Vergabestellen Administrationsassistent - e

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Bedienerhandbuch
Vergabestellen Administrationsassistent
Version 5.7
12.06.2015
support@bescha.bund.de
Bedienerhandbuch Vergabestellen Administrationsassistent
Inhaltsverzeichnis
1
Einleitung .................................................................................................................. 1
2
Hinweise zu diesem Dokument ............................................................................... 2
3
Installation und Konfiguration ............................................................................... 3
4
3.1
Installation des VST Admin Client ....................................................................... 3
3.2
e-Vergabe-Home-Variable setzen .......................................................................... 9
3.3
Konfiguration des VST Admin Client beim ersten Start .................................. 12
Grundlagen der Benutzung ................................................................................... 13
4.1
Aufruf des VST Admin Client ............................................................................. 13
4.2
Beenden des ........................................................................................................... 17
4.3
Allgemeine Bildschirmelemente .......................................................................... 18
4.3.1
Grundsätzlicher Aufbau der Masken ...................................................................18
4.3.2
Menüstruktur ....................................................................................................... 19
4.3.3
Die Hauptmenüpunkte ......................................................................................... 20
4.3.4
4.3.3.1
Der Menüpunkt Datei - Aktualisieren ................................................ 20
4.3.3.2
Der Menüpunkt Datei - Speichern ...................................................... 20
4.3.3.3
Der Menüpunkt Datei - Konfiguration ............................................... 20
4.3.3.4
Der Menüpunkt Datei - Beenden ........................................................ 21
4.3.3.5
Der Menüpunkt Bearbeiten - Neu ...................................................... 22
4.3.3.6
Der Menüpunkt Bearbeiten - Ändern ................................................. 22
4.3.3.7
Der Menüpunkt Bearbeiten - Löschen................................................ 22
4.3.3.8
Der Menüpunkt Extras - Event-Log anzeigen ....................................22
4.3.3.9
Der Menüpunkt Extras - Konfigurationsparameter exportieren ......... 22
4.3.3.10
Der Menüpunkt Extras - Konfigurationsparameter importieren ......... 23
4.3.3.11
Der Menüpunkt Extras - Signatur-Zertifikat einlesen ........................ 23
4.3.3.12
Der Menüpunkt Extras - Kartenwechsel ............................................ 23
4.3.3.13
Der Menüpunkt Extras – Verfahrensgeneralschlüssel generieren ...... 23
4.3.3.14
Der Menüpunkt Hilfe - Hilfe .............................................................. 23
4.3.3.15
Der Menüpunkt Hilfe - Über .............................................................. 23
Verfahrensgeneralschlüssel ................................................................................. 24
4.3.4.1
Verfahrensgeneralschlüssel manuell generieren .................................24
4.3.4.2
Verfahrensgeneralschlüssel automatisch generieren .......................... 26
4.3.5
Hauptregisterkarten ............................................................................................. 28
4.3.6
Die Hauptregisterkarte [Mandant] ....................................................................... 28
4.3.6.1
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Die Arbeitsregisterkarte [Event-Log] ................................................. 30
Seite I
4.3.7
4.3.8
4.3.6.2
Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten] ....................................... 33
4.3.6.3
Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] .......................... 37
4.3.6.4
Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikat] ................................................... 44
4.3.6.5
Die Arbeitsregisterkarte [Verfahren] .................................................. 45
4.3.6.6
Die Arbeitsregisterkarte [Bieterlisten] ................................................ 45
4.3.6.7
Die Arbeitsregisterkarte [Status] ........................................................ 52
4.3.6.8
Die Arbeitsregisterkarte [ESender] .................................................... 53
4.3.6.9
Die Arbeitsregisterkarte [VV-Templates] .......................................... 55
Die Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] ...................................................................56
4.3.7.1
Vergabestellenangaben ändern ........................................................... 57
4.3.7.2
Neues Referat anlegen ........................................................................ 57
4.3.7.3
Neue Mitarbeiter anlegen ...................................................................58
4.3.7.4
Mitarbeiter löschen ............................................................................. 63
4.3.7.5
Referat löschen ................................................................................... 64
4.3.7.6
Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten] ........................................... 66
4.3.7.7
Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikate] ................................................. 68
4.3.7.8
Die Arbeitsregisterkarte [Verfahrensrollen] ....................................... 72
Die Statuszeile .....................................................................................................73
5
Empfangen von E-Mails ........................................................................................ 74
6
Die personalisierte Mandantenseite ..................................................................... 75
7
6.1
Aufruf der personalisierten Mandantenseite ..................................................... 75
6.2
Pflege der personalisierten Mandantenseite ....................................................... 76
Master-Key-Vergabestelle ..................................................................................... 77
7.1
Starten des VST Admin Clients mit einem Software-Zertifikat....................... 77
7.2
Kartenwechsel – Master-Key-Vergabestelle ...................................................... 80
7.3
Zu beachten bei Master-Key-Vergabestellen ..................................................... 82
8
Hilfe und Info ......................................................................................................... 84
9
Mögliche Fehlerquellen ......................................................................................... 86
10
Glossar .................................................................................................................... 87
11
Abbildungsverzeichnis........................................................................................... 88
12
Tabellenverzeichnis................................................................................................ 91
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Seite II
1 Einleitung
Der Administrations-Client der Vergabestelle (kurz: der ) dient zur Unterstützung der
Administration von Vergabestellen auf der e-Vergabe, der Vergabeplattform des Bundes.
Die Vergabeplattform ist ein Internet-Service, der den Behörden der öffentlichen
Verwaltung die Veröffentlichung und Abwicklung von Ausschreibungen
(Vergabeverfahren) ermöglicht. Mehrere Behörden (Vergabestellen) können dieselbe
Vergabeplattform nutzen. Bei der Vergabeplattform registrierte Vergabestellen werden auch
Mandanten genannt.
Das vorliegende Handbuch richtet sich somit an Administratoren einer Vergabestelle, deren
Aufgabe es ist, vergabestellenspezifische Einstellungen der Vergabeplattform wie
Benutzerdaten, Verfahrensschlüsselzuordnungen und andere Konfigurationsparameter des
Mandanten zu verwalten.
Im Einzelnen dient der

zur Verwaltung der Benutzerdaten der zur Vergabestelle gehörenden Mitarbeiter

zur Verwaltung verfahrensbezogener Log-Dateien der Verfahren des Mandanten

zum einmaligem Freigeben des Mandanten

zur Konfiguration der mandantenspezifischen Parameter

zur Übersicht über Verfahren

zum Pflegen von Bieterlisten

zum Erstellen von News

zur Durchführung eines Kartenwechsels.
HINWEIS: So genannte Light-Vergabestellen benötigen keine Administration und sind nicht
mit dem VST Admin Client administrierbar.
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Seite 1
2 Hinweise zu diesem Dokument
Dieses Handbuch ist als Überblick über die Funktionen des VST Admin Clients strukturiert.
Darüber hinaus kann es Ihnen als themenbezogenes Nachschlagewerk dienen.
Das Handbuch gliedert sich grob in drei Bereiche:
Der erste Bereich Installation und Konfiguration beschreibt die Installation des VST
Admin Client.
Der zweite Bereich Grundlagen der Benutzung beschreibt die grafische Benutzeroberfläche des VST Admin Clients. Es wird die Anmeldung an das System beschrieben
sowie die unterschiedlichen Fensterbereiche und deren Bedienelemente.
Der dritte Bereich beschreibt Fehlermeldungen, ihre möglichen Ursachen und die Behebung
der Fehler.
Die in diesem Dokument verwendeten Fachbegriffe und Abkürzungen werden im Glossar
näher erläutert.
Informationen zu den unterstützten Browsern und Betriebssystemen sind auf der
Registrierungsseite des Web Clients veröffentlicht.
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Seite 2
3 Installation und Konfiguration
3.1 Installation des VST Admin Client
HINWEIS: Es wird im Folgenden davon ausgegangen, dass auf dem betroffenen Rechner
weder der VST Admin Client noch ein anderer Client der Vergabeplattform installiert war.
Anderenfalls kann es möglicherweise dazu kommen, dass einzelne der im Folgenden
beschriebenen Schritte übersprungen werden.
Die Nutzung des VST Admin Client erfordert das Oracle Java Runtime Environment (JRE)
in Version 7 oder neuer. Die aktuelle Java Runtime Version kann von unserer OnlinePräsenz http://www.evergabe-online.info unter dem Menüpunkt [Vergabestellen]
heruntergeladen werden. Das JRE enthält das Java Web Start Programm, welches für die
Ausführung des VST Admin Client verwendet wird.
Die Einbindung der Signaturkarten erfolgt über die Software SecSigner des Herstellers
SecCommerce. Weitergehende Informationen über die unterstützten Signaturkarten und
Kartenleser finden sich unter https://seccommerce.com/de/products/secsigner.html. Der
SecSigner ist im VST Admin Client enthalten und muss nicht vom Benutzer installiert
werden.
Für die Kommunikation mit den Kartenlesegeräten werden plattform-spezifische
Bibliotheken, zum Beispiel DLL-Dateien im Falle von Windows, eingesetzt. Für den
erfolgreichen Ablauf der Software muss eine Ablage und Ausführung dieser Dateien erlaubt
sein.
Da die lokale Sicherung benutzerspezifischer Daten in das jeweilige Home-Verzeichnis des
ausführenden Nutzers erfolgt, sind entsprechende Schreibrechte notwendig.
Eine ausführliche Übersicht aller Nutzungsbedingungen finden Sie auf unserer OnlinePräsenz unter http://www.evergabe-online.info unter dem Menüpunkt [Vergabestellen].
Installationsvoraussetzungen
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
Die Daten für die SSL-Client-Authentifizierung (Zertifikat, privater Schlüssel, evtl.
Passwort) liegen vor,

Die persönliche Signaturkarte eines registrierten VST-Administrators ist im
Kartenleser eingelegt.
Ausnahme: Bei Master-Key-Vergabestellen wird keine Signaturkarte verwendet,
sondern ein spezielles Softwarezertifikat (siehe Kap. 7 Master-Key-Vergabestelle),
es darf keine Karte im Kartenleser eingelegt sein.
Seite 3
Vorgehensweise
Die aktuelle Version des VST Admin Client ist unter folgender Internet-Adresse zu finden:
http://www.evergabe-online.de/eVergabeClient/vst_admin.jnlp
HINWEISE:
Beim Starten des Installationsvorgangs des VST Admin Clients wird automatisch Java Web
Start initiiert, welches die Anwendung herunterlädt, im Speicher hält und ausführt. Hierbei
ist zu beachten, dass in Abhängigkeit von der lokal installierten Java-Version die
Hinweisdialoge beim Herunterladen des VST Admin Client unterschiedlich in der
Darstellung sein können, die Installation wird allerdings hierdurch nicht beeinflusst.
Java Web Start prüft zunächst, ob die lokal installierte Java-Version mit den Anforderungen
des VST Admin Clients kompatibel ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende
Meldung und der Start der Installation wird abgebrochen. Informationen zu den
unterstützten Java Versionen finden Sie unter
http://www.evergabe-online.info.
Beim Start der Installation erscheint das in Abbildung 1 dargestellte Installationsfenster.
Abbildung 1: Installationsfenster
Da der VST Admin Client auf die Ressourcen des Clients zugreifen muss, d. h. er muss
Zugriff auf das Dateisystem haben, erscheint als nächstes eine Sicherheitswarnung
(Abbildung 2).
Um den VST Admin Client zu installieren, müssen Sie in diesem Dialog die [Ausführen]Schaltfläche betätigen. Zur Sicherstellung der Quelle des Programms ist dieses mit einem
Zertifikat versehen.
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Abbildung 2: Sicherheitswarnung
Im Anschluss an die Sicherheitswarnung wird ein Dialog zur Konfiguration der
Kommunikationsparameter eingeblendet (Abbildung 3). Diesen Dialog könnnen Sie später
jederzeit wieder über [Datei > Konfiguration] aufrufen.
Abbildung 3: VST-AdminClient konfigurieren
Die einzelnen Konfigurationsparameter werden im Folgenden beschrieben.
Serverkommunikation
Die Parameter zur Serverkommunikation werden dem VST Admin Client automatisch über
Java Web Start mitgeteilt uns sollten nicht geändert werden.
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
Server Protokoll: In diesem Feld wird das Protokoll angegeben, über das mit dem
Plattformserver kommuniziert wird. Im Regelfall wird dies https sein.

Server URL: Gibt die URL der Vergabeplattform an, an die der Mandant
angeschlossen ist.

Server Host: Gibt den Hostnamen der Vergabeplattform an, an die der Mandant
angeschlossen ist.

Server Port: Gibt den Port der Vergabeplattform an, über den kommuniziert wird.
Master-Key-Vergabestellen
Bei Master-Key-Vergabestellen wird für den VST-Administrator keine Signaturkarte
verwendet, sondern ein spezielles Softwarezertifikat. Dies muss durch Betätigen der
Schaltfläche [Signaturkarte] konfiguriert werden (siehe (vgl. Kap. 7 Master-KeyVergabestelle).
SSL-Client-Zertifikatsdaten
Der VST Admin Client verwendet eine SSL-Verbindung mit Client-Authentifizierung zum
Datenaustausch mit der Vergabeplattform; dies ist eine besonders abgesicherte Form des
SSL-Transportprotokolls, die ein für den VST Admin Client ausgestelltes
Computerzertifikat mit zugehörigem privaten Schlüssel (und ggf. Passwort) erfordert.
Dieses Zertifikat hat nur eine begrenzte Gültigkeitsdauer. Mit einem abgelaufenen Zertifikat
können Sie sich nicht mehr am Client anmelden. Sobald das Zertifikat nur noch 3 Monate
gültig ist werden Sie per Mail darüber informiert. Setzen Sie sich dann mit Ihrem ASPAdministrator in Verbindung, damit er Ihnen ein neues Zertifikat ausstellt.

SSL-Client-Zertifikat: Seriennummer des SSL-Zertifikats für die ClientAuthentifizierung, ggf. leer

SSL-Passwort: Schutz des lokalen Zertifikatspeichers

Zertifikat ändern: SSL-Zertifikat einlesen oder ändern
Weitere Einzelheiten der Funktion [V AdminClient konfigurieren] sind in Kap. 4.3.3.3
Der Menüpunkt Datei - Konfiguration beschrieben.
Über die Schaltfläche [Zertifikat ändern] können das Client-Zertifikat und der dazu
passende private Schlüssel eingestellt werden. Es erscheint ein Assistentendialog, der durch
die Auswahl der entsprechenden Dateien führt Abbildung 4).
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Abbildung 4: SSL-Zertifikat für Client-Authentisierung einstellen
Gelb markierte Textfelder sind Pflichtfelder, eine direkte Eingabe ist jedoch nicht möglich.
Durch Klicken auf die [Ändern]-Schaltfläche öffnen sich Dateiauswahldialoge, mit denen
das SSL-Zertifikat bzw. der private Schlüssel ausgewählt werden können (Abbildung 5
bzw. Abbildung 6).
In der Regel haben Zertifikate die Datei-Endung *.cert und der dazu gehörige private
Schlüssel die Endung *.pem.
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Abbildung 5: SSL-Zertifikat auswählen
Abbildung 6: Auswahl der Datei mit dem privaten Schlüssel
Nach Auswahl des SSL-Zertifikat und des privaten Schlüssels wird im Dialog laut
Abbildung Abbildung 4 die Schaltfläche [Fertigstellen] aktiv, mit welcher die
Zertifikatsänderung abgeschlossen wird.
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Typischerweise sind Schlüsseldateien über ein Passwort geschützt, welches bei
Beantragung des SSL-Client-Zertifikats genannt wird. Nach Betätigen der Schaltfläche
[Fertigstellen] wird daher ein Dialog zur Passworteingabe angezeigt (Abbildung 7).
Abbildung 7: Passworteingabe
Nach Eingabe des korrekten Passworts und Betätigen der Schaltfläche [OK] wird wieder
der Konfigurationsdialog (Abbildung 3) angezeigt.
Die ggf. getätigten Eingaben werden durch Betätigen der Schaltfläche [OK] gespeichert.
Anschließend erfolgt eine Aufforderung zur Eingabe der PIN für die Signaturkarte; nach
korrekter Eingabe der PIN wird das Hauptfenster des VST Admin Client angezeigt.
Derzeit kann es aus technischen Gründen ggf. dazu kommen, dass nach Betätigen der
Schaltfläche [OK] im Konfigurationsdialog (Abbildung 3) die Fehlermeldung laut Fehler!
Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. (erneut) angezeigt wird. Wird diese
Fehlermeldung mit [OK] bestätigt, wird der Konfigurationsdialog wieder angezeigt. In
diesem Fall ist der Konfigurationsdialog mit [Abbrechen] zu beenden. Danach muss der
VST Admin Client neu gestartet werden, es erfolgt dann eine Aufforderung zur Eingabe der
PIN für die Signaturkarte; nach korrekter Eingabe der PIN wird das Hauptfenster des VST
Admin Client angezeigt.
3.2 e-Vergabe-Home-Variable setzen
Sobald Sie den VST Admin Client installieren wird auf Ihrem PC ein Arbeitsverzeichnis
unter dem Pfad [C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\evergabe] angelegt.
Den Pfad dieses Arbeitsverzeichnisses können Sie jederzeit ändern, indem Sie die
Umgebungsvariable [evergabe_home] festlegen.
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Setzen der Home-Variable am Beispiel Windows XP
Legen Sie als erstes ein Verzeichnis mit dem gewünschten Pfad an und kopieren Sie diesen
Pfad in die Zwischenablage. Schließen Sie als nächstes alle Programme und rufen Sie die
folgende Funktion auf:
[Systemsteuerung>System>Erweitert>Umgebungsvariablen]
Abbildung 8: Umgebungsvariablen
Betätigen Sie die Schaltfläche [Neu] im Bereich [Benutzervariablen für …].
Abbildung 9: Neue Benutzervariable
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Geben Sie jetzt als [Name der Variablen] den Wert [evergabe_home] ein und fügen Sie
den kopierten Pfad zum gewünschten Arbeitsverzeichnis als [Wert der Variablen] ein;
alternativ ist natürlich eine manuelle Eingabe des Pfades möglich. Bestätigen Sie
anschließend Ihre Eingaben mit [OK].
Die e-Vergabe-Home-Variable ist somit gesetzt. Beim nächsten Aufruf des VST Admin
Client wird das Verzeichnis mit dem eingegebenen Pfad als Arbeitsverzeichnis benutzt.
Die e-Vergabe-Home-Variable kann mit Hilfe der Schaltflächen [Bearbeiten] bzw.
[Löschen] (vgl. Abbildung 8) geändert oder wieder entfernt werden.
HINWEIS: Bei der nächsten Anmeldung am System verhält sich die Anwendung wie bei
der ersten Anmeldung am System. Sie müssen daher die SSL-Client-Zertifikate erneut
einspielen.
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3.3 Konfiguration des VST Admin Client beim ersten Start
HINWEIS: In diesem Kapitel wird der erste Start des VST Admin Clients nach der
Einrichtung einer Vergabestelle behandelt.
Voraussetzungen

Die Daten für die SSL-Client-Authentifizierung (Zertifikat, privater Schlüssel, evtl.
Passwort) liegen vor,

Die persönliche Signaturkarte des bei der Einrichtung der Vergabestelle registrierten
VST-Administrators ist im Kartenleser eingelegt.
Ausnahme: Bei Master-Key-Vergabestellen wird keine Signaturkarte verwendet,
sondern ein spezielles Softwarezertifikat (siehe Kap. 7 Master-Key-Vergabestelle),
es darf keine Karte im Kartenleser eingelegt sein.
Es wird empfohlen, die hier aufgeführten Arbeitsschritte in der dargestellten Reihenfolge zu
bearbeiten. Falls der Konfigurations- oder Registrierungsdialog abgebrochen wird, muss er
vollständig wiederholt werden, um eine Inkonsistenz der Datenbank zu vermeiden.
Vorgehensweise
Der VST Admin Client wird gestartet, wie in Kap. 3.1 Installation des VST Admin Client)
beschrieben. Nach Eingabe der PIN für die Signaturkarte des bei der Einrichtung der
Vergabestelle registrierten VST-Administrators ist dieser am VST Admin Client
angemeldet und das Hauptfenster des Clients wird angezeigt.
Nächste Schritte
Es wird dringend angeraten, als Nächstes die Konfiguration der Vergabestelle zu
prüfen und ggf. anzupassen, bevor eine Freigabe der Vergabestelle erfolgt. Bitte
beachten Sie bei der Konfiguration die Hinweise in diesem Handbuch,
insbesondere bei Master-Key-Vergabestellen.
Anschließend können Sie die Vergabestelle freigeben oder weitere Mitarbeiter anlegen.
Freigabe bedeutet, dass die Vergabestelle bei der Vergabeplattform aktiviert wird und damit
- sofern die Vergabeplattform selbst frei geschaltet ist - von Anbietern und Sachbearbeitern
der Vergabestelle über die Plattform erreicht werden kann. Unmittelbar nach der
Einrichtung der Vergabestelle ist diese zunächst gesperrt.
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4 Grundlagen der Benutzung
In diesem Kapitel werden Ihnen die wesentlichen Funktionen beschrieben, die für den
Umgang mit dem VST Admin Client notwendig sind.
4.1 Aufruf des VST Admin Client
Wie in Kapitel 3.1 Installation des VST Admin Client erläutert, öffnet sich der VST
Admin Client nach der Installation automatisch und Sie können die Konfiguration
vornehmen.
Um den nach der Installation aufzurufen, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur
Verfügung:

Über Java Web Start (siehe Abschnitt Aufruf über Java Web Start).

Über das entsprechende Bildsymbol auf dem Desktop oder das Startmenü (nur bei
Microsoft Windows) (siehe Abschnitt Aufruf über Desktop).

Über einen Web-Browser (siehe Abschnitt Aufruf über einen Web-Browser)
HINWEIS: Bei allen genannten Möglichkeiten wird explizit oder implizit Java Web Start
verwendet. Dieses prüft zunächst, ob die lokal installierte Java-Version mit den
Anforderungen des VST Admin Clients kompatibel ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine
entsprechende Meldung und der Start wird abgebrochen. Informationen zu den
unterstützten Java Versionen finden Sie unter
http://www.evergabe-online.info.
Aufruf über Java Web Start
Mit Java Web Start können Sie Java-Anwendungen aus dem Internet herunterladen und
ausführen.
Über Java Web Start wird beim Starten des VST Admin Clients überprüft, ob eine neue
Version auf dem Server vorliegt. Somit wird gewährleistet, dass Sie stets mit der aktuellen
Version des VST Admin Clients arbeiten. Die herunter geladene Version bleibt so lange im
Speicher (Cache) von Java Web Start, bis eine neue Version vorliegt und diese geladen
wird.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den VST Admin Client über Java Web Start zu starten:
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
Aus dem Cache-Viewer

Über die Befehlsaufforderung.
Seite 13
Starten der Anwendung aus dem Cache-Viewer:

Doppelklicken Sie auf das Java-Symbol unter [Start > Einstellungen >
Systemsteuerung > Java].

Klicken Sie auf die Registerkarte [Allgemein].

Klicken Sie im Abschnitt [Temporäre Internet-Dateien] auf die Schaltfläche
[Anzeigen…]. Es öffnet sich das Cache-Anzeigeprogramm für Java-Anwendungen.
Ab hier haben Sie die Möglichkeit, die Anwendung aus der Liste auszuwählen und
über einen Doppelklick direkt zu starten bzw. eine Verknüpfung zu erstellen, wenn
Sie die Anwendung häufiger verwenden.
Abbildung 10: Java Web Start Anwendungsmanager
Starten der Anwendung über die Befehlsaufforderung:

Wählen Sie über das Startmenü die Option [Ausführen], und geben Sie [javaws viewer] ein. Es wird Ihnen direkt die Funktion aus Abbildung 10 angezeigt.
Aufruf über Desktop
Wenn Sie eine Anwendung häufiger verwenden, können Sie aus der Java Web Start
Anwendung eine Verknüpfung auf dem Desktop oder im Startmenü erstellen.
Eine Verknüpfung zum VST Admin Client erstellen Sie, indem Sie die Anwendung in der
Liste markieren und im Kontextmenü der Anwendung die Funktion [Verknüpfung
installieren] auswählen (Abbildung 11).
Version 5.7
Seite 14
Abbildung 11: Web Start Verknüpfung via Menü
Wenn Sie eine Verknüpfung zum VST Admin Client als Symbol - wie oben beschrieben auf dem Desktop erstellt haben, können Sie den VST Admin Client durch Doppelklicken
des Symbols auf dem Desktop (Abbildung 12) bzw. aus dem Windows-Startmenü
(Abbildung 13) aufrufen.
Abbildung 12: Bildsymbol mit Verknüpfung zum VST Admin Client
Abbildung 13: Aufruf des VST Admin Client im Startmenü
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Aufruf über einen Web-Browser
Alternativ zu Java Web Start können Sie den VST Admin Client über Ihren Web-Browser
starten. Geben Sie hier die URL zum VST Admin Client ein, bspw.: http://www.evergabeonline.de/eVergabeClient/vst_admin/vst_admin.jnlp
Weitere Schritte
Nach dem Start des VST Admin Clients wird der Benutzer aufgefordert, die PIN für seine
Signaturkarte einzugeben, wenn diese bereits im Kartenleser eingelegt ist; anderenfalls
erfolgt zunächst die Aufforderung, eine Signaturkarte einzulegen.
Nach korrekter Eingabe der PIN wird das Hauptfenster des VST Admin Client angezeigt.
HINWEIS: Bei Master-Key-Vergabestellen wird keine Signaturkarte verwendet, sondern
ein spezielles Softwarezertifikat; das entsprechende Vorgehen ist in Kap. 7 Master-KeyVergabestelle beschrieben.
Abbildung 14: Das Anwendungsfenster des VST-Admin Client
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4.2 Beenden des
Den VST Admin Client können Sie über den Aufruf des Menüs [Datei>Beenden], durch
Einfachklick auf das Schließenkreuz in der rechten oberen Ecke des Fensters oder durch die
Tastenkombination [Alt] + [F4] beenden.
Abbildung 15: Beenden des VST Admin Client
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Seite 17
4.3 Allgemeine Bildschirmelemente
In diesem Abschnitt wird Ihnen die Benutzeroberfläche (die GUI) des VST Admin Client
vorgestellt.
4.3.1 Grundsätzlicher Aufbau der Masken
Die GUI des VST Admin Client ist in sechs verschiedene Bereiche unterteilt
(siehe Abbildung 16):

Das Menü (1) befindet sich über den Hauptregisterkarten (2) und den
Arbeitsregisterkarten (3)

Die Hauptregisterkarten (2) befinden sich immer auf der linken Seite

Die jeweiligen Arbeitsregisterkarten (3) befinden sich immer auf der rechten Seite

Der jeweilige Arbeitsbereich (4) und (5) liegt direkt unterhalb der Registerkarten (2)
und (3)

Eine Statuszeile befindet sich am unteren Rand des Fensters (6).
1
2
3
4
5
6
Abbildung 16: Beispiel für den Aufbau der Masken im VST-Admin Client
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Seite 18
4.3.2 Menüstruktur
Die Menüstruktur des VST Admin Client ist in Tabelle 1 dargestellt.
Die einzelnen Menüfunktionen sind immer sichtbar, jedoch nur dann aktiv, wenn die
jeweilige Funktion im aktuellen Kontext auch ausführbar ist.
Hauptmenüpunkt
Datei




Aktualisieren
Speichern
Konfiguration
Beenden
Bearbeiten




Neu
Ändern
Löschen
Suchen
Extras






Event-Log anzeigen
Konfigurationsparameter exportieren
Konfigurationsparameter importieren
Signatur-Zertifikat einlesen
Kartenwechsel
Verfahrensgeneralschlüssel generieren
Hilfe
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Untermenüpunkte

Hilfe

Über
Tabelle 1: Menüstruktur des VST Admin Client
Seite 19
4.3.3 Die Hauptmenüpunkte
Nachfolgend wird beschrieben, welche Funktionalitäten des VST Admin Client über das
Menü aufrufbar sind.
Die Reihenfolge der Darstellung orientiert sich dabei an Tabelle 1.
4.3.3.1
Der Menüpunkt Datei - Aktualisieren
Der VST Admin Client ist grundsätzlich ein Online-Client, d.h. er ist ständig mit der
Vergabeplattform verbunden. Durch Ausführen der Aktualisieren-Funktion wird
- soweit möglich und im Rahmen der momentan angezeigten Seite sinnvoll - die
Darstellung der gegenwärtigen Parameter im Client mit den bei der Vergabeplattform
gespeicherten Parametern abgeglichen.
4.3.3.2
Der Menüpunkt Datei - Speichern
Werden im VST Admin Client Änderungen vorgenommen, können Sie diese mit
[Speichern] im System ablegen. Die Funktion ist nicht immer aktiv. Näheres hierzu ist in
den Kapiteln 4.3.6.2 Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten], 4.3.6.3 Die
Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] und 4.3.7.6 Die Arbeitsregisterkarte
[Benutzerdaten] beschrieben.
4.3.3.3
Der Menüpunkt Datei - Konfiguration
Mittels dieser Funktion rufen Sie den unter Kapitel 3.1 Installation des VST Admin Client
bereits beschriebenen Konfigurationsdialog auf, in dem die Verbindungsdaten zum Server
angezeigt und das SSL-Client-Zertifikat eingestellt werden können.
Im vorliegenden Kapitel werden die Funktionen beschrieben, die in Kapitel 3.1
zurückgestellt wurden.
Über die Schaltfläche [Signaturkarte] können Sie den folgenden Dialog zum
Konfigurieren der Softwarezertifikate aufklappen. Diese Einstellung ist nur für Master-KeyVergabestellen interessant (siehe Kapitel 7 Master-Key-Vergabestelle).
Version 5.7
Seite 20
Abbildung 17: Zertifikat konfigurieren
Mit der Schaltfläche [SSL-Passwort] kann der lokale Zertifikatsspeicher gesichert werden.
Standardmäßig wird das vorgegebene Passwort [changeit] verwendet, das nicht eingegeben
werden muss. Wird ein anderes Passwort vergeben, muss dieses bei jedem Programmstart
angegeben werden. Beim Ändern des Passworts wird der Nutzer nach dem neuen Passwort
gefragt. Das Passwort muss zur Sicherheit bestätigt werden.
Wird als neues Passwort ein leeres Passwort oder [changeit] eingegeben, wird das Passwort
auf den Standardwert zurückgesetzt und die Passwortabfrage erfolgt nicht mehr.
Die im Konfigurationsdialog ggf. vorgenommenen Änderungen können durch Betätigen der
Schaltfläche [OK] gespeichert werden; anschließend wird wieder das Hauptfenster des VST
Admin Client angezeigt. Die Schaltfläche [Abbrechen] führt zum Abbruch des
Konfigurationsdialogs ohne Datenspeicherung, es wird ebenfalls wieder das Hauptfenster
des VST Admin Client angezeigt.
4.3.3.4
Der Menüpunkt Datei - Beenden
Hierüber wird die Anwendung beendet. Sofern Sie zuvor Änderungen vorgenommen haben,
die nicht abgeschlossen wurden, erfolgt eine Sicherheitsabfrage, in der Sie auf die nicht
abgeschlossenen Änderungen hingewiesen werden.
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Seite 21
Abbildung 18: Warnhinweis bei ungesicherten Änderungen
4.3.3.5
Der Menüpunkt Bearbeiten - Neu
Mit diesem Menüpunkt können Sie neue Daten ins System eingeben. Der Menüpunkt ist
nur für den Bereich Benutzerdaten, abhängig von der Selektion im Mitarbeiterbaum aktiv.
Näheres hierzu ist in Kapitel 4.3.6.2 Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten] und
4.3.7.6 Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten] beschrieben.
4.3.3.6
Der Menüpunkt Bearbeiten - Ändern
Mit diesem Menüpunkt können Sie Daten im System ändern. Der Menüpunkt ist nur für die
Bereiche Konfigurationsparameter und Mitarbeiter aktiv. Näheres hierzu ist in den Kapiteln
4.3.6.2 Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten], 4.3.6.3 Die Arbeitsregisterkarte
[Konfigurationsparameter] und 4.3.7.6 Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten]
beschrieben.
4.3.3.7
Der Menüpunkt Bearbeiten - Löschen
Mit diesem Menüpunkt können Sie Mitarbeiter aus dem System löschen. Details dazu
finden Sie im Kapitel 4.3.6.2 Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten], 4.3.7.4
Mitarbeiter löschen und 4.3.7.5 Referat löschen.
4.3.3.8
Der Menüpunkt Extras - Event-Log anzeigen
Dieser Menüpunkt ist nur bei Aufruf der Hauptregisterkarte [Mandant] in Verbindung mit
der Arbeitsregisterkarte Event-Log nutzbar. Im Event-Log werden Ereignisse protokolliert,
die mandantenspezifische Vorgänge auf der e-Vergabe Plattform betreffen und zur späteren
Auswertung benötigt werden. Näheres hierzu ist in Kapitel 4.3.6.1 Die
Arbeitsregisterkarte [Event-Log] beschrieben.
4.3.3.9
Der Menüpunkt Extras - Konfigurationsparameter exportieren
der Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] nutzbar. Hier können die
Einstellungen der Vergabeplattform exportiert und dann bearbeitet werden. Nähere
Informationen hierzu sind in Kapitel 4.3.6.3 Die Arbeitsregisterkarte
[Konfigurationsparameter] enthalten.
Version 5.7
Seite 22
4.3.3.10
Der Menüpunkt Extras - Konfigurationsparameter importieren
der Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] nutzbar. Hier können Einstellungen
der Vergabeplattform importiert werden. Nähere Informationen hierzu sind in Kapitel
4.3.6.3 Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] enthalten.
4.3.3.11
Der Menüpunkt Extras - Signatur-Zertifikat einlesen
Der VST-Admin Client benötigt ein Schlüssel-Signatur-Zertifikat zum Signieren der
relevanten Schlüssel. Dieser Menüpunkt ruft die Funktion zum Einstellen des Zertifikates
auf der Arbeitsregisterkarte [Zertifikat] in der Hauptregisterkarte [Mandant] auf. Nähere
Informationen hierzu sind in Kapitel 4.3.7.7 Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikate]
enthalten.
4.3.3.12
Der Menüpunkt Extras - Kartenwechsel
Dieser Menüpunkt ist nur bei Aufruf der Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] in Verbindung
mit der Arbeitsregisterkarte [Zertifikate] nutzbar, sofern zuvor ein bestimmter Mitarbeiter
selektiert worden ist. Details dazu werden in Kapitel 4.3.7.7 Die Arbeitsregisterkarte
[Zertifikate] beschrieben.
4.3.3.13
Der Menüpunkt Extras – Verfahrensgeneralschlüssel generieren
Mittels dieses immer aktiven Menüpunktes kann die Generation eines
Verfahrensgeneralschlüssels manuell angestoßen werden. Details dazu werden in Kapitel
4.3.4 Verfahrensgeneralschlüssel beschrieben.
4.3.3.14
Der Menüpunkt Hilfe - Hilfe
Über diesen Menüpunkt wird die Hilfedatei aufgerufen. Die Hilfe besteht aus diesem
Handbuch im HTML-Format. Durch Klicken auf die Links zu den einzelnen
Themenabschnitten der Hilfedatei gelangt man zu den dort jeweils beschriebenen
Funktionalitäten des VST-Admin-Client.
4.3.3.15
Der Menüpunkt Hilfe - Über
Neben einem Hinweis auf die Urheberrechte ist unter diesem Punkt die Versionsnummer
des benutzten VST-Admin-Client einzusehen.
Version 5.7
Seite 23
4.3.4 Verfahrensgeneralschlüssel
Um Verfahren anlegen und Verfahrensdokumente verschlüsselt versenden zu können, wird
je Vergabestelle ein so genannter Verfahrensgeneralschlüssel benötigt.
HINWEIS: Der Verfahrensgeneralschlüssel wird ab der Version 4.1 der e-Vergabe
benötigt; in den Vorversionen der e-Vergabe wurden andere Mechanismen unter
Verwendung des so genannte Schlüsselgenerierungsassistent (SGA) benutzt, welcher nun
entfallen ist.
Wenn Sie eine Vergabestelle freigeben, wird der erste Verfahrensgeneralschlüssel für die
Vergabestelle automatisch erstellt. Erst nach der erfolgreichen Speicherung dieses
Schlüssels kann die Vergabestelle freigeschaltet werden.
Des Weiteren können Sie als VST-Admin mit Hilfe des Konfigurationsparameters
[INTERVALL_WECHSEL_GENERALSCHLUESSEL] festlegen, nach welchem
Zeitraum automatisch vom System ein neuer Verfahrensgeneralschlüssel erstellt werden
soll. Dies ist sicherheitstechnischen notwendig, damit ein Hacker nur einen geringen Anteil
an Verfahren inkl. Dokumente entschlüsseln kann, falls er einen Verfahrensgeneralschlüssel
knackt.
Sobald man die Vermutung hat, dass von außen auf das System zugegriffen wurde, haben
Sie als VST-Admin weiterhin die Möglichkeit die Generation eines neuen
Verfahrensgeneralschlüssels manuell anzustoßen.
4.3.4.1
Verfahrensgeneralschlüssel manuell generieren
Nach dem Aufruf der Funktion [Extras > Verfahrensgeneralschlüssel generieren]
erscheint der folgende Dialog.
Abbildung 19: Verfahrensgeneralschlüssel generieren
Version 5.7
Seite 24
Hierbei ist zu beachten, dass nach der Generierung des Verfahrensgeneralschlüssel geniert
zwingend die Speicherung im nächsten Schritt erforderlich ist. Können Sie den
Verfahrensgeneralschlüssel nicht erfolgreich speichern, schließt sich automatisch der VSTAdmin-Client. Beim nächsten Starten des Clients werden Sie erneut aufgefordert den
Verfahrensgeneralschlüssel zu speichern.
Betätigen Sie die Schaltfläche [Generieren] wird ein neuer Verfahrensgeneralschlüssel
erstellt und der Dialog aus Abbildung 20 wird angezeigt.
Abbildung 20: Verfahrensgeneralschlüssel speichern
Nachdem Sie das Laufwerk des USB-Sticks gewählt haben, betätigen Sie zum Speichern
die Schaltfläche [Backup]. Damit die Verfahrensgeneralschlüssel nicht unverschlüsselt auf
dem USB-Stick liegen müssen Sie als nächstes die Signaturkarte des angemeldeten VSTAdministrators einlegen.
Abbildung 21: Verfahrensgeneralschlüssel verschlüsseln
Betätigen Sie als nächstes die Schaltfläche [OK]. Falls das Speichern erfolgreich verlaufen
ist, werden Sie mittels des nächsten Dialogs darüber informiert.
Version 5.7
Seite 25
Abbildung 22: Verfahrensgeneralschlüssel speichern - erfolgreich
Auf dem USB-Stick befindet sich jetzt eine Datei mit folgendem Namen:
<JJJJMMTT>_<HHMMSS>_<Mandantkurzbezeichnung>_generalschluessel>
Bitte bewahren Sie den erstellten Verfahrensgeneralschlüssel gesichert auf.
HINWEIS: <JJJJMMTT> bzw. <HHMMSS> bezeichnen Datum und Uhrzeit der
Generierung des Verfahrensgeneralschlüssels auf dem Server; die Werte können daher also
geringfügig vom lokalen Änderungsdatum der Datei abweichen.
Nach Bestätigung des Dialoges mit [OK] wird der VST-Admin-Client wieder angezeigt
und Sie können wie gewohnt arbeiten.
4.3.4.2
Verfahrensgeneralschlüssel automatisch generieren
Ist der im Konfigurationsparameter
[INTERVALL_WECHSEL_GENERALSCHLUESSEL] festgelegte Zeitraum
abgelaufen, wird in der nächsten Nacht automatisch ein neuer Verfahrensgeneralschlüssel
erstellt. Bei der nächsten Anmeldung am VST-Admin-Client erscheint der folgende Dialog,
welcher Sie dazu auffordert, den Schlüssel zu speichern.
Abbildung 23: Verfahrensgeneralschlüssel speichern
Version 5.7
Seite 26
Nachdem Sie das Laufwerk des USB-Sticks gewählt haben betätigen Sie zum Speichern die
Schaltfläche [Backup]. Damit die Verfahrensgeneralschlüssel nicht unverschlüsselt auf
dem USB-Stick liegen müssen Sie als nächstes die Signaturkarte des angemeldeten VSTAdministrators einlegen.
Abbildung 24: Verfahrensgeneralschlüssel verschlüsseln
Betätigen Sie als nächstes die Schaltfläche [OK]. Falls das Speichern erfolgreich verlaufen
ist, werden Sie mittels des nächsten Dialogs darüber informiert.
Abbildung 25: Verfahrensgeneralschlüssel speichern - erfolgreich
Auf dem USB-Stick befindet sich jetzt eine Datei mit folgendem Namen:
<JJJJMMTT>_<HHMMSS>_<Mandantkurzbezeichnung>_generalschluessel>
Bitte bewahren Sie den erstellten Verfahrensgeneralschlüssel gesichert auf.
HINWEIS: <JJJJMMTT> bzw. <HHMMSS> bezeichnen Datum und Uhrzeit der
Generierung des Verfahrensgeneralschlüssels auf dem Server.
Nach Bestätigung des Dialoges mit [OK] wird der VST-Admin-Client wieder angezeigt
und Sie können wie gewohnt arbeiten.
Können Sie den Verfahrensgeneralschlüssel nicht erfolgreich speichern, schließt sich
automatisch der VST-Admin-Client. Beim nächsten Starten des Clients werden Sie erneut
aufgefordert den Verfahrensgeneralschlüssel zu speichern.
Version 5.7
Seite 27
4.3.5 Hauptregisterkarten
Die Hauptregisterkarten befinden sich immer im linken Bereich des Fensters im VSTAdmin-Client. Es gibt zwei Hauptregisterkarten, entsprechend der Verwaltung der zwei
Hauptfunktionalitäten des Clients:

Mandant

Mitarbeiter
Abbildung 26: Hauptregisterkarten
Sofern in einer Arbeitsregisterkarte Änderungen vorgenommen wurden und zu einer
anderen Haupt- oder Arbeitsregisterkarte geblättert wird, ohne die zuvor vorgenommenen
Änderungen zu speichern, erscheint ein Warndialog.
Abbildung 27: Hinweis über Speicherung
4.3.6 Die Hauptregisterkarte [Mandant]
Die Hauptregisterkarte [Mandant] eröffnet Ihnen den Zugang zu den Arbeitsregisterkarten:
Version 5.7

Event-Log

News bearbeiten

Konfigurationsparameter

Zertifikat

Verfahren

Bieterlisten

Status
Seite 28

ESender

VV-Templates.
Abbildung 28: Die Arbeitsregisterkarten der Hauptregisterkarte Mandant
Zusätzlich können Sie über die Schaltfläche [Freigeben] dieser Hauptregisterkarte den
Mandanten freigeben.
Unmittelbar nach dem Anlegen eines Mandanten ist dieser auf der Vergabeplattform nicht
freigegeben. Dies bedeutet, dass Anbieter die Zulassung zu Verfahren dieses Mandanten auf
der Vergabeplattform nicht beantragen und Mitarbeiter sich nicht am mandantenseitigen
Client OBA anmelden können. Der Mandant wird auf der Webseite als inaktiv dargestellt.
Der Zustand des Mandanten wird durch eine Ampel in der Statuszeile (siehe Kapitel 4.3.1
Grundsätzlicher Aufbau der Masken) angezeigt. Die Ampeln können die folgenden
Status anzeigen:
Anzeige
Bedeutung
Die Vergabeplattform (VPL) und die
Vergabestelle (VST) sind gesperrt. Solange
die Vergabeplattform gesperrt ist, ist auch
eine Freigabe des Mandanten nicht möglich.
Der Vergabeplattform ist freigegeben, die
Vergabestelle selbst allerdings gesperrt.
Sowohl Vergabeplattform als auch
Vergabestelle sind freigegeben
(Regelbetrieb).
Tabelle 2: Freigabestatus des VST Admin Client
Nach Klicken auf die Schaltfläche [Freigeben] wird zum Einlegen der Signaturkarte des
Freigabe-Administrators aufgefordert. Legen Sie dafür wieder die Signaturkarte des
angemeldeten VST-Administrators ein.
Version 5.7
Seite 29
Im direkten Anschluss an die Freigabe wird automatisch vom System ein
Verfahrensgeneralschlüssel erstellt, welchen Sie im nächsten Schritt speichern müssen.
Lesen Sie dafür bitte im Kapitel 4.3.4.2. Nur wenn Sie den Verfahrensgeneralschlüssel
erfolgreich gespeichert haben, können Sie mit dem VST-Admin-Client weiterhin arbeiten.
Die erfolgreiche Freigabe des Servers wird durch die Änderung der schon beschriebenen
Statusanzeigen dargestellt. Die Schaltfläche [Freigeben] wird deaktiviert. Eine einmal
freigegebene Vergabestelle muss danach nie wieder freigeschaltet werden.
4.3.6.1
Die Arbeitsregisterkarte [Event-Log]
Über die Registerkarte [Event-Log] können Sie sich protokollierte Ereignisse für ein
bestimmtes Verfahren anzeigen lassen, dessen Geschäftszeichen in [GZ] angegeben werden
muss. Das Geschäftszeichen muss exakt eingegeben werden; es sind insbesondere keine
Platzhalter (wild cards) möglich. Der initial in [GZ] angezeigte Eintrag [Protokollmeldung
ohne Verfahrensbezug] liefert in der Regel keine Ergebnisse. Sie können zusätzlich einen
Zeitraum ([von], [bis]) sowie ein Filterkriterium ([Kriterien]) zur Selektion der Ereignisse
angeben. Die Anzeige des gewählten Event-Logs erfolgt dann über die Schaltfläche
[Anzeigen].
Abbildung 29: Auswahlkriterien für das Event-Log
Zu jedem Ereignis werden das Datum, die Uhrzeit, der Benutzer, der das Ereignis ausgelöst
hat und ein beschreibender Text zum protokolliert.
Die folgenden Ereignisse werden geloggt, wobei die Log-Einträge für versendete
Teilnahmeanträge und deren Empfangsbestätigung erst dann erscheinen dürfen, wenn die
entsprechenden Dokumente im OBA angezeigt werden. Die Log-Einträge für Angebote
sowie deren Empfangsbestätigungen erscheinen sobald das Verfahren mindestens den
Status [Angebotsöffnung] besitzt. Das gleiche gilt für den Log-Eintrag, welcher den
Zeitpunkt des Hochladens des Angebotes dokumentiert.
Version 5.7
Seite 30
Version 5.7
Ereignis
Ausgeführte Handlung (mit variablen Teilen)
Verfahren angelegt
Verfahren wurde von [user] angelegt.
Verfahren freigegeben
Ein Verfahren [Verfahrenstyp] [Vergabeart] wurde auf der eVergabe-Plattform freigegeben.
EU-Bekanntmachung
versendet
EU-Bekanntmachung wurde von [user] versendet.
Verdingungsunterlagen
bereitgestellt
Die Verdingungsunterlagen wurden von [user] versendet.
Teilnahme beantragt
Für das Verfahren wurde von [user] die Teilnahme beantragt,
Kommunikations-Schlüssel wurden versendet.
Dokument eingegangen
Anbieter [user] hat eine Anfrage mit dem Namen
[Dokumentennamename] versendet.
Dokument versendet
Eine Zusage mit dem Namen [Dokumentennamename] wurde an
Anbieter [user] versendet.
Dokument versendet
Ein formloses Dokument mit dem Namen [Dokumentennamename]
wurde von [user] versendet.
Dokument versendet
Dokument zur Friständerung wurde von [user] versendet.
Dokument versendet
Eine allgemeine Nachricht mit dem Namen [Dokumentennamename]
wurde von [user] versendet.
Dokument versendet
Eine Nachricht mit dem Namen [Dokumentennamename] an einen
abgelehnten Bewerber wurde von [user] versendet.
Dokument versendet
Eine Absage mit dem Namen [Dokumentennamename] wurde von
[user] versendet.
Dokument versendet
Das Dokument [Dokumentenname] wurde von [user] aus dem
Ordner [Ordnername] an Z [Gruppe Teilnehmer oder Teilnehmer
etc.] versendet.
Dokument versendet
Teilnahmeunterlagen wurden von [user] versendet.
Hochladen eines
Teilnahmeantrages
initiiert
Die Abgabe eines Teilnahmeantrages wurde von Benutzer [user]
[Firma] am/um [Zeitstempel] initiiert.
Seite 31
Handlung
Teilnahmeantrag
eingegangen
Anbieter [user] hat einen Teilnahmeantrag versendet.
Angebot eingegangen
Ein Angebot wurde von [user] am/um [Datum, Uhrzeit] abgegeben.
Angebot eingegangen
Ein Angebot wurde von [user] am/um [Datum, Uhrzeit] abgegeben.
Dieses Angebot wurde nach der Angebotsfrist abgegeben.
Hochladen eines
Angebotes initiiert
Die Abgabe eines Angebotes wurde von Benutzer [user] [Firma]
am/um [Zeitstempel] initiiert.
Empfangsbestätigung
versendet
Empfangsbestätigung für [Aktion (Antrag auf Zulassung,
Teilnahmeantrag abgegeben, Angebote)] wurde versendet.
Angebotsschlüssel
übertragen
Die Angebotsschlüssel wurden an den Verfahrensverantwortlichen\
Submissionsleiter [user] ([Mandant)] übergeben. Es können damit
[Anzahl] Angebote geöffnet werden. Zweiter anwesender Mitarbeiter
war [user] ([Mandant)].
Bei der Öffnung über Server-Server-Schnittstelle erscheint folgender
Text: Das Verfahren wurde von einem MasterkeyMandanten
geöffnet.
Version 5.7
Anbieterstatus geändert
Anbieterstatus wurde von [alter Status/nicht vorhanden] auf [neuer
Status] geändert.
Vertretung übernommen
Der Nutzer [user] hat das Verfahren von Nutzer [user]
vertretungsweise übernommen.
Verfahren zurückgeholt
Der Nutzer [user] hat das Verfahren von [user] zurückgeholt.
Verfahren aktualisiert
Der Sachbearbeiter [user] hat das Verfahren aktualisiert.
Verfahren aufgehoben
Der Sachbearbeiter [user] hat das Verfahren aufgehoben.
Seite 32
Handlung
Verfahren angehalten
Der Sachbearbeiter[user] hat das Verfahren angehalten.
Verfahren fortgesetzt
Der Sachbearbeiter [user] hat das Verfahren fortgesetzt.
Verfahrensstaus gesetzt
Der Verfahrensstatus wurde von [user] auf [Status] gesetzt.
Nachfolge eingerichtet
Das Verfahren wurde von [user] an den Nachfolger [user] übergeben.
Teilnahme beendet
Anbieter [user] hat die Teilnahme am Verfahren beendet.
Dokument versendet
Unterlagen zum wettbewerblichen Dialog wurden von [user]
versendet.
Dokument versendet
PDF zum wettbewerblichen Dialog wurde von [user] versendet.
ExPost versendet
Sachbearbeiter [user] hat ExPost EU versendet.
ExPost bereitgestellt
Nationale ExPost wurde von [user] für Bund.de bereitgestellt.
Archivierung aufgerufen
Für das Verfahren wurde die Archivierung aufgerufen.
Forumular E14 versendet Formular E14 wurde von [user] [Mandant] versendet.
Empfangsbestätigung
eingegangen
4.3.6.2
Empfangsbestätigung von TED eingegangen für [eSender-ID].
Die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten]
Über die Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten] können Sie Nachrichten einstellen und
editieren (Abbildung 30). Die editierten bzw. neu erstellten News werden im
Browserfenster des Clients nach einer Seitenaktualisierung sofort angezeigt. Die editierten
bzw. neu erstellten News erscheinen auf der Vergabestellenseite der Vergabeplattform.
Diese vergabestellenspezifische Seite erreicht der Nutzer der Vergabeplattform, indem er in
der erweiterten Suche die jeweilige Vergabestelle auswählt und anklickt.
Version 5.7
Seite 33
Abbildung 30: Detailanzeige der Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten]
Jeder neu angelegte Eintrag in [News] bekommt nach dem Abspeichern vom Server eine
fortlaufende Nummer (ID) zugewiesen. Durch Auswahl der ID in der Auswahlliste können
Sie die entsprechende News nach Klicken auf die Schaltfläche [Löschen] vom Server und
damit aus der Webansicht entfernen bzw. über die Schaltfläche [Ändern] inhaltlich ändern.
Im Bereich [ID] werden die News absteigend nach dem angegebenen Datum aufgelistet.
Neue News erstellen - Schritt 1
Über die Schaltfläche [Neu] rufen Sie einen Eingabeassistenten auf, der Sie bei der
Erstellung neuer News unterstützt. In Schritt 1 können Sie in einem Editor-Fenster den Text
der anzulegenden Nachricht eingeben (Abbildung 31). Dieser Text erscheint im Webclient,
nachdem man auf die Überschrift der neuen News
(s. Schritt 2) geklickt hat.
Diesen Schritt schließen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche [Weiter] ab.
Innerhalb des Assistenten gelangen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche [Zurück] zum
vorhergehenden Arbeitsschritt.
Version 5.7
Seite 34
Abbildung 31: News-Assistent, Schritt 1, Eingabe des HTM-Quellcodes
Neue News erstellen - Schritt 2
Anschließend können Sie das Datum, den Titel und die Sprache der News eingeben
(Abbildung 32). Mit der Funktion können Sie festlegen, bei welchem Sprachmodus der
Website die News angezeigt werden sollen.
Version 5.7
Seite 35
Abbildung 32: News-Assistent
HINWEIS: Die eingestellte Sprache bzw. der Sprachmodus kann nachträglich nicht mehr
geändert werden. In diesem Fall muss eine neue Nachricht eingestellt werden.
Der Titel wird im Web als Link dargestellt, der zu dem unter Schritt 1 eingegebenen Text
führt.
Über die Schaltfläche [Fertigstellen] beenden Sie den Assistenten. Die News werden auf
dem Server abgelegt und sind nun über das Web einsehbar.
Version 5.7
Seite 36
4.3.6.3
Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter]
Über diese Registerkarte können Sie diverse Parameter des Mandanten, wie z. B.
Betrefftexte in E-Mails, Verhalten des OBA / OefA bei Verhandlungsverfahren,
Mandantenseite, etc. einstellen.
Abbildung 33: Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter]
Die rechte Seite des Fensters zeigt im oberen Drittel den aktuellen Wert des in der
Baumstruktur auf der linken Seite ausgewählten Parameters, im mittleren Drittel der rechten
Seite wird der Vorgabewert (Defaultwert) des Parameters dargestellt und im unteren Drittel
der rechten Seite wird eine Erklärung des ausgewählten Parameters angezeigt. Der aktuelle
Wert des Parameters wird je nach Parameter als Auswahlliste oder als Textfeld dargestellt.
Über die Auswahlbox [Sprache] können Sie sich anzeigen lassen welche
Konfigurationsparameter sprachabhängig bzw. sprachunabhängig sind. Die Inhalte der
sprachabhängigen Konfigurationsparameter haben nur auf die Website mit dem
zugehörigen Sprachmodus Einfluss. Wurde bspw. ein Konfigurationsparameter für die
englische Sprache angepasst, so erscheint die Änderung nur auf der englischsprachigen
Webseite.
Version 5.7
Seite 37
Abbildung 34: Sprachunabhängige Konfigurationsparameter
Abbildung 35: Sprachabhängige Konfigurationsparameter
ACHTUNG: Die Eingabe falscher Konfigurationsparameter kann unter
Umständen das ordnungsgemäße Funktionieren der Vergabeplattform
beeinträchtigen oder verhindern.
Dies betrifft z.B. den Parameter VERHANDLUNGSVERFAHREN, der das
Handling von Angeboten bei Verhandlungsverfahren betrifft. Änderungen an
diesem Parameter wirken sich auf alle laufenden Verfahren sofort aus!
Im Folgenden werden alle Konfigurationsparameter beschrieben. Alle Parameter, bei denen
explizit auswählbare Optionen angeben sind, werden als Auswahlisten dargestellt, alle
anderen als Textfelder.
Version 5.7
Seite 38
Die drei Konfigurationsparameter [AUTOMATISCHE_BEKANNTMACHUNG_...] sind
nur für solche Vergabestellen relevant, die mit dem Anlegen einer Bekanntmachung eine
automatische E-Mail versenden. Diese E-Mail ist bspw. für eine vorgesetzte Dienststelle
oder für einen nicht an die e-Vergabe angebundenen Veröffentlichungsdienst gedacht.
AUTOMATISCHE_BEKANNTMACHUNG_MAILADRESSE
In diesem Feld wird die entsprechende Empfängeradresse der automatischen
E-Mail konfiguriert. Ist dieser Eintrag leer, wird keine automatische E-Mail versendet.
Eine eingegebene Mail-Adresse wird auf RFC-Konformität geprüft.
AUTOMATISCHE_BEKANNTMACHUNG_BETREFF
Hier wird der Betreff für die automatische E-Mail eingetragen.
AUTOMATISCHE_BEKANNTMACHUNG_MAILTEXT
Hier wird der E-Mail-Inhalt für die automatische E-Mail konfiguriert.
Die folgenden 3 Konfigurationsparameter sind für alle E-Mails relevant, die im Zuge der eVergabe bspw. an Bieter versendet werden.
COMMON_MAIL
Hier wird die E-Mail-Absender-Adresse der Vergabestelle eingetragen (bspw.
Info@Vergabestelle-XY.de). Die Adresse wird auf RFC-Konformität geprüft.
EMAIL_SUBJECT
An dieser Stelle wird der Standard-Betreff für die E-Mails eingetragen (bspw. Nachricht
von Ihrer Vergabestelle)
MAIL_FOOTER
Die E-Mail-Signatur der Standard-E-Mails wird hier konfiguriert. Typischerweise träg
man hier Name und Adresse der Vergabestelle ein.
Version 5.7
Seite 39
Die folgenden Parameter legen vergabestellenspezifische Prozesse fest:
MPBC_SUPPORTED
Dieser Parameter beschreibt, ob die Nutzung des MPBC (Muli-Plattform-Bieter-Clients)
für Verfahren dieser Vergabestelle möglich ist.
ANGEBOTE_LADEN_VOR_ANGEBOTSOEFFNUNG
Dieser Parameter legt den Zeitraum in Stunden vor der Angebotsöffnung fest, ab dem
die verschlüsselten Angebote zu öffentlichen/offen VOB-Verfahren heruntergeladen
werden können.
Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten:




0 Stunden
24 Stunden
48 Stunden
72 Stunden
INTERVALL_WECHSEL_GENERALSCHLUESSEL
Dieser Parameter legt den Zeitraum in Monaten fest, nach dem ein neuer
Verfahrensgeneralschlüssel automatisch angelegt wird. Der Zeitraum ist begrenzt auf
maximal 48 Monate.
NAMENSLISTE_LADEN_VOR_ANGEBOTSOEFFNUNG
Dieser Parameter legt den Zeitraum in Stunden vor der Angebotsöffnung fest, ab dem
die Namenslisten zu öffentlichen/offen VOB-Verfahren heruntergeladen werden können.




0 Stunden
24 Stunden
48 Stunden
72 Stunden
TEILNAHMEANTRAG_BEARBEITUNG
Dieser Parameter beschreibt, ob Teilnahmeanträge in dieser Vergabestelle im
4-Augenprinzip im OefA oder vom Sachbearbeiter im OBA geöffnet werden.
 OBA
 OEFA
Version 5.7
Seite 40
Bei Master-Key-Vergabestellen muss immer [OBA] eingestellt sein.
VERHANDLUNGSVERFAHREN
Dieser Parameter beschreibt, ob Verhandlungsverfahren im 4-Augenprinzip im OefA
oder über einen eigenen Dokumenttyp im OBA behandelt werden.
 OBA
 OEFA
FREIHAENDIGE_UND_NATIONALE_VERHANDLUNGSVERFAHREN
Dieser Parameter beschreibt, ob Angebote zu nationalen Verhandlungsverfahren und
freihändigen Vergaben im 4-Augenprinzip im OefA oder über einen eigenen
Dokumenttyp im OBA behandelt werden.
 OBA
 OEFA
ANLEGEN_VON_VERFAHREN_SPERREN
Der Parameter konfiguriert, ob Verfahren im OBA angelegt werden dürfen. Steht der
Wert auf nein, ist das Menu zum Anlegen von Verfahren im OBA nicht gesperrt und das
Anlegen von Verfahren möglich. Bei ja ist das Menu im OBA gesperrt und das Anlegen
von Verfahren nicht möglich.
Auf Master-Key-Vergabestellen hat dieser Parameter keinen Einfluss.
BEWERBER_AUTOMATISCH_TEILNEHMER
An dieser Stelle wird für die Vergabestelle eingestellt, ob Bewerber automatisch zu
Teilnehmern gemacht werden oder ob dies ein manueller Schritt des Sachbearbeiters ist.
Dieser Schalter wirkt sich nur auf offene Verfahren und öffentliche Ausschreibungen
aus.
Version 5.7
Seite 41
 Ja
Jeder Bewerber wird bei Anforderung der Verfahrensunterlagen automatisch zum
Teilnehmer
 Nein
Bewerber müssen manuell zum Teilnehmer gemacht werden.
Bei Master-Key-Vergabestellen muss immer [Ja] eingestellt sein.
FREIGABE_ESENDER
Dieser Parameter beschreibt, ob Verfahren nach dem Versenden mit dem eSender
[Manuell] oder [Automatisch] mit Logik freigegeben werden sollen. Bei
[Automatisch] werden Bekanntmachungen automatisch über den eSender-Dienst als
XML-Datei an die EU gesendet. Die Freigabe der Verfahrens und Veröffentlichung auf
der Vergabeplattform erfolgt automatisch, wenn die EU über den eSender-Dienst eine
Bestätigung zurückgeschickt hat.
Bei [Manuell] erscheint im OBA-Client des Sachbearbeiters im Freigabedialog eine
zusätzliche Schaltfläche [An Amtsblatt der EU senden]. Diese Schaltfläche muss vor
der nationalen Freigabe betätigt werden, ansonsten besteht keine Möglichkeit mehr, die
Bekanntmachung elektronisch an die EU zu senden, d. h. der Sachbearbeiter erhält nach
Eingang der Bekanntmachung bei der EU eine Bestätigung und gibt in einem zweiten
Freigabeschritt das Verfahren national frei.
 Manuell
 Automatisch
Bei Master-Key-Vergabestellen muss immer [Automatisch] eingestellt sein.
MODUS_ANGEBOTSOEFFNUNG
Dieser Parameter bestimmt den Modus bei der Angebotsöffnung. Er kann die Werte [mit
Sachbearbeiter] oder [ohne Sachbearbeiter] annehmen. Die Auswirkung dieses
Parameters ist im Bedienerhandbuch für den Öffnungs-Assistent (OefA) beschrieben.
Standardmäßig ist dieser Wert auf [mit Sachbearbeiter] eingestellt.
 ohne Sachbearbeiter
 mit Sachbearbeiter
Bei Master-Key-Vergabestellen muss immer [mit Sachbearbeiter] eingestellt sein,
da ansonsten eine Angebotsöffnung über die Master-Key-Schnittstelle nicht möglich
ist.
Version 5.7
Seite 42
SINGLE_REFERAT
Dieser Parameter steuert die Anzeige von Benutzerdaten im VST-AdminClient. Es
werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten:
 Ja
Diese Option ist für kleinere Vergabestellen gedacht. Ein Referat pro Dienststelle
wird angezeigt. Benutzer können direkt unter einer Dienststelle angelegt werden.
 Nein:
Standard-Verhalten: Beliebige Referate pro Dienststelle, Benutzer dürfen nur in
Referaten angelegt werden.
SPLIT_ALPHABETICALLY
Schwellwert für alphabetische Aufsplittung der Nutzer eines Teilbaums (z.B. Referat)
im VST Admin Client. Zur besseren Übersicht kann es bei vielen Nutzern in einem
Referat sinnvoll sein, diese noch einmal alphabetisch zu unterteilen.










Nach 1 User teilen
Nach 2 Usern teilen
Nach 3 Usern teilen
Nach 4 Usern teilen
Nach 5 Usern teilen
Nach 6 Usern teilen
Nach 7 Usern teilen
Nach 8 Usern teilen
Nach 9 Usern teilen
Nach 10 Usern teilen
Änderung der Konfigurationsparameter
Die Änderung / Anzeige der Konfigurationsparameter können Sie durch eine
Schaltflächenleiste steuern:
Version 5.7

Über die Schaltfläche [Aktualisieren] wird die Darstellung der
Konfigurationsparameter mit den in der Datenbank abgelegten Parametern
aktualisiert.

Über die Schaltfläche [Ändern] wird das zunächst für die Bearbeitung gesperrte
Feld [Wert] im oberen rechten Drittel entsperrt und für die Bearbeitung freigegeben
(erkennbar am Wechsel der grauen Schriftfarbe des jeweiligen Werts in schwarze
Schriftfarbe). Die Schaltfläche ändert ihre Beschriftung zu [Speichern]. Der
jeweilige Wert kann nunmehr geändert werden. Gelb hinterlegte Felder sind
Pflichtfelder, weiß hinterlegte Felder sind optional anzugeben. Dies gilt bei allen
Texteingabefeldern des gesamten Clients.
Seite 43
4.3.6.4

Anschließend können die geänderten Werte durch Klicken auf die Schaltfläche
[Speichern] zum Server übertragen werden.

Durch Klicken auf die Schaltfläche [Default] kann während des Änderns die
standardmäßig voreingestellte Konfiguration übernommen werden.

Durch Klicken auf die Schaltfläche [Export] können die Konfigurationsparameter in
eine XML-Datei gespeichert werden.

Durch Klicken auf die Schaltfläche [Import] können die Konfigurationsparameter
aus einer XML-Datei eingelesen werden.
Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikat]
HINWEIS: Die Registerkarte ist nur für Vergabestellen relevant, welche mit Versionen der
e-Vergabe vor Release 4.1 erstellt wurden und noch keine Migration durchgeführt haben.
Für alle anderen Vergabestellen wird diese Registerkarte zwar auch angeboten, wird aber
technisch nicht benötigt.
Ohne eingestelltes Schlüsselsignaturzertifikat kann kein Vergabeverfahren betrieben
werden.
Das Einstellen können Sie über diese Registerkarte vornehmen.
Die Vergabeplattform schützt vertrauliche Dokumente eines Vergabeverfahrens (z.B.
Verdingungsunterlagen, Angebote) durch Verschlüsselungsmechanismen. Die zur Ver- und
Entschlüsselung erforderlichen kryptografischen Schlüssel müssen auf einem eigens für die
Vergabestelle vorgesehenen Schlüsselgenerierungs-PC (SGPC) mit Hilfe des
Schlüsselgenerierungs-Assistenten (SGA) erstellt werden, der entweder beim Betreiber der
Vergabeplattform oder bei der Vergabestelle selbst steht. Damit die Herkunft der Schlüssel
jederzeit überprüft werden kann, signiert der SGPC jeden von ihm generierten Schlüssel.
Das hier einzulesende Schlüsselsignaturzertifikat ist das Kryptozertifikat des SGA, mit dem
die Schlüsselsignaturen erstellt wurden. Durch das Einlesen des Schlüsselsignaturzertifikats
wird die Zuordnung des Mandanten zu einem SGA festgelegt. Dies ist also ein einmaliger
Vorgang.
Version 5.7
Seite 44
Abbildung 36: Arbeitsregisterkarte [Zertifikat]
Nachdem Sie die Schaltfläche [Einlesen] betätigt haben, startet ein Dateiauswahldialog, mit
dem Sie die entsprechende Zertifikatsdatei (mit der Dateiendung *.cer) auswählen können.
Das Zertifikat wird anschließend im Listenfeld der Registerkarte dargestellt.
Wenn Sie das Schlüsselsignaturzertifikat durch ein neues ersetzt haben, wird das
Vorgängerzertifikat in der Liste der alten Schlüsselsignaturzertifikate geführt.
4.3.6.5
Die Arbeitsregisterkarte [Verfahren]
Diese Registerkarte gibt Ihnen einen Überblick über alle Verfahren Ihrer Vergabestelle
(Abbildung 37).
Abbildung 37: Verfahrensübersicht
4.3.6.6
Die Arbeitsregisterkarte [Bieterlisten]
In dieser Arbeitsmaske werden Blacoformulare für die Niederschrift bei der
Angebotsöffnung hinterlegt. Bei der Angebotsöffnung werden diese Vordrucke mit den
eingegangenen Angeboten befüllt. Sie können entweder hinzugefügt oder gelöscht werden.
Zum Löschen selektieren Sie eine Bieterliste und betätigen die nun aktive [Löschen]Schaltfläche.
Abbildung 38: Arbeitsregisterkarte [Bieterlisten]
Version 5.7
Seite 45
Beim Hinzufügen werden Sie als VST-Administrator dazu aufgefordert, die vorgesehene
PDF-Datei der Bieterliste über [Laden] zu laden (Abbildung 39).
Abbildung 39: Bieter-Liste hinzufügen: PDF laden
Version 5.7
Seite 46
Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog, in dem Sie die PDF-Datei auswählen können. Mit
[Öffnen] wird die Datei geladen.
Abbildung 40: Bieter-Liste hinzufügen: PDF auswählen
Version 5.7
Seite 47
Anschließend öffnet sich ein Dialog zum Laden der entsprechenden Mapping-XML-Datei
(Abbildung 41). In dieser maximal 500 KB großen Mapping-XML-Datei ist definiert,
welche Felder aus den Angebotsformularen bei der Angebotsöffnung ausgelesen und in
welche Felder der Angebotsniederschrift (Bieterliste) übertragen werden.
Angebotsdatei, Bieterliste und Mapping-Datei müssen also zueinander passen.
Abbildung 41: Bieter-Liste hinzufügen: XML laden
Version 5.7
Seite 48
Über [Laden] gelangen Sie zu einem Dateiauswahldialog, in dem Sie die XML-Datei
auswählen können. Mit [Öffnen] wird die Datei geladen (Abbildung 42).
Abbildung 42: Bieter-Liste hinzufügen: XML auswählen
Falls Sie versuchen eine XML-Datei hoch zu laden, welche größer ist als 500 KB, erscheint
eine entsprechende Fehlermeldung.
Version 5.7
Seite 49
Als letzten Schritt müssen Sie einen sprechenden Dateinamen für die Bieterliste und eine
passende Beschreibung der Bieterliste und Mapping-Datei eingeben (Abbildung 43). Das
Feld [Dateiname für die Bieterliste] ist mit dem Begriff [Eröffnungsniederschrift]
vorbelegt, der beliebig überschrieben werden kann.
Abbildung 43: Bieter-Liste hinzufügen: Dateiname und Beschreibung
Version 5.7
Seite 50
Mit [Weiter] werden die ausgewählten Dateien dem System bereitgestellt und eine
Erfolgsmitteilung ausgegeben (Abbildung 44).
Abbildung 44: Bieter-Liste hinzufügen: Fertigstellen
Über die Schaltfläche [Fertigstellen] werden die Dateien schließlich ins System eingelesen.
Version 5.7
Seite 51
4.3.6.7
Die Arbeitsregisterkarte [Status]
Auf dieser Arbeitsregisterkarte werden Ihnen verschiedene Statusinformationen der eVergabe angezeigt. Sie erhalten Informationen zum Thema [Technik] sowie zum Thema
[Verfahren].
Abbildung 45: Die Arbeitsregisterkarte [Status]
Version 5.7
Seite 52
4.3.6.8
Die Arbeitsregisterkarte [ESender]
Die Arbeitsregisterkarte [ESender] zeigt Ihnen an, welche Formulare mittels ESender an
die EU versandt worden sind. Die Anzeige können Sie über Auswahllisten filtern. Die
Auswahlliste [Typ] filtert nach [alle], [alle offenen] oder [alle abgeschlossenen]
Bekanntmachungen. Die Auswahllisten [Von] und [Bis] filtern die Formulare nach dem
Versanddatum.
Abbildung 46: Die Arbeitsregisterkarte [ESender]
Die Spalte [Formular] informiert über die verwendete Formularart:

F01 steht für Vorinformation

F02 steht für Bekanntmachung

F03 steht für ExPost

F14 steht für Änderungsformular
Eine Formular durchläuft dabei die folgenden Status:
Version 5.7
Seite 53

Bekanntmachung versandt
Manuell: Sachbearbeiter hat die Schaltfläche [An das Amtsblatt der EU
versenden] betätigt
Automatisch: Sachbearbeiter hat die Schaltfläche [Freigeben] betätigt

Bekanntmachung positiv entgegen genommen.
Die EU hat die Daten empfangen und der Sachbearbeiter wurde per Mail erfolgreich
darüber informiert.
Falls es beim Übertragen der eSender-Daten zu Problemen kommt, erscheint der Status:

Positiv entgegen genommen, aber Fehler bei der Benutzerbenachrichtigung
Die EU hat die Daten empfangen aber der Sachbearbeiter konnte nicht per Mail
darüber informiert werden. Zum Beispiel wurde beim Anlegen des Verfahrens eine
nicht existierende E-Mail-Adresse eingegeben.

Positiv entgegen genommen, aber Fehler bei der Freigabe
Automatisch: Die EU hat die Daten empfangen und der Sachbearbeiter konnte per
Mail darüber informiert werden aber der Status des Verfahrens konnte nicht
automatisch geändert werden. Das Verfahren bleibt weiterhin unveröffentlicht.
Version 5.7
Seite 54
4.3.6.9
Die Arbeitsregisterkarte [VV-Templates]
In der Arbeitsregisterkarte [VV-Templates] werden alle Vordrucke für die
Bekanntmachungen angezeigt, welche vom Administrator eingepflegt wurden (siehe
Abbildung 47). Falls Ihre Vergabestelle einige dieser Templates nicht benötigt, haben Sie
die Möglichkeit diese auszublenden. Beim Anlegen von Verfahren werden diese
unsichtbaren VV-Templates dem Sachbearbeiter nicht mehr zur Auswahl angeboten.
Abbildung 47: Arbeitsregisterkarte [VV-Templates]
Um ein VV-Template auszublenden, müssen Sie das gewünschte VV-Template markieren
und anschließend die Schaltfläche [Sichtbarkeit] betätigen. Anschließend öffnet sich die
Abbildung 48.
Version 5.7
Seite 55
Abbildung 48: Sichtbarkeit der Vorlagen
Wählen Sie in diesem Dialog die Option [unsichtbar] und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit
der Schaltfläche [Fertigstellen]. Das Verfahren hat jetzt den Status unsichtbar und wird
nicht mehr im OBA zur Auswahl angeboten. Um das Verfahren wieder sichtbar zu schalten,
müssen Sie erneut das VV-Template selektieren und in Abbildung 48 die Option [sichtbar]
wählen.
4.3.7 Die Hauptregisterkarte [Mitarbeiter]
Die Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] eröffnet Ihnen den Zugang zu den
Arbeitsregisterkarten:

Benutzerdaten,

Zertifikate und

Verfahrensrollen.
Abbildung 49: Arbeitsregisterkarten der Hauptregisterkarte [Mitarbeiter]
Version 5.7
Seite 56
4.3.7.1
Vergabestellenangaben ändern
Durch das Selektieren der Vergabestelle links im Baum und ein Klicken auf die
Schaltfläche [Ändern] ist es möglich, die Angaben der Vergabestelle zu ändern.
Pflichtfelder werden im Änderungsmodus gelb hinterlegt.
Um die Änderungen in System zu speichern, müssen Sie anschließend die Schaltfläche
[Speichern] betätigen.
Abbildung 50: Angaben Vergabestelle ändern
4.3.7.2
Neues Referat anlegen
Je nach selektiertem Knoten im Baum können Sie neue Referate oder neue Mitarbeiter
anlegen. So öffnet sich bei dem selektierten Bildsymbol der Vergabestelle und Betätigen
der Schaltfläche [Neues Referat] ein Dialog, der die Eingabedaten für das neue Referat
abfragt (Abbildung 51).
Version 5.7
Seite 57
Abbildung 51: Neues Referat anlegen
Wenn Sie die Schaltfläche [Fertigstellen] betätigen, ohne dass Sie einen Namen für das
Referat eingegeben haben, werden Sie durch eine Fehlermeldung darüber informiert.
4.3.7.3
Neue Mitarbeiter anlegen
Über die Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] können Sie mit Hilfe eines Assistenten neue
Mitarbeiter hinzufügen (bei selektiertem Referat-Knoten). Nach Klicken auf die
Schaltfläche [Neuer Mitarbeiter] beginnt die nachfolgend dargestellte Dialogserie.
Ein Referat ohne Mitarbeiter wird durch dieses Bildsymbol
angezeigt. Sollte die
Vergabestelle im so genannten SINGLE_REFERAT-Modus konfiguriert sein, wird die
(datenbanktechnisch stets notwendige) Referatebene lediglich ausgeblendet. Sollte der
einzige Mitarbeiter der Vergabestelle die Funktion Dienststellenleiter inne haben und somit
keinem Referat zugeordnet sein, können keine neuen Mitarbeiter angelegt werden. Um dies
zu umgehen ist der Konfigurationsparameter SINGLE_REFERAT zur Laufzeit auf [False]
zu setzen. Die Referatebene wird anschließend eingeblendet und es können nach Klicken
auf das Referat-Bildsymbol neue Mitarbeiter angelegt werden. Nach Beendigung des
Neuanlegens ist der Parameter SINGLE_REFERAT wieder auf [True] zu setzen (vgl.
hierzu Kapitel 4.3.6.3 Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter])
Version 5.7
Seite 58
Abbildung 52: Anlegen neuer Mitarbeiter
Hier können Sie die Daten des neu anzulegenden Mitarbeiters eingeben (Abbildung 52).
HINWEIS: Die e-Vergabe akzeptiert nur Email-Adressen, welche RFC 2821 konform sind.
Dies bedeutet, dass der Postfachname aus maximal 64 Zeichen bestehen darf (Peter) und
der Domain-Name maximal 255 Zeichen lang sein darf. Daraus ergibt sich eine
Maximallänge von 320 Zeichen einschließlich des @ (Peter@test.com).
Innerhalb des Assistenten gelangen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche [Zurück] zum
vorhergehenden Arbeitsschritt. Die Schaltfläche [Abbrechen] beendet den Assistenten.
Version 5.7
Seite 59
Abbildung 53: Mitarbeiter anlegen (2.Schritt): Voreinstellung
Hier sind dem Mitarbeiter die Funktion und die Organisationsrolle zuzuordnen (Abbildung
53).
Abbildung 54: Mitarbeiter anlegen (2.Schritt): Funktion
Version 5.7
Seite 60
In der Auswahlliste [Funktion] können Sie festlegen, welche Rolle der aktuelle Mitarbeiter
im Hinblick auf nicht verfahrensbezogene Handlungen im Rahmen des Mandanten haben
soll, z.B. QS-Beauftragter, Angebotsöffner oder VST-Administrator (Abbildung 54).
Abbildung 55: Mitarbeiter anlegen (2.Schritt): OrgRolle
In der Auswahlliste OrgRolle können Sie die Organisations-Rolle des aktuellen Mitarbeiters
einstellen, z.B. Sachbearbeiter (ist als Vorgabewert eingestellt), Dienststellenleiter,
Referatsleiter, Vertreter DS oder Vertreter RL. An die Organisationsrolle sind bestimmte
Rechte im Hinblick auf verfahrensbezogene Handlungen gebunden (Abbildung 55). Bspw.
hat der Referatsleiter lesenden Zugriff auf alle Verfahren von Mitarbeitern seines Referats.
Nach Klicken auf die Schaltfläche [Weiter] werden Sie im nachfolgenden Dialog nach
Klicken auf die Schaltfläche [Signaturkarte zuweisen] zum Einlegen der Signaturkarte
aufgefordert.
Die Verschlüsselungs- und Signaturzertifikate werden von der Signaturkarte des
anzulegenden Mitarbeiters gelesen.
Version 5.7
Seite 61
Abbildung 56: Einlesen der Signaturkarte des neuen Mitarbeiters
Sind alle Daten erfolgreich eingelesen, können Sie den Assistenten durch Klicken auf die
Schaltfläche [Fertigstellen] beenden. Mit diesem letzten Schritt ist der neue Mitarbeiter
angelegt.
Wenn Sie einen VST-Administrator, Angebotsöffner, Dienststellenleiter, Referatsleiter,
deren Vertreter oder einen QS-Beauftragten anlegen wollen, erscheint nach Betätigung der
Schaltfläche [Signaturkarte zuweisen] die folgende Anweisung (Abbildung 57):
Abbildung 57: Signaturkarte des angemeldeten VST-Admins einlegen
Da die genannten Personen bestimmte Rechte auf alle Verfahren des Mandanten bzw. des
Referates besitzen, müssen ihnen die benötigten Schlüssel aller relevanten Verfahren
übertragen werden. Legen Sie dafür die entsprechende Signaturkarte in das Kartenlesegerät
und bestätigen Sie den Dialog mit [OK].
Nachdem alle Verfahrensschlüssel übertragen wurden, können Sie den Dialog über
[Fertigstellen] beenden.
Version 5.7
Seite 62
Sie können aber auch später die Rolle bzw. die Funktion eines Mitarbeiters ändern.
4.3.7.4
Mitarbeiter löschen
Über die Hauptregisterkarte Mitarbeiter können Sie Mitarbeiter eines Referates
unwiderruflich aus der Datenbank löschen. Dies kann ausgeführt werden, indem der zu
löschende Mitarbeiter im Baum selektiert und die Schaltfläche [Löschen] getätigt wird.
Abbildung 58: Mitarbeiter löschen
Unter den folgenden Voraussetzungen kann ein Mitarbeiter nicht gelöscht werden:

Ein angemeldeter Mitarbeiter kann sich nicht selber löschen

Ein Mitarbeiter, der noch als Vertreter für einen anderen Mitarbeiter eingetragen ist
oder in Bezug zu einem anderen Verfahren steht, kann ebenfalls nicht gelöscht
werden.

Wenn er selber noch Verfahren besitzt.
Das Löschen des Mitarbeiters bewirkt, dass er sich an der Vergabeplattform nicht mehr
anmelden kann.
Version 5.7
Seite 63
4.3.7.5
Referat löschen
Über die Hauptregisterkarte Mitarbeiter können Sie Referate einer Vergabestelle
unwiderruflich aus der Datenbank löschen. Dies kann ausgeführt werden, indem das zu
löschende Referat im Baum selektiert und die Schaltfläche [Löschen] getätigt wird.
Abbildung 59: Referat löschen
Das Löschen eines Referates ist nur möglich, wenn keine Abhängigkeiten im System
bestehen. Das bedeutet, dass nur Referate gelöscht werden können, die keine Mitarbeiter
mehr enthalten.
Über eine Hinweismeldung können Sie abschließend über den Schalter [Ja] das Referat
löschen bzw. über den Schalter [Nein] den Löschvorgang abbrechen.
Abbildung 60: Bestätigung Referat löschen
Version 5.7
Seite 64
Kann das Referat nicht gelöscht werden, so wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Abbildung 61: Fehlermeldung Referat löschen
Version 5.7
Seite 65
4.3.7.6
Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten]
Die Arbeitsregisterkarte [Benutzerdaten] dient Ihnen zur Anzeige und zur Änderung von
Eigenschaften einzelner Mitarbeiter. Die Anzeige der Mitarbeiterdaten in dieser
Registerkarte kann über die Auswahl des jeweiligen Mitarbeiters in der Baumstruktur der
Hauptregisterkarte erfolgen.
Durch Klicken auf den Namen des zu ändernden Mitarbeiters werden die für ihn
gespeicherten Daten in die Arbeitsregisterkarte Benutzerdaten geladen.
Abbildung 62: Benutzerdaten der Mitarbeiter in der Arbeitsregisterkarte
Die in der Datenbank hinterlegten und in der Arbeitsregisterkarte angezeigten Daten sind
gegen Änderungen zunächst geschützt, erkennbar an der grauen Farbe der Textfelder in der
Arbeitsregisterkarte.
Version 5.7
Seite 66
Klicken auf die Schaltfläche [Ändern] lassen sich die jeweiligen Daten des Nutzers
(Mitarbeiterdaten, Funktion, Rolle und Vertreter) ändern.
Die Änderbarkeit ist dadurch erkennbar, dass die Farbe der Textfelder von Grau zu Weiß
bzw. Gelb wechselt. Gelb hinterlegte Felder gelten als Pflichtfelder. Die Schaltfläche
[Ändern] wechselt zur Beschriftung [Speichern].
Nach Abschluss der Änderungen werden diese durch Klicken auf die Schaltfläche
[Speichern] in Datenbank und Verzeichnis übernommen.
HINWEIS: Die e-Vergabe akzeptiert nur Email-Adressen, welche RFC 2821 konform sind.
Dies bedeutet, dass der Postfachname aus maximal 64 Zeichen bestehen darf (Peter) und
der Domain-Name maximal 255 Zeichen lang sein darf(csc.com). Daraus ergibt sich eine
Maximallänge von 320 Zeichen einschließlich des @.
Die Checkbox [Gesperrt] zeigt den Status des aktuellen Mitarbeiters an. Dieser Status kann
durch Aktivieren / Deaktivieren der Checkbox geändert werden. Gesperrte Mitarbeiter
können sich an der Vergabeplattform nicht anmelden (OBA und OefA).
Sofern der zu sperrende Mitarbeiter einen anderen Mitarbeiter vertritt, ist eine Sperrung
nicht möglich. In diesem Fall erhalten Sie einen Warnhinweis.
Zusätzliche Funktionalitäten dieser Registerkarte sind:

Anzeige / Ändern der Vertreter des aktuellen Mitarbeiters

Anzeige / Ändern der Funktion des aktuellen Mitarbeiters

Anzeige / Ändern der Organisationsrolle des aktuellen Mitarbeiters

Zuordnung zum Referat.
Die folgenden Änderungen können in dieser Ansicht geändert werden:
Version 5.7

Mit den Auswahllisten [Vertreter 1] und [Vertreter 2] können aus den bereits
vorhandenen Mitarbeitern des Mandanten die Vertreter des aktuellen Mitarbeiters
gewählt werden. Dabei ist es nicht möglich zweimal dieselbe Person als Vertreter zu
definieren.

Mit der Auswahlliste [Funktion] kann eingesehen bzw. festgelegt werden, welche
Rolle der aktuelle Mitarbeiter im Hinblick auf nicht verfahrensbezogene
Handlungen im Rahmen des Mandanten hat, z.B. Administrator oder
Angebotsöffner (Einzelheiten vgl. Rollen- und Rechtekonzept der
Vergabeplattform).

Mit der Auswahlliste [OrgRolle] kann die Organisations-Rolle des aktuellen
Mitarbeiters eingesehen bzw. geändert werden, z.B. Dienstellenleiter, Referatsleiter
oder Sachbearbeiter. An die Organisationsrolle sind bestimmte Rechte im Hinblick
auf verfahrensbezogene Handlungen verbunden.
Seite 67

Mit der Auswahlliste [Referat] kann das Referat des aktuellen Mitarbeiters
eingesehen bzw. geändert werden.
HINWEIS: Es ist organisatorisch sicherzustellen, dass ein Dienststellenleiter und dessen
Vertreter keine aktiven Verfahren besitzen, d. h. sie dürfen weder Verfahren anlegen noch
Verfahren in Form von Vertretung oder Nachfolger bearbeiten.
4.3.7.7
Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikate]
Diese Registerkarte dient der Anzeige der Zertifikatsdaten des aktuellen Mitarbeiters. Diese
Daten wurden beim Anlegen oder einem Kartenwechsel des Mitarbeiters in der Datenbank
hinterlegt.
Auf den Signaturkarten sind zwei Arten von Zertifikaten enthalten:

Verschlüsselungszertifikat, dient u. a. zur Authentifizierung

Signaturzertifikat, dient zur Signierung elektronischer Dokumente
Abbildung 63: Zertifikate der Mitarbeiter in der Arbeitsregisterkarte
Version 5.7
Seite 68
Zwischen der Anzeige des jeweiligen Zertifikats können Sie über die beiden in der
Arbeitsregisterkarte enthaltenen Unterregisterkarten am unteren Rand des Bildschirms
wechseln.
Abbildung 64: Unterregisterkarten für Zertifikatsansichten
Zusätzlich kann ein Kartenwechsel über diese Arbeitsregisterkarte durchgeführt werden.
Stellen Sie vor dem Kartenwechsel sicher, dass das neue Zertifikat im Trustcenter geführt
ist.
4.3.7.7.1 Kartenwechsel
Ein Kartenwechsel für den aktuellen Mitarbeiter kann grundsätzlich auf zwei verschiedene
Arten durchgeführt werden. Ist der Mitarbeiter anwesend und liegt die neue Signaturkarte
des Mitarbeiters vor, so kann der Kartenwechsel über die Schaltfläche [Kartenwechsel]
ausgelöst werden. Die Details zu diesem Wechsel werden in Kapitel 4.3.7.7.1.1
beschrieben.
Alternativ können die Zertifikate der neuen Signaturkarte im Online-BeschaffungsAssistenten exportiert werden (siehe Handbuch OBA) und das exportierte ZIP im VSTAdministrationsclient eingespielt werden. Hierzu muss die Schaltfläche
[Zertifikatsaustausch] betätigt werden. Die Details zu diesem Wechsel werden in Kapitel
4.3.7.7.1.2 beschrieben.
4.3.7.7.1.1 Kartenwechsel mittels Signaturkarte
Zum Kartenwechsel muss mittels Signaturkarte muss die neue Signaturkarte des
betroffenen Mitarbeiters körperlich vorliegen. Betätigen Sie die Schaltfläche
[Kartenwechsel] erscheint das folgende Hinweisfenster:
Version 5.7
Seite 69
Abbildung 65: Kartenwechsel – neue Signaturkarte lesen
Nach dem die neue Signaturkarte in das Kartenlesegerät eingelegt wurde, müssen die neuen
Zertifikatsdaten eingelesen und zum Server übertragen werden. Dies geschieht mittels des
bereits bekannten SecSigners.
Sobald das neue Zertifikat eingelesen wurde, beginnt die Umschlüsselung der benötigten
Verfahrensschlüsselpakete. Hierzu muss die Karte des VST-Administrators wieder
eingelegt werden:
Abbildung 66: Kartenwechsel – Administrator Karte einlegen
Legen Sie dafür wieder die Signaturkarte des angemeldeten VST-Administrators in das
Kartenlesegerät und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche [OK].
Nach der Eingabe der PIN werden die verwendeten Verfahrensschlüssel jetzt
umgeschlüsselt. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach erfolgreicher
Umschlüsselung schließt sich der Dialog und das Hauptfenster des VST wird wieder
angezeigt. Im Bereich [Zertifikate] werden jetzt die Daten des neuen Zertifikates
angezeigt.
Version 5.7
Seite 70
4.3.7.7.1.2 Kartenwechsel mittels Zertifikatsdatei
Zum Kartenwechsel mittels Zertifikatsdatei benötigen Sie eine spezielle ZIP-Datei, welche
die Zertifikate der neuen Signaturkarte des betroffenen Mitarbeiters enthält. Zu diesem
Zweck kann einzig und allein die ZIP-Datei verwendet werden, welche im OBA mittels der
Funktion [Extras > Zertifikate auslesen…] unter Verwendung der entsprechenden
Signaturkarte erstellt wurde; eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie bzw. der betroffene
Mitarbeiter im OBA-Bedienerhandbuch. Die im OBA erstellte Zertifikatsdatei muss in der
Regel mit geeigneten Mitteln (z. B. E-Mail) auf den Rechner transferiert werden, auf dem
der VST Admin Client läuft; im Folgenden wird davon ausgegangen, dass die
Zertifikatsdatei lokal auf diesem Rechner gespeichert ist.
Zur Durchführung des Kartenwechsels wählen Sie die Schaltfläche [Zertifikatsaustausch].
Es öffnet sich der folgende Dateiauswahldialog, mit dem Sie den Speicherort der ZIP-Datei
mit den Zertifikaten auswählen können.
Abbildung 67: Zertifikate öffnen
Navigieren Sie zum Speicherort der betreffenden Zertifikatsdatei und betätigen Sie die
Schaltfläche [Öffnen].Die Umschlüsselung beginnt nun. Zu diesem Zweck muss die Karte
des VST-Administrators wieder eingelegt werden.
Version 5.7
Seite 71
Abbildung 68: Signaturkarte des angemeldeten VST-Admin einlegen
Legen Sie dafür wieder die Signaturkarte des angemeldeten VST-Administrators in das
Kartenlesegerät und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche [OK].
Nach der Eingabe der PIN werden die verwendeten Verfahrensschlüssel jetzt
umgeschlüsselt. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach erfolgreicher
Umschlüsselung schließt sich der Dialog und das Hauptfenster des VST wird wieder
angezeigt. Im Bereich [Zertifikate] werden jetzt die Daten des neuen Zertifikates
angezeigt.
4.3.7.8
Die Arbeitsregisterkarte [Verfahrensrollen]
Abbildung 69: Arbeitsregisterkarte [Verfahrensrollen]
In dem Listenfeld dieser Registerkarte werden alle aktiven Verfahren des im
Mitarbeiterbaum der Hauptregisterkarte ausgewählten Mitarbeiters angezeigt. Sowie die
Rolle, die der Mitarbeiter in diesen Verfahren besitzt.
Abbildung 70: Verfahren des gewählten Mitarbeiters als aktiver Sachbearbeiter
Version 5.7
Seite 72
Diese Registerkarte dient nur der Information. Änderungen können Sie hierüber nicht
vornehmen.
4.3.8 Die Statuszeile
Die Statuszeile zeigt verschiedene Informationen über den Zustand des VST Admin Client
bzw. über die Vergabeplattform an.
Abbildung 71: Statuszeile des VST Admin Client
Nach [Angemeldeter Nutzer] wird der Vorname und Name des angemeldeten Benutzers
angezeigt sowie der Mandant, für den der Mitarbeiter Administrator ist.
Die Ampelanzeige neben ASP-Status bzw. Status ist in Kapitel 4.3.6 Die
Hauptregisterkarte [Mandant] beschrieben.
Version 5.7
Seite 73
5 Empfangen von E-Mails
Im Rahmen von bestimmten Tätigkeiten eines Anbieters oder des Adminstrators der
Vergabeplattform bzw. des VST-Adminstrators der Vergabestelle werden vom System
automatisch generierte E-Mails versendet. Als VST-Administrator werden Sie z.B. darüber
informiert, dass ein Sachbearbeiter neue Verfahrensschlüssel benötigt.
Für folgende Aktionen werden automatisch Mails versendet:
Version 5.7

Vergabeplattform wurde gesperrt,

Vergabeplattform wurde freigeschaltet,

Ihr Zertifikat läuft demnächst ab,

Sichtbarkeitsstatus der Vergabestelle hat sich geändert,

Vergabestelle soll gelöscht werden,

Vergabestelle wurde endgültig gelöscht und

SSL-Client-Zertifikat der Vergabestelle läuft demnächst ab.
Seite 74
6 Die personalisierte Mandantenseite
Im VST-Admin-Client gibt es die Möglichkeit, eine personalisierte Mandantenseite zu
pflegen. Auf der Startseite des Mandanten werden die eigenen Ausschreibungen und das
Mandanten-Logo dargestellt. Auch eine VST-eigene URL wird zur Mandantenseite führen,
sofern diese korrekt konfiguriert ist. Das Layout der Mandantenseite ist bis auf das Logo
nicht änderbar.
6.1 Aufruf der personalisierten Mandantenseite
Die personalisierte Mandantenseite kann über die erweiterte Suche in der Web-Oberfläche
aufgerufen werden. Dazu muss der Nutzer in der Navigationsleiste erst auf [Erweiterte
Suche] klicken, dann unter dem Punkt [Vergabestellen] auf [Auswählen] und
anschließend auf die gesuchte Vergabestelle klicken.
Wenn kein Link oder Logo konfiguriert wurden, erscheint für den Nutzer nur der Link
[Beschafferprofil] unter dem Link [Zur Statusseite]. Weiterhin ist die Navigationsleiste
um einen [Suchbereich] erweitert, wo man die Suche auf die Vergabestelle einschränken
kann (Vorgabewert) oder über alle Vergabestellen suchen kann. Klickt man jetzt auf
[Erweiterte Suche] ist auch in der erweiterten Suche die Vergabestelle automatisch als
Einschränkung selektiert.
Version 5.7
Seite 75
6.2 Pflege der personalisierten Mandantenseite
Um die Mandantenseite zu pflegen, müssen Sie den VST Admin Client starten.
Um den Link für die Vergabestelle zu pflegen, müssen die VST Konfigurationsparameter
[Titel_Link_Mandantenseite] (Anzeigetext für den Link, z.B. www.bund.de) und
[Link_Mandantenseite] (der tatsächliche absolute Link: z.B. http://www.bund.de) gepflegt
werden. Das Pflegen von Konfigurationsparametern ist in Kapitel 4.3.6.3 Die
Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] beschrieben.
Der Titel und Inhalt des Beschafferprofils wird über die Parameter [Beschafferprofil:
Titel] und [Beschafferprofil: Inhalt] gepflegt.
Um die Mandantenseite auch direkt über die URL ansprechen zu können, muss die
Vergabeplattform unter dem entsprechenden Namen im Domänennamenserver erreichbar
sein. Die e-Vergabe erlaubt es, unter der Bedingung, dass das Wort [evergabe] in der URL
vorkommt, dass die URL mit dem Vergabestellenkurznamen oder dem Inhalt des
Konfigurationsparameters [Subdomäne_Mandantenseite] anfängt (genau bis zum ersten
Punkt in der URL).
Wenn beispielsweise die e-Vergabe mit der URL test.evergabe-online.de aufgerufen wird,
der entsprechende Name im DNS oder der lokalen Host Einstellung gesetzt ist (und wenn
der Proxy das auch genau so durchlässt) und eine Vergabestelle mit dem Kurznamen oder
der Subdomäne_Mandantenseite [test] existiert, wird die entsprechende Vergabestellenseite
aufgerufen.
Alternativ kann auch der Parameter [mandantenseite=<id der Vergabestelle>] in der URL
gesetzt werden: z.B.: http://www.evergabe-online.de?mandantenseite=23.
Version 5.7
Seite 76
7 Master-Key-Vergabestelle
Das Verhalten und die Möglichkeiten im VST Admin Client für eine Master-KeyVergabestelle sind gegenüber einer normalen Vergabestelle eingeschränkt. In diesem
Kapitel werden nur die Unterschiede zum normalen Ablauf des VST-Admin-Clients
erläutert.
7.1 Starten des VST Admin Clients mit einem Software-Zertifikat
Master-Key-Vergabestellen arbeiten mit einem Software-Zertifikat. Das Software-Zertifikat
und die dazugehörige PIN erhalten Sie vom ASP-Administrator der Vergabeplattform. Zur
Anmeldung am VST-Admin-Client müssen Sie das Software-Zertifikat im
Kartenkonfigurationsdialog konfigurieren. Beim ersten Starten des VST-Admin-Clients als
Master-Key-Vergabestelle muss dieser Konfigurationsdialog erzwungen werden. Dazu
müssen Sie den VST-Admin-Client wie gewohnt starten. Es erscheint der Dialog
[Bestätigung], welcher daraufhin weist, dass die Signaturkarte nicht ordnungsgemäß im
Kartenleser eingelegt wurde. Diesen Dialog brechen Sie über die [Abbrechen]-Schaltfläche
ab. Daraufhin erscheint der Kartenkonfigurationsdialog (Abbildung 72).
Abbildung 72: Konfigurationsdialog für Master-Key-Vergabestellen
Zur Pflege der Softwarezertifikate müssen Sie die Schaltfläche [Auswählen] betätigen.
Anschließend wird Ihnen der Dialog Abbildung 73 angezeigt.
Version 5.7
Seite 77
Abbildung 73: Software-Zertifikat pflegen
Ist das entsprechende Zertifikat in dieser Liste nicht geführt, müssen Sie es über
[Hinzufügen] der Liste hinzufügen. Es öffnet sich ein Dateiexplorer mit dem Sie sich zum
entsprechenden Speicherort des Software-Zertifikats navigieren können.
Version 5.7
Seite 78
Ist das Zertifikat hinzugefügt, muss es im nächsten Schritt aktiviert werden. Dazu wird es in
der Liste selektiert. Die Schaltfläche [Aktivieren] wird aktiviert und kann betätigt werden.
Ein aktiviertes Software-Zertifikat wird in der Spalte aktiv mit einem Kreuz angezeigt
(Abbildung 74). Um den VST-Admin-Client starten zu können, muss das entsprechende
Software-Zertifikat für die Vergabestelle aktiviert sein.
Abbildung 74: Aktiviertes Software-Zertifikat
Zum Löschen eines Zertifikates muss das entsprechende Zertifikat selektiert sein. Die
Schaltfläche [Entfernen] wird dann aktiv und kann betätigt werden. Das Zertifikat wird
dann nicht weiter in der Liste angezeigt.
[Schließen] beendet den Dialog. Wenn kein Software-Zertifikat selektiert ist, sieht der
Konfigurationsdialog wie in Abbildung 72 aus. Bei einem aktivierten Zertifikat wird dieses
auch im Konfigurationsdialog angezeigt (Abbildung 75).
Abbildung 75: Anzeige des aktivierten Software-Zertifikat
Mit [OK] schließt sich der Konfigurationsdialog und der Dialog aus Abbildung 76 wird
angezeigt. Innerhalb dieses Dialoges können Sie über die Schaltfläche [OK] den VST
Admin Client im Master-Key-Modus starten.
Version 5.7
Seite 79
Abbildung 76: VST-AdminClient konfigurieren
7.2 Kartenwechsel – Master-Key-Vergabestelle
Die Softwarezertifikate der Master-Key-Vergabestellen haben eine Gültigkeitsdauer von 3
Jahren. Da die Zertifikate nach Ablauf ihrer Gültigkeit nicht mehr verwendet werden
können, müssen Sie vor Ablauf der Frist einen Kartenwechsel durchführen und so ein neues
Softwarezertifikat generieren. Die Arbeitsregisterkarte [Zertifikate] innerhalb der
Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] dient der Anzeige der Zertifikatsdaten des aktuellen
Mitarbeiters. Diese Daten wurden beim Anlegen oder einem Kartenwechsel des
Mitarbeiters in der Datenbank hinterlegt.
Auf dem Softwarezertifikat sind zwei Arten von Zertifikaten enthalten:
Version 5.7

Verschlüsselungszertifikat, dient u. a. zur Authentifizierung

Signaturzertifikat, dient zur Signierung elektronischer Dokumente
Seite 80
Abbildung 77: Zertifikate im Softwarezertifikat
Zwischen der Anzeige des jeweiligen Zertifikats können Sie über die beiden in der
Arbeitsregisterkarte enthaltenen Unterregisterkarten am unteren Rand des Bildschirms
wechseln.
Abbildung 78: Unterregisterkarten für Zertifikatsansichten
Zusätzlich kann ein Wechsel des Master-Keys über diese Arbeitsregisterkarte durchgeführt
werden.
Kartenwechsel
Nach Klicken auf die Schaltfläche [Wechsel des Master-Keys] erscheint der Dialog aus
Abbildung 79
Version 5.7
Seite 81
Abbildung 79: Dialog zur Durchführung des Kartenwechsels
Als erstes müssen Sie einen Speicherort für das neue Softwarezertifikat festlegen. Es
empfiehlt sich, das neue Zertifikat in das gleiche Verzeichnis zu speichern, in welchem sich
auch das derzeitige Zertifikat befindet. Denn bei Verwendung des gleichen Verzeichnisses
wird dem neuem Zertifikat die Endung [ _V1] angehangen.
Im nächsten Schritt muss eine neue PIN für das Softwarezertifikat vergeben werden. Dafür
geben Sie eine mindestens 8-stellige Zifferfolge an, welche im Anschluss wiederholt
werden muss.
Abbildung 80: PIN-Vergabe
Im Anschluss wird das neue Zertifikat mit der angegebenen PIN im ausgewählten
Verzeichnis angelegt. Zudem werden sämtliche bestehende Verfahrensschlüsselpakete
umgeschlüsselt. Den Fortschritt der Umschlüsselung können Sie in der angezeigten
Fortschrittsanzeige verfolgen.
Das neue Softwarezertifikat ist sofort konfiguriert, so dass Sie ohne einen weiteren Schritt
weiterarbeiten können.
7.3 Zu beachten bei Master-Key-Vergabestellen
Nach dem Starten des Clients gibt es noch weitere Punkte, die bei einem Master-KeyModus beachtet werden müssen:
Version 5.7
Seite 82

Der Master-Key-User kann keine Änderungen an Nutzer- bzw. Referatsdaten
vornehmen; die entsprechenden Schaltflächen sind deaktiviert.

Beim Zertifikatswechsel, der notwendig wird, wenn das Softwarezertifikat abläuft,
werden im Rahmen der Funktion [Kartenwechsel] ein neuer Speicherort und ein
neues Passwort abgefragt. Im Anschluss wird ein neues Software-Zertifikat generiert
und im angegebenen Verzeichnis gespeichert. Auf dieses neue Zertifikat wird dann
der Zertifikatswechsel durchgeführt.

Bei Master-Key-Vergabestellen ist auf die korrekte Einstellung der folgenden
Konfigurationsparameter zu achten (Arbeitsregisterkarte
[Konfigurationsparameter]):
o
MODUS_ANGEBOTSÖFFNUNG:
[mit Sachbearbeiter]
o
FREIGABE_ESENDER:
[Automatisch]
o
TEILNAHMEANTRAG
_BEARBEITUNG:
[OBA]
o
Version 5.7
VERHANDLUNGSVERFAHREN:
BEWERBER_AUTOMATISCH
[OBA]
_TEILNEHMER:
[Ja]
Seite 83
8 Hilfe und Info
Zusätzlich zu diesem Handbuch verfügt der VST-Client über eine Online-Hilfe. Diese
beinhaltet in der Regel die gleichen Informationen wie auch das vorliegende Handbuch.
Aufrufen können Sie die Online-Hilfe über die Funktion [Hilfe > Hilfe].
Abbildung 81: Online-Hilfe
Über den linken Bereich können Sie sich in die einzelnen Kapitel navigieren, welche dann
im rechten Bereich angezeigt werden. Über die Schaltfläche [Schließen] beenden Sie die
Online-Hilfe wieder und gelangen auf die Hauptseite des VST.
Über die Funktion [Hilfe > Über] erhalten Sie Informationen zum Thema Copyright und
können feststellen, mit welcher Version des VST Sie gerade arbeiten.
Version 5.7
Seite 84
Abbildung 82: Informationen und Copyright
HINWEIS: Abbildung 82 zeigt eine beispielhafte Ansicht der Funktion [Info].
Insbesondere kann die aktuelle Versionsinformation von der Abbildung abweichen.
Über die Schaltfläche [OK] beenden Sie diesen Dialog und gelangen wieder auf die
Hauptseite des VST.
Version 5.7
Seite 85
9 Mögliche Fehlerquellen
Fehler: Anlegen eines neuen Mitarbeiters im Single-Referat-Modus nicht mehr möglich.
Ursache: Um einen neuen Mitarbeiter anlegen zu können, muss ein Mitarbeiter bzw. ein
Leer-Knoten angewählt werden. Es kann vorkommen, dass der einzige Mitarbeiter zum
Dienststellenleiter wird und - da im Single-Referat-Modus keine Leer-Knoten erscheinen das Anlegen neuer Mitarbeiter nicht mehr möglich ist.
Behebung: Temporär den Single-Referat-Modus abstellen (Konfigurationsparameter), dann
den neuen Mitarbeiter anlegen und die Einstellung der Parameter wieder zurückstellen.
Fehler: VST-Administrator kann sich aufgrund eines abgelaufenen Zertifikats nicht am
Client anmelden und bekommt eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
Ursache: Es dürfen sich keine Administratoren am Admin-Client anmelden, deren
Zertifikat abgelaufen ist.
Behebung: Der ASP kann global (temporär) durch Setzen des Konfigurationsparameter
VST_ANMELDUNG_EXPIRED im ASP-Admin-Client auf [true] die Anmeldung des
VST_Admins am VST-Admin-Client ermöglichen. Diese Einstellung der Parameter sollte
anschließend wieder zurückgestellt werden.
Version 5.7
Seite 86
10 Glossar
Light-Vergabestelle:
Light-Vergabestellen nutzen die Vergabeplattform nur für Veröffentlichungs-zwecke, d. h.
diese Vergabestellen stellen die beschreibenden Dokumente zu den Ausschreibungen auf
der Vergabeplattform und der Plattform www.bund.de zur Verfügung und können den
teilnehmenden Anbietern Dokumente über die Vergabeplattform zukommen lassen.
Teilnahmeanträge, Angebote und andere Nachrichten muss der Anbieter jedoch über den
Post bzw. E-Mail-Weg der Vergabestelle zukommen lassen.
Mandant
Eine bei der Vergabeplattform registrierte Vergabestelle
GUI
Graphical User Interface, grafische Benutzeroberfläche
OBA
Online Beschaffungsassistent
https
Hyper Text Transfer Protocol over Secure Socket Layer
SGA
Schlüsselgenerierungsassistent, Anwendung zur Generierung
verfahrensbezogener Schlüssel (historischer Begriff, der SGA wird ab
Version 4.1 nicht mehr verwendet)
PIN
Personal Identification Number, nur dem Benutzer bekannte Geheimzahl der Signaturkarte
URL
Uniform Resource Locator
Version 5.7
Seite 87
11
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Installationsfenster ................................................................................................................ 4
Abbildung 2: Sicherheitswarnung ............................................................................................................... 5
Abbildung 3: VST-AdminClient konfigurieren .......................................................................................... 5
Abbildung 4: SSL-Zertifikat für Client-Authentisierung einstellen ............................................................ 7
Abbildung 5: SSL-Zertifikat auswählen...................................................................................................... 8
Abbildung 6: Auswahl der Datei mit dem privaten Schlüssel .................................................................... 8
Abbildung 7: Passworteingabe .................................................................................................................... 9
Abbildung 8: Umgebungsvariablen........................................................................................................... 10
Abbildung 9: Neue Benutzervariable ........................................................................................................ 10
Abbildung 10: Java Web Start Anwendungsmanager ............................................................................... 14
Abbildung 11: Web Start Verknüpfung via Menü .................................................................................... 15
Abbildung 12: Bildsymbol mit Verknüpfung zum VST Admin Client .................................................... 15
Abbildung 13: Aufruf des VST Admin Client im Startmenü.................................................................... 15
Abbildung 14: Das Anwendungsfenster des VST-Admin Client.............................................................. 16
Abbildung 15: Beenden des VST Admin Client ....................................................................................... 17
Abbildung 16: Beispiel für den Aufbau der Masken im VST-Admin Client ............................................ 18
Abbildung 17: Zertifikat konfigurieren ..................................................................................................... 21
Abbildung 18: Warnhinweis bei ungesicherten Änderungen .................................................................... 22
Abbildung 19: Verfahrensgeneralschlüssel generieren ............................................................................. 24
Abbildung 20: Verfahrensgeneralschlüssel speichern............................................................................... 25
Abbildung 21: Verfahrensgeneralschlüssel verschlüsseln ........................................................................ 25
Abbildung 22: Verfahrensgeneralschlüssel speichern - erfolgreich .......................................................... 26
Abbildung 23: Verfahrensgeneralschlüssel speichern............................................................................... 26
Abbildung 24: Verfahrensgeneralschlüssel verschlüsseln ........................................................................ 27
Version 5.7
Seite 88
Abbildung 25: Verfahrensgeneralschlüssel speichern - erfolgreich .......................................................... 27
Abbildung 26: Hauptregisterkarten ........................................................................................................... 28
Abbildung 27: Hinweis über Speicherung ................................................................................................ 28
Abbildung 28: Die Arbeitsregisterkarten der Hauptregisterkarte Mandant .............................................. 29
Abbildung 29: Auswahlkriterien für das Event-Log ................................................................................. 30
Abbildung 30: Detailanzeige der Arbeitsregisterkarte [News bearbeiten] .............................................. 34
Abbildung 31: News-Assistent, Schritt 1, Eingabe des HTM-Quellcodes................................................ 35
Abbildung 32: News-Assistent.................................................................................................................. 36
Abbildung 33: Die Arbeitsregisterkarte [Konfigurationsparameter] ..................................................... 37
Abbildung 34: Sprachunabhängige Konfigurationsparameter .................................................................. 38
Abbildung 35: Sprachabhängige Konfigurationsparameter ...................................................................... 38
Abbildung 36: Arbeitsregisterkarte [Zertifikat] ....................................................................................... 45
Abbildung 37: Verfahrensübersicht .......................................................................................................... 45
Abbildung 38: Arbeitsregisterkarte [Bieterlisten] .................................................................................... 45
Abbildung 39: Bieter-Liste hinzufügen: PDF laden.................................................................................. 46
Abbildung 40: Bieter-Liste hinzufügen: PDF auswählen ......................................................................... 47
Abbildung 41: Bieter-Liste hinzufügen: XML laden ................................................................................ 48
Abbildung 42: Bieter-Liste hinzufügen: XML auswählen ........................................................................ 49
Abbildung 43: Bieter-Liste hinzufügen: Dateiname und Beschreibung ................................................... 50
Abbildung 44: Bieter-Liste hinzufügen: Fertigstellen ............................................................................... 51
Abbildung 45: Die Arbeitsregisterkarte [Status] ...................................................................................... 52
Abbildung 46: Die Arbeitsregisterkarte [ESender] .................................................................................. 53
Abbildung 47: Arbeitsregisterkarte [VV-Templates]............................................................................... 55
Abbildung 48: Sichtbarkeit der Vorlagen ................................................................................................. 56
Abbildung 49: Arbeitsregisterkarten der Hauptregisterkarte [Mitarbeiter] ............................................. 56
Abbildung 50: Angaben Vergabestelle ändern.......................................................................................... 57
Version 5.7
Seite 89
Abbildung 51: Neues Referat anlegen....................................................................................................... 58
Abbildung 52: Anlegen neuer Mitarbeiter ................................................................................................ 59
Abbildung 53: Mitarbeiter anlegen (2.Schritt): Voreinstellung ................................................................ 60
Abbildung 54: Mitarbeiter anlegen (2.Schritt): Funktion.......................................................................... 60
Abbildung 55: Mitarbeiter anlegen (2.Schritt): OrgRolle ......................................................................... 61
Abbildung 56: Einlesen der Signaturkarte des neuen Mitarbeiters ........................................................... 62
Abbildung 57: Signaturkarte des angemeldeten VST-Admins einlegen ................................................... 62
Abbildung 58: Mitarbeiter löschen............................................................................................................ 63
Abbildung 59: Referat löschen .................................................................................................................. 64
Abbildung 60: Bestätigung Referat löschen .............................................................................................. 64
Abbildung 61: Fehlermeldung Referat löschen ......................................................................................... 65
Abbildung 62: Benutzerdaten der Mitarbeiter in der Arbeitsregisterkarte ................................................ 66
Abbildung 63: Zertifikate der Mitarbeiter in der Arbeitsregisterkarte ...................................................... 68
Abbildung 64: Unterregisterkarten für Zertifikatsansichten ..................................................................... 69
Abbildung 65: Kartenwechsel – neue Signaturkarte lesen ........................................................................ 70
Abbildung 66: Kartenwechsel – Administrator Karte einlegen ................................................................ 70
Abbildung 67: Zertifikate öffnen .............................................................................................................. 71
Abbildung 68: Signaturkarte des angemeldeten VST-Admin einlegen .................................................... 72
Abbildung 69: Arbeitsregisterkarte [Verfahrensrollen] .......................................................................... 72
Abbildung 70: Verfahren des gewählten Mitarbeiters als aktiver Sachbearbeiter .................................... 72
Abbildung 71: Statuszeile des VST Admin Client .................................................................................... 73
Abbildung 72: Konfigurationsdialog für Master-Key-Vergabestellen...................................................... 77
Abbildung 73: Software-Zertifikat pflegen ............................................................................................... 78
Abbildung 74: Aktiviertes Software-Zertifikat ......................................................................................... 79
Abbildung 75: Anzeige des aktivierten Software-Zertifikat ..................................................................... 79
Abbildung 76: VST-AdminClient konfigurieren ...................................................................................... 80
Version 5.7
Seite 90
Abbildung 77: Zertifikate im Softwarezertifikat ....................................................................................... 81
Abbildung 78: Unterregisterkarten für Zertifikatsansichten ..................................................................... 81
Abbildung 79: Dialog zur Durchführung des Kartenwechsels.................................................................. 82
Abbildung 80: PIN-Vergabe ..................................................................................................................... 82
Abbildung 81: Online-Hilfe ...................................................................................................................... 84
Abbildung 82: Informationen und Copyright ............................................................................................ 85
12
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Menüstruktur des VST Admin Client ...................................................................................... 19
Tabelle 2: Freigabestatus des VST Admin Client ..................................................................................... 29
Version 5.7
Seite 91

Vergabestellen Administrationsassistent - e

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