Exchange mit Outlook 2016 - Justus-Liebig

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Hochschulrechenzentrum
Justus-Liebig-Universität Gießen
Microsoft Outlook 2016
Exchange
Exchange mit Outlook 2016
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Inhaltsverzeichnis
Vorbemerkung ................................................................................................................................... 5
Voraussetzung für die Nutzung von Exchange ............................................................................... 5
Konto in Outlook einrichten ............................................................................................................. 5
Exchange-Konto als einziges Konto einrichten ............................................................................. 6
Exchange als zusätzliches Konto einrichten .................................................................................. 8
Anmeldedaten speichern, ja oder nein? ........................................................................................ 10
LDAP-Adressbuch der JLU Gießen einbinden ............................................................................. 11
Abwesenheitsnotiz verwenden ........................................................................................................ 15
Abwesenheitsnotiz einrichten....................................................................................................... 15
Regeln festlegen ........................................................................................................................... 17
Abwesenheitsnotiz deaktivieren ................................................................................................... 18
E-Mails als Termin im Kalender eintragen ................................................................................... 19
Kalender im Exchange-Konto verwenden ..................................................................................... 21
Neuen Kalender erstellen ............................................................................................................. 21
Kalender löschen .......................................................................................................................... 22
Einzelnen Termin in den Kalender eintragen ............................................................................... 22
Wiederholenden Termin in den Kalender eintragen .................................................................... 23
Eigenen Kalender freigeben ......................................................................................................... 24
Gruppenkalender anlegen ............................................................................................................. 27
Gemeinsamen Termin finden – der Terminplanungs-Assistent ................................................... 27
Stellvertretung .................................................................................................................................. 29
Freigabe für Stellvertretung einrichten......................................................................................... 29
Eigenschaften beim Stellvertreter festlegen ................................................................................. 31
E-Mails als Stellvertreter unter dem Namen des Chefs versenden .............................................. 32
Regeln festlegen ................................................................................................................................ 33
Nachrichten archivieren .................................................................................................................. 37
Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen ........................................................................... 41
Elemente kategorisieren .................................................................................................................. 43
Einem Element eine Kategorie zuweisen ..................................................................................... 43
Bedingte Formatierungen festlegen.............................................................................................. 45
QuickSteps ........................................................................................................................................ 47
HOCHSCHULRECHENZENTRUM
HRZ
Einstellungen in Outlook ändern .................................................................................................... 50
Benutzung von Outlook Web App (OWA) .................................................................................... 51
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Weitere Informationen und Literatur............................................................................................ 52
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1:
Das Startfenster zum Einrichten von Outlook 2016 ............................................................ 6
Abb. 2:
Frage, ob ein E-Mail-Konto konfiguriert werden soll ........................................................ 6
Abb. 3:
Anmeldedaten eintragen ...................................................................................................... 7
Abb. 4:
Konfiguration zulassen ........................................................................................................ 7
Abb. 5:
Einrichtung des Outlook-Assistenten abschließen .............................................................. 8
Abb. 6:
Hinweis auf Neustart von Outlook ...................................................................................... 8
Abb. 7:
Anmeldung bei Outlook ....................................................................................................... 8
Abb. 8:
Dialogfeld Mail-Setup - Outlook .................................................................................... 9
Abb. 9:
Dialogfeld Kontoeinstellungen; Register E-Mail..................................................... 10
Abb. 10: Immer zur Eingabe von Anmeldeinformationen auffordern .............................................. 11
Abb. 11: Dialogfeld Kontoeinstellungen, Register Adressbücher....................................... 12
Abb. 12: Dialogfeld Konto hinzufügen, Option LDAP .............................................................. 12
Abb. 13: Dialogfeld Konto hinzufügen, Serverinformationen .................................................... 12
Abb. 14: Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis, Register Verbindung ........................... 13
Abb. 15: Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis, Register Suche ....................................... 13
Abb. 16: Dialogfeld Neues Konto hinzufügen, Kontoeinrichtung abschließen........................ 14
Abb. 17: Namen im LDAP-Adressbuch suchen ................................................................................ 15
Abb. 18: Schaltfläche Automatische Antworten ............................................................................. 16
Abb. 19: Dialogfeld Automatische Antworten, Innerhalb meiner Organisation ..................... 16
Abb. 20: Dialogfeld Automatische Antworten, Außerhalb meiner Organisation .................... 16
Abb. 21: Dialogfeld Regeln für automatische Antworten ..................................................... 17
Abb. 22: Dialogfeld Regel bearbeiten ......................................................................................... 18
Abb. 23: Abwesenheitsnotiz als Vorlage erstellen ........................................................................... 18
Abb. 24: Abwesenheitsnotiz deaktivieren ......................................................................................... 19
Abb. 25: Befehl Ordner auswählen .................................................................................................. 19
Abb. 26: Alle Ordner des Exchange-Kontos (insbesondere Ordner Kalender) ............................... 19
Abb. 27: Alle wichtigen Angaben für den Termin ............................................................................ 20
Abb. 28: Der Termin in der Aufgabenleiste ..................................................................................... 20
Abb. 29: Dialogfeld Navigationsoptionen ................................................................................. 20
Abb. 30: Dialogfeld Neuen Ordner erstellen ............................................................................. 21
HRZ
Abb. 31: Fenster zum Erstellen eines Termins ................................................................................. 22
Abb. 32: Dialogfeld Terminserie .................................................................................................. 24
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Abb. 33: Ein Serientermin (als Beispiel eine wöchentliche Veranstaltung) .................................... 24
Abb. 34: Befehl für die Kalenderberechtigungen aufrufen .............................................................. 25
Abb. 35: Dialogfeld Kalender: Eigenschaften, Personen hinzufügen ...................................... 25
Abb. 36: Nur-Leseberechtigungen (links), Lese- und Änderungsberechtigungen (rechts) .............. 26
Abb. 37: Befehl, um freigegebenen Kalender einzufügen ................................................................ 26
Abb. 38: Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen ............................................................. 27
Abb. 39: Sie bestimmen selbst, welcher Kalender angezeigt werden soll........................................ 27
Abb. 40: Fenster Besprechung (Auswahl Terminplanungs-Assistent) ........................................ 28
Abb. 41: Befehl für Zugriffsrechte für Stellvertretung ..................................................................... 29
Abb. 42: Dialogfeld Stellvertretungen ........................................................................................ 30
Abb. 43: Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung: <Name> .................................... 30
Abb. 44: Dialogfeld Outlook Heute – [<Name>]: Eigenschaften ......................................... 31
Abb. 45: Dialogfeld Kontoeinstellungen, Register E-Mail, Konto ändern ............................. 32
Abb. 46: Dialogfeld Microsoft Exchange, Register Erweitert ............................................. 32
Abb. 47: Neue Nachricht von einer weiteren E-Mail-Adresse erstellen .......................................... 33
Abb. 48: Dialogfeld Von anderer E-Mail-Adresse senden..................................................... 33
Abb. 49: Dialogfeld Regel erstellen............................................................................................. 34
Abb. 50: Dialogfeld Regel-Assistent (Bedingung auswählen) .................................................... 34
Abb. 51: Dialogfeld Text suchen .................................................................................................. 35
Abb. 52: Dialogfeld Regel-Assistent (Aktion auswählen)........................................................... 35
Abb. 53: Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen (Ordner wählen) ............................... 36
Abb. 54: Dialogfeld Regel-Assistent (Regel fertig stellen) ......................................................... 36
Abb. 55: Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen (Regeln verwalten) ............................ 37
Abb. 56: Anzeige wie viel Speicherplatz noch frei ist ...................................................................... 38
Abb. 57: Befehl zum Archivieren von E-Mails und Ordnern ........................................................... 39
Abb. 58: Dialogfeld Archivieren ................................................................................................... 39
Abb. 59: Dialogfeld AutoArchivierung ....................................................................................... 39
Abb. 60: Dialogfeld <Ordner>-Eigenschaften .......................................................................... 41
Abb. 61: Befehlsliste für die Nachverfolgung .................................................................................. 42
Abb. 62: Dialogfeld Benutzerdefiniert ........................................................................................ 42
Abb. 63: Ein Fähnchen kennzeichnet die Nachverfolgung .............................................................. 43
Abb. 64: Dialogfeld Erinnerung .................................................................................................... 43
Abb. 65: Dialogfeld Farbkategorie............................................................................................... 44
HRZ
Abb. 66: Dialogfeld Neue Kategorie hinzufügen ..................................................................... 44
Abb. 67: Beispiel für eine Kategorisierung bei einer E-Mail-Nachricht ......................................... 45
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Abb. 68: Beispiel für eine Kategorisierung bei einem Termin ......................................................... 45
Abb. 69: Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen .......................................................... 46
Abb. 70: Dialogfeld Bedingte Formatierung ............................................................................. 46
Abb. 71: Dialogfeld Schriftart ....................................................................................................... 47
Abb. 72: Dialogfeld Filtern ............................................................................................................. 47
Abb. 73: Beispiel für eine bedingte Formatierung ........................................................................... 47
Abb. 74: Dialogfeld QuickStep bearbeiten; Name festlegen ..................................................... 48
Abb. 75: Dialogfeld QuickStep bearbeiten; Aktion auswählen ................................................. 49
Abb. 76: Der QuickStep mit zusätzlichen optionalen Einstellungen ................................................ 50
Abb. 77: Anmeldung bei OWA ......................................................................................................... 51
Abb. 78: Aufruf der Optionen in OWA ............................................................................................. 52
HRZ
Abb. 79: Neues Exchange-Passwort festlegen ................................................................................. 52
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Vorbemerkung
Dieses Skript enthält eine kurze Einführung in die Nutzung der Microsoft Exchange-Server-Dienste
im Zusammenhang mit Microsoft Outlook 2016. Dabei beziehen sich die Angaben auf die Dienste
an der Justus-Liebig-Universität (JLU) in Gießen. Prinzipiell können Sie die Angaben auch auf andere Einrichtungen übertragen, allerdings können gewisse Angaben und Einstellungen von den hier
beschriebenen abweichen. Auf das Versenden, Empfangen, Beantworten oder Weiterleiten von EMails wird an dieser Stelle nicht näher eingegangen. Diese Informationen entnehmen Sie dem Skript
Internet (ab Seite 37).
Voraussetzung für die Nutzung von Exchange
Damit Sie überhaupt die Exchange-Server-Dienste an der JLU Gießen nutzen können, müssen einige
Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Sie müssen Mitarbeiterin/Mitarbeiter der JLU Gießen sein und eine g-Kennung besitzen.
2. Sie benötigen eine Exchange-Zugriffslizenz, die Sie im HRZ-Shop des Hochschulrechenzentrums käuflich erwerben können.
3. Auf Ihrem PC ist Outlook 2016 installiert.
4. Sie müssen noch ein Online-Formular ausfüllen.
Weitere Informationen (insbesondere das Online-Formular) finden Sie im Internet auf der Seite:
http://www.uni-giessen.de/cms/fbz/svc/hrz/svc/komm/groupware/voraussetzungen_exchange
Konto in Outlook einrichten
Als nächstes müssen Sie ein Exchange-Konto unter Outlook einrichten. An dieser Stelle wird die
Einrichtung speziell für die Version 2016 gezeigt. Wenn Sie eine ältere Outlook-Version besitzen,
können Sie sich die Anleitung zum Einrichten des Exchange-Kontos auf den folgenden Web-Seiten
anschauen:
http://www.uni-giessen.de/cms/fbz/svc/hrz/svc/komm/groupware/outlook-2007
http://www.uni-giessen.de/cms/fbz/svc/hrz/svc/komm/groupware/outlook2010
Es gibt zwei Wege, um das Exchange-Konto einzurichten:

Es existiert noch kein Konto in Outlook und das Exchange-Konto ist das einzige.

Es existiert bereits ein anderes E-Mail-Konto und das Exchange-Konto wird zusätzlich eingerichtet.
HRZ
In den nachfolgenden Kapiteln wird jeder der beiden Wege genau beschrieben.
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Exchange-Konto als einziges Konto einrichten
Es wird davon ausgegangen, dass Outlook 2016 (bzw. Office 2016) frisch auf dem PC installiert
worden ist, genauer gesagt: Outlook wurde bis jetzt noch kein einziges Mal aufgerufen. Für die Einrichtung des Exchange-Kontos führen Sie nun folgende Schritte durch (Sie sind als „normaler“ Benutzer in Windows1 angemeldet):
1. Starten Sie Outlook 2016. Es erscheint der Assistent für die Konfiguration von Outlook 2016
(siehe Abbildung 1). Klicken Sie auf die Schaltfläche
.
Abb. 1:
Das Startfenster zum Einrichten von Outlook 2016
2. Im zweiten Schritt des Assistenten übernehmen Sie die Option Ja (siehe Abbildung 2) und
klicken auf die Schaltfläche
.
HRZ
Abb. 2:
1
Frage, ob ein E-Mail-Konto konfiguriert werden soll
Die Windows-Version (7, 8, 8.1 oder 10) spielt keine wesentliche Rolle.
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3. Im dritten Schritt des Assistenten wählen Sie die Option E-Mail-Konto und tragen in die Textfelder Ihr Name und E-Mail-Adresse Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse
ein. Zusätzlich geben Sie zweimal Ihr Exchange-Passwort2 in die Textfelder Kennwort und
Kennwort erneut eingeben ein (siehe Abbildung 3) und klicken dann auf die Schaltfläche
.
Abb. 3:
Anmeldedaten eintragen
4. Im vierten Schritt werden Sie gefragt, ob Sie die Konfiguration zulassen (siehe Abbildung 4).
Klicken Sie auf die Schaltfläche
.
Abb. 4:
Konfiguration zulassen
HRZ
5. Nun müssen Sie nur noch den Assistenten über die Schaltfläche
Abbildung 5, Seite 8).
2
Bis 1. Juni 2015: Unix-Passwort, ab dem 1. Juni 2015: Netzpasswort
bestätigen (siehe
Abb. 5:
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Einrichtung des Outlook-Assistenten abschließen
6. Zum Abschluss bekommen Sie die Mitteilung, dass Sie Outlook neu starten müssen, um die
Einstellungen zu übernehmen (siehe Abbildung 6). Bestätigen Sie diese Mitteilung.
Abb. 6:
Hinweis auf Neustart von Outlook
Nach Beendigung des Assistenten können Sie nun sofort Outlook starten. Sie müssen sich am Exchange-Server anmelden (vor der Benutzernamen geben Sie noch uni-giessen\ an; siehe Abbildung
7). Jetzt können Sie die Exchange-Dienste mit Outlook verwenden.
Abb. 7:
Anmeldung bei Outlook
HRZ
Exchange als zusätzliches Konto einrichten
Vielleicht setzen Sie Outlook schon eine Weile ein und nutzen die „normale“ E-Mail-Adresse, die
Sie vor längerer Zeit vom HRZ bekommen haben. Outlook erlaubt es natürlich, dass Sie mehrere
Konten einrichten können. Allerdings dürfen Sie dazu nicht Outlook starten und im Register Datei
den Befehl Informationen und dann die Schaltfläche
anklicken. Nach den ersten
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beiden Dialogfeldern bekommen Sie dann die Mitteilung, dass Sie kein weiteres Konto hinzufügen
können, solange Outlook geöffnet ist. Sie müssen also einen anderen Weg nehmen, um das ExchangeKonto zusätzlich einzurichten. Schließen Sie zunächst Outlook (sofern es geöffnet ist) und führen
folgende Schritte aus:
1. Öffnen Sie das Fenster für die Systemsteuerung:
a. Windows 7: Klick auf den Start-Button auf der Taskleiste (links unten in der Ecke des
Monitors) und dann im Startmenü den Befehl Systemsteuerung wählen.
b. Windows 8.1 und 10: Maussymbol auf den Start-Button auf der Taskleiste bewegen
(links unten in der Ecke des Monitors) und die rechte Maustaste klicken. Im Kontextmenü den Befehl Systemsteuerung wählen.
2. Sofern die Kategoriendarstellung in der Systemsteuerung eingestellt ist, wählen Sie die Kategorie Benutzerkonten. Ansonsten machen Sie weiter mit Schritt 3.
3. Wählen Sie das Symbol3
look (siehe Abbildung 8).
Abb. 8:
. Sie erhalten das Dialogfeld Mail-Setup – Out-
Dialogfeld Mail-Setup - Outlook
4. Wählen Sie im Dialogfeld Mail-Setup – Outlook die Schaltfläche
scheint das Dialogfeld Kontoeinstellungen.
. Es er-
5. Im Dialogfeld Kontoeinstellungen wählen Sie im Register E-Mail die Schaltfläche Neu
(siehe Abbildung 9, Seite 10). Es erscheint das Dialogfeld Neues Konto hinzufügen.
HRZ
Die nächsten Schritte sind identisch mit den Schritten 3 bis 6 (ab Seite 6) bei der Einrichtung des
Exchange-Kontos als einziges Konto in Outlook.
3
Die Angabe in den runden Klammern – 32-Bit – kann auch fehlen. Ob Sie die Zusatzangabe sehen hängt davon ab,
ob auf Ihrem PC oder Laptop ein 64 Bit- oder 32 Bit-Betriebssystem installiert ist.
Abb. 9:
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Dialogfeld Kontoeinstellungen; Register E-Mail
Anmeldedaten speichern, ja oder nein?
Wie Sie vielleicht in Abbildung 7, Seite 8 schon erkannt haben, können Sie die Anmeldedaten (Benutzernamen und Kennwort) speichern. Das hat natürlich den Vorteil, dass Sie nicht jedes Mal, wenn
Sie Outlook starten, das Kennwort eingeben müssen. Allerdings hat die Speicherung der Anmeldedaten auch Nachteile. Mit der Zeit vergessen Sie das Passwort, da Sie es ja auch eigentlich gar nicht
mehr benötigen. Wenn Sie nun mal von einem „fremden“ PC (z.B. während eines Auslandaufenthalts) auf Ihr Exchange-Konto zugreifen wollen, können Sie OWA (Outlook Web App) (siehe Kapitel
Benutzung von Outlook Web App (OWA), Seite 51) mittels eines beliebigen Web-Browsers benutzen. Dort werden Sie dann aber nach den Anmeldedaten gefragt. Und dann wissen Sie vielleicht
Ihr Passwort nicht mehr. Ein weiterer Nachteil bei der Speicherung der Anmeldedaten besteht darin,
dass diese ausspioniert werden können. Auch wenn Sie Ihren PC gut abgesichert haben (aktuelles
Antivirenprogramm, Firewall, usw.), kann es immer wieder passieren, dass Hacker auf Ihre Daten
zugreifen können. Einen hundertprozentigen Schutz gibt es nicht. Oder Sie haben das Kennwort Ihres
Exchange-Kontos geändert. Dann kommen Sie eigentlich gar nicht mehr an Ihr Konto ran.
HRZ
Falls Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern eingeschaltet haben und möchten nun (aus
welchen Gründen auch immer) das Anmeldedialogfeld wieder sehen, müssen Sie in Outlook das Dialogfeld Outlook-Optionen aufrufen (Register Datei, Befehl Optionen). Dort wählen Sie die Kategorie Erweitert und klicken in der Unterkategorie Senden und Empfangen auf die Schaltfläche
. Im Dialogfeld Senden-Empfangen-Gruppen klicken Sie auf die Schaltfläche
. Im Dialogfeld Übermittlungseinstellungen – Alle Konten wählen Sie zunächst das
Exchange-Konto (falls mehrere Konten existieren) und dann die Schaltfläche
. Im
Dialogfeld Microsoft Exchange wählen Sie das Register Sicherheit und schalten das Kontrollkästchen Immer zur Eingabe von Anmeldeinformationen auffordern ein (siehe Abbildung 10,
Seite 11). Danach müssen Sie nur noch sämtliche Dialogfelder bestätigen.
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Abb. 10: Immer zur Eingabe von Anmeldeinformationen auffordern
LDAP-Adressbuch der JLU Gießen einbinden
Sobald das Exchange-Konto eingerichtet ist, können Sie loslegen und mit Outlook Ihre erste E-Mail
versenden. Bei der Eingabe von Adressen können Sie natürlich auf ein Adressbuch zurückgreifen,
dass in Outlook bereits existiert. Dieses Adressbuch enthält auch schon eine Fülle an Adressen, allerdings nur die der anderen Benutzer der JLU Gießen, die ein Exchange-Konto besitzen. Sie können
aber auf die Adressen aller Universitätsangehörigen (Studenten und Bedienstete) zugreifen. Dazu
müssen Sie nur das LDAP4-Adressbuch der JLU Gießen zu dem bereits existierenden Adressbuch
hinzufügen. Für die Einbindung des LDAP-Adressbuchs in Outlook werden ein paar wenige technische Informationen benötigt:
Servername: ldap.uni-giessen.de Anschluss (Port): 389
Basis-DN: o=Universitaet Giessen,c=DE
1. Wählen Sie im Register Datei den Befehl Informationen und klicken dann auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und wählen den Befehl Kontoeinstellungen. Es erscheint das Dialogfeld Kontoeinstellungen.
2. Im Dialogfeld Kontoeinstellungen wählen Sie das Register Adressbücher und dann
das Symbol Neu (siehe Abbildung 11, Seite 12).
3. Im Dialogfeld Konto hinzufügen wählen Sie die Option Internetverzeichnisdienst (LDAP)
(siehe Abbildung 12, Seite 12) und klicken dann auf die Schaltfläche
. Es erscheint
die nächste Seite des Dialogfelds Konto hinzufügen.
HRZ
4. Tragen Sie in das Textfeld Servername ldap.uni-giessen.de ein und klicken dann auf die
Schaltfläche
(siehe Abbildung 13, Seite 12). Es erscheint zunächst ein Hinweis, dass Outlook neu gestartet werden muss, damit die aktuellen Änderungen übernommen
werden können. Diesen Hinweis brauchen Sie nur zu bestätigen. Danach erscheint das Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis.
4
LDAP = Lightweight Directory Access Protocol (LDAP erlaubt die Abfrage und die Modifikation von Informationen
eines Verzeichnisdienstes über ein IP-Netzwerk. Damit können Daten aus einer Datenbank ausgelesen werden.)
Abb. 11: Dialogfeld Kontoeinstellungen, Register Adressbücher
HRZ
Abb. 12: Dialogfeld Konto hinzufügen, Option LDAP
Abb. 13: Dialogfeld Konto hinzufügen, Serverinformationen
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5. Im Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis tragen Sie zunächst im Register Verbindung einen Namen nach Wunsch ein, der später im Adressbuch verwendet wird (siehe Abbildung 14). Der Name ist völlig frei wählbar. Stellen Sie zudem sicher, dass im Textfeld
Anschluss der Wert 389 eingetragen ist.
6. Wechseln Sie in das Register Suche und wählen in der Gruppe Suchbasis die Option Benutzerdefiniert und geben in das Textfeld ein o=Universitaet Giessen,c=DE (siehe Abbildung
15). Dann bestätigen Sie das Dialogfeld.
7. Sie kommen zurück zum Dialogfeld Konto hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche
.
8. Nun erscheint die letzte Seite des Dialogfelds Konto hinzufügen (siehe Abbildung 16, Seite
14). Klicken Sie auf die Schaltfläche
.
Abb. 14: Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis, Register Verbindung
Abb. 15: Dialogfeld Microsoft LDAP-Verzeichnis, Register Suche
9. Schließen Sie Outlook.
HRZ
10. Starten Sie Outlook neu.
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Abb. 16: Dialogfeld Neues Konto hinzufügen, Kontoeinrichtung abschließen
Nach dem nächsten Start von Outlook können Sie beim Erstellen einer E-Mail die Adressen vom
LDAP-Server einsetzen:
1. Klicken Sie im Fenster, wo Sie Ihre E-Mail erstellen, auf die Schaltfläche
.
2. Im Dialogfeld Namen auswählen wählen Sie im einzeiligen Listenfeld Adressbuch den
Eintrag LDAP-Adressbuch (JLU).
3. Tragen Sie im Textfeld Suchen den Namen der Person ein, an die Sie später die E-Mail senden
wollen. Dabei können Sie sowohl einen Nachnamen als auch einen Vornamen eingeben. Außerdem müssen Sie nicht zwangsläufig einen kompletten Namen eingeben, sondern es reichen
evtl. auch schon die ersten paar Buchstaben. Allerdings kann es dann passieren, dass die Anzahl der Einträge, bei denen der Suchbegriff im Vor- bzw. Nachnamen oder auch in der EMail-Adresse vorkommt, zu hoch ist. Das teilt Outlook Ihnen dann mit. In diesem Fall sollten
Sie evtl. noch weitere Buchstaben für den Suchbegriff eingeben, um die Suche stärker einzuschränken (z.B. geben Sie Muster anstelle von Mus ein, dann werden nur Namen gefunden,
die mit Muster beginnen und nicht nur mit Mus). Nach dem Klick auf die Schaltfläche
(alternativ Taste
drücken) erhalten Sie eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen, wo
der Suchbegriff im Namen bzw. in der E-Mail-Adresse enthalten ist (siehe Abbildung 17,
Seite 15).
4. Wählen Sie in der Liste der gefundenen Namen und E-Mail-Adressen den gewünschten Namen aus und klicken auf die Schaltfläche
(bei Bedarf können Sie auch die Schaltflächen
bzw.
verwenden).
5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, wenn Sie die E-Mail an mehrere Personen senden wollen.
HRZ
6. Bestätigen Sie das Dialogfeld Namen auswählen.
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Abb. 17: Namen im LDAP-Adressbuch suchen
Abwesenheitsnotiz verwenden
Wenn Sie mal für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind (z.B. sind Sie im Urlaub oder auf
einer Tagung oder Fortbildung), können Sie eine Abwesenheitsnotiz anlegen, die automatisch an die
Absender gesendet wird. Dabei können Sie festlegen, ob die Abwesenheitsnotiz nur an die Personen
gesendet wird, die ein Exchange-Konto an der JLU Gießen besitzen oder auch an Personen innerhalb
und außerhalb der Universität. Zudem können Sie Regeln festlegen, was mit den empfangenen Nachrichten passieren soll. Beispielsweise können diese Nachrichten in einen speziellen Ordner verschoben werden oder Sie leiten die Nachrichten automatisch an andere Personen weiter.
Abwesenheitsnotiz einrichten
Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten wollen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Wählen Sie im Ordnerbereich auf der linken Seite das Exchange-Konto aus. Dieser Schritt ist
nur notwendig, wenn Sie mehrere Konten haben.
2. Wählen Sie im Register Datei den Befehl Informationen und klicken dann auf
die Schaltfläche Automatische Antworten (siehe Abbildung 18, Seite 16). Es
erscheint das Dialogfeld Automatische Antworten.
3. Im Dialogfeld Automatische Antworten wählen Sie die Option Automatische Antworten
senden. Optional können Sie das Kontrollkästchen Nur in diesem Zeitraum senden einschalten und dann entsprechende Datums- und Uhrzeitangaben bei Beginnt und Endet einstellen.
Bleibt das Kontrollkästchen ausgeschaltet, wird die Abwesenheitsnotiz solange gesendet, bis
sie deaktiviert wird.
HRZ
a. Tragen Sie bei Innerhalb meiner Organisation (siehe Abbildung 19, Seite 16) den
Abwesenheitstext ein, bekommen nur die Personen mit einem Exchange-Konto der
organisatorischen Einrichtung (hier: JLU Gießen) eine Antwort.
b. Tragen Sie bei Außerhalb meiner Organisation (siehe Abbildung 20, Seite 16) den
Abwesenheitstext ein, bekommen alle Personen eine Antwort (unabhängig ob innerhalb oder außerhalb der Universität). Dazu müssen Sie das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden einschalten. Sie
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können noch entscheiden, ob die Abwesenheitsnotiz nur an Personen gesendet wird,
für die es einen Eintrag im Adressbuch gibt (Option Nur meine Kontakte) oder ob alle
Personen die Notiz erhalten, egal von wem die Nachricht gesendet wurde (Option Jeder außerhalb meiner Organisation).
Abb. 18: Schaltfläche Automatische Antworten
Abb. 19: Dialogfeld Automatische Antworten, Innerhalb meiner Organisation
HRZ
Abb. 20: Dialogfeld Automatische Antworten, Außerhalb meiner Organisation
4. Bestätigen Sie das Dialogfeld Automatische Antworten.
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Regeln festlegen
Wenn Sie jetzt eine Nachricht bekommen, wird dem Absender die Abwesenheitsnotiz als Antwort
zurück geschickt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Nachricht direkt für Sie bestimmt war, oder ob
die Nachricht eigentlich an eine andere oder mehrere Person(en) gedacht war und Ihre E-Mail-Adresse war nur bei Cc oder Bcc angegeben (z.B. bei Verteilerlisten). In diesem Fall bekommen alle in der
Verteilerliste die Abwesenheitsnotiz zu sehen. Sie können aber festlegen, dass die Abwesenheitsnotiz
nur dann an den Absender gesendet wird, wenn die Nachricht auch nur direkt für Sie bestimmt war.
Oder Sie legen z.B. fest, dass die E-Mails während Ihrer Abwesenheit in einen speziellen Ordner
verschoben oder an eine andere Person (z.B. Stellvertreter) weitergeleitet werden. Hierfür können Sie
eine oder mehrere Regeln festlegen. Dazu müssen Sie folgende Schritte ausführen
1. Klicken Sie im Dialogfeld Automatische Antworten links unten in der Ecke auf die
Schaltfläche
. Es erscheint das Dialogfeld Regeln für automatische Antworten.
2. Im Dialogfeld Regeln für automatische Antworten (siehe Abbildung 21) sehen Sie evtl.
bereits vorhandene Regeln, die Sie bei Bedarf bearbeiten (Regel auswählen, dann die Schaltfläche
anklicken) oder auch löschen können (Regel auswählen, dann die Schaltfläche
anklicken). Mit der Schaltfläche
erstellen Sie eine neue Regel. Sie erhalten das Dialogfeld Regel bearbeiten.
Abb. 21: Dialogfeld Regeln für automatische Antworten
HRZ
3. Im Dialogfeld Regel bearbeiten (siehe Abbildung 22, Seite 18) haben Sie nun verschiedene
Möglichkeiten: z.B. wird die Abwesenheitsnotiz nur dann gesendet, wenn die E-Mail von
ganz bestimmten Personen kommt (Schaltfläche
) oder bei einem ganz bestimmten
Betreff (Textfeld Betreff). Sie können auch eines oder mehrere der Kontrollkästchen Hinweisen mit, Löschen, Verschieben in, Kopieren in, Weiterleiten, Antworten mit oder Benutzerdefiniert einschalten. Bei den meisten Kontrollkästchen müssen Sie über entsprechende
Schaltflächen weitere Angaben machen (z.B. Ordnernamen). Wenn Sie möchten, dass die
Abwesenheitsnotiz nur dann gesendet wird, wenn die E-Mail des Absenders direkt an Sie
gesendet worden ist, schalten Sie das Kontrollkästchen Direkt an mich gesendet ein. Zusätzlich schalten Sie das Kontrollkästchen Antworten mit ein und klicken auf die Schaltfläche
. Es erscheint im Grunde das Fenster zum Erstellen einer E-Mail.
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Abb. 22: Dialogfeld Regel bearbeiten
4. Tragen Sie nur beim Textfeld Betreff etwas ein und geben den eigentlichen Abwesenheitstext
ein (siehe Abbildung 23). Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen.
Abb. 23: Abwesenheitsnotiz als Vorlage erstellen
5. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4, falls Sie weitere Regeln erstellen wollen.
6. Bestätigen Sie sämtliche Dialogfelder.
Anmerkung: Haben Sie über eine Regel eine Abwesenheitsnotiz als Vorlage erstellt und gleichzeitig
im Dialogfeld Automatische Antworten (siehe Abbildung 19 bzw. 20, Seite 16)
eine Abwesenheitsnotiz eingetragen, bekommen die Absender beide Notizen als Antwort zurück. Löschen Sie besser die Abwesenheitsnotiz im Dialogfeld Automatische Antworten und verwenden nur die Notiz für die festgelegte Regel.
Abwesenheitsnotiz deaktivieren
HRZ
Sie können jederzeit die Abwesenheitsnotiz deaktivieren, ohne dass dadurch die Abwesenheitsnotiz
selbst gelöscht wird. Sie können sie jederzeit wieder aktivieren (Option Automatische Antworten
senden im Dialogfeld Automatische Antworten wählen). Wenn Sie die Abwesenheitsnotiz deaktivieren wollen, klicken Sie im Register Datei beim Befehl Informationen auf die Schaltfläche
(siehe Abbildung 24, Seite 19).
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Abb. 24: Abwesenheitsnotiz deaktivieren
E-Mails als Termin im Kalender eintragen
Eine interessante Einrichtung von Exchange ist die Möglichkeit, eine E-Mail-Nachricht direkt im
Kalender als Termin abzulegen. Dazu sind folgende Schritte notwendig (Voraussetzung: Ordner
Posteingang ist ausgewählt, d.h. Sie sehen Ihre E-Mails):
1. Klicken Sie in der linken, unteren Ecke des Outlook-Fensters auf die drei Auslassungspunkte
und dann in der Befehlsliste auf den Eintrag Ordner (siehe Abbildung 25). Alternativ können
Sie auch die Tastenkombination Strg F6 verwenden. Nun sehen Sie alle Ordner (insbesondere die Standard-Ordner), die zu Ihrem Exchange-Konto gehören. Wichtig dabei ist der Ordner Kalender (siehe Abbildung 26).
Abb. 25: Befehl Ordner auswählen
2. Bewegen Sie das Maussymbol auf die E-Mail, die Sie in den Kalender übernehmen wollen,
drücken die linke Maustaste und halten diese gedrückt und ziehen das Maussymbol auf den
Ordner Kalender. Dann lassen Sie die Maustaste los. Es erscheint das Fenster zum Erstellen
eines Termins.
HRZ
Abb. 26: Alle Ordner des Exchange-Kontos (insbesondere Ordner Kalender)
3. In das Textfeld Betreff müssen Sie eigentlich nichts eintragen oder ändern (der Betreff der EMail wird einfach übernommen). In das Textfeld Ort tragen Sie ein, wo der Termin stattfindet
und dann noch bei Beginnt und Endet das Datum und die jeweilige Uhrzeit des eigentlichen
Termins (siehe Abbildung 27; Seite 20). Dann bestätigen Sie das Fenster mit der Schaltfläche
Speichern & schließen (vergleiche Abbildung 23, Seite 18).
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Abb. 27: Alle wichtigen Angaben für den Termin
Ist die Aufgabenliste sichtbar (Register Ansicht, Gruppe Layout, Symbol Aufgabenleiste, Befehl Kalender), können Sie am rechten Rand des OutlookFensters den gerade eingetragenen Termin sehen (es sei denn, er liegt in ferner
Zukunft und andere Termine stehen in naher Zukunft an; siehe Abbildung 28).
Wenn Sie den „Inhalt“ des Termins sehen möchten, machen Sie einfach einen Doppelklick auf den
Termin. Der Termin wird dann in einem eigenen Fenster angezeigt.
Abb. 28: Der Termin in der Aufgabenleiste
Anmerkung: Für die Navigation in der linken unteren Ecke des Outlook-Fensters gibt es zwei verschiedene Darstellungsmöglichkeiten: a) mit kleinen Symbolen oder b) mit ausgeschriebenen Namen. Welche Darstellung angezeigt werden soll, können Sie selbst bestimmen. Klicken Sie auf die drei Auslassungspunkte (siehe auch Abbildung 25, Seite
19) und wählen den Befehl Navigationsoptionen. Im Dialogfeld Navigationsoptionen (siehe Abbildung 29) aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kompaktnavigation
(wenn Sie die kleinen Symbole sehen wollen) oder deaktivieren es (wenn Sie die ausgeschriebenen Namen sehen wollen).
HRZ
Abb. 29: Dialogfeld Navigationsoptionen
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Kalender im Exchange-Konto verwenden
Ein wichtiger Bestandteil von Outlook neben dem Bereich E-Mail ist der Bereich Kalender. Damit
ermöglicht Outlook Ihnen Ihre Termine zu verwalten und Sie auch rechtzeitig daran zu erinnern.
Darüber hinaus können Sie Kalender für andere Personen freigeben oder einen gemeinsamen Kalender mit anderen Personen teilen. Damit ist es leichter gemeinsame Termine abzustimmen. In Ihrem
Exchange-Konto existiert bereits ein Kalender. Sie können bei Bedarf aber noch weitere Kalender
erstellen (z.B. einen Kalender nur für Veranstaltungen; Vorlesungen, Seminare, usw. oder ein Kalender für persönliche Termine). Outlook erlaubt auch das Anlegen von Kalendergruppen (darauf wird
aber in diesem Skript nicht näher eingegangen). Oder Sie können auch Kalender aus dem Internet
oder freigegebene Kalender öffnen. Bei der Eingabe von Terminen können Sie sowohl einmalige, als
auch Serientermine (das sind Termine, die sich regelmäßig wiederholen) erstellen.
Neuen Kalender erstellen
Sie können neben dem bereits existierenden Kalender noch weitere Kalender erstellen. Damit können
Sie völlig unterschiedliche Termine auf verschiedene Kalender verteilen5. Wenn Sie einen neuen Kalender erstellen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie in der linken unteren Ecke des Outlook-Fensters auf den Eintrag Kalender (
).
2. Wählen Sie im Register Ordner in der Gruppe Neu das Symbol Neuer Kalender. Alternativ bewegen Sie das Maussymbol auf den Ordner Kalender und
klicken die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl
Neuer Kalender. Es erscheint das Dialogfeld Neuen Ordner erstellen.
3. Im Dialogfeld Neuen Ordner erstellen (siehe Abbildung 30) geben Sie im
Textfeld Name dem neuen Kalender einen möglichst aussagekräftigen Namen.
Beim einzeiligen Listenfeld Ordner enthält Elemente des Typs sollte der Eintrag Kalender
zu sehen sein. Und in der Liste Ordner soll angelegt werden unter sollte der Ordner Kalender
ausgewählt sein. Dann bestätigen Sie das Dialogfeld.
HRZ
Abb. 30: Dialogfeld Neuen Ordner erstellen
5
Sie sollten natürlich nicht zu viele Kalender verwenden, da sonst die Übersicht darunter leidet und es schnell passieren
kann, dass sich Termine überschneiden, die in unterschiedlichen Kalender eingetragen sind.
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Damit ist der neue Kalender als „Unterkalender“ erstellt worden. In der Ordnerliste
können Sie nun den Kalender auswählen. Damit Sie die Kalender voneinander unterscheiden können, gibt Outlook jedem Kalender eine eigene Farbe. Wenn Ihnen die
Farbe eines Kalenders nicht gefallen sollte, können Sie dem ausgewählten Kalender
im Register Ansicht in der Gruppe Farbe über das Symbol Farbe eine andere Farbe
zuordnen. Allerdings ist die Auswahl an Farben nicht besonders groß.
Den bereits existierenden „Hauptkalender“ bekommen Sie, wenn Sie in der Ordnerliste den Ordner
Kalender anklicken.
Kalender löschen
Natürlich können Sie auch einen Kalender bei Bedarf löschen. Allerdings können Sie nur einen selbsterstellten Kalender entfernen, der bereits zum Exchange-Konto gehörende Kalender kann nicht gelöscht werden. Bedenken Sie außerdem, dass natürlich auch alle bereits eingetragenen Termine zusammen mit dem Kalender entfernt werden. Daher sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie einen Kalender löschen wollen. Zum Löschen selbst wählen Sie
zunächst den Kalender aus und dann im Register Ordner in der Gruppe Aktionen das Symbol Kalender löschen. Bestätigen Sie anschließend die Mitteilung von Outlook.
Einzelnen Termin in den Kalender eintragen
In jedem verfügbaren Kalender können Sie nun beliebige Termine eintragen. Es gibt mehrere Möglichkeiten einen Termin einzutragen. Beispielsweise bewegen Sie das Maussymbol auf einen Tag im
angezeigten Kalender (natürlich ein wenig davon abhängig, ob Sie die Tages-, die Wochen- oder die Monatsansicht gewählt haben) und machen einen Doppelklick mit der
linken Maustaste. Sie können aber auch genauso gut im Register Start in der Gruppe
Neu das Symbol Neuer Termin anklicken oder Sie drücken einfach die Tastenkombination Strg N . Das Fenster (siehe Abbildung 31), was dann erscheint, ähnelt ein wenig
dem Fenster zum Schreiben einer E-Mail-Nachricht.
HRZ
Abb. 31: Fenster zum Erstellen eines Termins
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Tragen Sie in das Textfeld Betreff eine Art Titel für den Termin ein. Optional können Sie im Textfeld
Ort angeben, wo der Termin stattfindet. Die Dauer des Termins (Datum und Uhrzeit) legen Sie über
die Angaben Beginnt und Endet fest. Wenn es sich um einen Termin handelt, der den kompletten
Tag (24 Stunden) dauert, schalten Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis ein. In das große
Textfeld können Sie noch eine ausführlichere Angabe zu dem Termin machen (z.B. die Tagesordnungspunkte bei einer Besprechung). Diese Angabe wird aber später im Kalender direkt nicht sichtbar
sein. Daher ist sie eher zweitrangig. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen (siehe auch Abbildung 23, Seite 18).
Im Kalender wird der Termin an dem entsprechenden Datum (bzw. Datumsbereich) eingetragen. Auf
dem Termin selbst sehen Sie nur die Angaben, die Sie in den Textfeldern Betreff und Ort gemacht
haben.
Wenn Sie weitere Informationen zum Termin sehen oder auch Änderungen am Termin vornehmen
wollen, machen Sie einfach einen Doppelklick auf den Termin. Es erscheint wieder das Fenster mit
den Terminangaben.
Sie können auch wählen, wann Sie an den Termin erinnert werden möchten. Standardmäßig werden
Sie 15 Minuten vor Beginn des Termins daran erinnert. Sie können den Wert während der Erstellung
des Termins ändern oder auch später noch. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt den Wert ändern
wollen, klicken Sie zunächst den Termin an und wählen die gewünschte Zeitangabe über das Register Termin (Registergruppe
Kalendertools), Gruppe Optionen und das einzeilige Listenfeld
Erinnerung.
Wiederholenden Termin in den Kalender eintragen
HRZ
Es gibt nicht nur einmalige Termine, sondern auch sich wiederholende Termine. Beispielsweise ist
eine Vorlesung, die jede Woche am selben Wochentag zur selben Zeit stattfindet ein solcher sich
wiederholender Termin. Aber auch Geburtstage von Kolleginnen und Kollegen oder Verwandte und
Freunde sind solche speziellen Termine. Es wäre sicherlich ein viel zu großer Aufwand, wenn Sie einen solchen Termin viele Male hintereinander eingeben müssten.
Das können Sie sehr viel einfacher haben. Dazu erstellen Sie zunächst den „ersten“
Termin wie im Kapitel zuvor beschrieben. Sie geben also den Betreff und optional
den Ort ein. Dann wählen Sie im Register Termin in der Gruppe Optionen das
Symbol Serientyp. Daraufhin erhalten Sie das Dialogfeld Terminserie (siehe Abbildung 32, Seite 24).
In der Gruppe Serienmuster wählen Sie nun, ob es sich um einen täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder jährlich sich wiederholenden Termin handelt. Je nachdem, welche Option Sie wählen,
müssen Sie noch weitere Angaben machen. Wenn es sich z.B. um einen wöchentlichen Termin handelt, können Sie angeben, ob der Termin jede Woche stattfindet (oder vielleicht nur alle 2 oder 3
Wochen) und an welchem Wochentag. Wenn es sich dagegen beispielsweise um einen jährlichen
Termin handelt, können Sie u.a. einen genauen Termin angeben oder auch wählen, dass es sich z.B.
um einen bestimmten Wochentag (z.B. der dritte Mittwoch) in einem bestimmten Monat handelt. In
der Gruppe Seriendauer können Sie noch angeben, dass der Termin nur eine bestimmte Anzahl
stattfindet (z.B. eine Vorlesung, die 14 Termine umfasst) oder auch an einem ganz bestimmten Datum
endet oder auch gar kein Enddatum besitzt. Wenn Sie das Dialogfeld bestätigen, sehen Sie im Fenster
für den Termin anstelle der Angaben Beginnt und Endet den Hinweis auf einen Serientermin (siehe
Abbildung 33).
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Abb. 32: Dialogfeld Terminserie
Abb. 33: Ein Serientermin (als Beispiel eine wöchentliche Veranstaltung)
Eigenen Kalender freigeben
Sie können Ihren Kalender freigeben, damit andere Personen Ihre eingetragenen Termine sehen und
gegebenenfalls auch eigene Termine eintragen können. Beispielsweise kann ein Abteilungsleiter den
Abteilungsmitgliedern den Kalender freigeben, die dann z.B. sehen können, wann die nächste Abteilungsbesprechung stattfindet. Oder ein Chef gibt seinen Kalender für seine Sekretärin frei, damit diese
bei Bedarf nachschauen kann, welche Termine ihr Chef an welchen Tagen hat. Evtl. hat sie sogar die
Berechtigungen, neue Termine einzutragen oder vorhandene zu ändern. Dies geht sogar so weit, dass
Exchange die Möglichkeit der Stellvertreter-Funktion anbietet, womit z.B. die Sekretärin einen Vollzugriff auf das Postfach Ihres Chefs hat. Damit kann sie sogar E-Mails im Namen ihres Chefs versenden.
Sie sollten sich im Vorfeld natürlich genauestens Gedanken darüber machen, welchen Kalender Sie
freigeben wollen (sofern Sie mehrere haben). Im Normalfall werden Sie nur den dienstlichen Kalender freigeben und keinen persönlichen. Nehmen wir mal an, Sie haben einen Kalender Veranstaltungen angelegt und wollen diesen nun freigeben. Dazu sind folgende Schritte notwendig:
HRZ
1. Falls der Ordner Kalender (und der Unterkalender Veranstaltungen) noch nicht zu sehen sein
sollte: klicken Sie in der linken, unteren Ecke des Outlook-Fensters auf die drei Auslassungspunkte und wählen in der Befehlsliste den Eintrag Ordner (siehe Abbildung 25, Seite 19).
Nun sehen Sie alle Ordner (insbesondere die Standard-Ordner), die zu Ihrem Exchange-Konto
gehören. Wichtig dabei ist der Ordner Kalender (siehe Abbildung 26). Klicken Sie links neben
dem Kalendersymbol auf den kleinen weißen, nach rechts zeigenden Pfeil ( ).
2. Bewegen Sie das Maussymbol auf den Kalendernamen (in diesem Beispiel: Veranstaltungen)
und klicken die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Freigeben und
dann den Unterbefehl Kalenderberechtigungen (siehe Abbildung 34, Seite 25). Es erscheint
das Dialogfeld Kalender: Eigenschaften.
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Abb. 34: Befehl für die Kalenderberechtigungen aufrufen
3. Im Dialogfeld <Name>: Eigenschaften (<Name> ist der Name des Kalenders) wählen
Sie das Register Berechtigungen. Zunächst fügen Sie über die Schaltfläche
Personen hinzu, die berechtigt sind, Ihren Kalender einzusehen (siehe Abbildung 35). Sie erhalten ein weiteres Dialogfeld, wo Sie die Personen auswählen können (es können nur Personen mit einem Exchange-Konto ausgewählt werden). Sie können auch mehrere Personen auswählen (Taste Strg gedrückt halten und die Personennamen nacheinander anklicken). Dann
klicken Sie in dem Dialogfeld links unten auf die Schaltfläche
. Danach bestätigen
Sie das Dialogfeld.
HRZ
Abb. 35: Dialogfeld Kalender: Eigenschaften, Personen hinzufügen
4. Nun legen Sie für jede einzelne Person fest, welche Berechtigungen sie im Zusammenhang
mit dem Kalender hat. Standardmäßig darf die Person nur die Termine sehen, aber weder
bearbeiten noch löschen oder sogar neue Termine eintragen. Anders kann es beispielsweise
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bei einer Sekretärin sein, die auch mal Änderungen an Terminen für ihren Chef vornehmen
oder sogar neue Termine in den Kalender eintragen muss. Abbildung 36 zeigt die Berechtigungen für eine Person mit Nur-Leseberechtigungen (links) und für eine Person mit Lese- und
Änderungsberechtigungen (rechts). Zum Schluss bestätigen Sie das Dialogfeld.
Abb. 36: Nur-Leseberechtigungen (links), Lese- und Änderungsberechtigungen (rechts)
Damit haben Sie Ihren Kalender freigegeben. Allerdings ist das noch nicht alles, denn die Personen,
denen Sie die Freigabeberechtigung erteilt haben, müssen ihrerseits noch in Outlook den freigegebenen Ordner in die Kalendergruppe Meine Kalender aufnehmen6. Hier die einzelnen Schritte:
1. Wechseln Sie in die Kalenderdarstellung (z.B. mit der Tastenkombination
Strg
“
2
2
).
2. Bewegen Sie das Maussymbol auf den Gruppennamen Meine Kalender und klicken die rechte
Maustaste.
3. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Kalender hinzufügen und dann den Unterbefehl Freigegebenen Kalender öffnen (siehe Abbildung 37). Es erscheint das Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen.
HRZ
Abb. 37: Befehl, um freigegebenen Kalender einzufügen
6
Es gibt auch die Möglichkeit weitere Kalendergruppen einzurichten, um dann die freigegebenen Kalender in eine
andere Kalendergruppe aufzunehmen.
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4. Im Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen klicken Sie auf die Schaltfläche
(siehe Abbildung 38). In einem weiteren Dialogfeld wählen Sie den Namen der Person aus,
die den Kalender für Sie freigegeben hat und bestätigen das Dialogfeld.
Abb. 38: Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen
5. Bestätigen Sie das Dialogfeld Freigegebenen Kalender öffnen.
Jetzt können Sie sich die Termine im freigegebenen Kalender anschauen oder, sofern Sie die Berechtigung dazu haben, auch neue Termine eintragen oder vorhandene bearbeiten. Sie können selbst bestimmen, welchen Kalender Sie sehen wollen oder nicht. Schalten Sie einfach das Kontrollkästchen
vor dem Kalendernamen ein oder aus (siehe Abbildung 39).
Abb. 39: Sie bestimmen selbst, welcher Kalender angezeigt werden soll
Gruppenkalender anlegen
Exchange erlaubt es, dass Sie einen Gruppenkalender anlegen, auf den beispielsweise alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer gemeinsamen Institution (z.B. Institut, Fachbereich, Verwaltung)
gleichzeitig zugreifen und Termine bearbeiten können. Auch für Raumbelegungspläne (z.B. für Vorlesungen, Seminare, sonstige Veranstaltungen) ist ein solcher Gruppenkalender sehr praktisch. Ein
solcher Kalender muss als öffentlicher Ordner angelegt werden. Einen solchen Ordner kann nur ein
Mitarbeiter des Hochschulrechenzentrums für Sie anlegen. Weitere Informationen zu diesem Thema
finden Sie unter
http://www.uni-giessen.de/cms/fbz/svc/hrz/svc/komm/groupware/oeff_ordner
Gemeinsamen Termin finden – der Terminplanungs-Assistent
HRZ
Nehmen Sie an, Sie müssen eine Besprechung abhalten, an denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
aus verschiedenen Institutionen teilnehmen sollen. Dann haben Sie meistens das Problem, einen Termin für die Besprechung zu finden, wo möglichst alle Personen teilnehmen können, die auch an der
Besprechung teilnehmen sollen. Sie könnten natürlich jede einzelne Person anrufen und nachfragen,
wann sie Zeit hat. Auf diesem Weg einen gemeinsamen Termin zu finden dürfte aber viel zu viel Zeit
und Arbeit in Anspruch nehmen. Daher gibt es in Outlook den Terminplanungs-Assistenten. Allerdings können Sie den nur für die Personen einsetzen, die auch ein Exchange-Konto besitzen. Hier
nun die einzelnen Schritte:
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1. Wählen Sie im Register Start in der Gruppe Neu das Symbol Neue Elemente
und dann den Befehl Besprechung (es spielt übrigens keine Rolle, ob Sie gerade in der E-Mail-, Kalender-, Aufgaben- oder einer anderen Ansicht sind). Es
erscheint das Fenster Besprechung.
2. Im Fenster Besprechung wählen Sie im Register Besprechung in der Gruppe
Anzeigen das Symbol Terminplanungs-Assistent (siehe Abbildung 40).
3. Als nächstes müssen Sie die Personen hinzufügen, die später an der Besprechung teilnehmen
sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche
. In einem weiteren Dialogfeld wählen Sie nun alle Personen aus und klicken auf die Schaltfläche
und bestätigen dann
das Dialogfeld (Sie sind wieder zurück im Fenster Besprechung).
4. Geben Sie als nächstes bei Beginnt und Endet das Datum und die Uhrzeiten ein, von wann
bis wann die Besprechung geplant ist. Der entsprechende Zeitabschnitt wird nun in der Mitte
des Fensters angezeigt. Nun können Sie sehen, wer von den in Schritt 3 ausgewählten Personen Zeit hat, an der Besprechung teilzunehmen. Haben die Personen ihren jeweiligen Kalender gut gepflegt und alle Termine eingetragen, können Sie jetzt hier an einem blauen Streifen
sehen, ob eine Person bereits einen anderen Termin hat (Sie können allerdings nicht sehen,
um was für einen Termin es sich dabei handelt).
5. Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche
und wählen einen Raum aus, wo
die Besprechung stattfinden soll. Für den gewählten Raum wird ebenfalls angezeigt, ob er
zum fraglichen Zeitpunkt anderweitig reserviert ist oder nicht.
Abb. 40: Fenster Besprechung (Auswahl Terminplanungs-Assistent)
HRZ
6. Wenn Sie einen Termin gefunden haben, an denen alle (oder doch zumindest die absolute
Mehrheit) Zeit haben und auch der ausgesuchte Raum frei ist, klicken Sie auf die Schaltfläche
. Die Terminanfrage wird nun an alle ausgewählten Personen verschickt.
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Stellvertretung
Bei der Stellvertreter-Regelung haben Sie die Möglichkeit festzulegen, dass eine Person in Ihrem
Namen z.B. E-Mails versenden oder auch Termine im Kalender eintragen bzw. ändern kann. Eine
solche Stellvertreter-Regelung ist beispielsweise sinnvoll für eine Sekretärin, die im Namen ihres
Chefs E-Mails versenden darf (wenn der Chef z.B. auf Dienstreise oder im Urlaub ist).
Damit die Stellvertreter-Regelung auch funktionieren kann, sind zwei Vorbedingungen zu erfüllen:

Beide Personen (Chef und Stellvertreter) müssen dieselbe Outlook-Version verwenden.

Beide Personen müssen gewisse Einstellungen in Outlook vornehmen.
Freigabe für Stellvertretung einrichten
Zunächst muss der Chef ein paar Einstellungen in Outlook vornehmen:
1. Wählen Sie zunächst das Exchange-Konto aus (sofern es ist nicht bereits ausgewählt ist).
2. Klicken Sie im Register Datei beim Befehl Informationen auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und wählen den Befehl Zugriffsrechte für Stellvertretung (siehe Abbildung 41).
3. Im Dialogfeld Stellvertretungen klicken Sie auf die Schaltfläche
(siehe Abbildung 42, Seite 30) und wählen im nächsten Dialogfeld den Namen der Person aus, der Sie
die Berechtigungen erteilen möchten, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden. Bei Bedarf können Sie mehreren Personen diese Berechtigungen erteilen. Dann bestätigen Sie das Dialogfeld. Es erscheint das Dialogfeld Berechtigung der Stellvertretung: Name (<Name>
ist der Name der Person, die die Berechtigung erhalten soll).
HRZ
Abb. 41: Befehl für Zugriffsrechte für Stellvertretung
Seite 30 von 53
Abb. 42: Dialogfeld Stellvertretungen
4. Im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung: <Name> (<Name> ist der Name
der zuvor ausgewählten Person; siehe Abbildung 43) legen Sie nun fest, was der Stellvertreter
in Ihrem Namen alles machen darf. Sie müssen nicht überall Berechtigungen erteilen, es reicht
vielleicht schon, die Berechtigungen bei Kalender und Posteingang freizugeben. Wenn Sie
noch das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden einschalten, bekommt die Person, die als Stellvertreter fungieren soll, eine
Nachricht, dass Sie ihr diese Berechtigungen erteilt haben. Bestätigen Sie dann das Dialogfeld.
Abb. 43: Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung: <Name>
HRZ
5. Wechseln Sie zum Postfach-Ordner (Exchange-Konto), bewegen das
Maussymbol auf den Namen des Postfachs und dann rechter Mausklick.
Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Ordnerberechtigungen (alternativ können Sie den Namen des Postfach-Ordners auch mit der linken Maustaste anklicken und dann im Register Ordner in der Gruppe Eigenschaften
das Symbol Ordnerberechtigungen wählen). Es erscheint das Dialogfeld
Outlook Heute – [<Name>]: Eigenschaften (<Name> ist der Name
Ihres Exchange-Kontos).
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6. Im Dialogfeld Outlook Heute – [<Name>]: Eigenschaften fügen Sie zunächst den Namen der Person hinzu, die als Stellvertreter vorgesehen ist. Dann wählen Sie diese Person aus
und anschließend im einzeiligen Listenfeld Berechtigungsstufe den Eintrag Veröffentlichender Bearbeiter (siehe Abbildung 44) und bestätigen das Dialogfeld.
Abb. 44: Dialogfeld Outlook Heute – [<Name>]: Eigenschaften
Eigenschaften beim Stellvertreter festlegen
Ist die Person, die als Stellvertreter fungieren soll, über die Berechtigungseinstellungen informiert
worden, muss sie ihrerseits eine Einstellung vornehmen, damit sie später die E-Mails des Chefs lesen
und bei Bedarf beantworten kann:
1. Klicken Sie im Register Datei beim Befehl Informationen auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und wählen den Befehl Kontoeinstellungen.
2. Im Dialogfeld Kontoeinstellungen wählen Sie das Register E-Mail den Namen des Exchange-Kontos und dann das Symbol Ändern (siehe Abbildung 45, Seite 32). Es erscheint das
Dialogfeld Konto ändern. (siehe Abbildung 5, Seite 8). Nehmen Sie keine Änderungen vor,
klicken Sie nur direkt auf die Schaltfläche
. Es erscheint das Dialogfeld
Microsoft Exchange.
3. Im Dialogfeld Microsoft Exchange (siehe Abbildung 46, Seite 32) klicken Sie im Register
Erweitert auf die Schaltfläche
und wählen den Namen der Person aus, die
Ihnen die Zugriffsberechtigungen erteilt hat. Dann bestätigen Sie die Dialogfelder.
HRZ
Wenn Sie sich nun die Ordnerliste anschauen, sehen Sie auch das Exchange-Konto der Person, die
Sie gerade in Schritt 3 ausgewählt haben. Nun können Sie beispielsweise zum Posteingang wechseln
und die E-Mails des Chefs lesen oder auch Termine im Kalender anschauen (je nachdem, welche
Berechtigungen Sie vom Chef erteilt bekommen haben).
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Abb. 45: Dialogfeld Kontoeinstellungen, Register E-Mail, Konto ändern
Abb. 46: Dialogfeld Microsoft Exchange, Register Erweitert
E-Mails als Stellvertreter unter dem Namen des Chefs versenden
Nun kann die Sekretärin im Namen ihres Chefs E-Mails schreiben und versenden. Hier die einzelnen
Schritte:
1. Erstellen Sie wie gewohnt eine neue Nachricht.
2. Im Fenster, wo Sie die neue Nachricht erstellen, wählen Sie im Register Optionen in der
Gruppe Felder anzeigen das Symbol Von.
HRZ
3. Oberhalb der Schaltfläche
sehen Sie die Schaltfläche
und rechts daneben den
Namen Ihres Exchange-Kontos. Klicken Sie auf die Schaltfläche
und wählen den
Befehl Weitere E-Mail-Adresse (siehe Abbildung 47, Seite 33). Es erscheint das Dialogfeld
Von anderer E-Mail-Adresse senden.
Seite 33 von 53
Abb. 47: Neue Nachricht von einer weiteren E-Mail-Adresse erstellen
4. Im Dialogfeld Von anderer E-Mail-Adresse senden klicken Sie auf die Schaltfläche
(siehe Abbildung 48) und wählen im nächsten Dialogfeld den Namen Ihres Chefs
aus, in dessen Auftrag Sie die E-Mail verfassen. Dann bestätigen Sie beide Dialogfelder.
Abb. 48: Dialogfeld Von anderer E-Mail-Adresse senden
5. Nun können Sie wie gewohnt die Nachricht schreiben (Empfängeradresse(n), Betreff, Nachrichtentext, evtl. Datei-Anhänge, usw.).
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
Regeln festlegen
Das Einrichten einer Regel ist zwar keine typische Sache von Exchange, soll aber trotzdem an dieser
Stelle am Beispiel mit dem Umgang von SPAMs gezeigt werden. Bei einem SPAM handelt es sich
um eine (normalerweise) unerwünschte E-Mail-Nachricht. Häufig handelt es sich dabei um WerbeE-Mails oder auch um Phishing-Mails, bei denen Betrüger versuchen an persönliche Daten (z.B.
Konto-Daten einer Bank) zu gelangen. Solche Nachrichten wollen Sie sicherlich nicht gerne in Ihrem
Eingangspostfach haben. Der E-Mail-Server für die Eingangsnachrichten am Hochschulrechenzentrum der JLU Gießen kann solche und ähnliche E-Mails erkennen und ergänzt vollautomatisch den
Betreff der Nachricht mit dem Zusatz <?SPAM?>, bevor die Nachricht an Sie weitergeleitet wird.
Allerdings kann das System nicht zu 100% alle unerwünschten Nachrichten herausfiltern. Wenn Sie
nun diese SPAM-Nachrichten in Outlook automatisch ausfiltern und in einen anderen Ordner ablegen
wollen, müssen Sie eine Regel erstellen. Führen Sie folgende Schritte aus:
1. Wählen Sie im Register Start in der Gruppe Verschieben das Symbol Regeln
und dann den Befehl Regel erstellen.
HRZ
2. Im Dialogfeld Regel erstellen (siehe Abbildung 49, Seite 34) lassen Sie
alles wie es ist und klicken nur auf die Schaltfläche
.
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Abb. 49: Dialogfeld Regel erstellen
3. Im Dialogfeld Regel-Assistent (siehe Abbildung 50) müssen Sie im ersten Schritt die Bedingung auswählen, die überprüft werden soll. Sie können z.B. nach bestimmten Wörtern in
der Absender- bzw. Empfängeradresse oder im Text suchen lassen. Oder auch E-Mails nach
Ihrer Wichtigkeit oder Vertraulichkeit überprüfen. In diesem Fall müssen Sie in der Liste das
Kontrollkästchen mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf (damit ist u.a. der Betreff
gemeint) aktivieren.
Abb. 50: Dialogfeld Regel-Assistent (Bedingung auswählen)
HRZ
4. Im 2. Schritt des Dialogfelds klicken Sie auf den Link bestimmten Wörtern und erhalten das
Dialogfeld Text suchen (siehe Abbildung 51, Seite 35). Geben Sie in das Textfeld Im Nachrichtenkopf zu suchende Wörter den Text <?SPAM?> ein und klicken dann auf die Schaltfläche
. Wenn Sie wollen, können Sie noch weitere Suchbegriffe eingeben. Bestätigen Sie dann das Dialogfeld.
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Abb. 51: Dialogfeld Text suchen
5. Zurück im Dialogfeld Regel-Assistent klicken Sie auf die Schaltfläche
. Sie bleiben in diesem Dialogfeld und können die Aktion(en) auswählen, die ausgeführt werden sollen,
wenn im Betreff der Begriff <?SPAM?> gefunden wird (siehe Abbildung 52). Schalten Sie im
ersten Schritt das Kontrollkästchen diese in den Ordner Zielordner verschieben ein und klicken dann unten im zweiten Schritt auf den Link Zielordner.
Abb. 52: Dialogfeld Regel-Assistent (Aktion auswählen)
HRZ
6. Im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen (siehe Abbildung 53, Seite 36) wählen
Sie den Ordner-Namen aus, wohin die SPAM-E-mails verschoben werden sollen. Prinzipiell
können Sie jeden vorhandenen Ordner wählen oder sogar mit der Schaltfläche
einen
neuen anlegen. Es empfiehlt sich aber, dass Sie den Ordner Junk-E-Mail verwenden, denn
dieser Ordner ist speziell für unerwünschte E-Mails vorgesehen. Bestätigen Sie dann das Dialogfeld.
7. Zurück im Dialogfeld Regel-Assistent klicken Sie wieder auf die Schaltfläche
.
Sie können noch Ausnahmen festlegen, was aber in diesem Fall nicht notwendig ist. Klicken
Sie einfach nur auf die Schaltfläche
. Im letzten Teil des Assistenten (siehe Abbildung 54, Seite 36) müssen Sie nur noch die Regel fertig stellen, in dem Sie im Textfeld
1. Schritt: Regelnamen eingeben die Regel benennen. Außerdem sollte das Kontrollkästchen
Diese Regel aktivieren eingeschaltet sein. Wenn Sie die Regel auf die sich bereits im Posteingang befindlichen E-Mails anwenden wollen, schalten Sie auch das Kontrollkästchen Diese
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Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner "Posteingang" befinden
ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche
.
Abb. 53: Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen (Ordner wählen)
Abb. 54: Dialogfeld Regel-Assistent (Regel fertig stellen)
HRZ
Damit ist die Regel erstellt und sie wird nun ab sofort auf alle neu eingetroffenen E-Mails angewendet. Bei der Auswahl der Aktion (siehe Abbildung 52, Seite 35) können Sie nicht nur wählen, dass
die SPAM-Nachricht in einen anderen Speicherort verschoben werden soll, sondern Sie können stattdessen Outlook damit beauftragen, die SPAM-Nachrichten zu löschen. Allerdings ist die Auswahlmöglichkeit nicht empfehlenswert. Es kann durchaus passieren, dass Sie eine Nachricht von jemanden bekommen, von dem Sie auch eine Nachricht erwarten und diese Nachricht wird von dem Posteingangs-Server als SPAM deklariert und der Betreff entsprechend ergänzt. Nun würde die Regel
ausgeführt und die Nachricht sofort gelöscht. Sie können also niemals von diesem speziellen Verfasser eine Nachricht erhalten.
Bei Bedarf können Sie die Regel auch nachbearbeiten oder deaktivieren. Wählen Sie
im Register Start in der Gruppe Verschieben das Symbol Regeln und dann den Befehl Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen sehen Sie die erstellte Regel (siehe Abbildung 55, Seite 37).
Schalten Sie das Kontrollkästchen vor dem Name aus, ist die Regel deaktiviert, aber nicht gelöscht.
Seite 37 von 53
Abb. 55: Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen (Regeln verwalten)
Wenn Sie die Regel löschen wollen, müssen Sie sie auswählen und dann die Schaltfläche
anklicken. Sie können natürlich jederzeit weitere Regeln erstellen. Allerdings gibt es eine Obergrenze, die bei ca. 60 bis 100 Regeln liegt. Die genaue Anzahl ist abhängig von den Aktionen, die mit der
Regeln ausgelöst werden und auch von der Länge des benutzerdefinierten Namens. Insgesamt stellt
Outlook 64 KByte an Speicherplatz für Regeln zur Verfügung. Allerdings werden Sie in der Praxis
vermutlich eh nicht so viele Regeln verwenden.
Nachrichten archivieren
Im Laufe der Zeit sammeln sich viele Nachrichten in den einzelnen Ordnern an (u.a. Posteingang und
Gesendete Objekte; darüber hinaus auch in benutzerdefinierten Ordnern). Diese belegen natürlich
Speicherplatz auf dem Server (besonders dann, wenn die Nachrichten auch Dateianhänge besitzen).
Standardmäßig stehen Ihnen 3 GByte an Speicherplatz zur Verfügung (gilt für die JLU Gießen). Bei
Bedarf kann dieser auf Antrag auf bis zu 15 GByte erweitert werden.
Wenn Sie wissen wollen, wie viel Speicherplatz noch frei ist, wählen Sie im Register
Datei den Befehl Informationen. Neben der Schaltfläche Tools zum Aufräumen können Sie sehen, wie viel Speicherplatz noch frei ist (siehe Abbildung 56, Seite 38).
HRZ
Sollte der freie Speicherplatz knapp werden, gibt es ein paar Tipps, um den freien Speicher zu vergrößern:

Speichern Sie Dateianhänge auf der lokalen Festplatte des PCs oder Laptops ab. Löschen Sie
dann die E-Mail mit dem Dateianhang.

Löschen Sie alle nicht mehr benötigten E-Mails. Schauen Sie auch in den Ordner Gesendete
Objekte. Standardmäßig wird beim Versenden einer neuen Nachricht oder bei der Beantwortung einer E-Mail eine Kopie dieser Nachricht im Ordner Gesendete Objekte abgelegt. Häufig finden sich dort Nachrichten, die mehrere Jahre alt sind und nicht mehr benötigt werden.
Löschen Sie diese Nachrichten.
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
Wenn Sie Nachrichten im Ordner Posteingang oder im Ordner Gesendete Objekte löschen,
werden Sie diese üblicherweise mit der Taste
löschen. Damit werden die Nachrichten aber
nur in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Dadurch ist kein Speicherplatz freigeworden. Sie müssen also dann also auch noch den Inhalt des Ordners Gelöschte Objekte entfernen. Wenn Sie Nachrichten ohne Umweg sofort entfernen wollen, benutzen Sie nicht die Taste
, sondern die Tastenkombination
.

Schauen Sie im Ordner Junk-E-Mail nach, ob sich dort ebenfalls E-Mails befinden, die Sie
nicht mehr benötigen und löschen diese Nachrichten.

Im Ordner RSS-Feeds7 gibt es den Unterordner MSN Nachrichten. Dort erhalten Sie regelmäßig Kurznachrichten von Microsoft. Auch diese Kurznachrichten benötigen Speicherplatz.
Löschen Sie den Inhalt dieses Unterordners in regelmäßigen Abständen.
Abb. 56: Anzeige wie viel Speicherplatz noch frei ist
HRZ
Wenn Sie keine E-Mails löschen wollen, können Sie auch die E-Mails in ein lokales Archiv ablegen.
Wählen Sie im Register Datei den Befehl Informationen und klicken dann auf die
Schaltfläche Tools zum Aufräumen und wählen den Befehl Archivieren (siehe Abbildung 57, Seite 39). Im Dialogfeld Archivieren (siehe Abbildung 58, Seite 39) wählen Sie die Option
Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren und dann den Namen des Ordners, dessen Inhalt
archiviert werden soll. Wählen Sie dann noch in der Liste Elemente archivieren, die älter sind als
das Datum aus, so dass nur die Elemente archiviert werden, die älter als das ausgewählte Datum sind.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche
, um den lokalen Speicherort auszuwählen, wo die
Archivdatei abgelegt werden soll. Sie können der Datei auch einen benutzerdefinierten Namen geben.
Nach Bestätigung des Dialogfelds wird die Archivdatei angelegt und die Elemente, die älter als das
angegebene Datum sind, sind aus dem angegebenen Exchange-Ordner entfernt worden.
7
RSS = Really Simple Syndication.
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Abb. 57: Befehl zum Archivieren von E-Mails und Ordnern
Abb. 58: Dialogfeld Archivieren
Sie können auch eine automatisierte Archivierung aktivieren. Damit legen Sie fest, dass die Archivierung regelmäßig durchgeführt wird, ohne dass Sie sich weiter darum kümmern müssen. Wählen
Sie im Register Datei den Befehl Optionen. Im Dialogfeld Outlook-Optionen wählen Sie dann die Kategorie Erweitert und klicken dann in der Gruppe AutoArchivierung auf die Schaltfläche
. Im Dialogfeld AutoArchivierung (siehe Abbildung 59) aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle x Tage.
HRZ
Abb. 59: Dialogfeld AutoArchivierung
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Das Kontrollkästchen AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen können Sie deaktivieren. Damit
wird lediglich eine Bestätigungsmeldung vor der Durchführung der Archivierung angezeigt, wo Sie
bei Bedarf die Archivierung abbrechen können. Das Kontrollkästchen Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) sollten Sie deaktiviert lassen. Wenn Sie es aktivieren, werden alle Elemente aus dem Posteingang gelöscht, die die Ablaufzeit überschritten haben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alte Elemente archivieren oder löschen, um die nachfolgenden Einstellungen vornehmen zu können. Ist das Kontrollkästchen Archivordner in Ordnerliste anzeigen aktiviert, wird der
Archivordner in der Ordnerliste angezeigt, wo Sie sich den Inhalt des Ordners anzeigen lassen können. Tragen Sie in das Zahlenfeld Elemente löschen, wenn älter als die Ablaufzeit ein, nach der die
Elemente archiviert werden sollen. Über eine Schaltfläche können Sie wählen, ob es sich bei der
Ablaufzeit um Tage, Wochen oder Monate handelt (Bereich: 1 Tag bis 60 Monate). Lassen Sie sich
bitte durch den Wortlaut des Kontrollkästchens nicht stören. Die Elemente werden nicht gelöscht,
sondern tatsächlich archiviert. Bei der Wahl der Option Alte Elemente verschieben nach geben Sie
im Textfeld den Speicherort und den Dateinamen für die Archivierungsdatei an (Standarddateiname:
archive.pst). Klicken Sie bei Bedarf auf die Schaltfläche
, um den Speicherort über ein
weiteres Dialogfeld auszuwählen.
Auch wenn Sie im Zahlenfeld Elemente löschen, wenn älter als einen Wert eintragen und zusätzlich
angeben, ob es sich um Tage, Wochen oder Monate handeln soll, so gelten dennoch für die verschiedenen Elemente in Outlook unterschiedliche Ablaufzeiten. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die Ablaufzeiten für die Elemente verschiedener Ordner:
Ordner
Ablaufzeit
Posteingang und Entwürfe
6 Monate
Gesendete Elemente und Gelöschte Elemente
2 Monate
Postausgang
3 Monate
Kalender
6 Monate
Aufgaben
6 Monate
Notizen
6 Monate
Journal
6 Monate
Wenn Sie wollen, dass die Einstellungen für alle Ordner identisch sind, müssen Sie im Dialogfeld
AutoArchivierung die Schaltfläche
anklicken.
HRZ
Sie können aber auch für jeden Ordner separat die Ablaufzeit festlegen. Bewegen Sie das Maussymbol auf den entsprechenden Ordnernamen, klicken die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü
den Befehl Eigenschaften. Im Dialogfeld <Ordner>-Eigenschaften (<Ordner> ist der Name des
eigentlichen Ordners, für den die Einstellungen vorgenommen werden) wählen Sie das Register
AutoArchivierung und dort die Option Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden
(siehe Abbildung 60, Seite 41). Dann können Sie den Wert für die Ablaufzeit angeben. Alternativ
können Sie auswählen, dass der Inhalt des Ordners nicht archiviert wird (Option Elemente in diesem
Ordner nicht archivieren).
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Abb. 60: Dialogfeld <Ordner>-Eigenschaften
Einen Nachteil hat die AutoArchivierung: die Archivdatei wird standardmäßig auf der lokalen
Festplatte gespeichert. Sie können sie also nicht auf einem anderen Rechner abrufen. Auch bei der
Verwendung von OWA (siehe Kapitel Benutzung von Outlook Web App (OWA), Seite 51) können
Sie dieses Archiv nicht verwenden. Um auch an anderen PCs und in OWA ein Archiv nutzen zu
können, bietet Ihnen das HRZ Gießen die Möglichkeit an, ein Online-Archiv einzurichten. Wenn Sie
ein solches Online-Archiv nutzen wollen, beantragen Sie es per E-Mail an die Adresse
support@hrz.uni-giessen.de
Nach Einrichtung des Online-Archivs werden alle Nachrichten, die älter als 2 Jahre sind, automatisch
in das Archiv verschoben. Diese Regelung können Sie auch nicht ändern. Sie können aber zusätzliche
Regeln erstellen (siehe Kapitel Regeln festlegen, Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.), wo Sie
angeben können, dass bestimmte Nachrichten sofort in das Archiv verschoben werden. Sie können
aber jederzeit „manuell“ Nachrichten in das Archiv verschieben.
Beim Online-Archiv stehen Ihnen zunächst 10 GByte Speicherplatz zur Verfügung. Eine Erhöhung
der Kapazität ist auf Antrag in 5 GByte-Schritten möglich. Maximale Speicherkapazität: 50 GByte.
Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen
HRZ
Auch bei der Nachverfolgung handelt es sich nicht um ein typisches Exchange-Thema. Trotzdem soll
es hier behandelt werden. Stellen Sie sich vor, Sie bekommen täglich eine Flut an neuen E-Mails, die
Sie aber gar nicht alle bearbeiten (z.B. aus Zeitgründen, da Sie noch andere wichtigen Arbeiten zu
erledigen haben). Im Posteingang sind typischerweise Nachrichten mit unterschiedlicher Wichtigkeit.
Es kann also vorkommen, dass Sie viele Nachrichten bearbeiten müssen (z.B. beantworten), aber es
gibt einige, bei denen Sie sich Zeit mit der Bearbeitung lassen können (z.B. muss die eine oder andere
Nachricht erst in zwei Tagen bearbeitet werden, während andere spätestens am nächsten Tag bearbeitet werden müssen). Nun kann niemand von Ihnen verlangen, dass Sie sich alle Nachrichten merken
sollen, die zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden. Da kann es schnell passieren, dass Sie die
eine oder andere wichtige Nachricht komplett vergessen. Zu diesem Zweck können Sie die Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen. Zudem können Sie sich auch von Outlook daran erinnern lassen, wann eine Nachricht bearbeitet werden soll. Um eine Nachricht zur Nachverfolgung zu kennzeichnen, gehen Sie wie folgt vor:
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1. Wählen Sie die Nachricht im E-Mail-Fenster aus.
2. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Kategorien auf das
Symbol Zur Nachverfolgung.
3. In der Liste wählen Sie dann den gewünschten Eintrag. Ist der gewünschte Termin in der Auswahl nicht vorhanden, wählen Sie den Befehl Benutzerdefiniert
Abb. 61: Befehlsliste für die Nachverfolgung
4. Im Dialogfeld Benutzerdefiniert (siehe Abbildung 62) können Sie nun im einzeiligen Listenfeld Kennzeichnung genau wählen, was Sie später mit der Nachricht machen wollen (Bitte
um Telefonanruf, Nicht weiterleiten, Zur Nachverfolgung, Zur Kenntnisnahme, Bitte um
Weiterleitung, Antwort nicht erforderlich, Bitte lesen, Bitte um Antwort, Bitte um Antwort
an alle, Zur Durchsicht).
Abb. 62: Dialogfeld Benutzerdefiniert
5. Legen Sie den Zeitraum (Beginnt am und Fällig am) fest, bis wann die Nachricht bearbeitet
werden muss.
6. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung und wählen das Datum und die
Uhrzeit aus, wann Sie an die Bearbeitung der Nachricht erinnert werden wollen. Wenn Sie
wollen, klicken Sie auf das Lautsprechersymbol ( ) und wählen eine Sounddatei aus, die bei
der Erinnerung zusätzlich abgespielt werden soll.
HRZ
Sie sehen nun in der letzten Spalte bei der E-Mail-Übersicht ein farbiges Fähnchen (siehe Abbildung
63, Seite 43). Bei einer Erinnerung sehen Sie vorne das Symbol einer Glocke ( ).
Seite 43 von 53
Abb. 63: Ein Fähnchen kennzeichnet die Nachverfolgung
Anmerkung: Alternativ zum Symbol Zur Nachverfolgung (Register Start, Gruppe Kategorien) können Sie auch das Maussymbol in der letzten Spalte der E-Mail-Übersicht auf das weiße
Fähnchen bei der Nachricht bewegen, die Sie zur Nachverfolgung kennzeichnen wollen und klicken die rechte Maustaste. Das Kontextmenü enthält dieselben Befehle.
Wählen Sie den Befehl Kennzeichnung löschen (beim Symbol Zur Nachverfolgung
oder im Kontextmenü), wenn Sie die Nachverfolgung beenden wollen.
Wenn Sie unter Punkt 6 das Kontrollkästchen Erinnerung aktiviert haben, wird zum angegebenen
Termin und Uhrzeit eine Meldung (Dialogfeld Erinnerung; siehe Abbildung 64) angezeigt. Sie können das Element öffnen, indem Sie es das Maussymbol auf den Eintrag bewegen und einen Doppelklick ausführen. Sie können sich auch mit der Schaltfläche
erneut an das Element erinnern lassen (und dabei auch auswählen, wann die erneute Erinnerung stattfinden soll. Klicken Sie auf
die Schaltfläche
, wenn Sie das Element nicht öffnen und nur das Dialogfeld schließen wollen. Werden Sie an mehrere Elemente erinnert, können Sie auch die Schaltfläche
zum
Schließen des Dialogfelds benutzen.
Abb. 64: Dialogfeld Erinnerung
Elemente kategorisieren
Zur besseren Orientierung bei E-Mail-Nachrichten, Terminen, Aufgaben, usw. können Sie die verschiedenen Elemente zu Gruppen zusammenfassen und sie farblich kennzeichnen. So können Sie
schnell an den Farben erkennen, welche Elemente zusammengehören. Sie können z.B. alle E-MailNachrichten, die inhaltliche Gemeinsamkeiten besitzen, zu einer Gruppe zusammenfassen. Oder innerhalb des Kalenders können Sie z.B. allen Dienstbesprechungen eine einheitliche Farbe zuweisen.
Hierfür stellt Outlook die Funktion Kategorisieren zur Verfügung. Auch diese Funktion hat nichts
direkt mit Exchange zu tun.
HRZ
Einem Element eine Kategorie zuweisen
Zunächst sollen die Kategorien namentlich und mit einer bestimmten Farbe bzw. Tastenkombination
einzeln festgelegt werden:
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1. Wählen Sie im Register Start in der Gruppe Kategorien das Symbol
Kategorisieren und dann den Befehl Alle Kategorien.
2. Im Dialogfeld Farbkategorien (siehe Abbildung 65) suchen Sie sich
eine Kategorie nach Wunsch aus und klicken den Namen in der Liste an.
3. Optional: Klicken Sie die Schaltfläche
an, wenn Sie den Kategoriennamen umbenennen wollen. Geben Sie dann einfach den neuen Namen ein (z.B. Dienstlich oder Veranstaltung).
4. Optional: Wählen Sie für die Kategorie eine andere Farbe. Öffnen Sie das Listenfeld Farbe
und suchen sich eine Farbe aus. Die Liste enthält aber nur 25 verschiedene Farben.
5. Optional: Weisen Sie der Kategorie eine Tastenkombination zu. Öffnen Sie dazu die Liste
Tastenkombination und suchen sich eine freie Tastenkombination aus. So können Sie später
anderen Elementen schneller eine Kategorie zuweisen.
6. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 für jede Kategorie, die Sie bearbeiten wollen.
Abb. 65: Dialogfeld Farbkategorie
Anmerkung: Sie können auch die Schaltfläche
anklicken und im Dialogfeld Neue
Kategorie hinzufügen (siehe Abbildung 66) eine neue Kategorie erstellen. Geben
Sie der neuen Kategorie einen aussagekräftigen Namen und wählen die Farbe für diese
Kategorie aus. Optional weisen Sie der Kategorie noch eine Tastenkombination zu.
Abb. 66: Dialogfeld Neue Kategorie hinzufügen
HRZ
Nach Bestätigung des Dialogfelds können Sie nun beginnen, die entsprechenden Elemente zu kategorisieren. Hier die allgemeine Vorgehensweise8:
8
Es spielt im Prinzip keine Rolle, ob es sich dabei um eine E-Mail-Nachricht oder einen Termin oder eine Aufgabe
oder etwas Anderes handelt.
Seite 45 von 53
1. Bewegen Sie das Maussymbol auf das Element, dass Sie kategorisieren wollen und klicken
die rechte Maustaste.
2. Im Kontextmenü bewegen Sie das Maussymbol auf den Befehl Kategorisieren und warten
kurz bis die Unterbefehlsliste erscheint und klicken dann den Kategorienamen an.
Alternativ können Sie natürlich auch die Tastenkombination verwenden, wenn Sie denn für die Kategorie unter Punkt 5 (siehe weiter oben) eine Tastenkombination ausgewählt haben.
Die beiden Abbildungen 67 und 68 zeigen jeweils ein Beispiel für eine E-Mail-Nachricht und einen
Termin.
Abb. 67: Beispiel für eine Kategorisierung bei einer E-Mail-Nachricht
Abb. 68: Beispiel für eine Kategorisierung bei einem Termin
Bedingte Formatierungen festlegen
Alternativ zur Kategorisierung können Sie auch eine bedingte Formatierung festlegen, um bestimmte
Elemente hervorzuheben. So können Sie beispielweise alle E-Mail-Nachrichten hervorheben, die einen bestimmten Begriff im Betreff enthalten oder die von einer bestimmten Person gesendet worden
sind. Auch für Termine, Aufgaben oder Notizen lässt sich eine solche bedingte Formatierung einrichten. Am Beispiel der E-Mail-Nachrichten soll die Vorgehensweise bei der bedingten Formatierung
gezeigt werden. Dabei sollen alle Nachrichten hervorgehoben werden, die einen bestimmten Begriff
(als Beispiel wird der Begriff Outlook genommen) im Betreff haben9.
1. Wählen Sie im Register Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht das
Symbol Ansichtseinstellungen.
HRZ
2. Im Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen wählen Sie die
Schaltfläche
9
Es wird davon ausgegangen, dass Sie sich in E-Mail-Darstellung befinden. Falls nicht, müssen Sie erst zu dieser
Darstellung wechseln.
Seite 46 von 53
3. Im Dialogfeld Bedingte Formatierung klicken Sie auf die Schaltfläche
und tragen dann im Textfeld Name einen aussagekräftigen Namen für die bedingte Formatierung ein
(siehe Abbildung 70).
, um die gewünschte Formatierung im
Dialogfeld Schriftart (siehe Abbildung 71, Seite 47) vorzunehmen. Bestätigen Sie dann das
Dialogfeld. Auch wenn dieser Schritt optional ist, so sollten Sie ihn trotzdem durchführen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um im Dialogfeld Filtern (siehe Abbildung 72,
Seite 47) die eigentliche Bedingung festzulegen10.
6. Bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfelder.
Abb. 69: Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen
Abb. 70: Dialogfeld Bedingte Formatierung
HRZ
10
Es würde an dieser Stelle zu weit führen, alle Filtereinstellungen zu zeigen, die im Dialogfeld Filtern möglich sind.
Die meisten Einstellungen sollten allerdings weitestgehend selbsterklärend sein, so dass Sie ohne viel Vorwissen
schnell einfache Bedingungen festlegen können
Seite 47 von 53
Abb. 71: Dialogfeld Schriftart
Abb. 72: Dialogfeld Filtern
In Abbildung 73 sehen Sie das Ergebnis einer bedingten Formatierung. Es werden alle Nachrichten
hervorgehoben, die im Betreff das Wort Outlook enthalten.
Abb. 73: Beispiel für eine bedingte Formatierung
HRZ
QuickSteps
Wenn Sie bestimmte Aktionen immer wieder ausführen müssen (z.B. neue Nachrichten an die Abteilungsmitglieder senden), dann können Sie dafür einen sogenannten QuickStep erstellen. Die QuickSteps sind eine Neuerung von Outlook 2010. Mit ihnen können Sie auch gleich mehrere Aktionen
auf einmal ausführen. So können Sie z.B. eine Nachricht in einen bestimmten Ordner verschieben
und gleichzeitig als gelesen kennzeichnen. In diesem Kapitel soll am Beispiel einer neuen Nachricht
gezeigt werden, wie die Erstellung eines QuickSteps funktioniert.
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Anmerkung: QuickSteps gibt es nur für E-Mails, nicht aber für andere Elemente in Outlook.
Hier nun die Vorgehensweise bei der Erstellung eines QuickSteps:
1. Öffnen Sie im Register Start in der Gruppe QuickSteps die Liste mit den bereits
vorhandenen QuickSteps, wählen den Befehl Neuer QuickStep und dann den Unterbefehl Benutzerdefiniert.
2. Im Dialogfeld QuickStep bearbeiten (siehe Abbildung 74) tragen Sie zunächst in das Textfeld Name einen aussagekräftigen Namen für den QuickStep ein.
Abb. 74: Dialogfeld QuickStep bearbeiten; Name festlegen
3. Jetzt wählen Sie die Aktion aus, die mit dem QuickStep ausgeführt werden soll. Öffnen Sie
die Liste und wählen die Aktion aus. In diesem Beispiel wird die Aktion Neue Nachricht
ausgewählt. Klicken Sie dann auf den Link Optionen anzeigen (siehe Abbildung 75, Seite
49).
4. Optional: Sie können in das Textfeld Betreff einen Vorgabetext eintragen (z.B. Abteilungsbesprechung).
5. Optional: Sie können in der Liste Kennzeichnung einen Eintrag auswählen (z.B. Morgen
oder Diese Woche).
7. Optional: Sie können in das Textfeld Text einen Vorgabetext eingeben (z.B. Die nächste
Abteilungsbesprechung findet statt am … um … im Raum 469 (4. OG).) Die Auslassungspunkte können dann später bei der Erstellung der Nachricht durch das eigentliche Datum und
die eigentliche Uhrzeit ersetzt werden.
HRZ
6. Optional: Sie können in der Liste Wichtigkeit einen Eintrag auswählen (z.B. Wichtigkeit:
Hoch).
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Abb. 75: Dialogfeld QuickStep bearbeiten; Aktion auswählen
8. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach 1 Minute Verzögerung automatisch
senden. Das bedeutet, dass bei dem späteren Versenden der Nachricht diese 1 Minute lang
im Postausgangsordner verbleibt, bevor sie tatsächlich gesendet wird. Wenn Sie merken, dass
Sie die Nachricht versehentlich gesendet haben, können Sie innerhalb dieser einen Minute in
den Postausgangsordner wechseln und die Nachricht löschen.
und wählen im Adressbuch die Adressen
der Personen aus, an die Sie die Nachricht später versenden wollen.
um eine weitere Aktion hinzuzufügen (z.B. soll die Nachricht nach dem Versenden automatisch in einen bestimmten Ordner
verschoben werden).
11. Optional: Wählen Sie in der Liste Tastenkombination eine Tastenkombination aus. Damit
können Sie später den QuickStep schneller aufrufen. Abbildung 76, Seite 50, zeigt den vollständigen beispielhaften QuickStep.
12. Zur Bestätigung des neuen QuickSteps bestätigen Sie das Dialogfeld.
HRZ
Nun können Sie den QuickStep einsetzen. Wählen Sie entweder den QuickStep im Register Start in
der Gruppe QuickSteps aus der Liste oder verwenden die Tastenkombination aus Schritt 11. Sie können alle Daten noch bearbeiten oder ergänzen, bevor Sie die Nachricht versenden.
Seite 50 von 53
Abb. 76: Der QuickStep mit zusätzlichen optionalen Einstellungen
Einstellungen in Outlook ändern
Wie in jeder anderen Microsoft Office-Applikation haben Sie auch in Outlook die Möglichkeit, gewisse Grundeinstellungen vorzunehmen. Wählen Sie im Register Datei den Befehl
Optionen. Im Dialogfeld Outlook-Optionen können Sie nun über Kategorien die
gewünschten Einstellungen vornehmen. Es würde an dieser Stelle zu weit führen, alle Einstellungsmöglichkeiten vorzustellen. Hier nur ein paar wenige Einstellungen:
Kategorie
Einstellung
E-Mail
In der Gruppe Nachrichteneingang legen Sie fest, wie Sie von Outlook beim Eintreffen neuer Nachrichten informiert werden (besonders interessant, wenn das Outlook-Fenster minimiert (nicht geschlossen) ist oder von anderen Fenstern überdeckt wird.
In der Gruppe Antworten und Weiterleitungen können Sie angeben, ob der Originaltext beim Beantworten oder Weiterleiten Ihrer Nachricht beigefügt wird und wenn ja, in welcher Form.
Kalender
In der Gruppe Arbeitszeit geben Sie an, wann Sie (normalerweise) mit der Arbeit beginnen und
wann sie endet. Und an welchen Wochentagen Sie arbeiten, bzw. welcher der erste Wochentag ist.
In der Gruppe Kalenderoptionen können Sie u.a. die Zeit angeben, die standardmäßig bei der Erinnerung von Terminen verwendet werden soll. Sie können sich auch Feiertage verschiedener Länder
im Kalender anzeigen lassen (Schaltfläche
).
Erweitert
Legen Sie in der Gruppe Starten und Beenden von Outlook den Ordner fest, der standardmäßig bei
jedem Start von Outlook angezeigt werden soll (z.B. Posteingang).
HRZ
Schalten Sie in der Gruppe Erinnerungen das Kontrollkästchen Erinnerungen anzeigen ein, damit
Sie auch tatsächlich an Termine erinnert werden.
Seite 51 von 53
Benutzung von Outlook Web App (OWA)
Wenn Sie mal nicht auf Outlook auf Ihrem PC zugreifen können (z.B. im Urlaub, auf Dienstreise),
aber die Möglichkeit haben, auf einen (z.B. öffentlichen) PC zuzugreifen (das kann auch ein AppleComputer oder ein Computer mit Unix-Betriebssystem (z.B. Linux) sein), der einen Internet-Zugang
besitzt, dann können Sie einen beliebigen Webbrowser verwenden und Outlook Web App (OWA) als
Outlook-Ersatz einsetzen. OWA ist optisch wie Outlook aufgebaut, so dass Sie sich eigentlich schnell
zurechtfinden sollten. Im Webbrowser geben Sie folgende Adresse ein:
http://owa.uni-giessen.de
Im Eingabefeld (siehe Abbildung 77) geben Sie Ihren Exchange-Benutzernamen und das zugehörige
Kennwort ein und klicken auf die Schaltfläche
.
Abb. 77: Anmeldung bei OWA
Nach der Anmeldung sehen Sie Ihre E-Mail-Nachrichten. Sie können wie in Outlook schnell zu den
Kalendern oder auch zu den Aufgaben oder Kontakten wechseln. Die meisten standardmäßigen Möglichkeiten (z.B. Senden, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten, Termine im Kalender eintragen oder anschauen) können Sie auch in OWA machen. Auch verschiedene Grundeinstellungen
sind möglich. Am besten machen Sie sich selbst ein Bild dieser Online-Variante von Outlook. Vergessen Sie aber bitte nicht, sich am Ende der Sitzung abzumelden.
Eine Besonderheit von OWA soll aber an dieser Stelle trotzdem kurz gezeigt werden: die Änderung
des Exchange-Passworts. Wenn Sie das Passwort ändern wollen, sollten Sie dafür OWA verwenden,
denn in Outlook ist das nicht möglich. Nach der Anmeldung klicken Sie in der rechten oberen Ecke
der Webseite auf Optionen und wählen dann den Befehl Kennwort ändern (siehe Abbildung 78,
Seite 52).
HRZ
Im nächsten Fenster geben Sie dann das aktuelle Passwort und zweimal das neue Passwort ein und
klicken dann auf Speichern (siehe Abbildung 79, Seite 52).
Seite 52 von 53
Abb. 78: Aufruf der Optionen in OWA
Abb. 79: Neues Exchange-Passwort festlegen
Weitere Informationen und Literatur
Wenn Sie weitere Informationen zu Exchange und Outlook haben wollen, schauen Sie sich einfach
mal die Webseite http://www.uni-giessen.de/cms/fbz/svc/hrz/svc/komm/groupware an. Ansonsten gibt es eine Fülle an Foren im Internet zum Thema Outlook bzw. Exchange. Am besten, Sie
benutzen eine beliebige Suchmaschine in einem Webbrowser und geben als Suchbegriffe Outlook
Foren bzw. Exchange Foren ein. Sie bekommen dann schon geeignete Adressen angezeigt11.
HRZ
Daneben können Sie sich auch in Büchern über Outlook und Exchange informieren. Hier ein Beispiel
für Literaturangaben.
11
Für den Inhalt dieser Adressen sind wir nicht verantwortlich und können auch nicht versprechen, dass Sie auf allen
dieser Seiten die gewünschte(n) Information(en) finden werden.
Seite 53 von 53
Outlook 2016 – E-Mails, Kontakte und Termine im Griff
HRZ
A. Schmid
BILDNER Verlag (01/2016); 210 Seiten
ISBN-13: 978-3832801724

Exchange mit Outlook 2016 - Justus-Liebig

Transcription

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