KYOCERA SCAN FOR YOU

KYOCERA
Scan For You
CAPTURE & DISTRIBUTION
VEREINFACHEN SIE
IHRE ARBEITSABLÄUFE
MIT Scan for you.
DOKUMENTE MIT NUR EINEM KLICK AN ALLE GEWÜNSCHTEN ZIELORTE LEITEN
Verschwindet ein wichtiges Dokument, kann das zum ernsten
Problem werden. Dabei ist die Ursache meist leicht zu bestimmen:
In vielen Betrieben werden Dokumente noch immer manuell bearbeitet und archiviert. Das ist zeitaufwändig – und fehleranfällig.
Scan For You von KYOCERA Document Solutions ist eine
intelligente Datener­fassungslösung, die Scan-Abläufe auto­
matisieren kann. Sie fungiert als Verteilungsplattform zwischen
Multifunktionssystem und Zielorten wie einem Netzwerkordner
oder einer Back-End-Geschäftsanwendung. Dokumente werden
automatisch umgewandelt und unter Berücksichtigung vordefinierter Parameter am richtigen Zielort gespeichert. So straffen
Sie Ihren Dokumenten-Workflow – ganz im Einklang mit den
Richtlinien Ihres Betriebs.
HERAUSFORDERUNGEN IN UNTERNEHMEN
VORTEILE MIT SCAN for you
„ Das Scannen von Dokumenten und die manuelle Erfassung
von Indexdaten im Datenmanagement-System sind sehr zeitaufwändig – gibt es eine schnellere Möglichkeit?“
„ Wir verschwenden viel Zeit dafür, falsch abgelegte Dokumente zu suchen und Dateneingabefehler zu beheben –
wie kann man diese Fehler in Zukunft vermeiden?“
„ Unser Dokumenten-Management ist kostenintensiv. Post
und Kuriere, zentralisiertes Scannen, Faxen und Dokumentenablage – wie können wir diese Ausgaben senken?“
Zeitersparnis: Scan For You ermöglicht das Erfassen,
Digitalisieren und Archivieren von Dokumenten mit kleinstmöglichem Aufwand.
Fehlerquote minimieren: Dank automatisierter Arbeitsabläufe
und einfacher Benutzerführung werden Dokumente in korrekter Form am richtigen Ort gespeichert.
Kosten reduzieren: Dezentrale Datenerfassung reduziert die
Verarbeitungszeit und senkt gleichzeitig die Kosten für Versand und Archivierung.
AUS DER PERSPEKTIVE DES NUTZERS – WIE SIEHT ES IN DER PRAXIS AUS?
„Jede Taste auf dem Bedienfeld des Multifunktionssystems (MFP) steht für einen bestimmten Dokumententyp, beispielsweise
,Rechnungen‘. Ich sortiere die zu scannenden Dokumente vor und lege die Dokumentenstapel in den Einzug. Dann drücke ich nur
noch auf die Taste – fertig. Das MFP scannt die Dokumente mit den richtigen Einstellungen und speichert sie automatisch und in
korrekter Weise. Früher habe ich für das Einscannen bis zu zwei Stunden pro Tag gebraucht, heute ist es eine Sache von Minuten.“
FUNKTIONEN und SPEZIFIKATIONEN
Scan For You ermöglicht Ihnen, die optimalen Verarbeitungsprozesse für verschiedene Arten von Dokumenten automatisch fest­
zulegen und auszuführen. Im ersten Schritt wählt der Benutzer eine vordefinierte Vorlage vom MFP-Bedienfeld oder vom Computer
aus. Nun werden die Papierdokumente in den Einzug eingelegt oder die digitalen Dateien in Scan For You geladen. Während der
Verarbeitung werden eine oder mehrere Komponenten angewendet, beispielsweise OCR, Barcode-Erkennung, Bildverbesserung
oder Formatumwandlung. Die Metadaten können vom Benutzer eingegeben oder automatisch generiert werden. Zum Schluss wird
das Dokument an den gewünschten Zielorten gespeichert. Durch intelligente Routingfunktionen kann der richtige Zielspeicherort
aber auch inhaltsabhängig bestimmt werden.
Schnittstellen – verbinden Sie sich direkt mit
einer Vielzahl von Anwendungen wie Microsoft
SharePoint, Cloud-Services oder Dokumentenmanagement-Systemen.
OCR-Umwandlung – eingescannte Informationen
werden digitalisiert und können somit leicht
durchsucht und editiert werden. Die Texterkennung funktioniert für über 100 Sprachen.
Metadaten – Metadaten wie Verarbeitungszeit
oder Dokumenteninhalt müssen nicht von Hand
eingegeben werden, sondern können auch automatisch und inhaltsabhängig vergeben werden.
Barcode-Erkennung – definierte Barcodes mit
Registerdaten werden automatisch erfasst. Das
ermöglicht Barcode-abhängiges Verarbeiten und
Routen von Dokumenten.
LDAP/AD-Support – greifen Sie vom Bedienpanel
aus auf das Firmenadressbuch zu und nutzen Sie
den sicheren Login für individuelle Optionen.
Verschlüsselung – zur Erhöhung der Sicherheit
lässt sich der Netzwerkverkehr zwischen
Scan For You Klienten und Server verschlüsseln.
KONTEXTABHÄNGIGE VERKNÜPFUNGEN
Eine der leistungsstärksten Funktionen von
Scan For You ist das intelligente Routing auf Basis
der Metadaten. Das bedeutet, der Zielort des Scans
wird über seinen Inhalt bestimmt. Zwei mögliche
Beispiele:
Der Barcode enthält das Wort „Vertrag“: Das
Dokument wird im Netzwerkordner „Verträge“
gespeichert. Die Rechtsabteilung erhält eine Kopie
per E-Mail.
Per Zonen-OCR wird das Wort „Rechnung“
ermittelt: Das Dokument wird im entsprechenden
SharePoint-Ordner gespeichert.
SYSTEMVORAUSSETZUNGEN
indows Server 2012/2008/Server 2008 R2
W
Windows 7/8/8.1
UNTERSTÜTZTE SystemE
Die vollständige Liste aller unterstützten HyPASgesteuerten und HyPAS-fähigen Systeme finden Sie
im Handbuch.
Weitere Informationen über KYOCERA Scan For You finden sie unter
www.kyoceradocumentsolutions.de
KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH
Otto-Hahn-Straße 12 – 40670 Meerbusch – Infoline: 0800 187 187 7 – Fax +49 (0) 2159 918-106
www.kyoceradocumentsolutions.de