BLP Software Kundenbericht

KUNDENBERICHT
Mit Formica SQL
einen Volltreffer erzielt
Fotos: Othmerding
Maschinenbau
BLP-Software im Einsatz bei
Othmerding Maschinenbau
Das Projekt im Überblick:
VORHANDENE SYSTEMLANDSCHAFT:
ENTSCHEIDUNG FÜR FORMICA:
-- Windows Small Business Server 2011
-- Windows-7-Clients
-- Einfacher und logischer Programm­
aufbau
-- Intensive und individuelle Beratung
-- Ganzheitlich verzahnte Module
WICHTIGSTE HERAUSFORDERUNGEN:
KUNDE:
Othmerding Maschinenbau
-- Verknüpfung und Terminierung von
Prozessen
-- Richtiges Erfassen von Unternehmensdaten
-- Ersetzen einer bestehenden Betriebssoftware
STANDORT:
Drensteinfurt
BRANCHE:
Maschinenbau
PRODUKTE:
Bodenwalzen, Maisschiebeschilder,
Abscheidekörbe für Mähdrescher
HIGHLIGHTS
DER IMPLEMENTIERUNG:
-- Ständige Kostentransparenz und
keinerlei Mehrkosten
-- Ein Ansprechpartner für Auswahl und
Implementierung
-- Keinerlei Probleme bei der Migration
ZIELE DES PROJEKTS:
-- Abdeckung der gesamten Geschäftsprozesse
-- Einfache Ermittlung von Unternehmenskennzahlen
-- Transparenz über Unternehmensabläufe
MITARBEITER:
ANGEWANDTE BLP SOFTWARE:
10
-- Formica SQL und Formica ToDo
HAUPTNUTZEN FÜR
DAS UNTERNEHMEN:
-- Überblick über Unternehmenskenn­
zahlen
-- Zeit- und Kostenersparnis durch
verknüpfte Prozessverarbeitung
-- Durch transparente Kommunikation ist
alles im Blick
INTERNETADRESSE:
www.othmerding.de
PROJEKT ANSPRECHPARTNER:
Torben Othmerding
EINGESETZTE FORMICA-MODULE:
Stammdatenverwaltung, Stammdatenstückliste, MIS (Management-Informations-System),
CRM (Customer Relationship Management), Write, Korrespondenz, Verkaufsverwaltung,
Anzahlungsrechnungserstellung und –verwaltung, Manuelle Rechnung, Einkaufsverwaltung,
Rückabwicklung, Logistik, Arbeitsvorbereitung, BDE (Betriebsdatenerfassung), Korrektur
BDE, Fremdfertigung, Leerzeiten, Kalkulation Teile, Fertigungsauftragsnachkalkulation,
Bewertung, Belegungsplanung, Rewe Grundmodul, Fibuübergabe, Verwaltung, Mitarbeiterzeiterfassung, Tapi, Proformarechnung, Infoboard
KUNDENBERICHT
Maschinenbau
Mit Formica SQL
einen Volltreffer erzielt
Torben Othmerding nahm sich ein Jahr Zeit, um für sein Maschinenbau-Unternehmen eine Software zu finden, die den Betrieb von A bis Z abdeckt. Die Empfehlung eines Branchenkollegen brachte ihn zu Formica SQL von BLP Software,
durch die er inzwischen Arbeitszeit sowie Kosten sparen kann. Darüber hinaus
erhält er eine exzellente Übersicht über die Unternehmenskennzahlen.
»Bei BLP war die Preisbildung transparent und verlässlich, da das Angebot
immer entsprechend der
gewählten Module aktualisiert wurde. Am Ende kamen
dann auch keinerlei Mehrkosten hinzu.«
TORBEN OTHMERDING
Nach nur einem Jahr Einsatz plante Othmerding Maschinenbau bereits
die Betriebssoftware TopKontor Handwerk wieder zu ersetzen, da es
nicht die Erwartungen des Herstellers von Landwirtschafts- und Gartenbauprodukten erfüllte. »Wir wollten ein Programm, das den Betrieb und
alle Bedürfnisse von A bis Z abdeckt«, berichtet Torben Othmerding,
Inhaber von Othmerding Maschinenbau. »Das alte Programm hatte nur
einzelne Module, die nicht verzahnt waren, so dass es nicht möglich
war, Prozesse vernünftig zu verknüpfen und zu terminieren.« Zudem
traten immer wieder Fehler in der Betriebsdatenerfassung auf, da
beispielsweise Arbeitszeiten entweder doppelt oder gar nicht gebucht
wurden.
Rund ein Jahr nahm sich Torben Othmerding schließlich Zeit, um nach
dem »ersten Schnellschuss« eine neue Lösung zu finden. Für seine
Recherche zog er Berater der Handwerkskammer hinzu, nutzte das
Internet und tauschte sich mit anderen Unternehmern aus. »Letztlich
haben die Beratergespräche und die intensive Internetrecherche nicht
so viel gebracht. Am ergiebigsten war der Austausch mit Berufskollegen, wobei sich deutlich herauskristallisierte, dass die meisten Unternehmer ähnliche Schwierigkeiten damit haben, eine ganzheitliche
Verzahnung aller Geschäftsprozesse zu erreichen«, erinnert sich Torben
Othmerding.
FORMICA KONZENTRIERT SICH AUF DAS WESENTLICHE
In die engere Programmauswahl kamen schließlich SAP Business One,
TaxMetall, Jericho und Formica, das ein Branchenkollege empfahl, der
die Lösung bereits sieben Jahre erfolgreich im Einsatz hatte. Anhand
von Demoversionen machte sich Torben Othmerding ein genaueres Bild
der Lösungen. TaxMetall sagte ihm aufgrund des Aufbaus und der
Bedienbarkeit nicht zu, die wiederum bei Jericho einen guten Eindruck
machten. Hier störten allerdings die Datenbankbasis und der Entwicklungsstand. Bei SAP Business One war klar, dass es viele Kosten für
Anpassungen verursacht hätte. »Formica wirkte auf den ersten Blick
eher puristisch, jedoch ist das im Praxisbetrieb genau der Vorteil, da es
exakt das macht, was es soll und sich auf das Wesentliche konzentriert
– es braucht den Schnick-Schnack nicht«, resümiert Torben Othmerding, dem auffiel, dass optisch aufwendig gestaltete Programme häufig
nicht sehr praktikabel sind.
KUNDENBERICHT
Maschinenbau
Besonders schätzte er, dass sich BLP Software für die Beratung sehr
viel Zeit genommen hat. Die Anforderungen, die aus den eigenen
Erfahrungen und den geführten Gesprächen resultierten, besprachen
der Firmenchef und der BLP-Berater im Detail. Daraus ergab sich,
welche Module für das Unternehmen in Frage kommen und welche
Einstellungen vorzunehmen sind. »Die anderen Produkte hätten die
Anforderungen nicht oder nur mit großem Programmieraufwand
meistern können. Außerdem wären sie zwar günstig in der Anschaffung
aber ziemlich teuer in der Anpassung gewesen«, so Torben Othmerding.
»Bei BLP war die Preisbildung transparent und verlässlich, da das
Angebot immer entsprechend der gewählten Module aktualisiert wurde.
Am Ende kamen dann auch keinerlei Mehrkosten hinzu.«
BERATUNG UND UMSETZUNG AUS EINER HAND
Nachdem die Module ausgewählt und die Auftragsbestätigung erteilt
waren, konfigurierte BLP die Lösung und überspielte sie im März 2014
per Fernwartung auf den Server von Othmerding. Sie enthielt bereits
Lieferanten-, Kundenstamm- und Artikeldaten, die das Unternehmen
aus dem Münsterland zuvor als Excel-Daten an BLP geschickt hatte.
Um die Implementierung kümmerte sich der selbe BLP-Mitarbeiter, der
auch zuvor den Auswahlprozess begleitet hatte, was Torben Othmerding als weiteren großen Vorteil wertet: »So hatten wir immer einen
Ansprechpartner für alle Belange.« Dieser führte dann auch die zweitägige Schulung zweier Mitarbeiter im Unternehmen vor Ort durch, wobei
die Teilnehmer unter anderem gemeinsam einen Auftrag bearbeiteten,
der reell vorlag.
Schließlich starteten die Othmerding-Mitarbeiter eigenständig mit der
Bearbeitung von Aufträgen in Formica und wickelten bestehende noch
über das Altsystem ab. Einmal täglich wurden Fragen, die sich im
laufenden Betrieb ergaben, telefonisch mit BLP abgeklärt. Nach einem
vierwöchigen Parallelbetrieb liefen alle Aufträge über Formica.
AUSWIRKUNGEN VON FORMICA AUF DEN BETRIEBSALLTAG
Im Anschluss an die ohne Schwierigkeiten verlaufene Implementierung
stellten sich verschiedene Geschäftsprozesse bei Othmerding um, die
zahlreiche Verbesserungen brachten. Beispielsweise waren verschiedene Stempelvorgänge notwendig, um die Zeit für die Auftragsbearbeitung
und die Anwesenheit zu erfassen. Die Fertigungsarbeiter gewöhnten
sich daran ebenso wie an die neue Bedienoberfläche der Software. Da
nun alle Prozesse verzahnt sind, passiert vieles automatisch. Dies
erspart das manuelle Erfassen von Informationen, was zuvor für die
Ermittlung von Kennzahlen notwendig war.
Wenn in Formica eine Bestellung ausgelöst wird, wirkt sich dies automatisch im Lagerhaltungsmodul aus. Der Anwender sieht sofort, welche
Waren vorhanden sind und was bestellt werden muss. Außerdem ist der
Firmenchef jederzeit in der Lage, Kennzahlen abzurufen, wie die Werte
des gelagerten Materials, der Halbfertigprodukte und Fertigprodukte.
»Interessant sind für mich auch Kennzahlen zu produktiven Zeiten und
Leerzeiten sowie Umsatzstatistiken und Bestellstatistiken, für die ich nun
nicht mehr umständlich Excel-Listen führen muss«, meint Torben
Othmerding ergänzend.
Fotos: Othmerding
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Maschinenbau
Ebenfalls Erleichterung verschafft die Schnittstelle zum CAD-Programm,
über die Stücklisten an Formica übertragen werden. Darüber wird
der Bestellvorgang direkt angestoßen und gleichzeitig lassen sich die
Kosten für das Produkt verfolgen. Vorher gab es keine direkte
Verknüpfung, die nun in ähnlicher Weise für die Finanzbuchhaltung
vorgesehen ist.
»Die anderen Produkte hätten die Anforderungen nicht oder
nur mit großem Programmieraufwand meistern können.
Außerdem wären sie zwar günstig in der Anschaffung aber
ziemlich teuer in der Anpassung gewesen.«
TORBEN OTHMERDING
Foto: Othmerding
EINSPARUNGEN DURCH FORMICA SQL UND FORMICA TODO
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ergibt sich keine weiterführende Haftung.
Parallel zur Warenwirtschaftssoftware Formica SQL hat Othmerding
Micorsoft Outlook durch Formica To Do ersetzt. Formica ToDo ist
speziell für die Bearbeitung und Verwaltung von Emails, Terminen und
Aufgaben ausgelegt und direkt mit Formica SQL vernetzt, so dass
zahlreiche Synergieeffekte entstehen, die Arbeitszeit sparen. Wenn ein
Mitarbeiter in Formica SQL einen Auftrag erstellt, kann er ihn direkt
versenden. Inklusive der Antworten der Kunden ist die gesamte Kundenkommunikation dokumentiert, den jeweiligen Aufträgen zugeordnet
und für alle berechtigen Kollegen sichtbar. »Auf diese Weise sind alle
auf dem gleichen Informationsstand. Rund 10 Prozent der Arbeitszeit
lassen sich hiermit einsparen«, kalkuliert Torben Othmerding, der
insgesamt schätzt dass der ROI nach rund drei Jahren erreicht sein wird
und den Hauptnutzen darin sieht, dass der Unternehmensprozess
ganzheitlich abgebildet wird. »Es ist einfach eine runde Sache«, meint er
abschließend.