Datensicherung Windows Outlook

Datensicherung
Outlook
Dokumentation
Datensicherung
und
Wiederherstellung
Outlook
Versionsverzeichnis
Version:
Version 1.0
www.babe-informatik.ch
Datum:
Januar 2011
Revisionsgrund:
Erste Ausgabe
1/7
Datensicherung
Outlook
Datensicherung von Outlook
Voraussetzung um diese Datensicherung gemäss dieser Anleitung ausführen zu
können ist, dass Sie den Prozess Ordner erstellen, Ordner umbenennen und Ordner
kopieren verstehen.
1. Daten Exportieren (oder Backup)
Outlook ist ein System, das verbunden ist mit einer zentralen Steuerung, die sich Exchange Server
nennt. Diese wird verwendet in Betrieben mit mehreren Mitarbeitern.
In diesem Exchange Server hat jeder Mitarbeiter ein Konto mit seiner E-Mail-Adresse.
Die Adresse sieht etwa so aus: name.vorname@firma.ch
Jede E-Mail-Adresse ist mit dem Exchange-Server verbunden und besitzt dort ein Konto in Form
eines Ordners. In diesem Ordner liegt die Datei Outlook.pst.
In dieser Datei sind alle Informationen wie E-Mails-Daten, Adressen, Terminkalender und Notizen
gespeichert.
Verwendet man Outlook im privaten Bereich, ohne Exchange Server, dann heisst der Ordner wo
sich die E-Mails und Daten befinden Outlook und die Datei im Ordner Outlook.pst. Dieser Ordner
wird in der Ordnerstruktur vom Benutzerkonto automatisch angelegt. Man kann den Standort auch
selber manuell bestimmen, empfiehlt sich aber nur für Techniker.
Für die Datensicherung muss nur dieser Ordner wegkopiert werden.
Es befindet sich in dem Ordner auch noch Dateien wie packup.pst und archiv.pst.
Das sind Dateien aus manuellen zusätzlichen Sicherungen vom Anwender.
Den aktuellen Standort der Outlook.pst-Datei
können Sie ab Outlook 2007 nachschauen und Verändern.
Standortänderungen sollten nur von Technikern gemacht werden.
www.babe-informatik.ch
2/7
Datensicherung
Outlook
Dies ist der Standort in einem Betriebssystem Windows 7
In den älteren Versionen von Outlook können Sie den Standort nicht verändern, oder
nur über technisches Know How:
1.1. Kopieren des Outlook-Dateiordners in Windows XP
Damit man die Ordner in Windows XP auch sehen kann, muss man die versteckten Dateien anzeigen. Dafür muss folgende Einstellung in den Ordneroptionen vorgenommen werden.
Die Ordneroptionen finden Sie im Explorer unter Extra
Oder
→ Ordneroptionen
Start → Systemsteuerung → OrdneropƟonen
www.babe-informatik.ch
3/7
Datensicherung
Outlook
Die Outlook.pst-Datei befindet sich in Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Der Ordner Outlook muss für die Datensicherung von Outlook an einen von Ihnen gewählten Ort
kopiert werden.
1.2. Kopieren des Outlook-Dateiordner in Windows 7
Auch in Windows 7 müssen Sie sich zuerst die versteckten Dateien anzeigen lassen.
Wie in XP finden Sie die Ordneroptionen im Explorer unter:
Organisieren → Ordner- und Suchoptionen
oder in der Systemsteuerung
www.babe-informatik.ch
4/7
Datensicherung
Outlook
Die Outlook.pst-Datei befindet sich Windows 7:
C:\\Benutzer\NameBenutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Der Ordner Outlook muss für die Datensicherung von Outlook, an einen von Ihnen gewählten Ort
kopiert werden.
2. Adressdaten sichen
Das Adressbuch ist in der Outlook.pst-Datei integriert. Trotzdem ist es sinnvoll, das Adressbuch als
Textdatei abzusichern. Der Ablauf ist für alle Versionen in etwa gleich:
Wählen Sie Datei → Importieren/Exportieren
www.babe-informatik.ch
5/7
Datensicherung
Outlook
Wählen Sie → In Datei exportieren
Wählen Sie → Kommagetrennte Werte (Windows)
Wählen Sie den Ordner Kontakte aus
Speichern Sie die Textdatei (*.cvs) in einen von Ihnen vorbereiteten Ordner
Nächsten Dialog bestätigen und abspeichern.
www.babe-informatik.ch
6/7
Datensicherung
Outlook
3. Restore der Daten
Um ein Outlook wieder neu einzurichten müssen Sie wie folgt vorgehen.
1. Richten Sie zuerst die E-Mail-Konten ein.
2. Kopieren Sie die Datei Outlook.pst aus der Sicherung zurück ins neue aktive Verzeichnis
Kontoinformationenen exportieren/importieren
In den Versionen bis 2003 konnte man die Kontoinformationen exportieren.
Die Konfiguration der E-Mail-Adressen war ähnlich wie im Outlook Express
In der neuen Verisonen 2007 und 2010 ist die Funktion nicht mehr vorhanden.
www.babe-informatik.ch
7/7