word 97 2003 makro ohne umweg start
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word 97 2003 makro ohne umweg start
PC-Top TIPPS Die besten Computerratschläge für den erfolgreichen Büroalltag Excel Autoformen in 3D: Peppen Sie Ihre Objekte auf Wenn Sie eine Autoform in eine Tabelle einfügen, erscheint diese normalerweise nur zweidimensional. Einige der Autoformen lassen sich aber mit einem 3DEffekt versehen. So können Sie Ihre Tabellen optisch aufwerten. Tipp: Steht Ihnen die Schaltfläche 3D-Art noch nicht zur Verfügung, klicken Sie die Symbolleiste an der rechten Seite an und wählen Sie Schaltfäche hinzufügen oder entfernen/Zeichnen und 3D-Art aus, um die Schaltfläche anzeigen zu lassen. Leider ist diese Funktion nicht für alle Autoformen möglich, aber einige der gängigsten können Sie nachträglich bearbeiten. Effekte bearbeiten Aus 2D wird 3D So geht’s: In unserem Beispiel verwenden wir ein Rechteck, das wir über die Symbolleiste Zeichnen in die Tabelle einfügen bzw. bereits eingefügt haben. Markieren Sie das Rechteck und klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf das Symbol 3D-Art (➝ Abb. 1). Wählen Sie hier die gewünschte 3D-Formatierung aus. Sie können das erstellte 3D-Objekt noch aufälliger gestalten. Wählen Sie dafür wiederum die Schaltflächen 3D-Art und 3D-Einstellungen... Es erscheint eine neue Menüleiste, über die Sie verschiedene Parameter für das 3D-Objekt festlegen können. Die interessantesten Effekte erzielen Sie über den Lichteinfallswinkel. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Beleuchtung (➝ Abb. 2). Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Lichteinfall und die Intensität beeinflussen können. Abb. 1: Die Schaltfläche 3D-Art finden Sie in der Symbolleiste „Zeichnen“. Abb. 2: Sie können die Objekte über die Option „3D-Einstellungen“ individuell anpassen. Inhalt 1 Excel: Autoformen in 3D 2 Excel: Integrierter Währungsrechner Peppen Sie Ihre Objekte auf Tagesaktuelle Kurse auf Knopfdruck 3 So unterdrücken Sie das Fehlerprotokoll an Microsoft Internetnews Neue Microsoft Update-Webseite Microsoft hat das bisherige Windows Update zum Einspielen von Patches und Updates in „Microsoft Update“ umbenannt. Im Gegensatz zu Windows Update liefert diese Version nicht nur Aktualisierungen für das Betriebssystem, sondern auch für andere Microsoft-Produkte wie beispielsweise Office und Server-Applikationen. Der Umweg über die Office-Up- München, den 22. Juni 2005· Ausgabe 12/2005 date-Seite entfällt also in Zukunft. Neu ist nicht nur der Name. Die Seite bietet erweiterte Funktionen und ein angepasstes Aussehen. Zudem wurde auch die für die Erkennung, den Download und die Installation verantwortliche Komponente überarbeitet. Sie soll nun effizienter arbeiten. ➝ http://update.microsoft.com/ microsoftupdate Windows: Geheimnisse wahren 3 PowerPoint: Schnellabgleich Präsentationen vergleichen und zusammenführen Spezial: Word-Abstürze verhindern Nutzen Sie Ihr Internet-Archiv unter: www.gwi.de/office Benutzername: PC Kennwort des Monats: toolbar www.gwi.de Ausgabe 12/2005 63349 PC-TopTIPPS Excel Integrierter Währungsrechner: Tagesaktuelle Kurse auf Knopfdruck Abb. 3: Importieren Sie z. B. tagesaktuelle Eurokurse... Enthalten Ihre Excel-Tabellen Werte, die schwankenden Kursen unterworfen sind, z. B. Währungen oder Aktien? In diesem Fall können Sie sich das mühsame Aktualisieren von Hand sparen. Koppeln Sie Ihre Daten per Webabfrage an tagesaktuelle Kurse aus dem Internet. Im Internet gibt es unzählige Webseiten mit aktuellen Währungskursen, Rohstoff- oder Güterpreisen, Aktienkursen und dergleichen mehr. Werden die Werte in Form einer HTML-Tabelle angezeigt, können Sie diese ab Excel 2002/XP direkt importieren. Import der Daten Abb. 4: ..., Kreuz-Währungstabellen oder Aktienkurse aus dem Internet in Ihre Excel-Tabelle. So geht’s: Wählen Sie Daten/Externe Daten importieren/Neue Webabfrage und tragen im Feld Adresse: die URL der Webseite ein, welche die gewünschten Daten enthält. Ein einfaches Beispiel finden Sie hier: http://www.kraichgau.com/geld.html (➝ Abb. 3 und 4) Klicken Sie jetzt auf einen oder mehrere der gelben Pfeile neben den Tabellen, die Sie einbinden möchten, und bestätigen Sie mit Importieren. Nach kurzer Zeit erscheinen die Werte im Excel-Tabellenblatt. Werte aktualisieren Um die Daten zu aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Zellen und wählen aus dem Kontextmenü Daten aktualisieren. Alternativ können Sie über Datenbereichseigenschaften... Intervalle Zeiträume festlegen, in denen die Daten aus dem Internet abgefragt werden. Hinweis: Der Import funktioniert übrigens auch schon in Excel 2000 (über Daten/Externe Daten/Neue Webabfrage). Allerdings können Sie hier nur ganze Tabellen aus dem Internet einfügen. Windows Blitzschneller Zugriff:Wählen Sie Ihre Laufwerke über die Taskleiste aus Müssen Sie bei Ihrer Arbeit am PC häufig auf ein oder mehrere Laufwerke zugreifen? Dann können Sie sich mit einem kleinen Trick künftig den Umweg über den Arbeitsplatz oder den Windows-Explorer sparen. Abb. 5: Verschaffen Sie sich schnellen Zugriff auf häufig benutzte Laufwerke. Arbeitsplatz in der Taskleiste Windows XP bietet eine komfortable Möglichkeit, den Arbeitsplatz und somit Ihre Laufwerke direkt aus der Taskleiste heraus anzusteuern. Diese Funktion muss einmalig eingerichtet werden. 2 München, den 22. Juni 2005 · Ausgabe 12/2005 So geht’s: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Taskleiste. Es öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie hier die Option Symbolleisten aus. Gehen Sie im sich öffnenden Menü auf Neue Symbolleiste. Es öffnet sich ein kleines Explorerfenster, in dem Sie Arbeitsplatz auswählen und Ihre Auswahl mit OK bestätigen. In der Taskleiste erscheint eine neue Schaltfläche, über die Sie alle Laufwerke ansteuern können(➝ Abb. 5) . Auf gleichem Weg können Sie z. B. auch die Netzwerkumgebung einbinden oder die Funktion wieder ausblenden. www.gwi.de PC-TopTIPPS Windows Geheimnisse wahren: So unterdrücken Sie das Fehlerprotokoll an Microsoft Abb. 6: Zeit gespart, Geheimnisse gewahrt: So wird das Fehlerprotokoll weder erstellt noch an Microsoft versandt. Wann immer eine Office-Applikation wegen eines Fehlers vom System beendet wird, erzeugt Windows einen Fehlerbericht, um ihn anschließend an Microsoft zu verschicken. Das kann das System bis zu einer halben Stunde blockieren. Nutzen für den Anwender? Fehlanzeige! nisse enthalten, die sich zum Zeitpunkt des Absturzes im Arbeitsspeicher befanden. Mit wenigen Handgriffen schalten Sie den Fehlerbericht-Assistenten ab oder beschränken ihn zumindest auf ein Minimum. Mit dieser Funktion will Microsoft die Softwareprogrammierung im eigenen Haus vorantreiben. Allerdings ist der Fehlerbericht für den Anwender – im Gegensatz zur eigentlichen Fehlermeldung, die aufschlussreiche Fehlercodes enthält – unbrauchbar. Da er für die Fehlerübermittlung an Microsoft ein Speicherabbild erzeugt, kann er sogar sensible Daten und Geschäftsgeheim- So geht’s: Klicken Sie unter Start/ Systemsteuerung/System/Erweitert auf Fehlerberichterstattung und wählen Sie die Option Fehlerberichterstattung deaktivieren an (➝ Abb. 6). Fehlerprotokoll einfach abschalten Wollen Sie persönlich über gravierende Fehler informiert bleiben, aktivieren Sie zusätzlich die Option Aber bei kritischen Fehlern benachrichtigen. PowerPoint Schnellabgleich: Präsentationen vergleichen und zusammenführen Abb. 7: Ab PowerPoint 2002 können Sie Präsentationen bequem vergleichen und zusammenführen. Arbeiten mehrere Personen an einer Präsentation, hält PowerPoint ab Version 2002 eine äußerst nützliche Funktion bereit, um Versionen miteinander zu vergleichen und gegebenenfalls abzugleichen. So geht’s: Öfffnen Sie die betreffende Präsentation. Wählen Sie unter Extras den Menüpunkt Präsentation vergleichen und zusammenführen (➝ Abb. 7). Steuern Sie im geöffneten ExplorerFenster das Dokument an, das mit der geöffneten Version verglichen werden soll, und klicken Sie auf Zusammenführen. Hinweis: Wurde die ausgewählte Version direkt am PC gespeichert und nicht per E-Mail zugeschickt, öffnet sich ein Hinweisfenster. Klicken Sie hier einfach auf Weiter. www.gwi.de Änderungen annehmen oder ablehnen So geht’s: In der ursprünglichen Version des Dokuments werden die Änderungen nun im Aufgabenbereich angezeigt. In der Symbolleiste Überarbeiten haben Sie die Möglichkeit, die Bearbeitungen einzeln oder insgesamt anzunehmen. Benutzen Sie dafür das Symbol Übernehmen oder den Listenpfeil, um die Auswahl zu öffnen. Hier können Sie wählen zwischen alle Änderungen in die aktuelle Folie übernehmen oder alle Änderungen in die Präsentation übernehmen. Über Bearbeitung beenden schließen Sie den Vorgang ab. Änderungen, die nicht angenommen wurden, gehen mit diesem Schritt verloren. Hinweis: PowerPoint kennt kein ausdrück-liches Ablehnen von Änderungen. München, den 22. Juni 2005 · Ausgabe 12/2005 3 PC-TopTIPPS Word Schnell navigiert: Textstellen gezielt ansteuern Abb. 8: Das Inhaltsverzeichnis steuern Sie über „Einfügen/Referenz“ an. Abb. 9: Wollen Sie das Inhaltsverzeichnis zur Navigation nutzen reichen die Voreinstellungen aus. Vielleicht kennen Sie das ja: Je größer ein Dokument wird, um so mühsamer ist es, einzelne Kapitel wiederzufinden, um etwas nachzulesen oder zu überarbeiten. Selbst wenn Sie für Ihren Text kein Inhaltsverzeichnis benötigen, bietet sich dieses in solchen Fällen als schnelles Navigationsinstrument an. Wir zeigen Ihnen, wie es geht. So geht’s: Um das Inhaltsverzeichnis als Sprungmarke für Ihren Text einzusetzen, ist es zunächst erforderlich, den einzelnen Überschriften und Zwischenüberschriften Formatvorlagen zuzuweisen, die mit einer Gliederungsebene versehen sind. Sie können die bereits in Word integrierten Überschriften Überschrift 1, Überschrift 2 usw. verwenden. Dafür markieren Sie zunächst Ihre Überschriften und weisen diesen dann über das DropDown-Menü Formatvorlage z. B. die Vorlage Überschrift 1 zu. Voreinstellungen nutzen spart Zeit Sie können das Inhaltsverzeichnis an bleibieger Stelle im Dokument einfügen. Setzen Sie einfach den Cursor an diese Position und wählen Sie im Menü Einfügen/Referenz/Index und Verzeichnisse Nächste Ausgabe PC-Top 4 TIPPS 13-2005 Word: Handsigniert So verwenden Sie Ihre Unterschrift in Word-Dokumenten Excel: Tabellen fotografieren Binden Sie die Excel-Kamera ein und erstellen Sie bequem Screen Shots PowerPoint: Immer topaktuell Binden Sie Internetseiten in Ihre Präsentation ein München, den 22. Juni 2005 · Ausgabe 12/2005 aus (➝ Abb. 8) (Word 97/2000: Einfügen/Index und Verzeichnisse). Klicken Sie auf die Registerkarte Inhaltsverzeichnis und legen hier unter Anzeigen fest, wie viele Überschriftebenen berücksichtigt werden sollen (➝ Abb. 9). In der Regel können Sie die Voreinstellung belassen. Gleiches gilt für die Layouteinstellungen, wenn Sie das Inhaltsverzeichnis nur zur schnellen Navigation nutzen möchten und später wieder löschen. Damit halten Sie den Aufwand in Grenzen. Navigation im Dokument Um nun mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses in Ihrem Dokument eine bestimmte Textstelle anzuspringen, drücken Sie unter Word 2002/2003 einfach die STRG-Taste und klicken auf den gewünschten Eintrag im Inhaltsverzeichnis. In Word 2000 genügt es, den Kapiteleintrag oder sie Seitenzahl einmalanzuklicken. In der Version Word 97 klicken Sie auf die Seitenzahl neben dem Kapitel. PC-TopTipps Die besten Computerratschläge für den erfolgreichen Büroalltag Herausgeber: GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation GmbH & Co. OHG Postanschrift: Postfach 20 09 52, 80009 München Abonnentenservice Tel.: 089 231103-0 Fax: 089 231103-50 E-Mail: kontakt@gwi.de Internet: www.gwi.de Geschäftsführer: Renate Dempfle, Lutz Bandte Verlagsleiter: Diplom-Volkswirt Oliver Bresch Chefredaktion: Rechtsanwältin Dr. Stephanie Kaufmann (V.i.S.d.P.) Redaktion: REDAKTIONSBÜRO HÖLSKEN Diplom-Germanistin Cordula Natusch Der Inhalt dieses Briefs dient nur zur Information des Empfängers. Alle Informationen nach bestem Gewissen, jedoch ohne Gewähr. Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise zweimal im Monat. www.gwi.de PC-TopTIPPS Spezial Word: Abstürze verhindern PraxisTool Zu diesem Text haben wir Ihnen ein PraxisTool „Abstürze verhindern – Schritt für Schritt zu einem stabilen Word“ erstellt, mit dem Sie die einzelnen Schritte nachvollziehen können. Es liegt dieser Ausgabe bei. Sie erhalten es auch kostenlos auf unserer Homepage: www.gwi.de/office ➝ Downloads ➝ Büro & Kommunikation. Ihre Zugangsdaten finden Sie auf Seite 1 Ihrer aktuellen Ausgabe. Jeder Benutzer von Word kennt diese Probleme: Das Programm hängt sich auf oder stürzt gleich ganz ab. Häufig startet oder schließt es nur noch mit Schwierigkeiten. Meist geschieht das dann, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann. Verordnen Sie deshalb Ihrem Word eine Stabilitätsdiät! Mit unserem 10-PunkteProgramm sorgen Sie nachhaltig für Ruhe – 99 Prozent aller Fehler lassen sich anhand unserer Checkliste und des PraxisTools abstellen. Lesen Sie, wann die häufigsten Fehler zu Stande kommen und wie Sie diese beheben können. Ob die Abstürze regelmäßig beim Arbeiten mit Formularfeldern auftreten, beim Ausschneiden und Einfügen von Inhalten, beim Speichern oder gleich beim Öffnen von Word – es gibt eine Lösung für jedes dieser Probleme. Zudem sorgt unsere Stabilitätskur dafür, dass sich solche Fehler in Zukunft nicht mehr einschleichen können. Damit lässt sich auch ein bislang normal laufendes Word „wasserdicht“ machen. Abb. 10: Mit einer hohen Sicherheitsstufe verhindern Sie. dass schädliche oder fehlerhafte Makros beim Start ausgeführt werden. Abb. 11: Funktionen wie „Schnellspeicherung“ und „AutoWiederherstellen“ können Abstürze begünstigen – aber auch deren Wirkung mildern. www.gwi.de Hinweis: Erscheint beim Arbeiten mit Word die Meldung, dass Word auf Grund eines Fehlers beendet wird, müssen Sie den Problembericht nicht an Microsoft senden (s. auch Seite 3). Die Informationen können aber für Ihren Administrator hilfreich sein. Im Idealfall informieren Sie diesen sofort bzw. kopieren die Daten, die Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche klicken Sie hier im Fenster erhalten. Vorbeugende Maßnahmen Grundsätzlich können Sie einige Maßnahmen ergreifen, um auch bei einem stabil laufenden System das Risiko künftiger Ausfälle minimal zu halten. Neben einem Virenscanner gehört (bei vernetzten Rechnern) eine Firewall zur Standardausstattung – nicht zuletzt, weil Word durch Makroviren wesentlich anfälliger gegenüber Eindringlingen aller Art ist als die meisten anderen Programme. Ebenso wichtig ist eine regelmäßige Aktualisierung von Windows und Office durch Service Packs und andere Sicherheits-Updates. Wie Sie diese installieren, können Sie Schritt 9 unserer Checkliste entnehmen. In den PC-TopTIPPS weisen wir Sie regelmäßig auf neue Update in diesen Bereichen hin. Daneben bietet Word selbst einige Sicherheitsmechanismen, die Sie in jedem Fall aktivieren sollten. Sicherheitsstufe hoch So geht’s: Ab Word 2000 können Sie unter Extras/Makro/Sicherheit auf der Registerkarte Sicherheitsstufe selbige auf Hoch setzen (➝ Abb. 10). Dokumente, die Makros enthalten, werden dann auf Wunsch mit deaktivierten Makros geöffnet. Einem Datenverlust beugen Sie über Extras/Optionen/Speichern/AutoWiederherstellen-Info speichern alle: mit einem Wert zwischen fünf und 15 Minuten vor (➝ Abb. 11). Lassen Sie sich nicht dadurch verwirren, dass wir Ihnen in Schritt 6 der Checkliste genau das Gegenteil empfehlen, nämlich das Deaktivieren der Funktion AutoWiederherstellen. Dies ist eine temporäre Maßnahme, durch die ein kränkelndes Word wieder auf die Beine kommen soll. Läuft das Programm problemlos, ist die Funktion sehr sinnvoll, weil sie einen Großteil Ihrer Arbeit retten kann, falls es doch einmal zu einem Absturz kommen sollte. München, den 22. Juni 2005 · Ausgabe 12/2005 PC-TopTIPPS Spezial Fortsetzung Word: Abstürze verhindern Abb. 12: Programme und Prozesse, die im Hintergrund ablaufen, können Word an der Arbeit hindern. Probehalber sollten Sie diese beenden. Premium-Service Weitere Tipps, wie Sie Word sicherer machen, erhalten Sie in unserem Faxabruf „WordAbstürze vermeiden“ unter der Faxabrufnummer 01805 88761-382* (Service-Hotline:01805 992277- 261*) oder im Internet unter www.gwi.de/office ➝ Downloads ➝ Büro & Kommunikation. Ihre Zugangsdaten finden Sie auf Seite 1 Ihrer aktuellen Ausgabe (*12 Cent/Min). Arbeit am Dokument selbst Verräterisch: Der Zeitpunkt des Absturzes Manchmal ist es einfacher, aus dem Kontext auf die Ursache eines Absturzes zu schließen, z. B. wenn Sie ein Dokument über Datei/Öffnen... laden wollten. Schwieriger wird es, wenn diese direkte Verbindung nicht offensichtlich ist. Dennoch gibt es drei kritische Phasen, die Rückschlüsse auf Fehlerquellen erlauben. Startschwierigkeiten Stürzt Word direkt beim Start ab, sind die Normal.dot (siehe Schritt 5.der Checkliste) sowie – falls vorhanden – alle weiteren geöffneten globalen Formatvorlagen die Hauptverdächtigen. Sie können sie probeweise unter Extras/ Vorlagen und Add-Ins... deaktivieren. Weiter kommen fehlerhafte Makros oder Add-Ins in Betracht. Durch eine hohe Sicherheitsstufe können Sie wie beschrieben deren Ausführung verhindern (siehe oben). Abb. 13: Im TaskManager können Sie störende Programme und Hintergrundprozesse gezielt deaktivieren. München, den 22. Juni 2005· Ausgabe 12/2005 Die zweite mögliche Problemphase erstreckt sich über die gesamte Zeit der Arbeit am geöffneten Dokument. Häufig kommt es zu Problemen beim Ausschneiden und Einfügen, dem Einbetten von Grafiken oder der Nutzung der Rechtschreibprüfung. Fehlerhafte Hilfsprogramme oder inkompatible Datenformate sind hier die Hauptursache (➝ Abb. 12 und 13). Speichern Sie in diesen Fallen Grafiken, die Sie einbetten wollen, in einem anderen Format, kopieren Sie unformatierten Text oder wechseln Sie die Quellanwendung (z. B. das Grafikprogramm). Für die Rechtschreibprüfung bietet Microsoft ein Update unter http://support.microsoft.com an (Mehr dazu erfahren Sie in unserem Premium Service, s. Kasten links). Speichern und Beenden In die dritte Kategorie gehören Abstürze beim Speichern und Beenden von Word. Hier liegt die Ursache fast immer in einer (teilweise) zerstörten Datei. Versuchen Sie, das Dokument unter einem anderen Namen und – falls vorhanden – einem anderen Laufwerksbuchstaben zu speichern, um Laufwerksfehlern auf die Spur zu kommen. Probleme kann auch eine defekte Dateistruktur bereiten, an welche die vorgenommenen Änderungen beim Speichern angehängt werden sollen. Deaktivieren Sie diese Funktion probehalber unter Extras/Optionen/Speichern/Schnellspeicherung zulassen (➝ Abb. 12). Zuletzt können Sie Probleme mit dem Dokumentenformat dadurch umgehen, dass Sie einen anderen Dateityp beim Speichern wählen (Datei/Speichern unter/Dateityp), z. B. Rich Text Format (*.rtf). www.gwi.de