Planungshandbuch für Microsoft® Outlook

Planungshandbuch für
®
Microsoft
®
Outlook
Polycom Planungshandbuch für Microsoft Outlook
Markeninformationen
Polycom®, das Polycom-Logo, ReadiManager®, SoundPoint®, SoundStation®, ViaVideo®, VoiceStation®
und Vortex sind eingetragene Marken von Polycom, Inc. ConveneT, Global Management SystemTM,
iPowerTM, MGCTM, People+ContentTM, People On ContentTM, Polcyom Conference SuiteTM, Polycom HD
VoiceTM, Polycom PathNavigatorTM, Polycom VideoPlusTM, Polycom VoicePlusTM, PVXTM, RASTM,
ReadiConveneTM, RMX 2000TM, RSSTM, V2iUTM, VS4000TM, VSXTM, and VTXTM sind Marken von Polycom, Inc.
Andere Produkt- und Firmennamen sind möglicherweise Marken anderer Unternehmen und werden nur
als Referenz ohne eine beabsichtigte Urheberrechtsverletzung verwendet.
Patentinformationen
Das vorliegende Produkt ist durch ein oder mehrere US-amerikanische und Patente anderer Länder
und/oder durch angemeldete Patente von Polycom, Inc. geschützt.
3725-18004-002B - DE (09/2008)
4.0
© 2008 Polycom, Alle Rechte vorbehalten.
Polycom Inc.
1765 West 121st Avenue
Westminster, CO 80234-2301 U.S.A.
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irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, und zwar unabhängig davon, auf welche Art
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Gesetz auch die Übersetzung in eine andere Sprache oder ein anderes Format ein.
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Material (z. B. Bücher oder Tonaufnahmen) zu behandeln.
Es wurde jedwede Anstrengung unternommen, um sicherzustellen, dass die Informationen in diesem
Handbuch richtig sind. Polycom, Inc. haftet nicht für Druck- oder bürotechnische Fehler. Die
Informationen in diesem Dokument können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.
ii
Polycom, Inc.
Inhalt
1 Einrichten des Polycom® Scheduling Plug-In für Microsoft®
Outlook®
Installieren des Scheduling Plug-In für Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–1
Einrichten eines Videokonferenzkalenders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–2
Konfigurieren der Nachverfolgung von Teilnehmerantworten durch das
Videokonferenzsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–4
Eingeben der Anmeldeeinstellungen des Polycom Scheduling Plug-In . 1–5
Anzeigen der Version des Scheduling Plug-In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–5
Deinstallieren des Scheduling Plug-In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1–6
2 Planen von Videokonferenzen
Planen von Videokonferenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–1
Bearbeiten einer geplanten Konferenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2–4
3 Anwenden erweiterter Konferenzeinstellungen auf
Videokonferenzen
Erweiterte Konferenzeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3–1
Bearbeiten erweiterter Konferenzeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3–5
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Index–1
Polycom, Inc.
iii
1
Einrichten des Polycom® Scheduling
Plug-In für Microsoft® Outlook®
In diesem Kapitel wird die Installation und Einrichtung des Polycom®
Scheduling Plug-In für Microsoft® Outlook beschrieben®. Der Abschnitt
umfasst folgende Themen:
•
„Installieren des Scheduling Plug-In für Outlook“ auf Seite 1-1
•
„Einrichten eines Videokonferenzkalenders“ auf Seite 1-2
•
„Konfigurieren der Nachverfolgung von Teilnehmerantworten durch das
Videokonferenzsystem“ auf Seite 1-4
•
„Eingeben der Anmeldeeinstellungen des Polycom Scheduling Plug-In“
auf Seite 1-5
•
„Anzeigen der Version des Scheduling Plug-In“ auf Seite 1-5
•
„Deinstallieren des Scheduling Plug-In“ auf Seite 1-6
Installieren des Scheduling Plug-In für Outlook
Zum Installieren des Scheduling Plug-In für Outlook benötigen Sie Folgendes:
Polycom, Inc.
•
Microsoft Outlook 2000 SR-1 oder später oder Outlook 2003 SP2 oder
später
•
Einen Internet-Browser
•
Adobe® Flash® Player 9.0 (verfügbar unter www.adobe.com)
•
Die IP-Adresse des lokalen Polycom-Videokonferenzsystems (Polycom®
Converged Management Application 5000™ oder ReadiManager-System)
sowie Ihren Benutzernamen, Ihr Kennwort und Ihre Domäne für das
betreffende System. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem
Videokonferenz-Systemadministrator.
1–1
Polycom Planungshandbuch für Microsoft Outlook
So installieren Sie das Scheduling Plug-In für Outlook
1
Stellen Sie sicher, dass Microsoft Outlook geschlossen ist.
2
Öffnen Sie einen Browser und geben Sie in das Feld Adresse die
IP-Adresse des Videokonferenzsystems ein.
3
Wenn der Anmeldebildschirm des Videokonferenzsystems angezeigt
wird, geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.
4
Wählen Sie ggf. eine andere Sprache oder Domäne aus.
5
Klicken Sie auf Anmeldung.
6
Klicken Sie auf der Symbolleiste des Videokonferenzsystems auf
Downloads.
7
Klicken Sie auf Polycom Scheduling Plug-In für Microsoft Outlook.
8
Speichern Sie die Installationsdatei auf Ihrem lokalen Computer.
9
Schließen Sie den Download-Bildschirm und klicken Sie auf Abmeldung.
10 Führen Sie die Installationsdatei durch Doppelklicken auf die
heruntergeladene Datei aus und befolgen Sie die Installationsanweisungen.
Lesen Sie die Lizenzvereinbarung, wenn Sie dazu aufgefordert werden,
klicken Sie auf Übernehmen, um die Bedingungen zu akzeptieren, und
setzen Sie den Vorgang fort.
Einrichten eines Videokonferenzkalenders
Zur Planung von Videokonferenzen müssen Sie zunächst einen
Videokonferenzkalender einrichten. Sie können entweder den
Videokonferenzkalender mit Ihrem vorhandenen Microsoft
Outlook-Systemkalender verknüpfen oder zwei separate Kalender führen.
Hinweis
Microsoft Outlook verfolgt die Antworten der Teilnehmer nur bei Konferenzen, die
im Kalender des Outlook-Systems geplant sind. Wenn Sie zwei verschiedene
Kalender führen, kann Microsoft Outlook die Antworten auf Konferenzen, die im
Videokonferenzkalender geplant sind, nicht verfolgen.
So verknüpfen Sie einen Videokonferenzkalender mit Ihrem bestehenden
Kalender
1
Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Kalender und
wählen Sie die Option Eigenschaften aus.
Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird auf der Registerkarte
Allgemein geöffnet.
1–2
Polycom, Inc.
Einrichten des Polycom® Scheduling Plug-In für Microsoft® Outlook®
3
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bereitstellen in diesem Ordner mit
die Option Polycom Videokonferenz aus und klicken Sie auf OK.
So erstellen Sie einen separaten Videokonferenzkalender
1
Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2
Wählen Sie die Optionsfolge Datei > Neu > Ordner.
Das Dialogfeld Neuen Ordner erstellen wird angezeigt.
3
Geben Sie im Feld Name einen neuen Kalendernamen ein (z. B.:
Videokonferenzkalender).
4
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ordner enthält Elemente des Typs
die Option Kalender aus und klicken Sie auf OK.
5
Wählen Sie auf der Symbolleiste von Microsoft Outlook die Optionsfolge
Extras > Formulare > Formular auswählen aus.
Das Dialogfeld Formular wählen wird angezeigt.
6
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Suchen in die Option Vorlagen im
Dateisystem aus und klicken Sie auf Durchsuchen.
7
Wechseln Sie zu Programme > Polycom > Polycom Scheduler Outlook
Plug-In und klicken Sie auf OK.
8
Wählen Sie Polycom Videokonferenz und klicken Sie auf Öffnen.
9
Wählen Sie auf der Symbolleiste von Microsoft Outlook die Optionsfolge
Extras > Formulare > Formular veröffentlichen aus.
Das Dialogfeld Formular veröffentlichen unter wird angezeigt.
10 Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie in der Dropdown-Liste
Suchen in den in Schritt 3 erstellten Kalender aus.
11 Geben Sie im Feld Anzeigename einen neuen Formularnamen ein und
klicken Sie auf Veröffentlichen.
12 Schließen Sie das Kalenderelement, ohne es zu speichern.
13 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol Kalender
und wählen Sie die Option Eigenschaften aus.
Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird auf der Registerkarte
Allgemein geöffnet.
14 Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bereitstellen in diesem Ordner mit
das in Schritt 11 erstellte Formular aus und klicken Sie auf OK.
Polycom, Inc.
1–3
Polycom Planungshandbuch für Microsoft Outlook
Konfigurieren der Nachverfolgung von Teilnehmerantworten
durch das Videokonferenzsystem
Microsoft Outlook verfolgt automatisch die Antworten der Teilnehmer auf
Konferenzanfragen durch das Videokonferenzsystem, wie auch andere
Konferenzanfragen durch Anzeigen von Antwort-E-Mails.
Das Videokonferenzsystem verfolgt standardmäßig auch automatisch die
Antworten der Teilnehmer, wenn Microsoft Outlook Antwort-E-Mails
anzeigt. Für diese automatische Antwortverfolgung ist jedoch die Interaktion
mit dem Videokonferenzsystem erforderlich, wodurch die
Konferenzinformationen geändert werden könnten.
Zwei Konfigurationseinstellungen steuern die Nachverfolgung der
Teilnehmer:
•
Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen. Mit dieser Einstellung
können Sie die automatische Antwortverfolgung im
Videokonferenzsystem ausschalten. Microsoft Outlook verfolgt die
Antworten weiterhin automatisch, das Videokonferenzsystem jedoch
nicht.
•
Aktualisierung Senden bei Verarbeitung Annehmen/Ablehnen. Wenn
Sie Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen wählen, verwenden
Sie diese Einstellung, um auszuwählen, ob das Videokonferenzsystem
Updates an Teilnehmer mit den neuen Anwahlinformationen senden soll,
wenn durch die Verarbeitung von Annehmen-/Ablehnen-Antworten
Konferenzanwahlinformationen geändert wurden.
So konfigurieren Sie die automatische Verfolgung durch das
Videokonferenzsystem
1–4
1
Klicken Sie auf der Microsoft Outlook-Symbolleiste auf Video.
2
Aktivieren Sie (zum Annehmen) oder deaktivieren Sie (zum Ablehnen)
Automatische Verfolgung Annehmen/Ablehnen.
3
Wenn Sie die automatische Verfolgung in Schritt 2 angenommen haben,
aktivieren Sie (zum Senden) oder deaktivieren Sie (zum Deaktivieren des
Sendens) die Option Aktualisierung Senden bei Verarbeitung
Annehmen/Ablehnen.
Polycom, Inc.
Einrichten des Polycom® Scheduling Plug-In für Microsoft® Outlook®
Eingeben der Anmeldeeinstellungen des Polycom Scheduling
Plug-In
Der Konferenzsystemadministrator hat für Sie einen Benutzernamen und ein
Kennwort im Polycom-Videokonferenzsystem eingerichtet. Bevor Sie eine
Videokonferenz planen können, müssen Sie diese Anmeldeeinstellungen in
das Plug-In eingeben.
So geben Sie Ihre Anmeldeeinstellungen für das Videokonferenzsystem ein
1
Wählen Sie auf der Microsoft Outlook-Symbolleiste die Optionsfolge
Video> Einstellungen aus.
Das Dialogfeld Anmeldeeinstellungen desPolycom Scheduling Plug-In
wird geöffnet.
2
Geben Sie die die gleichen Werte für Benutzername, Kennwort,
Server-IP-Adresse und Domäne ein wie beim Herunterladen des
Scheduling Plug-In.
3
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis
Sie können diese Einstellungen jederzeit durch Auswahl von Video >
Einstellungen anzeigen und ändern.
Anzeigen der Version des Scheduling Plug-In
Wenn bei der Planung von Konferenzen über das Scheduling Plug-In
Probleme auftreten, müssen Sie möglicherweise die Version des Scheduling
Plug-In ermitteln.
So zeigen Sie die Version des Scheduling Plug-In an
>> Wählen Sie im Lotus Notes-Kalender die Optionsfolge Video > Info zu
Polycom Scheduling Plug-In aus.
In einem Dialogfeld wird die Versionsnummer des Plug-In angezeigt.
Polycom, Inc.
1–5
Polycom Planungshandbuch für Microsoft Outlook
Deinstallieren des Scheduling Plug-In
Wenn Sie das Scheduling Plug-In für Outlook deinstallieren, müssen Sie das
Standard-Kalenderformular wiederherstellen und das
Videokonferenzformular entfernen.
So deinstallieren Sie das Scheduling Plug-In
>> Führen Sie die normalen Deinstallationsvorgänge unter
Systemsteuerung > Software aus.
So stellen Sie das Standard-Kalenderformular wieder her und entfernen das
Videokonferenzformular
1
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Kalender und
wählen Sie die Option Eigenschaften aus.
Das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften wird angezeigt.
2
Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein in der Dropdown-Liste
Bereitstellen in diesem Ordner mit die Option Termin aus.
3
Gehen Sie auf der Registerkarte Formulare wie folgt vor:
a
Wählen Sie Videokonferenz aus und klicken Sie auf Verwalten.
Das Dialogfeld Formular-Manager wird angezeigt.
4
1–6
b
Wählen Sie den in Schritt 3 auf Seite 1-3 erstellten
Videokonferenzkalender aus.
c
Klicken Sie auf Löschen und dann auf Ja, um den Löschvorgang zu
bestätigen.
d
Klicken Sie auf Schließen.
Klicken Sie auf OK.
Polycom, Inc.
2
Planen von Videokonferenzen
In diesem Kapitel wird die Verwendung des Polycom® Scheduling Plug-In
für Microsoft® Outlook beschrieben.® Das Kapitel umfasst folgende Themen:
•
„Planen von Videokonferenzen“ auf Seite 2-1
•
„Bearbeiten einer geplanten Konferenz“ auf Seite 2-4
Neben diesen Vorgehensweisen unterstützt das
Polycom-Videokonferenzsystem alle Standardvorgänge in Microsoft Outlook
zur Neuplanung und Absage von Terminen. Informationen zu diesen
Vorgehensweisen finden Sie in der Online-Hilfe zu Microsoft Outlook.
Planen von Videokonferenzen
So planen Sie eine Videokonferenz
1
Öffnen Sie den Microsoft Outlook-Kalender oder den
Videokonferenzkalender.
Hinweis
Microsoft Outlook verfolgt die Antworten der Teilnehmer nur bei Konferenzen, die
im Kalender des Outlook-Systems geplant sind. Wenn Sie zwei verschiedene
Kalender führen, kann Microsoft Outlook die Antworten auf Konferenzen, die im
Videokonferenzkalender geplant sind, nicht verfolgen.
2
Klicken Sie auf der Symbolleiste von Microsoft Outlook auf Aktionen
und wählen Sie die Option Neue Polycom-Video-/Audio-Konferenz.
Hinweis
Wählen Sie nicht die Option Besprechung planen. In diesem Fall wird nicht das
Videokonferenzsystem verwendet.
Ein Formular mit dem Titel Videokonferenz wird angezeigt.
Polycom, Inc.
2–1
Polycom Planungshandbuch für Microsoft Outlook
Wählen Sie auf der Registerkarte Termin die Optionsfolge Aktionen>
Teilnehmer einladen und fügen Sie die Namen hinzu.
3
— Wenn Sie Teilnehmer aus Ihrer Systemdomäne hinzufügen möchten,
klicken Sie auf An, und wählen Sie im Dialogfeld Teilnehmer und
Ressourcen auswählen erforderliche Teilnehmer, optionale
Teilnehmer und Räume aus.
— Wenn Sie Gastteilnehmer (Teilnehmer von außerhalb Ihrer
Systemdomäne) hinzufügen möchten, geben Sie die entsprechenden
E-Mail-Adressen ein.
Wenn Sie Teilnehmer und Räume hinzufügen, werden diese auf
der Registerkarte Video-Ressourcen angezeigt (beschrieben unter
Schritt 8).
4
Geben Sie einen Konferenznamen in das Feld Betreff ein und legen Sie
einen Wert für Beginnt um und Endet um fest.
5
To stellen Sie die Konferenz als wiederkehrende Konferenz ein:
a
Klicken Sie auf Serientyp und legen Sie im Dialogfeld Terminserie
Folgendes fest:
»
Häufigkeit der Wiederholung (Täglich, Wöchentlich oder
Monatlich)
Hinweise
•
Wenn Sie eine Konferenz geplant haben, können Sie später nicht mehr ändern,
ob sie wiederkehrend ist oder nicht.
•
Das Videokonferenzsystem unterstützt nicht die Wiederholungshäufigkeit
Jährlich oder die Seriendauer Kein Enddatum.
»
Serienbereich (Beginn (Datum) und Endet nach (Anzahl von
Instanzen) oder Endet am (Datum)
Die maximale Anzahl von Instanzen liegt bei 52.
b
Klicken Sie auf OK.
6
Klicken Sie auf Terminplanung, um die Verfügbarkeit der Teilnehmer
anzuzeigen. Microsoft Outlook untersucht die Verfügbarkeit der
Teilnehmer.
7
Klicken Sie auf Video-Ressourcen, um die Geräteverfügbarkeit
anzuzeigen. Das Videokonferenzsystem verfolgt die
Geräteverfügbarkeit.
8
Aktivieren Sie Polycom Videokonferenz verwenden und legen Sie nach
Bedarf folgende Konferenzfunktionen fest:
a
Bei einer Konferenz vom Typ Nur Audio müssen Sie die Option
Konferenztyp aktivieren und ändern.
Die Standardvorlage wird in Standard-Audiovorlage geändert.
2–2
Polycom, Inc.
Planen von Videokonferenzen
Hinweis
Wenn Sie eine Nur Audio-Konferenz erstellen, wird die Konferenz automatisch als
Eingehend identifiziert und es ist eine MCU erforderlich.
b
Wenn Sie eine andere als die Standardvorlage verwenden möchten,
wählen Sie eine andere Vorlage aus der Liste aus.
Hinweise
•
Eine Konferenzvorlage ist eine Sammlung von Einstellungen, die im
Videokonferenzsystem gespeichert werden. Wenn Sie eine Konferenz planen,
wird die Standardvorlage ausgewählt. Wenn Ihr Systemadministrator andere
Vorlagen zu Ihrer Verwendung erstellt hat, können Sie möglicherweise eine
andere Vorlage auswählen, um den eingeladenen Personen eine andere
Konferenzerfahrung zu bieten.
•
Wenn Sie die Rolle und die Berechtigungen des erweiterten Planers innehaben,
wird die Schaltfläche Konferenzeinstellungen bearbeiten angezeigt.
Informationen zu den erweiterten Planungsfunktionen finden Sie unter
„Anwenden erweiterter Konferenzeinstellungen auf Videokonferenzen“ auf
Seite 3-1.
Legen Sie das Datum und die Uhrzeit der Konferenz entsprechend der
Verfügbarkeit der Teilnehmer und der Geräte fest.
9
a
Überprüfen Sie die Spalte Anrufinformationen, um sicherzustellen,
dass jeder Teilnehmer über den erforderlichen Endpunkt verfügt.
Wählen Sie gegebenenfalls die Option Bearbeiten für den Teilnehmer
und ändern Sie die Anrufinformationen, einschließlich der Art und
Weise, wie der Teilnehmer der Konferenz beitritt.
Hinweise
Polycom, Inc.
•
Wenn ein Teilnehmer als In Person teilnehmend angezeigt wird, ist es
möglicherweise sinnvoll, Ihren Videokonferenz-Systemadministrator darum zu
bitten, manuell ein Gerät mit dem Benutzerdatensatz für diesen Teilnehmer zu
verknüpfen. Kehren Sie dann zu dieser Vorgehensweise zurück, und wählen
Sie das betreffende Gerät für den Teilnehmer aus.
•
Sie können Anrufinformationen für Teilnehmer, die als In Person teilnehmend
angezeigt werden, auch manuell festlegen.
•
Standardmäßig werden Gastteilnehmer als In Person teilnehmend angezeigt.
»
Setzen Sie für Teilnehmer mit Audio-Endpunkten den
Anwahltyp auf „IP“ oder „ISDN“, je nachdem, was zutrifft.
»
Legen Sie für Teilnehmer mit Video-Endpunkten die
Einstellungen für Bitrate und Anwahloptionen fest. (Sie können
die Verbindungsgeschwindigkeit für einen Endpunkt auf die
Geschwindigkeit einstellen, die in der Konferenzvorlage
festgelegt ist.)
2–3
Polycom Planungshandbuch für Microsoft Outlook
»
b
Legen Sie für Teilnehmer, die als In Person teilnehmend
angezeigt werden, bei Bedarf die Methode auf Ausgehend fest
und geben Sie die Nummer des Teilnehmers ein.
Klicken Sie auf OK.
10 Wenn Sie die gewünschten Teilnehmer hinzugefügt haben, können Sie
ihnen Verantwortlichkeiten zuweisen:
a
Wenn Sie einen Teilnehmer als Redner einsetzen möchten, wählen Sie
den Namen des gewünschten Teilnehmers aus der Liste im Feld
Redner aus.
b
Wenn Sie einen Teilnehmer als Video-Kontrollperson einsetzen
möchten, wählen Sie den Namen des gewünschten Teilnehmers aus
der Liste im Feld Video-Kontrollperson aus.
Hinweise
•
Wenn die Funktionen Redner bzw. Video-Kontrollperson nicht verfügbar sind,
unterstützt die ausgewählte Vorlage diese Funktionen nicht.
•
Ein Teilnehmer kann nur dann Redner sein, wenn er über ein einstellbares
Videogerät verfügt.
11 Klicken Sie auf Senden.
Wenn Sie vom System gewarnt werden, dass Planungsprobleme
aufgetreten sind, beheben Sie diese jetzt. Typische Probleme sind nicht
verfügbare Endpunkte, belegte Räume oder unzureichende Bandbreite.
Das Videokonferenzsystem überprüft, ob die Bandbreiten- und andere
Videoressourcen verfügbar sind und reserviert diese.
Microsoft Outlook fügt die Konferenz in den entsprechenden Kalender
ein und sendet eine Einladung an die einzelnen Teilnehmer. Die
Einladung enthält Informationen über den Endpunkt, den der Teilnehmer
verwenden sollte, sowie die Einwahlnummer und den PIN-Code.
Teilnehmer, die einen anderen Video-Endpunkt verwenden möchten,
sollten sich an Sie oder an den Operator des Videokonferenzsystems
wenden, um die Konferenzeinstellungen zu ändern.
Bearbeiten einer geplanten Konferenz
Sie können zukünftige geplante Konferenzen bearbeiten. Aktive oder
vergangene Konferenzen können Sie nicht bearbeiten. Außerdem können die
folgenden Änderungen nicht vorgenommen werden:
•
2–4
Eine nicht wiederkehrende Konferenz in eine wiederkehrende Konferenz
oder eine wiederkehrende Konferenz in eine nicht wiederkehrende
Konferenz umwandeln
Polycom, Inc.
Planen von Videokonferenzen
•
Eine Microsoft Outlook-Audiokonferenz in eine Videokonferenz oder
eine Videokonferenz in eine Microsoft Outlook-Audiokonferenz
umwandeln
Wenn Sie eine wiederkehrende Konferenz bearbeiten, gelten die Änderungen
für alle zukünftigen Instanzen der Konferenz, jedoch nicht für vergangene
oder aktuelle Konferenzinstanzen.
Vorsicht
Wenn Sie eine Instanz einer wiederkehrenden Konferenz bearbeiten und später die
gesamte Serie von Konferenzen bearbeiten, gehen die Änderungen, die Sie für die
eine Instanz vorgenommen haben, verloren.
Hinweis
Wenn eine Konferenz geplant ist, werden die Konferenzeinstellungen durch das
Bearbeiten der Konferenz und das Auswählen einer anderen Vorlage nicht
geändert. Das Videokonferenzsystem speichert die Vorlage nicht als Teil der
Konferenzinformationen, sondern nur die Einstellungen, die bei der Erstellung der
Konferenz ausgewählt wurden. Wenn Sie eine andere Vorlage verwenden
möchten, müssen Sie die Konferenz löschen und neu erstellen.
So bearbeiten Sie eine zukünftige Konferenz
1
Öffnen Sie den Microsoft Outlook-Kalender oder den Kalender des
Videokonferenzsystems.
2
Doppelklicken Sie auf die gewünschte Konferenz.
Das Formular Polycom-Video-/Audio-Konferenz wird angezeigt.
3
Wenn Sie bei der Erstellung der Konferenz eine andere als die
Standardvorlage verwendet haben, wenden Sie die Vorlage erneut an.
4
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen für die Konferenzdaten,
Teilnehmer, Räume oder andere Einstellungen vor. Weitere
Informationen zum Ausführen dieser Aufgaben finden Sie unter „Planen
von Videokonferenzen“ auf Seite 2-1.
5
Klicken Sie auf Speichern und schließen oder auf Aktualisierung
senden.
Das Videokonferenzsystem ändert die erforderlichen Ressourcen nach
Bedarf.
Polycom, Inc.
2–5
3
Anwenden erweiterter
Konferenzeinstellungen auf
Videokonferenzen
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie ein Benutzer mit erweiterten
Planerberechtigungen bestimmte Vorlageneinstellungen für
Videokonferenzen bearbeiten kann.
Erweiterte Konferenzeinstellungen
Benutzer mit erweiterten Planerberechtigungen können bestimmte
Vorlageneinstellungen für Videokonferenzen bearbeiten, wie hier
beschrieben. Gehen Sie jedoch mit Bedacht vor. Wenn Sie in einer Umgebung
mit gemischten MCU-Typen arbeiten (z. B. sowohl mit MGC- als auch mit
RMX 2000-Geräten) und die geplante Konferenz auf der RMX 2000-Plattform
ankommt, können einige der hier vorgenommenen Einstellungen vom
RMX-Profil überschrieben werden. Siehe Tabelle 3-1.
Hinweise
Polycom, Inc.
•
Wenn im Abschnitt Konferenzressourcen die OptionKonferenzeinstellungen
bearbeiten nicht angezeigt wird, verfügen Sie über keinen Zugriff auf diese
erweiterten Einstellungen.
•
Ein Profil ist eine Sammlung von erweiterten Konferenzeinstellungen, die sich
auf der MCU (MGC oder RMX) befinden. Nur mithilfe eines RMX-Profils können
Konferenzvorlageneinstellungen überschrieben werden. Weitere Informationen
zu Konferenzvorlagen, Profilen und Ihrer Konferenzkonfiguration erhalten Sie
von Ihrem Konferenzsystemadministrator.
•
Zwei mit derselben Vorlage geplante Konferenzen weisen möglicherweise
verschiedene Einstellungen auf und zeigen ein anderes Verhalten, wenn sie auf
verschiedenen MCU-Typen ankommen.
3–1
Polycom Planungshandbuch für Microsoft Outlook
Tabelle 3-1 Erweiterte Konferenzeinstellungen
Einstellung
Beschreibung
Konferenzkennwort
Das System weist ein vierstelliges Konferenzkennwort zu und teilt dieses
Kennwort den Teilnehmern in der E-Mail zur Konferenzbenachrichtigung mit.
Sie können dieses Kennwort in eine andere vierstellige Zahl ändern.
Kontrollperson aktivieren
Sie können eine Video-Kontrollperson wählen, die die Konferenz von ihrem oder
seinem Videoendpunkt aus kontrolliert. Die Video-Kontrollperson muss über einen
Video-Endpunkt verfügen. Für Konferenzen mit Kontrollperson ist eine MCU
erforderlich.
Hinweise
•
Wenn für die Konferenzvorlage der Parameter Kontrollperson für Konferenz
erforderlich aktiviert ist, wird Kontrollperson aktivieren automatisch
ausgewählt und kann nicht geändert werden.
•
Wenn eine Konferenz auf einer RMX 2000 MCU geplant ist und
Kontrollperson für Konferenz erforderlich nur für das RMX-Profil
ausgewählt wurde, jedoch nicht für die Vorlage, und die Konferenz ohne eine
Kontrollperson geplant ist, befinden sich alle Benutzer im Wartemodus und
können nicht an der Konferenz teilnehmen.
Kennwort Kontrollperson
Wenn Sie die Option „Kontrollperson aktivieren“ gewählt haben, geben Sie ein
vierstelliges Kennwort ein, das die Video-Kontrollperson an ihrem Endpunkt
eingeben muss, um die Kontrolle zu übernehmen. Das Videokonferenzsystem
sendet eine separate E-Mail mit diesem Kennwort an die Video-Kontrollperson. Es
ist nicht in der E-Mail zur Konferenzbenachrichtigung enthalten.
Anwahloptionen
Sie haben drei Möglichkeiten:
•
Wenn Sie eine Konferenz erstellen möchten, für die allen Konferenzteilnehmern
Anwahlinformationen und ein bestimmter PIN-Code zugewiesen werden,
wählen Sie die Einstellung Eingehend. Mit dieser Einstellung kann sich ein
beliebiger Audio- oder Videoendpunkt einwählen und alle Teilnehmer können
eine Verbindung zu derselben Konferenz auf der MCU herstellen.
•
Wenn Sie zu allen Teilnehmern der Konferenz hinauswählen möchten,
verwenden Sie die Einstellung Ausgehend.
•
Wenn Sie den Teilnehmern beide Optionen ermöglichen möchten, wählen Sie
Eingehend + Ausgehend.
Hinweis
Wenn Sie eine Konferenz von Eingehend zu Eingehend + Ausgehend ändern,
bleiben die ausgewählten Ressourcen auf Eingehend eingestellt. Sie müssen
diese manuell ändern.
Immer MCU verwenden
3–2
Mit dieser Einstellung wird die Konferenz auf eine MCU gezwungen und es wird
verhindert, dass sich die Videoendpunkte direkt miteinander verbinden. Diese
Einstellung wird automatisch ausgewählt und kann nicht geändert werden, wenn
als Konferenztyp Nur Audio festgelegt ist oder wenn Kontrollperson aktivieren
ausgewählt ist.
Polycom, Inc.
Anwenden erweiterter Konferenzeinstellungen auf Videokonferenzen
Tabelle 3-1 Erweiterte Konferenzeinstellungen
Einstellung
Beschreibung
Videomodus
Bestimmt die erstmalige Bildschirmanordnung auf dem Monitor eines Endpunkts für
eine Mehrpunktkonferenz, für die eine MCU erforderlich ist. Dabei gibt es folgende
Optionen:
Bitrate
•
Wechseln
Gibt an, dass die Anzeige sich bei jedem Wechsel des
Sprechers ändert und jeder den aktuellen Sprecher sieht.
•
Ständige Anwesenheit Zeigt verschiedene Bereiche auf dem Bildschirm an,
wobei jeder einen anderen Teilnehmer enthält, sodass Sie alle
Konferenzteilnehmer gleichzeitig sehen können. Sie können ein bestimmtes
Layout mit einer bestimmten Anzahl geöffneter Fenster auswählen.
•
Automatisches Layout ist ein Layout für eine ständige Anwesenheit, bei dem
die Anzahl der Bildschirme und erforderlichen Ports durch die Anzahl der
Teilnehmer festgelegt wird.
Legt die maximale Verbindungsgeschwindigkeit für die Endpunkte in der Konferenz
fest. Einzelne Endpunkte, die eine geringere Verbindungsgeschwindigkeit
festlegen, stellen eine Verbindung mit dieser geringeren Geschwindigkeit her.
Endpunkte, die eine höhere Verbindungsgeschwindigkeit festlegen, stellen eine
Verbindung mit der in der Konferenzvorlage angegebenen Geschwindigkeit her.
Wenn Sie eine höhere Geschwindigkeit wählen, als vom Endpunkt unterstützt wird,
wird die Geschwindigkeit für diesen Endpunkt verringert; in der Konferenz wird
jedoch auf den Endpunkten, die diese unterstützen, die
Standard-Verbindungsgeschwindigkeit verwendet. Wenn Sie die Anrufe über einen
Endpunkt mit einer eingebetteten MCU tätigen, hängt das Verhalten von den
Funktionen dieses Geräts ab.
Wenn die Wählgeschwindigkeit höher ist als die Anzahl der Kanäle, die im
H.320-Service für den Endpunkt definiert sind, erhalten Sie eine Warnung. Wenn
Sie fortfahren möchten, senken Sie die Wählgeschwindigkeit auf eine geringere
oder die gleiche Geschwindigkeit wie die ISDN-Geschwindigkeit des Endpunkts ab.
Eine höhere Geschwindigkeit ist in Konferenzen für Videoübertragungen mit hoher
Qualität wichtig. Da höhere Geschwindigkeiten eine größere Bandbreite benötigen,
kann die Planung einer Konferenz mit hoher Bandbreite die Anzahl von
Konferenzen beschränken, die Sie gleichzeitig reservieren können.
Hinweis
Die Bitrate im RMX-Profil hat Vorrang vor der Bitrate in den
Konferenzeinstellungen.
Polycom, Inc.
3–3
Polycom Planungshandbuch für Microsoft Outlook
Tabelle 3-1 Erweiterte Konferenzeinstellungen
Einstellung
Beschreibung
People+Content
Steuert die Fähigkeit eines Endpunkts, zwei Datentypen – einen Data-Stream und
einen Video-Stream – über dieselbe Bandbreite zu senden, um Personen und
Inhalte anzuzeigen. Der empfangende Endpunkt bearbeitet die beiden
Video-Streams unterschiedlich und die Anzeige erfolgt möglicherweise auf
separaten Bildschirmen oder über den Video Switching-Modus.
Endpunkte, die die ausgewählte Methode nicht unterstützen, werden entweder per
Video über IP oder einfach per Audio über ISDN verbunden.
Wählen Sie eine der folgenden verfügbaren Einstellungen:
•
Keine. Wählen Sie diese Option, wenn keine Dual-Data-Streams erforderlich
sind.
•
People+Content. Durch diese Option werden die H.239-Dual-Streams für
Endpunkte (entsprechend dem Industriestandard) aktiviert, die
H.239-Dual-Streams oder die Polycom People+Content-Dual-Streams für
ältere Polycom-Endpunkte ohne H.239-Funktionen unterstützen.
•
People and Content VO. Diese Polycom-eigene Technologie funktioniert bei
PictureTel-Endpunkten. Wählen Sie diese Option für ältere Endpunkte aus.
•
Visual Concert PC Wählen Sie diese Option für die Verwendung mit Polycom
ViewStation MP/512/SP/323-Endpunkten aus.
•
Visual Concert FX Wählen Sie diese Option für die Verwendung mit Polycom
ViewStation FX/EX- und VS400-Endpunkten aus.
•
Duo Video. Diese Einstellung unterstützt IP und ISDN und ist bei
Tandberg-Endpunkten verfügbar, bei denen ein Teil der Konferenz als die
Videokonferenz und der andere Teil als die Präsentationskonferenz festgelegt
ist.
Hinweis
Die MCU erfordert, dass Konferenzen mit People+Content mindestens eine
Geschwindigkeit von 192 K aufweisen.
3–4
Polycom, Inc.
Anwenden erweiterter Konferenzeinstellungen auf Videokonferenzen
Tabelle 3-1 Erweiterte Konferenzeinstellungen
Einstellung
Beschreibung
T.120-Modus
Wählt die Protokolle und Spezifikationen für Mehrpunkt-Datenkommunikation.
Wählen Sie aus dem Menü T.120 die Geschwindigkeit für die T.120-Verbindung
aus. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um die besten Kombinationen für Ihre
Konferenz zu ermitteln. Wenn Sie den T.120-Modus deaktivieren möchten, wählen
Sie Keine aus.
Wenn Sie T.120 auswählen, stehen je nach Endpunkt und Software des
Teilnehmers folgende Optionen zur Verfügung:
•
Anwendungs-Sharing. Ermöglicht die gemeinsame Arbeit von zwei oder mehr
Teilnehmern an demselben Dokument oder derselben Anwendung, auch dann,
wenn nur ein Teilnehmer über die Anwendung verfügt. Beim
Anwendungs-Sharing startet ein Teilnehmer die Anwendung, die dann
gleichzeitig auf allen anderen Computern ausgeführt wird.
•
Dateiübertragung. Ermöglicht es den Teilnehmern, sich gegenseitig Dateien
zu schicken.
•
Chat oder Whiteboard. Ermöglicht den Teilnehmern die schriftliche
Kommunikation.
Die Teilnehmer können sich in all diesen Modi gegenseitig sehen und hören.
Hinweis
Diese Einstellung gilt nur für MGC-Konferenzen.
Bearbeiten erweiterter Konferenzeinstellungen
Sie können Konferenzeinstellungen nur für geplante Konferenzen bearbeiten.
Es ist nicht möglich, Konferenzeinstellungen für aktive Konferenzen zu
bearbeiten.
So bearbeiten Sie die Konferenzeinstellungen
Polycom, Inc.
1
Wenn Sie auf der Registerkarte Konferenzressourcen eine Konferenz
hinzufügen oder eine geplante Konferenz bearbeiten möchten, klicken
Sie auf Konferenzeinstellungen bearbeiten.
2
Falls erforderlich, bearbeiten Sie die Konferenzeinstellungen. Die
Einstellungen, die Sie bearbeiten können, hängen von der gewählten
Vorlage ab.
3
Klicken Sie auf OK.
3–5
Index
A
Ändern einer Konferenz 2–4
Anmeldeeinstellungen 1–5
Anwahloptionen
Festlegen für eine Konferenz 3–2
Anwahltyp, Einstellung
Einstellung
Anwahltyp 2–3
Ausgehend (Einstellung)
Einstellung
Ausgehend 2–4
B
Bandbreite
siehe Verbindungsgeschwindigkeit 3–3
Bearbeiten von erweiterten
Konferenzeinstellungen 3–5
Betreff einer Konferenz 2–2
Bitrate (Einstellung) 2–3
D
Data-Stream (mit Video) 3–4
Datum und Uhrzeit der Konferenz 2–2
E
Einstellung
Bitrate 2–3
Immer MCU verwenden 3–2
Einstellungen
Anmeldung 1–5
Anwahloptionen 3–2
Einstellungen, erweiterte
Konferenzeinstellungen 3–1
Einwahloption 3–2
erweiterte Konferenzeinstellungen 3–1
Kontrolle durch Kontrollperson 3–2
Erzwingen der MCU-Verwendung 3–2
Polycom, Inc.
H
Hinauswahloption 3–2
I
Immer MCU verwenden, Einstellung 3–2
Installieren des Scheduling Plug-In 1–1
K
Kennwort
Konferenz 3–2
Kontrollperson 3–2
Konferenz
Einstellungen, erweitert 3–1
Festlegen der Verbindungsgeschwindigkeit
3–3
Kennwort 3–2
Konferenzen
Ändern der Information 2–4
einstellen als wiederkehrend 2–2
planen 2–1–2–4
Konferenzinformationen
Betreff 2–2
Datum und Uhrzeit 2–2
Kontrolle durch Kontrollperson 3–2
Kontrollperson 2–4
Kennwort 3–2
M
MCU
Verwendung erzwingen 3–2
Mehrpunktanrufe
Einstellung
Videomodus 3–3
Modifizieren einer Konferenz 2–4
Modus
Video 3–3
O
Optionen
wählen 2–3
Index – 1
Polycom Scheduling Guide for Microsoft Outlook
P
People+Content 3–4
planen
erweiterte Konferenzeinstellungen 3–1
Planen einer Konferenz 2–1–2–4
Plug-In. Siehe Scheduling Plug-In
R
Redner 2–4
S
Scheduling Plug-In
Anmeldeeinstellungen 1–5
Ermitteln der Version 1–5
installieren 1–1
T
T.120 3–5
Index – 2
U
Uhrzeit und Datum der Konferenz 2–2
V
Verbindungsgeschwindigkeit, Einstellung 3–3
Version des Scheduling Plug-In /
Software-Version 1–5
Video
Kontrollperson 2–4
wechseln 3–3
Videokonferenzen. Siehe Konferenzen
Videomodus 3–3
ständige Anwesenheit 3–3
wechseln 3–3
W
wählen
Optionen 2–3
wechseln
Videomodus 3–3
wiederkehrende Konferenzen 2–2
Polycom, Inc.