Dienstreisen: Kosten für berufliche Reisen sind

Dienstreisen: Kosten für berufliche Reisen sind steuerlich absetzbar. Darunter sind
Fahrtkosten zu verstehen (Kilometergeld, Bahn- oder Flugtickets, Taxirechnungen), der
Verpflegungsmehraufwand in Form von Taggeldern sowie Nächtigungskosten.
Aufwendungen für die Dienstreisen können allerdings nur dann im Rahmen
der ArbeitnehmerInnenveranlagung geltend gemacht werden, wenn der Arbeitgeber
diese nicht oder nicht voller Höhe ausbezahlt hat.
Kilometergeld: Das amtliche Kilometergeld beträgt für den PKW 0,42 €/km. Mit dem
Kilometergeld sind alle Kosten abgegolten, etwa Absetzung für Abnutzung (AfA),
Treibstoff, laufende Service- und Reparaturkosten, Zusatzausrüstungen, Steuern und
Gebühren, Finanzierungskosten, Versicherungen aller Art, Mitgliedsbeiträge bei
Autofahrerklubs, Autobahnvignette, Park- und Mautgebühren usw. Der maximale
Rahmen liegt bei 30.000 Berufskilometern oder 12.600 Euro Höchstbetrag pro Jahr. Freie
Dienstnehmer und Selbstständige dürfen KM-Geld nur bis 50 Prozent Privatnutzung
verrechnen. Wer öffentliche Verkehrsmittel benutzt darf nur die tatsächlichen Fahrtkosten
steuerlich abschreiben.
Diäten Österreich ab 2002 inkl. 2013:
Tagesgeldpauschale / Tagesdiätensatz
Nächtigungsgeld / Pauschale
26,40€
15,00€
KM-Gelder ab Juli 2008 inkl. 2013:
1. für Motorfahrräder und Motorräder mit einem Hubraum bis 250 cm3 je Fahrkilometer
2. für Motorräder mit einem Hubraum über 250 cm3 je Fahrkilometer
3. für Personen- und Kombinationskraftwagen je Fahrkilometer
4. für Fahrräder bzw. Fußgänger für die ersten 5 km
5. für Fahrräder bzw. Fußgänger ab dem 6. km
0,14€
0,24€
0,42€
0,24€
0,47€
Für jede Person, deren Mitbeförderung dienstlich notwendig ist, gebührt ein Zuschlag
von 0,05€ je Fahrtkilometer.
Fahrtenbuch: Um das Kilometergeld bei der ArbeitnehmerInnenveranlagung steuerlich
abzusetzen, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, das Folgendes enthält:

Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges

Datum der Reise

Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt

Zahl der gefahrenen Kilometer

Ausgangs- und Zielpunkt der Reise

Reiseweg

Zweck der Dienstreise

Unterschrift des Dienstreisenden
Tagesgelder im Inland: Das Taggeld kann nur dann geltend gemacht werden, wenn die
Dienstreise über den örtlichen Nahbereich (25 km) hinausgeht. Pro Tag können
höchstens 26,40 Euro bzw. 2,20 Euro pro angefangener Stunde der Dienstreise
steuermindernd geltend gemacht werden. Die Dienstreise muss jedoch mindestens drei
Stunden dauern. Wird ein Mittag- oder Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, ist
vom Taggeld ein Betrag von 13,20 Euro pro bezahltem Essen abzuziehen.
Doppelte Haushaltsführung: Wer aus beruflichen Gründen einen Zweitwohnsitz (ab
120 Kilometer-Entfernung vom Hauptwohnsitz) benötigt kann alle Miet- und
Betriebskosten sowie Einrichtungsgegenstände bis max. 2.200 Euro / Monat als
Werbungskosten absetzen.
Neuer Mittelpunkt der Tätigkeit: Diese Kosten können Sie jedoch nicht geltend
machen, wenn ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. Das ist dann der Fall, wenn
sich Ihre Dienstverrichtung an einem anderen Ort durchgehend oder wiederkehrend über
einen längeren Zeitraum erstreckt, z.B. wenn Sie mehr als 5 Tage pro Kalendermonat
oder mehr als 15 Tage pro Kalenderjahr an einen anderen Ort entsandt werden.
Auch ein Fahrzeug kann den Mittelpunkt einer Tätigkeit bilden, wenn die Tätigkeit
regelmäßig in einem lokal eingegrenzten Bereich ausgeführt wird, auf gleichbleibenden
Routen erfolgt oder innerhalb eines Linien- oder Schienennetzes ausgeführt wird, z. B.
bei Straßendienste auf Autobahnen, die regelmäßig den selben Abschnitt warten, oder
bei Zusteller mit fixen Routen.
Nächtigungsgelder im Inland: Für Nächtigungen im Inland können mit Beleg die
tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder pauschal 15 Euro geltend
gemacht werden. Die Nächtigung ist grundsätzlich durch die Angabe des
Unterkunftsgebers nachzuweisen.
Steht für die Nächtigung keine Unterkunft zur Verfügung (z.B. Schlafkabine bei LKWFahrern), sind entweder die tatsächlichen Aufwendungen (Frühstück, Benützung eines
Bades auf Autobahnstationen) oder pauschale 4,40 Euro im Inland bzw. 5,85 Euro im
Ausland pro Nächtigung absetzbar.
Tagesgelder im Ausland: Die Auslandtagesgelder werden mit dem Höchstsatz der
Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berücksichtigt. Dieser variiert je nach Land
und kann in der Broschüre "Steuer sparen" nachgelesen werden. Die vollen Taggelder
gelten jeweils für 24 Stunden.
Wird ein Mittag- und Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, kann nur mehr ein
Drittel des Auslandtagesgeldes geltend gemacht werden. Bei Erhalt von nur einem Essen
wird das Auslandstagesgeld nicht gekürzt.
Nächtigungsgelder im Ausland: Für Nächtigungen im Ausland können mit Beleg die
tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder die höchste Stufe der
Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berücksichtigt werden. Diese variiert je nach
Land und kann in der Broschüre "Steuer sparen" nachgelesen werden.
Weiterbildung: Die Diäten- und Kilometergeldregelung kommt auch im Rahmen der
beruflichen Aus- und Weiterbildung für Fahrten vom Wohn- zum Ausbildungsort mit den
genannten Kriterien zum Tragen.
Unfallschäden im Außendienst: Wer im Zuge seiner Tätigkeit einen unverschuldeten
Unfall hat (Steinschlag, Wildwechsel) kann die Reparaturkosten als Werbungskosten in
der ArbeitnehmerInnenveranlagung geltend machen. Laut bürgerlichem Recht können
Schäden Dienstreisen auch beim Arbeitgeber geltend gemacht werden.
Steuertipp Kilometergeld: Den größten Steuervorteil hat man wenn Diäten und
Kilometergeld direkt von Arbeitgeber bezogen werden. Man erhält die ausbezahlte
Summe 1:1 vollkommen steuerfrei. Werden Reisekosten jedoch über die
ArbeitnehmerInnenveranlagung geltend gemacht vermindert sich das zu versteuernde
Einkommen.
Der Reisekostenabrechnung beizufügen sind:

Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind sämtliche Fahrscheine
(Bahn, Bus, Straßen- bahn) im Original beizufügen.

Bei Reisen mit einem Flugzeug sind das Flugticket und die Karten des evtl.
genutzten Flughafenbusses beizufügen. Bei Internetbuchungen ist der Ausdruck
der Buchungsbestätigung beizufügen, vor allem wenn die Fluglinie keine
Flugtickets ausstellt.

Bei Reisen mit der Bahn sind das Bahnticket, evtl. Schlaf-/Liegewagenkarten bzw.
die IC- oder TEE-Zuschlagskarten beizulegen.

Weiterhin müssen der Reisekostenabrechnung im Original beigelegt werden:
Hotelrechnungen, Platzkarten, Belege über die Bezahlung von Tagungs- und
Teilnahmegebühren usw.
Sollten die Reisekosten auf verschiedene Förderungseinrichtungen aufgeteilt werden und diese anderen
Stellen auch Originalbelege verlangen, sollte darauf geachtet werden, dass nach Möglichkeit auch die
Originalunterlagen aufgeteilt werden (z.B. eine Einrichtung fördert den Kongressbeitrag, im FWF-Projekt
werden - mit Originalbeleg - nur die Kosten des Flugtickets abgerechnet). Falls eine Förderungseinrichtung
ihren Förderungsanteil auf dem Originalbeleg vermerkt, kann dieser dann der Abrechnung beigelegt werden
und die „Restkosten“ können mit dem FWF abgerechnet werden.
Tages- und Nächtigungsgelder bei Auslandsdienstreisen ab 2002 inkl. 2013:
Land
I. EUROPA
Tagesgebühr
Nächtigungsgebühr
Albanien
Belarus
27,9
36,8
20,9
31,0
Belgien
Brüssel
35,3
41,4
22,7
32,0
Bosnien und Herzegowina
Bulgarien
Dänemark
31,0
31,0
41,4
23,3
22,7
41,4
Deutschland
- Grenzorte
35,3
30,7
27,9
18,1
Estland
Finnland
Frankreich
36,8
41,4
32,7
31,0
41,4
24,0
Paris und Straßburg
Griechenland
Großbritannien und Nordirland
35,8
28,6
36,8
32,7
23,3
36,4
London
Irland
Island
41,4
36,8
37,9
41,4
33,1
31,4
Italien
Rom und Mailand
35,8
40,6
27,9
36,4
- Grenzorte
Jugoslawien
30,7
31,0
18,1
23,3
Kroatien
Lettland
Liechtenstein
31,0
36,8
30,7
23,3
31,0
18,1
Litauen
Luxemburg
Malta
36 ,8
35,3
30,1
31,0
22,7
30,1
Moldau
Niederlande
36,8
35,3
31,0
27,9
Norwegen
Polen
Portugal
42,9
32,7
27,9
41,4
25,1
22,7
Rumänien
Russische Föderation
Moskau
36,8
36,8
40,6
27,3
31,0
31,0
Schweden
Schweiz
- Grenzorte
42,9
36,8
30,7
41,4
32,7
18,1
Slowakei
Preßburg
Slowenien
27,9
31,0
31,0
15,9
24,4
23,3
- Grenzorte
Spanien
Tschechien
27,9
34,2
31,0
15,9
30,5
24,4
- Grenzorte
Türkei
Ukraine
27,9
31,0
36,8
15,9
36,4
31,0
Ungarn
Budapest
26,6
31,0
26,6
26,6
- Grenzorte
Zypern
II. AFRIKA
26,6
28,6
18,1
30,5
Ägypten
Algerien
37,9
41,4
41,4
27,0
Angola
43,6
41,4
Äthiopien
Benin
Burkina Faso
37,9
36,2
39,2
41,4
26,6
21,1
Burundi
Côte d'Ivoire
Demokratische Rep. Kongo
37,9
39,2
47,3
37,9
32,0
33,1
Dschibuti
Gabun
Gambia
45,8
45,8
43,6
47,3
39,9
30,1
Ghana
43,6
30,1
Guinea
Kamerun
43,6
45,8
30,1
25,3
Kap Verde
Kenia
27,9
34,9
19,6
32,0
Liberia
Libyen
Madagaskar
Malawi
Mali
39,2
43,6
36,4
32,7
39,2
41,4
36,4
36,4
32,7
31,2
Marokko
Mauretanien
Mauritius
32,7
33,8
36,4
21,8
31,2
36,4
Mosambik
Namibia
Niger
43,6
34,9
39,2
41,4
34,0
21,1
Nigeria
Republik Kongo
39,2
39,2
34,2
26,8
Ruanda
Sambia
Senegal
37,9
37,1
49,3
37,9
34,0
31,2
Seychellen
Sierra Leone
Simbabwe
36,4
43,6
37,1
36,4
34,2
34,0
Somalia
Südafrika
Sudan
32,7
34,9
43,6
29,0
34,0
41,4
Tansania
Togo
Tschad
43,6
36,2
36,2
32,0
26,6
26,6
Tunesien
Uganda
Zentralafrikanische Republik
36,2
41,4
39,2
29,2
32,0
29,0
III. AMERIKA
Argentinien
Bahamas
33,1
48,0
47,3
30,5
Barbados
Bolivien
51,0
26,6
43,6
25,1
Brasilien
Chile
Costa Rica
33,1
37,5
31,8
36,4
36,4
31,8
Dominikanische Republik
Ecuador
El Salvador
39,2
26,6
31,8
43,6
21,6
26,2
Guatemala
Guyana
Haiti
31,8
39,2
39,2
31,8
34,2
27,7
Honduras
Jamaika
Kanada
31,8
47,1
41,0
27,0
47,1
34,2
Kolumbien
Kuba
Mexiko
33,1
54,1
41,0
35,1
27,7
36,4
Nicaragua
Niederländische Antillen
Panama
31,8
43,6
43,6
36,4
27,7
36,4
Paraguay
Peru
33,1
33,1
25,1
25,1
Suriname
Trinidad und Tobago
Uruguay
USA
New York und Washington
39,2
51,0
33,1
52,3
65,4
25,1
43,6
25,1
42,9
51,0
Venezuela
IV. ASIEN
Afghanistan
Armenien
39,2
35,1
31,8
36,8
27,7
31,0
Aserbaidschan
Bahrain
36,8
54,1
31,0
37,5
Bangladesch
Brunei
31,8
33,1
34,2
42,1
China
Georgien
Hongkong
35,1
36,8
46,4
30,5
31,0
37,9
Indien
Indonesien
Irak
31,8
39,2
54,1
39,9
32,0
36,4
Iran
Israel
Japan
37,1
37,1
65,6
29,0
32,5
42,9
Jemen
Jordanien
Kambodscha
54,1
37,1
31,4
37,5
32,5
31,4
Kasachstan
Katar
Kirgisistan
36,8
54,1
36,8
31,0
37,5
31,0
Korea, Demokratische Volksrepublik
Korea, Republik
Kuwait
32,5
45,3
54,1
32,5
32,5
37,5
Laos
Libanon
31,4
31,8
31,4
35,1
Malaysia
Mongolei
Myanmar
43,6
29,4
29,4
45,1
29,4
29,4
Nepal
Oman
Pakistan
31,8
54,1
27,7
34,2
37,5
25,1
Philippinen
Saudi-Arabien
Singapur
32,5
54,1
43,6
32,5
37,5
44,7
Sri Lanka
Syrien
Tadschikistan
31,8
32,7
36,8
32,7
29,0
31,0
Taiwan
Thailand
39,2
39,2
37,5
42,1
Turkmenistan
36,8
31,0
Usbekistan
Vereinigte Arabische Emirate
Vietnam
36,8
54,1
31,4
31,0
37,5
31,4
V. AUSTRALIEN
Australien
Neuseeland
47,3
32,5
39,9
36,4
Reisekostenabrechnung: Weitere ergänzende Hinweise zur Abrechnung von
Reisekosten:

Die Reisezeit ist grundsätzlich nicht nach Kalendertagen, sondern nach 24Stunden-Intervallen zu berechnen.

Bei Tagegeldverrechnungen ist die Dauer jeweils auch stundenweise zu
berücksichtigen.

Wenn jedoch offensichtlich ist, dass die Reise an bestimmten Tagen länger als
12 Stunden gedauert hat, ist hier keine Angabe erforderlich. Inland:
Zwölftelung ab mehr als 3 Stunden bis 12 Std. Pro erstattetes Arbeitsessen wird
der Tagessatz um 50 v.H. gekürzt. Ausland: 1/3 bei mehr als 5 Stunden, 2/3
bei mehr als 8 Std., 3/3 bei mehr als 12 Stunden. Ab zwei erstattete
Arbeitsessen wird eine Kürzung von 1/3 vorgenommen.

Übernachtungskosten werden abzgl. der Frühstückskosten erstattet. Ist die Höhe
der Frühstückskosten aus der Rechnung nicht ersichtlich, so ist der
Rechnungsbetrag um 15% des zu- stehenden Tagessatzes zu kürzen.

Wenn Unterbringungskosten/Nächtigungsgebühren abgerechnet werden, ist bei
Reisen unter

120 km Entfernung vom Dienstort anzugeben, warum die tägliche Rückreise an
den Dienstort unzumutbar war (z.B. schlechte öffentliche Verkehrsanbindung,
abgelegenes Reiseziel...).

Bei Auslandsreisen ist bei der Geltendmachung von Tagessätzen zu beachten,
dass für die Reisetage stundenweise zwischen Inlands- und Auslandsreisezeit
unterschieden werden muss. Bei Reisen mit Bus/Bahn/PKW ist der tatsächliche
Zeitpunkt des Grenzübertrittes wesentlich, bei Flugreisen jedoch bei der Hinreise
die Abflugzeit, bei der Rückreise die Ankunfts- zeit am Flughafen.

Bei der Abrechnung von Tages-/Nächtigungsgebühren sind folgende
Aufteilungen zu beachten:

Gebührenstufe 1: Nichtwiss. Mitarbeiter

Gebührenstufe 2a: Mag./ Dr./ DI / FBEmpfängerInnen

Gebührenstufe 2b: Univ.-Ass./ Univ. -Doz.

Gebührenstufe 3: Univ.-Prof.

Die genauen Tages- und Nachtsätze können Sie der Reisegebührenvorschrift des
Bundes für das Inland und der Berechnungsgrundlage für Auslandsreisekosten
entnehmen www.fwf.ac.at/de/faq/reisegebuehrenvorschrift.html als PDFDokument heruntergeladen werden).
Einige Hinweise zu steuerlichen Bestimmungen:

Bei Inlandsreisen sind nach § 26 EStG die Tagesgebühr bis zu einem Betrag von
26,40 EUR

pro Tag steuerfrei und die Nächtigungsgebühr bis zu einem Betrag von 15,00 EUR
pro Nacht.

Bei Auslandsreisen ist die Tages- und Nächtigungsgebühr bis zum
höchsten Auslandsreisesatz für Bundesbedienstete steuerfrei.

Bei wiederkehrenden Reisen an dasselbe Reiseziel (bei denen eine tägliche
Rückkehr nicht zumutbar oder möglich ist) ist zu prüfen, ob die Reise an einen
Ort länger als fünf Tage andauert oder regelmäßig, einmal wöchentlich an
denselben Ort erfolgt. Ist dies der Fall, geht der Gesetzgeber davon aus, dass
günstige „Versorgungsquellen“ bekannt sind; womit der Grund für die
Steuerbefreiung der Tagessätze ab dem 6. Tag entfällt. Erfolgt innerhalb von 6
Kalendermonaten keine Reise mehr an denselben Ort, ist mit der Berechnung der
steuerfreien „Anlaufphase“ von 5 Tagen wieder neu zu beginnen.

Für unregelmäßig durchgeführte Reisen (bei denen eine tägliche Rückkehr
nicht zumutbar oder möglich ist) an dasselbe Reiseziel gilt eine „Grenze“ von
15 Reisen pro Kalenderjahr.

Bei Auslandsreisen und Reisen über 120 km wird erst nach 6 Monaten
angenommen, dass günstige „Versorgungsquellen“ bekannt sind. Daher kann

das Tagegeld bis zu 183 Tagen steuerfrei ausgezahlt werden. Nach der VwGH
Rechtsprechung können steuerfreie Diäten lediglich für eine Woche gewährt
werden. Die Finanzverwaltung bleibt jedoch bei einer steuer- freien Auszahlung
bis zu 6 Monaten.

Bei Verlust der Steuerfreiheit, muss das Lohnbüro, das den Dienstvertrag
des/der Reisenden ab- wickelt, informiert werden, sobald die Voraussetzungen
der Steuerfreiheit entfallen sind.
Quellen und weiterführende Links:
http://www.arbeiterkammer.at/steuer/dienstreise.htm
www.wirtschaft.at
www.bmf.gv.at