E-Mail-Client Microsoft Outlook an der HSA

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Zentrum für Informations- und Kommunikationstechnik
Hochschule Anhalt
Nutzung von E-Mail mittels Microsoft Outlook2013 an der HSA
Nutzung von E-Mail mittels Microsoft Outlook2013 an der HSA
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Allgemeines
Erstmalige Einrichtung
Grundsätzliches ein allgemeiner Überblick
Autoarchivierung abschalten
Empfang von E-Mails
SPAM-Filterung
Verbotene Dateianhänge:
Lesen, Beantworten, Drucken, Speichern einer Mail mit Dateianlage
Apps
Mail-Infos, Abwesenheitsnotizen, Unterhaltungsansicht
Unterhaltungsansicht
Benutzung der Adressbücher, Senden einer E-Mail mit Dateianlage
Erweiterte Funktionen des Adressbuches
Große Bilder platzsparend versenden
Eintrag im persönlichen Ordner Kontakte vornehmen
Word als E-Mail-Editor und Signaturen
Automatisches Leeren des Ordners Gelöschte Objekte
Zurückholen komplett gelöschter E-Mails
Erweiterte Verlaufsoptionen und Anfordern von Lesebestätigung
Aufbewahrungsrichlinien
Hinzufügen weiterer Postfächer
Cache-Modus und Einstellungen dazu
Zugriff auf Outlook-Profile
Hinweis in letzter Sache
Outlook2013-internes-Kurzhandbuch.doc
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Hochschule Anhalt
1. Allgemeines
Die Hochschule Anhalt verfügt über eine zentrale Mail-Server-Struktur, es handelt sich dabei um
eine Exchange-Organisation. Diese Exchange-Organisation besteht aus mehreren Exchange2013Servern. Die Exchange2013-Postfachserver haben den Namen „mail.hs-anhalt.de“ und enthalten
alle Mitarbeiterpostfächer und alle Studentenpostfächer.
Zum Informationsaustausch zwischen allen Professoren, Mitarbeitern und Studenten der
Hochschule stehen die Mail-Server zur Verfügung. Auf dem Mail-Server existieren Postfächer
separat für jeden eingetragenen Benutzer, in dem sämtliche(eingehende und ausgehende) Mails
sowie diverse Zusatzinformationen (Kontakte, Termine, Kalender, Adressbücher) gespeichert
werden. Diese Informationen sind nur dem Empfänger selbst zugänglich und bleiben dort
gespeichert, bis der Empfänger sie gelöscht hat. Die Datensicherheit ist hoch, da für niemanden
außer dem Besitzer selbst Zugriff auf das Mail-Postfach besteht und regelmäßig Datensicherungen
nach einem durchdachten Backup-Regime durchgeführt werden.
Voraussetzung für die Benutzung von E-Mail in der hier beschriebenen Form ist ein PC mit
Netzwerkkarte und ein Internetanschluss sowie ein Login an unserer Domäne HSA. Wenn Outlook
im Exchange Modus verbunden ist, spielt es keine Rolle, ob Sie von extern oder innerhalb des
Hochschul-Netzwerkes arbeiten. In beiden Fällen ist die Benutzung identisch.
Zusätzlich wird Microsoft Office Outlook 2007/2010/2013 benötigt.
Dieses Dokument beschreibt die Einrichtung und vor allem Nutzung von Outlook2013 unter
Windows-10.
Um E-Mails zu versenden, oder E-Mails aus Ihrem Postfach abzufragen, benutzen Sie am besten
die Versionen 2007, 2010 bzw. 2013 von Outlook. Sie sind optimal auf den Exchange-Server
abgestimmt und ermöglichen die Benutzung sämtlicher Features, die der Server anbietet. Da sich
Ihr Postfach auf dem Exchange2013 befindet sollten Sie Outlook2010/2013 bevorzugen. Für Sie
persönlich bestimmte E-Mails laufen auf unserem Server ein, und werden dort gespeichert. Ihr
eigener PC braucht dazu nicht eingeschaltet zu sein. Ihn benutzen Sie nur, um auf dem Server in
Ihrem Postfach gespeicherte Mails abzufragen, zu löschen bzw. zu versenden.
Andere E-Mail-Client-Programme gibt es eine ganze Reihe. Wir haben uns an der Hochschule
Anhalt vorzugsweise für Outlook von Microsoft entschieden. Die im Moment aktuellen Versionen
Outlook2010 bzw. Outlook2013 sind i.d.R. in den PC-Pools bzw. auf den Mitarbeiter-PCs installiert.
Die diversen anderen E-Mail-Clients, mit denen Sie auch meistens Ihre E-Mails von zu Hause aus
abfragen können, werden hier nicht weiter erwähnt. Dazu existieren aber auch separate
Dokumentationen die Sie an gleicher Stelle finden. Gegenstand dieses Dokuments ist
ausschließlich Outlook2013.
2. Erstmalige Einrichtung
Der Exchange Server ermöglicht in Verbindung mit Outlook eine automatische Konfiguration auch
von außerhalb über das Internet, so dass die Einrichtung im Exchange-Zugriffsmodus besonders
einfach wird. Wenn Sie Outlook zu ersten Mal starten werden Sie von einem Assistenten durch die
Konfiguration geführt.
Wenn das nicht der Fall sein sollte, ist Ihr Outlook bereits eingerichtet. Sie können diese
Einrichtung aber auch jederzeit wiederholen, indem Sie im Menü-Band auf Datei und dann unter
Informationen auf Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen… klicken. Auf der Registerkarte E-Mail
können Sie mit Neu ein Exchange-Konto hinzufügen.
Klicken Sie im Startbild auf <Weiter>. Lassen Sie im nächsten Bild Konto konfigurieren die Auswahl
auf <Ja> und wählen Sie nochmals <Weiter>.
Wenn Sie bereits an der Domäne(Active-Directory) angemeldet sind, findet Outlook die
Einstellungen automatisch. Wählen Sie dann einfach <Weiter> und dann <Fertig stellen>.
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Sie müssen also nur 3 Mal auf <Weiter> und dann auf <Fertig stellen> klicken.
Siehe die nächsten Bilder. Ihr Outlook ist dann mit dem Server verbunden und Ihre E-Mails werden
geladen.
Ist Ihr PC an der Domäne(Active-Directory) angemeldet, ist von den letzten beiden Bildern das linke
zutreffend. Ansonsten müssen Sie, wie im rechten Bild zu sehen ist, ihre Daten von Hand
eingeben:
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3. Grundsätzliches ein allgemeiner Überblick
Menü Band, mit verschiedenen
Registerkarten
Aufgabenbereich
mit Kalender und
Terminen
Konfiguration der
Anzeige in der linken
Spalte. Kalender,
Personen (Kontakte)
Aufgaben usw.
Mailliste nach Datum
sortiert
Lesebereich als Vorschau der im
Posteingang ausgewählten Mail
In der Fußzeile (rot umrandeter Bereich) sehen Sie anfangs eine Fortschrittsanzeige, die zeigt, wie
Ihr Postfach synchronisiert wird. Das ist im Exchange-Cache-Modus immer so der Fall. Die ErstSynchronisation kann eine Weile dauern, da das komplette Postfach auf Ihren PC übertragen
werden muss. In Zukunft geht das deutlich schneller, da nur Differenzen übertragen werden.
In diesem Beispiel sind bereits alle Ordner aktualisiert.
Auf der linken Seite befindet sich die Übersicht zu Ihrem Postfach. Dort können Sie die
Ordneransicht aufblättern, zwischen den einzelnen Ordnern Ihres Postfachs wechseln
(Posteingang, Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte, Junk-E-Mail usw.), und die Ansicht
konfigurieren. Benutzen Sie dazu die Symbole im unteren Bereich oder klicken Sie einfach auf die
gewünschten Bezeichnungen.
Rechts im Aufgabenbereich sehen Sie einen Kalender und Ihre Termine.
Die zweite Spalte zeigt jeweils den Inhalt des Ordners an, den Sie in der linken Spalte ausgewählt
haben. Nach dem Start ist das immer der Posteingang. Rechts daneben befindet sich der
Lesebereich. Dort wird die aktuell ausgewählte E-Mail immer in einer Vorschau schon
eingeblendet. Da wir die Liste Ihrer Mails im Posteingang in der zweiten Spalte für etwas schmal
und den Lesebereich für etwas groß halten, empfehlen wir Ihnen, den Lesebereich auszuschalten.
Klicken Sie dazu im Menü Band Ansicht auf Lesebereich, Aus.
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Danach sollte die Ansicht wie folgt aussehen.
Aufgabenleiste
ausblenden
Im Menü Ansicht
Das können Sie natürlich jederzeit wieder ändern. Beachten Sie bitte, dass Sie diese Einstellung für
jeden Ordner Ihres Postfaches vornehmen müssen. Es gilt also für alle Ordner (Posteingang,
Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte …) separat. Wählen Sie also zunächst im linken Bereich
den Posteingang aus, indem Sie einfach darauf klicken. Wechseln Sie dann die Ansicht. Wenn Sie
den Ordner Gesendete Objekte auswählen, werden Sie feststellen, dass dort die Ansicht noch in
die 3 Bereiche geteilt ist. Sie können es auch hier ändern. Vergessen Sie nicht, auf den
Posteingang zurück zu wechseln. Wer die Aufgabenleiste minimieren möchte kann in der
Registerkarte Ansicht auf das Wort Aufgabenleiste klicken und dann Aus wählen.
Im jetzt vergrößerten Bereich Posteingang sehen Sie jetzt alle Mails, die Sie erhalten haben. Durch
Mausklick auf „Von“, „Betreff“, „Erhalten“, „Größe“ im Überschrift-Bereich (rot markiert) lässt
sich diese Liste nach dem jeweiligen Kriterium sortieren. Ein erneuter Klick sortiert in umgekehrter
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Reihenfolge. Wir empfehlen die Sortierung nach „Erhalten“, so dass die neuesten Mails immer
oben in der Liste erscheinen.
Sofern in der jeweiligen Mailzeile eine Büroklammer an Anfang angezeigt wird, ist an die E-Mail
eine Datei angehängt worden. Das ist ein vorteilhafter Weg, um mit anderen Partnern Daten
auszutauschen. Diese Dateien können jederzeit aus der E-Mail entnommen und als Files
gespeichert werden. Beachten Sie aber unbedingt, dass jeder dieser Files einen Virus enthalten
könnte. Dies ist einer der häufigsten Verbreitungswege von Computer-Viren.
Aus diesem Grunde sind bei uns das Senden und Empfangen von Dateien bestimmten Typs
verboten. Dazu gehören z.B. Dateien mit der Endung EXE, COM, usw. .
Ein einfacher Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste öffnet die E-Mail in einem separaten
Ansichtsfenster.
Sie sollten regelmäßig in Ihr Postfach sehen, weil E-Mail innerhalb unserer Hochschule zum
Standard-Kommunikationsmedium geworden ist. Sie sollten das ausdrücklich auch dann tun, wenn
Sie Postfächer bei anderen Institutionen (Free-Mailern etc.) haben. Wir können Ihre externen
Mailadressen nicht in unseren Adressbüchern pflegen.
Deshalb werden wir immer versuchen, Sie über die Adressbücher unseres Mailserver, und damit
über die Postfächer auf unserem Mailserver zu erreichen.
Jede neu eingegangene E-Mail erscheint, wenn nach Datum sortiert ist, oben in der Liste.
E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen, sollten Sie wegen der besseren Übersicht und dem
begrenzten Postfachspeicher löschen. So fallen Ihnen auch neue E-Mails besser ins Auge.
Zum Löschen einer E-Mail klicken Sie einfach mit der Maus auf die entsprechende Zeile in der
Liste, so dass der gewünschte Eintrag blau markiert ist. Danach betätigen Sie die „Entf“-Taste.
Beachten Sie bitte, dass die E-Mail dann zunächst nur in den Ordner Gelöschte Objekte übertragen
wird. Erst wenn Sie auch diesen „Papierkorb“ leeren wird die E-Mail wirklich gelöscht. Bis dahin
belegt sie weiter Speicherplatz in Ihrem Postfach und belastet Ihr Kontingent.
4. Autoarchivierung abschalten
Die Autoarchivierung ist eine Funktion, die verhindern soll, dass Ihr Postfach zu groß wird.
Alte Elemente werden automatisch gelöscht bzw. in lokale Dateien verschoben. Diese Funktion
kann sehr unangenehm werden und dazu führen, dass plötzlich ältere Mails verschwunden sind.
Natürlich fragt vorher ein Assistent nach, ob archiviert werden soll. Da aber Benutzer manchmal
den Zusammenhang nicht vollständig verstehen und im Zweifel einfach auf OK klicken, sollten Sie
diese Funktion sicherheitshalber abschalten.
Wählen Sie dazu Datei, Optionen, Erweitert, Einstellungen für Autoarchivierung...
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Nehmen Sie links oben den Haken vor "AutoArchivierung alle… raus und bestätigen Sie mit <OK>
5. Empfang von E-Mails
Für Mitarbeiter empfehlen wir Outlook früh zu starten, und dann einfach an zu lassen. So haben Sie
jederzeit sofortigen Zugriff auf viele weitere Funktionen wie z.B. Termine und Erinnerungen.
Starten Sie Ihr E-Mail-Programm und schauen Sie im Posteingang, ob neue Nachrichten vorliegen.
Wenn Sie über Datei – Optionen – E-Mail – Nachrichteneingang den Haken vor
Desktopbenachrichtigung anzeigen aktiviert haben, erhalten Sie sofort beim Eingang von neuen
Nachrichten eine Einblendung unten rechts auf dem Desktop: (Das ist Standard)
Diese Einblendung verschwindet selbständig wieder.
Das Vorliegen neuer Nachrichten wird außerdem immer in der Taskleiste unten rechts durch ein
kleines Briefsymbol signalisiert:
Doppelklicken Sie auf dieses Symbol oder wechseln Sie zum Mail-Programm und schauen Sie in
Ihren Posteingangsordner. Doppelklicken Sie auf die Zeile, die Ihre neue Nachricht enthält.
6. SPAM-Filterung
Auf dem Mailserver unserer Hochschule ist Virenschutz aktiviert und auch ein SPAM-Filter kommt
zum Einsatz. Dieser soll unerwünschten Werbe-Müll von unseren Mail-Usern fernhalten.
Was ist SPAM? Man kann es wohl als die Masse der unerwünschten E-Mails, meist Werbemüll,
zusammenfassen. Wer davon betroffen ist, der weiß was gemeint ist.
Weil diese inflationäre Flut von E-Mails sehr lästig sein kann, werden damit Ressourcen
verschwendet und man wird von der eigentlichen Arbeit abgelenkt. Leider wird man förmlich
gezwungen, sich auch mit SPAM zu befassen, weil es nicht immer so einfach ist, echte E-MailInhalte von SPAM zu unterscheiden. Zum anderen werden SPAM-Versender immer raffinierter und
tarnen diese E-Mails immer geschickter. Schnell ist in der Flut der zu löschenden SPAM-E-Mails
auch mal eine echte E-Mail aus Versehen mit gelöscht.
Um gegen dieses Übel vorzugehen, haben wir uns für eine zentrale SPAM-Filterung beim DFNVerein entschieden. Dort wird der gesamte eingehende Mailverkehr gescannt und erst danach an
unseren Mailserver quasi „vor-gereinigt“ zugestellt.
Neben SPAM/Viren lassen wir auch verbotene Dateianhänge filtern (z.B. EXE-Dateien, JS-Dateien).
Da Outlook selbst auch versucht SPAM zu erkennen und zu filtern, kommen zwei Filter zusammen.
Das kann auch zu Verwechselungen führen. Falls Outlook selbst eine E-Mail als SPAM einstuft,
verschiebt es sie in den Unterordner Junk-E-Mail Ihres Postfachs. Dort greifen gewisse
Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. das Blockieren von automatischem Nachladen diverser Inhalte
(Links zu Bildern; Zugriff auf Anlagen usw.).
Wenn unser SPAM-Filter SPAM identifiziert, werden diese E-Mails ebenfalls dort abgelegt, und
somit benutzerfreundlich beiseite geräumt.
Um Verwechslungen mit dem DFN-Spamfilter zu vermeiden, empfehlen wir den in Outlook
intergierten Filter abzuschalten.
Klicken Sie dazu im Start-Register im Bereich Löschen auf Junk-E-Mail und dann auf Junk-E-MailOptionen.
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Auf der Registerkarte Optionen wählen Sie die oberste Auswahlmöglichkeit:
Keine automatische Filterung …..
Hier ist diese Auswahl blass dargestellt, weil es im Active-Directory per Richtlinie bereits
vorgegeben ist. Bei Ihnen sollte das i.d.R. einstellbar sein.
Danach ist die SPAM-Filterung von Outlook selbst abgeschaltet.
Wenn eine E-Mail vom DFN-Verein als SPAM eingestuft wurde, wird sie in den Junk-E-Mail-Ordner
des Benutzerpostfaches verschoben. Dort greifen Aufbewahrungsrichtlinien, die diese E-Mail nach
30 Tagen automatisch löschen.
Zusätzlich wird im Betreff die Zeichenkette ****SPAM**** vorangestellt.
An den Anfang des Mailtextes wird eine Zeile vorangestellt mit dem Inhalt:
Diese Mail wurde als SPAM eingestuft!
Im folgenden Bild ist ein Beispiel zu sehen.
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Wenn es sich wirklich um SPAM handelt, sollten Sie die E-Mail einfach löschen. Falls es sich um
eine Fehlbewertung handelt, verschieben Sie die E-Mail mit der Maus einfach in Ihren Posteingang.
Sollten bei Ihnen viele Fehlbewertungen auftreten, wenden Sie sich an Ihren Admin. Er kann ein
gewisses Training des Filters vornehmen.
Prinzipiell ist der SPAM-Filter beim DFN-Verein so eingestellt, dass bereits während der Annahme
der E-Mails versucht wird SPAM, Viren und verbotene Dateianhänge zu erkennen. Bei positivem
Ergebnis wird die Annahme der E-Mail verweigert, sie wird also abgewiesen.
Jeder der versucht, Ihnen eine solche E-Mail zuzusenden, erhält einen Unzustellbarkeitsbericht.
Sie selbst erhalten keine Info darüber und werden diese E-Mail gar nicht erst erhalten.
Außer der Malware-Scanner kann erst nach der Annahme etwas entdecken oder die TrefferWahrscheinlichkeit ist etwas unsicher, dann werden die E-Mails entsprechend markiert und
zugestellt. (bei positivem Ergebnis in den Junk-E-Mail-Ordner).
Prinzipiell ist der SPAM-Filter beim DFN-Verein so eingestellt, dass bereits während der Annahme
der E-Mail versucht wird SPAM und Viren zu erkennen. Bei positivem Ergebnis wird die Annahme
der E-Mail verweigert. Somit werden Sie diese E-Mail gar nicht erst erhalten. Außer der Scan kann
erst nach der Annahme etwas entdecken oder die Wahrscheinlichkeit ist unsicher, dann werden die
E-Mails entsprechend markiert und zugestellt. (bei positivem Ergebnis in den Junk-E-Mail-Ordner).
7. Verbotene Dateianhänge:
Folgende Dateitypen sind als Anhänge in E-Mail verboten und werden deshalb abgewiesen:
1. Alle Microsoft-Executables (*.exe, *.com) und Microsoft-Bibliotheken (*.dll) werden
geblockt, egal wie verpackt (Direkt als Anlage oder in einem Archiv).
2. Wegen „Locky-Trojaner“: Alle Dateien mit den Endungen *.js, *.docm sowie *.doc.doc
werden geblockt.
3. Alle Dateien, auch die der nachfolgenden Listen, werden durchgelassen, sofern sie sich in
einem Archiv des Typs rpm, cpio oder tar (typische Unix-Archive) befinden.
4. Dateien mit den MIME-Typen application/x-msdownload, application/x-msdos-program und
application/hta werden geblockt.
5. Alle Dateien mit Endungen Dieser-Liste (Bitte Nachlesen) werden geblockt.
Wenige Ausnahmen dazu siehe nächster Link.
Das sind typische Anlagen, die auch von Microsoft-Outlook blockiert werden. Sie können
solche Anlagen in Outlook weder selbst anfügen noch entnehmen. Diese MicrosoftEmpfehlung dient hier als Orientierung/Vorbild.
Alle E-Mails mit Archiven (z.B. zip-Dateien) als Anlage, die auch nur eine dieser Typen enthalten,
werden generell blockiert und zurückgewiesen.
Sie erhalten also quasi nichts (keine E-Mail), auch wenn zusätzlich ungefährliche Dateien im Archiv
vorhanden waren.
Wer selbst die aktuellen Informationen beim DFN-Verein nachlesen möchte, hier ist der Link dazu:
https://www.mailsupport.dfn.de/dokumentation/checks/anhaenge/
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8. Lesen, Beantworten, Drucken, Speichern einer Mail mit Dateianlage
Sie haben Ihr Mail-Programm gestartet und finden einen neuen Eintrag in Ihrem
Postfach/Posteingang. Sie wurde noch nicht gelesen, deshalb ist sie fett dargestellt. Wie Sie an der
Büroklammer bemerken, ist an die E-Mail eine Datei angehängt.
Um die Nachricht zu lesen, doppelklicken Sie auf Ihre neue Mail und es öffnet sich folgendes
Fenster:
Sendezeitpunkt
Absender
Betreff
Empfänger
Anlage: hier eine PDF-Datei
Nachrichtentext
Im oberen Bereich sehen Sie die Absender- sowie Empfängerinformationen Ihrer E-Mail.
Fett geschrieben weist ein kurzes Stichwort auf den Anlass hin; hier „Angebot McAfee“. Darunter
befindet sich eine Dateianlage, in diesem Fall eine PDF-Datei.
Im darunter liegendem Feld folgt der Text der Nachricht.
Speichern Sie zunächst die Anlage. Machen Sie dazu einen rechten Mausklick auf die Datei.
Wählen Sie Speichern unter … und legen Sie die Datei an einem sinnvollen Ort ab. Dort können Sie
die Datei jederzeit wieder öffnen. Das Speichern einer oder mehrerer Anlagen ist auch innerhalb
der Mail über die Registerkarte Datei (links oben) möglich. Wählen Sie dann Anlagen Speichern und
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danach OK. Auf diesem Weg speichert man zweckmäßig und schnell gleichzeitig mehrere Anlagen
innerhalb einer E-Mail in einem Ort. Sofern die E-Mail mehrere Anlagen enthält, ist das der
effektivere Weg.
Beim Speichern über einen rechten Mausklick auf die Anlage, können Sie prinzipiell auch die ersten
beiden Einträge Vorschau oder Öffnen wählen(rechtes Bild). Genauso wie beim linken Doppelklick
wird bei Auswahl von Öffnen dann implizit das notwendige Programm (hier der Adobe Reader)
gestartet. Das entsprechende Programm dazu muss jedoch auf Ihrem Computer installiert sein und
es stellt ein Risiko dar. Makros (z.B. bei Word-Anlagen) könnten sofort zur Ausführung kommen.
Wenn Sie statt Öffnen den Eintrag Vorschau auswählen, dann wird nur eine Dateivorschau (nach
Anwählen der Schaltfläche im nächsten Dialog) in einen separaten PreView-Handler gestartet.
Das ist deutlich sicherer und ermöglicht auch die Vorschau, ohne dass das entsprechende
Programm explizit gestartet werden muss.
Diese integrierte Vorschau ist z.B. auch effektiv, wenn Sie eine E-Mail mit diversen Fotos als
Anlage erhalten haben. Klicken Sie einfach mit der Maus auf die Anlage. Das Bild wird sofort
innerhalb des Mailfensters zur Anzeige gebracht. Klicken Sie einfach die Fotos der Reihe nach
durch.
Der sichere Weg ist immer das Speichern der Datei. Denken Sie bitte an die mögliche Gefährdung
durch Computerviren und checken Sie die Datei bzw. Ihren PC auf Viren!
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Wenn Sie die E-Mail beantworten oder weiterleiten möchten, dann geht das recht einfach
entweder aus der Ansicht der Nachricht heraus oder aus dem Posteingangsfenster indem Sie die
Nachricht markieren und dann die entsprechende Aktion ausführen.
Klicken Sie auf das entsprechende Symbol im Bereich Antworten des Menübandes Start.
Mail
beantworten
Mail
weiterleiten
Beim Antworten wird automatisch der Absender als neuer Empfänger übernommen, der Text der
empfangenen E-Mail wird übernommen und das Textfenster zum Eingeben Ihres Antworttextes ist
aktiv, so dass Sie sofort Ihren Text eingeben können. Nach dem Beenden Ihrer Texteingabe
können Sie Ihre Nachricht über den Knopf „Senden“ in der Symbolleiste verschicken.
Zum Drucken einer E-Mail wählen Sie einfach im Menü Datei, Drucken. Dabei wird eine implizite
Vorschau des Standarddruckers angezeigt. Sie können den Drucker wechseln und Druckoptionen
variieren usw. Dabei ist es egal, ob Sie die E-Mail zunächst öffnen, oder die E-Mail nur im
Posteingang markiert haben. Die Bedienung ist identisch.
An dieser Stelle sei erwähnt, dass Sie auch die Symbolleiste für den Schnellzugriff für Ihre Zwecke
leicht anpassen können. Dort können Sie z.B. das Druckersymbol ablegen.
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Klicken Sie dazu auf das kleine Symbol am Ende der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
Setzen Sie den Haken vor die gewünschte Funktion in der Liste.
Nun brauchen Sie in Zukunft einfach nur noch auf das Druckersymbol zu klicken
9. Apps
Seit Exchange2013 sind verschiedene Apps benutzbar. Das sind kleine nützliche Programme, die je
nach Zweck und Mailinhalt sehr nützlich sein können. Die Installation bzw. Entfernung ist nicht mit
Outlook sondern nur mit Outlook-WebApp möglich.
Schauen Sie bitte im dafür vorgesehen separaten Dokument nach.
Die Benutzung ist im Outlook2013 aber identisch möglich.
Nicht alle Apps sind immer benutzbar oder funktionieren mit allen E-Mails. Es hängt jeweils vom
Inhalt ab, welche Apps funktionieren und welche nicht.
Der E-Mail-Translator wird hier einmal beispielhaft kurz demonstriert.
Zunächst die Original-E-Mail in englischer Sprache:
App ist verfügbar
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Bedienung der App:
Klicken Sie zunächst in der App-Leiste auf das Wort „EmailTranslator V1.1“. Es erscheint ein blauer
Rahmen und die App wird geladen.
1. Klick auf App, danach auf Menü
2. Quellsprache
3. Klick auf Go
4. Zielsprache
5. Start
Ergebnis:
6. Menü wieder schließen
Nachdem Sie das Menü wieder geschlossen haben, wird der gesamte Text sichtbar.
Es sind sehr viele Sprachen verfügbar. Die Bedienung im OutlookWebApp ist identisch.
Es existieren diverse weitere Apps, die Sie im Outlook-WebApp aus dem App-Shop für sich
persönlich installieren können. Diese stehen Ihnen dann auch im Outlook zur Verfügung.
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Mail-Infos, Abwesenheitsnotizen, Unterhaltungsansicht
Mail-Infos und die Unterhaltungsansicht sind kleine nützliche Funktionalitäten, die nur im
Zusammenhang mit Exchange-Servern funktionieren.
Mail-Infos helfen Ihnen z.B. weiter, wenn jemand nicht im Hause ist und eine Abwesenheitsnotiz
eingestellt hat. Wenn Sie eine neue E-Mail an ihn beginnen, und den Empfänger ausgewählt haben,
werden Sie sofort darüber informiert, dass er nicht im Hause ist. Somit müssen Sie nicht erst die EMail fertigstellen und absenden, um dann danach eine Abwesenheitsnotiz zu erhalten.
Daraufhin müssten Sie ohnehin erneut die E-Mail an eine evtl. Urlaubsvertretung o.ä. senden.
Sie können sofort die Info an den richtigen Empfänger schicken. Siehe Bild:
Sie beginnen die E-Mail und suchen als erstes den Empfänger raus. Sofort danach erscheint
oberhalb die Abwesenheitsnotiz. Zusätzlich wird der Name des Empfängers grün dargestellt.
Es gibt diverse weitere E-Mail-Infos. Welche Infos ausgewertet werden sollen, können Sie unter
den Outlook-Optionen einstellen.
Wie immer gelangen Sie über Datei, Optionen dort hin. Wählen Sie links E-Mail und dann rechts
Optionen für E-Mail-Infos.
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Falls Sie für einen längeren Zeitraum nicht anwesend sind, bietet es sich an Abwesenheitsnotizen
einzustellen. In diesem Fall sendet der Server einmalig eine automatische Antwort an jeden
Absender, um ihn über Ihr Fehlen zu unterrichten. Weitere E-Mails des gleichen Absenders an Sie
werden nicht mehr mit der Abwesenheitsnotiz beantwortet. Der Server merkt sich die
Absenderadressen, und weiß somit, wer bereits eine Abwesenheitsnotiz erhalten hat.
Dadurch können sich Absender auf evtl. verzögerte Antworten ihrerseits einstellen.
Wenn Sie die Abwesenheitsnotizen wieder abschalten, wird diese „Merkliste“ gelöscht.
Wichtig ist, dass Sie zwischen internen und externen Absendern unterscheiden können.
Interne Absender sind alle die ein Postfach in der gleichen Organisation wie Sie haben. Damit ist
die gesamte Hochschule gemeint, bzw. alle an der HSA, die dort bereits Ihr Postfach haben.
Externe Absender sind damit alle anderen, die ihr Postfach nicht an der Hochschule Anhalt (auf
Exchange2013) haben. Das ist aus Sicht des Mailservers der Rest der Welt. Also auch der Rest der
HS-Anhalt, die Ihr Postfach noch nicht auf Exchange2013 haben.
Sie gelangen zur Einstellung der Abwesenheitsnotizen über Datei, Informationen, Automatische
Antworten.
Zunächst müssen Sie im oberen Bereich das Senden Automatischer Antworten aktivieren. Danach
können Sie die Texte eingeben, die als Antwort gesendet werden sollen. Dabei können Sie zwei
verschiedene Texte eingeben, je nachdem ob sich der Absender innerhalb Ihrer Organisation oder
außerhalb befindet. Beachten Sie die beiden separaten Textfelder.
Aus Gründen der SPAM-Vermeidung kann es wichtig sein, keine Anwesenheitsnachrichten nach
extern zu versenden. Deaktivieren Sie in diesem Fall den Haken vor Automatische Antworten an
Absender außerhalb meiner Organisation senden. (Externe Absender)
Sollten Sie extern aber doch wichtige Geschäftspartner haben, die informiert werden sollten,
können Sie einstellen, dass nur die Personen eine Antwort erhalten sollen, die bei Ihnen als Kontakt
vorhanden sind. (siehe grüne Markierung) Solche Partner haben Sie sicher ohnehin dann in Ihren
Kontakten eingetragen. Vergessen Sie nicht zu speichern, und vor allem die
Abwesenheitsantworten wieder zu deaktivieren, wenn Sie wieder im Dienst sind.
Zur ihrer Unterstützung wird Outlook beim Start auf das Vorhandsein hinweisen:
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Unterhaltungsansicht
Wir empfehlen weiterhin für die Anzeige der E-Mails die Ansicht als Unterhaltungen anzeigen zu
aktivieren. Wechseln Sie dazu auf das Menü-Band Ansicht, und setzen Sie das Häkchen vor
„Als Unterhaltung anzeigen“.
Bestätigen Sie die Meldung indem Sie am
besten auf „Allen Postfächern“ klicken.
Öffnen Sie darunter
„Unterhaltungseinstellungen“, und setzen
Sie das Häkchen vor „Nachrichten aus
anderen Ordnern anzeigen“.
In diesem Fall werden am Anfang einiger Zeilen kleine Dreiecke erscheinen.
Dabei handelt es sich jeweils um eine Gruppe von E-Mails pro Zeile; also Mails, Antworten dazu
und evtl. weitere Antworten darauf. Die gesamte Konversation (Unterhaltung) zu diesem Thema
wird zusammen gruppiert und ist damit über diese eine Zeile übersichtlich darstellbar. Ein
Mausklick auf dieses kleine Dreieck öffnet die Konversation, so dass alle E-Mails dazu sichtbar
werden. Unabhängig vom Datum werden die E-Mails zusammengefasst, auch die von Ihnen
gesendeten E-Mails werden dort angezeigt. Sie müssen also nicht in den Ordner Gesendete
Objekte wechseln und haben alles Zusammengehörige auf einen Blick da. Wenn Sie z.B. eine EMail an viele Empfänger senden, die alle nach und nach über viele Tage verteilt antworten, dann
sind die Antwortmails nicht über den Posteingang hinweg verstreut, sondern alle in einer Zeile
gruppiert. Das kann durchaus sehr nützlich sein. Durch einfachen Mausklick auf das Dreieck am
Zeilenanfang bzw. Markieren der Zeile und Betätigen von Enter können Sie die Ansicht aufblättern
oder schließen.
Wir halten das für übersichtlicher, aber es ist natürlich Geschmackssache.
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Benutzung der Adressbücher, Senden einer E-Mail mit Dateianlage
Für eine neue E-Mail klicken Sie im Menü Band Start im Bereich Neu auf Neue E-Mail-Nachricht.
Ein neues Nachrichtenfenster wird erzeugt. Im Eingabefeld hinter „An...“ können Sie die E-MailAdresse des Empfängers manuell eingeben. Oder Sie klicken direkt auf <An...> um den Empfänger
aus dem serverbasierten Adressbuch zu ermitteln.
Im folgenden Bild wurde auf <An ...> geklickt, so dass die Auswahl über das Adressbuch erfolgt.
Beachten Sie bitte, dass im rechten Listenfeld (unter Adressbuch)standardmäßig die Globale
Adressliste angezeigt wird. Für E-Mails innerhalb der Hochschule sollte immer diese Art der
Auswahl des Empfängers gewählt werden. Sie ist deshalb auch als Standard so eingestellt.
Die Globale Adressliste ist auf unserem Server gespeichert und hat den Vorteil, dass Sie dort leicht
alle Personen finden können, die bei uns ein Postfach haben. Nun geben Sie im oberen Bereich
einfach die Anfangsbuchstaben des Nachnamens der gewünschten Person (1.) ein.
Die E-Mail-Adresse brauchen Sie nicht zu wissen.
1.
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3.
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Es wird nun automatisch im darunter liegenden Listenfeld zur Person positioniert. Klicken Sie auf
die gewünschte Person (2.) und danach unten auf An -> (3.). Die Person wird übernommen.
Nun können Sie weitere Personen auswählen und auf die gleiche Art und Weise hinzufügen, wenn
diese ebenfalls diese E-Mail erhalten sollen. Unterhalb von An -> gibt es noch 2 weitere
Schaltflächen. Personen, die Sie mit Cc -> übernehmen, erhalten eine Kopie der E-Mail. Personen,
die Sie mit Bcc -> übernehmen erhalten eine Blindkopie. Das heißt, sie erhalten auch diese E-Mail,
andere können aber nicht erkennen, dass diese sie auch erhalten haben.
Übernehmen Sie alles mit <OK> (4.)
Wie bereits erwähnt, brauchen Sie die E-Mailadresse des Empfängers nicht zu wissen.
Falls Sie sie aber dennoch wissen wollen, klicken Sie im Listenfeld mit der rechten Maustaste auf
die entsprechende Person, und wählen Sie danach die Eigenschaften aus. Auf der Registerkarte EMail-Adressen finden Sie hinter dem Wort SMTP: die E-Mailadresse der Person hier:
Anne.Beer@hs-anhalt.de.
Sie werden feststellen, dass viele weitere Informationen im Adressbuch hinterlegt sind. Achten Sie
im nächsten Bild auf den Inhalt der Registerkarte Allgemein. Hier werden die meisten
Informationen, die zu dieser Person im Active-Directory hinterlegt sind, angezeigt.
Sie können nützlich zur Auswahl von Empfängern eingesetzt werden, wie Sie später noch sehen
werden.
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Die Spalte Position gibt Ihnen weitere Hinweise. Bei Studenten wird dort der Studiengang stehen.
Herr Hartmut Stambke als Meister für Anlagenbau am Fachbereich 6 hat eine geschäftliche
Telefonnummer (2437) und ein Büro (K073 Raum 204). Frau Susanne Steinmann ist
Projektmitarbeiterin bei ASA.
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Das Personensymbol am Zeilenanfang vor Hartmut Stambke befindet sich vor einer stilisierten
Weltkugel. Das soll symbolisieren, dass sich diese Person außerhalb unserer Organisation befindet
(aus Sicht des Mailservers im Rest der Welt) - hier noch am Fachbereich 6.
Es können auch Gruppen von Empfängern ausgewählt werden. In der globalen Adressliste gibt es
bereits diverse Gruppen, die sinnvoll nach Studienrichtungen zusammengefasst sind.
Zur Gruppe MB2008 gehören z.B. alle Studenten des Immatrikulationsjahrgangs 2008 der
Studienrichtung Maschinenbau. Sie erreichen alle Studenten dieses Matrikels, indem Sie als
Namen einfach MB2008 auswählen. Damit müssen Sie nicht alle Personen einzeln raussuchen.
Ein rechter Mausklick auf den Eintrag und die Auswahl von Eigenschaften zeigen Ihnen auf der
Registerkarte Allgemein die Mitglieder dieser Gruppe an.
Eine weitere einfache Auswahlmöglichkeit, ist es einfach den Namen einzugeben (so wie im Bild
unten winkel) Danach löst ein einfacher Mausklick auf das Symbol Namen überprüfen den
Namen auf. Bei Doppeldeutigkeit wird eine Liste angeboten.
Der Name wurde aufgelöst und übernommen.
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Natürlich können Sie auch eigene Adressbücher benutzen, um Empfänger auszuwählen. Wir
empfehlen Ihnen, dazu den Ordner Kontakte zu benutzen. Dieser Ordner ist Bestandteil Ihres
Postfaches. Damit können Sie weltweit von überall aus auf diesen Ordner und somit auf Ihre
persönlichen E-Mail-Adressen zugreifen. Bei anderen persönlichen Adressbüchern ist das oft nicht
der Fall.
Im Folgenden sehen Sie, wie sie diese Kontakte für die Auswahl des Empfängers nutzen können.
Stellen Sie als 1. das Adressbuch auf Kontakte um. Dann können Sie als 2. auf der linken Seite den
Namen eingeben und wieder wie oben bereits beschrieben als 3. den Empfänger auswählen.
Dieses Mal wird nur Ihr Ordner Kontakte durchsucht. Klicken Sie auf Cc ->. Dieser Empfänger soll
eine Kopie erhalten. Schließen Sie die Empfängerauswahl mit <OK>
1.
2.
3.
4.
Tragen Sie als nächstes in das Feld „Betreff“ ein kurzes Stichwort ein, das dem Empfänger auf
einen Blick den Anlass Ihrer E-Mail verrät. Dieser Betreff erscheint beim Empfänger in der Zeile der
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eingegangenen E-Mails und kann dem Empfänger zur Vorauswahl dienlich sein, ohne dass er jede
E-Mail immer extra öffnen muss.
Im Textfeld kann nun die Nachricht eingegeben werden. Nachdem Sie fertig sind, klicken Sie auf
Senden, und die E-Mail wird an alle Empfänger verschickt.
Falls Sie noch eine Datei mitsenden wollen, müssen Sie diese vor dem Senden erst noch einfügen.
Wechseln Sie dazu auf das Menü-Band Einfügen und klicken Sie dann auf das BriefklammerSymbol (Datei anfügen) ganz links und wählen Sie im nachfolgenden Dialog dann die Datei aus.
Bestätigen Sie mit <Einfügen>.
Danach sollte unterhalb des Betreffs hinter Angefügt: der oder die Dateinamen zu sehen sein.
Danach können Sie die E-Mail einschließlich der Anlage durch klicken auf „Senden“ verschicken.
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Eine noch elegantere Möglichkeit ist es Anlagen per Drag und Drop hinzuzufügen.
Ordnen Sie dazu das Mailfenster und das Explorer Fenster nebeneinander an. Suchen Sie dann im
Explorer die Dateien aus und markieren Sie alle gemeinsam. Fassen Sie danach die markierten
Dateien mit der linken Maustaste an. Halten Sie die Maustaste weiter gedrückt und ziehen Sie die
Dateien bei weiterhin gedrückter Maustaste in das Mailfenster hinein. Erst dort lassen Sie die
Maustaste wieder los. Dieser Vorgang des Ziehen und fallen lassens (drag & drop) wird auch von
vielen anderen Programmen unterstützt.
13.
Erweiterte Funktionen des Adressbuches
Das serverbasierte Adressbuch kann auch für einige andere Dinge sinnvoll eingesetzt werden.
Es enthält z.B. auch alle Mitarbeiter der gesamten Hochschule Anhalt mit Namen, Vornamen,
Struktureinheit, Telefonnummer, Raumnummer und E-Mail-Adresse. Damit soll das umständliche
Suchen nach Telefonnummern und E-Mailadressen auf Webservern der Hochschule vereinfacht
werden.
Beispiel1: Suchen nach Telefonnummern
Outlook enthält im Standardmenüband das Adressbuch-Symbol. (Siehe Bild)
Ein Klick darauf genügt, um das Adressbuch zu öffnen. Geben Sie einen Teil des Nachnamens der
gesuchten Person ein (Gesucht wird Frau Behrend von der Verwaltung). Hier im Beispiel wird
„Behr“ eingegeben. Das Adressbuch positioniert sofort auf den zutreffenden Bereich. Am Ende der
Zeile sehen Sie die Telefonnummer hier die 4010.
Sollte die Zuordnung nicht sofort eindeutig sein, orientieren Sie sich am Vornamen und an der
Position (hier Verw = Verwaltung) um die gewünschte Person zu finden.
Die kleine Weltkugel am Zeilenanfang am Personensymbol zeigt zusätzlich an, dass diese Person
sich außerhalb unseres Mailservers befindet
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Auch hier ist es natürlich wieder möglich weitere Infos zur Person abzufragen. Ein rechter
Mausklick auf die Zeile öffnet das Kontextmenü über die Auswahl Eigenschaften
Hier können Sie insbesondere die E-Mail-Adresse ermitteln, natürlich nicht um sie abzuschreiben
und manuell einzutippen. Dazu benutzt man besser das Adressbuch innerhalb einer neuen Mail.
Beispiel2: E-Mail an einen HSA-Mitarbeiter außerhalb der Exchange-Organisation der HSA
Beginnen Sie zunächst eine neue E-Mail ganz normal, indem Sie auf Neue E-Mail-Nachricht
klicken dann auf An… und danach im Adressbuchdialog den Namen eingeben. (hier im Beispiel
„heiser“)
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Suchen Sie den Empfänger aus und doppelklicken Sie auf die entsprechende Zeile. Oder Sie
markieren die Zeile und übernehmen den Empfänger mit An ->.Wie Sie feststellen, besteht
eigentlich kein Unterschied zu normalen Benutzung des Adressbuches. Externe Empfänger
erkennen Sie an der Weltkugel hinter dem Personensymbol am Anfang der Zeile. Ansonsten ist die
Benutzung transparent.
Beispiel3: Erweiterte Suchfunktionen im Adressbuch
Wenn Sie das Adressbuch benutzen, können Sie durch Auswahl der Erweiterten Suche (siehe Bild)
eine Suchmaske einblenden, die weitere Selektionen ermöglicht. Betrachten wir aber zunächst die
Eigenschaften eines Adressbucheintrages. In diesem Fall meines.
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Wie Sie im Bereich Name erkennen können, sind in der Regel für alle Personen der Vorname, der
Nachname und das Feld Anzeige veröffentlicht. Die Anzeige besteht aus der Kombination aus
Nachnamen, gefolgt von einem Komma, einem Leerzeichen und dem Vornamen.
Wenn Sie ganz normal suchen (nicht im erweiterten Modus), dann wird nach dem Feld Anzeige
gesucht und in der Liste angezeigt. Da dieser mit den Nachnamen beginnt, ist es mit der Suche
nach Nachnamen identisch. Wenn Sie nach einem Vornamen suchen, müssen Sie die erweiterte
Suche benutzen. Geben Sie dort z.B. als Vorname „Rüdiger“ ein (so wie 2 Bilder zuvor), dann sieht
das Ergebnis wie folgt aus:
Natürlich können Sie auch nach Einträgen wie Position, Büro und Telefon oder Abteilung suchen.
Für alle Studenten und Mitarbeiter der HSA haben wir ein Feld Anrede und ein Feld Rolle ergänzt
und mit Werten gefüllt. Als Anrede sind die Werte „Herr“ bzw. „Frau“ eingetragen und bei Rolle
die Werte „Studierender“ oder „Mitarbeiter“ eingetragen.
Diese Informationen lassen sich bei der erweiterten Suche sinnvoll mit den anderen Werten
kombinieren um so geschickt Empfänger auszuwählen.
Hier einige Beispiele:
Gesucht werden alle Mitarbeiterinnen (also Anrede=Frau und Rolle=Mitarbeiter)
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Es reicht die Angabe von Anfangsbuchstaben. Das Ergebnis liefert:
Gesucht werden alle Mitarbeiterinnen des Fachbereich 6 (also Anrede=Frau und
Abteilung=Fachbereich 6, Rolle=Mitarbeiter)
Das Ergebnis dazu:
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Es gibt bereits
Verteilerlisten, die
alle
Lehrbeauftragten
alle Mitarbeiter,
alle Professoren,
alle Studierenden
der Hochschule
enthält:
14.
Große Bilder platzsparend versenden
Wenn Sie einige Bilder z.B. Digital-Fotos per E-Mail verschicken wollen, sind die Fotos oft in hoher
Auflösung erstellt worden, so dass bereits bei wenigen Bildern 10 MB bis 20 MB Daten oder mehr
zu versenden sind. Outlook kann die Bilder automatisch verkleinern indem es nach Vorgaben die
Auflösung reduzieren kann:
Schreiben Sie dazu die E-Mail zunächst wie gewohnt und fügen Sie die Bilder als Anlagen an, so
wie oben bereits beschrieben.
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Klicken Sie danach auf Datei und im Bereich Informationen stellen Sie unter Bildanlagen um auf
Größe von großen Bildern beim Senden der Nachricht anpassen.
Die Bilder werden vor dem Versenden entsprechend skaliert.
Da für alle Benutzer Mail-Kontingente bestehen, die die Größe auf maximal 25 MB beschränkt, und
Outlook das Einhalten dieser Kontingente schon beim Einfügen der Dateien prüft, bekommen Sie
u.U. schon beim Einfügen eine Fehlermeldung:
Wenn das Maximum überschritten ist, können Sie keine weiteren Anlagen mehr anfügen. Es hilft
dann also auch nicht weiter, dass Outlook die Daten vor dem Senden skalieren wird. In diesem Fall
sollten Sie die Anlagen besser per Senden an als E-Mail verschicken.
Dazu navigieren Sie im Windows-Explorer am besten in den Ordner, der die Bilder enthält.
Markieren Sie alle Bilder, die Sie versenden wollen. Machen Sie danach einen rechten Mausklick
auf diese Bilder. Im sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie Senden an, E-Mail-Empfänger.
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Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Größe der Anlagen einheitlich ändern können. Wählen Sie
Mittel: 1024*768, Groß oder eine andere Größe. In den meisten Fällen reicht die mittlere Größe
(1024*768 Pixel) vollkommen aus.
Die Bilder werden sofort konvertiert, und ein neues Mailfenster geöffnet. Die Größe beträgt in der
Regel nur noch einen Bruchteil, weil Seitenlängenänderungen sich quadratisch auswirken.
Somit wird schnell und einfach verhindert, dass Sie auf Sendebeschränkungen stoßen oder das
Empfängerpostfach überfüllt wird. Nun müssen Sie noch die Empfänger auswählen, den Betreff
und Nachrichtentext anpassen.
Senden Sie die E-Mail danach ganz normal ab.
Bitte bedenken Sie folgendes: Zum Senden wird ein E-Mail-Programm (hier normal Outlook)
benötigt. Die hier beschriebene Methode funktioniert auch ohne das Outlook aktiv ist. Sollte vorher
Outlook nicht gestartet worden sein, müssen Sie es in diesem Fall noch starten.
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Bisher wurden die Daten nur in den Postausgang übergeben. Erst beim nächsten Start von Outlook
wird die E-Mail wirklich physikalisch auch versendet. Schauen Sie in den Postausgang.
15.
Eintrag im persönlichen Ordner Kontakte vornehmen
Der persönliche Ordner Kontakte dient als persönliches Adressbuch und sollte nur Einträge von
externen Partnern enthalten, die nicht aus der Hochschule stammen. Alle Professoren, Mitarbeiter
und Studenten der eigenen Hochschule sind bereits in der Globalen Adressliste eingetragen. Ein
solcher Eintrag im Ordner Kontakte ist also i.d.R. überflüssig.
Der Ordner Kontakte ist Bestandteil Ihres Postfaches auf unserem Mailserver. Damit können Sie
weltweit von überall aus auf diesen Ordner und somit auf Ihre persönlichen E-Mail-Adressen
zugreifen.
Um einen neuen Eintrag vorzunehmen, gehen Sie am besten wie folgt vor:
Klicken Sie wie im Bild zusehen links unten auf die Schaltfläche Personen. Rechts werden die
Einträge angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien unbenutzten Bereich und
wählen Sie so wie oben zu sehen „Neuer Kontakt“.
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Tragen Sie nun die entsprechenden Angaben ein. Beenden Sie mit Speichern und schließen.
Auf die gleiche Art und Weise lassen sich persönliche Verteilerlisten anlegen.
Wenn Sie an einem Projekt arbeiten und Sie müssen allen Beteiligten regelmäßig Informationen
per E-Mail zusenden, sollten Sie eine Verteilerliste in Ihrem E-Mail-Ordner Kontakte anlegen.
Dazu gehen Sie im Grunde ähnlich vor, wie im diesem Abschnitt beschrieben.
Wählen Sie jeweils statt Kontakt die neue Kontaktgruppe aus. Nachdem die Gruppe angelegt ist,
können Sie Mitglieder hinzufügen und löschen, auch aus dem Adressbuch des Servers (Bild oben
rechts)
Beim Verfassen einer neuen Mail,
wählen Sie dann unter Adressbuch
statt der Globalen Adressliste
„Kontakte“. Wählen Sie danach den
Empfänger oder die Liste aus.
Der Rest ist sicher selbsterklärend.
16.
Word als E-Mail-Editor und Signaturen
Seit Outlook2007 ist Word standardmäßig als E-Mail-Editor vorhanden. E-Mails werden im HTMLFormat verfasst (Standard). Das hat den Vorzug, dass Sie sofort die Rechtschreibkontrolle
verwenden und auch Grafiken einfach einbetten können.
Wenn Sie diese abschalten möchten, klicken Sie im Menü-Band auf Datei und dann auf Optionen.
Wählen Sie im linken Bereich E-Mail und dann im rechten Bereich unter dem Abschnitt Nachrichten
verfassen.
Stellen Sie hinter dem Element Nachrichten in diesem Format verfassen von HTML auf Nur-Text
um. Wählen Sie bitte auf keinen Fall das Format Rich-Text !
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An gleicher Stelle finden Sie den Bereich Signaturen. Damit können Sie z.B. Textbausteine
erzeugen, die automatisch in jede neue E-Mail eingefügt werden. Klicken Sie auf Signaturen und
anschließend auf Neu. Geben Sie der Signatur einen Namen wie z.B. „Neu“ und Ordnen Sie diese
Signatur Neuen Nachrichten zu. Nun können Sie eine Grußformel erstellen wie den Text im
folgenden Bild. Beenden Sie mit OK.
Sie können auf diese Art auch mehrere Signaturen verwenden und sollten dann einstellen, wofür
Sie welche Signatur verwenden. Im Bild oben ist eingestellt, dass auf neue Nachrichten die
Signatur „Neu“ angewendet wird. Für Antworten/Weiterleitungen wird die Signatur „AW“ benutzt.
Sobald Sie eine neue E-Mail erzeugen, wird diese Signatur komplett in die E-Mail eingefügt.
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17.
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Automatisches Leeren des Ordners Gelöschte Objekte
E-Mails die Sie löschen, stehen ähnlich dem Windows Papierkorb immer noch im Ordner Gelöschte
Objekte Ihres Postfaches. Damit belastet dieser Inhalt auch das Speicherkontingent Ihres
Postfaches. Um diese E-Mails endgültig zu löschen, müssen Sie diesen Ordner nochmals manuell
leeren. Es wäre zweckmäßig, das automatisch erledigen zu lassen.
Um diese Möglichkeit einzuschalten, klicken Sie im Menü-Band Datei auf Optionen. Wählen Sie im
linken Bereich Erweitert und setzen Sie dann im rechten Bereich unter dem Abschnitt Starten und
Beenden von Outlook das Häkchen wie im Bild unten. Unter Umständen ist das im Netzwerk
bereits als Richtlinie vordefiniert. In diesem Fall ist es bereits so eingestellt und nicht änderbar.
Damit wird der Ordner immer beim Beenden von Outlook geleert.
Vor dem endgültigen Löschen erfolgt aber immer noch eine Sicherheitsabfrage, ob der Inhalt
wirklich gelöscht werden soll. Wenn man diese Sicherheitsabfrage ausblenden möchte, muss man
an gleicher Stelle noch ganz nach unten scrollen und im Bereich Weitere wie im nächsten Bild den
Haken vor Zur Bestätigung auffordern, bevor Elemente endgültig gelöscht werden entfernen.
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18.
Hochschule Anhalt
Zurückholen komplett gelöschter E-Mails
E-Mails die Sie endgültig auch aus dem Papierkorb gelöscht haben, werden auf dem Mailserver
noch einige Zeit aufbewahrt. (Studenten und Mitarbeiter 30 Tage).
Wenn Sie auf das Menü-Band Ordner wechseln, finden Sie im Bereich Aufräumen die Schaltfläche
Gelöschte Elemente wiederherstellen.
Es öffnet sich das Fenster „Gelöschte Elemente wiederherstellen“.
Wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie dann auf das Symbol zum Wiederherstellen des
ausgewählten Elements. Sie können auf die Worte in der Kopfzeile klicken, um zu Sortieren und
somit die gesuchten E-Mails besser zu finden.
Danach befinden sich die wiederhergestellten E-Mails i.d.R. in dem Ordner, in dem sie gelöscht
worden sind. Schauen Sie ggf. auch im Ordner Gelöschte Elemente nach.
19.
Erweiterte Verlaufsoptionen und Anfordern von Lesebestätigung
Es ist manchmal hilfreich, eine Bestätigungsmail zu erhalten, wenn der Empfänger die von Ihnen
gesendete E-Mail gelesen hat. Dazu muss man eine Lesebestätigung anfordern. Ist die
Lesebestätigungsanforderung aktiviert, erhalten Sie eine Bestätigungsmail, die Datum und Zeit des
Lesens und des Senden enthält. Diese Bestätigungsmail erkennen Sie sofort daran, dass in der
Mailliste am Zeilenanfang kein Brief sondern ein grünes Häkchen zu sehen ist.
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Um diese Funktion umzustellen, klicken Sie im Menü-Band auf Datei und dann auf Optionen.
Wählen Sie im linken Bereich E-Mail und dann im rechten Bereich unter dem Abschnitt Verlauf die
gewünschten Änderungen.
Um die Anforderung der Lesebestätigung einzuschalten, müssen Sie unter „Für alle gesendeten
Nachrichten Folgendes anfordern:“ das Häkchen vor Lesebestätigungen, die das Anzeigen der
Nachricht durch den Empfänger bestätigt setzen. Wie Sie selbst auf Lesebestätigungen antworten,
die andere anfordern, stellen Sie unter „Für jede Nachricht, die die Anforderung einer
Lesebestätigung enthält:“ ein. Dort haben Sie 3 Möglichkeiten. Wenn Sie dort auswählen „Nie eine
Lesebestätigung senden“, wird der Absender niemals seine geforderte Lesebestätigung erhalten.
Daran können Sie erkennen, dass diese Lesebestätigungen eine unverbindliche Angelegenheit sind,
die immer voraussetzt, dass der Empfänger auch mitmacht.
Das Anfordern der Lesebestätigung klappt insbesondere über das Internet nicht immer. Es hängt
auch vom Übermittlungsweg und den Gegenstellen ab, ob eine Lesebestätigung erlaubt wird.
Innerhalb unseres Mailserver ist die Funktion bei Benutzung von Outlook gewährleistet, sofern der
Empfänger nicht eingestellt hat, dass er „Nie eine Lesebestätigung senden“ möchte. (Bild)
20.
Aufbewahrungsrichlinien
Outlook kann in Verbindung mit einem Exchange Server Aufbewahrungsrichtlinien umsetzen.
Dabei geht es i.d.R. darum, E-Mails nach einer vergebenen Zeitspanne zu verschieben, zu löschen
oder zu archivieren.
In Verbindung mit einer Archivmailbox werden Serverseitig z.B. Richtlinien vorgegeben, die
bewirken das E-Mails, die älter sind als 2 Jahre, automatisch aus der normalen Mailbox in die
Archivmailbox verschoben werden
Auch wenn Sie keine Archivmailbox haben, können Sie Aufbewahrungsrichtlinien benutzen, die wir
zentral zur Verfügung stellen.
Diese Richtlinien können Sie jederzeit selbst zur Anwendung bringen. Das geschieht in der Regel
so, dass durch Sie eine Richtlinie an eine E-Mail zugewiesen wird. (siehe nächstes Bild)
Dazu markiert man die entsprechende E-Mail im Postfach und macht einen rechten Mausklick auf
diese E-Mail. Im Kontext-Menü wählt man dann „Richtlinie zuweisen“ und wählt dann unter dem
Bereich Aufbewahrungsrichtlinie die gewünschte Richtlinie aus.
Im folgenden Beispiel wurde „nach 1 Woche Löschen (1 Woche)“ ausgewählt. Das Häkchen davor
ist erst nach Zuweisung zu sehen. (also nach dem zweiten Aufruf – zwecks Kontrolle)
Diese Richtlinie bewirkt, dass die E-Mail nach 1 Woche automatisch gelöscht werden wird. Sie
können an dieser Stelle nur aus den angebotenen Vorgaben auswählen, die im Moment als
Standard angeboten werden.
Es kann u.U. durchaus Sinn machen, auf diese Art und Weise E-Mails automatisch zu entfernen
und damit das Postfach von alten Mails zu entlasten. Man muss sich dann nicht mehr manuell
darum kümmern.
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Wenn Sie zur Kontrolle die E-Mail nochmals per Doppelklick öffnen, sehen Sie im oberen Bereich
die Ablaufzeit des Elements. In diesem Beispiel 3 Tage (Läuft ab am 16.12), weil die E-Mail vom
9.12. stammt und heute der 13.12. ist. Beachten Sie bitte, dass die Zeit immer ab dem Datum
zählt, an dem Sie die E-Mail erhalten haben und nicht ab dem Tag an dem Sie die Richtlinie
angewendet haben. Sie können jederzeit die Richtlinie ändern und andere Richtlinien zuweisen.
21.
Hinzufügen weiterer Postfächer
Sie können im Outlook auch weitere Postfächer hinzufügen.
Dabei gibt es verschiedene Kategorien.
- Hat Ihr Mail-Administrator Ihnen die Zugriffsrechte auf ein weiteres Postfach auf dem
gleichen Mailserver erteilt, dann wird es automatisch verbunden. Sie müssen dazu nichts
weiter tun. Das gilt auch für evtl. Archivmailboxen.
- Wollen Sie ein weiteres Postfach außerhalb Ihrer Exchange-Organisation hinzufügen,
können Sie das wie folgt beschrieben tun.
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Hochschule Anhalt
Klicken Sie dazu im Menü-Band Datei unter Informationen auf Kontoeinstellungen,
Kontoeinstellungen…. Wählen Sie auf der Registerkarte <E-Mail> Neu…<Weiter>
Das weitere Vorgehen hängt vom Typ Ihres Mailservers ab, auf dem sich Ihr Postfach befindet, das
Sie verbinden wollen.
Ist es ein Exchange-Server, wird er i.d.R. automatisch gefunden, wenn Sie die E-Mail-Adresse und
Passwort richtig eingegeben haben. Das ist auch bei einigen Providern der Fall.
Unter Umständen müssen Sie (im Bild unten) die „Manuelle Konfiguration ….“ auswählen und die
Eingaben entsprechend der Anleitung Ihres Providers eingeben.
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Hochschule Anhalt
Oft müssen auch unter Weitere Einstellungen noch spezielle Ports und SSL-Verschlüsselung
eingestellt werden.
Das hängt aber alles von Ihrem Provider ab.
Darum soll hier nicht weiter darauf eingegangen werden.
22.
Cache-Modus und Einstellungen dazu
Outlook im Exchange-Modus kennt einen Cache-Modus und einen Online-Modus.
Der Cache-Modus ist die Standard-Einstellung von Outlook. Dabei wird der Inhalt des Postfaches
auf den lokalen PC übertragen (bleibt natürlich auch auf dem Mailserver) und fungiert als lokaler
Zwischenspeicher (Cache) auf den dann zurückgegriffen wird. Alle E-Mails die geschrieben werden,
landen erst einmal im Cache und werden dann zum Server synchronisiert. Ist Ihr PC online, erfolgt
die Synchronisierung sofort. Sie merken nichts davon. Falls Sie temporär offline sind, können Sie
trotzdem ganz normal weiterarbeiten. Sobald der PC (Outlook) wieder online ist, wird die
Synchronisierung nachgeholt. Damit ist ein störungsfreies Arbeiten möglich.
Wenn Sie Ihr Postfach zum ersten Mal mit Outlook verbinden und Ihr Postfach datenmäßig sehr
groß ist, kann die erste Synchronisierung je nach Internetverbindungsgeschwindigkeit auch eine
Weile dauern. Lassen Sie Outlook einfach an.
Im Onlinemodus sind diese Funktionalitäten nicht vorhanden. Sie arbeiten immer online und somit
direkt auf dem Server. Das setzt natürlich eine permanente Internetverbindung voraus. Falls diese
unterbrochen ist, können Sie nichts erledigen.
Wenn Sie den Modus wechseln wollen, dann klicken Sie auf Datei, Informationen,
Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen…
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Doppelklicken Sie danach auf Ihr Postfach. (unter Typ steht Microsoft Exchange)
Den Cachemodus aktivieren/deaktivieren Sie, indem Sie den entsprechenden Haken
setzen bzw. entfernen:
Achtung mit Outlook2013 wurde im Cache-Modus eine zusätzliche Einstellmöglichkeit geschaffen.
Das ist ein Schieberegler mit der Bezeichnung „E-Mail im Offlinemodus“. Damit können Sie
einstellen wie viele Daten im Cachemodus synchronisiert werden sollen. Als Standard steht der
Regler auf 1 Jahr, d.h. es werden nur E-Mails bis maximal 1 Jahr Alter auf den PC synchronisiert.
Ältere E-Mails bekommen Sie dann quasi nicht mehr zusehen. Darin liegt eine gewisse Gefahr von
Bedienfehlern. Wir empfehlen Ihnen deshalb, diesen Regler ganz nach rechts auf „Alle“ zu stellen.
Im Bild ist der Regler durch eine Active-Directory-Richtlinie vorgegeben, nach rechts gestellt und
nicht änderbar. (deshalb blass dargestellt). Bitte stellen Sie ggf. selbst den Regler so ein.
In welchem Modus Outlook arbeitet, können Sie einfach feststellen, indem Sie unten auf die
Statusleiste schauen.
Sind Sie im Cache-Modus, steht dort VERBUNDEN MIT MICROSOFT EXCHANGE:
Oder ALLE ORDNER SIND AUF DEM NEUESTEN STAND oder
auch ORDNER WERDEN SYNCHNONISIERT
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Im Online-Modus steht dort immer ONLINE MIT MICROSOFT EXCHANGE:
23.
Zugriff auf Outlook-Profile
Wenn Outlook einmal Probleme bereiten sollte, kann es manchmal notwendig sein über einen
anderen Weg als Outlook selbst auf die Einstellungen zugreifen zu müssen.
Das ist insbesondere dann der Fall, wenn Outlook nicht mehr startet, und man somit keinen Zugriff
mehr auf die Eistellungen bekommt.
Gehen Sie dazu über Systemsteuerung, zu Benutzerkonten:
Klicken Sie auf Benutzerkonten und danach auf E-Mail (32-Bit):
Unter E-Mail-Konten können Sie Ihre Postfächer Löschen, Hinzufügen, Ändern usw.
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Hochschule Anhalt
Unter Profile anzeigen…können Sie neue Outlook-Profile definieren und das Startverhalten
vorgeben. Damit können Sie Outlook automatisch immer mit einem vorgewählten Profil starten
lassen, oder Vorab einen Dialog einblenden lassen, mit dem Sie das Profil jeweils auswählen
können.
24.
Hinweis in letzter Sache
Schauen Sie bitte auch regelmäßig in den Ordner Gesendete Objekte, nicht nur in den Ordner
Posteingang. Dort stehen alle durch Sie gesendeten E-Mails, die hier aufbewahrt werden, bis sie
manuell gelöscht werden. Erledigen Sie das bitte regelmäßig.
Sollten Sie einmal Probleme bekommen, weil Ihr Postfach voll ist, dann schauen Sie einmal dort
hinein. Sicher können Sie dort einiges Löschen. Bitte bedenken Sie, dass zu Ihrem
Postfachspeicher auf dem Server, der ja begrenzt ist, nicht nur der Posteingang gehört, sondern
z.B. auch der Ordner Gesendete Objekte oder selbst erstellte Ordner!
Versenden Sie bitte keine E-Mails mit einem leeren Betreff. Das ist einfach unhöflich.
Dieser Betreff soll dem Empfänger schon einen kurzen Hinweis geben und erhöht bei ihm im
Posteingang die Übersicht wesentlich. Es gibt auch Einstellungen an bestimmten Mailservern, die
E-Mails ohne Betreff sofort Löschen, weil dahinter SPAM vermutet wird.
Betrachten Sie E-Mail nicht nur als Einbahnstraße. Ein kurzes Danke oder eine kurze Bestätigung
erfordern nur wenige Sekunden und sind schon wegen der Höflichkeit geboten.
Winkelmann
22.03.2016
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E-Mail-Client Microsoft Outlook an der HSA

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