2013
Access Year – Bsp: 15.10.2013
URL – Bsp:
http://de.wikipedia.org/wiki/Leukämie
4) Schließen Sie das Fenster (kleines X oben rechts) – die Daten werden gespeichert
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TIPP:
Die Inhalte von Internetseiten können sich jederzeit ändern, archivieren
Sie die zitierte Version der Webseite mittels
 speichern , Screenshot oder ausdrucken
 oder nutzen Sie den Online-Dienst http://www.webcitation.org/
Referenzen verwalten: Custom Groups / Smart Groups / Keywords
Grundsätzlich werden alle Referenzen unter All References gespeichert, Sie können
zusätzlich Referenzen in Untergruppen verschieben:
Custom Groups
 manuell bestückte Auswahl (Referenzen markieren und per Maus in die passende
Group ziehen),
Beispiele: Einleitung, Methoden, Ergebnisse, Diskussion …
Smart Groups
 Referenzen werden nach vorab definierten Regeln zugeordnet
Beispiel: Wenn im Titel das Wort „Influenza“ vorkommt, dann soll dieser Treffer in
der Smart Group „Influenza“ landen.
 So definieren Sie eine Smart Group:
o wählen Sie GROUPS > CREATE SMART GROUP
o Wählen Sie sich ein passendes Feld aus, Beispiele: title
o Geben Sie einen Suchbegriff ein und wählen Sie CREATE
o Geben Sie Ihrer Smart Group einen passenden Namen
Keywords:
 Sie können sich für Ihre Arbeit ein Schlagwortsystem überlegen und die einzelnen
Referenzen mit KEYWORDS versehen
Referenz durch doppelklicken öffnen / eintragen / schließen
 Sie können nach diesen Keywords suchen oder sich die Treffer in einer Smart
Group anzeigen lassen
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Volltextsuche / Volltextverwaltung von Zeitschriftenartikeln
Sie können aus EndNote
elektronische Zeitschriftenartikel
suchen
(Treffer markieren – rechte
Maustaste – FIND FULL TEXT)
Achtung: die Suche mittels Endnote ist nicht umfassend, Sie finden viele
Volltexte, aber nicht alle vor Ort lizenzierten.
D.h., wenn Endnote nichts findet, müssen Sie im Bestand der Bibliothek
suchen (z.B. via Elektr. Zeitschriftenbibliothek EZB).
Um ein möglichst umfassendes Suchergebnis zu erzielen, geben Sie bitte unter EDIT ->
PREFERENCES -> FIND FULL TEXT folgende Einstellungen in EndNote ein:
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Wichtig sind die Häkchen bei PubMed und OpenURL sowie das Eintragen des OpenURL
Path.
PDFs zu Referenzen hinzufügen
Sie können einzelne Volltexte (PDFs) auch den entsprechenden Referenzen zuordnen
und so alle Volltexte mit EndNote verwalten.




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Artikel markieren (anklicken)
RECHTE MAUSTASTE
FILE ATTACHMENTS > ATTACH FILE auswählen
Datei auswählen und anfügen
Bereichsbibliothek Universitätsmedizin
Referenzen in WORD verwenden
Wenn Sie EndNote installieren, wird in WORD ein Plug-In installiert, mit dem Sie bequem
Ihre Referenzen einfügen und verwalten können.
Word 2010: Zugriff über Symbolleiste
Word 2003: Zugriff über EXTRAS > ENDNOTE oder via Symbolleiste
Einfügen einer Referenz
Möglichkeit 1: via Suchmaske aus Word: Find Citations
Geben Sie einen Suchbegriff ein, markieren Sie die Referenz(en) und klicken Sie auf
Insert. Mit der Eingabe „a“ finden Sie alle Referenzen Ihrer Bibliothek.
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Möglichkeit 2 via EndNote – Insert Selected Citations
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



In Word: Positionieren Sie den Cursor an die gewünschte Stelle
Gehen Sie zu EndNote (GO TO ENDNOTE)
markieren Sie in EndNote die gewünschte(n) Referenz(en)
Vorteil: Sie können auf Ihre Custom und Smart Groups zugreifen
Klicken Sie auf INSERT CITATION
Referenzen editieren
TIPP:
Wenn Sie Änderungen an Referenzen vornehmen wollen (z.B. Titel
ändern) ist es einfacher, dies vor dem Einfügen einer Referenz in
Endnote zu machen
In Word: Mit EDIT CITATIONS können Sie z.B. eine von mehreren zitierten Referenzen
entfernen oder bei bestimmten Output-Styles Seitenzahlen hinzufügen (via Suffix!)
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Beispiel: entfernen von Referenzen:
1. zu löschende Referenz auswählen / 2. auf Edit Reference klicken / 3. Remove
Citation auswählen
Endnoten formatieren: Format Bibliography
Mit EndNote können Sie bequem verschiedene Ausgabeformate – Output Styles –
auswählen, z.B. von bestimmten Zeitschriften oder Zitierstandards (Beispiel: Vancouver in
der Medizin)
Mit Word 2010: wählen Sie den gewünschten Style, über SELECT ANOTHER STYLE
lassen sich weitere Output Styles finden
Mit Word 2003:
Wählen Sie EXTRAS -> ENDNOTE -> FORMAT BIBLIOGRAPHY oder über Symbolleiste
 Bibliographisches Format festlegen, z.B. Vancouver
 Klicken Sie auf BROWSE, um andere Output Styles zu finden
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Zitieren aus EndNote Web
Mit Hilfe der Preferences kann man auch alternativ aus EndNote Web zitieren:
EndNote Web ist die Web-Anwendung von EndNote, ab der Version X5 incl. pdfVerwaltung. Freier Zugang über Web of Science (Campus-Lizenz) allerdings ohne pdfVerwaltung.
Vorteil:
 Zusammenarbeit (Freischaltung von Gruppen)
 Arbeit an der Literatursammlung von jedem online-Zugang aus
 Synchronisierbarkeit (in beide Richtungen) mit der Desktopversion von EndNote
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Zum Nachlesen
Arbeiten mit Fußnoten
ACHTUNG: wählen Sie einen passenden Output-Style (z.B. Chicago 15thA)
Schritt 1 - im Text (mit Word 2010)
Gehen Sie mit dem Cursor an die entsprechende Stelle und wählen Sie
VERWEISE > FUßNOTE EINFÜGEN
Schritt 2 in der Fußnote: Fügen Sie in der Fußnote eine Referenz ein via FIND
CITATIONS oder via INSERT CITATION.
Output-Styles ändern
Schritt 1: einen passenden Outputstyle als Ausgangspunkt suchen
Wählen Sie einen Output Style aus, der dem gewünschten Ergebnis so nahe wie möglich
kommt, achten Sie dabei insbesondere auf
 Nummern- oder Autor-Datum-System?
 Formatierung der Referenzen (Fett, Kursiv, Großbuchstaben)
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Schritt 2: den Ausgangs-Outputstyle editieren
Schritt 3: Kopie des Outputstyles speichern
FILE > SAVE AS
Schritt 4: Gewünschte Elemente modifizieren
Beispiel: unter BIBLIOGRAPHY > TEMPLATES > WEB PAGE
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Nehmen Sie nun die Änderungen vor, achten Sie dabei auf jedes Satzzeichen und
jedes Leerzeichen!!!
Beipiel:
Schritt 5: Änderungen speichern und überprüfen
Speichern Sie Ihre Änderungen ab (FILE > SAVE oder beim Schließen).
Überprüfen Sie bei PREVIEW Ihre Änderungen.
Anlegen von benutzerdefinierten Felder
Sie haben in EndNote auch die Möglichkeit,
benutzerdefinierte Felder anzulegen, zum Beispiel
für Ihre Aufgaben
Gehen Sie auf EDIT > PREFERENCES
Wählen Sie anschließend unter REFERENCE TYPES
MODIFY REFERENCE TYPES aus
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Definieren Sie nun das gewünschte
Feld,
z.B. nehmen Sie ein freies Feld
CUSTOM3 und geben ihm einen
Namen (hier Aufgaben).
Klicken Sie anschließend auf APPLY
TO ALL REF TYPES
und auf OK.
Lassen Sie sich Ihr neues Feld
anzeigen (vgl. Bild unten):
 EDIT > PREFERENCES
 DISPLAY FIELDS
 z.B. Spalte 8 neu festlegen und
Titel für das Feld vergeben,
Bsp: Aufgaben
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Schneller geht es allerdings, indem Sie sich alle Felder mit Rechtsklick auf den
Tabellenkopf anzeigen lassen und das neu erstellte Feld auswählen. Es ist nicht möglich,
sich mehr als 10 Felder gleichzeitig anzeigen zu lassen.
Die Reihenfolge der Felder lässt sich per Drag & Drop leicht ändern. Schieben Sie das
gewünschte Feld einfach nach links oder rechts an die neue Position.
EndNote: Online-Tutorials

englischsprachige Online-Tutorials finden Sie unter
http://www.EndNote.com/training/
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