Pflichtenheft Vorstand Ressort Finanzen

Atemfachverband Schweiz AFS
Pflichtenheft Vorstand
Ressort Finanzen
Funktionsbezeichnung
Verantwortlich für das Ressort Finanzen
Stellvertretung
Präsidium / Co-Präsidium & Vorstand (nach Absprache)
Aufgabenbereich
Das Vorstandsmitglied verantwortlich für das Ressort
Finanzen ist ein reguläres Vorstandsmitglied, welches
die Belange des Verbandes verwaltet, die im
Zusammenhang mit diesem Ressort stehen.
Sie nimmt wenn immer möglich an allen Vorstandssitzungen, Tagungen und an der MV teil und verfolgt die
allgemeinen Geschäfte so weit, dass sie mitdenken,
mitreden und bei Abstimmungen mitbestimmen kann.
Sie informiert den Vorstand zusammenfassend über
relevante Themen zum Ressort Finanzen.
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Aufgaben im Detail
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Teilnahme an Vorstandssitzungen / Tagungen des
AFS
Teilnahme an der Mailkorrespondenz intern und
extern
Teilnahme an der Mitgliederversammlung und
Präsentation der Jahresrechnung / des Budgets
Auf Jahresende hin das Budget für die eigene
Vorstandsarbeit für das Folgejahr erstellen (für die
Gesamtbudgeterstellung)
Informationsverarbeitung und –austausch zwischen
Vorstandsmitgliedern
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Aufgaben im Detail
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Sonstiges
Buchhaltung der Einnahmen und Ausgaben führen
o Rechnungen für Mitgliedschaftsbeträge an das
Sekretariat in Auftrag geben
o Einzahlungen der Beiträge kontrollieren und
verbuchen
o Mahnwesen vorbereiten und überprüfen
o Laufende Ausgaben (wie Sekretariat) mit Budget
abgleichen
o Laufende Rechnungen bezahlen
o Zahlungsverkehr für Berufshaftpflicht-Versicherung
überwachen, mahnen und verbuchen
o Zahlungseingänge atemzeit Abos, Inserate atemzeit
kontrollieren und verbuchen
o Zahlungseingänge Mahnungen Fort- und Weiterbildungskontrolle kontrollieren und verbuchen
o Zahlungseingänge Debitoren kontrollieren und
verbuchen
o Belege archivieren
Auf Jahresende hin Jahresrechnung und –abschluss
erstellen und von der Revisionsstelle prüfen lassen
Budget
o Budget von den Kommissionen und dem Vorstand
anfordern und überprüfen
o Jahresbudget vorbereiten und zusammenstellen
Spesen / Entschädigungen Vorstand und
Kommissionen
o Spesenreglement überprüfen und dem Budget
anpassen
o Halbjährlich die Spesenabrechnungen und
Arbeitsrapporte von den Kommissionen und vom
Vorstand anfordern
o Spesenabrechnungen / Arbeitsrapporte überprüfen,
auszahlen und verbuchen
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Bei Abwesenheit von mehr als 5 Tagen informiert die
Ressortverantwortliche das Präsidium / Co-Präsidium,
den Vorstand
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Bei Abwesenheit von mehr als 10 Tagen regelt die
Ressortverantwortliche die Stellvertretung mit dem
Vorstand
Aufgrund der leichteren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsneutrale Form verzichtet. Die weibliche Schreibform
schließt immer auch die männliche Form mit ein.
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