März 2003 EU Schengen

DE
RAT DER
EUROPÄISCHEN UNION
GENERALSEKRETARIAT
GD H
EU
Schengen-Katalog
Das von den diplomatischen und konsularischen Vertretungen
angewandte Visumerteilungsverfahren und das
ordnungsgemäße Funktionieren der konsularischen
Zusammenarbeit vor Ort sind für die Abschätzung der
Bedrohungslage im Bereich der illegalen Einwanderung von
entscheiden-der Bedeutung.
Mit dem Katalog soll nicht der gesamte Schengen-Besitzstand
erschöpfend dargestellt werden, sondern es soll vielmehr der
Besitzstand detailliert aufgeführt und erläutert werden; ferner
soll es damit aufgrund der Erfahrungen der Gruppe
"Schengen-Bewertung" des Rates Empfehlungen formuliert
und bewährte Verfahren aufgezeigt werden.
Der Katalog zeigt, wie der Besitzstand im Visumbereich und im
Bereich der konsularischen Zusammenarbeit in der Praxis
angewandt werden sollte.
Volumen
3
VISUMERTEILUNG:
Empfehlungen und bewährte Praktiken
März 2003
EU
Schengen-Katalog
Volumen
3
VISUMERTEILUNG:
Empfehlungen und bewährte Praktiken
März 2003
Vorwort
Griechenland, das seit dem 1. Januar 2003 den Vorsitz im Rat der Europäischen Union führt,
erkennt an, dass das Verfahren der Visumerteilung durch die diplomatischen und konsularischen
Vertretungen sowie das reibungslose Funktionieren der konsularischen Zusammenarbeit vor Ort
äußerst wichtig sind, um die Gefahr illegaler Zuwanderungen bewerten zu können.
Eingedenk dessen, dass der Europäische Rat auf seinen Tagungen in Tampere, Laken und Sevilla
sowie der Rat (Justiz, Inneres und Katastrophenschutz) auf seiner Sondertagung vom 20. September
2001 die Mitgliedstaaten aufgerufen haben, ihre gemeinsame Visumpolitik weiterzuentwickeln, bei
den Verfahren zur Ausstellung von Visa äußerste Strenge walten zu lassen und zwischen ihren
Vertretungen in Drittländern die konsularische Zusammenarbeit vor Ort zu stärken, hat Griechenland die vom dänischen Vorsitz im vergangenen Jahr ergriffene Initiative zur Einsetzung einer
Untergruppe begrüßt, die "bewährte Praktiken auf dem Gebiet der Visumerteilung und der konsularischen Zusammenarbeit" ermitteln sollte.
Die Untergruppe, in der Österreich den Vorsitz führt, hat den beigefügten Katalog von Empfehlungen und bewährten Praktiken für die ordnungsgemäße Anwendung des Schengen-Besitzstands im
Entwurf ausgearbeitet. Der Katalog soll nicht den gesamten Schengen-Besitzstands erschöpfend
definieren, sondern ihm erläutern und detailliert aufführen, Empfehlungen geben und bewährte
Praktiken auflisten; er stützt sich auf die Erfahrungen der Gruppe "Schengen-Bewertung" bei der
Überprüfung der ordnungsgemäßen Anwendung des Besitzstands in Deutschland, Frankreich,
Belgien, den Niederlanden, Luxemburg und bei der Bewertung Griechenlands und der nordischen
Staaten.
Es ist dem Rat der Europäischen Union eine große Genugtuung, dieses Arbeitsinstrument, das - dies
sei noch einmal betont - keine neuen Anforderungen einführen soll, vorlegen zu dürfen. Es ist
richtungsweisend dafür, wie der Besitzstand auf dem Gebiet der Visa und der konsularischen
Zusammenarbeit in der Praxis angewandt werden sollte, und in dieser Hinsicht stets in Verbindung
mit der Gemeinsamen Konsularischen Instruktion heranzuziehen.
Der griechische Vorsitz möchte noch einmal all jenen danken, die an der Ausarbeitung des vorliegenden Katalogs beteiligt waren, und ist zuversichtlich, dass der Katalog ein weiteres Instrument
sein wird, mit dem eine erfolgreiche Integration der neuen Mitglieder der Union rechtzeitig und
angemessen sichergestellt wird.
Brüssel, den 16. März 2003
__________________
TEIL VIER: VISUMERTEILUNG
INHALTSVERZEICHNIS
Einleitung ............................................................................................................................................7
Empfehlungen/Beste Praktiken.........................................................................................................9
1. Antragstellung in der Konsularischen Vertretung ..................................................................9
2. Sicherheit des Gebäudes .......................................................................................................11
3. Vorlage der Anträge..............................................................................................................13
4. Bearbeitung des Antrags .......................................................................................................14
5. Ausfüllen des Visumetiketts .................................................................................................17
6. Notifizierung der Ablehnung ................................................................................................18
7. Sicherheit (zur Sicherheit des Gebäudes siehe unter Kapitel 2) ...........................................19
8. Aus- und Fortbildung............................................................................................................22
9. IT Allgemein.........................................................................................................................23
10. Ausrüstung zur Aufdeckung ge- und verfälschter Dokumente...........................................24
11. In Vertretung erteilte Visa ..................................................................................................25
12. Konsularische Zusammenarbeit..........................................................................................26
2
Einleitung
Die in diesem Dokument enthaltene Liste von Empfehlungen und bewährten Praktiken wurde von
den für den Visumbereich zuständigen Sachverständigen der Schengen-Staaten (vgl. nachstehend)
und der Europäischen Union auf der Grundlage der Gemeinsamen Konsularischen Instruktion
(GKI) erarbeitet. Ferner wurden auch die in jüngster Zeit vorgenommenen Bewertungen verschiedener konsularischer Vertretungen als wertvolle Grundlage für die Arbeit herangezogen.
Der Rechtsrahmen für die Bearbeitung von Visumanträgen ist nach wie vor die GKI, aber das Ziel
der Erarbeitung "bewährter Praktiken" besteht darin, die Harmonisierung der Praktiken soweit wie
möglich und in den Fällen, in denen die Bestimmungen der GKI eher allgemeiner Art sind, zu
verbessern.
Die Empfehlungen und bewährten Praktiken wurden für das Modell einer konsularischen Vertretung erarbeitet, die eine große Zahl von Anträgen bearbeiten muss und sich in einem risikoträchtigen Gebiet befindet. Obwohl es schwierig sein dürfte, diese Norm weltweit zu erzielen, wird
empfohlen, diese Normen unter Berücksichtigung der unterschiedlichen örtlichen Gegebenheiten
soweit wie möglich anzuwenden und einzuhalten.
Die Frage der vorgeschriebenen Versicherung, sei es eine Kranken- oder Reiseversicherung, ist in
diesem Katalog nicht behandelt, da eine vor Kurzem durchgeführte Studie gezeigt hat, dass in
diesem Bereich derzeit keine bewährte Praxis besteht.
Da die konsularische Zusammenarbeit vor Ort eine wichtige Informationsquelle ist, wird
empfohlen, dass die zentralen Behörden über die ergriffenen Initiativen und die mit den bewährten
Praktiken gewonnenen Erfahrungen im Rahmen der konsularischen Zusammenarbeit unterrichtet
werden, damit sie als Grundlage für die Verbesserung und Anpassung der derzeitigen Rechtsvorschriften dienen können.
Nachstehend bezeichnet der Ausdruck "Schengen-Staaten" /"Staaten" die Staaten, die den
Schengen-Besitzstand vollständig anwenden.
3
Empfehlungen/Bewährte Praktiken
Empfehlungen
1.
Antragstellung in der Konsularischen Vertretung
a)
Schriftliche Informationen
Um zu vermeiden, dass unvollständige Visumanträge
gestellt werden und die Antragsteller sich mehrmals zur
Visumabteilung begeben müssen, sollten die einschlägigen
Informationen eine möglichst weite Verbreitung finden.
Neben allgemeinen Informationen über die Schengen-Visa
sollten auch Informationen zur Antragstellung selbst in verschiedenen Sprachen vorliegen, darunter zumindest die
Sprache des Gastlandes der Vertretung. Diese Informationen
sollten allgemein verfügbar sein und außerhalb des
Gebäudes/des Geländes sichtbar ausgehängt werden.
b)
Soweit technisch möglich ist, wird ein Telefonsystem
mit Wahlmöglichkeit eingerichtet, mit dem die
Anrufer durch Drücken der entsprechenden Taste
oder durch Sprechbefehl Informationen in den verschiedenen Sprachen im Zusammenhang mit ihren
spezifischen Reisevorhaben erhalten können.
Antragsformulare
Um den Handel mit Antragsformularen zu verhindern,
sollten diese gebührenfrei in den meisten Reiseagenturen
und Büros von Fluggesellschaften sowie in Büros, die
Geschäftsvereine vertreten, in Kulturinstituten usw. ausliegen.
Beispiele von ordnungsgemäß ausgefüllten Formularen
liegen zur Einsicht vor (und sind ggf. im Internet einzusehen).
4
Broschüren mit Leitlinien für Antragsteller sind in
ausreichender Menge bei allen einschlägigen
Kontaktstellen im Gastland vorhanden und können soweit vorhanden - auch auf der Website der Vertretung eingesehen werden.
Sie enthalten die nachstehenden detaillierten Informationen:
−
die verschiedenen Visumkategorien
−
Anschrift und Telefon-/Faxnummer der Visumabteilung
−
Öffnungszeiten
−
für die Visumerteilung zuständiges Land
(gemäß der GKI)
−
für die Bearbeitung der Visumanträge zu
entrichtende Gebühren, ihre Höhe und wann sie
zu entrichten sind. Es ist ausdrücklich
angegeben, dass keine anderen Gebühren zu
zahlen sind, und dass im Falle einer Ablehnung
die Gebühren nicht erstattet werden.
−
Angabe, wann die Visa-Helpline - soweit vorhanden - Auskunft erteilt.
Telefonischer Kontakt
Informationen über Visa sollten nach Möglichkeit nur vom
Personal der Visumabteilung erteilt werden, entweder über
eine Helpline, die zu festgelegten Uhrzeiten besetzt ist, oder
durch einen Anrufbeantworter, der Informationen in verschiedenen Sprachen erteilt.
c)
Bewährte Praktiken
Die Antragsformulare sind in den zuständigen
Kontaktstellen und -instituten des Gastlandes verfügbar und können auch online abgerufen werden,
wodurch die Antragsteller ihre Anträge elektronisch
ausfüllen und übermitteln können, bevor sie persönlich in der Visumabteilung vorstellig werden.
Beispiele von ordnungsgemäß ausgefüllten Formularen stehen den Antragstellern in einem Leitfaden zur
Verfügung.
d)
Empfehlungen
Schilder und Aushänge
In Aushängen sollten die Antragsteller darauf hingewiesen
werden, dass abgesehen von den am Visumschalter zu entrichtenden Gebühren z.B. die Zulassungs- oder Antragsformulare gebührenfrei sind. Es sollten auch Schilder angebracht werden, um die Besucher zum richtigen Eingang oder
Schalter zu leiten.
Bewährte Praktiken
Am Eingang der Vertretung und auch am Eingang der
Visumabteilung sind zusätzliche Aushänge mit Hinweisen für die Besucher in der Sprache des Gastlandes angebracht. Die Vertretung unterrichtet die
Antragsteller über die für die Bearbeitung des
Visumantrags zu entrichtenden Gebühren, ihre Höhe
und wann sie zu entrichten sind. Es ist auch
ausdrücklich angegeben, dass keine anderen
Gebühren zu zahlen sind, und dass im Falle einer
Ablehnung die Gebühren nicht erstattet werden.
Die Visumantragsteller werden durch Schilder oder
durch ein Mitglied des örtlichen Personals der
Vertretung oder des Sicherheitspersonals zum
richtigen Eingang und in großen Vertretungen zur
richtigen Schlange geleitet.
In der örtlichen Presse sollten Informationen über
Stoßzeiten veröffentlicht werden, um den Antragstellern nahe zu legen, ihren Antrag außerhalb dieser
Stoßzeiten zu stellen.
e)
Erste Prüfung der Anträge
Die von den Antragstellern in der Vertretung vorgelegten
Formulare sollten von einem Mitglied des örtlichen
Personals der Vertretung oder des Sicherheitspersonals
geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß
ausgefüllt und unterschreiben sind und dass die erforderlichen Dokumente beigefügt wurden.
In großen Visumabteilungen werden die von den
wartenden Antragstellern ausgefüllten Formulare vor
der Abgabe zunächst geprüft.
In kleineren Visumabteilungen mit ausreichendem
Personal und einer angemessenen Infrastruktur dürfen
alle Antragsteller, die während der Öffnungszeiten
vorstellig werden, ihren Antrag direkt einreichen.
In Visumabteilungen mittlerer Größe wird ein
Nummernsystem angewandt, bei dem die Antragsteller bei der Einreichung des Antrags eine Nummer
für einen Termin erhalten. Es wird nach Kräften
gegen den Handel mit Nummern vorgegangen.
In Vertretungen, in denen sehr viele Visumantragsteller vorstellig werden, wird ein System für
die Terminvergabe eingeführt. Um das Phänomen des
Visa-Shopping" zu vermeiden, muss im Rahmen der
konsularischen Zusammenarbeit vor Ort der Stichtag
für den Erhalt eines Termins vereinbart werden.
5
f)
Empfehlungen
Steuerung der Besucherströme
Es sollte vermieden werden, dass außerhalb der Visumabteilung lange Schlagen entstehen oder dass um Plätze in
den Schlangen gehandelt bzw. gestritten wird.
2.
Sicherheit des Gebäudes
a)
Sicherheitsmerkmale
1)
Außerhalb des Gebäudes
−
In großen Visumabteilungen ohne System für die
Terminvergabe kann mit beweglichen Absperrungen
für geordnete Warteschlangen gesorgt werden. Die
örtliche Polizei sollte um Unterstützung gebeten
werden und für diese Bediensteten sollte eine Turnusregelung vorgesehen werden.
Es wird empfohlen, einen separaten Eingang/Ausgang
des Gebäudes der Visumabteilung für das Personal
vorzusehen.
−
2)
Bewährte Praktiken
Es sind ausreichend Personal und technische Vorrichtungen vorhanden, so dass alle Antragsteller ihre
Formulare während der Öffnungszeiten einreichen
können, ohne dabei länger warten zu müssen, als vor
Ort üblich ist.
Warteraum
In einigen Fällen befinden sich die Warteräume im Bot−
schaftsgebäude, ohne dass die Möglichkeit besteht, einen
separaten Eingang oder einen separaten überwachten
Zugang zu den verschiedenen Teilen des Gebäudes einzurichten. In diesen Fällen müssen die Besucher und die von
ihnen mitgeführten Sachen einer Sicherheitskontrolle unterzogen werden.
−
Kontakte zwischen dem Personal der Visumabteilung und
den Besuchern sollten nach Möglichkeit an mit Glasscheiben versehenen Schaltern stattfinden.
Bei Schließung der Räumlichkeiten für den Publikumsverkehr solle der Warteraum durch einen Sicherheitsbeamten auf zurückgelassene Gegenstände geprüft werden.
Es ist ratsam, den Warteraum soweit möglich eindeutig von
den Schaltern zu trennen.
6
Der Warteraum für die Besucher der Visumabteilung ist über einen separaten Eingang
leicht zugänglich.
Hat der Warteraum keinen separaten Eingang,
so darf es keine Verbindungstür zwischen dem
Warteraum und der Visumabteilung geben.
Empfehlungen
Bewährte Praktiken
3)
Visumschalter
−
Die Schalter sollten mit Sicherheitsglasscheiben aus- −
gestattet sein, damit die Dokumente ohne Gefahr für −
das Personal vorgelegt werden können und gleichzeitig ein diskretes Gespräch geführt werden kann.
−
Es sollte eine Regelung vorgesehen werden, um
sicherzustellen, dass die Antragsteller nach der
Terminliste oder in der Reihenfolge ihres Eintreffens
abgefertigt werden.
−
−
−
−
−
−
−
−
4)
Das Gebäude selbst
−
Das Gebäude sollte gegen Einbruch und sonstige
Gewaltakte geschützt sein.
−
Am Eingang sollte ein mit einer Sperre versehenes
Zugangskontrollsystem eingerichtet werden.
−
Es sollte die entsprechende Ausstattung vorhanden
sein, um die Besucher und die von ihnen mitgeführten
Sachen eine Sicherheitskontrolle unterziehen zu
können (siehe oben).
−
Die Besucher sollten eine Metalldetektor-Schleuse
passieren oder zumindest mit einem tragbaren Metalldetektor kontrolliert werden.
Es wird kugelsicheres Glas verwendet.
Die Schalter sind mit zug- und beschusssicheren Durchreichen versehen, die für A4Dokumente geeignet sind.
Eine geeignete Vorrichtung ermöglicht eine
problemlose und gleichzeitige diskrete
Kommunikation, z.B. eine Wechselsprechanlage mit Mikrofon und Lautsprechern oder
Kopfhörern für den Bediensteten der Visumabteilung und einem (in der Glasschreibe) eingebauten Mikrofon (damit es nicht von den
Dokumenten bedeckt wird), Kopfhörern oder
Telefonhörer für den Besucher.
Zwischen den Schaltern sind bis etwa zur
Kopfhöhe schalldämpfende Trennwände angebracht.
Vor jedem Schalter ist deutlich eine Wartelinie
markiert.
In bestimmten Ländern müssen besondere
Maßnahmen für Fälle ergriffen werden, die
besondere Diskretion verlangen (eine Kabine
mit eigener Tür und Stühle für die Besucher).
Um sicherzustellen, dass die Anträge in der
richtigen Reihenfolge bearbeitet werden,
werden die Antragsteller z.B. über ein im
Warteraum angebrachtes Mikrofon aufgerufen
bzw. erscheint ihre Nummer auf einer von
einem Bediensteten der Visumabteilung
betätigten Anzeige.
Die Fenster des Erdgeschosses sind mit Gittern
versehen.
Es wurden geeignete Alarmsysteme eingerichtet.
Der Zugang erfolgt über eine Tür oder eine
Schleuse, die nur per Fernbedienung geöffnet
werden kann.
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b)
Empfehlungen
Sicherheitskontrollen
1)
Außerhalb der Visumabteilung
−
Die örtlichen Sicherheitsbeamten, die direkt bzw.
Die Besucher sollten eine Metalldetektor-Schleuse
passieren oder zumindest mit einem tragbaren Metall- über eine örtliche Sicherheitsgesellschaft eingestellt
wurden, müssen in den Räumlichkeiten der Visumdetektor kontrolliert werden.
abteilung für Ordnung sorgen.
Die Besucher und die von ihnen mitgeführten Sachen
sollten am Eingang der Visumabteilung - zumindest
stichprobenweise - einer Sicherheitskontrolle unterzogen werden.
−
−
Besucher, die das Gebäude betreten, sollten von
Bediensteten in Empfang genommen werden.
2)
Zugang zum Hauptgebäude
Bewährte Praktiken
Die Besucher, die das Gebäude betreten, sollten von
Bediensteten in Empfang genommen werden
3.
Vorlage der Anträge
a)
Persönliches Vorstelligwerden
Es gilt die allgemeine Vorschrift, dass jeder
Antragsteller persönlich für ein Gespräch in der
konsularischen Vertretung vorstellig wird. Dies gilt
auch für Minderjährige und andere im Pass des
Antragstellers eingetragene Personen.
b)
Diplomaten- und Dienstvisa
Diplomaten- und Dienstvisa zum Zwecke von Dienstreisen sollten nur in Diplomaten- und Dienstpässen
angebracht werden.
Nur in Fällen, in denen die betreffende Person keinen
Diplomaten- und Dienstpass besitzt, dürfen diese Visa
in andere Arten von Pässen angebracht werden.
8
Empfehlungen
4.
Bearbeitung des Antrags
a)
Antragstellung
Am 1.1.2003 tritt die Entscheidung des Rates über ein
harmonisiertes Formular für den Antrag auf ein SchengenVisum in Kraft (vgl. GKI, Anlage 16 (vgl. Entscheidung des
Rates vom 25. April 2002 zur Anpassung des Teils III und
zur Schaffung einer Anlage 16 der Gemeinsamen Konsularischen Instruktion (2002/354/EC)).
Bewährte Praktiken
Das harmonisierte Formular wurde in die wichtigsten
Sprachen der Länder, in denen die Anträge gestellt
werden, übersetzt. Die Übersetzung erfolgte im
Rahmen der konsularischen Zusammenarbeit vor Ort.
Das harmonisierte Formular ist online abrufbar.
Die Vertretungen nehmen auch die harmonisierten
Formulare anderer Schengen-Staaten entgegen.
Die beantragte Besuchsdauer sollte dem Zweck des Besuchs Das Formular ist unter Angabe genauester Informaentsprechen.
tionen auszufüllen (z.B. muss der Antragsteller die
vollständige Anschrift der Bezugspersonen eintragen).
Die Antworten auf die im Formular enthaltenen Fragen
Das Formular wird vom Antragsteller eigenhändig
sollten vollständig und kohärent sein.
unterschrieben, der für die Richtigkeit der Informationen bürgt. Ist der Antragsteller minderjährig oder
behindert, so wird das Formular von seinem gesetzlichen Vertreter unterschrieben.
Der Antrag ist mit einem Lichtbild des Visumantragstellers Es wird geprüft, ob das im Antrag oder im Pass entzu versehen und hierin sollte nach Möglichkeit der
haltene Lichtbild den folgenden Kriterien entspricht:
Bestimmungsort des Besuchs angegeben sein.
• tatsächliches Lichtbild des Antragstellers
• Farblichtbild
• heller Hintergrund
• hinreichend nah aufgenommenes Lichtbild, auf
dem die Einzelheiten deutlich sichtbar sind
• Frontalansicht
• 3.5 x 4.5 cm groß
• Lichtbild aus jüngster Zeit
• die betreffende Person trägt keine Kopfbedeckung
• die wichtigsten Merkmale des Gesichts der
Person sind deutlich zu erkennen. Kinn, Nase,
Backenknochen, Augen und Augenbrauen dürfen
nicht bedeckt sein. Ferner sollte auch die Stirn
unbedeckt sein, damit die Form des Gesichts
sichtbar ist.
Bei Stellung eines Visumantrags ist eine Gebühr zu
entrichten, die die Kosten für die Bearbeitung des
Antrags abdeckt. Der Antragsteller erhält einen Beleg
und wird darauf hingewiesen, dass im Falle einer
Ablehnung die Gebühr nicht erstattet wird.
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b)
Empfehlungen
Prüfung der Visumanträge
Bewährte Praktiken
Es wird geprüft, ob der Antragsteller sich rechtmäßig
in dem Land aufhält, in dem er den Antrag stellt.
Besondere Aufmerksamkeit wird Personen gewidmet,
- deren Pass einen Antragsstempel, einen Hinweis
auf Abschiebung, eine annullierte Aufenthaltsgenehmigung, einen Ausreisetermin oder eine
registrierte Ausreise enthält;
- die einen Antrag auf ein Visum auf Durchreise
durch das Schengen-Gebiet stellen, sofern die
Einreise in das Drittland nicht gewährleistet ist
oder die Durchreise nicht üblicherweise durch
das Gebiet der Schengen-Staaten verläuft;
- die Empfehlungen oder Einladungen von Unternehmen, Organisationen, Vereinigungen usw.
vorlegen, die der Vertretung nicht bekannt sind
oder deren Glaubwürdigkeit nicht allgemein feststeht;
- bei denen davon ausgegangen werden kann, dass
sie die Kosten ihres Aufenthalts nicht selbst
tragen können oder die keine Bürgen vorweisen;
- die Inhaber eines Fremdenpasses, von Flüchtlingsdokumenten oder anderen Reisedokumenten
sind, die keine Pässe sind;
- die ein Visum für einen Zeitraum beantragen, der
länger als für den angegebenen Besuchszweck
erforderlich zu sein scheint;
- von denen bekannt ist bzw. bei denen der Verdacht besteht, dass sie an kriminellen Tätigkeiten
beteiligt sind, und/oder von denen unter den
gegebenen Umständen angenommen werden
kann, dass sie nach ihrer Einreise eine strafbare
Handlung begehen oder in der Prostitution tätig
werden. In Zweifelsfällen werden die
Antragsteller ersucht, einen Auszug aus dem
Strafregister vorzulegen;
- in Bezug auf die die Vertretung nach Prüfung der
sie betreffenden Hintergrundinformationen, des
Zwecks ihres Besuchs und ihrer finanziellen
Lage nicht die Schlussfolgerung ziehen kann,
dass sie voraussichtlich keine Gefahr für die
öffentliche Ordnung darstellen und nach Ablauf
des Visums zurückkehren werden.
Den Beziehungen des Antragstellers zu seinem
Heimat- oder Aufenthaltsland (z.B. familiäre
Beziehungen, Eigentum, Arbeitsplatz) wird Rechnung
getragen.
10
Empfehlungen
c)
Bewährte Praktiken
Überprüfung der Dokumente
Die Vertretung kennzeichnet nicht-offizielle Dokumente,
um zu vermeiden, dass sie wiederverwendet werden.
Die dem Antrag beigefügten Dokumente werden
gründlich geprüft und die Dokumente (oder entsprechende Kopien) betreffend die Entscheidung über
die Erteilung des Visums werden in der Akte aufbewahrt. Gegebenenfalls werden vor Ort ausgestellte
Dokumente durch die zuständigen Behörden vor Ort
geprüft.
Um die Erkennung ge- und verfälschter Dokumente
zu verbessern, werden im Rahmen der konsularischen
Zusammenarbeit Informationen ausgetauscht.
Wenn möglich und/oder handhabbar setzen sich die
Vertretungen ggf. mit den örtlichen Behörden,
Banken usw., in denen ge- und verfälschte
Dokumente festgestellt werden, in Verbindung.
d)
Visakategorien
Das ausgestellte Visum muss dem Profil und den
Bedürfnissen des Antragstellers entsprechen, damit
Visummissbrauch vermieden wird und um zu verhindern, dass wiederholt unnötige Anträge gestellt
und Visa mit räumlich beschränkter Gültigkeit
unnötigerweise als Notverfahren ausgestellt werden.
Geht aus dem Profil und den Bedürfnissen des
Antragstellers eindeutig hervor, dass der Antragsteller
öfter als zwei mal innerhalb der Gültigkeitsdauer des
Visums einreisen muss, wird ein Visum ausgestellt,
das zu mehreren Einreisen berechtigt und dessen
Gültigkeitsdauer den Bedürfnissen des Antragstellers
entspricht. Bei einem Erstantrag werden keine Visa
für den längerfristigen Aufenthalt ausgestellt, die zu
mehreren Einreisen berechtigen.
Ferner ist auch auf die ordnungsgemäße Nutzung der
vorher bereits erteilten Schengen-Visa sowie auf die
Ein- und Ausreisestempel zu achten.
e)
Archivierung
Im Falle der Visumerteilung sollte der Antrag zumindest ein Visumanträge werden als vollständige Akte in den
Jahr nach Ablauf des Visums und im Falle der Ablehnung Archiven der konsularischen Vertretungen aufbedes Visums zumindest fünf Jahre lang aufbewahrt werden. wahrt.
Hat das Personal keinen EDV-gestützten Zugang zur
Akte, so wird bei der Erteilung des Visums eine
Kopie des Visumetiketts in der Akte in der Vertretung
aufbewahrt.
Die dem Antrag beigefügten Dokumente (Originale
oder Kopien) werden in der Akte aufbewahrt.
11
Empfehlungen
5.
Ausfüllen des Visumetiketts
a)
Allgemein
Im Allgemeinen können die Visa frühestens 3 Monate vor
Beginn der Gültigkeitsdauer erteilt werden.
Bewährte Praktiken
Der für das Ausdrucken des Visumsetikett verwendete Drucker muss (spätestens ab dem 3.6.2007) eine
qualitativ hochwertige Wiedergabe eines FarblichtDas Visumetikett sollte ausgefüllt werden, bevor es im Pass bilds ermöglichen. Das Visumsetikett wird so auf der
angebracht wird. Der Stempel und die Unterschrift sollten Passseite angebracht, dass es den Antragsstempel
auf dem Etikett angebracht werden, nachdem dieses im Pass bedeckt. Auf der Seite dürfen keine weiteren Angaben
oder dem Reisedokument angebracht wurde.
vermerkt bzw. sie darf nicht mit anderen Stempeln
versehen werden.
Im Abschnitt für die nationalen Einreisen gibt es ein Feld,
das elektronisch zu scannen ist. Dieses Feld umfasst zwei
Im Falle technischer Probleme wird das Etikett von
Zeilen von 36 Schriftzeichen. Die verwendete Schrifttype
Hand ausgefüllt.
(OCRB 1) ermöglicht die optische Lesbarkeit, sofern an den
Außengrenzen zur Erleichterung der Kontrollen spezifische
Geräte eingesetzt werden. Nur die diplomatischen und
konsularischen Vertretungen, die über die erforderliche
Computerausstattung verfügen, können das elektronisch
gescannte Feld ausdrucken. In dieses Feld dürfen keine
Angaben eingetragen werden.
b)
Maschinenlesbare Zone
Die maschinenlesbare Zone wird von allen "Schengen-Vertretungen" ausgefüllt.
Die Kontrollnummer sollte gemäß den ICAO-Empfehlungen
in das Visumetikett eingetragen werden.
c)
Verwendung des Stempels der ausstellenden
Behörde
Falls der Stempel verwendet wird, sollte er in dem Viereck
zwischen der linken Seite des Etiketts, dem Abschnitt
"Bemerkungen", dem Abschnitt in Tiefdruck und dem
elektronisch zu scannenden Abschnitt angebracht werden.
Bei Visumsetiketten mit Lichtbild sollte der Stempel rechts
neben der Überschrift "Bemerkungen" angebracht werden.
Ein Teil des Stempels sollte die Seite des Passes oder des
Reisedokuments bedecken.
Die Abmessungen und die Gestaltung des Stempels und die
zu verwendende Farbe sollten in den innerstaatlichen
Rechtsvorschriften der Schengen-Staaten festgelegt werden.
12
Empfehlungen
d)
Unterschrift
In Fällen, in denen nach den Rechtsvorschriften oder den
Praktiken eines Schengen-Staates eine Unterschrift erforderlich ist, sollte das auf der Passseite angebrachte Etikett
vom zuständigen Bediensteten unterschrieben werden. Die
Unterschrift wird rechts neben der Überschrift "Bemerkungen" angebracht und sollte einen Teil der Seite des Passes
oder des Reisedokuments bedecken, darf aber nicht den
Abschnitt bedecken, der elektronisch zu scannen ist.
e)
Bewährte Praktiken
Unterschriftsproben der zur Unterzeichnung von Visa
berechtigten Beamten werden von der
Zentralverwaltung des betreffenden Mitgliedstaates
ab Beginn ihrer Beschäftigungsdauer aufbewahrt.
Erteilung der gewährten Visa
Der Pass oder das Reisedokument ist dem Antragsteller per- Die diplomatische oder konsularische Vertretung
sönlich bzw. einer Person oder einer Reiseagentur zurück- stellt sicher, dass der Pass und die Reisedokumente an
zugeben, die vom Antragsteller zur Entgegennahme
den rechtmäßigen Inhaber zurückgegeben werden.
ermächtigt wurde.
f)
Vernichtung von Visa
Wird ein Visumetikett vernichtet, so sollte auch das OVDKinegram vernichtet werden.
Wird bei der Anbringung des Visums im Pass ein Fehler
festgestellt, so sollte das OVD-Kinegram vernichtet werden.
6.
Alle Informationen über verweigerte und vernichtete
Visa müssen in das Visumregistersystem eingegeben
werden. Die Informationen müssen im Gemeinsamen
Visumsystem vorhanden sein.
Notifizierung der Ablehnung
Gemäß den einzelstaatlichen Rechtsvorschriften wird
der Antragsteller innerhalb eines angemessenen
Zeitraums entweder mündlich oder schriftlich von der
Ablehnung des Antrags in Kenntnis gesetzt.
Die rechtlichen und die sachlichen Gründe, die die
Entscheidung zur Ablehnung des Antrags rechtfertigen, werden dem Antragsteller gemäß den
Bestimmungen der GKI mitgeteilt.
Es werden Informationen zu den Möglichkeiten
erteilt, auf dem Verwaltungs- oder Gerichtsweg
Rechtsbehelfe einzulegen; dabei wird auch auf die
Frist für die Einlegung des Rechtsbehelfs
hingewiesen.
Antragstellern, deren Anträge abgelehnt wurden,
wird mitgeteilt, ob sie einen zweiten Antrag
stellen können, sofern gegen die Entscheidung
über den ersten Antrag ein Rechtsbehelf eingelegt
wurde und dieses Berufungsverfahren noch
anhängig ist.
13
Empfehlungen
Bewährte Praktiken
Wird der Antrag aufgrund einer SIS-Ausschreibung
abgelehnt, so wird darauf verwiesen, dass eine SISAusschreibung vorliegt. Ersucht der Antragsteller um
weitere Informationen über die zu seiner Person im
SIS gespeicherten Daten, so werden Informationen
über die zuständige Datenschutzbehörde erteilt.
Die Gründe für die Verweigerung des Visums für
einen Familienangehörigen eines EU- oder EWRBürgers sind dem Betroffenen bekannt zu geben, es
sei denn, dass Gründe der Sicherheit des Staates
dieser Bekanntgabe entgegenstehen (Artikel 6 der
Richtlinie 64/221).
7.
Sicherheit (zur Sicherheit des Gebäudes siehe unter
Kapitel 2)
a)
Personal
1)
Aufgabenverteilung zwischen dem ins Ausland
entsandten Personal und den örtlichen Bediensteten
Zwischen dem ins Ausland entsandten Personal und den
örtlichen Bediensteten besteht eine klare Aufgabenverteilung:
Das örtliche Personal kann folgende Aufgaben wahrnehmen:
•
Dienst am Schalter und Kontakt mit den Antragstellern unter Aufsicht von ins Ausland entsandten
Bediensteten;
•
Prüfung der vorgelegten Dokumente auf Vollständigkeit;
•
Vorbereitung der elektronischen Bearbeitung des
Antrags (z.B. Eingabe von Daten in die Datenbank);
•
Ausdrucken des Etiketts;
•
Ausgabe der Visa und Entgegennahme der Visumund/oder Bearbeitungsgebühr.
Aus Sicherheitsgründen sollte ein Rotationssystem für die
örtlichen Bediensteten vorgesehen werden.
Das ins Ausland entsandte Personal und die örtlichen
Bediensteten, die EU-/EWR-Bürger sind, können folgende
Aufgaben wahrnehmen:
•
Entgegennahme negativer Antworten aus dem SIS
und den nationalen Datenbanken;
•
Entgegennahme negativer Antworten auf Konsultationen nach Anlage 5 der GKI;
•
Entscheidung, ob weitere Informationen oder ein
persönliches Gespräch erforderlich sind.
14
Empfehlungen
Bewährte Praktiken
Das ins Ausland entsandte Personal kann folgende Aufgaben wahrnehmen:
•
Entscheidung über die Gewährung oder Verweigerung des Visums;
•
in besonderen Fällen erforderlichenfalls Kontaktaufnahme mit örtlichen Partnern.
2)
Überprüfungen bei der Einstellung und weitere
Beurteilung
Alle Bediensteten sind vor der Einstellung durch die
nationalen Stellen des einstellenden Staates zumindest auf der Grundlage eines Auszugs aus dem
Strafregister - zu überprüfen.
In Zweifelsfällen in Bezug auf die Loyalität eines
Bediensteten werden erneute Überprüfungen durchgeführt.
3)
Missbrauch des Amtes
Örtliche Bedienstete, die ihr Amt missbrauchen, sollten je
nach Schweregrad des Missbrauchs aus der Visumabteilung
versetzt oder entlassen werden. Wenn möglich und/oder
durchführbar sollte bei den örtlichen Strafverfolgungsbehörden Bericht erstattet werden.
Gegen ins Ausland entsandte Bedienstete, die ihr Amt missbrauchen, sollte in Zusammenarbeit mit den betreffenden
nationalen Behörden ein gerichtliches oder ein
Disziplinarverfahren eingeleitet werden.
4)
Unerlaubte Kontakte zu örtlichen Behörden und
Verbindungen zu kriminellen Organisationen
Unerlaubte Kontakte zu örtlichen Behörden und Verbindungen zu kriminellen Organisationen sind dem
für Sicherheitsfragen zuständigen Beamten der Vertretung zu melden.
5)
Schutz des Personals
Beim persönlichen Kontakt mit den Antragstellern ist
das Personal durch Trennwände zu schützen
(s. Kapitel 2).
Die örtlichen Bediensteten werden über die Folgen
eines unerlaubten Kontakts zu den örtlichen
Behörden, der organisierten Kriminalität, örtlichen
kriminellen Gruppierungen usw. unterrichtet.
Wird ein Gebiet zu einem Risikogebiet, so werden die
betroffenen Bediensteten vorübergehend oder dauerhaft aus dieser Gefahrenzone abgezogen.
15
Empfehlungen
b)
Dokumente
1)
Beförderung
Bewährte Praktiken
Die Visumetiketten sollten mit dem Diplomatenkoffer
befördert werden.
2)
Aufbewahrung
Die Visumetiketten sollten unmittelbar nach der Entgegennahme in der konsularischen Vertretung in einem Safe verwahrt werden. Nur die für das Ausdrucken benötigte Anzahl
sollte ausgehändigt werden.
3)
Zugang
Nur eine begrenzte Zahl von in der konsularischen Vertretung tätigen Personen sollte Zugang zu diesem Safe
haben (z.B. der Leiter der Visumabteilung und dessen Stellvertreter). Andere Bedienstete sollten nur die für die tägliche
Arbeit benötigte Zahl von Etiketten erhalten und nicht verwendete Etikette täglich nach dem Dienst zurückgeben.
4)
Bestandskontrolle
Die Bestandskontrolle sollte per Computer erfolgen. Es
sollte jederzeit festgestellt werden können, wie viele Visumetiketten in der Vertretung aufbewahrt werden, welche
Etiketten ausgestellt wurden und wofür sie verwendet
wurden.
c)
IT
1)
Anmeldung (Login)
Die Passwörter sollten regelmäßig geändert werden.
2)
Unbefugter Zugang/Zugriff
Anmeldung in die Visa-IT-Systeme erfolgt mittels
Nutzer-Identifikation und Passwort.
Zugang zu den konsularischen IT-Systemen erfolgt
gemäß den einzelstaatlichen Regelungen.
Unzulässige Zugriffe werden anhand der Login/Anmeldungsvorkehrungen kontrolliert.
Die Arbeitsstationen werden in gesicherten ServerRäumen in überwachten und für die Öffentlichkeit
gesperrten Bereichen aufgestellt.
3)
16
Verschlüsselung
Der gesamte Nachrichtenverkehr muss zur
Gewährleistung eines hohen Schutzniveaus verschlüsselt werden.
Empfehlungen
4)
Datenschutz
8.
Aus- und Fortbildung
Bewährte Praktiken
Registrierung jeglicher Bearbeitung personenbezogener Daten in Protokolldateien, die bei Verdacht
auf Missachtung gemeinschaftlicher oder
einzelstaatlicher Datenschutzleitlinien konsultiert
werden können. Die Aufbewahrungsdauer dieser
Protokolldateien beträgt mindestens fünf Jahre.
a)
Berufsbegleitende Ausbildung
1)
Ins Ausland entsandtes Personal:
Dieses Personal kann vor Ort am Arbeitsplatz ("on the job")
ausgebildet werden.
Das ins Ausland entsandte Personal wird von den
zentralen Behörden ausgebildet.
Künftige Mitarbeiter der Visumstellen im Ausland sollten Diesem Personal wird ein den örtlichen
von der zuständigen Abteilung der zentralen Behörde
Gegebenheiten angepasstes Schulungsprogramm
ausgebildet werden.
geboten.
Neben der allgemeinen Ausbildung bieten die
zentralen Behörden diesem Personal eine auf die
örtlichen Gegebenheiten zugeschnittene fachübergreifende Ausbildung.
In risikoträchtigen Gebieten erhält das Personal eine
Grundausbildung in der Aufdeckung ge- und
verfälschter Dokumente (die Ausbildung umfasst z.B.
die Anwendung von Spezialausrüstung).
In risikoträchtigen Gebieten sollten zusätzliche
Dokumentenberater oder weitere qualifizierte
Mitarbeiter für die Erkennung ge- und verfälschter
Dokumente anwesend oder verfügbar sein.
2)
Örtliche Bedienstete (einschließlich EU-/EWRStaatsangehöriger)
Die örtlichen Bediensteten sollten durch das in das Ausland
entsandte Personal ausgebildet werden.
Örtliche Bedienstete können vor Ort am Arbeitsplatz ("on
the job") ausgebildet werden.
b)
1)
Örtlichen Bediensteten werden Schulungsprogramme
geboten, die auf die örtlichen Gegebenheiten
zugeschnitten sind.
Neben der allgemeinen Ausbildung bieten die
zentralen Behörden den örtlichen Bediensteten eine
auf die örtlichen Gegebenheiten zugeschnittene
fachübergreifende Schulung.
IT-Ausbildung
Ins Ausland entsandtes Personal
Das ins Ausland entsandte Personal sollte mit dem
Registriersystem vertraut sein.
Dieses Personal sollte mit den Verfahren für die
Konsultation des SIS und ihrer nationalen Behörden vertraut
sein.
2)
Örtliche Bedienstete (einschließlich EU-/EWRStaatsangehöriger)
Die örtlichen Bediensteten sollten in der Lage sein, Anträge
EDV-mäßig zu registrieren und deren Status zu überprüfen.
17
Empfehlungen
9.
IT allgemein
a)
Zugang zu Datenbanken, SIS
Einrichtung eines Informationssystems, das ein kohärentes
und wirksames Verfahren zur Fallverarbeitung unterstützt;
das System sollte auf einer gemeinsamen Datenbank
aufbauen und problemlos mit den angrenzenden Systemen
verbunden sein. Benutzer sollten direkten Zugriff auf die in
den bestehenden Datenbanken enthaltenen Informationen
haben.
Bewährte Praktiken
Die allgemeinen IT-Hilfsinstrumente müssen einen
unmittelbaren Zugriff auf die SIS-Datenbank oder auf
Teile dieser Datenbank ermöglichen und sie sollten
zudem mit einem System zur Visumverwaltung unter
Bezugnahme auf die Vision-Regeln ausgestattet sein.
Mit einem separaten Informationssystem werden auf
der Grundlage der in der Datenbank enthaltenen
Informationen Statistiken erstellt. Dieses Material
wird zusammengetragen und den zentralen Behörden
übermittelt.
Die in der Datenbank gespeicherten Informationen
werden mindestens einmal pro Monat aktualisiert. Im
Falle technischer Probleme wird empfohlen,
Alle Nutzer sollten über eine Internet-gestützte Schnittstelle Unterstützung im Rahmen der konsularischen
unmittelbaren Zugang zu den gemeinsamen zentralen ITZusammenarbeit vor Ort zu beantragen.
Systemen erhalten; dies erfordert die Installierung eines
Browsers.
b)
Verbreitung von Informationen (CD-ROM,
Updates, direkter Zugang, Browsing)
Anhand eines Zugriffsverwaltungssystems wird
bestimmt, welche Vorgänge die jeweiligen
Der Benutzer muss einer Benutzergruppe angehören, für die Nutzergruppen durchführen können und welche Daten
in der Datenbank eine bestimmte Zugriffsebene festgelegt sie aus dem zentralen Ausländerregister abrufen
können. Im System sind unterschiedliche
wurde, und er muss durch den Login-Vorgang
Zugriffsebenen für das Personal der diplomatischen
authentifiziert werden.
Vertretungen, der zentralen Einwanderungsbehörde
und der Polizei festgelegt.
Nutzer-Identifikation und Passwort sind persönlich und
dürfen anderen Personen nicht bekannt gegeben werden. Sie
Für jede Nutzerebene wird der Zugang zu vermüssen so gespeichert werden, dass unbefugte Personen
schiedenen Teilen des Systems festgelegt (Abruf von
keinen Zugang zu ihnen haben können.
Informationen in der Datenbank, Aktualisierung der
Die Vorschriften über die Zugangsrechte werden angewandt Datenbestände und Eingabe neuer Daten usw.). Der
und es wird ein Kontrollsystem für Zugangsrechte
Zugang kann auf die Datenfeld-Ebene und auf
eingeführt. Nur autorisierte Nutzer erhalten Zugang zum
Informationen über eine spezifische diplomatische
System.
Mission beschränkt werden.
c)
Vorschriften für den Zugang zum System
d)
Datensicherung (Back-up), Notfälle
18
Die Datensicherungssysteme müssen den geltenden
Anforderungen entsprechen und z.B. die Befragung
der Datenbanken sowie den VisionNachrichtenverkehr ermöglichen
Empfehlungen
Bewährte Praktiken
Die Datensicherheitsvorkehrungen sollten u.a.
folgende wichtige Tätigkeiten unterstützen:
•
•
•
10.
Visumverwaltung
Suchvorgänge in der SIS-Datenbank
Drucken von Visumetiketten
Ausrüstung zur Aufdeckung ge- und verfälschter
Dokumente
In Gebieten mit niedrigem Gefährdungspotenzial sollte das Zumindest in Gebieten, in denen hinsichtlich der
Personal zumindest eine Grundausbildung erhalten. Die illegalen Einwanderung ein hohes Gefährdungserforderliche Ausrüstung umfasst:
potenzial besteht, sind in den Vertretungen zur
UV-Lichtquelle (UV-Handlampen);
Aufdeckung von Fälschungen UV-Lampen und
Vergrößerungsgerät / Beleuchtungseinrichtungen
Vergrößerungsgeräte einzusetzen. Ferner müssen
(Handlupen bzw. Durchlichtplatte – Streiflichteinrichtung, Muster der am häufigsten vorgelegten Dokumente
kombiniertes Dokumententestgerät mit Vergrößerungs-,
verfügbar sein.
Durchlicht- und Streiflichteinrichtung); spezielle Prüfgeräte
(Retroviewer als Verifier für retroreflektierende Materialien,
Prüfgläser, Filterfolien usw. für latente Sicherheitsmerkmale
der vor Ort gebräuchlichen Dokumente); Referenzmaterial
(EU-Handbuch "Echte Personal-, Reise- und Aufenthaltsdokumente" und die Informationsschrift über
Fälschungen).
In Gebieten mit mittlerem Gefährdungspotenzial sollte das
Personal eine Grundausbildung erhalten; zusätzlich sollten
Dokumentenberater oder weitere qualifizierte Mitarbeiter
der Visumstelle für die Erkennung ge- und verfälschter
Dokumente anwesend oder verfügbar sein.
Erforderliche Ausrüstung:
UV-Lichtquelle (UV-Handlampen und UV-Tischgerät);
Vergrößerungsgerät (Zoom-Stereomikroskop im unteren
Leistungsbereich, Lichtquelle mit flexiblem faseroptischem
Lichtleiter, Leuchtbox für Durchlichtuntersuchungen);
spezielle Prüfgeräte (Retroviewer als Verifier für
retroreflektierende Materialien sowie Prüfgläser, Filterfolien
usw. für latente Sicherheitsmerkmale der vor Ort
gebräuchlichen Dokumente); Referenzmaterial (EUHandbuch "Echte Personal-, Reise- und
Aufenthaltsdokumente" und die Informationsschrift über
Fälschungen).
Das Personal in Gebieten mit hohem Gefährdungspotenzial
sollte sich aus hoch qualifizierten Beamten, die über
umfassende Erfahrungen bei der Erkennung von
Dokumentenfälschungen verfügen, bzw. aus ständig vor Ort
tätigen Dokumentenberatern zusammensetzen.
Einige Staaten setzen "mobile Experten" ein, die das
ins Ausland entsandte Personal unter Berücksichtigung der Lage vor Ort im Bereich der Aufdeckung ge- und verfälschter Dokumente ausbilden.
Erforderliche Ausrüstung:
UV-Lichtquelle (UV-Handlampen und UV-Tischgeräte);
Vergrößerungsgerät (Zoom-Stereomikroskop, Lichtquelle
mit flexiblem faseroptischem Lichtleiter, Leuchtbox für
Durchlichtuntersuchungen); spezielle Prüfgeräte
19
Empfehlungen
(Retroviewer als Verifier für retroreflektierende Materialien
sowie Prüfgläser, Filterfolien usw. für latente Sicherheitsmerkmale der vor Ort gebräuchlichen Dokumente); InfrarotAbtastsystem (Infrarot-Dokumentenprüfgerät); Geräte zur
maschinellen Dokumentenprüfung: OCR-Lesegeräte mit
Prüfziffer-Verifikation); maschinelle Echtheitsprüfeinrichtungen (z. B. für Kinegrammstrukturen); Referenzmaterial
(EU-Handbuch "Echte Personal-, Reise- und Aufenthaltsdokumente", die Informationsschrift über Fälschungen,
Datenbanksysteme für echte und gefälschte Dokumente und
Sachfahndungssysteme zur Identifizierung gestohlener
Dokumente)
11.
Bewährte Praktiken
In Vertretung erteilte Visa
Über Visa, die nicht in Vertretung erteilt werden
konnten, werden Statistiken erstellt, die dem vertretenen Staat übermittelt werden.
Visa können zwar in Vertretung erteilt, jedoch nicht
verweigert werden: Stellt der vertretende Staat fest,
dass die einschlägigen Voraussetzungen nicht erfüllt
sind, so wird der Antragsteller schriftlich davon in
Kenntnis gesetzt, wie er das Visum bei der nächstgelegenen ständigen konsularischen Vertretung oder
diplomatischen Mission des vertretenen Staates
beantragen kann. Bei dieser Unterrichtung ist hervorzuheben, dass der vertretende Staat das Visum nicht
erteilen kann, dies aber nicht einer endgültigen
Verweigerung gleichkommt. Der Antrag wird weder
an die konsularische Vertretung oder an die diplomatische Mission noch an die zentralen Behörden des
vertretenen Staates weitergeleitet.
Es wird stets ein "Antragstempel" angebracht, um zu
belegen, dass ein Visumantrag bei der diplomatischen
Mission bzw. der konsularischen Vertretung des
vertretenden Staates gestellt wurde. Der Stempel wird
auch dann angebracht, wenn der vertretende Staat
feststellt, dass die Voraussetzungen für die Erteilung
nicht erfüllt sind.
Der vertretende Staat informiert den Antragsteller
über die Bestimmungen, die die Bearbeitungsgebühren regeln (siehe Nummer 1a), d) und 3a).
20
Empfehlungen
12.
Konsularische Zusammenarbeit
a)
Harmonisierung der Belege, die den Visumanträgen beizufügen sind
Die Initiativen zur Harmonisierung sollten auf örtlicher
Ebene ergriffen werden, da bei der Bearbeitung jedes
einzelnen Antrags die spezifischen Umstände des
Visumantragstellers zu berücksichtigen sind. Die zentralen
Behörden sollten über die ergriffenen Initiativen und die
gewonnene Erfahrung in Kenntnis gesetzt werden.
Da sich die örtlichen Umstände von Land zu Land
unterscheiden, sollte in einigen Fällen eine zusätzliche
Gewähr verlangt werden.
b)
Visagebühren
1)
Harmonisierung der Gebühren
Bewährte Praktiken
Die Harmonisierung der Belege, die je nach
Reisezweck und Art des beantragten Visums dem
Antrag beizufügen sind, erfolgt durch die
konsularische Zusammenarbeit vor Ort.
Folgende Belege können verlangt werden:
* Auszug aus dem Hausstandsregister
* Kontoauszüge
* Nachweis der Beurlaubung
* Nachweis der abhängigen oder selbstständigen
Beschäftigung
* Nachweis des Ehestandes
* Einladung
* Bürgschaft
* Krankenversicherung
Es sollte eine Vereinheitlichung der Visagebühren
angestrebt werden (in Fällen, in denen nach Anlage 12 der
GKI unterschiedliche Gebühren zulässig sind oder wenn der
Wechselkurs Euro/Landeswährung zu stark schwankt).
2)
Befreiung von Gebühren
Die für die Erteilung von Visa zu erhebenden Gebühren sind
in Anlage 12 der GKI aufgeführt. Gebühren können in
Einzelfällen ermäßigt oder nach Maßgabe des jeweiligen
nationalen Rechts nicht erhoben werden, wenn die
Amtshandlung der Wahrung kultureller, außenpolitischer,
entwicklungspolitischer oder sonstiger erheblicher
öffentlicher Interessen dient.
Gruppen, die sich aus Schülern unter 18 Jahren
zusammensetzen, können im Falle einer Studien-,
Bildungs- oder Sportreise von den Visagebühren
befreit werden.
21
Empfehlungen
Bewährte Praktiken
Ferner können die zu entrichtenden Gebühren für die
folgenden Personen herabgesetzt oder vollständig
erlassen werden:
Inhaber von Diplomaten-, Amts- oder Dienstpässen
im Rahmen einer Dienstreise sowie akkreditierte
Mitarbeiter der diplomatischen Missionen oder
vergleichbarer Vertretungen in den Schengen-Staaten
und ihre Familienangehörigen.
Die Gebühren können herabgesetzt oder vollständig
erlassen werden im Falle von Personen, die gemäß
einem internationalen Übereinkommen Anspruch auf
ein gebührenfreies Visum haben, oder die an einer
Konferenz teilnehmen, die unter der Schirmherrschaft
der Vereinten Nationen oder einer ihrer spezialisierten
Einrichtungen, des Europarates, der Europäischen
Union oder der OSZE stattfindet. Zudem sollten aus
humanitären Gründen bei schweren Unfällen oder
vergleichbaren Notfällen die Gebühren herabgesetzt
oder erlassen werden.
Die Schengen-Staaten müssen Familienangehörigen
von EU-/EWR-Staatsangehörigen gebührenfrei Visa
erteilen (vgl. Artikel 9 der Richtlinie 68/360/EWG
und Artikel 7 der Richtlinie 73/148/EWG) und ihnen
alle Erleichterungen gewähren (Artikel 3 der
Richtlinie 68/360/EWG und Artikel 3 der
Richtlinie 73/148/EWG).
c)
Bearbeitung der von Reiseagenturen vorgelegten
Visumanträge
Die konsularische Zusammenarbeit sollte insbesondere in
den Vertretungen ausgebaut werden, in denen Reiseagenturen Visumanträge vorlegen dürfen.
d)
Nutzung des "GKI-Stempels"
Das Format, der Inhalt und die Nutzung des "GKIStempels" sollten von allen Staaten harmonisiert werden.
22
Empfehlungen
e)
Regelmäßiger Informationsaustausch
Die Botschaft bzw. das Konsulat des Mitgliedstaates, der
den Vorsitz im Rat der Europäischen Union führt, sollte
regelmäßig einen Informationsaustausch über die für die
betreffende Vertretung wichtige Themen in die Wege leiten.
f)
Bewährte Praktiken
Die Berichte über die Sitzungen im Rahmen der
konsularischen Zusammenarbeit vor Ort werden vom
amtierenden Vorsitz erstellt und den örtlichen
Vertretungen sowie den zentralen Behörden der
anderen Schengen-Staaten zugeleitet.
Austausch von Personal zwischen den Vertretungen
Die konsularischen Vertretungen sollten zur Verbreitung der
Kenntnisse der Visumpraktiken und zur Harmonisierung in
diesem Bereich bilateral einen Austausch von Beamten
vornehmen.
23
Das von den diplomatischen und konsularischen Vertretungen
angewandte Visumerteilungsverfahren und das
ordnungsgemäße Funktionieren der konsularischen
Zusammenarbeit vor Ort sind für die Abschätzung der
Bedrohungslage im Bereich der illegalen Einwanderung von
entscheiden-der Bedeutung.
Mit dem Katalog soll nicht der gesamte Schengen-Besitzstand
erschöpfend dargestellt werden, sondern es soll vielmehr der
Besitzstand detailliert aufgeführt und erläutert werden; ferner
soll es damit aufgrund der Erfahrungen der Gruppe
"Schengen-Bewertung" des Rates Empfehlungen formuliert
und bewährte Verfahren aufgezeigt werden.
Der Katalog zeigt, wie der Besitzstand im Visumbereich und im
Bereich der konsularischen Zusammenarbeit in der Praxis
angewandt werden sollte.