Mindjet® MindManager® 6

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Mindjet ® MindManager ® 6
Erste Schritte/First Steps/Initiation à l’utilisation
Mindjet ® MindManager ® 6
Erste Schritte/First Steps/Initiation à l’utilisation
Copyright© 2006 by Mindjet GmbH, D-Alzenau
Alle Rechte vorbehalten.
Die Kurzanleitung ist sorgfältig erarbeitet worden. Dennoch erfolgen alle Angaben
ohne Gewähr. Für eventuelle Nachteile oder Schäden, die aus den in dieser
Kurzanleitung gemachten Angaben resultieren, wird keine Haftung übernommen.
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This QuickStart Guide has been carefully drafted. However, no responsibility is taken
for the correctness of this information. Mindjet excludes liability for any disadvantages
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Tous droits réservés.
Le présent Guide de Démarrage rapide a été rédigé avec soin. Nous ne sommes
cependant pas responsables de l’exactitude des informations qu’il contient. Mindjet
n’est pas responsable des éventuels inconvénients ou dommages causés par les
informations inexactes contenues dans le présent Guide de Démarrage rapide.
Inhaltsverzeichnis
2
Contents
1
Willkommen bei Mindjet ® MindManager ®
5
1
Welcome to Mindjet ® MindManager ®
29
1.1
Was ist Mindjet MindManager?
5
1.1
What is Mindjet MindManager Software?
29
1.2
Die perfekte Erweiterung für den Office-Arbeitsplatz
5
1.2
The Perfect Enhancement for Your Office Environment
29
2
Business Mapping mit Mindjet MindManager
5
2
Business Mapping with Mindjet MindManager
29
3
Die Benutzeroberfläche
6
3
User Interface
30
3.1
Die Arbeitsoberfläche
7
3.1
Screen
31
3.2
Die Bestandteile einer Business Map
8
3.2
Parts of a Business Map
32
4
Erstellen einer Business Map
9
4
Create a Business Map
33
4.1
Informationen visualisieren
9
4.1
Visualize Information
33
4.2
Zusatzinformationen in Form von Notizen einfügen
10
4.2
Insert Additional Information in the Notes Window
34
5
Der Umgang mit Informationen
11
5
Information Management
35
5.1
Auf Informationen zugreifen – Hyperlinks auf bestehende Dokumente 11
5.1
Access Existing Documents – Hyperlinks
35
5.2
Der Dateiexplorer
12
5.2
File Explorer
36
5.3
Der Microsoft Excel Linker
12
5.3
Microsoft Excel Linker
36
5.4
Dokumente als Anhang hinzufügen
13
5.4
Attach Documents
37
5.5
Arbeiten mit Multi-Map
14
5.5
Use Multimaps
38
6
Arbeiten im Team
16
6
Team Collaboration
40
6.1
Aufgaben in Mindjet MindManager definieren
16
6.1
Define Tasks with Mindjet MindManager
40
6.2
Zweig Erinnerung
17
6.2
Reminder – Alert
41
6.3
Der Überarbeitungs-Modus
18
6.3
Review Mode
42
7
Die Export- und Import-Möglichkeiten
19
7
Export- and Import-Possibilities
43
7.1
Integration mit Microsoft Office
19
7.1
Integration with Microsoft Office
43
7.2
Weitere Export-Möglichkeiten
20
7.2
Further Export Options
44
8
Tipps & Tricks
21
8
Tips and Tricks
45
8.1
Optionen anpassen
21
8.1
Customize Options
45
8.2
Map Parts – Smart Map Parts
22
8.2
Map Parts – Smart Map Parts
46
8.3
Microsoft Outlook Linker
22
8.3
Microsoft Outlook Linker
46
8.4
Power Auswahl
24
8.4
Power Select
48
®
®
8.5
Vorlagen-Organizer
24
8.5
Template Organizer
48
9
Was ist neu in Mindjet MindManager 6?
26
9
What is new in Mindjet MindManager 6?
50
10
Die wichtigsten Tastaturreferenzen
27
10
Main Keyboard References
51
11
Hilfe, Training und Support
27
11
Help, Training and Support
51
11.1
Training
28
11.1
Training
52
11.2
Technischer Support
28
11.2
Technical Support
52
11.3
Online Support
28
11.3
Online Support
52
11.4
Exklusiv für registrierte Anwender
28
11.4
Exclusive Service for Registered Users
52
3
Table des matières
4
1
Bienvenue dans Mindjet ® MindManager ®
53
1.1
Qu’est-ce que le logiciel Mindjet MindManager ?
53
1.2
Le complément idéal à votre environnement Office
53
2
Le Business Mapping avec Mindjet MindManager
53
3
Interface utilisateur
54
3.1
Écran
55
3.2
Éléments d’une Business Map
56
4
Création d’une Business Map
57
4.1
Visualisation des informations
57
4.2
Insertion d’informations complémentaires dans la fenêtre de notes
58
5
Gestion de l’information
59
5.1
Accès à des documents existants – liens hypertextes
59
5.2
Explorateur de fichiers
60
5.3
Linker Microsoft Excel
60
5.4
Joindre des documents
61
5.5
Utilisation de multi-maps
62
6
Travail en équipe
64
6.1
Définition des tâches avec Mindjet MindManager
64
6.2
Rappel – alerte
65
6.3
Mode révision
66
7
Possibilités d’exportation / d’importation
67
7.1
Intégration avec Microsoft Office
67
7.2
Autres fonctions d’exportation
68
8
Astuces
69
8.1
Options de personnalisation
69
8.2
Éléments de map – Éléments de map intelligents
70
®
8.3
Linker Microsoft Outlook
70
8.4
Sélection de puissance
72
8.5
Organiseur de modèles
72
9
Quelles sont les nouveautés de Mindjet MindManager 6 ?
74
10
Principales références clavier
75
11
Aide, formation et assistance
75
11.1
Formation
76
11.2
Assistance technique
76
11.3
Assistance en ligne
76
11.4
Service exclusif pour les utilisateurs inscrits
76
1 Willkommen bei Mindjet ® MindManager ®
Vielen Dank, dass Sie sich für die Softwarelösung von Mindjet entschieden haben.
Wenn Sie noch nicht mit Mindjet MindManager gearbeitet haben, möchten wir Ihnen
eine kurze Einleitung und Hintergrundinformationen zu unseren Produkten geben.
1.1 Was ist Mindjet ® MindManager ®?
Im Zeitalter der Informationsgesellschaft müssen täglich Informationen gesammelt,
strukturiert und verarbeitet werden.
Mindjet MindManager ist die führende Mapping-Software und unterstützt einzelne
Business Anwender sowie Teams bei der zeitsparenden Planung und Organisation
unterschiedlichster Projekte, Prozesse und informationsgestützter Aktivitäten.
Entscheidungsprozesse und auch der Zeitaufwand für Meetings werden verkürzt,
die Projektplanung wesentlich vereinfacht.
1.2 Mindjet ® MindManager ® – die perfekte Erweiterung für den OfficeArbeitsplatz
„Brainstormen“, planen oder dokumentieren – mit Mindjet MindManager erzielen Sie
deutliche Produktivitätssteigerungen bei der Aufbereitung von Informationen, der
täglichen Eigenorganisation und der Zusammenarbeit im Team bis hin zur Beschleunigung ganzer Geschäftsprozesse. Die offene Lösungsplattform integriert Microsoft ®
Office und Project ® Anwendungen und den Industriestandard XML (eXtended Markup
Language) und erleichtert so den Datenaustausch mit anderen Applikationen.
So lässt sich Mindjet MindManager problemlos in nahezu allen Situationen des
Arbeitsalltags anwenden.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit Mindjet MindManager.
2 Business Mapping mit Mindjet ® MindManager ®
Die Erstellung sog. „Business Maps“ zur Datensammlung basiert auf der
Mind Mapping® Methode.
Diese wurde auf den PC portiert und für den Einsatz im Geschäftsumfeld und für
den einzelnen Anwender im Office-Bereich entscheidend weiterentwickelt. Diese
neue Arbeitsmethode wird Business Mapping genannt.
Diese Darstellung der Informationen in Form einer Business Map bietet gegenüber
einer linearen Darstellungsform zahlreiche Vorteile.
5
3.1 Die Arbeitsoberfläche
Die Arbeitsoberfläche besteht aus folgenden Elementen:
❶ Menüleiste: Zugang zu allen wichtigen Funktionen
❷ Standard-Symbolleisten: Bedienelemente im Schnellzugriff, die häufig benutzt werden
❸ Aktionsleiste mit Zugang zu:
- Ansichten: Mapansicht, Gliederungsansicht, Multi-Mapansicht,
Präsentationsmodus
- Filter: Power Filter *Nur in Mindjet MindManager Pro 6 verfügbar.
- Detailebenen
- Textsuche und Suchoptionen
❹ Arbeitsbereich: Hier entsteht Ihre Map. Die Bestandteile einer Business Map
werden im Folgenden beschrieben.
❺ Aufgabenbereich: Registerkarten erlauben direkten Zugriff auf unterschiedliche
Bereiche.
- Eigene Maps: Sie können hier für einen schnellen Zugriff kategorisiert werden.
Erstellen Sie Verknüpfungen zu einzelnen Maps oder Ordnern. So lassen sich
Maps gut in Sammlungen organisieren.
- Map Markierungen: Dies sind Icons (*.ico) mit einer festgelegten standardisierten
Bedeutung. Mit ihnen lassen sich Informationen in der Map visualisieren und kommunizieren. Sie können umbenannt und als Vorlagen-Liste abgespeichert werden.
In dieser Kurzanleitung werden vier Symbole verwendet. Diese Symbole sollen Ihnen
helfen, wichtige Informationen sofort zu erkennen und diese zu verarbeiten.
T = Tipp
PT = Der Praxistipp
H = Hinweis
* Diese Funktion ist nur in Mindjet MindManager Pro 6
verfügbar
3 Die Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche ist an das Look & Feel von Microsoft ® Office Produkten
angelehnt. Sind Sie bereits mit der Verwendung dieser Produkte vertraut, können
Sie Ihre gewohnte Arbeitsweise auf das Arbeiten mit Mindjet ® MindManager ®
übertragen. Tastaturreferenzen, Kontextmenüs und der Umgang mit der rechten
Maustaste sind analog zu verwenden.
❶
❷
❸
T
❹
❺
Individualisierte Map Markierungslisten eignen sich besonders gut für die Teamarbeit. Map Markierungen dienen ebenfalls zum Filtern und Auswählen von
Zweigen.
* Power Filter und Power Auswahl stehen nur in Mindjet MindManager Pro 6
zur Verfügung.
- Aufgabeninfo: In diesem Bereich werden Aufgabeninformationen für den
markierten Zweig definiert.
H
❻
❼
6
❽
Für den Export nach Microsoft Project ®* muss nur das Anfangsdatum und die
Dauer eingegeben werden. Das Enddatum wird beim Export berechnet. Ebenso
müssen die Angaben immer auf der untersten Zweigebene erfolgen. Während
des Exports werden die übergeordneten Vorgänge aus den Angaben berechnet.
* Nur in Mindjet MindManager Pro 6 verfügbar.
7
- Map Parts: Die Map Parts ermöglichen eine dynamische Integration von anderen
Anwendungen. * Microsoft Excel Linker nur in Mindjet MindManager Pro 6 verfügbar.
- Bibliothek: In der Bibliothek stehen viele Bilder zur visuellen Unterstützung der
Map Informationen zur Verfügung. Eigene Bilder können importiert werden.
- Suche: Durch die Eingabe von Suchbegriffen kann eine dokumentenübergreifende
Suche gestartet werden.
- Learning Center: Hier stehen Map Beispiele, Lernvideos und Tipps & Tricks zur
Verfügung.
❻ Statusleiste: Alle geöffneten Maps werden als Registerkarte angezeigt.
❼ Formatierungsleiste: Schneller Zugriff auf alle wichtigen Formatierungsoptionen.
T
Passen Sie die Formatierungsleiste über das Kontextmenü der rechten
Maustaste an und lassen Sie sich die erweiterten Formatierungsmöglichkeiten
anzeigen.
❽ Exportleiste: PDF*, Webseite, Excel ®*, Outlook ®*, PowerPoint ®, Project ®*, Visio ®*, Word ®
* Diese Exporte stehen nur in Mindjet MindManager Pro 6 zur Verfügung.
H
Die einzelnen Export-Symbole erscheinen nur, wenn die entsprechenden
Anwendungen auch auf Ihrem Rechner installiert sind.
3.2 Die Bestandteile einer Business Map
4 Erstellen einer Business Map
Das Erstellen einer Business Map umfasst im Wesentlichen 4 Schritte:
1. Öffnen Sie ein neues Dokument unter Menü/Datei/Neu/Neue Standard Map.
2. Geben Sie das Hauptthema ein und bestätigen Sie Ihre Angabe mit der Enter-Taste.
3. Fügen Sie nun Haupt- und Unterzweige unter Verwendung der entsprechenden
Symbole hinzu. Beachten Sie hierbei die hierarchische Anordnung der Zweige
entsprechend der festgehaltenen Information.
4. Zweige können jederzeit neu platziert werden. Hierzu werden sie einfach per Drag
& Drop an ihre neue Position verschoben.
T
Haupt- und Unterzweige können schnell über die Enter- und Einfg-Taste erstellt
werden. Zum Einfügen eines Zeilenumbruchs drücken Sie Strg + Enter. Zum
freien Positionieren eines Zweiges greifen Sie den Zweig am weißen HauptzweigAnschlusspunkt an. Nach der freien Positionierung erscheint der Anschlusspunkt
schwarz. Nahezu alle Funktionen können über drei Bereiche ausgeführt werden:
Menüleiste, Symbolleiste, Kontextmenü der rechten Maustaste.
PT
Mindjet ® MindManager ® lässt sich hervorragend zur Erstellung von Konzepten
und Dokumentationen einsetzen. Erstellen Sie für den ersten Konzept-Entwurf
eine Business Map. Ergänzen Sie diese und entwickeln Sie neue Strukturen, bis
Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Kennzeichnen Sie wichtige Informationen
durch visuelle Mittel. Jetzt können Detailinformationen in Form von Texten und weiteren Dokumenten hinzugefügt werden. Nutzen Sie anschließend z. B. den Export
nach Word ®, um Ihr Konzept oder Ihre Dokumentation in linearer Form auszugeben.
4.1 Informationen visualisieren
Das Erscheinungsbild, oder auch Layout, einer Map ist entscheidend für den Transport der dargestellten Informationen. Visuelle Elemente tragen zur Wirkung und Verständlichkeit bei. Mindjet MindManager bietet Ihnen hierbei Unterstützung durch:
Die Formatierungsleiste: Über z. B. das Format Füll-/Hervorhebungsfarbe lassen
sich thematische Zusammenhänge durch eine gleiche Farbgebung kennzeichnen.
Für alle Optionen gilt folgende Vorgehensweise:
1. Markieren Sie das entsprechende Element (Haupt-/Unterzweig, Zweigverbindung
usw.).
8
9
2. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol der Formatierungsleiste.
Zweigformat: Menü/Format/Zweig. Hier werden die Zweiganordnung und der
Linienstil eingestellt. Es stehen weitere Optionen zur Verfügung wie z. B. die Textausrichtung.
Bibliothek: Heben Sie einzelne Informationen durch die Verwendung von Bildern oder
Icons hervor.
1. Klicken Sie im Aufgabenbereich am rechten Bildschirmrand auf das Register
Bibliothek und öffnen Sie den Bilder-Ordner.
2. Wählen Sie ein geeignetes Bild aus. Markieren Sie das entsprechende Element
(Hauptzweig, Unterzweig, Zweigverbindung usw.), an das das Bild angehängt
werden soll.
3. Klicken Sie auf das entsprechende Bild.
4.2 Zusatzinformationen in Form von Notizen einfügen
Notizen können jedem Element zugefügt werden. Sie eignen sich besonders gut,
um ergänzende Informationen in der Map zu hinterlegen.
1. Markieren Sie den Zweig, dem Notizen zugeordnet werden sollen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Notizen.
3. Geben Sie Ihren Text in dem sich öffnenden Zweignotizen Fenster ein.
T
Formatieren Sie Ihren Text mit der Formatierungsleiste im Zweignotizen Fenster.
Diese Formatierungen bleiben beim Export nach Word ® und als Webseite
bestehen.
PT
Mit Business Maps lassen sich Ihre Meetings effizienter gestalten. Bereiten
Sie die Agenda und alle weiteren wichtigen Punkte für Ihr Meeting in einer Map
vor. Diese kann vorab an alle Meetingteilnehmer versendet werden. So sind alle
Teilnehmer vorbereitet. Begleitend zum Meeting können Sie die Business Map
über einen Beamer projizieren. So sieht jeder, welche Inhalte besprochen werden.
Ergänzungen können kurzfristig implementiert werden. Da die Agendapunkte
bereits aufgeschrieben wurden, können nun die Meetinginhalte direkt als Notizen
an den entsprechenden Zweigen festgehalten werden. So geht keine Information
verloren, denn diese werden gleichzeitig protokolliert. Exportieren Sie nach dem
Meeting Ihre Map nach Word ®, um ein klassisches Protokoll zu erhalten.
10
5 Der Umgang mit Informationen
Täglich müssen wir mit einer enormen Menge an Informationen umgehen. Diese
müssen schnell verfügbar sein und übersichtlich dargestellt werden. Auf einen Blick
muss erfasst werden können, wo welche Informationen bereitstehen. Diese
Informationen werden aus den unterschiedlichsten Quellen zusammengetragen.
Hierbei kann es sich z. B. um E-Mails, bestehende Dokumente oder Informationen
aus dem Internet/Intranet handeln. Mit Mindjet ® MindManager® ist es möglich, die
unterschiedlichsten Informationen aus heterogenen Quellen übersichtlich und aus
einer Business Map heraus erreichbar zu machen.
PT
Gerade bei der Entscheidungsfindung ist es wichtig, alle Informationen zu
sammeln und transparent darstellen zu können. Nur so ist es möglich, objektiv
zu bewerten und richtig zu entscheiden. In einer Business Map können Sie
alle relevanten Informationen in einem Dokument zusammenführen. Langes
Suchen nach verstreuten Informationen entfällt.
5.1 Auf Informationen zugreifen – Hyperlinks auf bestehende Dokumente
Machen Sie alle wichtigen Dokumente aus Ihrer Map heraus erreichbar.
1. Markieren Sie den Zweig, von dem Sie zu einem bestehenden Dokument oder einer
Webseite springen möchten.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Hyperlink.
3. Geben Sie eine Webadresse ein oder klicken Sie auf eine der Schaltflächen rechts
neben dem Eingabefeld Link zu: um den Dateinamen oder einen Ordner anzugeben.
4. Das verlinkte Dokument erscheint als kleines Symbol am Zweig.
5. Öffnen Sie das Dokument mit einem Klick auf das Symbol.
11
T
Hyperlinks können auch in Notizen definiert werden. Jede Art von Dokument
oder auch gesamte Ordner lassen sich in Ihre Map integrieren.
5.2 Der Dateiexplorer
Direkter Zugriff aus der Business Map auf alle Dokumente eines bestehenden
Ordners ist automatisch realisierbar. Hierzu verwenden Sie den Map Part Dateiexplorer.
1. Öffnen Sie den Ordner Dateiexplorer im Aufgabenbereich Map Parts.
2. Wählen Sie aus, ob Sie Alle Dateien und Verzeichnisse, nur Dateien oder nur
Verzeichnisse in Ihre Map integrieren möchten.
3. Ziehen Sie den gewünschten Map Part auf den Zweig mit dem vorher verlinkten
Ordner.
4. Alle in diesem Ordner befindlichen Dateien werden jetzt in Ihrer Map angezeigt.
H
PT
Gerade in der Projektarbeit ist es wichtig, immer über den aktuellen Stand
Ihres Budgets informiert zu sein. Erstellen Sie sich eine Projekt-Map, mit allen
relevanten Projektinformationen. Behalten Sie mit dem Excel Linker Ihr Budget
im Auge, welches immer aktuell in Ihrer Projekt-Map angezeigt wird.
1. Öffnen Sie den Ordner Microsoft Excel Linker im Aufgabenbereich Map Parts.
2. Ziehen Sie den Map Part auf den Ast, an dem Sie Ihre Microsoft Excel Daten
anzeigen möchten.
3. Wählen Sie das entsprechende Microsoft Excel Dokument aus.
4. Wählen Sie den Datenbereich aus, der in Ihrer Map angezeigt werden soll.
Sie müssen bereits einen Hyperlink zu einem Ordner erstellt haben, um den
Dateiexplorer nutzen zu können.
5.3 Der Microsoft Excel Linker*
*Der Microsoft Excel Linker steht nur in Mindjet MindManager Pro 6 zur Verfügung.
Der Excel Linker erlaubt Ihnen den direkten Zugriff auf Ihre Berechnungen, Tabellen
und Kalkulationen in Microsoft Excel ®. In einem „Vorschaufenster“ werden die Daten
direkt in Ihrer Map angezeigt. Ändert sich Ihre Kalkulation, wird diese Änderung
12
natürlich auch in Ihrer Map angezeigt. Die Daten in Ihrer Map sind somit immer auf
dem neuesten Stand und Sie müssen Mindjet ® MindManager ® nicht verlassen, um
immer „up to date“ zu sein.
5.4 Dokumente als Anhang hinzufügen*
* Das Einfügen von Anhängen ist nur in Mindjet MindManager Pro 6 möglich.
Möchten Sie Ihre Map einfach, übersichtlich und unkompliziert, inklusive hinzugefügter Dokumente, an dritte Personen versenden, dann fügen Sie Ihre Dokumente
als Anhang in Ihre Map ein.
13
Dies hat zwei Vorteile:
- Die hinzugefügten Anhänge werden direkt in das Map-Dokument gespeichert.
Sie müssen nur eine Datei verschicken.
- Sie können mehrere Dokumente an einen Zweig anhängen.
1. Markieren Sie den Zweig, dem Sie einen Anhang hinzufügen möchten.
2. Gehen Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Anhang hinzufügen.
3. Wählen Sie das anzuhängende Dokument über die Schaltfläche rechts neben
dem Eingabefeld Datei: aus.
4. Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie mehrere Dokumente dem Zweig als
Anhang zufügen möchten.
H
Über das Kontextmenü der rechten Maustaste lassen sich die Anhänge
verwalten, öffnen und entfernen. Die Dateigröße der Map erhöht sich
entsprechend den angehängten Dateien.
5.5 Arbeiten mit Multi-Map
Arbeiten Sie mit sehr großen Maps, können Sie den Inhalt automatisch auf mehrere
zusammenhängende Maps aufteilen.
1. Öffnen Sie durch Klicken mit der rechten Maustaste das Kontextmenü für den
Zweig, den Sie als neue Map auslagern möchten.
2. Wählen Sie den Befehl Senden an/Neue verknüpfte Map ...
14
3. Wählen Sie Ihre Einstellungen und speichern Sie das neue Dokument.
Aus einer Map werden zwei zusammenhängende Maps erstellt. Beide Dokumente
sind durch einen Hyperlink miteinander verbunden.
H
Wechseln Sie in die Multi-Mapansicht*, um alle verlinkten Map-Dokumente
übersichtlich dargestellt zu bekommen. In der Multi-Mapansicht steht Ihnen ein
eigener Arbeitsbereich zur einfachen Bearbeitung der Multi-Map Dokumente
zur Verfügung. * Nur in Mindjet MindManager 6 Pro verfügbar.
15
6 Arbeiten im Team
Das Arbeiten in einem Team erfordert bestimmte Rahmenbedingungen. So müssen
Aufgaben transparent dargestellt und festgehalten werden. Jeder im Team muss
wissen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Zusätzlich muss der Status der
Aufgabe – wie Startdatum, Enddatum, zu wie viel Prozent ist die Aufgabe bereits
erledigt – einfach ersichtlich sein.
Änderungen in einer Projekt-Map müssen nachvollziehbar sein. Wer hat welche
Änderungen vorgenommen? Wurden Kommentare hinterlegt?
6.2 Zweig Erinnerung*
*Die Verwendung von Erinnerungen ist nur in Mindjet MindManager Pro 6 möglich.
Lassen Sie sich gerne an wichtige Dinge erinnern? Vielleicht an die Erledigung einer
Aufgabe? Die Aufgabe wurde bereits in der Projekt-Map definiert und festgehalten.
In Mindjet ® MindManager ® können Sie nun noch einen Alarm – zur Erinnerung –
hinzufügen. So werden wichtige Dinge nicht „übersehen“.
1. Klicken Sie im Menü Zweig Erinnerung.
2. Legen Sie die Einstellungen für die Erinnerung fest.
PT
Mindjet ® MindManager ® lässt sich hervorragend im Team einsetzen. So kann
von einem Projektteam eine Map als zentrales Arbeitsdokument zur Steuerung
der Aufgaben verwendet werden.
6.1 Aufgaben in Mindjet MindManager definieren
1. Markieren Sie den Zweig, dem die Aufgabeninfos zugeordnet werden sollen.
2. Öffnen Sie im Aufgabenbereich am rechten Bildschirmrand den Bereich
Aufgabeninfo.
3. Geben Sie alle erforderlichen Daten ein. Diese erscheinen als Zusatzinformation
unter dem Zweig.
T
Um die Priorität oder den Fortschritt der Aufgabe zu ändern, klicken Sie einfach
auf das entsprechende Symbol am Zweig.
H
Auch wenn die Map nicht geöffnet ist, werden Sie über das automatisch
öffnende Erinnerungs-Fenster informiert. Aus diesem können Sie direkt in die
Map springen.
Möchten Sie Ihre Aufgaben in der Map und parallel auch in Ihrer Outlook ®
Aufgabenliste erstellen, dann arbeiten Sie mit dem Map Part Microsoft Outlook ®
Linker. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 8: Tipps & Tricks.
16
17
6.3 Der Überarbeitungs-Modus
*Der Überarbeitungs-Modus steht nur in Mindjet MindManager Pro 6 zur Verfügung.
Im Überarbeitungs-Modus haben Sie die Möglichkeit, die Änderungen von verschiedenen Personen in einem Dokument sichtbar und nachvollziehbar zu machen. Dies
ist besonders bei der Erstellung von Projekt-Maps wichtig. So kann bei Unklarheiten
die verantwortliche Person direkt angesprochen werden. Im Team kann daraufhin z.B.
über Annahme oder Ablehnung der Änderungen diskutiert werden.
1. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Befehl Extras/Überarbeitung starten.
2. Es öffnet sich eine eigene Symbolleiste für den Überarbeitungs-Modus.
3. Legen Sie die Einstellungen für den Überarbeitungs-Modus über die Schaltfläche
Einstellungen Überarbeitung fest.
7 Die Export- und Import-Möglichkeiten
Mindjet ® MindManager ® bietet viele nützliche Export- und Import-Möglichkeiten zu
Microsoft ® Office und anderen Programmen bzw. Formaten an. Hierfür finden Sie
eine eigene Export-Leiste am unteren rechten Bildschirmrand.
7.1 Integration mit Microsoft ® Office
Zum Export der Map klicken Sie einfach auf das entsprechende Symbol in der
Export-Leiste und folgen Sie den Anweisungen.
H
Die einzelnen Export Schaltflächen erscheinen nur dann in der Export-Leiste,
wenn die entsprechenden Programme installiert sind.
Der Export und Import nach Microsoft Word ®: Die Umwandlung der Map in ein lineares
Dokument erfolgt durch den Export nach Microsoft Word ®. Dieser Export kann gut zur
Erstellung von Meetingprotokollen, Konzepten, Berichten, umfangreichen Dokumenten usw. genutzt werden. Alle Informationen der Map, inklusive Aufgabeninfos,
Textnotizen, Hyperlinks, Anhänge usw., werden in das beim Export entstehende
neue Word Dokument übertragen.
Zum Import eines bestehenden Word Dokumentes öffnen Sie dieses einfach in
Mindjet MindManager über Datei/Importieren/Microsoft Word-Import ...
H
H
Sie können die Überarbeitungseinträge auch durch Icons, Füll-, Schriftfarbe
oder ein Präfix dokumentieren. Sollen Überarbeitungseinträge zusätzlich in den
Zweignotizen gekennzeichnet werden, muss mit einem entsprechenden Präfix
gearbeitet werden.
Der Export nach Microsoft PowerPoint ®: Mit dem Export nach PowerPoint ® können
z. B. die Ergebnisse einer Meeting-Map schnell präsentiert werden. Hierbei werden
aus den Zweiginformationen einzelne Folien erzeugt.
Die detaillierten Einstellungen für den PowerPoint Export stellen Sie in der
Menüleiste ein, unter Format/Microsoft PowerPoint-Folien …
T
18
Der Word Import lässt sich nur dann sauber durchführen, wenn mit
Formatvorlagen und Formatierungen gearbeitet wurde.
Zur schnellen Präsentation der Map-Inhalte kann auch der Präsentationsmodus in Mindjet MindManager genutzt werden.
19
Der Export und Import (Synchronisation) von Microsoft Outlook ® Aufgaben*: Mit
diesem Export und Import können Sie persönliche Aufgabenlisten anlegen und diese
auf dem neuesten Stand halten, Aufgaben kategorisieren und priorisieren sowie
deren Forschritt verfolgen. In Outlook werden die Aufgaben in Listenform, in Mindjet ®
MindManager ® in einer Map in Form hierarchisch geordneter Gruppen aufgeführt.
T
Verwenden Sie die Synchronisation und den Microsoft Outlook Linker nicht in
derselben Map. Dadurch werden Dopplungen in Microsoft ® Outlook erzeugt.
Export und Import nach Microsoft Project ®*: Der Export nach Project ® ermöglicht Ihnen
die Übergabe Ihrer Projekt-Daten an ein professionelles Projekt-Management-Tool.
Nutzen Sie die Darstellung von Mindjet MindManager, um Ihre Projektstruktur zu definieren, Aufgaben mit Teilaufgaben und Abhängigkeiten zu strukturieren. Übergeben
Sie dann die Daten nach Microsoft Project ®, um Ihr Projekt zu verwalten und zu steuern.
Um einen definierten Projekt-Status zu dokumentieren und um einen anderen Blickwinkel auf das Projekt zu erhalten, können Sie den Import von Project Dateien nutzen.
Zum Import öffnen Sie das entsprechende Project Dokument in Mindjet
MindManager über die Menüleiste Datei/Importieren/Microsoft Project Import.
Der Export nach Visio*: Mit diesem Export können Maps als Microsoft Visio Dateien
in Form von Organigrammen oder Flussdiagrammen abgespeichert werden. Um
diesen Export nutzen zu können, muss Visio XP/2002/2003 installiert sein.
7.2 Weitere Export-Möglichkeiten
Der Export in ein PDF Dokument*: Die Druckausgabe für eine Map wird in eine PDFDatei geleitet. Hierzu wird ein Treiber eines Drittanbieters genutzt, der nur für Mindjet
MindManager lizenziert ist. Nutzen Sie diesen zur Erstellung von PDF-Dateien aus
z. B. Word, wird dies im Dokument gekennzeichnet.
Der Export in ein Grafik Format: Die Business Map kann als Grafik-Datei abgespeichert werden. Folgende Formate stehen zur Verfügung: *.bmp, *.gif, *.jpeg, *.jpg,
*.png, *.emf, *.wmf.
Der Export in eine Webseite: Die Business Map kann auch als Webseite abgespeichert werden. Alle Informationen stehen im HTML Format zur Verfügung. Für
den schnellen und einfachen Export stehen Ihnen in Mindjet MindManager zahlreiche Vorlagen zur Verfügung. Erweiterte Einstellungen, wie z. B. das Einfügen einer
Fußnote, sind einfach umzusetzen.
* Diese Exporte stehen nur in Mindjet MindManager Pro 6 zur Verfügung.
20
7 Die Export- und Import-Möglichkeiten
Für die individuelle
Bearbeitung
der Vorlagen
sind HTML-Kenntnisse,
Wissen im®
MindManager
bietet viele
nützliche Exportund Import-Möglichkeiten
zu Microsoft
®
®
Umgang
mit anderen
CSS-Dateien
und Übung
mit Formaten
Mindjet MindManager
Makrodateien
Office
und auch
Programmen,
bzw.
an. Hierfür finden
Sie eine
notwendig.
eigene
Export-Leiste am unteren Bildschirmrand.
H
8 Tipps & Tricks
In diesem Kapitel möchten wir Ihnen noch einige Informationen mit auf den Weg
geben, die den Umgang mit Mindjet MindManager noch effizienter machen.
8.1 Optionen anpassen
Unter dem Menüpunkt Extras/Optionen können Sie einige individuelle Einstellungen
festlegen.
Ansicht:
Standard Einstellung für die Anordnung geöffneter Maps als Registerkarte …
Allgemein:
Benutzeroberfläche für Linkshänder …
Bearbeiten:
Maximale Anzahl der Rückgängig-Aktionen …
Visuelle Effekte:
Erscheinungsbild Office ® 2003 verwenden …
Speichern:
Daten für autom. Wiederherstellung speichern alle: 10 Minuten; StandardDokumentenablageort: …
Benutzerangaben:
Name, E-Mail …
Notizen:
Absatzmarken anzeigen, Position des Notizenfensters …
Rechtschreibung:
Rechtschreibung während der Eingabe prüfen, benutzerdefinierte Wörterbücher …
Zweig-Erinnerung:
Dienst für Zweig-Erinnerung mit Windows ® starten, akustische Benachrichtigung …
Überarbeitung:
Automatisch Farben zuweisen, Benutzerdefinierte Farben zuweisen …
Dokument schützen:
Beim Öffnen von Anhängen Warnmeldung anzeigen …
21
8.2 Map Parts – Smart Map Parts
Die Map Parts, auch SmartMap Parts genannt, basieren auf der von Mindjet
entwickelten SmartMap X Technology TM.
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Dateiexplorer*
- Microsoft Excel Linker*
- Microsoft Outlook Linker*
- Newsticker: Mindjet MindManager*
- Tabellen
- Benutzerdefinierte Eigenschaften
* Nur in Mindjet MindManager Pro 6 vorhanden.
5. Definieren Sie alle Details.
6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Senden oder Speichern und Schließen.
7. Ein neuer Zweig ist in Ihrer Map entstanden. Dieser enthält alle Informationen, die
Sie vorher eingegeben haben.
8. Das entsprechende Element ist auch in Outlook vorhanden.
8.3 Microsoft Outlook Linker*
Der SmartMap Part Microsoft Outlook Linker ermöglicht eine Zusammenarbeit von
Mindjet ® MindManager ® und Outlook. Über diesen Map Part können ganz einfach
per Drag & Drop neue Aufgaben, Termine, Kontakte und Notizen in Ihrer Map erstellt
werden. Gleichzeitig werden diese Elemente in Outlook angelegt. Ändert sich z. B.
ein Termin, findet ein automatischer Abgleich des Termins in der Map statt.
PT
Definieren und delegieren Sie in einer Besprechung sofort alle anstehenden
Aufgaben über den Microsoft Outlook Linker. So gehen Aufgaben nicht verloren und Sie behalten stets den Überblick über Zuständigkeiten und Status.
Ebenso verfahren Sie mit dem Termin für die nächste Besprechung. Definieren
Sie mit allen beteiligten Personen den Termin und versenden Sie ihn direkt an
alle Beteiligten. Zurück an ihrem Arbeitsplatz, finden sie die Aufgaben und
Termine bereits in ihrem Posteingang.
1. Öffnen Sie den Aufgabenbereich Map Parts am rechten Bildschirmrand.
2. Öffnen Sie den Ordner Microsoft Outlook Linker.
3. Wählen Sie das entsprechende Element und ziehen Sie es per Drag & Drop in
Ihre Map. Platzieren Sie das Element an den Zweig, an dem Sie den Termin, die
Aufgabe, die Notiz, den Kontakt erstellen möchten.
4. Das bekannte Outlook Eingabefenster öffnet sich.
22
T
Sie können jedes Element (Termin, Aufgabe, Kontakt, Notiz, E-Mail inklusive
Anhang) aus Outlook auch in Ihre Map einfügen.
Markieren Sie hierzu das entsprechende Element in Outlook und klicken Sie dann
auf das Mindjet ® MindManager ® Symbol am rechten oberen Bildschirmrand.
23
8.4 Power Auswahl*
* Nur in Mindjet MindManager Pro 6 vorhanden.
Sie ermöglicht eine schnelle Auswahl von Zweigen entsprechend den angegebenen
Auswahlkriterien: Map-Markierungen, Aufgabeninfo, Überarbeitungsinformationen,
andere Zweigeigenschaften (Hyperlinks, Notizen, Beschriftungen …). Die Auswahlkriterien lassen sich durch logische Und/Oder Verknüpfungen miteinander kombinieren.
Nach Anwendung der Auswahl lassen sich die Zweige gemeinsam bearbeiten oder
ändern.
Map-Vorlagen: Eine Map-Vorlage ist eine Map mit vordefiniertem Inhalt. Auf der
Basis dieser Vorlage können Sie häufig verwendete Maps anlegen und deren Inhalt
und Struktur einheitlich halten. Viele Vorlagen zu den unterschiedlichsten Themen
sind bereits in Mindjet ® MindManager ® enthalten und können einfach genutzt werden.
Stil-Vorlagen: Das Erscheinungsbild einer Map wird durch die Wahl eines Map-Stils
bestimmt. Ein Stil ist eine Sammlung von Formatierungseinstellungen, die das Aussehen der verschiedenen Arten von Map-Elementen steuert. Jeder Map wird automatisch der Standard Stil zugewiesen. Diesen können Sie natürlich ändern und als
neuen Stil abspeichern.
Web-Vorlagen: In diesem Bereich finden Sie alle Vorlagen für den Web-Export. Sie
können Ihre Vorlagen in Ordnern organisieren und neue Vorlagen in die Liste aufnehmen. Vorhandene Vorlagen können umbenannt, gelöscht und bearbeitet werden.
Markierungslisten: Jede neue Map enthält die Standard Map-Markierungsliste. Diese
Liste lässt sich im Bereich Markierungslisten anpassen und in der geänderten Version
zur Wiederverwendung speichern. Natürlich kann hier auch eine andere, bereits bestehende Markierungsliste für die aktuelle Map ausgewählt werden.
8.5 Vorlagen-Organizer
In Mindjet ® MindManager® stehen Ihnen eine Reihe von unterschiedlichen Vorlagen zur
Verfügung. Mit diesen Vorlagen können Sie immer wiederkehrende Aufgaben
standardisieren und somit Routinearbeiten schneller erledigen.
Alle verfügbaren Vorlagen befinden sich im Vorlagen-Organizer unter Extras/VorlagenOrganizer … Sie werden hier verwaltet, bearbeitet oder auch neu erstellt. Folgende
Vorlagen stehen zur Verfügung:
24
25
9 Was ist neu in Mindjet ® MindManager ® 6?
Eine Beschreibung neuer Funktionen in Mindjet ® MindManager® 6 und einen Versionsvergleich Mindjet MindManager Pro 6 und Basic 6 finden Sie unter www.mindjet.de
Hier die wichtigsten Neuerungen im Überblick:
Funktion
Symbol
Funktion
Symbol
Tastaturreferenz
Zweig einfügen
Enter
Unterzweig einfügen
Einfg
Anmerkung einfügen
Strg + Umsch + Enter
Microsoft Visio Export*
Export Leiste
Microsoft Excel Linker*
Export Leiste
Aufgabenbereich Map Parts/
Notizen einfügen
Strg + T
Hyperlink einfügen
Strg + K
Anhänge hinzufügen*
Symbolleiste
In die Zwischenablage kopieren
Strg + C
Power Filter*
Aktionsleiste/Filter/Power Filter
Aus der Zwischenablage einfügen
Strg + V
Power Auswahl*
Menüleiste/Bearbeiten/Auswählen/
Power Auswahl
Alles markieren
Strg + A
Gesamte Map anzeigen
Strg + F5
Erinnerung*
Menüleiste/Zweig/Erinnerung
Rückgängig
Strg + Z
Detailebenen
Strg + D
Rechtschreibprüfung
F7
Textmarkierung*
26
Finden
10 Die wichtigsten Tastaturreferenzen
Symbolleiste
Timer*
Extras/Timer
Benutzerdefinierte Eigenschaften*
Menüleiste/Zweig/
Benutzerdefinierte Eigenschaften
Vorherigen Zweig löschen
Strg + Umsch + Entf
Überarbeitungs-Modus*
Menüleiste/Extras/
Überarbeitung starten
Zweig löschen
Entf
Editierbare Gliederungsansicht
Aktionsleiste
Speichern
Strg + S
Layout Organigramm
Formatierungsleiste/Ausrichtung
Tabelle
Menüleiste/Zweig/Tabelle
Zusammenfassung
Symbolleiste
11 Hilfe, Training und Support
Wenn Sie Fragen zur Bedienung Ihres Mindjet Produkts haben, empfiehlt es sich,
der Mindjet ® MindManager ® Hilfe nachzulesen. Oder nutzen Sie die Lernvideos in der
Software. Diese finden Sie im Aufgabenbereich Learning Center. Sie zeigen Schritt für
Schritt, wie Sie am besten mit Mindjet MindManager arbeiten.
27
11.1 Training
Möchten Sie Ihr Wissen rund um Mindjet ® MindManager ® vertiefen? Die Mindjet
Training Center bieten Ihnen Seminare für Einsteiger und Fortgeschrittene. Die einzelnen
Module ermöglichen es Ihnen, Ihr ideales Seminar zu finden. Bei der Entwicklung
der Inhalte haben wir besonderen Wert auf einen lösungsorientierten Ansatz mit
Mindjet MindManager gelegt. So haben Sie die Möglichkeit, nicht nur die Softwarefunktionen zu erlernen, sondern z.B. die Effektivität Ihrer Meetings durch den Einsatz
von Mindjet MindManager zu steigern.
Nähere Informationen erhalten Sie unter www.mindjet.com/training.
11.2 Technischer Support
Mindjet möchte Sie bestmöglich unterstützen. Wenn Sie technischen Support bei
Fehlermeldungen oder Installationsproblemen benötigen, besuchen Sie
www.mindjet.com/support.
11.3 Online Support
Als Anwender von Mindjet MindManager steht Ihnen rund um die Uhr unser Online
Support Center zur Verfügung:
Knowledge Base: Die Online Datenbank enthält Lösungen unserer SupportSpezialisten zu vielen bekannten Problemen.
Benutzerforum: Die Mindjet MindManager Gemeinschaft hilft sich gegenseitig bei
den verschiedensten Problemstellungen.
11.4 Exklusiv für registrierte Anwender
Als registrierter Anwender mit persönlichem Service Center Login profitieren Sie von
unserem Rundum-Paket mit aktuellen Informationen und exklusiven Supportleistungen:
-
Persönliches Login
Newsletter-Verwaltung
Lizenzschlüssel-Registrierung
Support-Kontakt (E-Mail und Telefon)
Registrieren Sie sich unter
www.mindjet.com/support und genießen Sie alle Vorteile!
28
1 Welcome to Mindjet ® MindManager ®
Thank you for choosing the Mindjet software solution. If you are not familiar with
Mindjet MindManager yet, this QuickStart Guide will provide you with a short
introduction and background information on Mindjet products.
1.1 What is Mindjet ® MindManager ® Software?
Mindjet MindManager provides an intuitive visual interface that rapidly captures,
organizes, and shares information.
Mindjet MindManager is the leading mapping software for enhancing project
planning, process organization and information management of teams and
individuals. The software maximizes business performance through accelerated
decisions, increased project success rates and more productive meetings.
1.2 Mindjet ® MindManager ® – The Perfect Enhancement for Your Office
Environment
Brainstorming, planning or documentation – Mindjet MindManager will considerably
increase the productivity of your information management, daily activities and
teamwork as well as accelerate your business processes. The open solution
platform facilitates data exchange with other applications by seamlessly integrating
with Microsoft ® Office and Project ® applications as well as the industry standard
XML (eXtended Markup Language).
Consequently, Mindjet MindManager can be easily applied in nearly all situations of
your daily work.
We wish you a successful performance with Mindjet MindManager.
2 Business Mapping with Mindjet ® MindManager ®
The technique of taking notes in so-called Business Maps is based on the Mind
Mapping ® method.
This basic technique has been transformed into an effective business solution for
business professionals and individual office users. This new working method is
called Business Mapping.
Compared to a linear description of information, the presentation of information in
shape of a Business Map provides various benefits.
29
3.1 Screen
Parts of the screen:
❶ Menu Bar: Access to all important features
❷ Standard Icon Toolbars: Fast access to icons that are frequently used
❸ Action Bar providing access to:
- View: Map View, Outline View, Multimap View and Presentation Mode
- Filter: Power Filter * Only available in MindManager Pro 6.
- Levels of detail
- Text retrieval and search options
❹ Main Window: This area displays your map document. The parts of a Business
Map will be described on the following pages.
❺ Task Pane: Register cards allow direct access to various tasks.
- My Maps: These can be categorized to enable fast access. Links to indivdual
maps or folders allow easy organization and collection of your maps.
- Map Markers: Icons (*.ico) with a defined, standardized denotation. They help you
to visualize and easily communicate information in your map. Markers can be
individually renamed and stored as templates.
In this QuickStart Guide there are four icons applied. They will help you to quickly
track and process important information.
T = Tip
UT = User Tip
N = Note
* This feature is only available in Mindjet MindManager
Pro 6
3 User Interface
The user interface is based on the Look and Feel of Microsoft ® Office products. If
you are familiar with these products, the usage of Mindjet ® MindManager ® software
is very effortless. Keyboard references, context menus and the right mouse button
are used accordingly.
❶
❷
❸
T
❹
Individual map marker lists are particularly suitable for teamwork. Map markers
also allow you to filter and select branches.
* Power Filter and Power Select are only available in Mindjet MindManager
Pro 6.
❺
- Task Info: In this area task informaton is defined for the marked branch.
N
❻
❼
30
❽
For export to Microsoft Project ® * only the starting date and the duration have
to be entered. The finish date is calculated during the export process. The data
has to be entered on the lowest branch level. During the export process high
level activities are being calculated.
*Only available in Mindjet MindManager Pro 6.
31
- Map Parts: Map Parts allow a dynamic integration of other applications.
* Microsoft Excel Linker is only available in Mindjet MindManager Pro 6.
- Library: The library provides various images to visually support map information.
Personal images can be imported.
- Search: By entering search criteria a document search can be started.
- Learning Center: Here you can find map samples, tutorials as well as tips and
tricks.
❻ Status Toolbar: All open maps are displayed as register cards.
❼ Formatting Toolbar: Fast access to all important formatting options.
T
Adapt the Formatting Toolbar to the right mouse button via the Context Menu
to view the extended formatting options.
❽ Export Bar: PDF*, Web Site, Excel ®*, Outlook ®*, PowerPoint ®, Project ®*, Visio ®*, Word ®
* These exports are only available in Mindjet MindManager Pro 6.
N
To get access to all export buttons, please install all applications necessary on
your computer.
3.2 Parts of a Business Map
4 Create a Business Map
To create a Business Map, please follow four basic steps:
1. Open a new document at Menu/File/New/New Standard Map.
2. Enter the main topic and press the Enter key for confirmation.
3. Add main and sub-branches by using the appropriate buttons. Please note the
hierarchical arrangement of the branches according to the information entered.
4. Branches can be replaced any time. By Drag and Drop you can move or copy
the selected branch to a specific location.
T
Main and sub-branches can be quickly created by pressing the Enter and
Insert keys. To insert a text-wrap press Ctrl + Enter.
To place a branch in floating position, click on the white connection point of
the main branch. Adjacently, the connection point appears black.
Nearly all features can be activated by following means: via Menu Bar, Icon
Toolbar, or Context Menu of the right mouse button.
UT
Mindjet ® MindManager ® is an excellent tool to develop concepts and
documentations. Create a first draft by setting up a Business Map. Add relevant
information to it and develop new structures eventually resulting in a satisfactory
result. Mark important information by visual means. Gradually, you can now add
detailed information such as texts and other documents. Then, for instance, you
may use Microsoft Word ® export to display your concept or documentation in
linear form.
4.1 Visualize Information
The map layout is crucial for further communication, as the visual elements have an
important influence on the impact and comprehensibility of the information displayed.
Mindjet MindManager software supports you by following means:
Formatting Toolbar: For instance, via format fill color, topics and contexts can be
highlighted by assigning them the same color. For all options please proceed as
follows:
1. Select an object (main branch, sub-branch, branch relationship, etc.).
32
33
2. Click on the according button in the Formatting Toolbar.
Branch Format: Menu/Format/Branch. Here you can define branch alignment and
the type of relationship. This menu also provides further options, such as text
alignment.
Library: Highlight special information by inserting images or icons.
1. Click the register Library in the Task Pane on the right hand side of the screen
and open the images folder.
2. Select a suitable image. Select the branch (main branch, sub-branch, branch
relationship, etc.) to which you would like to attach the image.
3. Click on the selected image.
4.2 Insert Additional Information in the Notes Window
Notes can be attached to any object. They allow you to add additional information
in the map.
1. Select the branch to which you would like to add information.
2. Click on Notes in the Icon Toolbar.
3. Enter your text in the open Text Notes Window.
T
>
Please format your text with the Formatting Toolbar in the Notes Window.
These formats will persist even if you export them to Word ® or HTML.
5 Information Management
As the amount of information increases, more time is spent organizing and
managing that information. While information has to be instantly available, people
quickly need to see the big picture at the same time. Mindjet ® MindManager ®
enables you to compile and access information from different sources, such as
emails, existing documents or Internet/Intranet resources within one single Business
Map.
UT
In order to streamline your decision-making, it is crucial to collect key
information and consolidate it for rapid access and analysis. This is the only
way to achieve objective evaluations and right decisions.
A Business Map enables you to compile all relevant information in one single
document and turn information clutter to information clarity.
5.1 Access Existing Documents – Hyperlinks
A Hyperlink is a pointer to all important documents in your map.
1. Select the branch to which you would like to link the existing document/web site.
2. Click on Insert Hyperlink on the Icon Toolbar.
3. Enter a web address or click one of the buttons on the right hand side of the
Link to: key to enter file name or folder.
4. The linked document appears as a small button attached to the branch.
5. To open the document just click on the button attached to the branch.
UT
Business Maps will increase your meeting productivity. Prepare your agenda
and other key components of your meeting within a map. Before the meeting
begins, simply send your map to all participants. That way everyone will know
the topics discussed in advance. Via an LCD projector everybody can see the
map contents. Complementary information or changes can be implemented at
once. The map provides consistent information and instant meeting minutes at
the same time. To communicate your meeting results, just email your map to all
participants or provide them with a Word ® document by exporting the map
contents to Microsoft Word ®.
34
35
T
Hyperlinks can also be defined within the Notes Window.
You can integrate any document and even complete folders into your map.
The data in your map is always kept up to date and you do not have to swap to
other applications for updates.
UT
5.2 File Explorer
The Map Part File Explorer provides direct access from the Business Map to all
documents of an existing folder.
1. Go to the Task Pane Map Parts and open the folder File Explorer.
2. Select whether you would like to display in your map All Files and Folders,
Files or Folders.
3. Drag the selected Map Part to the branch with the linked folder.
4. All files in this folder are now displayed in your map.
N
1. Go to the Task Pane Map Parts and open the folder Microsoft Excel Linker.
2. Drag the Map Part to the branch which you would like to have displayed your Excel
data.
3. Select the required Excel document.
4. Select the data block you would like to have displayed in your map.
Before you use the File Explorer, you need to create a Hyperlink to the required
folder.
5.3 Microsoft Excel Linker*
* Only available in Mindjet MindManager Pro 6.
The Microsoft Excel Linker enables direct access to your Excel tables and
calculations. A preview window displays the data directly within your map. Any
modifications in your calculations are carried forward to your map.
36
Regular budget updates are crucial for your project planning. Create a
project map with all relevant project information. The Microsoft Excel Linker
helps you to keep track of your budget by always being kept up to date in your
project map.
5.4 Attach Documents*
In order to quickly and easily send your map with all included documents to other
addresses, simply attach the documents to your map.
37
Your benefits:
- As the attached documents are being stored directly in the map, you have to
send only one file.
- You can attach several documents to one branch.
1. Select the branch to which you would like to add an attachment.
2. Click on Branch/Add Attachment on the Menu Bar.
3. Select the document you would like to attach by pressing the button on the right
hand side of the File: key.
4. Press repeatedly, if you wish to add more than one document to the branch.
N
Attachments can be administered, opened and deleted via the Context Menu
of the right mouse button. The file size of the map will increase according to
the attached files.
5.5 Use Multimaps
If you use very large maps, you can automatically break up the contents into a set of
related maps.
1. By clicking on the right mouse button open the Context Menu of the branch you
would like to export as a separate map.
2. Select the Send To/New Linked Map command.
38
3. Select your settings and save the new document.
A large map has been broken up into two related maps. Connections between both
documents are maintained by a hyperlink.
N
Select Multimap View* to get a concise illustration of all linked maps. The
Multimap View provides a separate window to work on easily with many maps.
39
6 Team Collaboration
Team collaboration incorporates specific basic conditions to achieve successful
output. Tasks need to be quickly captured and clearly assigned. Task status in
terms of starting date, finish date, or percentage of achieved objectives has to be
easily communicated to all team members.
Any modifications in the project map should be traceable: Who made the
modifications? Had there been any comments added?
6.2 Reminder* – Alert
*Usage of alarms is only available in Mindjet MindManager Pro 6.
Would you like to be reminded of important tasks? Your task has already been
captured and defined in the project map. Mindjet ® MindManager ® software now
offers you to add an alert to this task as a reminder. That way you simply cannot
overlook it.
1. Click the Topic/Topic Alert command on the Menu Bar.
2. Define the settings for the topic alert.
UT
Mindjet ® MindManager ® software enables teams to improve their
performance. A project team can use a map as the central document for
managing their tasks.
6.1 Define Tasks with Mindjet MindManager Software
1. Select the branch to which you would like to assign the task information.
2. Open Task Information in the Task Pane on the right hand side of the
screen.
3. Enter all required data. This appears as additional information beneath the
branch.
T
To change priority or progress of a task, simply click on the according icon
attached to the branch.
Would you like to define your tasks simultaneously in your map and in your Outlook ®
task planning list? Then use the Map Part Microsoft Outlook ® Linker. Please access
our chapter Tips and Tricks to find further information regarding this topic.
40
N
The alert will be activated even if your map is not open. An alert window is
opened which allows you direct access of the map.
41
6.3 Review Mode
* Only available in Mindjet ® MindManager ® Pro 6.
The Review Mode enables you to visualize and trace the modifications carried out
by different persons. This is particularly important when defining project maps. In
case of any ambiguities the responsible person can be addressed directly.
Hereupon, the team can discuss whether the modifications shall be approved or
rejected.
1. Click the Tools/Start Review command on the Menu Bar.
2. A separate Review Toolbar is opened within the Review Mode.
3. Define the settings for the Review Mode via the Review Settings key.
7 Export- and Import-Possibilities
Mindjet ® MindManager ® software offers a number of useful export and import
options to Microsoft ® Office and other applications and formats. Please find a
separate export toolbar at the right bottom side of the screen.
7.1 Integration with Microsoft ® Office
To export the map simply click the according icon on the export toolbar and follow
the instructions.
N
To access all export buttons please install all applications necessary.
Export and Import to Microsoft Word ®: By using Word Export, a map is converted into
a linear document. Export is very useful for creating meeting notes, concepts, reports,
large documents etc. The map information including Task Information, Text Notes,
Hyperlinks, Attachments etc. is completely taken over to the newly created Word
document.
To import an existing Word document simply open it in Mindjet MindManager
software via File/Import/Microsoft Word Import.
N
N
Review entries can be also documented by using icons, color highlights or a
prefix. If you would like to additionally highlight review entries in the branch
notes, you need to apply the according prefix.
Export to Microsoft PowerPoint ®: PowerPoint Export allows a quick presentation of
your meeting results, for example. Hereby branch information is assigned to
separate slides.
To define detailed settings for PowerPoint Export, click on Format/Settings for
PowerPoint Export on the Menu Bar.
T
42
To achieve a successful Word import you need to work with templates and
format settings beforehand.
For a quick presentation of your map contents you may also use the
Presentation Mode of Mindjet MindManager software.
43
Export and Import (Synchronization) of Microsoft Outlook ® Tasks*: This export and
import feature enables you to compile and update your personal task lists, as well as
categorize, prioritize and follow up your tasks. While the tasks are listed in Outlook ®,
Mindjet ® MindManager ® software provides a map with hierarchically ordered task
groups.
T
Do not use the synchronization feature and the Microsoft Outlook Linker in the
same map, as this will generate double entries in Outlook ®.
Export and Import to Microsoft Project ®*: The export to Project ® enables you to switch
your project data to a professional project management tool. Mindjet MindManager
software will help you to define your project structure, refine your tasks into sub-tasks
and appoint the task dependencies. The next step is to switch the data to Project ®,
where your project will be administered and managed. The import of project files
provides you with different perspectives of the project and supports you to document
a defined project status. To activate the import feature open the Project document in
Mindjet MindManager software via the File/Import/Microsoft Project Import
command in the Menu Bar.
Export to Visio*: This export feature enables you to save maps as Microsoft Visio
files, e.g. as organization charts or flowcharts. To use this feature, Visio XP/2002/2003
has to be installed.
7.2 Further Export Options
Export to a PDF Document*: This feature allows the printout of a map as a PDF file
by using a driver of a third party provider, licensed for Mindjet MindManager
software only. The use of this feature will be denoted in your document.
Export to a Graphic Format: You may export your maps as graphic files. Formats
are available as follows: *.bmp, *.gif, *.jpeg, *.jpg, *.png, *.emf, *.wmf.
Export to a Web Site: You may also export your maps as web sites. It will provide
full map information in HTML format. For fast and easy export Mindjet MindManager
software offers various templates. Advanced settings, such as to enter a footnote,
can be easily implemented.
44
N
The individual adaptation of templates requires HTML skills, handling of CSS
files and Mindjet ® MindManager ® software macro files practices.
8 Tips and Tricks
This section provides further information on how to use Mindjet MindManager
software more efficiently.
8.1 Customize Options
Click on Tools/Options on the Menu Bar to define individual settings.
View:
Standard setting for the alignment of open maps as register cards …
General:
User interface for left-handers …
Edit:
Maximum number of Undo-actions …
Visual Effects:
Use Microsoft ® Office 2003 Look and Feel …
Store:
Auto recovery: every 10 minutes; standard document storage …
User Information:
Name, Email …
Notes:
Show end paragraph marker, position of notes window …
Spelling:
Spell check during input, user-defined dictionaries …
Alarm:
Activate Alarm Service, when starting Windows ®, audio …
Revise:
Automatic color scheme setup, user-defined color scheme setup …
Security:
Advance notice appears when opening an attachment …
45
8.2 Map Parts – Smart Map Parts
Map Parts, also referred as SmartMap Parts, are based on SmartMap X Technology TM
developed by Mindjet.
They include following features:
- File Explorer*
- Microsoft Excel Linker*
- Microsoft Outlook Linker*
- News Feeds: Mindjet ® MindManager® *
- Tables
- Custom Properties
* Only available in MindManager Pro 6
5. Define all details.
6. Confirm your entries by pressing Send or Save and Close.
7. A new branch has been created in your map. It contains all information entered
beforehand.
8. This object is also available in Outlook.
8.3 Microsoft Outlook Linker*
The Smart Map Part Microsoft Outlook Linker allows a close cooperation of Mindjet
MindManager software and Outlook. By using this Map Part, new tasks, dates,
contacts and notes can be easily created in your map by Drag and Drop. At the
same time these objects are created in Outlook. If a date is modified in Outlook, for
instance, the date will be automatically replicated in your map.
UT
Define and delegate all tasks upcoming in your meeting via the Microsoft
Outlook Linker. This enables you to keep track of all tasks, responsibilities and
status. The same applies to your next meeting appointment. Define the date
with the participants and send the information to all people concerned. Back at
your office you will find the tasks and dates already in your in-box.
1. Open Map Parts in the Task Pane on the right hand side of the screen.
2. Open the folder Microsoft Outlook Linker.
3. Select the object and insert it into your map by Drag and Drop. Attach the object
to the branch which you would like to show the date, task note or contact.
4. The Outlook input window opens.
46
T
You may insert any object (date, task, contact, note, Email including
attachment) from Outlook into your map.
Select the required object in Outlook and click on the Mindjet ® MindManager ®
software icon on the top right side of the screen.
47
8.4 Power Select*
This feature allows a quick selection of branches according to specific selection
criteria: Map Markers, task information, editing information, further branch
properties (Hyperlinks, Notes, Bookmarks …). The selection criteria can be
combined by a logical And/Or interconnection. After using the filter, the branches
can be edited or modified at the same time.
Map Templates: In a Map Template the map contents is pre-defined. In Map
Templates you may pre-format frequently used maps with standard contents and
structure. Mindjet® MindManager ® software offers a number of templates with
various topics that can be easily applied.
Style Templates: The map style determines the appearance of a map. A style
represents a variety of format settings affecting the look of the map elements. Each
map is automatically assigned a standard style. Of course, you can modify it and
store it as a new style.
Web Templates: Here you can find all templates for web export. The templates can
be organized in folders and new templates added to the list. You may also rename,
delete and modify existing templates.
Map Marker Lists: Each new map contains a standard Map Marker List. This list can
be adapted according to your needs and stored for re-use. Of course, you may also
select an existing Map Marker List for your current map.
8.5 Template Organizer
Mindjet ® MindManager ® software offers various templates, which allow you to
standardize and accelerate recurrent tasks.
You can find all available templates by clicking on Tools/Templates Organizer …
where they are administered, edited or newly created.
Following templates are available:
48
49
9 What is new in Mindjet ® MindManager ® 6?
To find a description of the new Mindjet MindManager 6 features and a feature
comparison chart of Mindjet MindManager Pro 6 and Basic 6 please click here:
www.mindjet.com
Key Product Features:
Feature
50
Icon
Where
10 Main Keyboard References
Feature
Icon
Where
Insert Main Branch
Enter
Insert Sub-Branch
Insert
Callout
Ctrl + Shift + Enter
Microsoft Visio Export*
Export Toolbar
Microsoft Excel Linker*
Export Toolbar
Task Pane/Map Parts/
Insert Notes
Ctrl + T
Insert Hyperlink
Ctrl + K
Add Attachments*
Icon Toolbar
Copy to Clipboard
Ctrl + C
Power Filter*
Activity Bar/Filter/Power Filter
Insert from Clipboard
Ctrl + V
Power Select*
Menu Bar/Edit/Select/
Power Select
Select All
Ctrl + A
Fit Map
Ctrl + F5
Branch Alert*
Topic/Topic Alert
Undo
Ctrl + Z
Text Markers*
Icon Toolbar
Levels of Detail
Ctrl + D
Spell Check
F7
Timer*
Tools/Timer
Custom Properties*
Menu Bar/Topic/
Custom Properties
Delete Previous Branch
Ctrl + Shift + Del
Review Mode*
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11 Help, Training and Support
For your questions regarding the usage of Mindjet products, we recommend to
refer to the Mindjet ® MindManager ® Help. Or access our tutorials in the Mindjet
MindManager Software. You can find them in the Learning Center task pane. The
tutorials will walk you through how to use Mindjet MindManager software features.
51
11.1 Training
Would you like to learn more about Mindjet ® MindManager® software? Our Mindjet
Training Center offers training options for beginners and advanced users.
Mindjet offers a wide range of courses to meet your Mindjet MindManager training
requirements. We particularly emphasize the training of the Mindjet MindManager
business mapping method in conjunction with specific topics and contexts. You will
have the opportunity not only to benefit from an enhanced software training, but
also learn, for instance, how to increase your meeting efficiency by using Mindjet
MindManager.
Please find detailed information at www.mindjet.com/training.
11.2 Technical Support
Mindjet would like to support you with the best possible customer service. If you
require technical support to resolve error messages or installation problems, visit us
at www.mindjet.com/support.
11.3 Online Support
Mindjet offers 24/7 online support for Mindjet MindManager users:
Knowledge Base: In this online database our support specialists offer solutions to a
number of common problems.
User Forum: Members of the MindManager Community provide mutual assistance
in solving a variety of problems.
11.4 Exclusive Service for Registered Users
If you are a registered user with a personal Service Center Login, you will take
advantage of our latest information and exclusive support service:
-
Personal Login
Newsletter Administration
License Key Registration
Support Contact (Email and telephone)
Register at www.mindjet.com/support and take advantage of all benefits!
52
1 Bienvenue dans Mindjet ® MindManager ®
Nous vous remercions d’avoir choisi la solution logicielle Mindjet. Si vous ne
connaissez pas encore Mindjet MindManager, le présent Guide de Démarrage
rapide contient une brève présentation et des informations générales à propos
des produits Mindjet.
1.1 Qu’est-ce que le logiciel Mindjet ® MindManager ® ?
Mindjet MindManager offre une interface visuelle intuitive qui vous permet de saisir,
d’organiser et de partager vos informations en un clin d’œil.
Mindjet MindManager est le premier logiciel de Business Mapping qui aide les
équipes et les individus à améliorer la planification de projet, l’organisation des flux et
la gestion des informations. Le logiciel améliore le rendement des entreprises en
permettant de prendre des décisions plus rapides, en augmentant les taux de réussite
des projets et en rendant les réunions plus productives.
1.2 Mindjet ® MindManager ® – Le complément idéal à votre environnement
Office
Qu’il s’agisse de brainstorming, de planification ou de documentation, grâce à Mindjet
MindManager, vous augmentez considérablement la productivité de la gestion
de vos informations, de vos activités quotidiennes et de votre travail en équipe et
accélérez vos processus de travail. La plateforme ouverte facilite l’échange de
données avec d’autres applications grâce à une intégration avancée avec les
applications Microsoft ® Office et Project ® ainsi qu’avec la norme industrielle XML
(eXtended Markup Language).
Mindjet MindManager peut dès lors facilement s’appliquer à presque toutes les
situations de votre travail quotidien.
Nous vous souhaitons beaucoup de réussite avec Mindjet MindManager.
2 Le Business Mapping avec Mindjet ® MindManager ®
La technique qui consiste à prendre des notes dans le cadre de ce qu’on appelle des
« Business Maps » repose sur la méthode de Mind Mapping ®.
Nous avons fait de cette technique de base une solution professionnelle efficace
pour les entreprises et les utilisateurs directs. Cette nouvelle méthode de travail
s’appelle le « Business Mapping ».
La présentation des informations sous forme d’une « Business Map » présente
plusieurs avantages par rapport à une description linéaire de l’information.
53
3.1 Écran
Éléments de l’écran :
❶ Barre de menus : Accès aux fonctions les plus importantes
❷ Barre d’icônes standard : Accès rapide aux icones régulièrement utilisées
❸ Barre de menus permettant d’accéder à :
- Affichage : Mode map, Mode plan, Mode multi-maps et Mode présentation
- Filtre : Filtre de puissance * Uniquement disponible dans MindManager Pro 6.
- Niveaux de détail
- Extraction de texte et options de recherche
❹ Fenêtre principale : Votre map apparaît dans cette zone. Les branches des
Business Map seront décrites dans les pages suivantes.
❺ Volet des tâches : Les onglets du registre permettent un accès direct à différentes
tâches.
- Mes maps : Celles-ci peuvent être rangées dans des catégories afin de permettre
un accès rapide. Les liens vers les différentes maps ou les différents dossiers
permettent d’organiser et de rassembler facilement vos maps.
- Marqueurs de maps : Icones (*.ico) pourvues d’une dénotation définie, standard.
Elles vous permettent de visualiser et de communiquer facilement des
informations dans votre map. Les marqueurs peuvent être renommés
individuellement et sauvegardés comme modèles.
Quatre icônes sont utilisées dans ce Guide de Démarrage rapide. Elles vous
permettront de retrouver rapidement les informations importantes.
A = Astuce
AU = Astuce utilisateur
R = Remarque
* Fonction uniquement disponible dans
Mindjet MindManager Pro 6
3 Interface utilisateur
L’interface utilisateur s’inspire de l’apparence des produits Microsoft ® Office. Vous
n’aurez aucun mal à utiliser le logiciel Mindjet ® MindManager ® si vous connaissez
ces produits. Les références clavier, les menus contextuels et le clic avec le bouton
droit de la souris sont utilisés de la même façon.
❶
❷
❸
A
❹
Les listes de marqueurs de maps se prêtent particulièrement au travail en équipe.
Ils vous permettent également de filtrer et de sélectionner les branches.
* Le filtre et la sélection sont disponibles uniquement dans Mindjet
MindManager Pro 6.
❺
- Infos de tâches : C’est dans cette zone que sont définies les informations de
tâches pour la branche marquée.
R
❻
❼
54
Pour exporter un document vers Microsoft Project ®*, seules la date de début et
la durée doivent être saisies. La date de fin est calculée pendant le processus
d’exportation. Les données doivent être saisies dans la branche située au niveau le
plus bas. Les activités de haut niveau sont calculées pendant le processus
d’exportation. *Uniquement disponible dans Mindjet MindManager Pro 6.
❽
55
- Éléments de map : Les éléments de map permettent une intégration avancée
avec d’autres applications. * Le linker Microsoft Excel est uniquement disponible
dans Mindjet MindManager Pro 6.
- Bibliothèque : Elle contient différentes images destinées à compléter visuellement
la map. Des images personnelles peuvent être importées.
- Recherche : Permet de lancer une recherche de document en saisissant des
critères de recherche.
- Centre d’apprentissage : Vous y trouverez des exemples de maps, des
didacticiels ainsi que des astuces.
❻ Barre d’état : Affiche toutes les maps ouvertes sous forme d’onglets du registre.
❼ Barre de mise en forme : Accès rapide aux principales options de mise en forme.
A
Adaptez la barre de mise en forme au clic droit de la souris via le menu
contextuel pour afficher les options de mise en forme supplémentaires.
❽ Barre d’exportation : PDF*, Web Site, Excel ®*, Outlook ®*, PowerPoint ®, Project ®*,
Visio ®*, Word ® *Disponibles uniquement dans Mindjet MindManager Pro 6.
R
Pour accéder à l’ensemble des boutons d’exportation, installez toutes les
applications nécessaires sur votre ordinateur.
3.2 Éléments d’une Business Map
4 Création d’une Business Map
Pour créer une Business Map, suivez les quatre étapes de base :
1. Ouvrez un nouveau document dans Menu/Fichier/Nouveau/Nouvelle map standard.
2. Saisissez le sujet principal et appuyez sur la touche Entrée pour confirmer.
3. Ajoutez des branches principales et secondaires au moyen des boutons appropriés.
Vous remarquerez l’agencement hiérarchique des branches en fonction des
informations saisies.
4. Les branches sont totalement mobiles. Grâce à la fonction glisser-déplacer, vous
pouvez déplacer ou copier la branche sélectionnée vers un endroit défini.
A
Les branches peuvent également être créées avec les touches Entrée et
Insertion. Pour un renvoi à la ligne, appuyez sur Ctrl + Entrée.
Pour placer une branche dans une position flottante, cliquez sur le point de
connexion blanc de la branche principale. Celui-ci apparaît alors en noir.
Presque toutes les fonctions peuvent être activées de la façon suivante :
via la barre de menus, la barre d’icones ou le menu du clic droit de la souris.
AU
Mindjet ® MindManager ® est un excellent outil pour développer les idées et
regroupez l’information. Créez une Business Map : insérez les données voulues
et développez de nouvelles structures pour obtenir un résultat professionnel.
Marquez les informations importantes au moyen d’éléments visuels. Vous
pouvez à présent commencer à détailler, avec par exemple du texte ou d’autres
documents. Vous pouvez ensuite exporter vers Microsoft Word ® pour afficher
votre map sous forme linéaire.
4.1 Visualisation des informations
La mise en page de la map est déterminante pour la communication ultérieure, les
éléments visuels ayant une grande influence sur l’impact et le caractère compréhensible
des informations affichées. Le logiciel Mindjet MindManager vous facilite la tâche grâce
aux outils suivants :
Barre de mise en forme : Grâce à la couleur de remplissage, vous pouvez par
exemple surligner les sujets et les contextes en leur attribuant une couleur similaire.
Pour toutes ces options, procédez comme suit :
1. Sélectionnez un objet (branche principale, branche secondaire, relation de la
branche, etc.).
56
57
2. Cliquez sur le bouton correspondant dans la barre de mise en forme.
Format des branches : Menu/Format/Branche. Vous pouvez définir l’alignement
des branches et le type de relation. Ce menu propose également d’autres options,
comme l’alignement du texte.
Bibliothèque : Faites ressortir des informations en insérant des images ou des icônes.
1. Cliquez sur le registre Bibliothèque dans le volet des tâches du côté droit de
l’écran et ouvrez le dossier contenant les images.
2. Sélectionnez une image appropriée. Sélectionnez la branche (branche principale,
branche secondaire, relation de branche, etc.) à laquelle vous souhaitez joindre
l’image.
3. Cliquez sur l’image sélectionnée.
4.2 Insertion d’informations complémentaires dans la fenêtre de notes
Vous pouvez joindre des notes aux objets. Celles-ci vous permettent d’insérer des
informations complémentaires dans la map.
1. Sélectionnez la branche à laquelle vous souhaitez ajouter des informations.
2. Cliquez sur Notes dans la barre d’icones.
3. Saisissez votre texte dans la fenêtre de notes.
A
Vous pouvez mettre votre texte en forme grâce à la barre de mise en forme de
la fenêtre de notes. Ces mises en forme seront conservées même si vous les
exportez vers Word ® ou en HTML.
>
AU
Les Business Maps vous permettent d’améliorer la productivité de vos réunions.
Préparez votre ordre du jour et les autres éléments clés de votre réunion dans
le cadre d’une map. Il vous suffit d’envoyer votre map à tous les participants
avant le début de la réunion. Ainsi, chacun connaîtra déjà les sujets qui seront
abordés. En utilisant un projecteur LCD, tout le monde pourra voir le contenu
de la map. Les informations complémentaires ou les changements peuvent
être mis en œuvre immédiatement. La map vous permet de disposer à la fois
d’informations cohérentes et de procès-verbaux de réunions instantanés. Pour
communiquer les résultats de votre réunion, il vous suffit d’envoyer votre map
par courrier électronique aux participants ou de leur transmettre un document
Word ® en exportant le contenu de la map vers Microsoft Word ®.
58
5 Gestion de l’information
Plus le volume d’informations augmente, plus on passe de temps à les organiser et
à les gérer. Tandis que les informations doivent être disponibles immédiatement, on
doit également pouvoir disposer d’une vue d’ensemble. Mindjet ® MindManager ®
vous permet de rassembler ces informations et d’y accéder à partir de sources
différentes, comme des courriers électroniques, des documents existants ou des
ressources Internet/Intranet, au sein d’une seule et même Business Map.
AU
Pour faciliter la prise de décision, il est indispensable de recueillir les
informations clés et de les regrouper afin de pouvoir y accéder et les analyser
facilement. C’est la seule manière d’obtenir des évaluations objectives et de
prendre des décisions judicieuses.
Une Business Map vous permet de rassembler toutes les informations
pertinentes dans un seul document et de mettre fin au désordre de vos
informations pour disposer d’informations claires.
5.1 Accès à des documents existants – Liens hypertexte
Un lien hypertexte est un indicateur vers les documents importants de votre map.
1. Sélectionnez la branche à laquelle vous souhaitez lier le document existant/site web.
2. Cliquez sur Insérer un lien hypertexte dans la barre d’icones.
3. Saisissez une adresse Internet ou cliquez sur l’un des boutons situés à droite de
l’option Lien vers : pour saisir le nom du fichier ou le dossier.
4. Le document lié apparaît sous forme d’un petit bouton joint à la branche.
5. Pour ouvrir le document, il vous suffit de cliquer sur le bouton joint à la branche.
59
A
Les liens hypertextes peuvent également être définis dans la fenêtre de notes.
Vous pouvez intégrer n’importe quel document, et même des dossiers entiers,
dans votre map.
5.2 Explorateur de fichiers
L’élément de map Explorateur de fichiers permet d’accéder directement à tous les
documents d’un dossier existant à partir de la Business Map.
1. Dans le volet des tâches, allez sur Éléments de map et ouvrez le dossier
Explorateur de fichiers.
2. Vous pouvez choisir d’afficher dans votre map Tous les fichiers et les dossiers,
Les fichiers ou Les dossiers.
3. Faites glisser l’élément de map sélectionné vers la branche contenant le dossier lié.
4. Tous les fichiers contenus dans ce dossier s’affichent à présent dans votre map.
R
AU
Les actualisations budgétaires régulières sont indispensables à la
planification de vos projets. Créez une map de projet contenant toutes les
informations pertinentes. Le linker Microsoft Excel vous aide à suivre votre
budget en le maintenant constamment à jour dans votre map de projet.
1. Allez sur Éléments de map dans le volet des tâches et ouvrez le dossier Linker
Microsoft Excel.
2. Faites glisser l’élément de map vers la branche dans laquelle vous souhaitez afficher
vos informations Excel.
3. Sélectionnez le document Excel voulu.
4. Sélectionnez le bloc de données que vous souhaitez afficher dans votre map.
Avant d’utiliser l’explorateur de fichiers, vous devez créer un lien hypertexte
vers le dossier concerné.
5.3 Linker Microsoft Excel *
* Uniquement disponible dans Mindjet MindManager Pro 6.
Le linker Microsoft Excel vous permet d’accéder directement à vos tableaux et
feuilles de calcul Excel. Une fenêtre d’aperçu affiche les données directement dans
votre map. Les éventuelles modifications apportées à vos feuilles de calcul sont
reportées instantanément dans votre map.
60
Les données contenues dans votre map sont toujours à jour : inutile d’ouvrir
d’autres applications pour effectuer les mises à jour.
5.4 Joindre des documents*
Pour envoyer votre map et tous les documents inclus à d’autres destinataires
rapidement et facilement, il vous suffit de joindre ces documents à votre map.
61
Avantages :
- Les documents joints étant directement stockés dans la map, vous n’avez qu’un
fichier à envoyer.
- Vous pouvez joindre plusieurs documents à une seule et même branche.
1. Sélectionnez la branche à laquelle vous souhaitez ajouter une pièce jointe.
2. Cliquez sur Branche/Ajouter une pièce jointe dans la barre de menus.
3. Sélectionnez le document que vous souhaitez joindre en cliquant sur le bouton
situé à droite de l’option Fichier.
4. Si vous souhaitez ajouter plusieurs documents à la branche, cliquez à plusieurs
reprises.
R
Vous pouvez administrer, ouvrir et supprimer des pièces jointes via le menu
contextuel du clic droit de la souris. La taille du fichier de la map augmentera
en fonction de celle des fichiers joints.
5.5 Utilisation de multi-maps
Si vous utilisez des maps très grandes, vous pouvez automatiquement répartir leur
contenu dans une série de maps liées.
1. En cliquant sur le bouton droit de la souris, ouvrez le menu contextuel de la
branche que vous souhaitez exporter sous forme de map distincte.
2. Sélectionnez la commande Envoyer vers/Nouvelle map liée.
62
3. Sélectionnez vos paramètres et enregistrez le nouveau document.
Une grande map a été scindée en deux maps liées. Les connexions entre les deux
documents sont maintenues au moyen d’un lien hypertexte.
R
Sélectionnez l’affichage multi-maps* pour obtenir une illustration concise de
toutes les maps liées. L’Affichage multi-maps ouvre une fenêtre distincte vous
permettant de travailler facilement avec plusieurs maps
* Uniquement disponible dans Mindjet Mind Manager Pro 6.
63
6 Travail en équipe
Le travail en équipe implique des conditions de base particulières pour parvenir à
des résultats positifs. Les tâches doivent être saisies rapidement et clairement
attribuées. Le statut des tâches, qu’il s’agisse de la date de début, de fin ou du
pourcentage d’objectifs atteints, doit être clairement communiqué à tous les
membres de l’équipe.
Toutes les modifications apportées à la map de projet doivent être traçables : qui a
effectué les modifications ? Des commentaires ont-ils été ajoutés ?
6.2 Rappel* – Alerte
*L’utilisation des alertes est uniquement disponible dans Mindjet MindManager Pro 6.
Vous souhaitez être averti des tâches importantes ? Vous avez déjà saisi et défini
votre tâche dans la map de projet. Le logiciel Mindjet ® MindManager ® vous permet
désormais d’ajouter une alerte à cette tâche sous forme de rappel. Impossible
désormais de l’oublier.
1. Cliquez sur la commande Sujet/Alertes de sujets dans la barre de menus.
2. Définissez les paramètres de l’alerte de sujet.
AU
Le logiciel Mindjet ® MindManager ® permet aux équipes d’améliorer leur
rendement. Les équipes de projet peuvent faire des maps le document central
dans le cadre de la gestion de leurs tâches.
6.1 Définition des tâches avec le logiciel Mindjet MindManager
1. Sélectionnez la branche à laquelle vous souhaitez affecter les informations de tâches.
2. Ouvrez Informations de tâches dans le volet des tâches sur la droite de l’écran.
3. Saisissez toutes les données nécessaires. Celles-ci apparaissent sous forme
d’informations complémentaires sous la branche.
A
Pour changer la priorité ou l’état d’avancement d’une tâche, il vous suffit de
cliquer sur l’icone correspondante jointe à la branche
Vous souhaitez définir des tâches simultanément dans votre map et dans votre liste
de planification des tâches Outlook ® ? Utilisez le Linker Microsoft Outlook ® pour
éléments de map. Consultez la partie Astuces pour de plus amples informations sur
ce sujet.
64
R
L’alerte sera activée même si votre map n’est pas ouverte. Une fenêtre d’alerte
s’ouvrira et vous permettra d’accéder directement à la map.
65
6.3 Mode révision
* Uniquement disponible dans Mindjet ® Mind Manager ® Pro 6.
Le mode révision vous permet de visualiser et de repérer les modifications
apportées par différentes personnes. Cette fonction est particulièrement importante
lorsqu’on définit des maps de projet. En cas de doute, elle permet en effet de
s’adresser directement à la personne responsable. L’équipe peut ensuite décider
d’approuver ou de refuser les modifications.
1. Cliquez sur Outils/Lancer une révision dans la barre de menus.
2. Une barre d’outils de révision distincte s’ouvre dans le mode révision.
3. Définissez les paramètres du mode révision via l’option Paramètres de révision.
7 Possibilités d’exportation / d’importation
Le logiciel Mindjet ® MindManager ® vous offre une série d’options d’exportation et
d’importation utiles vers Microsoft ® Office et vers d’autres applications et formats. Vous
trouverez une barre d’outils d’exportation distincte dans le coin inférieur droit de l’écran.
7.1 Intégration avec Microsoft ® Office
Pour exporter une map, il vous suffit de cliquer sur l’icône correspondante dans la
barre d’outils d’exportation et de suivre les instructions.s.
R
Pour accéder à l’ensemble des boutons d’exportation, il vous faut installer
toutes les applications requises.
Exportation et importation vers/de Microsoft Word ®: Vous pouvez transformer vos
maps en documents linéaires au moyen de l’Exportation Word. L’exportation est très
utile pour créer des notes de réunion, des rapports, des documents importants, etc.
Les informations contenues dans la map, y compris les informations de tâches, les
notes de texte, les liens hypertextes, les pièces jointes, etc., sont entièrement
transférées vers le nouveau document Word.
Pour importer un document Word existant, il vous suffit de l’ouvrir dans le logiciel
Mindjet MindManager via Fichier/Importer/Importation Microsoft Word.
R
R
Les éléments révisés peuvent également être mis en évidence au moyen
d’icones, de surlignages colorés ou d’un préfixe. Si vous souhaitez en plus
mettre en évidence les éléments révisés dans les notes des branches, il vous
faut appliquer le préfixe correspondant.
Exportation vers Microsoft PowerPoint ®: La fonction Exportation PowerPoint vous
permet de disposer en un clin d’œil des résultats par exemple de votre réunion.
Cette technique permet d’affecter les informations des branches à des diapositives
distinctes.
Pour définir les paramètres détaillés de la fonction Exportation PowerPoint, cliquez
sur Format/Paramètres d’exportation vers PowerPoint dans la barre de menus.
A
66
Pour que votre importation Word soit réussie, vous devez au préalable travailler
avec des modèles et des paramètres de mise en forme.
Pour obtenir une présentation rapide du contenu de votre map, vous pouvez
également utiliser le mode présentation du logiciel Mindjet MindManager.
67
Exportation et importation (Synchronisation) de tâches Microsoft Outlook ® *: Cette
fonction d’exportation et d’importation vous permet de rassembler et de mettre à jour
vos listes de tâches personnelles, mais aussi de répartir vos tâches en catégories, de
les classer par ordre de priorité et d’assurer leur suivi. Tandis que les tâches sont
répertoriées dans Outlook ®, le logiciel Mindjet ® MindManager ® propose une map
contenant des groupes de tâches hiérarchisés.
A
N’utilisez pas la fonction de synchronisation et le linker Microsoft Outlook dans
la même map - cela génèrerait des doubles entrées dans Outlook ®.
Exportation et importation vers/de Microsoft Project ®*: Le logiciel Mindjet MindManager
vous aide à définir la structure de votre projet, à définir l’ensemble de vos tâches et à
préciser leurs interdépendances. L’étape suivante consiste à transférer les données
vers Project ®, où vous pourrez administrer et gérer votre projet. L’importation de fichiers
depuis Project ® vous permet de visualiser le projet sous différents angles et vous aide à
mettre en évidence la situation d’un projet déterminé. Pour activer la fonction
d’importation, ouvrez le document Project dans le logiciel Mindjet MindManager via la
commande Fichier/ Importer/ Importation Microsoft Project ® dans la barre de menus.
Exportation vers Visio*: Cette fonction d’exportation vous permet d’enregistrer vos
maps sous forme de fichiers Microsoft Visio, comme des organigrammes ou des
diagrammes. Visio XP/ 2002/ 2003 doit être installé pour pouvoir utiliser cette fonction.
7.2 Autres options d’exportation
Exportation vers un document PDF* : Cette fonction vous permet d’imprimer une
map sous forme de fichier PDF en utilisant le pilote d’un fournisseur tiers, autorisé
pour le logiciel Mindjet MindManager uniquement. L’utilisation de cette fonction sera
indiquée dans votre document.
Exportation vers un format graphique : Vous pouvez exporter vos maps sous forme
de fichiers graphiques. Les formats disponibles sont les suivants : *.bmp, *.gif,
*.jpeg, *.jpg, *.png, *.emf, *.wmf.
Exportation vers un site Web : Vous pouvez également exporter vos maps sous
forme de sites Web. Cette fonction transformera l’ensemble des informations de
vos maps en format HTML. Le logiciel Mindjet MindManager vous propose
différents modèles pour une exportation rapide et simple. Les paramètres avancés,
comme l’insertion d’une note de bas de page, sont faciles à mettre en œuvre.*
Uniquement disponible dans Mindjet MindManager Pro 6.
68
R
L’adaptation individuelle des modèles requiert des connaissances en HTML, la
manipulation de fichiers CSS et une certaine expérience avec les fichiers macro
du logiciel Mindjet ® MindManager ®.
8 Astuces
Dans cette partie, vous trouverez des informations complémentaires concernant les
moyens d’utiliser plus efficacement le logiciel Mindjet MindManager.
8.1 Options de personnalisation
Cliquez sur Outils/Options dans la barre de menus pour définir les différents
paramètres.
Affichage :
Paramètre standard pour l’alignement des maps ouvertes sous forme d’onglets de
registre …
Général :
Interface utilisateur pour gauchers …
Édition :
Nombre maximal d’actions d’annulation …
Effets visuels :
Utilisez Microsoft ® Apparence Office 2003 …
Store:
Récupération automatique : toutes les 10 minutes ; enregistrement des documents
standard …
Informations sur l’utilisateur :
Nom, adresse électronique …
Notes :
Affiche le marqueur de fin de paragraphe, la position de la fenêtre de notes …
Vérification de l’orthographe :
Vérification orthographique pendant la saisie des données, dictionnaires définis par
l’utilisateur …
Alarme :
Activer le service d’alarme, au démarrage de Windows ®, audio …
Révision :
Schéma de couleur automatique, schéma de couleur défini par l’utilisateur …
Sécurité :
Un avertissement apparaît lors de l’ouverture d’une pièce jointe …
69
8.2 Éléments de map – Éléments de map intelligents
Les éléments de map, également appelés « éléments de map intelligents »,
s’inspirent de la technologie SmartMap X Technology TM développée par Mindjet.
Ils comprennent les fonctions suivantes :
- Explorateur de fichier*
- Linker Microsoft Excel *
- Linker Microsoft Outlook *
- Flux RSS : Mindjet ® MindManager® *
- Tableaux
- Propriétés personnalisées*
* Uniquement disponible dans MindManager Pro 6
5. Définissez les informations.
6. Confirmer vos informations en cliquant sur Envoyer ou Enregistrer et fermer.
7. Une nouvelle branche a été créée dans votre map. Celle-ci contient toutes les
informations que vous avez préalablement introduites.
8. Cet objet est également disponible dans Outlook.
8.3 Linker Microsoft Outlook*
L’élément de map linker Microsoft Outlook permet une étroite communication entre
le logiciel Mindjet MindManager et Outlook. Cet élément de map vous permet de
créer facilement de nouvelles tâches, des dates, des contacts et des notes dans
votre map par simple glisser-déplacer. Ces objets sont en même temps créés dans
Outlook. Lorsqu’une date est modifiée dans Outlook, par exemple, ce changement
sera automatiquement reproduit dans votre map.
AU
Définissez et déléguez les différentes tâches de votre prochaine réunion au
moyen du linker Microsoft Outlook. Celui-ci vous permettra de contrôler les
tâches, les responsabilités et l’état d’avancement des tâches. Il en va de même
en ce qui concerne la convocation pour votre prochaine réunion. Définissez la
date avec les participants et envoyez les informations à toutes les personnes
concernées. Lorsque vous serez de retour à votre bureau, vous trouverez les
tâches et les dates dans votre boîte de réception.
1. Ouvrez Éléments de map dans le volet des tâches sur la droite de l’écran.
2. Ouvrez le dossier Linker Microsoft Outlook.
3. Sélectionnez l’objet et insérez-le dans votre map par glisser-déplacer. Joignez l’objet
à la branche dont vous souhaitez afficher la date, la note de tâche ou le contact.
4. La fenêtre d’entrée d’Outlook s’ouvre.
70
A
Vous pouvez insérer n’importe quel objet (une date, une tâche, un contact, une
note, un courrier électronique contenant une pièce jointe) à partir d’Outlook
dans votre map.
Sélectionnez l’objet souhaité dans Outlook et cliquez sur l’icône du logiciel
Mindjet ® MindManager ® situé dans le coin supérieur droit de l’écran.
71
8.4 Sélection de puissance*
Cette fonction permet de sélectionner rapidement des branches en fonction de
critères de sélection déterminés : marqueurs de map, informations de tâches,
édition d’informations, autres propriétés des branches (liens hypertextes, notes,
signets...). Les critères de sélection peuvent être combinés par une opération
logique et/ou une interconnexion. Après avoir utilisé le filtre, les branches peuvent
être éditées ou modifiées en même temps.
Modèles de maps : Ici, le contenu des maps est prédéfini, mais vous pouvez
également préformater les maps que vous utilisez régulièrement en définissant un
contenu et une structure standard. Le logiciel Mindjet ® MindManager ® propose
plusieurs modèles contenant différents sujets faciles à appliquer.
Modèles de styles : Le style de la map détermine son apparence. Un style est une
série de paramètres de mise en forme qui déterminent l’apparence des éléments
de la map. Un style standard est automatiquement attribué à chaque map. Vous
pouvez bien entendu modifier ce style et le sauvegarder comme nouveau style.
Modèles Web : Dans cette rubrique, vous trouverez tous les modèles proposés
pour une exportation en pages Web. Les modèles peuvent être organisés dans des
dossiers et vous pouvez ajouter de nouveaux modèles à la liste. Vous pouvez
également renommer, supprimer et modifier les modèles existants.
Listes de marqueurs de map : Chaque nouvelle map contient une liste de marqueurs
de map standard. Cette liste peut être adaptée en fonction de vos besoins et
enregistrée en vue d’une réutilisation. Bien entendu, vous pouvez également
sélectionner une liste de marqueurs de map existante pour votre map actuelle.
8.5 Organiseur de modèles
Le logiciel Mindjet ® MindManager ® propose différents modèles. Ceux-ci vous
permettent de standardiser et d’accélérer vos tâches récurrentes.
Vous trouverez tous les modèles disponibles en cliquant sur Outils/Organiseur de
modèles... où vous pourrez les administrer, les éditer ou en créer de nouveaux.
Les modèles suivants sont disponibles :
72
73
9 Quelles sont les nouveautés de Mindjet ® MindManager ® 6 ?
Pour une description des nouvelles fonctions de Mindjet MindManager 6 et un tableau
de comparaison des fonctions offertes par Mindjet MindManager Pro 6 et Basic 6,
cliquez ici : www.mindjet.com
Principales fonctions du produit :
Fonction
74
Icone
Emplacement
10 Principales références clavier
Fonction
Icone
Emplacement
Insertion branche principale
Entrée
Insertion branche secondaire
Insertion
Légende
Ctrl + Touche majuscules + Entrée
Exportation Microsoft Visio*
Barre d’exportation
Linker Microsoft Excel*
Volet des tâches – barre
d’exportation/Éléments
de map/Linker Microsoft Excel
Insertion notes
Ctrl + T
Insertion lien hypertexte
Ctrl + K
Ajouter des pièces jointes*
Barre d’icones
Copie vers presse-papier
Ctrl + C
Filtre de puissance*
Aperçu rapide/Filtre/Filtre de puissance
Insertion à partir du presse-papier
Ctrl + V
Sélection de puissance*
Barre de menus/Édition/
Sélectionner/ Sélection de
Sélectionner tout
Ctrl + A
Ajuster la map
Ctrl + F5
Alerte de branche*
Sujet/Alertes de sujets
Annuler
Ctrl + Z
Marqueurs de texte*
Barre d’icones
Niveaux de détail
Ctrl + D
Vérification orthographique
F7
Minuteur*
Outils/Minuteur
Propriétés personnalisées*
Barre de menus/
Sujets/Propriétés
Supprimer branche précédente
Ctrl + Touche majuscules + Suppr.
Mode révision*
Barre de menus/Outils/
Lancer une révision
Supprimer branche
Suppr.
Mode plan éditable
Aperçu rapide
Enregistrer
Ctrl + S
Disposition des organigrammes
Barre de mise en forme/Alignement
Graphiques et feuilles de calcul
Barre de menus/Sujet
Résumés
Barre d’icones/Entourage
11 Aide, formation et assistance
Pour toutes vos questions concernant l’utilisation des produits Mindjet, vous pouvez
consulter l’Aide ou nos didacticiels dans le logiciel Mindjet ® MindManager ®. Vous les
trouverez dans le volet des tâches – Centre d’apprentissage. Ces didacticiels vous
guideront dans l’utilisation des fonctions du logiciel Mindjet MindManager.
75
11.1 Formation
Vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel Mindjet ® MindManager ® ? Notre Centre
de formation Mindjet propose des formations pour les utilisateurs débutants et avertis.
Mindjet propose un vaste éventail de cours afin de répondre à vos besoins en
formation à Mindjet MindManager. Nous mettons plus particulièrement l’accent sur la
formation à la méthode de Business Mapping de Mindjet MindManager parallèlement à
des sujets et des contextes particuliers. Vous bénéficierez non seulement d’une
formation approfondie au logiciel, mais vous apprendrez également, par exemple,
comment améliorer l’efficacité de vos réunions grâce à Mindjet MindManager.
Vous trouverez des informations détaillées à l’adresse suivante :
www.mindjet.com/training.
11.2 Assistance technique
Mindjet tient à vous assister en vous offrant le meilleur service clientèle possible. Si
vous avez besoin d’une assistance technique pour vous aider à résoudre des messages
d’erreur ou des problèmes d’installation, vous pouvez consulter l’adresse suivante :
www.mindjet.com/support.
11.3 Assistance en ligne
Mindjet offre aux utilisateurs de Mindjet MindManager une assistance en ligne 24
heures sur 24, 7 jours sur 7 :
Base de connaissances : Dans cette base de données en ligne, nos spécialistes de
l’assistance proposent des solutions à une série de problèmes courants.
Forum utilisateurs : Les membres de la communauté MindManager s’aident
mutuellement à résoudre une série de problèmes.
11.4 Service exclusif pour les utilisateurs inscrits
Si vous êtes un utilisateur inscrit et que vous disposez d’un ID utilisateur personnel
vous permettant d’accéder au Centre de service, vous pourrez profiter de nos
dernières informations et de notre service d’assistance exclusif :
-
ID utilisateur personnel
Administration de la lettre d’information
Enregistrement de la clé de la licence
Coordonnées de l’assistance (adresse électronique et téléphone)
Inscrivez-vous sur www.mindjet.com/support pour profitez de tous ces
avantages !
76

Mindjet® MindManager® 6

Transcription

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