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I N T E R N E T- N E W S Anzahl der versandten E-MailViren sinkt. Die Zahl der für PCs konzipierten und neu in Umlauf gebrachten Viren ist im laufenden Jahr im Vergleich zu den Vorjahren deutlich gesunken. Grund zur Entwarnung gibt es allerdings nicht: Immer noch sind etwa 0,7% aller E-Mails mit Viren infiziert. Insbesondere die schon lange bekannten Sicherheitslöcher des Internet Explorers in der Version 5 und von Outlook Express werden immer noch - häufig erfolgreich zum Angriff auf PCs benutzt. Achten Sie deshalb darauf, die von Microsoft empfohlenen Up-dates zu installieren, wenn Sie die entsprechende Software verwenden. Bei Windows in den Versionen 98, ME, 2000 oder XP können Sie dafür das im Startmenü verfügbare Windows Update verwenden. A U S D E M I N H A LT ■ ■ ■ ■ ■ ■ Zugriffschutz in Excel – 2 Achsen formatieren – 2 Schneller Datumswechsel – 3 Windows Neustart – 4 Leere Seite als Startseite – 4 Beilage: Digitalkameras Teil 2 Besuchen Sie uns unter www.pc-toptipps.de Benutzername: PC Kennwort des Monats: Bindestrich WORD Mit dem Teilungsfeld arbeiten Beim Überarbeiten eines Dokuments stellen Sie fest, dass verschiedene Textpassagen an anderer Stelle im Dokument passender wären. Natürlich können Sie in Word die einzelnen Bereiche per Drag & Drop beliebig verschieben. Bei umfangreichen Dokumenten ist dabei allerdings viel Navigationsarbeit, also ein Hin- und Herblättern notwendig. Außerdem kann es leicht passieren, dass Sie dadurch den Überblick verlieren. Das muss natürlich nicht sein, denn Word bietet Ihnen ein praktisches Hilfsmittel an: Ebenso, wie Sie es von Excel her kennen, verfügt Word nämlich über ein Teilungsfeld, welches Sie am oberen Ende der vertikalen Bildlaufleiste aufziehen können. Wenn Sie Ihren Mauszeiger dorthin bewegen, verwandelt sich dieser in einen Doppelstrich mit zwei Pfeilen. Mit gedrückter linker Maustaste können Sie nun das Fenster teilen, wobei Sie in beiden Teilen voneinander unabhängig navigieren können. Sie können nun beispielsweise im unteren Fensterteil zum betreffenden Abschnitt navigieren, diesen markieren und dann mit gedrückter linker Maustaste per Drag & Drop in den oberen Fensterabschnitt ziehen. Um die Teilung wieder aufzuheben, tätigen Sie einfach einen Doppelklick auf die Fensterteilung, oder Sie rufen das Menü Fenster auf und wählen dort die Option Teilung aufheben. Blickfangpunkte schnell ausrichten Uns erreichte folgende Anfrage einer Leserin: In meinem Dokument befindet sich eine lange Auflistung mit Blickfangpunkten. Durch einige Formatierungsvorgänge sind die Blickfangpunkte versehentlich nicht mehr bündig untereinander positioniert, sondern unterschiedlich stark eingerückt. Wie kann ich das schnell korrigieren, ohne jede Zeile langwierig per Hand anpassen zu müssen? PC-TopTipps fürs Büro · Ausgabe Dezember II 2002 · pc-b 1 Antwort: Sie können die Aufzählungszeichen in Word auf den Millimeter genau positionieren. Markieren Sie dazu alle Zeilen der Auflistung und rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf, um dort die Option Nummerierungen und Aufzählungszeichen auszuwählen. Im Register Aufzählungen betätigen Sie die Schaltfläche Anpassen. In dem sich öffnenden Dialogfenster können Sie nun die genaue Positionierung der Blickfangpunkte unter Zeichenposition, Einzug bei festlegen. Wenn Sie hier 0 cm eingeben, werden Ihre Aufzählungszeichen am linken Textrand positioniert. Den Abstand zwischen dem Aufzählungszeichen und dem Text bestimmen Sie über Textposition, Einzug bei . Änderungen können aber nur noch nach Eintragung des Kennwortes vorgenommen werden. Die Eintragung eines Lese-/Schreibkennwortes führt dagegen dazu, dass die Datei überhaupt nicht mehr geöffnet werden kann ohne das Passwort einzutragen. Das Kennwort darf bis zu 15 Zeichen lang sein und Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen beinhalten. Beachten Sie bitte, dass Excel zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet. Nach einem Klick auf OK werden Sie aufgefordert, das Kennwort zu wiederholen, um Tippfehler zu vermeiden. Nun können Sie die Datei wie gewohnt speichern. Hinweis: Dieser excelspezifische Lese- und Schreibschutz kann mit relativ einfachen Mitteln umgangen oder entfernt werden. Ziel dieses Zugriffsschutzes kann also nur sein, versehentliche Eingriffe in eine Datei zu verhindern. Geheime, sicherheitsrelevante Dateien sollten über andere Mechanismen abgesichert werden, z. B. über die Berechtigungsstruktur in Ihrem Firmennetzwerk. EXCEL Zugriffsschutz für Excel-Dateien Die Arbeit mit Excel-Dateien kann leicht eine recht kniffelige Angelegenheit werden, wie Sie sicher aus eigener Erfahrung wissen. Umso ärgerlicher ist es, wenn andere Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen Einblick in eine Datei nehmen und dann durch ein Versehen Änderungen daran durchführen. Sie können diese Dateien abgestuft schützen: Zum einen gegen Änderungen, zum anderen aber auch gegen jeglichen Zugriff. Öffnen Sie hierfür die betreffende Excel-Datei und wählen Sie die Option Speichern unter (Funktionstaste F12 oder Menü Datei). Klicken Sie im erscheinenden Dialogfenster auf die Schaltfläche Extras und wählen Sie den Eintrag Allgemeine Optionen (In Excel 97 erreichen Sie dieses Fenster direkt über die Schaltfläche Optionen… im Dialogfenster Speichern unter). Nun öffnet sich ein weiteres Fenster mit der Überschrift Speicheroptionen. Hier können Sie für beide Sperrmöglichkeiten jeweils ein Kennwort eingeben. Wenn Sie die Datei also lediglich mit einem Schreibschutz versehen möchten, genügt es, hierfür nur ein einzelnes Kennwort einzugeben. Die Datei kann dann weiterhin aufgerufen und auch angezeigt werden, 2 PC-TopTipps fürs Büro · Dezember II 2002 OFFICE Formatieren der Größen- und Rubrikachse Diagramme sind ein unerlässliches Hilfsmittel zur Veranschaulichung von Tabellen. Deshalb sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Beschriftung auch aussagekräftig und deutlich erkennbar ist. Oftmals sind Werte zu dicht gedrängt angeordnet, so dass der Betrachter leicht den Überblick verliert. Derartiges lässt sich durch die richtige Formatierung der Größen- und Rubrikachse aber vermeiden. So formatieren Sie die Größenachse: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Diagramm und wählen Sie im Kontextmenü die Option Diagramm-Objekt-Bearbeiten. Anschließend bewegen Sie den Mauszeiger zur Größenachse des Diagramms und rufen wieder das Kontextmenü auf, um das Dialogfenster Achse formatieren zu öffnen. Auf der Registerkarte Skalieren lassen sich die Wer- Über die Einstellung Rubrikenachse (X) schneidet bei oder Bodenfläche (XY) schneidet bei legen Sie den Nullpunkt der Größenachse fest. Im Register Zahlen, Bereich Kategorie, haben Sie die Möglichkeit die Darstellung der Zahlenformate auszuwählen oder nach der Wahl der Kategorie Benutzerdefiniert ein eigenes Format, z. B. für firmenspezifische Produktcodes, zu definieren. Datum öffnet sich. Hier können Sie jeweils über ein Drop-Down-Menü das Datum und eine Anzeigenoption auswählen. Sie können das gesuchte Datum aber auch direkt über die Tastatur eingeben. Outlook akzeptiert dabei als Trennzeichen den Punkt (z. B. 1.1.2003), das Komma (z. B. 1,1,2003), den Trennstrich (z. B. 1-1-2003) und das Leerzeichen (z. B. 1 1 2002). Anstelle eines Datums können Sie aber auch eine Beschreibung in Worten eingeben. Diese Beschreibung wird dann von Outlook in ein Zahlenformat umgewandelt. Dadurch lässt sich beispielsweise der in 45 Tagen fällige Termin schnell eintragen. Hier ein paar Beispiele für mögliche Eingaben im Datumsfeld: ■ Heute, gestern, morgen, übermorgen, diesen Fr, heute in 45 Tagen, ■ heute in einem Monat ■ vor drei Wochen, nächste Woche Um Platz zu sparen, können Sie im Register Ausrichtung die Werte schräg stellen, indem Sie die GradZahl verändern und im Register Schrift können Sie einen kleineren Schriftgrad auswählen. Um die Rubrikachse zu formatieren, gehen Sie genauso vor wie bei der Größenachse. Auch manche Feiertage lassen sich direkt aufrufen, allerdings müssen sie richtig geschrieben werden: ■ Heiligabend ■ Silvester, Neujahr ■ Tag der Arbeit 2003 ■ Valentinstag Lesen Sie zum Thema Diagramm auch unseren Artikel "Diagramme einfach erstellt und verändert" in der Ausgabe September I 2002. Sie können auch Abkürzungen, wie beispielsweise Dez. anstelle Dezember verwenden. Probieren Sie selbst weitere Möglichkeiten aus! te verändern, indem Sie den Haken beim jeweiligen Kontrollkästchen herausnehmen und die entsprechenden Werte eintragen. OUTLOOK Hinweis: Outlook kann natürlich nur zu einem Datum springen, das im Kalender angezeigt wird. Be- Schneller Datumswechsel Viele Anwender verwenden Outlook zur Terminverwaltung. Sie wählen dafür das gesuchte Datum im Kalender aus und tragen den Termin ein. Unpraktisch wird es aber, wenn Sie einen Termin eintragen wollen, der genau in 45 Tagen fällig wird (beispielsweise die Fälligkeit einer Rechnung). Normalerweise müssen Sie dieses Datum per Hand ausrechnen. Mit Outlook geht es aber auch viel einfacher: Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender und drücken Sie die Tastenkombination Strg+G. Das Fenster Gehe zu PC-TopTipps fürs Büro · Dezember II 2002 3 achten Sie das bitte, wenn Sie die Arbeitswochen-Ansicht (5 Tage) verwenden: Hier kann kein Termin aufgerufen werden, der auf ein Wochenende fällt. WINDOWS Schneller Windows-Neustart Windows 95/98 verlangt leider bei Softwareinstallationen oder -änderungen immer einen Neustart des Computers, selbst wenn nur minimale Änderungen an der Systemkonfiguration vorgenommen worden sind. Mit einem kleinen Trick wird der Neustart viel schneller durchgeführt. Und so funktioniert es: Wenn Windows nach einer Änderung der Systemkonfiguration zum Neustart auffordert, dann beenden Sie den Dialog mit Nein. Rufen Sie nun Start - Beenden - Neustart auf und drücken Sie beim Klick auf OK gleichzeitig die Shift-Taste. Genauso funktioniert der schnelle Neustart ohne Maus: Im Beenden-Dialog einfach beim Drücken der EnterTaste zusätzlich die Taste Shift gedrückt halten. Hintergrundinfo: Die in Windows 95/98 immer noch vorhandene DOS-Basis wird bei dieser Methode nicht neu gestartet. Lediglich das Windows-System führt einen Neustart durch. Noch ein Hinweis: Diese Methode funktioniert nicht, wenn Sie die Dateien autoexec.bat oder config.sys geändert haben. Dann muss leider ein kompletter Neustart durchgeführt werden. AKTUELLE SOFTWARE Lupas Rename 2000. Mit diesem kostenlosen Werkzeug können Sie alle Dateien eines Verzeichnisses und darin enthaltene Unterverzeichnisse auf einmal umbenennen. Dateinamen können Sie auf verschiedenste Arten bearbeiten und verändern, unter anderem durch einen Wechsel von Großauf Kleinbuchstaben, rechts- und linksbündiges Kürzen oder Erweitern von Dateinamen und Umbenennen von versteckten Dateien. Bedient wird das Werkzeug über eine leicht verständliche Nutzeroberfläche, mit der Sie sich die Auswirkungen Ihrer Änderungen vorab ansehen und mittels einer "Undo" - Funktion bei Bedarf auch wieder rückgängig machen können. Weitere Informationen: http://www.geocities.com/ lupas2000/zips/ lupasrename.zip INTERNET EXPLORER PC-TopTipps fürs Büro Herausgeber: GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation mbH & Co. KG Eine "leere" Seite als Startseite definieren Im Internet Explorer haben Sie wie in jedem anderen Webbrowser die Möglichkeit, die Startseite individuell festzulegen. Als Startseite wird die Seite bezeichnet, die beim Start des Programms automatisch als erste geladen wird. Dies kann je nach gewählter Seite mehr oder weniger lang dauern. Am schnellsten lädt sich logischerweise eine leere Seite - und das können Sie selbst einstellen: Wählen Sie im Internet-Explorer Extras, Internetoptionen... aus. Im erscheinenden Dialogfenster, Register Allgemein, stellen Sie die Startseite auf Leere Seite und bestätigen dies mit OK. 4 PC-TopTipps fürs Büro · Dezember II 2002 Postanschrift: Postfach 20 09 52, 80009 München Hausanschrift: Kapuzinerstr. 9, 80337 München Tel. 089 231103-0, Fax 0 89 231103-50 Internet: www.gwi.de E-Mail: kontakt@gwi.de Geschäftsführung: Renate Dempfle Verlagsleiter: Oliver Bresch Redaktion: SYSLAB.COM Inhalt dieses Briefes nur zur Information des Empfängers. Alle Informationen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise zweimal im Monat. Die Wahl der richtigen Digitalkamera Ab ca. 15,00 € sind derartige Fotoshow-Programme im Handel erhältlich. Im zweiten Teil der Beilage zum Thema “Wahl der richtigen Digitalkamera” geben wir Ihnen Hinweise zur effizienten Bearbeitung und zum kostengünstigen Druck der digital aufgenommenen Fotos. Denn eine ausschließliche Betrachtung der Fotos auf dem Bildschirm ist häufig unpraktisch und lässt meist zu wenige Feinheiten erkennen. Adressen: http://www.magix.com http://www.databecker.de http://www.ulead.de Bildbearbeitung Bildbetrachtung und Archivierung Im Lieferumfang von Digitalkameras ist meist ein einfaches Programm zur Übertragung der Bilder, zur Bildbetrachtung, Beschriftung und Archivierung enthalten. Damit lässt sich ein digitales Fotoalbum erstellen oder eine Diashow erzeugen. Die mitgelieferten Programme lassen meist nur spärliche Bearbeitungsmöglichkeiten zu, wie das Drehen des Bildes oder die Erstellung von Ausschnittsbildern. Wenn Sie Fotos jedoch umfangreich bearbeiten oder auch retuschieren möchten, benötigen Sie ein vollständiges Bildbearbeitungsprogramm. Dabei reicht die Preis-Palette von kostenlosen Programmen bis weit über 2.000,00 €. Beim Laden der Bilder auf Ihren Computer werden übrigens auch das Aufnahmedatum und die Kameraeinstellungen der einzelnen Fotos übertragen. Dadurch können Sie auch später noch feststellen, warum die eine oder andere Aufnahme besonders gut oder schlecht gelungen ist. Preis: Eventuell genügt Ihnen bereits das kostenlose Bildbearbeitungsprogramm Gimp 1.2. Es steht unter folgender Adresse zur Verfügung: http://www.gimp.org Wenn Sie daran denken Ihre Bilder zur Entlastung der Festplatte und Archivierung auf CD oder DVD zu brennen, sollten Sie beachten, dass dann alle Zusatzinformationen wie Aufnahmedatum und Beschriftung verloren gehen. Fotodruck mit Tintenstrahldrucker Um dieses Problem zu lösen, gibt es mittlerweile Spezialtools, mit deren Hilfe Sie ein digitales Fotoalbum oder eine Diashow auf CD oder DVD brennen können. Diese Programme bieten verschiedene Gestaltungsfunktionen und teilweise sogar ganz brauchbare Bildbearbeitungsmöglichkeiten an. Wenn Sie einen entsprechenden Drucker besitzen, ist natürlich auch der Reiz da, die Bilder selbst zu Papier zu bringen. Dabei werden Sie auf so manche Tücken stoßen und sollten sich auf ein zeitaufwändiges Ausprobieren einstellen. Ferner sollten Sie das Fotopapier des Druckerherstellers verwenden. Das garantiert Farbschärfe und verhindert ein "Auslaufen" der Farbe; Fotopapier gibt es in DIN A 4 oder 10 x 15 Format. PC-TopTipps fürs Büro · Dezember II 2002 EXTRA Beilage zur 24. Ausgabe 2002 Ein gravierender Nachteil: Das Fotopapier ist sehr teuer und auch die Patronen für den Tintenstrahldrucker sind bekanntermaßen nicht billig. (Achten Sie beim Kauf eines Druckers auf getrennte Farbpatronen, diese können bei Bedarf einzeln ausgetauscht werden). Der Preis für ein Foto in der Größe 10 x 15 cm liegt hier zwischen 0,40 und 0,90 €. Außerdem kann es sein, dass die Bilder mit der Zeit verblassen, während Fotos aus dem Labor auch noch nach Jahren farbecht sind. Fotoentwicklung Fotolabors verwenden zum Fotodruck meist ein Thermodruckverfahren, wodurch sich eine bessere Bildqualität erzeugen lässt. Inzwischen sind viele Fotolabors auch auf die Entwicklung digitaler Bilder eingestellt. Wenn Sie einen CD-Brenner besitzen, können Sie in Ruhe zu Hause die entsprechenden Bilder auf CD brennen und dann fast überall dort entwickeln lassen, wo auch Kleinbildfilme entwickelt werden. Größere Fotogeschäfte und viele Kaufhäuser erstellen aber auch eine Image-CD für Sie, die dann zur Entwicklung weitergeleitet wird. Dazu benötigen Sie nur Ihre Speicherkarte zum Einlesen. In drei bis fünf Tagen stehen die Bilder dann zur Abholung bereit. An Digital-Print-Stationen erhalten Sie Ihre Fotos innerhalb weniger Minuten. Sie bringen einfach Ihr Speichermedium mit und wählen nur noch Format und Anzahl der Fotos aus und die Print-Station bringt umgehend Ihre Bilder zu Papier. Es ist übrigens sehr lohnenswert bei der Bildentwicklung Preisvergleiche anzustellen. Beispielsweise schwankt der Preis für ein Foto in der Größe 10 x 15 cm zwischen ca. 0,20 und 0,60 € Hinzu kommen meist noch die Grundgebühr bzw. Auftragspauschale (bis zu 3,50 €) und eventuelle Versandkosten. Fazit: Bei einzelnen Fotos, die Sie schnell mal mitnehmen möchten, ist der Fotodruck über den heimischen Drucker sicherlich eine ganz praktische Möglichkeit. PC-TopTipps fürs Büro · Dezember II 2002 Für bessere Qualität zu einem günstigeren Preis sollten Sie jedoch ein Fotolabor damit beauftragen. Bildspeicherung im Internet Eine weitere Variante besteht darin, die Bildentwicklung online in Auftrag zu geben. Per Client-Software, die Ihnen von dem jeweiligen Anbieter zum kostenlosen Herunterladen angeboten wird, wählen Sie ganz einfach und bequem im Offline-Modus Ihre Fotos zu Hause aus. Je nach Wunsch werden Ihnen die Bilder zugeschickt oder stehen Ihnen innerhalb von drei bis fünf Tagen zur Abholung bei einem von Ihnen ausgewählten Händler bereit. Einziger Nachteil der Online-Bestellung ist die lange Datenübertragungszeit. Manche Anbieter stellen Ihnen außerdem ein persönliches Internet-Fotoalbum zur Verfügung. Dadurch entfällt bei weiteren Nachbestellungen die Übertragungszeit. Auf diese Weise können auch Freunde und Verwandte direkt aus Ihrem Album Fotos aussuchen und nachbestellen. Diese Alben können Sie der Allgemeinheit präsentieren oder privat schützen, so dass beispielsweise nur Familienmitglieder Zugriff haben. Teilweise werden Ihnen dort auch noch Bildbearbeitungsmöglichkeiten angeboten, mit deren Hilfe Sie beispielsweise rote Augen korrigieren können. Adressen: http://www.agfanet.com http://www.fujicolor-order.net PC-TopTipps fürs Büro Herausgeber: GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation mbH & Co. KG Postanschrift: Postfach 20 09 52, 80009 München Hausanschrift: Kapuzinerstr. 9, 80337 München Tel. 089 231103-0, Fax 0 89 231103-50 Internet: www.gwi.de E-Mail: kontakt@gwi.de Geschäftsführung: Renate Dempfle Verlagsleiter: Oliver Bresch Redaktion: SYSLAB.COM Inhalt dieses Briefes nur zur Information des Empfängers. Alle Informationen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise zweimal im Monat.