Collaborative Planning

Von: Mattias Hällström
Collaborative
Planning
Drei neue Wahrheiten zur Planung des perfekten Projektes
Inhaltsverzeichnis
Der Megatrend:
Social Business hat sich behauptet
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Die erste Wahrheit:
Es gibt keinen perfekten Plan
4
Die zweite Wahrheit:
Trauen Sie sich, sich zu öffnen
5
Die dritte Wahrheit:
Neue Technologien setzen das soziale Potenzial frei
6
Schlussfolgerung:
Planen Sie sozial und verbessern Sie Ihr Geschäft
7
Schlussfolgerung
Vergessen Sie akribisches Planen, Managen und Kontrollieren. Ein Projekt ist ein temporäres soziales System. Die Teilnahme und das Engagement der Projektmitglieder bestimmen den Erfolg. Dieser Ansatz wird
„soziales Projektmanagement“ genannt und er hat die Sicht auf erfolgreiche Projektabwicklung revolutioniert. Und nun kommt der nächste
Schritt: Sogar die Projektplanung ist ein sozialer Prozess. Erfahren Sie
mehr über dieses gemeinschaftliche Planen.
über den Autor
Bevor Mattias Hällström Projectplace gründete, leitete
er ein Forschungsteam auf dem Gebiet der Informationstechnologie und Arbeitsorganisation. Mattias Hallström
interessiert sich leidenschaftlich für die menschliche Natur
und die neue soziale Technologie im Bereich der Projekt-Zusammenarbeit. Momentan ist Mattias Hallström
Direktor der Forschung und Entwicklung bei Projectplace
International tätig.
Collaborative Planning © 2012 by Projectplace International AB. Alle Rechte vorbehalten.
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Der Megatrend:
Social Business hat sich behauptet
Im letzten Jahrzehnt hat uns die wissenschaftliche Forschung mehr über das menschliche
Gehirn gelehrt als wir tausend Jahre lang wussten. Heute wissen wir, wie Menschen lernen,
was sie motiviert und wie sie sich effektiv in Gruppenkonstellationen verhalten. Diese Erkenntnisse lassen sich in einer kurzen Aussage zusammenfassen:
Menschen sind keine Maschinen.
Sicher, diese Erkenntnis ist banal und offensichtlich. Die vorherrschende Lehrmeinung darüber, wie ein Projekt durchgeführt wird, war immer, dass Menschen vor allem eines sind:
rationale Kreaturen durch und durch. Solange alle Projektbereiche definiert, geplant und
kontrolliert werden können, wird das Projekt schon erfolgreich sein.
Natürlich ist dies nicht der Fall.
Menschen sind gefühlsgesteuert und die treibenden Kräfte sind alles andere als rational.
Eine der stärksten, wenn nicht sogar die stärkste überhaupt, ist der soziale Antrieb. Wir
möchten Teil der Gruppe sein, unseren Beitrag leisten und beachtet werden. Und was ist ein
Projekt, wenn nicht eine Gruppe, zusammengesetzt aus Individuen, auf ein gemeinsames
Ziel hinarbeitet?
Ein Projekt ist ein temporäres soziales System.
Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen wir bei den Menschen anfangen und nicht bei der
Technologie oder bei Grafiken mit lauter Pfeilen. Menschen sind dafür geschaffen, zusammenzuarbeiten. Wir wollen teilhaben und einander helfen. Mit diesem Wissen sowie den
richtigen Werkzeugen, die uns helfen, verzehnfacht sich die Wahrscheinlichkeit, dass das
Projekt ein Erfolg wird.
Soziales Projektmanagement ist die natürliche
Fortführung eines noch
größeren Trends: Social Business, also einer
Unternehmensphilosophie, die das Wissen um soziale Zusammenarbeit in die Strategie des
Unternehmens mit einbringt. Das soziale Gefüge ist offen und nutzt soziale Werkzeuge, um
den Dialog und das Unternehmen, voranzutreiben.
Es hat sich also durchgesetzt, einen sozialen Ansatz zu verfolgen, um Unternehmen,
Prozesse und Projekte zu leiten.
Es hat sich also durchgesetzt, einen sozialen Ansatz zu verfolgen, um Unternehmen, Prozesse und Projekte zu leiten. Diese Entwicklung ist nicht mehr wegdenkbar, sondern schreitet immer mehr voran. Neuerdings wird sogar die Projektplanung als ein sozialer Prozess
angesehen wird.
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Die erste Wahrheit:
Es gibt keinen perfekten Plan
Viele der heute vorherrschenden Projektmodelle haben ihren Ursprung im 80 Jahre alten
Fließband-Denken der großen Industrieunternehmen. Hier stand das Management über dem
kleinsten möglichen Detail.
Was aber haben wir in diesem neuen Projektzeitalter gelernt? Ein wesentlicher Faktor
steht im direkten Gegensatz zur alten Denkweise: Man kann nicht immer alles vorhersagen
und kontrollieren. Ganz im Gegenteil: Ständig entstehen neue Erkenntnisse oder Rahmenbedingungen, an die man sich anpassen muss.
Planung ist natürlich wichtig und jedes Projekt braucht einen groben Plan, den es zu verfolgen
gilt. Allerdings müssen Details im Projektverlauf anpassbar bleiben. Die „Alte Schule“ beginnt
mit der Planung, es folgt die Ausführung und schließlich kommt die Auswertung. Die „Neue
Schule“ plant und führt gleichzeitig aus. Ausgewertet wird zu jedem Zeitpunkt des Projektes.
Planung ist ein lebendiger Prozess. Man kann nicht alles bis ins kleinste Detail planen,
man muss es tun. Handeln erzeugt Klarheit.
Bei diesem Konzept gibt es einen entscheidenden Erfolgsfaktor: Die Menschen, die die Arbeit ausführen müssen Bestandteil der Planung sein. Jemand sagt zum Beispiel “In meinem
letzten Projekt sind
Wenn jeder in die Planung eines Projektes
wir auf diese Art und
Weise vorgegangen
involviert ist, dann hat auch jeder ein besseres
und das hat den
Prozess um zwei WoVerständnis und kann sich besser einbringen.
chen beschleunigt“.
Dieses Wissen muss berücksichtigt werden, ungeachtet dessen, was im Vorfeld gesagt oder
geplant wurde. Dies wird als die „Regel des letzten Planers“ bezeichnet.
Wenn jeder in die Planung eines Projektes involviert ist, dann hat auch jeder ein besseres
Verständnis und kann sich besser einbringen. Klingt das bekannt? Ja, denn dies sind die
treibenden Kräfte im sozialen Projektmanagement und darum nennen wir diesen Bereich
„Collaborative Planning“, „Gemeinschaftliche Planung“.
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Die zweite Wahrheit:
Trauen Sie sich, sich zu öffnen
Das traditionelle Projektmanagement sieht einen Projektleiter an der Spitze vor. Er oder Sie
plant, leitet, kontrolliert und ist im Projekt die zentrale Informationsstelle. Das gesamte Projekt steht und fällt mehr oder weniger mit dieser einzelnen Person.
So eine Herangehensweise ist verheerend, nicht nur für die Projektleitung, auf deren
Schultern eine unverhältnismäßig große Last ruht, sondern vor allem für alle anderen am
Projekt Beteiligten. Sie werden passiv und warten auf Anweisungen der Projektleitung. Das
System ist träge und ineffektiv.
Gemeinschaftliche Planung oder Collaborative Planning ist das genaue Gegenteil. Transparenz und Beteiligung, bei gleichzeitig klarer Rollenverteilung, sind die Grundvoraussetzungen dieses Konzeptes. Transparenz im Projekt bedeutet, dass für jeden Beteiligten klar
ersichtlich sein muss, wer über was entscheidet. Es bedeutet gleichzeitig, dass jeder über
alle wichtigen Entscheidungen informiert ist, wer diese Entscheidungen getroffen hat und
warum.
Deshalb darf niemandem nur Teilzugriff auf Informationen gewährt oder gar sämtliche Informationen vorenthalten werden. Laden Sie alle zum Projekt ein, und damit meinen wir wirklich
alle: das Projektteam, den Kunden und andere Projektbeteiligte, die direkt oder indirekt mit
der Arbeit zu tun haben.
Der Begriff „Transparenz“ mag beängstigend klingen, aber Sie werden feststellen, dass dadurch Vertrauen entsteht und das Projekt so viel kundenzentrierter wird.
Wenn Sie sich öffnen
und Menschen einWenn ein Projekt geöffnet wird und an Dynamik geladen, teilzunehmen,
winnt, ist die Leistung nicht nur 10% größer, sondern
signalisieren Sie
damit Sicherheit und verzehnfacht sich. Wagen Sie es, Ihr Projekt zu öffnen!
das Vertrauen in alle
Beteiligten. Sie werden feststellen, dass Menschen (Mitarbeiter) sich in den Dienst der Sache
stellen, Verantwortung übernehmen und ihren Beitrag zum Projekt leisten werden – und
zwar, weil sie es wollen.
So erreichen Sie die gleichen positiven Effekte, als wenn Menschen körperlich nahe beieinander arbeiten: Gemeinsam werden Probleme und Themen gesammelt und in Angriff
genommen. Das Projekt wird nicht aus dem Ruder laufen, da Aufgrund des gemeinsamen
Ziels und dem Wissen um den groben Plan eine Gewaltenteilung und gegenseitige Kontrolle
stattfindet – immerhin reden wir hier von erwachsenen Menschen.
Vollkommen Transparenz und kontinuierlicher Dialog bedeuten auch, dass jeder Projektmitarbeiter motiviert ist und sich eingebunden fühlt. Das ist das ganze Geheimnis und
die Kernaussage gemeinschaftlicher Planung. Wir wollen einander helfen und unseren Teil
beitragen, weil wir von Natur aus soziale Wesen sind.
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Globale Konzerne
könnten ohne
Telefonie, Telex,
Telefax, Fernsehen
und Computer nicht
existieren.
Die dritte Wahrheit:
Neue Technologien setzen das soziale
Potenzial frei
Ich habe über Forschungsarbeiten gesprochen, die sich
mit Menschen und deren Motivation beschäftigen, Projekten einen sozialen Fokus zu geben. Ein weiterer wichtiger
Faktor macht diesen Ansatz klar und Fortschritte möglich:
die Technologie.
Natürlich sind Menschen keine Maschinen.
Nicht von der Hand zu weisen ist jedoch, dass
Technologie menschliche Beziehungen erleichtert und
auch unsere Fähigkeit zu organisieren unterstützt.
Globale Konzerne könnten ohne Telefonie, Telex,
Telefax, Fernsehen und Computer nicht existieren.
Dies wurde erst durch Entwicklungen in der
Kommunikationstechnologie ermöglicht.
Im Zuge des technischen Fortschritts hat sich auch die
Rolle der Technik geändert. Der Computer hat sich vom
Taschenrechner über die Schreibmaschine bis hin zum
digitalen Arbeitsplatz entwickelt, auf dem digitale Daten
und Dokumente liegen – genauso wie auf einem richtigen
Schreibtisch.
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Menschen lernen am besten anhand von Analogien und
Metaphern, besonders, wenn sie aus dem echten Leben
stammen.Je größer die Ähnlichkeit und je deutlicher
der Zusammenhang, umso schneller verstehen wir. Das
digitale Office-Dokument stellt eine solche Analogie dar,
die zu einem weltweiten Standard der Wissensarbeit
geworden ist. Tablets, Smartphones und andere digitale
Geräte beschleunigen diese Entwicklung und machen
neue Analogien möglich.
Am spannendsten
ist es jedoch, wenn
wir sie nutzen, um
menschliche Beziehungen aufzubauen
und diese auch zu
pflegen.
Das „digital planning board“, also die „digitale
Planungstafel“, ist ein gutes Beispiel dafür. Auf leichte
und spielerische Art hilft es, Aufgaben zu visualisieren,
zu planen und zu koordinieren. Auf der gemeinsamen
Tafel verzeichnet das Team alles, was geplant, in Arbeit
oder erledigt ist. So sind alle beteiligt und können sich
so gegenseitig Feedback geben – nicht einmal am Tag,
einmal pro Stunde oder einmal in der Minute, sondern in
jeder Sekunde des Projektzeitrahmens!
Vorbild für die digitale Planungstafel war die KanbanTafel die, oftmals in einer Größe von zehn mal zehn
Metern, dazu benutzt wird, Fabrikarbeit zu koordinieren.
Toyota beispielsweise hat nun seine Kanban-Tafeln
digitalisiert. Manager können so in Echtzeit und von
verschiedenen Standorten aus verfolgen, wie die
Mitarbeiter in der Produktion ihre Arbeit zusammen planen
und koordinieren.
Technologie kann benutzt werden, um Arbeit
zu automatisieren. Man kann mit ihr übliche
Handlungsweisen unterstützen und festigen.
Am spannendsten ist es jedoch, wenn wir sie nutzen, um
menschliche Beziehungen aufzubauen und diese auch zu
pflegen. Warum? Weil dies zu engagierteren Mitarbeitern
führt, die selbstständig neue und effektivere Methoden
entwickeln, um ihre Arbeit zu organisieren.
Dieser Erfolgsfaktor gilt für alle sozialen Systeme
und dementsprechend ist dementsprechend auch
entscheidend für Unternehmen und deren Projekte.
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Schlussfolgerung:
Planen Sie sozial und verbessern Sie Ihr
Geschäft
Aktuelle Trends, neue Forschungsergebnisse und gute
Beispiele aus der Praxis sprechen für sich. Projekte werden
nicht durch Planung, Management und Kontrolle erfolgreich. Motivation und Engagement, erreicht durch Offenheit, Vertrauen und Zusammenarbeit, sind die Zutaten des
Erfolges. Dieses Konzept nennen wir soziales Projektmanagement, in ihm werden Projekte zu temporären sozialen
Systemen.
Der neueste Ansatz dieser Denkrichtung ist „Collaborative
Planning“, „Gemeinschaftliche Planung“. Nicht nur das Projekt selbst, sondern auch dessen Planung ist ein sozialer
Prozess. Drei Schlüsselfaktoren führen zum Erfolg:
>
Statt der Planung bis ins kleinste Detail erstellen Sie
eine grobe Planung und passen die Arbeit an, wenn
es neue Erkenntnisse gibt oder sich die Bedingungen verändern. Derjenige, der die Arbeit erledigt,
plant sie auch: „Regel des letzten Planers“.
>
Trauen Sie sich, jeden zu jeder Zeit in das Projekt
einzuladen, sogar den Kunden. Komplette Transparenz ist nicht gefährlich, sie fördert vielmehr kundenzentrierte Entwicklungen und begünstigt den
Projektverlauf.
>
Moderne Technik bietet vollkommen neue Möglichkeiten, um Menschen über eine einfache und spielerische Weise einzubeziehen und zu beschäftigen.
Nutzen Sie die Vorteile von neuen digitalen Geräten
und intuitiven Applikationen.
Projectplace will noch
viele weitere Projekte zum
Erfolg machen – deswegen
entwickeln wir stetig neue
Produkte und Services.
Wir werden diese Aufgabe nie beenden, aber wir
werden immer beherzigen,
was wir unseren Kunden mit
auf den Weg geben – durch
konstante Weiterentwicklung, dessen Grundlage der
Dialog mit unseren Kunden
und Projektbeteiligten ist.
Wir können nicht alles
vorhersagen, planen oder
kontrollieren, was die Zukunft
angeht. Aber wir können
hinhören, lernen, anpassen
und verbessern – durch
gemeinschaftliche Planung
in unserem eigenen Haus.
Ein erfolgreiches Projekt definiert sich nicht über
die termingerechte Fertigstellung, die Einhaltung
des Budgetrahmens oder das Erreichen der
gewünschten Qualität. Ein erfolgreiches Projekt schafft
wahrnehmbaren Mehrwert für den Kunden, einen
Mehrwert, der die Erwartungen aller Beteiligten erfüllt
oder gar übertrifft.
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Quellenangabe
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2.
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4.
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5.
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6.
Beck K., Extreme Programming Explained: Embrace Change
7.
Chin G. Agile Project Management: How to Succeed in the Face of Changing Project Requirements.
8.
Liker, J. The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s
Greatest Manufacturer.
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Winograd T., A Language/Action Perspective on the Design of Cooperative Work, Human-Computer Interaction 3:1 (1987-88), 3-30.
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Goleman, Daniel, Social Intelligence (2007)
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Teresa Amanile, The progress principle.
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Jonathan Rowson: Transforming behaviour change:
Beyond nudge and neuromania.
http://www.thersa.org/projects/social-brain/transforming-behaviour-change
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9
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