Administratorhandbuches zur E-POSTBUSINESS BOX

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E‑POSTBUSINESS BOX
Administratorhandbuch
Version 1.0 zu Release 2.5
Impressum
Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche
Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder
anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben
vorbehalten.
Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln.
Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen
Eigentümer.
© 2016 Deutsche Post AG
Inhalt
1 Zu diesem Dokument
1
1.1 Symbole, Auszeichnungen
1
1.2 Release-Information
2
2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten müssen
3
2.1 Szenarien für den Einsatz in komplexen IT-Umgebungen
3
2.2 Kurzanleitung für die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen
9
2.3 Rollenkonzept der E‑POSTBUSINESS BOX
14
2.4 Synchronisation mit einem bestehenden IKG
15
3 Technische Administration
3.1 E‑POSTBUSINESS BOX in Betrieb nehmen
17
17
3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten
17
3.1.2 E‑POSTBUSINESS BOX auspacken und aufstellen
20
3.1.3 E‑POSTBUSINESS BOX ans Netzwerk anschließen und hochfahren
20
3.1.4 Daten des Proxy-Servers erfassen
22
3.1.5 Optional: Feste IP-Adresse zuweisen
24
3.1.6 E‑POSTBUSINESS BOX aktivieren und in Betrieb nehmen
25
3.2 E‑Mail-Versand konfigurieren
28
3.2.1 Mailserver wählen und spezifizieren
28
3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren
30
3.2.3 Willkommens-E‑Mail für neue Anwender konfigurieren
31
3.3 Technischen Betreuer anlegen
32
3.4 Fachlichen Betreuer anlegen
33
3.5 Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern installieren
34
3.5.1 Client-Anwendungen manuell installieren
35
3.5.2 Client-Anwendungen halbautomatisch installieren
43
3.5.3 Client-Anwendungen per Software-Verteilung installieren
44
3.6 E‑Mail-Programme zum Versenden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN nutzen
46
3.7 Konfigurieren und Überwachen
48
3.7.1 Netzwerk-Konfigurationseinstellungen pflegen
48
3.7.2 Authentifizierung für Client-Anwendungen deaktivieren
53
3.7.3 Journal ausblenden
53
3.7.4 NTP-Server für die Zeitsynchronisation festlegen
54
3.7.5 Versenden von Systemnachrichten deaktivieren
54
3.7.6 Testen
55
3.8 Warten und Pflegen
55
3.8.1 Konfiguration sichern
56
3.8.2 Software-Aktualisierungen planen und durchführen
57
3.8.3 Fernwartungszugang aktivieren oder deaktivieren
60
3.8.4 Auslieferungszustand wiederherstellen
61
3.8.5 E‑POSTBUSINESS BOX kontrolliert abschalten und neu starten
63
3.8.6 Fehlkonfigurationen anzeigen
63
4 Fachliche Administration
65
4.1 Anwender, Postfächer und E‑POST Adressen verwalten
65
4.1.1 Anwender und Postfächer manuell anlegen
65
4.1.2 Anwender und E‑POSTBRIEF Postfächer automatisiert anlegen
68
4.1.3 Postfach löschen
72
4.1.4 Anwenderdaten pflegen und Anwenderpasswort setzen
74
4.1.5 Gruppenpostfach anlegen
74
4.1.6 Empfehlung: E‑POST Adressen veröffentlichen
77
4.2 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
80
4.2.1 Überblick und typisches Vorgehen
80
4.2.2 Elektronisches Briefpapier einrichten
81
4.2.3 Dokumentvorlage anpassen und testen
89
4.2.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden
98
4.2.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen
108
4.2.6 Dokumentvorlage zentral bereitstellen
111
4.3 Poststelle überwachen
112
4.3.1 Versand und Empfang überwachen und manuell starten
112
4.3.2 Nicht persönlich zugeordnete E‑POSTBRIEFE identifizieren und weiterleiten
113
4.3.3 Bei Empfangsstörung E‑POSTBRIEFE im Fallback-Postfach abrufen
114
4.3.4 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen
115
4.3.5 Journal als Report generieren
117
4.4 Senden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN konfigurieren
118
4.4.1 Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen
118
4.4.2 Standard-Beilagen bereitstellen und automatisch hinzufügen
122
4.4.3 Briefe konsolidieren
123
4.4.4 Freigeber festlegen
124
4.4.5 Darstellung der Benutzernamen in der Freigeber-Funktion festlegen
126
4.4.6 Versandintervalle festlegen
127
4.4.7 Automatisches Löschen gesendeter E‑POSTBRIEFE konfigurieren
129
4.4.8 Belegkopien in einem zentralen Postfach sammeln
129
4.4.9 Intervalle für das Abholen eingegangener E‑POSTBRIEFE festlegen
130
4.4.10 Posteingangs-Benachrichtigung ein- oder ausschalten
131
5 Automatisierter Massenversand
133
5.1 Verzeichnisfreigaben erstellen
134
5.1.1 Verzeichnisfreigaben global aktivieren
135
5.1.2 Spezifische Verzeichnisfreigabe anlegen
135
5.2 Sammelkorb konfigurieren
136
5.2.1 Sammelkorb anlegen
136
5.2.2 Standard-Versandoptionen festlegen
140
5.2.3 Globale Einstellungen für Sammelkörbe festlegen
141
5.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen
141
5.3.1 Verzeichnisfreigabe als Laufwerk ins Windows-Netzwerk einbinden
141
5.3.2 Per SFTP auf Verzeichnisfreigabe zugreifen
143
5.4 Brieferzeugende Anwendung konfigurieren
144
5.5 Optional: Sammelkorb-Verarbeitung manuell starten
146
5.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren
147
5.7 Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
153
5.7.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren
153
5.7.2 Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen
162
5.7.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren
167
5.7.4 E‑POSTBRIEFE über die E‑POSTBUSINESS BOX manuell in den Sammelkorb hochladen
169
6 Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS
171
6.1 ZahlungsPLUS einrichten
172
6.1.1 Welche ZahlungsPLUS Methode ist für mich die richtige?
172
6.1.2 ZahlungsPLUS aktivieren und Zahlungsempfänger für Rechnungsversand zentral festlegen
175
6.1.3 ZahlungsPLUS Methoden konfigurieren
176
6.1.4 Belegschlüssel (Textschlüssel) für Überweisungsträger konfigurieren
193
6.1.5 Rechnungsdaten als QR-Codes® einfügen und Überweisungsträger-Vordrucke inhaltlich gestalten
195
6.2 Wie funktioniert ZahlungsPLUS aus Sicht des Empfängers?
198
7 Allgemeine Bedienung
204
7.1 Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX
204
7.2 Passwort ändern
204
7.3 Neues Passwort anfordern
205
7.4 Administrationsbereich im E‑POST Portal aufrufen
206
8 Troubleshooting
208
8.1 Die Druckqualität von Grafiken in E‑POSTBRIEFEN ist unbefriedigend
208
8.2 Client-Anwendung startet nicht – Fehlermeldungen
208
8.2.1 „Couldn't open 'C:/Programme/E‑POSTBRIEF/brandings/branding.ini': permission denied“
208
8.2.2 „Couldn't connect to host“
209
8.2.3 „Expected integer but got m_dir_open_index“
210
8.2.4 „While fetching appinfo: error setting certificate verify location“
210
8.2.5 „While executing securitray ...“
211
8.2.6 „Datei hconnect.exe kann nicht geschrieben werden.“
211
8.3 Client-Anwendungen lassen sich nicht installieren – „The printer name is invalid“
211
8.4 Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstürze in der Anwendung oder Fehlermeldungen
212
8.5 Sammelkorb verarbeitet hochgeladene Dateien nicht
212
8.6 Zugangsdaten des technischen Betreuers sind verloren
212
8.7 Beim Aktualisieren der Firmware kommt es zu Verbindungsproblemen
213
8.8 E‑POSTBRIEFE werden an mein Postfach im E‑POST Webportal gesendet
214
8.9 Unterstützt mein HTTP-Proxy-Server die E‑POSTBUSINESS BOX?
214
9 Häufig gestellte Fragen zu Problemen mit der E‑POSTBUSINESS BOX
217
10 Anhang
219
10.1 Zugehörige Dokumente
219
10.2 Support
220
10.3 Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken von E‑POSTBRIEFEN im Rechenzentrum
220
Index
223
1
Zu diesem Dokument ǀ Symbole, Auszeichnungen
1 Zu diesem Dokument
Das Administratorhandbuch E‑POSTBUSINESS BOX erläutert alle Themen rund um die Inbetriebnahme, Konfiguration und Administration der E‑POSTBUSINESS BOX.
Nutzen Versenden Sie digitale Einzel- oder Serienbriefe mit der E‑POSTBUSINESS BOX einfach
und bequem – mit der Sicherheit und dem Komfort, die Ihnen der E‑POSTBRIEF bietet.
Hat ein Empfänger noch keine E‑POST Adresse, wird Ihr E‑POSTBRIEF automatisch von
der Deutschen Post AG gedruckt, kuvertiert und per Post zugestellt.
Zielgruppe Zielgruppe dieses Dokuments sind
▪
Projekt-Manager, die für die Einführung der E‑POSTBUSINESS BOX in einer größeren
Organisation zuständig sind und Informationen über die möglichen Einsatzszenarien und
Anforderungen an die Planung und Umsetzung des Projekts benötigen
▪
Technische Betreuer, welche die E‑POSTBUSINESS BOX als Systemadministratoren
einrichten und betreuen und die fachlichen Betreuer technisch unterstützen
▪
Fachliche Betreuer, die über organisatorische und inhaltliche Expertise verfügen und
deshalb z. B. wissen, welche Mitarbeiter als Anwender anzulegen sind oder wie die Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE zu gestalten sind
▪
Output Management-System-Administratoren, die den Massenversand von
E‑POSTBRIEFEN automatisieren
Weitere Informationen finden Sie unter 10.1 Zugehörige Dokumente.
1.1 Symbole, Auszeichnungen
In dieser Anleitung werden Symbole und Auszeichnungen verwendet, um Ihnen einen
schnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen.
Symbol
Beschreibung
Voraussetzung, die erfüllt sein muss, um eine Handlung ausführen zu können
Handlung mit einem Schritt oder mehreren Schritten, deren Reihenfolge nicht
relevant ist
1.
Handlung mit mehreren Schritten, deren Reihenfolge relevant ist
2.
3.
▪
▪
Aufzählung erster Ebene
▪
Aufzählung zweiter Ebene, auch in Handlungsanweisungen
Abbildung :
<Nr.>, Position <Nr.>)
Die Positionsnummer beschreibt die Position z. B. eines Elements der
Benutzeroberfläche in einer Abbildung:
Abbildung 1.1-1 Positionsnummer
1
1
Zu diesem Dokument ǀ Release-Information
Symbol
Beschreibung
Die Positionsnummern in Abbildungen sind im Uhrzeigersinn angeordnet, die
Anordnung entspricht nicht der Reihenfolge der Aktionen.
Tabelle 1.1-1 Symbole und Auszeichnungen
HINWEIS
Wichtige Information zum Verständnis oder zum Optimieren der Abläufe.
ACHTUNG
Hinweis auf Situationen, in denen besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist. Es drohen
beispielsweise Datenverlust oder Dateninkonsistenzen.
1.2 Release-Information
Mit Release 2.5 haben wir die Stabilität und Zuverlässigkeit Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX
verbessert. Deshalb empfehlen wir allen Benutzern, auf die neue Version der Firmware zu
aktualisieren. Außerdem haben wir die Benutzeroberfläche geringfügig umgestaltet, um die
Bedienung für den fachlichen oder technischen Betreuer zu erleichtern. Darüber hinaus können Sie die folgenden neuen oder geänderten Funktionen nutzen.
Neue Funktionen für technische und fachliche Betreuer
Änderung
Nutzen
Weitere Informationen in HandbuchKapitel
Client-Anwendungen
installieren
Installieren Sie die Client-Anwendungen mit
einem USB-Stick halbautomatisch. Dies ist
der einfachste Weg, wenn Sie die ClientAnwendungen auf einigen wenigen Rechnern installieren wollen, die unter Microsoft
Windows laufen.
Cold Stand-by-Gerät in Wenn Sie eine redundante
Betrieb nehmen
E‑POSTBUSINESS BOX in Betrieb nehmen,
kann es vorkommen, dass das sogenannte
Store-Zertifikat abgelaufen ist. Das bedeutet,
dass Sie die E‑POSTBUSINESS BOX erneut
aktivieren müssen. Sie gelangen dann direkt
zu den Kontaktdaten des E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden. Die Kollegen
werden rasch ein neues Aktivierungspasswort für Sie generieren.
Tabelle 1.2-1 Neue und geänderte Funktionen für Administratoren zu Release 2.5
2
2
Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten müssen ǀ Szenarien für den Einsatz in komplexen ITUmgebungen
2 Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz
beachten müssen
Erfahren Sie, wie Sie die E‑POSTBUSINESS BOX schnell in Ihre IT-Umgebung integrieren.
▪
Szenario 1: Mittlere oder große Unternehmen mit komplexer IT-Umgebung und ggf.
Output Management-System
Als Projekt-Manager, der für die Einführung zuständig ist, informieren Sie sich über die
möglichen Einsatzszenarien und prüfen, wen Sie in die Planung und Umsetzung des
Projekts einbinden müssen. Eine Beschreibung des Planungsprozesses finden Sie unter
2.1 Szenarien für den Einsatz in komplexen IT-Umgebungen.
▪
Szenario 2: Kleinere Unternehmen, bei denen alle Verantwortlichkeiten in einer Hand
liegen
Als Administrator richten Sie die Firewall und den Mailserver ein, nehmen die
E‑POSTBUSINESS BOX als technischer Betreuer in Betrieb und installieren die ClientAnwendungen Connect und Mailbox (zum Senden und Empfangen von
E‑POSTBRIEFEN) auf den Arbeitsplatzrechnern. Eine Kurzanleitung finden Sie unter
2.2 Kurzanleitung für die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen.
Was Sie beachten müssen, wenn Sie bereits ein Individualkommunikations-Gateway verwenden, erfahren Sie unter 2.4 Synchronisation mit einem bestehenden IKG.
Informationen über das Rollenkonzept, das der Administration der E‑POSTBUSINESS BOX
unterliegt, finden Sie unter 2.3 Rollenkonzept der E‑POSTBUSINESS BOX.
2.1 Szenarien für den Einsatz in komplexen IT-Umgebungen
Sorgen Sie als verantwortlicher Projekt-Manager dafür, die E‑POSTBUSINESS BOX möglichst reibungsfrei und ressourcensparend in Ihrer Organisation einzuführen.
Insbesondere in größeren Organisationen sind zahlreiche Funktionsträger am Einführungsprozess beteiligt. Die folgende Prozessbeschreibung hilft Ihnen, die betreffenden Personen
zu identifizieren, den Zeit- und Ressourcenbedarf zu planen und die Beteiligten zu koordinieren. Berücksichtigen Sie bei der Projektplanung beispielsweise, dass die Beteiligten einen
zeitlichen Vorlauf benötigen, um z. B. Sicherheitsfragen in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich zu klären.
Sie erhalten Antworten auf folgende Fragen:
▪
Welche (im folgenden Text fett hervorgehobenen) Rollenträger muss ich in den Prozess
einbinden?
▪
Welche konzeptionellen Vorüberlegungen und Entscheidungen muss ich je nach EinsatzSzenario fällen?
▪
In welchen Kapiteln des Administratorhandbuchs finde ich die entscheidungsrelevanten
Informationen? Jedes Kapitel beschreibt am Anfang den Anwendungsfall für ein Szenario oder eine Aktivität. Sie prüfen, welcher Anwendungsfall auf Ihre Organisation zutrifft.
Nutzen Sie diese Prozessbeschreibung als Checkliste, wenn Sie
▪
in einer größeren Organisation als Projekt-Manager den einzelnen Verantwortlichen einzelne Aktivitäten zuweisen
▪
in einer kleineren Organisation als Systemadministrator alle Aktivitäten selbst ausführen
Weitere Informationen über die Rollen des technischen und fachlichen Betreuers finden Sie unter 2.3 Rollenkonzept der E‑POSTBUSINESS BOX.
3
2
Prozess Von der Erstinbetriebnahme bis zum laufenden Betrieb durchlaufen Sie folgende Schritte:
1. Nehmen Sie die E‑POSTBUSINESS BOX in Betrieb.
Je nach Art und Größe Ihrer Organisation sind die folgenden Aktivitäten bei einer einzigen oder bei verschiedenen Personen angesiedelt. Wenn Sie die
E‑POSTBUSINESS BOX beispielsweise in einem zentral verwalteten Netzwerk betreiben, können die folgenden Aktivitäten unterschiedlichen Funktionsträgern zugeordnet
sein.
a. Organisieren Sie als Projekt-Manager bei Bedarf den Vor-Ort-Service der Deutschen
Post AG: 10.2 Support.
b. Informieren Sie sich als System-Administrator über die physischen Voraussetzungen für den Betrieb der E‑POSTBUSINESS BOX, und planen Sie ihre Aufstellung
im Rechenzentrum oder Server-Raum: E‑POSTBUSINESS BOX Datenblatt im
Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für
Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS BOX).
c. Richten Sie als Netzwerk-Administrator Firewall-Freigaben und IP-Adressen ein
(3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten), und stellen Sie dem technischer Betreuer die
Konfigurationsdaten Ihres Proxy-Servers (3.1.4 Daten des Proxy-Servers erfassen)
bereit.
d. Stellen Sie Mailserver-Administrator einen Mailserver bereit, der es der
E‑POSTBUSINESS BOX erlaubt, automatisch Benachrichtigungen (z. B. mit initialen
Passwörtern für neu angelegte Anwender) zu senden: 3.2 E‑Mail-Versand konfigurieren.
e. Stellen Sie als technischer Betreuer die E‑POSTBUSINESS BOX auf, und nehmen
Sie sie in Betrieb: 3.1 E‑POSTBUSINESS BOX in Betrieb nehmen (mit Ausnahme
des Kapitels 3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten).
2. Planen Sie den Prozess der Erzeugung von E‑POSTBRIEFEN, und richten Sie ihn ein.
Entscheiden Sie als Projekt-Manager, wie die E‑POSTBUSINESS BOX Ihre Organisation beim Erzeugen und Versenden von E‑POSTBRIEFEN unterstützen soll. Je nach Szenario sind verschiedenen Rollenträger beteiligt, die für bestimmte Aktivitäten verantwortlich sind.
Prüfen Sie, welche der folgenden Szenarien für Sie in Frage kommen:
4
2
▪
Szenario 1: Ihr Unternehmen hat ein Output Management-System (OMS), das die
E‑POSTBRIEFE als PDF-Dateien automatisch generiert und von der
E‑POSTBUSINESS BOX automatisch versenden lässt.
Tun Sie als OMS-Administrator Folgendes:
▪
▪
Erstellen Sie elektronisches Briefpapier, das mit der E‑POSTBUSINESS BOX
kompatibel ist: 4.2.2 Elektronisches Briefpapier einrichten.
▪
Konfigurieren Sie einen (oder je nach Sendungsanlass mehrere) sogenannte
Sammelkörbe, und konfigurieren Sie Ihr OMS so, dass es die Briefe in den betreffenden Sammelkorb exportiert. Die E‑POSTBUSINESS BOX verarbeitet Ihre
Massensendungen dann automatisch: 5. Automatisierter Massenversand
▪
Betreiben Sie eine hochautomatisierte Produktionsumgebung? Steuern Sie die
Versandoptionen von Sendungen über automatisch generierte Steuerungsdateien
direkt aus Ihrem Output Management-System heraus. Das Konfigurieren von
Sammelkörben entfällt dann weitgehend. Das Exportieren kann dann automatisch
für mehrere Sendungsanlässe gleichzeitig stattfinden, z. B. durch tägliche
Hintergrund-Jobs. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie bei der Brieferzeugung
einen maximalen Automatisierungsgrad anstreben und Ihr Output
Management-System das unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter
5.7.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren.
Szenario 2: Sie erzeugen Massensendungen mit Ihrem Output Management-System
in Form von PDF-Dateien und speichern sie in einem Verzeichnis. Mit der Funktion
Verzeichnis einlesen laden Sie den Inhalt des Verzeichnisses jedoch manuell in die
E‑POSTBUSINESS BOX hoch. Das manuelle Einlesen kann unter folgenden Umständen nötig oder wünschenswert sein:
a. Sie erzeugen Massensendungen im PDF-Format (z. B. mit AS400, einem SAP
ERP-System usw.), aber Sie wünschen keine automatisierte Ablage im Sammelkorb oder können sie aus technischen Gründen nicht einrichten.
b. Sie wollen die Qualität von Massensendungen sicherstellen, die Sie mit Ihrem
Output Management-System generieren. Indem Sie die Funktion Verzeichnis einlesen nutzen, können Sie Ihre E‑POSTBRIEFE in der Vorschau anzeigen und
prüfen.
Als OMS-Administrator tun Sie Folgendes:
▪
Legen Sie wie in Szenario 1 elektronisches Briefpapier an, und konfigurieren Sie
Ihr OMS.
▪
Nutzen Sie die Funktion „Verzeichnis einlesen“: Weitere Informationen finden Sie
im Anwenderhandbuch unter „Massensendungen im PDF-Format generieren und
schneller versenden“.
5
2
▪
Szenario 3:
Ihr Unternehmen hat ein Output Management-System (OMS), das als Ausgangskanal einen Druckertreiber hat.
Hintergrund: Manche brieferzeugenden Anwendungen (z. B. die Personalsoftware
Sage HR Suite) verwenden als Ausgangskanal nur den Druckertreiber. Sie können
also keine Dateien automatisch im Format PDF/A-1b in ein bestimmtes Verzeichnis
exportieren; es ist Ihnen technisch nicht gestattet oder nur durch kostenpflichtige Beauftragung eines IT-Beraters der Applikation möglich, ein bestimmtes Zielverzeichnis
zu implementieren. Es kann auch sein, dass die Fachsoftware keinen eigenen PDFGenrerator besitzt und deshalb auf einen Druckertreiber als Ziel ausleitet.
Als technischer Betreuer tun Sie Folgendes:
▪
Erstellen Sie eine Verzeichnisfreigabe auf der E‑POSTBUSINESS BOX, in die
Ihre Anwendung die Briefe exportieren soll: 5.1 Verzeichnisfreigaben erstellen
Als OMS-Administrator tun Sie Folgendes:
a. Konfigurieren Sie einen sogenannten Sammelkorb, indem Sie der Verzeichnisfreigabe Versandeinstellungen zuordnen, die dem Sendungsanlass Ihrer Anwendung entsprechen: 5.2 Sammelkorb konfigurieren
b. Installieren Sie den E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer. Mit ihm exportieren
Sie die E‑POSTBRIEFE in den Sammelkorb: 5.7.3 E‑POSTBUSINESS BOX
Batch-Printer konfigurieren
c. Senden Sie einen Testbrief, indem Sie ihn mit dem E‑POSTBUSINESS BOX
Batch-Printer drucken. Der Testbrief landet als PDF-Datei im Sammelkorb.
d. Wenn die E‑POSTBUSINESS BOX den Brief nicht verarbeiten kann, weil das Adressfeld nicht richtig positioniert ist, dann ordnen Sie dem betreffenden Samelkorb
ein Korrekturprofil zu. Damit können Sie alle exportierten E‑POSTBRIEFE automatisch korrigieren: 5.7.2 Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen
▪
Szenario 4:
Anwender erstellen auf ihren lokalen Rechnern (unter Microsoft Windows oder Apple
macOS) Massensendungen in Form von Serienbriefen mit einem Textverarbeitungsprogramm wie z. B. Microsoft Word.
a. Als technischer Betreuer tun Sie Folgendes:
i.
Installieren Sie die Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern der verantwortlichen Anwender: 3.5 Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern installieren.
ii. Legen Sie einen fachlichen Betreuer an: 3.4 Fachlichen Betreuer anlegen.
b. Stellen Sie als fachlicher Betreuer, als Grafiker im Marketing oder als externe
Dienstleister sicher, dass die Dokumentvorlage oder Ihr elektronisches Briefpapier (wenn Sie eine existierende Dokumentvorlage weiterverwenden wollen)
den Layout-Vorgaben entspricht: 4.2 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen.
Wenn Sie das Erstellen der Dokumentvorlage an einen externen Dienstleister
vergeben, verweisen Sie auf das Dokument E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen im Download-Bereich für Geschäftskunden unter
https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über
www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS BOX).
c. Fügen Sie als fachlicher Betreuer Steuerungsinformationen in die Dokumentvorlage für Serienbriefe ein, und konfigurieren Sie die Datenquelle, aus der die
6
2
Serienbriefe mit den Adressdaten versorgt werden: 4.2.5 Steuerungsinformation
für Serienbriefe festlegen.
▪
Szenario 5: Die Anwender in Ihrem Unternehmen versenden Einzelbriefe direkt aus
ihrem Textverarbeitungsprogramm mit der Client-Anwendung Connect.
a. Tun Sie als fachlicher Betreuer Folgendes:
i.
Legen Sie Anwender an: 4.1.1 Anwender und Postfächer manuell anlegen
ii. Stellen Sie Dokumentvorlagen zum Herunterladen für die Anwender bereit:
4.2.6 Dokumentvorlage zentral bereitstellen .
b. Installieren Sie als technischer Betreuer Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern der Anwender: 3.5.1 Client-Anwendungen manuell installieren.
c. Legen Sie als fachlicher Betreuer einzelne Anwender als Freigeber fest. Damit
können Sie Personen festlegen, welche
▪
▪
die Qualität Ihrer Korrespondenz sicherstellen: 4.4.4 Freigeber festlegen
▪
mehrere Briefe an denselben Empfänger über mehrere Tage sammeln und zu
einem einzigen Brief zusammenführen: siehe im Anwenderhandbuch das Kapitel E‑POSTBRIEFE zusammenführen
Szenario 6: Anwender versenden automatisch oder manuell erzeugte
E‑POSTBRIEFE über passwortgeschützte Sammelkörbe. Dieses Szenario kann
beispielsweise folgende Anwendungsfälle abdecken:
▪
Ihre Organisation hat verschiedene Abteilungen oder Ihr Konzern verschiedene
Gesellschaften. Die Abteilungen oder Konzernteile haben eigene Prozeduren für
den automatisierten Massenversand.
HINWEIS
Datenschutz
Es ist generell sinnvoll, Berechtigungen für das Versenden von
E‑POSTBRIEFEN zu vergeben. Aus Gründen des Datenschutzes kann es aber
auch zwingend nötig sein, dass Abteilungen wie beispielsweise die Lohnbuchhaltung Massensendungen nur über besondere, passwortgeschützte Sammelkörbe versendet.
▪
Anwender in Ihrem Unternehmen erstellen Einzel- oder Serienbriefe auf PCs, auf
denen keine Client-Anwendungen installiert sind (z. B. auf Linux-PCs).
Tun Sie als fachlicher Betreuer Folgendes:
a. Legen Sie ein Gruppenpostfach oder ein individuelles Postfach an, mit dessen
Absenderadresse der Anwender seine E‑POSTBRIEFE versenden will: 4.1.1 Anwender und Postfächer manuell anlegen.
b. Legen Sie eine passwortgeschützte Verzeichnisfreigabe an, über die der Anwender – per SFTP oder SMB (über das Windows-Netzwerk) – E‑POSTBRIEFE in
seinen Sammelkorb hochladen kann: 5.1 Verzeichnisfreigaben erstellen
c. Richten Sie einen Sammelkorb ein, dem Sie die Absenderadresse des Postfachs
und die Verzeichnisfreigabe zuordnen: 5.2 Sammelkorb konfigurieren
d. Stellen Sie Dokumentvorlagen z. B. per E‑Mail bereit: 4.2 Dokumentvorlage und
elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen.
e. Stellen Sie dem Anwender die Zugangsdaten für sein Sammelkorb-Verzeichnis
bereit: 5.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen
7
2
▪
Szenario 7:
Sie können bestehende Dokumentenvorlagen nicht für den postalischen E-POST
Versand kompatibel machen. Um die Dokumentenvorlagen dennoch weiterverwenden zu können, erstellen Sie sogenannte Korrekturprofile.
Beispiele:
Das Anlegen von Korrekturprofilen ist für folgende Ausnahmen gedacht:
▪
Sie verwenden eine brieferzeugende Anwendung, bei der Sie das Layout aus
technischen Gründen nicht ändern können. Das kann z. B. eine Personalsoftware
sein, mit der Sie Ihre Gehaltsabrechnungen erzeugen und die der Hersteller nicht
mehr weiterentwickelt.
HINWEIS
Einschränkung für ZUGFeRD
Wenn Sie Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard erzeugen, können Sie
Korrekturprofile nicht nutzen.
Hintergrund: Der elektronische Datenaustausch nach dem ZUGFeRD-Standard
setzt technisch voraus, dass die PDF-Dateien an keiner Stelle im Prozess verändert werden.
▪
Anwender in Ihrer Organisation verwenden eine Vielzahl verschiedener Dokumentvorlagen. Der Aufwand, so viele Dokumentvorlagen neu zu erstellen, wäre
unverhältnismäßig hoch.
Je nach Anwendungsfall legen Sie als OMS-Administrator oder fachlicher
Betreuer ein Korrekturprofil für Ihre brieferzeugende Anwendung oder für Ihre Dokumentvorlagen an. Damit korrigieren Sie alle E‑POSTBRIEFE, die ein bestimmtes
Layout haben, automatisch: 5.7.2 Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen
anlegen
▪
Szenario 8: Anwender in Ihrem Unternehmen erstellen und empfangen elektronische Einzel- oder Serienbriefe mit einem E‑Mail-Programm wie z. B. Microsoft
Outlook oder Lotus Notes.
Als technischer Betreuer tun Sie Folgendes:
▪
Konfigurieren Sie Ihre E‑POSTBUSINESS BOX und Ihren Mailserver.
▪
Legen Sie fest, an wen ein E‑POSTBRIEF per E‑Mail automatisch weitergeleitet
wird, wenn er nicht zustellbar ist. Und stellen Sie organisatorisch sicher, dass das
E‑Mail-Postfach für diese automatisch erzeugten „Bounce-Mails“ regelmäßig
überwacht wird.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.6 E‑Mail-Programme zum Versenden und
Empfangen von E‑POSTBRIEFEN nutzen.
3. Optional: Versenden Sie Rechnungen mit ZahlungsPLUS.
a. Informieren Sie sich als Projekt-Manager über Nutzen und Funktionsweise von
ZahlungsPLUS und entscheiden, ob Sie es in Ihrer Organisation einsetzen wollen:
6. Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS.
b. Planen Sie als Projekt-Manager den Einführungsprozess gemeinsam mit Ihrem
OMS-Administrator: 6.1 ZahlungsPLUS einrichten.
c. Entscheiden Sie als OMS-Administrator, welche Szenarien Sie umsetzen wollen,
um Ihr OMS und/oder einzelne Anwender anzubinden: 6.1.1 Welche ZahlungsPLUS
Methode ist für mich die richtige?.
4. Legen Sie in Absprache mit den Fachabteilungen (z. B. Marketing) Standardadressen
an und veröffentlichen Sie sie.
8
2
Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten müssen ǀ Kurzanleitung für die Inbetriebnahme in einfachen IT-Umgebungen
Führen Sie dazu als fachlicher Betreuer folgende Aktivitäten aus:
a. Legen Sie ein oder mehrere Gruppenpostfächer fest, unter dem/denen Ihre Organisation oder einzelne Teams von E‑POSTBRIEFEN erreicht werden können:
4.1.5 Gruppenpostfach anlegen.
b. Legen Sie eine Standard-Absenderadresse fest (die z. B. für Massensendungen
nötig ist): 4.4.1 Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
c. Legen Sie die E‑POST Adresse fest, mit der sich Ihr Unternehmen im öffentlichen
Adressbuch darstellt: Empfehlung: Öffentliche E‑POSTBRIEF Unternehmensadresse
anlegen.
5. Sobald alles wunschgemäß läuft, passen Sie noch die StandardKonfigurationsparameter der E‑POSTBUSINESS BOX an die individuellen Erfordernisse
Ihres Unternehmens an.
▪
▪
Nutzen Sie als technischer Betreuer dazu folgende Funktionen:
▪
Legen Sie z. B. fest, ob nur technische Betreuer Zugang zum Posteingangs- und
Postausgangs-Journal haben sollen, oder auch fachliche Betreuer: 3.7 Konfigurieren und Überwachen .
▪
Planen Sie z. B. Software-Aktualisierungen: 3.8 Warten und Pflegen
▪
Besonders wichtig: Sichern Sie die Konfigurationseinstellungen, um sie z. B. im
Fall eines Hardware-Defekts wiederherstellen zu können: 3.8.1 Konfiguration
sichern. Dies ist besonders dann wichtig, nachdem Sie z. B. mit hohem Zeitaufwand Anwender manuell angelegt haben.
Legen Sie als fachlicher Betreuer z. B. Formulierungen für Betreff und Anschreibentext eines Standard-E‑POSTBRIEFS fest: 4.4 Senden und Empfangen von
E‑POSTBRIEFEN konfigurieren.
6. Überwachen Sie den laufenden Betrieb.
Überwachen Sie als fachlicher Betreuer z. B. das Fallback-Postfach, oder prüfen Sie –
je nach Berechtigung als fachlicher oder technischer Betreuer – das Journal: 4.3 Poststelle überwachen.
7. Wenn vorhanden: Integrieren Sie das Gateway für Individualkommunikation (IKG) der
Deutschen Post AG
Weitere Informationen finden Sie unter 2.4 Synchronisation mit einem bestehenden IKG.
2.2 Kurzanleitung für die Inbetriebnahme in einfachen ITUmgebungen
Integrieren Sie als Administrator die E‑POSTBUSINESS BOX schnell in Ihre IT-Umgebung.
Als Administrator z. B. in einem kleineren Unternehmen sind Sie dabei für das Netzwerk, die
Firewall, den Mailserver und das Installieren der Client-Anwendungen Connect (Senden)
und Mailbox (Empfangen) auf den Arbeitsplatzrechnern zuständig.
Wenn diese Funktionen in einem Unternehmen mit komplexer IT-Infrastruktur und ggf. einem Output Management-System auf verschiedene Personen verteilt sind, folgen Sie im
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch dem Kapitel „2.1 Szenarien für den Einsatz
in komplexen IT-Umgebungen“, um den Prozess zu planen.
Vorgehen 1. Bereiten Sie die Inbetriebnahme organisatorisch vor:
9
2
▪
▪
Planen Sie folgenden Zeitaufwand ein:
▪
Inbetriebnahme des E‑POSTBUSINESS BOX Servers: ca. 2 bis 4 Stunden
▪
Pro Arbeitsplatzrechner, auf dem die Client-Anwendungen installiert werden: ca.
20 Minuten
Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Dokumente bereitliegen:
▪
Laden Sie die aktuellste Version des E‑POSTBUSINESS BOX
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuchs im Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html
(über www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS BOX) herunter. Das E‑POSTBUSINESS BOX
Administratorhandbuch enthält im Kapitel „3.1 E‑POSTBUSINESS BOX in Betrieb
nehmen“ detaillierte Informationen für den Fall, dass die vorliegende Kurzanleitung nicht ausreicht.
▪
Legen Sie den Brief mit dem Aktivierungspasswort und die in Ihrem Registrierungsantrag angegebene E‑Mail-Adresse bereit. Weitere Informationen finden Sie
im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter
„3.1.6 E‑POSTBUSINESS BOX aktivieren und in Betrieb nehmen“.
2. Wenn Ihre Firewall ausgehende Verbindungen blockiert oder Sie einen Proxy-Server benutzen, schalten Sie die im Kapitel „3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten“ angegebenen
Verbindungen frei oder folgen den Anweisungen im E‑POSTBUSINESS BOX
Administratorhandbuch unter „3.1.4 Daten des Proxy-Servers erfassen“.
3. Stellen Sie die E‑POSTBUSINESS BOX auf (siehe im E‑POSTBUSINESS BOX
Administratorhandbuch unter „3.1.2 E‑POSTBUSINESS BOX auspacken und aufstellen“).
ACHTUNG
Hitzestau
Stellen Sie sicher, dass eventuell vorhandene Schutzfolien vor Inbetriebnahme des
Geräts entfernt sind. Die Belüftungsöffnungen müssen freibleiben, um das Gerät vor
Hitzestau zu schützen.
4. Schließen Sie die E‑POSTBUSINESS BOX an Ihr Netzwerk (Abbildung 2.2-1 auf Seite
11, Position 4) und über das mitgelieferte Netzteil an die Stromversorgung an (Abbildung 2.2-1 auf Seite 11, Position 5), und schalten Sie sie ein (Abbildung 2.2-1 auf Seite 11, Position 1).
10
2
Abbildung 2.2-1 Anschlüsse und Schalter auf der Geräte-Rückseite
Ergebnis
Die LED unter dem Netzschalter leuchtet permanent grün (Abbildung 2.2-1 auf Seite 11,
Position 2). Das Gerät jetzt nicht abschalten! Die E‑POSTBUSINESS BOX fährt hoch
und bezieht automatisch eine Netzwerkadresse über DHCP. Wenn Sie der
E‑POSTBUSINESS BOX eine feste IP-Adresse zuweisen wollen, folgen Sie der Anleitung im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter „3.1.5 Optional: Feste
IP-Adresse zuweisen“.
5. Warten Sie mindestens 4 Minuten.
Ergebnis
Das Gerät ist nach spätestens 4 Minuten hochgefahren, aber dies wird nicht durch ein
Signal angezeigt.
6. Stecken Sie den mitgelieferten USB-Stick in einen der 4 USB-Anschlüsse (Abbildung
3.1-1 auf Seite 21, Position 3).
Ergebnis
Die LED (Abbildung 3.1-1 auf Seite 21, Position 2) blinkt in einem schnellen Rhythmus.
HINWEIS
Bedeutung der LED-Signale
Mit einem USB-Stick können Sie Daten mit der E‑POSTBUSINESS BOX austauschen und Einstellungen vornehmen. Die LED unter dem Power on/off-Schalter (Abbildung 3.1-1 auf Seite 21, Position 2) zeigt dann folgende Zustände an. Je nach
Hardware ertönen im Erfolgs- oder Fehlerfall auch akustische Signale.
▪
Bearbeitung läuft: LED blinkt in einem schnellen Rhythmus; kein akustisches Signal. USB-Stick in diesem Zustand nicht herausziehen.
▪
Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen: LED blinkt langsam (geht regelmäßig
kurz aus); ein Ton von etwa einer Sekunde
▪
Bearbeitung erfolglos abgebrochen: LED ist aus, blinkt aber regelmäßig drei mal
hintereinander kurz auf; drei kurze hohe Töne. Prüfen Sie die Änderungen, die
Sie in den Dateien auf dem USB-Stick vorgenommen haben.
Die E‑POSTBUSINESS BOX ist in Betrieb: Die LED leuchtet permanent grün.
7. Warten Sie, bis die LED in einem langsamen Rhythmus (etwa alle 4 Sekunden) blinkt
(Abbildung 3.1-1 auf Seite 21, Position 2).
11
2
HINWEIS
In einigen (aber nicht in allen) Versionen der E‑POSTBUSINESS BOX signalisiert zusätzlich ein langer Piepton, dass Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können.
8. Ziehen Sie den USB-Stick ab.
Ergebnis
Die LED leuchtet permanent grün (Abbildung 2.2-1 auf Seite 11, Position 2).
9. Stecken Sie den USB-Stick in einen Computer, und öffnen Sie auf dem USB-Stick die
Datei ZurBox.html (siehe im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter
„3.1.6 E‑POSTBUSINESS BOX aktivieren und in Betrieb nehmen“) in einem WebBrowser.
Ergebnis
Sie gelangen auf die Seite Inbetriebnahme.
10. Wählen Sie Inbetriebnahme starten.
Ergebnis
Sie gelangen auf die Seite Aktivierung.
11. Geben Sie die folgenden Daten ein:
a. E-Mail-Adresse (nicht die E‑POST Adresse!) des ersten Administrators, die Sie bei
der Bestellung im Registrierungsantrag angegeben haben
b. Freischaltcode (Aktivierungspasswort), den Sie in einem separaten Brief postalisch
erhalten haben
Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung auch bei der E-Mail-Adresse.
12. Wählen Sie Aktivieren und weiter.
Ergebnis
Sie gelangen in die Sicht Netzwerkkonfiguration.
Netzwerkkonfigurationseinstellungen sind typischerweise nur in komplexeren ITUmgebungen nötig:
▪
▪
13. Wählen Sie Bestätigen und weiter.
Ergebnis
Sie gelangen in die Sicht E‑Mail-Einstellungen.
14. Konfigurieren Sie einen Mailserver. Das System kann dann z. B. beim Anlegen eines
Anwenders das initiale Passwort automatisch generieren und dem Anwender senden.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Sie haben keinen eigenen Mailserver (oder wollen ihn erst später konfigurieren)?
In diesem Fall nutzen Sie den Standard-Mailserver, der im Rechenzentrum der Deutschen Post AG bereits für Sie vorkonfiguriert ist. Sie können das Konfigurieren der
E‑Mail-Konfiguration überspringen. Dazu wählen Sie Speichern und weiter.
▪
Ergebnis
Sie haben einen eigenen Mailserver, den Sie von Anfang an nutzen wollen? Erfassen
Sie die Konfigurationsdaten wie beschrieben im E‑POSTBUSINESS BOX
Administratorhandbuch unter 3.2.1 Mailserver wählen und spezifizieren.
Sie gelangen in die Sicht Systemaktualisierung.
15. Wählen Sie Aktualisierung jetzt starten.
Ergebnis
Das System prüft, ob Aktualisierungen der E‑POSTBUSINESS BOX Software verfügbar
sind, und installiert sie.
12
2
Sie gelangen in die Sicht Technischer Betreuer.
16. Um einen technischen Betreuer anzulegen, geben Sie die erforderlichen Daten ein und
wählen Anlegen und weiter.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
unter „3.3 Technischen Betreuer anlegen“). Sie können später weitere Betreuer können
Sie später hinzufügen (z. B. als Stellvertreter).
Ergebnis
Sie gelangen auf die Benutzeroberfläche Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX und sind als
technischer Betreuer angemeldet.
17. Wenn Ihre Firewall ausgehende Verbindungen blockiert und Sie deshalb Port 80 freigeschaltet haben, dann schließen Sie Port 80.
HINWEIS
Sie benötigen Port 80 nur einmalig für den ersten Zugriff während der Inbetriebnahme.
Um danach das Abfangen des Logins zu verhindern, schließen Sie den unverschlüsselten Port 80.
18. Legen Sie unter Firmware > Benutzerverwaltung > Anwender über die Schaltfläche
Neuen Anwender hinzufügen mindestens einen Anwender an (siehe im
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter „4.1.1 Anwender und Postfächer
manuell anlegen“) an.
19. Starten Sie die Datei ZurBox.html auf dem Arbeitsplatzrechner jedes Anwenders, den
Sie angelegt haben, melden Sie sich in der E‑POSTBUSINESS BOX an, wählen Sie
E‑POSTBRIEF, wählen Sie unter Allgemein > Startseite im Bereich Ihre
E‑POSTBRIEF Poststelle den Link E‑POSTBRIEF, und laden Sie jeweils das zum Betriebssystem des Anwenders passende Anwendungspaket sowie Ghostscript herunter
(siehe im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter „3.5.1 ClientAnwendungen manuell installieren“).
20. Identifizieren Sie die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX. Sie finden die IPAdresse in der Adresszeile der im HTML-Browser geöffneten Datei ZurBox.html. Sie
benötigen die IP-Adresse zum Konfigurieren des Anwendungspakets.
21. Installieren Sie zuerst Ghostscript, dann das Anwendungspaket (siehe im
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter „3.5.1 Client-Anwendungen manuell installieren“). Am Schluss der Installation wird die IP-Adresse (Eingabefeld Serveradresse auf Registerkarte Verbindung) der E‑POSTBUSINESS BOX abgefragt.
22. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentvorlagen für Geschäftsbriefe den Formatvorgaben entsprechen (siehe im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter
„4.2 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen“,
„4.2.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden“).
ACHTUNG
Es muss gewährleistet sein, dass die Deutsche Post AG Ihre Briefe automatisch
drucken kann, falls Ihr Kunde noch keine E‑POST Adresse besitzt. Um das sicherzustellen, erstellen Sie Dokumentvorlagen, die den Layout-Anforderungen der
E‑POSTBUSINESS BOX entsprechen.
13
2
Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten müssen ǀ Rollenkonzept der E‑POSTBUSINESS BOX
TIPP
Ist in Ihrem Unternehmen die Marketing-Abteilung oder ein externer Dienstleister für
das Erstellen von Dokumentvorlagen zuständig? Dann stellen Sie diesen Kollegen die
„E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen“ mit den Anleitungen und
Checklisten zum Erstellen von Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE zur Verfügung.
Laden Sie die aktuelle Version im Download-Bereich für Geschäftskunden unter
https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für
Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS BOX) herunter.
23. Melden Sie sich als Administrator im E‑POST Portal an, legen Sie Ihre gewünschte
E‑POST Adresse E‑POST an, und geben Sie sie zur Veröffentlichung frei (siehe im
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter „4.1.6 Empfehlung: E‑POST
Adressen veröffentlichen“).
TIPP
Damit Ihre Geschäftspartner Sie per E‑POSTBRIEF erreichen können, empfehlen wir
Ihnen, die E‑POST Adresse Ihres Unternehmens im öffentlichen E‑POST Adressverzeichnis freizugeben.
Ergebnis Die E‑POSTBUSINESS BOX steht jetzt Ihren Anwendern für die zukünftige Korrespondenz
zur Verfügung.
Weitere Informationen zur E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie
▪
im Hilfebereich für Geschäftskunden unter http://www.epost.de/geschaeftskunden/
hilfe.html
▪
in den Handbüchern für Administratoren und Anwender, die als Online-Hilfe in die
Server- und Client-Anwendungen eingebunden sind, oder die Sie im Download-Bereich
für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html
(über www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS BOX) als laufend aktualisierte PDF-Dateien herunterladen
können.
2.3 Rollenkonzept der E‑POSTBUSINESS BOX
Benutzern der E‑POSTBUSINESS BOX können unterschiedliche Rollen zugewiesen werden. Auf der E‑POSTBUSINESS BOX sind folgende Rollen hinterlegt:
▪
Technischer Betreuer
▪
Fachlicher Betreuer
▪
Anwender
Der technische Betreuer hat die umfassendsten Rechte im System, die fachlichen Betreuer
und Anwender besitzen eingeschränkte Rechte. Entsprechend dieser Rollen haben die Benutzer Zugriff auf unterschiedliche Funktionen der Administrationsoberfläche.
Für die erstmalige Inbetriebnahme der E‑POSTBUSINESS BOX ist der technische Betreuer
zuständig.
Der technische Betreuer hat z. B. folgende Aufgaben:
14
2
Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten müssen ǀ Synchronisation mit einem bestehenden IKG
▪
Bestimmen fachlicher und / oder weiterer technischer Betreuer und Bereitstellen des
Administrator- und des Nutzerhandbuchs.
TIPP
Ist in Ihrem Unternehmen die Marketing-Abteilung oder ein externer Dienstleister für
das Erstellen von Dokumentvorlagen zuständig? Dann stellen Sie diesen Kollegen die
Laden Sie die aktuelle Version im Download-Bereich für Geschäftskunden unter
https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für
Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS BOX) herunter.
▪
Konfigurieren der Netzwerkeinstellungen
▪
In Hinblick auf den Datenschutz festlegen, ob auch fachliche Betreuer Zugriff auf das
Versandjournal haben sollen
▪
Herunterladen der aktuellen Firmwareversion der E‑POSTBUSINESS BOX
▪
Konfigurieren der E‑Mail-Einstellungen
▪
Anlegen des fachlichen Betreuers
Der fachliche Betreuer hat z. B. folgende Aufgaben:
▪
Verwalten von Anwendern
▪
Erstellen und Pflegen von Dokumentvorlagen
▪
Einrichten eines Sammelkorbs, um E‑POSTBRIEF Massensendungen automatisiert zu
verarbeiten
▪
Identifizieren und Weiterleiten von E‑POSTBRIEFEN, denen das System keinen Empfänger zuordnen konnte
2.4 Synchronisation mit einem bestehenden IKG
Wenn Sie ein Gateway für Individualkommunikation (IKG) der Deutschen Post AG nutzen,
können die Anwender die E‑POSTBRIEFE weiterhin im Posteingang ihrer E‑MailAnwendung empfangen. Die Anwender müssen also nicht zusätzlich den Posteingang der
E‑POSTBUSINESS BOX nutzen.
Damit die Integration von IKG und E‑POSTBUSINESS BOX funktioniert, müssen Sie sicherstellen, dass IKG- und E‑POSTBUSINESS BOX-Anwender synchronisiert werden. Das geschieht nicht automatisch.
Vorgehen 1. Aktivieren Sie Ihre E‑POSTBUSINESS BOX sofort, nachdem Sie die Hardware erhalten
haben.
Hintergrund: Sobald Sie als E‑POSTBUSINESS BOX Kunde angemeldet sind (ab Versanddatum der Hardware), wird das E‑POST System umgestellt (am Mittwoch der nachfolgenden Woche ). Das E‑POST System nimmt dann keine E‑POSTBRIEFE mehr über
Ihr IKG an. Wenn Sie Ihre E‑POSTBUSINESS BOX bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht
aktiviert haben, können Sie bis zur Aktivierung keine E‑POSTBRIEFE versenden.
Wenn Sie Ihre E‑POSTBUSINESS BOX verspätet aktivieren, müssen die Anwender die
abgelehnten E‑POSTBRIEFE mit entsprechender Verspätung über die
E‑POSTBUSINESS BOX erneut versenden.
15
2
Ihr Fahrplan zum Erfolg: Was Sie vor dem Einsatz beachten müssen ǀ Synchronisation mit einem bestehenden IKG
2. Stellen Sie für das Empfangen von E‑POSTBRIEFEN sicher, dass alle Anwender, die
Sie in der E‑POSTBUSINESS BOX angelegt haben, im IKG Adressmapping berücksichtigt sind.
a. Um die IKG- und E‑POSTBUSINESS BOX-Anwender abzugleichen, nutzen Sie das
Datenerhebungs-Sheet, oder fordern Sie beim E‑POST Kundenservice für
Geschäftskunden eine aktuelle Liste der im IKG angelegten Anwender an.
b. Stellen Sie dem E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden eine Liste der im IKG
noch nicht angelegten Anwender bereit, damit die Deutsche Post AG das Adressmapping anpasssen kann.
Weitere Informationen finden Sie unter 10.2 Support
3. Um sicherzustellen, dass keine E‑POSTBRIEFE über den Mail Transfer Agent (MTA)
versendet werden, blockieren Sie im MTA (z. B. Microsoft Exchange Server) die Domäne .epost.de ausgehend.
Anderfalls ruhen Briefe in der Queue des Exchange Servers, und der Absender erhält
erst nach einem Timeout eine Fehlermeldung.
4. Optional: Damit IKG-Anwender E‑POSTBRIEFE mit derselben E‑POSTBRIEFAdresse
auch per E‑POSTBUSINESS BOX elektronisch oder hybrid versenden können, stellen
Sie sicher, dass die IKG-Anwender auch in der E‑POSTBUSINESS BOX angelegt sind.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.1.1 Anwender und Postfächer manuell anlegen.
16
3
Technische Administration ǀ E‑POSTBUSINESS BOX in Betrieb nehmen
3 Technische Administration
Fügen Sie als technischer Betreuer die E‑POSTBUSINESS BOX in Ihr Netzwerk und Ihre
E‑Mail-Infrastruktur ein, installieren Sie die Client-Anwendungen, und halten Sie die Software aktuell, damit immer ein sicherer Betrieb gewährleistet ist.
Die meisten Aktivitäten setzen voraus, dass Sie an der E‑POSTBUSINESS BOX angemeldet sind. Weitere Informationen finden Sie unter 7.1 Anmelden an der
E‑POSTBUSINESS BOX.
3.1 E‑POSTBUSINESS BOX in Betrieb nehmen
Erfahren Sie alle Schritte, um die E‑POSTBUSINESS BOX (wieder) in Betrieb zu nehmen.
3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten
Damit die E‑POSTBUSINESS BOX über das Internet auf Dienste und Server der Deutschen
Post AG zugreifen kann, schalten Sie in Ihrer firmeneigenen Firewall IP-Adressen und Ports
frei.
Vorgehen 1. Wenn Sie einen Proxy-Server verwenden, um die E‑POSTBUSINESS BOX mit dem
Rechenzentrum der Deutschen Post AG zu verbinden, dann haben Sie sichergestellt:
dass der Proxy-Server die Kommunikation nach außen über Port 443 erlaubt und das
Protokoll SOCKS in Version 5 (oder höher) oder das Protokoll HTTP unterstützt.
ACHTUNG
Einschränkungen bei HTTP-Proxy-Servern
Im Fall eines HTTP-Proxy-Servers muss ...
▪
... sichergestellt sein, dass er die CONNECT-Methode unterstützt, so dass die
E‑POSTBUSINESS BOX eine HTTPS-Verbindung mit dem Rechenzentrum herstellen kann.
▪
... ausgeschlossen sein, dass der Proxy-Server verschlüsselte Verbindungen
aufzubrechen versucht (z. B.Webwasher).
Um zu prüfen, ob Ihr HTTP-Proxy-Server diese Voraussetzungen erfüllt, folgen Sie
den Anweisungen unter 8.9 Unterstützt mein HTTP-Proxy-Server die
E‑POSTBUSINESS BOX?. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr HTTP-Proxy-Server diese Voraussetzungen erfüllt, kontaktieren Sie den Hersteller oder einen Netzwerkspezialisten.
2. Wenn Sie einen Proxy-Server für die Kommunikation zwischen den Arbeitsplatzrechnern und der E‑POSTBUSINESS BOX verwenden, stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Der Proxy-Server unterstützt das Protokoll HTTP. Das Protokoll SOCKS wird in diesem
Fall nicht unterstützt.
▪
Im Proxy-Server sind die IP-Adresse und Port freigegeben wie in Tabelle 3.1-1 Lokale Verbindungen auf Seite 18 angegeben.
HINWEIS
Alle Verbindungen sind ausgehend.
17
3
▪
Das Analysieren der übertragenen Daten durch den Proxy-Server (die sogenannte
Inspection) ist deaktiviert.
3. Schalten Sie IP-Adressen, Dienste und Ports wie in Tabelle 3.1-1 Lokale Verbindungen
auf Seite 18 beschrieben frei.
Zweck
Freizugebende
IP-Adresse
DHCP (wenn benutzt)
DNS-Lookup
Aktueller DNSName
Protokoll und
Port
Richtung
lokaler Server
UDP 67+68 (BOOTP)
Box → DHCPServer
lokaler Server
UDP+TCP 53
(DNS)
Box → DNSServer
Einmaliger Zugriff auf Webinter- Kundenspezififace während der Inbetriebnah- sche Box-IP
me (nur wenn die
E‑POSTBUSINESS BOX in einer DMZ platziert ist). Nach der
Inbetriebnahme kann der Port
wieder geschlossen werden.
TCP 80 (HTTP)
Client → Box
Zugriff auf Webinterface Administration im produktiven Betrieb (nur wenn die
E‑POSTBUSINESS BOX in einer DMZ platziert ist)
Kundenspezifische Box-IP
TCP 443
(HTTPS)
Client → Box
Zugriff von Client auf
E‑POSTBUSINESS BOX im
produktiven Betrieb
TCP 4443
(HTTPS)
Client → Box
Verzeichnisfreigabe für
Sammelkorb-Verzeichnis über
SMB-Protokoll
UDP 137+138,
TCP 139+445
(SMB)
Client → Box
Verzeichnisfreigabe für
Sammelkorb-Verzeichnis über
SFTP-Protokoll
TCP 22 (SSH)
Client → Box
E‑Mail
Lokaler Mailserver
TCP 25 (SMTP)
Box → Mailserver
Systemzeit der
E‑POSTBUSINESS BOX synchronisieren
Lokaler NTPServer
UDP 123 (NTP)
Box → NTPServer
Tabelle 3.1-1 Lokale Verbindungen
4. Schalten Sie die IP-Adressen für ausgehende Verbindungen frei, je nachdem, ob Ihr
Netzwerk über einen Proxy-Server mit dem Internet verbunden ist oder nicht.
▪
Ohne Proxy-Server: Tabelle 3.1-2 Firewall-Freigaben für den Einsatz ohne ProxyServer auf Seite 19
▪
Mit Proxy-Server:Tabelle 3.1-3 Firewall-Freigaben für den Einsatz mit Proxy-Server
auf Seite 19
18
3
HINWEIS
Schalten Sie alle in der jeweiligen Tabelle angegebenen IP-Adressen frei. Die aktuell
verwendeten Server-Namen sollen Ihnen lediglich bei der Analyse möglicher Probleme helfen. Die IP-Adressen, auf die die Namen tatsächlich auflösen, können sich bei
Umstellungen im Rechenzentrum ohne Vorankündigung ändern.
HINWEIS
IP-Subnetz kalkulieren
Die meisten Systeme zum Konfigurieren von Firewalls erlauben es, den freizuschaltenden IP-Bereich im Format <IP-Adresse>/<Mask Bits> zu definieren, z. B.
31.24.175.88/30. In manchen Fällen müssen Sie den IP-Bereich (z. B. mit einem
online verfügbaren) IP-Subnetz-Kalkulator manuell berechnen. Der Mask-Bits-Wert 30
ergibt in unserem Beispiel den IP-Bereich 31.24.175.88 bis 31.24.175.90, den Sie
freischalten müssen.
Zweck
Freizugebende
IP-Adresse
Aktueller DNSName
Protokoll und
Port
Richtung
Systemzeit der
E‑POSTBUSINESS BOX synchronisieren (wenn kein eigener NTP-Server benutzt wird)
31.24.175.88/30
ntp-plain.peprz.de
UDP 123 (NTP)
Box → RZ
Store (Aktivierung der
E‑POSTBUSINESS BOX und
Software-Aktualisierung)
31.24.175.88/30
store01.peprz.de
TCP 443
(HTTPS)
Box → RZ
Versand von der
E‑POSTBUSINESS BOX zu
zentralem Server
31.24.175.88/30
lvin01.peprz.de
TCP 443
(HTTPS)
Box → RZ
Empfang (Abholung von zentralem Server)
31.24.175.88/30
imap01.peprz.de
TCP 143+993
(IMAP(S))
Box → RZ
Fernwartung
31.24.175.88/30
pep-vpn2.peprz.de
UDP+TCP 1194
(OpenVPN)
Box → RZ
Der Wartungszugang wird nur
nach Aktivierung durch den
technischen Betreuer der
E‑POSTBUSINESS BOX aufgebaut.
vpn-2-2.peprz.de
E‑Mail (Fallback, nur wenn kein 31.24.175.88/30
eigener Mailserver verfügbar
ist)
pep-talk.peprz.de
TCP 25+587
(SMTP/MSA)
Box → RZ
(automatische Auswahl je nach lokaler
Adresse)
Tabelle 3.1-2 Firewall-Freigaben für den Einsatz ohne Proxy-Server
Zweck
Freizugebende
IP-Adresse
Aktueller DNSName
Protokoll und
Port
Richtung
Proxy-Tunnel
31.24.175.84/30
demux.peprz.de
TCP 443
(OpenVPN)
Box → RZ
19
3
Zweck
Freizugebende
IP-Adresse
Aktueller DNSName
Protokoll und
Port
Richtung
Fernwartung
31.24.175.88/30
pep-vpn2.peprz.de
UDP+TCP 1194
(OpenVPN)
Box → RZ
Der Wartungszugang wird nur
nach Aktivierung durch den
technischen Betreuer der
E‑POSTBUSINESS BOX aufgebaut.
vpn-2-2.peprz.de
(automatische Auswahl je nach lokaler
Adresse)
Tabelle 3.1-3 Firewall-Freigaben für den Einsatz mit Proxy-Server
3.1.2 E‑POSTBUSINESS BOX auspacken und aufstellen
Stellen Sie sicher, dass Sie die E‑POSTBUSINESS BOX entsprechend den Hinweisen der
Betriebsanweisung sicher betreiben können.
Vorgehen 1. Packen Sie die E‑POSTBUSINESS BOX aus, und prüfen Sie die Vollständigkeit der Lieferung. Den Lieferumfang entnehmen Sie der beigefügten Betriebsanweisung.
2. Entfernen Sie eventuell vorhandene Schutzfolien. Die Belüftungsöffnungen müssen freibleiben, um das Gerät vor Hitzestau zu schützen.
3. Prüfen Sie die E‑POSTBUSINESS BOX auf eventuelle Schäden.
4. Stellen Sie die E‑POSTBUSINESS BOX an der dafür vorgesehenen Stelle auf.
Weitere Informationen zur Aufstellung des Geräts an einem geeigneten Ort finden Sie in
der Betriebsanweisung, die der E‑POSTBUSINESS BOX beiliegt.
3.1.3 E‑POSTBUSINESS BOX ans Netzwerk anschließen und hochfahren
Schließen Sie die E‑POSTBUSINESS BOX ans Netzwerk an, und schalten Sie sie ein.
Voraussetzung ü Der zuständige Administrator hat in der firmeneigenen Firewall die nötigen IP-Adressen,
Dienste und Ports freigeschaltet.
HINWEIS
Die MAC-Adresse Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie auf einem Etikett auf der
Rückseite des Geräts (nicht abgebildet).
Weitere Informationen finden Sie unter 3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten.
ü Sie haben sichergestellt, dass eventuell vorhandene Schutzfolien entfernt sind. Die Belüftungsöffnungen müssen freibleiben, um das Gerät vor Hitzestau zu schützen.
Vorgehen 1. Stecken Sie das LAN-Kabel in die Buchse auf der Geräte-Rückseite (Abbildung 3.1-1
auf Seite 21, Position 4).
20
3
Abbildung 3.1-1 E‑POSTBUSINESS BOX anschließen
2. Schließen Sie die E‑POSTBUSINESS BOX über das mitgelieferte Netzteil an die Stromversorgung an (Abbildung 3.1-1 auf Seite 21, Position 5).
ACHTUNG
Betriebssicherheit
Folgen Sie für das Anschließen der Kabel den Anweisungen der Betriebsanweisung,
die der E‑POSTBUSINESS BOX beiliegt. Beachten Sie die Sicherheitshinweise in der
Betriebsanweisung.
3. Schalten Sie die E‑POSTBUSINESS BOX ein (Abbildung 3.1-1 auf Seite 21, Position 1).
Ergebnis
Die E‑POSTBUSINESS BOX fährt hoch. Die LED unter dem Power on/off-Schalter
leuchtet permanent grün (Abbildung 3.1-1 auf Seite 21, Position 2).
Die E‑POSTBUSINESS BOX ist nach spätestens 4 Minuten hochgefahren, aber dies
wird nicht durch ein Signal angezeigt.
ACHTUNG
Systeminkonsistenz
Damit das Gerät nicht in einen inkonsistenten Zustand gerät, dürfen Sie das Gerät
jetzt nicht abschalten!
Die E‑POSTBUSINESS BOX bezieht automatisch eine Netzwerkadresse über DHCP.
Wenn Sie der E‑POSTBUSINESS BOX eine feste IP Adresse zuweisen wollen, folgen
Sie der Anleitung in Kapitel 3.1.5 Optional: Feste IP-Adresse zuweisen.
4. Stecken Sie den mitgelieferten USB-Stick in einen der 4 USB-Anschlüsse (Abbildung
Ergebnis
Die LED (Abbildung 3.1-1 auf Seite 21, Position 2) blinkt in einem schnellen Rhythmus.
21
3
HINWEIS
Bedeutung der LED-Signale
Mit einem USB-Stick können Sie Daten mit der E‑POSTBUSINESS BOX austauschen und Einstellungen vornehmen. Die LED unter dem Power on/off-Schalter (Abbildung 3.1-1 auf Seite 21, Position 2) zeigt dann folgende Zustände an. Je nach
Hardware ertönen im Erfolgs- oder Fehlerfall auch akustische Signale.
▪
Bearbeitung läuft: LED blinkt in einem schnellen Rhythmus; kein akustisches Signal. USB-Stick in diesem Zustand nicht herausziehen.
▪
Bearbeitung erfolgreich abgeschlossen: LED blinkt langsam (geht regelmäßig
kurz aus); ein Ton von etwa einer Sekunde
▪
Bearbeitung erfolglos abgebrochen: LED ist aus, blinkt aber regelmäßig drei mal
hintereinander kurz auf; drei kurze hohe Töne. Prüfen Sie die Änderungen, die
Sie in den Dateien auf dem USB-Stick vorgenommen haben.
Die E‑POSTBUSINESS BOX ist in Betrieb: Die LED leuchtet permanent grün.
5. Warten Sie, bis die LED in einem langsamen Rhythmus (etwa alle 4 Sekunden) blinkt
HINWEIS
In einigen (aber nicht in allen) Versionen der E‑POSTBUSINESS BOX signalisiert zusätzlich ein langer Piepton, dass Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können.
Führen Sie diese Aktivität während der Inbetriebnahme aus, wenn Ihr Unternehmen über einen Proxy-Server mit dem Rechenzentrum der Deutschen Post AG verbunden ist. Andernfalls lässt sich die E‑POSTBUSINESS BOX nicht aktivieren.
Voraussetzung ü Wenn Sie einen Proxy-Server verwenden, um die E‑POSTBUSINESS BOX mit dem
ACHTUNG
ü ... sichergestellt sein, dass er die CONNECT-Methode unterstützt, so dass die
ü ... ausgeschlossen sein, dass der Proxy-Server verschlüsselte Verbindungen
E‑POSTBUSINESS BOX?. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr HTTP-Proxy-Server
diese Voraussetzungen erfüllt, kontaktieren Sie den Hersteller oder einen Netzwerkspezialisten.
22
3
ü Sie haben folgende Daten:
ü Hostname oder IP-Adresse des Proxy-Servers
ü Port-Nummer
ü Protokoll (HTTP oder SOCKS)
ü Wenn Sie einen authentifizierenden Proxy-Servers einsetzen, dann haben Sie zusätzlich
folgende Daten zur Hand:
ü Benutzername
ü Passwort
ü Sie haben die E‑POSTBUSINESS BOX wie unter 3.1.3 E‑POSTBUSINESS BOX ans
Netzwerk anschließen und hochfahren beschrieben hochgefahren. Der USB-Stick steckt
im Gerät, und die LED leuctet in einem langsamen Rhythmus.
Vorgehen 1. Entfernen Sie den USB-Stick aus der E‑POSTBUSINESS BOX, und stecken Sie den
USB-Stick in den USB-Port eines anderen PCs.
2. Öffnen Sie auf dem USB-Stick den Ordner beispiele\IP-Adresse-explizitfestlegen.
3. Kopieren Sie die Datei NETZWERK.txt in das Stammverzeichnis des USB-Sticks.
4. Öffnen Sie die Datei NETZWERK.txt, und erfassen Sie die Konfigurations-Daten Ihres
Proxy-Servers:
Beispiel
Beispiel einer Konfigurationsdatei mit automatischer Zuweisung der IP-Adresse per
DHCP:
IPADDR: "192.168.1.42"
GATEWAY:
NETMASK:
DNS1:
DNS2:
USE_DHCP: "yes"
USE_PROXY_SERVER: "yes"
PROXY_HOST: "192.168.100.250"
PROXY_PORT: "8080"
PROXY_PROTOCOL: "http"
USE_PROXY_AUTH: "yes"
PROXY_USER: "proxy_user"
PROXY_PASSWORD: "proxy_password"
5. Wenn Sie der E‑POSTBUSINESS BOX eine feste IP-Adresse zuweisen wollen, fahren
Sie fort mit Kapitel „3.1.5 Optional: Feste IP-Adresse zuweisen“. Andernfalls (wenn die
IP-Adresse automatisch per DHCP zugewiesen wird), fahren Sie fort mit Schritt 6.
ACHTUNG
Fahren Sie mit Schritt 6. nur dann fort, wenn Sie sicher sind, dass Sie der
E‑POSTBUSINESS BOX keine feste IP-Adresse zuweisen wollen.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen und ziehen Sie den USB-Stick aus dem Arbeitsplatzrechner.
7. Stecken Sie den USB-Stick wieder in den USB-Port der E‑POSTBUSINESS BOX.
23
3
Ergebnis
Die Netzwerkkonfiguration wird automatisch geladen und aktualisiert. Die LED (Abbildung 2.2-1 auf Seite 11, Position 2) blinkt in einem schnellen Rhythmus.
8. Warten Sie, bis die LED langsam blinkt, und entfernen Sie den USB-Stick aus der
Sie können die Netzwerkkonfiguration im laufenden Betrieb ändern. Weitere Informationen
finden Sie unter 3.7.1 Netzwerk-Konfigurationseinstellungen pflegen.
Weisen Sie der E‑POSTBUSINESS BOX bei Bedarf eine feste IP-Adresse zu. Standardmäßig wird per DHCP eine dynamische IP-Adresse zugewiesen.
Voraussetzung ü Sie haben gemeinsam mit Ihrem Netzwerkadministrator geklärt, ob Sie in Ihrem Netzwerk DHCP oder statische IP-Adressen verwenden. Befindet sich in Ihrem Netzwerk ein
DHCP-Server, wird dieser der E‑POSTBUSINESS BOX automatisch eine IP-Adresse
zuweisen.
Für das manuelle Zuweisen einer statischen IP-Adresse benötigen Sie folgende Eingaben:
ü Feste IP-Adresse
ü Netzwerkmaske
ü Standard-Gateway
ü DNS-Eintrag
ü Optional: DNS 2: Adresse des alternativen DNS für den Fall, dass DNS 1 nicht erreichbar ist
ü Sie haben die E‑POSTBUSINESS BOX wie unter 3.1.3 E‑POSTBUSINESS BOX ans
Netzwerk anschließen und hochfahren beschrieben hochgefahren.
ACHTUNG
Eine fehlerhafte Konfiguration kann zu einem Fehlverhalten der E‑POSTBUSINESS BOX
und zu Störungen in Ihrem Netzwerk führen.
Vorgehen 1. Führen Sie die folgenden Unter-Schritte aus, wenn Sie sie nicht bereits beim Erfassen
der Daten Ihres Proxy-Servers ausgeführt haben (3.1.4 Daten des Proxy-Servers erfassen):
a. Entfernen Sie den USB-Stick aus der E‑POSTBUSINESS BOX, und stecken Sie den
USB-Stick in den USB-Port eines anderen PCs.
b. Öffnen Sie auf dem USB-Stick den Ordner beispiele\IP-Adresse-explizitfestlegen.
c. Kopieren Sie die Datei NETZWERK.txt in das Stammverzeichnis des USB-Sticks.
d. Öffnen Sie die Datei NETZWERK.txt.
2. Passen Sie Netzwerkeinstellungen (analog zur Beispiel-Konfiguration) mit Ihren Werten
an:
Beispiel
Beispiel einer Konfigurationsdatei mit fester IP-Adresse und ohne Proxy-Server:
IPADDR: "192.168.1.42"
GATEWAY: "192.168.1.1"
NETMASK: "255.255.255.0"
24
3
DNS1: "192.168.1.1"
DNS2: "192.168.1.2"
USE_DHCP: "no"
USE_PROXY_SERVER: "no"
PROXY_HOST:
PROXY_PORT:
PROXY_PROTOCOL:
USE_PROXY_AUTH:
PROXY_USER:
PROXY_PASSWORD:
3. Speichern Sie Ihre Änderungen, und entfernen Sie den USB-Stick aus dem Arbeitsplatzrechner.
4. Stecken Sie den USB-Stick wieder in den USB-Port der E‑POSTBUSINESS BOX.
Ergebnis
Die Netzwerkkonfiguration wird automatisch geladen und aktualisiert. Die LED (Abbildung 2.2-1 auf Seite 11, Position 2) blinkt in einem schnellen Rhythmus.
5. Warten Sie, bis die LED langsam blinkt, und entfernen Sie den USB-Stick aus der
Sie können die Netzwerkkonfiguration im laufenden Betrieb ändern. Weitere Informationen
finden Sie unter 3.7.1 Netzwerk-Konfigurationseinstellungen pflegen.
3.1.6 E‑POSTBUSINESS BOX aktivieren und in Betrieb nehmen
Nehmen Sie die E‑POSTBUSINESS BOX mit dem Aktivierungspasswort in Betrieb.
25
3
Voraussetzung ü Sie haben den Brief mit dem Aktivierungspasswort zur Aktivierung der
E‑POSTBUSINESS BOX zur Hand (Abbildung 3.1-2 auf Seite 26, Position 1). Den
Brief haben Sie von der Binect GmbH, dem E‑POSTBUSINESS BOX-Partner der Deutschen Post AG, erhalten.
Abbildung 3.1-2 Aktivierungspasswort identifizieren
26
3
ü Sie haben die E-Mail-Kontaktadresse zur Hand, die Sie bei der Bestellung der
E‑POSTBUSINESS BOX im Datenerhebungs-Sheet erfasst haben. Sie finden die EMail-Adresse in Ihrem Exemplar des Registrierungsantrags (Abbildung 3.1-3 auf Seite
27, Position 1).
Abbildung 3.1-3 E-Mail-Kontaktadresse im Registrierungsantrag identifzieren
ü Die E‑POSTBUSINESS BOX ist hochgefahren.
ü Sie haben den USB-Stick wieder aus der E‑POSTBUSINESS BOX entfernt.
Vorgehen 1. Ziehen Sie den USB-Stick ab und stecken ihn in einen Computer.
2. Öffnen Sie im Stammverzeichnis des USB-Sticks die Datei ZurBox.html in einem Webbrowser.
Ergebnis
Sie gelangen auf die Seite Inbetriebnahme.
3. Wählen Sie Inbetriebnahme starten,
Ergebnis
Sie gelangen auf die Seite Aktivierung.
27
3
Technische Administration ǀ E‑Mail-Versand konfigurieren
4. Geben Sie im Eingabefeld E-Mail-Adresse die bei der Bestellung im Registrierungsantrag (Abbildung 3.1-3 auf Seite 27) angegebene E-Mail-Adresse (nicht die E‑POST
Adresse!) des ersten Administrators ein.
HINWEIS
Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung auch bei der E-Mail-Adresse.
5. Geben Sie im Eingabefeld Aktivierungspasswort den Freischaltcode ein, den Sie in einem separaten Brief postalisch erhalten haben (Abbildung 3.1-2 auf Seite 26).
6. Wählen Sie Aktivieren und weiter.
Sie gelangen in die Sicht Netzwerkkonfiguration.
Ergebnis
3.2 E‑Mail-Versand konfigurieren
Konfigurieren Sie den E‑Mail-Versand, damit das System z. B. beim Anlegen eines Anwenders das initiale Passwort automatisch generieren und dem Anwender senden kann. Die
E‑Mails können die Anwender mit ihrer normalen E‑Mail-Anwendung (z. B. Microsoft
Outlook) empfangen. Ein Mailserver im Rechenzentrum der Deutschen Post AG ist standardmäßig vorkonfiguriert.
Den automatischen Passwort-Versand müssen Sie ausdrücklich aktivieren.
3.2.1 Mailserver wählen und spezifizieren
Konfigurieren Sie für den dauerhaften Betrieb Ihren eigenen Mailserver.
Die E‑POSTBUSINESS BOX kann dann
▪
Systemnachrichten versenden (z. B. um einen Anwender automatisch zu informieren,
dass Sie ein Postfach angelegt haben).
▪
E‑POSTBRIEFE in der Client-Anwendung Mailbox per E‑Mail weiterleiten
Beim Konfigurieren des E‑Mail-Versands haben Sie folgende Möglichkeiten:
▪
Empfohlen: Spezifizieren Sie für den dauerhaften Betrieb Ihren firmeneigenen Mailserver.
▪
Verwenden Sie z. B. für die Erstinbetriebnahme oder nach einem Zurücksetzen der
E‑POSTBUSINESS BOX auf den Auslieferungszustand den standardmäßig konfigurierten Mailserver.
Voraussetzung ü Wenn Sie den vorkonfigurierten Mailserver benutzen wollen, haben Sie in Ihrer Firewall
die Adresse pep-talk.peprz.de freigeschaltet. Weitere Informationen finden Sie im
Kapitel 3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten.
ü Wenn Sie den vorkonfigurierten Mailserver nicht benutzen wollen, verfügen Sie über einen internen oder externen Mailserver, der E‑Mails automatisch versenden darf. Sie haben in Ihrer Firewall die entsprechenden Freischaltungen vorgenommen. Ohne einen
konfigurierten Mailserver kann die E‑POSTBUSINESS BOX keine Nachrichten versenden.
ü Sie haben der E‑POSTBUSINESS BOX eine IP-Adresse zugewiesen.
ü Sie sind als technischer Betreuer angemeldet oder führen die Erstinbetriebnahme der
E‑POSTBUSINESS BOX durch.
28
3
Vorkonfigurierten Mailserver verwenden
Um den vorkonfigurierten Mailserver zu nutzen, müssen Sie nichts weiter tun.
HINWEIS
Datenschutz
Anwender können E‑POSTBRIEFE in der Client-Anwendung Mailbox per E‑Mail weiterleiten. Abhängig von den Datenschutz-Regeln Ihrer Organisation kann es nötig sein sein,
dass Sie dafür nicht unseren vorkonfigurierten Mailserver verwenden, sondern einen eigenen Mailserver konfigurieren müssen.
Prüfen Sie, ob die Sicherheits-Regeln in in Ihrer Organisation es nötig machen einen eigenen Mailserver zu verwenden.
Vorgehen
Ergebnis
►
Optional: Um die Mailserver-Einstellungen anzuzeigen, wählen Sie Firmware > Konfiguration > E‑Mail-Versand.
Bei der Erstinbetriebnahme oder nach einem Zurücksetzen auf den Auslieferungszustand werden die Daten des Mailservers im Rechenzentrum der Deutschen Post AG
angezeigt.
ACHTUNG
Lassen Sie alle Einstellungen unverändert. Andernfalls funktioniert die Kommunikation mit dem Mailserver nicht.
Um den Mailserver nach Änderungen wieder verwenden zu können, müssen Sie die
E‑POSTBUSINESS BOX auf den Auslieferungszustand zurücksetzen oder den
E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren.
Firmeneigenen Mailserver verwenden
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Konfiguration > E‑Mail-Versand.
Ergebnis
Bei der Erstinbetriebnahme oder nach einem Zurücksetzen auf den Auslieferungszustand werden die Daten des Mailservers im Rechenzentrum der Deutschen Post AG
angezeigt.
2. Geben Sie im Feld Absenderadresse die E‑Mail-Adresse an, die als Absender der
E‑Mail erscheinen soll.
Beispiel
epostbrief-administrator@<Firmenname>.de
Diese E‑Mail-Adresse dient nur dazu, den Empfänger über den Absender zu informieren,
sie kann keine E‑Mails empfangen.
3. Geben Sie unter Adresse den Namen oder die IP-Adresse Ihres Mailservers an.
4. Geben Sie den Port an (üblicherweise Port 25 für SMTP).
5. Legen Sie im Feld Authentifizierung die Art der Authentifizierung fest, die in Ihrem
Mailserver konfiguriert ist, z. B.
29
3
▪
Wenn die Authentifizierung unverschlüsselt erfolgen soll, wählen Sie Plain.
▪
Wenn die Übertragung von Benutzer und Passwort in zwei Schritten erfolgen soll,
wählen Sie Login.
▪
Wenn die Übertragung von Benutzer und Passwort verschlüsselt erfolgen soll, wählen Sie CRAM MD5.
6. Wenn Sie die Authentifizierungsart Login gewählt haben, erfassen Sie den Benutzernamen und das Passwort des Mailserver-Benutzers, der auf dem Mailserver ein Konto
hat. Dies muss kein Benutzer sein, der in der E‑POSTBUSINESS BOX angelegt ist.
7. Deaktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Zertifikat prüfen.
Aus Sicherheitsgründen ist die Zertifikatsprüfung standardmäßig eingeschaltet.
Deaktivieren Sie die Zertifaktsprüfung beispielsweise in folgenden Fällen.
▪
Es gibt Fehler beim E‑Mail-Versand.
▪
Sie verwenden einen firmeneigenen Mailserver mit selbst signierten Zertifikaten.
8. Geben Sie unter Testmail senden an Ihre E‑Mail-Adresse ein.
Das Eingabefeld erscheint nur bei der Erstinbetriebnahme. Bei nachträglicher Konfiguration wird automatisch eine Testmail versendet.
9. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis
Bei der Erstinbetriebnahme sendet das System eine Test-E‑Mail an die angegebene
E‑Mail-Adresse.
10. Verifizieren Sie, dass Sie die Test-E‑Mail erhalten haben.
Ergebnis Der E‑Mail-Versand ist konfiguriert.
Weiteres Vorgehen
Aus Sicherheitsgründen ist das automatische Versenden von Passwörtern standardmäßig
deaktiviert. Sie müssen den automatischen Passwortversand ausdrücklich aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren.
3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren
Aktivieren Sie das Versenden von Passwörtern, um die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen. Aus
Sicherheitsgründen ist das automatische Versenden von Passwörtern standardmäßig deaktiviert.
HINWEIS
Vergessene Passwörter
Das Anfordern neuer Passwörter per E‑Mail ist nicht möglich, wenn der automatische
Passwortversand deaktiviert ist. Sie müssen ein neues Passwort auf Nachfrage manuell
setzen.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.1.4 Anwenderdaten pflegen und Anwenderpasswort setzen.
Voraussetzung ü Sie sind als technischer Betreuer angemeldet.
ü Sie haben einen eigenen Mailserver konfiguriert oder den vorkonfigurierten Mailserver
freigeschaltet. 3.2.1 Mailserver wählen und spezifizieren.
ü Optional: Sie haben eine Willkommens-E‑Mail konfiguriert. Weitere Informationen finden
Sie unter 3.2.3 Willkommens-E‑Mail für neue Anwender konfigurieren.
30
3
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Konfiguration > Systemeinstellungen.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Passwörter nicht per E‑Mail versenden.
3.2.3 Willkommens-E‑Mail für neue Anwender konfigurieren
Konfigurieren Sie die Willkommens-E‑Mail, die neu angelegte Anwender automatisch erhalten, individuell für Ihre Organisation.
Die Willkommens-E‑Mail wird nur versendet, wenn Sie das automatische Versenden von
Passwörtern aktiviert haben. Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.2 Automatischen
Passwortversand aktivieren
Wenn Sie die Willkommens-E‑Mail nicht konfigurieren, wird folgender Standard-Text versendet. Sie können Änderungen jederzeit auf diesen Standardtext zurücksetzen.
Herzlich Willkommen auf der E‑POSTBUSINESS BOX!
<Vorname> <Nachname>, soeben wurde Ihr Zugang zur E‑POSTBUSINESS BOX
eingerichtet.
Wenn nicht Ihr Systemadministrator die Anwendungs-Software installiert
(die Installation erfordert Administrator-Rechte auf Ihrem Computer),
sondern Sie selbst, dann gehen Sie vor wie im Folgenden beschrieben.
Eine illustrierte Anleitung finden Sie bei Bedarf in der Online-Hilfe
unter
"Administrative Aktivitäten ausführen" im Kapitel "Client-Anwendungen
installieren".
Vorgehen
1. Öffnen Sie Ihre E‑POSTBUSINESS BOX in einem Internetbrowser
unter https://<IP-Adresse>
2. Melden Sie sich mit folgenden Zugangsdaten an:
- Benutzername: <Benutzer>
- Passwort: <Passwort>
3. Laden Sie unter "E‑POSTBRIEF -> Allgemein -> Übersicht" die für Ihr
Betriebssystem
passenden Installationsdateien auf Ihren Arbeitsplatzrechner herunter:
- epost_box_workplace
- ghostscript
4. Installieren Sie zuerst Ghostscript, dann epost_box_workplace.
5. Ändern Sie Ihr Passwort, indem Sie rechts oben mit der Maus über Ihren
Benutzernahmen fahren und den Link "Eigenes Passwort ändern" wählen.
Eine illustrierte Anleitung finden Sie in der Online-Hilfe unter
"Administrative Aktivitäten ausführen" im Kapitel "Passwort ändern".
6. Um die Client-Anwendung zum Senden von E‑POSTBRIEFEN auf Ihrem
Arbeitsplatzrechner zu starten,
wählen Sie unter Windows Start -> Programme -> Connect.
Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur
Anwendungssoftware.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr E‑POSTBUSINESS BOX Team
Voraussetzung ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Benutzerverwaltung > Willkommensmail.
31
3
Technische Administration ǀ Technischen Betreuer anlegen
2. Passen Sie die Vorlage an, und speichern Sie Ihre Eingaben.
3. Um das Layout zu prüfen, wählen Sie Mir zum Test zuschicken.
Siehe auch 4.1.1 Anwender und Postfächer manuell anlegen auf Seite 65
4.1.2 Anwender und E‑POSTBRIEF Postfächer automatisiert anlegen auf Seite 68
4.1.4 Anwenderdaten pflegen und Anwenderpasswort setzen auf Seite 74
3.3 Technischen Betreuer anlegen
Legen Sie bei der Erstinbetriebnahme zunächst nur einen, später bei Bedarf auch mehrere
technische Betreuer (z. B. als Vertreter) an.
Voraussetzung ü Sie sind als technischer Betreuer angemeldet oder führen die Erstinbetriebnahme der
E‑POSTBUSINESS BOX durch.
HINWEIS
Zugangsdaten des technischen Betreuers verloren
Damit Sie auf die E‑POSTBUSINESS BOX auch dann als technischer Betreuer zugreifen können, wenn die Zugangsdaten verloren sind und es keinen funktionierenden
Mailserver gibt, können Sie einen temporären Administrator anlegen. Als temporärer
Administrator können Sie einen neuen technischen Betreuer anlegen.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 8.6 Zugangsdaten des technischen Betreuers sind verloren.
Vorgehen 1. Starten Sie die Web-Seite für das Anlegen von technischen Betreuern:
▪
Bei erstmaliger Inbetriebnahme gelangen Sie automatisch auf die Seite für das Anlegen eines technischen Betreuers.
▪
Im laufenden Betrieb wählen Sie Firmware > Benutzerverwaltung > Betreuer > Neuen Betreuer hinzufügen.
2. Geben Sie die erforderlichen Informationen zum Anlegen des ersten technischen Betreuers ein (3.3 Technischen Betreuer anlegen).
3. Erfassen Sie im Feld Login eine Benutzerkennung für den technischen Betreuer (z. B.
tech_admin). Der Benutzername muss Groß-/Kleinschreibung nicht berücksichtigen.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie die Rolle Technischer Betreuer gewählt haben.
Dieser Schritt entfällt bei erstmaliger Inbetriebnahme, die Rolle ist voreingestellt.
5. Erfassen Sie ein Passwort.
HINWEIS
Passwort automatisch erzeugen
Sie können einen automatischen E‑Mail-Versand von Passwörtern konfigurieren. Die
Eingabefelder für das Passwort erscheinen dann nicht. Weitere Informationen finden
Sie unter 3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren.
Ergebnis Der Benutzername (Login) des technischen Betreuers erscheint in der Liste der Betreuer.
32
3
Technische Administration ǀ Fachlichen Betreuer anlegen
Der Mailserver, den Sie konfiguriert haben, sendet automatisch eine E‑Mail mit dem Login
und dem Passwort an den neu angelegten technischen Betreuer (nicht im Fall der Erstinbetriebnahme).
Bei der Erstinbetriebnahme werden Sie automatisch abgemeldet und müssen sich mit dem
Benutzernamen des technischen Betreuers neu anmelden.
3.4 Fachlichen Betreuer anlegen
Legen Sie einen oder mehrere fachliche Betreuer an. Das ist z. B. sinnvoll, wenn Sie die
fachliche Administration von der technischen Administration unterscheiden wollen.
TIPP
Legen Sie z. B. fachliche Betreuer mit der Aufgabe an, die Poststelle zu überwachen. Fügen Sie sie dazu dem standardmäßigen Gruppenpostfach Poststelle als Mitglieder hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter 4.3.2 Nicht persönlich zugeordnete
E‑POSTBRIEFE identifizieren und weiterleiten.
ü Optional: Damit das System Passwörter automatisch per E‑Mail an neu angelegte Anwender sendet, haben Sie den automatischen E‑Mail-Versand von Passwörtern konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren.
HINWEIS
Aus Sicherheitsgründen ist das automatische Versenden von Passwörtern standardmäßig deaktiviert.
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Benutzerverwaltung > Betreuer.
Ergebnis
Die Liste der Betreuer wird angezeigt.
2. Wählen Sie die Schaltfläche Neuen Betreuer hinzufügen.
3. Um einen neuen Betreuer anzulegen, erfassen Sie die erforderlichen Eingaben (Abbildung 3.4-1 auf Seite 0 ).
4. Stellen Sie sicher, dass Sie die Rolle Fachlicher Betreuer gewählt haben, und geben
Sie die erforderlichen Daten ein.
Soll der fachliche Betreuer das Grupenpostfach Poststelle überwachen, dann markieren Sie unter Gruppen auswählen das Kontrollkästchen poststelle.
Ergebnis
Der Benutzername (Login) des fachlichen Betreuers erscheint in der Liste der Betreuer.
Das System versendet automatisch eine E‑Mail mit dem Login und dem Passwort an
den neu angelegten fachlichen Betreuer.
33
3
Technische Administration ǀ Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern installieren
HINWEIS
Der fachliche Betreuer hat nicht die Möglichkeit, Konfigurationen des Systems zu ändern.
Wenn Sie den automatischen Passwortversind aktiviert haben, sendet das System automatisch eine E‑Mail mit dem Login und dem Passwort an den neu angelegten fachlichen Betreuer.
6. Wenn das automatische Versenden von Passwörtern deaktiviert ist, geben Sie das
Passwort manuell ein. Damit der Betreuer sich an der E‑POSTBUSINESS BOX anmelden und sein Passwort ändern kann, senden Sie ihm folgende Daten:
▪
ZurBox.html-Datei
▪
Benutzernamen und initiales Passwort
3.5 Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern installieren
Installieren Sie die Client-Anwendungen Connect (zum Versenden) und Mailbox (zum Empfangen) auf den Arbeitsplatzrechnern der Anwender. Installieren Sie sie – abhängig von Ihrer
Infrastruktur – manuell, halbautomatisch oder automatisch.
▪
Szenario 1: Manuelles Installieren auf einigen wenigen Arbeitsplatzrechnern
Unter 3.5.1 Client-Anwendungen manuell installieren finden Sie eine detaillierte Beschreibung, welche Softwarepakete und Konfigurationseinstellungen nötig sind. Gehen
Sie diesen Weg, wenn die Arbeitsplatzrechner unter Apple macOS laufen, oder wenn
Sie keinen physischen Zugang zur E‑POSTBUSINESS BOX haben.
▪
Szenario 2: Halbautomatisches Installieren auf einigen wenigen Microsoft WindowsArbeitsplatzrechnern
Bei Arbeitsplatzrechnern, die unter Windows laufen, empfehlen wir, die ClientAnwendungen halbautomatisch zu installieren. Die E‑POSTBUSINESS BOX erzeugt
dann automatisch eine Installationsdatei mit allen nötigen Softwarepaketen auf einem
USB-Stick. Ihre Netzwerkdaten sind darin vorkonfiguriert. Diese Datei müssen Sie nur
noch am lokalen Arbeitsplatzrechner ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter
3.5.2 Client-Anwendungen halbautomatisch installieren.
▪
Szenario 3: Automatisches Installieren auf sehr vielen Arbeitsplatzrechnern:
34
3
TIPP
E‑Mail-Programm für elektronische E‑POSTBRIEFE nutzen
Empfangen und/oder versenden Sie elektronische E‑POSTBRIEFE mit Ihrem gewohnten
E‑Mail-Client (z. B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird), statt dafür die
E‑POSTBUSINESS BOX Client-Anwendungen zu nutzen.
Briefzusatzleistungen oder das Nutzen der Freigeber-Funktion sind auf diesem Weg jedoch nicht möglich, dafür benötigen Sie die Client-Anwendungen Connect und Mailbox.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.6 E‑Mail-Programme zum Versenden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN nutzen.
3.5.1 Client-Anwendungen manuell installieren
Wenn nur wenige Anwender die Client-Anwendungen auf ihren Arbeitsplatzrechnern benötigen, installieren Sie sie manuell. Folgen Sie der Anleitung in diesem Kapitel bei Arbeitsplatzrechnern, die unter Apple macOS laufen, oder wenn Sie keinen physischen Zugang zur
E‑POSTBUSINESS BOX haben.
Bei Arbeitsplatzrechnern, die unter Windows laufen, empfehlen wir, die ClientAnwendungen halbautomatisch zu installieren. Die E‑POSTBUSINESS BOX erzeugt dann
automatisch eine Installationsdatei mit allen nötigen Softwarepaketen auf einem USB-Stick.
Ihre Netzwerkdaten sind darin vorkonfiguriert. Diese Datei müssen Sie nur noch am lokalen
Arbeitsplatzrechner ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter 3.5.2 ClientAnwendungen halbautomatisch installieren.
TIPP
Softwareverteilung
Sie müssen die Client-Anwendungen auf sehr vielen Windows-Arbeitsplatzrechnern installieren? Dann verteilen Sie die Software automatisch. Weitere Informationen finden Sie
unter 3.5.3 Client-Anwendungen per Software-Verteilung installieren.
Voraussetzung ü Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner.
35
3
ü Auf dem Arbeitsplatzrechner ist eines der folgenden Betriebssysteme installiert:
ü Microsoft Windows:
ü Microsoft Windows 10 (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows 8.x (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows Server 2008, 2008 R2, 2012 und 2012 R2 (jeweils 32 Bit oder
64 Bit)
ü Apple macOS in der jeweils aktuellen Version
ACHTUNG
Folgende Microsoft Windows-Versionen werden nicht unterstützt:
ü Vista
ü Windows XP
ü Windows Server 2003
ü Me Millennium Edition
ü NT
ü 9x
ü 3.x
ü Der Arbeitsspeicher ist mindestens 512 MB groß.
ü Der Prozessor ermöglicht ein zügiges Arbeiten mit Office-Programmen (ab Intel
Pentium 4).
ü Auf der Festplatte stehen folgende Speicherkapazitäten zur Verfügung:
ü für die Basisinstallation mindestens 30 MB
ü für Dokumente und temporäre Dateien pro Benutzer mindestens 20 MB. Der benötigte Festplattenplatz hängt von der Art und der Anzahl der zu verarbeitenden Briefe
ab und kann wesentlich größer als 20 MB sein.
ü Eine Installations-Partition auf Laufwerk C:\ sowie ein Standard-Temp-Verzeichnis steht
unter C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer> zur Verfügung.
36
3
ü Sie haben ein Textverarbeitungsprogramm installiert, das einen Drucker über den Druckdialog Ihres Betriebssystems ansprechen kann. Zum Erstellen von E‑POSTBRIEFEN
sind z. B. folgende Anwendungen für MS Windows und Apple macOS geeignet:
ü Microsoft Office Versionen 2003 oder höher
ü Office-Suite von OpenOffice.org
ü Office-Suite Libreoffice ab Version 5.0.6.3
ACHTUNG
Apple Pages und TextEdit
Die Apple OS X-Textverarbeitungsprogramme Pages und TextEdit werden nicht unterstützt. Es kommt zu Formatabweichungen.
ACHTUNG
Bilderzeugende Anwendungen
Anwendungen, die Ihre Dokumente zur Ausgabe auf den Drucker in Bilder umwandeln, werden nicht unterstützt.
ü Falls der Zugriff der Client-Anwendungen auf die E‑POSTBUSINESS BOX über eine
Firewall erfolgt, hat der technische Betreuer den Zugriff für folgende Ports erlaubt:
ü https-Port 4443 für die Client-Anwendungen Connect und Mailbox
ü https-Port 443 für den Zugriff auf das Web-Frontend der E‑POSTBUSINESS BOX
zum Ändern des Kennworts durch den Anwender
ü Falls Sie einen Proxy-Server für die Kommunikation zwischen den Arbeitsplatzrechnern
mit den Client-Anwendungen und der E‑POSTBUSINESS BOXverwenden, haben Sie
Folgendes sichergestellt:
ü Der Proxy-Server unterstützt das Protokoll HTTP. Das Protokoll SOCKS wird in diesem
Fall nicht unterstützt.
ü Im Proxy-Server sind die IP-Adresse und Port freigegeben wie in Tabelle 3.1-1 Lokale Verbindungen auf Seite 18 angegeben.
HINWEIS
ü Das Analysieren der übertragenen Daten durch den Proxy-Server (die sogenannte
ü Sie haben auf dem Arbeitsplatzrechner per Netzwerk Zugriff auf den
E‑POSTBUSINESS BOX-Server.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass die Firmware aktualisiert und die aktuelle Version der
Anwendungs-Software auf die E‑POSTBUSINESS BOX heruntergeladen ist. Weitere Informationen finden Sie unter 3.8.2 Software-Aktualisierungen planen und durchführen.
2. Melden Sie sich am E‑POSTBUSINESS BOX Server an.
3. Wählen Sie Firmware (Abbildung 3.5-1 auf Seite 38, Position 1).
37
3
Ergebnis
Abbildung 3.5-1 Verfügbare Software finden
4. Wählen Sie unter Allgemein > Startseite im Bereich Ihre E‑POSTBRIEF Poststelle
den Link E‑POSTBRIEF (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 38, Position 2).
Ergebnis
Die aktuell verfügbare Software (Installationsdateien) wird angezeigt (Abbildung 3.5-2
Abbildung 3.5-2 Software herunterladen
38
3
ACHTUNG
Beachten Sie beim Installieren der Software auf den Arbeitsplatzrechnern die Reihenfolge der folgenden Schritte.
5. Wenn Sie Apple macOS benutzen: Stellen Sie sicher, dass bereits ein (beliebiger)
Druckertreiber installiert ist.
Textverarbeitungsprogramme unter Apple macOS können andernfalls den
E‑POSTBRIEF Druckertreiber nicht korrekt erkennen.
6. Laden Sie die Datei ghostscript-win-<Release>.msi (Apple macOS: ghostscriptosx-<Release>.dmg) auf den Arbeitsplatzrechner des Anwenders herunter, und installieren Sie Ghostscript.
7. Laden Sie das Anwendungspaket epost_box_workplace-win-<Release>.msi (Apple macOS: epost_box_workplace-osx-<Release>.dmg) auf den Arbeitsplatzrechner
des Anwenders herunter.
8. Installieren Sie das Anwendungspaket.
Ergebnis
Wenn Sie MS Windows benutzen, erscheint das Dialogfenster L-Vin Config.
9. Wenn Sie Apple macOS benutzen: Wählen Sie Programme > E‑POSTConfig, damit
das Dialogfenster L-Vin Config erscheint.
10. Definieren Sie die Verbindung mit der E‑POSTBUSINESS BOX. Sie haben folgende
Möglichkeiten:
▪
Wenn Sie keinen Proxy-Server haben, erfassen Sie auf der Registerkarte Verbindung im Eingabefeld Serveradresse die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX.
HINWEIS
Die dynamisch generierte IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie in
der Adresszeile der im HTML-Browser geöffneten Datei ZurBox.html.
▪
Ergebnis
Wenn Sie die Client-Anwendungen über einen Proxy-Server mit der
E‑POSTBUSINESS BOX verbinden, erfassen Sie auf der Registerkarte Proxy die
Konfigurationsparameter Ihres Proxy-Servers.
Nach der Installation finden Sie unter Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX
die installierten Anwendungen Mailbox und Config sowie Connect (Abbildung 3.5-3
auf Seite 39).
Abbildung 3.5-3 Client-Anwendungen unter Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX
Auf Ihrem Desktop sind Verknüpfungen zu Mailbox und Connect angelegt (Abbildung
3.5-4 auf Seite 40). Unter Windows 8 und Windows Server 2012 werden keine Verknüpfungen auf dem Desktop angelegt. Sie finden die Anwendungen bei Windows 8
unter Start > Apps bearbeiten.
39
3
Abbildung 3.5-4 Desktop-Icons für Connect und Mailbox
Ein zusätzlicher Drucker E‑POSTBUSINESS BOX Printer ist installiert, über den
E‑POSTBRIEFE versendet werden können.
11. Damit die Client-Anwendungen Mailbox und Connect korrekt starten, stellen Sie sicher,
dass die Umgebungsvariable (typischerweise Home) vorhanden ist.
a. Um zu prüfen, welche Umgebungsvariable eingestellt ist, wählen Sie (z. B. unter
Microsoft Windows 7) Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Config.
Ergebnis
Die Umgebungsvariable steht auf der Registerkarte Zertifikate im Feld DownloadVerzeichnis, z. B.typischerweise %HOME%.
b. Wählen Sie Start > Systemsteuerung > System > Erweiterte Einstellungen > Erweitert > Umgebungsvariablen).
c. Wählen Sie unter Benutzervariablen für <Benutzer> die Schaltfläche Neu.
d. Geben Sie Folgendes ein:
▪
Name der Variablen: HOME (wenn die in Connect definierte Umgebungsvariable
%HOME% heißt)
▪
Wert der Variablen: %USERPROFILE%
e. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Hintergrund: Die Client-Anwendungen benötigen ein Zertifikat. Das Zertifikat muss sich
in einem lokalen Verzeichnis speichern lassen, für das der Anwender Zugriffsrechte hat.
Wenn keine Umgebungsvariable vorhanden ist, dann müssen Sie ein lokales Verzeichnis
für das Zertifikat anlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Abhilfe für den Fehler
8.2.4 „While fetching appinfo: error setting certificate verify location“.
12. Wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.
Ergebnis
Das Dialogfenster Zertifikatsprüfung erscheint.
13. Wählen Sie Akzeptieren.
Ergebnis
Es erscheint das Dialogfenster Authentifizierung.
40
3
HINWEIS
Das Dialogfenster Authentifizierung erscheint nicht, wenn die Authentifizierung für
die Client-Anwendungen deaktiviert ist (Anwender können sich dann ohne Passwort
anmelden). In diesem Fall erscheint das Dialogfenster Freigabe. Das Dialogfenster
Freigabe erscheint, damit der Anwender sich einmalig authentifiziert. Bei weiterem
Aufrufen der Client-Anwendungen erscheint dieses Fenster nicht mehr. Die ClientAnwendungen Connect und Mailbox öffnen sich dann also ohne Anmeldedialog.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.7.2 Authentifizierung für ClientAnwendungen deaktivieren.
14. Melden Sie sich mit Ihrem E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort an,
die Sie per E‑Mail oder von Ihrem technischen Betreuer persönlich erhalten haben (voreingestellt ist Ihre Windows-Kennung).
Ergebnis
Das Zertifikat wird in dem Verzeichnis gespeichert, das der Umgebungsvariablen zugeordnet ist.
15. Prüfen Sie, ob sich die Client-Anwendungen Connect und Mailbox starten lassen.
Wenn sich die Client-Anwendungen trotz vorhandener Umgebungsvariable nicht starten
lassen, dann müssen Sie ein lokales Verzeichnis für das Zertifikat anlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Abhilfe für den Fehler 8.2.4 „While fetching appinfo: error
setting certificate verify location“.
16. Wenn Sie unter Apple macOS eine Textverarbeitungsanwendung wie LibreOffice,
OpenOffice benutzen, stellen Sie sicher, dass die Anwendung den systemweiten Druckdialog nutzt. Dazu schalten Sie den anwendungseigenen Druckdialog aus:
a. Wählen Sie Einstellungen > <Name der Textverarbeitungsanwendung> > Allgemein.
Ergebnis
Sie gelangen in das Dialogfenster Optionen - <Names des Textverarbeitungsprogramms> - Allgemein (Abbildung 3.5-5 auf Seite 42).
41
3
Abbildung 3.5-5 Anwendungsspezifischen Druckdialog abschalten
b. Deaktivieren Sie unter Dialog zum Öffnen/Speichern das Kontrollkästchen <Name
der Textverarbeitungsanwendung>-Dialoge verwenden (Abbildung 3.5-5 auf Seite 42, Position 1).
HINWEIS
Wenn Sie MS Office unter Apple macOS verwenden, können Sie den Schritt auslassen. MS Office nutzt den systemweiten Druckdialog von sich aus.
Ergebnis Die Client-Anwendungen Connect und Mailbox sind auf dem Arbeitsplatzrechner einsatzbereit.
42
3
TIPP
Ist in Ihrem Unternehmen die Marketing-Abteilung oder ein externer Dienstleister für das
Erstellen von Dokumentvorlagen zuständig? Dann stellen Sie diesen Kollegen die
Laden Sie die aktuelle Version im Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://
www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS BOX) herunter.
TIPP
Stellen Sie nach Abschluss der Installation auf dem Arbeitsplatzrechner des fachlichen
Administrators sicher, dass der fachliche Administrator Zugriff auf das Administratorhandbuch erhält, um z. B. Dokumentvorlagen für Ihre E‑POSTBRIEFE erstellen zu können.
▪
Laden Sie unter http://www.epost.de/businessbox die aktuelle Version des Administratorhandbuchs herunter.
▪
Rufen Sie das Handbuch für Administratoren oder das Anwenderhandbuch über das
Hilfe-Menü in den Server- und Client-Anwendungen auf.
Installieren Sie die Client-Anwendungen mit einem USB-Stick halbautomatisch. Dies ist der
einfachste Weg, wenn Sie die Client-Anwendungen auf einigen wenigen Rechnern installieren wollen, die unter Microsoft Windows laufen.
Für Arbeitsplatzrechner, die unter Apple macOS laufen, folgen Sie der Anleitung unter
3.5.1 Client-Anwendungen manuell installieren.
TIPP
Softwareverteilung
Sie müssen die Client-Anwendungen auf sehr vielen Windows-Arbeitsplatzrechnern installieren? Dann verteilen Sie die Software automatisch. Weitere Informationen finden Sie
unter 3.5.3 Client-Anwendungen per Software-Verteilung installieren.
Voraussetzung ü Die lokalen Rechner laufen unter MS Windows. macOS wird nicht unterstützt.
ü Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner.
ü Sie haben Zugang zur E‑POSTBUSINESS BOX.
ü Sie sind technischer oder fachlicher Betreuer.
ü Ihre Systemlandschaft erfüllt die Voraussetzungen, die unter 3.5.1 Client-Anwendungen
manuell installieren genannt sind.
ü Die aktuelle Version der Anwendungssoftware ist auf Ihre E‑POSTBUSINESS BOX heruntergeladen.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass die Firmware aktualisiert und die aktuelle Version der
Anwendungs-Software auf die E‑POSTBUSINESS BOX heruntergeladen ist. Weitere Informationen finden Sie unter 3.8.2 Software-Aktualisierungen planen und durchführen.
43
3
2. Wenn Sie einen Proxy-Server für die Verbindung zwischen Arbeitsplatzrechner und
E‑POSTBUSINESS BOX verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Firewall-Freigaben
wie folgt eingerichtet haben (3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten):
▪
HINWEIS
▪
3. Geben Sie die Konfigurationsparameter Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX ein.
a. Melden Sie sich an der E‑POSTBUSINESS BOX an, und wählen Sie EPOSTBRIEF > Konfiguration > Arbeitsplatzinstallation.
b. Geben Sie die Parameter Ihres Netzwerks ein.
Unter Verbindung sind in den Eingabefeldern Serveradresse und Serverport die
Konfigurationsdaten Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX voreingestellt. Passen Sie die
Werte beispielsweise dann an, wenn der Arbeitsplatzrechner aus einem anderen
Netz auf die E‑POSTBUSINESS BOX zugreift.
E‑POSTBUSINESS BOX verbinden, erfassen Sie unter Proxy die Konfigurationsparameter Ihres Proxy-Servers.
c. Sichern Sie Ihre Eingaben.
4. Stecken Sie einen USB-Stick in Ihre E‑POSTBUSINESS BOX.
Ergebnis
Die LED blinkt schnell. Das heißt, dass die Daten auf den USB-Stick geschrieben werden. Das kann ungefähr eine Minute dauern.
Der Schreibvorgang ist beendet, wenn die LED langsam blinkt.
5. Stecken Sie den fertig beschriebenen in den Arbeitsplatzrechner, und doppelklicken Sie
auf auf die Datei install.exe.
Ergebnis
Die Client-Software ist installiert. Es erscheint keine Meldung.
6. Stellen Sie sicher, dass sich die Client-Anwendungen starten lassen.
a. Wählen Sie im Windows-Startmenü E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.
b. Akzeptieren Sie das Zertifikat.
c. Melden Sie sich an.
d. Wählen Sie im Windows-Startmenü E‑POSTBUSINESS BOX > Mailbox.
Installieren Sie die Client-Anwendungen per Software-Verteilung automatisch. Dies ist sinnvoll, wenn Sie die Software auf sehr vielen Arbeitsplatzrechnern installieren.
Voraussetzung ü Ihre Systemlandschaft erfüllt die Voraussetzungen, die unter 3.5.1 Client-Anwendungen
manuell installieren genannt sind.
ü Die lokalen Rechner laufen unter MS Windows; macOS wird nicht unterstützt.
44
3
Vorgehen 1. Wenn Sie einen Proxy-Server für die Verbindung zwischen Arbeitsplatzrechner und
E‑POSTBUSINESS BOX verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Firewall-Freigaben
wie folgt eingerichtet haben (3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten):
▪
HINWEIS
▪
2. Laden Sie wie unter 3.5.1 Client-Anwendungen manuell installieren beschrieben die Anwendungspakete ghostscript-win-<Release>.msi und epost_box_workplace-win<Release>.msi herunter.
3. Konfigurieren Sie Ihr Tool für die Software-Verteilung und führen Sie damit folgende
Skripte aus, um die Anwendungspakete auf den gewünschten Arbeitsplatzrechnern zu
installieren.
ACHTUNG
▪
Führen Sie die Skripte als Administrator aus.
▪
Beachten Sie die Reihenfolge.
a. Installieren Sie Ghostscript, indem Sie folgendes Script ausführen:
msiexec /quiet /i <ghostscript-win-<Release>.msi>
Beispiel:
msiexec /quiet /i <ghostscript-win-9.06.0.msi>
b. Installieren Sie die Client-Anwendungen mit den folgenden Skripten:
▪
Wenn Sie keinen Proxy-Server verwenden: Führen Sie folgenden Befehl aus:
msiexec /quiet /i epost_box_workplace-win-<Release>.msi,
Beispiel: msiexec /quiet /i epost_box_workplace-win-3.1.5.msi
▪
Wenn Sie einen Proxy-Server verwenden, geben Sie zusätzlich die Konfigurationsparameter mit: msiexec /quiet /i epost_box_workplace-win<Release>.msi HL_PROPCONFIG=TRUE HL_SERVERIP=<IP-Adresse Ihrer
E‑POSTBUSINESS BOX> HL_SERVERPORT=4443 HL_PROXYHOST=<IP des Proxyhosts> HL_PROXYPORT=<Port>
Beispiel: msiexec /quiet /i epost_box_workplace-win-3.1.5.msi
HL_PROPCONFIG=TRUE HL_SERVERIP=192.168.1.100 HL_SERVERPORT=4443
HL_PROXYHOST=192.168.1.200 HL_PROXYPORT=8080
Wenn Sie einen authentifizierenden Proxy haben, geben Sie zusätzlich folgende Parameter für Benutzer/Passwort mit:
▪
HL_PROXYUSER=<Benutzer>
▪
HL_PROXYPASS=<Passwort>
45
3
Technische Administration ǀ E‑Mail-Programme zum Versenden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN nutzen
3.6 E‑Mail-Programme zum Versenden und Empfangen von
E‑POSTBRIEFEN nutzen
Empfangen und/oder versenden Sie elektronische E‑POSTBRIEFE mit Ihrem gewohnten
E‑Mail-Client (z. B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird), statt dafür die
E‑POSTBUSINESS BOX Client-Anwendungen zu nutzen.
HINWEIS
Einschränkungen
▪
Briefzusatzleistungen oder das Nutzen der Freigeber-Funktion sind auf diesem Weg
jedoch nicht möglich, dafür benötigen Sie die Client-Anwendungen Connect und Mailbox.
▪
Es lassen sich maximal 99 Anhänge hinzufügen.
Versand konfigurieren
Vorgehen 1. Konfigurieren Sie Ihren Mailserver:
a. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mailserver nur solche alle Nachrichten an Ihre
E‑POSTBUSINESS BOX weiterleitet, deren Empfängeradresse die Domäne
epost.de enthalten. Geben Sie dazu folgenden Ausdruck als Filterregel für das automatische Weiterleiten von E‑Mail ein: *epost.de
ACHTUNG
Briefgeheimnis
Warum ist es wichtig, die Weiterleitungsregel einzurichten? Ohne das Weiterleiten
über die E‑POSTBUSINESS BOX würde Ihre Nachricht wie eine E‑Mail über das
Internet versendet werden. Nachrichten, die Sie über die E‑POSTBUSINESS BOX
versenden und empfangen, sind dagegen während des Transports verschlüsselt
und somit geschützt.
b. Legen Sie einen beliebigen Benutzernamen und ein Passwort fest, über den Ihr
Mailserver und Ihre E‑POSTBUSINESS BOX miteinander kommunizieren sollen.
2. Konfigurieren Sie Ihren E‑POSTBUSINESS BOX Mailserver:
a. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > E‑Mail-Integration.
b. Markieren Sie das Kontrollkästchen E‑POSTBRIEF Versand über den E‑MailClient.
c. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort des Benutzers ein, den Sie in Ihrem Mailserver konfiguriert haben.
d. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis
Wenn ein Anwender mit dem E‑Mail-Programm eine Nachricht erstellt, deren
Empfangs-Adresse eine E‑POST Adresse (nach dem Schema Max.Mustermann.
1@epost.de oder Erika.Mustermann@musterfirma.epost.de) ist, dann leitet Ihr Mailserver die Nachricht an Ihre E‑POSTBUSINESS BOX weiter. Die
E‑POSTBUSINESS BOX sendet die Nachricht als elektronischen E‑POSTBRIEF.
46
3
Technische Administration ǀ E‑Mail-Programme zum Versenden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN nutzen
3. Definieren Sie auf Ihrem Mailserver Filterregeln für Nachrichten, die nicht automatisch
als E‑POSTBRIEFE versendet werden sollen. Verhindern Sie beispielsweise, dass Abwesenheitsnotizen als E‑POSTBRIEFE versendet werden.
Als Filterregeln geben Sie, abhängig von Ihrem Mailserver, die E‑Mail-Header für automatisch generierte Nachrichten ein.
Als Standard-Filterregel ist der Ausdruck Auto-Submitted: auto-.* voreingestellt. Dies
ist der E‑Mail-Header, den alle gängigen Mailserver für automatisch generierte Abwesenheitsnotizen verwenden. Abwesenheitsnotizen werden damit also nicht als
E‑POSTBRIEFE versendet.
Legen Sie auf analoge Weise weitere Filterregeln an. Der Ausdruck Subject: \[Abwesend\].* z. B. filtert nach dem Mail-Betreff und erfasst im obigen Beispiel alle Mails, deren Betreff mit „[Abwesend]“ beginnt und beliebig viele folgende Zeichen danach hat.
ACHTUNG
Filterregeln für einzelne Anwender?
Naheliegend ist die Idee, durch eine Regel wie From: <Absender>.* bestimmte Personen für das Versenden von E‑POSTBRIEFEN zu sperren. Beachten Sie jedoch,
dass sich der From-Eintrag in jedem E‑Mail-Client ändern und damit manipulieren
lässt.
4. Optional: Legen Sie auf Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX fest, dass eine Benachrichtigung
generiert wird, wenn E‑Mails gefiltert wurden. Das System dokumentiert dann, welche
Filter gegriffen haben. Dazu markieren Sie unter
E‑POSTBRIEF > Konfiguration > E‑Mail-Integration > E‑POSTBRIEF Versand über
den E‑Mail-Client das Kontrollkästchen Sobald eine Regel zutrifft, Systembenachrichtigung ausgeben.
Ergebnis
Die Benachrichtigungen finden Sie in der E‑POSTBUSINESS BOX unter Firmware > Systemstatus. Der Technische Betreuer erhält die Benachrichtigungen als
E‑Mails.
TIPP
Generieren Sie Benachrichtigungen nur in der Testphase. So stellen Sie sicher, dass
Sie Ihre E‑POSTBUSINESS BOX korrekt konfiguriert haben.
Um im laufenden Betrieb die Übersichtlichkeit der Systemstatus-Meldungen zu erhalten, deaktivieren Sie die Funktion Sobald eine Regel zutrifft, Systembenachrichtigung ausgeben.
Empfang konfigurieren
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > E‑Mail-Integration.
2. Markieren Sie das Kontrollkästchen E‑POSTBRIEF Empfang über den E‑Mail-Client.
3. Geben Sie die Zugangsdaten Ihres Mailservers ein:
47
3
Technische Administration ǀ Konfigurieren und Überwachen
▪
Hostname: Name oder die IP-Adresse Ihres lokalen Mailservers, an den Ihre
E‑POSTBUSINESS BOX eingegangene elektronische E‑POSTBRIEFE weiterleiten
soll.
▪
Portnummer: Nummer Ihres SMTP-Ports, typischerweise 25
▪
Benutzername/Passwort: Wenn Ihr lokaler Mailserver keine Authentifizierung erfordert, lassen Sie die Felder leer.
▪
Empfänger für Bounce-Mails: Erfassen Sie die E‑Mail-Adresse des Mitarbeiters,
der für nicht zustellbare elektronische E‑POSTBRIEFE zuständig ist.
Die E‑POSTBUSINESS BOX sendet eine E‑Mail mit dem E‑POSTBRIEF als Anhang
an ein E‑Mail-Postfach. Wenn dieses Postfach nicht (mehr) existiert (Beispiele: der
Mitarbeiter ist aus Ihrem Unternehmen ausgeschieden, der Mailserver ist vorübergehend ausgefallen), dann leitet das System die E‑Mail an den Empfänger für BounceMails weiter.
HINWEIS
Warum ist das Überwachen der Bounce-Mails wichtig?
Typischerweise ist der Administrator des Mailservers für Bounce-Mails zuständig.
Stellen Sie organisatorisch sicher, dass das Postfach für Bounce-Mails regelmäßig
überwacht wird. Das ist wichtig, damit Sie z. B. mögliche Fristen nicht versäumen.
Ergebnis
Elektronische E‑POSTBRIEFE landen im Posteingang des E‑Mail-Programms Ihrer Anwender.
3.7 Konfigurieren und Überwachen
Passen Sie z. B. die Netzwerk-Konfigurationseinstellungen an, oder pflegen Sie die Systemkonfiguration.
3.7.1 Netzwerk-Konfigurationseinstellungen pflegen
Ändern Sie bei Bedarf die Einstellungen der Netzwerkkonfigurationen.
Beispiele: Sie weisen der E‑POSTBUSINESS BOX eine feste IP-Adresse zu oder sichern Ihre Kommunikation durch einen Proxy-Server ab.
48
3
Vorgehen
►
Um Netzwerk-Konfigurationseinstellungen zu ändern, wählen Sie Firmware > Konfiguration > Netzwerk.
▪
Um die aktuellen Netzwerk-Konfigurationseinstellungen anzuzeigen, klicken Sie auf
das Lupen-Symbol (siehe Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 1).
▪
Um die Konfiguration in einer Textdatei zu speichern, klicken Sie auf das Symbol Aktuelle Konfiguration speichern (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 2).
▪
Um eine Netzwerkkonfiguration zu ändern, machen Sie die erforderlichen Eingaben,
und wählen Speichern (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 3).
Beispiel: Sie sichern Ihr Netzwerk durch einen Proxy-Server ab. Damit Ihre
E‑POSTBUSINESS BOX weiterhin mit dem Rechenzentrum der Deutschen Post AG
kommunizieren kann, wählen Sie das Kontrollkästchen Proxy benutzen und erfassen die Konfigurationsdaten Ihres Proxy-Servers (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50,
Position 7).
▪
Wenn Verbindungsprobleme auftreten, wählen Sie das Kontrollkästchen Weitere
Einstellungen (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 6), und passen Sie den
MTU-Wert an (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 5). Weitere Informationen finden Sie unter 8.7 Beim Aktualisieren der Firmware kommt es zu Verbindungsproblemen.
▪
Richten Sie bei Bedarf zusätzliche Netzwerk-Gateways ein, z. B. um externe und interne Netzwerkverbindungen der E‑POSTBUSINESS BOX zu trennen. Wählen Sie
das Kontrollkätchen Weitere Einstellungen (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 6) und geben Sie die Daten unter Routen ein (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 4). Weitere Informationen finden Sie unter 3.7.1.1 Zusätzliche NetzwerkGateways konfigurieren.
49
3
Abbildung 3.7-1 Netzwerk konfigurieren
3.7.1.1 Zusätzliche Netzwerk-Gateways konfigurieren
Lassen Sie bei Bedarf z. B. die Verbindung der E‑POSTBUSINESS BOX in Ihr internes
Netzwerk (zu den E‑POSTBUSINESS BOX Clients) und in das Internet (zum Rechenzentrum) über unterschiedliche Gateways laufen lassen.
50
3
WARNUNG
Netzwerk-Störungen
Es kann in Ausnahmefällen – aufgrund der besonderen Struktur Ihres Netzwerks – wünschenswert oder nötig sein, zusätzlich zum Standard-Gateway weitere Gateways einzurichten. Aber bei fehlerhafter Konfigurationen zusätzlicher Gateways kann es zu Störungen in Ihrem Netzwerk kommen.
Stellen Sie sicher, dass
▪
nur ein erfahrener Netzwerkadministrator zusätzliche Gateways konfiguriert
▪ Sie die richtigen Konfigurationswerte mit den richtigen Sub-Netzen erfassen
Die Deutsche Post AG übernimmt keine Verantwortung für Schäden, die sich aus der Nutzung dieser Funktion ergeben.
Voraussetzung ü Sie haben die Netzwerk-Gateways, die Sie in Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX konfigurieren wollen, in Ihrem Netzwerk eingerichtet.
ü Sie sind als technischer Betreuer angemeldet.
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Konfiguration > Netzwerk.
2. Markieren Sie das Kontrollkästchen Weitere Einstellungen (Abbildung 3.7-1 auf Seite
50, Position 6).
Ergebnis
Der Eingabebereich Routen erscheint.
3. Erfassen Sie den IP-Bereich und das Gateway (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 4).
Die Datei NETZWERK.txt enthält ein Beispiel-Wertepaar. Sie finden die Datei auf dem
mitgelieferten USB-Stick im Verzeichnis \beispiele\IP-Adresse-expizit-festlegen.
4. Wählen Sie Speichern (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 4).
Alternatives Vorgehen
Alternativ können Sie die Einstellungen auch über die NETZWERK.TXT Datei vornehmen, die
Sie auf dem mitgelieferten USB-Stick im Verzeichnis \beispiele\IP-Adresse-expizitfestlegen finden. Beachten Sie in diesem Fall, dass die Einträge den Formatvorgaben entsprechen müssen.
Die Datei NETZWERK.txt enthält zeilenweise Schlüssel-Wert Paare der Form <key>: <value>.
Bei Nutzung aller vier Einträge ergibt sich ein Array-Eintrag wie folgt:
OC__ROUTES:
-- - "<1. IP-Range>"
- "<1. Gateway>"
-- - "<2. IP-Range>"
- "<2. Gateway>"
-- - "<3. IP-Range>"
- "<3. Gateway>"
-- - "<4. IP-Range>"
- "<4. Gateway>"
Die Datei NETZWERK.txt enthält ein Beispiel-Wertepaar.
51
3
Vorgehen 1. Erfassen Sie die Konfigurationsparameter in der Datei NETZWERK.txt.
2. Verschieben Sie die Datei NETZWERK.txt ins Root-Verzeichnis des USB-Sticks.
3. Stecken Sie den USB-Stick in die E‑POSTBUSINESS BOX.
Ergebnis
Die LED blinkt (Abbildung 3.1-1 auf Seite 21, Position 2).
4. Wenn die LED nicht mehr blinkt, ziehen Sie den USB-Stick heraus.
Ergebnis
Die Konfigurationseinstellungen sind übernommen.
5. Um die Konfigurationseinstellungen zu prüfen, wählen Sie Firmware > Konfiguration > Netzwerk und markieren das Kontrollkästchen Weitere Einstellungen.
Weitere Informationen finden Sie in der Datei README.txt im Hauptverzeichnis des
USB-Sticks.
3.7.1.2 Proxy-Server konfigurieren
Führen Sie diese Aktivität aus, wenn Sie Ihr Netzwerk künftig über einen Proxy-Server mit
dem Internet verbinden.
Beispiel: Sie betreiben Ihre E‑POSTBUSINESS BOX in einem Netzwerk, das bisher nicht
durch einen Proxy-Server abgesichert war. Damit die E‑POSTBUSINESS BOX weiterhin mit
dem Rechenzentrum der Deutschen Post AG kommunizieren kann, teilen Sie ihr jetzt die
Konfigurationsparameter Ihres künftig verwendeten Proxy-Servers mit.
Voraussetzung ü Wenn Sie einen Proxy-Server verwenden, um die E‑POSTBUSINESS BOX mit dem
ACHTUNG
ü ... sichergestellt sein, dass er die CONNECT-Methode unterstützt, so dass die
ü ... ausgeschlossen sein, dass der Proxy-Server verschlüsselte Verbindungen
E‑POSTBUSINESS BOX?. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr HTTP-Proxy-Server
diese Voraussetzungen erfüllt, kontaktieren Sie den Hersteller oder einen Netzwerkspezialisten.
ü Sie haben folgende Daten:
ü Hostname oder IP-Adresse des Proxy-Servers
ü Port-Nummer
ü Protokoll (HTTP oder SOCKS)
ü Wenn Sie einen authentifizierenden Proxy-Servers einsetzen, dann haben Sie zusätzlich
folgende Daten zur Hand:
ü Benutzername
ü Passwort
52
3
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass die Firmware aktuell ist.
Die E‑POSTBUSINESS BOX unterstützt Proxy-Server ab Release 2.2. Weitere Informationen finden Sie unter 3.8.2 Software-Aktualisierungen planen und durchführen.
2. Wählen Sie Firmware > Konfiguration > Netzwerk.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen Proxy benutzen (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 7).
4. Erfassen Sie die Konfigurationsdaten.
5. Wählen Sie Speichern (Abbildung 3.7-1 auf Seite 50, Position 4).
3.7.2 Authentifizierung für Client-Anwendungen deaktivieren
Um das Starten der Client-Anwendungen Connect und Mailbox für die Anwender zu beschleunigen, deaktivieren Sie das Dialogfenster für die Authentifizierung (Eingabe von Benutzername und Passwort). Ein doppeltes Anmelden (am Arbeitsplatzrechner und zusätzlich
an den Client-Anwendungen) ist dann nicht nötig. Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn
die Anwender nur selten E‑POSTBRIEFE senden und deshalb ihr Passwort nicht bereit haben.
ACHTUNG
Die Einstellung gilt global für alle Arbeitsplatzrechner in Ihrer Organisation, auf denen Sie
die Client-Anwendungen installiert haben. Jeder Anwender, der Zugriff auf einen solchen
Arbeitsplatzrechner hat, kann E‑POSTBRIEFE versenden oder den Posteingang des Anwenders einsehen.
ACHTUNG
Sie können die Anmeldung mit Authentifizierung wieder aktivieren. Dafür müssen Sie jedoch zuvor sicherstellen, dass alle Anwender die Client-Anwendungen geschlossen haben. Andernfalls kommt es in den Client-Anwendungen zu einem Fehler.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass die aktuelle Version der Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern installiert ist (Version 3.0.10 oder höher).
Weitere Informationen über das Herunterladen und Installieren der Client-Anwendungen
finden Sie unter 3.5.1 Client-Anwendungen manuell installieren.
2. Stellen Sie sicher, dass alle Anwender Ihre Client-Anwendungen geschlossen haben.
3. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Benutzer.
4. Um die Authentifizierung zu deaktivieren, markieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldung vom Arbeitsplatz ohne Passwort erlauben.
5. Tragen Sie einen Wert für die Gültigkeitsdauer einer Sitzung (in Tagen) ein.
Nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums muss sich der Anwender erneut mit seinem Benutzernamen und Passwort anmelden.
3.7.3 Journal ausblenden
Legen Sie fest, ob das Journal für fachliche Betreuer sichtbar ist oder nicht.
53
3
Mit dem Journal lässt sich nachvollziehen, wer wann welche E‑POSTBRIEFE versendet
oder empfangen hat. Sie können z. B. aus Gründen des Datenschutzes den Zugriff auf diese
sensiblen Informationen einschränken.
4.3.4 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > System > Datenschutz.
2. Damit nur noch technische Betreuer das Journal einsehen können, nicht aber fachliche
Betreuer, entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Fachlicher Administrator kann das Journal einsehen.
3.7.4 NTP-Server für die Zeitsynchronisation festlegen
Legen Sie bei Bedarf zusätzliche NTP-Server für die Zeitsynchronisation Ihrer
E‑POSTBUSINESS BOX fest, oder ändern Sie den standardmäßig festgelegten NTPServer.
ü Sie haben den Port UDP 123 freigeschaltet. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel
3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten.
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Konfiguration > NTP.
2. Erfassen Sie den Namen eines NTP-Server-Pools.
3. Wählen Sie Server setzen.
Ergebnis
HINWEIS
Das Synchronisieren kann bis zu 24 Stunden dauern.
Um Ihre Einstellungen rückgängig zu machen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
▪
Um Ihre letzten Eingaben zurückzusetzen, wählen Sie Zurücksetzen.
▪
Um den standardmäßig eingestellten NTP-Server wiederherzustellen, wählen Sie NTPServer automatisch setzen.
3.7.5 Versenden von Systemnachrichten deaktivieren
Verhindern Sie bei Bedarf, dass das System Systemnachrichten an die technischen Betreuer
versendet. Standardmäßig sendet das System automatisch eine E‑Mail an die technischen
Betreuer, wenn z. B.
▪
eine aktualisierte Firmware zum Download bereitsteht
▪
Sie die Firmware aktualisieren und damit den Status des Systems ändern
54
3
Technische Administration ǀ Warten und Pflegen
ACHTUNG
Sicherheit
Es kann vorübergehend sinnvoll sein, das Versenden von Systemnachrichten zu unterdrücken, um das Erzeugen von zu vielen Systemnachrichten zu vermeiden. Wir empfehlen
jedoch, das Versenden von Systemnachrichten zu aktivieren. Damit stellen Sie sicher,
dass Sie z. B. über sicherheitsrelevante Firmware-Aktualisierungen informiert werden.
E‑Mail-Benachrichtigungen über schwere Anwendungsfehler in den Sammelkörben werden
nicht deaktiviert, Sie erhalten sie weiterhin.
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Konfiguration > Systemeinstellungen.
2. Wenn Sie sicher sind, dass die technischen Betreuer keine Systemnachrichten erhalten
sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Sobald ein Status sich ändert ..., soll
eine E‑Mail an alle technischen Betreuer verschickt werden.
3.7.6 Testen
Zeigen Sie mögliche Fehler an und stellen Sie sicher, dass die Client-Anwendungen funktionieren.
Das System prüft automatisch, ob alle erforderlichen Angaben (in Eingabefeldern, die mit *
gekennzeichnet sind) vorhanden sind. Fehlen diese Angaben, wird der Vorgang nicht abgeschlossen, und es werden entsprechende Fehlermeldungen angezeigt.
Die Felder, die den Fehler verursachen, zeigt das System rot umrandet an. Dies gilt für alle
Seiten mit Eingabemasken (z. B. Anwender anlegen oder E‑Mail konfigurieren).
▪
Um den Systemstatus der E‑POSTBUSINESS BOX und mögliche Fehler anzuzeigen,
wählen Sie Firmware > Allgemein > Systemstatus.
▪
Um zu prüfen, ob die Client-Anwendungen korrekt installiert sind und funktionieren, erstellen und senden Sie einen E‑POSTBRIEF mit dem E‑POSTBUSINESS BOX Client.
3.8 Warten und Pflegen
Als technischer Betreuer können Sie z. B. das System aktualisieren oder auf den Auslieferungszustand zurücksetzen.
55
3
HINWEIS
Damit Sie auf die E‑POSTBUSINESS BOX auch dann als technischer Betreuer zugreifen
können, wenn die Zugangsdaten verloren sind und es keinen funktionierenden Mailserver
gibt oder der Passwortversand deaktiviert ist, können Sie einen temporären Administrator
anlegen. Als temporärer Administrator können Sie einen neuen technischen Betreuer anlegen.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 8.6 Zugangsdaten des technischen Betreuers
sind verloren.
3.8.1 Konfiguration sichern
Speichern Sie die Konfigurationseinstellungen Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX in einer Datei.
Sollte die E‑POSTBUSINESS BOX z. B. durch einen Spannungsverlust oder HardwareDefekt beschädigt werden, können Sie z. B. die Anwender, Gruppen oder Mailserver-Daten
wiederherstellen.
ACHTUNG
Dateninkonsistenz nach Änderung der Sub-Domäne
Das Wiederherstellen der Konfiguration ist nicht möglich, wenn Sie die Sub-Domäne
ändern.
Beispiel: Der Name Ihrer Organisation ändert sich. Die Sub-Domäne Ihrer E‑POST Adressen ändert sich entsprechend. Aus <localpart>@firmenname_alt.epost.de wird <localpart>@firmenname_neu.epost.de.
Konfigurieren Sie die E‑POSTBUSINESS BOX in diesem Fall neu, nachdem Sie sie auf
den Auslieferungszustand zurückgesetzt und neu in Betrieb genommen haben.
Folgende fachlichen Einstellungen und Ressourcen werden gespeichert:
▪
Anwender, Gruppen und Postfächer
▪
Versand- und Empfangseinstellungen
▪
Dokumentvorlagen und Briefpapier
▪
Korrekturvorgaben (Serienbrieftrenner und Erkennen von Leerzeichen)
▪
ZahlungsPLUS (wenn die Zusatzfunktion aktiviert ist)
▪
Benutzerkonfiguration
▪ Einsehbarkeit des Journals für den fachlichen Betreuer
Folgendes technische Einstellungen werden gespeichert:
▪
Netzwerkkonfiguration
▪
Mailserver
▪
NTP-Server
▪
Sammelkorb-Konfigurationen und -Verzeichnisse
▪
Passwortversand und Benachrichtigungen über Statusänderungen
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Wartung und Pflege > Datensicherung.
2. Um die aktuelle Konfiguration zu sichern, wählen Sie Datensicherung herunterladen.
56
3
3. Speichern Sie die komprimierte Archivdatei.
4. Um die Konfigurationsdaten wiederherzustellen, laden Sie die komprimierte Archivdatei
unter Gesichertes Datenpaket einspielen in Ihre E‑POSTBUSINESS BOX hoch.
3.8.2 Software-Aktualisierungen planen und durchführen
Stellen Sie sicher, dass das Betriebssystem Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX auf dem aktuellen Sicherheitsstand ist und dass die volle Funktionalität gewährleistet ist.
Dazu prüfen Sie, ob die Firmware (das Betriebssystem Ihres E‑POSTBRIEFBUSINESS
BOX-Servers) aktuell ist und planen eine Downtime für die Aktualisierung ein. Außerdem
prüfen Sie anhand der Release Notes, ob eine aktuelle Version der Anwendungssoftware
(Server- und Client-Anwendungen) zum Herunterladen bereitsteht.
HINWEIS
Ein Zurücksetzen auf die vorherige Firmware-Version ist nach der Installation einer neuen
Version nicht möglich.
Voraussetzung ü Sie haben eine aktive Internetverbindung.
ACHTUNG
Schalten Sie die E‑POSTBUSINESS BOX während des Herunterladens und der Installation der neuen Firmware-Version nicht aus.
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Wartung und Pflege > Aktualisieren.
Ergebnis
Das System zeigt an, ob Ihre E‑POSTBUSINESS BOX auf dem neuesten Stand ist
oder ob eine Aktualisierung ansteht (Abbildung 3.8-1 auf Seite 58, Position 1).
Das System prüft nachts automatisch, ob Aktualisierungen verfügbar sind, und zeigt sie
an. Sie können die Prüfung auch manuell starten. Wählen Sie dazu Auf Aktualisierungen prüfen (Abbildung 3.8-1 auf Seite 58, Position 4). Es kann entweder eine neue
Version der Firmware oder der Client-Anwendungen oder beider in aktueller Version bereitstehen.
57
3
Abbildung 3.8-1 Aktualisierung verfügbar
2. Prüfen Sie anhand der Release Notes (Abbildung 3.8-1 auf Seite 58, Position 2), ob Sie
den sogenannten „Installer zur Arbeitsplatzanbindung“ neu auf den Arbeitsplatzrechnern
installieren müssen, und planen Sie bei Bedarf eine Downtime zur Aktualisierung ein.
Sie prüfen anhand der Release Notes, ob Sie den Installer
▪
aktualisieren wollen, um neue Funktionen der Anwendungssoftware nutzen zu können
▪
aktualisieren müssen, um die Funktionalität oder die Sicherheit der
E‑POSTBUSINESS BOX sicherzustellen
Hintergrund: Sobald Sie die Anwendungssoftware auf Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX
aktualisieren, werden automatisch auch die Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern aktualisiert. Dieses automatische Aktualisieren übernimmt der Installer zur
Arbeitsplatzanbindung, mit dem Sie die Client-Anwendungen erstmalig auf den Arbeitsplatzrechnern installiert haben.
Um jedoch bestimmte neue Funktionen nutzen zu können, kann es sein, dass Sie den
Installer zur Arbeitsplatzanbindung auf den Arbeitsplatzrechnern neu installieren müssen
(manuell oder über Software-Verteilung). Wenn das der Fall ist, erwähnen wir das in den
Release Notes.
3. Wählen Sie System aktualisieren (Abbildung 3.8-1 auf Seite 58, Position 3).
Ergebnis
Sie gelangen auf die Seite Aktualisierungsprozess (Abbildung 3.8-2 auf Seite 59).
Die Schritte, die das System beim Aktualisieren durchlaufen wird, werden angezeigt.
58
3
Abbildung 3.8-2 Aktualisierungsprozess starten
4. Wählen Sie Aktualisierung jetzt starten (Abbildung 3.8-2 auf Seite 59, Position 1).
Ergebnis
Die E‑POSTBUSINESS BOX verbindet sich über das Internet mit einem zentralen Server der Deutschen Post AG und lädt eine aktuelle Version der Firmware- oder der
Anwendungssoftware-Software auf Ihre E‑POSTBUSINESS BOX herunter. Falls das
System bei der nächtlichen Prüfung eine neue Version von Firmware oder ClientSoftware gefunden hat, ist diese bereits heruntergeladen (angezeigt durch eine grüne
Markierung).
HINWEIS
Das Herunterladen der Software kann je Bandbreite der Internetanbindung und Größe der Installationspakete längere Zeit in Anspruch nehmen.
In seltenen Fällen kann es zu Verbindungsproblemen kommen. Weitere Informationen
finden Sie unter 8.7 Beim Aktualisieren der Firmware kommt es zu Verbindungsproblemen.
Die Aktualisierung ist abgeschlossen, wenn die Meldung erscheint Ihre
E‑POSTBUSINESS BOX ist auf dem aktuellen Stand.
Bei der Aktualisierung wird (falls vorhanden) zuerst eine neue Version der Firmware installiert. Den Fortschritt können Sie über die Installationsschritte verfolgen (erfolgreich
abgeschlossene Schritte sind grün markiert). Anschließend startet das System neu. Danach erfolgt (falls vorhanden) die Installation einer neuen Version der
E‑POSTBRIEFSoftware auf der E‑POSTBUSINESS BOX. Sobald sich ein Anwender
erstmals wieder mit der E‑POSTBUSINESS BOX verbindet, wird die Software auf dem
betreffenden Arbeitsplatzrechner automatisch aktualisiert.
Sie müssen die Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern also nicht neu installieren. Dies ist nur notwendig, wenn es ein neues Release gibt und die Release Note
ausdrücklich dazu auffordert.
Die Version der installierten Software können Sie unter Firmware > Wartung und Pflege > Version anzeigen (Abbildung 3.8-3 auf Seite 60).
59
3
Abbildung 3.8-3 Version von Firmware und Client-Anwendungen anzeigen
5. Wenn Sie anhand der Release Notes festgestellt haben, dass Sie die Software auf den
Arbeitsplatzrechnern neu installieren müssen (z. B. um bestimmte neue Funktionen nutzen zu können), tun Sie Folgendes:
a. Wählen Sie Firmware > Allgemein > Startseite.
b. Wählen Sie im Bereich Ihre E‑POSTBRIEF Poststelle das E‑POSTBRIEF-Symbol
(Abbildung 3.5-1 auf Seite 38, Position 2).
c. Laden Sie unter Installer zur Arbeitsplatz-Anbindung (Abbildung 3.5-2 auf Seite
38, Position 1) je nach Betriebssystem die entsprechende Installationsdatei herunter
(für MS Windows z. B. E‑POSTBUSINESS_BOX_Workplace-<Version>.msi).
d. Installieren Sie (manuell oder automatisch über Software-Verteilung) die Software
auf den Arbeitsplatzrechnern. Weitere Informationen finden Sie unter 3.5.1 ClientAnwendungen manuell installieren.
3.8.3 Fernwartungszugang aktivieren oder deaktivieren
Damit das Support-Team des Herstellers per Fernwartung direkt auf der
E‑POSTBUSINESS BOX Probleme beheben kann, lassen Sie auf Anfrage einen Zugang per
Fernwartung zu.
Der Fernwartungszugang ist standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie den Fernwartungszugang nur zum Beheben von Störungen.
Vorgehen 1. Wählen Sie Support.
Ergebnis
Der aktuelle Status des Fernwartungszugangs wird angezeigt.
2. Um den Fernwartungszugang zu aktivieren und einen externen Zugriff zu ermöglichen,
tun Sie Folgendes:
a. Wählen Sie die Schaltfläche Wartungszugang aktivieren.
Ergebnis
Das System legt für den Fernwartungszugang temporär einen externen Benutzer
an.
b. Teilen Sie dem Kundenbetreuer das angezeigte Passwort für den externen Benutzer
mit.
60
3
In seltenen Fällen kann es zu Verbindungsproblemen kommen. Weitere Informationen
finden Sie unter 8.7 Beim Aktualisieren der Firmware kommt es zu Verbindungsproblemen.
3. Um den Fernwartungszugang wieder zu blockieren, wählen Sie die Schaltfläche Wartungszugang blockieren.
Ergebnis
Der für den Fernwartungszugang temporär angelegte externe Benutzer ist gelöscht.
3.8.4 Auslieferungszustand wiederherstellen
Versetzen Sie die E‑POSTBUSINESS BOX bei Bedarf auf den Firmware-Stand zurück, der
aktuell ausgeliefert ist. Nehmen Sie sie dann wieder in Betrieb.
Das Zurücksetzen in den Auslieferungszustand hat folgende Auswirkungen:
▪
Die Firmware ist auf die Version zurückgesetzt, die aktuell ausgeliefert wird.
Beispiel: Ihre E‑POSTBUSINESS BOX wurde mit dem Firmware-Stand 2.1 an Sie ausgeliefert. Aktuell wird Firmware-Stand 2.2 ausgeliefert. Ihre E‑POSTBUSINESS BOX
wird auf den aktuellen Firmware-Stand 2.2 zurückgesetzt.
▪
Alle Konfigurationseinstellungen sind verloren.
▪
Die Netzwerkeinstellungen sind auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt.
▪
Alle Benutzerdaten sind gelöscht.
▪
Alle auf der E‑POSTBUSINESS BOX befindlichen E‑POSTBRIEFE sind gelöscht.
Datenverlust
Berücksichtigen Sie den möglichen Datenverlust, der mit dem Zurücksetzen verbunden
ist.
ü Die Anwender in Ihrem Unternehmen haben alle relevanten E‑POSTBRIEFE archiviert.
Weitere Informationen zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN als PDF-Dateien finden
Sie im Anwenderhandbuch E‑POSTBUSINESS BOX.
ü Sie haben Ihre Konfiguration gesichert. Weitere Informationen finden Sie unter
3.8.1 Konfiguration sichern.
ü Um die E‑POSTBUSINESS BOX nach dem Zurücksetzen erneut in Betrieb nehmen zu
können, haben Sie beim Kundenservice der Deutschen Post AG ein neues Aktivierungspasswort angefordert.
HINWEIS
Das Aktivierungspasswort (Einmal-Kennwort) der ersten Aktivierung ist nicht mehr
gültig. Sie benötigen einen neuen Sicherheitsbrief mit Aktivierungpasswort.
Vorgehen 1. Optional: Wenn Sie der E‑POSTBUSINESS BOX eine statische IP-Adresse zugewiesen
haben, können Sie die aktuelle Netzwerkkonfiguration speichern:
a. Stecken Sie einen USB-Stick in die E‑POSTBUSINESS BOX.
b. Wählen Sie Firmware > Konfiguration > Netzwerk.
c. Wählen Sie in der Zeile Aktuelle Netzwerkkonfiguration das Symbol Aktuelle
Konfiguration speichern.
2. Wählen Sie Firmware > Wartung und Pflege > Zurücksetzen.
61
3
3. Wählen Sie die Schaltfläche System zurücksetzen, und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Ergebnis
Wenn das Zurücksetzen abgeschlossen ist, gelangen Sie in die Sicht Aktivierung.
Alle Konfigurationseinstellungen sind gelöscht.
4. Erfassen Sie E‑Mail-Adresse und neu angefordertes Aktivierungspasswort, und wählen
Sie Aktivierung durchführen.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 3.1.6 E‑POSTBUSINESS BOX aktivieren
und in Betrieb nehmen.
Ergebnis
Sie gelangen auf die Inbetriebnahmeseite.
5. Wählen Sie Weiter zur E‑Mail-Konfiguration.
Ergebnis
Ein Mailserver im Rechenzentrum der Deutschen Post AG ist vorkonfiguriert.
6. Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Übernehmen Sie die voreingestellten E‑Mail-Konfigurationsdaten, und erfassen Sie
nur Ihre E‑Mail-Adresse
▪
Spezifizieren Sie einen firmeneigenen Mailserver. Weitere Informationen finden Sie
im Kapitel 3.2.1 Mailserver wählen und spezifizieren.
7. Legen Sie unter Benutzerverwaltung > Betreuer einen technischen Betreuer an. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 3.3 Technischen Betreuer anlegen.
Ergebnis
Das System sendet automatisch eine E‑Mail mit dem Login und dem Passwort an den
neu angelegten technischen Betreuer.
Sie werden automatisch abgemeldet.
8. Melden Sie sich mit dem Benutzernamen des technischen Betreuers neu an.
9. Installieren Sie unter Firmware > Wartung und Pflege > Aktualisieren die
E‑POSTBUSINESS BOX Software. Dazu wählen Sie die Schaltfläche E‑POSTBRIEF
Pack jetzt installieren.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 3.8.2 Software-Aktualisierungen planen und
durchführen.
Ergebnis
Das Herunterladen der E‑POSTBUSINESS BOX Software dauert einige Minuten. Es ist
abgeschlossen, wenn die Meldung erscheint Ihr System ist auf dem aktuellen
Stand.
10. Laden Sie die Datei hoch, in der Sie Ihre Konfigurationseinstellungen gesichert haben.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.8.1 Konfiguration sichern.
ACHTUNG
Dateninkonsistenz nach Änderung der Sub-Domäne
Das Wiederherstellen der Konfiguration ist nicht möglich, wenn Sie die Sub-Domäne
ändern.
Beispiel: Der Name Ihrer Organisation ändert sich. Die Sub-Domäne Ihrer E‑POST
Adressen ändert sich entsprechend. Aus <localpart>@firmenname_alt.epost.de
wird <localpart>@firmenname_neu.epost.de.
Konfigurieren Sie die E‑POSTBUSINESS BOX in diesem Fall neu, nachdem Sie sie
auf den Auslieferungszustand zurückgesetzt und neu in Betrieb genommen haben.
62
3
Ergebnis
Sie werden automatisch abgemeldet. Sie können sich als einer der technischen oder
fachlichen Betreuer anmelden, die Sie angelegt und in der wiedereingespielten Konfigurationsdatei gesichert haben.
3.8.5 E‑POSTBUSINESS BOX kontrolliert abschalten und neu starten
Schalten Sie die E‑POSTBUSINESS BOX bei Bedarf kontrolliert ab und starten Sie sie neu.
Oder schalten Sie sie auf diese Weise dauerhaft ab.
Die E‑POSTBUSINESS BOX ist für den Dauereinsatz konzipiert. Es besteht daher keine
Notwendigkeit, das Gerät auszuschalten. Bei ausgeschaltetem Gerät sind die ClientAnwendungen zum Versenden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN nicht funktionsfähig.
HINWEIS
Empfangen von E‑POSTBRIEFEN während Ausfallzeiten
E‑POSTBRIEFE werden zuerst auf einem zentralen Server im Rechenzentrum gespeichert. Ihre E‑POSTBUSINESS BOX prüft regelmäßig, ob E‑POSTBRIEFE eingegangen
sind, und lädt sie herunter. Wenn sie E‑POSTBRIEFE nicht oder nur unvollständig auf die
E‑POSTBUSINESS BOX übertragen konnte, wird sie die E‑POSTBRIEFE abholen, sobald sie wieder betriebsbereit ist und eine Verbindung zum zentralen Server herstellen
kann.
WARNUNG
Beschädigung des Dateisystems
Wenn Sie die E‑POSTBUSINESS BOX im laufenden Betrieb unkontrolliert abschalten, indem Sie z. B. den Netzstecker ziehen, kann das Dateisystem beschädigt werden. Schalten Sie die E‑POSTBUSINESS BOX immer kontrolliert ab.
ü Sie haben die Anwender in Ihrem Unternehmen darüber informiert, dass die ClientAnwendungen nicht zur Verfügung stehen, während der E‑POSTBUSINESS BOXServer heruntergefahren ist.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBUSINESS BOX > Wartung und Pflege > Abschalten.
2. Wählen Sie die Schaltfläche E‑POSTBUSINESS BOX neu starten.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK.
Ergebnis
Ergebnis Das Gerät beendet ordnungsgemäß die laufenden Dienste, fährt kontrolliert herunter und
startet neu.
Alternativ können Sie das Gerät kontrolliert abschalten. Wählen Sie dazu die Schaltfläche
E‑POSTBUSINESS BOX herunterfahren.
Zeigen Sie mögliche fehlerhafte Konfigurationseinstellungen an, z. B. in der E‑MailKonfiguration.
63
3
HINWEIS
Sonderfall Cold Stand-by
Um die Ausfallsicherheit zu erhöhen, können Sie eine zusätzliche
E‑POSTBUSINESS BOX als redundantes System bereithalten. Diese zusätzliche
E‑POSTBUSINESS BOX ist ausgeschaltet und deshalb nicht mit dem Netzwerk verbunden („Cold Stand-by“). Deshalb wird das sogenannte Store-Zertifikat nicht automatisch aktualisiert. Weil die Box nicht angeschlossen ist, erhalten Sie allerdings keinen Warnhinweis.
Wenn Sie eine redundante E‑POSTBUSINESS BOX einschalten, kann es deshalb vorkommen, dass das sogenannte Store-Zertifikat abgelaufen ist. Das bedeutet, dass Sie die
E‑POSTBUSINESS BOX erneut in Betrieb nehmen müssen. Sie gelangen dann direkt zu
den Kontaktdaten des E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden. Die Kollegen werden
rasch ein neues Aktivierungspasswort für Sie generieren.
Abbildung 3.8-4 Aufforderung, ein neues Aktivierungspasswort generieren zu lassen
Vorgehen
►
Um fehlerhafte Konfigurationseinstellungen oder systemrelevante Informationen und
Fehler anzuzeigen, wählen Sie Firmware > Allgemein > Status.
64
4
Fachliche Administration ǀ Anwender, Postfächer und E‑POST Adressen verwalten
4 Fachliche Administration
Verwalten Sie als fachlicher Betreuer Anwender, stellen Sie Dokumentvorlagen bereit, und
stellen Sie sicher, dass alle eingegangenen E‑POSTBRIEFE von einem Sachbearbeiter verarbeitet werden.
Die meisten Aktivitäten setzen voraus, dass Sie an der E‑POSTBUSINESS BOX angemeldet sind. Weitere Informationen finden Sie unter 7.1 Anmelden an der
4.1 Anwender, Postfächer und E‑POST Adressen verwalten
Legen Sie Anwender und Postfächer an, und veröffentlichen Sie eine E‑POST Adresse Ihrer
Organisation.
4.1.1 Anwender und Postfächer manuell anlegen
Damit ein Anwender E‑POSTBRIEFE einliefern und empfangen kann, stellen Sie sicher,
dass er als Anwender in der E‑POSTBUSINESS BOX angelegt ist und ein E‑POSTBRIEF
Postfach besitzt.
Voraussetzung ü Sie haben sichergestellt, dass die E‑POST Adresse, die Sie anlegen wollen, nicht bereits einem Portal-Postfach zugeordnet ist. Weitere Informationen finden Sie unter
8.8 E‑POSTBRIEFE werden an mein Postfach im E‑POST Webportal gesendet.
ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.
ü Optional: Damit das System Passwörter automatisch per E‑Mail an neu angelegte Anwender sendet, haben Sie den automatischen E‑Mail-Versand von Passwörtern konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren.
HINWEIS
ü Optional: Sie haben den Standard-Text der Willkommens-E‑Mail für den automatischen
Passwort-Versand konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie unter
3.2.3 Willkommens-E‑Mail für neue Anwender konfigurieren.
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Benutzerverwaltung > Anwender.
2. Wählen Sie die Schaltfläche Neuen Anwender hinzufügen.
Ergebnis
Die Sicht Anwender anlegen erscheint (Abbildung 4.1-1 auf Seite 66).
65
4
Abbildung 4.1-1 Neues Postfach anlegen (automatischer Passwortversand deaktiviert)
3. Geben Sie die E‑Mail-Adresse des Anwenders ein (Abbildung 4.1-1 auf Seite 66, Position 1). An diese Adresse sendet das System automatisch die Zugangsdaten, wenn Sie
das automatische Versenden von Passwörter aktiviert haben.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren.
4. Geben Sie im Feld Login einen beliebigen Benutzernamen für den Anwender ein (z. B.
die Windows-Kennung) (Abbildung 4.1-1 auf Seite 66, Position 2).
Mit diesem Benutzernamen meldet sich der Anwender in der Client-Anwendung Mailbox
an, um seinen Posteingang zu prüfen.
5. Optional: Erfassen Sie Vor- und Nachnamen des Anwenders.
Empfehlung: Geben Sie die Namen der Mitarbeiter an, damit diese beispielsweise für
die Freigeber-Funktion eindeutig durch andere Anwender identifiziert werden können.
Weitere Informationen zur Freigeber-Funktion finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX
Anwenderhandbuch.
6. Optional: Um sicherzustellen, dass Briefe vor dem Versenden nach dem Vier-AugenPrinzip geprüft, legen Sie die Rolle des Anwenders in der Qualitätssicherung fest (Abbildung 4.1-1 auf Seite 66, Position 6).
▪
Wenn der Anwender als Freigeber fungieren soll, markieren Sie das Kontrollkästchen
Als Freigeber. Der Anwender erscheint dann in der Liste möglicher Freigeber, die
autorisiert sind, Briefe vor dem Absenden zu prüfen.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
unter E‑POSTBRIEFE freigeben.
66
4
▪
Legen Sie fest, dass Briefe des Anwenders immer von einem Freigeber geprüft werden müssen. Dazu markieren Sie das Kontrollkästchen Freigabe nötig. Der
Anwender kann dann keine Briefe versenden, ohne einen Freigeber festgelegt zu haben.
HINWEIS
Wenn ein Anwender das Attribut Freigabe nötig hat, dann müssen Sie mindestens einen anderen Anwender als Freigeber festlegen.
Ist das Kontrollkästchen nicht markiert, kann ein Anwender Briefe versenden, ohne
sie von einem Freigeber freigeben lassen zu müssen.
unter E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden.
7. Erfassen Sie im Feld E‑POST Adresse den localpart der Adresse des Anwenders, z. B.
nach dem Schema <vorname>.<nachname> für ein individuelles Postfach oder <kundenservice> für ein zentrales Postfach (Abbildung 4.1-1 auf Seite 66, Position 4).
ACHTUNG
Ordnen Sie Ihren Anwendern immer eine individuelle E‑POST Adresse zu.
Wenn Sie dem Anwender keine individuelle E‑POST Adresse zuordnen, dann verwendet das System die Standard-Absenderadresse, die Sie in den StandardVersandoptionen nach dem Schema info@<firmenname>.epost.de festgelegt haben. Die E‑POSTBRIEFE erscheinen nicht im Postausgang des Anwenders.
Hintergrund: Die Anzeige von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang richtet sich nach der
Absenderadresse, nicht nach dem Benutzer-Konto. Dieses Systemverhalten führt erfahrungsgemäß zu Rückfragen durch die Anwender.
Wenn Anwender E‑POSTBRIEFE nicht unter ihrer individuellen E‑POST Adresse versenden wollen, können sie auch ein Gruppenpostfach als Absenderadresse wählen.
Dazu müssen Sie die Anwender einem Gruppenpostfach zuordnen. Weitere Informationen finden Sie unter 4.1.5 Gruppenpostfach anlegen.
Wenn die Standard-Absenderadresse nicht einem Gruppenpostfach zugeordnet ist,
sind Briefe, die unter der Standard-Absenderadresse abgesendet wurden, nur dem
fachlichen Betreuer sichtbar.
Weitere Informationen über das Festlegen der Standard-Absenderadresse finden Sie
unter 4.4.1 Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
8. Optional: Ordnen Sie dem Anwender eine Kostenstelle zu (Abbildung 4.1-1 auf Seite 66,
Position 5). Die Bezeichnung kann bis zu 30 Zeichen lang sein.
Vorteil: Sie können im Journal versendete E‑POSTBRIEFE nach Kostenstellen filtern.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.3.4 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen.
9. Optional (wenn bereits ein Gruppenpostfach existiert): Ordnen Sie den Anwender einem
Gruppenpostfach zu (Abbildung 4.1-1 auf Seite 66, Position 3).
Das Gruppenpostfach poststelle ist standardmäßig bereits angelegt. Darin landen
falsch adressierte E‑POSTBRIEFE.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.1.5 Gruppenpostfach anlegen..
10. Vergeben Sie automatisch oder manuell ein Passwort:
67
4
Das Passwort braucht der Anwender, um sich in der Client-Anwendung Mailbox anzumelden. Wie Sie es erzeugen und versenden, hängt von den Systemeinstellungen ab.
Wenn das automatische Versenden von Passwörtern
▪
▪
aktiviert ist, können Sie
▪
das Passwort automatisch erzeugen oder manuell eingeben
▪
das Passwort automatisch senden oder manuell
deaktiviert ist, geben Sie ein Passwort manuell ein, das Sie dem Anwender später
mitteilen.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren.
Ergebnis
Der Benutzername (Login) des Anwenders und die zugeordnete E‑POST Adresse wird
in der Liste angezeigt.
Wenn das automatische Versenden von Passwörtern aktiviert ist, erhält der Anwender
eine E‑Mail mit Zugangsdaten.
Die E‑POST Adresse ist dem Anwender zugeordnet. Eingehende E‑POSTBRIEFE leitet
das System an den Posteingang des Anwenders innerhalb der Client-Anwendung Mailbox weiter.
12. Wenn das automatische Versenden von Passwörtern deaktiviert ist, senden Sie dem
Anwender eine E‑Mail mit folgenden Informationen:
▪
Das initioale Passwort, das Sie eingegeben haben.
▪
Die ZurBox.html-Datei mit der URL der E‑POSTBUSINESS BOX. Damit kann sch
der E‑POSTBUSINESS BOX anmelden und sein Passwort ändern.
13. Wiederholen Sie die Schritte 2. bis 12. für jeden Anwender, den Sie anlegen möchten.
TIPP
Konfigurationseinstellungen speichern
Das Anlegen von Anwendern kann mit beträchtlichem Aufwand verbunden sein. Deshalb ist es wichtig, die Konfigurationseinstellungen zu sichern.
Bitten Sie den technischen Betreuer, die Konfigurationseinstellungen zu sichern, um
sie z. B. im Fall eines Hardware-Defekts wiederherstellen zu können: 3.8.1 Konfiguration sichern.
4.1.2 Anwender und E‑POSTBRIEF Postfächer automatisiert anlegen
Wenn Sie eine große Zahl von Anwendern anlegen wollen, automatisieren Sie den Prozess.
Exportieren Sie die Anwender-Daten aus Ihrer Datenbank in eine csv-Datei, und laden Sie
die csv-Datei in die E‑POSTBUSINESS BOX hoch. Sie können pro csv-Datei maximal 200
Anwender importieren. Sie können beliebig viele csv-Dateien importieren.
HINWEIS
Nur Anwender lassen sich automatisiert anlegen
Sie können nur Benutzer vom Typ Anwender automatisiert anlegen, nicht jedoch fachliche oder technische Betreuer.
Um Ihnen das Beheben von Fehlern zu erleichtern, prüft das System die importierten Daten
in einem zweistufigen Verfahren:
68
4
1. Prüfung auf Datei-Ebene: Ist z. B. die Spaltenstruktur korrekt? Sind die E‑POST Adressen eindeutig, oder sind sie bereits im System angelegt? Wenn nur ein Datensatz einen
solchen formalen Fehler enthält, wird kein einziger Datensatz importiert.
2. Prüfung auf Datensatz-Ebene: Enthält z. B. ein Benutzername unerlaubte Zeichen?
Wenn ein einzelner formal korrekter Datensatz einen solchen Fehler enthält, wird nur
dieser eine Datensatz nicht importiert, alle korrekten Datensätze werden importiert.
Voraussetzung ü Sie haben sichergestellt, dass die E‑POST Adressen, die Sie automatisiert anlegen wollen, nicht bereits Portal-Postfächern zugeordnet sind. Weitere Informationen finden Sie
unter 8.8 E‑POSTBRIEFE werden an mein Postfach im E‑POST Webportal gesendet.
ü Sie haben den automatischen E‑Mail-Versand von Passwörtern konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren.
HINWEIS
ü Optional: Sie haben den Standard-Text der Willkommens-E‑Mail für den automatischen
Passwort-Versand konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie unter
3.2.3 Willkommens-E‑Mail für neue Anwender konfigurieren.
Vorgehen 1. Konfigurieren Sie Ihre Datenbank mit den Adressdaten Ihrer Anwender so, dass sie eine
csv-Datei mit folgender Spezifikation exportiert:
69
4
▪
Die csv-Datei hat folgende Spaltenstruktur:
Spalten- Inhalt
Nummer
MussFeld
1
Ja
Benutzerkennung. Das kann z.B. die Windows-Kennung sein.
Die Benutzerkennungen müssen eindeutig sein und dürfen nicht bereits angelegt sein. Andernfalls kann das System keine Adressen importieren.
2
Vorname
Nein
3
Nachname
Nein
4
E‑Mail-Adresse
Ja
Die E‑Mail-Adressen müssen eindeutig sein und dürfen nicht bereits
angelegt sein. Andernfalls kann das System keine Adressen importieren.
5
E‑POST Adresse
Ja
Die E‑POSTBRIEFAdressen müssen eindeutig sein und dürfen nicht
bereits angelegt sein. Andernfalls kann das System keine Adressen
importieren.
Geben Sie die E‑POSTBRIEFAdresse ohne Domäne an (z. B. nach
dem Schema <vorname>.<nachname>, also ohne@<firmenname>.epost.de).
6
Kostenstelle
Nein
Die Bezeichnung der Kostenstelle kann maximal 30 beliebige Zeichen lang sein.
7
Freigeber: Wenn der Anwender als Freigeber fungieren soll, geben
Sie den Wert wahr ein. Der Anwender erscheint dann in der Liste
möglicher Freigeber, die autorisiert sind, Briefe vor dem Absenden
zu prüfen.
Nein
Wenn Sie die Spalte leer lassen, ist der Standardwert falsch. Standardmäßig hat ein Anwender also keine Autorisierung als Freigeber.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX
Anwenderhandbuch unter E‑POSTBRIEFE freigeben.
8
Freigabe nötig: Um festzulegen, dass Briefe des Anwenders immer
Nein
von einem Freigeber geprüft werden müssen, geben Sie den Wert
wahr ein. Der Anwender kann dann keine Briefe versenden, ohne einen Freigeber festgelegt zu haben.
HINWEIS
Wenn ein Anwender das Attribut Freigabe nötig hat, dann
müssen Sie mindestens einen anderen Anwender als Freigeber festlegen.
Wenn Sie die Spalte leer lassen, ist der Standardwert falsch. Standardmäßig kann ein Anwender also Briefe versenden, ohne sie von
einem Freigeber freigeben lassen zu müssen.
70
4
Spalten- Inhalt
Nummer
MussFeld
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX
Anwenderhandbuch unter E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen
anpassen und versenden.
Tabelle 4.1-1 Spaltenstruktur und formale Kriterien
▪
Die Einträge sind durch ein Semikolon („ ; “) getrennt.
▪
Es ist keine Titelzeile mit den Feldkennungen (Benutzerkennung, Vorname usw.) als
erste Zeile der csv-Datei vorhanden.
▪
Die csv-Datei hat maximal 200 Datensätze.
Um mehr Anwender zu importieren, müssen Sie das importieren entsprechend oft
wiederholen.
HINWEIS
Windows-Encoding sicherstellen
Wenn Sie die csv-Datei auf einem Nicht-Windows-System erstellen, kann es sein,
dass die Kodierung von Sonderzeichen oder Umlaute nicht kompatibel ist.
Stellen Sie in Ihrem Editor-Programmen Wndows-Encoding ein. Weitere Infos: https://
msdn.microsoft.com/en-us/goglobal/cc305145.aspx.
Ergebnis
Die exportierte csv-Datei entspricht dem Beispiel in Abbildung 4.1-2 auf Seite 71.
Abbildung 4.1-2 Beispiel: Aufbau einer csv-Datei zum Importieren von Anwenderdaten
2. Importieren Sie die csv-Datei:
a. Wählen Sie Firmware > Benutzerverwaltung > Anwender.
Ergebnis
Sie gelangen in die Sicht Anwender (Abbildung 4.1-3 auf Seite 71).
Abbildung 4.1-3 csv-Datei importieren
b. Wählen Sie Durchsuchen, um die csv-Datei auszuwählen (Abbildung 4.1-3 auf Seite 71, Position 1).
Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn das Versenden von Passwörtern per E‑Mail aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren.
71
4
c. Wählen Sie CSV-Datei mit Benutzern importieren (Abbildung 4.1-3 auf Seite 71,
Position 2).
Ergebnis
Das System zeigt an, dass das Importieren erfolgreich war (Abbildung 4.1-4 auf Seite 72, Position 1).
Die importierten Anwender stehen in der Lister der Anwender (Abbildung 4.1-4 auf
Seite 72, Position 2).
Das System importiert Anwender nur, wenn alle Einträge in der csv-Datei der Spezifikation in Tabelle 4.1-1 Spaltenstruktur und formale Kriterien auf Seite 70 sind.
Abbildung 4.1-4 Importierte Anwender in der Sicht Anwender
Ergebnis Die Anwender erhalten per E‑Mail automatisch generierte initiale Passwörter. Sie werden
per E‑Mail aufgefordert, sich in der E‑POSTBUSINESS BOX anzumelden, die Anwendungssoftware herunterzuladen und zu installieren und ihr Passwort zu ändern.
4.1.3 Postfach löschen
Löschen Sie ein Postfach, z. B. wenn der betreffende Mitarbeiter aus Ihrer Organisation ausscheidet.
Vorgehen 1. Sichern Sie die bisherige Korrespondenz in dem Postfach, das Sie löschen wollen.
b. Wählen das Symbol Anwenderdetails bearbeiten (Abbildung 4.1-5 auf Seite 72,
Position 1).
Abbildung 4.1-5 Anwenderdaten bearbeiten
72
4
c. Markieren Sie das Kontrollkästchen Passwort direkt setzen.
d. Geben Sie ein neues Passwort ein.
e. Entfernen Sie das Kontrollkästchen Das erstellte Passwort dem Anwender per
E‑Mail schicken.
f.
Wählen Sie Nur Passwort ändern.
g. Melden Sie sich mit dem neuen Passwort im Postfach des Mitarbeiters an und sichern Sie die E‑POSTBRIEFE.
2. Löschen Sie das Postfach:
b. Wählen Sie das Symbol Anwender löschen (Abbildung 4.1-6 auf Seite 73, Position 1), und bestätigen Sie mit OK.
Abbildung 4.1-6 Anwender löschen
Gruppenpostfächer löschen Sie analog unter Firmware > Benutzerverwaltung > Gruppen. Wenn Sie die Adresse eines Gruppenpostfachs im E‑POST Adressverzeichnis veröffentlicht haben, dann müssen Sie die Freigabe zur Veröffentlichung zurücknehmen.
Weitere Informationen finden Sie unter Empfehlung: Öffentliche E‑POSTBRIEF Unternehmensadresse anlegen.
HINWEIS
Das Standard-Gruppenpostfach poststelle für falsch adressierte E‑POSTBRIEFE
lässt sich nicht löschen.
Ergebnis Eintreffende Briefe an eine gelöschte E‑POST Adresse finden Sie als technischer oder fachlicher Betreuer in der Client-Anwendung Mailbox unter Rollen > Gruppe: poststelle. Weitere Informationen finden Sie unter 4.3.2 Nicht persönlich zugeordnete E‑POSTBRIEFE identifizieren und weiterleiten.
73
4
ACHTUNG
Briefe im Postfach werden gelöscht.
4.1.4 Anwenderdaten pflegen und Anwenderpasswort setzen
Ändern Sie bei Bedarf die Stammdaten der Anwender. Oder setzen Sie ein neues Passwort
manuell, wenn Sie das Versenden von Passwörtern per E‑Mail nicht aktiviert haben.
Sie müssen neue Passwörter dann manuell setzen, wenn Sie das Versenden von Passwörtern per E‑Mail nicht aktiviert haben. Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren.
Vorgehen
►
Wählen Sie Firmware > Benutzerverwaltung > Anwender.
4.1.5 Gruppenpostfach anlegen
Richten Sie Gruppenpostfächer ein, damit Absender von elektronischen E‑POSTBRIEFEN
(z. B. Kunden Ihres Unternehmens) sich an einen bestimmten Unternehmensbereich oder
an ein Team in Ihrer Organisation wenden können. Gruppenpostfächer sind Funktionspostfächer wie z. B. service@<firmenname>.epost.de.
Weisen Sie dem Gruppenpostfach Mitarbeiter zu, die Zugriff darauf haben sollen. Diese Mitarbeiter können dann auch E‑POSTBRIEFE mit der Adresse des Gruppenpostfachs als Absenderadresse senden.
74
4
HINWEIS
Das Gruppenpostfach poststelle ist standardmäßig bereits angelegt. Darin landen
falsch adressierte E‑POSTBRIEFE.
Legen Sie die technischen oder fachlichen Betreuer oder die Anwender fest, die es überwachen sollen. Weitere Informationen finden Sie unter 4.3.2 Nicht persönlich zugeordnete
E‑POSTBRIEFE identifizieren und weiterleiten.
TIPP
Kostenstellen indirekt zuordnen
Es ist technisch nicht möglich, Gruppenpostfächern Kostenstellen zuzuordnen und die
Korrespondenz im Journal entsprechend auszuweisen. E‑POSTBRIEFE, deren Absenderadresse ein Gruppenpostfach ist, sind im Journal also nicht einer Kostenstelle zugeordnet.
Abhilfe: Versenden Sie die E‑POSTBRIEFE über die Sammelkorb-Funktion.
Beispiel: Anwender sind dem Gruppenpostfach marketing@musterfirma.epost.de zugeordnet. Ihr Ziel ist es, im Journal die Kostenstelle von E‑POSTBRIEFEN mit dieser Absenderadresse identifizieren zu können. Dazu legen Sie einen Sammelkorb „Marketing“
an, ordnen ihm die Kostenstelle für die Marketing-Abteilung zu und stellen organisatorisch
sicher, dass die betreffenden Anwender die E‑POSTBRIEFE immer über diesen Sammelkorb versenden.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.7.4 E‑POSTBRIEFE über die
E‑POSTBUSINESS BOX manuell in den Sammelkorb hochladen.
Voraussetzung ü Sie haben sichergestellt, dass die E‑POST Adresse, die Sie anlegen wollen, nicht bereits einem Portal-Postfach zugeordnet ist. Weitere Informationen finden Sie unter
8.8 E‑POSTBRIEFE werden an mein Postfach im E‑POST Webportal gesendet.
ü Sie sind als fachlicher Betreuer angemeldet.
ü Sie haben unter Firmware > Benutzerverwaltung > Anwender die Anwender angelegt, die Sie der Gruppe zuordnen wollen.
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Benutzerverwaltung > Gruppen.
2. Wählen Sie Neue Gruppe hinzufügen.
3. Erfassen Sie im Eingabefeld Name den Namen (z. B. service) und optional im Feld
Beschreibung eine Beschreibung (z. B. Alle Service-Mitarbeiter) (Abbildung 4.1-7
Der Name kann bis zu 30 Stellen haben.
4. Erfassen Sie im Eingabefeld E‑POST Adresse den localpart der E‑POST Adresse, die
Sie der Gruppe zuordnen wollen (Abbildung 4.1-7 auf Seite 76, Position 3).
Beispiel
Sie erfassen als localpart den Ausdruck service. Die E‑POST Adresse der Gruppe
lautet dann service@<firmenname>.epost.de.
75
4
Abbildung 4.1-7 Gruppenpostfach konfigurieren
5. Markieren Sie unter Benutzer wählen die Anwender, die Sie der Gruppe hinzufügen
wollen (Abbildung 4.1-7 auf Seite 76, Position 4).
TIPP
▪
Veröffentlichen Sie Gruppenpostfächer im E‑POST Portal. Weitere Informationen finden Sie unter 4.1.6 Empfehlung: E‑POST Adressen veröffentlichen.
▪
Legen Sie die E‑POST Adresse eines Gruppenpostfachs als StandardAbsenderadresse an. Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.1 StandardEinstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
E‑Mail-Client zum Senden und Empfangen verwenden
Optional: Sorgen Sie dafür, dass die Mitglieder der Gruppe elektronische E‑POSTBRIEFE
mit einem E‑Mail-Client wie Microsoft Outlook empfangen oder senden können.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mailserver mit Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX kommuniziert.
Weitere Informationen über die Integration mit Ihrem Mailserver finden Sie unter
3.6 E‑Mail-Programme zum Versenden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN nutzen.
2. Wenn noch nicht vorhanden: Legen Sie ein E‑Mail-Gruppenpostfach an:
a. Konfigurieren Sie auf Ihrem Mailserver ein Gruppenpostfach und ordnen Sie die Mitglieder zu (z. B. service@musterfirma.de).
b. Informieren Sie die Mitglieder der Gruppe, wie die Adresse des Gruppenpostfachs
heißt und wie sie das Gruppenpostfach in ihren E-Mail-Client integrieren.
76
4
Beispiel: Microsoft Outlook 2010
In Microsoft Outlook 2010 wählen Sie Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen. Auf der Registerkarte E‑Mail markieren Sie das Konto und wählen Ändern > Weitere Einstellungen > Erweitert. Wählen Sie Hinzufügen, und geben Sie die E‑Mail-Adresse des Gruppenpostfachs ein.
3. Verknüpfen Sie das E‑Mail-Gruppenpostfach mit dem E‑POSTBUSINESS BOX Gruppenpostfach. Dazu geben Sie im Eingabefeld E‑Mail-Adresse die E‑Mail-Adresse des
Gruppenpostfachs ein, das Sie auf Ihrem Mailserver konfiguriert haben (Abbildung 4.1-7
Ergebnis
▪
Wenn Ihre E‑POSTBUSINESS BOX elektronische E‑POSTBRIEFE empfängt, die
an das Gruppenpostfach gerichtet sind (Abbildung 4.1-7 auf Seite 76, Position 5),
dann leitet sie diese E‑POSTBRIEFE an das E‑Mail-Gruppenpostfach weiter.
▪
Wenn ein Mitglied der Gruppe eine Nachricht mit der Absendersenderadresse des
E‑Mail-Gruppenpostfach an eine E‑POST Adresse sendet, dann wird die Nachricht
auf die E‑POSTBUSINESS BOX übertragen und als E‑POSTBRIEF ausgeliefert
(elektronisch oder physisch).
4. Legen Sie fest, dass die Mitglieder der Gruppe die E‑POSTBRIEFE nicht nur in ihrem
E‑Mail-Gruppenpostfach erhalten, sondern zusätzlich zusätzlich auch in ihrem persönlichen E‑Mail-Postfach. Dazu markieren Sie das Kontrollkästchen E‑Mail an alle (Abbildung 4.1-7 auf Seite 76, Position 1).
HINWEIS
Gruppenpostfach überwachen
Wenn Sie E‑POSTBRIEFE nicht auch an die persönlichen E‑Mail-Postfächer der
Gruppenmitglieder weiterleiten, müssen Sie organisatorisch sicherstellen, dass die
Mitglieder der Gruppe Gruppenpostfach überwachen.
Das ist wichtig, damit Sie z. B. nicht Gefahr laufen, Fristen zu versäumen.
4.1.6 Empfehlung: E‑POST Adressen veröffentlichen
Damit Ihre Geschäftspartner und Kunden die E‑POST Adressen Ihres Unternehmens schnell
finden und mit Mitarbeitern aus Ihrem Unternehmen per E‑POSTBRIEF kommunizieren können, machen Sie die Adressen im E‑POST Adressverzeichnis, dem öffentlichen Verzeichnis
der Deutschen Post AG, bekannt. Das tun Sie im E‑POST Portal.
77
4
TIPP
Um Wartungsaufwand zu vermeiden, empfehlen wir, nur E‑POST Adressen zu veröffentlichen, die keinen Änderungen unterworfen sind.
▪
Veröffentlichen Sie z. B. keine persönlichen Adressen von Mitarbeitern. Mitarbeiter
können aus dem Unternehmen ausscheiden.
▪
Veröffentlichen Sie ausschließlich nicht-personenbezogene Adressen, z. B. die Adresse eines Gruppenpostfachs wie info@<firmenname>.epost.de.
Voraussetzung ü Sie haben mindestens eine E‑POST Adresse, eine Standard-Absenderadresse oder ein
Gruppenpostfach in der E‑POSTBUSINESS BOX angelegt (z. B. nach dem Schema info@musterfirma.post.de).
Weitere Informationen über das Anlegen von Gruppenpostfächern und das Definieren
von Standard-Absenderadressen finden Sie unter 4.1.5 Gruppenpostfach anlegen und
4.4.1 Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen
festlegen.
ü Sie verfügen über die E‑POST Adresse für den Administrator des E‑POST Portals, die
Ihnen per SMS zugesendet worden ist.
ü Sie haben das Willkommen-Schreiben der Deutschen Post AG zur Hand, das Ihnen per
Post zugestellt worden ist. Ihr initiales Passwort für das E‑POST Portal finden Sie darin
im Abschnitt Erste Schritte zur Erstanmeldung im E‑POST Portal.
Vorgehen 1. Rufen Sie den Administrationsbereich des E‑POST Portals auf. Weitere Informationen
finden Sie unter 7.4 Administrationsbereich im E‑POST Portal aufrufen.
2. Wählen Sie die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter.
HINWEIS
Ein Gruppenpostfach wird wie das Postfach einer Person angelegt.
3. Legen Sie auf der Seite Mitarbeiter anlegen die Anwender an, denen Sie in der
E‑POSTBUSINESS BOX Adressen zugeordnet haben, und sichern Sie Ihre Eingaben.
Typischerweise legen Sie ein Gruppenpostfach an. Es stehen aber nur Eingabefelder für
natürliche Personen zur Verfügung. Verwenden Sie deshalb die Pflicht-Eingabefelder
wie folgt:
a. Wählen Sie als Anrede z. B. Herr.
b. Erfassen Sie als „Vornamen“ z. B. info.
c. Erfassen Sie als „Nachnamen“ z. B. den Namen Ihrer Organisation.
d. Erfassen im Feld Position z. B. info.
4. Wählen Sie unter Kontoeinstellungen die Schaltfläche Mitarbeiterkonto anlegen.
Ergebnis
Die Seite Mitarbeiterkonto/E‑POST Adresse anlegen erscheint (siehe Abbildung
4.1-8 auf Seite 79).
78
4
Abbildung 4.1-8 E‑POST Adresse im E‑POST Portal anlegen
5. Wählen Sie den Mitarbeiter, dem Sie eine öffentliche E‑POST Adresse zuordnen wollen.
In unserem Beispiel mit dem Gruppenpostfach stünde der Mitarbeiter info <Firmenname> zur Auswahl.
6. Erfassen Sie den localpart der E‑POST Adresse.
▪
In unserem Beispiel mit dem Gruppenpostfach geben Sie info ein.
▪
Wollen Sie die E‑POST Adresse eines tatsächlichen Mitarbeiters veröffentlichen, geben Sie sie z. B. nach dem Schema <vorname>.<nachname> ein, also z. B. max.mustermann (Abbildung 4.1-8 auf Seite 79, Position 1).
7. Stellen Sie sicher, dass folgende Optionen gewählt sind:
ACHTUNG
Wenn Sie fälschlicherweise ein Nutzerkonto im E‑POST Portal anlegen, dann werden
E‑POSTBRIEFE, die an die E‑POST Adresse dieses Nutzerkontos gerichtet
sind, nicht an Ihre E‑POSTBUSINESS BOX weitergeleitet. Sie können sie dann nur
im E‑POST Portal abrufen.
Abhilfe: Stellen Sie sicher, dass die Option Nutzerkonto anlegen: Nein gewählt ist
(siehe Abbildung 4.1-8 auf Seite 79, Position 2).
▪
Freigabe öffentliches Adressverzeichnis: Ja (siehe Abbildung 4.1-8 auf Seite 79,
Position 3)
▪
Nutzerkonto anlegen: Nein (siehe Abbildung 4.1-8 auf Seite 79, Position 2).
Weitere Informationen über Aktivitäten im E‑POST Portal finden Sie im E‑POST
Administratorenhandbuch für Geschäftskunden im Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über
www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POST).
79
4
Fachliche Administration ǀ Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
4.2 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen
und zentral bereitstellen
Stellen Sie durch das Bereitstellen von Dokumentvorlagen sicher, dass E‑POSTBRIEFE die
Designvorgaben Ihres Unternehmens einhalten und ohne manuelles Nachbearbeiten von
der E‑POSTBUSINESS BOX versendet werden können.
Damit die Deutsche Post AG Ihre E‑POSTBRIEFE nicht nur elektronisch, sondern auch auf
herkömmliche Weise drucken und per Post zustellen kann, müssen Sie sicherstellen, dass
sich auf bestimmten Sperrflächen der ersten Seite des Anschreibens weder Text noch Grafiken oder andere Objekte befinden. Die Sperrflächen sind für Verarbeitungsinformationen reserviert, die das automatisierte Drucken und Kuvertieren ermöglichen. Die Sperrflächen sind
durch die Norm DIN 5008 definiert.
Die Regeln für Sperrflächen gelten sowohl für Dokumentvorlagen als auch für elektronisches
Briefpapier.
HINWEIS
Bestehende Dokumentvorlagen weiterverwenden
Wir empfehlen Ihnen, funktionierende Dokumentvorlagen zu erstellen anstatt die automatische Fehlerkorrektur zu verwenden (siehe 4.2.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?). In bestimmten Fällen geht das jedoch nicht:
▪
Es wäre unverhältnismäßig viel Aufwand, z. B. weil bereits zahlreiche verschhiedene
Dokumentvorlagen in Ihrer Organisation im Einsatz sind.
▪
Es ist technisch nicht möglich, weil Sie Briefe mit einer Anwendung generieren, die es
nicht zulässt, das Layout der Briefe zu ändern.
In diesem Fall erstellen Sie für jede Ihrer bestehenden Dokumentvorlagen oder Brieftypen
ein sogenanntes Korrekturprofil. Mit einem Korrekturprofil kann die
E‑POSTBUSINESS BOX die Adressfelder automatisch an die richtige Stelle verschieben.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.7.2 Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen.
HINWEIS
Um eine Dokumentvorlage oder elektronisches Briefpapier zentral bereitzustellen, müssen
Sie auf die E‑POSTBUSINESS BOX zugreifen. Dafür benötigen Sie die Autorisierung als
technischer oder fachlicher Betreuer.
4.2.1 Überblick und typisches Vorgehen
Möglichkeiten Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
▪
Passen Sie die mitgelieferten Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE im Format DIN A4
an Ihre Bedürfnisse an. Damit schaffen Sie auf einfache Weise die Voraussetzungen für
einen reibungslosen Betrieb:
▪
Anwender müssen ihre E‑POSTBRIEFE nicht manuell nachbearbeiten, damit die
Client-Anwendung Connect sie verarbeiten kann.
▪
Auch E‑POSTBRIEFE, die physisch versendet werden, können automatisiert verarbeitet werden.
80
4
▪
Passen Sie Ihre bereits existierenden unternehmensspezifischen Dokumentvorlagen an,
damit sie mit den Anforderungen für das Versenden mit der E‑POSTBUSINESS BOX
kompatibel ist.
▪
Verwenden Sie eine in Ihrem Unternehmen bereits existierende Dokumentvorlage und
erstellen Sie elektronisches Briefpapier, auf dem Sie nur Ihr Logo und andere GrafikElemente platzieren.
HINWEIS
Sie finden die mitgelieferten Dokumentvorlagen zum Download auf Ihrer
E‑POSTBUSINESS BOX unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Vorlagen.
Voraussetzung Um testen zu können, ob eine Dokumentvorlage oder elektronisches Briefpapier von der
E‑POSTBUSINESS BOX akzeptiert wird, müssen Sie damit einen E‑POSTBRIEF erstellen.
Dazu
▪
hat der fachliche Betreuer Sie als Anwender angelegt
▪
sind die Client-Anwendungen Connect und Mailbox auf Ihrem Rechner installiert
Vorgehen Führen Sie die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Prozess-Schritte beim Erstellen
von Dokumentvorlagen aus:
1. Wenn Sie eine existierende Dokumentvorlage weiterbenutzen wollen, richten Sie sich
elektronisches Briefpapier ein.
2. Laden Sie eine Dokumentvorlage von der E‑POSTBUSINESS BOX herunter.
3. Passen Sie die Dokumentvorlage unternehmensspezifisch an, und testen Sie sie.
4. Analysieren Sie die Ursache möglicher Fehler, die das System anzeigt, und passen Sie
das Layout der Dokumentvorlage an.
5. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis das System keine Fehler mehr anzeigt.
6. Optional: Ermöglichen Sie es Anwendern, die Dokumentvorlage zum Erstellen von Serienbriefen zu nutzen. Dazu fügen Sie eine unsichtbare Steuerungsinformation hinzu.
7. Stellen Sie die Dokumentvorlage allen Anwendern zentral bereit. Dazu laden Sie die Dokumentvorlage in die E‑POSTBUSINESS BOX hoch.
Erstellen Sie leere Seiten im Format PDF, auf denen Sie z. B. ein Unternehmens-Logo und
andere Grafik-Elemente so platzieren, wie es den Design-Vorgaben Ihres Unternehmens
oder Ihrer Organisation entspricht.
Dies ist z. B. sinnvoll,
▪
wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE, die mit einer Textverarbeitungsanwendung wie MS Word erstellt werden, mit optimaler Farbtreue gedruckt werden. Damit der Druckprozess der Deutschen Post AG optimale Farbtreue erreicht, müssen Sie Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umsetzen.
▪
wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren. Auf diese Weise können Sie Ihre bereits bestehende Dokumentvorlage, mit der Sie z. B. die
Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.
▪
wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils ein
elektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. So
können Sie jeder Einzel- oder Massensendung ein passendes Briefpapier zuordnen.
81
4
Damit Sie Ihre Korrespondenz flexibel und grafisch anspruchsvoll gestalten können, hinterlegen Sie bis zu drei verschiedene Dateien als elektronisches Briefpapier, und zwar für
▪
die erste Seite eines Anschreibens
▪
die Folgeseiten
▪
die Rückseiten, wenn Sie doppelseitigen Druck (Duplex-Druck) verwenden
HINWEIS
Farb- und Schwarz/Weiß-Druck
Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang in
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief an.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer bestehenden Dokumentvorlage, die Sie weiterbenutzen
wollen, die Sperrflächen freigehalten sind (4.2.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden).
2. Legen Sie eine Datei für die erste Seite Ihres elektronischen Briefpapiers an:
a. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine Seite im Format DIN A4,
die nur Ihr Firmenlogo und andere statische Elemente wie z. B. Fußzeilen enthält.
ACHTUNG
▪
Verwenden Sie als elektronisches Briefpapier eine möglichst einfach strukturierte PDF-Datei.
▪
Stellen Sie sicher, dass das Dokument ohne Beschnitt (zusätzlicher Seitenrand) angelegt ist. Andernfalls kann kein PDF im Format DIN A4 erzeugt werden.
▪
Vermeiden Sie die folgenden vom System bisher nicht voll unterstützten PDFEigenschaften:
▪
Objekte, die teilweise außerhalb des Papierbereichs liegen
▪
Bilder, die sich überlappen
▪
Bilder, die nicht in Originalgröße eingebunden, sondern herunterskaliert
sind (Clipping-Pfade)
b. Optional: Um zu prüfen, ob die Sperrflächen freigehalten sind, zeigen Sie das elektronische Briefpapier in der Client-Anwendung Connect in der Vorschau an. Mögliche
Fehler werden spätestens beim Hochladen in die E‑POSTBUSINESS BOX angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.3 Dokumentvorlage anpassen und testen.
Ergebnis
Ihr elektronisches Briefpapier ist erstellt.
c. Exportieren Sie Ihr elektronisches Briefpapier als PDF-Datei.
Stellen Sie dabei Folgendes sicher:
82
4
▪
Die PDF-Datei hat das Dateiformat PDF/A-1b. Schriften (Fonts) sind dann eingebettet. Sind die Schriften nicht eingebettet, kann Ihre PDF-Datei im Rechenzentrum nicht verarbeitet werden.
ACHTUNG
Schriften einbetten
Wenn sich Ihr elektronisches Briefpapier nicht im Format PDF/A-1b exportieren lässt, dann stellen Sie sicher, dass die im Dokument enthaltenen Schriften
in die PDF-Datei eingebettet werden. Dies ist eine Standardoption Ihres Textverarbeitungssystems (z. B. Microsoft Word, OpenOffice, LibreOffice und so
weiter). Sie müssen dazu sicherstellen, dass die Schrift auf dem Arbeitsplatzrechner installiert ist.
Ein Beispiel finden Sie unter 4.2.3 Dokumentvorlage anpassen und testen in
Schritt 3.
▪
Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi.
▪
Die maximale Dateigröße ist 1 MB.
▪
Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDFDatei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat
Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.
HINWEIS
Warum den Farbraum CMYK verwenden?
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach
CMYK (entweder in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienstleister). Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen
der Farbwerte kommen.
3. Wiederholen Sie Schritt 2., um bei Bedarf ein elektronisches Briefpapier für die Folgeseiten und/oder die Rückseiten (für den Duplexdruck) anzulegen.
TIPP
Adressaten, die Ihren E‑POSTBRIEF elektronisch erhalten und ihn drucken, drucken
ihn ggf. nur einseitig aus. Es kann also sinnvoll sein, nur eine einzige Folgeseite zu
gestalten, die sowohl für Simplex- wie für Duplexdruck geeignet ist.
4. Machen Sie das elektronische Briefpapier verfügbar:
a. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Briefpapier.
Ergebnis
Sie gelangen in die Sicht Briefpapier (Abbildung 4.2-1 auf Seite 84).
83
4
Abbildung 4.2-1 Sicht Briefpapier
b. Erfassen Sie im Feld Name die Bezeichnung, unter der die Anwender das Briefpapier in der Client-Anwendung Connect oder beim Konfigurieren des Sammelkorbs
wählen können (Abbildung 4.2-1 auf Seite 84, Position 1).
c. Wählen Sie Durchsuchen (Abbildung 4.2-1 auf Seite 84, Position 2), und laden Sie
die PDF-Datei mit dem Briefpapier für die erste Seite Ihrer E‑POSTBRIEFE hoch.
d. Wählen Sie Hinzufügen (Abbildung 4.2-1 auf Seite 84, Position 3).
Ergebnis
Das Briefpapier erscheint in der Liste (Abbildung 4.2-2 auf Seite 85, Position 1)
und wird in der Vorschau (Abbildung 4.2-2 auf Seite 85, Position 2) angezeigt.
Wenn Sperrflächen verletzt sind, wird das in einer Fehlermeldung angezeigt. Briefpapier, das mit einem roten Ausrufezeichen als fehlerhaft markiert ist, steht in der
Client-Anwendung Connect nicht zur Verfügung.
84
4
Abbildung 4.2-2 Briefpapiervorschau
e. Ordnen Sie ein Briefpapier für die Folgeseiten zu.
Beispiel
Ihr Briefpapier für die erste Seite enthält einen Fußbereich mit Ihrer Bankverbindung und Steuernummer (Abbildung 4.2-2 auf Seite 85, Position 2). Die Folgeseiten dagegen enthalten keinen Fußbereich, sondern nur Ihr Logo (Abbildung 4.2-2
f.
Optional: Wenn Sie Duplex-Druck verwenden, wählen Sie eine der folgende Gestaltungsmöglichkeiten:
▪
Auf vorhandenen Rückseiten einfügen (Standard-Einstellung, Abbildung 4.2-2
auf Seite 85, Position 4): Definieren Sie für die Rückseiten (also die geraden Seiten) ein gesondertes Layout, das vom Layout Ihres Briefpapiers für Folgeseiten
(ungerade Seiten) abweicht.
Beispiele
▪
Beispiel 1: Auf den Folgeseiten soll neben Ihrem Logo ein Banner zu Ihrem 25-jährigen Betriebsjubiläum erscheinen, auf den Rückseiten soll das
Banner nicht erscheinen. Das Briefpapier mit dem Banner laden Sie unter
Folgeseiten hoch. Das Briefpapier ohne das Banner laden Sie unter
Rückseiten (nur Duplex) hoch.
▪
Beispiel 2: Auf den Vorderseiten soll das Logo rechts (Abbildung 4.2-2 auf
Seite 85, Position 3), auf den Rückseiten links platziert sein (Abbildung
85
4
▪
Als zusätzliche Seite ergänzen (Abbildung 4.2-2 auf Seite 85, Position 4): Fügen Sie einen Inhalt auf allen Rückseiten ein, der statt des Brieftexts erscheint.
Beispiel
Ihr Briefpapier für die Rückseiten enthält Ihre AGB. Versenden Sie einen
1‑seitigen Brief, beispielsweise eine Rechnung, dann werden Ihre AGB auf die
Rückseite des Blatts gedruckt.
Hat Ihre Rechnung 2 Seiten, dann erscheint Ihr Rechnungstext jeweils auf den
Voderseiten (ungeraden Seiten), Ihre AGB werden jeweils auf die Rückseiten
(geraden Seiten) gedruckt.
HINWEIS
Beachten Sie in unserem Beispiel mit den AGB Folgendes:
▪
Ihre AGB müssen genau 1 Seite umfassen, damit sie als Briefpapier
dienen können.
Umfassen Ihre AGB mehr als eine Seite, definieren Sie sie als StandardBeilage. Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.2 Standard-Beilagen
bereitstellen und automatisch hinzufügen.
▪
Ergebnis
Hat Ihr Brief mehr als eine Seite, wiederholen sich die AGB auf jeder Rückseite.
Das Briefpapier für erste Seite, Folgeseiten und Rückseiten ist zugeordnet und wird
in der Vorschau angezeigt.
g. Markieren Sie das Briefpapier in der Liste (Abbildung 4.2-3 auf Seite 87, Position 1), und wählen Sie in der Auswahlliste eine der folgenden Optionen (Abbildung
4.2-3 auf Seite 87, Position 2):
▪
Als Standard: Das Briefpapier ist in der Client-Anwendung Connect und im Sammelkorb als Standard-Briefpapier voreingestellt.
▪
Auswählbar: Anwender können das Briefpapier in der Client-Anwendung
Connect einem E‑POSTBRIEF zuweisen.
▪
Nicht auswählbar: Anwendern steht das Briefpapier in der Client-Anwendung
Connect nicht zur Verfügung, insofern ist es „nicht auswählbar“.
▪
Nicht als Standard: Zwischenstatus zum Ändern der Verfügbarkeit
Der Zustand lässt sich aus technischen Gründen nicht direkt von Standard auf
Auswählbar ändern. Gehen Sie so vor:
i.
Ordnen Sie dem als Standard festgelegten Briefpapier erst den Status Nicht
als Standard zu.
ii. Wählen Sie dann den Status Auswählbar.
86
4
Abbildung 4.2-3 Briefpapier verfügbar machen
h. Bestätigen Sie mit OK (Abbildung 4.2-3 auf Seite 87, Position 3).
Sie können beliebig viele Briefpapiere definieren.
5. Wenn Sie mehrere Briefpapiere benötigen (z. B. für mehrere Marken oder Filialen eines
Unternehmens), tun Sie Folgendes:
a. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 für alle Briefpapiere, die Sie benötigen.
b. Legen Sie ggf. fest, welches Briefpapier das System standardmäßig verwenden soll.
Dazu wählen Sie unter Verfügbare Briefpapiere Eintrag Als Standard (Abbildung
Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.1 Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
6. Legen Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Versand die Standard-Versandoptionen
passend zum Briefpapier fest:
▪
Wenn Sie farbiges Briefpapier angelegt haben, wählen Sie im Feld Vorauswahl
Farbtyp den Eintrag farbig.
HINWEIS
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief
an.
▪
Wenn Sie ein spezielles Briefpapier nicht nur für Folgeseiten, sondern auch für die
Rückseiten von E‑POSTBRIEFEN hinterlegt haben, wählen Sie im Feld Vorauswahl Drucktyp den Eintrag beidseitig (nur bei Duplex-Druck).
87
4
Ergebnis Die gewählten Briefpapiere stehen den Anwendern für das Zuordnen in der ClientAnwendung Connect (Abbildung 4.2-4 auf Seite 88) oder im Sammelkorb (Abbildung 4.2-5
auf Seite 89) zur Verfügung (weitere Informationen übder die Sammelkorb-Funktion finden
Sie unter 5. Automatisierter Massenversand).
Das als Standard gesetzte Briefpapier ist in der Spalte In Verwendung entsprechend gekennzeichnet.
Die Anwender haben jetzt folgende Möglichkeiten:
▪
Client-Anwendung Connect: Der Anwender ordnet das gewünschte Briefpapier zu (Abbildung 4.2-4 auf Seite 88, Position 1), wählt die Druckoption (Position 2) und wählt
Anzeigen (Position 3), um das Briefpapier in der Vorschau zu sehen.
Das einem E‑POSTBRIEF zugeordnete Briefpapier lässt sich jederzeit ändern, solange
das Senden nicht gestartet wurde.
▪
Sammelkorb: Der fachliche oder technische Betreuer wählt u. a. Druckoption (Abbildung
4.2-5 auf Seite 89, Position 1) und Briefpapier (Position 2).
Abbildung 4.2-4 Briefpapier in der Client-Anwendung Connect einem E‑POSTBRIEF zuordnen
88
4
Abbildung 4.2-5 Briefpapier einem Sammelkorb zuweisen
Das System fügt die in Ihrer PDF-Datei enthaltenen Informationen allen E‑POSTBRIEFEN
als Hintergrund hinzu.
4.2.3 Dokumentvorlage anpassen und testen
Stellen Sie sicher, dass eine Dokumentvorlage, die Sie verwenden wollen, zum Erstellen von
E‑POSTBRIEFEN mit der E‑POSTBUSINESS BOX geeignet ist.
Voraussetzung ü Die Client-Anwendungen sind auf Ihrem Arbeitsplatzrechner installiert.
Vorgehen 1. Wählen Sie unter MS Windows Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect, oder klicken Sie auf die gleichnamige Desktop-Verknüpfung.
2. Empfohlen: Um eine mitgelieferte Dokumentvorlage für Einzel- oder Serienbriefe zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
a. Wählen Sie den Menüpunkt Datei > Vorlagen.
b. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter einem anderen Dateinamen auf Ihrem
Rechner.
c. Platzieren Sie Ihre unternehmensspezifischen Daten an den gewünschten Stellen
der Dokumentvorlage.
89
4
Stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Grafik- und Bildobjekte haben ausschließlich das Format JPG.
▪
Die Sperrflächen am linken Seitenrand (12 mm) und im Adressfeld sind freigehalten.
▪
Der obere und untere Randabstand beträgt mindestens 7 mm.
▪
An den Falzpositionen sind keine Texte oder Grafiken platziert, die nicht geknickt
werden sollen (siehe Abbildung 4.2-14 auf Seite 99, Position 3).
Beim automatischen Kuvertieren liegen die Falzpositionen bei 10,5 und 21 cm
vom oberen Seitenrand.
Abbildung 4.2-6 Sperrflächen Seite 1
d. Optional: Passen Sie die Standard-Druckeinstellungen für E‑POSTBRIEFE an, die
physisch versendet werden.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.1 Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
3. Stellen Sie sicher, dass Schriften (Fonts) eingebettet sind.
90
4
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Ihres Textverarbeitungsprogramms.
HINWEIS
Schriften in MS Word einbetten: Beispiele
Beispiel 1
Wählen Sie in MS Word 2013 Datei > Optionen > Speichern > Schriftarten in der
Datei einbetten, und markieren Sie das Kontrollkästchen Nur im Dokument verwendete Zeichen einbetten.
Beispiel 2: Tun Sie unter MS Word 2003 Folgendes:
a. Wählen Sie Extras > Optionen.
b. Markieren Sie auf der Registerkarte Speichern das Kontrollkästchen Nur verwendete Zeichen einbetten (Abbildung 4.2-7 auf Seite 91).
Abbildung 4.2-7 Beispiel: Schriften einbetten unter MS Word 2003
4. Erstellen Sie mit Ihrer existierenden oder neu erstellten Dokumentvorlage einen Brief:
a. Wählen Sie (z. B. im Fall von Microsoft Word) Datei > Drucken.
b. Wählen Sie E‑POSTBUSINESS BOX Printer.
Ergebnis
Ihr E‑POSTBRIEF wird in der Vorschau angezeigt. Mögliche Fehlermeldungen werden
angezeigt (Abbildung 4.2-8 auf Seite 92, Position 3):
▪
Rot: Es liegt ein Layout-Fehler vor, den Sie beheben müssen.
▪
Grün: Die automatische Fehlerkorrektur weißt einen Bereich am linken Seitenrand,
der von Text oder Grafik freigehalten werden muss. Es ist technisch möglich, ein
solches Anschreiben zu versenden, aber es gehen möglicherweise Informationen
verloren.
91
4
HINWEIS
In unserem Beispiel erkennt das System keine Postleitzahl (Abbildung 4.2-8 auf Seite 92, Position 1). Der Fehler ist rot markiert (Abbildung 4.2-8 auf Seite 92, Position 3). Um den Fehler zu beheben, würden Sie die Platzhalter für die Adressinformationen einige Millimeter nach oben verschieben.
Das Logo am unteren Seitenrand reicht in unserem Beispiel in die Sperrfläche am
linken Seitenrand hinein. Die automatische Fehlerkorrektur überdeckt das Logo deshalb teilweise mit weißer Farbe (Abbildung 4.2-8 auf Seite 92, Position 2). Um den
Fehler zu beheben, könnten Sie das Logo verkleinern oder nach rechts verschieben.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf
muss ich achten?
Abbildung 4.2-8 Anschreiben mit Fehlern
Damit Sie Texte und Grafiken korrekt platzieren können, gibt Ihnen das System in der
Vorschau durch farbige Rahmen Anhaltspunkte.
92
4
Abbildung 4.2-9 Farbige Rahmen unterstützen des Platzieren von Grafik- und Textelementen
Die farbigen Markierungen haben folgende Bedeutung:
▪
Blauer Rahmen (Abbildung 4.2-9 auf Seite 93, Position 1): Innerhalb dieses Adressbereichs prüft das System, ob die Adresse folgende Merkmale hat:
▪
Die Anschrift hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
In der letzten Adresszeile ist eine 5-stellige Postleitzahl vorhanden. Ausnahme:
Die letzte Zeile enthält eine Länderkennung für Auslandsbriefe (beispielsweise
SCHWEIZ).
TIPP
Positionieren Sie die Adresse innerhalb des Adressfelds so hoch wie möglich.
Hintergrund: Die Briefhüllen für Standardbriefe sind für bis zu 9 Blätter ausgelegt.
Wenn weniger Blätter enthalten sind, ergeben sich einige Millimeter Spiel. Dadurch kann es in Ausnahmefällen dazu kommen, dass der untere Bereich des
Adressfelds nicht vollständig im Sichtfenster des kuvertierten Briefs sichtbar ist.
93
4
▪
Grauer Rahmen (Abbildung 4.2-9 auf Seite 93, Position 3): Befindet sich eine optionale Absenderangabe innerhalb dieses Bereichs, so ist sie im Fensterbriefumschlag
lesbar.
▪
Grüner Rahmen (Abbildung 4.2-9 auf Seite 93, Position 5): Befindet sich eine optional einzugebende E‑POST Adresse des Empfängers in diesem Bereich, liest das
System die E‑POST Adresse aus. Sie können hier in einer Briefvorlage z. B. für einen Serienbrief ein Serienbrieffeld platzieren, das die E‑POST Adresse automatisch
einfügt.
▪
Roter Rahmen (Abbildung 4.2-9 auf Seite 93, Position 2, 4 und 6): Innerhalb dieser
Sperrbereiche dürfen sich weder Texte noch Bilder (auch keine transparenten Bilder) befinden.
Grafik- und Textelemente, die in die Sperrflächen am linken Seitenrand hineinragen, werden jedoch durch die automatische Layout-Korrektur geweißt. Trotz solcher
Fehler ist das Versenden des Briefs damit technisch möglich.
5. Um Layout-Anpassungen vorzunehmen, die das System als erforderlich anzeigt, tun Sie
Folgendes:
a. Wählen Sie Abbrechen (siehe Abbildung 4.2-8 auf Seite 92, Position 3).
b. Passen Sie das Layout des Anschreibens an.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden.
6. Wiederholen Sie die Schritte 2. bis 5., bis die Sperrflächen frei sind und das System keine Fehler mehr anzeigt.
7. Speichern Sie die Dokumentvorlage. Stellen Sie sicher, dass der Dateiname keine Umlaute enthält.
Nächste Schritte:
Wenn Sie Serienbriefe erstellen wollen, stellen Sie sicher, dass eine Steuerungsinformation
zum Trennen der Briefe eingefügt ist (4.2.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen).
Laden Sie die fertige Dokumentvorlage in die E‑POSTBUSINESS BOX hoch (4.2.6 Dokumentvorlage zentral bereitstellen ).
4.2.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
Aus technischen Gründen ist es nötig, dass bestimmte Sperrflächen im Adressfeld und am
linken Rand nicht bedruckt sind. Die Client-Anwendung Connect korrigiert Layout-Fehler in
Ihren Anschreiben automatisch, wenn die Sperrflächen am linken Seitenrand berührt sind.
Den Inhalt von Anhängen, die Sie hinzufügen, verkleinert er nötigenfalls im erforderlichen
Maß. Außerdem zeigt er Layout-Fehler im Adressfeld an, die er nicht automatisch korrigieren kann. Dieses Kapitel beschreibt die Wirkungsweise der automatischen Fehlerkorrektur
und zeigt, worauf Sie achten müssen.
Die automatische Korrektur von Layout-Fehlern ist hilfreich, wenn Sie auf das Layout von
Briefen keinen Einfluss haben. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie
▪
Briefe versenden, die Sie als PDF-Dateien von einem Dienstleister erhalten (z. B. Gehaltsabrechnungen)
▪
Briefe mit einem Dokumenten-Management-System erzeugen, das sich nur unter großem Aufwand anpassen ließe
94
4
ACHTUNG
Warum Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE erstellen?
Bei der automatischen Fehlerkorrektur können Informationen verloren gehen oder anders
als gewünscht dargestellt werden. Wenn Sie das Layout Ihrer E‑POSTBRIEFE beeinflussen können, empfehlen wir deshalb, alle Briefe mit Hilfe von Dokumentvorlagen oder
elektronischem Briefpapier zu erstellen. Damit stellen Sie sicher, dass das Layout sowohl
den Vorgaben des E‑POST Systems wie auch Ihren eigenen Design-Vorgaben entspricht
und alle Informationen wunschgemäß gedruckt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen.
Die automatische Fehlerkorrektur wirkt auf zweierlei Weise. Wenn die Client-Anwendung
Connect feststellt, dass Text- oder Grafikelemente die Sperrflächen
▪
im Anschreiben überdecken (am linken Seitenrand aller Seiten), dann weißt er die betreffenden Stellen. Hier können also Informationen verloren gehen.
▪
in nachträglich zugefügten Anhängen überdecken (am linken Seitenrand), dann verkleinert er die betreffenden Seiten und verschiebt sie nach rechts. Hier können Informationen nicht verloren gehen.
Fehlerkorrektur In seltenen Fällen können durch das Weißen inhaltliche Informationen verloren gehen. Damit
durch Weißen Sie das prüfen und vermeiden können, zeigt die Client-Anwendung Connect an, wo Stellen
geweißt werden. Die folgenden Beispiele illustrieren, worauf Sie achten müssen.
Beispiel 1: Ein Logo ragt in die Sperrfläche am linken Seitenrand hinein (Abbildung 4.2-10
auf Seite 96, Position 1). Das System zeigt die Ursache der Fehler in grüner Schrift an
95
4
Abbildung 4.2-10 Automatisch korrigierte Fehler
Beispiel 2: Die Adresse ist zu weit unten, das System findet keine Postleitzahl (Abbildung
4.2-11 auf Seite 97, Position 2). Es ist in diesem Fall technisch nicht möglich, den Brief zu
versenden. Eine rote Fehlermeldung beschreibt die Ursache des Fehlers (Abbildung 4.2-11
96
4
Abbildung 4.2-11 Nicht automatisch korrigierbarer Layout-Fehler
Fehlerkorrektur Beim Verkleinern von Anhängen erscheint eine Meldung (Abbildung 4.2-12 auf Seite 97,
durch Verkleinern Position 1).
Abbildung 4.2-12 Fehlerkorrektur: Meldung bei Verkleinern
Wenn Sie den Anhang in der Vorschau prüfen, stellen Sie in unserem Beispiel Folgendes
fest (Abbildung 4.2-13 auf Seite 98):
▪
Die erste Seite des Anhangs wird verkleinert und nach rechts verschoben, weil der Text
in die Sperrfläche am unteren Teil des linken Seitenrands hineinragt (roter Pfeil in Abbildung 4.2-13 auf Seite 98).
97
4
▪
Die zweite Seite des Anhangs bleibt unverändert (gelber Pfeil in Abbildung 4.2-13 auf
Seite 98), weil der Text aufhört, bevor die Sperrfläche am unteren linken Seitenrand beginnt (sie erstreckt sich ungefähr über die beiden unteren Drittel der Seite).
Abbildung 4.2-13 Verkleinern von Seiteninhalten
4.2.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und
E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden
Beheben Sie die Ursachen von Fehlern eines E‑POSTBRIEFS oder einer Dokumentvorlage
für E‑POSTBRIEFE.
Hintergrund: Die E‑POSTBUSINESS BOX stellt sicher, dass nur Druckaufträge, die den
Vorgaben der automatisierten Verarbeitung entsprechen, auf die E‑POSTBUSINESS BOX
gelangen und verarbeitet werden. Damit Ihre Geschäftsbriefe einwandfrei als
E‑POSTBRIEFE verschickt werden, müssen Ihre Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFE
den standardisierten Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung entsprechen (DIN 5008).
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen typische
Fehlerursachen identifizieren und beheben. Es beschreibt insbesondere
▪
die Position von Sperrflächen, die Sie von Text oder grafischen Elementen freihalten
müssen
▪
die genaue Position des Adressfelds
▪
formale Merkmale der Adresse des Empfängers
▪
typische Probleme, die bei der Verwendung von Grafiken auftreten
Wenn das System Fehler anzeigt, prüfen Sie Schritt für Schritt die folgenden möglichen
Ursachen.
98
4
ACHTUNG
LibreOffice 4
Wenn Sie den Serienbrief-Assistenten in LibreOffice 4.x verwenden, kommt es zur Verletzung von Sperrflächen.
Wählen Sie eine alternative Art, Serienbriefe zu erstellen.
4.2.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten
muss?
Die folgenden Abbildungen geben einen Überblick über die Sperrflächen, die in ein- und
mehrseitigen E‑POSTBRIEFEN freizuhalten sind, damit das System die E‑POSTBRIEFE
verarbeiten kann.
1
297 mm
9 mm
90 mm
7 mm
oben/unten: Nicht druckbarer
Bereich auf allen Seiten,
keine Prüfung
2
130 mm
15
mm
85 mm
3
links:
Prüfung
auf allen
Seiten
5
2,5 mm
4
rechts: Nicht druckbarer
Bereich auf allen Seiten,
keine Prüfung
Abbildung 4.2-14 Maße für Sperrflächen und Adressposition
▪
Position 1: Absenderadresse
▪
Position 2: Sperrfläche für die sogenannte DV-Freimachung mit DataMatrix-Code
▪
Position 3: Position der Falzmarke, die bei postalischer Zustellung automatisch ermittelt
wird
▪
Position 4: E‑POST Adresse
▪
Position 5: Sperrfläche für DV-Freimachung
Bei mehrseitigen Dokumentvorlagen müssen Sie die Sperrflächen wie folgt berücksichtigen:
99
4
▪
Erste Seite: Seitenränder, Falzmarken, Adressfeld, Feld für DV-Freimachung.
Abbildung 4.2-15 Sperrflächen Seite 1
100
4
▪
Zweite Seite und folgende: nur Seitenränder und Falzmarken
Abbildung 4.2-16 Sperrflächen Seite 2 und folgende
101
4
HINWEIS
Toleranzen beim Druck berücksichtigen
Die nicht druckbaren Bereiche am rechten sowie an den oberen und unteren Seitenrändern sind unkritisch und werden vom System nicht geprüft. Aus technischen Gründen
kann jedoch nicht garantiert werden, dass sie bedruckt werden. Wir empfehlen, Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier so zu gestalten, dass diese drucktechnischen Toleranzbereiche frei sind. So vermeiden Sie ungewünschte Layout-Effekte (z. B.
sichtbare weiße Streifen).
HINWEIS
Automatisches Weißen von Sperrflächen
Das System weißt die für technische Informationen reservierten Sperrflächen automatisch. Weitere Informationen zur automatischen Fehlerkorrektur finden Sie im Anwenderhandbuch unter 4.2.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?.
4.2.4.2 Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen
Stellen Sie das richtige Papierformat ein, und halten Sie die Sperrflächen an den Seitenrändern von Text oder Grafik frei.
Vorgehen
►
▪
Das Papierformat ist DIN A4 Hochformat.
▪
Auf allen Seiten eines Briefs (einschließlich Anhängen) sind die Sperrflächen an den
Seitenrändern freigehalten von Zeichen oder Grafiken.
ACHTUNG
Grafiken sind z. B. Logos, aber auch unsichtbare (z. B. weiße oder transparente)
Hintergründe, die über die sichtbaren grafischen Elemente hinausragen.
▪
Linker Seitenrand: Die Sperrfläche am linken Seitenrand beginnt 90 mm unterhalb des oberen Seitenrands. Sie ist 12 mm breit und reicht bis zum unteren Seitenrand.
▪
Oberer/unterer Seitenrand: Der Abstand zum oberen und unteren Seitenrand
beträgt mindestens 7 mm.
▪
Rechter Seitenrand: Der Abstand zum rechten Seitenrand beträgt mindestens
2,5 mm.
Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 4.2.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die
Sperrflächen, die ich beachten muss?
4.2.4.3 Sperrflächen im Adressfeld einhalten
Prüfen Sie, ob auf der ersten Seite der Sendung das Adressfeld an der richtigen Position
steht und ob die Sperrflächen für die DV-Freimachung von Text oder Grafik freigehalten sind.
102
4
Vorgehen
►
▪
▪
▪
Das Feld für die Absenderadresse (siehe Abbildung 4.2-14 auf Seite 99, Position 1)
hat
▪
einen Abstand von 45 mm zum oberen Seitenrand
▪
einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
▪
eine Höhe von 8 mm
Für Informationen zur DV-Freimachung sind unter der Absenderadresse folgende
zwei Sperrflächen freigehalten:
▪
6x43 mm (siehe Abbildung 4.2-14 auf Seite 99, Position 5)
▪
13x28 mm (siehe Abbildung 4.2-14 auf Seite 99, Position 2)
Das Feld für die E‑POST Adresse (Abbildung 4.2-14 auf Seite 99, Position 4) hat
▪
einen Abstand von 90 mm zum oberen Seitenrand
▪
einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
▪
eine Höhe von 15 mm
▪
eine Breite von 130 mm
HINWEIS
Das System kann die E‑POST Adresse nur erkennen, wenn sie vollständig innerhalb des definierten Bereichs steht.
Auf eine bestimmte Platzierung der E‑POST Adresse in diesem Bereich kommt es
nicht an. Auch kann anderer Text darin platziert sein, solange er nicht wie eine
E‑POST Adresse (nach dem Schema <vorname>.<nachname>.<Zähler>@epost.de oder <vorname>.<nachname>@<firma>.epost.de) aufgebaut ist.
►
Um die Absenderadresse vollständig im Bereich des Sichtfensters zu platzieren, wählen Sie für Ihre Absenderadresse eine passende Schriftgröße.
►
Um sicherzustellen, dass Briefinhalte nicht im Sichtfenster sichtbar werden, haben Sie
unterhalb des Adressbereichs genügend Abstand zum restlichen Text des Briefes eingefügt.
4.2.4.4 Falzmarken entfernen, die in Sperrflächen hineinragen
Optional: Entfernen Sie Falzmarken, die in die Sperrflächen hineinragen.
Das Entfernen der Falzmarken ist aus technischen Gründen wünschenswert, aber nicht
zwingend notwendig, weil die Ränder automatisch geweißt werden. Weitere Informationen
finden Sie unter 4.2.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
103
4
Vorgehen
►
Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentvorlage oder E‑POSTBRIEF keine Falzmarken
enthält.
Falzmarken sind kleine waagrechte Striche am linken Seitenrand, die in die linke Sperrfläche hineinragen. Es sind Hilfslinien, die beim manuellen Falzen (Knicken) eines Briefes helfen sollen, den Brief so zu falten, dass der Adressbereich sich im Sichtfenster des
Briefumschlags befindet. Bei der automatischen Kuvertierung sind diese Marken nicht
notwendig.
Beim automatischen Kuvertieren durch das E‑POST System werden die Falzpositionen
automatisch ermittelt und liegen bei 105 mm und 210 mm vom oberen Seitenrand (Abbildung 4.2-14 auf Seite 99, Position 3). Falzpositionen werden nur dann ermittelt, wenn Ihre Briefe postalisch zugestellt werden.
ACHTUNG
Platzieren Sie an den Falzpositionen keine Texte oder Grafiken, die nicht geknickt
werden sollen.
►
Wenn Ihr Programm zur Dokumentenerstellung Falzmarken automatisch in die Dokumentvorlage einfügt, deaktivieren Sie diese Funktion.
4.2.4.5 Empfängeradresse formal korrekt erfassen
Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.
Vorgehen
►
Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen
entspricht:
▪
Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl oder eine Länderbezeichnung.
Bei einer Adresse mit einer Länderbezeichnung (also bei einem Auslandbrief), prüft
das System die Postleitzahl nicht.
Beispiel
▪
Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des
Empfängers passen (siehe Abbildung 4.2-14 auf Seite 99, grauer Bereich: Feld für
Anschrift des Empfängers).
▪
Die Schriftfarbe ist schwarz.
▪
Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort.
Korrekt ist z. B.:
Beispielstraße 5
12345 Musterstadt
104
4
►
Stellen Sie bei Großkundenanschriften sicher, dass der Firmenname nicht umgebrochen wird.
Beispiel
▪
Schreiben Sie den Firmennamen in eine einzige Zeile.
▪
Fügen Sie eine Leerzeile zwischen Firmennamen und Postleitzahl/Ort ein, also dort,
wo das System einen Straße und Hausnummer erwartet.
Korrekt ist:
Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG
12345 Musterstadt
oder
Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG
12345 Musterstadt
Beispiel
Falsch wäre:
Gebrüder Mustermann - Deutsche
Edelstahlwerke AG
12345 Musterstadt
Das System würde in diesem Beispiel Zeile 2 als Straße ohne Angabe der
Hausnummer interpretieren.
TIPP
Adresse kürzen
Das Umbrechen des Firmennamens ist nicht möglich. Wenn eine
Großkundenanschrift nicht ins Adressfeld passt, versuchen Sie deshalb Folgendes:
►
Beispiel
▪
Wählen Sie eine kleinere Schriftart.
▪
Kürzen Sie den Namen ab, in unserem Beispiel etwa „Gebr. Mustermann Dt.
Edelstahlwerke AG“
Bei Inlandsbriefen verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder
ISO-Codes wie „D“ oder „DE“.
Falsch ist: D-12345 Musterstadt
Richtig ist: 12345 Musterstadt
105
4
►
Stellen Sie bei Auslandsbriefen Folgendes sicher:
▪
Sie haben die Länderbezeichnung in Großbuchstaben auf Deutsch, Englisch oder
Französisch in die letzte Zeile der Adresse geschrieben (z. B. SCHWEIZ oder SWITZERLAND oder SUISSE).
▪
Sie haben den Ortsnamen in Großbuchstaben möglichst in der Schreibweise des
Bestimmungslands geschrieben (z. B. MILANO statt MAILAND).
Beispiel
20100 MILANO
ITALIEN
HINWEIS
Im Connect-Client erscheint die Meldung Unbekannte Länderkennung '<...>'"?
Wenn die Länderkennung an sich korrekt ist, enthält die Auslandsadresse möglicherweise eine inkompatible Schriftart.
Stellen Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur sicher, dass das Kontrollkästchen Leerzeichen erkennen nicht makriert ist.
►
Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich. Stellen Sie dazu Folgendes sicher:
▪
Sie verwenden Standardschriften wie z. B. Arial mit Schriftgröße 9 oder 10.
▪
Sie verwenden keine kursiven oder unterstrichenen Schriften.
▪
Sie verwenden keine Zierschriften oder sonstige Schriften mit Sondereffekten.
▪
Sie verwenden keine Rahmen- oder Tabellenlinien im Adressbereich.
4.2.4.6 Grafiken korrekt formatieren und aus Sperrflächen heraushalten
Wenn Sie Grafiken (z. B. ein Logo oder ein Hintergrundbild) verwenden, prüfen Sie, ob die
Grafiken oder z. B. unsichtbare Teile von Grafiken die Sperrflächen verletzen.
Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 4.2.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten muss?
Vorgehen
►
Stellen Sie sicher, dass Sie nur Grafiken im JPG-Format verwenden.
►
Stellen Sie sicher, dass Grafik- und Bildobjekte eine Auflösung von mindestens 300 dpi
haben. Prüfen Sie die Auflösung z. B. mit einem kostenlosen Programm wie IrfanView.
►
Stellen Sie sicher, dass Grafiken nicht herunterskaliert, sondern in Echtgöße in Ihre Dokumentvorlage eingefügt sind. Prüfen Sie dazu z. B. in Microsoft Word unter Grafik formatieren > Größe > Skalieren, ob für Höhe und Breite jeweils 100% eingestellt ist.
Wenn die reale Größe größer ist als die sichtbare Größe, dann können die Sperrflächen
verletzt werden.
Um die reale Größe einer Grafik zu ermitteln, können Sie z. B. ein (kostenloses) Programm wie IrfanView benutzen.
106
4
►
Prüfen Sie, ob unsichtbare (z. B. transparente) Grafiken die Sperrflächen verletzen:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Ergebnis
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grauweiß gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Transparente Grafiken vermeiden
Probleme mit transparenten Grafiken treten häufig bei PDF-Dokumenten auf, die mit
Bildbearbeitungsprogrammen wie Adobe Photoshop erstellt wurden oder aus gescannten Dokumenten stammen.
Abhilfe: Verwenden Sie gängige Textverarbeitungsprogramme wie z. B. Microsoft
Word, Open Office Writer, Libre Office oder DTP-Programme wie Adobe InDesign.
►
Stellen Sie sicher, dass Sie keine ganzseitigen Hintergrundbilder verwenden.
Ganzzeitige oder großflächige Hintergrundbilder führen zu Fehlern bei der DruckVorprüfung, weil das System auch den „weißen“ oder transparenten Bildanteil als Bild erkennt, das Sperrflächen verletzt.
Um zu prüfen, ob ein großflächiges Hintergrundbild eine Sperrfläche verletzt, tun Sie Folgendes:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie unter Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Ergebnis
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grauweiß gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Große Grafiken in kleinere teilen
1. Wenn eine großflächige Grafik (etwa Hintergrundbilder, welche die Fußzeile und
ein Logo am oberen Seitenrand sowie z. B. die Absenderadresse beinhalten) zu
groß ist, teilen Sie sie in zwei oder mehr getrennte Bilder auf.
2. Platzieren Sie die Bilder so, dass sie nicht in den Adressbereich hineinragen.
107
4
►
Stellen Sie sicher, dass sich Grafiken nicht gegenseitig überlagern.
Bei der Umsetzung von PDF-Dateien für den Druck können aus überlappenden Bildern
neue, größere Bildobjekte entstehen, die in ihrer neuen Größe freizuhaltende Sperrflächen überdecken.
TIPP
Überlappende Grafiken vermeiden
►
▪
Um beim Anordnen Ihrer Grafik- und Bildelemente Überlappungen zu vermeiden,
schneiden Sie diejenigen Randbereiche der Einzelelemente ab, die inhaltlich irrelevant sind.
▪
Ordnen Sie grafische Elemente in der Vorlage so an, dass sie von den Anwendern
nicht verschoben werden können. Erstellen Sie z. B. in Microsoft Word Dokumentvorlagen, in welchen die Grafiken in der Kopf- und Fußzeile eingebettet sind.
Stellen Sie sicher, dass „unsichtbare“, z. B. weiße Text- oder Bildelemente nicht die
Sperrflächen verletzen:
1. Um zu prüfen, ob Bilder (z. B. eingefügte Unterschriften) größer sind als der davon
sichtbare Teil, wählen Sie in einem kostenlosen Programm wie z. B IrfanView den
Menüpunkt Image > Information.
2. Um eventuell versteckte Texte zu lokalisieren, benutzen Sie z. B. in Microsoft Word
die „Alles Markieren“-Funktion.
►
Vermeiden Sie es, Grafiken mit der Methode der Clipping-Pfade aus DTP-Programmen
(z. B. Photoshop, QuarkXPress, FreeHand, InDesign) zu beschneiden.
Clipping-Pfade aus DTP-Programmen, mit denen Ausschnitte aus Bildern bestimmt wurden, werden in der Druckvorbereitung nicht berücksichtigt.
Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlagen mit Hilfe von Bildbearbeitungs- oder DTPProgrammen erstellen und die Methode der Clipping-Pfade verwenden, um Ausschnitte
aus größeren Bildelementen als zu druckende Bereiche zu definieren, dann wird bei der
Umsetzung der PDF-Dateien für den Druck möglicherweise das Bild in seiner Gesamtgröße umgesetzt und nicht nur der durch den Clipping-Pfad definierte Ausschnitt.
▪
Wandeln Sie Ihre Grafik mit einem Bildbearbeitungsprogramm in ein JPG-Bild um,
und bringen Sie es auf die Größe, wie Sie die Grafik 1:1 in die Dokumentvorlage einbauen wollen.
▪
Wenn Sie aus einem größeren Bild nur einen Teilbereich sichtbar in der Dokumentenvorlage verwenden wollen, dann schneiden Sie diesen Teilbereich aus und fügen
ihn als eigene Bilddatei in die Dokumentenvorlage ein.
HINWEIS
Grafiken beschneiden
Beschneiden Sie Grafiken in einem Bildbearbeitungsprogramm. Verwenden Sie nicht
die „Beschneiden“-Funktion z. B. von Microsoft Word.
4.2.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen
Um eine Dokumentvorlage zum Erstellen von Serienbriefen benutzen zu können, fügen Sie
eine Steuerungsinformation ein oder legen einen regulären Ausdruck als Steuerungsinformation fest. Damit stellen Sie sicher, dass das System einzelne Anschreiben eines Serienbriefs unterscheiden und trennen kann.
108
4
Weitere Informationen darüber, was Serienbriefe sind und wie Sie sie mit der
E‑POSTBUSINESS BOX versenden, finden Sie unter Serienbriefe mit der ClientAnwendung Connect senden.
4.2.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen
Wenn Sie eine Dokumentvorlage neu erstellen oder eine bestehende Dokumentvorlage anpassen, fügen Sie die Steuerungsinformation, die das System zum Trennen der Briefe benötigt, ins Dokument in weißer Schriftfarbe auf weißem Grund ein, so dass sie im gedruckten
Brief nicht sichtbar ist.
Sie nutzen diese Option beispielsweise auch dann, wenn Sie ZahlungsPLUS verwenden und
in Ihre Rechnungen die Rechnungsdaten in von Form von Weißtext einfügen. Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch unter Rechnungen
senden.
HINWEIS
Das System akzeptiert Weißtext-Steuerungsinformationen ausschließlich für das Trennen
von Serienbriefen und für das Einfügen von Rechnungsdaten.
Voraussetzung ü Sie haben eine funktionierende Dokumentvorlage erstellt.
Vorgehen 1. Fügen Sie die Steuerungsinformation, z. B. [[NeuerBrief]], in die Dokumentvorlage
Ihres Anschreibens ein (siehe Abbildung 4.2-17 auf Seite 110, Position 1) und stellen
Sie dabei Folgendes sicher:
a. Die Steuerungsinformation hat die Form [[NeuerBrief]] (Abbildung 4.2-17 auf Seite 110, Position 2). Halten Sie die Schreibweise mit doppelten Blockklammern
und ohne Leerzeichen ein.
b. Die Steuerungsinformation steht ausschließlich auf der ersten Seite jedes Anschreibens und kommt dort nur ein einziges Mal vor.
c. Die Steuerungsinformation steht nicht im Adressfeld.
d. Die Steuerungsinformation hat mindestens 5 Zeichen.
e. Die Steuerungsinformation enthält keine Sonderzeichen, z. B. „€“ oder „ – “ (Gedankenstrich).
Umlaute und reguläre Satzzeichen wie „ , “ (Komma) und „ . “ (Punkt) sind zulässig.
f.
Empfehlung: Damit die Steuerungsinformation unsichtbar ist, verwenden Sie die
Schriftfarbe weiß (bei weißem Briefpapier).
Um eine bereits eingefügte Steuerungsinformation (Abbildung 4.2-17 auf Seite 110,
Position 2) sichtbar zu machen, markieren Sie den Text mit Strg+A und wählen die
Schriftfarbe schwarz (Abbildung 4.2-17 auf Seite 110, Position 1).
109
4
Beispiel
Abbildung 4.2-17 Steuerungsinformation in Dokumentvorlagen für Serienbriefe sichtbar machen
g. Empfehlung: Verwenden Sie eine Standard-Schriftart wie Arial oder Times New Roman.
h. Empfehlung: Legen Sie für den Schriftgrad einen Wert zwischen 1 und 12 fest.
2. Wenn Sie fachlicher oder technischer Betreuer sind: Stellen Sie unter
E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur sicher, dass im Feld Trennmarke der
Ausdruck eingetragen ist, den Sie als Steuerungsinformation in die Dokumentvorlage
eingefügt haben, in unserem Beispiel der Ausdruck [[NeuerBrief]].
3. Um Rechnungen zu versenden, fügen Sie Variablen für Rechnungsdaten in Form von
Weißtext ein.
Folgen Sie der Anleitung unter 6.1.3.1 Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien einfügen.
4.2.5.2 Regulären Ausdruck als Steuerungsinformationen zum Trennen
von Serienbriefen festlegen
Wenn Sie eine bestehende Dokumentvorlage unverändert weiterbenutzen oder Serienbriefe
automatisiert versenden möchten, legen Sie einen beliebigen regulären Ausdruck fest, den
das System als Steuerungsinformation benutzt und für das Auftrennen eines Serienbriefs in
Einzelbriefe erkennt.
Unter regulären Ausdrücken verstehen wir hier wiederkehrende Ausdrücke Ihres Dokuments, z. B. ein Teil der Datumszeile oder der Ausdruck „geehrte“ aus der Anrede.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur.
2. Geben Sie im Eingabefeld Trennmarke einen regulären Ausdruck ein, der ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens vorkommt, z. B. „geehrte“ aus der Anrede oder „Bonn,“ aus der Datumszeile.
Voreingestellt ist der Ausdruck [[NeuerBrief]]. Diesen Ausdruck verwenden Sie, wenn
Sie eine Dokumentvorlage erstellt haben, in die Sie diesen Ausdruck als weiß (und damit
bei weißem Briefpapier unsichtbar) formatierte Steuerungsinformation eingefügt haben.
Beachten Sie beim Erfassen eines regulären Ausdrucks folgende Richtlinien:
110
4
▪
Der Ausdruck kommt ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens
und dort nur ein einziges Mal vor.
▪
Der Ausdruck besteht aus einem einzigen Wort, er enthält keine Leerzeichen.
▪
Der Ausdruck hat mindestens 5 Zeichen.
▪
Der Ausdruck enthält keine Umlaute oder Sonderzeichen.
▪
Wenn Ihre Organisation ZahlungsPLUS nutzt, um Rechnungen mit der Serienbrieffunktion zu versenden, dann fügen Sie die Rechnungsdaten als Weißtext in Ihre
Rechnungen ein. Der Brieftrenner muss dann in [[doppelten eckigen Klammen]]
stehen. Einen solchen Ausdruck fügen Sie am besten – genau so wie Sie es mit den
Rechnungsdaten machen – ebenfalls in Form von Weißtext in Ihre Dokumentvorlage
ein.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.
3. Sichern Sie Ihre Eingabe.
4. Prüfen Sie nach dem Trennen, ob das System die korrekte Anzahl an Anschreiben
erzeugt hat.
Links unten zeigt das System die Anzahl der Briefe an.
4.2.6 Dokumentvorlage zentral bereitstellen
Stellen Sie eine Dokumentvorlage allen Anwendern in Ihrem Haus bereit. Anwender finden
die Dokumentvorlage in der Client-Anwendung Connect unter dem Menüpunkt Datei > Vorlagen.
Voraussetzung ü Sie haben eine gültige Dokumentvorlage erstellt, mit der sich E‑POSTBRIEFE versenden lassen. Weitere Informationen zum Testen Ihrer Dokumentvorlage finden Sie unter
4.2.3 Dokumentvorlage anpassen und testen.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Vorlagen.
2. Um Ihre Dokumentvorlage zu wählen, wählen Sie Durchsuchen.
3. Wählen Sie Hinzufügen.
Ergebnis
Ihre Dokumentvorlage steht den Anwendern zum Herunterladen bereit.
4. Optional: Um eine nicht mehr benötigte Dokumentvorlage zu löschen, tun Sie Folgendes:
a. Markieren Sie die Dokumentvorlage (Abbildung 4.2-18 auf Seite 112, Position 1).
b. Wählen Sie in der Liste den Eintrag Vorlage entfernen (Abbildung 4.2-18 auf Seite
112, Position 2).
c. Bestätigen die Sicherheitsabfrage mit OK.
111
4
Fachliche Administration ǀ Poststelle überwachen
Abbildung 4.2-18 Vorlage entfernen
5. Optional: Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, können Sie die BeispielDokumentvorlagen ausblenden, die standardmäßig mit der E‑POSTBUSINESS BOX
ausgeliefert werden.
4.3 Poststelle überwachen
In der Poststelle überwachen Sie die Eingangspost. Stellen Sie sicher, dass alle empfangenen E‑POSTBRIEFE, die z. B. an ein Sammelpostfach gesendet wurden, von einem Sachbearbeiter zur Kenntnis genommen werden.Die Eingangspost einzelner Adressaten lässt
sich aus Gründen des Briefgeheimnisses nicht überwachen.
Informationen über Ausgangspost stehen im Versandjournal zur Verfügung.
4.3.1 Versand und Empfang überwachen und manuell starten
Prüfen Sie den aktuellen Verarbeitungszustand Ihrer E‑POSTBRIEFE, und stellen Sie fest,
wann das automatische Versenden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN geplant ist. Starten Sie die Prozesse bei Bedarf manuell.
Prüfen Sie folgende Prozesse sowie den aktuellen Status der Briefe:
▪
Briefversand: Prüfen Sie, wann Ihre E‑POSTBUSINESS BOX Ihre versandbereiten
E‑POSTBRIEFE ins Rechenzentrum und damit ins E‑POST System der Deutschen
Post AG hochlädt.
Weitere Informationen über das Konfigurieren der Versandintervalle finden Sie unter
4.4.6 Versandintervalle festlegen.
▪
Briefempfang: Prüfen Sie, ob E‑POSTBRIEFE in Ihrem Kundenkonto im E‑POST System vorliegen, die auf die E‑POSTBUSINESS BOX heruntergeladen werden können.
Weitere Informationen über das Konfigurieren der Abholintervalle finden Sie unter
4.4.9 Intervalle für das Abholen eingegangener E‑POSTBRIEFE festlegen.
▪
Sammelkorb: Prüfen Sie, wann das System PDF-Dateien verarbeitet, die Ihre brieferzeugende Anwendung in einen Sammelkorb exportiert. Der Zeitpunkt der Verarbeitung
hängt ab von dem Wert, den Sie im Feld Prüfintervall für Sammelkorb-Verzeichnis
(5.2 Sammelkorb konfigurieren) angegeben haben.
112
4
▪
Mögliche Zustände von E‑POSTBRIEFEN
▪
Angehalten: Anzahl der Briefe, die darauf warten, freigegeben zu werden. Die Briefe
sind zwar versandbereit, jedoch noch nicht vom verantwortlichen Freigeber für den
Versand freigegeben.
▪
Entwurf: Anzahl der E‑POSTBRIEFE, die Anwender der Client-Anwendung Mailbox
erstellt und als Entwurf gespeichert haben
▪
Ausgeliefert: Anzahl der postalisch zugestellten E‑POSTBRIEFE
▪
Druck angefordert: Anzahl der E‑POSTBRIEFE, welche ans Rechenzentrum der
Deutschen Post AGweitergegeben und noch nicht quittiert sind
▪
Digital zugestellt: Anzahl der elektronisch zugestellten E‑POSTBRIEFE
▪
Abgelehnt: Anzahl der von Freigebern abgelehnten Briefe, die korrigiert werden
müssen
▪
Neu: Anzahl der noch nicht gelesenen E‑POSTBRIEFE im Posteingang
▪
Gelesen: Anzahl der E‑POSTBRIEFE die von Anwendern in der Client-Anwendung
Mailbox als gelesenen markiert wurden
▪
Storniert: Anzahl der z. B. von Anwendern stornierten Briefe.
▪
Fehlerhaft: E‑POSTBRIEFE, die bei der Verarbeitung im E‑POST System auf einen
Fehler gelaufen sind und nicht gedruckt oder zugestellt werden konnten. Tun Sie Folgendes:
▪
Wenn einzelne E‑POSTBRIEFE betroffen sind, bitten Sie den betreffenden Mitarbeiter, sie im Mailbox-Client zu prüfen und erneut zu versenden.
▪
Wenn alle Mitarbeiter betroffen sind, verständigen Sie den Kundenservice.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Verarbeitungsstatus.
Ergebnis
Der jeweils nächste geplante Verarbeitungszeitpunkt wird für die einzelnen Prozesse
angezeigt.
2. Um einen Verarbeitungsprozess zu starten, wählen Sie die betreffende Schaltfläche.
HINWEIS
Konfigurieren der Intervalle von Versand umd Empfang
Konfigurieren Sie bei Bedarf die Versand- und Empfangsintervalle. Weitere Informationen finden Sie unter
▪
▪
4.3.2 Nicht persönlich zugeordnete E‑POSTBRIEFE identifizieren und
weiterleiten
Leiten Sie E‑POSTBRIEFE, die keinem Empfänger (Anwender-Postfach) zugestellt wurden,
an einen zuständigen Mitarbeiter weiter. Das ist wichtig, damit Sie z. B. mögliche Fristen
nicht versäumen.
Die E‑POSTBUSINESS BOX sammelt alle eingegangenen E‑POSTBRIEFE, die sie keinem
Empfänger (Anwender-Postfach) eindeutig zuordnen kann, in einem speziellen Postfach.
Dies umfasst beispielsweise folgende Fälle:
113
4
▪
Der E‑POSTBRIEF ist an ein nicht-personengebundenes Postfach adressiert, das Sie im
öffentlichen Verzeichnis der E‑POST Adressen bekannt gemacht haben. Weitere Informationen finden Sie unter Empfehlung: Öffentliche E‑POSTBRIEF Unternehmensadresse anlegen.
▪
Der Absender hat den localpart der E‑POST Adresse falsch geschrieben.
Das Postfach, in dem diese E‑POSTBRIEFE ankommen, heißt Poststelle. Als fachlicher Betreuer sind Sie im Interesse Ihres Unternehmens dafür verantwortlich, dieses Postfach regelmäßig (möglichst täglich) zu prüfen und die nicht zugeordneten E‑POSTBRIEFE an die zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten.
Voraussetzung ü Sie haben mit der Client-Anwendung Connect testweise einen E‑POSTBRIEF an eine
nicht existierende Adresse innerhalb Ihrer E‑POSTBRIEF Sub-Domäne gesendet.
ü Sie haben Autorisierung als fachlicher Betreuer und sind dem Gruppenpostfach Poststelle als Mitglied zugeordnet.Weitere Informationen finden Sie unter 4.1.5 Gruppenpostfach anlegen.
Vorgehen 1. Starten Sie die Client-Anwendung Mailbox.
2. Wählen Sie Rollen > Gruppe: poststelle.
3. Öffnen Sie den Posteingang.
Ergebnis
Nicht zugestellte E‑POSTBRIEFE werden angezeigt.
4. Leiten Sie die nicht zugestellten E‑POSTBRIEFE an die zuständigen Anwender weiter.
4.3.3 Bei Empfangsstörung E‑POSTBRIEFE im Fallback-Postfach abrufen
Wenn das Empfangen von E‑POSTBRIEFEN längere Zeit gestört ist (z. B. wegen eines
Stromausfalls), dann rufen Sie die E‑POSTBRIEFE über das sogenannte Fallback-Postfach
ab.
TIPP
Prüfen Sie das Fallback-Postfach in Ihrem E‑POST Webportal in regelmäßigen Abständen.
In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass aus technischen Gründen E‑POSTBRIEFE
nicht zugestellt werden können, beispielsweise wenn es zu längeren Ausfallzeiten der
Serversysteme kommt. In diesem Fall landen nicht zugestellte E‑POSTBRIEFE im sogenannten Fallback-Postfach.
Voraussetzung ü Um im Fallback-Postfach E‑POSTBRIEFE weiterleiten zu können, müssen Sie sich als
Administrator mit einer HandyTAN anmelden.Sie haben dazu Ihr Mobiltelefon zur Hand.
Zum Anzeigen des Fallback-Postfachs benötigen Sie keine HandyTAN.
Vorgehen
►
Weitere Informationen finden Sie im E‑POST Administratorenhandbuch für Geschäftskunden im Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für
Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POST).
114
4
4.3.4 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und
herunterladen
Vollziehen Sie im Posteingangs- und Postausgangsbuch (Journal) nach, wer wann welche
E‑POSTBRIEFE empfangen oder versendet hat. Die Übersicht über versendete
E‑POSTBRIEFE ist z. B. nützlich, um Kostenstellen zuzuordnen.
Sie können die angezeigten E‑POSTBRIEFE nach Datum, Kostenstelle sowie – unter Ereignis – nach folgenden inhaltlichen Kriterien filtern. Standardmäßig wird für jeden
E‑POSTBRIEF nur das jeweils letzte Ereignnis angezeigt (z. B. „Versendet“). Wenn Sie das
Optionsfeld Alle wählen, werden alle Ereignisse angezeigt (z. B. auch „Eingeliefert“); derselbe E‑POSTBRIEF kann dann also mehrfach in der Liste vorkommen.
▪
Eingeliefert: der E‑POSTBRIEF wurde von der Client-Anwendung Connect auf die
E‑POSTBUSINESS BOX übertragen
▪
Empfangen
▪
Versendet: E‑POSTBRIEFE, die an eine elektronische E‑POST Adresse oder an eine
postalische Adresse versendet wurden.
▪
Digital versendet: E‑POSTBRIEFE, die an eine elektronische E‑POST Adresse versendet wurden. Elektronischen E‑POSTBRIEFE, haben den Kanal bevorzugt digital und
das Versandprodukt Digital.
▪
Storniert: Briefe, die z. B. von Anwendern storniert wurden.
Die Vorhaltezeit für stornierte Briefe liegt bei 3 Tagen, danach werden die Briefe automatisch gelöscht.
▪
Freigegeben: Briefe, die ein Freigeber geprüft und freigegeben hat
▪
Fehlerhaft: E‑POSTBRIEFE, die bei der Verarbeitung im E‑POST System auf einen
Fehler gelaufen sind und nicht gedruckt oder zugestellt werden konnten. Tun Sie Folgendes:
▪
Wenn einzelne E‑POSTBRIEFE betroffen sind, bitten Sie den betreffenden Mitarbeiter, sie im Mailbox-Client zu prüfen und erneut zu versenden.
▪
Wenn alle Mitarbeiter betroffen sind, verständigen Sie den Kundenservice.
Das Journal stellt für jeden E‑POSTBRIEF z. B. folgende Informationen bereit:
▪
Briefkennung: erlaubt es, den E‑POSTBRIEF bei Bedarf in der Client-Anwendung Mailbox zu identifizieren.
▪
E‑POSTBRIEF Absender: E‑POST Adresse, die im Postfach des Empfängers als Absenderadresse erscheint
▪
Postfach des Absenders: Name des Benutzers, mit dem sich der Anwender in seinem
Postfach anmeldet
▪
Empfängeradresse
▪
Ereignis: Zustand, z. B. Digital versendet, Storniert
▪
Zeitpunkt: Zeitstempel eines Ereignisses. Je nach Ereignis z. B. der Zeitpunkt, an dem
▪
▪
der E‑POSTBRIEF von der Client-Anwendung Connect auf die
E‑POSTBUSINESS BOX übertragen wurde
▪
der Zustand eines E‑POSTBRIEFS auf Versendet gesetzt wurde
▪
ein elektronischer E‑POSTBRIEF eingegangen ist
Kanal: der vom Anwender beim Senden festgelegte (gewünschte) Zustellweg (bevorzugt elektronischer oder ausschließlich physischer Versand)
115
4
▪
Versandprodukt: der vom System tatsächlich benutzte Zustellweg.
Beispiel: Der Anwender wünscht elektronische Zustellung, aber die E‑POST Adresse ist
ungültig. Der E‑POSTBRIEF wird gedruckt und physisch zugestellt (das Versandprodukt
ist Standard).
Bei einem elektronisch versendeten E‑POSTBRIEF ist das Versandprodukt Digital.
▪
Blattzahl, Seitenzahl: Bei Duplexdruck hat z. B. ein zweiseitiger Brief einen Umfang von
1 Blatt
▪
Druckoptionen (z. B. farbig, duplex)
▪
Landeskennung (z. B. „DE“)
▪
Rechnungszahlung: Der Brief ist eine Rechnung (1 = Ja/0 = Nein)
▪
Kostenstelle des Anwenders oder des Sammelkorbs, der den E‑POSTBRIEF versendet
hat
TIPP
Kostenstellen indirekt zuordnen
Es ist technisch nicht möglich, Gruppenpostfächern Kostenstellen zuzuordnen und
die Korrespondenz im Journal entsprechend auszuweisen. E‑POSTBRIEFE, deren
Absenderadresse ein Gruppenpostfach ist, sind im Journal also nicht einer Kostenstelle zugeordnet.
Abhilfe: Versenden Sie die E‑POSTBRIEFE über die Sammelkorb-Funktion.
Beispiel: Anwender sind dem Gruppenpostfach marketing@musterfirma.epost.de
zugeordnet. Ihr Ziel ist es, im Journal die Kostenstelle von E‑POSTBRIEFEN mit dieser Absenderadresse identifizieren zu können. Dazu legen Sie einen Sammelkorb
„Marketing“ an, ordnen ihm die Kostenstelle für die Marketing-Abteilung zu und stellen
organisatorisch sicher, dass die betreffenden Anwender die E‑POSTBRIEFE immer
über diesen Sammelkorb versenden.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.7.4 E‑POSTBRIEFE über die
E‑POSTBUSINESS BOX manuell in den Sammelkorb hochladen.
HINWEIS
Archivierungszeitraum von Journal-Daten
Der Archivierungszeitraum ist 24 Monate. Journal-Daten, die mehr als 24 Monate alt sind,
werden automatisch gelöscht.
Unter Gesamter Zeitraum werden alle Briefe aus dem Archivierungszeitraum oder seit Inbetriebnahme/Zurücksetzen der E‑POSTBUSINESS BOX angezeigt.
Sie können die Liste herunterladen und sie z. B. zusammen mit versendeten
E‑POSTBRIEFEN speichern, welche die Anwender archiviert haben.
HINWEIS
Weitere Informationen zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN finden Sie im
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch unter Postfach
verwalten > E‑POSTBRIEFE archivieren.
116
4
ü Der technische Betreuer hat das System so konfiguriert, dass das Journal für den fachlichen Betreuer sichtbar ist. Weitere Informationen finden Sie unter 3.7.3 Journal ausblenden.
ü Optional: Um versendete E‑POSTBRIEFE nach Kostenstellen filtern zu können, haben
Sie den Anwendern und Sammelkörben Kostenstellen zugeordnet. Weitere Informationen finden Sie unter 4.1.1 Anwender und Postfächer manuell anlegen und 5.2 Sammelkorb konfigurieren.
Vorgehen
►
Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Journal.
4.3.5 Journal als Report generieren
Generieren Sie für Fachabteilungen wie das Controlling oder die Buchhaltung regelmäßige
(z. B. monatliche) Auswertungen über empfangene oder gesendete E‑POSTBRIEFE in Form
einer csv-Datei.
Beispiel: Ihre Finanzbuchhaltung will prüfen, ob alle Zahlungsaufforderungen versendet wurden.
Vorgehen 1. Legen Sie eine Verzeichnisfreigabe an.
Hintergrund: Typischerweise sind es Mitarbeiter in Fachabteilungen, etwa im Controlling,
welche die Auswertungen benötigen. Diese Mitarbeier haben keine Autorisierung für die
E‑POSTBUSINESS BOX. Deshalb exportieren Sie die Auswertungen in eine Verzeichnisfreigabe und geben diesen Mitarbeitern Zugriff für die Verzeichnisfreigabe.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.1 Verzeichnisfreigaben erstellen.
2. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Journalreports.
3. Wählen Sie Report anlegen.
4. Erfassen Sie die erforderlichen Daten.
Der Name des Reports darf folgende Zeichen enthalten: „Aa-Zz“, „0-9“, Unterstrich („_“),
Minuszeichen („-“) und Punkt („.“).
Weitere Informationen über die Filterkriterien unter Briefereignis finden Sie unter
4.3.4 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen.
HINWEIS
Reportnamen ändern
Wenn Sie den Namen des Reports ändern, werden die bereitsgenerierten Reports
nicht mehr angezeigt. Sie sind aber nicht gelöscht.
Sichern Sie die Reports, bevor Sie den Report umbenennen. Oder greifen Sie über
die Verzeichnisfreigabe auf die Reports zu.
HINWEIS
Kein automatisches Löschen
Die automatisch generierten Reports werden nicht nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht.
Löschen Sie nicht mehr benötigte Reports manuell.
5. Um die generierten Reports anzuzeigen, wähelen Sie Anzeige (Lupen-Symbol).
117
4
Fachliche Administration ǀ Senden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN konfigurieren
4.4 Senden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN konfigurieren
Legen Sie z. B. Formulierungen für Betreff und Anschreibentext eines StandardE‑POSTBRIEFS fest.
4.4.1 Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und
Versandoptionen festlegen
Legen Sie eine Standard-Absenderadresse sowie den Standard-Versandweg, und
‑Druckeinstellungen (wie Farb-/Sschwarz-weiß-Druck oder Einseitiges-/Duplexdrucken) sowie ein Standard-Briefpapier fest. Hinterlegen Sie für elektronisch versendete
E‑POSTBRIEFE auch Standardtexte für Betreff und Anschreiben. Anwender können diese
Standardtexte bei Bedarf für jeden Brief individuell anpassen.
HINWEIS
Die Einstellungen für Farbtyp und Drucktyp müssen Sie abhängig vom Briefpapier wählen, das Sie gegebenenfalls konfiguriert haben.
Hintergrund zu Standardtexten: Wenn Sie einen Brief nicht an eine physische Postadresse, sondern elektronisch (also an eine E‑POST Adresse) senden, dann wird automatisch ein
Anschreiben erzeugt. Typischerweise erfassen Sie dafür einen Text sowie ein Betreff, das im
Postfach des Empfängers erscheint (Abbildung 4.4-1 auf Seite 118, Position 1). Ihr „eigentlicher“ Brief wird damit zum Anhang des E‑POSTBRIEFS. Ein typischer StandardAnschreibentext lautet z. B. „Bitte beachten Sie unseren Brief im Anhang.“.
Abbildung 4.4-1 Betreff-Zeile eines E‑POSTBRIEFS im Postfach des Empfängers
Wozu ist eine Standard-Absenderadresse gut? Sie stellen damit sicher, dass elektronische
E‑POSTBRIEFE nicht ohne Absender-Adresse versendet werden. Das System kann die
Standard-Absenderadresse z. B. in folgenden Fällen verwenden:
▪
Sie versenden Massensendungen mit der Sammelkorb-Funktion, ohne ein
Postausgangs-Postfach zuzuordnen.
118
4
▪
Ein Anwender, der keine eigene E‑POST Adresse besitzt, versendet einen
E‑POSTBRIEF.
Voraussetzung ü Sie haben ein Gruppenpostfach (oder ein Anwenderpostfach) angelegt, das Sie als
Standardabsender verwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter
4.1.5 Gruppenpostfach anlegen (und 4.1.1 Anwender und Postfächer manuell anlegen).
ü Optional: Sie haben elektronisches Briefpapier erstellt. Weitere Informationen finden Sie
unter 4.2.2 Elektronisches Briefpapier einrichten.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Versand.
Ergebnis
Sie gelangen in die Sicht Versandoptionen Ihrer Poststelle (Abbildung 4.4-2 auf Seite
119).
Abbildung 4.4-2 Versandoptionen festlegen
2. Legen Sie im Feld Vorauswahl Versandkanal fest, ob Sie standardmäßig die Adressanreicherung nutzen wollen (Abbildung 4.4-2 auf Seite 119, Position 2):
▪
bevorzugt elektronisch: Das System der Deutschen Post AG prüft, ob ein Emp-
fänger eine E‑POST Adresse besitzt, reichert die E‑POST Adresse an und versendet
Ihren E‑POSTBRIEF elektronisch.
Als Nachweis, dass der E‑POSTBRIEF zugestellt werden kann (aber nicht als Empfangsbestätigung) können Sie bei elektronischem Versand eine Belegkopie anfordern. Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.8 Belegkopien in einem zentralen
Postfach sammeln.
119
4
▪
ausschließlich postalisch: Ihre E‑POSTBRIEFE werden auch dann physisch
versendet, wenn ein Adressat eine E‑POST Adresse besitzt. Die Adressanreicherung ist also ausgeschaltet.
HINWEIS
Überschreiben Ihrer Standardeinstellung durch den Anwender
Ihre Standardeinstellung ausschließlich postalisch wird überschrieben, wenn der
Anwender in einem Brief eine E‑POST Adresse erfasst. Der E‑POSTBRIEF wird dann
elektronisch zugestellt.
3. Legen Sie im Feld Vorauswahl Farbtyp fest, ob E‑POSTBRIEFE, die physisch versendet werden, standardmäßig schwarz-weiß oder in Farbe gedruckt werden sollen (Abbildung 4.4-2 auf Seite 119, Position 3).
ACHTUNG
Farbtyp passend zum Briefpapier wählen
Wählen Sie Farbdruck, wenn Sie farbiges Briefpapier hinterlegt haben. Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.2 Elektronisches Briefpapier einrichten.
HINWEIS
Beachten Sie die unterschiedlichen Preise für Schwarz-Weiß- und Farbdruck.
HINWEIS
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief an.
HINWEIS
Es ist nicht möglich, einzelnen Anwendern bestimmte Farboptionen zuzuweisen.
Abhilfe: Nutzen Sie die Freigabe-Funktion, damit ein Vorgesetzter die Einstellungen
prüft und den E‑POSTBRIEF vor dem Versenden freigibt. Weitere Informationen finden Sie im Anwenderhandbuch unter E‑POSTBRIEFE freigeben.
4. Legen Sie im Feld Vorauswahl Drucktyp fest, ob E‑POSTBRIEFE, die physisch versendet werden, standardmäßig einseitig oder beidseitig (Duplex-Druck) gedruckt werden
sollen (Abbildung 4.4-2 auf Seite 119, Position 4).
ACHTUNG
Drucktyp passend zum Briefpapier wählen
Wählen Sie die Option beidseitig (Duplexdruck), wenn Sie Briefpapier für die Rückseiten von E‑POSTBRIEFEN hinterlegt haben. Weitere Informationen finden Sie unter
4.2.2 Elektronisches Briefpapier einrichten.
120
4
TIPP
Wählen Sie die Option beidseitig, wenn die Mitarbeiter Ihres Unternehmens umfangreiche E‑POSTBRIEFE versenden.
Hintergrund: E‑POSTBRIEFE mit Anhängen dürfen den Umfang eines Großbriefs
nicht überschreiten:
▪
maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)
▪ maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)
Mit der Option beidseitig stellen Sie sicher, dass Großbriefe mit bis zu 188 Seiten
im Rechenzentrum gedruckt werden können.
HINWEIS
Beachten Sie die unterschiedlichen Preise für Simplex- und Duplexdruck.
5. Optional: Wenn Sie mehrere elektronische Briefpapiere erstellt haben, legen Sie im Feld
Vorauswahl Briefpapier fest, welches elektronische Briefpapier das System z. B. als
Standard-Briefpapier für Massensendungen benutzen soll (Abbildung 4.4-2 auf Seite
119, Position 5).
6. Legen Sie im Feld Standard-Absenderadresse Standard-Absender fest (Abbildung
Voreingestellt ist das Gruppenpostfach info@<firmenname>.epost.de, das Sie durch
ein anderes Gruppenpostfach ersetzen können, das Sie angelegt haben (z. B.service@<firmenname>.epost.de). Weitere Informationen finden Sie unter 4.1.5 Gruppenpostfach anlegen.
Dieses Gruppenpostfach darf nicht bereits einem Portal-Postfach zugeordnet sein. Weitere Informationen finden Sie unter 4.1.5 Gruppenpostfach anlegen.
TIPP
Benutzen Sie Ihre öffentliche E‑POSTBRIEF Unternehmensadresse. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 4.1.6 Empfehlung: E‑POST Adressen veröffentlichen.
7. Erfassen Sie in den Feldern Betreff und Text für Anschreiben Standardtexte für Anschreibentext (z. B. „Bitte beachten Sie unseren Brief im Anhang.“) und Betreff (Abbildung 4.4-2 auf Seite 119, Position 6).
Der Betreff darf maximal 200 Zeichen lang sein.
TIPP
Unterstützen Sie die Empfänger Ihrer Rechnungen beim Bezahlen
Um Ihren Empfängern die Komfortfunktionen zum Online-Bezahlen von Rechnungen
nahezulegen, geben Sie im Standard-Anschreibentext für elektronische
E‑POSTBRIEFE eine Kurzanleitung mit.
Nutzen Sie den Formulierungsvorschlag unter 6.2 Wie funktioniert ZahlungsPLUS aus
Sicht des Empfängers?
121
4
4.4.2 Standard-Beilagen bereitstellen und automatisch hinzufügen
Erstellen Sie eine PDF-Datei im Format DIN A4, die standardmäßig allen E‑POSTBRIEFEN
automatisch zugefügt wird, die Anwender mit der Client-Software Connect versenden. Sie
können auch Sammelkörbe so konfigurieren, dass Sie eine Standard-Beilage automatisch
versenden.Die Connect-Anwender können die Beilage nicht deaktivieren.
Beispiel: Sie möchten allen E‑POSTBRIEFEN automatisch Ihre AGB oder regelmäßig aktualisierte Produktangebote beilegen.
HINWEIS
Nur 1 PDF-Datei
Sie können nur eine einzige PDF-Datei als Beilage festlegen. Wenn Sie also sowohl die
AGBs als auch Produktangebote beilegen wollen, müssen Sie sie in einer einzigen PDFDatei zusammenführen.
HINWEIS
Einschränkungen
Die Standard-Beilage wird
▪
nicht automatisch Sendungen hinzugefügt, die Sie mit der Sammelkorb-Funktion
versenden. Solche Beilagen können Sie jedoch individuell jedem Sammelkorb zuordnen.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.2 Sammelkorb konfigurieren.
▪
nicht Sendungen hinzugefügt, die Anwender mit einer E‑Mail-Software statt mit der
Client-Anwendung Connect versenden
Weitere Informationen finden Sie unter 5. Automatisierter Massenversand.
Vorgehen 1. Speichern Sie die Beilage im Format PDF. Beachten Sie die Layout-Anforderungen, die
für E‑POSTBRIEFE und Dokumentvorlagen gelten.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden.
122
4
Abbildung 4.4-3 Beilagen verwalten
2. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Beilagen.
3. Um die PDF-Dateien hochzuladen, wählen Sie Durchsuchen (Abbildung 4.4-3 auf Seite
123, Position 1).
4. Markieren Sie die PDF-Datei (Abbildung 4.4-3 auf Seite 123, Position 2), und wählen Sie
in der Auswahlliste den Eintrag Als automatische Beilage (Abbildung 4.4-3 auf Seite
123, Position 3).
Ergebnis
In der Spalte Eigenschaften ist die zuletzt als Beilage festgelegte PDF-Datei mit dem
Vermerk Automatische Beilage gekennzeichnet (Abbildung 4.4-3 auf Seite 123, Position 4).
5. Um zu verhindern, dass eine Beilage versendet wird, markieren Sie die PDF-Datei mit
dem Vermerk Automatische Beilage, und wählen den Listenpunkt Keine automatische Beilage.
Ergebnis
Die Spalte Eigenschaften ist leer.
Ergebnis PDF-Dateien, die Sie als Automatische Beilage festgelegt haben,
▪
werden automatisch allen E‑POSTBRIEFEN zugefügt wird, die Anwender mit der
Client-Software Connect versenden.
▪
können Sammelkörben zugeordnet werden.
4.4.3 Briefe konsolidieren
Sparen Sie Porto und erleichtern Sie den Datenaustausch mit den Empfängern Ihrer
E‑POSTBRIEFE, indem Sie mehrere postalisch E‑POSTBRIEFE, die Sie z. B. an denselben Empfänger senden, konsolidieren (zusammenführen). Die konsolidierten Briefe werden
dann in einem einzigen Kuvert zugestellt.
123
4
Vorgehen 1. Prüfen Sie, welches Szenario für Ihre Organisation in Frage kommt:
▪
Tägliche Konsolidierung mit Spätabholung: Briefe werden nicht in kurzen Intervallen tagsüber versendet, sondern z. B. nur einmal täglich nach Büroschluss.
Die Anwender planen einen Termin kurz vor Büroschluss ein, an dem sie in ihrem jeweiligen Postausgang prüfen, welche Briefe sich zusammenführen lassen.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.6 Versandintervalle festlegen.
▪
Zeitversetzte Konsolidierung mit Freigeber-Funktion: Ein Mitarbeiter fungiert als
„Freigeber“. Der Freigeber prüft die Qualität der Briefe, führt Briefe, die an denselben
Empfänger adressiert sind, zusammen und versendet sie.
Je nach Szenario in Ihrer Organisation ist es möglich, dass es verschiedene Freigeber gibt. Beispiele:
▪
Der Freigeber prüft gewöhnliche Briefe, die täglich versendet werden.
▪
Der Freigeber sammelt Briefe in seinem Postfach, um sie zeitversetzt zu einem
bestimmten Sendungsanlass zusammenzuführen (in unserem Szenario mit dem
Immobilienverwalter die Einladung zur Eigentümerversammlung).
▪
Bestimmte Anwender sind gleichzeitig Briefautor und Freigeber. Damit haben die
Anwender spontan die Möglichkeit, E‑POSTBRIEFE über mehrere Tage zu sammeln, wenn sie absehen, dass mehrere Sendungsanlässe anstehen.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.4 Freigeber festlegen.
4.4.4 Freigeber festlegen
Sichern Sie die Qualität Ihrer Korrespondenz, indem Sie festlegen, welche Anwender Briefe
freigeben dürfen und welche Anwender Briefe immer durch einen anderen Mitarbeiter freigeben lassen müssen.
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Benutzerverwaltung > Anwender.
2. Wählen Sie Anwenderdetails ändern (Abbildung 4.4-4 auf Seite 125, Position 2)
124
4
Abbildung 4.4-4 Anwenderdetails ändern
3. Wählen Sie die Eigenschaft, die Sie einem oder mehreren Mitarbeitern zuordnen wollen:
▪
Freigabe nötig: Der Mitarbeiter muss einen anderen Mitarbeiter als Freigeber angeben, um einen E‑POSTBRIEF versenden zu können.
▪
Als Freigeber: Der Mitarbeiter erscheint in der Liste der Personen, die als Freigeber
fungieren können.
Ergebnis Die zugeordneten Eigenschaften werden angezeigt (Abbildung 4.4-4 auf Seite 125, Position 1).
125
4
▪
Freigabe nötig: Der Anwender muss seine E‑POSTBRIEFE freigeben lassen.
Für diese Anwender ist das Kontrollkästchen Zur Prüfung vorlegen fest gesetzt (Abbildung 4.4-5 auf Seite 126, Position 1).
Abbildung 4.4-5 Freigeber benötigt: Kontrollkästchen Zur Prüfung vorlegen fest gesetzt
▪
Freigeber: Der Anwender erscheint in der Liste, die ein Mitarbeiter als Freigeber wählen
kann.
HINWEIS
Hat ein Mitarbeiter beide Eigenschaften, dann kann er sich selbst als Freigeber angeben.
4.4.5 Darstellung der Benutzernamen in der Freigeber-Funktion festlegen
Legen Sie fest, nach welchem Schema Benutzernamen dargestellt werden, wenn einem
E‑POSTBRIEF ein Freigeber zugewiesen wird.
Sie können eines der folgenden Schemas wählen:
▪
<Vorname> <Nachname>
▪
<Nachname>, <Vorname>
▪
<Technischer Benutzername (Login)>
126
4
Beispiel
Sie wählen das Schema Nachname, Vorname. Wenn der Anwender in der ClientAnwendung Connect den Freigeber festlegt, sieht das aus wie in Abbildung 4.4-6 auf Seite 127, Position 1).
Abbildung 4.4-6 Beispiel: Darstellung des Benutzernamens in der Client-Anwendung Connect nach dem Schema "Nachname, Vorname"
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Benutzer.
2. Wählen Sie unter Darstellung von Benutzer-Namen das gewünschte Schema.
Ändern Sie bei Bedarf die werksseitig voreingestellten Versandintervalle für das Hochladen
Ihrer E‑POSTBRIEFE auf die zentralen Server der Deutschen Post AG, von wo aus die Briefe versendet werden.
Bestimmen Sie bei Bedarf z. B., wann Briefe spätestens versendet werden sollen: Bis zu
diesem Zeitpunkt lassen sich Briefe noch stornieren.
ACHTUNG
Die in Abbildung 4.4-7 auf Seite 128 gezeigten werksseitig voreingestellten Einstellungen
sind für ein „normales“ Versandverhalten optimiert und auf frühestmöglichen Posteingang
beim Empfänger ausgerichtet. Ändern Sie die Einstellungen nur wenn unbedingt nötig.
Sie können bis zu 4 Intervalle festlegen, in denen die auf der E‑POSTBUSINESS BOX eingelieferten E‑POSTBRIEFE zur weiteren Verarbeitung automatisch auf einen zentralen, voreingestellten Server versendet werden. Die Verbindung der E‑POSTBUSINESS BOX mit
dem E‑POST System erfolgt mehrmals täglich. Benutzer können den Status ihrer Sendungen in der Client-Anwendung Mailbox in der Ansicht Postausgang verfolgen.
127
4
Vorgehen
►
Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Versand, und ändern Sie wenn nötig die folgenden Einstellungen:
▪
Versandzeitpunkte (Abbildung 4.4-7 auf Seite 128, Position 5): Die Versandintervalle bestimmen, wann ein Brief verarbeitet und zugestellt wird.
▪
Spätleerung 20 Uhr: Wenn das Kontrollkästchen markiert ist Abbildung 4.4-7 auf
Seite 128, Position 3), ist sichergestellt, dass Ihre E‑POSTBRIEFE frühestmöglich
auf den Server übertragen und verarbeitet werden.
HINWEIS
Freigeben von E‑POSTBRIEFEN
Wenn der Anwender einen Freigeber spezifiziert hat, verarbeitet das System
E‑POSTBRIEFE nur dann, wenn sie freigegeben sind.
HINWEIS
Versand manuell starten
Um das Versenden manuell zu starten, wählen Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Verarbeitungsstatus die Schaltfläche Jetzt versenden.
Abbildung 4.4-7 Versandoptionen mit Standardeinstellungen für Versandzeiten und -intervalle
128
4
4.4.7 Automatisches Löschen gesendeter E‑POSTBRIEFE konfigurieren
Legen Sie fest, nach wie vielen Tagen Vorhaltezeit versendete E‑POSTBRIEFE automatisch
von der E‑POSTBUSINESS BOX und damit aus den Postfächern der Anwender gelöscht
werden sollen.
Verkürzen Sie die Vorhaltezeit gespeicherter E‑POSTBRIEFE, ...
▪
wenn es häufig vorkommt, dass die Festplatte der E‑POSTBUSINESS BOX vollläuft.
▪
wenn Sie als technischer Betreuer eine eine E‑Mail-Benachrichtigung erhalten haben,
dass die Kapazität der Festplatte die Marke von 10 % oder 5 % unterschreitet.
Eine typische Ursache für das Volllaufen der Festplatte sind zu große E‑POSTBRIEFE
(meist bedingt durch Grafiken in hoher Auflösung). Es kann aber in seltenen Fällen auch vorkommen, dass zu viele Briefe gespeichert werden, weil die Vorhaltezeit sehr lang ist.
HINWEIS
Fehlerhafte, abgelehnte und stornierte E‑POSTBRIEFE
Fehlerhafte E‑POSTBRIEFE und E‑POSTBRIEFE, die ein Freigeber abgelehnt hat, werden automatisch nach 1 Woche gelöscht.
Stornierte Briefe werden automatisch nach 3 Tagen gelöscht.
Die Vorhaltezeit fehlerhafter, abgelehnter und stornierter E‑POSTBRIEFE lässt sich nicht
ändern.
Vorgehen 1. Prüfen Sie die Belegung der Festplatte unter E‑POSTBRIEF > Allgemein > Systemstatus und merken Sie sich den Wert.
2. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Versand.
3. Legen Sie unter Vorhaltezeit versendete Briefe (Abbildung 4.4-7 auf Seite 128, Position 4) fest, nach welcher Zeit E‑POSTBRIEFE, die auf der E‑POSTBUSINESS BOX gespeichert sind, gelöscht werden sollen.
HINWEIS
Wenn der Anwender einen Freigeber spezifiziert hat, verarbeitet das System
E‑POSTBRIEFE nur dann, wenn sie freigegeben sind.
Nicht freigegebene Briefe werden also nicht versendet und deshalb auch nicht gelöscht. Nur Briefe in einem finalen Zustand (fehlerhaft, storniert, versendet) werden
nach Ablauf der Vorhaltezeit gelöscht.
4. Prüfen Sie die Belegung der Festplatte am folgenden Tag erneut.
Das Löschen passiert automatisch nachts im Hintergrund. Die Dauer hängt von der Anzahl der zu löschenden E‑POSTBRIEFE ab.
4.4.8 Belegkopien in einem zentralen Postfach sammeln
Legen Sie fest, ob Belegkopien, die Anwender anfordern, in einem zentralen Postfach gesammelt werden sollen. Standardmäßig erhält der Absender des E‑POSTBRIEFS die Belegkopie. Außerdem können Sie das Anfordern von Belegkopien als Standardeinstellung der
Client-Anwendung Connect festlegen.
129
4
Eine Belegkopie weist nach, dass der E‑POSTBRIEF zugestellt werden kann. Sie ist keine
Empfangsbestätigung. Die Belegkopie ist kostenlos.
HINWEIS
Belegkopien lassen sich nur für einzelne E‑POSTBRIEFE mit E‑POST Adresse anfordern,
für die von vornherein der Versandweg bevorzugt elektronisch festgelegt wurde
(Anwenderhandbuch, Abbildung 1, Position 1). Wird erst physischer Versand gewählt und
der Versandweg nachträglich geändert, wird keine Belegkopie erzeugt. Für Sendungen
ohne E‑POST Adresse oder für E‑POSTBRIEFE in Massensendungen (z. B. Serienbriefe)
mit und ohne E‑POST Adressen (hybride Einlieferung) ist keine Belegkopie möglich.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Versand.
2. Um das Anfordern von Belegkopien durch die Anwender als Standardeinstellung in der
Client-Anwendung Connect zu setzen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Belegkopie
automatisch aktivieren (Abbildung 4.4-7 auf Seite 128, Position 1).
Ergebnis
In der Client-Anwendung Connect ist das Kontrollkästchen Belegkopie anfordern standardmäßig aktiviert (Anwenderhandbuch, Kapitel E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versendenAbbildung 2, Position 3).
3. Wählen Sie unter Belegkopieempfänger (Abbildung 4.4-7 auf Seite 128, Position 2) ein
Benutzer- oder Gruppenpostfach, an das alle Belegkopien gesendet werden, die von
Anwendern in Ihrer Organisation angefordert werden.
Legen Sie fest, in welchen Zeitabständen die E‑POSTBUSINESS BOX eingegangene
E‑POSTBRIEFE von Ihrem Kundenkonto im E‑POST System auf die
E‑POSTBUSINESS BOX herunterlädt.
HINWEIS
Die werksseitig voreingestellten kurzen Abholintervalle und -zeiten auf Ihrer
E‑POSTBUSINESS BOX sind für ein „normales“ Empfangsverhalten optimiert und auf
schnellstmögliches Empfangen von E‑POSTBRIEFEN ausgerichtet.
Vorgehen 1. Wählen Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Empfang.
130
4
Abbildung 4.4-8 Abholintervalle festlegen
2. Wählen Sie eine der möglichen Intervallzeiten (5, 15, 30, 60 oder 120 Minuten) (Abbildung 4.4-8 auf Seite 131, Position 2).
TIPP
Legen Sie ein kurzes Abholintervall fest, um Ihre Erreichbarkeit zu erhöhen. Kurze Abholzeiten aktualisieren den Eingang schneller, erhöhen aber eventuell den Netzwerkverkehr geringfügig.
Sie können ein langes Abholintervall festlegen, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, fehlerhafte Briefe zu stornieren (siehe E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch, Kapitel E‑POSTBRIEFE stornieren). Um die Qualität der Korrespondenz sicherzustellen, empfehlen wir jedoch, die Freigeber-Funktion zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.4 Freigeber festlegen.
HINWEIS
Empfang manuell starten
Um das Abholen manuell zu starten, wählen Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Verarbeitungsstatus die Schaltfläche Jetzt empfangen.
3. Um Anwender per E‑Mail zu informieren, dass ein E‑POSTBRIEF eingegangen ist (für
den Anwender oder für eine Gruppe, deren Mitglied der Anwender ist), markieren Sie
das Kontollkästchen Mail-Benachrichtigung bei eingehendem E‑POSTBRIEF (Abbildung 4.4-8 auf Seite 131, Position 1).
4.4.10 Posteingangs-Benachrichtigung ein- oder ausschalten
Legen Sie bei Bedarf fest, dass die Anwender jedes Mal eine Benachrichtigung per E‑Mail
erhalten, wenn sie einen E‑POSTBRIEF erhalten haben. Diese automatische Benachrichtigung können Sie global für alle Anwender aktivieren. Standardmäßig ist die PosteingangsBenachrichtigung ausgeschaltet.
Vorgehen 1. Wählen Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Empfang.
131
4
2. Um das automatische Benachrichtigen per E‑Mail zu aktivieren, markieren Sie das Kontrollkästchen Mailbenachrichtigung bei eingehendem E‑POSTBRIEF (Abbildung
132
5
Automatisierter Massenversand
5 Automatisierter Massenversand
Versenden Sie als E‑POSTBRIEF Administrator mit der Sammelkorb-Funktion
E‑POSTBRIEFE in großen Mengen (z. B. Serienbriefe oder Mailings). Dazu erzeugen Sie
die Briefe mit Ihrem Output Management-System (OMS) automatisch und exportieren Sie
als PDF-Dateien in ein Verzeichnis auf der E‑POSTBUSINESS BOX.
Das typische Sammelkorb-Szenario umfasst folgende Prozess-Schritte:
1. Erstellen Sie eine Verzeichnis-Freigabe für den automatisierten Massenversand mit Ihrem Output Management-System: 5.1 Verzeichnisfreigaben erstellen.
Erstellen Sie zusätzlich passwortgeschützte Verzeichnis-Freigaben, abhängig davon,
welche Personen oder Gruppen E‑POSTBRIEFE versenden, indem diese Nutzer sie manuell in einen Sammelkorb hochladen.
2. Konfigurieren Sie Sammelkorb-Verzeichnisse abhängig von Ihren Sendungsanlässen.
Dazu legen Sie z. B. Druck- und Versandoptionen fest oder ordnen eine Kostenstelle zu.
Um zu steuern, wer einen Sammelkorb benutzen darf, ordnen Sie eine VerzeichnisFreigabe zu: 5.2 Sammelkorb konfigurieren
3. Testen Sie den Zugriff auf Ihre Sammelkörbe. Wenn Nutzer E‑POSTBRIEFE manuell
hochladen sollen, informieren Sie die Nutzer jedes Sammelkorbs, mit welchen Zugangsdaten sie auf ihren Sammelkorb zugreifen können: 5.3 Per Windows oder SFTP auf
Sammelkorb zugreifen
4. Richten Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so ein, dass sie für jeden Sendungsanlass
die Briefe in den passenden Sammelkorb exportiert: 5.4 Brieferzeugende Anwendung
konfigurieren.
Ein Hintergrund-Job prüft regelmäßig, ob neue E‑POSTBRIEFE im SammelkorbVerzeichnis liegen, und verarbeitet sie.
Typischerweise exportieren Sie PDF-Dateien in Sammelkörbe, die Sie je nach Sendungsanlass vorkonfiguriert haben. Alternativ können Sie die Sammelkob-Parameter
mit Steuerungsdateien zur Laufzeit für jeden einzelnen Brief festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter 5.7.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren.
5. Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer
Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem vorhergehenden Massenversand aufgetreten sind, behoben haben.
Wie Sie die Sammelkorbfunktion nutzen, hängt von den Anwendungsfällen und technischen
Voraussetzungen in Ihrer Organisation ab. Prüfen Sie, wie sich die folgenden Faktoren in
Ihrem Fall auswirken:
▪
Brieferzeugende Anwendung
▪
Sendungsanlässe- und Typen
▪
Vollautomatische Briefverarbeitung
Brieferzeugende Arbeitet Ihr Output Management-System mit Windows-Servern, oder ist es Linux-basiert?
Anwendung Um die Integration mit der E‑POSTBUSINESS BOX so elegant wie möglich zu machen, entscheiden Sie abhängig von Ihrem OMS, ob Sie eine SMB- oder eine SFTP-VerzeichnisFreigabe (oder beides) einrichten wollen.
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5
Automatisierter Massenversand ǀ Verzeichnisfreigaben erstellen
Sendungsanlässe- Welche Arten von Massensendungen kommen bei Ihnen vor? Konfigurieren Sie Sammelund Typen körbe für verschiedene Sendungsanlässe.
Beispiele:
▪
Ihr Unternehmen umfasst mehrere Marken mit je eigenem Briefpapier: Sie ordnen jeder
Marke ein eigenes Absenderpostfach und ein eigenes Briefpapier zu.
▪
Sie möchten die Druckkosten minimieren. Für Image-relevante Sendungen legen Sie einen Sammelkorb mit Farbdruck an, für Lohnabrechnungen begnügen Sie sich mit preiswerterem Schwarz-weiß-Druck.
▪
Sie möchten den administrativen Aufwand gering halten. Sie erstellen deshalb nur eine
einzige Konfiguration für alle Sendungen. Über den Hauptsammelkorb hinaus legen Sie
keine weiteren Sammelkörbe an.
Um Sammelkörbe je nach Sendungsanlass zu konfigurieren, nutzen Sie folgende Konfigurationsparameter:
▪
Farbtyp (farbig oder schwarz-weiß?)
▪
Drucktyp (einseitig oder beidseitig?)
▪
Versandweg (bevorzugt elektronisch oder ausschließlich postalisch?)
▪
Briefpapier (das der Konzernmutter oder das einer Filiale?)
▪
Absenderpostfach (Welche Adresse soll als Absenderadresse erscheinen?)
▪
Freigabe notwendig oder nicht (Bei Massensendungen findet die Qualitätskontrolle typischerweise im Vorfeld statt. Das Freigeben durch den Inhaber des Absenderpostfachs
kann jedoch beispielsweise beim Testes der Funktion gewünscht sein.)
Vollautomatische Sie streben bei der Brieferzeugung einen maximalen Automatisierungsgrad an? Dann steuBriefverarbeitung ern Sie den Versand für jeden einzelnen Brief über eine automatisch generierte Steuerungsdatei, nutzen aber nur einen Sammelkorb.
In einer halbautomatischen Produktionsumgebung klassifizieren Sie Ihre E‑POSTBRIEFE.
Sie legen für verschiedene Sendungsanlässe mehrere spezifische Sammelkörbe an. Rechnungen versenden Sie beispielsweise in Schwarz-weiß, Werbebriefe dagegen in Farbe. Sie
müssen also entsprechend auch die Sendungen aufteilen: Für die Rechnungen erstellen Sie
den ersten Druckauftrag, den Sie in Sammelkorb (A) exportieren, für die Werbebriefe einen
zweiten für Sammelkorb (B).
Weitere Informationen finden Sie unter 5.7.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren.
5.1 Verzeichnisfreigaben erstellen
Aktivieren Sie Verzeichnisfreigaben (Netzwerk-Freigaben) auf dem E‑POSTBUSINESS BOX
Server global. So wird Ihre E‑POSTBUSINESS BOX in Ihrem Netzwerk sichtbar. Anschließend richten Sie spezifische Verzeichnisfreigaben für den netzwerkweiten Zugriff an. Dazu
legen Sie jeweils einen Benutzernamen und ein Passwort fest. Die Benutzer können dann
mit einem SFTP-Client Dateien in die entsprechenden Verzeichnisse hochladen oder die
Verzeichnisse als Netzlaufwerke in ihren Windows-Explorer einbinden.
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5
Automatisierter Massenversand ǀ Verzeichnisfreigaben erstellen
Voraussetzung ü Der zuständige Administrator hat in der firmeneigenen Firewall die nötigen IP-Adressen,
Dienste und Ports freigeschaltet.
HINWEIS
Die MAC-Adresse Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie auf einem Etikett auf der
Rückseite des Geräts (nicht abgebildet).
Weitere Informationen finden Sie unter 3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten.
5.1.1 Verzeichnisfreigaben global aktivieren
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Konfiguration > Netzwerkfreigabe.
2. Wählen Sie die Art des Zugriffs auf die Verzeichnisfreigabe.
HINWEIS
Sie können gleichzeitig eine SMB- und SFTP-Freigabe einrichten, die Optionen
schließen sich nicht aus.
Wenn Sie im nächsten Schritt (s. 5.1.2 Spezifische Verzeichnisfreigabe anlegen) spezifische Verzeichnisfreigaben für bestimmter Nutzer festlegen, können Sie ebenfalls
jeweils die Art des Zugriffs gesondert festlegen.
3. Legen Sie im Fall einer SMB-Freigabe den Namen des Verzeichnisses und die Zugangsdaten fest:
a. Ändern Sie bei Bedarf den Ausdruck im Eingabefeld Arbeitsgruppe.
b. Erfassen Sie im Eingabefeld NetBIOS-Name die Bezeichnung, unter der die globale
Verzeichnisfreigabe in Ihrem lokalen Windows-Netzwerk erscheinen soll.
Ergebnis
Im Windows Explorer erscheint die neue Freigabe unter Netzwerk.
Es kann vorkommen, dass die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> nicht automatisch
unter Netzwerk erscheint. Gehen Sie dann vor wie beschrieben unter 5.3.1 Verzeichnisfreigabe als Laufwerk ins Windows-Netzwerk einbinden im Abschnitt „Netzlaufwerk verbinden“.
5.1.2 Spezifische Verzeichnisfreigabe anlegen
Legen Sie mindestens eine spezifische Verzeichnisfreigabe an, die Sie später einem oder
mehreren Sammelkörben zuordnen.
Beispiel
Sie legen zwei Sammelkörbe und entsprechende Verzeichnisfreigaben an: Den ersten für
die Lohnbuchhaltung, deren Korrespondenz sensible personenbezogene Daten enthält,
sowie einen zweiten Sammelkorb für alle anderen Abteilungen, wo der Datenschutz weniger hohen Anforderungen genügen muss (z. B. Rechnungen, Werbesendungen).
Jede spezifische Verzeichnisfreigabe ist durch eine Benutzer-ID und ein Passwort geschützt.
Über die Verzeichnisfreigabe steuern Sie deshalb, wer auf einen Sammelkorb zugreifen darf,
um E‑POSTBRIEFE zu versenden. Über den Sammelkorb steuern Sie Einstellungen für
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5
Automatisierter Massenversand ǀ Sammelkorb konfigurieren
spezifische Sendungsanlässe (z. B. preiswerter Schwarz-weiß-Druck für Schreiben an
eigene Mitarbeiter oder Farbdruck für Schreiben an Kunden).
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe.
2. Wählen Sie Neue Freigabe anlegen.
3. Geben den Namen der Verzeichnisfreigabe sowie ein Passwort ein.
Verwenden Sie nur Buchstaben und Ziffern sowie „-“ (minus) und „_“ (Unterstrich), keine
Umlaute, Leer- und Sonderzeichen.
Wählen Sie den Namen der Verzeichnisfreigabe z. B. entsprechend der Rolle der Personen, die Sie für den Zugriff autorisieren wollen, beispielsweise Lohnbuchhaltung.
Ergebnis
Standardmäßig wird ein Benutzername nach dem Schema epost_<Name der spezifischen Verzeichnisfreigabe> gebildet. Jeder Anwender, der Daten in das FreigabeVerzeichnis hochladen möchte, benötigt dafür den Benutzernamen und das Passwort.
HINWEIS
Datenschutz
Stellen Sie organisatorisch sicher, dass sensible Daten (z. B. Gehaltsabrechnungen)
nur in einem Verzeichnis abgelegt werden, dessen Zugangsdaten ausschließlich die
dafür autorisierten Personen haben.
Benutzer können mit ihren Zugangsdaten (Benutzernamen und Passwort) die
Namen aller spezifischen Verzeichnisfreigaben sehen. Sie können aber nur auf diejenigen Verzeichnisse zugreifen, deren Passwort sie kennen.
4. Legen Sie fest, wie die Anwender auf die spezifische Verzeichnisfreigabe zugreifen sollen (SFTP und/oder SMB).
HINWEIS
Welche Art des Zugriffs möglich ist, hängt davon ab, was Sie beim Aktivieren der Verzeichnisfreigaben global festgelegt haben (s.5.1.1 Verzeichnisfreigaben global aktivieren).
Ergebnis Die neue Freigabe erscheint in der Liste der Verzeichnisfreigaben.
5.2 Sammelkorb konfigurieren
Konfigurieren Sie einzelne Sammelkörbe je nach Sendungsanlass. Um zu steuern, wer auf
welchen Sammelkorb zugreifen darf, ordnen Sie sie einer Verzeichnisfreigabe zu.
5.2.1 Sammelkorb anlegen
Richten Sie Sammelkörbe z. B. für Ihre Standard-E‑POSTBRIEFE sowie für spezielle
Sendungsanlässe oder Anwendungsfälle ein (beispielsweise Rechnungen, die Sie mit ZahlungsPLUS erstellen oder Dokumentvorlagen, für die Sie Korrekturprofile angelegt haben).
Sie können beliebig viele Sammelkörbe anlegen.
Voraussetzung ü Sie haben eine Verzeichnisfreigabe erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter
5.1 Verzeichnisfreigaben erstellen.
136
5
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb.
2. Wählen Sie Sammelkorb anlegen.
Ergebnis
Sie gelangen in die Sicht Neuen Sammelkorb anlegen (Abbildung 5.2-1 auf Seite
137).
Abbildung 5.2-1 Konfigurationseinstellungen für einzelnen Sammelkorb festlegen
3. Erfassen Sie folgende Daten:
Konfigurationsparameter
Erläuterung
Sammelkorb
Name des Sammelkorbs (Unterverzeichnis des Hauptsammelkorbs)
ACHTUNG
Der Name eines Sammelkorbs lässt sich nicht nachträglich ändern. Um einen Namen zu ändern, müssen
Sie den Sammelkorb löschen (Sammelkorb markieren,
in der Liste Sammelkorb löschen wählen und mit OK
bestätigen) und neu anlegen und konfigurieren. Der
Hauptsammelkorb lässt sich nicht löschen, ein einmal
eingegebener Name ist also fix.
Beispiel: Der Sammelkorb für StandardE‑POSTBRIEFE Ihres Konzerns heißt standard, Mahnungen versenden Sie über den Sammelkorb mahnungen usw.
137
5
Erläuterung
Verwenden Sie nur Buchstaben und Ziffern sowie „-“ (minus)
und „_“ (Unterstrich), keine Umlaute, Leer- und Sonderzeichen.
Eingabeformat
Standardmäßig erwartet das System PDF-Dateien.
Wählen Sie ZIP-Container, wenn Sie die Versandparameter
Farbtyp, Drucktyp und Versandweg über eine XMLSteuerungsdatei steuern und die Briefe in einem ZIPContainer verpacken. Weitere Informationen finden Sie unter
5.7.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren.
Postfach
Legen Sie den Anwender oder die Gruppe fest, der/die als
Absender Ihrer E‑POSTBRIEFE fungieren soll. Die verarbeiteten E‑POSTBRIEFE erscheinen im Postausgang des Anwenders oder der Mitglieder der Gruppe.
Wenn Sie die Option Poststelle wählen, verwendet das System die Standard-Absenderadresse, die in den Versandoptionen festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie unter
4.4.1 Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
Freigabe
Wenn Sie das Kontrollkästchen markieren, dann verarbeitet
das System die E‑POSTBRIEFE erst, wenn sie freigegeben
sind. Freigeber ist der Anwender oder die Gruppe, die Sie
unter Freigeber zugeordnet haben. Wenn Sie eine Gruppe
zugeordnet haben, reicht es aus, wenn ein Mitglied der
Gruppe die Sendung freigibt.
Weitere Informationen finden Sie unter E‑POSTBRIEFE freigeben.
Freigeber
Wenn Sie das Kontrollkästchen Freigabe markiert haben,
dann legen Sie die Person oder die Gruppe fest, die
E‑POSTBRIEFE freigegeben darf.
Versandweg
Um den E‑POSTBRIEF im Rechenzentrum zu drucken und
physisch zuzustellen, wählen Sie ausschließlich postalisch.
Beispiel: Sie senden Rechnungen mit ZahlungsPLUS und
möchten Zahlungen über einen Betrag von mehr als
5.000 Euro ermöglichen. Das geht nur postalisch. Rechnungen über Beträge bis 5.000 Euro können Sie auch elektronisch versenden.
Farbtyp
Legen Sie für den Fall des postalischen Versands den Farbtyp fest. Beachten Sie die unterschiedlichen Preise für
Schwarz-weiß- und Farbdruck.
Drucktyp
Legen Sie für den Fall des postalischen Versands den
Drucktyp fest. Beachten Sie die unterschiedlichen Preise für
Simplex- und Duplexdruck.
Sie müssen ggf. Duplex-Druck wählen, wenn Sie Großbriefe senden. Beachten Sie folgende Einschränkungen für
E‑POSTBRIEFE einschließlich Anhang:
138
5
Kostenstelle
Erläuterung
▪
maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (SimplexDruck)
▪
maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (DuplexDruck)
Weisen Sie dem Sammelkorb optional eine Kostenstelle zu.
Vorteil: Sie können im Journal versendete E‑POSTBRIEFE
nach Kostenstellen filtern. Weitere Informationen finden Sie
unter 4.3.4 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch)
anzeigen und herunterladen.
HINWEIS
Kostenstelle des Postfach-Nutzers wird
überschrieben
Ist in der Konfiguration des Sammelkorbs eine Kostenstelle angegeben, dann wird diese verwendet und im
Journal vermerkt. Die Kostenstelle des PostfachNutzers wird überschrieben und nicht vermerkt.
Ist in der Konfiguration des Sammelkorbs keine
Kostenstelle angegeben, dann wird auch keine Kostenstelle vermerkt und im Journal vermerkt. Auch hier gilt:
Die Kostenstelle des Postfach-Nutzers wird
überschrieben und nicht vermerkt.
Briefpapier
Wenn Ihre Organisation verschiedene Briefpapiere benutzt, wählen Sie das zum Anlass passende Briefpapier.
Sie können auch deaktiviertes Briefpapier nutzen, das den
Anwendern an den Arbeitsplatzrechnern nicht zur Verfügung
steht.
Wenn z. B. Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst, können Sie jeweils ein elektronisches Briefpapier z. B.
mit jeweils einem spezifischen Logo verwenden. So können
Sie jeder Einzel- oder Massensendung ein passendes Briefpapier zuordnen.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.2 Elektronisches
Briefpapier einrichten.
Rechnungsermittlung
Wenn Sie ZahlungsPLUS verwenden, legen Sie die Methode für das Ermitteln der Rechnungsdaten fest. Weitere Informationen finden Sie unter 6.1.1 Welche ZahlungsPLUS Methode ist für mich die richtige?.
Verzeichnisfreigabe
Ordnen Sie den Sammelkorb einem Verzeichnis zu, das Sie
als Verzeichnisfreigabe eingerichtet und mit Passwortschutz
versehen haben. Autorisierte Anwender können
E‑POSTBRIEFE über den Sammelkorb automatisch versenden, indem Sie sie in das Verzeichnis hochladen.
139
5
Erläuterung
HINWEIS
Wenn Sie den Sammelkorb nicht einer Verzeichnisfreigabe zuordnen, lassen sich E‑POSTBRIEFE nur
manuell hinzufügen und einlesen. Der Sammelkorb ist
dann nicht über das Netzwerk erreichbar.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.5 Optional:
Sammelkorb-Verarbeitung manuell starten.
Beilage
Legen Sie fest, dass eine PDF-Datei automatisch allen
E‑POSTBRIEFEN zugefügt wird, die über den Sammelkorb
versendet werden.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.2 StandardBeilagen bereitstellen und automatisch hinzufügen.
Original
Legen Sie bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format fest, dass
nur die Originaldateien versendet werden, also ohne Briefpapier und Beilagen. Typischerweise nutzen Sie diese
Funktion nur, wenn Sie elektronische Rechnungen im
ZUGFeRD-Format über den Sammelkorb senden.
Weitere Informationen finden Sie unter 6.1.3.2 Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format in PDF-Dateien einbetten.
Korrekturprofil
Weisen Sie dem Sammelkorb bei Bedarf ein Korrekturprofil
zu. Damit können Sie die Position des Adressfelds automatisch korrigieren.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.7.2 Korrekturprofile
für bestehende Dokumentvorlagen anlegen.
Tabelle 5.2-1 Einstellungen für einen einzelnen Sammelkorb
Das System erzeugt ein Unterverzeichnis in Ihrer Netzwerkfreigabe.
Ergebnis
Sie gelangen zurück in die Sicht Sammelkorb-Konfiguration.
5.2.2 Standard-Versandoptionen festlegen
Vorgehen
►
Passen Sie die Standard-Versandoptionen an den Anlass Ihrer Massensendung an.
Legen Sie eine Standard-Absenderadresse sowie den Standard-Versandweg, und
‑Druckeinstellungen (wie Farb-/Sschwarz-weiß-Druck oder Einseitiges-/Duplexdrucken)
sowie ein Standard-Briefpapier fest. Hinterlegen Sie für elektronisch versendete
E‑POSTBRIEFE auch Standardtexte für Betreff und Anschreiben. Anwender können
diese Standardtexte bei Bedarf für jeden Brief individuell anpassen.
Weitere Informationen finden Sie unter
▪
4.4.1 Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen
▪
10.3 Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken von
E‑POSTBRIEFEN im Rechenzentrum
140
5
Automatisierter Massenversand ǀ Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen
Ergebnis PDF-Dateien, die Ihre brieferzeugende Anwendung in einen Sammelkorb schreibt, verarbeitet das System automatisch.
Wenn die Verarbeitung erfolgreich war, werden die Daten automatisch gelöscht. Prüfen Sie
im nächsten Schritt das Verarbeitzungsprotokoll. Weitere Informationen finden Sie unter
5.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
5.2.3 Globale Einstellungen für Sammelkörbe festlegen
Nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Sammelkörbe gelten.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb.
2. Erfassen Sie unter Globale Einstellungen folgende Daten:
Erläuterung
Prüfintervall für
Sammelkorb-Verzeichnis
Legen Sie fest, in welchen Abständen das System prüfen
soll, ob E‑POSTBRIEFE zu verarbeiten sind.
TIPP
Um die Lastverteilung und damit die Performance Ihres
Netzwerks zu optimieren, wählen Sie ein möglichst
kurzes Intervall, z. B. 5 Minuten.
Vorhaltezeit für abgewiesene Briefe
Legen Sie fest, wie lange das System fehlerhafte
E‑POSTBRIEFE speichern soll, die nicht aus dem Sammelkorb versendet werden konnten. Nach Ablauf der Zeit löscht
das System die fehlerhaften E‑POSTBRIEFE automatisch.
Beispiel: Wenn Sie sehr große Dateien versenden, kann es
bei einer maximalen Kapazität des Sammelkorbs von 40 GB
nötig sein, eine kurze Vorhaltezeit einzustellen und fehlerhafte Sendungen möglichst schnell zu prüfen. Weitere Informationen finden Sie unter 5.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
Tabelle 5.2-2 Globale Einstellungen für Sammelkörbe
5.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen
Greifen Sie als Sammelkorb-Administrator auf Sammelkörbe (Verzeichnisfreigaben) zu, oder
zeigen Sie Anwendern, wie sie per Windows oder SFTP auf spezifische Verzeichnisfreigaben zugreifen können.
5.3.1 Verzeichnisfreigabe als Laufwerk ins Windows-Netzwerk einbinden
Fügen Sie Verzeichnisfreigaben als Netzlaufwerke im Windows-Explorer hinzu.
Voraussetzung ü Sie haben SMB-Verzeichnisfreigaben erstellt.
Vorgehen 1. Starten Sie den Windows Explorer.
141
5
Ergebnis
Unter Netzwerk wird die globale Verzeichnisfreigabe als Laufwerk unter dem Namen
angezeigt, den Sie im Feld NetBIOS-Name eingegeben haben.
Wenn die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> nicht automatisch unter Netzwerk erscheint, folgen Sie der Anleitung im Abschnitt Netzlaufwerk verbinden. Das kann passieren, wenn die Rechner nicht in derselben Arbeitsgrupe sind.
2. Klicken Sie auf den Laufwerksnamen.
Ergebnis
Sie gelangen in das Dialogfenster Windows-Sicherheit.
3. Erfassen Sie folgende Daten:
a. Benutzer: epost_<Name der spezifischen Netzwerkfreigabe>
b. Passwort: Geben Sie das Passwort spezifischen Netzwerkfreigabe ein, das Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe festgelegt haben.
c. Markieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis Sie haben über die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> Zugriff auf das SammelkorbVerzeichnis.
HINWEIS
Alle Benutzer einer Verzeichnisfreigabe können den übergeordneten NetBIOS-Container
öffnen. Sie können die Namen aller darin enthaltenen Verzeichnisfreigaben sehen. Sie
haben Zugriff aber nur auf diejenigen Verzeichnisfreigaben, deren Passwort sie kennen.
Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zum Verbinden von Verzeichnisfreigaben als Netzlaufwerken. Nutzen Sie diese Anleitung,
▪
wenn die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> nicht automatisch unter Netzwerk erscheint
▪
um Nutzer von Sammelkörben z. B. per E‑Mail zu informieren, wie sie auf die entsprechende SMB-Verzeichnisfreigabe zugreifen können.
HINWEIS
Wir haben den Text so formuliert, dass Sie als Sammelkorb-Administrator ihn übernehmen können. Sie müssen nur die IP-Adresse Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX, den Namen der Verzeichnisfreigabe sowie den verzeichnisspezifischen Benutzernamen und
das Passwort ergänzen.
Netzlaufwerk verbinden
1. Wählen Sie auf Ihrem Windows-Desktop das Arbeitsplatz-Icon (Abbildung 5.3-1 auf Seite 142), und wählen Sie die Schaltfläche Netzlaufwerk verbinden.
Alternativ: Wählen Sie im Windows-Explorer im Kontextmenü des Verzeichnisses Netzwerk den Menüpunkt Netzlaufwerk verbinden.
Abbildung 5.3-1 Arbeitsplatz-Icon
142
5
2. Wählen Sie im Feld Laufwerk einen Laufwerksbuchstaben, z. B. Z:.
3. Erfassen Sie im Feld Ordner \\<IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX>\<Name der
spezifischen Verzeichnisfreigabe>.
4. Markieren Sie das Kontrollkästchen Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen.
5. Wählen Sie Verbindung unter anderem Benutzernamen herstellen.
6. Wählen Sie Fertig stellen.
Sie gelangen in das Dialogfenster Verbinden als.
7. Erfassen Sie folgende Werte:
▪
Benutzername: epost_<Name des Verzeichnisfreigabe>
▪
Kennwort: Geben Sie folgendes Passwort ein: <Passwort, das Sie als
Sammelkorb-Administrator unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe festgelegt haben>
8. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Sie haben über den Laufwerksbuchstaben, z. B. Z:, Zugriff auf das SammelkorbVerzeichnis \\<IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX>\<Name der Verzeichnisfreigabe für den Sammelkorb>.
5.3.2 Per SFTP auf Verzeichnisfreigabe zugreifen
Greifen Sie als Sammelkorb-Administrator per SFTP-Client auf Netzwerkfreigaben zu, oder
zeigen Sie Anwendern, wie sie per SFTP auf spezifische Verzeichnisfreigaben zugreifen
können, um E‑POSTBRIEFE hochzuladen.
HINWEIS
Wir haben den folgenden Text aus Ihrer Sicht als Sammelkorb-Administrator formuliert. So
können Sie ihn direkt z. B.in einen E‑Mail übernehmen. Sie müssen nur die IP-Adresse
Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX, den Namen des SFTP-Clients, den Sie empfehlen, sowie
den verzeichnisspezifischen Benutzernamen und das Passwort ergänzen.
Vorgehen 1. Installieren Sie einen SFTP-Client (z. B. WinSCP).
HINWEIS
Dateinamen müssen UTF-8-codiert sein
Verwenden Sie zum Hochladen per SFTP nur einen SFTP-Client, der UTF-8 unterstützt, und stellen Sie sicher, dass die Dateinamen der hochgeladenen Dateien in
UTF-8 codiert sind.
2. Starten Sie den SFTP-Client und Geben Sie die Anmeldedaten ein:
▪
Übertragungsprotokoll: SFTP
▪
Rechnername: <IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX>
▪
Port-Nummer: 22
▪
Benutzername: epost_<Name der Verzeichnisfreigabe>
▪
Kennwort: Geben Sie folgendes Passwort ein: <Passwort, das Sie als
Sammelkorb-Administrator unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe festgelegt haben>
3. Wählen Sie Anmelden.
143
5
Automatisierter Massenversand ǀ Brieferzeugende Anwendung konfigurieren
Ergebnis Sie haben Zugriff auf das Sammelkorb-Verzeichnis.
5.4 Brieferzeugende Anwendung konfigurieren
Generieren Sie mit Ihrer brieferzeugenden Anwendung E‑POSTBRIEFE, und exportieren
Sie sie in einem Sammelkorb (SMB- oder SFTP-Verzeichnisfreigabe).
Die E‑POSTBUSINESS BOX unterstützt folgende Szenarien (die alle nebeneinander möglich sind):
▪
Szenario 1 (halbautomatisch) mit frei konfigurierbarem PDF-Export: Im typischen
Fall exportiert Ihre brieferzeugenden Anwendung PDF-Dateien in einen Sammelkorb,
den Sie je nach Sendungsanlass konfiguriert haben. Das Exportieren starten Sie für jeden Sendungsanlass manuell.
Die Versandbestätigung erhalten Sie über das Versandprotokoll, das Sie bei Bedarf automatisch für Nachbearbeitungsprozesse auswerten können. Weitere Informationen finden
Sie unter 5.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
▪
Szenario 2 (halbautomatisch) mit Systemen ohne konfigurierbares Exportverzeichnis
Manche brieferzeugenden Anwendungen (z. B. die Personalsoftware Sage HR Suite)
verwenden als Ausgangskanal nur den Druckertreiber. Sie können also keine Dateien
automatisch im Format PDF/A-1b in ein bestimmtes Verzeichnis exportieren; es ist Ihnen
technisch nicht gestattet oder nur durch kostenpflichtige Beauftragung eines IT-Beraters
der Applikation möglich, ein bestimmtes Zielverzeichnis zu implementieren. Es kann
auch sein, dass die Fachsoftware keinen eigenen PDF-Genrerator besitzt und deshalb
auf einen Druckertreiber als Ziel ausleitet. In diesem Fall nutzen Sie den
E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer als Drucker.
Der E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer ist ein Druckertreiber. Er erlaubt es Ihnen, einen Sammelkorb als Zielverzeichnis zu konfigurieren. In ihn exportiert das System PDFDateien. Beachten Sie jedoch folgende Einschränkungen.
Der E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer
▪
ist nur für Microsoft Windows verfügbar
▪
ist einem einzigen Sammelkorb fest zugeordnet. Sie können also nicht verschiedene
Sammelkörbe für verschiedene Sendungsanlässe konfigurieren, sondern sind auf einen Standard-Sammelkorb festgelegt.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.7.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren.
▪
Szenario 3 (vollautomatisch): Steuern Sie die Versandoptionen von Sendungen über
automatisch generierte Steuerungsdateien direkt aus Ihrem Output Management-System
heraus. Das Konfigurieren von Sammelkörben entfällt dann weitgehend. Das Exportieren
kann dann automatisch für mehrere Sendungsanlässe gleichzeitig stattfinden, z. B. durch
tägliche Hintergrund-Jobs. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie bei der Brieferzeugung
einen maximalen Automatisierungsgrad anstreben und Ihr Output ManagementSystem das unterstützt.
Diese Option kann mit beträchtlichem Implementierungsaufwand verbunden sein und
empfiehlt sich deshalb nur für hochautomatisierte Produktionsumgebungen mit hohen
Versandvolumina.
Weitere Information zu diesem Sonderfall finden Sie unter 5.7.1 Massenversand mit
Steuerungsdateien vollautomatisieren.
144
5
Automatisierter Massenversand ǀ Brieferzeugende Anwendung konfigurieren
▪
Szenario 4: Versenden Sie Rechnungen mit ZahlungsPLUS. Ihr Kunde erhält dann
einen vorausgefüllten Überweisungsträger oder kann elektronisch versendete Rechnung
direkt per Mausklick bezahlen. Weitere Informationen finden Sie unter 6. Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS.
▪
Szenario 5: Versenden Sie automatisch oder manuell erzeugte E‑POSTBRIEFE über
passwortgeschützte Sammelkörbe. Dieses Szenario kann beispielsweise folgende Anwendungsfälle abdecken:
▪
Ihre Organisation hat verschiedene Abteilungen oder Ihr Konzern verschiedene Gesellschaften. Die Abteilungen oder Konzernteile haben eigene Prozeduren für den
automatisierten Massenversand.
HINWEIS
Datenschutz
Es ist generell sinnvoll, Berechtigungen für das Versenden von E‑POSTBRIEFEN
zu vergeben. Aus Gründen des Datenschutzes kann es aber auch zwingend nötig
sein, dass Abteilungen wie beispielsweise die Lohnbuchhaltung Massensendungen nur über besondere, passwortgeschützte Sammelkörbe versendet.
▪
Anwender in Ihrem Unternehmen erstellen Einzel- oder Serienbriefe auf PCs, auf denen keine Client-Anwendungen installiert sind (z. B. auf Linux-PCs).
Weitere Informationen finden Sie unter 5.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen.
Voraussetzung ü Optional: Um Rechnungen mit automatisch vorausgefülltem Überweisungsträger zu versenden, haben Sie ZahlungsPLUS eingerichtet.
Weitere Informationen finden Sie unter 6. Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS.
ü Sie haben einen Sammelkorb für das Verarbeiten von PDF-Dateien konfiguriert und einer Verzeichnisfreigabe zugewiesen.
Vorgehen 1. Wenn Sie ZahlungsPLUS zum Versenden von Rechnungen nutzen, stellen Sie sicher,
dass Ihre brieferzeugende Anwendung die Rechnungsdaten in Form von Weißtext oder
im ZUGFeRD-Format in die PDF-Dateien einbettet.
Weitere Informationen finden Sie unter 6.1.1 Welche ZahlungsPLUS Methode ist für
mich die richtige?.
2. Stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien den Layout-Vorgaben entsprechen und die gewünschte Druckqualität haben.
Weitere Informationen zu Format, Einstellungen für optimale Druckqualität und Layout
finden Sie unter
▪
▪
4.2.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden
3. Stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien folgende Eigenschaften haben.
▪
Der Dateiname hat maximal 48 Zeichen.
▪
Als zulässige Zeichen verwenden Sie im Dateinamen „A-Z“, „a-z“, „0-9“, „-“, „_“.
145
5
Automatisierter Massenversand ǀ Optional: Sammelkorb-Verarbeitung manuell starten
▪
Die Summe der Dateigröße aller PDF-Dateien einer Sendung ist maximal 40 GB.
TIPP
Prüfen Sie die Kapazität Ihres Sammelkorbs
40 GB ist die technische Obergrenze, wenn der Sammelkorb leer ist. Abhängig
z. B. von der Vorhaltezeit für fehlerhafte Briefe kann ein großer Teil der Kapazität
bereits ausgeschöpft sein.
▪
Wenn Sie sehr große Dateien hochladen, prüfen Sie vorher den freien Speicher Ihres SMB- oder SFTP-Verzeichnisses. Löschen Sie fehlerhafte Dateien
im Verzeichnis Fehlerhafte Briefe, wenn Sie die Fehleranalyse abgeschlossen haben.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
▪
Passen Sie bei Bedarf den Wert für die Vorhaltezeit gesendeter
E‑POSTBRIEFE an.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.7 Automatisches Löschen gesendeter E‑POSTBRIEFE konfigurieren.
▪
▪
Prüfen Sie, ob Sie die Größe der Dateien verringern können, indem Sie beispielsweise die Auflösung von Grafiken herabsetzen.
Die E‑POSTBRIEFE sind einschließlich Anhang jeweils maximal 20 MB groß.
4. Konfigurieren Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so, dass sie die PDF-Dateien mit
Ihren E‑POSTBRIEFEN je nach Anwendungsfall in das betreffende SammelkorbVerzeichnis schreibt.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen.
5. Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem
vorhergehenden Massenversand aufgetreten sind, behoben haben.
Ergebnis Ihre brieferzeugende Anwendung erstellt die E‑POSTBRIEFE gemäß den Vorgaben für die
automatisierte Verarbeitung.
Die Briefe werden in den Sammelkorb exportiert und automatisch in den Intervallen versendet, die Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb festgelegt haben.
5.5 Optional: Sammelkorb-Verarbeitung manuell starten
Starten Sie das Versenden über den Sammelkorb bei Bedarf manuell. Sie können dann z. B.
sofort prüfen, ob die E‑POSTBUSINESS BOX Dateien zur Verarbeitung annimmt.
Das automatische Versenden richtet sich nach dem Intervall, das Sie beim Konfigurieren Ihrer Sammelkörbe unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb > Globale Einstellungen festgelegt haben.
146
5
Automatisierter Massenversand ǀ Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren
Voraussetzung ü Ihre brieferzeugende Anwendung hat einen E‑POSTBRIEF in einen Sammelkorb geschrieben, oder Sie haben einen E‑POSTBRIEF hochgeladen.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverarbeitung.
2. Wählen Sie unter Sammelkorbauswahl den Sammelkorb, dessen Inhalt Sie versenden
wollen.
3. Wählen Sie unter Unverarbeitete Sammelkorb-Briefedie Schaltfläche Jetzt einlesen.
5.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren
Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer
Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem vorhergehenden
Massenversand aufgetreten sind, behoben haben. Nutzen Sie das Versandprotokoll auch,
um Nachverarbeitungsprozesse auszulösen. Sie können in Ihrer Datenbank beispielsweise
automatisch ein „Versendet“-Kennzeichen setzen oder den Namen des Freigebers speichern.
Implementieren Sie Fehlerbehandlungsroutinen, die nacheinander Folgendes prüfen:
1. Ist die Speicherkapazität der E‑POSTBUSINESS BOX ausreichend?
2. Wurde eine eingelieferte Datei überhaupt zur Verarbeitung angenommen?
3. Wenn ja: Wurden alle in einem Serienbrief (oder einer automatisch generierten ZIPDatei) enthaltenen Briefe verarbeitet oder nur einige?
4. Optional: Wenn alle Briefe verarbeitet werden konnten: Wann wurde der Brief versendet
(Versanddatum), und auf welchem Versandweg wurde der Brief versendet?
HINWEIS
Archivieren von E‑POSTBRIEFEN
Um Briefe zu archivieren, kopieren oder verschieben Sie sie manuell in ein Archivverzeichnis. Oder nutzen Sie z. B. eine eventuell vorhandene Archivfunktion Ihrer brieferzeugenden Anwendung.
Vorgehen 1. Prüfen Sie die freie Kapazität Ihres Sammelkorbs.
40 GB ist die technische Obergrenze, wenn der Sammelkorb leer ist. Abhängig z. B. von
der Vorhaltezeit für fehlerhafte Briefe kann ein großer Teil der Kapazität bereits ausgeschöpft sein.
Damit Ihre brieferzeugende Anwendung beim Exportieren eine entsprechende Fehlermeldung zurückerhält, implementieren Sie – abhängig vom Protokoll (SMB oder SFTP) –
eine Fehlerbehandlungs-Prozedur für den Fall, dass die Kapazität der Sammelkorbfunktion (40 GB) einmal ausgeschöpft ist.
147
5
HINWEIS
Alerts zur Festplattenkapazität
Der technische Betreuer erhält E‑Mail Benachrichtigungen, wenn die Kapazität der
Festplatte die Marken von 10 % und 5 % unterschreitet. Diese Alerts garantieren
nicht, dass der technische Betreuer alte E‑POSTBRIEFE rechtzeitig die Vorhaltezeit
für gesendete E‑POSTBRIEFE anpasst und auf diese Weise Platz schafft. Um die
Festplattenbelegung manuell zu prüfen, wählen Sie E‑POSTBRIEF > Allgemein > Systemstatus.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.7 Automatisches Löschen gesendeter
E‑POSTBRIEFE konfigurieren.
2. Prüfen Sie, ob eine Datei, die in einen Sammelkorb exportiert wurden, zur Verarbeitung
angenommen wurde.
▪
▪
Manuell: Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverarbeitung.
▪
Im Fehlerfall wird unter Fehler bei der Dateiannahme der Name der fehlerhaften Datei angezeigt.
▪
Im Erfolgsfall ist die Tabelle unter Fehler bei der Dateiannahme leer.
Automatisch: Prüfen Sie den Inhalt des Verzeichnisses <Verzeichnisfreigabe>
\<Sammelkorb>\Abgewiesene Dateien (Abbildung 5.6-2 auf Seite 148, Position 1):
▪
Im Fehlerfall liegt dort die von Ihnen eingelieferte Datei sowie eine Datei
namens <Name der fehlerhaften Datei>.pdf.error.txt.
▪
Im Erfolgsfall ist das Verzeichnis leer.
1
2
3
Abbildung 5.6-2 Verzeichnisse für Log-Dateien und fehlerhafte Dateien
148
5
3. Beheben Sie mögliche Fehler.
Beispiel: Ein Brief wird im Format Word statt im Format PDF generiert.
a. Um die Fehlerursache zu analysieren und Ihre brieferzeugende Anwendung korrekt
zu konfigurieren, laden Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverarbeitung die Datei rejected.csv herunter (Abbildung 5.6-3 auf Seite 149, Position 1).
Abbildung 5.6-3 Dateien rejected.csv oder failed.csv herunterladen
b. Um die Zuordnung fehlerhafter Dateien zu erleichtern, leeren Sie nach der Behebung des Fehlers das Verzeichnis <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>
\Abgewiesene Dateien.
TIPP
Eindeutige Dateinamen verwenden
Verwenden Sie eindeutige Dateinamen (z. B. mit Zeitstempel). So können Sie bei
der Fehlerbehandlung Listen der exportierten Dateien automatisch mit dem Versandprotokoll abgleichen.
4. Wenn eine ZIP-Datei oder ein Serienbrief zur Verarbeitung angenommen wurde, prüfen
Sie, ob alle darin enthaltenen einzelnen Briefe vollständig verarbeitet wurden.
149
5
▪
Manuell: Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverarbeitung.
▪
Im Fehlerfall wird unter Fehler in der Briefverarbeitung der Name der fehlerhaften Datei angezeigt. Bei Serienbriefen wird die Briefnummer (Position) angezeigt.
Stornierte E‑POSTBRIEFE sind nicht in der Liste der fehlerhaften Dateien, sondern im Versandprotokoll.
▪
Im Erfolgsfall ist die Tabelle unter Fehler in der Briefverarbeitung leer.
150
5
▪
Automatisch:
▪
Im Fehlerfall liegt im Verzeichnis <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>
\Fehlerhafte Briefe (Abbildung 5.6-2 auf Seite 148, Position 2) eine oder
mehrere fehlerhafte Dateien (<dateiname>.pdf) sowie jeweils ein Fehlerlog
(<dateiname>.pdf.error.txt).
Stornierte E‑POSTBRIEFE sind nicht in <dateiname>.pdf.error.txt, sondern
in <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Protokoll Dateiannahme
\<Datum>-deliverylog.txt.
▪
Optional: Um den Erfolgsfall zu verifizieren, gleicht Ihr Mechanismus das Verarbeitungsprotokoll (die Liste der versendeten E‑POSTBRIEFE) in der Datei
<Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Protokoll Dateiannahme\<Datum>deliverylog.txt mit der Liste der Briefe ab, die Ihr Output Management-
System exportiert hat (Abbildung 5.6-4 auf Seite 152).
HINWEIS
Wie oft soll mein System die Verzeichnisse und Versandprotokolle prüfen?
Implementieren Sie einen Cron-Job, der regelmäßig die Verzeichnisse und
Logs prüft. Die Verarbeitung ist – abhängig z. B. vom Versandzeitpunkt – in
der Regel am Folgetag abgeschlossen. Das können wir jedoch nicht garantieren.
TIPP
Versandstatus dokumentieren
Nutzen Sie das Versandprotokoll auch, um den Versandstatus und den Versandweg zu dokumentieren. Sie können in Ihrer Datenbank beispielsweise automatisch ein „Versendet“-Kennzeichen setzen oder den Namen des Freigebers speichern.
Feld
Format
Verwendung
<Zeitstempel>
DD.MM.YY
HH:MM:SS
Datum/Zeit, zu dem der Brief versendet wurde.
FOLDER
STRING
Name des Sammelkorbverzeichnisses
FILE
STRING
„Versendet“ bedeutet, dass ein Brief im E‑POST System
verarbeitet wird und die Deutsche Post AG die Verantwortung trägt, ihn zuzustellen.
Identifizieren Sie einen Brief über den Dateinamen im Feld
File, wenn Sie Briefe als einzelne PDF-Dateien exportie-
ren
POSITION
INTEGER
Identifizieren Sie einen Brief über die Briefnummer im Feld
Position, wenn Sie mehrere Briefe in einer einzigen PDFDatei exportieren, z. B. in einem Serienbrief im Format
PDF, bei dem die Einzelbriefe durch einen Brieftrenner getrennt sind.
Das System nummeriert die in einem Serienbrief enthaltenen Briefe beginnend mit 1. Der Name der SerienbriefDatei steht im Feld File.
151
5
Feld
Format
Verwendung
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen.
REFE-
STRING
Identifizieren Sie einen Brief über den Dateinamen im Feld
Reference, wenn Sie Briefe in einem ZIP-Container zu-
RENCE
sammen mit einer Steuerungsdatei exportieren. Der Name
der ZIP-Datei steht im Feld File.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.7.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren.
STATE
STRING
Identifizieren Sie den tatsächlichen Versandweg über den
Wert im Feld State:
▪
delivered: Der Brief wird postalisch zugestellt.
▪
digitaldelivered: Der Brief wird elektronisch zuge-
stellt.
▪
released: Ein Freigeber hat den Brief freigegeben.
HINWEIS
Die Zustände „Vom Freigeber abgelehnt“ oder "Vom
Anwender storniert" werden nicht durch einen Status
dokumentiert.
Tabelle 5.6-1 Aufbau des Versandprotokolls
Abbildung 5.6-4 Versandprotokoll für automatische Nachverarbeitungsprozesse nutzen
5. Tun Sie im Fehlerfall Folgendes:
a. Analysieren Sie die Fehlerursache mit Hilfe der Log-Dateien. Sie haben folgende
Möglichkeiten:
▪
Laden Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverarbeitung die
Datei failed.csv herunter (Abbildung 5.6-3 auf Seite 149, Position 2).
Darin sind alle Einzel-Fehlermeldungen (aus den <dateiname>.pdf.error.txtDateien) zusammengefasst.
▪
Wenn es sich um wenige Log-Dateien handelt: Analysieren Sie die einzelnen
Log-Datei(en) <dateiname>.pdf.error.txt im Verzeichnisses
<Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Fehlerhafte Briefe (Abbildung
Weitere Informationen finden Sie unter4.2.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden.
b. Korrigieren Sie die fehlerhaften Briefe, und versenden Sie sie erneut.
152
5
Automatisierter Massenversand ǀ Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
c. Stellen Sie sicher, dass Fehlerprotokolle oder fehlerhafte Briefe aus dem Verzeichnis
<Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Fehlerhafte Briefe gelöscht sind,
bevor Sie die nächste Massensendung starten.
Ergebnis Das Verzeichnis <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Fehlerhafte Briefe (Abbildung 5.6-2 auf Seite 148, Position 2) ist leer.
5.7 Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
5.7.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren
Steuern Sie die Versandoptionen von Sendungen über automatisch generierte Steuerungsdateien direkt aus Ihrem Output Management-System heraus. Das Konfigurieren von Sammelkörben entfällt dann weitgehend. Das Exportieren kann dann automatisch für mehrere
Sendungsanlässe gleichzeitig stattfinden, z. B. durch tägliche Hintergrund-Jobs. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie bei der Brieferzeugung einen maximalen Automatisierungsgrad
anstreben und Ihr Output Management-System das unterstützt.
In einer halbautomatischen Produktionsumgebung klassifizieren Sie Ihre E‑POSTBRIEFE.
Sie legen für verschiedene Sendungsanlässe mehrere spezifische Sammelkörbe an. Rechnungen versenden Sie beispielsweise in Schwarz-weiß, Werbebriefe dagegen in Farbe. Sie
müssen also entsprechend auch die Sendungen aufteilen: Für die Rechnungen erstellen Sie
den ersten Druckauftrag, den Sie in Sammelkorb (A) exportieren, für die Werbebriefe einen
zweiten für Sammelkorb (B).
In einer vollautomatischen Produktionsumgebung können Sie die Versandparameter Farbtyp (farbig/schwarz-weiß), Drucktyp (einseitig/beidseitig) und Versandweg (ausschließlich
postalisch oder bevorzugt elektronisch) über eine XML-Steuerungsdatei steuern. Das heißt,
Sie legen datenbankgesteuert für jeden einzelnen Brief die Versandptionen fest (z. B. mit Hilfe von Datenbank-Attributen wie „Dokumenttyp“, „Art des Geschäftspartners“ usw.). Sie
brauchen nur noch einen einzigen Druckauftrag zu starten (beispielsweise als täglich eingeplanten Hintergrund-Job).
Diese Option kann mit beträchtlichem Implementierungsaufwand verbunden sein und empfiehlt sich deshalb nur für hochautomatisierte Produktionsumgebungen mit hohen Versandvolumina.
HINWEIS
Einschränkungen
Berücksichtigen Sie folgende Einschränkungen einer vollautomatischen Produktion:
▪
Rechnungen: Sie können Rechnungsdaten für ZahlungsPLUS nicht mit der Steuerungsdatei übergeben. Um ZahlungsPLUS zu nutzen, müssen Sie die Rechnungsdaten
in Form von Weißtext in die PDF-Dateien einbetten oder PDF-Dateien im ZUGFeRDFormat generieren.
Weitere Informationen finden Sie unter 6. Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS.
▪
Elektronisches Briefpapier: Wenn Sie verschiedene elektronische Briefpapiere verwenden, können Sie sie nicht über einen Parameter den Sendungen zuordnen. Wenn
Sie mehr als ein Briefpapier benötigen, müssen Sie entsprechend viele Sammelkörbe
anlegen.
Voraussetzung ü Sie haben eine SMB- oder SFTP-Verzeichnisfreigabe eingerichtet.
153
5
ü Sie haben die ZIP-Datei Appendix_zum_EPOSTBUSINESS_BOX_Einrichtungsleitfaden.zip mit Beispiel-Daten heruntergeladen
(im Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS BOX), unter E-POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung – Appendix).
Vorgehen 1. Erstellen Sie elektronisches Briefpapier gemäß den Layout- und Format-Anforderungen
der E‑POSTBUSINESS BOX.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.2 Elektronisches Briefpapier einrichten.
2. Konfigurieren Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb einen Sammelkorb (in unserem Beispiel xml-steuerung).
a. Wählen Sie unter Eingabeformat den Listenpunkt ZIP-Container (Abbildung 5.7-1
b. Weisen Sie Ihr elektronisches Briefpapier dem Sammelkorb zu.
c. Wenn Sie Rechnungen versenden, legen Sie unter Rechnungsermittlung die Methode fest, mit der Sie die Rechnungsdaten in die PDF-Dateien einbetten (als unsichtbaren Weißtext oder im ZUGFeRD-Format).
d. Optional: Legen Sie einen Freigeber fest. Der Freigeber kann die Massensendung
stichprobenhaft in der Client-Anwendung Mailbox prüfen und dann freigeben.
i.
Markieren Sie das Kontrollkästchen Briefe müssen freigegeben werden.
ii. Wählen Sie in der Liste Absender-Postfach das Postfach des Freigebers.
HINWEIS
Feld „Absenderpostfach“
Das Feld Absender-Postfach brauchen Sie typischerweise nur für die FreigabeFunktion. Das tatsächliche Absenderpostfach legen Sie in der Steuerungsdatei
fest (nach dem Schema <absender><onlineadresse>poststelle@beispielfirma.epost.de</onlineadresse></absender>). Die Steuerungsdatei überschreibt also das Standardpostfach.
Wenn Sie kein Absenderpostfach anlegen, und das Feld in der Steuerungsdatei
ist leer, dann verwendet das System das Postfach „Poststelle“.
154
5
Abbildung 5.7-1 Sammelkorb für das Einliefern von ZIP-Containern konfigurieren
3. Konfigurieren Sie Ihr Output Management-System.
a. Erstellen Sie Ihre Massenschreiben entsprechend den Layout-Vorgaben für die
Weitere Informationen finden Sie unter4.2.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden.
b. Exportieren Sie testweise die Massenschreiben im Format PDF/A1-b. Stellen sie sicher, dass die Dateien den Anforderungen entsprechen, die Sie auch für elektronisches Briefpapier einhalten müssen.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.2 Elektronisches Briefpapier einrichten,
Schritt c.
TIPP
Eindeutige Dateinamen verwenden
Verwenden Sie eindeutige Dateinamen (z. B. mit Zeitstempel). So können Sie bei
der Fehlerbehandlung Listen der exportierten Dateien automatisch mit dem Versandprotokoll abgleichen.
Ergebnis
Ihr Anschreiben entspricht den Beispiel-Dateien epostboxPostalischerBrief.pdf
und epostboxDigitalerBrief.pdf in der Zip-Datei Zip-Beispiel-Container.
Für die Dateinamen gelten folgende Regeln:
▪
Der Dateiname besteht nur aus den Buchstaben „A-Z“, „a-z“, den Ziffern „0-9“, den
Sonderzeichen „-“ (Minus) und „_“ (Unterstrich).
155
5
▪
Der Dateiname enthält zusätzlich zu dem Punkt vor der Dateiendung genau 1
Punkt. Der Punkt darf nicht am Anfang oder am Ende stehen.
Korrekt ist Brief.1.pdf
Ungültig sind z. B.: Brief1.pdf, Brief1..pdf, _Brief.1.pdf, Brief.1._pdf
Die Beispieldatei epostboxDigitalerBrief.pdf enthält auch die E‑POST Adresse
des Adressaten. Sie hinzuzufügen ist optional. Wenn Sie den Versandkanal Bevorzugt
elektronisch (siehe unten Schritt 5.b.) wählen und die E‑POST Adresse nicht kennen,
wird ein E‑POSTBRIEF dennoch immer dann elektronisch versendet, wenn das
E‑POST System erkennt, dass der Adressat eine E‑POST Adresse hat (sogenannte
„Adressanreicherung“). Deshalb ist es wichtig, in Schritt 4. einen Betreff- und Anschreibentext zu erstellen.
4. Erstellen Sie einen oder mehrere Anschreiben- und Betreff-Texte für diejenigen
E‑POSTBRIEFE, die das System elektronisch versendet.
Führen Sie diesen Schritt aus, wenn Sie nicht die Standard-Texte für Betreff und Anschreiben verwenden wollen, die Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Versand festgelegt haben. Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.1 Standard-Einstellungen für
Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
Beispiel
Sie möchten Ihren automatisch generierten Massensendungen den Zusatz „Dies ist
eine automatisch erzeugte Nachricht.“ mitgeben.
a. Starten Sie einen Text- oder XML-Editor, und öffnen Sie die Beispieldatei
Anschreibeninfo_Beispielzip.xml, die Sie in der Zip-Datei Zip-BeispielContainer heruntergeladen haben.
b. Passen Sie die folgenden fett hervorgehobenen Elemente und Attribute nach Ihren
Wünschen an.
▪
ID der Nachricht: Damit ordnen Sie in der Steuerungsdatei jedem einzelnen Brief
einen Anschreibentext zu, beispielsweise abhängig vom Sendungsanlass (z. B.
„Jahresabrechnung“, „Quartalsabrechnung“ usw.)
Das ID-Attribut muss XML-konform sein (Typ xsd:ID). Das heißt, es muss mit einem Buchstaben oder Unterstrich beginnen. Eine Zahl am Anfang ist nicht erlaubt.
▪
<betreff>: Betreffzeile des elektronischen E‑POSTBRIEFS
▪
<text>: Anschreibentext des elektronischen E‑POSTBRIEFS
HINWEIS
Zeilenumbrüche sind möglich, Formatierungen nicht.
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<nachrichten version="2.0"
xmlns="http://epost.de/MKG/2.0/Anschreibeninfo/"
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
xsi:schemaLocation="http://epost.de/MKG/2.0/Anschreibeninfo/
Anschreibeninfo.xsd">
156
5
<nachricht id="_2015_jahresabrechnung">
<betreff>Jahresabrechung 2015</betreff>
<text>Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
vielen Dank für Ihr Vertrauen in unsere Produkte
und Dienstleistungen!
Ihre Jahresabrechnung für 2015 finden Sie im Anhang.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Musterfirma
Ihr Vorteil: Um Kosten zu sparen und Ihnen
entsprechend günstige Angebote machen zu
können, haben wir diese Nachricht
automatisch erzeugt.
</text>
</nachricht>
<nachricht id="_2015q1_quartalsabrechnung">
<betreff>Quartalsabrechung 2015/I</betreff>
<text>Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
...
</text>
</nachricht>
<nachricht>
...
</nachricht>
</nachrichten>
5. Erstellen Sie die Steuerungsdatei entsprechend der Schema-Datei index_2.6.xsd, die
Sie in der Datei EPOSTBUSINESS_BOX_Einrichtungsleitfaden_Versandautomatisierung_Schema.zip
finden.
a. Stellen Sie sicher, dass die Steuerungsdatei folgende grundsätzlichen Vorgaben erfüllt:
▪
Der Dateiname der Steuerungs-Datei folgt der Namenskonvention: index<freie
Wahl>.xml und hat maximal 48 Zeichen („A-Z“, „a-z“, „0-9“, „-“, „_“ only).
Beispiel: index_rechnungen_2015_q1.xml
▪
Es ist entweder eine E‑POST Adresse oder eine postalische Anschrift angegeben.
Wenn Sie beides angeben, eine E‑POST Adresse und auch postalischer Anschrift, lehnt das E‑POST System den Zip-Container ab.
▪
Es ist entweder ein Postfach oder eine Straße und Hausnummer angegeben.
b. Legen Sie für den Sendungsanlass und jeden einzelnen Brief die notwendigen Parameter fest:
157
5
▪
Um den Versandkanal festzulegen, nutzen Sie die Steuerungsoption <anschriftqualifizierung> und das Feld <onlineadresse>.
Stellen Sie dabei sicher, dass die Empfängeradresse hat maximal 128 Zeichen
hat.
Sie haben folgende Möglichkeiten, den Versandkanal zu steuern:
▪
Ausschließlich digital: Stellen Sie nur sicher, dass das Feld <onlineadresse> eine gültige E‑POST Adresse des Empfängers enthält.
<empfaenger>
<onlineadresse>max.mustermann.1@epost.de</onlineadresse>
</empfaenger>
▪
Bevorzugt elektronisch: Stellen Sie sicher, dass das Feld <anschriftqualifizierung> den Wert 1 hat.
<steueroptionen>
<anschriftqualifizierung>1</anschriftqualifizierung>
</steueroptionen>
Das System der Deutschen Post AG prüft, ob ein Empfänger eine E‑POST
Adresse besitzt, reichert die E‑POST Adresse an und versendet Ihren
E‑POSTBRIEF elektronisch. Nur wenn keine E‑POST Adresse existiert, sendet das System den Brief an die postalische Adresse.
▪
Ausschließlich postalisch: Stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Das Feld <anschriftqualifizierung> hat den Wert 0.
<steueroptionen>
</steueroptionen>
▪
Das Feld <onlineadresse> fehlt. Stattdessen ist nur die postalische Adresse angegeben.
<empfaenger>
<postanschrift>...</postanschrift>
</empfaenger>
Ihre E‑POSTBRIEFE werden auch dann physisch versendet, wenn ein Adressat eine E‑POST Adresse besitzt. Die Adressanreicherung ist also ausgeschaltet.
Beispiel: Sie senden Rechnungen mit ZahlungsPLUS und möchten Zahlungen
über einen Betrag von mehr als 5.000 Euro ermöglichen. Das geht nur postalisch. Rechnungen über Beträge bis 5.000 Euro können Sie auch elektronisch
versenden.
▪
Legen Sie den Drucktyp und den Farbtyp mit der Steuerungsoption <druckoptionen> fest.
▪
Drucktyp: einseitig oder beideitig
▪
Farbtyp: farbig oder schwarz/weiss
Trennen Sie die Werte mit einem Semikolon.
Beispiel: <druckoptionen>einseitig;schwarz/weiss</druckoptionen>
158
5
▪
Legen Sie die E‑POST Adresse der Gruppe oder des Anwenders, der/die als Absender Ihrer E‑POSTBRIEFE fungieren soll, mit der Steuerungsoption <absender> fest. Stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Die Absenderadresse ist die eines Anwender- oder Gruppenpostfachs, das
Sie angelegt haben. Weitere Informationen finden Sie unter 4.1 Anwender,
Postfächer und E‑POST Adressen verwalten.
▪
Die Absenderadresse hat maximal 200 Zeichen.
Die verarbeiteten E‑POSTBRIEFE erscheinen im Postausgang des Anwenders
oder der Mitglieder der Gruppe. Das Feld darf nicht leer sein.
Schema: <absender><onlineadresse>poststelle@beispielfirma.epost.de</onlineadresse>
HINWEIS
Parameter ohne Steuerungsfunktion
Folgende Parameter sind in der Schema-Datei vorgesehen, haben jedoch zur Zeit
keine Funktion.
Beispiel
Ergebnis
▪
Versandoption <briefzusatzleistung>S</briefzusatzleistung>: Der Wert
S ist fix. Änderungen ignoriert das System.
▪
Kundenparameter: Das E‑POSTSystem wertet keine kundenspezifischen Parmeter aus.
Max Mustermann erhält eine elektronische Quartalsabrechnung, sein Anschreiben
enthält den entsprechenden Nachrichtentext für Betreff und Anschreiben
(<id>_2015q1_quartalsabrechnung</id>) aus der Datei
anschreiben_rechnung.xml. Eva Mustermann erhält ihre Jahresabrechnung
postalisch. Fall das E‑POST System jedoch erkennt, dass sie inzwischen eine
E‑POST Adresse hat, bekommt sie ihre Rechnung ebenfalls elektronisch mit dem
entsprechenden Betreff- und Anschreibentext mit der ID _2015_jahresabrechnung.
Ihr Output-Management System generiert eine Steuerungsdatei, die folgendem Beispiel
entspricht.
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
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<id>_2015q1_quartalsabrechnung</id>
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159
5
onlineadresse>
</empfaenger>
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onlineadresse>
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2015_q1.pdf</anhang>
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<id>_2015_jahresabrechnung</id>
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<onlineadresse>poststelle@beispielfirma.epost.de</
onlineadresse>
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zielName="rechnung_mustermann_eva_2015.pdf">rechnung_mustermann_eva_201
5.pdf</anhang>
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</briefe>
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6. Führen Sie die von Ihrem Output-Management-System generierten Dateien in einem
Zip-Container zusammen und exportieren Sie die Zip-Datei in den dafür konfigurierten
Sammelkorb. Dabei stellen Sie sicher, dass die ZIP-Datei folgende Eigenschaften hat:
▪
Der Dateiname hat maximal 48 Zeichen.
160
5
▪
Der Dateiname hat genau 1 Punkt (vor der Dateiendung, z. B. Dateiname.pdf).
▪
Als zulässige Zeichen verwenden Sie im Dateinamen „A-Z“, „a-z“, „0-9“, „-“, „_“.
▪
Die maximale Größe ist 40 GB.
TIPP
Begrenzen Sie die Dateigröße auf 1 GB
Verteilen Sie einzelne Sendungen auf Zip-Dateien, die jeweils nur 1 GB groß sind.
Damit erreichen Sie die schnellstmögliche Verarbeitung durch die
TIPP
Prüfen Sie die Kapazität Ihres Sammelkorbs
40 GB ist die technische Obergrenze, wenn der Sammelkorb leer ist. Abhängig
z. B. von der Vorhaltezeit für fehlerhafte Briefe kann ein großer Teil der Kapazität
bereits ausgeschöpft sein.
▪
Wenn Sie sehr große Dateien hochladen, prüfen Sie vorher den freien Speicher Ihres SMB- oder SFTP-Verzeichnisses. Löschen Sie fehlerhafte Dateien
im Verzeichnis Fehlerhafte Briefe, wenn Sie die Fehleranalyse abgeschlossen haben.
▪
Passen Sie bei Bedarf den Wert für die Vorhaltezeit gesendeter
E‑POSTBRIEFE an.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.4.7 Automatisches Löschen gesendeter E‑POSTBRIEFE konfigurieren.
▪
Prüfen Sie, ob Sie die Größe der Dateien verringern können, indem Sie beispielsweise die Auflösung von Grafiken herabsetzen.
Der Inhalt sieht in unserem Beispiel aus wie in Abbildung 5.7-2 auf Seite 162:
161
5
Abbildung 5.7-2 Inhalt eines ZIP-Containers
7. Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem
vorhergehenden Massenversand aufgetreten sind, behoben haben.
Ergebnis Beim Einlesen des Sammelkorbs sucht das System nach *.xml-Dateien und liest die referenzierten PDF-Dokumente ein.
5.7.2 Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen
Nutzen Sie bestehende Dokumentvorlagen unverändert weiter, oder verwenden Sie brieferzeugende Anwendungen auch dann, wenn Sie das Layout der Briefe nicht anpassen können. Mit Korrekturprofilen stellen Sie in beiden Fällen sicher, dass die Adresse trotzdem immer korrekt platziert ist.Die Anwender können dann
▪
bestehende Dokumentvorlagen auch dann weiternutzen, wenn diese Dokumentvorlagen
nicht den Layout-Vorgaben der E‑POSTBUSINESS BOX entsprechen
– oder –
▪
E‑POSTBRIEFE mit brieferzeugenden Anwendungen senden, deren Layout sich nicht
ändern lässt (z. B. eine Software, die Gehaltsabrechnungen druckt)
Ein Korrekturprofil verschiebt die Absenderadresse und Empfängeradresse automatisch.
Dazu ermittlen Sie bei einer bestehenden Dokumentvorlage oder einem Dokument aus einer
brieferzeugenden Anwendung die „falschen“ Koordinaten, ermitteln durch Verschieben der
Adressfelder den nötigen Versatz und speichern die Korrekturdaten in einer Datei, dem Korrekturprofil. Das Korrekturprofil ordnen Sie jeweils einem Sammelkorb zu.
Ein Sammelkorb ist ein Verzeichnis auf der E‑POSTBUSINESS BOX, über das Anwender
über das Netzwerk zugreifen können und das für bestimmte Sendungsanlässe konfiguriert
ist. Alle Briefe, die Sie über einen Sammelkorb mit Korrekturprofil sende, werden automatisch korrigiert. Damit das funktioniert, müssen Sie für jede Dokumentvorlage jeweils ein Korrekturprofil und einen Sammelkorb anlegen.
162
5
HINWEIS
Dokumentvorlagen oder Korrekturprofile?
Damit Sie die bestmögliche Layout-Qualität erreichen und höchstmögliche Störungsfreiheit beim Verarbeiten Ihrer E‑POSTBRIEFE erreichen, empfehlen wir, für den Einsatz der
E‑POSTBUSINESS BOX neue Dokumentvorlagen zu erstellen und zentral bereitzustellen bereitzustellen (siehe 4.2 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen
und zentral bereitstellen).
Das Anlegen von Korrekturprofilen ist für folgende Ausnahmen gedacht:
▪
Sie verwenden eine brieferzeugende Anwendung, bei der Sie das Layout aus technischen Gründen nicht ändern können. Das kann z. B. eine Personalsoftware sein, mit der
Sie Ihre Gehaltsabrechnungen erzeugen und die der Hersteller nicht mehr weiterentwickelt.
HINWEIS
Einschränkung für ZUGFeRD
Wenn Sie Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard erzeugen, können Sie Korrekturprofile nicht nutzen.
Hintergrund: Der elektronische Datenaustausch nach dem ZUGFeRD-Standard setzt
technisch voraus, dass die PDF-Dateien an keiner Stelle im Prozess verändert werden.
▪
Anwender in Ihrer Organisation verwenden eine Vielzahl verschiedener Dokumentvorlagen. Der Aufwand, so viele Dokumentvorlagen neu zu erstellen, wäre unverhältnismäßig
hoch.
Vorgehen 1. Bereiten Sie die Umsetzung vor:
a. Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche verschiedenen Dokumentvorlagen in
Ihrer Organisation verwendet werden.
b. Erzeugen Sie mit den verschiedenen Dokumentvorlagen jeweils einen Musterbrief
mit einer Beispieladresse.
HINWEIS
Abweichende Positionierung des Adressfelds
Ein Korrekturprofil funktioniert nur, wenn das Adressfeld in allen Briefen immer an derselben Stelle steht. Deshalb müssen Sie jeweils ein Korrekturprofil für jede Dokumentvorlage oder brieferzeugende Anwendung anlegen, bei der das Adressfeld abweichend positioniert ist.
2. Prüfen Sie, wie das Korrekturprofil eingesetzt werden soll:
▪
Um Massensendungen zu korrigieren, tun Sie Folgendes:
a. Konfigurieren Sie für jede Dokumentvorlagen einen Sammelkorb (z. B. für das
Drucken von Gehaltsabrechnungen). Diesem Sammelkorb werden Sie das jeweilige Korreketurprofil zuordnen.
b. Konfigurieren Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so, dass die Briefe in den
Sammelkorb exportiert werden.
163
5
Wenn Ihre brieferzeugende Anwendung nicht zulässt, ein Exportverzeichnis zu
konfigurieren, ist das auch kein Problem: Verwenden Sie in diesem Fall den
E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer. Weitere Informationen finden Sie unter
5.7.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren.
▪
Um Einzelbriefe oder Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect automatisch
zu korrigieren, müssen Sie nichts weiter tun.
3. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur.
4. Wählen Sie Neues Profil anlegen.
5. Geben Sie einen Namen ein.
Erlaubte Zeichen sind „Aa-Zz“, „0-9“, „-“, „_“ „.“, „ “ (Leerzeichen).
6. Um Ihren Musterbrief zu wählen, wählen Sie Durchsuchen.
7. Wählen Sie bei Empfängeradresse die Schaltfläche Position definieren.
Ergebnis
Ein gelber Rahmen erscheint.
8. Ziehen Sie den gelben Rahmen mit der Maus über das Adressfeld (Abbildung 5.7-3 auf
Seite 165, Position 1).
Achten Sie auf Folgendes:
▪
Der gelbe Rahmen muss das gesamte Adressfeld einrahmen, also den gesamten
Bereich, in dem Bestandteile von Adressen vorkommen können. Der gelbe Rahmen
darf nicht nur die Beispieladresse in Ihrem Musterbrief abdecken.
▪
Ziehen Sie den gelbe Rahmen auch nicht größer als nötig.
Hintergrund: Das System skaliert den Inhalt des Rahmens automatisch so weit herunter, bis der Inhalt in den Rahmen passt. Dieses Skalieren ist z. B. bei Auslandsadressen mit 7 Adresszeilen hilfreich. Je größer jedoch der Rahmen, desto stärker die
Skalierung und desto kleiner deshalb die Schriftgröße.
Schiefgehen kann aber nichts: Das System skaliert nur soweit, dass die Adresse lesbar bleibt. Wenn das System die Adresse nicht durch Skalieren passend machen
kann, dann müssen Sie die Adresse manuell kürzen. Testen Sie Ihre Korrekturprofile
mit den längsten Adressen, die Sie verwenden.
164
5
Abbildung 5.7-3 Empfängeradressfeld einrahmen
9. Wählen Sie Adresserkennung testen (Abbildung 5.7-3 auf Seite 165, Position 4).
Ergebnis
Das System erkennt die Adresse und zeigt sie an (Abbildung 5.7-3 auf Seite 165, Position 2)
10. Wenn das System die Adresse vollständig erkennt, wählen Sie Position übernehmen
Ergebnis
Sie gelangen zurück in die Sicht Neues Profil für Adresskorrektur.
Das System zeigt die Koordinaten und Größe des Adressfelds, das Sie in Ihrem Musterbrief umrahmt haben.
11. Wiederholen Sie die Schritte 7. bis 10. für die Absenderadresse.
12. Legen Sie unter Profilverwendung fest, wo das Korrekturprofil angewendet werden
soll.
▪
Exportiert Ihr Output Management-System die Briefe automatisch? Dann markieren
Sie den Sammelkorb, den Sie dafür angelegt haben.
165
5
▪
Erstellen Anwender die Briefe mit einem Programm auf ihren lokalen Arbeitsplatzrechnern?
▪
Wenn die Anwender den E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer verwenden, um
Massensendungen zu versenden, markieren Sie den dafür konfigurierten Sammelkorb.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.7.3 E‑POSTBUSINESS BOX BatchPrinter konfigurieren.
▪
Wenn die Anwender einzelnen Briefe mit der Client-Anwendung Connect senden,
dann markieren Sie das Kontrollkästchen Connect.
Wenn Connect erkennt, dass für ein Dokument ein Korrekturprofil existiert, dann
erscheint ein Hinweis, der dem Anwender anbietet, das Korrekturprofil anzuwenden (Abbildung 5.7-4 auf Seite 166).
Wenn kein Korrekturprofil existiert, das zu zu dem Brief passt, dann erscheint der
Hinweis nicht, sondern nur die Fehlermeldung, dass das System die Adresse
nicht erkennen kann.
Abbildung 5.7-4 Korrekturprofil in Connect anwenden
Das System speichert die Koordinaten in dem Korrekturprofil. Bei der Verarbeitung benutzt das System die Koordinaten des Adressfelds, um das Adressfeld automatisch an
die korrekte Position zu verschieben.
14. Verifizieren Sie, dass das automatische Korrigieren der Adressposition nicht zu unerwünschten Ergebnissen führt.
166
5
ACHTUNG
Fachliche Richtigkeit der Korrespondenz sicherstellen
Mit einem Korrekturprofil erhalten Sie E‑POSTBRIEFE, die technisch in Ordnung sind
und sich mit der E‑POSTBUSINESS BOX versenden lassen. Das heißt aber nicht,
dass die Briefe auch fachlich richtig sind.
Es kann beispielsweise sein, dass das System Informationen im Adressfeld oder am
linken Seitenrand weißt und Informationen so verloren gehen. Beispiel: Ein Programm zur Gehaltsabrechnung druckt die Personal-Nummer ins Adressfeld, und zwar
dorthin, wo der sogenante Datamatrix-Code steht. Die Personal-Nummer wird also geweißt und überschrieben.
Erzeugen Sie einen Testbrief. Um zu prüfen, ob das Skalieren der Adresse funktioniert, verwenden Sie die längste Adresse, die Sie in Ihrer Datenbank haben. Zeigen
Sie den Testbrief in der Client-Anwendung Connect an. Prüfen Sie sorgfältig, ob alle
Informationen lesbar sind.
5.7.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren
Exportieren Sie E‑POSTBRIEFE aus Anwendungen, die als Ausgangskanal einen Druckertreiber haben oder die keine PDF-Engine besitzen und z. B. PostScript-Dateien exportieren.
Hintergrund: Manche brieferzeugenden Anwendungen (z. B. die Personalsoftware Sage HR
Suite) verwenden als Ausgangskanal nur den Druckertreiber. Sie können also keine Dateien
automatisch im Format PDF/A-1b in ein bestimmtes Verzeichnis exportieren; es ist Ihnen
technisch nicht gestattet oder nur durch kostenpflichtige Beauftragung eines IT-Beraters der
Applikation möglich, ein bestimmtes Zielverzeichnis zu implementieren. Es kann auch sein,
dass die Fachsoftware keinen eigenen PDF-Genrerator besitzt und deshalb auf einen Druckertreiber als Ziel ausleitet.
HINWEIS
Die Funktion steht nur für Windows-Rechner zur Verfügung.
Voraussetzung ü Sie sind in der E‑POSTBUSINESS BOX angemeldet.
Vorgehen 1. Konfigurieren Sie einen Sammelkorb für den Sendungsanlasse der Anwendung (z. B.
für das Drucken von Gehaltsabrechnungen).
2. Wenn das Layout der Sendung nicht den Layout-Vorgaben der E‑POSTBUSINESS BOX
entspricht und sich nicht ändern lasst, legen Sie ein Korrekturprofil für den Sammelkorb
an. Die Position des Adressfelds wird dann automatisch korrigiert.
Weitere Informationen finden Sie unter 5.7.2 Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen.
3. Installieren Sie die Client-Anwendung Connect.
Die Client-Anwendung Connect ist dafür gedacht, dass Anwender auf Ihren Arbeitsplatzrechnern damit einzelne E‑POSTBRIEFE senden. Sie brauchen sie also typischerweise
nicht auf dem System, auf dem Sie Ihr Output Management-System für den Massenversand betreiben. Sie ist aber technische Voraussetzung für den
E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.5.1 Client-Anwendungen manuell installieren.
167
5
HINWEIS
E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer deinstallieren
So wie das Installieren des E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printers voraussetzt, dass
vorher die Client-Anwendung Connect installiert wurde, so gilt umgekehrt: Sie können
den E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer nur deinstallieren, nachdem Sie vorher
Connect deinstalliert haben.
4. Laden Sie unter E‑POSTBRIEF > Allgemein > Startseite > Installer zur ArbeitsplatzAnbindung die Datei epost_box_batch_printer-win-<Version>.msi herunter.
5. Installieren Sie das Anwendungspaket.
Ergebnis
Es erscheint das Dialogfenster Batch-Printer-Konfiguration (Abbildung 5.7-5 auf Seite
168).
Abbildung 5.7-5 Batch-Printer konfigurieren
6. Wählen Sie den Sammelkorb und bestätigen Sie mit OK.
Ergebnis
Wenn die die dem Sammelkorb zugrundeliegende Verzeichnisfreigabe passwortgeschützt ist, erscheint eine Abfrage.
7. Wenn nötig: Geben Sie Ihren Benutzername und Passwort ein.
Das Eingeben von Benutzername und Passwort ist nur bei der Ersteinrichtung des
E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer nötig.
Ergebnis
Der Druckertreiber E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer ist installiert.
E‑POSTBRIEFE, die Sie damit drucken, werden im Hintergrund in den Sammelkorb exportiert und gesendet.
Dokument mit Batch-Printer senden
Senden Sie einen E‑POSTBRIEF, um die Funktion zu testen.
Vorgehen 1. Öffnen Sie ein Dokument, das Sie als E‑POSTBRIEF senden wollen.
2. Wählen Sie im Druckmenü den Drucker E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer, und
bestätigen Sie.
3. Analysieren Sie mögliche Fehler.
168
5
Batch-Printer nachträglich konfigurieren
Ordnen Sie dem Batch-Printer bei Bedarf einen anderen Sammelkorb zu.
Vorgehen
►
Wählen Sie Start > Alle Programme > E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer > Config Batch Printer.
5.7.4 E‑POSTBRIEFE über die E‑POSTBUSINESS BOX manuell in
den Sammelkorb hochladen
Laden Sie bei Bedarf einzelne PDF-Dateien mit einem einzelnen Brief oder einem Serienbrief manuell in den Sammelkorb hoch. Dieses Szenario kann beispielsweise in kleineren
Organisationen sinnvoll sein, wenn Anwender Briefe oder Serienbriefe auf einem Linux-PC
erstellen und als fachliche Betreuer Zugriff auf die E‑POSTBUSINESS BOX haben. Unter Linux lässt sich die Client-Anwendung Connect nicht installieren.Hintergrund: Die ClientAnwendungen zum Versenden von Briefen lassen sich nur unter MS Windows oder Apple
macOS installieren.
TIPP
Passwortgesteuerter Zugang zu Sammelkörben
Trennen Sie das Administrieren der E‑POSTBUSINESS BOX vom Versenden.
Damit Nutzer Briefe manuell hochladen können, gehen Sie so vor:
1. Richten Sie eine passwortgeschützte Verzeichnisfreigabe ein.
2. Konfigurieren Sie je nach Sendungsanlässen der Nutzer einen oder mehrere Sammelkörbe.
3. Informieren Sie die Nutzer, mit welchem Nutzer/Passwort sie Per SFTP oder
Windows-Explorer auf ihre Sammelkörbe zugreifen können.
Der Unterschied zum Versenden über die E‑POSTBUSINESS BOX ist: Es stehen den
Nutzern nicht alle Sammelkörbe zur Auswahl bereit, sondern nur diejenigen, denen die
nutzerspezifische Verzeichnisfreigabe zugeordnet ist. Für Sie als fachlichen Betreuer
heißt das also: Sie müssen so viele Sammelkörbe konfigurieren wie Sie Verzeichnisfreigaben anlegen.
Voraussetzung ü Ein Sammelkorb ist konfiguriert, Sie haben dem Sammelkorb eine Kostenstelle zugeordnet. Weitere Informationen finden Sie unter 5.2 Sammelkorb konfigurieren
ü Wenn Sie einen Serienbrief hochladen, haben Sie einen Brieftrenner festgelegt. Weitere
Informationen finden Sie unter 4.2.5.2 Regulären Ausdruck als Steuerungsinformationen
zum Trennen von Serienbriefen festlegen.
ü Sie haben einen SFTP-Client, der UTF-8 unterstützt, und haben sichergestellt, dass die
Dateinamen in UTF-8 codiert sind.
Wenn die Dateinamen nicht in UTF-8 codiert sind, kann der Sammelkorb die Dateien
nicht erkennen und verarbeiten.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorbverarbeitung.
2. Wählen Sie unter Sammelkorbauswahl den Sammelkorb, in den Sie die einzelnen
E‑POSTBRIEFE hochladen wollen.
169
5
Die Konfigurationseinstellungen Ihrer Sammelkörbe (z. B. Farb- oder Schwarz-weißDruck) können Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb anzeigen.
3. Um die PDF-Datei mit den E‑POSTBRIEFEN hochzuladen, wählen Sie unter Datei
hochladen die Schaltfläche Durchsuchen.
Ergebnis
Die hochgeladene Datei wird zur angezeigten Zeit verarbeitet.
4. Optional: Um die Verarbeitung manuell zu starten, wählen Sie die Schaltfläche Jetzt
einlesen.
5. Prüfen Sie, ob die Datei verarbeitet werden konnte. Weitere Informationen finden Sie
unter 5.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
170
6
Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS
6 Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS
Nutzen Sie ZahlungsPLUS, um Rechnungen zu versenden, die der Empfänger komfortabel
begleichen oder automatisch verarbeiten kann.
1. Sie erstellen eine Rechnung mit ZahlungsPLUS – automatisch mit Ihrem Output
Management-System (z. B. einer kaufmännischen Software) oder manuell mit der
E‑POSTBUSINESS BOX Client-Anwendung Connect.
2. Der Rechnungsempfänger begleicht die Rechnung:
▪ mit einem vorausgefüllten Überweisungsträger (bei klassischem Versand)
– oder –
▪
per E‑POSTZAHLUNG ohne Medienbruch mit Mausklick Abbildung 6-1 auf Seite
171 (bei elektronischem Versand)
▪
durch automatische Verarbeitung, wenn Ihr Geschäftspartner den ZUGFeRDStandard nutzt
Abbildung 6-1 ZahlungsPLUS: Rechnung im Posteingang des Adressaten
Ihre Vorteile:
▪
Indem Sie Rechnungsdaten wie Verwendungszweck und Betrag für den Zahlungsvorgang vorgeben, wirken Sie falschen oder nicht eindeutigen Zuordnungen von Zahlungseingang und Rechnung entgegen.
▪
Durch den höheren Komfort für die Empfänger Ihrer Rechnungen können sich die Zeiten
bis zur Begleichung Ihrer Forderungen verkürzen.
ZahlungsPLUS unterstützt
▪
elektronische Rechnungen bis zu einem Betrag von maximal 5.000,00 Euro
▪
postalisch versendete Rechnungen ohne Begrenzung des Rechnungsbetrags
171
6
Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS ǀ ZahlungsPLUS einrichten
6.1 ZahlungsPLUS einrichten
Um ZahlungsPLUS für das Versenden von Rechnungen zu nutzen, sind die folgenden
Prozess-Schritte nötig.
1. Prüfen Sie, welche Konfiguration Ihren Bedürfnissen entspricht: 6.1.1 Welche
ZahlungsPLUS Methode ist für mich die richtige?
2. Aktivieren Sie ZahlungsPLUS, und legen Sie die Rechnungsdaten Zahlungsempfänger
und Bankverbindung global für alle Rechnungen fest: 6.1.2 ZahlungsPLUS aktivieren
und Zahlungsempfänger für Rechnungsversand zentral festlegen
3. Konfigurieren Sie ZahlungsPLUS nach Ihren Bedürfnissen: 6.1.3 ZahlungsPLUS Methoden konfigurieren
HINWEIS
Wenn Sie ZahlungsPLUS einrichten, erhalten Sie im Web-Frontend der
E‑POSTBUSINESS BOX eine zusätzliche Konfigurationsmöglichkeit. Im Versandjournal
sind ZahlungsPLUS Sendungen entsprechend gekennzeichnet. In der Client-Anwendung
Connect gibt es zusätzlich zu den Druck- und Sendungseinstellungen einen weiteren Reiter für die Bearbeitung der Rechnungsdaten.
6.1.1 Welche ZahlungsPLUS Methode ist für mich die richtige?
Wie Sie ZahlungsPLUS konfigurieren, hängt von der oder den Methoden ab, mit denen Sie
bisher Rechnungen erstellen oder künftig erstellen wollen. Erstellen Sie beispielsweise
Rechnungen im Massenversand und/oder im Einzelversand? Haben Sie ein Output
Management-System oder nutzen Sie eine Textverarbeitungssoftware mit Serienbrieffunktion? Abhängig von Ihrem Szenario legen Sie fest, welche Methoden Sie konfigurieren
wollen, um Ihren Rechnungen die Rechnungsdaten mitzugeben.
Tabelle 6.1-1 Rechnungslegung mit ZahlungsPLUS unterstützen auf Seite 172 zeigt im
Überblick, was Sie als Administrator zusätzlich tun und in der Administrationsoberfläche der
E‑POSTBUSINESS BOX konfigurieren müssen, um ZahlungsPLUS einzurichten. Anschließend erläutern wir die in der Tabelle genannten Methoden.
Ihre bisherige oder gewünschte
Methode, Rechnungen zu erstellen
Aktivitäten zum Einrichten von ZahlungsPLUS
Sie erstellen Rechnungen als Serienbriefe mit einem Textverarbeitungssystem wie z. B. Microsoft Word.
1. Fügen Sie zusätzliche Variablen für Rechnungsdaten in Ihre Dokumentvorlagen für Serienbriefe ein, und formatieren Sie sie als nicht
sichtbaren Weißtext.
2. Legen Sie die Methode „Weißtext“ für das Versenden von Rechnungen mit der Client-Anwendung Connect fest.
Sie erstellen Rechnungen mit einem
1. Konfigurieren Sie Ihr Output Management-System so, dass es die
Output Management-System und verRechnungsdaten
senden sie über die Sammelkorb▪ als nicht sichtbaren Weißtext in die PDF-Dateien einfügt
Funktion der
– oder –
▪ im ZUGFeRD-Format in die PDF-Dateien einfügt
2. Konfigurieren Sie als Methode für das Versenden von Rechnungsdaten über die Sammelkorb-Funktion der E‑POSTBUSINESS BOX
entweder „Weißtext“ oder „ZUGFeRD“.
172
6
Ihre bisherige oder gewünschte
Methode, Rechnungen zu erstellen
Aktivitäten zum Einrichten von ZahlungsPLUS
Sie erstellen bereits PDF-Dateien mit
Rechnungsdaten im ZUGFeRDFormat und tauschen sie elektronisch aus.
Konfigurieren Sie die Methode ZUGFeRD für das automatische Versenden von mehreren Rechnungen über die Sammelkorb-Funktion der
E‑POSTBUSINESS BOX, wenn Sie die Rechnungen automatisch mit Ihrem Output Management-System erstellen.
Sie erstellen einzelne Rechnungen
mit einem Textverarbeitungsystem
wie z. B. Microsoft Word.
Legen Sie die Methode „Heuristik“ für das Versenden von Rechnungen
mit der Client-Anwendung Connect fest, wenn Sie mit den StandardVerwendungszwecken „Rechnungsnummer“ und „Kundennummer“ auskommen. Um abweichende kundenspezifische Verwendungsszwecke definieren zu können (z. B., „Mitgliedsnummer“) fügen Sie Rechnungsdaten
als unsichtbaren Weißtext oder im ZUGFeRD-Format ein.
Sie wollen die Rechnungsdaten in
einzelne PDF-Dateien als unsichtbaren Weißtext oder im ZUGFeRDFormat einfügen.
Konfigurieren Sie die betreffende Methode, je nachdem, wie Sie die
Rechnungen versenden wollen: automatisch mit der SammelkorbFunktion oder manuell mit der Client-Anwendung Connect.
Tabelle 6.1-1 Rechnungslegung mit ZahlungsPLUS unterstützen
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die in Tabelle 6.1-1 Rechnungslegung mit
ZahlungsPLUS unterstützen auf Seite 172 genannten Methoden, die Sie konfigurieren können, um ZahlungsPLUS für Ihren Anwendungsfall zu verwenden.
Weißtext Bei der Methode „Weißtext“ fügen Sie Variablen für Rechnungsbetrag und Verwendungszweck als Weißtext (also als weiß formatierten und damit unsichtbaren Text) in Ihre Rechnungen ein. Diese Methode können Sie nutzen, wenn Sie
▪
Rechnungen als Serienbriefe erstellen. In diesem Fall fügen Sie die benötigten Variablen in Ihre Dokumentvorlagen für Serienbriefe ein.
▪
Rechnungen im Format PDF mit Ihrem Output Management-System erstellen und über
die Sammelkorb-Funktion der E‑POSTBUSINESS BOX automatisch versenden
▪
einzelne Rechnungen mit der E‑POSTBUSINESS BOX versenden. In diesem Fall müssen Sie die Rechnungsdaten entweder
▪ manuell formatieren
– oder –
▪
über die Serienbrieffunktion Ihrer Textverarbeitungs-Anwendung mitgeben. Für diesen Fall würden Sie also ebenfalls Ihre Dokumentvorlagen anpassen.
Weitere Informationen finden Sie unter 6.1.3.1 Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien einfügen. Der gleiche Prozess gilt auch für einzelne Rechnungen.
ZUGFeRD Wenn Sie bereits den ZUGFeRD-Standard nutzen, um Rechnungsdaten elektronisch auszutauschen, können Sie die E‑POSTBUSINESS BOX entsprechend konfigurieren, um die Daten für E‑POSTZAHLUNG zu nutzen. Dazu müssen Sie die Rechnungen im Format PDF exportieren. Um die Rechnungen zu versenden, haben Sie folgende Möglichkeiten:
▪
Im typischen Fall exportiert Ihr Output Management-System die automatisch generierten
Rechnungen in einen speziellen Sammelkorb, die Rechnungen werden automatisch
versendet.
▪
In besonderen Anwendungsfällen kann es sinnvoll sein, die Rechnungen einzeln oder als
Ordner mit der Client-Anwendung Connect manuell einzulesen und in die
E‑POSTBUSINESS BOX hochzuladen.
173
6
Weitere Informationen finden Sie unter 6.1.3.2 Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format in
PDF-Dateien einbetten.
Heuristik Die Methode Heuristik beruht auf Mustererkennung. Die Client-Anwendung Connect versucht, Betrag, Rechnungsnummer und Kundennummer automatisch im Rechnungstext zu
erkennen. Das System schlägt geeignete Kandidaten vor. Der Anwender prüft die einzelne
Rechnung oder einen Serienbrief. Das System schlägt Kandidaten vor. Der Anwender wählt
dann den Kandidaten mit den korrekten Daten und passt die Verwendungszwecke bei Bedarf an. Das System speichert die Anpassungen für den nächsten Brief.
Außerdem lernt die Mustererkennung beim Versenden. Das System platziert die wahrscheinlichsten Kandidaten an die erste Stelle der Liste. Die vorgeschlagenen Kandidaten werden
somit im Laufe der Zeit treffsicherer.
Sie verwenden die heuristische Methode typischerweise dann, wenn das Versenden von
einzelnen Rechnungen mit der Client-Anwendung Connect der Hauptanwendungsfall ist.
Anwender können Rechnungen ohne weitere Vorbereitungen versenden.
Sie können aber auch Serienbriefe oder automatisch generierte PDF-Dateien mit der heuristischen Methode versenden. Sie müssen dann allerdings jede Rechnung einzeln prüfen.
Eine Gewähr, dass das System die Rechnungsdaten korrekt erkennt, ist ausgeschlossen.
Weitere Informationen finden Sie unter 6.1.3.3 Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen.
Welches Verfahren Für die beiden Verfahren, E‑POSTBRIEFE zu versenden, müssen Sie jeweils eine Methode
für welchen wählen:
Versandweg? ▪ Um Massendungen mit der Sammelkorb-Funktion automatisch zu versenden, legen Sie
E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb für einen Sammelkorb eine der folgenden Methoden fest (Abbildung 6.1-1 auf Seite 174, Position 1):
▪
Weißtext
▪
ZUGFeRD
Abbildung 6.1-1 Methoden für Sammelkorb-Funktion
174
6
▪
Um Rechnungen als Einzel oder Serienbrief mit der Client-Anwendung Connect manuell
zu versenden, legen Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > ZahlungsPLUS eine
der folgenden Methoden fest (Abbildung 6.1-2 auf Seite 175, Position 1):
Typische Methoden sind
▪
Heuristik
▪ Weißtext
Untypisch für das manuelle Versenden, aber technisch möglich, ist die ZUGFeRDMethode.
Abbildung 6.1-2 Methoden für Versenden mit der Client-Anwendung Connect konfigurieren
Typische Folgende Beispiel-Szenarien sind typisch, je nachdem, ob Sie ein Output ManagementSzenarien System (OMS) haben oder nicht:
▪
Mit OMS: Sie versenden Massensendungen automatisch mit der Weißtext-Methode
über die Sammelkorb-Funktion sowie Einzelrechnungen mit StandardVerwendungszwecken manuell mit der heuristischen Methode über die ClientAnwendung Connect.
▪
Ohne OMS: Sie versenden sowohl Massensendungen (als Serienbriefe) als auch Einzelrechnungen über die Client-Anwendung Connect, indem Sie die Rechnungsdaten nach
der Weißtext-Methode einfügen.
6.1.2 ZahlungsPLUS aktivieren und Zahlungsempfänger für Rechnungsversand zentral festlegen
Aktivieren Sie die Funktion ZahlungsPLUS. Erfassen Sie den Zahlungsempfänger und die
Bankverbindung zentral für alle Rechnungen, die Ihre Organisation ZahlungsPLUS versendet. Damit ist sichergestellt, dass die Daten nicht von einzelnen Sachbearbeitern geändert
werden können.
Vorgehen 1. Melden Sie sich in der E‑POSTBUSINESS BOX an.
2. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > ZahlungsPLUS.
3. Um die Funktion ZahlungsPLUS zu aktivieren, markieren Sie das Kontrollkästchen
Rechnungszahlung aktivieren (Abbildung 6.1-3 auf Seite 176, Position 1).
175
6
Abbildung 6.1-3 ZahlungsPLUS aktivieren und Kontodaten erfassen
4. Erfassen Sie den Namen Ihrer Organisation als Zahlungsempfänger, und erfassen Sie
Ihre Bankverbindung (IBAN und BIC) (Abbildung 6.1-3 auf Seite 176, Position 2).
Ergebnis Ihre Bankverbindung ist vorbelegt in den Überweisungsträgern, die das System automatisch
druckt oder im Posteingang des Privatkunden anzeigt.
6.1.3 ZahlungsPLUS Methoden konfigurieren
Konfigurieren Sie ein oder mehrere ZahlungsPLUS-Methoden, je nach dem, welches Szenario in Ihrem individuellen Anwendungsfall passend ist.
Weitere Informationen zum Festlegen der für Sie geeigneten Szenarien und Methoden finden Sie unter 6.1.1 Welche ZahlungsPLUS Methode ist für mich die richtige?.
6.1.3.1 Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien einfügen
Fügen Sie Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext in Rechnungen ein, die Sie entweder
automatisch mit der Sammelkorb-Funktion oder manuell mit der E‑POSTBUSINESS BOX
senden.
Wenn Sie die Serienbrief-Funktion Ihrer Textverarbeitung nutzen wollen, um Rechnungen im
Massenversand zu versenden, dann fügen Sie Platzhalter (Seriendruckfelder) für
Rechnungsbetrag und Verwendungszweck als unsichtbaren Weißtext in Ihre Dokumentvorlage für Serienbriefe ein. Anwender können die Serienbriefe mit dem
E‑POSTBUSINESS BOX Druckertreiber senden oder sie als PDF-Dateien einlesen.
Sie können Rechnungsdaten auf die gleiche Weise auch in Einzelbriefe einfügen.
Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten
Führen Sie diese Aktivität aus, wenn Sie Ihre Rechnungen als Serienbriefe erstellen.
176
6
Vorgehen
►
Fügen Sie der Datenquelle, aus der Ihre Serienbriefe die Adressdaten beziehen, Spalten (Datenfelder) mit folgenden Inhalten hinzu:
▪
für den Rechnungsbetrag, z. B. die Spalte Betrag.
ACHTUNG
Beachten Sie folgende Anforderungen
▪
Der Rechnungsbetrag hat zwei Dezimalstellen, z. B. „1200,00“.
Sie dürfen die Cent-Beträge nicht durch ein Minuszeichen („-“) ersetzen. In unserem Beispiel wäre also „1200,-“ ungültig.
▪
Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen vor Beträgen ab 1 Euro. Nicht zulässig ist z. B. „01,00“.
Erlaubt ist dagegen „0,99“.
▪
▪
Sie verwenden keine Tausendertrennzeichen und Währungssymbol (€).
für den Verwendungszweck Zeile 1 z. B. die Spalte Verwendungszweck
HINWEIS
Welche und wie viele Zeichen sind möglich?
▪
Der Verwendungszweck darf maximal 35 Zeichen umfassen.
▪
Folgende Zeichen sind nach dem EBICS-Standard (Anlage 3 der Schnittstellenspezifikation für die Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut gemäß DFÜ-Abkommen) für SEPA-Überweisungen zulässig:
a b c d e f
A B C D E F
0 1 2 3 4 5
' : ? , - (
Leerzeichen
g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
6 7 8 9
+ . ) /
(Space)
Beispiel: Abo Kraut und Rueben 2016.
Nicht erlaubt sind Sonderzeichen. Falsch wären beispielsweise das kaufmännische
„und“ („&“) und der Umlaut „ü“ in Abo Kraut & Rüben 2016.
▪
für den Verwendungszweck Zeile 2 z. B. die Spalte Verwendungszweck2
▪
Optional: für einen individuellen Belegschlüssel z. B. die Spalte Belegschlüssel
HINWEIS
Der Belegschlüssel wird nur bei Überweisungsträgern übermittelt, die ein Rechnungszahler bei seiner Bank physisch einreicht, nicht Rechnungen, die der Empfänger online begleicht.
Weitere Informationen finden Sie unter 6.1.4 Belegschlüssel (Textschlüssel) für
Überweisungsträger konfigurieren
Ergebnis Ihre Datenquelle hat eine Tabellenstruktur wie in Abbildung 6.1-4 auf Seite 178.
177
6
Abbildung 6.1-4 Beispiel: Tabellenstruktur einer Datenquelle mit Adress- und Rechnungsdaten
Rechnungsdaten in Dokument oder Dokumentvorlage
einfügen
Fügen Sie Rechnungsdaten als Weißtext in PDF-Dokumente ein, die Sie automatisch mit
Ihrem Output Management-System generieren, oder fügen Sie sie in Dokumentvorlagen
ein, wenn Sie die Rechnungen halbautomatisch als Serienbriefe erstellen.
Vorgehen 1. Fügen Sie der Rechnung die folgenden Steuerzeichen und Platzhalter (bei Serienbriefen) oder Werte (bei PDF-Dateien, die Sie mit Ihrem Output Management-System generieren) in [[doppelten eckigen Klammern]] in Ihre Rechnungen im Format PDF oder in
Ihre Dokumentvorlage für Serienbriefe ein:
▪
[[Rechnung:1]]: Der Wert 1 schaltet das Erkennen von Zahlungsinformationen ein.
Mit dem Wert 0 können Sie die Funktion für bestimmte einzelne Anschreiben ausschalten.
HINWEIS
▪
▪
Die Steuerungsinformation [[Rechnung:1]] muss an erster Steller der Rechnungsdaten stehen.
▪
Andere Werte als 1 oder 0 sind nicht möglich und zulässig.
[[Betrag:<Variable/Wert für Rechnungsbetrag>]]
ACHTUNG
Beachten Sie folgende Anforderungen
▪
▪
Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen vor Beträgen ab 1 Euro. Nicht zulässig ist z. B. „01,00“.
Erlaubt ist dagegen „0,99“.
▪
Sie verwenden keine Tausendertrennzeichen und Währungssymbol (€).
Beispiel in einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief: [[Betrag:Rechnungsbetrag]]
178
6
▪
Verwendungszweck, Zeile 1: [[Verwendungszweck:<Variable/Wert für Verwendungszweck>]]
HINWEIS
▪
▪
a b c d e f
A B C D E F
0 1 2 3 4 5
' : ? , - (
Leerzeichen
6 7 8 9
+ . ) /
(Space)
Beispiele:
▪
in einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief: [[Verwendungszweck:Verwendungszweck]]
▪
in eine automatisch generierte PDF-Datei mit dem Anschreiben: [[Verwendungszweck:Abo Kraut und Rueben 2016]]
Nicht erlaubt sind Sonderzeichen. Falsch wären beispielsweise das kaufmännische
„und“ („&“) und der Umlaut „ü“ in [[Verwendungszweck:Abo Kraut & Rüben
2016]].
▪
Optional: Analog zum Verwendungszweck, Zeile 1 können Sie eine Variable für einen
Verwendungszweck, Zeile 2 anlegen, z. B. nach folgendem Schema: [[Verwendungszweck2:<Variable für eine zweite Zeile für Verwendungszweck>]].
▪
Optional: Belegschlüssel: [[Belegschlüssel:<Variable/Wert für Belegschlüssel>]]
Beispiel in einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief: [[Belegschlüssel:Belegschlüssel]]
Weitere Informationen finden Sie unter 6.1.4 Belegschlüssel (Textschlüssel) für Überweisungsträger konfigurieren.
Ergebnis
Im Beispiel einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief sieht die erste Seite aus wie in
Abbildung 6.1-5 auf Seite 180. Grau hinterlegt sind die Platzhalter für die Serienbriefdaten. Sie werden z. B. aus Ihrer Datenbank gefüllt.
179
6
Abbildung 6.1-5 Beispiel: Serienbrief-Dokumentvorlage mit Steuerungszeichen und Variablen für Rechnungsdaten
und variablen Belegschlüssel
Eine Rechnung mit Weißtext-Rechnungsdaten könnte aussehen wie in Abbildung 6.1-6
auf Seite 181. Um typische Fehlerursachen zu vermeiden, beachten Sie Folgendes:
▪
Die Steuerungsinformation [[Rechnung:1]] muss an erster Stelle der Rechnungsdaten stehen (Abbildung 6.1-6 auf Seite 181, Position 1).
▪
Im Rechnungsdatum für den Betrag darf kein Leerzeichen vorkommen (Abbildung
▪
▪
Richtig ist: [[Betrag:100,00]]
▪
Falsch wäre: [[Betrag: 100,00]]
Ein individuell gesetzter Belegschlüssel muss zweistellig sein.
▪
Richtig ist: [[Belegschlüssel:06]]
▪
Falsch wäre: [[Belegschlüssel:6]]
180
6
Abbildung 6.1-6 Vermeiden typischer Fehler bei der Weißtext-Methode
2. Formatieren Sie die Rechnungsdaten genau wie die Steuerungsinformation für das
Trennen von Serienbriefen:
a. Stellen Sie sicher, dass die Steuerzeichen (bei Serienbriefen) und Variablen/Werte
für Rechnungsdaten auf der jeweils ersten Seite einer Rechnung positioniert sind.
b. Empfehlung: Damit die Steuerungsinformation unsichtbar ist, verwenden Sie die
Schriftfarbe weiß (bei weißem Briefpapier).
Um eine bereits eingefügte Steuerungsinformation (Abbildung 6.1-7 auf Seite 182,
Position 2) sichtbar zu machen, markieren Sie den Text mit Strg+A und wählen die
Schriftfarbe schwarz (Abbildung 6.1-7 auf Seite 182, Position 1).
181
6
Beispiel
Abbildung 6.1-7 Steuerungsinformation in Dokumentvorlagen für Serienbriefe sichtbar machen
c. Empfehlung: Verwenden Sie eine Standard-Schriftart wie Arial oder Times New Roman.
d. Empfehlung: Legen Sie für den Schriftgrad einen Wert zwischen 1 und 12 fest.
3. Starten Sie den E‑POST MAILER mit Ihrem Serienbrief.
Wenn mit den Rechnungsdaten etwas nicht stimmt, erscheint in der Briefvorschau eine
entsprechende Fehlermeldung. Brechen Sie das Versenden ab, korrigieren Sie den Fehler, generieren Sie den Serienbrief, und starten sie den E‑POST MAILER neu.
Sammelkorb konfigurieren
Wenn Sie die Rechnungen mit Ihrem Output Management-System automatisch generieren,
konfigurieren Sie einen Sammelkorb, in den Sie die Rechnungen exportieren.
Weitere Informationen über das automatisierte Versenden finden Sie Administratorhandbuch
unter 5.2 Sammelkorb konfigurieren.
Diese Option kommt auch bei Serienbriefen in Frage (um z. B. den Arbeitsplatzrechner zu
entlasten): Anwender erzeugen einen Serienbrief im Format PDF und laden ihn in einen
Sammelkorb hoch. Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch unter Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller versenden.
Vorgehen 1. Stellen Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > ZahlungsPLUS sicher, dass das
Kontrollkästchen Rechnungszahlung erlauben markiert ist (Abbildung 6.1-8 auf Seite
183, Position 1).
2. Wählen Sie den Link Methode für Sammelkorb (Abbildung 6.1-8 auf Seite 183, Position 2).
182
6
Abbildung 6.1-8 Rechnungszahlung aktivieren
4. Wählen Sie in der Liste Rechnungsermittlung den Listenpunkt Weißtext (Abbildung
Abbildung 6.1-9 Sammelkorb für Rechnungen mit Weißtext-Rechnungsdaten konfigurieren
183
6
5. Legen Sie die Druck- und Versandoptionen für den Sammelkorb fest, und konfigurieren
Sie Ihr Output Management-System so, dass die Rechnungen in das Sammelkorbverzeichnis geschrieben werden.
Weitere Informationen über das Konfigurieren von Sammelkörben finden Sie im
Administratorhandbuch unter 5. Automatisierter Massenversand.
Rechnungen mit Weißtext-Rechnungsdaten manuell versenden
Sorgen Sie dafür, dass Anwender Rechnungen manuell mit der Client-Anwendung Connect
senden können.
Anwendungsfall-Beispiele: Anwender
▪
erzeugen Rechnungen mit der Serienbrieffunktion ihrer Textverarbeitung
▪
fügen Weißtext-Rechnungsdaten manuell in einzelne Rechnungen ein
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > ZahlungsPLUS.
2. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Rechnungszahlung erlauben markiert ist
3. Wählen Sie im Feld Methode, um Zahlungsinformation zu ermitteln den Listenpunkt
Weißtext (Abbildung 6.1-10 auf Seite 184, Position 2).
Abbildung 6.1-10 Weißtext als Methode für manuelles Versenden mit Connect festlegen
4. Um das Erkennen der Rechnungsdaten zu testen, starten Sie den Seriendruck mit der
Client-Anwendung Connect oder lesen die PDF-Dateien ein.
Weitere Informationen finden Sie im Anwenderhandbuch unter
▪
„Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect senden“
▪
„Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller versenden“
184
6
Ergebnis
Eine Fehlermeldung erinnert Sie daran, dass Rechnungen farbig gedruckt werden müssen.
5. Wählen Sie unter Farbtyp den Listenpunkt farbig.
6. Markieren Sie auf der Registerkarte Zahlungs Plus (Abbildung 6.1-11 auf Seite 185,
Position 1) das Kontrollkästchen Weißtext-Erkennung verwenden (Abbildung 6.1-11
Abbildung 6.1-11 Weißtext-Rechnungsdaten erkennen
Ergebnis
Das System zeigt Rechnungsdaten an, die es automatisch ermittelt.
7. Um den vorausgefüllten SEPA-Überweisungsträger zu prüfen, der bei physischem Versand gedruckt und der Rechnung beigelegt wird, wählen Sie Anzeigen.
Ergebnis
Das System generiert die Rechnung als PDF-Datei.
8. Damit das System automatisch eine Leerseite einfügt, um das Drucken des Formulars
auf der Briefrückseite zu verhindern, tun Sie Folgendes:
a. Wenn Sie mehrere Briefe versenden: Markieren Sie auf der Registerkarte Ihr
E‑POSTBRIEF das Kontrollkästchen alle Briefe anpassen.
b. Wählen Sie auf der Registerkarte Ihr E‑POSTBRIEF unter Dokumenteinstellungen
die Produktionsart beidseitig.
6.1.3.2 Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format in PDF-Dateien einbetten
Nutzen Sie das ZUGFeRD-Format für den elektronischen Datenaustausch. Dazu senden Sie
die PDF-Dateien über einen entsprechend konfigurierten Sammelkorb.
185
6
HINWEIS
Einschränkungen
Der elektronische Datenaustausch nach dem ZUGFeRD-Standard setzt technisch voraus,
dass die PDF-Dateien an keiner Stelle im Prozess verändert werden. Deshalb können Sie
folgenden Funktionen der E‑POSTBUSINESS BOX nicht nutzen, wenn Sie ZUGFeRDRechnungen senden.
▪
Elektronisches Briefpapier (siehe 4.2.2 Elektronisches Briefpapier einrichten)
▪
Standard-Beilage (siehe 4.4.2 Standard-Beilagen bereitstellen und automatisch hinzufügen)
▪
Korrekturprofil zur Adresskorrektur (siehe 5.7.2 Korrekturprofile für bestehende
Dokumentvorlagen anlegen)
Vorgehen 1. Konfigurieren Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so, dass die Rechnungsdaten gemäß der ZUGFeRD-Spezifikation in die PDF-Dateien einbettet werden.
Weitere Informationen finden Sie im ZUGFeRD-Infopaket unter www.ferd-net.de.
HINWEIS
Kein PDF/A-1b
Im allgemeinen empfehlen wir, Briefe ins Fomat PDF/A-1b zu exportieren. Sie erreichen damit eine hohe Druckqualität und Darstellungstreue, und Schriften (Fonts) sind
dann automatisch eingebettet. ZUGFeRD dagegen ist eine PDF/A-3-Erweiterung. Sie
müssen also z. B. sicherstellen, dass Schriften eingebettet sind.
Im Rechenzentrum werden postalisch versendete E‑POSTBRIEFE ins Format PDF/
A-1b umgewandelt. Elektronisch versendete E‑POSTBRIEFE werden dagegen unverändert versendet. Damit ist sichergestellt, dass Sie Format PDF/A-3 in allen Konformitätsstufen (PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u) verwenden können. Ihre elektronischen Rechnungen, die Sie in diesem Format versenden, sind also für den elektronischen Datenaustausch mit ZUGFeRD geeignet.
2. Stellen Sie für elektronische Rechnungen, in die Sie die ZUGFeRD-Daten eingebettet
haben, Folgendes sicher:
▪
Die Sendung besteht aus einer einzigen PDF-Datei. Die Rechnung hat also keine
Beilagen.
▪
Sie versenden die Rechnungen ohne Briefpapier. Logos, Briefkopf usw. sind also in
der Original-Brief-Datei bereits enthalten.
3. Melden Sie sich als technischer oder fachlicher Betreuer in der E‑POSTBUSINESS BOX
an.
4. Stellen Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > ZahlungsPLUS sicher, dass das
Kontrollkästchen Rechnungszahlung aktivieren markiert ist (Abbildung 6.1-8 auf Seite
183, Position 1).
5. Wählen Sie den Link Methode für Sammelkorb (Abbildung 6.1-8 auf Seite 183, Position 2).
7. Wählen Sie in der Liste Rechnungsermittlung den Listenpunkt ZUGFeRD (Abbildung
186
6
Abbildung 6.1-12 Sammelkorb für ZUGFeRD-Rechnungen konfigurieren
8. Markieren Sie das Kontrollkästchen Original (Abbildung 6.1-12 auf Seite 187, Position 2).
Wenn Sie das Kontrollkästchen Original markieren, dann wird verhindert, dass eine
PDF-Datei in irgendeiner Weise verändert wird. Die PDF-Dateien müssen unverändert
bleiben, sonst funktioniert ZUGFeRD nicht.
Folgende Funktionen der E‑POSTBUSINESS BOX sind damit deaktiviert:
▪
Elektronisches Briefpapier (siehe 4.2.2 Elektronisches Briefpapier einrichten)
▪
Standard-Beilage (siehe 4.4.2 Standard-Beilagen bereitstellen und automatisch hinzufügen)
▪
Korrekturprofil zur Adresskorrektur (siehe 5.7.2 Korrekturprofile für bestehende
Dokumentvorlagen anlegen)
Weitere Informationen finden Sie unter 5.2.1 Sammelkorb anlegen.
9. Legen Sie die Druck- und Versandoptionen für den Sammelkorb fest, und konfigurieren
Sie Ihr Output Management-System so, dass die Rechnungen in das Sammelkorbverzeichnis geschrieben werden.
Weitere Informationen über das Konfigurieren von Sammelkörben finden Sie im
Administratorhandbuch unter 5. Automatisierter Massenversand.
Rechnungen im ZUGFeRD-Format manuell mit der ClientAnwendung Connect senden
Ermöglichen Sie bei Bedarf das manuelle Senden von Rechnungen im ZUGFeRD-Format.
Ein elektronischer Datenaustausch ist auf diesem Weg jedoch nicht möglich. Dieses Szenario ist also technisch möglich, widerspricht aber dem Sinn des Datenaustausch-Standards.
187
6
ACHTUNG
Kein elektronischer Datenaustausch mit Connect
Sie können einzelne Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und manuell mit der
Client-Anwendung Connect versenden. Connect interpretiert und verwendet die Metadaten dann zwar nach dem ZUGFeRD-Standard, gibt sie aber nicht weiter. Die Rechnungsdaten sind im elektronischen E‑POSTBRIEF, den der Empfänger im Format PDF erhält,
somit nicht mehr als Metadaten enthalten.
Um das ZUGFeRD-Format für den elektronischen Datenaustausch zu nutzen, wofür es
gedacht ist, müssen Sie die Daten über einen entsprechend konfigurierten Sammelkorb
senden, wie unter 6.1.3.2 Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format in PDF-Dateien einbetten beschrieben.
Vorgehen 1. Stellen Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > ZahlungsPLUS sicher, dass das
Kontrollkästchen Rechnungszahlung aktivieren markiert ist (Abbildung 6.1-8 auf Seite
183, Position 1).
2. Wählen Sie im Feld Methode, um Zahlungsinformation zu ermitteln den Listenpunkt
ZUGFeRD.
3. Um das manuelle Versenden zu testen, gehen Sie vor wie unter 6.1.3.1 Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien einfügen: Rechnungen mit Weißtext-Rechnungsdaten manuell versenden.
6.1.3.3 Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen
Legen Sie die heuristische Methode für das Ermitteln der Rechnungsdaten in Briefen fest:
Anwender können dann einzelne Rechnungen mit der Client-Anwendung Connect ohne
weiteren Konfigurationsaufwand senden.
Die Methode Heuristik beruht auf Mustererkennung. Die Client-Anwendung Connect versucht, Betrag, Rechnungsnummer und Kundennummer automatisch im Rechnungstext zu
erkennen. Das System schlägt geeignete Kandidaten vor. Der Anwender prüft die einzelne
Rechnung oder einen Serienbrief. Das System schlägt Kandidaten vor. Der Anwender wählt
dann den Kandidaten mit den korrekten Daten und passt die Verwendungszwecke bei Bedarf an. Das System speichert die Anpassungen für den nächsten Brief.
Bei Bedarf passen Sie den Belegschlüssel an. Beispiel: Als Kassenwart einer gemeinnützigen Organisation erinnern Sie Ihre Mitglieder an den Jahresbeitrag: Auf den Überweisungsträgern soll der Belegschlüssel 06 für Spenden erscheinen.
ACHTUNG
Wofür ist die heuristische Methode nicht geeignet oder verwendbar?
Die heuristische Methode ist nicht bei der Sammelkorb-Funktion verwendbar.
Die heuristische Methode funktioniert auch bei Serienbriefen oder PDF-Dateien, die Sie
mit der Client-Anwendung Connect versenden, aber nicht bei Rechnungen, die Sie mit
der Sammelkorb-Funktion automatisch versenden. Hintergrund: Sie müssen jede Rechnung einzeln prüfen. Eine Gewähr, dass das System die Rechnungsdaten korrekt erkennt,
ist ausgeschlossen.
Vorgehen 1. Melden Sie sich in der E‑POSTBUSINESS BOX an.
2. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > ZahlungsPLUS.
188
6
3. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Rechnungszahlung erlauben markiert ist
4. Wählen Sie im Feld Methode, um Zahlungsinformation zu ermitteln (Abbildung
6.1-13 auf Seite 189, Position 2) den Listenpunkt Heuristik.
Abbildung 6.1-13 Versandmethode Heuristik festlegen
5. Erstellen Sie eine Rechnung. Damit die automatische Rechnungserkennung (Heuristik)
die Rechnungsdaten ermitteln kann, stellen Sie darin Folgendes sicher:
▪
Der Rechnungsbetrag erfüllt folgende Anforderungen:
ACHTUNG
Beachten Sie folgende Anforderungen:
▪
▪
▪
Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen. Nicht zulässig ist z. B.
„01,00“.
▪
Tausendertrennzeichen sind nicht zulässig. „1.200,00“ wäre also ungültig.
Der E‑POSTBRIEF enthält genau 2 Verwendungszwecke: z. B. Kundennummer
und Rechnungsnummer.
189
6
▪
Die Zeichenfolgen für die Verwendungszwecke folgen dem SEPA-Standard, z. B.
„Rechnungsnummer 12345“ und „Kundenummer 54321“.
HINWEIS
▪
▪
a b c d e f
A B C D E F
0 1 2 3 4 5
' : ? , - (
Leerzeichen
▪
6 7 8 9
+ . ) /
(Space)
Die Zahlen für Rechnungsnummer und Kundennummer haben mindesten 5 Stellen.
Fügen Sie gegebenenfalls führende Nullen hinzu, z. B. „Rechnungsnummer 02345“
und „Kundenummer 04321“ (Abbildung 6.1-14 auf Seite 190, Position 1).
Abbildung 6.1-14 Beispiel: Rechnung mit Rechnungsdaten
6. Drucken Sie die Rechnung, um sie in der Client-Anwendung Connect in der Vorschau
anzuzeigen.
Weitere Informationen finden Sie im Anwenderhandbuch unter „E‑POSTBRIEF erstellen
und anzeigen“.
190
6
7. Markieren Sie auf der Registerkarte Zahlungs Plus (Abbildung 6.1-15 auf Seite 191,
Position 1) das Kontrollkästchen Automatische Ermittlung verwenden (Abbildung
Abbildung 6.1-15 Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen
Ergebnis
Das System zeigt Rechnungsdaten an, die es automatisch ermittelt.
In unserem Beispiel schlägt das System für Verwendundungszweck2 („Kundennummer“) korrekt 04321 als Kundennummer vor (Abbildung 6.1-15 auf Seite 191, Position 3).
Die Heuristik schlägt aber auch mehrere Kandidaten vor, die ebenfalls als Kundennummern in Frage kommen:
▪
12345: in unserem Beispiel die Postleitzahl des Absenders
▪
54321: die Postleitzahl des Empfängers
▪
01234: die Rechnungsnummer
8. Wählen Sie in den Listen Rechnungsbetrag (EUR) und Verwendungszweck die Einträge, die den tatsächlichen Rechnungsdaten entsprechen.
Ergebnis
Das System lernt. Es speichert das Muster, mit dem es die Rechnungsdaten erfolgreich
identifiziert hat. Bei der nächsten Rechnung sind die Listen Rechnungsbetrag (EUR)
und Verwendungszweck mit den entsprechenden Werten vorbelegt.
191
6
In unserem Beispiel schreiben Sie „Kunden-Nummer“ (mit Bindestrich). Die Heuristik
schlägt aber „Kundennummer“ vor: Das ist die Einstellung aus einem vorigen Brief, die
das System sich gemerkt hat. Prüfen Sie also Schreibweise und Wert der vorgeschlagenen Verwendungszwecke.
Beispiel: Im nächsten Brief versenden Sie eine Mitgliedsbeitrags-Rechnung. „Kundennumer“ korrigieren Sie in „Mitgliedsnummer“. Die „Rechnungsnummer“ korrigieren Sie
in „Jahresbeitrag“, das Jahr „2015“ erfassen Sie manuell (weil das System nur mindestens 5-stellige Zeichenfolgen automatisch erkennen kann).
ACHTUNG
Keine Gewähr für richtig erkannte Rechnungsdaten
Die Heuristik der Mustererkennung erleichtert das Erstellen von Rechnungen. Wir
können jedoch keine Gewähr geben, dass das Ergebnis der Mustererkennung korrekt ist.
Prüfen Sie jede Rechnung einzeln.
9. Optional: Wählen Sie den Belegschlüssel an, der auf dem gedruckten Überweisungsträger erscheinen soll (Abbildung 6.1-16 auf Seite 192, Position 1).
Abbildung 6.1-16 Belegschlüssel wählen
10. Um den vorausgefüllten SEPA-Überweisungsträger zu prüfen, der bei physischem Versand gedruckt und der Rechnung beigelegt wird, wählen Sie Anzeigen.
192
6
11. Damit das System automatisch eine Leerseite einfügt, um das Drucken des Formulars
auf der Briefrückseite zu verhindern, tun Sie Folgendes:
a. Wenn Sie mehrere Briefe versenden: Markieren Sie auf der Registerkarte Ihr
E‑POSTBRIEF das Kontrollkästchen alle Briefe anpassen.
b. Wählen Sie auf der Registerkarte Ihr E‑POSTBRIEF unter Dokumenteinstellungen
die Produktionsart beidseitig.
12. Um die Rechnungsdaten für mehrere Rechnungen automatisch zu ermitteln (z. B. bei
Serienbriefen oder einem Verzeichnis mit Rechnungen im Format PDF, das Sie einlesen), tun Sie Folgendes:
a. Markieren Sie auf der Registerkarte Ihr E‑POSTBRIEF das Kontrollkästchen alle
Briefe anpassen.
b. Bestätigen Sie die Abfrage.
c. Prüfen Sie, ob das System die Rechnungsdaten korrekt ermittelt hat.
6.1.4 Belegschlüssel (Textschlüssel) für Überweisungsträger konfigurieren
Ändern Sie bei Bedarf den Belegschlüssel auf dem Überweisungsträger. Standardmäßig ist
auf Zahlungsträgern der Belegschlüssel 08 (sogenannter SEPA-Überweisungs-/Zahlscheinvordruck, neutral/Lotterie) eingestellt.
Beispiel: Sie wollen Spendenzahlungen (Belegschlüssel 06, Abbildung 6.1-17 auf Seite
194, Position 1) von umsatzsteuerpflichtigen Rechnungsbeträgen (SEPA-Überweisung/Zahlschein, neutral/Lotterie, 08) unterscheiden.
193
6
HINWEIS
Der Belegschlüssel wird nur bei Überweisungsträgern übermittelt, die ein Rechnungszahler bei seiner Bank physisch einreicht, nicht Rechnungen, die der Empfänger online begleicht.
Abbildung 6.1-17 Beispiel: SEPA-Überweisung mit Belegschlüssel 06 für Spenden
ACHTUNG
Einschränkung
Beim Versenden über einen Sammelkorb müssen Sie den Belegschlüssel und die Rechnungsdaten als Weißtext in die PDF-Dateien einfügen.
Hintergrund: Die Methode ZUGFeRD kann Belegschlüssel nicht interpretieren. Auch mit
XML-Steuerungsdateien lässt sich der Belegschlüssel nicht übergeben.
Alternativ können Sie den Belegschlüssel bei Rechnungen ändern, die Sie manuell über
die Client-Anwendung Connect mit der heuristischen Methode versenden. Weitere Informationen finden Sie im Anwenderhandbuch unter Rechnungen senden.
Verwenden Sie bei Bedarf einen der folgenden Belegschlüssel (andere sind nicht möglich):
Zweck
Belegschlüssel
SEPA-Überweisung/Zahlschein (Spende)
06
SEPA-Überweisung/Zahlschein (Referenz) mit prüfziffergesicherten internen Referenzdaten.
07
194
6
Zweck
Belegschlüssel
SEPA-Überweisung/Zahlschein, neutral/Lotterie
08
HINWEIS
Den Belegschlüssel 08 druckt
das System standardmäßig auf
Überweisungsträger. Das System verwendet den StandardBelegschlüssel z. B. auch dann,
wenn Sie einen nicht zulässigen
Belegschlüssel verwenden oder
wenn Sie die Rechnungen im
ZUGFeRD-Format versenden.
EU-Standardüberweisung
13
€uro-Überweisung
16
Überweisung/Zahlschein beim neutralen Überweisungs-/
Zahlscheinvordruck mit prüfziffergesicherten internen
Zuordnungsdaten
17
Tabelle 6.1-2 Zulässige Belegschlüssel
Vorgehen 1. Um eine korrekte Verarbeitung durch Ihre Hausbank sicherzustellen, stimmen Sie den
Überweisungsträger mit Ihrer Hausbank ab.
2. Konfigurieren Sie Ihr Output Management so, dass der Belegschlüssel als Weißtext in
Ihre Dokumente eingefügt wird. Folgen Sie dazu den Anweisungen unter 6.1.3.1 Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien einfügen.
6.1.5 Rechnungsdaten als QR-Codes® einfügen und Überweisungsträger-Vordrucke inhaltlich gestalten
Gestalten Sie die freien Flächen um den SEPA-Überweisungsvordruck herum nach Ihren
Vorstellungen.
Wenn Sie eine Rechnung postalisch versenden, nimmt der SEPA-Überweisungsvordruck nur
einen Teil des Platzes auf der gedruckten Seite ein. Die freien Flächen (Abbildung 6.1-19 auf
Seite 196, Position 1, 2) können Sie nach Ihren Vorstellungen gestalten.
Erzeugen Sie automatisch QR-Codes® (BezahlCode und GiroCode, Abbildung 6.1-18 auf
Seite 196, Position 1) neben dem Überweisungsträger-Vordruck für postalisch gesendete
Rechnungen. Der Rechnungsempfänger scannt den BezahlCode oder GiroCode mit der
Banking-App seines Smartphones. Er erhält so die korrekten Rechnungsdaten (Bankverbindung, Empfänger, Verwendungszweck, Betrag) und überweist online.
195
6
Abbildung 6.1-18 QR-Codes® mit Rechnungsdaten
Abbildung 6.1-19 Vorschau auf SEPA-Überweisungsträgervordruck mit Marketinginhalten, ohne QR-Codes®
Vorgehen 1. Erstellen Sie eine einseitige PDF-Datei im Format PDF/A-1b.
196
6
▪
Um eine optimale Druckqualität sicherzustellen (z. B. Farbtreue, Darstellung von
Schriften usw.), folgen Sie den Gestaltungshinweisen für elektronisches Briefpapier.
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter
4.2.2 Elektronisches Briefpapier einrichten).
▪
Gestalten Sie die Seite außerhalb der folgenden Flächen. Das System weißt automatisch alle Flächen, die für den Überweisungsträger-Vordruck sowie an den Rändern
freibleiben müssen.
ACHTUNG
Automatische Layout-Änderung
Für die korrekte Verarbeitung im Rechenzentrum ist der linke Seitenrand wichtig.
Wenn die Inhalte, die Sie mit der PDF-Datei hinzufügen, den linken Seitenrand berühren, dann skaliert das System Ihre Inhalte automatisch auf die passende Größe
herunter. Ihre Datei kann also auf jeden Fall im Rechenzentrum verarbeitet werden. Aber der Zahlungsträger-Vordruck hat eine normierte Größe. Wird er skaliert
kann die Bank, bei der er eingereicht wird, ihn evtl. nicht mehr automatisch verarbeiten.
Um zu vermeiden dass der Zahlungsträger-Vordruck ungültig wird, stellen Sie deshalb – wie beim Erstellen von elektronischem Briefpapier – sicher, dass Sie die
Layout-Vorgaben des Systems einhalten. Prüfen Sie sorgfältig, ob der gedruckte
Zahlungsträger-Vordruck die korrekte Größe hat .
unter „4.2.3.1 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?“
▪
Für den Überweisungsträger-Vordruck weißt das System folgenden Bereich:
▪
vom rechten Rand: 148 mm
▪
vom oberen Rand: 105 mm
▪
Wenn Síe GiroCode und BezahlCode einfügen, weißt das System den gesamten
Bereich links neben dem Überweisungsvordruck.
▪
An den Rändern weißt das System folgende Bereiche:
▪
Linker Seitenrand: Die Sperrfläche am linken Seitenrand beginnt 90 mm
unterhalb des oberen Seitenrands. Sie ist 12 mm breit und reicht bis zum unteren Seitenrand.
▪
Oberer/unterer Seitenrand: Der Abstand zum oberen und unteren Seitenrand beträgt mindestens 7 mm.
▪
Rechter Seitenrand: Der Abstand zum rechten Seitenrand beträgt mindestens 2,5 mm.
2. Laden Sie die PDF-Datei in die E‑POSTBUSINESS BOX hoch:
a. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > ZahlungsPLUS.
b. Laden Sie die Datei mit Durchsuchen hoch.
c. Wählen Sie Einstellungen speichern.
Ergebnis
Die Seite mit Ihren Marketinginhalten (am linken Rand und auf der unteren Seitenhälfte,
Abbildung 6.1-19 auf Seite 196, Position 1, 2) und dem Überweisungsträger wird in der
Vorschau angezeigt.
3. Um die Rechnungsdaten in Form von QR-Codes® auf das Blatt mit dem Überweisungsträger zu drucken, markieren Sie das Kontrollkästchen GiroCode und BezahlCode aktivieren und wählen Einstellungen speichern.
197
6
Rechnungsversand mit ZahlungsPLUS ǀ Wie funktioniert ZahlungsPLUS aus Sicht des Empfängers?
Beachten Sie folgende Werte für die maximale Anzahl von Zeichen:
Ergebnis
▪
Empfänger: 70 Zeichen
▪
BIC: 8 / 11 Zeichen
▪
IBAN: 34 Zeichen
▪
Betrag: 12 Zeichen
▪
Verwendungszweck: 140 Zeichen
Die QR-Codes® werden in der Vorschau angezeigt. Der Bereich links neben dem
Überweisungsträger-Vordruck (Abbildung 6.1-19 auf Seite 196, Position 1) wird automatisch geweißt. Dort erscheinen die QR-Codes® (Abbildung 6.1-18 auf Seite 196, Position 1).
4. Drucken sie eine Rechnung mit der Client-Anwendung Connect und verifizieren Sie,
dass der Überweisungsträger-Vordruck folgende Maße hat (jeweils vom Seitenrand bis
zur perforierten Linie):
▪
vom rechten Rand: 148 mm
▪ vom oberen Rand: 105 mm
Er hat dann mit gewissen Toleranzen die Normgröße von 149,86 mm x 105,83 mm.
6.2 Wie funktioniert ZahlungsPLUS aus Sicht des Empfängers?
Erfahren Sie, was der Empfängers je nach Versandweg – elektronisch oder physisch – mit
einer Rechnung tut, die Sie mit ZahlungsPLUS versendet haben.
1. Rechnung identifizieren: Ein €-Symbol markiert Ihren E‑POSTBRIEF im Posteingang des
Privatkunden als Rechnung (Abbildung 6.2-1 auf Seite 198, Position 1).
Abbildung 6.2-1 ZahlungsPLUS: Rechnung im Posteingang des Adressaten
2. Rechnung in die E‑POST Cloud hochladen (Abbildung 6.2-2 auf Seite 199, Position 1).
198
6
Abbildung 6.2-2 ZahlungsPLUS: Rechnung zum Bezahlen in die Cloud hochladen
Die Rechnung ist mit der Schaltfläche Rechnung markiert (Abbildung 6.2-3 auf Seite
199, Position 1).
3. Per Mausklick auf die Schaltfläche Rechnung die vorausgefüllten Rechnungsdaten anzeigen (Abbildung 6.2-4 auf Seite 200).
Abbildung 6.2-3 ZahlungsPLUS: Zahlungsaufforderung
4. Rechnungsdaten prüfen und Weiter zur Zahlung wählen (Abbildung 6.2-4 auf Seite
200, Position 1).
199
6
Abbildung 6.2-4 Rechnungsdaten prüfen
5. Zahlungsvorgang starten (Abbildung 6.2-5 auf Seite 200, Position 1).
Abbildung 6.2-5 Zahlung auslösen
.
200
6
TIPP
Unterstützen Sie die Empfänger Ihrer Rechnungen beim Bezahlen
Um Ihren Empfängern die Komfortfunktionen zum Online-Bezahlen von Rechnungen
nahezulegen, geben Sie im Standard-Anschreibentext für elektronische E‑POSTBRIEFE
eine Kurzanleitung mit.
Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
bitte beachten Sie die Rechnung im Anhang.
So begleichen Sie die Rechnung komfortabel online:
1. Rechnung in Cloud hochladen.
2. Unter "Mein Konto → E‑POSTZAHLUNG" die Nutzungsbedingungen
akzeptieren.
3. Unter "Mein Konto → E‑POST-Verschlagwortung" die Nutzungsbedingungen
akzeptieren.
Resultat: Das System erkennt Rechnungen automatisch. Rechnungen sind
mit einer gelben "Rechnung"-Schaltfläche markiert.
4. Zum Bezahlen auf die Schaltfläche klicken.
Weitere Informationen zum Erstellen eines Standard-Anschreibens für elektronische
E‑POSTBRIEFE finden Sie unter 4.4.1 Standard-Einstellungen für Absenderadresse,
Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
Physischer Bei gedruckten, physisch zugestellten Rechnungen druckt das E‑POSTBRIEF System einen
Versand vorausgefüllten Überweisungsträger und legt ihn der Rechnung bei.
201
6
HINWEIS
Für Empfänger, die elektronische Rechnungen nicht online bezahlen wollen, ist ebenfalls
der vorausgefüllte Überweisungsträger dem Anschreiben angehängt wird (Abbildung 6.2-6
auf Seite 202).
Abbildung 6.2-6 Überweisungsträger im elektronischen E‑POSTBRIEF
Der Zahlungsvordruck wird nur wie gewohnt unterschrieben und bei der Bank eingereicht
(Abbildung 6.2-7 auf Seite 203).
202
6
Abbildung 6.2-7 Vorausgefüllten Überweisungsträger einreichen
203
7
Allgemeine Bedienung ǀ Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX
7 Allgemeine Bedienung
Erfahren Sie, wie Sie sich an der E‑POSTBUSINESS BOX anmelden und z. B. ein neues
Passwort anfordern können.
7.1 Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX
Melden Sie sich in der Administrationsoberfläche der E‑POSTBUSINESS BOX an.
Mit Ausnahme der Inbetriebnahme der E‑POSTBUSINESS BOX erfordert der Zugriff auf die
Administrationsoberfläche der E‑POSTBUSINESS BOX ein Login mit Passwort-Eingabe.
Voraussetzung ü Sie sind als Anwender oder Betreuer auf der E‑POSTBUSINESS BOX angelegt.
ü Wenn Sie einen Proxy-Server für die Kommunikation zwischen den Arbeitsplatzrechnern und der E‑POSTBUSINESS BOX verwenden, haben Sie in Ihrem InternetBrowser die Proxy-Unterstützung aktiviert.
Vorgehen 1. Öffnen Sie die ZurBox.html-Datei, die Sie von Ihrem fachlichen Betreuer erhalten haben.
2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, und klicken Sie auf das PfeilSymbol (siehe Abbildung 7.1-1 auf Seite 204, Position 1).
Ergebnis
Sie gelangen auf die Willkommensseite.
Abbildung 7.1-1 Anmeldung
7.2 Passwort ändern
Ändern Sie aus Sicherheitsgründen Ihr Passwort.
Nachdem der fachliche Betreuer Sie als Anwender angelegt hat, ändern Sie das initial vergebene Passwort bei der ersten Anmeldung an der E‑POSTBUSINESS BOX.
204
7
Allgemeine Bedienung ǀ Neues Passwort anfordern
Voraussetzung ü Sie sind in der E‑POSTBUSINESS BOX angemeldet.
Vorgehen 1. Wählen Sie die Schaltfläche Mein Konto.
2. Geben Sie Ihr aktuelles Passwort ein.
3. Geben Sie das neue Passwort ein.
4. Wiederholen Sie die Eingabe des neuen Passworts.
5. Speichern Sie das neue Passwort.
7.3 Neues Passwort anfordern
Lassen Sie sich bei Bedarf ein neues Passwort zusenden.
Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich per E-Mail ein neues Passwort an
die bei der Benutzerverwaltung eingerichtete E-Mail-Adresse zusenden lassen.
HINWEIS
Wenn das Versenden von Passwörtern per E-Mail aus Sicherheitsgründen deaktiviert ist, müssen Sie Ihren technischen Betreuer bitten, das Passwort manuell neu zu
setzen.
HINWEIS
können, wenn kein Mailserver konfiguriert oder der Mailserver ausgefallen ist, können Sie
einen temporären Administrator anlegen. Als temporärer Administrator können Sie einen
neuen technischen Betreuer anlegen.
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch im Kapitel 8.6 Zugangsdaten
des technischen Betreuers sind verloren.
Voraussetzung ü Der technische Betreuer hat den E-Mail-Versand konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 3.2.1 Mailserver wählen und spezifizieren.
ü Das Versenden von Passwörtern per E-Mail ist aktiviert. Weitere Informationen finden
Sie im Administratorhandbuch im Kapitel 3.2.2 Automatischen Passwortversand aktivieren.
ü Sie sind als Anwender in der E‑POSTBUSINESS BOX angemeldet.
Vorgehen 1. Wählen Sie Passwort vergessen? (siehe Abbildung 7.3-1 auf Seite 206, Position 2).
205
7
Allgemeine Bedienung ǀ Administrationsbereich im E‑POST Portal aufrufen
Abbildung 7.3-1 Passwort anfordern
Ergebnis
Sie gelangen in die Sicht Passwort vergessen?.
2. Erfassen Sie Ihre E-Mail-Adresse, und wählen Sie die Schaltfläche Passwort zuschicken.
7.4 Administrationsbereich im E‑POST Portal aufrufen
Um den Administrationsbereich des E‑POST Portals aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:
Vorgehen 1. Rufen Sie unter https://portal.epost.de das E‑POST Portal auf.
2. Wählen Sie Einloggen.
3. Wählen Sie auf der oberen Menüleiste bei Login als Privatkunde die Schaltfläche
Wechseln (Abbildung 7.4-1 auf Seite 206).
Abbildung 7.4-1 Login als Geschäftskunde
4. Geben Sie Ihre E‑POST Adresse und Ihr Passwort ein, und bestätigen Sie mit Einloggen (Abbildung 7.4-2 auf Seite 207, Position 1, 2).
206
7
Allgemeine Bedienung ǀ Administrationsbereich im E‑POST Portal aufrufen
Abbildung 7.4-2 Am E‑POST Portal anmelden
5. Wählen Sie im linken, oberen Bildschirmbereich Administration. Sie erhalten eine
HandyTAN auf Ihre hinterlegte Mobilfunknummer.
6. Geben Sie die HandyTAN im dafür vorgesehenen Feld ein.
Je nach Portalkonfiguration haben Sie bereits nach der Anmeldung eine HandyTAN erhalten und mitgegeben; in dem Fall überspringen Sie diesen Schritt.
207
8
Troubleshooting ǀ Die Druckqualität von Grafiken in E‑POSTBRIEFEN ist unbefriedigend
8 Troubleshooting
Finden Sie Lösungen für typische Fehler, die z. B. das Starten einer Client-Anwendung verhindern können.
8.1 Die Druckqualität von Grafiken in E‑POSTBRIEFEN ist unbefriedigend
Die Qualität des Ausdrucks (Auflösung) ist gering, oder die Farben stimmen nicht.
Vorgehen
►
Um eine hohe Qualität des Ausdrucks sicherzustellen, müssen Sie in Ihren
E‑POSTBRIEFEN oder Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE Grafiken mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi verwenden. Verwenden Sie ein kostenloses Programm
wie IrfanView, um zu prüfen, welche Auflösung Ihre Grafiken haben.
►
Um eine optimale Farbtreue sicherzustellen, erstellen Sie elektronisches Briefpapier im
Farbraum CMYK und hinterlegen es als fachlicher Betreuer auf der
HINWEIS
Warum den Farbraum CMYK verwenden?
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie
etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK (entweder in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienstleister). Dabei kann es
passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum
RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei
E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das
Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.
Weitere Informationen finden Sie (im Administratorhandbuch) unter 4.2.2 Elektronisches
Briefpapier einrichten.
Beachten Sie auch die Empfehlungen zu Auflösung, Farbeinstellungen und eingebetteten Schriften bei PDF-Dateien im Anwenderhandbuch unter Anhänge anfügen).
8.2 Client-Anwendung startet nicht – Fehlermeldungen
Wenn eine Client-Anwendung nicht startet, finden Sie in diesem Kapitel Lösungen für bekannte Fehlerursachen, die durch eine Fehlermeldung angezeigt werden.
8.2.1 „Couldn't open 'C:/Programme/E‑POSTBRIEF/brandings/branding.ini': permission denied“
Die Datei branding.ini ist schreibgeschützt.
Sie müssen den Schreibschutz aufheben.Tun Sie z. B. unter Windows XP Folgendes:
208
8
Troubleshooting ǀ Client-Anwendung startet nicht – Fehlermeldungen
Vorgehen 1. Öffnen Sie das Verzeichnis Programme\E‑POSTBRIEF\brandings\.
2. Wählen Sie im Kontextmenü der Datei branding.ini den Menüpunkt Eigenschaften.
3. Stellen Sie auf der Registerkarte Allgemein sicher, dass unter Attribute das Kontrollkästchen Schreibgeschützt nicht markiert ist.
8.2.2 „Couldn't connect to host“
Die Client-Anwendung kann keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESS BOX herstellen. Es
erscheint die Fehlermeldung Couldn't connect to host. Um den Fehler zu beheben, erfassen Sie nachträglich die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX.
Hintergrund: Es ist nicht technisch sichergestellt, dass Sie unmittelbar nach dem Installieren
der Client-Anwendungen die IP-Adresse Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX erfassen. Deshalb
können Sie die IP-Adresse nachträglich erfassen.
Vorgehen 1. Wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Config.
HINWEIS
Wenn Sie Windows 7 oder 8 verwenden und die Meldung Sie müssen über Administratorrechte verfügen erscheint, dann tun Sie Folgendes:
a. Öffnen Sie den Ordner \Programme\E‑POSTBRIEF\bin.
b. Legen Sie für die Anwendung Configure im Kontextmenü unter Eigenschaften > Kompatibilität Windows XP Service Pack 3 als Kompatibilitätsmodus fest.
c. Starten Sie die Anwendung als Administrator.
2. Definieren Sie die Verbindung mit der E‑POSTBUSINESS BOX. Sie haben folgende
Möglichkeiten:
▪
Wenn Sie keinen Proxy-Server haben, erfassen Sie auf der Registerkarte Verbindung im Eingabefeld Serveradresse die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX.
HINWEIS
Die dynamisch generierte IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie in
der Adresszeile der im HTML-Browser geöffneten Datei ZurBox.html.
▪
E‑POSTBUSINESS BOX verbinden, erfassen Sie auf der Registerkarte Proxy die
Konfigurationsparameter Ihres Proxy-Servers.
Informationen über notwendige Portfreigaben finden Sie in Kapitel 3.1.1 FirewallFreigaben einrichten.
Ergebnis
Ergebnis
Es erscheint das Dialogfenster Authentifizierung.
209
8
Troubleshooting ǀ Client-Anwendung startet nicht – Fehlermeldungen
HINWEIS
Das Dialogfenster Authentifizierung erscheint nicht, wenn die Authentifizierung für
die Client-Anwendungen deaktiviert ist (Anwender können sich dann ohne Passwort
anmelden). In diesem Fall erscheint das Dialogfenster Freigabe. Das Dialogfenster
Freigabe erscheint, damit der Anwender sich einmalig authentifiziert. Bei weiterem
Aufrufen der Client-Anwendungen erscheint dieses Fenster nicht mehr. Die ClientAnwendungen Connect und Mailbox öffnen sich dann also ohne Anmeldedialog.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.7.2 Authentifizierung für ClientAnwendungen deaktivieren.
8.2.3 „Expected integer but got m_dir_open_index“
Wegen einer falschen Spracheinstellung oder einer fehlenden Lokalisierung starten die
Client-Anwendungen Connect oder Mailbox nicht korrekt. Es erscheint die Fehlermeldung
expected integer but got m_dir_open_index.
Unter Windows XP
Vorgehen 1. Wählen Sie im Kontextmenü Arbeitsplatz > Eigenschaften.
2. Wählen Sie die Registerkarte Erweitert > Umgebungsvariablen.
3. Wählen Sie im Feld Benutzervariablen für <BENUTZER> (oberes der beiden Felder)
die Schaltfläche Neu.
4. Weisen Sie der Variablen: LANG den Wert de zu.
5. Bestätigen Sie mit OK.
Unter Windows 7
Vorgehen 1. Öffnen Sie das Start-Menü.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Computer > Eigenschaften.
3. Wählen Sie Erweiterte Systemeinstellungen.
4. Wählen Sie die Registerkarte Erweitert > Umgebungsvariablen.
5. Wählen Sie im Feld Benutzervariablen für <BENUTZER> (oberes der beiden Felder)
die Schaltfläche Neu.
6. Weisen Sie der Variablen: LANG den Wert de zu.
8.2.4 „While fetching appinfo: error setting certificate verify location“
Wegen Umlauten oder Leerzeichen im Pfad kann das System das nötige Zertifikat nicht finden. Es erscheint die Fehlermeldung while fetching appinfo: error setting certificate verify location.
Vorgehen 1. Legen Sie ein Verzeichnis an (z. B. C:\Programme\E‑POSTBRIEF\Zertifikate).
210
8
Troubleshooting ǀ Client-Anwendungen lassen sich nicht installieren – „The printer name is invalid“
ACHTUNG
Sonderzeichen
Der Verzeichnispfad darf keine Umlaute oder Leerzeichen enthalten.
2. Wenn Sie Windows 7 oder höher verwenden, wählen Sie
Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX, und stellen Sie im Kontextmenü des
Programms Config unter Eigenschaften > Kompatibilität Windows XP Service Pack
3 als Kompatibilitätsmodus ein.
3. Wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Config.
Wenn Sie Windows 7 oder höher verwenden, starten Sie die Anwendung über den Kontextmenüpunkt Als Administrator starten.
4. Erfassen Sie auf der Registerkarte Zertifikate im Eingabefeld Download-Verzeichnis
den Pfad, den Sie angelegt haben (z. B. C:\Programme\E‑POSTBRIEF\Zertifikate).
6. Starten Sie ein Anwendungsprogramm.
Ergebnis
8. Starten Sie die Client-Anwendungen Mailbox und Connect.
8.2.5 „While executing securitray ...“
Eine-Client-Anwendung lässt sich nicht starten, wenn sie im Hintergrund bereits läuft.
Manchmal wird eine Client-Anwendung nicht korrekt beendet. Sie müssen dann die noch
laufende Instanz der Client-Anwendung beenden, um eine neue starten zu können.
Vorgehen
►
Öffnen Sie mit Strg+Alt+Entf den Windows Task Manager und beenden Sie den Prozess securitray.exe.
8.2.6 „Datei hconnect.exe kann nicht geschrieben werden.“
Eine Client-Anwendung lässt sich nicht starten, wenn sie im Hintergrund bereits läuft.
Manchmal wird eine Client-Anwendung nicht korrekt beendet. Sie müssen dann die noch
laufende Instanz der Client-Anwendung beenden, um eine neue starten zu können.
Vorgehen
►
Öffnen Sie mit Strg+Alt+Entf den Windows Task Manager und beenden Sie die Prozesse hconnect.exe und hlauncher.exe.
8.3 Client-Anwendungen lassen sich nicht installieren – „The
printer name is invalid“
Die Installation des Installer zur Arbeitsplatz-Anbindung bricht ab mit der Meldung „The printer name is invalid“.Sie haben den Installer zur Arbeitsplatz-Anbindung auf Ihrer
E‑POSTBUSINESS BOX (die Datei E‑POSTBUSINESS_BOX_Workplace-<Version>.msi) aktualisiert und auf Ihren Arbeitsplatzrechner heruntergeladen (3.8.2 SoftwareAktualisierungen planen und durchführen), aber die Client-Anwendungen lassen sich nicht
auf dem Arbeitsplatzrechner installieren. Vermutlich konnte das System die bestehende Version der Client-Anwendungen nicht korrekt deinstallieren.
211
8
Troubleshooting ǀ Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstürze in der Anwendung oder Fehlermeldungen
Vorgehen 1. Wählen Sie z. B. in MS Windows 7 Start > Systemsteuerng > Programm deinstallieren.
Die installierten Programme werden unter Programme und Funktionen angezeigt.
Ergebnis
2. Markieren Sie den Eintrag E‑POSTBUSNESS BOX, und wählen Sie im Kontextmenü
Reparieren.
Die Client-Anwendungen werden repariert.
Ergebnis
3. Deinstallieren Sie unter Programme und Funktionen die reparierten ClientAnwendungen. Dazu markieren Sie den Eintrag E‑POSTBUSINESS BOX, wählen im
Kontextmenü Deinstallieren und bestätigen mit Ja.
4. Starten Sie den aktuellen Installer zur Arbeitsplatz-Anbindung erneut.
5. Wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Config > .
6. Tragen Sie auf der Registerkarte Verbindung im Feld Serveradresse die IP-Adresse
Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX ein, und bestätigen Sie mit OK.
8.4 Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstürze in der Anwendung oder Fehlermeldungen
Um die Performance zu verbessern, ändern Sie die Grafikeinstellungen.
Tun Sie (z. B. unter Windows 7) Folgendes:
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Systemsteuerung unter Geräte und Drucker den E‑POSTBRIEF
Drucker.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Druckereigenschaften.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Schaltfläche Einstellungen.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte Papier/Qualität die Schaltfläche Erweitert.
5. Weisen Sie unter Grafik dem Parameter Druckqualität den Wert 300dpi zu.
8.5 Sammelkorb verarbeitet hochgeladene Dateien nicht
Sie laden Dateien per SFTP in den Sammelkorb hoch. Der Sammelkorb verarbeitet die Dateien aber nicht.
Vorgehen
►
Verwenden Sie zum Hochladen per SFTP nur einen SFTP-Client, der UTF-8 unterstützt,
und stellen Sie sicher, dass die Dateinamen der hochgeladenen Dateien in UTF-8 codiert sind.
8.6 Zugangsdaten des technischen Betreuers sind verloren
können, wenn die Zugangsdaten verloren sind und Sie keinen Mailserver konfiguriert haben,
können Sie einen temporären Administrator anlegen. Als temporärer Administrator können
Sie einen neuen technischen Betreuer anlegen.
212
8
Troubleshooting ǀ Beim Aktualisieren der Firmware kommt es zu Verbindungsproblemen
HINWEIS
Wenn Sie einen Mailserver konfiguriert und den Passwortversand aktiviert haben, dann
reicht es aus, ein neues Passwort anzufordern. Weitere Informationen finden Sie unter
7.3 Neues Passwort anfordern.
Voraussetzung ü Sie haben einen USB-Stick, der mit FAT32 formatiert ist.
Vorgehen 1. Stecken Sie den USB-Stick in einen USB-Port der E‑POSTBUSINESS BOX.
2. Sobald ein Piep-Signal ertönt, ziehen Sie den USB-Stick ab und stecken ihn in Ihren Arbeitsplatzrechner.
3. Öffnen Sie auf dem USB-Stick die Datei README.txt, und folgen Sie der Anleitung zum
Anlegen eines temporären Administrators.
8.7 Beim Aktualisieren der Firmware kommt es zu Verbindungsproblemen
Das Aktualisieren der Firmware oder die Nutzung des Herstellerzugangs funktioniert nicht,
was an Verbindungsproblemen liegen kann. Eine mögliche Ursache ist, dass die sogenannte
Path MTU Discovery nicht funktioniert.Die E‑POSTBUSINESS BOX arbeitet standardmäßig
mit einer maximalen Paketgröße (Maximum Transmission Unit, MTU) von 1500 Byte, der
größten für Ethernet erlaubten Paketgröße. Sie können den Wert ändern.
Hintergrund: Das Problem ist in den Firewall-Einstellungen oder der Art der Internetanbindung Ihrer Organisation begründet. Es tritt häufig auch beim Austauschen großer Dateien
oder beim Versenden von E‑Mails mit großen Anhängen auf.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBUSINESSBOX > Konfiguration > Netzwerk.
2. Markieren Sie das Kontrollkästchen Weitere Einstellungen.
Ergebnis
Der Eingabebereich Maximum Transmission Unit erscheint.
3. Setzen die den voreingestellten Standard-MTU-Wert in mehreren Schritten herunter.
4. Wenn die Verbindungsprobleme weiterhin auftreten, kontaktieren Sie einen Netzwerkspezialisten oder Ihren Internet-Provider.
Bitten Sie den Experten, beispielsweise Folgendes zu prüfen:
▪
Lässt die Konfiguration die für die Path MTU Discovery genutzten ICMP-Pakete von
Typ 3, Code 4, eingehend und ausgehend zu?
▪
Kann Ihre Firewall selbst ICMP-Pakete erzeugen, um einen funktionierenden MTUWert auszuhandeln?
Hintergrund: Die an der Engstelle höchstmögliche MTU wird von dem Hop, an dem
das Originalpaket nicht weiterkommt, bestimmt und gemeldet. Path MTU Discovery
funktioniert nur, wenn jeder Hop auf dem Path (einschließlich Ihres Providers, Ihrer
Firewall oder Ihres Routers) solche Meldungen generieren kann (und diese dann
auch zum Absender zurückgelangen).
213
8
Troubleshooting ǀ E‑POSTBRIEFE werden an mein Postfach im E‑POST Webportal gesendet
8.8 E‑POSTBRIEFE werden an mein Postfach im E‑POST Webportal gesendet
Postfächer im E‑POST-Portal und auf dem E‑POSTBUSINESS BOX Server müssen aus
technischen Gründen unterschiedliche Namen haben. E‑POSTBRIEFE sendet das System
sonst an das Portal-Postfach und nicht an das Postfach der E‑POSTBUSINESS BOX.
Postfächer sind E‑POST Adressen, unter denen Ihre Organisation erreichbar ist. Es gibt
zwei Arten von Postfächern:
▪
Postfächer im E‑POSTBRIEF Webportal, z. B. das Fallback-Postfach
▪ Postfächer auf dem E‑POSTBUSINESS BOX Server für die gewöhnliche Korrespondenz
Wenn Sie auf dem E‑POSTBUSINESS BOX Server ein neues Postfach anlegen, müssen
Sie sicherstellen, dass Sie den Namen nicht bereits für ein Portal-Postfach verwenden.
Vorgehen
►
Wenn Sie eine E‑POST Adresse verwenden wollen, die bereits im E‑POSTBRIEF Webportal angelegt ist, ändern Sie die E‑POST Adresse des Portal-Postfachs.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POST Administratorenhandbuch für Geschäftskunden im Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für
Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POST) im Kapitel Mitarbeiterkonto bearbeiten.
8.9 Unterstützt mein HTTP-Proxy-Server die
E‑POSTBUSINESS BOX?
Wenn Sie einen HTTP-Proxy-Server verwenden wollen, um die E‑POSTBUSINESS BOX mit
dem Rechenzentrum der Deutschen Post AG zu verbinden, dann prüfen Sie, ob er die Voraussetzungen erfüllt.
▪
... sichergestellt sein, dass er die CONNECT-Methode unterstützt, so dass die
E‑POSTBUSINESS BOX eine HTTPS-Verbindung mit dem Rechenzentrum herstellen
kann.
▪
... ausgeschlossen sein, dass der Proxy-Server verschlüsselte Verbindungen aufzubrechen versucht (z. B.Webwasher).
Feststellen, ob der Proxy-Server die CONNECT-Methode unterstützt
Vorgehen 1. Starten Sie einen Kommandozeilen-Client (z. B. telnet unter Linux oder puTTY unter
Windows).
2. Wenn Sie puTTY verwenden, legen Sie fest:
▪
Connection type: Raw
▪
Close window on exit: Never
3. Öffnen Sie eine Verbindung zu IP-Adresse/Name und Port des Proxy-Servers.
4. Geben Sie einen CONNECT-Befehl entsprechend dem folgenden Beispiel ein.
Beispiel:
214
8
Troubleshooting ǀ Unterstützt mein HTTP-Proxy-Server die E‑POSTBUSINESS BOX?
CONNECT store01.peprz.de:80 HTTP/1.1
Host: store01.peprz.de:80
Connection: close
In diesem Beispiel wird die Weiterleitung der Verbindung an den Server
store01.peprz.de, Port 80, angefragt. Der Befehl wird durch die Eingabe einer weiteren, leeren Zeile nach Connection: close abgeschickt.
5. Prüfen Sie die vom Proxy-Server kommende Antwort. Insbesondere die ersten Zeilen
sind aussagekräftig.
Ergebnis
▪
Ein Proxy-Server, der die CONNECT-Methode unterstützt,
▪
stellt die Verbindung her und meldet den Erfolg, wenn keine Authentifizierung
nötig ist
▪
verlangt in unserem Beispiel ein Login und fragt explizit danach:
HTTP/1.0 407 Proxy Authentication Required
Fügt man das Login dem Befehl hinzu, wird die Verbindung hergestellt und der
Erfolg gemeldet.
HTTP/1.0 200 Connection established
[leere Folgezeile]
▪
Ein Proxy-Server, der die CONNECT-Methode nicht unterstützt,
▪
beendet in unserem Beispiel typischerweise die Verbindung oder verlangt weitere Eingaben. Die Meldung
HTTP/1.0 200 Connection established
erscheint nicht.
▪
liefert die Antwort
HTTP/1.1 400 Bad Request
Sonderfälle
Berücksichtigen Sie auch folgende Fälle:
▪
Ein Proxy-/Webserver unterstützt CONNECT-Anfragen nicht, lehnt sie aber nicht
mit einer Fehlermeldung ab. Stattdessen liefert er eine Webseite zurück. Im
Browser wird dann eine Meldung angezeigt, dass die Anfrage nicht unterstützt
wird. Auch dafür wird jedoch der Statuscode 200 für eine erfolgreiche Verbindung benutzt:
HTTP/1.1 200 OK
[... evtl. weitere Header ...]
Content-Type: text/html; charset=UTF-8
[... evtl. weitere Header ...]
[Leerzeile]
[HTML folgt]
▪
Ein Proxyserver unterstützt CONNECT-Anfragen, lehnt sie jedoch ab, weil der
Zielserver/-port erst noch explizit freigegeben werden muss. Typischerweise
lautet die Antwort in diesem Fall:
HTTP/1.0 403 Forbidden
215
8
Troubleshooting ǀ Unterstützt mein HTTP-Proxy-Server die E‑POSTBUSINESS BOX?
Prüfen, ober ein Proxy-Server verschlüsselte Verbindungen
aufzubrechen versucht
Vorgehen 1. Setzen Sie einen PC so auf, wie Sie auch die E‑POSTBUSINESS BOX in Ihr Netzwerk
einbinden würden.
2. Öffnen Sie in einem Internet-Browser die Adresse https://store01.peprz.de/?
referer=DPAG-Doc
3. Bestätigen Sie ggf., dass der Internet-Browser dem SSL-Zertifikat des Servers (temporär) vertrauen soll.
4. Zeigen Sie die Zusatzinformationen zur angezeigten Website und dort die Details zum
SSL-Zertifikat der Root CA an. Wählen Sie z. B. unter Mozilla Firefox im Kontextmenü
der Seite Seiteninformationen anzeigen > Sicherheit > Zertifikat anzeigen.
Ergebnis Ist die SSL-Verbindung nicht manipuliert, erscheint folgendes Zertifikat (Abbildung 8.9-1 auf
Seite 216), und Sie können den HTTP-Proxy-Server für die E‑POSTBUSINESS BOX verwenden.
Abbildung 8.9-1 Zertifikat für die Kommunikation mit dem Rechenzentrum peprz der Deutschen Post AG
216
9
Häufig gestellte Fragen zu Problemen mit der E‑POSTBUSINESS BOX
9 Häufig gestellte Fragen zu Problemen mit der
In der folgenden Tabelle haben wir Fragen zum technischen und fachlichen Betrieb der
E‑POSTBUSINESS BOX zusammengefasst und diese Fragen und Symptome absteigend
nach Häufigkeit sortiert. Sie finden zu jeder Frage einen Hinweis zu dem Handbuch-Kapitel,
in dem Sie die entsprechenden Informationen zur Abhilfe finden.
Rang
Frage/Symptom
Abhilfe
1
Beim Erstellen von Dokumentvorlagen kommt Arbeiten Sie die Checkliste im Kapitel 4.2.4 Troublees zu Verletzungen von Sperrflächen, die ich shooting: Fehler in Dokumentvorlagen und
nur schwer lokalisieren kann. Wie finde ich
E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden durch.
die Fehlerursache?
2
Ich kann keine Verbindung zu bestimmten
Sichten oder Inhalten der
E‑POSTBUSINESS BOX herstellen.
Vermutlich sind Ihre Firewall-Freigaben noch nicht konfiguriert. Schalten Sie IP-Adressen, Dienste und Ports
wie im Kapitel 3.1.1 Firewall-Freigaben einrichten beschrieben frei.
3
Ich habe immer wieder Schwierigkeiten im
Umgang mit der E‑POSTBUSINESS BOX
oder beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN.
Stellen Sie als technischer Administrator sicher, dass
der fachliche Administrator oder andere zuständige
Kollegen (z. B. im Marketing oder bei externen Dienstleistern) Zugang zum Administratorhandbuch haben.
Eine gute Gelegenheit dazu bietet sich nach dem Installieren der Client-Anwendungen. Beachten Sie die
Hinweise am Ende des Kapitels 3.5.1 ClientAnwendungen manuell installieren.
4
Ich möchte die Client-Anwendungen herunter- Vermutlich sind Ihre Firewall-Freigaben noch nicht konladen und installieren, aber die Software wird figuriert. Stellen Sie sicher, dass die Voraussetzungen
gar nicht angezeigt.
zum Vorgehen in Kapitel 3.5.1 Client-Anwendungen
manuell installieren erfüllt sind. Darunter finden Sie
auch Angaben zu den Ports, die in Ihrer Firewall freigeschaltet sein müssen.
5
Wie kann ich die Druckqualität (z. B. von eingebetteten Grafiken) verbessern?
▪
Stellen Sie z. B. mit einem kostenlosen Programm
wie IrfanView sicher, dass die Auflösung Ihrer Grafiken (z. B. Logos) mindestens 300 dpi beträgt.
▪
Verwenden Sie elektronisches Briefpapier, das Sie
im Farbraum CMYK erstellt haben.
Weitere Informationen finden Sie unter 8.1 Die Druckqualität von Grafiken in E‑POSTBRIEFEN ist unbefriedigend.
6
Ich habe mein Passwort als Administrator ver- ▪
gessen.
Wenn ein funktionierender Mailserver vorhanden
ist: Fordern Sie ein neues Passwort an. Weitere Informationen finden Sie unter 7.3 Neues Passwort
anfordern.
▪
Wenn kein funktionierender Mailserver vorhanden
ist: Legen Sie einen temporären Administrator an.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 8.6 Zugangsdaten des technischen Betreuers sind verloren.
217
9
Häufig gestellte Fragen zu Problemen mit der E‑POSTBUSINESS BOX
Rang
Frage/Symptom
Abhilfe
HINWEIS
Beachten Sie, dass temporäre, initiale Passwörter
nur ein einziges Mal benutzbar sind.
7
Die Serienbriefe machen mir Schwierigkeiten,
z. B. werden die Briefe falsch getrennt.
Erstellen Sie eine Dokumentvorlage für Serienbriefe,
und folgen Sie der Anleitung im Kapitel
4.2.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für
Serienbriefe einfügen.
8
Ich möchte Gruppenpostfächer anlegen, weiß
aber nicht, welche Anwender ich zuordnen
soll.
Machen Sie sich mit dem Rollenkonzept der
E‑POSTBUSINESS BOX vertraut. Wir unterscheiden
den technischen und den fachlichen Betreuer. Identifizieren Sie in Ihrem Unternehmen die Person (oder Personen), die inhaltlich für das Thema E‑POSTBRIEF
verantwortlich sein soll, weil diese Person z. B. über
spezielles organisatorisches Wissen verfügt. Legen Sie
diese Person als fachlichen Betreuer an und machen
Sie ihr das Administratorhandbuch zugänglich. Weitere
Informationen zu allen nicht-technischen Aspekten der
E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie im Kapitel 4. Fachliche Administration.
9
Das Erstellen von E‑POSTBRIEFEN in der
Vorschau dauert sehr lange. Wie kann ich die
Performance Client-Anwendung Connect verbessern?
Um die Performance zu verbessern, ändern Sie die
Grafikeinstellungen. Folgen Sie dazu der Anleitung im
Kapitel 8.4 Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstürze in der Anwendung oder Fehlermeldungen.
Tabelle 9-1 FAQs
218
10 Anhang ǀ Zugehörige Dokumente
10 Anhang
10.1 Zugehörige Dokumente
Folgende Dokumente sind Bestandteile der Produktdokumentation der E‑POSTBUSINESS
BOX.
HINWEIS
Die jeweils aktuellste Version der Produktdokumentation finden Sie im Download-Bereich
für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über
www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS
BOX).
Zielgruppe
Typische Anwendungsfälle
Dokument
Technischer
Administrator
Klären der technischen und fachlichen Voraussetzungen für den
Einsatz der
E‑POSTBUSINESS BOX Datenblatt
Technischer
Administrator
Aufstellen der
Betriebsanweisung mit Sicherheitshinweisen
(enthalten im Paket mit der Hardware)
Technischer
Administrator
Inbetriebnahme der
E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung für
die Inbetriebnahme in einfachen
IT‑Umgebungen (auch enthalten im Paket
mit der Hardware)
Technischer
Administrator
Inbetriebnahme, Administrieren
der E‑POSTBUSINESS BOX im
laufenden Betrieb
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
Fachlicher
Administrator
Erstellen von Dokumentvorlagen,
Anlegen von Anwendern
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
Output
Halb- oder vollautomatische Brief- E‑POSTBUSINESS BOX EinrichtungsManagement- produktion implementieren
leitfaden Versandautomatisierung
Systemadministrator
Technischer
ZahlungsPLUS zum Versenden
und Fachlivon Rechnungen konfigurieren
cher Administrator
E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS.
Fachlicher
Administrator
E‑POST Administratorenhandbuch für
Geschäftskunden (im Download-Bereich für
Geschäftskunden unter https://
www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POST))
Durchführen von Aktivitäten im
E‑POST Portal (z. B. Veröffentlichen von E‑POST Adressen)
219
10 Anhang ǀ Support
Zielgruppe
Typische Anwendungsfälle
Dokument
Grafiker im
Marketing,
externe
Dienstleister
Erstellen von Dokumentvorlagen
oder elektronischem Briefpapier
E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung
Dokumentvorlagen
Anwender
Erstellen und Versenden von
E‑POSTBRIEFEN
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
Tabelle 10.1-1 Dokumentation E‑POSTBUSINESS BOX nach Anwendungsfällen und Zielgruppen
10.2 Support
Bei Fragen zu technischen Problemen oder bei Fragen zum Thema
E‑POSTBUSINESS BOX oder E‑POSTBRIEF wenden Sie sich an den E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden.
▪
Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 20.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen
Feiertagen)
▪
E‑POSTBRIEF: Service@dpdhl.epost.de
▪
E-Mail: service@deutschepost.de
HINWEIS
Aus Datenschutzgründen prüft der Kundenservice über einen Eintrag im E‑POST Portal in
bestimmten Fällen Ihre Berechtigung. Personen, die bei der Registrierung erfasst wurden
(z. B. Geschäftsführer, Administratoren) sind bereits im E‑POST Portal registriert.
Weitere Informationen zum Anlegen zusätzlicher Mitarbeiter finden Sie im E‑POST
Administratorenhandbuch für Geschäftskunden im Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über
www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POST).
ACHTUNG
Der E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden kann keine Fragen zu Problemen mit
der E‑POSTBUSINESS BOX beantworten, die durch die Verwendung von Software verursacht werden, die nicht von der Deutschen Post AG hergestellt oder ausdrücklich für die
Nutzung mit der E‑POSTBUSINESS BOX freigegeben ist.
10.3 Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken
von E‑POSTBRIEFEN im Rechenzentrum
Beim Drucken von physischen E‑POSTBRIEFEN nutzt die Deutsche Post AG standardisierte Produktionsverfahren. Die Materialien sind nach Umweltschutzstandards zertifiziert.
220
10 Anhang ǀ Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken von E‑POSTBRIEFEN im Rechenzentrum
Brief-Produke E‑POSTBRIEFE können sich nach Format, Umfang und damit nach Portokosten unterscheiden:
▪
Standardbrief: max. 3 Blätter simplex oder 6 Seiten duplex
▪
Kompaktbrief: max. 9 Blätter simplex oder 18 Seiten duplex
▪
Großbrief: max. 94 Blätter simplex oder 188 Seiten duplex
Die Portokosten finden Sie in Ihrem Vertrag mit der Deutschen Post AG.
Briefpapier ▪
Das Briefpapier kommt von Lieferanten, die nach dem Zertifizierungssystem für nachhaltige Waldbewirtschaftung PEFC arbeiten und nach Umweltmanagement-Standards
(ISO 14001) zertifiziert sind.
▪
Das Papier ist 80g holzfrei, weiß.
▪
Farbige E‑POSTBRIEFE werden in 4-Farbdruck (CMYK) gedruckt.
Umschläge Die Umschläge
▪
entsprechen dem FSC (Forest Stewardship Council)-Standard
▪
sind weiß
Die Umschläge werden schwarz/weiß bedruckt:
▪
mit dem GoGreen-Logo vorne (Abbildung 10.3-1 auf Seite 221)
▪
mit dem E‑POST Logo auf der Umschlag-Rückseite, oben Mitte (Abbildung 10.3-2
auf Seite 222)
Abbildung 10.3-1 E‑POST Umschlag vorne
221
10 Anhang ǀ Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken von E‑POSTBRIEFEN im Rechenzentrum
Abbildung 10.3-2 E‑POST Umschlag hinten
222
Index
<
<anchriftqualifizierung>
Massenversand: Zustellweg festlegen.....153
<anhaenge>
Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren...................................153
1
102 (Fehlernummer)
103 (Fehlernummer)
104 (Fehlernummer)
105 (Fehlernummer)
Fehler in Briefen identifizieren................... 98
106 (Fehlernummer)
106 (Fehlernummer) (zu viele Metadaten)
Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien
einfügen.............................................176
110 (Fehlernummer)
Netzwerkproblem....................................... 17
111 (Fehlernummer)
112 (Fehlernummer)
Brief bereits vorhanden: Support-Fall...... 220
2
200 (Fehlernummer)
Unbekannter Fehler: Support-Fall........... 220
201 (Fehlernummer)
202 (Fehlernummer)
203 (Fehlernummer)
204 (Fehlernummer)
205 (Fehlernummer)
206 (Fehlernummer)
Beilage nicht verfügbar (Sammelkorb).... 136
Standard-Beilagen hinzufügen................ 122
223
3
6
3001 (Fehlernummer)
Empfängeradresse formal korrekt erfassen...
.......................................................... 104
3002 (Fehlernummer)
Sperrflächen an Seitenrand und in Adressfeld (Grafik)..........................................99
3003 (Fehlernummer)
PLZ und Länderkennung formal korrekt erfassen................................................104
3004 (Fehlernummer)
Empfängeradresse: Zu viele Zeilen......... 104
3005 (Fehlernummer)
Empfängeradresse: Zu wenige Zeilen..... 104
3006 (Fehlernummer)
Papierformat korrekt einstellen................ 102
3007 (Fehlernummer)
Seitenränder korrekt einstellen................ 102
3008 (Fehlernummer)
Unbekannter Fehler: Support-Fall........... 220
3011 (Fehlernummer)
Schriften einbetten..................................... 89
3014 (Fehlernummer)
Hochformat einstellen.............................. 102
302 (Fehlernummer)
.......................................................... 104
3020 (Fehlernummer)
Grafiken korrekt formatieren.................... 106
3021 (Fehlernummer)
Grafiken aus Sperrflächen heraushalten. 106
303 (Fehlernummer)
Postleitzahl formal korrekt erfassen.........104
305 (Fehlernummer)
Länderkennung formal korrekt erfassen.. 104
3153 (Fehlernummer)
PDF-Datei fehlerhaft: Support-Fall...........220
323 (Fehlernummer)
Versandweg ungültig: Support-Fall.......... 220
3301 (Fehlernummer)
601 (Fehlernummer)
Fehler beim Druckdienstleister: Support-Fall.
.......................................................... 220
4
4000 (Fehlernummer)
.......................................................... 104
9
9301 (Fehlernummer)
Fehler beim Druckdienstleister: Support-Fall.
.......................................................... 220
9304 (Fehlernummer)
Umfang von E‑POSTBRIEFEN................220
9309 (Fehlernummer)
Gruppenpostfach anlegen......................... 74
Postfach anlegen....................................... 65
9311 (Fehlernummer)
Postfach ungültig: Gruppenpostfach anlegen
............................................................ 74
Postfach ungültig: Postfach anlegen......... 65
9314 (Fehlernummer)
einfügen.............................................176
Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen. 188
9315 (Fehlernummer)
IBAN als Weißtext in Dateien einfügen....176
IBAN mit Heuristik erkennen....................188
9316 (Fehlernummer)
BIC als Weißtext in Dateien einfügen...... 176
BIC mit Heuristik erkennen...................... 188
9317 (Fehlernummer)
Verwendungszweck als Weißtext in Dateien
einfügen.............................................176
Verwendungszweck mit Heuristik erkennen..
.......................................................... 188
9318 (Fehlernummer)
Verwendungszweck als Weißtext in Dateien
einfügen: erlaubte Zeichen................176
Verwendungszweck mit Heuristik erkennen:
erlaubte Zeichen................................188
9319 (Fehlernummer)
Rechnungsbetrag als Weißtext in Dateien
einfügen.............................................176
Rechnungsbetrag mit Heuristik erkennen188
9320 (Fehlernummer)
Zahlungsempfänger als Weißtext in Dateien
einfügen.............................................176
5
503 (Fehlernummer)
510 (Fehlernummer)
224
Zahlungsempfänger mit Heuristik erkennen..
.......................................................... 188
9321 (Fehlernummer)
Höchstbetrag bei Rechnungen................ 171
9323 (Fehlernummer)
Elektronischen Versand festlegen........... 153
9324 (Fehlernummer)
Metadaten für Anhang............................. 153
9325 (Fehlernummer)
Maximalgröße von E‑POSTBRIEFEN..... 153
9326 (Fehlernummer)
Dateiname zu lang................................... 153
9327 (Fehlernummer)
Dateiname ungültig.................................. 153
9328 (Fehlernummer)
Dateiformat ungültig.................................153
9329 (Fehlernummer)
Zu viele Anhänge..................................... 153
A
Abgelehnte Briefe
Automatisches Löschen abgelehnter Briefe..
.......................................................... 129
Abgewiesene Briefe automatisch löschen
Vorhaltezeit für abgewiesene Briefe für
Sammelkörbe festlegen.....................141
Abholintervall für Briefe festlegen...................118
Abholung
Briefabholung manuell starten................. 130
Intervalle für das Abholen eingegangener
E‑POSTBRIEFE festlegen................ 130
Abrechnung, interne
Journal als Report generieren..................117
Abschalten
E‑POSTPOSTBUSINESS BOX kontrolliert
abschalten........................................... 63
Absenderpostfach
Sammelkorb anlegen und konfigurieren.. 136
Abstürzen
Client-Anwendung Connect sehr langsam/
stürzt ab.............................................212
Activation Code
Aktivierungspasswort finden...................... 25
Administrationsbereich im Portal aufrufen......206
Administrator
E-Mail-Kontaktadresse für Aktivierung finden
............................................................ 25
Rollenkonzept der E‑POSTBUSINESSBOX..
............................................................ 14
Zugangsdaten des Technischen Betreuers
verloren............................................. 212
Administrator, fachlicher
Journal anzeigen oder herunterladen...... 115
Journal für fachliche Betreuer ein- oder ausblenden................................................53
Administrator, technischer
Versenden von Systemnachrichten vorübergehend deaktivieren............................ 54
Adressanreicherung
Adresse
.......................................................... 104
Postalische Adresse kürzen, damit sie passt
.......................................................... 104
Adressfeld
Grafiken formatieren und positionieren....106
Sperrflächen im Adressfeld (Grafik)...........99
Sperrflächen im Adressfeld (Maße)......... 102
Adress-Skalierung
Korrekturprofil für bestehende Dokumentvorlagen anlegen....................................162
Adressverzeichnis, öffentliches
E‑POST Adressen veröffentlichen............. 77
Aktivieren der E-POSTBUSINESS BOX
E-Mail-Kontaktadresse und Aktivierungspasswort finden................................... 25
Aktualisieren
Software-Aktualisierungen
planen
und
durchführen......................................... 57
Software-Aktualisierung funktioniert nicht213
Aktuellen
Verarbeitungsstatus
von
E‑POSTBRIEFEN prüfen......................... 112
Alert
E‑Mail-Benachrichtigung zur Festplattenkapazität................................................129
Ä
Ändern der Sub-Domäne
Kein Wiederherstellen der Konfigurationseinstellungen....................................... 56
A
Angehalten (Briefstatus)
Verarbeitungsstatus prüfen...................... 112
Anhänge
Anmelden
Administrationsbereich im Portal aufrufen.....
.......................................................... 206
An der E-POSTBUSINESS BOX anmelden..
.......................................................... 204
Starten der Client-Anwendungen für die Anwender beschleunigen........................ 53
225
Anschlüsse der E-POSTBUSINESS BOX........20
Anschreiben
Fehler in Briefen identifizieren .................. 98
Papierformat............................................ 102
Anschreiben für elektronisch versendete Briefe
Standardtexte für Betreff und Anschreiben
festlegen............................................ 118
Anschreiben für elektronisch versendete Rechnungen
Standardtexte festlegen........................... 198
Anwender
Batch-Printer konfigurieren...................... 167
Client-Anwendungen manuell installieren..35
Client-Anwendungen mit einem USB-Stick
halbautomatisch installieren................ 43
Client-Anwendungen
per
SoftwareVerteilung installieren.......................... 44
Client-Software aktualisieren..................... 57
Dokumentvorlage zentral bereitstellen..... 111
Fehladressierte E‑POSTBRIEFE an Mitarbeiter weiterleiten.............................. 113
Freigeber festlegen.................................. 124
Gruppenpostfach zuordnen....................... 74
Neues Passwort anfordern...................... 205
Passwort ändern...................................... 204
Passwörter über eigenen Mailserver versenden...................................................... 28
Postfach löschen........................................72
............................................................ 14
Stammdaten ändern.................................. 74
Anwenderpostfach
Anwenderpostfach anlegen....................... 31
Automatischen Passwortversand deaktivieren....................................................... 30
Postfächer automatisiert anlegen.............. 68
Anwendung, brieferzeugende
Exportverzeichnis lässt sich nicht konfigurieren (Abhilfe).......................................167
Anwendungen
Funktionsfähigkeit der E‑POSTBUSINESS
BOX prüfen..........................................55
Anwendungsfälle
Szenarien für den Massenversand.......... 133
Anzeigen
Sammelkorb-Passwort anzeigen............. 135
Apple macOS
Client-Anwendungen unter macOS installieren....................................................... 35
App zum Bezahlen
QR-Codes® mit Rechnungsdaten automatisch generieren.................................195
Arbeitsplatzrechner
Client-Anwendungen
per
Archivieren
Per
Sammelkorb
gesendete
E‑POSTBRIEFE archivieren............. 147
Archivierungszeitraum von Journal-Daten......115
Auflösung (Grafiken)...................................... 106
Hohe Druckqualität sicherstellen............. 208
Ausfallzeiten
Empfangen von E‑POSTBRIEFEN während
Ausfallzeiten........................................ 63
E‑POSTBRIEFE im Störungsfall abrufen.114
Ausgeliefert (Briefstatus)
Ausländische Schriften (Fonts)
Elektronisches Briefpapier einrichten........ 81
Auslandsbriefe
.......................................................... 104
Fehler "Unbekannte Länderkennung '<...>'"
beheben............................................ 104
Auslieferungszustand wiederherstellen, Auswirkung........................................................... 61
Auswertung
Authentifizierung
Automatische Benachrichtigungen
Anwenderpasswörter über eigenen Mailserver versenden......................................28
226
Willkommens-E‑Mail für neue Anwender
konfigurieren........................................31
Automatische Layout-Korrektur........................94
Skalieren der Adresse..............................162
Automatisches Löschen
Vorhaltezeit fehlerhafter, abgelehnter und
stornierter Briefe................................129
Vorhaltezeit für stornierte Briefe...............115
Automatisierung
Briefe per Batch-Printer senden.............. 167
Brieftrenner für Serienbriefe festlegen..... 110
Massenversand automatisieren............... 133
B
Backup
Konfigurationseinstellungen sichern.......... 56
Batch-Printer
Batch-Printer deinstallieren......................167
Batch-Printer installieren und konfigurieren...
.......................................................... 167
Beilagen
Hinzufügen von Beilagen......................... 122
Belegschlüssel für Überweisungsträger konfigurieren........................................................193
Benachrichtigungen, automatische
Alert zur Festplattenkapazität.................. 129
E‑Mail-Benachrichtigung bei eingehendem
E‑POSTBRIEF aktivieren.................. 130
konfigurieren........................................31
Benutzer
Beschneidungs-Pfade aus DTP-Programmen
Bestehende Dokumentvorlagen
Betreff für elektronisch versendete Briefe
festlegen............................................ 118
Betreuer, fachlicher
Betreuer, technischer
Betreuer, technischer/fachlicher
............................................................ 14
BezahlCode
QR-Codes® für Zahlung per Smartphone
generieren......................................... 195
Blattzahl
Formate von E‑POSTBRIEFEN...............220
Briefe
Aktuellen
Verarbeitungsstatus
von
E‑POSTBRIEFEN prüfen...................112
Automatisches Löschen fehlerhafter Briefe...
.......................................................... 129
Briefe ohne Windows oder macOS versenden (z. B. unter Linux)....................... 169
Dokumentvorlagen erstellen...................... 89
Ausfallzeiten........................................ 63
E‑POSTBRIEFE werden an mein Postfach
im Portal gesendet............................ 214
elektronischer Briefe festlegen.......... 118
Versandintervalle festlegen......................127
Vorhaltezeit für versendete Briefe festlegen..
.......................................................... 129
Briefe, abgelehnte
.......................................................... 129
Brieferzeugende Anwendung
227
Briefformate....................................................220
Briefpapier
Verwendetes Papier beim Drucken im Rechenzentrum......................................220
Briefpapier, elektronisches
Briefpapier einrichten................................. 81
Falzmarken entfernen.............................. 103
Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen................................................ 102
Briefproduktion
Brieftrenner
Regulären Ausdruck zum Trennen von Serienbriefe festlegen.............................. 110
Steuerungsinformation in Dokumentvorlage
einfügen.............................................109
Briefumschlag
Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechenzentrum......................................220
Brief- und Umschlagpapier, Umweltschutznormen.......................................................... 220
C
Checkliste
Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 89
E-POSTBUSINESS BOX einführen.............3
Client
Mit SFTP-Client auf Verzeichnisfreigabe zugreifen............................................... 143
Client-Anwendungen
Anwendungen manuell installieren............ 35
Anwendungen per Software-Verteilung installieren.............................................. 44
Briefe z. B. unter Linux ohne ClientAnwendung senden...........................169
Client-Anwendung startet nicht......... 208,211
Connect sehr langsam/stürzt ab.............. 212
E‑POSTBRIEFE aus Mailbox über eigenen
Mailserver weiterleiten.........................28
Fehler beim Installieren: The printer name is
invalid................................................ 211
BOX prüfen..........................................55
Rechnungen im ZUGFeRD-Format mit Connect senden.......................................185
Software aktualisieren................................57
Client-Anwendungen mit einem USB-Stick halbautomatisch installieren............................. 43
Clipping-Pfade aus DTP-Programmen
CMYK-Farbraum
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen................................................ 208
Cold Stand-by
Aktualität des Zertifikats prüfen..................63
Controlling
Couldn't connect to host (Fehlermeldung)..... 209
Couldn't open 'C:/Programme/E‑POSTBRIEF/
brandings/branding.ini': permission denied
(Fehlermeldung).......................................208
Crash
Konfigurationseinstellungen sichern, um
Hardwarefehlern vorzubeugen............ 56
csv-Datei
D
Datamatrix
Datei hconnect.exe kann nicht geschrieben werden. (Fehlermeldung)...............................211
Datenaufbewahrung
Archivierungszeitraum von Journal-Daten.....
...........................................................115
Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten........176
Datenschutz
Datensicherung
Datenverlust
E‑POSTBUSINESS BOX kontrolliert abschalten, um Datenverlust vorzubeugen.
............................................................ 63
Digital versendet (Briefstatus)
Zustand von E‑POSTBRIEFEN im Journal....
...........................................................115
Digital zugestellt (Briefstatus)
DIN 5008.......................................................... 80
Layout-Fehler in Briefen identifizieren....... 98
228
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX......219
Dokumentvorlage
Alternativ elektronisches Briefpapier einrichten....................................................... 81
Fehler in Dokumentvorlagen identifizieren 98
Rechnungsdaten in Dokument oder Dokumentvorlage einfügen........................176
einfügen.............................................109
Warum Dokumentvorlagen erstellen..........94
Domäne-Änderung
Download
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX
herunterladen.................................... 219
Downtime
Ausfallzeiten........................................ 63
planen
und
durchführen......................................... 57
DPI (Auflösung von Grafiken)
Druckertreiber
Druckqualität
Drucktyp
DTP- und Bildprogramme (InDesign, QuarkXpress, Photoshop)
Duplex/Simplex-Druck
Duplex-Druck
Elektronisches Briefpapier für Rückseiten
einrichten.............................................81
DV-Freimachung
E
Einbetten von Schriften (Fonts)...................81,89
Eingabeformat
Eingangspost
Eingeliefert
...........................................................115
Einloggen
.......................................................... 206
Anmelden an der E-POSTBUSINESS BOX..
.......................................................... 204
Einspielen
Konfigurationseinstellungen wiederherstellen...................................................56,61
Einstellungen
Elektronische E‑POSTBRIEFE
E‑Mail-Gruppenpostfach nutzen................ 74
E‑Mail-Programm nutzen........................... 46
Elektronisches Briefpapier
Briefpapier einrichten................................. 81
Elektronisch versendete Briefe
festlegen............................................ 118
Elektronisch versendete Rechnungen
Standard-Anschreiben formulieren.......... 198
E‑Mail
Aktivierungspasswort
und
E-MailKontaktadresse finden.........................25
Alert zur Festplattenkapazität.................. 129
Benachrichtigung
bei
eingehendem
E‑POSTBRIEFE in E‑Mail-Gruppenpostfach
empfangen.......................................... 74
229
konfigurieren........................................31
E‑Mail an alle (Kontrollkästchen)
E‑POSTBRIEFE in E‑Mail-Gruppenpostfach
empfangen.......................................... 74
Empfangen
E‑POSTBRIEFE werden an mein Postfach
im Portal gesendet............................ 214
Versand und Empfang überwachen und manuell starten....................................... 112
Empfänger
ZahlungsPLUS aus Sicht des Empfängers....
.......................................................... 198
Empfängeradresse formal korrekt erfassen... 104
Empfängerkonsolidierung
Postalische E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen....................123
Empfangsstörung
Ausfallzeiten........................................ 63
E‑POSTBRIEFE im Fallback-Postfach abrufen......................................................114
E‑POST Adresse
Adresse in Dokumentvorlage platzieren........
....................................................... 89,99
E‑POST Adresse veröffentlichen............... 77
E‑POSTBRIEFE
Briefe manuell in den Sammelkorb hochladen.................................................... 169
Briefe während Ausfallzeiten empfangen.. 63
Briefe werden an mein Postfach im Portal
gesendet............................................214
E‑Mail-Benachrichtigung bei eingehendem
Sammelkorb verarbeitet hochgeladene Dateien nicht.......................................... 212
E‑POSTBRIEFE, elektronische
E‑POSTBRIEFE, postalische
E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen.......................................123
E‑POSTBRIEFE ohne persönliche EmpfängerAdresse
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden
kontaktieren............................................. 220
E‑POST Logo
E-POST Portal
.......................................................... 206
Ereignis
...........................................................115
Erreichbarkeit
Error Handling
Fehlerbehandlung für automatisierten Massenversand implementieren.............. 147
Exchange-Server
Expected integer but got m_dir_open_index
(Fehlermeldung).......................................210
Exportverzeichnis eines OMS lässt sich nicht
konfigurieren (Abhilfe)..............................167
F
Fallback-Postfach
Falzmarken
Sperrflächen im Anschreiben (Grafik)........99
Falzmarken entfernen.................................... 103
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu Problemen.... 217
Farbtreue
Farbtyp
Fehler
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 94
.......................................................... 129
Connect sehr langsam/stürzt ab.............. 212
Druckqualität von Grafiken unbefriedigend....
.......................................................... 208
.......................................................... 104
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren................................220
230
E‑POSTPOSTBRIEFE werden an mein
Postfach im Portal gesendet............. 214
Fehlerbehandlung für automatisierten Massenversand implementieren.............. 147
Fehler in Briefen und Dokumentvorlagen
identifizieren........................................ 98
BOX prüfen..........................................55
Konfigurationfehler anzeigen..................... 63
While executing securitray ...................... 211
Fehlerhaft
...........................................................115
Fehlerhaft (Briefstatus)
Fehlerhafte Briefe automatisch löschen
Fehlerkorrektur, automatische
Fehlermeldung
Couldn't connect to host.......................... 209
Couldn't
open
'C:/Programme/
E‑POSTBRIEF/brandings/branding.ini':
permission denied............................. 208
Datei hconnect.exe kann nicht geschrieben
werden...............................................211
Expected integer but got m_dir_open_index.
.......................................................... 210
The printer name is invalid....................... 211
Unbekannte Länderkennung '<...>'.......... 104
While fetching appinfo: error setting certificate verify location................................ 210
Fehlernummer
103 (Ungültiges Metadatumg)................. 153
105 (Fehler in Briefen identifizieren).......... 98
106 (zu viele Metadaten)......................... 153
106 (Zu viele Metadaten)......................... 153
110 (Netzwerkproblem)..............................17
111 (XML-Datei fehlerhaft)....................... 153
112 (Brief bereits vorhanden: Support-Fall)...
.......................................................... 220
200 (Unbekannter Fehler: Support-Fall).. 220
201 (Unbekanntes Metadatum)............... 153
202 (Fehlendes Metadatum)....................153
203 (Metadatum entspricht nicht dem Muster)..................................................... 153
204 (Metadatum doppelt).........................153
205 (Fehler im Element <druckoptionen>)....
.......................................................... 153
206 (Beilage für Sammelkorb nicht verfügbar).................................................... 136
206 (Beilage nicht verfügbar)...................122
3001 (Empfängeradresse formal korrekt erfassen: Schriftart).............................. 104
3002 (Sperrflächen an Seitenrand und in
Adressfeld (Grafik))............................. 99
3003 (PLZ und Länderkennung formal korrekt erfassen).................................... 104
3004 (Empfängeradresse: Zu viele Zeilen)....
.......................................................... 104
3005 (Empfängeradresse: Zu wenige Zeilen)
.......................................................... 104
3006 (Papierformat korrekt einstellen).....102
3007 (Seitenränder korrekt einstellen).....102
3008 (Unbekannter Fehler: Support-Fall) 220
3011 (Ungültige Zeichen: Schriften einbetten)...................................................... 89
3014 (Hochformat einstellen)...................102
302 ()
Empfängeradresse formal korrekt erfassen.............................................. 104
3020 (Grafiken korrekt formatieren).........106
3021 (Grafiken aus Sperrflächen heraushalten).................................................... 106
303 ()
Postleitzahl formal korrekt erfassen.. 104
305 ()
Länderkennung formal korrekt erfassen..
.................................................... 104
3153 (PDF-Datei fehlerhaft: Support-Fall).....
.......................................................... 220
323 (Versandweg ungültig: Support-Fall) 220
3301 (Schriften einbetten)......................... 89
4000 (Empfängeradresse formal korrekt erfassen)...............................................104
601
(Fehler
beim
Druckdienstleister:
Support-Fall)......................................220
9301 (Fehler beim Druckdienstleister:
Support-Fall)......................................220
9304 (mfang von E‑POSTBRIEFEN).......220
9309 (Gruppenpostfach anlegen).............. 74
9309 (Postfach anlegen)............................65
9311 (Postfach ungültig: Gruppenpostfach
anlegen).............................................. 74
9311 (Postfach ungültig: Postfach anlegen)..
............................................................ 65
231
9314 (Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien einfügen)...................................176
9314 (Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen)................................................... 188
9315 (IBAN als Weißtext in Dateien einfügen)................................................... 176
9315 (IBAN mit Heuristik erkennen)........ 188
9316 (BIC als Weißtext in Dateien einfügen).
.......................................................... 176
9316 (BIC mit Heuristik erkennen)...........188
9317 (Verwendungszweck als Weißtext in
Dateien einfügen).............................. 176
9317 (Verwendungszweck mit Heuristik erkennen)............................................. 188
9318 (Verwendungszweck als Weißtext in
Dateien einfügen: erlaubte Zeichen). 176
9318 (Verwendungszweck mit Heuristik erkennen: erlaubte Zeichen).................188
9319 (Rechnungsbetrag als Weißtext in Dateien einfügen)...................................176
9319 (Rechnungsbetrag mit Heuristik erkennen)................................................... 188
9320 (Zahlungsempfänger als Weißtext in
Dateien einfügen).............................. 176
9320 (Zahlungsempfänger mit Heuristik erkennen)............................................. 188
9321 (Höchstbetrag bei Rechnungen)..... 171
9323 (Elektronischen Versand festlegen) 153
9324 (Metadaten für Anhang).................. 153
9325 (Maximalgröße von E‑POSTBRIEFEN)
.......................................................... 153
9326 (Dateiname zu lang)....................... 153
9327 (Dateiname ungültig)...................... 153
9328 (Dateiformat ungültig)..................... 153
9329 (Zu viele Anhänge)......................... 153
Fehlernummer)
102 (Dateiname fehlt in Metadaten)........ 153
104 (XML-Datei leer)................................153
Fehlernummer 106 (zu viele Metadaten)
einfügen.............................................176
Fernwartungszugang
Fernwartungszugang aktivieren oder deaktivieren...................................................60
Fernwartungszugang funktioniert nicht.... 213
Festplatte
Kapazität manuell prüfen.................. 129,147
Festplatte voll
.......................................................... 129
Firewall
Bei Verbindungsproblemen MTU-Wert anpasssen............................................. 213
Firewall-Freigaben einrichten.....................17
Firmenname
Firmware
Auslieferungszustand wiederherstellen..... 61
planen
und
durchführen......................................... 57
Fonts (Schriften)
Formate von E‑POSTBRIEFEN..................... 220
Freigabe
.......................................................... 129
Passwort festlegen oder anzeigen...........135
Verzeichnisfreigabe als Windows-Laufwerk
hinzufügen.........................................141
Freigeber
Freigeber zwingend festlegen..................124
Freimachung
Fristen einhalten
Poststelle Überwachen............................ 113
FSC (Forest Stewardship Council)-Standard
Verwendetes Umschlagpapier................. 220
FTP
Verzeichnisfreigabe für Sammelkorb erstellen......................................................134
Funktionalität sicherstellen
E‑POSTBUSINESS BOX testen................ 55
planen
und
durchführen......................................... 57
Funktionspostfach
232
G
Gateway
Zusätzliche Netzwerk-Gateways konfigurieren....................................................... 50
Gateway (IKG)
Synchronisation mit einem bestehenden IKG
............................................................ 15
Gerät
Anschlüsse der E-POSTBUSINESS BOX. 20
Gestaltungsregeln
Ghostscript
Ursachen von Verarbeitungsfehlern in Briefen identifizieren.................................. 98
GiroCode
QR-Codes® für Zahlung per Smartphone
generieren......................................... 195
Globale Einstellungen für Sammelkorb festlegen
................................................................. 141
GoGreen-Logo
Grafiken formatieren und positionieren.......... 106
Großbrief........................................................ 220
Großkundenanschriften korrekt erfassen....... 104
Gruppenpostfach
Gruppenpostfach löschen.......................... 72
H
Hardware-Defekt
Häufig gestellte Fragen zu Problemen........... 217
Hconnect.exe kann nicht geschrieben werden.
(Fehlermeldung).......................................211
Herstellerzugang
Heuristik
Hintergrund-Job
Batch-Printer installieren und konfigurieren...
.......................................................... 167
Hochfahren der E-POSTBUSINESS BOX
Bedeutung der LED- und akustischen Signale..........................................................20
Hochladen
Höchstbetrag
HTTP-Proxy-Server
Technische Voraussetzungen bei HTTPProxys prüfen.................................... 214
I
ICMP-Konfiguration
IKG (Individual-Kommunikations-Gateway)
............................................................ 15
Importieren von Mitarbeiterdaten
Inbetriebnahme
Konfigurationseinstellungen wiederherstellen........................................................61
InDesign und andere DTP- und Bildprogramme
Index.xml
Individual-Kommunikations-Gateway (IKG)
............................................................ 15
Informationen
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX.....
.......................................................... 219
Informationsverlust
............................................................ 94
Inkonsistenz der Daten
Konfigurationseinstellungen wiederherstellen........................................................56
Installation
Client-Anwendungen
per
233
BOX prüfen..........................................55
Interne Abrechnung
E‑POSTBRIEFE festlegen....................... 130
IP-Adresse
Feste IP-Adresse zuweisen.................. 24,48
ISO 14001
Verwendetes Briefpapier..........................220
Issues
J
Jetzt empfangen (Schaltfläche)...................... 112
Jetzt verarbeiten (Schaltfläche)...................... 112
Jetzt versenden (Schaltfläche)....................... 112
Journal
...........................................................115
Welche Kostenstelle wird bei der Nutzung
eines Sammelkorbs verwendet?....... 136
Journal als Report generieren........................ 117
K
Kanal
Versandweg im Journal............................115
Kapazität
Festplattenkapazität manuell prüfen. 129,147
Kompaktbrief.................................................. 220
Konfiguration
Fehlkonfigurationen anzeigen....................63
.......................................................... 129
Konfigurationseinstellungen wiederherstellen.. 61
Konsolidieren von Empfängern
Korrekturprofil für bestehende Dokumentvorlagen anlegen............................................. 162
Kostenstelle
Kundenservice
Kurzanleitung für neue Anwender
Willkommens-E‑Mail konfigurieren............ 31
Kürzen
.......................................................... 104
L
Länderbezeichnung
.......................................................... 104
Länderkennzeichen
.......................................................... 104
Lastverteilung
Prüfintervall für Sammelkörbe festlegen.. 141
Laufwerk
hinzufügen.........................................141
Layout
............................................................ 94
Layout- und Bildprogramme (InDesign, QuarkXpress, Photoshop)
LED
Leerzeichen erkennen (Kontrollkästchen)
Fehler "Unbekannte Länderkennung '<...>'"
beheben............................................ 104
Linux
Briefe ohne Client-Anwendung erstellen und
per Sammelkorb versenden.............. 169
Login
.......................................................... 206
234
Anmelden an der E-POSTBUSINESS BOX..
.......................................................... 204
Logo
Logos, mehrere
Löschen
.......................................................... 129
Löschen, automatisches
Kein automatisches Löschen von Journalreports............................................... 117
Lotus Notes
M
macOS
Client-Anwendungen unter Apple macOS installieren.............................................. 35
Mailbox
Mailserver
konfigurieren........................................31
Manuell das Senden und Empfangen starten 112
Manuell die Verarbeitung des Sammelkorbs starten............................................................ 112
Mappen
hinzufügen.........................................141
Marken (Logos), mehrere
Massenversand
Maximalbetrag
Meldung
Couldn't connect to host.......................... 209
Couldn't
open
'C:/Programme/
E‑POSTBRIEF/brandings/branding.ini':
permission denied............................. 208
Datei hconnect.exe kann nicht geschrieben
werden...............................................211
Expected integer but got m_dir_open_index.
.......................................................... 210
The printer name is invalid....................... 211
While executing securitray ...................... 211
While fetching appinfo: error setting certificate verify location................................ 210
Microsoft Outlook
Microsoft Windows
Client-Anwendungen
per
Mitarbeiter
Client-Anwendungen
per
Gruppenpostfach zuordnen....................... 74
Passwort ändern...................................... 204
Stammdaten ändern.................................. 74
konfigurieren........................................31
Mit SFTP-Client auf Verzeichnisfreigabe zugreifen............................................................ 143
Monitoring
MTU (Maximum Transmission Unit)-Wert anpasssen......................................................48
N
Netzwerk
Feste IP-Adresse zuweisen....................... 48
235
MTU (Maximum Transmission Unit)-Wert anpasssen............................................... 48
Proxy-Server für Verbindung mit Rechenzentrum verwenden.............................52
hinzufügen.........................................141
Zusätzliche Netzwerk-Gateways konfigurieren....................................................... 50
Netzwerkfreigabe
Netzwerkverkehr
Neu (Briefstatus)
Norm DIN 5008................................................ 80
NTP-Server für die Zeitsynchronisation festlegen
................................................................... 54
Ö
Öffentliches E‑POST Adressverzeichnis
O
Online-Rechnungszahlung
Optimale Grafik- und Druckqualität
Optische Signale
Original (Kontrollkästchen)
Brief im ZUGFeRD-Format senden......... 136
OS X
Client-Anwendungen unter Apple macOS installieren.............................................. 35
Outlook
Output Management-System
P
Pakete (ICMP)
Papierqualität beim Drucken im Rechenzentrum.
................................................................. 220
Passwort
Aktivierungspasswort finden...................... 25
Passwort ändern...................................... 204
Sammelkorb-Passwort festlegen oder anzeigen.................................................... 135
Path MTU Discovery
PC
Client-Anwendungen
per
PDF
Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format in
PDF-Dateien einbetten......................185
PEFC-Standard
Verwendetes Briefpapier..........................220
Performance
Client-Anwendung Connect sehr langsam/
stürzt ab.............................................212
Photoshop und andere DTP- und Bildprogramme
Platzhalter
Portal
.......................................................... 206
Portal-Postfach
E‑POSTPOSTBRIEFE werden an mein
Postfach im Portal gesendet............. 214
Port-Freischaltung
Portokosten
236
Postalische Adresse
.......................................................... 104
Posteingangs-/ausgangsbuch
Postfach
konfigurieren........................................31
PostScript
Mit Batch-Printer PDF generieren und versenden...............................................167
Poststelle
Printer name is invalid (Fehlermeldung).........211
Probleme
Projektplanung
Protokoll
...........................................................115
Versandjournal anzeigen oder herunterladen
...........................................................115
Versandprotokoll für Massensendungen verarbeiten............................................. 147
Proxy-Server
Client-Anwendungen
per
Für Verbindung mit Rechenzentrum Proxy
verwenden...........................................52
Technische Voraussetzungen bei HTTPProxys prüfen.................................... 214
Prozessbeschreibung
Prozesse
Aktuellen
Verarbeitungsstatus
von
Prüfintervall für Sammelkörbe festlegen........ 141
Q
QR-Codes®
BezahlCode und GiroCodee für Zahlung per
Smartphone generieren.....................195
Qualität des Papiers beim Drucken im Rechenzentrum.................................................... 220
Qualitätssicherung
QuarkXpress und andere DTP- und Bildprogramme
R
Rand von Seiten
Randabstände (Maße)............................. 102
Sperrflächen am Seitenrand (Grafik)......... 99
Rechnungen
Höchstbetrag bei ZahlungsPlus............... 171
Sammelkorb für Rechnungen über mehr als
5000 € konfigurieren..........................136
ZahlungsPLUS aus Sicht des Empfängers....
.......................................................... 198
Rechnungen, elektronische
Standard-Anschreiben formulieren.......... 198
Rechnungen im ZUGFeRD-Format mit Connect
senden..................................................... 185
Rechnungsdaten
einfügen.............................................176
237
Rechnungsermittlung
Rechnungszahlung
...........................................................115
Redundante Systeme
Regulärer Ausdruck
Release Notes
planen
und
durchführen......................................... 57
Report
Ressourcenplanung
Retention time
...........................................................115
.......................................................... 129
Retention Time
RGB-Farben
Elektronisches Briefpapier im CMYKFarbraum einrichten............................ 81
Rollen
............................................................ 14
Router
Rückseite
Elektronisches Briefpapier für Rückseiten
einrichten.............................................81
Standard-Versandoptionen festlegen...... 140
Verarbeitung manuell starten................... 112
hinzufügen.........................................141
Schnittstellen der E-POSTBUSINESS BOX.....20
Schriften (Fonts)
Seitenrand
Maße........................................................102
Sperrflächen am Seitenrand (Grafik)......... 99
Seitenzahl
Senden
Sendungsanlässe
SEPA-Überweisungvordruck
Belegschlüssel für Überweisungsträger konfigurieren........................................... 193
Überweisungsträger-Vordrucke inhaltlich gestalten................................................195
Serienbrief
Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten. 176
S
Sage HR Suite
Samba
Sammelkorb
Globale Einstellungen festlegen.............. 141
238
einfügen.............................................109
Seriendruckfeld
Server
NTP-Server für die Zeitsynchronisation festlegen....................................................54
Server-Status
Aktuellen
Verarbeitungsstatus
von
Service
SFTP
Sicherheit
E‑POSTBUSINESS BOX kontrolliert abschalten............................................... 63
Proxy-Server für Verbindung mit Rechenzentrum verwenden.............................52
planen
und
durchführen......................................... 57
Versenden von Systemnachrichten aktivieren....................................................... 54
Signale, optische und akutische
Simplex/Duplex-Druck
Skalieren
............................................................ 94
Skalieren der Adresse
Smartphone
SMB
Software
planen
und
durchführen......................................... 57
Software-Aktualisierungen nicht möglich....... 213
Software-Aktualisierungen planen und durchführen..............................................................57
Software-Verteilung
Client-Anwendungen
per
Sonderfarben konvertieren
Elektronisches Briefpapier im CMYKFarbraum einrichten............................ 81
Sparen von Portokosten
Spätleerung 20 h festlegen............................ 127
Speicherplatz
.......................................................... 129
Sperrflächen
DIN 5008....................................................80
Grafische Übersicht der Sperrflächen........99
Maße der Sperrflächen am Seitenrand....102
Maße der Sperrflächen im Adressfeld..... 102
Standard-Beilagen hinzufügen....................... 122
Standardbrief..................................................220
Standardeinstellungen
Globale Einstellungen für Sammelkorb festlegen..................................................141
Standard-Versandoptionen für Sammelkorb
festlegen............................................140
Standard-Texte
Standard-Anschreiben für elektronische
Rechnungen formulieren................... 198
festlegen............................................ 118
konfigurieren........................................31
Starten der Client-Anwendung
Client-Anwendung startet nicht................ 211
Status
Aktuellen
Verarbeitungsstatus
von
Fehlkonfigurationen anzeigen....................63
Steuerungsdatei
Storniert (Briefstatus)
239
...........................................................115
Störung
Sub-Domäne-Änderung
Support
Synchronisation
Systembenachrichtigung ausgeben (Kontrollkästchen)
Systembenachrichtigungen
Systemstatus
Szenarien
Szenarien für den Massenversand.......... 133
T
Teams
Technischer Betreuer
Zugangsdaten des Technischen Betreuers
verloren............................................. 212
Template
festlegen............................................ 118
konfigurieren........................................31
Temporären Administrator anlegen................ 212
Testen
BOX prüfen..........................................55
Textschlüssel
The printer name is invalid (Fehlermeldung).. 211
Thunderbird
E‑Mail-Programm zum Versenden nutzen. 46
Trenner
Regulären Ausdruck zum Trennen von Serienbriefe festlegen.............................. 110
einfügen.............................................109
Troubleshooting
............................................................ 94
.......................................................... 104
Fehler in Briefen und Dokumentvorlagen
identifizieren........................................ 98
Typen von E‑POSTBRIEFEN.........................220
Typische Probleme
Ü
Überwachen
Überweisungsträger
U
Umfang
Umfirmierung
Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechenzentrum.................................................... 220
Umweltschutz
Verwendetes Papier beim Drucken im Rechenzentrum......................................220
Unbekannte Länderkennung '<...>'(Fehlermeldung in Connect)
Auslandsbriefe senden............................ 104
Updates
planen
und
durchführen......................................... 57
240
Software-Aktualisierung funktioniert nicht213
USB-Stick
V
Verbindungsprobleme
MTU (Maximum Transmission Unit)-Wert anpasssen............................................. 213
Vergessenes Passwort
Verkleinern
............................................................ 94
Verlorene Zugangsdaten des Technischen Betreuers......................................................212
Versandintervalle festlegen............................ 127
Versandjournal
...........................................................115
Versandprotokoll für Massensendungen verarbeiten............................................. 147
Welche Kostenstelle wird bei der Nutzung
eines Sammelkorbs verwendet?....... 136
Versandprodukt
...........................................................115
Versandweg
Versandzeitpunkte (Auswahlliste).................. 127
Versenden
Manuell das Senden und Empfangen starten
...........................................................112
Verteilung
Client-Anwendungen
per
Verwendetes Papier beim Drucken im Rechenzentrum.................................................... 220
Verzeichnisfreigabe
Freigabe als Windows-Laufwerk hinzufügen.
.......................................................... 141
Volllaufen der Festplatte
.......................................................... 129
Vorbeugung
Konfigurationseinstellungen sichern.......... 56
Vordrucke für Zahlungsverkehr
Vorgaben der automatisierten Verarbeitung
Vorhaltezeit
Vorhaltezeit fehlerhafter, abgelehnter und stornierter Briefe............................................ 129
Vorhaltezeit für abgewiesene Briefe für Sammelkörbe festlegen........................................ 141
Vorhaltezeit für stornierte Briefe..................... 115
Vorhaltezeit für versendete Briefe festlegen...129
Vorhaltezeit versendete Briefe (Auswahlliste) 129
Vorlage
festlegen............................................ 118
konfigurieren........................................31
Vorverarbeitungsfehler
W
Wartungszugang
Weißen
............................................................ 94
Weißtext
Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten. 176
einfügen.............................................176
241
einfügen.............................................109
Weitere Informationen
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX.....
.......................................................... 219
Weiterleiten
While executing securitray … (Fehlermeldung)...
................................................................. 211
While fetching appinfo: error setting certificate
verify location (Fehlermeldung)................210
Wiederherstellen
Wiederkehrender Ausdruck
Windows
Client-Anwendungen
per
Windows-Netzwerk
hinzufügen.........................................141
X
XML-Datei
Zeitpunkt
...........................................................115
Zeitpunkt des Versands
Zeitraum
...........................................................115
Zeitsynchronisation
Zentraler Posteingang
Zentrales Bereitstellen von Dokumentvorlagen....
................................................................. 111
Zertifikat
Zugangsdaten des Technischen Betreuers verloren............................................................212
ZUGFeRD
Zurücksetzen
Zusammenführen
Z
ZahlungsPlus
Höchstbetrag............................................171
ZahlungsPLUS
Rechnungen aus Sicht des Empfängers. 198
Zahlungsverkehrsvordrucke
242
Deutsche Post DHL Group
Deutsche Post AG
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53113 Bonn
www.deutschepost.de
Stand: 11/2016

Administratorhandbuches zur E-POSTBUSINESS BOX

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