Dienstanweisung Steuer Nr. 5 A - DZ

Dienstanweisung Steuer Nr. 5 A
Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen 2014
(programmgesteuerte Erstellung)
Stand: April 2014
Verfasser: Wolfgang Arnold
Stand: 04/2014
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BAD007
Inhaltsverzeichnis
Inhalt
0.
1.
2.
Vorbemerkung.................................................................................................... 5
Rechtliche Grundlagen ....................................................................................... 6
Programmgesteuerte Erstellung von elektronischen Lohnsteuer- ...................... 7
bescheinigungen im Verfahren KIDICAP ........................................................... 7
3.
Hinweise zu den Angaben in den Feldern der elektronischen .......................... 9
Lohnsteuerbescheinigung.................................................................................. 9
3.1 Feld 1 - Dauer des Dienstverhältnisses - ................................................................... 9
3.2
Feld 2 - Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn/Großbuchstaben (S, F, M) 19
3.3 Feld 3 - Bruttoarbeitslohn einschl. Sachbezüge ..................................................... 10
3.4
Feld 4 - Lohnsteuer – .................................................................................................. 11
3.5
Feld 5 – Solidaritätszuschlag (SolZ) – .................................................................... 11
3.6
Feld 6 – Kirchensteuer – ............................................................................................. 11
3.7
Feld 7 - Kirchensteuer des Ehegatten -.................................................................... 12
3.8
Feld 8 - Versorgungsbezüge - .................................................................................. 12
3.9
Feld 9 - Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre -.................................... 12
3.10 Feld 10 – Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (ohne
9) und ermäßigt besteuerte Entschädigungen ........................................................ 13
3.11 Felder 11 – 14 – Einbehaltene Steuern der vorherigen Felder - ......................... 13
3.12 Feld 15 - Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Verdienstausfallentschädigung Infektionsschutzgesetz), Aufstockungsbetrag und
Altersteilzeitzuschlag ...................................................................................... 113
3.13 Feld 16a und b - Steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen bzw.Auslandstätigkeitserlass ................................................................ 14
3.14 Feld 17 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung
und erster Tätigkeitsstätte .......................................................................................... 14
3.15 Feld 18 - Pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen
Wohnung und Tätigkeitsstätte.................................................................................... 14
3.16 Feld 19 - Steuerpflichtige Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere
Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden ............................................. 14
3.17 Feld 20 - Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit – ................ 15
3.18 Feld 21 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung - 15
Stand: 04/2014
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Inhaltsverzeichnis
3.19 Feld 22 a und b – Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und
an berufsständische Versorgungseinrichtungen ..................................................... 15
3.20 Feld 23 a und b – Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung
und an berufsständische Versorgungseinrichtungen ............................................. 15
3.21 Feld 24 a, b und c - Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse –.................................... 16
3.22 Feld 25 – Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung........... 16
3.23 Feld 26 – Arbeitnehmerbeiträge zur sozialen Pflegeversicherung – .................. 16
3.24 Feld 27 – Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung –........................ 16
3.25 Feld 28 – Beiträge zur privaten Krankenversicherung und PflegePflichtversicherung....................................................................................................... 17
3.26 Feld 29 – Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag zu 8 - ............ 17
3.27 Feld 30 – Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns zu 8. und/oder
9. ...................................................................................................................... 17
3.28 Feld 31 – Zu 8. bei unterjähriger Zahlung: Erster und letzter Monat, für den
Versorgungsbezüge gezahlt wurden ........................................................................ 18
3.29 Feld 32 – Sterbegeld; Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen
von Versorgungsbezügen – in 3. und 8. enthalten ................................................. 18
3.30 Feld 33 – Ausgezahltes Kindergeld -........................................................................ 18
3.31 Allgemeine Hinweise zu den Feldern 34 – 42 ....................................................... 19
3.32 Feld 34 – Steuerpflichtiger Zuschuss des Arbeitgebers zur Zusatzversorgung 19
3.33 Feld 35 - Beitrag des Arbeitnehmers zur Zusatzversorgung – ........................... 19
3.34 Feld 36 - Übungsleiterfreibetrag – ........................................................................... 19
3.35 Feld 37 – Ehrenamtspauschale ............................................................................... 19
3.36 Felder 38-40 Steuerfreie Auslandsdienstbezüge / Zuwendungen gem.
Richtlinie II an Auslandsdienstlehrkräfte .................................................................. 19
3.37 Felder 38-40 Arbeitnehmerkammerbeitrag Bremen - ........................................ 20
3.38 Felder 38-40 Arbeitskammerbeitrag Saarland .................................................... 20
3.39 Angabe der personenbezogenen Daten und der Steuermerkmale ..................... 20
3.40 Anschrift des lohnsteuerlichen Arbeitgebers, Angabe der ArbeitgeberSteuernummer und des Finanzamtes ...................................................................... 21
4.
Lohnsteuerbescheinigungen von öffentlichen Kassen ...................................... 22
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Inhaltsverzeichnis
5. Sonstiges .......................................................................................................... 23
5.1 Bescheinigung von Sterbegeld.................................................................................. 23
5.2
Nachzahlungen im Zahlungsmonat (ZM) 01 eines jeden Kalenderjahres ......... 23
5.3
Besonderheiten im Zusammenhang mit maschinell erstellten
Lohnsteuerbescheinigungen ...................................................................................... 24
5.4
Manuelle elektronische Lohnsteuerbescheinigung ................................................ 25
Anlagen: 4
Stand: 04/2014
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Vorbemerkung
0.
Vorbemerkung
Diese Dienstanweisung (DA) gilt für die programmgesteuerte Erstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für das Kalenderjahr 2014 im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP. Änderungen/Ergänzungen/Weglassungen gegenüber der DA Steuer Nr. 5 A
in der Fassung für das Kalenderjahr 2013 sind durch seitlichen Randstrich gekennzeichnet (ohne Kennzeichnung der Änderung der Jahresangaben). Die DA wird ausschließlich
in elektronischer Form im DZ-Portal bereitgestellt.
Für die manuelle Erstellung einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung im Verfahren KIDICAP gilt zudem die DA Steuer Nr. 5 B.
Darüber hinaus kann ab Kalenderjahr 2016 in seltenen Ausnahmefällen die manuelle Erstellung einer papiergebundenen Besonderen Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2014 erforderlich sein/werden (Formular BADV-DZ 7.28). Hierfür gelten die Ausführungen in dieser DA entsprechend.
Hinweis zur Erstellung einer (Besonderen) Lohnsteuerbescheinigung für Kalenderjahre vor 2014:
• Kalenderjahr 2013
Für das Kalenderjahr 2013 ist im Verfahren KIDICAP nur noch die manuelle Erstellung
einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung möglich Hierfür gelten die DA Steuer
Nr. 5 A und Nr. 5 B in der Fassung für das Kalenderjahr 2013.
• Kalenderjahre vor 2013
Für Kalenderjahre vor 2013 kann im Verfahren KIDICAP keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung mehr veranlasst werden.. In diesem Fall ist ausnahmsweise die
manuelle Erstellung einer papiergebundenen Besonderen Lohnsteuerbescheinigung
(Formular BADV-DZ 7.28) zulässig.
Stand: 04/2014
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Rechtliche Grundlagen
1.
Rechtliche Grundlagen
• § 41b (Anlage 1),
• R 41b LStR 2013, H 41b LStH 2014 (Anlage 2),
• BMF – IV C 5 - S 2378/13/10002 (2013/0272073) - vom 28.08.2013 (Anlage 3).
Hinweis: Im BADV-Zuständigkeitsbereich als lohnsteuerlichem Arbeitgeber ist die Erstellung einer papiergebundenen Besonderen Lohnsteuerbescheinigung (Formular BADV-DZ
7.28) - abweichend von den Ausführungen in Anlage 3, Abschnitt II. - ausschließlich für
Vorvorjahre zulässig.
Stand: 04/2014
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Allgemeines
2.
Programmgesteuerte Erstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen im Verfahren KIDICAP
Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen (elektronische Übermittlung an die amtlich bestimmte Übermittlungsstelle und Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
für den Arbeitnehmer) werden im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP zu folgenden Zeitpunkten programmgesteuert erstellt:
• Bei ununterbrochenem Dienstverhältnis:
- Statusgruppe Tarif:
Unmittelbar nach der Zahlung der Bezüge für den Monat Dezember des laufenden
Jahres 2014,
- Statusgruppen Besoldung und Versorgung:
Unmittelbar nach der Zahlung der Bezüge für den Monat Januar des Folgejahres
2015.
• Bei Beendigung des Dienstverhältnisses im Kalenderjahr 2014 (Austrittsfall):
Unmittelbar nach der letzten Zahlung von laufenden Bezügen (Zeitraum bis Austrittsdatum).
Zahlung im Kalenderjahr 2014 an Austrittsfälle des Kalenderjahres 2014:
Nachzahlung von laufenden Bezügen
Erstellung einer neuen (korrigierten) Lohnsteuerbescheinigung (Zeitraum bis Austrittsdatum).
Zahlung von sonstigen Bezügen
Erstellung einer (weiteren) Lohnsteuerbescheinigung (Zeitraum = Zahlungsmonat).
Nachzahlung von laufenden Bezügen Erstellung einer neuen (korrigierten) Lohnund Zahlung von sonstigen Bezügen. steuerbescheinigung (Zeitraum bis Austrittsdatum) und Erstellung einer (weiteren)
Lohnsteuerbescheinigung (Zeitraum = Zahlungsmonat).
Stand: 04/2014
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Allgemeines
Zahlung im Kalenderjahr 2014 an Austrittsfälle vor Kalenderjahr 2014:
Zahlung von (sonstigen) Bezügen
Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung
(Zeitraum = Zahlungsmonat)
Auf die entsprechenden Positionen in den statusgruppenspezifischen BADV-Terminplänen
wird hingewiesen.
Stand: 04/2014
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Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
3.
Hinweise zu den Angaben in den Feldern der elektronischen
Lohnsteuerbescheinigung
Im Kalenderjahr 2014 enthält die elektronische Lohnsteuerbescheinigung 33 amtlich vorgeschriebene Felder. Darüber hinaus werden im Verfahren KIDICAP in 4 weiteren Feldern (Felder 34 bis 37) freiwillig verschiedene Angaben aus dem Lohnkonto programmgesteuert nachgewiesen. In weiteren Feldern (Felder 38 bis 42) können freiwillig zusätzliche Angaben aus dem Lohnkonto bescheinigt werden. Ein entsprechender Musterausdruck ist als Anlage 4 beigefügt.
Ergänzend zu den Ausführungen in der Anlage 3 gilt Folgendes:
3.1
Feld 1 - Dauer des Dienstverhältnisses Hier ist die Dauer des Dienstverhältnisses beim jeweiligen Arbeitgeber während des Kalenderjahres einzutragen. Zeiträume, in denen kein Lohn gezahlt wurde - z.B. beim Bezug
von Krankengeld - unterbrechen die Dauer des Dienstverhältnisses nicht. Die verschiedenen in KIDICAP - Fenster 24a - vorhandenen Unterbrechungsgründe, ausgenommen
Grund 90, sind keine Beendigung des Dienstverhältnisses.
3.2
Feld 2 - Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn / Großbuchstaben (S, F, M) Dieses Feld ist zweigeteilt. Im oberen Teil des Feldes ist die Zahl der im Lohnkonto
vermerkten Großbuchstaben U zu übermitteln. Die Dauer ist nicht relevant.
Hinweis: Bei Elternzeit (Unterbrechungsgrund 04) und gleichzeitiger (unschädlicher)
Teilzeitbeschäftigung ist eine programmgesteuerte Eintragung des Großbuchstabens U in das Lohnkonto nicht möglich (siehe KIDICAP News alle 02/99).
Im unteren Teil sind bei Vorliegen der Voraussetzungen die Großbuchstaben S und/oder
F zu übermitteln.
S ist einzutragen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen
des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist (KIDICAP Fenster 08, Feld „Monate“).
F ist einzutragen, wenn eine steuerfreie Sammelbeförderung nach § 3 Nr. 32 EStG erfolgt
M ist aufgrund einer Ausnahmegenehmigung des Betriebsstättenfinanzamtes bis Ende
2015 nicht zwingend erforderlich.
Stand: 04/2014
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Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
3.3
Feld 3 - Bruttoarbeitslohn einschl. Sachbezüge
Es ist der Gesamtbetrag des Bruttoarbeitslohns einschließlich des Wertes der
Sachbezüge zu bescheinigen, den der Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis im Kalenderjahr bezogen hat. Dies ist die Summe aus dem laufenden Arbeitslohn,
der für Lohnzahlungszeiträume gezahlt wurde, die im Kalenderjahr geendet haben, und
den sonstigen Bezügen, die im Kalenderjahr zugeflossen sind.
Der Bruttoarbeitslohn darf nicht um Freibeträge (Freibeträge auf der Lohnsteuerkarte
Versorgungsfreibetrag, Altersentlastungsbetrag etc.) gekürzt bzw. um Hinzurechnungsbeträge erhöht werden.
Beim Bruttoarbeitslohn sind nicht anzugeben:
•
ermäßigt besteuerte Entschädigungen (§ 34 Abs. 2 Nr. 2 EStG) und Vergütungen
für mehrjährige Tätigkeit (§ 34 Abs. 2 Nr. 4 EStG), es sei denn, die vorgeschriebene
(programmgesteuert) durchgeführte Günstigerprüfung hat ergeben, dass die Fünftelungsregelung (§ 39b Abs. 3 S. 9 EStG) zu einer höheren Steuer führt als die Besteuerung als nicht begünstigter sonstiger Bezug (siehe Ausführungen zu Feld 19).
•
Bezüge, die nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehören, z.B. steuerfreier Reisekostenersatz, steuerfreie Umzugskostenvergütungen und steuerfreie Zuschläge für
Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit,
•
Bezüge, die aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens oder aufgrund des Auslandstätigkeitserlasses (BStBl 1983 I S. 470) von der Lohnsteuer freigestellt sind,
•
Bezüge, für die die Lohnsteuer nach den §§ 40 bis 40b EStG pauschal erhoben
wurde.
Hinweis: Derzeit erstellt KIDICAP auch elektronische Lohnsteuerbescheinigungen mit
Negativbeträgen (Überzahlungen) beim Bruttoarbeitslohn. Im Rahmen der Bezügezahlung über das BADV sind Überzahlungen (Rückzahlung von Arbeitslohn) gem. BMF-Erlass v. 10.09.2001 – Z C 3 – O 1959 – 50/01 - abzuwickeln.
Danach sind zurückgezahlte Bruttobeträge, soweit sie nicht mit den laufenden
Bruttobezügen verrechnet wurden, durch eine so genannte Negativbescheinigung (Formular BADV -DZ 7.10-), die dem Wohnsitzfinanzamt vorzulegen ist,
steuerlich auszugleichen. Die Übermittlung von Negativbeträgen ist deshalb zu
unterdrücken bzw. mit einer Null-Meldung zu korrigieren.
Stand: 04/2014
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Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
3.4
Feld 4 - Lohnsteuer –
In dieser Zeile ist die Lohnsteuer zu bescheinigen, die der Arbeitgeber vom bescheinigten
Bruttoarbeitslohn einbehalten hat. Dies ist der Betrag, der sich nach Verrechnung mit der
vom Arbeitgeber für das Kalenderjahr beim Lohnsteuer-Jahresausgleich erstatteten Lohnsteuer ergibt. Übersteigt der erstattete Betrag die vom (letzten) Arbeitgeber einbehaltene
Lohnsteuer, so ist als einbehaltene Lohnsteuer der übersteigende Betrag mit einem Minuszeichen zu versehen.
Ist keine Lohnsteuer einbehalten worden, ist das Feld durch einen waagerechten Strich
auszufüllen.
In Feld 4 darf nicht eingetragen werden:
•
die Lohnsteuer, die auf Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit und auf ermäßigt
besteuerte Entschädigungen entfällt (Bescheinigung in Feld 10). Ausnahme: Günstigerprüfung ergab Versteuerung als "normaler" sonstiger Bezug (siehe Ausführungen
zu Feld 19).
•
pauschale Lohnsteuer, die vom Arbeitgeber getragen wird
Hinweis: Pauschalversteuerungen sind nur für Fahrtkostenzuschüsse nach der Heimaturlaubsverordnung nach § 37b EStG und für Arbeitgeberleistungen zur Zusatzversorgung der Arbeitnehmer nach § 40b EStG zulässig.1
3.5
Feld 5 – Solidaritätszuschlag (SolZ) –
Hier ist der SolZ zu bescheinigen, den der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat. Hier gelten die gleichen Ausführungen wie zu Feld 4.
3.6
Feld 6 – Kirchensteuer –
In dieser Zeile ist die Kirchensteuer (Kirchenlohnsteuer) zu bescheinigen, die der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat, wenn über das ElsterLohn II Verfahren (ELStAM) nur ein Kirchensteuermerkmal übermittelt wurde, z.B. „ev“ oder „rk“.
Wird die Konfession im Laufe des Jahres gewechselt, so hat dies auf die Eintragung der
Kirchensteuer in Zeile 6 keinen Einfluss.
1
BMF - Z B 2 - O 1959/06/10030 (2010/0972663) - v. 23.12.2010
Stand: 04/2014
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Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
3.7
Feld 7 - Kirchensteuer des Ehegatten Dieses Feld wird nur gefüllt, wenn bei verheirateten Arbeitnehmern zwei Kirchensteuermerkmale übermittelt wurden, weil es sich um eine konfessionsverschiedene Ehe
handelt, z.B. "ev/rk". In diesem Fall ist der auf den Ehegatten entfallende Anteil einzutragen. Der Anteil beträgt immer 50 % der insgesamt abgeführten Kirchenlohnsteuer und ist
Folge des Halbteilungsgrundsatzes sowie des Betriebsstättenprinzips.
Maßgeblich für die Berechnung und Abführung der Kirchenlohnsteuer sind die für das
Land Nordrhein-Westfalen (NW) geltenden Vorschriften.
Ausnahme: Die Höhe der Kirchenlohnsteuer kann nach dem am Ort des Wohnsitzes oder
gewöhnlichen Aufenthaltes des Arbeitnehmers geltenden Steuersatz (unter
Berücksichtigung der Mindestkirchenlohnsteuer) einbehalten werden.2 Der
vom Land NW (9 %) abweichende Steuersatz von 8 % gilt in den Ländern Baden-Württemberg und Bayern.
3.8
Feld 8 - Versorgungsbezüge In dieser Zeile sind die im Bruttoarbeitslohn (Feld 3) enthaltenen Versorgungsbezüge zu
übermitteln.
In Zeile 8 sind die Bruttoversorgungsbezüge einzutragen. Der Versorgungsfreibetrag darf
nicht vorher abgezogen werden.
Die auf die Versorgungsbezüge entfallenden Steuern sind in den in den Feldern 4 - 7 bescheinigten Beträgen enthalten. Eine gesonderte Bescheinigung erfolgt hier nicht.
3.9
Feld 9 - Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre Hier sind die Versorgungsbezüge zu übermitteln, die für mehrere Kalenderjahre gezahlt
werden. Diese Versorgungsbezüge werden tarifermäßigt versteuert (Fünftelungsregelung). Der Betrag darf nicht in dem in Feld 3 bescheinigten Betrag enthalten sein.
Hier sind Nachzahlungen zu bescheinigen, die sich auf einen Zeitraum von mehr als
zwölf Monaten beziehen.
2
§ 10 Abs.3 Kirchensteuergesetz NW
Stand: 04/2014
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Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
Hinweis: Eine Nachzahlung für einen Zeitraum von weniger als 13 Monaten, die sich über
den Jahreswechsel erstreckt, ist in diesem Sinne keine Nachzahlung für mehrere Kalenderjahre.
3.10 Feld 10 – Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (ohne 9) und
ermäßigt besteuerte Entschädigungen Hier sind folgende Beträge zu übermitteln:
•
Arbeitslohn, der für mehrere Kalenderjahre gezahlt wird. Nachzahlungen, die sich auf
einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten beziehen (z.B. Jubiläumszuwendungen)
•
Entschädigungen (z.B. Abfindungen)
Voraussetzung hier ist eine tarifermäßigte Versteuerung – Fünftelungsregelung – (siehe
hierzu BMF vom 01.11.2013 - BStBl I S.1326 -)
Der Betrag darf nicht in dem in Feld 3 bescheinigten Betrag enthalten sein.
Der Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und die Entschädigungen, die nicht ermäßigt
besteuert wurden, sind in Feld 19 zu bescheinigen.
In diesen Fällen ist der Betrag in dem in Feld 3 bescheinigten Betrag enthalten.
Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre sind hier nicht zu bescheinigen (s. Feld 9)
3.11 Felder 11 – 14 – Einbehaltene Steuern der vorherigen Felder In den Feldern 11 - 14 sind die auf den Arbeitslohn sowie die Versorgungsbezüge für
mehrere Kalenderjahre bzw. auf Entschädigungen entfallenden Steuerabzugsbeträge zu
übermitteln. Hier gelten die o.g. Ausführungen sinngemäß.
3.12 Feld 15 - Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Verdienstausfallentschädigung (Infektionsschutzgesetz), Aufstockungsbetrag und Altersteilzeitzuschlag
• Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (Fenster 43) bzw. Zuschuss nach § 3 der
Mutterschutz- und Elternzeitverordnung ( Fenster 17, Schlz. 5504)
•
Aufstockungsbeträge nach dem Altersteilzeitgesetz (Fenster 29 D bzw. Fenster 17
Schlz. 5565, 5566)
•
Altersteilzeitzuschlag (Fenster 29 B bzw. Fenster 17 Schlz. 5560).
Stand: 04/2014
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Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
Bei der Verrechnung von ausgezahlten und zurückgeforderten Leistungen ist der saldierte
Betrag (auch ggf. negativ) zu übermitteln.
Die hier ausgewiesenen Leistungen unterliegen dem Progressionsvorbehalt nach
§ 32b EStG.
3.13 Feld 16a und b - Steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen bzw.
Auslandstätigkeitserlass
Hier ist der Arbeitslohn zu übermitteln, der nach einem Abkommen zur Vermeidung der
Doppelbesteuerung (Feld 16a) oder dem Auslandstätigkeitserlass (Feld 16b) von der
Lohnsteuer freigestellt ist. Diese Leistungen unterliegen dem Progressionsvorbehalt nach
§ 32b EStG.
Aufgrund der Eingabe „0“ im Feld „steuerl. Beh“ des Fensters 7 wird keine maschinelle
Lohnsteuerbescheinigung erzeugt. Hier ist eine Bescheinigung über das Verfahren
„ElsterlohnManuell“ zu erzeugen.
3.14 Feld 17 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und
Arbeitsstätte Siehe BADV - K 2.26 - O 1959 – 18/12 - vom 18.12.2012. Auf Nr. 3 der dort als Anlage
beigefügten Hinweise wird besonders aufmerksam gemacht.
3.15 Feld 18 - Pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und
Arbeitsstätte Eine Pauschalversteuerung von steuerpflichtigen Fahrtkostenzuschüssen nach
§ 40 Abs. 2 S. 2 i.V.m. Abs. 3 EStG ist im Bereich des BADV nicht zulässig.1
3.16 Feld 19 - Steuerpflichtige Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, die
nicht ermäßigt besteuert wurden –
Der Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre und die Entschädigungen, die auf Grund der
vorgeschriebenen (programmgesteuert durchgeführten) Vergleichsberechnung (BMF vom
10.01.2000 - IV C 5 - S 2330 - 2/99 - BStBl I S. 138 -) nicht ermäßigt versteuert wurden,
sind hier zu übermitteln.
Der Betrag ist in dem in Zeile 3 bescheinigten Betrag enthalten.
Stand: 04/2014
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Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
3.17 Feld 20 - Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit –
In diesem Feld soll der Arbeitgeber die steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei beruflich
veranlasster Auswärtstätigkeit übermitteln.
Das Betriebsstättenfinanzamt hat jedoch eine Aufzeichnung der steuerfreien Verpflegungszuschüsse (Tagegelder) außerhalb des Lohnkontos zugelassen. Auf die Regelungen in BMF – Z C 3 – O 1959 – 33/04 – vom 22.06.2004 weise ich hin.
3.18 Feld 21 - Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung In diesem Feld soll der Arbeitgeber die steuerfreien Arbeitgeberleistungen bei doppelter
Haushaltsführung übermitteln. Das Betriebsstättenfinanzamt hat jedoch eine Aufzeichnung der steuerfreien Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung außerhalb
des Lohnkontos zugelassen. Auf die Regelungen in BMF – Z C 3 – O 1959 – 33/04 – vom
22.06.2004 weise ich hin.
3.19 Feld 22 a und b – Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an
berufsständische Versorgungseinrichtungen
Hier wird der Arbeitgeberanteil der Beiträge getrennt zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen übermittelt.
Hinweis: Die steuerfreien zusätzlichen Arbeitgeberbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung bei Tarifbeschäftigten in Altersteilzeit sind nicht zu bescheinigen (Anlage 3, Punkt 13a Abs. 5).
3.20 Feld 23 a und b – Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung und an
berufsständische Versorgungseinrichtungen
Hier wird der Arbeitnehmeranteil der Beiträge getrennt zur gesetzlichen Rentenversicherung und an berufsständische Versorgungseinrichtungen übermittelt.
In Fällen, in denen der Arbeitgeber die Beiträge nicht unmittelbar an eine berufsständische Versorgungseinrichtung, sondern dem Arbeitnehmer einen zweckgebundenen steuerfreien Zuschuss zahlt, dürfen keine Einträge in den Feldern 22b und 23b erfolgen. Um
den Arbeitnehmern den Nachweis des Arbeitgeberzuschusses im Rahmen der Einkommensteuererklärung zu erleichtern, kann der Zuschuss in einem freien Feld der Lohnsteuerbescheinigung nachgewiesen werden (Anlage 3, Punkt 13a Abs. 6). Dieser Eintrag
kann derzeit nur über die KIDICAP-Funktion „Lohnsteuerbescheinigung manuell“ erfolgen.
Stand: 04/2014
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Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
3.21 Feld 24 a, b und c - Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse –
In diesen Feldern hat der Arbeitgeber die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse zur gesetzlichen und privaten Krankenversicherung und zur gesetzlichen Pflegeversicherung zu
übermitteln. Nicht einzutragen ist der Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Kranken- und sozialen Pflegeversicherung bei pflichtversicherten Arbeitnehmern.
Im Bereich des BADV werden die Zuschüsse programmgesteuert berücksichtigt.
Ausnahme: KV-Zuschuss in besonderen Fällen (Schlz. 5915). In diesen Fällen muss die
Lohnsteuerbescheinigung manuell erstellt werden (Schreiben Bs I 22 vom
29.12.1999).
3.22 Feld 25 – Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung
In diesem Feld hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmerbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung zu übermitteln. Es sind die an die Krankenkasse abgeführten Beiträge zu bescheinigen. Dies gilt auch für die Beiträge von Arbeitnehmern, die freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind. Diese sind in voller Höhe (Arbeitgeber- und
Arbeitnehmerbeitrag) zu bescheinigen, wenn der Arbeitgeber als sog. Firmenzahler den
Gesamtbeitrag an die Krankenkasse abführt. Bei den BADV-Zahlungsfällen handelt es
sich um Selbstzahler. Insofern bleibt das Feld leer.
3.23 Feld 26 – Arbeitnehmerbeiträge zur sozialen Pflegeversicherung –
Beiträge des Arbeitnehmers zur sozialen Pflegeversicherung. Bei freiwillig GKVVersicherten gilt hier die gleiche Regelung wie zu Feld 25.
3.24 Feld 27 – Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung –
Beiträge des Arbeitnehmers zur Arbeitslosenversicherung.
Unter Nr. 22 bis 27 dürfen keine Beiträge oder Zuschüsse übermittelt werden, die auf
steuerfreien Arbeitslohn entfallen, z.B. auf Arbeitslohn, der nach dem Auslandstätigkeitserlass oder auf Grund eines Doppelbesteuerungsabkommens steuerfrei ist. Dies gilt auch
für Beiträge, die auf den nach § 3 Nr. 63 Satz 3 EStG steuerfreien Arbeitslohn (zusätzlicher Höchstbetrag von 1.800 EUR) entfallen sowie auf Beiträge aufgrund eines Hinzurechnungsbetrages nach § 1 Abs. 1 S. 3 u. 4 SvEV.
Stand: 04/2014
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Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
Bei steuerfreien und steuerpflichtigen Arbeitslohnteilen ist nur der Anteil der Sozialversicherungsbeiträge zu bescheinigen, der sich nach dem Verhältnis des steuerpflichtigen
Arbeitslohns zum gesamten Arbeitslohn des Lohnzahlungszeitraums (höchstens bis zur
jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze) ergibt.
Erreicht der steuerpflichtige Arbeitslohn im Lohnzahlungszeitraum die jeweilige Beitragsbemessungsgrenze, sind die Sozialversicherungsbeiträge in vollem Umfang zu bescheinigen.
Werden Beiträge aus pauschal versteuertem Arbeitslohn (z.B. nach § 37b Abs. 2, § 40b
EStG) erhoben, sind diese in den Feldern 22 bis 27 zu bescheinigen.
3.25 Feld 28 – Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege-Pflichtversicherung
Hier werden die vom Versicherungsunternehmen bescheinigten Beiträge über die so genannte Basisabsicherung eingetragen (Gesamtbetrag der in Fenster 07, Feld „Basisabsicherung private KV/PV“ erfassten Monatsbeträge). Wurde beim Lohnsteuerabzug nur die
Mindestvorsorgepauschale berücksichtigt (diese ist bereits in die Steuertabelle eingearbeitet), so ist auch dieser Betrag dort zu bescheinigen.
3.26 Feld 29 – Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag zu 8 Für die Ermittlung des bei Versorgungsbezügen zu berücksichtigenden Versorgungsfreibetrages sind seit dem Kalenderjahr 2005 bestimmte in § 19 Abs. 2 S. 4 EStG genannte
Versorgungsbezüge Bemessungsgrundlage für den zu gewährenden Versorgungsfreibetrag. Bemessungsgrundlage ist das Zwölffache des Versorgungsbezugs für den ersten
vollen Monat zzgl. voraussichtlicher Sonderzahlungen.
3.27 Feld 30 – Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns zu 8. und/oder 9. Da sich die Höhe der Freibeträge für Versorgungsbezüge (Versorgungsfreibetrag und Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag) seit dem Jahr 2006 an für jeweils neu hinzugekommene Versorgungsempfänger bis zum Jahr 2040 jährlich reduziert, ist das Kalenderjahr des Versorgungsbeginns (vierstellig) einzutragen. Die berechneten Freibeträge für
Versorgungsbezüge gelten grundsätzlich für die gesamte Laufzeit des Versorgungsbezugs. Dies gilt nicht, wenn sich der Versorgungsbezug aufgrund von Anrechnungs-,
Ruhens-, Erhöhungs- oder Kürzungsregelungen erhöht oder vermindert.
Stand: 04/2014
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BAD007
Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
Hinweis: Bei mehreren laufenden Versorgungsbezügen und als sonstige Bezüge gezahlte
Versorgungsbezüge mit unterschiedlichen Versorgungsbeginnen ist eine Bescheinigung nur über die Funktion „Lohnsteuerbescheinigung manuell“ möglich.
3.28 Feld 31 – Zu 8. bei unterjähriger Zahlung: Erster und letzter Monat, für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden Nur bei unterjähriger Zahlung von laufenden Versorgungsbezügen ist der erste und letzte
Monat (zweistellig mit Bindestrich, z.B. „02-12), für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden, einzutragen.
3.29 Feld 32 – Sterbegeld; Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von
Versorgungsbezügen – in 3. und 8. enthalten Sterbegelder, Kapitalauszahlungen/Abfindungen von Versorgungsbezügen und die als
sonstige Bezüge zu behandelnden Nachzahlungen von Versorgungsbezügen, die in den
Feldern 3 und 8 enthalten sind, müssen hier gesondert bescheinigt werden.
Nachzahlungen von Versorgungsbezügen für mehrere Jahre sind nach wie vor nur in
Feld 9 zu bescheinigen.
Eine programmgesteuerte Bescheinigung des Sterbegeldes (Zulage 6506) wird durchgeführt. Alle anderen Zahlungen müssen über das Verfahren „ElsterlohnManuell“ bescheinigt werden. Hinweis auf Punkt 6.1 der DA.
3.30 Feld 33 – Ausgezahltes Kindergeld Hier ist die Summe des von den öffentlichen Arbeitgebern ausgezahlten Kindergeldes zu
bescheinigen, wenn es zusammen mit den Bezügen ausgezahlt wird (siehe Information
zur Lohnsteuerbescheinigung 2009 - D 2.2 vom 03.02.2010 -). Es ist das tatsächlich gezahlte Kindergeld des jeweiligen Kalenderjahres (unter Berücksichtigung von Nach- und
Überzahlungen, die bis zur Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung getätigt
bzw. getilgt wurden) zu bescheinigen; dabei sind auch negative Beträge zu berücksichtigen.
Stand: 04/2014
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BAD007
Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
3.31 Allgemeine Hinweise zu den Feldern 34 – 42
Die Felder 34 – 42 beinhalten freiwillige Angaben des Arbeitgebers, wobei die Felder 34 –
37 fest vorbelegt sind. Die Felder 38 bis 40 werden ggf. programmgesteuert und flexibel
belegt, sofern entsprechende Zahlungen erfolgten. Die Felder 41 und 42 stehen für manuelle Eintragungen durch die Bezügebearbeiter/-innen zur Verfügung.
3.32 Feld 34 – Steuerpflichtiger Zuschuss des Arbeitgebers zur Zusatzversorgung –
Hier wird der individuell versteuerte Teil der Umlagen / Beiträge an die Zusatzversorgungseinrichtungen (gesondert) übermittelt. Der Betrag ist auch im Bruttoarbeitslohn
(Feld 3) enthalten.
3.33 Feld 35 - Beitrag des Arbeitnehmers zur Zusatzversorgung –
Hier wird der Eigenanteil des Arbeitnehmers zur Zusatzversorgung übermittelt.
Hinweis zu den Feldern 34 u. 35: Bei Zahlungsfällen, die dem Abrechnungsverband Ost
angehören (VBL-Ost / KBS-Ost) werden ggf. keine Beiträge ausgewiesen, weil diese bereits steuerfrei gezahlt wurden (BMF v. 25.11.2011 – BStBl I S. 1250).
3.34 Feld 36 - Übungsleiterfreibetrag –
Wird im Bereich des BADV nicht verwendet.
3.35 Feld 37 – Ehrenamtspauschale
Wird im Bereich des BADV nicht verwendet.
3.36 Felder 38-40 Steuerfreie Auslandsdienstbezüge / Zuwendungen gem. Richtlinie II an
Auslandsdienstlehrkräfte –
In den Fällen, in denen steuerfreie Auslandsdienstbezüge gem. §§ 52 Abs. 1, 54 und 58a
des Bundesbesoldungsgesetzes bzw. der steuerfreie Auslandsanteil der Bezüge der Auslandsdienstlehrkräfte nach der Richtlinie II gezahlt werden, wird in diesem Feld der entsprechende Betrag mit dem Text "Ausl.-Bez. stfr. § 3 Nr. 64 EStG" bzw. "Zuw. RL II stfr.
§ 3 Nr. 64 EStG" ausgewiesen.
Stand: 04/2014
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BAD007
Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
3.37 Felder 38-40 Arbeitnehmerkammerbeitrag Bremen Pflichtbeitrag eines im Land Bremen tätigen Arbeitnehmers zur Arbeitnehmerkammer.
3.38 Felder 38-40 Arbeitskammerbeitrag Saarland
Pflichtbeitrag eines im Saarland tätigen Arbeitnehmers zur Arbeitskammer.
3.39 Angabe der personenbezogenen Daten und der Steuermerkmale
Auf der linken Seite des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
befinden sich die folgenden nicht nummerierten Felder:
•
Anschrift des Arbeitnehmers. Die Anschrift kann im Ausdruck – abweichend von der
im Datensatz elektronisch übermittelten Adresse – den Gegebenheiten der jeweiligen
Behörde angepasst werden (Hinweis auf DZ IV 41 – O 1959 – 35/04 – v. 26.10.2004)
•
Name, Vorname, Geburtsdatum des Arbeitnehmers,
•
KIDICAP-interne Merkmale: Kunden-Nr., Nr. des Abrechnungskreises, Sachbearbeiter-Nr., Dienststellen-/Unterdienststellen-Nr., Personal-Nr. und Datum des Ausdrucks
•
eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer). Es handelt es sich um ein personenbezogenes Zuordnungskriterium, das aus dem Familiennamen, dem Vornamen
und dem Geburtsdatum entwickelt wird. Die eTIN ist 14-stellig und besteht aus Ziffern
und Großbuchstaben. Sie wird aufgrund eines vorgegebenen Programmcodes vom
jeweiligen Arbeitgeber gebildet. Ändert sich der Familienname, so wird die eTIN neu
berechnet. Wurden allerdings die Lohnsteuerbescheinigungsdaten bereits übermittelt,
so bleibt die bisherige eTIN erhalten, sofern für das bereits übermittelte Kalenderjahr
weitere Korrekturmeldungen erfolgen. Die neue eTIN wird dann erst im darauf folgenden Kalenderjahr wirksam.
Hinweis: Sofern bereits eine Identifikationsnummer erfasst wurde, wird die eTIN nicht
mehr übermittelt.
•
Identifikationsnummer: Dient der eindeutigen Identifizierung in Besteuerungsverfahren. Sofern noch keine Identifikationsnummer vergeben wurde, wird weiterhin die eTIN
übermittelt.
•
Transferticket: Quittungsnummer der Finanzverwaltung bei Annahme der übermittelten Datensätze (keine Pflichtangabe im Papierausdruck – Hinweis auf Anlage 3, Seite
14).
Stand: 04/2014
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BAD007
Angaben des zu übermittelnden Datensatzes
•
Steuerklasse/Faktor
•
Zahl der Kinderfreibeträge
•
Steuerfreier Jahresbetrag
•
Jahreshinzurechnungsbetrag
•
Kirchensteuermerkmale
werden programmgesteuert bescheinigt.
3.40 Anschrift des lohnsteuerlichen Arbeitgebers, Angabe der Arbeitgeber-Steuernummer
und des Finanzamtes, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde
Das BADV ist lohnsteuerlicher Arbeitgeber für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts, deren Bezügezahlungen es vornimmt.
Unterhalb der Anschrift ist die Arbeitgeber-Steuernummer angegeben. Diese ist im
ElsterOnline-Portal vom Arbeitnehmer dort anzugeben, falls er Einsichtnahme in seine
gespeicherten ELStAM-Daten nehmen möchte.
In der letzten Zeile ist das Finanzamt und dessen vierstellige Finanzamtsnummer -FANR (siehe Verzeichnis unter www.bzst.de), an das der lohnsteuerrechtliche Arbeitgeber
BADV die Steuern abgeführt hat (Betriebsstättenfinanzamt), anzugeben.
Betriebsstättenfinanzamt für das BADV ist seit 01.01.2009 das Finanzamt BonnInnenstadt, Postfach 18 01 20, 53031 Bonn, FANR: 5205.
Bei juristischen Personen des privaten Rechts ist das BADV für die Arbeitgeber, für
die das Betriebsstättenfinanzamt der Übertragung der Arbeitgeberpflichten auf das BADV
zugestimmt hat (siehe Hinweise zur Umstellung der AG-Steuernummer Stand: 04/2009)
ebenfalls lohnsteuerrechtlicher Arbeitgeber. Dies ist zurzeit bei allen hier abgerechneten
Arbeitgebern als juristischen Personen des privaten Rechts der Fall.
Stand: 04/2014
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BAD007
Lohnsteuerbescheinigung von
öffentlichen Kassen
4.
Lohnsteuerbescheinigungen von öffentlichen Kassen
Wird ein Arbeitnehmer, der den Arbeitslohn im Voraus für einen Lohnzahlungszeitraum
erhalten hat, während dieser Zeit einer anderen Dienststelle zugewiesen (Abordnung,
Versetzung) und geht die Zahlung des Arbeitslohns auf die Kasse dieser Dienststelle über
(Wechsel vom oder zum BADV), so hat die früher zuständige Kasse in der Lohnsteuerbescheinigung den vollen von ihr gezahlten Arbeitslohn und die davon einbehaltenen Steuern auch dann aufzunehmen, wenn ihr ein Teil des Arbeitslohns von der nunmehr zuständigen Kasse erstattet wird.
Die jetzt zuständige Kasse hat den der früher zuständigen Kasse erstatteten Teil des Arbeitslohns nicht in die Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen (R 41b Abs. 2 LStR 2013).
Die Dauer des Dienstverhältnisses ist jedoch den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend zu bescheinigen.
Stand: 04/2014
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BAD007
Sonstiges
5.
Sonstiges
5.1
Bescheinigung von Sterbegeld
Beim Sterbegeld handelt es sich grundsätzlich um einen steuerpflichtigen Versorgungsbezug (§ 19 EStG i.V.m. R 19.8 Abs. 1 Nr. 1 LStR 2013). Lediglich das so genannte Kostensterbegeld (§ 18 Abs. 2 Nr. 2 BeamtVG) ist steuerfrei und nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen.
Bei der Zahlung von (steuerpflichtigem) Sterbegeld sind deshalb über das ElsterLohn II –
Verfahren die ELStAM anzufordern. Dabei ist das Merkmal „Hauptarbeitgeber“ in Fenster
07 grundsätzlich nicht zu erfassen (Hinweis auf Punkt 3.2.2 der DA Steuer Nr. 2). Sofern
keine ELStAM abgerufen werden (können) bzw. keine Bescheinigung nach § 39e Abs. 8
S. 1 oder § 39 Abs. 3 S. 1 EStG vorgelegt wird, ist die Lohnsteuerklasse VI anzuwenden.
Bei der Bescheinigung des Sterbegeldes sind die Felder 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 29, 30, und 32
zu füllen. Sofern nur Sterbegeld bescheinigt wird, ist in Feld 29 die Bemessungsgrundlage mit 0,00 EUR anzugeben. Sofern die Zahlung des Sterbegeldes über die Zulage 6506 erfolgt, wird die Lohnsteuerbescheinigung maschinell erstellt.
Auf die Arbeitsanleitungen Sterbegeld der Statusgruppen B und T sowie auf die Erläuterungen zu Feld 32 weise ich zusätzlich hin.
5.2
Nachzahlungen im Zahlungsmonat (ZM) 01 eines jeden Kalenderjahres
In KIDICAP wird programmgesteuert im ZM 01 eines jeden Kalenderjahres für die
Statusgruppen B und V das Merkmal "Steuer aufrollen" des Fensters 7 berücksichtigt, wenn Rückrechnungen in das abgelaufene Kalenderjahr erfolgen.
Damit werden alle laufenden Bezüge, die im ZM 01 für das abgelaufene Kalenderjahr
nachgezahlt werden, noch in der Lohnsteuerbescheinigung des abgelaufenen Kalenderjahres berücksichtigt. Auch sonstige Bezüge der Statusgruppen B und V werden im ZM
01 wegen des Zuflusses im abgelaufenen Kalenderjahr ebenfalls noch in der Lohnsteuerbescheinigung des abgelaufenen Kalenderjahres berücksichtigt.
Stand: 04/2014
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BAD007
Sonstiges
5.3
Besonderheiten im Zusammenhang mit maschinell erstellten Lohnsteuerbescheinigungen
5.3.1 Im Feld "Wohnsitzfinanzamt Vj" des Fensters 7 wird die Finanzamtsnummer (FANR) für
das Vorjahr programmgesteuert festgehalten (Stand 12/JJJJ), wenn der Personalfall im
Abrechnungsmonat 12/JJJJ im Bestand und das Feld "Wohnsitzfinanzamt" gefüllt war.
Damit ist eine korrekte Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung im ZM 01
für das Vorjahr gewährleistet.
Bei Neuzugängen in den Monaten 01/JJJJ bis 03/JJJJ mit "Gilt ab Vorjahr" geschieht dies
nicht. Hier muss die FANR des Vorjahres manuell eingegeben werden, um eine korrekte
Lohnsteuerbescheinigung zu erhalten.
Hinweis: Das ElsterLohn II – Verfahren (ELStAM) übermittelt keine FANR. Dennoch wird
die FANR vorläufig weiter im Zahlungsverfahren KIDICAP benötigt.
5.3.2 Über das Feld "Lohnst.-Bescheinigung" des Fensters 8 kann erneut eine maschinell erstellte Lohnsteuerbescheinigung (und eine erneute elektronische Meldung) erzeugt werden. Dies kann erforderlich sein, wenn die Lohnsteuerbescheinigung in Verlust geraten
ist. Außerdem kann über dieses Feld auch die Erzeugung einer maschinellen Bescheinigung verhindert werden.
Zu den erforderlichen Eingaben verweise ich auf den hinterlegten Hilfetext in KIDICAP.
Sofern das Merkmal "Steuer aufrollen" des Fensters 7 gesetzt wird, erzeugt KIDICAP
automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr unter
Berücksichtigung der Rückrechnungsergebnisse.
Sofern nur ein Papierausdruck erforderlich ist, kann über das Archivierungsverfahren
„Beta 93“ ein erneuter Ausdruck erstellt werden. Außerdem ist unter der GUI-Oberfläche
ein PC-Ausdruck möglich.
Stand: 04/2014
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BAD007
Sonstiges
5.4
Manuelle elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Hat ein Zahlungsfall im Kalenderjahr, für das die Lohnsteuerbescheinigung erstellt wird,
•
eine Unterbrechung mit Grund 90,
•
oder nicht ganzjährig die Steuerklasse VI,
•
oder unterliegt er nicht der Steuerpflicht (steuerliche Behandlung "0"),
•
oder ein Wechsel der steuerlichen Behandlung (Wechsel der Schlüsselzahlen „0“ bis
„3“ im Feld „Steuerliche Behandlung“ des Fensters 07)
wird keine programmgesteuerte elektronische Lohnsteuerbescheinigung erzeugt.
Diese Fälle werden in der Liste 1440 dokumentiert. In Fällen mit U-Grund 90 wird zur Unterstützung zusätzlich die Liste 5301 erstellt.
Außerdem gibt es weitere Sachverhalte, bei denen eine maschinelle Erzeugung verhindert (durch Erfassung d. Kz. 4 im Feld „Lohnst.Bescheinigung“ d. Fensters 08) werden
muss. Bei
•
bestimmten Fällen der Mitversteuerung (siehe Hinweise zur Versteuerung von
mehreren Bezügen nach den Merkmalen einer Lohnsteuerkarte)
•
Minusbeträgen beim Steuerbrutto (siehe Hinweis zu Punkt 3.3)
•
nach § 47 Abs. 4 S. 2 BBG gekürzten Dienstbezügen, da es sich steuerrechtlich bereits um Versorgungsbezüge handelt (R 19.8 Abs. 1 Nr. 4 LStR 2013)
•
einem Status- bzw. Kundenwechsel im Laufe des Jahres ( siehe u.a. Hinweis)
Diese Fälle sind zu prüfen und es ist ggf. ist eine manuelle elektronische Lohnsteuerbescheinigung über die Funktion „Lohnsteuerbescheinigung manuell“ zu erzeugen (Hinweis auf DA Steuer Nr. 5 B).
Hinweis zum Status- und Kundenwechsel: Bei einem untermonatigen Statuswechsel ist
beim Zahlungsfall die Erfassung eines Austrittsdatums (bei der einen Statusgruppe) und
die Vergabe einer neuen Personalnummer (bei der anderen Statusgruppe) erforderlich.
Dadurch werden programmgesteuert zwei Lohnsteuerbescheinigungen erzeugt.
Stand: 04/2014
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BAD007
Sonstiges
Das Gleiche gilt bei einem Wechsel der KIDICAP-Kunden von Kunde 0001 (Inland) nach
Kunde 0007 (Ausland) bzw. umgekehrt. Die Erstellung von zwei Bescheinigungen in diesen Fällen wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn sich die zu bescheinigenden Zeiträume (Feld 1 – Dauer des Dienstverhältnisses) nicht überschneiden.
Eine manuelle Korrektur (Zusammenfassung zu einer Lohnsteuerbescheinigung) ist in
diesen Fällen nicht erforderlich.
________________________
Stand: 04/2014
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BAD007
Anlage 1
§ 41b EStG Abschluss des Lohnsteuerabzugs
(1) 1Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber
das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen. 2Auf Grund der Eintragungen im Lohnkonto hat der
Arbeitgeber spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz
auf elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung vom 28. Januar
2003 (BGBl. I S. 139), zuletzt geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 26. Juni 2007 (BGBl. I S.
1185) , in der jeweils geltenden Fassung, insbesondere folgende Angaben zu übermitteln (elektronische Lohnsteuerbescheinigung):
1. Name, Vorname, Tag der Geburt und Anschrift des Arbeitnehmers, die abgerufenen
elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale oder die auf der entsprechenden Bescheinigung für den
1
Lohnsteuerabzug eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale, die Bezeichnung und die Nummer des
.
Finanzamts, an das die Lohnsteuer abgeführt worden ist, sowie die Steuernummer des Arbeitgebers,
2. die Dauer des Dienstverhältnisses während des Kalenderjahres sowie die Anzahl der nach § 41
Absatz 1 Satz 6 vermerkten Großbuchstaben U,
3. die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns sowie den nach § 41 Abs. 1 Satz 6 vermerkten
3
Großbuchstaben S,
.
4. die einbehaltene Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer,
5. das Kurzarbeitergeld, das Schlechtwettergeld, das Winterausfallgeld, den Zuschuss zum
Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz, die Entschädigungen für Verdienstausfall nach
5dem Infektionsschutzgesetz vom 20. Juli 2000 (BGBl. I S. 1045), zuletzt geändert durch Artikel 11 §
.3 des Gesetzes vom 6. August 2002 (BGBl. I S. 3082), in der jeweils geltenden Fassung, sowie die
nach § 3 Nummer 28 steuerfreien Aufstockungsbeträge oder Zuschläge,
6. die auf die Entfernungspauschale anzurechnenden steuerfreien Arbeitgeberleistungen für Fahrten
6
zwischen Wohnung und Arbeitsstätte,
.
7. die pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster
7
Tätigkeitsstätte,
.
8. für die dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Mahlzeiten nach § 8 Abs. 2 Satz 8 den
Großbuchstaben M
9. für die steuerfreie Sammelbeförderung nach § 3 Nummer 32 den Großbuchstaben F,
1
10. die nach § 3 Nummer 13 und 16 steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüsse und Vergütungen
0
bei doppelter Haushaltsführung,
.
1
11. Beiträge zu den gesetzlichen Rentenversicherungen und an berufsständische Ver1
sorgungseinrichtungen, getrennt nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil,
.
12. die nach § 3 Nummer 62 gezahlten Zuschüsse zur Kranken- und Pflegeversicherung,
1
13. die Beiträge des Arbeitnehmers zur gesetzlichen Krankenversicherung und zur sozialen
3
Pflegeversicherung,
.
Seite 1 von 2
14. die Beiträge des Arbeitnehmers zur Arbeitslosenversicherung,
1
15. den nach § 39b Absatz 2 Satz 5 Nummer 3 Buchstabe d berücksichtigten Teilbetrag der
5
Vorsorgepauschale.
.
3
Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten
Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen
Ordnungsmerkmals (Absatz 2) auszuhändigen oder elektronisch bereit-zustellen. 4Soweit der
Arbeitgeber nicht zur elektronischen Übermittlung nach Absatz 1 Satz 2 verpflichtet ist, hat er nach
Ablauf des Kalenderjahres oder wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres beendet
wird, auf der vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (§ 39 Absatz 3, §
39e Absatz 7 oder Absatz 8) eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. 5Er hat dem Arbeitnehmer
diese Bescheinigung auszuhändigen. 6Nicht ausgehändigte Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug
mit Lohnsteuerbescheinigungen hat der Arbeitgeber dem Betriebsstättenfinanzamt einzureichen.
(2) 1Für die Datenübermittlung nach Absatz 1 Satz 2 hat der Arbeitgeber aus dem Namen, Vornamen
und Geburtsdatum des Arbeitnehmers ein Ordnungsmerkmal nach amtlich festgelegter Regel für den
Arbeitnehmer zu bilden und zu verwenden. 2Das lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal darf nur erhoben,
gebildet, verarbeitet oder genutzt werden für die Zuordnung der elektronischen
Lohnsteuerbescheinigung oder sonstiger für das Besteuerungsverfahren erforderlicher Daten zu einem
bestimmten Steuerpflichtigen und für Zwecke des Besteuerungsverfahrens.3Nach Vergabe der
Identifikationsnummer (§ 139b der Abgabenordnung) hat der Arbeitgeber für die Datenübermittlung
anstelle des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers zu
verwenden. 4Das Bundesministerium der Finanzen teilt den Zeitpunkt der erstmaligen Verwendung
durch ein im Bundessteuerblatt zu veröffentlichendes Schreiben mit. 5Der nach Maßgabe der
Steuerdaten-Übermittlungsverordnung authentifizierte Arbeitgeber kann die Identifikations-nummer
des Arbeitnehmers für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 2010 beim Bundeszentralamt
für Steuern erheben. 6Das Bundeszentralamt für Steuern teilt dem Arbeitgeber die
Identifikationsnummer des Arbeitnehmers mit, sofern die übermittelten Daten mit den nach § 139b
Absatz 3 der Abgabenordnung beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherten Daten
übereinstimmen. 7Die Anfrage des Arbeitgebers und die Antwort des Bundeszentralamtes für Steuern
sind über die zentrale Stelle (§ 81) zu übermitteln. 8§ 22a Absatz 2 Satz 5 bis 8 ist entsprechend
anzuwenden.
(3) 1Ein Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen
einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt im Sinne des § 8a des Vierten Buches
Sozialgesetzbuch beschäftigt und keine elektronische Lohnsteuer-bescheinigung erteilt, hat anstelle
der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung eine entsprechende Lohnsteuerbescheinigung nach
amtlich vorgeschriebenem Muster auszustellen. 2Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer die
Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen. 3In den übrigen Fällen hat der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung dem Betriebsstättenfinanzamt einzureichen.
(4) Die Absätze 1 bis 3 gelten nicht für Arbeitnehmer, soweit sie Arbeitslohn bezogen haben, der nach
den §§ 40 bis 40b pauschal besteuert worden ist.
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Anlage 2
R 41b. Abschluss des Lohnsteuerabzugs
Lohnsteuerbescheinigungen
(1) Die Lohnsteuerbescheinigung richtet sich nach § 41b EStG und der im Bundessteuerblatt Teil I
bekannt gemachten Datensatzbeschreibung für die elektronische Übermittlung sowie dem
entsprechenden Vordruckmuster.
Lohnsteuerbescheinigungen von öffentlichen Kassen
(2) Wird ein Arbeitnehmer, der den Arbeitslohn im Voraus für einen Lohnzahlungszeitraum erhalten
hat, während dieser Zeit einer anderen Dienststelle zugewiesen und geht die Zahlung des Arbeitslohns
auf die Kasse dieser Dienststelle über, hat die früher zuständige Kasse in der Lohnsteuerbescheinigung
(>Absatz 1) den vollen von ihr gezahlten Arbeitslohn und die davon einbehaltene Lohnsteuer auch
dann aufzunehmen, wenn ihr ein Teil des Arbeitslohns von der nunmehr zuständigen Kasse erstattet
wird; der Arbeitslohn darf nicht um die Freibeträge für Versorgungsbezüge (> § 19 Abs. 2 EStG ) und
den Altersentlastungsbetrag (> § 24a EStG ) gekürzt werden. Die nunmehr zuständige Kasse hat den
der früher zuständigen Kasse erstatteten Teil des Arbeitslohns nicht in die Lohnsteuerbescheinigung
aufzunehmen.
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Anlage 2
H 41b Abschluss des Lohnsteuerabzugs
Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ab 2014;
Ausstellung von Besonderen Lohnsteuerbescheinigungen durch den Arbeitgeber ohne
maschinelle Lohnabrechnung ab 2014
BMF vom 28.08.2013 (BStBl I S. 1132)
Bekanntmachung des Musters für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
2014
BMF vom 30.08.2013 (BStBl I S. 1138)
Berichtigung der Lohnsteuerbescheinigung
Der Arbeitnehmer kann nach Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung deren
Berichtigung nicht mehr verlangen (> BFH vom 13.12.2007 - BStBl 2008 II S. 434).
Bescheinigung zu Unrecht einbehaltener Lohnsteuer
Wird von steuerfreien Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit (zu Unrecht) Lohnsteuer einbehalten
und an ein inländisches Finanzamt abgeführt, ist auch diese Lohnsteuer in der
Lohnsteuerbescheinigung einzutragen und auf die für den VZ festgesetzte Einkommensteuerschuld
des Arbeitnehmers anzurechnen (> BFH vom 23.5.2000 - BStBl II S. 581).
Finanzrechtsweg
Bei einer Nettolohnvereinbarung ist für Streitigkeiten über die Höhe des in der
Lohnsteuerbescheinigung auszuweisenden Bruttoarbeitslohns der Finanzrechtsweg nicht gegeben (>
BFH vom 13.12.2007 - BStBl 2008 II S. 434).
Unzutreffender Steuerabzug
Ein unzutreffender Lohnsteuerabzug kann durch Einwendungen gegen die Lohnsteuerbescheinigungen
nicht berichtigt werden (> BFH vom 13.12.2007 - BStBl 2008 II S. 434).
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