C[act]

C[act]
C[act]
„Handeln Sie“ und
gestalten Sie ihren
analogen Aktenworkflow
•
MDK Forderungsmanagement
•
Complianceworkflow
•
Nachweis der Vollständigkeit
•
mfassendes Reporting zur
U
Kostensenkung
C[act]
C[act] – die moderne
Nun startet C[act] die Mahnfunktion. Sobald die
Akte im Archiv eintrifft, überwacht C[act] den hauseigenen Aktenworkflow.
Das Aktenverwaltungssystem C[act] dient zur Verwaltung einfacher und komplexer Papierarchive,
sowie zur dokumentierten Aktenausgabe an einen
Dienstleister und der Überwachung des Digitalisierungsprozesses. Durch die Verschärfung der Bearbeitungsfristen der MDK-Richtlinien müssen Akten
in bestimmten Zeiträumen effektiv und zeitgerecht
verarbeitet (gescannt) werden. C[act] steuert erfolgreich das Akten-Forderungsmanagement in Ihrem
Haus. C[act] überwacht einen zügigen Aktenworkflow nach Entlassung des Patienten, mahnt und fordert die Akten bis hin zur fristgerechten Aktendigitalisierung. Das sichert Ihre Erträge. Die Akten sind im
vorgeschriebenen Zeitraum für MDK-Prüfungen verfügbar. C[act] ist ein realer Managementbaustein
um den Aktenworkflow Ihres Hauses in den Griff zu
bekommen.
C[act] Arbeitsablauf
Aktenverwaltung
Das Produkt ist spezialisiert auf die Aktenverwaltung. Die Basiskomponenten sowie ein im Archiv benutzbarer Client mit der vollen Archivfunktionalität
sind unter dem aktuellsten Microsoft.net™ Framework 3.5 und 4 geschrieben worden.
Funktionsweise C[act]:
C[act] verfügt über einen eigenen HL7 Server mit
komplett integrierter HL7 Level 2.2, 2.3 bis 3.0
Parametrierung. C[act] kann schon bei der Aufnahme zur Anlage einer Handakte und zum Ausdruck
von Patientenetiketten für lebenslange oder auch
Fallakten genutzt werden. Voraussetzung ist die
Aufnahme eines Patienten im klinischen Informationssystem (KAS / KIS). Mit Aufnahme eines Patienten im klinischen Informationssystem kann die
volle Interaktion zwischen KIS / KAS und C[act] zur
Aktenrückverfolgung beginnen. Wenn eine Aktendurchlaufkontrolle über C[act] realisiert werden soll,
müssen die Stationen mit Barcodereadern (Pistolen) ausgestattet werden. Normalerweise erhält die
Akte jedoch erst beim Eingang in das Zentralarchiv
C[act], sofort nach Entlassung eines Patienten, vom
führenden System eine HL7-Entlassmeldung.
Bei einer Aufnahme durch das KIS wird automatisch
eine Akte in C[act] angelegt. Die Anlage einer Akte
wird systemseitig (virtuell) vollautomatisch durch
den Empfang einer A01-Meldung durchgeführt und
zieht keinen händischen Aufwand nach sich.
Bei der Entlassung eines Patienten erhält C[act]
erneut eine HL7-Meldung und startet die Überwachung der Mahnfristen. Dieser Vorgang ist systemimmanent und bezogen auf die Ordnungseinheiten
und Personen. Die Mahndauer ist customizebar. Bei
Nichteinhaltung von Bearbeitungsfristen wird eine
OE-gebundene Mahnmail mit allen anzumahnenden Fallakten an eine im Active Directory hinterlegte
Mailadresse gesendet. Dokumentenentleihen werden unter Angabe/Dokumentation, der Person oder
Institution dem Mahnverfahren unterzogen, sollten
aber bei richtiger Nutzung von C[act] gar nicht notwendig sein, da das Ziel ist, die Akte so schnell als
möglich zu digitalisieren (scannen).
Über ein weiteres Modul werden Akten zur Verarbeitung durch einen externen Dienstleister in Kisten
eingebucht. Die Funktion zur Ausgabe der Akten
an einen externen Dienstleister ermöglicht auch
die automatisierte Ausgabe von Ausfasslisten und
Lieferscheinen. Papierakten, die zur Qualitätssicherung nach der Digitalisierung an den Kunden zurück
gesendet werden, können kontrolliert und in C[act]
vermerkt werden. Auch die Verarbeitungszeiten des
Dienstleisters werden gebenchmarkt.
C[act]
C[act] Modulbeschreibung
[Akten einbuchen]
Bei Ankunft einer Akte/eines Datenträgers an
der dafür vorgesehenen Verbuchungsstelle
wird der Akteneingang oder der Eingang eines
Datenträgers mit Angabe des Fundorts (Raum,
Regal etc.) eingebucht. Dies ermöglicht ein
schnelles Wiederfinden einer Akte im Archiv.
C[act]
[Userverwaltung]
Grundsätzlich gelten für C[act] alle Regeln des
kompletten C[see] Systems für die Userverwaltung. Die notwendige Userverwaltung wird von
MS Active Directory übernommen.
Die AD-Gruppen können nach der Einrichtung
einer Benutzergruppe zugewiesen werden. Den
Mitarbeitergruppen können Standorte zugewiesen werden, um mit der Software mehrere
Standorte unterscheiden zu können.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Gruppen der Archivmitarbeiter verschiedene Module
zuzuordnen, mit denen die Teilnehmer arbeiten
dürfen.
Zudem ist es möglich die Mahnfristen der Papierakten sowie den Text der Mahnmail zu
hinterlegen.
C[act]
C[act]
C[act] Auswertungen
[Auswertungserstellung]
C[act] kann
erstellen:
folgende
Auswertungen
• Wurde die vorgegebene Digitalisierungsfrist vom Dienstleister eingehalten?
• Wie viele Akten sind im Moment
insgesamt entliehen?
• Welche Akten einer Kiste sind noch
nicht digitalisiert worden?
• Wie viele/Welche Akten haben/hatten
zu einem bestimmten Zeitpunkt einen
bestimmten Aktenstatus?
• Welche Akten sind nach der Entlassung
des Patienten noch nicht im Archiv
angekommen?
• Welche Akten wurden zur Qualitätskontrolle ausgebucht und welche
Informationen wurden hinterlegt?
• Erstellung einer Übersicht, die alle ausgegebenen Fallakten einer Patienten-ID
und ihren Entleiher anzeigt
• Möglichkeit, Ausfasslisten, Lieferscheine
oder Etiketten zur Kistenerstellung, die
bereits mit dem Programm generiert
worden sind, nochmals auszudrucken
C[act]
C[act]
C[act] Webclient
Um Akten über das führende System im Archiv anfordern zu können, steht der C[act]-Webclient zur
Verfügung. Bei diesem Modul handelt es sich um eine optionale, kostenpflichtige Ergänzung zur Software.
[Webclient]
Der Webclient wird in das führende System
integriert.
Wurde eine Akte im führenden System aufgerufen und über einen Button angefordert, kann
die Anforderung sofort nach Abschluss in C[act]
eingesehen und bearbeitet werden.
Der Anforderer kann eine Anforderungsbestätigung als PDF erstellen lassen.
C[act]
C[act]
MDK Anfragen
leicht gemacht – mit C[act]
Durch die neuen Regelungen für MDK-Prüfverfahren
hat sich in den Krankenhäusern seit Januar 2015
einiges geändert. Bei einem schriftlichen Verfahren
muss das Krankenhaus dem MDK entsprechende
Unterlagen innerhalb von 4 Wochen nach Anforderung in geeigneter elektronischer Form übermitteln.
Kann diese Frist nicht eingehalten werden, hat das
Krankenhaus nur Anspruch auf den unstrittigen
Rechnungsbetrag.
Die zur fristgerechten Abrechnung benötigten Daten
stecken in den meisten Krankenhäusern in unterschiedlichen Systemen – im KIS, im PACS, in der
Papierakte, in der Laborapplikation oder im digitalen Archivsystem. Dies erschwert die Einhaltung
der MDK-Fristen. Hier geht dem Krankenhaus unter
Umständen viel bares Geld verloren.
Gemeinsam mit unserem Exklusivpartner AGFA
Healthcare hat die Heydt Gruppe als Lösung ein
durchgängiges Informationskonzept für Kranken
häuser entwickelt, das es Medizincontrollern im
Krankenhaus ermöglicht, extrem schnell und effektiv
angefragte Daten an den MDK zu übermitteln, oder
für Inhouseprüfungen bereit zu stellen – digital,
datenschutzgerecht und protokolliert.
Dieses Informationskonzept ist das zentrale multimediale Enterprise-Content-Managementsystem
HYDMedia G5, die durchgängige Lösung zweier
starker Partner im Markt.
Die Rolle der Heydt Gruppe in diesem volldigitalen
Prozess ist es, fristgerecht compliance-konforme
Akten zur MDK-Prüfung zu liefern. Die Heydt Gruppe
stellt sicher, dass die papierhaften Daten zum richtigen Zeitpunkt digital bereitgestellt werden können.
Was bedeutet das in der Praxis für Krankenhäuser? IT-Leitungen müssen sich eingestehen, dass
neben der verfügbaren digitalen Information (KIS,
Labor, PACS, etc.) immer noch enorme Informationsmengen während der Behandlungsprozesse auf Papier festgehalten werden. Diese wichtigen Informationen werden in vielen Häusern nicht oder nur
ungenügend rückverfolgt und auf fristgerechte
Lieferung überwacht.
Sie müssen den digitalen Aktenteilen zeitgerecht
beigesteuert werden, damit eine für die MDK-Begutachtung nutzbare Krankenakte entsteht.
Hier steuert die Heydt Gruppe das Aktenverwaltungs- und Trackingsystem C[act], das perfekt in
Führungssysteme integrierbar ist, zum gesamten
klinischen IT-Prozess bei.
C[act]
C[act] überwacht die Entstehung von Akten und die
Akteneingänge an verschiedenen Punkten im Krankenhaus und sorgt über diverse Mahnverfahren und
Reports dafür, dass die prozessbeteiligten Aktenbestandteile rechtzeitig zur nächsten Station weitergegeben werden.
Beim Eingang von Akten ins Archiv werden alle
Aktenbestandteile getrackt und können sofort den
Scanservices der Heydt Gruppe zugeführt werden.
Während dieser Zeit sehen alle Prozessbeteiligten
in ihrer KIS-Oberfläche den jeweiligen Bearbeitungsgrad und derzeitigen Aufenthaltsort der Akte.
Um die optimale Integration der zeitnah gescannten
und indexierten Akten zu erreichen, bedarf es einer besonderen Indexierqualität für gescannte Daten, die es allen am Workflow beteiligten Systemen
ermöglicht, Rechtekonzepte, Rollen und Consentmanagement (Einwilligungsverfahren) abzubilden.
Ärzte, Pflegekräfte und andere Prozessbeteiligte
dürfen nicht merken, ob sie mit einem digital generierten Dokument oder mit einem gescannten
– vormals papierhaften – Dokument arbeiten. Das
ehemalige Papierdokument muss sich in den klinischen Workflow einbinden wie ein digital erstelltes
Systemdokument.
Damit ein Medizincontroller in einem Krankenhaus
nun optimal, schnell und effektiv Akten für MDKAnfragen zusammenstellen und übermitteln kann,
bietet ihm das HYDMedia G5 ECM-System spezielle
Sichten auf die Akten, in denen sich die von Heydt
indexierten Dokumente wie digitale Aktenbestandteile gleichrangig einsortieren.
Mit wenigen Mausklicks oder über eine Standardselektion in HYDMedia G5 können nun alle gewünschten Aktenbestandteile an den MDK übermittelt werden.
Die Heydt Gruppe und AGFA Healthcare schließen
damit den sogenannten Compliance Circle – die
komplette Einbindung aller klinischen Daten in
einen zentralen Workflowprozess über die Grenzen
des Krankenhauses hinaus.
Standardisiert – datenschutzgerecht – erprobt
– zuverlässig – zukunftssicher.
Die Heydt Gruppe – der starke Partner wenn
es um Lösungen für Patientenakten geht.
Sprechen Sie mit uns, wir haben Lösungen für
Sie!
C[act]
C[act] Basics
C[act] unterstützt die Datenbankversion MS-SQL Server.
Für die Implementation von C[act] empfehlen wir
den Einsatz eines Servers folgender Spezifikation:
Markenhersteller-Server (wir empfehlen aus
Erfahrung HP)
Konfiguration mit folgender Ausstattung:
• 19“ Rackgehäuse (Eine Höheneinheit)
• 1 x 2,66 GHz Dual Core XEON Prozessor
• 8 GB Hauptspeicher
• 4 x 250 GB SATA Festplatte
• 2 x 10/100/1000-T Netzwerk Anschluss
(Kupfer)
• Grafikinterface
• Integrierte Managementkarte
C[act] kann auch auf einem VM-Ware-Server
mit entsprechender virtueller Hardware betrieben werden.
Dazu wird folgende Ausstattung benötigt:
• 50 GB für die Systempartition
• 50 GB für Daten und Logfiles
• 50-200 GB für die Datenbank (je nach Hausgröße und Sicherungsvolumen)
Die Clients C[act] benötigen Windows, WIN 7 und höher.
Die Serverkomponenten C[act] benötigen Windows Server 2008 und höher.
Weitere Informationen:
Schreiben Sie eine Mail mit Ihren Fragen an:
info@heydt.com
Schicken Sie uns eine Anfrage unter:
http://www.heydt.com/kontakt/kontakt.html
Rufen Sie uns an unter:
+49 7472 9868-0
Wir freuen uns auf Sie!