Benutzerhandbuch Rechnung Online Komfortversion

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BENUTZERHANDBUCH
“RECHNUNG ONLINE KOMFORTVERSION“
STAND: OKTOBER 2009
Benutzerhandbuch “Rechnung Online Komfortversion“
INHALTSVERZEICHNIS
Inhaltsverzeichnis .............................................................................................. I
Abbildungsverzeichnis .................................................................................... VII
Tabellenverzeichnis .......................................................................................... X
1 Einleitung.................................................................................................. 11
Willkommen..................................................................................................11
Funktionalität ...............................................................................................11
Inhalt dieses Handbuchs ................................................................................12
Informationsquellen ......................................................................................14
Benutzerhandbuch....................................................................................................................... 14
Textkonventionen in diesem Handbuch....................................................................... 15
Bedienungsanleitung................................................................................................................... 16
Kurzanleitung ................................................................................................................................ 16
Abkürzungsverzeichnis ............................................................................................................... 16
Helpdesk und Kontakt ................................................................................................................. 17
2 Zugangsvoraussetzungen ......................................................................... 18
Systemvoraussetzungen ................................................................................18
Hardware........................................................................................................................................ 18
Software ......................................................................................................................................... 18
Internetzugang mit T-Online ...........................................................................19
Installation von T-Online .............................................................................................................. 19
T-Online Login............................................................................................................................... 22
Unterstützte Browser .....................................................................................22
Microsoft Internet Explorer.......................................................................................................... 22
Netscape Communicator ............................................................................................................ 22
T-Online Browser .......................................................................................................................... 22
-I-
Browser-Konfiguration...................................................................................23
Nutzungszeiten .............................................................................................23
3 Starten der Anwendung ............................................................................. 24
Login............................................................................................................25
Erstmalige Anmeldung ................................................................................................................ 25
Regeln für die Änderung der Benutzerkennung und des Passworts ...................... 26
Fehlerhafte Eingabe bei der Anmeldung.................................................................................. 28
Zugang wurde durch Fehleingaben gesperrt.......................................................................... 29
Benutzerkennung ist gesperrt .................................................................................................... 30
Login nach Ablauf des Vertragsverhältnisses.......................................................................... 31
Vergabe „Geheime Frage“ im erstmaligen Anmeldeprozess ............................................... 32
Benutzerkennung oder Passwort vergessen.....................................................33
Eingabe-Dialog zur Online-Anzeige der Benutzerkennung................................................... 33
Benutzerkennung wurde übernommen........................................................................ 36
Eingabe-Dialog zur Änderung des Passwortes ....................................................................... 37
Eingabe der Benutzerkennung ...................................................................................... 37
Eingabe der Antwort auf die Geheime Frage............................................................... 39
Änderung des Passwortes............................................................................................... 40
4 Beenden der Anwendung .......................................................................... 41
Logout..........................................................................................................41
Sicherheitsabfrage ....................................................................................................................... 41
Anwendung beendet.................................................................................................................... 42
5 Startseite................................................................................................... 43
Seitenaufbau ................................................................................................45
Kopfzeile......................................................................................................................................... 45
Downloadaufträge ............................................................................................................ 45
Hilfe ..................................................................................................................................... 46
Kontakt................................................................................................................................ 47
Sitemap............................................................................................................................... 48
AGB ..................................................................................................................................... 49
- II -
Beenden ............................................................................................................................. 49
Kundeninfobox.............................................................................................................................. 49
Statuszeile...................................................................................................................................... 49
Rechnung Online-Ticker ............................................................................................................. 49
Navigationsleiste........................................................................................................................... 50
Erläuterungen................................................................................................................................ 50
Symbole.............................................................................................................................. 50
Wichtige Funktionen im Fuß der Startseite .......................................................50
6 Allgemeine Informationen zur Anwendung................................................. 51
Datensicherheit ............................................................................................51
Download allgemein ......................................................................................51
Download der Rechnung mit digitaler Signatur .................................................51
Umfangreiche Download-Aufträge ..................................................................52
Digitale Signatur der elektronischen Rechnung ................................................52
Bereitstellungsdauer der Rechnungs- und Einzelverbindungsdaten ...................53
7 Aktuelle Rechnung .................................................................................... 54
8 Aktuelle Einzelverbindungen ..................................................................... 56
9 Detaillierte Rechnungsdaten ..................................................................... 58
Rechnungsübersicht .....................................................................................58
„Detaillierte Rechnungsdaten“ im Überblick ....................................................59
Erläuterungen zu den Folgeseiten............................................................................................. 59
Rechnungspositionen....................................................................................60
Dokumentenansicht – Rechnung im Papierformat ................................................................ 61
Nebenstellenübersicht................................................................................................................. 63
Auswertung ..................................................................................................64
Summenübersicht ........................................................................................................................ 65
Rechnungsvergleich .................................................................................................................... 66
Verbindungszuordnung............................................................................................................... 68
Einzelverbindungen der Verbindungszuordnung....................................................... 69
Buchhaltung .................................................................................................70
- III -
Kostenzuweisungen..................................................................................................................... 72
Rechnungspositionen nach Kostenstellen .............................................................................. 74
Manuelle Kostenstellenzuweisungen............................................................................ 75
Ohne Kostenstellen ...................................................................................................................... 76
Manuelle Kostenstellenzuweisungen............................................................................ 77
Kostenstellen ändern ................................................................................................................... 78
Rechnungspositionen nach Sachkonten ................................................................................. 80
Manuelle Sachkontenzuweisungen .............................................................................. 81
Ohne Sachkonten......................................................................................................................... 82
Manuelle Sachkontenzuweisungen .............................................................................. 83
Rechnungspositionen nach Standorten................................................................................... 84
Manuelle Standortzuweisungen..................................................................................... 85
Ohne Standorte............................................................................................................................. 85
Buchungssätze erzeugen............................................................................................................ 86
Buchungseinstellungen................................................................................................... 87
Buchungssätze anzeigen ............................................................................................................ 88
Bemerkung zu jedem Buchungssatz ............................................................................ 89
Buchungssätze exportieren ........................................................................................................ 90
Informationen zur Export-Datei mit fester Satzlänge................................................... 90
Einzelverbindungen und Auswertungen...........................................................92
Informationsmeldung über Wartezeiten bei vielen Einzelverbindungen ............................ 93
Dokumentenansicht..................................................................................................................... 94
Zeitbezogene Auswertung .......................................................................................................... 96
Grafische Darstellung....................................................................................................... 96
Tabellarische Darstellung................................................................................................ 97
Kostenentwicklung........................................................................................98
grafische Darstellung ....................................................................................................... 98
tabellarische Darstellung................................................................................................. 99
10 Belegübersicht ........................................................................................ 100
11 Persönliche Einstellungen ....................................................................... 102
“Persönliche Einstellungen“ im Überblick ..................................................... 103
- IV -
Erläuterungen zu den Folgeseiten........................................................................................... 103
Ihre Kundendaten........................................................................................ 104
Voreinstellungen .........................................................................................105
Erläuterungen zu den Voreinstellungen ................................................................................. 106
E-Mail-Funktionen........................................................................................ 108
Zugangsdaten ändern.................................................................................. 111
Passwort ändern .........................................................................................112
Geheime Frage............................................................................................113
Benutzerkennung ändern ............................................................................. 114
Antwortdialoge ...........................................................................................115
bei Änderung des Passworts .................................................................................................... 115
bei Änderung der Benutzerkennung....................................................................................... 115
12 Benutzerverwaltung ................................................................................ 116
Benutzerverwaltung mit Benutzerübersicht.................................................... 116
Die Benutzerverwaltung im Überblick ............................................................ 118
Benutzer hinzufügen....................................................................................118
Benutzer ändern..........................................................................................120
Rollenzuweisung für Benutzer ...................................................................... 121
Benutzer-Passwort ändern ........................................................................... 122
Buchungskonten freigeben ..........................................................................123
Kostenstellen freigeben ...............................................................................124
Firmen zusammenlegen ............................................................................... 125
13 Buchhaltung............................................................................................ 127
Was sind Kostenstellen? ..............................................................................128
Was sind Sachkonten? ................................................................................. 128
Welche Bedeutung haben Standorte? ............................................................ 128
“Buchhaltung“ im Überblick......................................................................... 129
Erläuterungen zu den Folgeseiten........................................................................................... 129
Kostenstellen zuweisen ...............................................................................130
Kostenstellen ändern...................................................................................131
Kostenstellen definieren .............................................................................. 133
-V-
Ohne Kostenstellen ..................................................................................... 135
Nebenstellen zuweisen ................................................................................ 136
Nebenstellen ändern.................................................................................... 138
Ohne Kostenstellen ..................................................................................... 139
Sachkonten zuweisen .................................................................................. 140
Folgende Aktionen sind möglich: ................................................................................ 141
Sachkonten definieren ................................................................................. 143
Standorte zuweisen .....................................................................................145
Standorte definieren ....................................................................................146
Importfunktion ............................................................................................148
Voraussetzungen für den Import.............................................................................................. 149
Folgende Arbeitsschritte sind durchzuführen: ...................................................................... 150
Buchungsoptionen ...................................................................................... 151
Datensatzformate der Export-Datei.......................................................................................... 152
14 Fehlerbehandlung ................................................................................... 153
Probleme und zuständige Helpdesks ............................................................. 153
Wie Sie den „Rechnung Online“ Helpdesk erreichen.......................................................... 153
Was Sie vor dem Anruf tun sollten (Vor-Ort-Problembestimmung) ..................... 154
15 Anhang ................................................................................................... 155
Abkürzungsverzeichnis................................................................................155
PPP-Verbindungsaufbau .............................................................................. 158
- VI -
ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildung 1 Anmeldeseite ............................................................................................................................................ 24
Abbildung 2 Pflichtänderung der Benutzerkennung nach der erstmaligen Anmeldung................................. 25
Abbildung 3 Pflichtänderung des Passworts nach der erstmaligen Anmeldung............................................... 26
Abbildung 4 Erlaubte Zeichen für Passwort und Benutzerkennung .................................................................... 27
Abbildung 5 Benutzerkennung wird nach nächster Falscheingabe gesperrt .................................................... 28
Abbildung 6 Benutzerkennung wurde durch 5 Fehleingaben gesperrt .............................................................. 29
Abbildung 7 Benutzerkennung ist gesperrt ............................................................................................................... 30
Abbildung 8 Login nach Ablauf des Vertragsverhältnisses .................................................................................... 31
Abbildung 9 Vergabe „Geheime Frage“ im erstmaligen Anmeldeprozess ......................................................... 32
Abbildung 10 Benutzerkennung vergessen .............................................................................................................. 33
Abbildung 11 Fehlermeldung E-Mail-Adresse nicht registriert .............................................................................. 34
Abbildung 12 Eingabe-Dialog des Buchungskontos zu Anzeige der Benutzerkennung................................. 34
Abbildung 13 Fehlermeldung Buchungskontonummer nicht registriert............................................................. 35
Abbildung 14 Beispiel Papierrechnung...................................................................................................................... 35
Abbildung 15 Beispiel Begrüßungsschreiben........................................................................................................... 36
Abbildung 16 Benutzerkennung erfolgreich übernommen.................................................................................... 36
Abbildung 17 Benutzerkennung eingeben................................................................................................................ 37
Abbildung 18 Fehlermeldung Benutzerkennung nicht registriert......................................................................... 38
Abbildung 19 Fehlermeldung Keine "Geheime Frage" gespeichert..................................................................... 38
Abbildung 20 Eingabe der Antwort auf die "Geheime Frage" ................................................................................ 39
Abbildung 21 Änderung des Passwortes ................................................................................................................... 40
Abbildung 22 Anwendung verlassen und geschützte Verbindung beenden ..................................................... 41
Abbildung 23 Erneute Anmeldung in Rechnung Online......................................................................................... 42
Abbildung 24 Startseite.................................................................................................................................................. 43
Abbildung 25 Startseite mit Belegübersicht .............................................................................................................. 44
Abbildung 26 Downloadaufträge ................................................................................................................................. 46
Abbildung 27 Kontaktformular ..................................................................................................................................... 47
Abbildung 28 Sitemap.................................................................................................................................................... 48
Abbildung 29 Aktuelle Rechnung................................................................................................................................ 54
Abbildung 30 Aktuelle Einzelverbindungen .............................................................................................................. 56
Abbildung 31 Rechnungsübersicht............................................................................................................................. 58
Abbildung 32 Rechnungspositionen........................................................................................................................... 60
Abbildung 33 Dokumentenansicht Darstellung der Rechnung im Papierformat .............................................. 61
Abbildung 34 Nebenstellenübersicht ......................................................................................................................... 63
Abbildung 35 Auswertung für Rechnungspositionen.............................................................................................. 64
Abbildung 36 Summenübersicht ................................................................................................................................. 65
Abbildung 37 Rechnungsvergleich ............................................................................................................................. 66
Abbildung 38 Verbindungszuordnung ....................................................................................................................... 68
Abbildung 39 Einzelverbindungen der Verbindungszuordnung........................................................................... 69
Abbildung 40 Verbindungszuordnung – keine Rechnungsposition ausgewählt .............................................. 69
Abbildung 41 Buchhaltung ........................................................................................................................................... 70
Abbildung 42 Kostenzuweisungen.............................................................................................................................. 72
Abbildung 43 Rechnungspositionen nach Kostenstellen....................................................................................... 74
Abbildung 44 Ohne Kostenstellen............................................................................................................................... 76
Abbildung 45 Kostenstellen ändern ............................................................................................................................ 78
Abbildung 46 Rechnungspositionen nach Sachkonten ......................................................................................... 80
- VII -
Abbildung 47
Abbildung 48
Abbildung 49
Abbildung 50
Abbildung 51
Abbildung 52
Abbildung 53
Abbildung 54
Abbildung 55
Abbildung 56
Abbildung 57
Abbildung 58
Abbildung 59
Abbildung 60
Abbildung 61
Abbildung 62
Abbildung 63
Abbildung 64
Abbildung 65
Abbildung 66
Abbildung 67
Abbildung 68
Abbildung 69
Abbildung 70
Abbildung 71
Abbildung 72
Abbildung 73
Abbildung 74
Abbildung 75
Abbildung 76
Abbildung 77
Abbildung 78
Abbildung 79
Abbildung 80
Abbildung 81
Abbildung 82
Abbildung 83
Abbildung 84
Abbildung 85
Abbildung 86
Abbildung 87
Abbildung 88
Abbildung 89
Abbildung 90
Abbildung 91
Abbildung 92
Abbildung 93
Abbildung 94
Abbildung 95
Abbildung 96
Ohne Sachkonten.................................................................................................................................. 82
Rechnungspositionen nach Standorten ........................................................................................... 84
Buchungssätze erzeugen .................................................................................................................... 86
Buchungssätze anzeigen..................................................................................................................... 88
Einzelverbindungen .............................................................................................................................. 92
Einzelverbindungsübersicht Darstellung im Papierformat............................................................ 94
Zeitbezogene Auswertung als Grafik................................................................................................. 96
Zeitbezogene Auswertung als Tabelle.............................................................................................. 97
Kostenentwicklung als Grafik.............................................................................................................. 98
Kostenentwicklung als Tabelle ........................................................................................................... 99
Belegübersicht .....................................................................................................................................100
Download von Rechnungsdetails zu Mehrwertlösungen............................................................101
Persönliche Einstellungen für den Firmenadministrator .............................................................102
Ihre Kundendaten................................................................................................................................104
Voreinstellungen (allgemeiner Teil) .................................................................................................105
Voreinstellungen (Buchhaltung).......................................................................................................106
E-Mail-Funktionen................................................................................................................................108
Datenschutzhinweis zur Aktivierung der E-Mail-Funktion „Benachrichtigung per E-Mail“...110
Zugangsdaten ändern ........................................................................................................................111
Passwort ändern ..................................................................................................................................113
Geheime Frage.....................................................................................................................................113
Benutzerkennung ändern ..................................................................................................................114
Benutzerverwaltung für den Firmenadministrator ........................................................................117
Benutzer hinzufügen...........................................................................................................................119
Benutzer ändern ..................................................................................................................................120
Benutzer-Passwort ändern.................................................................................................................122
Buchungskonten für den Zugriff freigeben....................................................................................123
Kostenstellen für Kostenstellenverantwortliche freigeben..........................................................124
Firmen zusammenlegen.....................................................................................................................125
Sicherheitsabfrage beim Firmen zusammenlegen.......................................................................126
Buchhaltung .........................................................................................................................................127
Kostenstellen zuweisen ......................................................................................................................130
Kostenstellen ändern ..........................................................................................................................131
Kostenstellen definieren.....................................................................................................................133
Ohne Kostenstellen.............................................................................................................................135
Nebenstellen zuweisen.......................................................................................................................136
Nebenstellen ändern...........................................................................................................................138
Ohne Kostenstellen.............................................................................................................................139
Sachkonten zuweisen.........................................................................................................................140
Buchungsregeln ändern oder hinzufügen .....................................................................................142
Sachkonten definieren .......................................................................................................................143
Standorte zuweisen.............................................................................................................................145
Standorte definieren ...........................................................................................................................146
Kostenstellen importieren ..................................................................................................................148
Vorbereitung der Daten im Texteditor .............................................................................................149
Buchungsoptionen..............................................................................................................................151
Eintragen der Rufnummer für den PPP Verbindungsaufbau .....................................................158
Wahl des Netzwerkprotokolls............................................................................................................159
Einstellungen der TCP / IP Parameter ............................................................................................160
Eingeben des persönlichen Kennwortes........................................................................................161
- VIII -
Abbildung 97 Überprüfung der Wahlparameter .....................................................................................................161
- IX -
TABELLENVERZEICHNIS
Tabelle 1 Buchungssätze für eine Halbbuchung...................................................................................................... 90
Tabelle 2 Buchungssätze für eine Vollbuchung ....................................................................................................... 91
Tabelle 3 Zugriffsrechte der Rollen ...........................................................................................................................121
-X-
Kapitel 1 Einleitung
1
Einleitung
Willkommen
Willkommen bei „Rechnung Online Komfortversion“ – schön, dass Sie sich für die Anwendung entschieden
haben!
Mit der Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ stellt Ihnen die Deutsche Telekom AG Ihre Telefonrechnung in einem elektronischen Format zur Verfügung.
Sie können die Telekommunikationskosten effizient und grafisch unterstützt kontrollieren, analysieren,
innerhalb Ihrer Firmenstruktur Kostenstellen und Sachkonten zuordnen und die Daten für die Weiterverarbeitung in ein externes Buchhaltungssystem exportieren.
Funktionalität
Die Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ ist mit folgenden Hauptfunktionen ausgestattet:
• Aktuelle Rechnung und Einzelverbindungen
• Rechnungsübersicht
• Persönliche Einstellungen
• Buchhaltung
Der Bereich Aktuelle Rechnung stellt Ihnen die aktuelle Rechnung in der Dokumentenansicht ähnlich der
Papierrechnung dar. Dieser Bereich steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie genau ein Buchungskonto
haben.
Der Bereich Aktuelle Einzelverbindungen stellt Ihnen die aktuelle Einzelverbindung in der Dokumentenansicht ähnlich der Papierrechnung dar. Dieser Bereich steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie genau ein
Buchungskonto haben.
Der Bereich Detaillierte Rechnungsdaten stellt Ihnen Funktionen zur Verfügung, mit denen die Rechnungen detaillierter betrachtet werden können als es in der Papierversion möglich ist. Die Rechnungspositionen lassen sich nach buchhalterischen Gesichtspunkten anzeigen, auswerten und auf den PC herunterladen. Für die Einzelverbindungen sind auch zeitbezogene Auswertungen möglich.
Haben Sie auf einer Ihrer Rechnungen Mehrwertdienst-Produkte (z.B. eine 0700er-Rufnummer), können Sie
über die Belegübersicht zu diesen Produkten detaillierte Informationen zur Rechnung oder Einzelverbindungen abrufen. Der Button Belegübersicht erscheint auf der Startseite der Anwendung erst wenn entsprechenden Daten vorliegen.
Der Bereich Persönliche Einstellungen ermöglicht, das Ändern der Zugangsdaten sowie das Zusammenlegen mehrerer Benutzerkennungen. Es können individuelle Voreinstellungen z.B. Sortierkriterien für die
tabellarische Ansicht oder Einstellungen für das Exportformat festgelegt werden. Des Weiteren ist es im
Rahmen dieser Funktionalität möglich, die E-Mail-Funktion für Benachrichtigungsmails einzustellen.
Die Buchhaltung beinhaltet das Erstellen und Verwalten von Kostenstellen, Sachkonten und Standorten. So
können entstandene Kosten zu Kostenstellen, Sachkonten und Standorten zugeordnet werden. Diese Zuordnung basiert auf der Notwendigkeit, die Kommunikationskosten angemessen auf die einzelnen Geschäftseinheiten, Divisionen, Abteilungen oder sogar Personen verbuchen zu können.
- 11 -
Inhalt dieses Handbuchs
Das vorliegende Benutzerhandbuch beschreibt die Funktionalitäten und Arbeitsweise der Anwendung
„Rechnung Online Komfortversion“. Es ist in 15 Kapitel unterteilt:
1.
Einleitung
In der Einleitung sind die Funktionalitäten von „Rechnung Online Komfortversion“, der Aufbau des Benutzerhandbuches sowie zusätzliche Informationsquellen erläutert.
2.
Zugangsvoraussetzungen
In diesem Kapitel werden die notwendigen Schritte für den Zugang zur Anwendung „Rechnung Online
Komfortversion“ beschrieben. Es enthält Angaben zu:
•
•
•
•
3.
Systemvoraussetzungen für Hardware und Software
Anleitungen zur Installation von T-Online bzw. des Login bei T-Online
Unterstützte Browser und deren Konfiguration
Nutzungszeiten der Anwendung
Starten der Anwendung
Dieses Kapitel beschreibt die Vorgehensweise beim Login für die Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“.
4.
Beenden der Anwendung
Dieses Kapitel beschreibt die Vorgehensweise beim Abmelden von der Anwendung „Rechnung Online
Komfortversion“.
5.
Startseite
In diesem Kapitel wird der Aufbau der Startseite beschrieben. Ebenso enthält es ausführliche Erläuterungen
zu den gleich bleibenden Elementen, die auf allen weiteren Seiten enthalten sind.
6.
Allgemeine Informationen zur Anwendung
In den allgemeinen Informationen werden die Datensicherheit, verschiedene Downloadmöglichkeiten und
die Bereitstellungsdauer der Rechnungsdaten erläutert.
7.
Aktuelle Rechnung
Das Kapitel 7 beschreibt die Dokumentenansicht der aktuellen Rechnung.
8.
Aktuelle Einzelverbindungen
Das Kapitel 8 beschreibt die Dokumentenansicht der aktuellen Einzelverbindungsübersicht.
9.
Detaillierte Rechnungsdaten
Das Kapitel 9 enthält die Beschreibungen zu den verschiedenen Darstellungen der Rechnungspositionen
nach buchhalterischen Gesichtspunkten und die Möglichkeiten der Auswertung der Rechnungspositionen
und Einzelverbindungen.
- 12 -
10.
Belegübersicht
Haben Sie auf einer Ihrer aktuellen Rechnungen Mehrwertdienst-Produkte, steht auf der Startseite der Anwendung die Funktion Belegübersicht zur Verfügung. Über diese gelangen Sie zu den detaillierten Informationen und zu Einzelverbindungen für Ihre Mehrwertdienst-Produkte.
11.
Persönliche Einstellungen
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie Ihre persönlichen Einstellungen (Zugangsdaten, Voreinstellungen und E-Mail-Funktionen) ändern können.
12.
Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung wird beschrieben, wie der Firmenadministrator neue Benutzer einrichten und
administrieren kann, die einen Zugriff auf die Rechnungsdaten der Firma erhalten sollen.
13.
Buchhaltung
Im Kapitel Buchhaltung werden Ihnen die Begriffe „Kostenstelle“, „Sachkonto“ und „Standort“ näher erklärt
und die Zuweisungen von Telekommunikationskosten auf Ihre Kostenstellen, Sachkonten und Standorte
erläutert.
14.
Fehlerbehandlung
In diesem Kapitel werden Maßnahmen genannt, die im Fall von auftretenden Fehlern unternommen werden
können. Sie finden hier für alle möglichen Problemtypen die passenden Ansprechpartner und vor allen
Dingen Hinweise, wie Sie den „Rechnung Online“-Helpdesk erreichen können.
15.
Anhang
Dieses Kapitel enthält eine Anleitung zum Aufbau einer PPP-Verbindung zu T-Online.
- 13 -
Informationsquellen
Um Ihnen die ersten Schritte mit der Anwendung zu erleichtern und Sie über die Anwendung zu informieren, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten der Hilfestellung zur Verfügung:
•
•
•
•
•
Benutzerhandbuch
Bedienungsanleitung
Kurzanleitung
Abkürzungsverzeichnis
Helpdesk und Kontakt
Benutzerhandbuch
Mit diesem Benutzerhandbuch stellt Ihnen die Deutsche Telekom AG eine ausführliche Anleitung für die
Verwendung von „Rechnung Online Komfortversion“ zur Verfügung. Das Handbuch enthält Beschreibungen der Arbeitsbereiche und Funktionalitäten, Anleitungen für typische Aufgaben, Hinweise zur Anpassung
an Ihre persönlichen Anforderungen und zur Steuerung der Verarbeitung. Sie finden Angaben über die
Vorgehensweise beim Login und die Optionen der Browserkonfiguration. Für den Zugang zur Anwendung
„Rechnung Online Komfortversion“ ist in diesem Handbuch auch die Installation der InternetZugangssoftware von T-Online ausführlich beschrieben.
Das Benutzerhandbuch ist in elektronischer Form als PDF (Portable Document Format)-Version verfügbar.
Sie können es nach dem Login in „Rechnung Online Komfortversion“ auf der Seite Hilfe unter Benutzerhandbuch anzeigen oder herunterladen. Zur Gewährleistung einer optimalen Anzeigequalität empfiehlt die
Deutsche Telekom AG die Verwendung von Adobe Acrobat ab Version 6.0.1. Die aktuelle Version von Acrobat können Sie kostenlos von der Webseite www.telekom.de/pdf herunterladen. In der PDF-Version dieses Handbuchs können Sie auf Querverweise klicken, um zum entsprechenden Bereich zu gelangen (dies
gilt auch für Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis und Index). Sie können auch auf Verweise auf Websites
klicken, um Ihren Browser zu starten und zur entsprechenden Website zu gelangen. Das Handsymbol in
Acrobat wird zum Fingersymbol, wenn auf Text gedeutet wird, der mit anderem Material verknüpft ist.
- 14 -
Textkonventionen in diesem Handbuch
In diesem Handbuch werden die folgenden Textkonventionen verwendet:
Fett
Kennzeichnet im Fließtext die Button
wie z.B. Übernehmen, Prüfen oder Löschen
Fett und kursiv
Kennzeichnet im Fließtext die Schaltflächen der Kopf- und Navigationsleiste wie z.B. Rechnungspositionen , Buchhaltung oder Beenden
Fett, Kursiv und unterstrichen
Kennzeichnet im Fließtext die aufzurufenden Seiten wie z.B. Startseite,
Kursiv
Kennzeichnet im Fließtext die Anmerkungstexte
“Bezeichnung“
Kennzeichnet im Fließtext Bezeichnungen wie z.B. Spalten oder Zeilen
„Eingabefeld“
Kennzeichnet im Fließtext die Eingabefelder oder den im Eingabefeld
einzugebenden Text
Serifenlose Schrift
Dateinamen wie z.B. Beispiel.tif
Link
Kennzeichnet im Fließtext einen Link zu einer Webseite oder zu einer
Textmarke in diesem Dokument
HINWEIS:
Weitere ergänzende Informationen
ACHTUNG:
Weitere Informationen, die Sie beachten sollten
TIPP:
Vorschläge zur Nutzung von Funktionen für bestimmte Aufgaben
•
Pfad 1 > Pfad 2
Aktuelle Rechnung oder Buchhaltung
Aufzählungszeichen für einzelne Punkte
Pfadangabe in der Statuszeile “Sie sind hier:“ oder
Angabe des Navigationspfads durch die blaue Navigationsleiste wie
z.B. Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen
- 15 -
Bedienungsanleitung
Zusätzlich zu diesem Handbuch steht Ihnen die Bedienungsanleitung von „Rechnung Online Komfortversion“ zur Verfügung. Sie enthält Informationen über Funktionen, Bedienung und Einstellungen. Sie liegt im
HTML- und PDF-Format vor und ermöglicht Ihnen den schnellen, einfachen Zugriff auf Informationen. In der
Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ finden Sie die Bedienungsanleitung unter der Schaltfläche
Hilfe in der Kopfzeile am oberen Bildschirmrand. Auf der Seite Hilfe können Sie die Bedienungsanleitung
über die Schaltfläche Bedienungsanleitung in der blauen Navigationsleiste aufrufen. Wenn Sie in dieser
HTML-Ansicht oben rechts auf die -Schaltfläche klicken, wird Ihnen die Bedienungsanleitung als PDFDokument zur Verfügung gestellt. Sie können sich diese Datei anzeigen lassen oder auf Ihren PC herunterladen.
Darüber hinaus steht Ihnen für die jeweils aktuelle Seite eine Hilfe zur Verfügung, die nicht mehr und nicht
weniger Unterstützung bietet als nötig ist, damit Sie ohne Verzögerungen Ihrer Arbeit nachgehen können.
Diese kontextsensitive Hilfefunktion rufen Sie auf der aktuellen Seite oben rechts mit der ?-Schaltfläche auf.
Kurzanleitung
Für einen schnellen Einstieg finden Sie in der Kurzanleitung einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten von „Rechnung Online Komfortversion“. In der Anwendung finden Sie
die Kurzanleitung unter der Schaltfläche Hilfe in der Kopfzeile. Auf der Seite Hilfe können Sie die Kurzanleitung über die Schaltfläche Kurzanleitung in der blauen Navigationsleiste aufrufen. Wenn Sie in dieser
HTML-Ansicht oben rechts auf die -Schaltfläche klicken, wird Ihnen die Kurzanleitung als PDF-Dokument
zur Verfügung gestellt. Sie können sich diese Datei anzeigen lassen oder auf Ihren PC herunterladen.
Im Abkürzungsverzeichnis werden Ihnen die in der Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ verwendeten Abkürzungen erläutert. In der Anwendung finden Sie das Abkürzungsverzeichnis unter der
Schaltfläche Hilfe in der Kopfzeile. Auf der Seite Hilfe können Sie das Abkürzungsverzeichnis über die
Schaltfläche Abkürzungen in der blauen Navigationsleiste aufrufen. Zum Ausdrucken des angezeigten
Abkürzungsverzeichnisses auf Ihrem Drucker klicken Sie einfach oben rechts auf die -Schaltfläche.
Das Abkürzungsverzeichnis steht Ihnen auch in diesem Benutzerhandbuch im Kapitel 12 Anhang unter
Abkürzungsverzeichnis ab Seite 155 zur Verfügung.
- 16 -
Helpdesk und Kontakt
Falls Sie einmal gar nicht weiterwissen, können Sie unsere Kundenbetreuung wie folgt erreichen:
•
telefonisch unter
0180 / 2 22 77 33
•
per Fax
0180 / 2 22 77 22
•
per E-Mail über www.telekom.de/rechnung-business/kontakt
unter
Das E-Mail-Kontaktformular ist von jeder Seite aus über diese Schaltfläche erreichbar. Mit diesem Formular senden Sie Ihr Anliegen direkt an unsere Kundenbetreuung. Weitere Hinweise zum Kontakt finden Sie im Kapitel 5 Startseite unter Kontakt ab Seite 47.
Unter dem Text-Eingabefeld des Kontakt-Formulars sehen Sie zudem Angaben über Ihr System. Diese
Angaben werden beim Versenden des Formulars mitgeschickt und helfen uns, Ihr Problem schneller
und besser zu lösen. Weitere Hinweise zur Lösung von Problemen finden Sie im Kapitel 14
Fehlerbehandlung ab Seite 153.
- 17 -
Kapitel 2 Zugangsvoraussetzungen
2
Zugangsvoraussetzungen
Systemvoraussetzungen
Hardware
Für effizientes Arbeiten ist folgende PC-Konfiguration empfehlenswert:
•
Pentium-PC
•
Hauptspeicher mindestens 16 MB (empfohlen 32 MB)
Bei Verwendung der Internet-Zugangssoftware T-Online Version 4.0 wird ein Hauptspeicher von mindestens 32 MB (je nach Auslastung des Rechners 64 MB) empfohlen.
•
ISDN-Karte (empfohlen), DSL-Modem/-Karte oder Modem mit mindestens 28.800 bps
•
ISDN-Wählverbindung (empfohlen), DSL-Anschluss oder analoger Telefonanschluss
•
VGA-Monitor
Bei Verwendung der Internet-Zugangssoftware T-Online Version 4.0 wird ein SVGA-Monitor empfohlen.
•
Grafikkarte mit mindestens 800 x 600 Bildpunkten Auflösung und 256 Farben
Bei Verwendung der Internet-Zugangssoftware T-Online Version 4.0 wird eine Grafikkarte mit 65.536
Farben (64K) empfohlen.
Software
Folgende Software ist notwendig, um die Anwendung nutzen zu können:
•
alle Betriebssysteme ab Windows 95 / NT
•
Internet-Zugangssoftware (z.B. T-Online 5.0)
•
Als Browser sollten Sie den Netscape Communicator ab Version 4.0 oder den Microsoft Internet Explorer ab Version 5.0 (32 bit) verwenden. Die Verwendung anderer Browser wird grundsätzlich nicht empfohlen.
Die optimale Leistung wird mit dem Microsoft Internet Explorer 5.5 mit SP1 erreicht.
HINWEIS: Bitte beachten Sie unbedingt die Angaben im Kapitel 2 Zugangsvoraussetzungen unter
Unterstützte Browser auf Seite 22.
•
Tabellenverarbeitungssoftware für die Weiterverarbeitung der downloadbaren Daten (z.B. Microsoft
Excel, Lotus123, o.ä.)
- 18 -
Internetzugang mit T-Online
Die 32-bit Version der T-Online Software wird auf einer CD mit der aktuellen Version 5.0 bereitgestellt, welche in Verbindung mit der Bestellung eines T-Online Zugangs zugestellt wird oder als Update von T-Online
bezogen werden kann.
Installation von T-Online
Damit die Installation reibungslos klappt, sollten folgende Punkte beachtet werden:
•
Programme schließen
Alle geöffneten Programme (z.B. Word oder PowerPoint) müssen geschlossen sein. Klicken Sie hierzu
auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke des Programms.
•
Systemüberwachungstools deaktivieren
Auf Ihrem PC installierte Virenscanner und andere Tools zur Systemüberwachung müssen deaktiviert
werden.
•
Zugangsart installieren
Bevor Sie mit der Installation der T-Online Software beginnen, müssen ein analoges Modem bzw. eine
ISDN-Karte oder die entsprechende DSL-Hardware (wie DSL-Modem/-Karte, Splitter und Netzwerkkarte) installiert sein.
•
Zugangsdaten bereithalten
Ihre persönlichen Zugangsdaten – die Sie in Ihrer Auftragsbestätigung finden – halten Sie am besten
griffbereit.
TIPP: Das Wort „Installation“ sollte Sie nicht beunruhigen
In klaren und einfachen Dialogen führt Sie die CD-ROM automatisch durch den gesamten Vorgang. Übernehmen Sie die Voreinstellungen aller Installationsfenster einfach mit Weiter, und Sie können praktisch
keine Fehler machen.
Vorgehensweise
1. Schritt Einlegen der T-Online CD
Legen Sie die CD mit der T-Online Software 5.0 ins CD-ROM-Laufwerk Ihres PC. Sobald sich
die Startseite geöffnet hat, klicken Sie auf T-Online Software 5.0 installieren.
HINWEIS: Sollte die Startseite nicht automatisch erscheinen, doppelklicken Sie im Windows-Explorer
unter dem Buchstaben Ihres CD-ROM-Laufwerks (meist D) auf „start.exe“.
2. Schritt Die Installation beginnt
Sie werden von der T-Online Software aufgefordert, alle Windows-Programme, Virenscanner
und Systemüberwachungstools zu beenden, um eine reibungslose Installation zu ermöglichen.
Klicken Sie auf Weiter, um mit der Installation fortzufahren.
- 19 -
3. Schritt Bestätigung des Lizenzvertrags
Hier haben Sie Gelegenheit, sich den Lizenzvertrag durchzulesen. Klicken Sie auf Ja, um dem
Vertrag zuzustimmen.
4. Schritt Installationstyp festlegen
T-Online empfiehlt Ihnen die Standardinstallation vorzunehmen. Dazu klicken Sie einfach auf
Weiter. Als erfahrener Anwender können Sie hier auch durch Auswahl der Benutzerdefinierten
Installation einen individuellen Installationstyp festlegen.
HINWEIS: Zur Standardinstallation gehören alle Programme von T-Online, also das StartCenter, der T-
Online Browser, der T-Online Messenger, T-Online eMail und OnlineBanking. Für die Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ sollte als Browser der Microsoft Internet Explorer ab Version 5.0 oder der
Netscape Communicator ab Version 4.0 verwendet werden. Wenn Sie den T-Online Browser oder andere
Komponenten aus der Standardinstallation nicht verwenden wollen, wählen Sie die Benutzerdefinierte
Installation und wählen dabei nur die Komponenten aus, die Sie wirklich benötigen.
5. Schritt Kopiervorgang starten
Hier sehen Sie, welche Komponenten auf Ihrem PC installiert werden, in welches Zielverzeichnis die Installation erfolgt, unter welcher Programmgruppe Sie die neue Software finden und
wie viel Speicherplatz die Programme auf der Festplatte benötigen. Klicken Sie auf Weiter, um
den Kopiervorgang und somit die Installation zu starten.
HINWEIS: Übernehmen Sie die Voreinstellungen der nachfolgenden Installationsfenster, indem Sie
Weiter bzw. Fertig stellen anklicken.
6. Schritt Zugangsart einstellen
Wenn Sie ein Modem oder eine ISDN-Karte in Ihrem PC installiert haben und die Software innerhalb Deutschland installieren übernehmen Sie die Voreinstellungen mit einem Klick auf
Weiter. Wenn Sie künftig über ein firmeninternes Netzwerk oder über DSL online gehen möchten, klicken Sie den Kreis vor der entsprechenden Verbindung an und anschließend den Button
Weiter.
HINWEIS: Für Nutzer einer ISDN-Karte
Nachdem Sie durch Klicken der Weiter-Taste die Konfiguration fortgesetzt haben, erscheinen weitere Installationsfenster, die nicht in dieser Anleitung abgebildet sind. Klicken Sie Weiter, und Sie übernehmen automatisch die Voreinstellungen.
HINWEIS: Für DSL-Nutzer
Haben Sie DSL gewählt, erscheinen jetzt weitere Installationsfenster, die nicht in dieser Anleitung abgebildet sind. Wir empfehlen, die jeweiligen Voreinstellungen durch das Klicken von Weiter zu übernehmen.
- 20 -
In Ausnahmefällen ist es möglich, dass Sie zur Installation die CD Ihres Betriebssystems (Windows 98, 2000, XP oder Windows ME) und eine entsprechend eingebaute sowie konfigurierte
Netzwerkkarte (Ethernet) benötigen (gilt nur für LAN und T-DSL).
7. Schritt Modem/Gerät auswählen
Hier wählen Sie ein analoges Modem bzw. eine ISDN-Karte oder ein DSL-Modem aus, über die
die Verbindung ins Internet hergestellt werden sollen. Meist genügt es, die Voreinstellungen zu
übernehmen und die Installation durch Klicken auf Weiter fortzusetzen.
8. Schritt T-Online Zugang im Inland
Wenn sich Ihr Computer über Ihren normalen Telefonanschluss zu T-Online einwählt, brauchen
Sie an dieser Voreinstellung nichts ändern.
HINWEIS: Wenn sich Ihr Computer über eine Nebenstelle (z.B. Telefonanlage) zu T-Online einwählt,
klicken Sie auf das Feld vor „Standardeinstellungen an einer Nebenstelle“ und anschließend auf Weiter. Im
nächsten Dialogfenster geben Sie dann die Amtsziffer (z.B. „0“) ein und klicken auf Fertig stellen.
Per Klick auf Fertig stellen fahren Sie mit der Installation fort.
9. Schritt Abschluss der Installation
Um die Installation abzuschließen, klicken Sie einfach auf Neustart.
HINWEIS: Nach dem Neustart wird die T-Online Software 5.0 automatisch gestartet und Ihre Zugangsdaten werden abgefragt.
Bitte beachten Sie, dass sämtliche vorher nicht gespeicherten Daten durch den Neustart verloren gehen.
10. Schritt Abfrage der Zugangsdaten
In diesem Schritt werden Ihre T-Online Zugangsdaten, die Sie der Auftragsbestätigung von TOnline entnehmen, auf der Festplatte gespeichert. Die Auftragsbestätigung für T-Online befindet sich in Ihrem Einsteigerpaket.
Als „Profilnamen“ übernehmen Sie bitte den Eintrag „Standard“.
Geben Sie nun Ihre 12-stellige „Anschlusskennung“ und die „Zugehörige T-Online Nummer“
ein.
Das Feld „Mitbenutzernummer/Suffix“ lassen Sie bitte leer. Sollte das Feld bereits ausgefüllt
sein, können Sie die Voreinstellung übernehmen.
Im Feld „Persönliches Kennwort“ können Sie die Daten aus der Auftragsbestätigung von TOnline übernehmen.
HINWEIS: Wenn Sie Ihr persönliches Kennwort eingeben, wird es gespeichert. Aus Sicherheitsgründen
empfehlen wir jedoch, das Kennwort bei jedem Verbindungsaufbau mit dem Internet neu einzugeben.
Klicken Sie auf Weiter, um die Daten zu speichern.
- 21 -
T-Online Login
Wenn Sie in Ihrer T-Online Zugangs-Software die eigene Anschlusskennung, die Benutzernummer und das
persönliche Kennwort eingegeben haben, können Sie jetzt eine Verbindung zum Internet aufbauen. Einfach
das T-Online StartCenter aufrufen und in der Kopfzeile im Menü Funktionen, Anwahl auswählen oder das
Feld Verbindung ins Internet anklicken.
HINWEIS: Das persönliche Kennwort für T-Online wird nun bei jeder Einwahl ins Internet abgefragt. Wir
empfehlen, die Zeichenkombination so schnell wie möglich zu ändern: Einfach im T-Online StartCenter
über den Knopf Services und dann unter Administration auf Kennwort ändern klicken.
Nach erfolgter Einwahl muss der Browser gestartet werden.
Unterstützte Browser
Microsoft Internet Explorer
Für die Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ empfehlen wir die Verwendung des Internet Explorers 5.5 mit SP1. Den empfohlenen Browser können Sie auf der Webseite von Microsoft unter der Rubrik
Download-Center herunterladen.
Die Anwendung unterstützt den Microsoft Explorer ab Version 5.0.
Netscape Communicator
Der Netscape Communicator ab Version 4.0 ist für die Verwendung von „Rechnung Online Komfortversion“
geeignet.
T-Online Browser
Sie können bei der Installation der Internet-Zugangssoftware T-Online ab Version 4.0 auch den T-Online
Browser installieren. Dieser Browser ist für die Verwendung von „Rechnung Online Komfortversion“ geeignet.
- 22 -
Browser-Konfiguration
Bitte prüfen Sie die Einstellungen des von Ihnen verwendeten Browsers. Für die Nutzung von „Rechnung
Online Komfortversion“ sind folgende Einstellungen empfehlenswert:
•
Java
Die Verwendung von Java und Java-Script muss im Browser aktiviert sein.
•
SSL 3 – Verschlüsselung
In den Sicherheitseinstellungen Ihres Browser muss die Verwendung von SSL 3 aktiviert sein.
•
Cache-Funktion aktivieren (Cache enthält temporäre Internet-Dateien)
Um das Laden der einzelnen Seiten zu beschleunigen, empfiehlt es sich, die Cache-Optionen im Browser zu aktivieren.
•
Cookies akzeptieren
Zur Authentifizierung Ihrer Benutzerkennung, zur höheren Sicherheit und zur Beschleunigung der Ladezeiten werden von unserem Server Cookies versendet, die in Ihrem Browser akzeptiert werden müssen. Um wiederholte Unterbrechungen während Ihrer Rechnung Online-Sitzung zu vermeiden, können
Sie die Warnmeldungen vor dem Akzeptieren von Cookies unterdrücken.
•
Proxy-Server umgehen
Zur Verbesserung der Performance können Sie die Verwendung eines Proxy-Servers ausschalten.
(Hinweis: Falls Sie sich innerhalb eines Firmennetzes befinden, sollten die Einstellungen des ProxyServers nicht verändert werden.)
Nutzungszeiten
Die Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ steht Ihnen von Montag bis Sonntag von 0:00 Uhr –
24:00 Uhr zur Verfügung.
Über Ausfälle der Anwendung, die durch Wartungsarbeiten oder Versionswechsel hervorgerufen werden
können, werden Sie rechtzeitig auf der Anmeldeseite informiert.
- 23 -
Kapitel 3 Starten der Anwendung
3
Starten der Anwendung
Um die Anwendung nutzen zu können, ist es notwendig, den Browser zu starten. Anschließend muss die
folgende Adresse in der Adresszeile des Browsers eingegeben werden:
https://www.t-com.de/rechnung-business
ACHTUNG: Die oben angegebene Adresse muss genau übernommen werden, da Groß- und Kleinschreibung geprüft werden!
Nach der Eingabe der Adresse in der Adresszeile des Browsers erscheint die folgende Anmeldeseite:
Abbildung 1 Anmeldeseite
TIPP:
Es empfiehlt sich, diese Adresse als Favorit zu übernehmen, damit die Eingabe der Adresse für
künftige Zugänge entfällt. Hierzu wählen Sie nach dem erfolgreichen Laden der Anmeldeseite die Menüoption Favoriten, Favoriten hinzufügen. Die Adresse von „Rechnung Online Komfortversion“ wird damit als
letzter Eintrag den Favoriten hinzugefügt.
- 24 -
Login
Nach der Beauftragung von „Rechnung Online Komfortversion“ haben Sie Ihr Passwort erhalten. Ihre Benutzerkennung zur erstmaligen Anmeldung ist Ihre Kundennummer, die Sie oben rechts auf Ihrer Papierrechnung finden. Um in die Anwendung zu gelangen, geben Sie Ihre Zugangsdaten in die entsprechenden
Eingabefelder auf der Anmeldeseite ein. Bei der erstmaligen Eingabe der Benutzerkennung (Kundennummer) können Sie die Leerzeichen zwischen den Ziffern weglassen. Anschließend bestätigen Sie Ihre
Anmeldung durch die Eingabe-Taste oder klicken auf den Button Login.
Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite von „Rechnung Online Komfortversion“.
Weitere Informationen zur Startseite finden Sie im Kapitel 5 Startseite ab Seite 43.
Sollten Sie keine Fehlermeldung erhalten und wiederholt auf die Anmeldeseite zurückgesetzt werden,
prüfen Sie bitte die Einstellungen Ihres Browsers im Kapitel 2 Zugangsvoraussetzungen unter BrowserKonfiguration auf Seite 23.
Falls Sie Ihre Benutzerkennung oder Ihr Passwort vergessen haben, können Sie unsere Kundenbetreuung
über den Link „Kontakt“ erreichen.
Erstmalige Anmeldung
Nach dem erstmaligen Login müssen Sie aus Sicherheitsgründen Ihre Benutzerkennung sowie das zugesandte Passwort ändern. Außerdem ist eine Geheime Frage auszuwählen oder selbst zu definieren, damit
Sie Ihr Passwort ändern können, falls Sie es einmal vergessen sollten.
Die folgende Abbildung zeigt den Dialog für die Pflichtänderung der Benutzerkennung:
Abbildung 2 Pflichtänderung der Benutzerkennung nach der erstmaligen Anmeldung
- 25 -
Die folgende Abbildung zeigt den Dialog für die Pflichtänderung des Passworts:
Abbildung 3 Pflichtänderung des Passworts nach der erstmaligen Anmeldung
Durch Anklicken des Button Übernehmen werden Ihre Änderungen der Zugangsdaten in die Anwendung
„Rechnung Online Komfortversion“ übernommen.
Regeln für die Änderung der Benutzerkennung und des Passworts
Für die Änderung Ihrer Benutzerkennung und der Bildung eines gültigen Passworts gelten folgende Regeln:
•
Ihre Benutzerkennung muss mindestens aus 6 und kann maximal aus 32 Zeichen bestehen. Die neue
Benutzerkennung darf nicht der alten Benutzerkennung und nicht dem Passwort entsprechen.
•
Ihr Passwort muss mindestens aus 8 und kann maximal aus 32 Zeichen bestehen. Ihr neues Passwort
darf nicht Ihrem alten Passwort und der Benutzerkennung entsprechen.
•
Es wird nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden.
•
Erlaubt sind alle Buchstaben (außer Umlaute), Ziffern und bestimmte Sonderzeichen.
- 26 -
Unter dem auf der Seite Passwort ändern angezeigten Link wird Ihnen die folgende Übersicht der erlaubten Zeichen angezeigt:
Abbildung 4 Erlaubte Zeichen für Passwort und Benutzerkennung
- 27 -
Fehlerhafte Eingabe bei der Anmeldung
Sollten Sie beim Login eine fehlerhafte Eingabe machen, werden Sie darauf hingewiesen und zur erneuten
Eingabe aufgefordert.
ACHTUNG: Nach der vierten falschen Eingabe der Benutzerkennung mit einem ungültigen Passwort
erhalten Sie den Hinweis, dass Ihr Rechnung Online Zugang nach einem erneuten Fehlversuch gesperrt
wird (siehe folgende Abbildung).
Abbildung 5 Benutzerkennung wird nach nächster Falscheingabe gesperrt
- 28 -
Zugang wurde durch Fehleingaben gesperrt
Haben Sie auf der Anmeldeseite die Kombination aus Ihrer Benutzerkennung und Ihrem Passwort mehr als
4-mal falsch eingegeben, wurde Ihr Zugang durch die 5 aufeinander folgenden Fehleingaben gesperrt. Die
folgende Abbildung zeigt den Dialog bei einer Zugangssperre durch Fehleingabe:
Über die Schaltfläche Kontakt in der Kopfzeile steht Ihnen eine E-Mail-Funktion für Anfragen an die Anwendungsbetreuung zur Verfügung.
Abbildung 6 Benutzerkennung wurde durch 5 Fehleingaben gesperrt
- 29 -
Benutzerkennung ist gesperrt
In dem in der folgenden Abbildung dargestellten Dialog, werden Sie darüber informiert, dass für Ihre Benutzerkennung der Zugang zur Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ gesperrt ist. Dabei wurde der
Zugang durch die Anwendungsbetreuung gesperrt.
Über die Schaltfläche Kontakt in der Kopfzeile steht Ihnen eine E-Mail-Funktion für Anfragen an die Anwendungsbetreuung zur Verfügung.
Abbildung 7 Benutzerkennung ist gesperrt
- 30 -
Login nach Ablauf des Vertragsverhältnisses
Melden Sie sich bei der Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ an, nachdem das Vertragsverhältnis für „Rechnung Online Komfortversion“ abgelaufen ist, wird Ihnen statt der Startseite eine Fehlerseite
angezeigt.
Die folgende Abbildung zeigt diese Fehlerseite:
Abbildung 8 Login nach Ablauf des Vertragsverhältnisses
- 31 -
Vergabe „Geheime Frage“ im erstmaligen Anmeldeprozess
Haben Sie erfolgreich Ihre Benutzerkennung und Ihr Passwort im erstmaligen Anmeldeprozess geändert,
werden Sie aufgefordert eine Geheime Frage auszuwählen oder zu definieren und eine Antwort dazu einzugeben.
Abbildung 9 Vergabe „Geheime Frage“ im erstmaligen Anmeldeprozess
HINWEIS: Die Geheime Frage muss mindestens 10 Zeichen und darf maximal 128 Zeichen lang sein.
Die Zeichenlänge der Antwort muss mindestens 4 Zeichen, maximal 32 Zeichen betragen.
Die Bestätigung der Auswahl oder Eingabe der Frage und die Eingabe der Antwort wird durch den Button
Übernehmen abgeschlossen.
- 32 -
Benutzerkennung oder Passwort vergessen
Wenn Sie Ihre Benutzerkennung oder Ihr Passwort vergessen haben, können Sie auf der Login-Seite über
den Link “vergessen?“ auf eine Seite gelangen, auf der Sie Ihre Benutzerkennung anzeigen lassen oder Ihr
Passwort ändern können.
Eingabe-Dialog zur Online-Anzeige der Benutzerkennung
Nach dem Klick auf den Link “vergessen?“ unter Benutzerkennung erscheint die Seite wie in der folgenden
Abbildung dargestellt.
Abbildung 10 Benutzerkennung vergessen
Im Eingabe-Dialog werden Sie zur eindeutigen Identifizierung Ihres Zugangs aufgefordert, Ihre E-MailAdresse einzugeben.
Durch Anklicken des Buttons Übernehmen werden Ihre Eingaben überprüft. Je nach Ergebnis der Überprüfung wird Ihnen die entsprechende Meldung angezeigt. Handelt es sich bei der Eingabe um eine registrierte
E-Mail-Adresse, wird Ihnen an diese Adresse eine E-Mail mit der Benutzerkennung gesendet.
Ist die E-Mail-Adresse nicht registriert, wird Ihnen nachfolgende Fehlermeldung angezeigt.
- 33 -
Abbildung 11 Fehlermeldung E-Mail-Adresse nicht registriert
Bei fehlender Registrierung oder Vergessen der E-Mail-Adresse, können Sie über den Link „hier“ die Möglichkeit nutzen, sich über Ihr Buchungskonto Ihre Benutzerkennung anzeigen zu lassen. Dabei erscheint
folgendes Fenster.
Abbildung 12 Eingabe-Dialog des Buchungskontos zu Anzeige der Benutzerkennung
Im Eingabe-Dialog werden Sie zur eindeutigen Identifizierung Ihres Zugangs aufgefordert, Ihr Buchungskonto einzugeben. Durch Anklicken des Buttons Übernehmen werden Ihre Eingaben überprüft. Je nach
Ergebnis der Überprüfung wird Ihnen die entsprechende Meldung angezeigt.
Falls Sie Fragen zur Anwendung haben oder zusätzliche Informationen benötigen, haben Sie die Möglichkeit, über den Link “Konnten wir Ihnen mit diesen Informationen nicht weiterhelfen, klicken Sie bitte auf
Kontakt.“ ein personalisiertes Kontakt-Formular zu öffnen. Über dieses Formular können Sie Ihre Fragen an
den Helpdesk der Anwendung Rechnung Online Komfortversion richten.
- 34 -
Ist die Buchungskontonummer nicht registriert, wird Ihnen nachfolgende Fehlermeldung angezeigt.
Abbildung 13 Fehlermeldung Buchungskontonummer nicht registriert
Um Sie bei der Eingabe Ihres Buchungskontos zu unterstützen, wird Ihnen eine Hilfestellung gegeben, wo
Sie diese Angabe finden können. Über den Link Papierrechnung oder Begrüßungsschreiben können Sie
ein Fenster aufrufen, das den Kopf einer Beispiel-Rechnung (siehe Abbildung 14) oder eines Begrüßungsschreibens (siehe Abbildung 15) zeigt, in dem das Buchungskonto farblich hervorgehoben ist.
Durch Anklicken des Buttons Übernehmen werden Ihre Eingaben überprüft. Je nach Ergebnis der Überprüfung wird Ihnen die entsprechende Meldung angezeigt.
Die folgende Abbildung zeigt den Kopf einer Beispiel-Rechnung, in dem das Buchungskonto farblich hervorgehoben ist:
Abbildung 14 Beispiel Papierrechnung
- 35 -
Die folgende Abbildung zeigt den Kopf eines Begrüßungsschreibens, in dem das Buchungskonto farblich
hervorgehoben ist:
Abbildung 15 Beispiel Begrüßungsschreiben
Benutzerkennung wurde übernommen
Nachdem Sie Ihr Buchungskonto haben und eine eindeutige aktive Benutzerkennung ermittelt werden
konnte, erscheint die Benutzerkennung im Login-Fenster.
Zusätzlich wird Ihnen eine Erfolgsmeldung ausgegeben, die in der folgenden Abbildung zu sehen ist.
Abbildung 16 Benutzerkennung erfolgreich übernommen
- 36 -
Eingabe-Dialog zur Änderung des Passwortes
Eingabe der Benutzerkennung
Nach dem Klick auf den Link “vergessen?“ unter Passwort erscheint die Seite wie in der folgenden Abbildung dargestellt.
Abbildung 17 Benutzerkennung eingeben
Im Eingabe-Dialog müssen Sie Ihre Benutzerkennung eingeben. Nach Anklicken des Button Übernehmen
wird überprüft, ob Sie eine registrierte Benutzerkennung eingegeben haben.
Um sich die Benutzerkennung anzeigen zu lassen, können sie über den Link „Falls Ihnen diese nicht vorliegt, helfen wir hier gerne weiter.“ auf die Seite „Benutzerkennung vergessen“ gelangen und daraufhin den
oben beschriebenen Anweisungen folgen.
Ist die Benutzerkennung nicht registriert, wird Ihnen nachfolgende Fehlermeldung angezeigt und der Zugang zur Änderung des Passwortes ist auf diesem Weg nicht möglich.
- 37 -
Abbildung 18 Fehlermeldung Benutzerkennung nicht registriert
Aus der Fehlermeldung heraus haben Sie die Möglichkeit, in das Fenster zur Anzeige der Benutzerkennung
zu verzweigen.
Ist die Benutzerkennung in Rechnung Online registriert, aber für Ihre Benutzerkennung keine Geheime
Frage gespeichert, wird Ihnen folgende Fehlermeldung angezeigt.
Abbildung 19 Fehlermeldung Keine "Geheime Frage" gespeichert
Aus der Fehlermeldung heraus haben Sie die Möglichkeit, das Kontaktformular aufzurufen, um per Mail an
den Helpdesk die Rücksetzung des Passwortes zu veranlassen.
- 38 -
Eingabe der Antwort auf die Geheime Frage
Ist die eingegebene Benutzerkennung in der Anwendung registriert und haben Sie eine Geheime Frage
gespeichert, wird Ihnen die gespeicherte Frage angezeigt, und Sie werden zur Eingabe der Antwort auf die
Frage aufgefordert.
Abbildung 20 Eingabe der Antwort auf die "Geheime Frage"
Nach Anklicken des Buttons Übernehmen wird überprüft, ob die eingegebene und die gespeicherte Antwort übereinstimmen.
Stimmen die eingegebene und die gespeicherte Antwort nicht überein, wird Ihnen eine entsprechende
Fehlermeldung angezeigt und Sie müssen die Eingabe der Antwort wiederholen. Aus Sicherheitsgründen
haben Sie aber nur drei Versuche, um die richtige Antwort einzugeben. Nach der dritten Falscheingabe
sperrt die Anwendung den kompletten Zugang zu Rechnung Online für die eingegebene Benutzerkennung. Innerhalb der Meldung, die Sie über das Sperren des Zugangs informiert, besteht die Möglichkeit
durch Klicken auf den Link „hier“, das Kontakt-Formular aufzurufen und sich an den Helpdesk zu wenden.
- 39 -
Änderung des Passwortes
Stimmt die eingegebene Antwort mit der gespeicherten Antwort überein, gelangen Sie in den Dialog, in
dem Sie das Passwort ändern können.
Abbildung 21 Änderung des Passwortes
Nach Anklicken des Buttons Übernehmen wird das Passwort überprüft.
Hierbei gelten die gleichen Bedingungen und Prüfungen wie bei der Passwort-Pflichtänderung im erstmaligen Anmeldeprozess. Erfüllt das von Ihnen neu vergebene Passwort alle Anforderungen, wird das neue
Passwort verschlüsselt gespeichert und Ihnen die erfolgreiche Änderung des Passwortes angezeigt.
- 40 -
Kapitel 4 Beenden der Anwendung
4
Beenden der Anwendung
Logout
Aus Sicherheitsgründen sollten Sie zum Abschluss Ihrer Arbeit die Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ ordnungsgemäß verlassen. Verwenden Sie zum Verlassen der Anwendung grundsätzlich die
Schaltfläche Beenden in der Kopfzeile am oberen Bildschirmrand. Diese Schaltfläche ist Bestandteil der
festen Kopfzeile und steht Ihnen auf jeder beliebigen Seite zur Verfügung.
Sicherheitsabfrage
Nachdem Sie auf einer beliebigen Seite die Schaltfläche Beenden aufgerufen haben, wird der untenstehende Dialog mit einer Sicherheitsabfrage angezeigt. Sie können hier über den Button Ja die Anwendung
und damit die geschützte Verbindung beenden. Über den Button Nein bleiben Sie in der Anwendung angemeldet und verzweigen wieder in die Startseite.
Die folgende Abbildung zeigt diesen Dialog:
Abbildung 22 Anwendung verlassen und geschützte Verbindung beenden
- 41 -
Kapitel 4 Beenden der Anwendung
Anwendung beendet
Nachdem Sie im Dialog Beenden mit dem Button Ja das Verlassen der Anwendung bestätigt haben, werden Sie mit einem abschließenden Dialog aus der Anwendung verabschiedet. Die in Ihrem Browser gespeicherte Anwendungsdaten werden gelöscht.
Die folgende Abbildung zeigt diesen Dialog:
Abbildung 23 Erneute Anmeldung in Rechnung Online
Über diesen abschließenden Dialog können Sie sich wieder erneut bei Rechnung Online anmelden oder
den Browser schließen.
Um sich über Produkte und Dienstleistungen der Deutschen Telekom AG zu informieren, wird Ihnen auf
dieser Seite der Link www.t-com.de angezeigt.
- 42 -
Kapitel 5 Startseite
5
Startseite
Nach der erfolgreichen Anmeldung an „Rechnung Online Komfortversion“ wird Ihnen die Startseite (siehe
untenstehende Abbildung) angezeigt. Sie besteht aus folgenden Elementen, die Sie auch auf allen anderen
Seiten wiederfinden:
•
•
•
•
Kopfzeile
Kundeninfobox
Statuszeile
Navigationsleiste
Im Fuß der Startseite stehen Ihnen – wenn vorhanden - Links zu wichtigen Informationen zur Verfügung:
• z.B. bei Änderungen der Allgemeine Geschäftsbedingungen
Die folgende Abbildung zeigt die Startseite:
Abbildung 24 Startseite
- 43 -
Liegen zu einem Ihrer Buchungskonten detaillierte Informationen zur Rechnung oder Einzelverbindungen
für Mehrwertdienst-Produkte (z.B. 0700er-Rufnummer) vor, wird auf der Startseite zusätzlich ein Button
Belegübersicht angezeigt, über den Sie zum Download dieser Daten gelangen.
Die folgende Abbildung zeigt die Startseite, wenn Rechnungsdetails zu Mehrwertdienst-Produkten vorliegen:
Abbildung 25 Startseite mit Belegübersicht
- 44 -
Seitenaufbau
Damit Sie sich in der Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ gut zurechtfinden, haben alle Seiten
einen identischen Aufbau. Sie finden auf jeder Seite eine Kopfzeile, eine Kundeninfobox, eine Statuszeile
und eine Navigationsleiste.
Kopfzeile
Die Kopfzeile wird Ihnen während der gesamten Nutzung der Anwendung auf jeder Seite angezeigt.
In der Kopfzeile stehen Ihnen die Schaltflächen zur Verfügung
• Downloadaufträge
• Hilfe
• Kontakt
• Sitemap
• AGB
• Beenden
Downloadaufträge
Je nach Umfang können Download-Aufträge bis zur Fertigstellung einige Zeit in Anspruch nehmen. Damit
Sie bei größeren Aufträgen nicht ständig auf die Fertigstellung warten müssen, kann „Rechnung Online
Komfortversion“ Ihre Download-Aufträge bearbeiten - auch wenn Sie die Anwendung „Rechnung Online
Komfortversion“ schon beendet haben - und sie nach der Fertigstellung für Sie in der Anwendung ablegen.
Über die Schaltfläche Downloadaufträge in der Kopfzeile am oberen Bildschirmrand können Sie den aktuellen Status Ihrer Download-Aufträge einsehen und Ihre Aufträge bearbeiten.
In einer tabellarischen Ansicht (siehe Abbildung auf der nächsten Seite) werden Ihnen Ihre Aufträge mit
dem Auftragsdatum, der voraussichtlichen Verfügbarkeit, Buchungskonto, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Art des Downloads aufgelistet. An der voraussichtlichen Verfügbarkeit können Sie erkennen,
zu welchem Zeitpunkt Ihr jeweiliger Download-Auftrag fertig gestellt sein wird und von Ihnen abgeholt werden kann. In der Spalte “Status“ erkennen Sie, ob Ihr Auftrag gerade beauftragt wurde, in Bearbeitung ist
oder schon fertig gestellt wurde.
Fertiggestellte Download-Aufträge können Sie in der Spalte “Auswahl“ markieren und durch Anklicken des
Button Download auf Ihren PC herunterladen. Wenn Sie einen Auftrag löschen wollen, ohne dass die Daten
auf Ihren PC heruntergeladen werden, klicken Sie auf den Button Löschen.
ACHTUNG: Beachten Sie bitte, dass Downloadaufträge, die seit dem Auftragsdatum älter als 30 Tage
sind, von der Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ automatisch gelöscht werden.
- 45 -
Die folgende Abbildung zeigt die Seite Downloadaufträge:
Abbildung 26 Downloadaufträge
Hilfe
Durch Anklicken der Schaltfläche Hilfe in der Kopfzeile am oberen Bildschirmrand wird Ihnen die Seite
Hilfe angezeigt. Auf dieser Seite werden Ihnen in der Navigationsleiste die weiterführenden Schaltflächen
•
Kurzanleitung
•
Bedienungsanleitung
•
Benutzerhandbuch
•
FAQ
•
Abkürzungen
angeboten, unter denen Sie weitere Informationen zur Anwendung erhalten.
Dies sind eine Kurzanleitung, eine Bedienungsanleitung, FAQ´s (Frequently Asked Questions), dieses Benutzerhandbuch und das Abkürzungsverzeichnis. Ausführliche Erläuterungen zu diesen Hilfestellungen
finden Sie im Kapitel 1 Einleitung unter Bedienungsanleitung und Kurzanleitung auf der Seite 15.
- 46 -
Kontakt
Haben Sie Fragen zur Nutzung von „Rechnung Online Komfortversion“, zum Inhalt Ihrer TelekomRechnung, zum Passwort oder Ihrer Benutzerkennung? Dann schreiben Sie einfach eine E-Mail an unsere
Kundenbetreuung.
Über die Schaltfläche Kontakt in der Kopfzeile am oberen Bildschirmrand ist von jeder Seite aus das EMail-Kontaktformular von „Rechnung Online Komfortversion“ erreichbar (siehe untenstehende Abbildung).
Dort können Sie verschiedene Angaben zu Ihrer Fragestellung eingeben. Unter dem Text-Eingabefeld sehen Sie zudem Angaben über Ihr System. Diese Angaben werden beim Versenden des Formulars mitgeschickt und helfen uns, Ihr Problem schneller und besser zu lösen.
Klicken Sie auf den Button Senden und Ihre ausgefüllte Anfrage wird an den „Rechnung Online“- Helpdesk
geschickt und von diesem so schnell wie möglich bearbeitet und beantwortet.
Weitere Hinweise zur Lösung von Problemen finden Sie im Kapitel 14 Fehlerbehandlung ab Seite 153.
Die folgende Abbildung zeigt das Kontaktformular:
Abbildung 27 Kontaktformular
- 47 -
Sitemap
Um einen Gesamtüberblick über die Funktionen der Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ zu
erhalten, können Sie sich durch Anklicken der Schaltfläche Sitemap die Sitemap mit allen Navigationspfaden (siehe untenstehende Abbildung) anzeigen lassen.
Abbildung 28 Sitemap
- 48 -
AGB
Über den Link AGB (Allgemeine Geschäftsbeziehungen) gelangen Sie zu den Allgemeinen Geschäftsbeziehungen der Deutschen Telekom AG. Im folgenden neuen Browserfenster werden Ihnen die entsprechenden PDF-Dateien zum Download bereitgestellt. Neben den Allgemeinen Geschäftsbedingungen finden
Sie dort auch wichtige Datenschutzhinweise.
Beenden
Die Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ können Sie von jeder beliebigen Seite aus beenden.
Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Beenden in der Kopfzeile am oberen Bildschirmrand.
Weitere Angaben zum ordnungsgemäßen Verlassen der Anwendung finden Sie im Kapitel 4 Beenden der
Anwendung ab Seite 41.
Kundeninfobox
Wenn Sie nur ein Buchungskonto mit „Rechnung Online Komfortversion“ verwalten, finden Sie Ihren aktuellen Rechnungsbetrag immer in der Kundenbox rechts oben. So sehen Sie schon direkt nach dem Einloggen, wie hoch Ihre aktuelle Telekom-Rechnung ist. Sie liefert Ihnen auch Informationen zum Kundennamen
und zum Buchungskonto. Mit einem Klick auf den Rechnungsbetrag gelangen Sie direkt auf die Seite mit
der Dokumentansicht dieser aktuellen Rechnung. Ist keine Rechnung vorhanden (sondern nur Gutschriften
oder Informationsbelege) wird Ihnen der aktuelle Rechnungsbetrag nicht angezeigt. Wenn Sie mehrere
Buchungskonten besitzen, entfallen diese Informationen und die Kundeninfobox wird nicht dargestellt.
Statuszeile
Unterhalb des Seitenkopfes wird eine Statuszeile ausgegeben, die Ihnen Information anzeigt, wo Sie sich in
der Anwendung gerade befinden.
Die "Sie sind hier:" -Pfadangabe zeigt Ihnen jederzeit Ihren aktuellen Standort und die zuvor besuchten
Seiten. Sie können per Klick innerhalb dieses Pfades frei zurückspringen. Natürlich funktioniert auch die
Vor- und Zurück-Funktion Ihres Browsers.
Rechnung Online-Ticker
Unterhalb der Statuszeile, jedoch nur auf der Startseite und, wenn vorhanden, auf den Seiten Aktuelle
Rechnung, Aktuelle Einzelverbindungen befindet sich ein Laufband zur Kundeninformation. Mit Hilfe des
"Rechnung Online-Tickers" werden Ihnen aktuelle Themen bzw. Änderungen zur Rechnung Online mitgeteilt. Z.B.: "Die Kontakte für Sie haben sich geändert: Telefon 0180 2 22 77 33, FAX 0180 2 22 77 22 (6
Cent pro Anruf), E-Mail: komfort-rechnung@telekom.de“
- 49 -
Navigationsleiste
Unter der Statuszeile, auf der Startseite unter dem Rechnung Online-Ticker, befindet sich eine blaue Navigationsleiste, die die weiteren Funktionsaufrufe der gerade angezeigten Seite enthält.
Die weiteren Funktionen der Startseite sind:
• Aktuelle Rechnung
• Aktuelle Einzelverbindungen
• Rechnungsübersicht
• Persönliche Einstellungen
• Buchhaltung
In den Kapiteln 7 bis 10 werden diese und deren weiterführende Funktionen ausführlich beschrieben.
Erläuterungen
Unterhalb der Navigationszeile werden die weiterführenden Funktionsaufrufe beschrieben. Sie können
diese Funktionsaufrufe auch über den jeweiligen Link am Zeilenanfang aufrufen.
Symbole
In der Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ gibt es häufig verwendete Funktionen, die Sie in der
Navigationsleiste über Symbole aufrufen können. Diese sind:
?
“Drucken“
"Download“
"Hilfefunktion“
öffnen Sie die Druckvorschau für die entsprechende Seite.
Über
Mit ? rufen Sie die Hilfefunktion zur jeweils aktuellen Seite auf.
Mit speichern Sie die Inhalte der aktuellen Seite als Datei auf Ihrem PC.
Wichtige Informationen zu den Voreinstellungen zum Download finden Sie im Kapitel 6 Allgemeine Informationen zur Anwendung unter Download allgemein und Download der Rechnung mit digitaler Signatur ab
Seite 51.
Wichtige Funktionen im Fuß der Startseite
Im unteren Teil der Startseite wird, wenn vorhanden, über aktuelle Änderungen, z.B. der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, informiert.
- 50 -
Kapitel 6 Allgemeine Informationen zur Anwendung
6
Allgemeine Informationen zur Anwendung
Datensicherheit
Sobald im Internet persönliche und vertrauliche Daten ausgetauscht werden, steht das Thema Sicherheit an
erster Stelle. Bei „Rechnung Online Komfortversion“ werden Ihre Daten daher stets verschlüsselt übertragen (128-Bit SSL-Verschlüsselung. Dies entspricht dem Sicherheitsstandard deutscher Direktbanken).
Außerdem haben Sie nur mit Ihrer persönlichen Benutzerkennung und dem dazugehörigen Passwort Zugang zu „Rechnung Online Komfortversion“. Das ist eine doppelte Gewähr für Ihre Datensicherheit.
Download allgemein
Zur Archivierung oder Weiterverarbeitung können Sie mit einem Klick auf das Symbol Ihre Rechnungsund Einzelverbindungsdaten aus „Rechnung Online Komfortversion“ auf Ihrem PC speichern. Das jeweilige
Download-Format können Sie unter Startseite > Persönliche Einstellungen > Voreinstellungen auswählen. Standardmäßig ist das slk-Format (symbolic link)voreingestellt. Die Datei einer Tabellenkalkulation
im SLK-Format enthält die Beziehungen (Links) zwischen den verschiedenen Zellen. Dieses Format lässt
sich problemlos in Microsoft Excel importieren. Näheres zum Import der Daten in Excel erfahren Sie in den
FAQ. Weiterhin gibt es das csv-Format (Comma Separated Value). D.h. Sie erhalten eine Datei, in der die
einzelnen Spalten durch ein Komma getrennt sind. Beim alternativen dat-Format dienen Tabulatoren als
Trennzeichen.
HINWEIS: Für Benutzer des Microsoft Internet Explorers
Der Internet Explorer gibt Dateien u.U. einen falschen Namen und eine falsche Endung. Für die problemlose
Handhabung der Dateien sollten Sie die Endung “.csv“ (also z.B. rechnung0100_1200.csv ) verwenden.
ACHTUNG: Ihre Einzelverbindungen werden aus Datenschutzgründen nach 80 Tagen aus dem System gelöscht. Sichern Sie deshalb die Daten rechtzeitig durch einen Download.
Download der Rechnung mit digitaler Signatur
Sie können mit „Rechnung Online Komfortversion“ auch Rechnungen mit Digitaler Signatur erhalten, die
vom Finanzamt anerkannt werden. Hierzu müssen Sie unter dem Menüpunkt Dokumentenansicht das Symbol anklicken. Die Rechnung bzw. Gutschrift wird dann als zip-Archiv auf Ihren PC übertragen. Zuvor
müssen Sie unter Startseite > Persönliche Einstellungen > Voreinstellungen für die Einstellung
„Downloadformat Rechnung (Papierdarstellung)“ den Wert „Adobe Acrobat-Datei mit Signatur“ auswählen.
Die Rechnung bzw. Gutschrift wird dann in einem zip-Archiv auf Ihren PC übertragen. In diesem zip-Archiv
befindet sich neben der eigentlichen PDF-Datei noch eine weitere Datei mir der Dateiendung “.pkcs7“.
Diese Datei enthält wichtige Signierungsinformationen.
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Die PDF-Datei kann mit jedem beliebigen Programm zum Öffnen von PDF-Dateien angezeigt werden. Zur
Gewährleistung einer optimalen Anzeigequalität empfiehlt die Deutsche Telekom AG die Verwendung von
Adobe Acrobat Readers ab Version 6.01. Die aktuelle Version des Acrobat Readers können Sie kostenlos
von der Webseite www.t-com.de/pdf herunterladen.
Zur Überprüfung der Signierung der PDF-Datei können Sie das Programm „SecSigner“ der Firma SecCommerce verwenden. Dieses erhalten Sie über die Downloadfunktion auf der Seite Voreinstellungen oder
unter www.seccommerce.de. Dort finden Sie auch eine Installations- und Bedienungsanleitung.
Falls Sie dabei Probleme haben, unterstützt Sie unsere Kundenbetreuung auch in dieser Hinsicht gern.
Nutzen Sie zur Kontaktaufnahme einfach das E-Mail-Formular unter Kontakt.
WICHTIGER HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die beiden Dateien, die Ihnen Rechnung Online
beim Download liefert, immer zusammen aufbewahrt und dem Finanzamt übergeben werden müssen, da
sonst die Signierung ungültig wird.
Umfangreiche Download-Aufträge
Umfangreiche Download-Aufträge nehmen bis zur Fertigstellung einige Zeit in Anspruch. „Rechnung Online
Komfortversion“ kann diese Aufträge erstellen - auch wenn Sie die Anwendung schon beendet haben - und
für Sie nach der Fertigstellung zum Download unter der Schaltfläche Downloadaufträge in der Kopfleiste
am oberen Bildschirmrand zur Verfügung stellen.
Digitale Signatur der elektronischen Rechnung
Seit dem 01.01.2004 muss nach § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) in Verbindung mit § 14 UStG und der EG
Richtlinie 2001/115/EG jede elektronische Rechnung zur Anerkennung beim Finanzamt als ordentliche
Rechnung nach Signaturgesetz elektronisch signiert sein. Die in Rechnung Online bisher verwendete „FAX
Zeile“ und das DCX-Format werden nicht mehr anerkannt.
Die elektronische Signatur beruht auf dem kryptographischen Verfahren der asymmetrischen Verschlüsselung. Asymmetrische Verschlüsselung bedeutet, dass bei der Signaturbildung ein anderer Schlüssel eingesetzt wird als bei der Signaturprüfung. Zur Erstellung elektronischer Signaturen erhält eine natürliche Person von einer Zertifizierungsstelle zwei verschiedene, komplementäre Schlüssel (Schlüsselpaar), einen
privaten Schlüssel (private key) zum Verschlüsseln von Nachrichten und einen öffentlichen Schlüssel (public key) zum Entschlüsseln. Der öffentliche Schlüssel ist allgemein zugänglich, der private Schlüssel unterliegt der absoluten Geheimhaltung. Dazu ist der private Schlüssel auf einer Signaturkarte (Smart Card)
hinterlegt; selbst der Schlüsselinhaber hat keine Möglichkeit, den privaten Schlüssel von der Signaturkarte
auszulesen. Das schließt eine Schlüsselspeicherung außerhalb der Signaturkarte aus.
Das Schlüsselpaar ist eindeutig und ist über ein Zertifikat dem Schlüsselinhaber zugeordnet. Mit dem öffentlichen Schlüssel und einer Prüfung des Zertifikates kann die Gültigkeit einer Signatur geprüft werden.
Zur Vereinfachung des Signiervorgangs werden keine Dokumente signiert, sondern deren „Hashwerte“. Ein
Hashwert ist eine besondere „Prüfsumme“, die in mathematisch unumkehrbarer Weise aus dem zu signierenden Dokument gebildet wird.
Das Originaldokument und die Signatur müssen zusammen gespeichert und versendet werden.
- 52 -
Eine Überprüfung eines signierten Dokumentes erfolgt in umgekehrter Reihenfolge. Die Signatur wird mit
dem öffentlichen Schlüssel des Absenders „dechiffriert“, als Ergebnis erhält man den Hashwert des Originaldokumentes.
Der Empfänger kann daraufhin den Hashwert des ihm vorliegenden Dokumentes berechnen und kann
diesen mit dem aus der Signatur stammenden Hashwert vergleichen. Sind beide identisch, dann entspricht
das Dokument dem Zustand beim Ermitteln des Hashwerts und damit ist dessen Integrität sichergestellt.
Ab sofort bietet die Anwendung Rechnung Online die digitale Signatur für die elektronische Rechnung an.
Durch die Signatur von Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format wird den vorsteuerabzugsberechtigten Rechnung Online Kunden eine finanzamtstaugliche elektronische Rechnung zur Verfügung stehen.
Der Benutzer kann die Signatur für den Download aktivieren. Da jede Rechnung nur ein Mal signiert werden
darf, muss jede erneute Signatur als Rechnungsdoppel gekennzeichnet werden.
Hat der Benutzer die Signatur der Rechnung aktiviert, muss die Abrechnung an ein externes Signaturmodul
übergeben werden. Die von Rechnung Online signierte Datei und die zugehörige Zertifikatsdatei, die den
Hashwert enthält, werden dem Benutzer unter „Downloadaufträge“ in einem zip-Archiv zum Download zur
Verfügung gestellt. Dieses zip-Archiv, bzw. das entpackte zip-Archiv (PDF- und PKCS7-Datei), ist dem Finanzamt bereitzustellen.
Public Key Cryptography Standard (PKCS) :
Auch Public Key Cryptosystem; beschreibt Sicherheitsstandards zur Erstellung von Signaturen, Zertifikaten,
Mails usw. Die bekanntesten Standards sind PKCS#7 (Cryptographic Message Syntax Standard), der etwa
bei S/MIME-signierten Mails verwendet wird, PKCS#8 (Private-Key Information Syntax Standard) beschreibt
den Aufbau privater Schlüssel, PKCS#10 (Certification Request Syntax Standard) zur Prüfung von Zertifikaten und PKCS#12 (Personal Information Exchange Syntax Standard) zum Austausch von Personeninformationen.
Bereitstellungsdauer der Rechnungs- und Einzelverbindungsdaten
Am Tag des regulären monatlichen Rechnungslaufes wird Ihre neue Telefonrechnung in das System geladen und steht Ihnen online zur Verfügung. Ihnen stehen maximal die Rechnungsdaten der letzten 18 Monate zur Verfügung.
HINWEIS: Beachten Sie, dass Sie erst Rechnungen, die nach Ihrer Anmeldung bei „Rechnung Online
Komfortversion“ eingestellt wurden, im Internet einsehen können.
Ihre Einzelverbindungen werden - wie vom Gesetzgeber vorgeschrieben - maximal 80 Tage von „Rechnung
Online Komfortversion“ gespeichert. Es empfiehlt sich daher, einen Download der Einzelverbindungen auf
Ihren PC vorzunehmen, sofern Sie eine Archivierung und spätere Verarbeitung vorsehen.
Sie finden Ihre Rechnungsdaten der letzten 18 Monate und die Einzelverbindungsdaten im Bereich Rech-
nungsübersicht.
- 53 -
Kapitel 7 Aktuelle Rechnung
7
Aktuelle Rechnung
Von der Startseite gelangen Sie über die Schaltfläche Aktuelle Rechnung zu Ihrer aktuellen Telefonrechnung in der Dokumentenansicht. Hier wird Ihnen die letzte Telefonrechnung ähnlich der Papierform angezeigt.
Der Navigationspfad auf einen Blick:
Startseite > Aktuelle Rechnung
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Aktuelle Rechnung erscheint die folgende Seite:
Abbildung 29 Aktuelle Rechnung
- 54 -
Kapitel 7 Aktuelle Rechnung
HINWEISE :
•
•
Die Seite Aktuelle Rechnung kann nur aufgerufen werden, wenn Sie mit Ihrer Benutzerkennung Zugriff
auf genau ein Buchungskonto haben.
In Ihren Voreinstellungen können Sie zwischen der Darstellung der Rechnung im PDF- und im HTMLFormat wählen. Haben Sie das PDF-Format eingestellt, aber Ihre Rechnung konnte trotzdem nicht im
PDF-Format angezeigt werden, kann dies mehrere Ursachen haben:
Auf Ihrem PC ist kein Acrobat-Reader installiert.
Sie können diesen hier kostenfrei herunterladen.
Sie verwenden eine Browserversion, die den Acrobat-Reader nicht unterstützt
(z.B. Internet Explorer 5.0 unter Windows 98).
Sie verwenden einen Browser, der keinen Acrobat-Reader erkennt (z.B. Opera).
Auf Ihrem PC ist ein nicht unterstütztes Betriebssystem installiert,
durch das der Browser keinen Acrobat-Reader erkennen konnte.
Die Darstellung erfolgt in diesem Fall automatisch im HTML-Format.
- 55 -
Kapitel 8 Aktuelle Einzelverbindungen
8
Aktuelle Einzelverbindungen
Von der Startseite gelangen Sie über die Schaltfläche Aktuelle Einzelverbindungen zu Ihrer aktuellen Einzelverbindungsübersicht in der Dokumentenansicht. Hier wird Ihnen die letzte Einzelverbindungsübersicht
ähnlich der Papierform angezeigt.
Startseite > Aktuelle Einzelverbindungen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Aktuelle Einzelverbindungen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 30 Aktuelle Einzelverbindungen
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Kapitel 8 Aktuelle Einzelverbindungen
HINWEISE:
•
•
Die Seite Aktuelle Einzelverbindungen kann nur aufgerufen werden, wenn Sie mit Ihrer Benutzerkennung Zugriff auf genau ein Buchungskonto haben.
In Ihren Voreinstellungen können Sie zwischen der Darstellung der Einzelverbindungsübersicht im
PDF- und im HTML-Format wählen. Haben Sie das PDF-Format eingestellt, aber Ihre Einzelverbindungsübersicht konnte trotzdem nicht im PDF-Format angezeigt werden, kann dies mehrere Ursachen
haben:
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Kapitel 9 Detaillierte Rechnungsdaten
9
Detaillierte Rechnungsdaten
Rechnungsübersicht
Von der Startseite gelangen Sie in den Dialog Rechnungsübersicht. Hier werden Ihnen in Tabellenform für
jedes Ihrer Buchungskonten der vergangenen 18 Monate in elektronischer Form vorliegenden Rechnungen
bzw. Gutschriften angezeigt.
Startseite > Rechnungsübersicht
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Rechnungsübersicht erscheint die folgende Seite:
Abbildung 31 Rechnungsübersicht
In dem oben abgebildeten Dialog Rechnungsübersicht werden Ihnen in einer Tabelle die Rechnungen
(RE) und Gutschriften (GS) der vergangenen 18 Monate angezeigt. Die Beträge der Gutschriften werden in
roten Zahlen dargestellt. Für Detailinformationen einer Rechnung bzw. Gutschrift wählen Sie diese in der
Spalte “Auswahl“ aus und klicken auf eine der Schaltfläche Rechnungspositionen, Einzelverbindungen
und Auswertungen oder Kostenentwicklung.
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Über das Sortiermenü rechts können Sie die Kriterien ändern, nach denen die Tabelle aufgebaut ist. Bei der
Grundeinstellung werden die Rechnungen absteigend nach Rechnungsdatum aufgelistet. In den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
„Detaillierte Rechnungsdaten“ im Überblick
Rechnungsübersicht
•
Rechnungspositionen
•
Einzelverbindungen und Auswertungen
•
Kostenentwicklung
Dokumentenansicht
Nebenstellenübersicht
Auswertung
Summenübersicht
Verbindungszuordnung
Einzelverbindungen anzeigen
Buchhaltung
Kostenzuweisungen
Kostenstellen
Ohne Kostenstellen
Kostenstellen ändern
Sachkonten
Ohne Sachkonten
Standorten
Ohne Standorte
Buchungssätze erzeugen
Buchungssätze anzeigen
Dokumentenansicht
Zeitbezogene Auswertung
Erläuterungen zu den Folgeseiten
Unter Rechnungspositionen stehen Ihnen zu der ausgewählten Rechnung verschiedene Ansichten und
Auswertemöglichkeiten zur Verfügung. Ebenso können Sie hier Ihre Telefonkosten nach Ihren buchhalterischen Zuordnungen anzeigen lassen.
Unter Einzelverbindungen und Auswertungen können Sie sich die Einzelverbindungen der ausgewählten
Rechnung in einer strukturierten Übersicht oder ähnlich der Papierrechnung anzeigen lassen. Für die Analyse stehen Ihnen zeitbezogene Auswertemöglichkeiten zur Verfügung.
Unter Kostenentwicklung werden Ihnen die Kosten zum Buchungskonto der ausgewählten Rechnung für
die vergangenen Monate statistisch angezeigt.
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Rechnungspositionen
In den Dialog Rechnungspositionen gelangen Sie über die Seite Rechnungsübersicht. Sie erhalten hier
alle Informationen zu den einzelnen Rechnungspositionen je Anschluss, aus denen sich die ausgewählte
Rechnung zusammensetzt.
Die Navigationspfade auf einen Blick:
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Rechnungspositionen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 32 Rechnungspositionen
Die Tabelle enthält folgende Spalten: Rechnungsbereich, Produktfamilie, Anbieter, Vertragsnummer, Billing
Account Gruppe, Anschlussart, Anschluss, Info zur Anschlussart, Info zum Anschluss, Die Leistungen im
Einzelnen, Art.-/Leist.-Nr., Menge/Volumen/tarifierte Zeit, Nettoeinzelbetrag (Euro), Nettogesamtbetrag
(Euro) und USt. (%)
Grundeinstellung werden die Rechnungspositionen nach dem Anschluss sortiert aufgeführt. In den
Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
- 60 -
Für die weiterführenden Funktionen Dokumentenansicht, Nebenstellenübersicht, Auswertung oder
Buchhaltung klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Navigationsleiste.
Dokumentenansicht – Rechnung im Papierformat
In der Dokumentenansicht, die Sie über die Seite Rechnungspositionen auswählen können, werden Ihnen die Abrechnungen vom Typ „Rechnung“ und „Gutschrift“ im Papierformat angezeigt, das ähnlich der
Papier-Rechnung aufgebaut ist. Aus der Startseite gelangen Sie in die Dokumentenansicht der aktuellen
Rechnung, wenn Sie unter Ihrer Benutzerkennung genau Buchungskonto verwalten.
Startseite > Aktuelle Rechnung
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Dokumentenansicht
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Dokumentenansicht erscheint die erste Seite der Telekom-Rechnung
im Layout der Papierformatdarstellung ähnlich der folgenden Abbildung:
Abbildung 33 Dokumentenansicht Darstellung der Rechnung im Papierformat
Für den Download der Rechnung im signierten PDF-Format finden Sie weitere Hinweise im Kapitel 6
Allgemeine Informationen zur Anwendung unter Download der Rechnung mit digitaler Signatur ab Seite 51.
- 61 -
HINWEIS:
•
In Ihren Voreinstellungen können Sie zwischen der Darstellung der Rechnung im PDF- und im HTMLFormat wählen. Haben Sie das PDF-Format eingestellt, aber Ihre Rechnung konnte trotzdem nicht im
PDF-Format angezeigt werden, kann dies mehrere Ursachen haben:
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Nebenstellenübersicht
Wenn Sie eine Nebenstellenanlage besitzen und für Ihre ausgewählte Rechnung eine Nebenstellenübersicht vorliegt, können Sie auf der Seite Rechnungspositionen eine Nebenstellenübersicht in Tabellenform
aufrufen. In dieser Tabelle sind die Verbindungsentgelte Ihrer ausgewählten Rechnung den Nebenstellenrufnummern zugeordnet. Die Tabelle enthält die drei Spalten “Verrechnungsnummer“, “Nebenstellenrufnummer“ und “Nettogesamtbetrag (Euro)“.
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Nebenstellenübersicht
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Nebenstellenübersicht erscheint die folgende Seite:
Abbildung 34 Nebenstellenübersicht
Grundeinstellung werden die Verbindungsentgelte absteigend sortiert nach der Verrechnungsnummer
aufgelistet. In den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
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Auswertung
Von der Seite Rechnungspositionen gelangen Sie in den Dialog Auswertung. Von hier aus haben Sie die
Möglichkeit sich die folgenden Auswertungen bzw. Statistiken anzeigen zu lassen:
•
Summenübersicht
•
Rechnungsvergleich
•
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Auswertung
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Auswertung erscheint die folgende Seite:
Abbildung 35 Auswertung für Rechnungspositionen
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Summenübersicht
In der Statistik Summenübersicht werden alle Rechnungspositionen nach Kostenarten aufgeteilt. Fixe
Kosten sind z.B. monatliche Beträge, also Beträge, die regelmäßig in gleicher Höhe anfallen. Variable Kosten sind z.B. Verbindungsentgelte.
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Auswertung > Summenübersicht
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Summenübersicht erscheint die folgende Seite:
Abbildung 36 Summenübersicht
In der ersten Spalte der Tabelle steht der jeweilige Rechnungsbereich, der per Kreuz der entsprechenden
Kostenart zugewiesen wurde. In der letzten Spalte sehen Sie den Nettogesamtbetrag pro Rechnungsbereich.
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Rechnungsvergleich
Beim Rechnungsvergleich wird immer die zuletzt eingegangene Rechnung (des ausgewählten Buchungskontos) auf Abweichungen bei den Verbindungsentgelten vom Durchschnitt der vorherigen Rechnungen überprüft. Wie viele zurückliegende Rechnungen für den Vergleich mit der aktuellen Rechnung
berücksichtigt werden, können Sie unter Voreinstellungen individuell definieren. Standardmäßig werden
die 3 letzten Rechnungen zum Vergleich herangezogen.
Ebenso wählen Sie die Sortierung der Tabelle in den Voreinstellungen aus. Ansonsten wird nach dem
Anschluss sortiert. Mittels Sortier-Menü können Sie nach anderen Kriterien sortieren.
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Auswertung > Rechnungsvergleich
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Rechnungsvergleich erscheint die folgende Seite:
Abbildung 37 Rechnungsvergleich
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Die Darstellung der Auswertung erfolgt in einer Tabelle. Als maximale Abweichung wird 1.000% angezeigt.
Das bedeutet, dass sich der Wert gegenüber dem Durchschnittsbetrag verzehnfacht hat. Bei größeren Werten erscheint >1.000%. Sollte eine Rechnungsposition in den vorherigen Rechnungen nicht enthalten sein,
erscheint das Kürzel “n.v.“ (nicht vergleichbar). Wenn Sie Neukunde bei „Rechnung Online Komfortversion“
sind, erhalten Sie für alle Positionen “n.v.“, da noch keine Rechnungen zum Vergleich vorliegen.
ACHTUNG: Der Rechnungsvergleich wird immer für die Rechnungspositionen durchgeführt, die in
Ihrer letzten Rechnung vorhanden sind. Wenn Sie z.B. in den letzten drei Monaten „Verbindungen zum
Mobilfunknetz D1“ hatten, aber in der aktuellen Rechnung nicht, wird diese Rechnungsposition auch nicht
in den Rechnungsvergleich aufgenommen. Deshalb entspricht die in der ersten Zeile aufgenommene Position „Summe Verbindungen Deutsche Telekom“ auch nicht immer der Summe der in den Zeilen darunter
aufgeführten Rechnungspositionen. Lassen Sie sich nicht irritieren, es liegt hier kein Fehler bei den Daten
vor.
HINWEIS: Auf Grund gesetzlicher Vorschriften können leider nur Verbindungsentgelte der Deutschen
Telekom zum Vergleich herangezogen werden.
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Im Dialog Verbindungszuordnung werden Ihnen alle Rechnungspositionen einer Rechnung aufgelistet, zu
denen Einzelverbindungen hinterlegt sind. Sie können die Rechnungsposition(en) auswählen, für welche
Sie die Nachweise zu den Einzelgesprächen ansehen wollen.
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Auswertung > Verbindungszuordnung
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Verbindungszuordnung erscheint die folgende Seite:
Abbildung 38 Verbindungszuordnung
Grundeinstellung werden die Rechnungspositionen aufsteigend nach Anschluss aufgelistet. In den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
Um sich die Einzelverbindungen anzeigen zu lassen, wählen Sie in der Spalte “Auswahl“ eine Rechnungsposition aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche Einzelverbindungen anzeigen in der Navigationsleiste. Das Ergebnis ist in der Abbildung auf der folgenden Seite dargestellt.
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Einzelverbindungen der Verbindungszuordnung
Die untenstehende Seite wird Ihnen angezeigt, wenn Sie auf der Seite Verbindungszuordnung eine Rechnungsposition ausgewählt haben und anschließend die Schaltfläche Einzelverbindungen anzeigen angeklickt haben.
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Auswertung > Verbindungszuordnung
> Einzelverbindungen anzeigen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Einzelverbindungen anzeigen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 39 Einzelverbindungen der Verbindungszuordnung
Haben Sie unter Verbindungszuordnung keine Rechnungsposition ausgewählt, erscheint folgende Fehlermeldung:
Abbildung 40 Verbindungszuordnung – keine Rechnungsposition ausgewählt
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Buchhaltung
Über die Seite Buchhaltung können Sie für die ausgewählte Rechnung die Buchhaltung durchführen.
Nach den von Ihnen definierten Zuweisungsregeln (siehe Beschreibung in Kapitel 13 Buchhaltung ab Seite
127) werden Ihre Rechnungspositionen automatisch nach Kostenstellen, Sachkonten und Standorten aufgegliedert und angezeigt. Für einzelne Rechnungspositionen einer ausgewählten Rechnung können Sie
Korrekturen bei der Verbuchung durchführen.
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Buchhaltung
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Buchhaltung erscheint die folgende Seite:
Abbildung 41 Buchhaltung
- 70 -
Unter Buchhaltung erreichen Sie folgende Unterpunkte:
•
Kostenzuweisungen, um Ihre Rechnungspositionen automatisch zu Kostenstellen, Sachkonten oder
•
Kostenstellen - Lassen Sie sich hier die Zuordnung der Rechnungspositionen zu Kostenstellen anzei-
•
Sachkonten – Lassen Sie sich hier die Zuordnung der Rechnungspositionen zu Sachkonten anzeigen
•
Standorte – Die Darstellung Ihrer Rechnungspositionen mit der Zuordnung zu Standorten
•
Buchungssätze erzeugen – Zum Erzeugen und Anzeigen von Buchungssätzen
Standorten zuweisen zu lassen
gen
- 71 -
Kostenzuweisungen
Im Bereich Kostenzuweisungen können Sie die Rechnungspositionen Ihrer ausgewählten Rechnung automatisch zu den von Ihnen definierten Kostenstellen, Sachkonten und Standorten zuweisen lassen.
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Buchhaltung > Kostenzuweisungen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Kostenzuweisungen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 42 Kostenzuweisungen
- 72 -
Folgende Aktionen sind möglich:
•
Kostenstellen
Das Klicken auf den Button “Rechnungspositionen zu Kostenstellen automatisch zuweisen“ bewirkt,
dass die Rechnungspositionen der selektierten Rechnung anhand der von Ihnen definierten Zuweisungsvorschriften automatisch zu Kostenstellen zugewiesen werden.
•
Sachkonten
Das Klicken auf den Button “Rechnungspositionen zu Sachkonten automatisch zuweisen“ bewirkt,
dass die von den Zuweisungsregeln erfassten Rechnungspositionen der selektierten Rechnung zu
Sachkonten zugewiesen werden.
•
Standorte
Das Klicken auf den Button “Rechnungspositionen zu Standorten automatisch zuweisen“ bewirkt das
automatische Zuweisen der Rechnungspositionen Ihrer selektierten Rechnung zu Standorten anhand
der definierten Zuweisungsregeln.
•
Nebenstellen
Das Klicken auf den Button “Rechnungspositionen zu Nebenstellen automatisch zuweisen“ bewirkt
a) das automatische Verteilen der Anschlüsse aus Ihrer selektierten Rechnung auf Kostenstellen anhand der Nebenstellenverteilung, wenn diese vorhanden ist, und wenn dies
gewünscht wird,
b) dass anschließend die Rechnungspositionen der selektierten Rechnung anhand der von
Ihnen definierten Zuweisungsvorschriften automatisch zu Kostenstellen zugewiesen werden.
Vier Tipps zur Zuweisung der Rechnungspositionen zu Kostenstellen auf Basis der Nebenstellen:
•
Hier können Sie die Zuweisungen der Anschlüsse zu Kostenstellen auf Basis von Nebenstellen und
damit die prozentuale Aufteilung, berechnet aus der so genannten Nebenstellenübersicht des jeweiligen Monats - soweit beauftragt - vornehmen.
•
Die Zuweisung ist nur möglich, wenn alle Nebenstellen in der ausgewählten Rechnung bereits einer
Kostenstelle zugewiesen sind.
•
Durch die automatische Nebenstellenzuweisung werden alle bereits manuell geänderten Zuweisungsregeln von Anschlüssen zu Kostenstellen gelöscht.
•
Neue Zuweisungen bzw. Änderungen bei schon bereitgestellten, zurückliegenden Rechnungen (außer
der gerade ausgewählten Rechnung) werden nicht automatisch für zukünftige Rechnungen übernommen.
ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass für die Rechnung bereits selbst vorgenommene Zuweisungen
durch die jeweilige Funktion überschrieben werden. Sollten Sie für die selektierte Rechnung bereits manuelle Zuweisungen durchgeführt haben, werden Sie jedoch mit einer Sicherheitsabfrage darauf hingewiesen,
ob Sie wirklich die für die selektierte Rechnung bereits definierten Zuweisungen überschreiben wollen.
Die Ergebnisse können Sie sich über die Seite Buchhaltung unter den jeweiligen Schaltflächen Kostenstellen, Sachkonten oder Standorte anzeigen lassen und ggf. manuell ändern.
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Rechnungspositionen nach Kostenstellen
Nachdem Sie die Kostenstellen und die Beziehungen zwischen Ihren Anschlüssen und den Kostenstellen
definiert haben, kann beim Eintreffen einer neuen Rechnung die Zuweisung der Telekommunikationskosten zu Kostenstellen automatisch durchgeführt werden. Für die Zuweisung der Rechnungsdaten, die auf
Grund der automatischen Zuweisung noch keiner Kostenstelle zugewiesen wurden, ist eine Nachbearbeitung erforderlich.
Die Seite Rechnungspositionen nach Kostenstellen zeigt eine Liste aller Rechnungspositionen der selektierten Rechnung zusammen mit den zugeordneten Kostenstellen, dem prozentualen Anteil zur Verteilung
und den anteilsmäßigen Kosten pro Kostenstelle an.
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Buchhaltung > Rechnungspositionen
nach Kostenstellen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Kostenstellen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 43 Rechnungspositionen nach Kostenstellen
Grundeinstellung werden zunächst die Kostenstellen mit den verschiedenen Rechnungsbereichen aufgeführt. In den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
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Manuelle Kostenstellenzuweisungen
•
Ausgehend von dieser Seite können die Rechnungspositionszuordnungen zu Kostenstellen modifiziert
werden. Dazu wählen Sie in der Spalte “Auswahl“ die zu ändernde Position aus und klicken in der
blauen Navigationsleiste auf die Schaltfläche Kostenstellen ändern. Diese Änderungen in den Zuweisungen wirken sich jedoch nur auf die gerade ausgewählte Rechnung aus!
•
Ohne Kostenstellen
Alle Rechnungspositionen, die nicht automatisch einer Kostenstelle zugeordnet werden konnten (weil
für den zugehörigen Anschluss noch keine Zuweisungsregeln definiert wurden), müssen manuell zugeordnet werden. Dadurch wird eine Beziehung zwischen den noch nicht zugewiesenen Rechnungspositionen und den existierenden Kostenstellen erzeugt.
Über die Schaltfläche Ohne Kostenstellen gelangen Sie auf die nachfolgende Seite auf der die Rechnungspositionen dargestellt werden, für die noch keine Kostenstellenzuweisung vorgenommen wurde.
Sie sollten hier durch Selektion dieser Rechnungsposition und Klicken auf die Schaltfläche Kostenstellen ändern eine Zuordnung vornehmen, damit möglichst alle Rechnungspositionen der betreffenden
Rechnung Kostenstellen zugeordnet werden. Diese manuellen Zuweisungen greifen allerdings nur für
die ausgewählte Rechnung und müssen bei der nächsten Rechnung erneut durchgeführt werden.
ACHTUNG: Falls Sie neue Zuweisungen definieren wollen, die auch für weitere Rechnungen herange-
zogen werden, empfehlen wir eine Ergänzung der Stammdaten unter Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen .
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Ohne Kostenstellen
Alle Rechnungspositionen, die nicht automatisch einer Kostenstelle zugeordnet werden konnten (weil für
den zugehörigen Anschluss noch keine Beziehung definiert wurde), müssen manuell zugeordnet werden.
Dadurch wird eine Beziehung zwischen den noch nicht zugewiesenen Rechnungspositionen und den existierenden Kostenstellen erzeugt.
Auf der Seite Ohne Kostenstellen unter der Rubrik Rechnungspositionen nach Kostenstellen werden
Ihnen alle Rechnungspositionen aus der gewählten Rechnung, die noch keiner Kostenstelle zugeordnet
sind, angezeigt.
nach Kostenstellen > Ohne Kostenstellen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Ohne Kostenstellen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 44 Ohne Kostenstellen
Grundeinstellung werden zunächst die Kostenstellen mit den verschiedenen Rechnungsbereichen aufgeführt. In den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
- 76 -
Manuelle Kostenstellenzuweisungen
Damit möglichst alle Rechnungspositionen der betreffenden Rechnung Kostenstellen zugeordnet werden,
sollten Sie hier durch Selektion dieser Rechnungspositionen und Klicken auf die Schaltfläche Kostenstellen ändern eine Zuordnung vornehmen. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Kostenstellen ändern gelangen Sie auf die Seite, über die Sie die Zuweisungen durchführen können.
ACHTUNG: Diese manuellen Zuweisungen greifen nur für die ausgewählte Rechnung und müssen bei
der nächsten Rechnung erneut durchgeführt werden. Sollten Sie für diese ausgewählte Rechnung anschließend wieder eine automatische Kostenzuweisung durchführen, so werden diese für die aktuell selektierte Rechnung bereits definierten Zuweisungen wieder überschrieben.
Falls Sie neue Zuweisungen definieren wollen, die auch für weitere Rechnungen herangezogen werden,
empfehlen wir eine Ergänzung der Stammdaten unter Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen .
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Die Seite Kostenstellen ändern unter der Rubrik Rechnungspositionen nach Kostenstellen erlaubt die
Änderung einer bereits vorhandenen Zuordnung einer Rechnungsposition zu Kostenstellen oder die Neuzuweisung einer Rechnungsposition zu Kostenstellen.
Die Dialogseite stellt für die zuvor selektierte Rechnungsposition die Liste der zugeordneten Kostenstellen
jeweils zusammen mit der Angabe der prozentualen Verteilung und den anteiligen Nettobeträgen dar. Die
Prozentangaben bzw. Betragsangaben in den einzelnen Editierfeldern können modifiziert werden.
nach Kostenstellen > Kostenstellen ändern
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Kostenstellen ändern erscheint die folgende Seite:
Abbildung 45 Kostenstellen ändern
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•
Kostenstelle auswählen
Über der Liste der Kostenstellen befindet sich ein Auswahlfenster „Zuweisung Kostenstelle“, aus dem
Sie aus dem derzeitigen Bestand aller definierten Kostenstellen eine Kostenstelle selektieren können,
um diese zusammen mit einer Prozentangabe bzw. Betragsangabe der Liste hinzuzufügen. Auf dieser
Ebene ist auch die Angabe des zuzuweisenden Betrages in Euro möglich. Die noch zuzuweisende “Differenz zum Endbetrag“ wird nach jeder Modifikation neu berechnet.
HINWEIS: Die einzelnen Prozentangaben müssen einen Wert zwischen 0,01 und 100,00 haben und
müssen, damit eine Speicherung der Änderungen möglich ist, die Endsumme 100,00 ergeben.
•
Neue Kostenstellen zuweisen
Das Anklicken des Buttons Zuweisen bewirkt das Hinzufügen der ausgewählten Kostenstelle zusammen mit der Prozentangabe zu der Liste der Kostenstellen, die der Rechnungsposition zugeordnet
werden sollen.
•
Das Anklicken des Buttons Ändern bewirkt die Übernahme von Änderungen, die an bereits bestehenden Kostenstellenzuweisungen vorgenommen wurden.
•
Kostenstellen löschen
Das Anklicken des Buttons Löschen bewirkt das Löschen des in der Tabelle selektierten Kostenstellen/Prozentangaben-Eintrages aus der Liste.
•
Kostenstellen speichern
Das Anklicken des Buttons Speichern bewirkt das Ändern der Zuordnung des Anschlusses zu Kostenstellen in der Anwendung. Die Änderung wird nur in dem Fall vollzogen, wenn die Endsumme 100,00
Prozent beträgt, sonst erscheint eine Fehlermeldung und es besteht erneut die Möglichkeit, die Werte
zu modifizieren, um eine korrekte Summe zu erhalten.
empfehlen wir eine Ergänzung der Stammdaten unter Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen.
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Rechnungspositionen nach Sachkonten
Nachdem Sie die Sachkontendefinitionen und die Zuweisungsregeln für Sachkonten angelegt haben, können die Rechnungsdaten automatisch, d.h. auf Grund der definierten Bildungsregeln, zu Sachkonten zugewiesen werden. Für jene Rechnungspositionen, die noch keinem Sachkonto zugewiesen wurden, ist eine
Nachbearbeitung notwendig.
Die Seite Rechnungspositionen nach Sachkonten zeigt eine Liste aller Rechnungspositionen der selektierten Rechnung zusammen mit den zugeordneten Sachkonten.
nach Sachkonten
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Sachkonten erscheint die folgende Seite:
Abbildung 46 Rechnungspositionen nach Sachkonten
Grundeinstellung werden zunächst die Sachkonten mit den verschiedenen Rechnungsbereichen aufgeführt. In den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
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Manuelle Sachkontenzuweisungen
•
Sachkonten ändern
Auf der Seite Rechnungspositionen nach Sachkonten können Sie die Rechnungspositionszuordnungen zu Sachkonten manuell modifizieren. Dazu wählen Sie in der Spalte “Auswahl“ die zu ändernde Rechnungsposition aus, wählen in dem Auswahl-Menü „Neues Sachkonto“ ein anderes Sachkonto
und klicken auf den Button Zuweisen. Diese Änderungen in den Zuweisungen wirken sich jedoch nur
auf die gerade ausgewählte Rechnung aus!
•
Ohne Sachkonten
Alle Rechnungspositionen, die nicht automatisch einem Sachkonto zugeordnet werden konnten (weil
für den zugehörigen Anschluss noch keine Buchungsregeln definiert wurden), müssen manuell zugeordnet werden. Dadurch wird eine Beziehung zwischen den noch nicht zugewiesenen Rechnungspositionen und den existierenden Sachkonten erzeugt.
Über die Schaltfläche Ohne Sachkonten gelangen Sie auf die nachfolgende Seite auf der die Rechnungspositionen dargestellt werden, die keinem Sachkonto zugewiesen wurden. Sie sollten hier manuell eine Zuordnung vornehmen, damit möglichst alle Rechnungspositionen der betreffenden Rechnung Sachkonten zugeordnet werden. Diese manuellen Zuweisungen greifen allerdings nur für die
ausgewählte Rechnung und müssen bei der nächsten Rechnung erneut durchgeführt werden.
zogen werden, empfehlen wir eine Ergänzung der Stammdaten unter Startseite > Buchhaltung > Sachkonten zuweisen.
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Ohne Sachkonten
Alle Rechnungspositionen, die nicht automatisch einem Sachkonto zugeordnet werden konnten (weil für
diese Rechnungspositionen noch keine Buchungsregeln definiert wurden), müssen manuell zugeordnet
werden. Dadurch wird eine Beziehung zwischen den noch nicht zugewiesenen Rechnungspositionen und
den existierenden Sachkonten erzeugt.
Auf der Seite Ohne Sachkonten unter der Rubrik Rechnungspositionen nach Sachkonten werden Ihnen
alle Rechnungspositionen aus der gewählten Rechnung, die noch keinem Sachkonto zugeordnet sind,
angezeigt.
nach Sachkonten > Ohne Sachkonten
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Ohne Sachkonten erscheint die folgende Seite:
Abbildung 47 Ohne Sachkonten
Grundeinstellung werden zunächst die Sachkonten mit den verschiedenen Rechnungsbereichen aufgeführt. In den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen
- 82 -
Manuelle Sachkontenzuweisungen
Um Rechnungspositionen manuell zu Sachkonten zuzuweisen, wählen Sie in der Spalte “Auswahl“ die
zuzuweisende Rechnungsposition aus. Anschließend geben Sie in dem Auswahl-Menü “Neues Sachkonto“
das gewünschte Sachkonto an und klicken auf den Button Zuweisen. Diese Änderungen in den Zuweisungen wirken sich jedoch nur auf die gerade ausgewählte Rechnung aus!
empfehlen wir eine Ergänzung der Stammdaten unter Startseite > Buchhaltung > Sachkonten zuweisen.
- 83 -
Rechnungspositionen nach Standorten
Nachdem Sie die Standortdefinitionen und die Zuweisungsregeln für Standorte angelegt haben, können die
Rechnungsdaten automatisch, d.h. auf Grund der definierten Beziehungen, zu Standorten zugewiesen
werden. Für jene Rechnungspositionen, die noch keinem Standort zugewiesen wurden, ist eine Nachbearbeitung notwendig.
Die Seite Rechnungspositionen nach Standorten zeigt eine Liste aller Rechnungspositionen der selektierten Rechnung zusammen mit den zugeordneten Standorten.
nach Standorten
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Standorte erscheint die folgende Seite:
Abbildung 48 Rechnungspositionen nach Standorten
Grundeinstellung werden zunächst die Standorte mit den verschiedenen Rechnungsbereichen aufgeführt.
In den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
- 84 -
Manuelle Standortzuweisungen
•
Standorte ändern
Auf der Seite Rechnungspositionen nach Standorten können Sie die Rechnungspositionszuordnungen zu Standorten manuell modifizieren. Dazu wählen Sie in der Spalte “Auswahl“ die zu ändernde
Rechnungsposition aus, wählen in dem Auswahl-Menü „Neuer Standort“ einen anderen Standort und
klicken auf den Button Zuweisen. Diese Änderungen in den Zuweisungen wirken sich jedoch nur auf
die gerade ausgewählte Rechnung aus!
•
Ohne Standorte
Alle Rechnungspositionen, die nicht automatisch einem Standort zugeordnet werden konnten (weil für
den zugehörigen Anschluss noch keine Zuweisungsregel definiert wurde), müssen manuell zugeordnet
werden. Dadurch wird eine Beziehung zwischen den noch nicht zugewiesenen Rechnungspositionen
und den existierenden Standorten erzeugt.
Über die Schaltfläche Ohne Standorte gelangen Sie auf die nachfolgende Seite auf der die Rechnungspositionen dargestellt werden, die keinem Standort zugewiesen wurden. Sie sollten hier manuell
eine Zuordnung vornehmen, damit möglichst alle Rechnungspositionen der betreffenden Rechnung
Standorten zugeordnet werden. Diese manuellen Zuweisungen greifen allerdings nur für die ausgewählte Rechnung und müssen bei der nächsten Rechnung erneut durchgeführt werden.
zogen werden, empfehlen wir eine Ergänzung der Stammdaten unter Startseite > Buchhaltung > Standorte zuweisen.
Ohne Standorte
Die Menüführung auf der Seite Ohne Standorte ist äquivalent der Menüführung auf der Seite Ohne Sachkonten. Erläuterungen zur Funktion finden Sie im Kapitel 7 unter Ohne Sachkonten ab Seite 82.
- 85 -
Buchungssätze erzeugen
Die Funktion Buchungssätze erzeugen ermöglicht Ihnen, die automatisch bei der Zuweisung von Rechnungspositionen zu Sachkonten erzeugten Buchungssätze anzuzeigen, zu exportieren und lokal auf einem
Datenträger zu speichern.
In diesem Dialog Buchungssätze erzeugen legen Sie Ihre allgemeinen Exportparameter für die Buchungssätze fest. Nach der erstmaligen Eingabe werden diese Daten in der Datenbank gespeichert und bei
der Ausführung von zukünftigen Datenexporten als Voreinstellung erneut angezeigt. Es ist jederzeit möglich, diese Angaben individuell zu verändern. Ein Export von Buchungssätzen ist nur möglich, wenn alle
Rechnungspositionen einer Rechnung Sachkonten zugewiesen wurden.
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Buchhaltung > Buchungssätze erzeugen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Buchungssätze erzeugen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 49 Buchungssätze erzeugen
- 86 -
Buchungseinstellungen
Die nachstehenden Angaben müssen bzw. können in die entsprechenden Felder eingetragen werden
•
Das Eingabefeld „Kreditorenkonto“ dient zur Spezifizierung des Kreditorenkontos, auf das die entstandenen Telekommunikationskosten gebucht werden sollen.
•
In das ebenso editierbare Fenster „Buchungsbeleg“ sind standardmäßig die Rechnungsnummer und
das Rechnungsdatum der selektierten Rechnung eingetragen. Sie haben jedoch die Möglichkeit dieses Feld mit individuellen Daten zu füllen.
•
In dem Auswahl-Menü „Sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt?“ spezifizieren Sie, ob die erzeugten Buchungssätze Brutto- oder Nettobeträge als Wert enthalten. Eine Nettobuchung (Ja) ist nur dann möglich, wenn alle in der Rechnung enthaltenen Mehrwertsteuerbeträge einem Vorsteuerkonto zugewiesen wurden. Die entsprechenden Buchungsregeln müssen in der Seite Sachkonten zuweisen definiert sein. Das System warnt Sie bei Inkonsistenzen zwischen den angegebenen Exportparametern und
den zuvor durchgeführten Zuweisungen von Rechnungspositionen zu Sachkonten.
•
In dem Auswahl-Menü „Buchen Sie auch auf Kostenstellen?“ spezifizieren Sie, ob sie die Rechnungspositionen zusätzlich auf Kostenstellen verbuchen möchten. Wollen Sie sowohl die Buchungssätze der
Zuweisungen zu Kostenstellen als auch die Zuweisung zu Sachkonten exportieren (Ja), führt die Anwendung automatisch einen Abgleich zwischen den Zuweisungen durch und erzeugt Buchungssätze,
die diese Aufteilung reflektieren.
•
In dem Auswahl-Menü “Welcher Buchungstyp soll verwendet werden?“ spezifizieren Sie das Format
der zu erzeugenden Buchungssätze (Halbbuchung bzw. Vollbuchung). Im Falle einer Halbbuchung
werden in jeder Buchungszeile das Sachkonto und eine Kennzeichnung dafür, ob es sich um eine Solloder eine Haben-Buchung handelt, angezeigt. Für alle Buchungen gibt es genau eine Buchung auf ein
Gegenkonto.
•
Im Falle, dass der Buchungstyp einer Vollbuchung gewählt wurde, werden in jeder Buchungszeile
sowohl das Sach- als auch das entsprechende Kreditorenkonto angeführt.
Über die Schaltfläche Buchungssätze anzeigen in der Navigationsleiste werden die Buchungssätze nach
Ihren Vorgaben generiert und dargestellt.
Das Format der Export-Datei kann im Dialog Buchungsoptionen, den Sie über die Startseite > Buchhaltung erreichen, verändert werden. Dort kann zwischen verschiedenen Separatoren und Datumsformaten
gewählt werden. Die Einstellung einer Export-Datei mit fester Satzlänge ist ebenfalls möglich. Um die Anpassungsfähigkeit an intern verwendete Buchhaltungssysteme zu erhöhen, stehen Ihnen zusätzlich zwei
verschiedene Typen von Buchungssätzen zum Export zur Verfügung.
- 87 -
Buchungssätze anzeigen
Nach Festlegung der Buchungsregeln und der Buchungseinstellungen werden auf der Seite Buchungssätze anzeigen alle Buchungssätze für die Rechnungspositionen der ausgewählten Rechnung dargestellt.
Dabei werden die im Dialog Buchungssätze erzeugen angegebenen Parameter mit berücksichtigt.
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Buchhaltung > Buchungssätze erzeugen > Buchungssätze anzeigen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Buchungssätze anzeigen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 50 Buchungssätze anzeigen
Abhängig von der Art der Buchung (Voll- oder Halbbuchung) enthalten die Sätze verschiedene Felder. Im
Falle einer Halbbuchung zeigt jede Zeile das Sachkonto und in der Spalte “Soll/Haben“ eine Kennzeichnung dafür, ob es sich um eine Soll- oder eine Haben-Buchung handelt, an. Die letzte Zeile enthält schließlich eine einzige Gegenbuchung.
Bei vorher getroffener Auswahl einer Vollbuchung werden in jeder Buchungszeile sowohl das Sach- als
auch, in der Spalte “Kreditorenkonto“, das Kreditorenkonto angeführt. Die Spalte “Soll/Haben“ entfällt.
Für jeden Buchungssatz oder für alle gemeinsam können Sie einen Kommentar hinterlegen, der beim
Download bzw. Export der Buchungssätze mit ausgegeben werden kann.
- 88 -
Bemerkung zu jedem Buchungssatz
In der Tabellenspalte “Bemerkung“ können Sie für jeden Buchungssatz den Bemerkungstext direkt in der
Tabelle ändern. Positionieren Sie dazu den Cursor in das entsprechende Tabellenfeld und überschreiben
Sie den bisherigen Text.
•
Verwendete Zeichen
Der Text darf maximal 50 alphanumerische Zeichen enthalten.
Die Sonderzeichen Pipe “|“, “@“, Semikolon “;“ und Tabulator “TAB“ sind nicht zulässig! Der Tabulator
nimmt hier eine Sonderstellung ein, es treten zwei Varianten auf:
Wird der Tabulator im Bemerkungsfeld über die Tastatur-Taste erzeugt, so wird nicht das Zeichen dargestellt, sondern die Funktionalität des Positionswechsels ist wirksam, d.h. der Cursor springt in das
nächste Feld, erkennbar an einer dunkleren Markierung des Feldes.
Wird der Tabulator aus einem Textverarbeitungsprogramm kopiert und über "Einfügen" im Bemerkungsfeld erzeugt, erscheint ein Fehler-Fenster mit dem Hinweis auf unzulässige Zeichen.
•
Mehrfachauswahl übernehmen
Wenn Sie die Bemerkungen für mehrere Buchungssätze gemeinsam ändern möchten, wählen Sie über
die Kontrollkästchen am rechten Rand der Tabelle zunächst die gewünschten Buchungssätze aus. Danach positionieren Sie den Cursor in das oberhalb der Tabelle befindliche Feld “Mehrfachauswahl“
und geben dort den Text ein. Durch Klicken auf den Button Mehrfachauswahl übernehmen wird der
eingegebene Bemerkungstext in die zuvor markierten Buchungssätze übernommen.
•
Alle Bemerkungen zurücksetzen
Durch Klicken auf den Button Alle Bemerkungen zurücksetzen werden bei allen angezeigten Buchungssätzen die Bemerkungen auf den ursprünglichen Wert, das Buchungskonto (BKTO), zurückgesetzt.
•
Ausgewählte Bemerkungen zurücksetzen
Wenn Sie die Bemerkungen für mehrere Buchungssätze gemeinsam auf den ursprünglichen Wert, das
Buchungskonto (BKTO), zurücksetzen möchten, wählen Sie über die Kontrollkästchen am rechten
Rand der Tabelle zunächst die gewünschten Buchungssätze aus und klicken Sie dann auf den Button
Ausgewählte Bemerkungen zurücksetzen.
- 89 -
Buchungssätze exportieren
Durch Klicken auf den Button "Download“ in der blauen Navigationsleiste der Seite Buchungssätze
anzeigen speichern Sie die angezeigten Buchungssätze lokal auf dem von Ihnen spezifizierten Datenträger.
Die Anwendung schlägt einen Dateinamen vor, der von Ihnen verändert werden kann.
Das Format der Export-Datei kann im Dialog Buchungsoptionen, den Sie über die Startseite > Buchhaltung erreichen, verändert werden. Dort kann zwischen verschiedenen Separatoren und Datumsformaten
gewählt werden. Die Einstellung einer Export-Datei mit fester Satzlänge ist ebenfalls möglich. Um die Anpassungsfähigkeit an intern verwendete Buchhaltungssysteme zu erhöhen, stehen Ihnen zusätzlich zwei
verschiedene Typen von Buchungssätzen zum Export zur Verfügung.
Informationen zur Export-Datei mit fester Satzlänge
Eine Datei mit fester Satzlänge wird erzeugt, wenn zuvor in den Voreinstellungen im Dialog Buchungsoptionen, den Sie über die Startseite > Buchhaltung erreichen, das Satzformat “mit fester Satzlänge“ eingestellt wurde. Die folgenden Tabellen geben Auskunft über die einzelnen Felder, deren Größe und deren
Reihenfolge. Um die Daten aus „Rechnung Online Komfortversion“ in eine externe Anwendung exportieren
zu können, müssen in dem Importfilter dieser Anwendung die entsprechenden Feldgrößen eingetragen
werden. Nähere Informationen zum Datenimport sind der Dokumentation der jeweils benutzten Anwendung
zu entnehmen. Die erste Zeile der Export-Datei enthält die Spaltenüberschriften.
Buchungssätze für eine Halbbuchung
Feld #
Feld-Bezeichnung
FeldLänge
16
6
1
20
20
30
10
Feld-Typ
1
2
3
4
5
6
7
8
Umsatz (Euro)
Numerisch
USt. (%)
Numerisch
Haben/Soll
Alphanumerisch
Sachkonto
Alphanumerisch
Kostenstelle
Alphanumerisch
Buchungsbeleg
Alphanumerisch
Rechnungsdatum
Alphanumerisch
Sachkontoname
/
Alphanumerisch
81
Kostenstellenname
9
Währung
Alphanumerisch
3
10
Bemerkung *)
Alphanumerisch
50
*) Nur bei der Voreinstellung Download “mit Bemerkungen“ enthalten.
Beispiel
-000000000438,27
015,00
S
A1298
Vertrieb
9031452884 31121997
31/12/1997
Rückzahlung
EUR
Buchungskonto
Tabelle 1 Buchungssätze für eine Halbbuchung
- 90 -
Buchungssätze für eine Vollbuchung
Feld #
Feld-Bezeichnung
FeldLänge
16
6
20
20
20
30
10
Feld-Typ
1
2
3
4
5
6
7
8
Umsatz (Euro)
Numerisch
USt. (%)
Numerisch
Kreditorenkonto
Alphanumerisch
Sachkonto
Alphanumerisch
Kostenstelle
Alphanumerisch
Buchungsbeleg
Alphanumerisch
Rechnungsdatum
Alphanumerisch
Sachkontoname
/
Alphanumerisch
81
Kostenstellenname
9
Währung
Alphanumerisch
3
10
Bemerkung *)
Alphanumerisch
50
*) Nur bei der Voreinstellung Download “mit Bemerkungen“ enthalten.
Beispiel
0000000000546,78
015,00
Grundgebühren
A1168
Verwaltung
9031452884 31121997
31/12/1997
Sonstige Kosten
EUR
Buchungskonto
Tabelle 2 Buchungssätze für eine Vollbuchung
- 91 -
Einzelverbindungen und Auswertungen
Die Seite Einzelverbindungen und Auswertungen erreichen Sie über die Rechnungsübersicht. Für die
vorher ausgewählte Rechnung erhalten Sie hier Ihre Einzelverbindungsnachweise in einer übersichtlichen
Tabelle angezeigt.
Diese Funktion ist jedoch nur verfügbar, wenn Sie bereits eine Einzelverbindungsübersicht von der Deutschen Telekom erhalten bzw. beauftragt haben (Informationen hierzu finden Sie im Hinweistext am Ende
dieses Abschnitts).
Startseite > Rechnungsübersicht > Einzelverbindungen und Auswertungen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Einzelverbindungen und Auswertungen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 51 Einzelverbindungen
Abhängig davon, ob in der ausgewählten Rechnung Einzelverbindungen zum Produkt „E-Business“ vorliegen, wird die Tabelle unterschiedlich dargestellt.
In der Darstellung der Einzelverbindungen ohne E-Business werden Ihnen die Spalten Produktfamilie, Anbieter, Anschlussart, Anschluss, Datum, Beginn, Dauer, Zielrufnummer, Zielortsnetz/Ursprung Ort/Land,
Tarifart/Service, Tarifeinh./Preis pro Min. und Nettogesamtbetrag (Euro) angezeigt.
- 92 -
Grundeinstellung werden Ihre Einzelverbindungen nach Produktfamilie, Anschluss und Datum/Beginn
aufsteigend sortiert. In den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
Liegen Einzelverbindungen zu E-Business vor, wird die Tabelle um die Spalten Nutzer, Empfänger und
Stichwort erweitert. Die Spaltenüberschrift „Tarifeinh./Preis pro Min.“ wird in „Tarifeinh./Preis pro Min./
Volumen (MByte)“ geändert. Zusätzlich zu den Sortierkriterien für Einzelverbindungen ohne E-Business
können Sie die Einzelverbindungen innerhalb der Seite nach den Spalten Nutzer, Empfänger und Stichwort
sortieren. Für diese drei Spalten gibt es jedoch keine Voreinstellung.
Liegen zu den Einzelverbindungen der ausgewählten Rechnung Nebenstelleninformationen vor, werden sie
in einer zusätzlichen Spalte mit der Überschrift "Nebenstellenrufnummer" angezeigt.
Wenn die Tabelle mit den Einzelverbindungen zu lang wird, um sie auf einer Seite anzeigen zu können,
dann erscheint am unteren Ende der Seite eine Gesamtliste aller noch dazugehörenden Seiten. Die aktuelle
Seite ist farblich hervorgehoben. Durch Anklicken können die anderen vorhandenen Seiten angezeigt werden.
HINWEIS: Die Einzelverbindungsübersicht ist für viele Funktionen von „Rechnung Online Komfortversi-
on“ unbedingt erforderlich. Um alle Funktionen in “Rechnung Online Komfortversion“ voll ausnutzen zu
können, empfehlen wir Ihnen, eine Einzelverbindungsübersicht mit unverkürzter Speicherung Ihrer Verbindungsdaten zu beauftragen. Haben Sie bisher Ihre EVÜ auf Papier in einem anderen Format bekommen als
in “Rechnung Online Komfortversion“ (z.B. auf Papier sind die Zielrufnummern komplett dargestellt, in
“Rechnung Online Komfortversion“ erhalten Sie die letzten drei Stellen als XXX oder auf Papier haben Sie
eine EVÜ erhalten und in “Rechnung Online Komfortversion“ kommt die Meldung, dass für die ausgewählte
Rechnung keine EVÜ vorläge), liegt es daran, dass Sie einer Speicherung der EVÜ bei der Deutschen Telekom im von Ihnen jetzt gewünschten Format nicht zugestimmt haben. Um die gewünschte Speicherung zu
veranlassen, wenden Sie sich bitte an Ihre Niederlassung oder holen Sie die Beauftragung über folgenden
Link nach: Auftrag EVÜ. Wenn Sie Fragen dazu haben oder sich nur vergewissern wollen, können Sie sich
auch an unsere Kundenbetreuung - in diesem Fall am besten per Telefon (0180 / 2 22 77 33) - wenden.
Beachten Sie aber, dass die Deutsche Telekom Einzelverbindungen maximal 80 Tage speichern darf. Zu
Rechnungen, die älter als 80 Tage sind, existiert daher keine EVÜ mehr. Weiteres zum Thema EVÜ finden
Sie in den FAQ.
Informationsmeldung über Wartezeiten bei vielen Einzelverbindungen
Rufen Sie die Einzelverbindungen für eine Rechnung auf, für die sehr viele Einzelverbindungen existieren,
kann es zu längeren Wartezeiten durch die Abfrage dieser Daten kommen. Um Sie darüber zu informieren,
wird Ihnen ab einer definierten Menge an Einzelverbindungen eine Seite mit einer Informationsmeldung
angezeigt, in der Sie über die längere Wartezeit informiert werden. Nach Bestätigung der Meldung werden
alle Verbindungen abgefragt und dargestellt. Diese Meldung lautet:
Ihre Einzelverbindungsdaten werden aufbereitet.
Das kann einige Minuten dauern.
Bitte haben Sie etwas Geduld.
Zu Ihren Einzelverbindungen
- 93 -
Dokumentenansicht
Die Seite Dokumentenansicht erreichen Sie über Einzelverbindungen und Auswertungen. Für die bereits
ausgewählte Rechnung erhalten Sie hier Ihre Einzelverbindungsübersicht im herkömmlichen Papierlayout.
Aus der Startseite gelangen Sie in die Dokumentenansicht der aktuellen Einzelverbindungsübersicht, wenn
Sie unter Ihrer Benutzerkennung genau ein Buchungskonto verwalten.
Diese Funktion ist jedoch nur verfügbar, wenn Sie bereits eine Einzelverbindungsübersicht von der Deutschen Telekom erhalten bzw. beauftragt haben. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie die Beauftragung
über folgenden Link nachholen: Auftrag EVÜ.
Startseite > Aktuelle Einzelverbindungen
Startseite > Rechnungsübersicht > Einzelverbindungen und Auswertungen > Dokumentenansicht
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Dokumentenansicht erscheint das Layout der Papierformatdarstellung ähnlich der folgenden Abbildung mit der ersten Seite der Dokumentenansicht:
Abbildung 52 Einzelverbindungsübersicht Darstellung im Papierformat
- 94 -
Um die Dokumentenansicht im PDF-Format auf Ihren PC herunterzuladen, klicken Sie einfach auf den
Download-Button in der blauen Navigationsleiste.
HINWEIS:
•
•
Bitte beachten Sie, dass Verbindungsdaten aus Datenschutzgründen nur bis zu 80 Tagen nach Rechnungsstellung im System gespeichert werden können. Zu Rechnungen, die älter als 80 Tage sind, existieren daher keine EVÜ mehr. Weiteres zum Thema EVÜ finden Sie in den FAQ.
In Ihren Voreinstellungen können Sie zwischen der Darstellung der Einzelverbindungsübersicht im
PDF- und im HTML-Format wählen. Haben Sie das PDF-Format eingestellt, aber Ihre Einzelverbindungsübersicht konnte trotzdem nicht im PDF-Format angezeigt werden, kann dies mehrere Ursachen
haben:
- 95 -
Zeitbezogene Auswertung
Grafische Darstellung
Über den Dialog Zeitbezogene Auswertung werden Ihnen zu den in der Einzelverbindungsübersicht aufgelisteten Einzelverbindungen Statistiken dargestellt, in denen die Einzelverbindungen in einer grafischen
Darstellung nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden können.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Zeitbezogene Auswertung erscheint die folgende Seite:
Abbildung 53 Zeitbezogene Auswertung als Grafik
Die Abbildung zeigt das Layout der Seite bei einer Darstellung des Nettogesamtbetrags über den Wochentagen.
Für die Darstellung der Einzelverbindungen als Balkendiagramm sind die folgenden Einstellungen möglich:
•
Änderung der Skalierung der x-Achse von Tag (im Monat), zu Stunde (am Tag) oder nach Wochentagen über Radio-Buttons
•
Änderung der Skalierung der y-Achse von Nettogesamtbetrag zu Anzahl der Verbindungen und umgekehrt über Radio-Buttons
- 96 -
Tabellarische Darstellung
In dem Dialog Zeitbezogene Auswertung können Sie auch in die tabellarische Darstellung wechseln. Hier
werden Ihnen zu den in der Einzelverbindungsübersicht aufgelisteten Einzelverbindungen Statistiken dargestellt, in denen die Einzelverbindungen tabellarisch nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden.
Pro Tarifbereich werden der Nettogesamtbetrag oder die Anzahl der Verbindungen über
•
•
•
den Tagen des Verbindungszeitraums,
über den Stunden des Tages oder
den Wochentagen
zusammengefasst.
Startseite > Rechnungsübersicht > Einzelverbindungen und Auswertungen > Zeitbezogene Auswertung
Nach dem Klick auf den Button Darstellung als Tabelle erscheint die folgende Seite:
Abbildung 54 Zeitbezogene Auswertung als Tabelle
Zwischen diesen verschiedenen Einstellungen können Sie über Radio-Buttons oberhalb der Tabelle wechseln. Über den Button Darstellung als Grafik können Sie sich wieder die grafische Darstellung anzeigen
lassen.
- 97 -
Kostenentwicklung
grafische Darstellung
Über den Dialog Kostenentwicklung können Sie auch in eine grafische Darstellung wechseln.
Für das in der Rechnungsübersicht ausgewählte Buchungskonto wird Ihnen die Entwicklung der Rechnungs- und Gutschriftsbeträge nach Monaten grafisch dargestellt.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Kostenentwicklung erscheint die folgende Seite:
Abbildung 55 Kostenentwicklung als Grafik
Mit einem Klick auf den Button Darstellung als Tabelle wechseln Sie wieder in die tabellarische Darstellung.
- 98 -
tabellarische Darstellung
In dem Dialog Kostenentwicklung können Sie auch in die tabellarische Darstellung wechseln. In dieser
Statistik wird Ihnen die Entwicklung der Rechnungsentgelte bzw. Gutschriftentgelte nach Monaten für ein in
der Rechnungsübersicht ausgewähltes Buchungskonto als Tabelle angezeigt. Die Beträge “Rechnungsbetrag“ und “Gutschriftsbetrag“ werden in den Spalten in „Euro“ dargestellt.
Grundeinstellung werden Ihnen die Beträge nach Rechnungsmonat/-jahr absteigend aufgelistet. In den
Startseite > Rechnungsübersicht > Kostenentwicklung
Nach dem Klick auf den Button Darstellung als Tabelle erscheint die folgende Seite:
Abbildung 56 Kostenentwicklung als Tabelle
Üben einen Klick auf den Button Darstellung als Grafik können Sie wieder zur grafischen Darstellung wechseln.
- 99 -
Kapitel 10 Belegübersicht
10 Belegübersicht
HINWEIS: Die Belegübersicht und der Download von detaillierten Informationen und Einzelverbindun-
gen zu Mehrwertlösungs-Produkten steht nur zur Verfügung, wenn entsprechende Daten in der Anwendung
vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird der Button Belegübersicht auf der Startseite nicht angezeigt.
Von der Startseite aus gelangen Sie in den Dialog Belegübersicht. Hier werden Ihnen in Tabellenform für
jedes Ihrer Buchungskonten alle in elektronischer Form vorliegende Rechnungsdetails zu Mehrwertlösungs-Produkten angezeigt. Durch Auswahl eines Eintrags über die Spalte Auswahl und Klick auf Download starten Sie den Download der vorhandenen Daten. Dabei können Sie auswählen, ob Sie die detaillierte
Informationen zur Rechnung (DIR) und/oder die Einzelverbindungen herunterladen wollen.
Startseite > Belegübersicht
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Belegübersicht erscheint die folgende Seite:
Abbildung 57 Belegübersicht
- 100 -
Kapitel 10 Belegübersicht
Zum Herunterladen der Daten wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und klicken auf den Button
Download. Nach Klick auf den Button wird das folgende Download-Fenster geöffnet, über das Sie auswählen können, welche Rechnungsinformationen Sie herunterladen wollen.
Abbildung 58 Download von Rechnungsdetails zu Mehrwertlösungen
- 101 -
Kapitel 11 Persönliche Einstellungen
11 Persönliche Einstellungen
Von der Startseite aus erreichen Sie direkt den Dialog Persönliche Einstellungen . Hier können Sie Ihre
Kundendaten einsehen, Ihre eigenen Voreinstellungen für das Sortieren der Tabellen und der Downloadformate festlegen sowie Ihre E-Mail-Benachrichtigung einstellen. Ebenso ist hie die Verwaltung Ihrer Zugangsdaten möglich.
Startseite > Persönliche Einstellungen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Persönliche Einstellungen erscheint für den Firmenadministrator die
folgende Seite:
Abbildung 59 Persönliche Einstellungen für den Firmenadministrator
- 102 -
“Persönliche Einstellungen“ im Überblick
Persönliche Einstellungen
•
Ihre Kundendaten
•
Voreinstellungen
•
E-Mail-Funktionen
•
Zugangsdaten ändern
- Passwort ändern
- Geheime Frage
- Benutzerkennung ändern
•
Benutzerverwaltung (nur für den Firmenadministrator)
Unter Ihre Kundendaten können Sie Informationen zu Ihren Buchungskonten und der zuständigen Telekom-Niederlassung einsehen.
Unter Voreinstellungen legen Sie Ihre individuellen Tabellensortierungen und Downloadformate von
Rechnung Online fest.
Unter E-Mail-Funktionen aktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigung beim Eingang einer neuen Rechnung.
Unter Zugangsdaten ändern können Sie Ihre Benutzerkennung, Ihre Geheime Frage und Ihr Passwort
ändern. Als Firmenadministrator können Sie mehrere Firmen unter einer Administratorkennung zusammenlegen.
Unter Benutzerverwaltung kann der Firmenadministrator neue Benutzer einrichten, die einen Zugang zur
Anwendung erhalten sollen.
HINWEIS: Die Benutzerverwaltung steht in der Rechnung Online Komfortversion nur dem Firmenadministrator zur Verfügung.
- 103 -
Ihre Kundendaten
Im Informationsdialog Ihre Kundendaten werden Angaben zu Ihren Buchungskonten angezeigt.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Ihre Kundendaten
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Ihre Kundendaten erscheint die folgende Seite:
Abbildung 60 Ihre Kundendaten
Zu jedem Buchungskonto wird der Rechnungsempfänger bzw. Kunde mit Name und Anschrift angezeigt.
Ferner wird in einer zusätzlichen Spalte pro Buchungskonto die „Zuständige Niederlassung bei Rückfragen“ angegeben. Für jedes Buchungskonto wird außerdem der Gültigkeitszeitraum mit „Gültig von“ und
„Gültig bis“ dargestellt.
Zu den aufgelisteten Buchungskonten können Sie sich innerhalb des angegebenen Zeitraums plus eines
Zeitraums von 3 Monaten Ihre Rechnungsdaten anzeigen lassen. Hierbei werden Ihnen die Rechnungen
dargestellt, die innerhalb des Gültigkeitszeitraums fakturiert wurden.
- 104 -
Voreinstellungen
Über den Dialog Voreinstellungen können Sie die Default-Werte für Sortierfunktionen und alle anderen
Funktionen, zu denen eine Auswahlliste existiert, ändern und in der Anwendung speichern. Bei Aufruf der
jeweiligen Seiten, die (Sortier-)Funktionen mit einer Auswahlmöglichkeit enthalten, wird dieser voreingestellte, von Ihnen gespeicherte Wert benutzt. Außerdem haben Sie über diesen Dialog die Möglichkeit, Ihre
Voreinstellungen wieder auf die Grundeinstellung zurückzusetzen, die beim Einrichten einer Benutzerkennung vorgegeben ist.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Voreinstellungen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Voreinstellungen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 61 Voreinstellungen (allgemeiner Teil)
Der Dialog der Voreinstellungen besteht aus einem allgemeinen Teil und einem Teil für die Buchhaltung.
Die Voreinstellungen für den allgemeinen Teil sind in der oberen Abbildung dargestellt. In der Abbildung
auf der folgenden Seite sind die Voreinstellungen des zweiten Teils für die Buchhaltung abgebildet.
- 105 -
Beim Herunterscrollen der Bildlaufleiste im Dialog Voreinstellungen sehen Sie folgende Seite:
Abbildung 62 Voreinstellungen (Buchhaltung)
Erläuterungen zu den Voreinstellungen
Im oberen Teil der Übersicht finden Sie unter den Voreinstellungen, die Sortierkriterien, die Sie individuell
an Ihre Bedürfnisse anpassen können. So können Sie z.B. festlegen, dass bei Aufruf der Seite Rechnungsübersicht die Rechnungen nicht nach dem Rechnungsdatum, sondern nach dem Nettobetrag aufgelistet
werden. In diesem Fall würde nicht die neueste Rechnung oben in der Tabelle stehen, sondern die Rechnung mit dem höchsten Nettobetrag.
Sie können auch den Zeitraum festlegen, der dem Rechnungsvergleich Ihrer letzten Rechnung zu Grunde
liegen soll. Wählen Sie z.B. „3 Monate“, wird die aktuelle Rechnung mit den Durchschnittsbeträgen der
jeweiligen Rechnungspositionen (z.B. Cityverbindungen, Deutschlandverbindungen oder Verbindungen
zum Mobilfunknetz D1) der letzten drei Monate verglichen. Je größer der gewählte Zeitraum ist, umso aussagekräftiger wird der Rechnungsvergleich, denn Abweichungen einzelner Rechnungen fallen nicht mehr
so stark ins Gewicht. Der Vergleichszeitraum kann frühestens in dem Monat beginnen, in dem Sie „Rechnung Online Komfortversion“ erstmals genutzt haben.
- 106 -
In den Voreinstellungen bestimmen Sie auch das Format für den Download von tabellarischen Darstellungen wie z.B. Rechnungspositionen oder Einzelverbindungen. Sie können das Downloadformat für die Papierrechnung einstellen und festlegen, ob Dateien vor dem Download gepackt werden sollen.
Weitere Informationen zum Download und der digitalen Signatur finden Sie im Kapitel 6 Allgemeine Informationen zur Anwendung unter Download allgemein und Download der Rechnung mit digitaler Signatur ab
Seite 51.
Im unteren Teil der Übersicht finden Sie die Voreinstellungen für den Bereich der Buchhaltung. Hier haben
Sie die Möglichkeit, die Sortierkriterien in den Übersichten zu Kostenstellen, Sachkonten, Standorten und
der jeweiligen Rechnungspositionen individuell an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Über und unter den Tabellen befinden sich drei weitere Buttons ( Zurücksetzen, Speichern, Grundeinstellungen ).
Ihre Änderungen bestätigen Sie mit dem Speichern -Button. Wenn Sie den aktuell gespeicherten Stand neu
abfragen möchten, wählen Sie Zurücksetzen. Mit dem Button Grundeinstellungen setzen Sie alle Parameter auf die Grundeinstellungen der Anwendung zurück.
Nach Klick auf den Button „Download Verifikationstool „Digitale Signatur“ “ in der oberen blauen Navigationsleiste, gelangen Sie zu einem Popup-Fenster, in dem ein Download einer Software zur Überprüfung Ihrer
digital signierten Rechnung angeboten wird. Es wird Ihnen ein Verweis auf das Tool SecSigner der Firma
Seccommerce bereitgestellt. Wenn Sie diese Software zum überprüfen Ihrer digital signierten Dokumente
verwenden wollen, folgen Sie bitte den Installationsanweisungen der Software. Anschließend können Sie
durch einfachen Doppelklick auf die Signierungsdatei (Dateiendung *.PKCS7) in dem sich öffnenden Fenster erkennen, ob die Datei korrekt signiert wurde.
Bitte beachten Sie, dass das Programm SecSigner die Java Runtime Environment (JRE) ab Version 1.4.0 der
Firma Sun voraussetzt. Ein Downloadverweis zu einer aktuellen Version befindet sich ebenfalls in diesem
Popup-Fenster.
WICHTIGER HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die beiden Dateien, die Ihnen Rechnung Online
beim Download liefert, immer zusammen aufbewahrt und dem Finanzamt übergeben werden müssen, da
sonst die Signierung ungültig wird.
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E-Mail-Funktionen
Im Dialog E-Mail-Funktionen können Sie für jedes Ihrer Buchungskonten eine E-Mail-Adresse eintragen, an
die eine Benachrichtigung per E-Mail geschickt werden soll, sobald eine neue Rechnung für Sie vorliegt.
Startseite > Persönliche Einstellungen > E-Mail-Funktionen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche E-Mail-Funktionen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 63 E-Mail-Funktionen
Zur Aktivierung der Benachrichtigung per E-Mail wählen Sie in der Spalte “Auswahl“ das Buchungskonto
aus, für welches Sie eine Benachrichtigung erhalten wollen. Anschließend geben Sie im Eingabefeld “EMail-Adresse“ Ihre E-Mail-Adresse ein. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie die E-Mail-Adresse in einem
zweiten Eingabefeld wiederholen und einen Datenschutzhinweis akzeptieren. Bevor Sie den Hinweis auf
der Seite E-Mail-Funktionen durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox anerkennen, sollten Sie den
Datenschutzhinweis über den Link Datenschutzhinweis aufrufen und sorgfältig durchlesen. Zum Aktivieren
- 108 -
der E-Mail-Funktion klicken Sie anschließend auf den Button Übernehmen. Wurde die Benachrichtigung
erfolgreich aktiviert und erhalten Sie außerdem als Bestätigung eine E-Mail an Ihre eingegebene E-MailAdresse.
Um die E-Mail-Benachrichtigung wieder auszuschalten, entfernen Sie das entsprechende Häkchen in der
Spalte “Auswahl“ und klicken auf den Button Übernehmen.
- 109 -
Zur Aktivierung der Benachrichtigung per E-Mail müssen Sie auf der Seite E-Mail-Funktionen einen Datenschutzhinweis anerkennen.
Mit OK wird die Benachrichtigung aktiviert und Sie erhalten als Bestätigung eine E-Mail an Ihre eingegebene E-Mail-Adresse.
Die folgende Abbildung zeigt den Datenschutzhinweis:
Abbildung 64 Datenschutzhinweis zur Aktivierung der E-Mail-Funktion „Benachrichtigung per E-Mail“
Sollte Ihnen keine E-Mail-Benachrichtigung zugesendet worden sein, obwohl eine neue Rechnung vorliegt,
könnte es sein, dass eine fehlerhafte oder ungültige E-Mail-Adresse eingegeben wurde. Korrigieren Sie
dann bitte baldmöglichst die eingegebene E-Mail-Adresse, anderenfalls kann es vorkommen, dass Sie damit einen anderen E-Mail-Empfänger erreichen.
Sollte das Feld „Benachrichtigung per E-Mail“ nicht mehr ausgewählt sein, obwohl Sie dies so eingerichtet
haben und eine Fehlermeldung erscheinen, wurde der E-Mailversand von Ihrem Helpdesk angehalten, weil
es Anzeichen dafür gab, dass die angegebene E-Mail-Adresse falsch war. In diesem Fall geben Sie bitte Ihre
E-Mail-Adresse erneut korrigiert ein.
- 110 -
Zugangsdaten ändern
Von der Seite Persönliche Einstellungen gelangen Sie in den Dialog Zugangsdaten ändern. Über diesen
Dialog können Sie die folgenden Funktionen auswählen:
•
Passwort ändern
•
Geheime Frage
•
Benutzerkennung ändern
Startseite > Persönliche Einstellungen > Zugangsdaten ändern
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Zugangsdaten ändern erscheint die folgende Seite:
Abbildung 65 Zugangsdaten ändern
HINWEIS: Als normaler Benutzer der Rechnung Online Komfortversion steht Ihnen die Funktion Firmen
zusammenlegen nicht zur Verfügung. Diese Funktion ist dem Firmenadministrator Ihrer Firma vorbehalten.
- 111 -
Passwort ändern
Sie sollten Ihr Passwort in regelmäßigen Abständen ändern. Im Dialog Passwort ändern unter Persönliche
Einstellungen können Sie dies tun. Dazu geben Sie in dem Eingabefeld „Altes Passwort“ Ihr altes Passwort
ein und dann im Eingabefeld „Neues Passwort“ Ihr neues Passwort. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie
das neue Passwort nochmals eingeben, damit Sie im Falle von Tippfehlern nicht ein falsches Passwort
abspeichern.
HINWEIS: Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen und darf maximal 32 Zeichen lang sein. Es wird
nicht zwischen großen und kleinen Buchstaben unterschieden. Genauere Angaben hierüber finden Sie im
Kapitel 3 Starten der Anwendung unter Regeln für die Änderung der Benutzerkennung und des Passworts
ab Seite 26.
Nach der vollständigen Eingabe klicken Sie auf den Button Übernehmen, womit die eigentliche Änderung
durchgeführt wird. Mit dem Button Löschen leeren Sie alle Felder.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Zugangsdaten ändern > Passwort ändern
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Passwort ändern erscheint die folgende Seite:
- 112 -
Abbildung 66 Passwort ändern
Die Antwortdialoge zur Änderung des Passworts finden Sie auf einer der nächsten Seiten.
Geheime Frage
Im Dialog Zugangsdaten ändern unter Geheime Frage können Sie Ihre Geheime Frage ändern. Dies können Sie beliebig oft tun. Bei der ersten Anmeldung bei “Rechnung Online“ forderte Sie das System auf, eine
geheime Frage auszuwählen oder zu definieren und die entsprechende Antwort einzugeben. Haben Sie
eine geheime Frage mit zugehöriger Antwort schon einmal festgelegt, wird Ihnen in der Auswahlliste
und/oder dem Eingabefeld für die frei wählbare Frage die aktuell gespeicherte Frage angezeigt. Eine Anzeige der Antwort ist nicht möglich, da diese aus Datensicherheitsgründen verschlüsselt gespeichert wird.
Wollen Sie eine geheime Frage mit zugehöriger Antwort erstmalig eingeben oder ändern, wählen Sie in der
Auswahlliste eine Frage aus oder geben eine eigene Frage ein. Anschließend geben Sie die dazugehörige
Antwort ein. Das Speichern der Frage erfolgt mit dem Button Übernehmen.
HINWEIS: Die Geheime Frage muss mindestens 10 Zeichen und darf maximal 128 Zeichen lang sein.
Die Zeichenlänge der Antwort muss mindestens 4 Zeichen, maximal 32 Zeichen betragen.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Zugangsdaten ändern > Geheime Frage
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Geheime Frage erscheint die folgende Seite:
Abbildung 67 Geheime Frage
- 113 -
Benutzerkennung ändern
Im Dialog Benutzerkennung ändern unter Persönliche Einstellungen können Sie Ihre Benutzerkennung
ändern. Dies können Sie beliebig oft tun. Dazu geben Sie in dem Eingabefeld „Neue Benutzerkennung“
Ihre neue Benutzerkennung ein. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie Ihre neue Benutzerkennung im Eingabefeld „Benutzerkennung wiederholen“ nochmals eingeben, damit Sie im Falle von Tippfehlern nicht
eine falsche Benutzerkennung abspeichern.
HINWEIS: Die Benutzerkennung muss mindestens 6 Zeichen und darf maximal 32 Zeichen lang sein.
Es wird nicht zwischen großen und kleinen Buchstaben unterschieden. Die neue Benutzerkennung darf
nicht der alten Benutzerkennung entsprechen. Genauere Angaben hierüber finden Sie im Kapitel 3 Starten
der Anwendung unter Regeln für die Änderung der Benutzerkennung und des Passworts ab Seite 26.
Anschließend müssen Sie noch im Eingabefeld „Passwort eingeben“ Ihr aktuelles Passwort eingeben. Nach
der vollständigen Eingabe klicken Sie auf den Button Übernehmen, womit die eigentliche Änderung
durchgeführt wird. Mit dem Button Löschen leeren Sie alle Felder.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Zugangsdaten ändern > Benutzerkennung ändern
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Benutzerkennung ändern erscheint die folgende Seite:
Abbildung 68 Benutzerkennung ändern
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Antwortdialoge
bei Änderung des Passworts
•
Nachdem Ihr Passwort erfolgreich geändert wurde, d.h. Sie Ihr altes Passwort und das Neue mit richtiger Wiederholung eingegeben haben, erscheint der folgende Dialog:
Ihr Passwort wurde geändert
•
Haben Sie beim Ändern Ihres Passworts Ihr altes Passwort falsch eingegeben, erscheint der folgende
Dialog. Nach einem Klick auf Zurück zum Passwort ändern können Sie nochmals versuchen Ihr Passwort zu ändern.
Das Passwort konnte nicht geändert werden,
da das eingegebene alte Passwort falsch ist.
Zurück zur Seite Passwort ändern
•
Konnte Ihr Passwort z.B. aufgrund einer Systemstörung nicht geändert werden, wird der folgende allgemeine Fehlertext dargestellt:
! Fehler beim Ändern des Passworts !
Ihr Passwort konnte nicht geändert werden.
zurück zum Dialog Passwort ändern
bei Änderung der Benutzerkennung
•
Nachdem Ihre Benutzerkennung erfolgreich geändert wurde, wird dies mit einer Meldung angezeigt
und zur Erinnerung die neue Benutzerkennung ausgegeben. Der angezeigte Dialog lautet:
Ihre Benutzerkennung wurde in Neue_Benutzerkennung geändert.
•
Sollte die neue Benutzerkennung schon existieren, erscheint folgender Dialog:
Ihre Benutzerkennung konnte nicht geändert werden,
da die gewünschte Benutzerkennung bereits vergeben ist.
Zurück zur Seite Benutzerkennung ändern
- 115 -
Kapitel 12 Benutzerverwaltung
12 Benutzerverwaltung
HINWEIS: Die Benutzerverwaltung ist eine Funktionalität, die nur dem Firmenadministrator zur Verfügung steht. Für alle anderen Benutzer innerhalb einer Firma ist dieses Kapitel nicht relevant.
Benutzerverwaltung mit Benutzerübersicht
Als Firmenadministrator erreichen Sie von der Seite Persönliche Einstellungen aus den Dialog Benutzerverwaltung. Auf dieser Seite werden in einer Tabelle alle bereits in Ihrer Firma vorhandenen Benutzer aufgelistet. Die Tabelle enthält folgende Spalten: Benutzerkennung, Name, Rolle („Rechnungsmanager“, „Betrachter“ oder „Kostenstellenverantwortlicher“), Status („-“, „gesperrt“ oder „gesperrt (administrativ)“), Buchungskonten (auf die der Benutzer Zugriff hat), E-Mail-Funktionen („Ja“ oder „Nein“) und Einzelverbindungen anzeigen („Ja“ oder „Nein“).
In der Benutzerverwaltung können Sie innerhalb Ihrer Firma neue Benutzer hinzufügen, die über eine eigene Benutzerkennung einen Zugriff auf die Rechnungsdaten Ihrer Firma erhalten sollen. Für Benutzer, die ihr
Passwort vergessen haben, können Sie nach Auswahl eines Benutzers das Benutzer-Passwort ändern. Um
den Benutzern den Zugriff auf die Rechnungsdaten zu erlauben, müssen Sie nach dem Hinzufügen des
Benutzers die entsprechenden Buchungskonten freigeben. Wollen Sie mehrere Buchungskonten unter
einer Benutzerkennung verwalten, müssen Sie die Buchungskonten über Firmen zusammenlegen zusammenfassen. Für Benutzer mit der Rolle Kostenstellenverantwortlicher können Sie zusätzlich mit Kostenstellen freigeben den Zugriff auf die Kostenstellen Ihrer Firma einschränken.
•
Benutzer ändern
Nach dem Klicken auf den Button Ändern wird die Seite Benutzer ändern (siehe unten) aufgerufen.
•
Vorhandene Benutzer löschen
Das Klicken auf den Button Löschen bewirkt das Löschen eines markierten Benutzers. Aus Sicherheitsgründen muss das Löschen des Benutzers nochmals bestätigt werden.
•
Benutzer sperren
Über den Button Sperren kann einem ausgewählten Benutzer der Zugang zur Anwendung entzogen
werden. Nach dem Sperren erscheint der entsprechende Benutzer in der Tabelle mit dem Status „gesperrt (administrativ)“. Voraussetzung für das Sperren des Benutzers ist, dass er nicht bereits durch den
Administrator gesperrt wurde. Das Sperren muss durch eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden.
•
Benutzer entsperren
Über den Button Entsperren kann einem ausgewählten, gesperrten Benutzer der Zugang zur Anwendung wieder ermöglicht werden. Nach dem Entsperren erscheint der entsprechende Benutzer in der
Tabelle mit dem Status „-“. Das Entsperren muss durch eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden.
•
Benutzer-Passwort ändern
- 116 -
Nach dem Klicken auf den Button Benutzer-Passwort ändern wird die Seite Benutzer-Passwort ändern
(siehe unten) aufgerufen.
•
Firmen zusammenlegen
Nach Klick auf Firmen zusammenlegen wird eine Seite aufgerufen, über die Sie die Benutzer und Buchungskonten einer anderen Firma unter der Kennung, mit der Sie gerade angemeldet sind, zusammenfassen können.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Benutzerverwaltung
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Benutzerverwaltung erscheint die folgende Seite:
Abbildung 69 Benutzerverwaltung für den Firmenadministrator
- 117 -
Die Benutzerverwaltung im Überblick
Benutzerverwaltung
•
Benutzer hinzufügen
•
Benutzer ändern
•
•
Buchungskonten freigeben
•
Kostenstellen freigeben
•
Benutzer hinzufügen
Als Firmenadministrator können Sie innerhalb Ihrer Firma neue Benutzer hinzufügen, die einen Zugriff auf
die Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ erhalten sollen. Für den neuen Benutzer müssen Sie
eine „Benutzerkennung“ und einen „Namen“ festlegen und in die entsprechenden Eingabefelder eintragen.
Für den erstmaligen Zugang des Benutzers zur Anwendung legen Sie ein Initial-Passwort fest, das Sie mit
Wiederholung eingeben müssen. Beim erstmaligen Login in die Anwendung, muss der Benutzer dieses
Passwort ändern. Danach können für den Benutzer die Zugriffsrechte festgelegt werden. Dieser Vorgang
wird als Rollenzuweisung bezeichnet. Bei neuen Benutzern ist die Rolle „Betrachter“ voreingestellt. Als
weitere Rollen können „Rechnungsmanager“ oder „Kostenstellenverantwortlicher“ ausgewählt werden.
Außerdem können Sie festlegen, ob der neue Benutzer zur Administration von „E-Mail-Funktionen“ berechtigt sein soll und ihm Einzelverbindungen in der Anwendung angezeigt werden dürfen.
Nach Eingabe der Daten des neuen Benutzers und Klicken auf den Button Übernehmen wird die Benutzerkennung in der Anwendung eingerichtet und kann für den Zugang zur Anwendung verwendet werden.
Voraussetzung ist allerdings, dass Sie dem Benutzer mindestens ein Buchungskonto freigeben.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Benutzerverwaltung > Benutzer hinzufügen
- 118 -
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 70 Benutzer hinzufügen
Wurde der neue Benutzer mit Übernehmen erfolgreich eingerichtet, erhalten Sie die folgende Meldung:
- 119 -
Benutzer ändern
Die Seite für das Ändern eines bestehenden Benutzers erlaubt Ihnen, für einen ausgewählten Benutzer die
Angaben zum „Name“, über die Radiobuttons „Rolle“ die Rollenzuweisung und die Rechte für den Zugriff
auf „E-Mail-Funktionen“ und für die Anzeige von Einzelverbindungen zu überarbeiten. Die Benutzerkennung
eines Benutzers kann durch den Administrator nicht geändert werden. Diese Aktion muss der jeweilige
Benutzer selbst im Bereich „Zugangsdaten ändern“ auf der Seite Benutzerkennung ändern ausführen.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Benutzerverwaltung > Benutzer ändern
Abbildung 71 Benutzer ändern
- 120 -
Rollenzuweisung für Benutzer
Jedem für eine Firma registrierten Benutzer wird auf den Seiten Benutzer hinzufügen oder Benutzer ändern
eine der drei nachstehenden Rollen zugewiesen:
• Rechnungsmanager
• Betrachter
• Kostenstellenverantwortlicher
Diese drei Rollen schließen einander gegenseitig aus, außerdem wird in der oben angegebenen Reihenfolge der Datenzugriff immer stärker eingeschränkt.
Rolle
Rechnungsmanager
Betrachter
Kostenstellenverantwortlicher
Beschreibung
Darf alle Rechnungsdaten einsehen (Einzelverbindungen nur, wenn separat erlaubt).
Darf auf Kostenstellen, Sachkonten und Standorte zugreifen und diese modifizieren.
Darf Aktionen auf Kostenstellen, Sachkonten und Standorte ausführen.
Darf sowohl als Überblick als auch auf individueller Basis Zuweisungen von
Rechnungsdaten zu Kostenstellen, Sachkonten oder Standorten sehen.
Darf Rechnungsdaten exportieren.
Darf die E-Mail-Funktion „Benachrichtigung per E-Mail“ administrieren, wenn eine
entsprechende Berechtigung vergeben wurde.
Darf alle Rechnungsdaten einsehen (Einzelverbindungen nur, wenn separat erlaubt).
Darf nicht auf Kostenstellen, Sachkonten und Standorte zugreifen und sie modifizieren.
Darf nicht Aktionen auf Kostenstellen, Sachkonten und Standorte ausführen.
Darf in einem Überblick Zuweisungen von Rechnungsdaten zu Kostenstellen oder
Sachkonten bzw. Standorten sehen.
Darf Rechnungsdaten exportieren.
Darf lediglich Rechnungsübersichtsdaten, Rechnungspositionen und Einzelverbindungen (falls separat erlaubt) einsehen, die auf für den Benutzer einsehbare
Kostenstelle(n) verbucht wurden.
Darf nicht auf Kostenstellen, Sachkonten und Standorte zugreifen und sie modifizieren.
Darf nicht Aktionen auf Kostenstellen, Sachkonten und Standorten ausführen.
Darf Rechnungsdaten einsehen, welche auf genau spezifizierte Kostenstellen
zugewiesen sind. Darf nicht Zuweisungen von Rechnungsdaten zu Sachkonten
bzw. Standorten sehen.
Tabelle 3 Zugriffsrechte der Rollen
- 121 -
Hat ein Benutzer sein Passwort vergessen oder durch mehrfache Falscheingabe seine Benutzerkennung
gesperrt, haben Sie die Möglichkeit für die Benutzerkennung, in Absprache mit dem Benutzer, ein neues
Passwort zu vergeben und damit die Benutzerkennung wieder zu entsperren.
In der unten abgebildeten Dialogseite Benutzer-Passwort ändern geben Sie Ihr „Administrator-Passwort“
und mit Wiederholung das neue „Benutzer-Passwort“ ein und klicken dann auf den Button Übernehmen.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Benutzerverwaltung > Benutzer-Passwort ändern
Abbildung 72 Benutzer-Passwort ändern
- 122 -
Buchungskonten freigeben
Auf der Seite Buchungskonten freigeben werden verteilt auf zwei Tabellen alle Buchungskonten Ihrer Firma
aufgelistet. Die eine Tabelle enthält alle Buchungskonten für die der zuvor ausgewählte Benutzer momentan eine Freigabe besitzt. Die andere Tabelle enthält alle für den Zugriff gesperrten Buchungskonten. Durch
das Klicken auf die Buchungskonten in einer der beiden Tabellen können Sie die Buchungskonten in die
jeweils andere Tabelle verlagern. Um alle Buchungskonten in einem Schritt freizugeben müssen Sie auf
den Button Alle freigeben klicken. Für die gleichzeitige Sperre aller Buchungskonten gibt es den Button
Alle sperren. Nachdem Sie die Zugriffsrechte festgelegt haben, müssen Sie die Änderung noch durch das
Klicken auf den Button Speichern in die Anwendung übernehmen. Durch das Klicken auf den Button Zurücksetzen oder das Verlassen der Seite ohne Speicherung werden die Einstellungen wieder verworfen.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Benutzerverwaltung > Buchungskonten freigeben
Abbildung 73 Buchungskonten für den Zugriff freigeben
- 123 -
Kostenstellen freigeben
Auf der Seite Kostenstellen freigeben werden verteilt auf zwei Tabellen alle Kostenstellen der Firma aufgelistet. Die eine Tabelle enthält alle Kostenstellen für die der zuvor ausgewählte Kostenstellenverantwortliche
momentan eine Freigabe besitzt. Die andere Tabelle enthält alle für den Zugriff gesperrten Kostenstellen.
Durch das Klicken auf die Kostenstellen in einer der beiden Tabellen können Sie die Kostenstellen in die
jeweils andere Tabelle verlagern. Um alle Kostenstellen in einem Schritt freizugeben müssen Sie auf den
Button Alle freigeben klicken. Für die gleichzeitige Sperre aller Kostenstellen gibt es den Button Alle sperren. Nachdem Sie die Zugriffsrechte festgelegt haben, müssen Sie die Änderung noch durch das Klicken
auf den Button Speichern in die Anwendung übernehmen. Durch das Klicken auf den Button Zurücksetzen
oder das Verlassen der Seite ohne Speicherung werden die Einstellungen wieder verworfen.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Benutzerverwaltung > Kostenstellen freigeben
Abbildung 74 Kostenstellen für Kostenstellenverantwortliche freigeben
- 124 -
Als Firmenadministrator können Sie andere Firmen und deren Buchungskonten, für die Sie „Rechnung
Online Komfortversion“ beantragt haben, unter einer Administrator-Benutzerkennung zusammenlegen.
Dazu melden Sie sich bei der Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ unter der AdministratorBenutzerkennung an, unter der Sie weitere Firmen und deren Buchungskonten zusammenlegen wollen.
In der dargestellten Tabelle werden alle Buchungskonten mit Kundennummer und Rechnungsempfänger
aufgelistet, die Sie unter Ihrer Administrator-Benutzerkennung aktuell zusammengefasst haben.
In der unten abgebildeten Dialogseite Firmen zusammenlegen geben Sie die Benutzerkennung und das
Passwort des Firmenadministrators ein, dessen Firma Sie übernehmen wollen und klicken dann auf den
Button Übernehmen.
Startseite > Persönliche Einstellungen > Zugangsdaten ändern > Firmen zusammenlegen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Firmen zusammenlegen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 75 Firmen zusammenlegen
- 125 -
Da die Zusammenlegung nicht wieder rückgängig gemacht werden kann, müssen Sie das Zusammenlegen
über eine Sicherheitsabfrage nochmals mit Zusammenlegen bestätigen oder können die Funktionen Abbrechen.
Abbildung 76 Sicherheitsabfrage beim Firmen zusammenlegen
ACHTUNG: Nach dem Zusammenlegen ist für den Firmenadministrator der Zugriff auf die Rech-
nungsdaten der hinzugefügten Buchungskonten nur noch über die Administrator-Benutzerkennung möglich, mit der das Zusammenlegen der beiden Firmen ausgeführt wurde. Die Administrator-Benutzerkennung
der hinzugefügten Firma kann nicht mehr für den Zugang zur Anwendung verwendet werden.
- 126 -
Kapitel 13 Buchhaltung
13 Buchhaltung
Über die Seite Buchhaltung erreichen Sie alle Funktionen mit denen die Grundlagen für die Buchhaltung
geschaffen werden. Sie können Kostenstellen, Sachkonten sowie Standorte anlegen und für diese individuelle Zuweisungsregeln definieren, um Ihre Rechnungspositionen nach Ihren Bedürfnissen aufzuteilen. Zusätzlich definieren Sie hier die Einstellungen für den Export von Buchungssätzen.
Startseite > Buchhaltung
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Buchhaltung erscheint die folgende Seite:
Abbildung 77 Buchhaltung
- 127 -
Was sind Kostenstellen?
Kostenstellen sind organisatorische, räumliche oder fertigungstechnische Einheiten Ihres Unternehmens.
Sie reflektieren die interne Struktur Ihres Unternehmens, welche eigens von Ihnen definiert worden ist. Teile
der gesamten anfallenden Kosten oder, in einigen Fällen, alle angefallenen Kosten einer Periode werden zu
Kostenstellen zugewiesen. Die Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ ermöglicht auf einfache
Weise eine automatische Zuordnung der angefallenen Telekommunikationskosten zu den von Ihnen definierten Kostenstellen.
Kostenstellen existieren noch nicht in der Anwendung und müssen erst von Ihnen unter Kostenstellen
definieren angelegt werden. Nachdem Sie die Kostenstellen und auch die Beziehungen zwischen Ihren
Anschlüssen und den Kostenstellen unter Kostenstellen zuweisen definiert haben, kann beim Eintreffen
einer neuen Rechnung die Zuweisung der Telekommunikationskosten auf Ihre Kostenstellen automatisch
durchgeführt werden.
Was sind Sachkonten?
Sachkonten sind von Ihnen selbst definierte Konten, die die buchhalterische Organisation Ihres Unternehmens reflektieren. Alle angefallenen Kosten einer Periode werden diesen Sachkonten zugewiesen. Diese
Zuweisungen bilden die Basis der buchhalterischen Abrechnung Ihres Unternehmens. So bildet z.B. das
Konto Vorsteuer die Basis der Umsatzsteuervoranmeldung von vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen.
„Rechnung Online Komfortversion“ ermöglicht auf einfache Weise eine Zuordnung der angefallenen Telekommunikationskosten zu den von Ihnen definierten Sachkonten.
Sachkonten und Buchungsregeln, die beschreiben wie Rechnungen auf diese Sachkonten gebucht werden, existieren noch nicht in der Anwendung und müssen erst von Ihnen unter Sachkonten definieren und
Sachkonten zuweisen angelegt werden. Nachdem Sie diese Angaben und die Beziehungen zwischen
Ihren Anschlüssen und den Sachkonten definiert haben, kann beim Eintreffen einer neuen Rechnung die
Zuweisung der Telekommunikationskosten auf Ihre Sachkonten automatisch durchgeführt werden.
Welche Bedeutung haben Standorte?
Die Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ ermöglicht auf einfache Weise eine automatische Zuordnung der angefallenen Telekommunikationskosten auf vorher definierte Standorte. Die Standorte und
Zuweisungen, die beschreiben wie Rechnungen auf diese Standorte gebucht werden, existieren noch nicht
in der Anwendung und müssen erst von Ihnen unter Standorte definieren und Standorte zuweisen angelegt werden. Nachdem Sie diese Angaben und die Beziehungen zwischen Ihren Anschlüssen und den
Standorten definiert haben, kann beim Eintreffen einer neuen Rechnung die Zuweisung der Telekommunikationskosten auf Ihre Standorte automatisch durchgeführt werden.
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“Buchhaltung“ im Überblick
Buchhaltung
•
Kostenstellen zuweisen
Kostenstellen definieren
Kostenstellen importieren
Ohne Kostenstellen
Nebenstellen zuweisen
Nebenstellen ändern
Ohne Kostenstellen
•
Sachkonten zuweisen
Sachkonten definieren
Sachkonten importieren
•
Standorte zuweisen
Standorte definieren
Standorte importieren
•
Buchungsoptionen
Unter Kostenstellen zuweisen definieren Sie Kostenstellen und die Aufteilung der Kosten Ihrer Anschlüsse
auf diese Kostenstellen.
Unter Sachkonten zuweisen definieren Sie Sachkonten und Buchungsregeln, wie Rechnungspositionen
auf diese Sachkonten verbucht werden sollen.
Unter Standorte zuweisen definieren Sie Standorte und Zuordnungen, um die Kosten Ihrer Anschlüsse
den einzelnen Standorten zuzuweisen.
Unter Buchungsoptionen definieren Sie die Einstellungen für das Erzeugen und den Export von Buchungssätzen.
- 129 -
Kostenstellen zuweisen
Auf der Seite Kostenstellen zuweisen erhalten Sie einen Gesamtüberblick über die prozentuale Aufteilung
der Kosten Ihrer Anschlüsse auf Ihre Kostenstellen.
Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Kostenstellen zuweisen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 78 Kostenstellen zuweisen
In der oben abgebildeten Dialogseite Kostenstellen zuweisen werden Ihnen in einer Tabelle Ihre Kostenstellenzuweisungen zu Ihren Anschlüssen angezeigt. Für jeden Anschluss erscheint eine Liste der den
einzelnen Anschlüssen zugeordneten Kostenstellen mit der Angabe einer prozentualen Verteilung. Ist ein
Anschluss noch keiner Kostenstelle zugeordnet, wird die Default-Kostenstelle „Ohne Kostenstelle“ dargestellt.
Grundeinstellung werden die Buchungskonten aufsteigend mit den verschiedenen Anschlüssen aufgelistet.
Eine vorhandene Zuweisung können Sie löschen oder modifizieren. In der Spalte “Auswahl“ legen Sie fest,
für welchen Anschluss Sie die Aufteilung auf Kostenstellen ändern möchten. Um die Änderungen vorzunehmen, klicken Sie in der blauen Navigationsleiste auf die Schaltfläche Kostenstellen ändern . Neue
- 130 -
Kostenstellen legen Sie über die Schaltfläche Kostenstellen definieren an. Um nur die Anschlüsse anzuzeigen, die noch keiner Kostenstelle zugeordnet sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Ohne Kostenstellen.
Für einen ausgewählten Anschluss kann als Kostenstellenverteilung die Nebenstellenverteilung einer ausgewählten Rechnung übernommen werden. Hierdurch ist manuelles Kostenstellen ändern nicht mehr notwendig. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche Nebenstellen zuweisen.
Nach Auswahl eines Anschlusses auf der Seite Kostenstellen zuweisen oder Ohne Kostenstellen können
Sie durch Anklicken der Schaltfläche Kostenstellen ändern die Verteilung der Kostenstellen auf den Anschluss neu festlegen oder ändern.
HINWEIS: Ein Anschluss muss immer zu 100% auf eine oder mehrere Kostenstellen verteilt werden.
Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen > Kostenstellen ändern
Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen > Ohne Kostenstellen > Kostenstellen ändern
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Kostenstellen ändern erscheint die folgende Seite:
Abbildung 79 Kostenstellen ändern
- 131 -
Die oben abgebildete Dialogseite Kostenstellen ändern stellt für den zuvor selektierten Anschluss die Liste
der zugeordneten Kostenstellen jeweils zusammen mit der Angabe der prozentualen Verteilung dar. Die
Kostenstellenzuordnungen und die Prozentangaben können in den einzelnen Eingabefeldern modifiziert
werden.
Genauso kann auf diesem Weg eine bereits definierte Verteilung wieder aufgehoben werden, so dass der
Anschluss anschließend der Default-Kostenstelle „Ohne Kostenstelle“ zugeordnet ist.
•
Neue Kostenstellen zu einem Anschluss zuweisen
Für die Aufteilung auf eine neue Kostenstelle wählen Sie eine Kostenstelle aus und legen einen Prozentsatz fest.
HINWEIS: Die Prozentangabe muss einen Wert zwischen 0,01 und 100,00 enthalten..
Durch Anklicken des Button Zuweisen wird die Kostenstelle zusammen mit der Prozentangabe zu der
Liste der Kostenstellen, die dem Anschluss zugeordnet werden sollen, aufgenommen.
Wichtig ist zudem, dass die Gesamtsumme aller Prozentsätze 100,00% ergibt.
•
Kostenstellen für einen Anschluss ändern
Das Klicken auf den Button Ändern bewirkt die Übernahme von Änderungen, die an bereits bestehenden Kostenstellenzuweisungen vorgenommen wurden.
•
Kostenstellen für einen Anschluss löschen
Das Klicken auf den Button Löschen bewirkt das Löschen eines markierten Kostenstellen/Prozentangaben-Eintrages aus der Liste. Die Verteilung „0%“ kann auf diese Weise erreicht werden.
•
Zuordnungen speichern
Das Klicken auf den Button Speichern bewirkt das Ändern der Zuordnung der Anschlüsse zu den Kostenstellen in der Datenbank. Die Änderung wird nur dann abgespeichert, wenn die Summe der Prozentangaben 0,00% bzw. 100,00% ergibt. Liegt der Wert dazwischen, erscheint eine Fehlermeldung
und es besteht erneut die Möglichkeit, die Werte zu modifizieren, um eine korrekte Summe zu erhalten.
•
Grafische Darstellung der Aufteilung anzeigen
Eine grafische Darstellung der Aufteilung des Anschlusses auf die Kostenstellen erhalten Sie mit der
Aufteilung als Grafik Anzeigen. Hier können Sie kontrollieren, ob die 100% von Ihnen richtig aufgeteilt
wurden.
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Kostenstellen definieren
Kostenstellen stellen einen Teil der Stammdaten von „Rechnung Online Komfortversion“ dar, die von Ihnen
angelegt werden müssen. Unter Kostenstellen definieren können Sie Ihre Kostenstellen neu anlegen, für
vorhandene Kostenstellen den Namen ändern oder Kostenstellen wieder aus der Anwendung löschen,
wenn für diese noch keine Verbindungen zu Anschlüssen existieren.
HINWEIS: Eine Kostenstelle besteht immer aus einer „Kostenstellennummer“ und einem „Kostenstel-
lennamen“. Hierbei ist die „Kostenstellennummer“ das eindeutige Kriterium einer Kostenstelle. Der „Kostenstellenname ist nur ein erklärender Text für die Kostenstellenbeschreibung.
Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen > Kostenstellen definieren
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Kostenstellen definieren erscheint die folgende Seite:
Abbildung 80 Kostenstellen definieren
In der oben abgebildeten Dialogseite Kostenstellen definieren werden Ihnen in einer Tabelle Ihre bereits
in der Anwendung definierten Kostenstellennummern mit den Kostenstellennamen aufgelistet.
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Grundeinstellung werden die Kostenstellen nach Kostenstellennummer aufsteigend sortiert aufgelistet. In
den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
Eine Kostenstelle wird durch eine eindeutige Kostenstellennummer sowie einen Kostenstellennamen definiert. Auf der Dialogseite Kostenstellen definieren befinden sich die zwei Eingabefelder „Kostenstellennummer“ und „Kostenstellenname“ .
•
Neue Kostenstellen definieren
Um neue Kostenstellen hinzuzufügen, geben Sie Ihre Angaben in die Eingabefelder ein. Es sind beide
Felder auszufüllen. Dabei darf die „Kostenstellennummer“ maximal 20 und der „Kostenstellenname“
maximal 40 alphanumerische Zeichen enthalten. Mit Übernehmen werden Ihre Eingaben hinzugefügt.
HINWEIS: Sollte bereits eine Kostenstelle mit der gleichen Kostenstellennummer vorhanden sein, so
erscheint ein Hinweisfenster. Nur eine neue Kostenstellennummer kann hinzugefügt werden.
•
Durch Auswahl einer Kostenstelle in der Spalte “Auswahl“ und ändern des Kostenstellennamens wird
die Kostenstelle mit Übernehmen geändert.
•
Kostenstellen löschen
Kostenstellen lassen sich nach Auswahl mit dem Button Löschen wieder entfernen. Ist die Kostenstelle
bereits mit Rechnungspositionen oder mit Anschlüssen verbunden, erscheint eine entsprechende Meldung, die darauf hinweist, dass vor dem Löschen der Kostenstelle die entsprechenden Verknüpfungen
gelöscht werden müssen. Dies schützt vor einem versehentlichen Löschen. Besteht keine Verknüpfung
zwischen der Kostenstelle und Anschlüssen, so wird die Kostenstelle unwiderruflich aus der Anwendung entfernt.
•
Kostenstellen importieren
Wenn Sie mehrere Kostenstellen eingeben müssen, besteht auch die Möglichkeit diese in die Anwendung zu importieren. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Importieren in der Navigationsleiste – und Sie gelangen auf die Dialogseite Kostenstellen importieren. Eine ausführliche Anleitung für
den Import steht Ihnen im Kapitel 13 Buchhaltung unter Importfunktion zur Verfügung.
- 134 -
Ohne Kostenstellen
Auf der Seite Ohne Kostenstellen werden Ihnen Ihre Anschlüsse mit Buchungskonto und Anschlussart
aufgelistet, die noch keiner Kostenstelle zugeordnet sind.
Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen > Ohne Kostenstellen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Ohne Kostenstellen erscheint die folgende Seite:
In der Spalte “Auswahl“ legen Sie fest, für welchen Anschluss Sie die Aufteilung auf Kostenstellen ändern
möchten. Durch Anklicken der Schaltfläche Kostenstellen ändern in der Navigationsleiste gelangen Sie in
den Dialog Kostenstellen ändern , wo Sie die Zuordnungen zu Kostenstellen vornehmen können.
Grundeinstellung werden die Buchungskonten aufsteigend mit den verschiedenen Anschlüssen aufgelistet.
- 135 -
Nebenstellen zuweisen
Nachdem Sie die Kostenstellen für die Buchhaltung Ihrer Anschlüsse definiert haben, können Sie Ihre Anschlüsse anteilig auf Kostenstellen verteilen. Um diese Verteilung zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit,
für die Anschlüsse, zu denen eine Nebenstellenverteilung vorliegt, die berechnete Verteilung für den Anschluss zu übernehmen. Wenn mehrere Rechnungen vorliegen, müssen Sie die Rechnung auswählen, aus
welcher die Verteilung übernommen werden soll.
Abhängig von der ausgewählten Rechnung können zu den verschiedenen Nebenstellen des Anschlusses
Beträge angefallen sein oder auch nicht. Dadurch kommt es dazu, dass für einige Rechnungen auf der
Seite Nebenstellen zuweisen keine Tabelle aufgebaut werden kann, wenn die Nebenstellen mit Beträge aus
der gewählten Rechnung noch keiner Kostenstelle zugeordnet wurden.
Nachdem Sie den einzelnen Nebenstellen des ausgewählten Anschlusses über Nebenstellen ändern Kostenstellen zugeordnet haben, werden diese Kostenstellen mit den zugeordneten Nebenstellenrufnummer
und den berechneten Anteilen in der Tabelle aufgelistet.
Abbildung 82 Nebenstellen zuweisen
Die Sortierung der Tabelle erfolgt durch Auswahl des Sortierkriteriums, das Sie aus einem Pulldown-Menü
auswählen können. Sie können zwischen folgenden Sortierkriterien wählen:
Kostenstellennummer
Kostenstellenname
Anteil aktuell (%)
Anteil berechnet (%)
- 136 -
Haben Sie bereits manuell über die Funktion Kostenstellen ändern eine Kostenstellenzuweisung durchgeführt, wird diese Verteilung in der Spalte „Anteil aktuell %“ dargestellt. Wenn die Summe aus dem „Anteil
berechnet“ 100 % beträgt, können Sie mit dem Button Zuweisen die berechneten Anteile als „Anteil aktuell“ übernehmen. Da diese Funktion nicht wieder rückgängig gemacht werden kann, müssen Sie die Übernahme über eine Sicherheitsabfrage bestätigen.
ACHTUNG: Die prozentuale Aufteilung auf die Kostenstellen durch die Nebenstellenzuordnung überschreibt die manuellen Kostenzuweisungen auf die Kostenstellen.
Den Navigationspfad auf einen Blick:
Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen > Nebenstellen zuweisen
Unter der Seite Nebenstellen zuweisen erreichen Sie folgenden Unterpunkt:
•
Nebenstellen ändern, um Ihre Nebenstellen des ausgewählten Anschlusses Kostenstellen zuzuweisen,
Zuweisung zu ändern oder zu löschen
- 137 -
Nebenstellen ändern
Um Ihre Nebenstellen auf Kostenstellen zu verteilen, müssen Sie den Nebenstellen eines ausgewählten
Anschlusses die Kostenstellen zuordnen, auf die eine Buchhaltung erfolgen soll.
Wenn zum ausgewählten Anschluss der ausgewählten Rechnung eine Nebenstellenübersicht bzw.
-verteilung vorliegt, werden alle Nebenstellenrufnummern, zu denen ein Anteil vorhanden ist, in einer Tabelle aufgelistet. Dazu wird für jede Nebenstellenrufnummer die bereits zugewiesene Kostenstelle mit Kostenstellennummer und Kostenstellenname aufgelistet.
Abbildung 83 Nebenstellen ändern
Die Sortierung der Tabelle erfolgt durch Auswahl des Sortierkriteriums, das Sie aus einem Pulldown-Menü
auswählen können. Sie können zwischen folgenden Sortierkriterien wählen:
Nebenstellenrufnummer
Anteil (%)
Kostenstellennummer
Kostenstellenname
Über der Tabelle sind in einer Auswahlliste alle Kostenstellen mit Kostenstellenname und Kostenstellennummer aufgelistet, die Sie bereits definiert haben. Um eine Nebenstellenrufnummer einer Kostenstelle
zuzuweisen, wählen Sie aus der Liste eine Kostenstelle aus und übernehmen die Auswahl mit dem Button
Zuweisen. Mit dem Button Löschen heben Sie für eine ausgewählte Nebenstellenrufnummer die Zuordnung zu einer Kostenstelle wieder auf.
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Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen > Nebenstellen zuweisen > Nebenstellen ändern
Unter Nebenstellen ändern erreichen Sie folgenden Unterpunkt:
•
Ohne Kostenstellen, um die Nebenstellen des ausgewählten Anschlusses anzuzeigen, die noch keiner
Kostenstellen zugewiesen sind
Ohne Kostenstellen
Die Seite Ohne Kostenstellen entspricht der Seite Nebenstellen ändern, außer dass auf dieser Seite nur die
Nebenstellenrufnummern aufgelistet werden, die noch keiner Kostenstelle zugeordnet sind.
Haben Sie einer Nebenstelle eine Kostenstelle zugeordnet, verschwindet die Nebenstelle auf dieser Seite
und ist mit der zugeordneten Kostenstelle in der Seite Nebenstelle ändern zu finden. Haben Sie die letzte
Nebenstellenrufnummer einer Kostenstelle zugeordnet, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben
und Sie können nur noch auf die Seite Nebenstelle ändern verzweigen.
Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen > Nebenstellen zuweisen > Nebenstellen ändern >
Ohne Kostenstellen
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Sachkonten zuweisen
Die Grundlage für das Erzeugen von Buchungssätzen sind Sachkonten und die Definition von Buchungsregeln. Je vollständiger diese Buchungsregeln definiert werden, um so einfacher wird das automatische Buchen der Telekommunikationskosten bei neu eintreffenden Rechnungen.
Auf der Seite Sachkonten zuweisen werden Ihnen alle bereits vorhandenen Buchungsregeln und für welches Sachkonto diese gültig sind, angezeigt.
Startseite > Buchhaltung > Sachkonten zuweisen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Sachkonten zuweisen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 85 Sachkonten zuweisen
- 140 -
Beim Aufruf der Seite Sachkonten zuweisen erhalten Sie zunächst eine tabellarische Übersicht mit den
von Ihnen in der Anwendung bereits definierten Buchungsregeln. Für jede Buchungsregel wird eine Zeile in
der Tabelle angezeigt. Ausgehend von dieser Übersicht kann entweder eine vorhandene Buchungsregel
modifiziert, gelöscht oder eine neue Buchungsregel definiert werden.
Grundeinstellung werden die Sachkontenzuweisungsregeln nach Regeltyp aufsteigend sortiert aufgelistet.
•
Neue Buchungsregel hinzufügen
Möchten Sie eine neue Buchungsregel hinzufügen, so klicken Sie auf der Seite Sachkonten zuweisen
auf den Button Hinzufügen. In dem folgenden Dialog Buchungsregeln ändern oder hinzufügen (siehe untenstehende Abbildung) wählen Sie einen „Regeltyp“ aus und spezifizieren in den folgenden
Feldern abhängig vom Regeltyp durch Auswahl eines Wertes die genauen Buchungsregeln. In dem
Auswahl-Menü „dann zu Sachkonto“ wählen Sie aus, welchem Sachkonto die Beträge der Rechnungspositionen, die von der Buchungsregel/Regeldefinition betroffen sind, zugewiesen werden sollen. Ihre Sachkonten können Sie unter Sachkonten definieren verwalten. Durch Anklicken des Button
Übernehmen wird Ihre neu definierte Regel in die Anwendung übernommen und Ihnen mit den bereits
definierten Regeln in der Übersichtsseite Sachkonten zuweisen angezeigt. Mit Abbrechen gelangen
Sie ohne Änderung wieder zurück in die Übersichtsseite Sachkonten zuweisen.
• Buchungsregel für Sachkonten ändern oder löschen
Um eine bereits definierte Buchungsregel zu ändern oder zu löschen, wählen Sie auf der Seite Sachkonten zuweisen diese Regel in der Spalte “Auswahl“ aus und klicken auf den Button Ändern oder
Löschen. Beim Löschen wird die ausgewählte Regel aus der Anwendung entfernt. Zum Ändern wird
Ihnen der Dialog Buchungsregeln ändern oder hinzufügen (siehe Abbildung) mit der Definition dieser Regel angezeigt. Sie können nun den „Regeltyp“ und alle weiteren Bedingungen sowie Zuordnungen modifizieren. Durch Anklicken des Button Übernehmen wird Ihre modifizierte Regel in der Anwendung geändert und Ihnen in der Übersichtsseite Sachkonten zuweisen angezeigt. Mit Abbrechen gelangen Sie ohne Änderung wieder zurück in die Übersichtsseite Sachkonten zuweisen .
- 141 -
Die folgende Abbildung zeigt den Dialog Buchungsregeln ändern oder hinzufügen:
Abbildung 86 Buchungsregeln ändern oder hinzufügen
- 142 -
Sachkonten definieren
Sachkonten stellen einen Teil der Stammdaten von „Rechnung Online Komfortversion“ dar, die von Ihnen
angelegt werden müssen. Unter Sachkonten definieren können Sie Ihre Sachkonten neu anlegen, für
vorhandene Sachkonten den Namen ändern oder Sachkonten wieder aus der Anwendung löschen, wenn
diesen noch keine Beträge zugeordnet sind.
HINWEIS: Ein Sachkonto besteht immer aus einer „Sachkontonummer“ und einem „Sachkontonamen“.
Hierbei ist die „Sachkontonummer“ das eindeutige Kriterium eines Sachkontos. Der „Sachkontoname ist
nur ein erklärender Text für die Sachkontenbeschreibung.
Startseite > Buchhaltung > Sachkonten zuweisen > Sachkonten definieren
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Sachkonten definieren erscheint die folgende Seite:
Abbildung 87 Sachkonten definieren
- 143 -
In der oben abgebildeten Dialogseite Sachkonten definieren werden Ihnen in einer Tabelle Ihre bereits in
der Anwendung definierten Sachkontonummern mit den Sachkontonamen aufgelistet.
Grundeinstellung werden die Sachkonten nach Sachkontonummer aufsteigend sortiert aufgelistet. In den
Ein Sachkonto wird durch eine eindeutige Sachkontonummer sowie einen Sachkontonamen definiert. Auf
der Dialogseite Sachkonten definieren befinden sich die zwei Eingabefelder „Sachkontonummer“ und
„Sachkontoname“ .
•
Neue Sachkonten definieren
Um neue Sachkonten hinzuzufügen, geben Sie Ihre Angaben in die Eingabefelder ein. Es sind beide
Felder auszufüllen. Dabei darf die „Sachkontonummer“ maximal 20 und der „Sachkontoname“ maximal 40 alphanumerische Zeichen enthalten. Mit Übernehmen werden Ihre Eingaben hinzugefügt.
HINWEIS: Sollte bereits ein Sachkonto mit der gleichen Sachkontonummer vorhanden sein, so erscheint ein Hinweisfenster. Nur eine neue Sachkontonummer kann hinzugefügt werden.
•
Sachkonten ändern
Durch Auswahl eines Sachkontos in der Spalte “Auswahl“ und ändern des Sachkontonamens wird das
Sachkonto mit Übernehmen geändert.
•
Sachkonten löschen
Sachkonten lassen sich nach Auswahl mit dem Button Löschen wieder entfernen. Sollten dem Sachkonto bereits Beträge zugewiesen sein, erscheint eine entsprechende Meldung, die darauf hinweist,
dass vor dem Löschen des Sachkontos die entsprechenden Verknüpfungen gelöscht werden müssen.
Dies schützt vor einem versehentlichen Löschen. Sollte dem Sachkonto noch kein Betrag zugewiesen
worden sein, so wird das Sachkonto unwiderruflich aus der Anwendung entfernt.
•
Sachkonten importieren
Wenn Sie mehrere Sachkonten hinzufügen müssen, besteht auch die Möglichkeit diese in die Anwendung zu importieren. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Importieren in der Navigationsleiste – und Sie gelangen auf die Dialogseite Sachkonten importieren. Eine ausführliche Anleitung für den
Import steht Ihnen im Kapitel 13 Buchhaltung unter Importfunktion ab Seite 148 zur Verfügung.
- 144 -
Standorte zuweisen
Auf der Seite Standorte zuweisen erhalten Sie einen Gesamtüberblick über die Zuweisung Ihrer Buchungskonten und Anschlüsse auf Ihre Standorte. Hier definieren Sie, auf welche Standorte Ihre Buchungskonten (Rechnungsempfänger) und Anschlüsse zugeordnet werden sollen.
Startseite > Buchhaltung > Standorte zuweisen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Standorte zuweisen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 88 Standorte zuweisen
In der oben abgebildeten Dialogseite Standorte zuweisen werden Ihnen in einer Tabelle all Ihre Buchungskonten (Rechnungsempfänger) und Anschlüsse aufgelistet. Für jeden Anschluss wird soweit bereits
festgelegt der zugeordnete Standort dargestellt. Ist ein Anschluss noch keinem Standort zugeordnet, wird
der Default-Standort „Wie Buchungskonto“ dargestellt. Ist ein komplettes Buchungskonto (Rechnungsempfänger) noch keinem Standort zugeordnet, wird für dieses der Default-Standort „Ohne Standort“ angezeigt.
Grundeinstellung werden die Standortzuweisungen nach Buchungskonto aufsteigend sortiert aufgelistet. In
den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
Über ein Auswahl-Menü über der Tabelle können Sie einen zuvor definierten Standort (siehe Standorte
definieren) selektieren und einem in der Spalte “Auswahl“ ausgewählten Buchungskonto oder Anschluss
mit Übernehmen zuweisen.
- 145 -
Standorte definieren
Standorte stellen einen Teil der Stammdaten von „Rechnung Online Komfortversion“ dar, die von Ihnen
angelegt werden müssen. Unter Standorte definieren können Sie Ihre Standorte neu anlegen, für
vorhandene Standorte den Namen ändern oder Standorte wieder aus der Anwendung löschen, wenn für
diese noch keine Verbindungen zu Buchungskonten oder Anschlüsse existieren.
HINWEIS: Ein Standort besteht immer aus einer „Standortnummer“ und einem „Standortnamen“. Hier-
bei ist die „Standortnummer“ das eindeutige Kriterium eines Standorts. Der „Standortname ist nur ein erklärender Text für die Standortbeschreibung.
Startseite > Buchhaltung > Standorte zuweisen > Standorte definieren
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Standorte definieren erscheint die folgende Seite:
Abbildung 89 Standorte definieren
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In der oben abgebildeten Dialogseite Standorte definieren werden Ihnen in einer Tabelle Ihre bereits in
der Anwendung definierten Standortnummern mit den Standortnamen aufgelistet.
Grundeinstellung werden die Standorte nach Standortnummer aufsteigend sortiert aufgelistet. In den Voreinstellungen können Sie auch andere Festlegungen treffen.
Ein Standort wird durch eine eindeutige Standortnummer sowie einen Standortnamen definiert. Auf der
Dialogseite Standorte definieren befinden sich die zwei Eingabefelder „Standortnummer“ und „Standortname“ .
•
Neue Standorte definieren
Um neue Standorte hinzuzufügen, geben Sie Ihre Angaben in die Eingabefelder ein. Es sind beide Felder auszufüllen. Dabei darf die „Standortnummer“ maximal 20 und der „Standortname“ maximal 40
alphanumerische Zeichen enthalten. Mit Übernehmen werden Ihre Eingaben hinzugefügt.
HINWEIS: Sollte bereits ein Standort mit der gleichen Standortnummer vorhanden sein, so erscheint ein
Hinweisfenster. Nur eine neue Standortnummer kann hinzugefügt werden.
•
Standorte ändern
Durch Auswahl eines Standorts in der Spalte “Auswahl“ und ändern des Standortnamens wird der
Standort mit Übernehmen geändert.
•
Standorte löschen
Standorte lassen sich nach Auswahl mit dem Button Löschen wieder entfernen. Sollte der Standort bereits mit Buchungskonten oder Anschlüssen verbunden sein, erscheint eine entsprechende Meldung,
die darauf hinweist, dass vor dem Löschen des Standorts die entsprechenden Verknüpfungen gelöscht
werden müssen. Dies schützt vor einem versehentlichen Löschen. Sollte der Standort noch nicht mit
einem Buchungskonto oder einem Anschluss verknüpft worden sein, so wird der Standort unwiderruflich aus der Anwendung entfernt.
•
Standorte importieren
Wenn Sie mehrere Standorte hinzufügen müssen, besteht auch die Möglichkeit diese in die Anwendung zu importieren. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Importieren in der Navigationsleiste – und Sie gelangen auf die Dialogseite Standorte importieren. Eine ausführliche Anleitung für den
Import steht Ihnen im Kapitel 13 Buchhaltung unter Importfunktion zur Verfügung.
- 147 -
Importfunktion
Um mehrere Kostenstellen, Sachkonten oder Standorte in einem Schritt in die Anwendung zu übernehmen,
steht Ihnen in den entsprechenden Bereichen unter Kostenstellen importieren, Sachkonten importieren
und Standorte importieren die Importfunktion zur Verfügung. Dazu wird eine Liste der zu importierenden
Daten in Textform einfach mit Copy & Paste in ein Eingabefeld kopiert und nach einer Plausibilitätsprüfung
importiert. Die Kontennummer und der Kontenname werden dabei durch einen Separator, den Sie selbst
auswählen können, getrennt. Beim Import werden sowohl die Kontonummer als auch die Kontenname
übernommen und immer an die schon in der Anwendung vorhandenen Konten angefügt.
In der folgenden Abbildung ist der Dialog für Kostenstellen importieren dargestellt. Äquivalent ist der Dialog für Sachkonten importieren und Standorte importieren aufgebaut.
Der Navigationspfad für den Import der Kostenstellen auf einen Blick:
Startseite > Buchhaltung > Kostenstellen zuweisen > Kostenstellen definieren > Kostenstellen
importieren
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Kostenstellen importieren erscheint der folgende Dialog:
Abbildung 90 Kostenstellen importieren
- 148 -
Die Navigationspfade für den Import der Sachkonten und Standorte lauten:
Startseite > Buchhaltung > Sachkonten zuweisen > Sachkonten definieren > Sachkonten importieren
Startseite > Buchhaltung > Standorte zuweisen > Standorte definieren > Standorte importieren
Voraussetzungen für den Import
Um die Importfunktion nutzen zu können, müssen Sie eine Textdatei erstellen, welche die entsprechenden
Kontennummern und Kontennamen enthält. Folgende Zeichen werden als Separatoren zwischen Kontennummer und Kontennamen vom System erkannt:
•
•
•
Semikolon (;)
Tabulator (TAB)
Pipe (|)
Die Konteninformationen müssen getrennt für Kostenstellen, Sachkonten und Standorte importiert werden.
Im folgenden sind 6 Beispielkonten eines Importfiles dargestellt, die in die Anwendung importiert werden
könnten:
Abbildung 91 Vorbereitung der Daten im Texteditor
- 149 -
Folgende Arbeitsschritte sind durchzuführen:
•
Markieren Sie in Ihrer Textdatei die Kontendefinitionen, indem sie auf dem ersten Wert (hier die linke 1
von 10001) den Mauszeiger platzieren und mit gedrückter linker Maustaste den Mauszeiger an das
Ende der Kontendefinitionen (hier das t von Privat) führen.
•
Nun kopieren Sie die markierte Information mit der Tastenkombination Steuerung und C (Strg-C).
•
Öffnen Sie nun in der Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ die Konten-Importseite für die
Kontenart, die Sie importieren wollen (Kostenstellen importieren, Sachkonten importieren oder
Standorte importieren ).
•
Positionieren Sie in „Rechnung Online Komfortversion“ den Mauszeiger in das obere Eingabefenster.
•
Durch Drücken der Tastenkombination Steuerung (Strg) und V - während der Betätigung des V muss
die Taste Strg gedrückt bleiben - fügen Sie die vorher kopierten Daten aus dem Zwischenspeicher ein.
Die Daten werden nun in dem oberen Eingabefenster dargestellt.
•
Wählen Sie nun in dem Auswahl - Menü „Separator“ ein Trennzeichen aus, das Sie zur Trennung von
Kontonummer und Kontenbeschreibung gewählt haben (hier das Semikolon).
•
Durch Klicken auf den Button Prüfen wird eine Syntax-Prüfung durchgeführt, dessen Ergebnis Sie im
darunter liegenden Feld angezeigt bekommen.
•
Durch Klicken auf den Button Übernehmen werden Ihre Angaben in die Anwendung übernommen.
Hierbei wird überprüft, ob Konten mit gleicher Kontennummer bereits im System vorhanden sind, jeder
Kontennummer eine Beschreibung zugeordnet ist und umgekehrt, ob die maximalen Feldlängen nicht
überschritten sind, keine vom System nicht unterstützte Zeichen verwendet werden und ob doppelte
Kontennummern in dem Importsatz vorhanden sind. Sollte ein Fehler auftreten, so wird Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung im Feld “Status“ angezeigt.
•
Durch Anklicken des Button Zurücksetzen können Sie Ihre Eingaben wieder aus der Anwendung
„Rechnung Online Komfortversion“ löschen.
- 150 -
Buchungsoptionen
Ähnlich des Dialogs Voreinstellungen können Sie in dem Dialog Buchungsoptionen die Vorgaben für
den Download von Buchungssätzen festlegen und als Voreinstellung speichern.
Die Formate, die Sie hier festlegen, gelten für die Export-Datei, die Sie unter
Startseite > Rechnungsübersicht > Rechnungspositionen > Buchhaltung > Buchungssätze erzeugen
erzeugen können.
Startseite > Buchhaltung > Buchungsoptionen
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Buchungsoptionen erscheint die folgende Seite:
Abbildung 92 Buchungsoptionen
- 151 -
Datensatzformate der Export-Datei
In den Auswahl-Menüs auf der Seite Buchungsoptionen stehen Ihnen verschiedene Trennzeichen, Datumsformate, Satzformate und Downloadoptionen zur Auswahl. Als Alternative zu separierten Datensätzen
können Sie auch eine Datei mit fester Satzlänge erzeugen. Die Wahl des Formates der Datensätze ist abhängig von Ihrer weiteren Verwendung des erzeugten Datensatzes.
Folgende Voreinstellungen können Sie wählen:
•
Trennzeichen
Das Auswahl-Menü „Trennzeichen“ stellt eine Auswahl von Separatoren zur Verfügung. Diese Separatoren sind Pipe “|“, Semikolon “;“ und Tabulator “TAB“. Es können nur vorhandene Separatoren ausgewählt werden.
•
Datumsformat
Das Auswahl-Menü „Datumsformat“ erlaubt die Auswahl des Datumsformats. Sie können zwischen
vordefinierten Formaten auswählen.
•
Satzformat
Im Auswahl-Menü „Satzformat“ legen Sie fest, ob eine Datei mit fester Datensatzlänge erzeugt werden
soll. In diesem Fall werden keine Separatoren eingefügt.
•
Download
Im Auswahl-Menü „Download“ können Sie festlegen, dass die angegebenen Bemerkungen zu den einzelnen Buchungssätzen mit in die Exportdatei geschrieben werden. Ansonsten werden die Buchungssätze ohne Bemerkungen exportiert.
Ihre Auswahl speichern Sie anschließend mit dem Button Speichern oder klicken Sie auf Zurücksetzen,
um den vorherigen Zustand wieder einzustellen. Über den Button Grundeinstellung stellen Sie die Telekom-Standardauswahl ein.
- 152 -
Kapitel 14 Fehlerbehandlung
14 Fehlerbehandlung
Die Deutsche Telekom AG stellt einen Helpdesk für die Anwendung „Rechnung Online“ zur Verfügung. Das
Helpdesk-Personal steht Ihnen von Montag bis Freitag von 8:00 bis 20:00 Uhr zur Verfügung.
Probleme und zuständige Helpdesks
Der „Rechnung Online“ - Helpdesk ersetzt nicht die bereits bestehenden Kontaktpersonen wie zum Beispiel
den T-Online Helpdesk und Ihre Niederlassung. Der „Rechnung Online“ - Helpdesk stellt eine Ergänzung für
Fragen bezüglich der Anwendung „Rechnung Online Komfortversion“ dar.
Drei generelle Problemtypen wurden identifiziert und Sie sollten sich abhängig von dem Problemtyp direkt
an den zuständigen Helpdesk wenden. Im folgenden sind die drei Problemtypen und die zuständigen Ansprechpartner aufgeführt:
Problemtyp
Verbindungsprobleme
Datenprobleme
Anwendungsprobleme
Anwendungsprobleme
Problem
• T-Online Verbindung nicht möglich
• Anwendungsaufruf nicht möglich (kein
Zugriff auf Anmeldeseite)
• Richtigkeit der Rechnungsdaten
• Benutzerkennung, persönliches Kennwort,
Fragen für alle Benutzer außer FirmenAdministratoren
• Funktionale Fragen zur Anwendung
„Rechnung Online Komfortversion“
• Verbindung zum „Rechnung Online Komfortversion“ - System nicht möglich
• Verbesserungsvorschläge und Softwarefehler
• Benutzerkennung, persönliches Kennwort, Fragen
Zuständiger Helpdesk
T-Online
Ihre Niederlassung
Der Firmen-Administrator
Ihrer Firma
„Rechnung Online“ - Helpdesk
Wie Sie den „Rechnung Online“ Helpdesk erreichen
Der „Rechnung Online“ - Helpdesk kann auf folgende Arten erreicht werden:
Per
Telefon
Fax
E-Mail
Nummer/Adresse
0180 / 2 22 77 33
Kommentar
Nur während der oben angegebenen Zeiten. Wenn Sie
außerhalb der Öffnungszeiten anrufen, werden Sie mit
einem Anrufbeantworter verbunden. In diesem Fall hinterlassen Sie bitte eine detaillierte Nachricht (Ihren Firmennamen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Beschreibung des Problems) (1)
24 Stunden (1)
24 Stunden (1)
0180 / 2 22 77 22
komfortrechnung@telekom.de
(1) Nachrichten, Faxe und E-Mails nach 18 Uhr werden in der Regel am darauf folgenden Werktag bearbeitet.
- 153 -
Kapitel 14 Fehlerbehandlung
Was Sie vor dem Anruf tun sollten (Vor-OrtProblembestimmung)
Bevor Sie uns anrufen, sollten Sie einige grundsätzliche Tests und Überprüfungen durchführen, damit die
Unterstützung durch den Helpdesk so effektiv wie möglich erfolgen kann:
1. Schritt Hard- und Softwarevoraussetzungen erfüllt?
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Installationsvoraussetzungen mindestens den minimalen Hardund Softwarebedingungen entsprechen. Die Voraussetzungen finden Sie im Kapitel 2
Zugangsvoraussetzungen des „Rechnung Online Komfortversion“ Benutzerhandbuches.
2. Schritt Den eigenen Systemadministrator fragen
Setzen Sie sich mit Ihrem Systemadministrator in Verbindung und klären Sie ab, ob ein bereits
bekanntes Problem vorliegt.
Damit der Helpdesk Ihr Problem genau bestimmen und lösen kann, werden von Ihnen folgende Informationen benötigt, die Sie bereits vor Ihrem Anruf vorbereitet haben sollten:
Benutzerinformation
Probleminformation
Wenn es sich um Ihren ersten Anruf beim
Helpdesk handelt
• Firmenname
• Name
• Telefonnummer
• Evtl. 2. Telefonnummer
• E-Mail Adresse
• Fax Nummer
• Benutzerkennung
• Titel (oder Funktion)
• Name der Web-Seite
• Fehlernummer
• evtl. Fehlermeldung
- 154 -
Wenn es nicht der erste Anruf ist
•
•
•
Firmenname
Name
Benutzerkennung
•
•
•
Name der Web-Seite
Fehlernummer
evtl. Fehlermeldung
Kapitel 15 Anhang
15 Anhang
Im Abkürzungsverzeichnis finden Sie die Erläuterungen zu den wichtigsten Abkürzungen, die in „Rechnung Online Komfortversion“ verwendet werden.
In der Anwendung erreichen Sie das Abkürzungsverzeichnis über die Schaltfläche Hilfe in der Kopfzeile.
Auf der Seite Hilfe können Sie das Abkürzungsverzeichnis über die Schaltfläche Abkürzungen in der
blauen Navigationsleiste aufrufen.
Rechnungsarten (Beispiel)
Abkürzung
RE
RE-IA
RE-IS
RE-B
GS
Erläuterung
Rechnung
Berichtigung der Rechnung in Arbeit
Stornierte Rechnung
Berichtigte Rechnung
Gutschrift
Der Tarif setzt sich zusammen aus:
• Tarifbereich
• Tarifzeit
• Tarifübergang
• Verbindungsart
Tarifbereich (Beispiel)
Abkürzung
City
Deu
Ausl
AuslF
AuslM
Konf
T-Box
D1
D-F
F-D
F-F
D-D
D1Ext
Inmar
Emsat
RGesp
TIMin
Ausk
Erläuterung
Cityverbindung
Deutschlandverbindungen
Auslandsverbindungen
Auslandsverbindungen Festnetzziel
Auslandsverbindungen inkl. Mobilfunkzuschlag
Konferenzzuschlag
T-NetBox (Anrufbeantworter im Netz)
Verbindung im D1-Netz
Interntarif Draht-Funk
Interntarif Funk-Draht
Interntarif Funk-Funk
Interntarif Draht-Draht
Verbindung in fremden Netzen
Inmarsat
Emsat
R-Gespräch/Deutschland Direkt
T-ISDN Mobil 200, 300, 300plus, 600 (Interntarif)
Auskunft
- 155 -
Kapitel 15 Anhang
Tarifzeit (Beispiel)
Abkürzung
Tag
Freiz
Abend
Nacht
Onl
Akt
Stdrd
Spar
Plus
Wkend
Sel5
Sel10
APL
xxl
APLb
ttfds
Sun
Moon
Erläuterung
Tag
Freizeit
Abend
Nacht
Online
Aktionstarif
Standard
Spar
CityPlus
CityWeekend
Select5/10
Select5/30
AktivPlus
AktivPlus xxl
AktivPlus basis
Talk2Friends
Sunshine
Moonshine
Tarifübergang (Beispiel)
Abkürzung
Ü
Erläuterung
Übergang in eine andere Tarifzeit im Rahmen einer bestehenden Verbindung
Verbindungsart (Beispiel)
Abkürzung
AW
KO
TB
BS
M
MV
WI
WM
Erläuterung
Anrufweiterschaltung
Konferenzschaltung
Verbindung von der T-NetBox
bestehende Verbindung zum Zeitpunkt der Abrechnung
Mindestpreisverbindung
Weitervermittelte Verbindung
Weitervermittlung
Weitervermittlung Telefonmehrwertdienste Informationsdienste
- 156 -
Kapitel 15 Anhang
Erläuterung zu Service (Beispiel)
Abkürzung
Connect
KTEL
KFAX
K-Messe
Zug-Kar
Erläuterung
T-Card Connect Verbindung,
Mengenangabe in Minuten;
Grundpreis für T-Card Connect Verbindung
Verbindungsentgelt für T-Card Telekartenservice,
Mengenangabe in Tarifeinheiten
Verbindungsentgelt für Kartentelefon mit Fax,
Mengenangabe in Tarifeinheiten;
Telefaxzuschlag für Kartentelefon mit Fax
Verbindungsentgelt für Kartentelefon bei Messen,
Verbindungsentgelt für Kartentelefon in Zügen der Deutschen Bahn AG,
MSN
Multiple Subscriber Number, dt. Mehrfachrufnummer, ermöglicht die Zuordnung mehrerer Rufnummern
zu einem ISDN-Basisanschluss (Mehrgeräte-Busanschluss). Am ISDN-Basisanschluss der Deutschen
Telekom gehören drei Rufnummern zur Standardausstattung, weitere Rufnummern (insgesamt maximal
10) werden als zusätzliche Leistungen in Rechnung gestellt.
- 157 -
Kapitel 15 Anhang
PPP-Verbindungsaufbau
•
Klicken Sie auf das Symbol „Arbeitsplatz“, anschließend auf „DFÜ-Netzwerk“
und erstellen Sie an Ihrem PC eine neue Verknüpfung (Symbol “Verknüpfung
erstellen”)
•
Geben Sie einen Namen für die Verbindung ein und wählen Sie das in Ihrem
PC vorhandene Modem aus.
•
Kümmern Sie sich zunächst nicht um Vorwahl, Telefonnummer oder Länderkennung. Geben Sie jedoch Werte ein, um die Erstellung fortsetzen zu können.
•
Klicken Sie mit der RECHTEN Maustaste auf das neue Symbol, und anschließend mit der linken Maustaste auf „Eigenschaften“ Entfernen Sie die Markierung „Landes- und Ortskennzahl verwenden (für alle Geräte)“, indem sie darauf klicken.
•
Tragen Sie die Rufnummer 0191011 ein.
0191011
Abbildung 93 Eintragen der Rufnummer für den PPP Verbindungsaufbau
- 158 -
Kapitel 15 Anhang
•
Klicken Sie auf die Registerkarte „Servertypen“ und wählen Sie folgende Einstellungen:
Abbildung 94 Wahl des Netzwerkprotokolls
- 159 -
Kapitel 15 Anhang
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche „TCP/IP-Einstellungen“. Es sollte keine Namensserveradresse erforderlich sein. Lassen Sie alle IP-Adressfelder frei. Klicken Sie auf „Vom Server zugewiesene Namensserveradressen“.
Abbildung 95 Einstellungen der TCP / IP Parameter
•
Sollte dies nicht funktionieren, versuchen Sie es mit folgendem primären DNSEintrag:
192.25.201.29
•
Schließen Sie alle Setup-Fenster und doppelklicken Sie auf die neue Verbindung. Geben Sie den Benutzernamen in folgendem Format ein: <Anschlusskennung
(12
Zeichen)><T-Online-Nummer
(12
Zeichen)><Mitbenutzernummer
(4
Zeichen)>
Zum
Beispiel:
0001696627870615186599240002
HINWEIS: Sollte Ihre T-Online Nummer nicht 12-stellig sein, so müssen Sie zwischen der T-Online
Nummer und der Mitbenutzernummer eine Raute(#) als Trennzeichen einfügen.
- 160 -
Kapitel 15 Anhang
•
Geben Sie anschließend Ihr persönliches Kennwort ein:
Abbildung 96 Eingeben des persönlichen Kennwortes
•
Überprüfen Sie gegebenenfalls auch Ihre Wahlparameter, indem Sie auf die
Schaltfläche Wahlparameter klicken:
Abbildung 97 Überprüfung der Wahlparameter
•
Nach der Überprüfung der Wahlparameter klicken Sie auf „Verbinden“, um
die Verbindung herzustellen.
- 161 -

Benutzerhandbuch Rechnung Online Komfortversion

Transcription

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