B. Leitfaden für den Rotary Club

Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 B. Leitfaden für den Rotary Club
Inhalt B: 1 Grundsätzliches B – 2 1.1 Verantwortung B – 2 1.2 Zertifizierung B – 3 1.3 Verpflichtung B – 3 1.4 Rotary Jugenddienst Deutschland e.V. B – 3 1.5 Aufbewahrungsnachweise und ‐fristen B – 3 1.6 Gültigkeit B – 3 1.7 Datenbank B – 3 2 Outbound 2.1 Allgemeines B – 4 2.2 Vertrag mit Outbound und Eltern B – 4 3 Inbound 3.1 Beteiligung am Clubleben B – 4 3.2 Betreuung durch die einzelnen Clubmitglieder B – 4 3.3 Finanzielle Verpflichtungen B – 5 3.4 „Notgroschen“ (Emergency Fund) B – 5 3.5 Versicherung B – 6 3.6 Deutsch‐Kenntnisse B – 6 3.7 Schulbesuch B – 7 3.8 Reisen B – 7 3.9 Konsequenzen bei Regelverstößen B – 8 3.10 Besuch der Eltern B – 8 3.11 Risikomanagement B – 9 4 Counselor/Mentor B – 9 4.1 Grundsätzliches B – 9 4.2 Verbindungs‐, Koordinations‐ und Vermittlungsaufgaben B – 9 4.3 Zusammenfassung B – 10 5 Gastfamilien (Host Families) B – 10 5.1 Allgemeines B – 10 5.2 Auswahl der Gasteltern B – 10 B – 4 B – 4 B-1
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Anlagen 1.
1 Bestätigung des Rotary Clubs an den Distrikt B – 12 2 Checkliste Maßnahmen B – 15 3 Vertrag Bewerber/Eltern mit dem Rotary Club B – 18 4 Auswahl von Austauschschülern (Outbound) B – 25 5 Der Counselor/Mentor des Austauschschülers B – 26 6 Fragebogen Gastfamilie B – 29 7 Risikomanagement B – 30 8 Travel Permission B – 33 9 Versicherungsschutz für Austauschschüler B – 34 Grundsätzliches
1.1 Verantwortung Der rotarische Schüleraustausch ist in erster Linie Angelegenheit der Rotary Clubs. Durch die aktive Beteili‐
gung der Rotarier wird das weltweit größte Austauschprogramm möglich. Bei der Entsendung eines deutschen Jugendlichen in den rotarischen Austausch wie bei der Aufnahme ei‐
nes Gastschülers aus dem Ausland (der Austausch beruht auf Gegenseitigkeit) handelt es sich nicht um eine formale Vermittlung sondern um eine umfassende rotarische Aufgabe, die die Clubs während des ganzen Austauschjahres wahrnehmen müssen. Sowohl die richtige Auswahl der ausreisenden deutschen Schüler (Outbound) als auch die Betreuung der ausländischen Schüler (Inbound) liegen in der Verantwortung des beteiligten Rotary Clubs. Dieser sollte auch Kontakt mit den rückkehrenden deutschen Austauschschülern (Rebound) halten, die nach dem ein‐
jährigen Auslandsaufenthalt rotarisch meist sehr motiviert sind und die Teilnahme an Club‐Jugenddienstak‐
tivitäten oder den Anschluss an Rotaract Clubs suchen. Es kommt hierbei nicht darauf an, ob der Austausch‐Jugendliche aus einer Nicht‐Rotarier‐Familie kommt oder von einer solchen aufgenommen wird. In diesem Fall bedarf es sogar der besonderen Unterstützung durch den Club. Der Rotary Club ist während des gesamten Austauschjahres für den Austauschschüler verantwortlich; der Club handelt an Eltern statt. Die tägliche Betreuung wird den Gasteltern und der Schule übertragen. Durch regelmäßige Kontakte mit diesen vergewissern sich die Rotarier über die ordnungsgemäße Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben. Kritische Entscheidungen (z. B. Schwimm‐ und Flugerlaubnis, operative Eingriffe, besondere Behandlungs‐
maßnahmen bei Erkrankungen) bedürfen der Zustimmung der leiblichen Eltern der Austauschkinder. Die Betreuung eines Austauschschülers ‐ wenn sie richtig gehandhabt wird ‐ ist eine sehr reizvolle Berei‐
cherung des Clublebens, die allen Freunden Spaß macht ‐ wenn sie auch entsprechend eingebunden wer‐
den. B-2
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 1.2 Zertifizierung Rotary Clubs, die Jugendliche im Austauschprogramm betreuen, sind an die Auflagen der Zertifizierung gebunden. Diese Auflagen, zu deren Einhaltung sich der Rotary Distrikt verpflichtet hat, sind in dieses Handbuch eingearbeitet. Sie sind unabdingbare Voraussetzung für die Teilnahme an den rotarischen Schü‐
leraustauschprogrammen (Einzelheiten dazu vergleiche Teil A) 1.3 Verpflichtung Der Rotary Club verpflichtet sich gegenüber den Distrikt zur Durchführung festgelegter Aufgaben im Aus‐
tauschprogramm. [siehe Anlage 1] 1.4 Rotary Jugenddienst Deutschland e.V. Zur Festlegung der Verantwortung und zum Schutz der in den Austauschprogrammen engagierten Rotarier und sonstigen Beteiligten wurde der gemeinnützige, eingetragene Verein „Rotary Jugenddienst Deutsch‐
land e. V.“ gegründet. Die Teilnahme am Austauschprogramm setzt die erklärte Mitgliedschaft des entsen‐
denden Rotary Clubs im RJD e.V. voraus. Die konkreten Aufgaben der Jugenddienstbeauftragten in den Rotary Clubs bleiben hiervon unberührt. Die verantwortlichen Rotarier werden ermächtigt, Austauschver‐
träge im Namen des Vereins abzuschließen.
1.5 Aufbewahrung und Nachweise der Unterlagen Unterlagen für einen Austausch sind für die Dauer von fünf Jahren aufzubewahren. Dazu zählen u.a. Unter‐
lagen über die Auswahl des Outbound, Bewerbungsformular, Gespräche mit den Gasteltern, Besuch im Hause der Gasteltern, Vertrag mit Eltern/Outbound, Vertrag Club‐Distrikt, Ablösung von Austauschschü‐
lern, besondere Ereignisse. In der Datenbank werden die Unterlagen in „My Account“ für 10 Jahre, die elektronische gespeicherten Bewerbungsunterlagen bis zum Ende des Austauschjahres gespeichert. Auf Anfrage müssen einzelne Unterlagen in Kopie ausländischen Distrikten zur Verfügung gestellt werden kön‐
nen. [Checklisten hierzu siehe Anlage 2] 1.6 Gültigkeit Die Anforderungen und Regeln gelten grundsätzlich für alle Formen des Austauschs (Jahresaustausch; Kurz‐
austausch mit Familienaustausch und Sommercamps. 1.7 Datenbank Eine Austausch‐Datenbank ermöglicht es, Schülern und ihren Eltern die Bewerbung für die Rotary Aus‐
tauschprogramme leicht, schnell und leserlich zu erstellen. Jugenddienstbeauftragte brauchen keine um‐
fangreiche Anzahl von Daten einzugeben; die Großzahl der Daten wird von den Out‐ und Inbounds und auf der Ebene, auf der sie entstehen eingegeben. Die Handhabung ist einfach und ohne großen Zeitaufwand durchzuführen. Für die Kurzaustauschprogramme können schnell Informationen bereitgestellt werden, die die Platzierung der Bewerber erleichtern. Daten, die aufgrund der Zertifizierungsforderung durch Rotary International er‐
forderlich sind, können schnell bereitgestellt werden. Ein Zugriff auf die Daten kann eingeräumt werden für:  Bewerber für ein Austauschprogramm,  Club Jugenddienstbeauftragte,  Distrikt Jugenddienstbeauftragte,  Multidistrikt Jugenddienstbeauftragte. Alle Teilnehmer erhalten nur Zugang zu Daten in ihrem Arbeitsbereich. Die Datenbank umfasst folgende Austauschprogramme:  Jahresaustausch ‐ Long Term Exchange (LTEP)  Kurzaustausch ‐ Camps (STEP:Camp) B-3
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dienst erstellt und den Clubs von dort mitgeteilt. Zu Schüler‐(Bewerber‐)Konten: Nach erfolgter Eingabe der Schülerdaten durch den Club‐Jugenddienst er‐
zeugt das Programm ein E‐Mail an den Bewerber mit einem Link für die Schüler‐Zugangsdaten. 2.
Outbound
2.1 Allgemeines Der Rotary Club wählt unter Einbeziehung des Distrikts Bewerber für den Austausch aus und betreut diese vor, während und nach dem Austauschjahr. Als Anhalt für die Durchführung der Auswahlgespräche wurde ein Merkblatt entwickelt. [siehe Anlage 4] 2.2 Vertrag mit Outbound und Eltern In einem Vertrag werden der Rahmen und die Möglichkeiten des Austauschprogramms vereinbart. Out‐
bound und Eltern/Vormunde bestätigen ihre Verpflichtungen im Austauschprogramm [siehe Anlage 3] 3.
Inbound
3.1 Beteiligung am Clubleben Der Aufenthalt des Austauschschülers darf nicht am Club vorbeilaufen. Der Gastschüler muss viele Kontak‐
te zu den rotarischen Freunden erhalten, um Anschluss zu finden, Möglichkeiten zu Einladungen zu erhal‐
ten und Verbindung zur rotarischen Jugend zu bekommen. Empfehlungen:  Der Austauschschüler soll regelmäßig (möglichst zweimal im Monat) an den Meetings teilnehmen  Drei Meetings sollten dem Austauschschüler zumindest anteilig gewidmet werden, und zwar: in den ersten vier bis fünf Wochen zur Begrüßung und kurzen Vorstellung; nach zwei bis drei Monaten (je nach Fortschritt der Deutsch‐Kenntnisse, insbesondere in der Rede) zum vorbereiteten Vortrag über das Heimatland von ca. 20 Minuten; am Ende des Austauschjahres zur Verabschiedung mit Resümee des Gastschülers über seinen Aufenthalt. Falls der Schüler bei nichtrotarischen Gasteltern wohnt, soll‐
ten diese zu den vorgenannten 3 Veranstaltungen eingeladen werden  Der Austauschschüler sollte zu allen "besonderen" Clubveranstaltungen eingeladen werden, z.B. Amtsübergabe‐Meeting, Weihnachts‐Meeting, Kontakttreffen u.ä.m.  Zum Abschluss des Austauschjahres sollte der Club dem Gastschüler behilflich sein, eine Abschiedspar‐
ty für seine Freunde zu organisieren ‐ möglichst außerhalb der letzten Gastfamilie, da erfahrungsgemäß eine große Anzahl junger Leute hierbei zusammenkommt. 3.2 Betreuung durch die einzelnen Clubmitglieder Nicht nur die Gastfamilien sondern jeder einzelne Rotarier sollte eine Betreuungsaufgabe übernehmen. Hierfür einige Anregungen:  Einladungen in die Familie am Wochenende, B-4
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 
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Einladungen zu Ausflügen oder Kurzreisen, Mitnahme in andere Städte bei Geschäftsreisen, Mitnahme auf besondere Urlaubsreisen, Skifahren/Skikurs, Mitnahme zu Veranstaltungen (Konzerte/Theater/Feste) Übernahme einer Transportaufgabe (zu auswärtigen Veranstaltungen, usw.), Anbieten eines Fahrrades. Hierzu müssen die Clubmitglieder durch den Jugenddienst‐Beauftragten bzw. durch den Counse‐
lor/Mentor immer wieder hartnäckig angehalten werden. Bewährt hat sich, in gewissen Zeitabständen (insbesondere auch anlässlich der Meetings mit Damen) den Termin‐Kalender des Gastschülers herumzureichen, in den die Freunde ihre Einladung, ihr Mitreiseangebot usw. eintragen. Auch hat sich die Praxis bewährt, die einzelnen Clubfreunde nach Absprache mit dem Counselor/Mentor für einen begrenzten Zeitraum ( z.B. 2 – 3 Wochen) zum Paten des Inbounds zu machen, der dann die Verpflichtung hat, sich in besonderem Maße um ihn/sie zu kümmern und auch besondere Unternehmungen anzubieten. 3.3 Finanzielle Verpflichtungen Die Aufnahme eines Austauschschülers bringt in jedem Fall auch finanzielle Verpflichtungen für den Club mit sich. Die folgende Übersicht soll Anhaltspunkte zur finanziellen Beteiligung des Clubs geben. Obligatorisch:  Taschengeld ca. 70 bis 100 EUR monatlich (Dauerauftrag auf das Konto des Schülers) für kleinere Aus‐
gaben wie Porti, Fahrten in der näheren Umgebung, kleinere „Verzehrpositionen“ bei Besuch von Loka‐
len mit Freunden usw. (Clubmitglieder bzw. Gastfamilien können auch anbieten, ein zusätzliches Ta‐
schengeld zu verdienen (Rasenmähen, Autowaschen, usw.))  Bei Bedarf Monats‐/Jahreskarte für Bahn/Bus zwischen Gast‐Familien und Schule  Teilnehmerbeiträge für Distrikts‐Veranstaltungen für die Austauschschüler Alles andere ist eine freiwillige Leistung des Clubs: z.B. Zuschuss zur Deutschlandtour oder Sprachkurs bei festgestellter Bedürftigkeit. In der Regel nicht zu übernehmen sind:  Prämie für die Versicherung [siehe Anlage 9]  Kosten für die Kleidung Dies schließt natürlich nicht aus, dem Austauschschüler, der möglicherweise ohne die rechten Vorstel‐
lungen aus einem warmen Land bei uns in Regionen rauhen Klimas kommt, gut erhaltene entbehrliche Überkleidung, warme Schuhe, Winter‐Stiefel u.ä. aus dem Kreis der Club‐Mitglieder anzubieten. 3.4 „Notgroschen“ (Emergency Fund) Im Begrüßungsbrief wird den Austauschschülern mitgeteilt, dass sie für finanzielle Verpflichtungen einen „Notgroschen“ in Höhe von 300 Euro mitbringen müssen. Damit wird vermieden, dass aus einer Notsitua‐
tion heraus unverhoffte Belastungen auf den Club bzw. die Gasteltern zukommen können. Es wird sehr empfohlen, diese "Kaution" zu verlangen und verzinslich zu hinterlegen. Dieser Betrag ist z. B. für folgende Eventualfälle gedacht:  Zur Deckung zusätzlicher Kosten im Falle eines Abbruchs des Austauschs aus disziplinarischen Gründen oder aus gesundheitlichen Gründen (auch evtl. Unfallfolgen) durch z. B. außergewöhnliche Reisekosten, Gepäck‐Überstellungskosten. B-5
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014  Häufig verausgaben sich die Jugendlichen in der letzten Phase ihres Aufenthalts finanziell sehr stark. Dann ist der Kautions‐Betrag ein "beruhigendes Polster", aus dem noch letzte unumgängliche Kosten gedeckt werden können, wie z.B. Gebühren für Übergewicht beim Flug‐Gepäck, Porto für Pakete in die Heimat mit Dingen, die im Flug‐Gepäck beim besten Willen aller Beteiligten nicht mehr unterzubringen sind, u.ä.m. Im Normalfall erhält der Austauschschüler diesen Betrag am Ende seines Austauschjahres kurz vor seiner Abreise zurück. 3.5 Versicherungen Rotary International schreibt für alle Teilnehmer an den Austauschprogrammen eine Kranken‐ und Haft‐
pflichtversicherung vor und legt Minimalanforderungen fest. [Anlage 9] Inbounds in Deutschland müssen eine Kranken‐, Haftpflicht‐ und Unfallversicherung bei der Hanse Merkur Versicherungsgruppe abschließen. Die Kosten gehen zu Lasten des Austauschschülers. Alle Aus‐
tauschschüler sind hierauf bei ihrer Orientierung im Heimatland sowie durch unsere Multidistrikt‐
Koordinatoren ausdrücklich aufmerksam gemacht worden! Die deutschen Distrikte haben entsprechend der Vorgaben von Rotary International gemeinsam einen Kranken‐, Haftpflicht‐ und Unfall‐Versicherungs Vertrag für ihre Inbounds mit der Hanse Merkur Versiche‐
rungsgruppe vereinbart. Versicherer ist die Hanse‐Merkur Versicherungsgruppe, die Ansprechstelle ist der‐
zeit: Generalvertretung Raimund Kampwirth Domänenstr. 10 44225 Dortmund Tel. 0231‐556 964‐0 Fax 0231‐556 964‐44 Email: raimund.kampwirth@hansemerkur.de
Inbounds werden durch die Multidistrikt‐Koordinatoren aufgefordert, online ihre Versicherungen (Kranken‐
Haftpflicht‐ und Unfallversicherung = 435 Euro – Stand 2014) noch im Heimatland und zeitgerecht vor der Einreise nach Deutschland abzuschließen. [siehe Anlage 9] Die Versicherung muss spätestens am Reisetage nach Deutschland beginnen und frühestens am Tage des Eintreffens im Heimatland enden. Die Schüler sind dann von dem Augenblick an versichert, an dem sie ihr Heimatland verlassen (also auch während des Trans‐
fers) bis zu ihrer Rückkehr ins Heimatland. In vielen Fällen muss der Versicherungsabschuss beim Antrag des Visums bei den deutschen Auslandsvertretungen vorgelegt werden. Ausnahmen: Die Krankenversicherung der australischen Austauschschüler wird anerkannt. Sofern ein Sozi‐
alabkommen der Entsendeländer mit Deutschland besteht (z.B. mit den EU‐Ländern) wird auf Abschluss einer weiteren Krankenversicherung verzichtet. Achtung: Unabhängig davon, muss von den Inbounds eine Unfall‐ und Haftpflichtversicherung nachgewiesen bzw. abgeschlossen werden. Austauschschüler im Kurzaustausch (Inbounds) aus Ländern, für die eine Visumspflicht nach Deutschland besteht, haben für die Visumserteilung eine Krankenversicherung in der Mindesthöhe von 30 000 € nachzuweisen. Um die rotari‐
schen Mindestdeckungen zu erreichen, ist der Abschluss einer zusätzlichen Krankenversicherung über die Hanse‐Merkur für den Kurzzeitaufenthalt durch den Gastclub/‐distrikt verpflichtend.
3.6. Deutsch‐Kenntnisse  Es sollen "Grundkenntnisse" der Sprache des Gastlandes vorhanden sein. Diese muss sich der Aus‐
tauschschüler notfalls in seinem Heimatland vor Abreise aneignen. Er muss sich im Gastland aus eige‐
nem Antrieb um das weitere Erlernen der Sprache des Gastlandes bemühen. Als eine von vielen Mög‐
lichkeiten zur Erlangung von deutschen Sprachkenntnissen soll der Inbound auf den online basierten Sprachkurs „Rosetta Stone“ hingewiesen werden. B-6
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014  Die Gasteltern sollten ‐ soweit möglich ‐ die Bemühung des Gastkindes unterstützen und anregen (durch intensive Gespräche, wohlwollendes Korrigieren, Material für autodidaktisches Lernen). Falsch ist es, wenn Gasteltern oder deren Kinder versuchen ihre Englisch‐Kenntnisse durch Gespräche mit dem Gastkind zu perfektionieren.  Es ist Aufgabe des gastgebenden Clubs, den Schüler bei Bedarf neben dem Schulbesuch zur Teilnahme an einem separaten Deutsch‐Kurs bzw. “Nachhilfe” zu verpflichten und dieses zu arrangieren. Die Maß‐
nahme ist, wenn möglich, finanziell schonend zu gestalten (Sprachlehrer unter den Club‐Mitgliedern bzw. Gönnern des RC; Nachhilfe durch Schüler der Kollegstufe). Soweit Kosten anfallen, werden diese normalerweise zu mindest teilweise vom Schüler bzw. dessen Eltern getragen. Dies wird den Schü‐
lern/Eltern vor Austauschbeginn mitgeteilt.  Bei einer Weigerung des Schülers, Deutsch zu lernen, kann über den Abbruch des Aufenthalts nachge‐
dacht und in krassen Fällen auch vollzogen werden. 3.7 Schulbesuch Der einjährige "Rotary Youth Exchange" ist ein Schüleraustausch! Daher ist der Aufenthalt für die Inbounds ein Schuljahr! Der Schulbesuch im Gastland ist also Pflicht. Das gilt auch dann, wenn der Austauschschüler die Schule in seinem Heimatland bereits beendet hat.  Als Schulform kommt zwar in den meisten Fällen das Gymnasium (auch Wirtschafts‐Gymnasium, Tech‐
nisches Gymnasium) in Frage. Je nach Alter und Vorbildung des Austauschschülers kann jedoch auch sehr wohl eine andere Schulform die bessere Schulart sein  Der Counselor/Mentor stimmt mit der Schulleitung ab, in welche Klasse der Austauschschüler einge‐
ordnet wird und ob er ‐ unter Auslassung ungeeigneter Fächer (evtl. Sprachproblem) – an anderen Fä‐
chern möglicherweise in einer anderen Klasse teilnimmt.  Der Austauschschüler hat grundsätzlich die Hausaufgaben zu machen und an den Prüfungen/ Klassen‐
arbeiten teilzunehmen. Es sind von ihm (unter Berücksichtigung eventueller anfänglicher Sprachschwie‐
rigkeiten) angemessene Leistungen zu erwarten.  Der Austauschschüler sollte an Klassenfahrten/Studienfahrten seiner Klasse teilnehmen, sofern es seine finanzielle Situation (ggf. mit freiwilliger Unterstützung durch den Club) erlaubt. 3.8 Reisen  Das Austausch‐Jahr ist ein Schuljahr und nicht etwa ein "Europa‐Sight‐Seeing‐Jahr", auch wenn viele der ausländischen Austauschschüler mit der Vorstellung kommen, ganz Europa sehen zu wollen (was mitunter auch noch durch die Eltern unterstützt wird).  Von einer Großzahl deutscher Distrikte werden Reisen für Inbounds organisiert (z. B. Deutschlandreise, Berlinreise, Euro‐Tour). Freie Plätze werden jeweils Inbounds aus anderen Distrikten angeboten. Die Clubs sollten hierbei Sorge tragen, dass ein Inbound nicht an zu vielen Reisen teilnimmt.  Einzel‐Reisen bzw. auch Reisen in Austauschschüler‐Gruppen oder mit (Schul‐) Freunden in eigener Regie sind grundsätzlich nicht erlaubt.  In begründeten Einzelfällen kann vom Einzel‐Reiseverbot abgewichen werden. Am Zielort muss Emp‐
fang und Betreuung durch eine dem Club/Counselor hinreichend bekannte vertrauenswürdige Person bzw. Institution gewährleistet sein. Diese Reisen dürfen nur während der Schulferien erlaubt werden.  Für alle Reisen muss vorher eine Reiseerlaubnis (Brief oder Fax, kein Email) vorliegen. Reiseroute und Details müssen den genehmigenden Personen bekannt sein. Die folgenden Personen müssen ihre Zu‐
stimmung geben: Club/Counselor, die leiblichen Eltern, die Gasteltern, der entsendende Club und Dis‐
trikt. [siehe Anlage 8]  Fahrten ohne Übernachtung in die nähere Region (ca. 30 km Umkreis) fallen nicht unter die Beschrän‐
kung, wenn mindestens die Gasteltern ihr Einverständnis gegeben haben. B-7
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 3.9 Konsequenzen bei Regelverstößen, Abbruch des Aufenthalts 3.9.1 Regeln  Die Austauschschüler müssen die Gesetze des Gastlandes einhalten.  Die Austauschschüler müssen regelmäßig zur Schule gehen.  Die Austauschschüler müssen die Regeln der Gastfamilie und des Gast‐Distriktes/ Clubs einhalten.  Den Austauschschülern ist nicht erlaubt,  motorisierte Fahrzeuge selbst zu fahren (Es ist damit auch nicht erlaubt, im Gastland einen Füh‐
rerschein zu erwerben),  auf eigene Faust zu verreisen,  unerlaubt Alkohol zu konsumieren (hier gilt: einmal mit harten Alkoholika erwischt, führt zu ei‐
ner Verwarnung, der Wiederholungsfall führt zu Konsequenzen),  Drogengenuss (führt ohne weitere Verwarnungen sofort zu Konsequenzen),  Dating, sexuelle Beziehungen. 3.9.2 Die Austauschschüler haben im Rahmen ihrer Bewerbung die Regeln zur Kenntnis genommen, akzep‐
tiert und dieses durch Unterschrift bestätigt. Bei Verstößen gegen die Regeln kann sich der Aus‐
tausch‐Schüler nicht auf "Sonderregelungen" bzw. "Sondergenehmigungen" seitens seiner Eltern be‐
rufen, selbst dann nicht, wenn er solche schriftlich vorlegt. Derartige "Ausnahmewünsche" seitens der Eltern gelten nicht. Die Eltern haben per Release‐Formblatt ihre elterliche Verantwortung und Weisungsbefugnis (mit Ausnahme der Entscheidung in schwerwiegenderen medizinischen Fragen) für die Zeit des Aufenthalts hier an den gastgebenden RC, vertreten durch seinen Präsidenten und den Vorstand, übertragen. 3.9.3 Auch bei Überschreiten der Volljährigkeitsgrenze, wann auch immer sie nach welchem nationalen Recht eintritt, behält Rotary die Entscheidungs‐ und Weisungsbefugnis. 3.9.4 Maßnahmen: Der Club kann bei Verstoß gegen die oben genannten Austauschregeln und in anderen begründeten Fällen (bei Gesetzesbrüchen, Ungehorsam, Fernbleiben von der Schule, unerlaubter Entfernung, mangelnder Wille zur Integration in die gastgebenden Familien, mangelnder Wille, Deutsch zu ler‐
nen, usw.) den Abbruch des Austausches einleiten; der Distrikt trifft die endgültige Entscheidung. Der Abbruch bedeutet die Entlassung aus der Obhut Rotarys und in aller Regel die Rücksendung in das Heimatland. 3.9.5 Achtung! Der Austausch ist ein Rotary Programm, bei dem es nicht um eine Adressen‐Vermittlung gegangen ist. Vielmehr sind Rotary und die befassten Rotary Clubs auf beiden Seiten voll verantwortliche Trä‐
ger des Austauschs. Deshalb ist vor jedem Abbruch des Aufenthalts ‐ auch dann, wenn dieser aus einer wohl begründeten Entscheidung der Gastfamilie heraus auf deren Wunsch hin erfolgt ‐ zuerst der rotarische „Instanzenweg“ einzuschalten!  Das bedeutet, es ist unbedingt mit dem Club‐Jugendbeauftragten und über diesen mit dem Dis‐
trikts‐Jugenddienstbeauftragten und weiter mit dem für das Herkunftsland zuständigen Aus‐
tauschleiter Kontakt aufzunehmen, um Rotary im Heimatland ebenfalls einzuschalten. Die letzt‐
endlich Entscheidung trifft der Distrikt im Benehmen mit dem Club.  Es ist nicht zulässig, dass der Schüler vom gastgebenden Club in ein Flugzeug gesetzt wird, ohne dass der entsendende Distrikt und die leiblichen Eltern vorher informiert sind und mit diesen die Situation besprochen worden ist! 3.10 Besuch durch die Eltern  RI‐Regel: Besuche durch die Eltern sind unerwünscht.  Falls ein Besuch jedoch trotzdem stattfinden soll, bitte vorher Rücksprache mit dem Distrikt neh‐
men. Reisen mit den Eltern ist nur während der Schulferien möglich. B-8
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014  Die Eltern übernehmen keinesfalls für die Zeit ihres Aufenthalts wieder die elterlichen Befugnisse; diese verbleiben vielmehr beim Gast‐Club.  Der Austausch‐Schüler steht für seine Eltern nicht als "Touristen‐Führer" zu einer Deutschland‐ o‐
der Europa‐Reise zur Verfügung, zumindest nicht zu Zeiten, in denen er Schulpflichten bzw. rotari‐
schen Pflichten nachzukommen hat.  Wenn Eltern des Austausch‐Schülers in das Gastland kommen, sind die momentanen Gast‐Eltern und der Gast‐Club nicht verpflichtet, sich um Beherbergung und um Planung und Begleitung bei touristischen Aktivitäten zu kümmern. Wenn sie es doch tun, ist das eine nette Geste, sollte aber durchaus auch als solche deutlich gemacht und nicht als Selbstverständlichkeit hingestellt werden. 3.11 Risikomanagement  Jeder Inbound erhält eine Liste mir Telefonnummern und Adressen, bei denen er schnell Hilfe er‐
halten kann. Dazu gehören u.a. die Jugenddienstbeauftragten im Distrikt und Club, der Counse‐
lor/Mentor, die örtlichen Hilfeeinrichtungen einschließlich der Polizei.  Zu einer schnellen und richtigen Reaktion in Risikosituationen sollen rechtzeitig Überlegungen an‐
gestellt und Pläne vorbereitet sein. Die beigefügten grundsätzlichen Überlegungen sollen eine Hil‐
festellung dazu sein. [siehe Anlage 7] 4.
Counselor/Mentor
4.1 Grundsätzliches  Für jeden Austauschschüler muss sich ein Clubmitglied bzw. der/die Partner(in) eines Club‐Mitglieds als Counselor/Mentor zur Verfügung stellen. Es darf nicht der Jugenddienstbeauftragte sein.  Rotary International verlangt, dass der Counselor/Mentor nicht gleichzeitig ein Mitglied der Gast‐
Familie(n) ist.  Der Counselor/Mentor ist in erster Linie der unmittelbare persönliche Ansprechpartner des Aus‐
tauschschülers für alle Belange des Aufenthaltes. Er soll ihm Berater sein und bei der Organisation sei‐
nes Lebens im Gastland helfen. Der Gastschüler muss den Counselor/Mentor auch bei allen auftau‐
chenden Problemen, z.B. mit der Gastfamilie, in der Schule usw. ansprechen können.  Der Counselor/Mentor hat deshalb das Befinden des Schülers und den Ablauf des Aufenthaltes zu be‐
obachten und muss vor allem von sich aus Kontakt zu dem Austauschschüler halten.  Er übt andererseits die Autorität aus, die zur Einhaltung der Regeln des Austausches erforderlich ist und achtet darauf, dass die Verbots‐"Essentials" nicht verletzt werden.  Der Counselor/Mentor ist darüber hinaus Verbindungsmann, Vermittler und Koordinator zwischen Austauschschüler und Distrikt, Club, Gastfamilie, Schule, Öffentlichkeit und Institutionen. 4.2 Verbindungs‐, Koordinations‐ und Vermittlungsaufgaben des Counselors/Mentors Zu den Aufgaben gehören u.a:  Im Club: Einladungen zu Clubveranstaltungen; Betreuung durch Clubmitglieder; Abwicklung der finanziellen Din‐
ge.  Im Distrikt: Regelung der Teilnahme an Distrikts‐Veranstaltungen; Kontakt zum Distrikts‐Jugendleiter, eigene Teil‐
nahme am Orientierungstreffen.  In der Gastfamilie: Hilfe und Beratung bei Problemen; Verbindung zu Rotary; Regelung des Wechsels von einer Familie zur anderen; gelegentliche Anfrage, ob alles gut läuft. B-9
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014  In der Schule: Einschulung in die richtige Schulklasse; gelegentliche Rückfrage bei Lehrern, ob der Austauschschüler im Unterricht mitkommt; Gespräch mit Lehrern bei Kontaktschwierigkeiten  Bei Institutionen: Einrichtung eines Kontos für den Austauschschüler; Anmeldung bei der Ausländerbehörde; Abschluss der Krankenversicherung Einzelheiten zu den Aufgaben [siehe Anlage 5] 4.3 Zusammenfassung Der Counselor/Mentor hat kein nur nominelles Amt. Er kann durch sein Wirken wesentlich dazu beitragen,  dass die Austauschschüler ein erfolgreiches und erfülltes Jahr bei uns verbringen,  dass Gastfamilien die Aufnahme des Kindes nicht als Belastung sondern als Bereicherung empfinden und sich gerne wieder zur Verfügung stellen,  dass das Clubleben beflügelt wird und jugendlichen Schwung erfährt und  dass fortwährendes Interesse für neue Austauschschüler geweckt wird. Der Counselor/Mentor stimmt sich in seinen Aktivitäten eng mit dem Vorstand seines Clubs und dem Ju‐
genddienstbeauftragten sowie den Gasteltern ab. 5.
Gastfamilien (Host Families)
5.1. Allgemeines Der Austausch ruht auf drei Säulen: dem Rotary Club, der Schule und den Gasteltern. Die Säule Gasteltern muss die größte Kraft tragen. Daher kommt der Auswahl und die Schulung der Gasteltern höchste Priorität zu. RI‐Regel: Für den Austauschschüler sollen mindestens 3, möglichst 4 Gastfamilien ausgesucht werden, bei denen er jeweils 3‐4 Monate lebt. Dazu werden geeignete und überprüfte Gastfamilien ausgewählt. Insbesondere die erste gastgebende Familie sollte möglichst eine austauscherfahrene (rotarische) Familie sein. Außerdem sollte es eine Familie sein, in der ein “intensives Familienleben” gegeben ist und in der der Gastschüler viel Ansprache findet (und dies nicht ausschließlich im regionalen Dialekt), damit er möglichst schnell die deutsche Sprache erlernen und üben kann. Die Aufnahme eines Inbounds darf nicht gegen den Willen der Gastfamilie forciert werden. 5.2 Auswahl der Gasteltern In Interviews im Hause der Gasteltern und mit allen im gleichen Haushalt der Familie lebenden erwachse‐
nen Mitgliedern der Familie müssen sich die Beauftragten des Rotary Clubs ein umfassendes Bild über die zukünftigen Gasteltern machen. Alle Elternteile müssen bereit und in der Lage sein, ein Austauschkind zu betreuen. Neben der Qualifikation und einem guten Leumund müssen auch die materiellen Möglichkeiten gegeben sein. Die gleichen Anforderungen gelten für alle Gasteltern eines Austauschschülers. Vor den Interviews muss ein von den zukünftigen Gasteltern ausgefüllter Informationsbogen vorliegen. Dieser ist bereits auch Bestandteil der Bewerbungsunterlagen des Outbounds, muss jedoch auch von den weiteren Gasteltern vorgelegt werden. B - 10
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Siehe Teil D „Gasteltern“ Als Hilfestellung für die Interviews dient der beigefügte Fragebogen. Der Fragenumfang kann und sollte entsprechend der Gesprächsergebnissee erweitert werden. „Nein“‐Antworten schließen nicht unbedingt von der Gastelternschaft aus, sie müssen vom Interviewer bewertet werden. [siehe Anlage 6] Informationen zu den Aufgaben der Gasteltern sind zusammengefasst im „LEITFADEN FÜR GASTFAMILIEN“ (Teil D) B - 11
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Anlage 1 Rotary Jugenddienst Deutschland e.V.
Distrikte 1800 – 1900 & 1930 ‐ 1950 Jugendaustauschprogramm der deutschen Distrikte Aufgaben für einen Rotary Club zur Teilnahme am Rotary Schüler‐Jahresaustauschprogramm 2 Ausfertigungen: 1. Ausfertigung für Rotary Club 2. Ausfertigung für Rotary Distrikt Rotary Club: ………….………………………………………………………… Distrikt: ……………………… A. Allgemein Die allgemeinen Grundlagen, die Programmbeschreibung und Besonderheiten des Rotary Schüler‐Jahresaustauschs sind im Programmhandbuch (Kapitel A) beschrieben. Diese Informationen sind uns bekannt und werden in unserem Rotary Club für das Austauschprogramm angewendet. B. Die Organisation des Rotary Schüler‐Jahresaustauschs 1. Der Träger des Austausches für Jugendliche aus Deutschland ist der Verein „Rotary Jugenddienst Deutschland e.V.“ vertreten durch den deutschen Rotary Club. Der Rotary Club nominiert einen Bewerber für den Jahresaus‐
tausch. Mit der Nominierung bestätigt der Rotary Club die Eignung des Jugendlichen für den Austausch und er‐
klärt sich gleichzeitig bereit, einen ausländischen Schüler für den Jahresaustausch in dem Zeitraum aufzunehmen und zu betreuen, in dem der deutsche Schüler seinen Jahresaustausch im Ausland verbringt. Die Nationalität des aufzunehmenden Gastschülers muss nicht notwendigerweise der Nationalität des Landes entsprechen, in dem der nominierte deutsche Schüler seinen Austausch verbringt. Die Betreuung der deutschen bzw. der ausländi‐
schen Austauschschüler wird je einem Mitglied des Rotary Clubs übertragen. 2. Die Beauftragten im Rotary Distrikt unterstützen die Rotary Clubs in der Planung und Durchführung des Aus‐
tauchprogramms. Dies geschieht insbesondere durch die Information und Schulung der Club‐
Jugenddienstbeauftragten und Counselors/Mentors, die Einplanung deutscher Bewerber für Austauschländer, durch die Schulung von Bewerbern und deren Eltern für das Austauschjahr (Orientation), durch die Schulung der ausländischen Austauschschüler für ihren Aufenthalt in Deutschland und die Besonderheiten des gastgebenden, deutschen Distrikts, durch die Orientierung der Gasteltern und durch die Organisation und Durchführung von be‐
sonderen Veranstaltungen für deutsche und ausländische Austauschschüler, einschließlich zurückgekehrter Aus‐
tauschschüler. C. Die Auswahl der deutschen Austauschschüler (Outbounds) Wir melden __________________________________________________________ als Bewerber/in für den Jahresaustausch im Schuljahr _________________________ an. Mit dem 'Sponsoring Rotary Clubs's Endorsement' auf der Seite 1 der Bewerbung (Application) bestätigen wir die Eignung des/der Schülers/in in Hinsicht auf schulische Leistungen, auch außerschulische Interessen, persönliche Moti‐
vation, Ausstrahlung und Auftreten. Wir halten unsere/n Kandidaten/in für gut geeignet, Rotary und die Heimat im Gastland zu vertreten. Der Wunsch zur Teilnahme am Austausch geht vom Jugendlichen aus. Die Eignung wurde in mehreren Interviews durch Beauftragte des Rotary Clubs festgestellt. Eignungskriterien (siehe Anlage ‚Auswahl Out‐
bounds’) haben wir zugrunde gelegt. Während des Austauschjahres halten wir einen ständigen Kontakt zu unserem Outbound. Wir schlagen folgende Zielländer in Priorität vor (nur ein englischsprachiges Land): 1_________________________ 2 ___________________________ 3 __________________________ B - 12
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 D. Fürsorge für den Inbound Mit der Nominierung eines Outbounds verpflichten wir uns, einen Inbound aufzunehmen. Der Inbound ist Gast unse‐
res Rotary Clubs, den wir nach besten Kräften betreuen und versorgen. Wir sorgen im Rahmen unserer Möglichkeiten für sein allgemeines Wohlergehen während des Aufenthalts in Deutschland. Insbesondere in schwierigen Lagen und Problemsituationen werden wir den Inbound unterstützen. Dabei wenden wir das vorgegebene Schema zur Prob‐
lemlösung und, sofern notwendig, die Vorgaben zum Risikomanagement an. Die Austauschregeln sind uns bekannt und werden von uns angewendet. Jeder Inbound: 


erhält ein monatliches Taschengeld in Höhe von Euro ......... zur Deckung eines Teils der persönlichen Bedürf‐
nisse. Die Höhe wird durch unseren Rotary Club festgelegt, die allgemeine Höhe des Taschengeldes im Dis‐
trikt werden wir berücksichtigen. erhält eine Liste der privaten und öffentlichen Einrichtungen unseres Gebietes, bei denen Jugendliche Hilfe im Gefahrenfall erhalten können (eingeschlossen Hilfe bei Vergewaltigung, Suchtvorbeugung und –
bekämpfung, Selbsttötungsversuch) erhält eine Liste mit mindestens drei Namen oder Kontaktadressen, bei denen er in allen Fällen Hilfe und Un‐
terstützung bekommen können. Diese Personen müssen sowohl Männer wie Frauen und nicht miteinander verwandt sein, sie müssen unabhängig vom Counselor/Mentor und den Gasteltern sein. E. Auswahl von Gasteltern Als Gasteltern stehen für den Inbound die folgenden Familien zur Verfügung: 1.
_________________________________________________________________________ 2.
_________________________________________________________________________ 3.
_________________________________________________________________________ ggfs. 4 _______________________________________________________________________ Mindestens zwei Gasteltern müssen bei Angabe der Bewerbung des Outbounds feststehen (und hier eingetragen sein), die restlichen Familien müssen bei Erstellung der Guarantee Form feststehen. Wir haben Gasteltern mit großer Sorgfalt ausgewählt. Sie sind aufgrund der Familienstruktur, der Persönlichkeiten beider Elternteile in der Lage und Willens, eine/n Schüler/in aufzunehmen. Die Auswahl geschah durch zwei Rotarier aufgrund der Selbstauskunft und verschiedener Gespräche/Interviews im Hause der Gasteltern. Ständig im Haus lebende erwachsene Personen wurden in die Gespräche einbezogen. Es wurde festgestellt, dass einer Aufnahme des Inbound in die Familie nichts entgegensteht. Zugrunde gelegt wurden u.a. die Fragen aus der Anlage: „Fragebogen für Gasteltern“. Dieses Auswahlverfahren wenden wir auch für Gasteltern an, deren Kind nicht am Austauschprogramm teilnimmt. Alle Gasteltern: 
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sind mit den Regeln des Austauschprogramms und den zu übernehmenden Aufgaben vertraut und bereit, diese anzuwenden; verfügen über einen guten Leumund; sind bereit, an den Orientations zur Schulung für diese Aufgabe teilzunehmen; sind bereit, mit den Beauftragten des Rotary Clubs und der Schule bei der Betreuung des Inbound zusam‐
menzuarbeiten. F. Auswahl des Counselors/Mentors Für den Inbound wird ___________________________________________ als Counselor/Mentor benannt. Der/die Rotarier/in betreut nur einen Inbound und ist nicht verwandt mit einer der Gastfamilien. Der Counselor/Mentor ebenso wie der Jugenddienstbeauftragte:  sind mit den Regeln des Austauschprogramms und den zu übernehmenden Aufgaben vertraut und be‐
reit, diese anzuwenden; B - 13
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 
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verfügen über einen guten Leumund und bestätigen, nie wegen Verstoßes gegen StGB §§ 174 (Sexuel‐
ler Missbrauch von Schutzbefohlenen), 176 (Sexueller Missbrauch von Kindern), 177 (Sexuelle Nöti‐
gung, Vergewaltigung), 182 (Sexueller Missbrauch von Jugendlichen) oder 184 (Verbreitung pornogra‐
phischer Schriften) verurteilt worden zu sein oder ein diesbezügliches Verfahren anhängig ist; sind bereit, an den Veranstaltungen des Distrikts zur Schulung für diese Aufgabe teilzunehmen; sind bereit, mit den Gasteltern und der Schule bei der Betreuung des Inbound zusammenzuarbeiten. G. Auswahl der Schule Für den Inbound wählen wir eine öffentliche Schule aus, deren Anforderungen seinem Lebensalter, seinen akademi‐
schen Leistungen, seinen Sprachfertigkeiten entsprechen. Der Counselor/Mentor hält während des Austauschjahres ständigen Kontakt mit der Schule und unterstützt den Inbound bei eventuell auftretenden Problemen. H. Risikomanagement Rotarier und deren Beauftragte sind bei der Betreuung des Inbound bemüht, Schaden, eingeschlossen Missbrauch und Rücksichtslosigkeit, von den Schülern abzuwenden bzw. dessen Risiko zu minimieren. Die Jugendlichen sollen am Ende des Austauschaufenthaltes gesund und wohlbehalten nach Hause zurückkehren. Maßnahmen zur Verhinderung bzw. zur Reaktion auf auftretende Probleme planen wir anhand der Verfahren zum Risikomanagement (siehe Teil A, Kap. 8) 
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I. Des Weiteren stimmen wir den folgenden Vorgaben zu: Eigene Unterlagen zur Förderung und Unterstützung des Austauschprogramms, eingeschlossen Werbematerial und Broschüren, Bewerbungsformulare, Links zu Internetseiten, etc. werden mit dem Distrikt abgestimmt. Das Austauschprogramm wird entsprechend der Richtlinien des Programmhandbuchs durchgeführt. Dem Besuch der Gastfamilien vor und während des Austauschjahres und dem ständigem Kontakt durch Jugend‐
dienstbeauftragte des Rotary Clubs, um Probleme zu erkennen. Der Beachtung der Maßnahmen bei Kenntnis von Missbrauch oder Belästigung von Austauschschülern (siehe Kapitel A ‐ 9) Dem Verbot, Inbounds außerhalb des Distrikts und des Rahmens des Distrikt‐Austauschprogramms unterzubrin‐
gen. Dem Erstellen eines Notfallplanes zur Unterbringung eines Schülers bei vorher ausgewählten und überprüften Gastfamilien. Der Teilnahme des Jugenddienstbeauftragten und der Counselors an einer jährlichen Informationsveranstaltung zum Risikomanagement und zu Maßnahmen zur Verhinderung von physischem, sexuellem, emotionalem Miss‐
brauch oder Belästigung. Der Teilnahme von Gastfamilien, Inbound und Outbound und ihren Eltern bzw. Vormunden an den Orientations für das Austauschprogramm, einschließlich Orientations zum Risikomanagement und zur Verhütung sexuellen Missbrauchs oder Belästigung. Der Beachtung von RI Richtlinien zur Erstellung von Internet‐Seiten und Benutzung von Rotary Emblemen. Der unverzüglichen Meldung aller schwerwiegenden Ereignisse (Unfälle, Verbrechen, Abbrüche des Austauschs, Todesfälle) unmittelbar an den Distrikt. J. Wahrnehmung von Aufgaben im Rahmen des RJD e.V. Präsident und Jugenddienstbeauftragter sind ermächtigt, auf der Grundlage der Satzung und des Programmhand‐
buchs im Namen des Vereins Absprachen zu treffen sowie Verträge zur Auswahl und Nominierung von deutschen Austauschschülern (Outbounds), zur Auswahl und Schulung von Gasteltern und Counselors und zur Aufnahme und Betreuung von ausländischen Austauschschülern (Inbounds) abzuschließen. Der Rotary Club muss Mitglied in RJD e.V. sein. Die Beauftragten unterschreiben in ihrem Amt mit dem Zusatz: „Im Auftrag des RJD e.V.“. ........................................................................................................................................................................... Ort, Datum Unterschriften: Präsident ‐ Jugenddienstbeauftragter – Counselor/Mentor B - 14
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Anlage 2 Checklisten Outbound Vorname/Name: ……………………………..……………….………. Gastland: ………………….…… Gast‐Distrikt: ………………… Aufgabe/Maßnahme erledigt, Handz. Datum
Erstes formloses Bewerbungsgespräch Anlage einer Durchlaufakte Besuch im Haus des Bewerbers (2 Rotarier), Gespräch mit den Eltern: Austausch‐
Grundlagen, Kosten, Regeln, Ablauf, unterstützen sie die Bewerbung? (Kurznotiz über Gespräch in Durchlaufakte) Auswahlgespräch; Bewerber akzeptiert? ja/nein
Anlage des online Kontos in der Datenbank: www.database.rotary‐jugenddienst.de/
E‐Mail mit Anhang „Checkliste Austausch“ und „Vertrag_RC_Distrikt“ erhalten
Information Bewerber/Eltern über Vorbereitungs‐/ Orientation‐Programm
Unterstützung des Bewerbers beim Erstellen der Bewerbung; Überprüfung der Unter‐
schriften und Vollständigkeit der Formblätter „extraforms“; ggfs selbst hochladen Nach Abschluss: Überprüfung der Bewerbung auf Vollständigkeit (alle Unterschriften)
Ggf. Übernahme der Papierform der Bewerbung (1 Exemplar für den Club; Distrikts‐
exemplare gem. Anforderung, da der Versand der Bewerbung in PDF‐Form geschieht) Bewerbung der Eltern zur Übernahme der Gastelternschaft (Host Parents Application) korrekt? verbleibt in der Durchlaufakte Vertrag zwischen Eltern/Bewerber und Club korrekt (Sponsor Club – Student Agree‐
ment)? 1 Exempl. in Durchlaufakte Vertrag_RC_Distrikt an Distrikt geschickt Unterstützung des Outbounds bei den Austauschvorbereitungen
Einladung des Outbounds zu Rotary Meetings Banner‐Übergabe & Verabschiedung vor Abreise
Kontakt zum Outbound im Ausland alle 2‐Monate; Kurzberichte anfordern, kurze Rückmail; Kontrolle; Prüfen des Datenbank‐Bewerberkontos „My Account“ auf Aktua‐
lität Bei sich abzeichnenden Problemen frühzeitige Einbindung des Outbound‐
Koordinators des Distriktes; aktenkundige Dokumentation von Schriftverkehr und getroffenen Entscheidungen Einladung nach Rückkehr; Vortrag über Austauschjahr
Anlage bzw. Aufnahme in die Alumni‐Akte; Hinweis auf Mitgliedschaft bei Rotex und Rotaract B - 15
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Inbound Vorname/Name: …………………………….……..………….………. Heimatland: ………………… Heimat‐Distrikt: ……………… Aufgabe/Maßnahme erledigt, Handz. Datum
Anlage einer Durchlaufakte pro Inbound Beauftragung eines Counselors/Mentors pro Inbound: ein/e Rotarier/in bzw. des‐
sen/deren Partner/in (nicht Jugenddienstbeauftragter, nicht Präsident, nicht Mitglied einer Gastfamilie) Name des Counselors/Mentors: Suche und Screening Gastfamilie 1 …………………………………………………………………………. (Besuch im Haus der Gasteltern, Informations‐/Auswahlgespräch; Kurznotiz ablegen; ist Bewerbung der Eltern zur Übernahme der Gastelternschaft (Host Parents Applica‐
tion) korrekt? verbleibt in der Durchlaufakte) Suche und Screening Gastfamilie 2 …………………………………………………………………………. (Besuch im Haus der Gasteltern, Informations‐/Auswahlgespräch; Kurznotiz ablegen; ist Bewerbung der Eltern zur Übernahme der Gastelternschaft (Host Parents Applica‐
tion) korrekt? verbleibt in der Durchlaufakte) Suche und Screening Gastfamilie 3 …………………………………………………………………………. (Besuch im Haus der Gasteltern, Informations‐/Auswahlgespräch; Kurznotiz ablegen; ist Bewerbung der Eltern zur Übernahme der Gastelternschaft (Host Parents Applica‐
tion) korrekt? verbleibt in der Durchlaufakte) Auswahl der Schule; Anmeldung und Kontakt mit Betreuungslehrer aufnehmen
Guarantee Form (S. 2) ausfüllen (ausfüllbares pdf‐Formular im Download Center www.rotary‐jd.de ); 2 Exemplare zurück an Distrikt Teilnahme von Counselor/Mentor und Gasteltern an Schulungsveranstaltung des Distrikts sicherstellen Planungs‐ und Informationsgespräch gemeinsam mit allen Gastfamilien ; Festlegung des Familienwechsels, Regeln, Reise‐Regeln, Student Protection Policy‐Verpflichtung; Notiz ablegen Plan zur schnellen und richtigen Reaktion in Notsituationen erstellen; Absprache mit Gasteltern über Maßnahmen in Krisen‐/Konfliktsituationen; Einbindung Counse‐
lor/Mentor, Vorstand, Distrikt (unbedingt beachten: eventl. Entscheidung über Early Return liegt immer bei dem Distrikt! Gelbe Karte vorher zwingend! Aktenkundige Dokumentation von Schriftverkehr und Entscheidungen Einrichtung eines Bankkontos für Taschengeld, 1. Einzahlung vornehmen (empfohlen 70 ‐ 100 €/Monat ) Kranken‐/Haftpflicht‐Versicherung (Regel bei Hanse‐Merkur abgeschlossen) prüfen; werden vor Einreise online abgeschlossen Planung der regelmäßigen Teilnahme am Clubleben; zusätzl. Unternehmungen
Begrüßung Inbound (Flughafen?), Vorstellung im Rotary Club
Teilnahme an Inbound‐Orientation(s) sicherstellen
Inbound‐Konto „My Acount“ in der Datenbank: www.database.rotary‐
jugenddienst.de/ prüfen und regelmäßig pflegen lassen Hat Inbound die Emergency Card mit Notfalladressen, ‐telefonnummern?
Anmeldung Ausländeramt sicherstellen (hierzu: Erklärung RJD für Ausländeramt!)
Reisebeschränkungen beachten; nur möglich mit Rotary, Schule, Gasteltern, Verein; Zustimmung der Eltern u. des H‐Distrikts erforderlich (Formblatt im Download Center) B - 16
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Besuchswunsch der Eltern kritisch beurteilen; grundsätzlich nur im letzten Quartal
möglich; Inbound darf dadurch nicht von Schule freigestellt werden Annahme Emergency Fund (300,‐‐ €) auf ein Sparkonto, Quittung, Datum
Annahme Pass und Ticket ( durch Jugenddienst oder Counselor) Quittung, Datum
Planung: Geburtstag, Weihnachten, Ostern, etc; Geschenk?
Dank an Gastfamilien für Aufnahme u. Betreuung am Ende des Austauschjahres
Organisation der Verabschiedung durch den Club
Abmeldung Ausländeramt Auflösung Bankkonto B - 17
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 ANLAGE 3 ROTARY JUGENDDEINST
DEUTSCHLAND E. V. Distrikte 1800 – 1900 & 1930 ‐ 1950 Jugendaustauschprogramm der deutschen Distrikte Ziele, Zweck und vom Bewerber/Eltern anzuerkennende Besonderheiten und Grenzen des Rotary Schüler‐Jahresaustauschs Vorname/Name des/r Bewerbers/in: ............................................................................................... Anschrift: ........................................................................................................................................... Entsendender deutscher Rotary Club: .....................................................Distrikt: ........................ A. Programmbeschreibung Rotary International ist eine weltumspannende Vereinigung von geschäfts‐ und berufstätigen Menschen, die sich als Einzelne und als Gemeinschaft dem ‚Ideal des Dienens’ verpflichtet fühlen. Aus einem der Ziele Rotarys, dem aktiven Eintreten für Frieden und Verständigung unter den Völkern, wurde ein Austauschprogramm entwickelt, das Jugendli‐
chen den Aufenthalt in einem anderen Land für einen vorher festgelegten Zeitraum ermöglicht. Rotary International ist keine Austauschorganisation. Das Engagement der Rotarier zur Organisation und Planung der Austausche geschieht ehrenamtlich. Das Austauschprogramm ist nicht ausgerichtet auf finanziellen Gewinn für einzel‐
ne Rotarier, für rotarische Institutionen oder für ggf. bei der Durchführung des Austauschs helfende Personen bzw. Institutionen. Durch die betreuenden Rotarier und die Gasteltern wird eine uneigennützige Leistung erbracht. Der Jahresaustausch gibt Jugendlichen die Möglichkeit, ein fremdes Land, seine Bevölkerung und Lebens‐
gewohnheiten und seine Kultur kennenzulernen. Von den Jugendlichen wird eine eigene hohe Verpflichtung erwartet. Sie müssen aktiv an der Gestaltung des Austauschs mitwirken. Als ‚Botschafter’ ihres entsendenden Rotary Clubs und ihres Heimatlandes werden von ihnen ein beispielgebendes, altersgemäßes Verhalten, die Anerkennung und Einhal‐
tung des Austauschregelwerks und eine sachliche Information über ihr Heimatland erwartet. 1.
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Teilnehmen am Jahresaustausch aus Deutschland können Jungen und Mädchen im Alter von 16 bis 18 Jahren. (Die Altersangaben beziehen sich auf den Beginn des Austauschjahres, in der Regel auf den 1. August. Das 19. Le‐
bensjahr darf noch nicht begonnen haben. Abweichungen vom Regelalter müssen gesondert abgesprochen wer‐
den.) Ausländische Rotary Distrikte können die Altersspanne für ihre Teilnehmer anders festsetzen. Zum Aus‐
tauschbeginn muss die 10. Schulklasse erfolgreich abgeschlossen sein. Nach Rückkehr vom Austauschjahr muss der Schulbesuch fortgesetzt werden. Die Mitgliedschaft eines/beider Elternteile in einem Rotary Club ist ohne Ein‐
fluss auf die Zulassung zum Austausch. Ein Anspruch an Rotary International auf Vermittlung eines Austauschs, auf ein bestimmtes Gastland bzw. eine Region, bestimmte gastgebende Familie und deren Lebensstandard, eine bestimmte Schule, Reisemöglichkeiten im Gastland, Teilnahme an bestimmten Veranstaltungen besteht nicht. Ein Schwerpunkt des Jahresaustauschs ist die Kulturerfahrung. Die Schüler (Der Begriff ‚Schüler’ umfasst immer sowohl Schüler wie auch Schülerinnen) müssen in ihrem Gastland regelmäßig eine von ihrem gastgebenden Rota‐
ry Club bestimmte Schule besuchen. Ein Anspruch auf das Erlangen von Examina, Graduierungen oder Diplomen besteht nicht. Ebenso kann der Austausch nicht als bloße Sprachschule verstanden werden. Das Austauschjahr ist identisch mit dem Schuljahr in Deutschland. Der Austausch beginnt im Juli bzw. August eines Jahres und endet in der Regel nach 11 Monaten im Juni/Juli des Folgejahres. Maximal kann ein Austausch‐
jahr 364 Tage dauern. In aufnehmenden Ländern, deren Schuljahr dem Kalenderjahr entspricht, beginnt der Aus‐
tausch entsprechend in der zweiten Hälfte dieses Schuljahres. Die Jugendlichen müssen zum Austauschbeginn auf direktem Wege bis zu dem Flughafen reisen, der vom gastge‐
benden Rotary Distrikt gefordert wird. Am Ende des Austauschjahres müssen die Jugendlichen auf direktem Wege vom Wohnort ihrer Gastgeber zum Wohnort der Eltern reisen. Schließt der Austauschschüler am Ende des Aus‐
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Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 tauschjahres eine gemeinsame (Urlaubs‐)Reise zusammen mit seinen leiblichen Eltern an, so endet der Jahresaus‐
tausch mit dem Tage des Beginns der gemeinsamen Unternehmungen. B. Die Organisation des Rotary Schüler‐Jahresaustauschs 1. Der Träger des Austausches für Jugendliche aus Deutschland ist der Verein „Rotary Jugenddienst Deutschland e.V.“ vertreten durch den deutschen Rotary Club. Der Rotary Club nominiert einen Bewerber für den Jahresaus‐
tausch. Mit der Nominierung bestätigt der Rotary Club die Eignung des Jugendlichen für den Austausch und er‐
klärt sich gleichzeitig bereit, einen ausländischen Schüler für den Jahresaustausch in dem Zeitraum aufzunehmen und zu betreuen, in dem der deutsche Schüler seinen Jahresaustausch im Ausland verbringt. Die Nationalität des aufzunehmenden Gastschülers muss nicht notwendigerweise der Nationalität des Landes entsprechen, in dem der deutsche Schüler seinen Austausch verbringt. Die Betreuung der deutschen bzw. der ausländischen Austausch‐
schüler wird einem Mitglied des Rotary Clubs übertragen. 2. Die Beauftragten im Rotary Distrikt unterstützen die Rotary Clubs in der Planung und Durchführung des Aus‐
tauchprogramms. Dies geschieht insbesondere durch die Einplanung für Austauschländer, durch die Schulung von Austauschbewerbern und deren Eltern für das Austauschjahr (Orientation), durch die Schulung der ausländischen Austauschschüler für ihren Aufenthalt in Deutschland und die Besonderheiten des gastgebenden, deutschen Dis‐
trikts, und durch die Organisation und Durchführung von besonderen Veranstaltungen für deutsche und ausländi‐
sche Austauschschüler, einschließlich zurückgekehrter Austauschschüler. 3. Zur Koordination des deutschen Schüler‐Jahresaustauschs mit der Vielzahl ausländischer Distrikte/ Multidistrikte haben sich die deutschen Rotary Distrikte zu einem Multidistrikt zusammengeschlossen. Die Multidistrikts‐
Koordinatoren halten Kontakt zu den ausländischen Distrikten, sprechen Austausche ab und legen ggf. Platz‐
Kontingente für deutsche Distrikte in einzelnen Gastländern fest. 4. Der gastgebende Rotary Club übernimmt die Koordination und Betreuung für den Austausch während des Auf‐
enthalts des Schülers im Gastland. Dieses beinhaltet insbesondere: 
Die Auswahl von Gasteltern. In der Regel wird der Schüler im Verlaufe des Austauschjahres in mehreren Fa‐
milien wohnen, jedoch mindestens in zwei Familien. 
Die Auswahl der Schule. In der Regel wird der Schüler eine öffentliche Schule in einer Jahrgangsstufe besu‐
chen, die den Fähigkeiten und Fertigkeiten in der Beherrschung der Landessprache angemessen ist. Die re‐
gelmäßige Teilnahme am Schulunterricht ist Pflicht für den Austauschschüler.  Die Benennung eines Counselors/Mentor für jeden Schüler. Der Counselor/Mentor ist ein Mitglied des gast‐
gebenden Rotary Clubs oder dessen Ehepartner. Er/Sie ist Ansprechpartner für den Schüler.

Die Zahlung eines Taschengeldes. Der Austauschschüler erhält ein monatliches Taschengeld zur Deckung ei‐
nes Teils der persönlichen Bedürfnisse. Die Höhe wird jeweils individuell vom gastgebenden Rotary Club fest‐
gelegt, ein Vergleich mit der Höhe des Taschengeldes für ausländische Schüler in Deutschland ist nicht ange‐
bracht. Insbesondere besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Höhe des Taschengeldes für das eigene Kind, falls das Gastkind eine davon abweichende Taschengeldsumme erhält. 
Die Sorge für das allgemeine Wohlergehen des Schülers. Der gastgebende Rotary Club trägt im Rahmen sei‐
ner Möglichkeiten Sorge für das allgemeine Wohlergehen während des Aufenthalts im Gastland. 
Die Abflugtermine werden frühzeitig mitgeteilt. Es wird angestrebt, die Schüler in Gruppen gemeinsam zu den Eingangsflughäfen der Gastländer reisen zu lassen. Ein Anspruch auf Gruppenreisen besteht jedoch nicht. Zu geänderten Abreiseterminen kann es kommen, wenn die den Austausch bestätigenden Dokumente aus dem Gastland zu spät beim deutschen Rotary Club/Distrikt bzw. beim Schüler eintreffen und damit das Visum verspätet beantragt werden kann. Eine Einreise in das Gastland ohne gültiges und erforderliches Vi‐
sum ist nicht gestattet. 5. Die Auswahl der Gasteltern geschieht vom aufnehmenden Rotary Club mit großer Sorgfalt. Sie werden über die Austauschregeln und ihre Aufgaben informiert; der Betreuer des Austauschschülers (Counselor/Mentor) hält ständigen Kontakt zu den Gasteltern. C. Besonderheiten des Rotary Schüler‐Jahresaustauschprogramms 1.
Die Auswahl und Festlegung der Gastländer kann nur aufgrund der von den Gastländern zur Verfügung gestellten Plätze geschehen. Sofern Gastländer die Zahl ihrer Austauschplätze im Verlaufe der Vorbereitungszeit auf das Austauschjahr reduzieren, kann eine Umplanung erforderlich werden. Den Schülern wird ein anderes Austausch‐
land vorgeschlagen, in Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass zum Zeitpunkt des Wegfalls eines Austausch‐
platzes kein weiterer Platz zur Verfügung steht. 2. Die Bestätigung für einen Austausch liegt vor, wenn der aufnehmende Rotary Club/Distrikt die Guarantee Form unterschrieben hat. Einfluss auf den Zeitpunkt der Rückgabe der Guarantee Form und anderer für die Erlangung des Visums notwendiger Papiere kann von Rotary in Deutschland nicht genommen werden. In Einzelfällen können B - 19
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 3.
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10.
die Dokumente erst kurz vor dem geplanten Reisetermin eintreffen, so dass eine Verschiebung des Reisetermins erforderlich werden kann. Die Betreuung des Austauschschülers und die Einbeziehung in die Aktivitäten des gastgebenden Rotary Clubs ergeben sich aus der kulturellen Besonderheit und der Struktur des Gastlandes bzw. der Region. Ein Vergleich mit der Situation in Deutschland ist nicht angebracht. Die Struktur der Organisation des Austauschs in den Gastländern kann abweichen von der Struktur in Deutsch‐
land. Insbesondere besteht die Möglichkeit, dass in einzelnen Ländern die Beauftragten der Rotary Distrikte stär‐
ker Einfluss auf Entscheidungen nehmen. Ein unmittelbarer Einfluss auf Entscheidungen, die vom gastgebenden Rotary Club/Distrikt für den Austausch‐
schüler getroffen werden, besteht von Rotary in Deutschland nicht. Dies gilt insbesondere für die Auswahl der Gasteltern und Schule, die Erlaubnis für Reisen und die vorzeitige Beendigung des Austauschs bei Regelverstößen durch den Austauschschüler. Die Anwendung der Austauschregeln ist abhängig von den kulturellen Besonderheiten des Gastlandes. Besuchsreisen der Eltern sind vom gastgebenden Rotary Club meist nicht erwünscht, werden in Einzelfällen zu bestimmten Zeiten des Austauschjahres nicht toleriert und können zum vorzeitigen Abbruch des Austauschs füh‐
ren. In jedem Fall kann der Besuch nur in Absprache mit dem gastgebenden Rotary Club erfolgen. Während des Austauschjahres ist der Gastschüler in der Regel nicht berechtigt, das Gastland zu verlassen; es sei denn, der Austausch wird abgebrochen oder der gastgebende Rotary Club/Distrikt führt eine offizielle Reise bzw. die Gasteltern eine Familienreise mit dem Austauschschüler durch. In jedem Falle müssen die Visa‐Regelungen beachtet werden. Die Teilnehmer am Jahresaustausch müssen physisch und psychisch den Anforderungen des Austausches gewach‐
sen sein. Falsche Angaben zum Gesundheitszustand können zum Ausschluss aus der geforderten Krankenversiche‐
rung und zur vorzeitigen Beendigung des Austauschs führen. Bestehende gesundheitliche Einschränkungen müs‐
sen in dem Bewerbungsformular angegeben sein. Der Schüler muss sich dessen bewusst sein, dass der Erfolg des Austauschs wesentlich durch sein Verhalten beein‐
flusst wird. Der Schüler anerkennt die Austauschregeln durch Unterschrift. Die Austauschregeln sind Bestandteil des Bewerbungsformulars. Einzelne ausländische Distrikte konkretisieren diese Regeln für die landesspezifische Si‐
tuation und teilen diese ergänzenden Regeln vor Beginn des Austauschjahres bzw. zu Beginn des Auslandsaufent‐
halts mit. Mit seiner Unterschrift bestätigt der Schüler, dass er die Regeln beachten wird. Die Pflicht zur Einhal‐
tung der Regeln im Ausland gilt unabhängig von einer möglicherweise anderen Handhabung für ausländische Aus‐
tauschschüler in Deutschland. Ein Verstoß gegen die Regeln kann zu einem vorzeitigen Abbruch des Austauschs von Seiten der Gastgeber führen. D. Erfahrungen während des Austauschjahres Der Schüler gewinnt während des Austauschjahres positiv prägende Erfahrungen. Das Leben in einem anderen Kultur‐
kreis und zunächst fremden Familien stärken Persönlichkeit, Selbständigkeit und Selbstbewusstsein. Die Austauschschüler leben in einer verantwortungsbewussten und kontrollierten Obhut durch Gasteltern und Beauf‐
tragte des gastgebenden Rotary Clubs. Gleichwohl müssen sich Eltern und Schüler bewusst sein, dass während des Austauschjahres Risiken entstehen können, die aus einem anderen Kulturverständnis, anderen Sitten und Gebräuchen oder aus anderen Bereichen des gesellschaftlichen Zusammenlebens resultieren. Durch vorbereitende Gespräche im Elternhaus sollen Verhaltensweisen abgesprochen werden, die Risiken minimieren bzw. ausschließen. Diese können z. B. sein: schwere Krankheit oder Tod des Schülers oder nahen Angehörigen; Geset‐
zesübertretung durch den Schüler, Verstoß gegen die Regeln und unerlaubtes Reisen durch den Schüler; physische, psychische und sexuelle Belästigung/Vergewaltigung an dem Schüler. Austauschschüler können durch richtiges Verhalten selbst erheblich zur Vermeidung von Problemsituationen beitra‐
gen. Sie müssen sich bei auftretenden Problemen unbedingt sofort ihrem Rotary Counselor/Mentor oder einer ande‐
ren Vertrauensperson anvertrauen. In den vorbereitenden Rotary Informationen (Orientations) werden sie auf die spezielle Situation in ihrem Gastland und auf die Vermeidung von Risiken hingewiesen. Ein Schema zur Problemlösung wird eingehend besprochen. E. Kosten Dem Schüler bzw. den Eltern entstehen ausschließlich sachbezogene Kosten. Dies sind im Einzelnen Kosten für:  ein Hin‐ und Rückflugticket vom nächsten deutschen Flughafen zu einem vom aufnehmenden Rotary Dis‐
trikt/Club geforderten Flughafen, B - 20
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014  eine Krankenversicherung im bzw. für das Gastland. Ausnahmen von der Versicherungspflicht sind grund‐
sätzlich nicht möglich,  die Vermittlung, die Vorbereitung auf den Austausch und die Ausstattung. Dies sind insbesondere: die Infor‐
mationsveranstaltungen, Broschüren und diverse Informations‐Unterlagen, Porti und Telefon, die Visitenkar‐
ten, Anstecknadeln, ein Austausch Polo‐Hemd, eine Landesfahne,  einen dunkelblauen, einreihigen Blazer mit passendem/r Rock bzw. Hose. Die Blazer werden z. T. von den deutschen Distrikten gesammelt bestellt, die Kosten für Ausstattung und Organisation erhöhen sich entspre‐
chend, zusätzlich ggfs. die Aufnahme und Betreuung eines bzw. mehrerer ausländischer Schüler für den Zeit‐
raum von insgesamt einem Jahr. F. Bestätigung des/der Bewerbers/in Ich habe die o.a. Besonderheiten des Rotary Austauschprogramms, die Austauschregeln und Verpflichtungen im Be‐
werbungsformular (Application) Seite 10, 12 und 13 gelesen und verstanden und erteile nochmals meine Zustimmung. Ich werde die Regeln beachten; Verstöße gegen die Regeln können zum unmittelbaren Abbruch des Austauschs füh‐
ren. Ich sehe mich in der Lage, die Verantwortung, Aufgaben und Belastungen, die sich aus dem Austausch ergeben, zu übernehmen. Auftretende Probleme und Schwierigkeiten bespreche ich mit dem Counselor/Mentor oder Präsiden‐
ten meines gastgebenden Rotary Clubs. Ich bin einverstanden, dass meine persönlichen Daten für den Austausch in einer elektronischen Datenbank gespeichert und verarbeitet und an aufnehmende ausländische (Multi‐)Distrikte weitergegeben werden. Ich bin ebenfalls einverstanden, dass meine Adresse für spezifische Zwecke des Austausches anderen Aus‐
tauschschülern mitgeteilt wird.
Ich bewerbe mich für den Austausch in folgendes Land (Wunschland plus zwei Alternativen, insgesamt maximal ein englisch‐sprachiges Land): ……………………………….….……. ………….…….……………………. ……….…….………………………… Wunschland Alternative Alternative Datum: ....................................................... Unterschrift: ...................................................................................................... G.
Bestätigung durch die Eltern des/der Bewerbers/in Ich/ Wir als Eltern/Vormund erkläre/n, dass wir unser Kind als in jeder Hinsicht für den Austausch geeignet halten und dass es sein/ihr eigener Wunsch und Wille ist, den Austausch durchzuführen und erteilen hiermit folgende Bestätigung: 1. Ich/Wir habe(n) o.a. Besonderheiten des Rotary Austauschprogramms, die Austauschregeln und die Verpflichtungen im Bewerbungsformular (Application), Seite 10, 12 und 13 gelesen und verstanden und erteile(n) nochmals unsere Zu‐
stimmung. 2. Ich/Wir übernehme(n) sämtliche Verpflichtungen bezüglich der anfallenden Kosten gem. E., der Teilnahme an Vorbe‐
reitungsveranstaltungen, der Befolgung der Distriktsrichtlinien und der in der Guarantee Form abgegebenen Erklärung. 3. Eine endgültige Bestätigung des Austauschs mit der Rückgabe der ausgefüllten Guarantee Form erfolgt erst, wenn die Voraussetzungen für die Unterbringung des Schülers im Gastland erfüllt sind. Sie ist nicht vor Ende Mai zu erwarten. Der Austausch erstreckt sich grundsätzlich über den Ablauf des Schuljahres. Ich/wir erkenne(n) die Bedingungen für den vor‐
zeitigen Abbruch des Austauschs von Seiten des gastgebenden Rotary Clubs/ Distrikts an. Eine Widerspruchsmöglichkeit hiergegen besteht nicht. 4. Ich/Wir bin/sind einverstanden, dass unsere persönlichen Daten und die Daten unseres Kindes für den Austausch in einer elektronischen Datenbank gespeichert und verarbeitet und an aufnehmende ausländische (Multi‐)Distrikte wei‐
tergegeben werden. Für spezifische Zwecke des Austausches kann die Adresse meines/ unseres Kindes anderen Aus‐
tauschschülern mitgeteilt werden. 5. Sofern mein/unser eigenes Kind am Rotary Austauschprogramm teilnimmt, bin/sind ich/wir bereit, als Gasteltern bis zu vier ausländische Austauschschüler(innen) für je 3 bis 4 Monate (insgesamt die Dauer eines Jahres) in mei‐
ner/unserer Familie aufzunehmen und zu betreuen. Die Aufnahme des/der Gastkindes/r erfolgt in Absprache mit dem Rotary Club und zwar grundsätzlich während des Austauschjahres des eigenen Kindes. Ich/Wir werde/n auch dann diese Verpflichtung einhalten, wenn mein/unser Kind vorzeitig den Austauschaufenthalt beendet bzw. wenn ich/wir nach Ab‐
gabe der Bewerbungsunterlagen mein/unser Kind aus dem Austauschprogramm abmelden. B - 21
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 ................................................................................................................................................................................................ Ort, Datum Unterschrift Mutter (Vormund) Unterschrift Vater (Vormund) Wiederholung in Druckbuchstaben ................................................................................................................................... Anschrift .............................................................................................................................................................. Im Auftrage des RJD e.V. Datum: .................................................. Unterschrift: ........................................................................................................... Funktion: …………………………………………………………………………… B - 22
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Informationen zur Aufgabe als Gasteltern Wir sind bereit, als Gasteltern Austauschschüler in unserer Familie aufzunehmen und informieren über uns und unsere Familie. Vorname/Name beider Gasteltern: ___________________________________________________________________ Adresse, Tel. Nr., Email: ____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ In der Familie lebende Kinder (Alter, Geschlecht): ________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ Andere Personen, die in im Haushalt leben (Alter, Geschlecht): _____________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ Hobbys der Gasteltern: ____________________________________________________________________________ Zugehörigkeit zu Clubs und Vereinen: _________________________________________________________________ Haustiere:  Katze(n)  Hund(e)  sonst _____________________________________________________ Muss der/die Austauschschüler/in sein Zimmer teilen?  ja  nein Wenn ja, mit wem? ______________________ Ist eine rauchfreie Umgebung für den Inbound vorhanden?  ja  nein Welche Erfahrungen haben Sie als Gasteltern? _________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ Welche Erfahrungen haben Sie mit Menschen aus anderen Kulturkreisen? ____________________________________ ________________________________________________________________________________________________ 1. Sofern mein/unser eigenes Kind am Rotary Austauschprogramm teilnimmt, bin/sind ich/wir bereit, bis zu vier ausländische Aus‐
tauschschüler(innen) für je 3 bis 4 Monate (insgesamt die Dauer eines Jahres) in meiner/unserer Familie aufzunehmen und zu be‐
treuen. 2. Die Gastelternschaft schließt die kostenlose Beherbergung und Beköstigung ebenso ein, wie übernommene elterliche Sorge und Fürsorge. Als Gasteltern komme(n) ich/wir für Kosten des Gastkindes innerhalb der Familie auf, mit Ausnahme des Taschengeldes, der Kranken‐/Haftpflichtversicherung, des Sprachkurses und der Bekleidung. Schäden, die das Gastkind bei seiner Gastfamilie ver‐
ursacht, sind durch eine Austauschschüler‐Haftpflichtversicherung nicht abgedeckt. Notwendig erscheinende Weisungen an die Gastkinder und/oder erzieherische Maßnahmen, die über den alltäglichen Umfang hinausgehen, stimme(n) ich/wir mit dem zu‐
ständigen Counselor/Mentor oder Jugenddienstleiter des Rotary Clubs ab. Der Rotary Club ist auch in Absprache mit dem deutschen und dem Heimatdistrikt verantwortlich für die Entscheidung, ob ein Austauschschüler wegen pflichtwidrigen Verhaltens vorzeitig heimgesandt werden muss. 3. Soweit erforderlich, stehe(n) ich/wir, insbesondere als erste Gasteltern, für den Schüler helfend bei der Erledigung anfallender Formalitäten, wie Anmeldung (Abmeldung) beim Ausländeramt der Stadt/Gemeinde/des Kreises oder auch als Begleiter zu einer amts‐
ärztlichen Untersuchung und der Betreuung des Schulbesuchs zur Verfügung. 4. Die Hinweise und Verpflichtungen des .Leitfadens für Gasteltern' habe/n ich/wir gelesen und verstanden und werden sie gegen‐
über unserem Gastkind anwenden. 5. Ich/wir werde/n an den Orientations für Gasteltern teilnehmen. 6. Ich/wir bestätige/n ausdrücklich für mich/uns und alle im Haushalt lebenden Erwachsenen, dass niemand aus diesem Perso‐
nenkreis wegen Verstoßes gegen StGB §§ 174 (Sexueller Missbrauch von Schutzbefohlenen), 176 (Sexueller Missbrauch von Kindern), 177 (Sexuelle Nötigung, Vergewaltigung), 182 (Sexueller Missbrauch von Jugendlichen) oder 184 (Verbreitung porno‐
graphischer Schriften) verurteilt worden ist oder ein diesbezügliches Verfahren anhängig ist. 7.
Ich/Wir bin/sind einverstanden, dass von Seiten des gastgebenden Rotary Clubs Informationen zu unserer familiären Situation er‐
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Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 fragt werden; ich/Wir bin/sind bereit, Ansprechpartner zu benennen, die Auskünfte über mich/uns geben können. Name und Anschrift von Personen, die über uns Auskunft geben können: ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Mit unserer Unterschrift bestätigen wir, dass wir Gasteltern im Rotary Austauschprogramm werden möchten. _______________________________ __________________________________________ ____________________ Gastmutter Gastvater Datum Unterschrift weiterer im Haushalt lebender Erwachsener Personen: _______________________________ __________________________________________ ____________________ 3 Ausfertigungen: 1. Ausfertigung für Schüler/Eltern 2. Ausfertigung für Rotary Club 3. Ausfertigung für Rotary Distrikt B - 24
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Anlage 4 Auswahl Austauschschüler (Outbound) Bewerber (Jungen und Mädchen) für den Jahresaustausch müssen formalen Anforderungen entsprechen. Sie müssen physisch und psychisch gesund und in der Lage sein, ein anstrengendes Austauschjahr auf sich zu nehmen. Körperliche Einschränkungen schließen jedoch nicht grundsätzlich vom Austausch aus. Zu Beginn des Austauschjahres (1. August) müssen sie 15 bis 18 Jahre alt sein (Das 19. Lebensjahr darf noch nicht begonnen haben.) Ausländische Rotary Distrik‐
te können die Altersspanne für ihre Teilnehmer anders festsetzen. Zum Austauschbeginn soll die Mittlere Reife er‐
folgreich abgeschlossen sein. Nach Rückkehr vom Austauschjahr muss der Schulbesuch fortgesetzt werden. Die Mit‐
gliedschaft eines/beider Elternteile in einem Rotary Club ist ohne Einfluss auf die Zulassung zum Austausch. Der Bewerber muss von seiner Persönlichkeit in der Lage sein, den Anforderungen des Auslandsaufenthaltes zu ent‐
sprechen. Dies erfordert Selbstbewusstsein und Selbständigkeit und die Fähigkeit, seine Heimat und seinen Sponsor Rotary Club als „Botschafter“ im Ausland zu vertreten. Die schulischen Leistungen sollen (im Durchschnitt) nicht schlechter als „Befriedigend“ sein. Das Auswahlgespräch muss dokumentiert werden.
Bewertungskriterien bei der Auswahl von Austauschschülern (beispielhafte, nicht abschließende Aufzählung)  Erster Eindruck, Persönlichkeit  Fähigkeit zur Kontaktaufnahme, Kommunikationsfähigkeit  Intellektuelle Fähigkeiten, schulische Leistungen  Emotionale Stabilität  Unabhängigkeit  Selbstsicherheit/ ‐disziplin; Verhalten in der Gruppe  Begeisterungsfähigkeit; Engagement  Anpassungsfähigkeit; Verständnis und Akzeptanz anderer kultureller Gegebenheiten und Normen  Auftreten  Kreativität; Hobbys, Interessen  Kenntnisse über Deutschland B - 25
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Anlage 5 Der Counselor/Mentor des Austauschschülers DIE AUFGABEN DES COUNSELORS/MENTORS Der Counselor/Mentor eines Austauschschülers ist ein Rotarier (oder die Ehefrau eines Rotariers) aus dem jeweiligen Gastclub. Er betreut den Austauschschüler während des gesamten Aufenthaltes im Gastland. Der Counselor/Mentor sollte Betreuer, Freund und Helfer des Schülers und ebenso Ansprechpartner der Gastel‐
tern sein. Der nachfolgende Aufgabenkatalog beinhaltet neben den verpflichtenden Aufgaben vielfältige Anregungen für die Wahrnehmung der Aufgaben des Counselors/Mentors. Er wählt geeignete Betreuungsmaßnahmen aus und stimmt sich in der Aufgabenteilung bei Bedarf insbesondere mit dem Jugenddienstbeauftragten, dem Clubvorstand und den Gasteltern ab. DIE AUFGABEN DES COUNSELORS/MENTORS IM ZEITRAFFER UNMITTELBAR, NACHDEM DER CLUB EINEN INBOUND AKZEPTIERT HAT  schreiben Sie den zukünftigen Inbound an (Email, Facebook);  fügen Sie Bilder bei;  informieren Sie über Gastfamilien;  sprechen Sie über besondere Vorhaben im Verlaufe des Jahres;  fordern Sie die Gastfamilien auf, dem Inbound zu schreiben (Bilder);  informieren Sie sich über Aktivitäten im Distrikt, Termine, Kosten für die Schüler;  klären Sie die Möglichkeit eines Sprachkurses. ORGANISIEREN SIE VERBINDUNGEN UND KONTAKTE, BEVOR DER SCHÜLER EINTRIFFT Rotary Club  informieren Sie den Rotary Club über den zukünftigen Inbound; über seine Interessen, Alter, Beruf der Eltern;  bitten Sie Freunde aus dem Club, Einladungen entsprechend der Interessen des Jugendlichen vorzube‐
reiten (z.B. zum Segeln ....);  stellen Sie das Budget sicher, um die entstehenden Kosten abzudecken;  organisieren Sie das Empfangskomitee, um den Schüler am Flughafen abzuholen. Schule  melden Sie den Schüler an der Schule an; die Schule muss die Aufnahme auf der Guarantee Form bestä‐
tigen;  besprechen Sie mit dem Klassenlehrer/Tutor den zukünftigen Stundenplan anhand der Zeugnisse und Interessen der Schüler; die Jahrgangsstufe muss den Fähigkeiten des Schülers angepasst sein (10. Klasse
oder Kurse des 11. Jhgs);  informieren Sie über das Rotary Austauschprogramm; klären unvermeidbare Abwesenheiten; bitten um Unterstützung durch die Schule bei der Einhaltung des regelmäßigen Schulbesuchs;  halten Sie im Verlaufe des Austauschjahres engen Kontakt mit der Schule. Freunde Es ist wichtig, dass der Schüler von Anfang an Freunde findet, dazu braucht er Unterstützung, z. B. durch:  Söhne und Töchter der Rotarier,  ROTEX,  Jugendliche aus der Nachbarschaft,  ROTARACT / INTERACT,  Clubs/Vereine außerhalb der Schule. B - 26
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Planen Sie Aktivitäten und mögliche Mitgliedschaft in Vereinen, die den Interessen des Schülers entspre‐
chen:  Arbeitsgemeinschaften in der Schule,  Sportclubs ,  Pfadfinder,  Kirchengruppen,  Orchester, Theater; etc. BEIM EINTREFFEN Den Schülern wird mit Rückgabe der Guarantee Form vorgegeben, in welchem Zeitraum sie eintreffen müs‐
sen (etwa eine Woche vor Schulbeginn)  verifizieren Sie Ort und Zeit der Ankunft; holen den Schüler am Flughafen ab,  stellen Sie sicher, dass die Schüler ihren Eltern die sichere Ankunft mitteilen,  nehmen Sie den Schüler nach Möglichkeit für die ersten Tage in Ihrer Familie auf, um eine persönliche Bindung herzustellen,  stellen Sie sicher, dass wichtige Papiere sicher verwahrt werden:  Pass und Visum  Versicherungspolice  Flugticket  nehmen Sie den Emergency Fund (‘Notgroschen’) in Höhe von EUR 300 in Verwahrung und zahlen das Geld unzugänglich den Schüler auf ein Konto in seinem Namen ein (erhält der Schüler zurück, soweit nicht verbraucht, kann für Rotary Reise am Jahresende verwendet werden.)  richten Sie mit dem Schüler ein Konto ein, regeln die Übergabe des monatlichen Taschengeldes,  schließen mit dem Schüler innerhalb der ersten zwei Wochen die Krankenversicherung ab (Ausnahme Australien, Neuseeland, EU) (Anmeldeformulare sind dem Club vorher zugegangen – im regelfall an den Jugenddienst‐Beauftragten),  melden Sie den Schüler bei der Ausländerbehörde an (am Ende des Jahres wieder abmelden)  informieren Sie über die Verpflichtungen gegenüber dem Rotary Club/Distrikt; kläre die Besuche der Rotary Meetings (mind. einmal im Monat),  richten Sie mit dem Schüler einen Kalender für seine Aktivitäten ein (informieren Sie die Gasteltern darüber),  sprechen Sie mit dem Schüler über die Austausch‐Regeln,  sprechen Sie über das Verbot des eigenständigen Reisens,  sprechen Sie den Zeitpunkt und Inhalt des Vortrages vor dem Rotary Club ab,  stellen Sie sicher, dass Schüler und Gasteltern den ‚First Night Questionaire’ haben; ermutigen, diesen tatsächlich in den ersten Tagen gemeinsam durchzusprechen. INNERHALB DER ERSTEN ZWEI WOCHEN  arrangieren Sie eine Willkommensparty mit (Vorschlag): allen Gastfamilien, Freunden aus dem Rotary Club (Präsident), ROTARACT / INTERACT, Jugendliche aus der Nachbarschaft,  holen Sie den Inbound zum ersten Rotary Meeting ab; ermuntern ihn, ein paar Worte zu sagen (wichtig auf Deutsch),  klären Sie die Teilnahme an der Rotary Tour am Jahresende,  melden Sie den Schüler zum Sprachkurs an,  sprechen Sie mit dem Inbound die Mitgliedschaft in Vereinen ab (ohne ihn zu überfrachten), melden ihn an. INNERHALB DES ERSTEN MONATS  stellen Sie den Inbound den ROTARACTERN /INTERACTERN vor,  vergewissern Sie sich, dass der Inbound Freunde / Kontakte gefunden hat,  klären Sie die Teilnahme an der Rotary Tour (Anmeldung, Anzahlung, schriftliche Zustimmung der El‐
tern). B - 27
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 IM VERLAUFE DES JAHRES  denken Sie rechtzeitig an Geburtstage, Weihnachten, etc.,  sorgen Sie für die monatliche Teilnahme am Meeting ,  planen Sie den Familienwechsel,  vergewissern Sie sich regelmäßig über das Wohlbefinden des Inbound: in der Gastfamilie, der Schule, dem Verein, seinen Freunden, seinen Finanzen,  sorgen Sie mit Herz und Konsequenz für die Einhaltung der Austauschregeln. WAS DER COUNSELOR/MENTOR UNBEDINGT KENNEN UND BEACHTEN SOLLTE  Austauschregeln  First Night Questionnaire  Aktivitäten im Distrikt für Inbounds  Verfahren bei der Behandlung von Problemen und Notfällen  Handhabung bei Anfragen für individuelles Reisen  Maßnahmen, wenn die Frage einer vorzeitigen Ablösung im Raum steht (Hierarchie der Entscheidungs‐
findung)  Wo erhält man Unterstützung im Distrikt PROBLEMLÖSUNG  Jeder Inbound braucht Hilfe (insbesondere in den ersten Wochen), denn er muss seinen Platz in der neuen Kultur finden (Kulturschock, Sprachprobleme, fehlende Freunde, übermäßige Nutzung des Inter‐
nets, neues Schulsystem, etc.)  Stellen Sie sicher, dass kleine Probleme gelöst werden, bevor sie eskalieren.  Benutzen Sie zur Problemlösung das vorhandene Formblatt. [siehe Risikomanagement]  Die Schüler sollen vor physischer, psychischer oder sexueller Belästigung geschützt werden. Etwaige Probleme müssen dem Distrikt mitgeteilt werden. B - 28
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Anlage 6 Fragebogen Gastfamilie _____________________ RC: ____________________________ Die Beantwortung der beispielhaften, jedoch nicht ausschließlichen Fragen soll den Beauftragten des Rotary Clubs die Entscheidung über die Eignung der Familie als Gasteltern, ‐/familie erleichtern. (Ein „nein“ bei einzelnen Fragen schließt eine Gastelternschaft nicht unbedingt aus). Der Fragebogen ist zusammen mit den anderen Bewerbungsunterlagen aufzubewahren. Ja Nein 1.1 Wird Ihr Gastschüler ein eigenes Zimmer haben? 1.2 Darf der Gastschüler täglich duschen? 2.1 Kann der Gastschüler täglich bei Ihnen frühstücken? 2.2 zu Mittag essen? 2.3 Abendbrot essen? 2.4 Darf der Gastschüler jederzeit essen und trinken? zum Beispiel Nahrungsmittel dem Kühlschrank entnehmen? 2.5 Führen Sie einen vegetarischen Haushalt? Wenn ja. muss der Gastschüler vegetarisch essen? 3.1 Würden Sie bei einem gemeinsamen Essen außer Haus für den Gastschüler zahlen? 3.2 Würden Sie die Kosten für eine Schülermonatskarte übernehmen? 4.1 Trifft der Gastschüler täglich nach der Schule ein Familienmitglied zu Hause an? 5.1 Wenn ja, ist es ein Elternteil? Erwarten Sie die Mitarbeit Ihres Gastschülers in Ihrem Haushalt?  Wenn ja,  beim Geschirrspülen?  bei der Reinigung der Böden oder Fenster?  beim Wäschewaschen. ‐trocknen oder Bügeln?  beim Rasenmähen oder Autowaschen?  beim Babysitten? 6.1 Darf in Ihrem Hause geraucht werden? 6.2 Darf der Gastschüler Besuch empfangen? Kann der Gastschüler Ihr Haus zwischen 22:00 und 6:00 Uhr mit öffentlichen Verkehrs‐
6.3 mitteln erreichen?  Wenn nein, sind Sie bereit, ihn zu transport1ieren? 6.4 Steht ein Fahrrad für den Gastschüler zur Verfügung? 7.0 In den Herbstferien findet eine Rotary‐ Tour statt! 7.1 Planen Sie einen Urlaub in den Weihnachtsferien?  Wenn ja, nehmen Sie den Gastschüler mit? Planen Sie einen Urlaub in den Osterferien?  Wenn ja. nehmen Sie den Gastschüler mit? Planen Sie einen Urlaub in den Sommerferien?  Wenn ja, nehmen Sie den Gastschüler mit? Planen Sie einen Urlaub außerhalb der Ferien?  Wenn ja, nehmen Sie den Gastschüler mit? Wenn Sie ihn nicht mitnehmen, wer sorgt für ihn?...................... 8.0 Die folgenden Fragen sind auch für Ihr Kind Im Ausland relevant: 8.1 Haben Sie einen Fax‐Anschluss? Wenn nicht, planen Sie ihn für das Austauschjahr? 8.2 Haben Sie einen E‐Mail‐Anschluss? Wenn nicht planen Sie ihn für das Austauschjahr? B - 29
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Anlage 7
Risikomanagement Die Eltern vertrauen Rotary für den Zeitraum des Austauschs ihre Kinder an und müssen erwarten, dass diese in eine verantwortungsvolle und kontrollierte Obhut gegeben werden. Aufgrund der Kenntnis der Möglichkeiten von Rotary International haben sich Eltern und Jugendliche bewusst für einen Austausch in diesem Programm entschieden. Die Betreuung durch Rotarier und deren Beauftragte muss Schaden, eingeschlossen Missbrauch und Rück‐
sichtslosigkeit, von den Schülern abwenden bzw. dessen Risiko minimieren, wobei es das höchste Ziel ist, dass die Jugendlichen am Ende des Austauschaufenthaltes gesund und wohlbehalten nach Hause zurück‐
kehren. 8.1 Was ist Risikomanagement? Risiken bestehen in allen Bereichen unseres gesellschaftlichen Zusammenlebens und weisen vielfältige Aspekte auf. Im Austausch können daher nicht vorab alle Bedrohungen von den Teilnehmern abge‐
wendet werden. Ein Risikomanagement umfasst vorausschauende Überlegungen und Maßnahmen, um Probleme zu erkennen, sie vorab abzuwenden oder bei Eintritt schnell und richtig zu reagieren. Es müs‐
sen vorweg Antworten auf die folgenden Fragen gefunden werden: 
Welche Probleme/Schwierigkeiten könnten auftreten? 
Was kann ich vorab tun, um Probleme/Schwierigkeiten zu verhindern? 
Wie muss ich bei auftretenden Schwierigkeiten reagieren? 
Wie kann ich die Bedeutung des Austauschprogramms erhalten und fördern? 8.2 Welche Probleme können auftreten (Beispiele)?  Gesundheitliche: Schwere Erkrankungen/Tod des Austauschschülers, bzw. seiner leiblichen Angehöri‐
gen.  Finanzielle: Forderungen an den gastgebenden Rotary Club ausgelöst durch den Schüler.  Operationelle: Eltern sind nicht einverstanden mit der Betreuung ihres Kindes im Ausland.  Politische: Krieg oder Unruhen im Gastland.  Rechtliche: Der Gastclub wird für mangelhafte Betreuung des Schülers verantwortlich gemacht. 8. 3 Betreuung und Information Alle am Austausch Beteiligten müssen ihre Aufgaben, Verantwortung und Pflichten kennen. Dazu sind In‐
formationsveranstaltungen (Orientations) und z.T. Einzelgespräche erforderlich. 8.3.1 Verantwortung für den Gastschüler (Inbound)  Die drei Säulen des Austauschs: dem gastgebenden Rotary Club, der Gastfamilie und der Schule.  Die Verantwortung für den Gastschüler trägt im Rahmen der von Rotary International vorgegebenen Erfordernisse der gastgebende Rotary Club. Der Gastclub überträgt einen Teil der Verantwortung auf die Gasteltern. Die Gasteltern übernehmen Pflichten im Rahmen der elterlichen Fürsorge, dieses trifft auch zu, wenn die Schüler älter als 18 Jahre sind bzw. werden.  Die Schule übernimmt Pflichten im Rahmen der allgemeinen Aufsichtspflichten für Schüler.  Damit die Gasteltern und die Schule ihre Aufgaben und Pflichten kennen, ist es erforderlich, dass der Club‐Jugenddienstbeauftragte sie eingehend hierüber informiert. 8. 4 Vorbereitung auf Problemsituationen Im Distrikt müssen Überlegungen und Pläne vorhanden sein, um in Problemsituationen schnell und lagean‐
gepasst reagieren zu können (Festlegung der Informationsweitergabe). Wichtig ist, dass die Pläne auch den Club‐Beauftragten bekannt sind. Beauftragte der am Austausch beteiligten Clubs müssen an den regelmä‐
ßigen Tagungen teilnehmen. Der aktuellen und fortwährenden Information aller am Austausch Beteiligten kommt eine hohe Bedeutung zu. Die Austauschschüler (In‐ und Outbounds) müssen in Orientations umfassend auf mögliche kritische Situationen während des Austauschjahres vorbereitet werden und Wege und Möglichkeiten zur Problemlö‐
B - 30
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 sung kennen. (Siehe Diagramm Problemlösung). Club‐Beauftragte und Gasteltern müssen ihre Aufgaben und Handlungsmöglichkeiten genau kennen. Allgemein: Für Problemsituationen ist eine Informationskette zur schnellen Informationsweitergabe festzu‐
legen. Es ist zu berücksichtigen, dass Volljährigkeit weder die Schüler von der Einhaltung der Regeln noch Gastgeber von ihrer Verantwortung und Fürsorgepflicht entbindet. Dokumente: Die Unterlagen über den Austauschschüler, u.a. Pass, Flugticket, Versicherungsnachweis, ärzt‐
liches Untersuchungsergebnis aus der Bewerbung, müssen schnell verfügbar sein. Gasteltern: Da den Gasteltern eine Schlüsselfunktion für das Gelingen des Austauschs zukommt, müssen sie sorgfältig ausgewählt werden und über Regeln und Verpflichtungen informiert sein. Abbruch des Austauschs: Ein sofortiger Abbruch des Austauschs ist nur bei einer Gesetzesübertretung (Bei‐
spiel: Diebstahl, Drogenbesitz, Alkoholmissbrauch) möglich. Eine Häufung kleiner Regelverstöße kommt oft zustande, weil nicht rechtzeitig eingegriffen wird (z.B. von Gasteltern). Eine folgende Rücksendung darf nur nach Beratung mit dem Distriktsbeauftragten erfolgen. Der Multidistriktsbeauftragte ist recht‐
zeitig zu informieren. Krankheit/Todesfall: Bei schwerer Krankheit bzw. Tod der leiblichen Eltern braucht der Austauschschüler Unterstützung nicht ausschließlich durch die Gasteltern. Über die (zeitweise) Heimreise muss im Einzel‐
fall entschieden werden. Bei schwerer Krankheit, Unfall oder Tod des Austauschschülers muss schnell und überlegt gehandelt werden. Reisen: Reisen der Austauschschüler, auch in Begleitung Gleichaltriger, sind nicht erlaubt, sofern sie nicht durch Gasteltern, Rotarier/innen, Schule betreut und beaufsichtigt werden. Sie müssen in jedem Fall vom Counselor/Mentor des Gastclubs genehmigt werden. Die Genehmigung der leiblichen Eltern be‐
freit nicht von der Fürsorgeverpflichtung des Gastclubs/der Gasteltern. Eltern können die Situation im Gastland nicht einschätzen. Belästigung: Austauschschüler werden belästigt, dieses geschieht häufiger als vermutet. Dabei finden ver‐
schiedene Formen der Belästigung statt: Einschüchterung (Mobbing), Physische Gewalt, Sexuelle Ge‐
walt. Belästigung findet bei unterschiedlichen Situationen und Anlässen statt und macht auch nicht Halt vor der Wohnung der Gasteltern. Aufgrund der Erziehung und kulturellen Herkunft wird Belästigung un‐
terschiedlich (stark) empfunden. Während der Orientations sollen Schüler und Gasteltern hierüber auf‐
geklärt werden. Wichtig ist, dass der Austauschschüler eine Vertrauensperson außerhalb des Kreises der Gasteltern hat und weiß, an wen er/sie sich mit seinem Problem wenden kann. Politische Unruhen: Unruhen, Krieg im Gastland bedingen ein schnelles und überlegtes Handeln; regie‐
rungsamtliche Reise‐ und Sicherheitshinweise sind zu berücksichtigen. Bei der Entscheidung der Rück‐
holung der Schüler ist unbedingt der Multidistriktsbeauftragte einzuschalten. Öffentlichkeit: Die Wahrnehmung von Aufgaben der Information in Problemfällen ist festzulegen. B - 31
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Wege zur Problemlösung
Missstand/ Problem.
Kann Schüler lösen?
(Risk Management) Nein
Ja
Kann das Problem besprochen werden mit:
gelöst
Ja
gelöst
gelöst
Nein
Gasteltern
Lehrer
nicht gelöst
gelöst
gelöst
Gleichaltrigen
Counselor
gelöst
Club Präsident +
Jugenddienst +
Counselor +
Gasteltern +
Rotarier Partner
Club Präsident +
Jugenddienst +
Counselor +
Rotarier Partner
gelöst
nicht gelöst
gelöst
Club- +
DistriktJugenddienst
Gasteltern
nicht gelöst
gelöst
Schüler kehrt heim
Host Distrikt
Jugenddienst +
Sponsor Distrikt
Jugenddienst
Einverständnis
zur Ablösung
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Eltern
Information an
Host Distrikt
Governor (in
schwerwiegenden Fällen)
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Anlage 8 ‐ Travel Permission Rotary International
Youth Exchange District
______________________________
Parents/Legal Guardians of Inbound Student:
Full Name:
_______________________________________________________________________________________________
Address:
________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
Travel permission
We, the undersigned parents/legal guardians, declare that the travel of the exchange student
____________________________________________________________________________________________________________
is out of the liability and responsibility of ROTARY INTERNATIONAL and the Host District/Rotary
Club.
He/she is travelling in the time between (day/hour) ____________________
from _______________________
to
_____________________
and ________________________
by bus / train/plane/ other
___________________
to: (full address of the hosts on this travel)
Name: ___________________________________________________ Street: _____________________________________________
PLZ/ZIP: _____________________________________________
City: ___________________________________________
Telephone: __________________________________________
Signature:
_____________________________________________________________________________________________________________
Mother/Guardian
Father/Guardian
Date
We agree to this travel:
Sponsor Rotary Club
Name
Signature President/YEO
Date
Signature YEO
Date
Signature President/YEO
Date
Signature YEO
Date
Signature
Date
Sponsor Rotary District
Number
Host Rotary Club
Name
Host District
Number
Host Parents
Name
B - 33
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Anlage 9 Product Information Sheet
Interested in HanseMerkur travel insurance? – A good choice!
Please read this information sheet to quickly gain an overview of the insurance you have chosen. However, please note that the information stated here is not exhaustive in respect of your contract. Please see the insurance application, the insurance policy and the
Insurance Conditions for the full content of the contract. Any insurance cover stated below is only valid if you enter into it correctly, i.e. if
it is included in the scope of insurance you have chosen!
What type of insurance applies here?
Your insurance is travel insurance limited in time. The scope and individual benefits of your contract are specified by the chosen tariff.
TRAVEL HEALTH INSURANCE
Travel health insurance provides cover for the medical treatment of illnesses that occur during a stay abroad. Insurance cover from
travel health insurance shall commence upon the insured person leaving his/her place of residence. We reimburse the cost of illnesses
and accidents that occur during the insured period. These include, for example, treatment by a doctor, in hospital or medical drugs.
Please see Section 5 of the Insurance Conditions for the full description of benefits.
TRAVEL THIRD-PARTY LIABILITY INSURANCE
If your travel scope of insurance includes travel third-party liability insurance, you are covered during your trip against damage resulting
from the risks of daily life for which you are responsible and for which you are required to compensate others. We not only settle damage but also check whether or not an obligation to compensate applies and if so at what amount. The full benefit description is stated in
the “Travel Third-Party Liability Insurance” section of the Insurance Conditions.
TRAVEL ACCIDENT INSURANCE
When you enter into this insurance you are covered against the financial consequences of an accident. The benefit amount is conditional on the amount insured.
EMERGENCY INSURANCE
If your travel insurance contains an emergency insurance component, you will receive various forms of help and assistance in an emergency situation.
These include search, rescue and recovery costs of up to EUR 5,000 should an accident occur. If, as the result of an illness, your trip is
discontinued, we will organize your return journey and will lend you the additional costs for the return journey. In the event that you
require more than 5 days of inpatient HOSPITAL treatment, we will organize the journey of a person close to you to your hospital bed
and will bear the related costs. If no other insurance assumes the costs of in-patient treatment during your journey abroad, we will provide you with a loan for this purpose of up to EUR 15,000.
For a full description of the cover provided by the emergency insurance, please refer to the section "Emergency Insurance“ in the Terms
and Conditions of Insurance.
What you need to know about the premium
The premium amount is conditional on the chosen insurance cover. In the premium overview for individual insurance products you can
view the exact premium for the respective insurance cover. The insurance cover shall commence at the earliest from payment of the
premium. Please see Section 3 of the Insurance Conditions for the due dates and further details.
What obligations apply upon entering into a contract?
All details you provide to enter into an insurance contract must be complete and truthful. If you violate this provision you will jeopardise
your insurance cover!
What obligations do you need to take note of in the event of a claim?
Keep the damage to a minimum! Avoid doing anything that could give rise to an unnecessary increase in costs. Report the case of
damage immediately to HanseMerkur. For further obligations please see “Obligations” in the Insurance Conditions.
What legal consequences apply to you if you fail to honour your obligations?
Very important: if one of the obligations is violated, HanseMerkur may reduce the benefit in accordance with the severity of the culpability. This may result in the loss of the full insurance benefit. For more details please see the Insurance Conditions (“Obligations” and
“Violating Obligations”).
When does your insurance cover begin and end?
The insurance cover commences at the earliest upon payment of the premium but not, however, prior to the agreed time and shall end
on the agreed expiry date.
What is not insured?
If the insurance policy holder or the insured person intentionally brings about the insured event, no insurance cover shall apply in any of
the insurance classes.
TRAVEL ACCIDENT INSURANCE:
For accidents based on drunkenness or the consumption of drugs. Illnesses and ageing symptoms such as back problems as a result of
constant sitting, strokes or hear attacks are not deemed accidents.
TRAVEL HEALTH INSURANCE:
For the illnesses and accidents based on intent, and treatment as a result of suicide attempts.
TRAVEL THIRD-PARTY LIABILITY INSURANCE:
For damage caused to hired, leased and rented items.
For additional exclusions please see the “General Restrictions” and the “Restrictions of Insurance Cover” in the respective sections of
the Insurance Conditions.
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Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Prämien Krankenversicherung: 385 Euro/12Monate 0,90 Euro/Tag für max. 90 Tage Unfall‐, Haftpflicht‐, Notfallversicherung: 50 Euro/12 Monate 0,20 Euro/Tag für max. 90 Tage Rotary International fordert den Nachweis von Kranken‐, Unfall‐ und Haftpflichtversicherung. Beide Versi‐
cherungspakete müssen zusammen gekauft werden. Die Kostenbetragen 435 Euro/12 Monate bzw. 1,10 Euro/Tag. Benefits description for ROTARY – Exchange Programme
The insurance policies stated below are contained in your scope of insurance. For the exact wording of the insurance benefits and
events please see the Insurance Conditions VB-KV 2012 (RO) and VB-RS 2012 (RO).
Travel health insurance (in the case of trips abroad)
Area of Application, Commencement and End of Insurance Cover
The insurance cover provided by the Travel Health Insurance begins on commencement of the journey, upon leaving the place of
residence, and ends with the return to the place of residence. Insurance cover is provided for the duration of the stay in Germany or
abroad, as well as – under certain preconditions – for short-term holiday visits to the home country and to third countries (for up to 6
weeks).
Insured benefits
Out-patient therapeutic treatment by a physician
100%
Medical drugs
100%
In-patient treatment in a hospital (general care insurance in Germany)
100%
Transport to a hospital and back required as a result of a medical condition
100%
Birth (waiting period 8 months)
100%
Pain-killing dental treatment
(up to € 500.00 costs shall be reimbursed at 100% for each stay, from € 501.00 to € 1,250.00 at 75
%, above this figure no reimbursement.)
Return transport required as a result of a medical condition
100%
Repatriating the deceased to the native country
€ 40,000
Emergency insurance
Area of Application, Commencement and End of Insurance Cover
The insurance cover provided begins on commencement of the journey, upon leaving the place of residence, and ends with the
return to the place of residence. Insurance cover is provided for the duration of the stay in Germany or abroad.
Insured benefits
Assumption of transport costs for the outbound and return trip of one parent of the insured person
Up to maximum of €
in the case of an accident or illness-related full in-patient hospital stay in excess of 5 days
2,500.00
Up to maximum of €
Assumption of flight costs of the insured person to the native country in the case of the death of
parents or a sibling
1,000
Evacuation in the event of natural catastrophe, civil unrest or warlike occurrences
up to EUR 40,000
Loan for additional costs for the return journey in the event of kidnapping
up to EUR 10,000
Travel third-party liability insurance
Area of Application, Commencement and End of Insurance Cover
The insurance cover provided begins on commencement of the journey, upon leaving the place of residence, and ends with the
return to the place of residence. Insurance cover is provided for the duration of the stay in Germany or abroad.
Amounts insured
Personal damage
€ 1 million
Material damage
€ 200,000
Damage to leased property
Deportation costs
€ 25,000
€ 1,000
Travel accident insurance
Area of Application, Commencement and End of Insurance Cover
The insurance cover provided begins on commencement of the journey, upon leaving the place of residence, and ends with the
return to the place of residence. Insurance cover is provided for the duration of the stay in Germany or abroad.
Amounts insures
In the event of disability (including progressive scale 350%)
€ 40,000
In the event of death
€ 80,000
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Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Der Abschluss der Versicherung erfolgt nur online, unter: http://www.rotary‐jugenddienst.de/jugenddienst/versicherungen/index.php Mit Anklicken des Feldes des entsprechenden deutschen Gastdistrikts wird man zum Anmeldeformular der Hanse Merkur geleitet. B - 36
Teil B. Leitfaden für den Rotary Club Version 2.1a Stand: 01. August 2014 Wichtige Punkte aus der Praxis 
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Versicherungsschutz besteht grundsätzlich nur bei medizinisch notwendigen Behandlungen etwaige Vorerkrankungen sind vom Versicherungsschutz ausgeschlossen ‐ hierzu zählen auch Ersatz oder Reparatur vorhandener Sehhilfen oder die Fortsetzung einer laufenden kieferorthopädischen Behandlung Rechnungen sind grundsätzlich im Original einzureichen in der Haftpflichtversicherung sind gepachtete und geliehene Gegenstände grundsätzlich nicht versi‐
chert ‐ die versicherten Schüler werden wie "Kinder' der Gastfamilie gesehen für gestohlene oder vom Gastschüler verlorene Gegenstände besteht kein Versicherungsschutz Der Geltungsbereich des Versicherungsschutzes erstreckt sich auch auf andere Länder, wenn die ent‐
sprechende Reise mit Genehmigung bzw. unter der Leitung von ROTARY stattfindet die versicherten Schüler erhalten keine "Versichertenkarte" nach Vorbild der gesetzlichen Kranken‐
versicherung B - 37