FAQ für Outbounds - Rotary Distrikt 1900

ROTARY INTERNATIONAL
Youth Exchange Programme
District 1900
FAQ für Outbounds vor dem Austausch – Stand Mai 2010
1.E-MAIL-Kontakt mit der Gastfamilie
2. WANN kommt unser Inbound an?
3. WANN reist unser Kind in den Austausch?
4. WANN kommt endlich die GUARANTEE FORM?
5. NACHFRAGEN zur GF:
6. REISEBÜRO:
7. VISUM:
8. FLUG:
9. WEN INFORMIERE ICH ÜBER DIE FLUGDATEN?
10. DISTRIKT-ORIENTATION
11. ROTARY-BLAZER
12. ROTARISCHE AUSSTATTUNG:
13. PINs
1. E-MAIL-Kontakt mit der Gastfamilie
Eure Gastfamilie erhält im März/April eure Bewerbung. Von da an gibt es häufig Kontakte
via E-Mail mit der Gastfamilie. Beide Seiten sind aufeinander neugierig. Gegenseitiges
Kennen lernen und Informationsaustausch sind wichtig und sehr zu begrüßen.
Die Guarantee Form (Seite 11 der Bewerbung) mit allen Unterschriften und Stempeln ist die
offizielle Bestätigung für den Austausch. Der Postweg ist langsamer als die E-Mail. Viele
Stationen liegen auf dem Weg. Es ist ganz normal und kein Grund zur Sorge, wenn die
Guarantee Form 8 oder 10 Wochen nach dem ersten Kontakt eintrifft.
2. Wann kommt unser Inbound an?
Der Inbound wird ca 14 Tage vor Beginn des Schuljahres in NRW anreisen, damit er/sie sich
in der Familie einleben kann. Bitte richten Sie sich darauf ein, Ihrem Inbound gerade am
Anfang viel Zeit für Gespräche und Erklärungen zu widmen, damit Ihr neues
Familienmitglied so rasch wie möglich voll integriert ist.
Ca. 10% aller Inbounds kommen indes erst im darauffolgenden Januar aus Australien, Chile,
Argentinien und Südafrika zu uns, weil sie erst nach dem Abschluss ihres eigenen Schuljahres
in den Austausch gehen werden.
Die Bewerbungen der Inbounds gehen in der Regel zwei bis drei Monate vor der Anreise in
den Gastclub und dann zur Gastfamilie. Der Clubjugenddienst
 leitet vor den Sommerferien eine Konferenz aller Gastfamilien und Counselors,
in der die Anreisedaten, Zuteilung der Inbounds zu den Gastfamilien, Termine und
Pläne im Austauschjahr uvm. besprochen werden.
verteilt an die Schulen und alle Gastfamilien und Counselors:
 Kopien der Inbound-Bewerbungen
1

die aktualisierte Austauschtabelle (Exceltabelle mit allen im Austausch relevanten
Kontaktdaten)
Ggf. bitte mit dem Clubjugenddienst Kontakt suchen!
Für die Zuteilung der Inbounds an die Clubs verantwortlich ist
Inbound chair YEX D1900
Frank Bisterfeld
Bordinghausen 3
58566 Kierspe
E-Mail:
fam.bisterfeld@t-online.de
Er ist – nach dem Clubjugenddienst - Ansprechpartner für weitergehende Inbound-Fragen.
Mehr Interesse: Siehe
Info für – Gasteltern und
Info für - Inbounds
3. Wann reist unser Kind in den Austausch?
www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für - Outbound - Flugtermine
zeigt die Abflugtermine der Outbounds. Die Termine für das nächste Jahr erscheinen jeweils
bis Ende Januar an gleicher Stelle : Infos für…- Outbounds
Das Zielland wird bis 15. Januar mitgeteilt werden.
4. WANN kommt endlich die GUARANTEE FORM (kurz GF) /Seite 11 der Bewerbung
zurück?
Die bereits absolvierten Seminare und Treffen steigern Vorfreude und Erwartungen im
Hinblick auf das Austauschjahr. Alle wollen sich gut vorbereiten und so früh wie möglich die
Weichen stellen. Darüber freue ich mich mit den Outbounds.
Von Januar bis Juni sind die Bewerbungen unterwegs auf dem langen Weg über 7 Stationen
(Familie-Club-Distrikt-Multidistrikt Heimatland und Multidistrikt-Distrikt-Club-Familie
Gastland hin zur Gastfamilie und nochmals über dieselben 7 Stationen wieder zurück zum vor
Erwartung fiebernden Outbound.
Alle Mitwirkenden arbeiten ehrenamtlich mit großem Engagement. Bitte lassen Sie ihnen
dafür die notwendige Zeit. Inzwischen sollten sich die Outbounds auf die Erweiterung der
Sprachkenntnisse und der allgemeinen Information über das Gastland konzentrieren.
Ihr werdet/Sie werden erst im Juni, in Einzelfällen auch erst im Juli nach Erhalt der guarantee
form mit der Gastfamilie Kontakt bekommen. Weiter erfahren Sie aus der guarantee form den
Gastgeber-Club, die Adresse des Counselors (Betreuers) und der Schule.
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5. NACHFRAGEN zur GF:
Jeder Gastclub und jeder Gastdistrikt hat seinen eigenen Rhythmus und Du wirst in der Zeit
von Mai bis Juli Deine GF erhalten. Leider kann niemand vorhersagen, wann es für Dich
soweit sein wird.
In engem Kontakt zu den Multidistriktbeauftragten sorgt das Austauschteam dafür, dass jeder
Outbound seine guarantee form so bald wie möglich erhält. Auch wenn der befreundete
Outbound in der Nähe seine guarantee form schon erhalten hat, kannst du/können sie sicher
sein, dass eine Frage an mich, wann denn die eigene guarantee form eintreffen werde, nichts
bringen wird. Mit und ohne Nachfrage wird die guarantee form auf jeden Fall am Tag des
Eintreffens beim Distrikt 1900 auch an den Jugenddienstleiter des Rotaryclub zur Übergabe
an den Outbound weitergeleitet.
Die Gastfamilie meldet sich manchmal schon beim Outbound, bevor die guarantee form
angekommen ist. Die E-Mail ist nun mal schneller als das Papier. Nur Geduld, bisher ist jede
guarantee form angekommen; jeder Outbound hat in jedem Jahr alles Erforderliche
bekommen.
Bitte verzichtet/verzichten sie daher auf Nachfragen an meine Adresse in Bezug auf die
Guarantee Form.
6. REISEBÜRO:
Rotary arbeitet mit zwei im Austausch erfahrenen Agenturen zusammen. Siehe
Je nach Zielland ist für dich zuständig - Siehe
www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für - Outbound - Flugtermine
Go! Reisen GmbH
Frau Claudia Quanz
Bremer Str. 1
28832 Achim
Tel.: 0 42 02 / 88 58-0
Fax: 0 42 02 / 88 58 58
E-Mail: achim@der.de
FIRST REISEBÜRO
Frau S. Mentzel
Am Handelshof 1 - 45127 Essen
Telefon: 0201/810 60 - 40 Zentrale
Selbst: 0201-810 60 44
Telefax: 0201/810 60 - 38
E-Mail: Essen2@first-reisebuero.de
Internet: www.first-reisebuero.de/essen2
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Die Reisebüros helfen auch gern bei der Beschaffung des Visums.
7. VISUM:
Bei der Botschaft/ dem Konsulat des Gastlandes kannst und sollst du dich frühzeitig
informieren und die teils umfangreichen Bedingungen und Anforderungen sorgfältig
studieren.
Eine Suchmaschine hilft ggf. zur betreffenden Homepage. Fast alle Unterlagen können
frühzeitig beschafft werden, sobald im Januar das Zielland zugewiesen wurde.
Als letztes Element wird die guarantee form dem Antrag für das Visum beigefügt – Zeitpunkt
siehe oben.
8. FLUG:
Die Gastfamilie entscheidet in Verbindung mit dem gastgebenden Rotary Club und Distrikt
über das Flugdatum. Sobald die guarantee form eintrifft, kann der Termin abgestimmt
werden.
Manche Distrikte setzen für alle Austauschschüler eine zentrale Einführungsveranstaltung,
z.B. Sprachkurs mit Feriencamp und Einweisungs-Seminar an. Wenn dein Gastdistrikt dich
dazu einlädt, ist die Teilnahme Pflicht. Somit müssen dann auch alle Gäste des Distrikts am
selben Tag zum selben Flughafen anreisen.
Es macht keinen Sinn, vor Erhalt der GF einen Flug zu buchen. Obwohl Angebot und Preise
mancher Fluggesellschaften dazu verleiten, früher zu buchen, sollten Sie das keinesfalls tun.
Sie würden riskieren, bei einer kurzfristigen Terminänderung draufzuzahlen.
Seien Sie dennoch unbesorgt. Die von Rotary eingeschalteten Reisebüros reservieren bis
wenige Tage vor dem Abflugtermin einen Platz im richtigen Flugzeug. Angesichts dieses
Vorteils werden Sie Billigangebote in einem anderen Licht sehen.
Bei normalem Verlauf des Austausches empfiehlt sich, den Rückflug nach Hause im Januar wieder nach Absprache mit allen Beteiligten - zu buchen.
Jedes Flugticket muss unbedingt eine Gültigkeitsdauer von einem ganzen Jahr haben.
Der Rückflug muss frei wählbar sein. Im Fall von - hoffentlich nicht eintretenden - Problemen
kann es notwendig werden, den Rückflug schnellstmöglich innerhalb von Tagen anzutreten.
Die entsprechende Flexibilität muss das Ticket in jedem Fall gewährleisten.
Ein Charterflug ist daher nicht zulässig. Behörden oder der Gastdistrikt können sonst ggf.
durchsetzen, dass ein zweites Flugticket vorgelegt wird.
9. WEN INFORMIERE ICH ÜBER DIE FLUGDATEN?
Als Anlage zur GF versendet der Distrikt 1900 das Formblatt „Travel Information“.
Du findest es auch als am PC ausfüllbares pdf-Formular unter
www.rotary1900.de/Schueleraustausch - Info fuer - Outbound –
Student Travel Information:
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Sobald die endgültige Flugbuchung steht, bitte darauf die Details Fluglinie, Flugnummer/n,
Abflug- und Ankunftszeiten einschließlich eventueller Anschlussflüge an folgende 6 Stellen
melden:
- Erste Gastfamilie (siehe GF)
- Counselor (siehe GF)
- Jugenddienstleiter des gastgebenden Rotary-Clubs (erfragen)
- Austauschleiter des gastgebenden Rotary-Distriktes (siehe GF)
- Jugenddienstleiter des entsendenden Rotary-Clubs (klar)
- Austauschleiter des entsendenden Rotary-Distriktes (=Martin Eggert)
10. DISTRIKT-ORIENTATION / Distrikt-Camp zu Beginn des Austauschjahres
Manche
Gast-Distrikte
setzen
für
alle
Austauschschüler
eine
zentrale
Einführungsveranstaltung an, z.B. Sprachkurs mit Feriencamp und Einweisungs-Seminar.
Wenn dein Gastdistrikt dich dazu einlädt, ist die Teilnahme Pflicht. Die Kosten müssen
teilweise vom Teilnehmer getragen werden.
Die Anreise muss in diesem Fall zwingend für alle Gäste des Distrikts am selben Tag zum
selben Flughafen erfolgen.
11. ROTARY-BLAZER (Seite 21 der Bewerbung):
Der Distrikt 1900 überläßt jedem Schüler die Anschaffung des Blazers in eigener Regie im
örtlichen Einzelhandel.
Anforderungen:
 Farbe dunkelblau,
 einreihig
 mit goldenen Knöpfen.
Den passenden Rotary-Aufnäher (gesticktes Emblem) erhalten die Schüler vom RotaryDistrikt mit der Bitte, ihn selbst auf der linken Brust .anzunähen
Der Blazer ist notwendig für jeden offiziellen Auftritt vor, während und nach dem
Austauschjahr. Spätestens beim Orientierungstreffen im Juni (2 Monate vor Abreise)
treten alle Outbounds im Blazer auf.
12. ROTARISCHE AUSSTATTUNG:
Beim letzten Seminar im Juni erhält jeder Outbound vom Distrikt 1900:
1
1
200
50
1
1
1
Aufnäher für den Blazer
Großes Namensschild für den Blazer
Visitenkarten
Ansteck-Pin mit Rotary-Emblem und deutscher Flagge
Deutsche Flagge ca. 100 cm lang
T-Shirt „Rotary Youth Exchange“
Buch “Tatsachen über Deutschland”
Wer weitere rotarische Accessoires wünscht, kann das Bestellformular der Bewerbung
benützen und an die dort angegebene Adresse senden.
Der Distrikt 1900 liefert keine Blazer.
5
13. PINs
Lieber Outbound,
50 PINs erhältst du vom Distrikt 1900 beim letzten Seminar. Sie zeigen die deutsche
Landkarte, die deutschen Farben, das Rotary-Rad und den Distrikt 1900.
Insgesamt braucht ein durchschnittlich kontaktfreudiger Outbound so um die 200-300 Pins in
einem Jahr. Bedenke, wie viele andere Outbounds du allein auf einem der vom Distrikt
veranstalteten Treffen kennen lernen wirst, die dich mit ihrem persönlichen PIN beglücken
wollen. Es gibt Gastfamilien, rotarische Clubmeetings, Reisen usw. … Da wirst du dich nicht
kleinlich zeigen wollen.
Selbstgebastelte Pins kommen natürlich beim Beschenkten am besten an. Sie sollten einen
kleinen Bezug zu Deutschland haben (z.B. Schwarz Rot Gold) und etwas zeigen, was jeder
versteht und was dir persönlich wichtig ist. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt. Wenn
jeder Outbound denselben Vorschlag von oben umsetzen würde, wäre es dagegen eher
langweilig.
Pins von bekannten Sportclubs, von touristischen Attraktionen, deiner Heimatstadt, FirmenPINs von weltweit bekannten deutschen Unternehmen wie Autofirmen, Bierbrauereien usw.
sind weitere Möglichkeiten.
Mich persönlich freuen immer wieder selbst gebastelte Geschenke von Inbounds, u.a.:
Sombreros aus Mexiko in vielen Variationen
Essstäbchen aus Japan
Eine Schildkröte aus Peru, aus vielen winzigen Muscheln und Schneckenhäusern kunstvoll
anatomisch detailgetreu komponiert ist dieses Jahr mein Favorit.
Viel Spaß beim Basteln!
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