Automatisierung II Ablage

Automatisierung II
Ablage
Einleitung
Herzlich willkommen zum ELOoffice 8 Video-Training „Automatisierung II – Ablage“.
Mein Name ist Andreas Schulz, ich bin bei ELO für das Produktmanagement
verantwortlich und werde Sie in den kommenden Minuten durch das Video begleiten.
Starten Sie zunächst ELO in gewohnter Weise, wählen das Demoarchiv aus und
melden sich als Administrator mit dem entsprechenden Passwort an und bestätigen
den Dialog mit OK.
Hauptteil
Wir befinden uns nun im Demoarchiv. Nun wechseln wir in die Postbox. Hier finden
Sie unsere Rechnung der Contelo GmbH. Diese wurde im Video „Automatisierung I –
Verschlagwortung“ nun halbautomatisch verschlagwortet.
Wir wollen nun die Rechnung automatisiert ablegen. Bitte lassen Sie uns nochmals
einen Blick in die Verschlagwortungsmaske Rechnung tätigen. Wählen Sie dazu im
Menü Systemverwaltung den Befehl Ablagemasken aus. In dem nachfolgenden
Dialog wählen wir die Maske Rechnung aus und beenden den Dialog mit OK.
In der Maske sind an dieser Stelle zwei Dinge wichtig. Werfen wir einen Blick auf den
Indexaufbau. In dem Feld steht der Befehl [¶Finanzen¶Rechnungen¶]+L3.Das
bedeutet, die Rechnung wird nun im Ordner Finanzen / Rechnung abgelegt. Der
Zusatz L3 bedeutet, dass in dem Ordner noch ein Zusatzordner eingerichtet wird.
Der Name des Ordners wird aus der Lasche 3 gebildet. Klicken wir kurz auf die
Lasche 3. Hier befindet sich der Kundenname. Wir erwarten nun, dass unsere
Rechnung im Ordner Finanzen / Rechnung / Contelo GmbH abgelegt wird. Des
Weiteren ist es erforderlich, das die Option Pfad automatisch anlegen ausgewählt ist.
Wir brechen nun den Dialog mit Abbrechen ab und wechseln zurück in die Postbox.
Markieren Sie die Rechnung.
Im Ordner Finanzen / Rechnungen befindet sich bereits ein Ordner Contelo
GmbH. Um zu demonstrieren, dass bei neuen Kunden auch ein neuer
Ordner angelegt wird, ändern wir kurz den Kundennamen auf Sonstige.
Dieser Ordner existiert noch nicht im Demoarchiv.
Aus dem Kontextmenü wählen wir den Befehl Verschlagwortung aus. Die
Verschlagwortungsmaske erscheint. Wir klicken in das Feld Kunde und löschen den
Kundennamen raus und wählen eine beliebige Taste. Die Stichwortliste erscheint.
Wir wählen Sonstige und bestätigen den Dialog mit OK.
Nun ist unser Dokument fertig für die Ablage. Aus dem Kontextmenü wählen wir den
Befehl Automatische Ablage durch Indexaufbau. Da die Dubletten-Kontrolle aktiviert
ist bemerkt ELO völlig zu Recht, das sich das Dokument schon im Archiv befindet.
Zu Demonstrationszwecken wählen wir Trotzdem ablegen.
Den nachfolgenden Dialog haben wir nicht anders erwartet. Im Ordner Finanzen /
Rechnungen gibt es noch keinen Kundenordner Sonstige. Wir bestätigen den Dialog
mit Erzeugen. Das Dokument wird nun in den Volltext aufgenommen. Abschließend
kommt noch der nächste erwartete Dialog. Wir legen einen Wiedervorlagetermin für
die Rechnung an. Bei Termin tragen wir den 20.11.2008 ein, vergeben die Priorität B
und im Kommentarfeld tragen wir ein Zahlungseingang prüfen.
Abschließend möchten wir nun noch zwei Dinge prüfen. Bitte wechseln Sie in das
Archiv und rufen Sie den Ordner Finanzen / Rechnungen auf. Als Ergebnis sehen
Sie den gerade eingerichteten Ordner Sonstige mit der verschlagworteten Rechnung.
Nun wollen wir noch kurz überprüfen, ob der Wiedervorlagetermin angelegt worden
ist. Wechseln Sie dazu in die Aufgaben und markieren Sie das Symbol B. Tragen Sie
im Feld Tage den Wert 60 ein. Nun sollten Sie Ihren Wiedervorlagetermin
entsprechend angezeigt bekommen.
Abschluss
Wir sind nun am Ende des Video-Trainings angelangt. Ich hoffe, wir konnten Ihnen
die Funktionen verdeutlichen und Ihnen vielleicht neue Ideen und Anregungen
geben, die Sie im täglichen Einsatz mit ELOoffice umsetzen können. Bitte benutzen
Sie das Script und das Demoarchiv, um die erlernten Funktionen noch einmal selbst
anzuwenden und zu vertiefen. Ich würde mich sehr freuen, Sie bei einem weiteren
Video-Training begrüßen zu dürfen. Bis dahin grüßt Sie recht herzlich, Ihr
Produktmanagement Team, auf Wiederhören.