Nutzungsbedingungen und -hinweise für die Online

Nutzungsbedingungen und -hinweise für die Online-Anmeldung zur
ordentlichen Hauptversammlung 2016 der HUGO BOSS AG
1.
Geltungsbereich
Ohne die in der Einladung zur Hauptversammlung der HUGO BOSS AG unter
der Überschrift "Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung
und die Ausübung des Stimmrechts" enthaltenen Angaben und Regelungen in
irgendeiner Weise zu ändern, werden nachfolgend ausschließlich für den
besonderen Fall, dass Aktionäre, die sich über den Online-Service unter
hauptversammlung.hugoboss.com unter dem Link „Online-Service zur
Hauptversammlung“ zur ordentlichen Hauptversammlung 2016 der HUGO
BOSS AG anmelden, weitere Hinweise gegeben, die ausschließlich für diese
besondere Art der Anmeldung und Vollmachtserteilung gelten
2.
Online-Anmeldung zur Hauptversammlung
Die Anmeldung zur Hauptversammlung über den Online-Service ist bis zum 12.
Mai 2016, 24:00 Uhr MEZ, möglich.
Falls Sie mehrere Einladungen mit unterschiedlichen Aktionärsnummern
erhalten haben, führen Sie bitte die Online-Anmeldung zur Hauptversammlung
für jede dieser Aktionärsnummern gesondert durch.
Wir empfehlen Ihnen, den Online-Service für die Anmeldung zur
Hauptversammlung frühzeitig zu nutzen, damit Sie sich bei eventuellen
technischen Störungen noch rechtzeitig vor dem Anmeldeschluss (12.
Mai 2016, 24:00 Uhr MEZ) per Post, Fax oder E-Mail anmelden können.
3.
Eintrittskartenbestellung
Im Online-Service können Sie für sich oder einen Vertreter eine Eintrittskarte
bestellen. Bitte bestellen Sie die Eintrittskarte rechtzeitig, sodass Sie unter
Berücksichtigung der Bearbeitungszeit und des normalen Postverlaufs die
Eintrittskarte noch rechtzeitig vor der Hauptversammlung am 19. Mai 2016
erhalten. Nach der Bestellung einer Eintrittskarte für sich oder einen Vertreter
ist eine spätere Bevollmächtigung der von der HUGO BOSS AG benannten
Stimmrechtsvertreter über den Online-Service nicht mehr möglich. Eine uns
eventuell bereits vorliegende Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter wird im
Falle einer späteren Eintrittskartenbestellung nicht mehr berücksichtigt, d.h. die
Stimmrechtsvertreter
werden
aufgrund
der
vorrangigen
Eintrittskartenbestellung die Stimmen aus dieser Vollmacht nicht mehr
vertreten.
Falls Sie – sei es über den Online-Service oder auch auf anderem Wege – eine
Eintrittskarte für Ihre persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung bestellt
haben und nicht an der Hauptversammlung teilnehmen können, so haben Sie
noch bis zum Ablauf des 18. Mai 2016 die Möglichkeit, über den Online-Service
die von der HUGO BOSS AG benannten Stimmrechtsvertreter mit der
Ausübung Ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen. Die Eintrittskarte wird in
diesem Fall deaktiviert.
Darüber hinaus können Sie im Anschluss an die Eintrittskartenbestellung die
bestehenden Möglichkeiten zur Vollmachtserteilung außerhalb des OnlineService nutzen.
4.
Bevollmächtigung der von der HUGO BOSS AG benannten
Stimmrechtsvertreter
Die von der HUGO BOSS AG benannten Stimmrechtsvertreter (Herr Martin
Schürmann, Reutlingen, und Frau Ulrike Zahlten, Reutlingen) können Sie im
Online-Service unter hauptversammlung.hugoboss.com unter dem Link
„Online-Service zur Hauptversammlung“ bevollmächtigen.
Die Stimmrechtsvertreter sind neutral und üben das Stimmrecht ausschließlich
auf der Grundlage der von Ihnen erteilten Weisungen aus. Sollte zu einem
Tagesordnungspunkt (z.B. Entlastung der Mitglieder des Vorstands) eine
Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend
für jeden einzelnen Unterpunkt.
Wir weisen hier ausdrücklich auf Folgendes hin: Weisungen zu
Verfahrensfragen
nehmen
die
von
der
Gesellschaft
benannten
Stimmrechtsvertreter nicht entgegen. Ebenso wenig nehmen die
Stimmrechtsvertreter Aufträge zu Wortmeldungen, zum Einlegen von
Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von
Fragen oder Anträgen entgegen.
Sie können, nach rechtzeitiger Anmeldung, die den Stimmrechtsvertretern
erteilten Weisungen noch bis zum Ablauf des 18. Mai 2016 über den OnlineService ändern.
5.
Personengemeinschaften/Juristische Personen
Bitte beachten Sie, dass bei im Aktienregister eingetragenen
Personengemeinschaften (z.B. Ehepaaren), Personengesellschaften oder
juristischen Personen diejenige Person, die die Eintrittskartenbestellung oder
die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter sowie die Erteilung bzw.
Änderung von Weisungen vornimmt, von allen Mitgliedern der Personengemeinschaft bzw. von der Personengesellschaft / juristischen Person, für
die sie handelt, hierzu bevollmächtigt bzw. für die Personengesellschaft /
juristische Person vertretungsberechtigt sein muss. Als Nutzer des OnlineService bestätigen Sie gegenüber der HUGO BOSS AG, dass Sie in der
erforderlichen Art und Weise autorisiert sind.
6.
Sorgfaltspflichten des Anwenders
Bitte machen Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihr Zugangspasswort Unbefugten
nicht zugänglich, damit kein Dritter Ihren Zugang nutzen kann.
Sollte Verdacht auf Missbrauch bestehen, sollten Sie Ihren Zugang telefonisch
über unsere Aktionärshotline, die Ihnen werktags von Montag bis Freitag von 9
- 17 Uhr unter der Telefonnummer 0800 / 1285040 zur Verfügung steht, sperren
lassen. Nach der Sperrung ist eine Anmeldung, Eintrittskartenbestellung,
Vollmachts- und Weisungserteilung und deren Nachweis sowie eine
Adressänderung noch anderweitig form- und fristgerecht möglich. Falls Sie für
den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind,
sollten Sie zumindest Ihr Zugangspasswort und die Sicherheitsfrage ändern.
Bitte achten Sie darauf, den Online-Service ordnungsgemäß abzuschließen. Ein
ordnungsgemäßer Abschluss des Programms verhindert, dass Unbefugte
während Ihrer Abwesenheit Ihre Eingaben einsehen oder manipulieren können.
Ihre Eingaben im Online-Service sind erst dann registriert, wenn Sie eine
Quittung für die entsprechende Transaktion angezeigt bekommen.
7.
Stabilität
und
Verfügbarkeit
des
Hauptversammlung / Haftungsausschluss
Online-Service
zur
Die von uns zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres
Internetangebots und der Datensicherheit getroffenen technischen und
organisatorischen Maßnahmen entsprechen den zum Zeitpunkt der Erstellung
dieser Nutzungsbedingungen aktuellen Standards. Die Verfügbarkeit,
Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Internetangebots können
nach dem heutigen Stand der Technik jedoch Schwankungen und Störungen
unterworfen sein. Die HUGO BOSS AG hat keinen Einfluss auf die
Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des
Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste
und Netzelemente Dritter. Die HUGO BOSS AG kann daher keine
Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität
und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch
genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter sowie für den
jederzeitigen Zugang zu unserem Internetangebot übernehmen. Ferner
übernimmt die HUGO BOSS AG keine Verantwortung für Fehler und Mängel
der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich
solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz
oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen. Sofern Sicherheitserwägungen es
zwingend erforderlich erscheinen lassen, behalten wir uns vor, unser
Internetangebot ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder einzustellen.
Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte unsere Aktionärshotline, die
Ihnen werktags von Montag bis Freitag von 9 - 17 Uhr unter der Telefonnummer
0800 / 1285040 zur Verfügung steht, per E-Mail an hvservice.hugoboss@adeus.de oder schriftlich an HUGO BOSS AG, c/o ADEUS,
Postfach 57 03 64, 22772 Hamburg.
8.
Hinweise zum Datenschutz
Die Sicherheit und den Schutz Ihrer persönlichen Daten versuchen wir dadurch
zu gewährleisten, dass wir Methoden zur sicheren Datenkommunikation
einsetzen, die dem zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Nutzungsbedingungen
aktuellen Stand der Technik entsprechen.
Ihre Daten werden im Rahmen der Nutzung des Online-Service für die
Hauptversammlung ausschließlich zu folgenden Zwecken gespeichert,
verarbeitet und genutzt:
•
•
•
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Anmeldung zur Hauptversammlung
Eintrittskartenbestellung
Erteilung von Vollmacht und Weisung an die von der HUGO BOSS AG
benannten Stimmrechtsvertreter
Aktualisierung Ihrer Adressdaten im Aktienregister.
Ihre Daten werden von uns in Umfang und Dauer nur entsprechend den
gesetzlichen Regelungen gespeichert, insbesondere um den aktienrechtlichen
Nachweispflichten zu entsprechen.
April 2016