Leistungsfähige Multifunktionsgeräte Alleskönner erobern

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Leistungsfähige Multifunktionsgeräte
Alleskönner erobern die Unternehmen
D
ie Multifunktionsgeräte haben sich in den letzten Jahren zu
leistungsfähigen Alleskönnern gemausert, die auch punkto
Leistung vielen Einzelgeräten – Drucker, Kopierer, Scanner und Fax
– in nichts mehr nachstehen. Mit der Möglichkeit, sie ins IT-Netzwerk zu integrieren sind sie nun für viele Unternehmen zu einer
attraktiven Alternative zu Einzelgeräten geworden.
In vielen Unternehmen ersetzen gut platzierte Multifunktionsgeräte Arbeitsplatzdrucker, Kopierapparat, Scanner und Faxgerät. Kostenanalysen zeigen, dass dadurch
20 bis 40 Prozent der Kosten gespart werden können. Dieser Trend schlägt sich
auch in den Marktzahlen nieder: 2003
stieg der Verkauf von Multifunktionsgeräten in Europa um 16 Prozent auf 35
Millionen Geräte an. In der Schweiz werden monatlich rund 25’000 Multifunktionsgeräte verkauft.
Entscheidend für den Erfolg der Alleskönner sind ihre deutlichen technologischen
Verbesserungen in den letzten Jahren. Im
Zentrum steht dabei die Entwicklung von
einem isolierten Stand-alone-Produkt zu
einem integrierten Netzwerkgerät.
Denn erst mit der Einbindung von Outputgeräten in die IT-Umgebung eines Unternehmens können sie auch zentral verwaltet, kontrolliert und gewartet werden.
Dadurch erhält ein Unternehmen die nötige Kostentransparenz, um festzustellen,
welche Geräte ausgelastet sind und welche durch effizientere Geräte ersetzt werden können.
Eine effiziente Lösung bei der Optimierung
einer Druckumgebung kann darin liegen,
Einzelgeräte – Drucker, Fax, Kopierapparat
und Scanner – , die in den meisten Betrieben einzeln nicht mit ihrer vollen Kapazität genutzt werden, durch gut platzierte
Multifunktionsgeräte zu ersetzen.
Dieses Prinzip der Konsolidierung von
Technologien wurde in der Vergangenheit
bereits erfolgreich auf PC und Server angewandt. Dies ist mit Sicherheit ein starkes Argument dafür, dass sich auch die
Konsolidierung von Druckfunktionen posi-
tiv auf die Produktivität in einem Unternehmen auswirken kann. Multifunktionsgeräte sorgen nicht nur für besser ausgelastete Geräte, sondern auch für eine
Standardisierung des Verbrauchsmaterials.
Eine Vielzahl an verschiedenen Tintenpatronen oder Tonerkassetten für Drucker,
Fax und Kopierapparat kann nun durch
nur noch einen Typ ersetzt werden. Dieser
Kostenpunkt scheint beim Kauf nicht eine
allzu grosse Rolle zu spielen. Dabei muss
aber bedacht werden, dass der Faktor
Toner/Tinte rund 17 Prozent am Kuchen
der Druckausgaben in einem Unternehmen ausmacht.
Dokumentenverwaltung und Digital
Sending
Mit der Weiterentwicklung und der Integration von Funktionen wie Dokumentenmanagement oder Digital Sending bieten
die Multifunktionsgeräte neu auch eine
Reihe neuer Kommunikationslösungen,
die den Unternehmen dabei helfen, Zeit
und Kosten zu sparen.
Kopieren und Faxen war beispielsweise bis
anhin ein zweistufiger Prozess. Dies war
nicht nur zeitaufwendig, sondern schränkte den Zugriff der Mitarbeitenden auf das
Gerät ein und produzierte einen weiteren
Berg an Ausdrucken, die anschliessend
gleich im Altpapier landeten. Mit der Digital Sending-Software, auf die die Anwender nun über das Netzwerk zugreifen
können, lassen sich nun Dokumente einfach einscannen und elektronisch weiterschicken. Damit wird ein zweistufiger Pro-
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zess in einen einzigen umgewandelt und
ermöglicht so eine effizientere Verteilung
und Archivierung der Dokumente. Auf
Papierdokumente kann auf diese Weise
ebenso schnell und einfach zugegriffen
werden wie auf digitale Daten.
Die wohl wichtigste Errungenschaft, die
mit der technischen Entwicklung und der
Einbindung der Multifunktionsgeräte ins
Netzwerk einhergeht, ist die Sicherheit.
Remote Management Software wie beispielsweise HP Web JetAdmin arbeiten mit
Multifunktionsgeräten so effizient wie mit
anderen Peripheriegeräten.
All-in-One: Drucken, Scannen, Faxen
und Kopieren
Gerade für kleine Unternehmen, die sich
einen kompletten Gerätepark an Druckern,
Scannern, Fax und Kopierern nicht leisten
wollen oder können, bieten die neuen
Multifunktionsgeräte eine ideale Lösung.
HP hat eine breite Palette an Produkten im
Angebot, die auf die Anforderungen und
Bedürfnisse von verschiedenartigen und
verschieden grossen Unternehmen zugeschnitten sind. Für kleine Büros oder kleinere Arbeitsgruppen stellt beispielsweise
der HP Officejet 7310 eine ideale Lösung
dar, die über professionelle Leistungsdaten für Drucker, Kopierer, Scanner und Fax
verfügt. Flyer, Broschüren sowie weiteres
Marketingmaterial lassen sich so einfach
und kostengünstig selbstständig drucken.
Über seine umfangreichen Fotofunktionen
lassen sich zudem digitale Bilder bereits
am Gerät selber auf einem 6.4 Zentimeter
grossen LCD-Farbdisplay bearbeiten. Dazu
verfügt er auch über eine Card-Slot, so
dass die Fotos ohne Umweg über den PC
direkt zum Drucker übermittelt werden
können. Ein integrierter Ethernetanschluss
ermöglicht bis zu fünf Anwendern gleichzeitigen Zugriff auf den Officejet. Zu den
Highlights des Allrounders von HP gehört
aber das ”Remote Printing”. Der Anwender kann damit einen Druckauftrag von
Optimierung der Druckumgebung
Verschiedene Studien belegen, dass sich mit einer Optimierung und einem zentralen
Management der Druckumgebung bis zu 30 Prozent der Kosten sparen lassen. Worin liegen denn nun die Hauptursachen für die hohen Kosten des Outputumfeldes? Die Erfahrungen von HP zeigen, dass sich die Probleme in den meisten Firmen ähneln:
es besteht eine ungenügende Kostentransparenz,
die Unternehmen haben zu viele verschiedene Modelle installiert,
zu viele alte Geräte werden eingesetzt,
meistens gibt es pro Mitarbeiter zu viele Outputgeräte.
Wo genau die versteckten Kosten im Einzelfall zu suchen sind, kann nur eine eingehende
und individuelle Analyse in einem Unternehmen ans Licht bringen. Sie sollte nebst der
Aufschlüsselung der effektiven Druckbedürfnisse der Mitarbeitenden auch die Anzahl und
Typen der eingesetzten Geräte, sowie die herrschende Firmenkultur, Wartung, Service,
Management und Schulung mit einbeziehen.
Kleine Unternehmen können bereits mit vier einfachen Massnahmen die Kosten ihrer
Druckumgebung deutlich reduzieren:
1. Kostentransparenz: Mit geeigneter Software lässt sich der Output von Druckern, die
in einem Netzwerk arbeiten, aktiv überwachen.
2. Zentrale Überwachung: Durch eine zentrale Verwaltung der gesamten Druckumgebung können auch Updates von Treiber oder Firmware einfach und kostengünstig
ausgeführt werden.
3. Einbindung ins Netzwerk: Drucker sollten wenn möglich im Netzwerk arbeiten.
Nicht in ein Netzwerk eingebundene Geräte lassen sich nicht überwachen und verursachen versteckte Kosten.
4. Multifunktionsgeräte: Gut platzierte Multifunktionsdrucker ersetzen Kopierer, Drucker, Faxgeräte und Scanner. Kostenanalysen zeigen, dass dadurch 20 bis 40 Prozent
der Kosten gespart werden können.
unterwegs aus abschicken. Die Daten werden auf einem Internetserver gespeichert,
vom Officejet in regelmässigen Abständen
abgefragt und stehen beispielsweise den
Kollegen gleich zur Verfügung.
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