Extended ECM

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Extended ECM

Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit Enterprise
Content Management (ECM)
Frank Schneider, Global Services, OpenText
12. Juni 2013
Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit
Enterprise Content Management (ECM)
Frank Schneider, Open Text
12. Juni 2013
Agenda
1. Open Text
2. Business Transformation mit Extended ECM
3. Prozesse mit ECM optimieren
4. Kundenbeispiele
© 2013 SAP AG. All rights reserved.
3
SAP und OpenText – 20 Jahre einer Partnerschaft
SAP Portal Content Management
SAP Portal Site Management
SAP Travel Receipts Management
2011
SAP Document Presentment
2010
SAP Employee File Management
2009
SAP Digital Asset Management
SAP Extended ECM
2008
SAP Invoice Management
2003
OpenText
übernimmt IXOS
2000
1997
1992





2007
SAP Archiving &
Document Access

Co-Innovation CMIS-Schnittstelle
Co-Development des DoD 5015.2
zertifizierten Records Management
Erster ISV “Powered by SAP NetWeaver”
SAP CRM Co-Development
SAP ITS Co-Development (Internet Transaction Server)
SAP ArchiveLink Co-Development, IXOS-ARCHIVE for SAP R/3
4
SAP’s ECM-Portfolio “by OpenText”
Portal
Content
Management
Portal Site
Management
Digital Asset
Management
Document
Presentment
Extended
ECM
Employee
File
Management
Travel
Receipts
Management
and OCR
Invoice
Management
and OCR
Document
Management
and
Collaboration
embedded
into SAP
NetWeaver
Portal and
Enterprise
Workspaces
Powerful
Intranet/
Extranet
authoring and
publishing
embedded
into SAP
NetWeaver
Portal and
Enterprise
Workspaces
Optimized
management
of rich media
assets
Automate
document
generation
and
personalization (e.g.
billing
statements)
Best-of-breed
ECM with
unique SAP
integration
and process
support in
SAP and
non-SAP
Automate HR
File
administratio
n and enable
self service
scenarios
Automate
receipt
handling and
streamline
expense
management
process
Minimize
data capture
effort and
human
intervention
to streamline
acc. payable
processes
Integrate
media into
marketing
communications
Document Access
360 degree information access
Archiving
Secure, compliant, cost-efficient storage of information
ECM Plattform-Lösungen
Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen
© 2013 SAP AG.
All rights
reserved.
ECM
Plattform-Lösungen
Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen
5
Business Transformation mit ECM for SAP
Content Enriched Business Processes
Unique Business Value
Process
Drives the Work…
Content
…Provides the Context
6
Verbindung von Content und Transaktionen
zur Unterstützung des Gesamtprozesses
SAP-Anwender
Non-SAP-Anwender
Transaktionen Daten
Content
Extended ECM
Content
Problem: Fehlender
Business Content
Problem: Fehlende
Business Daten
7
7
Von ECM zum umfassenden Prozessmanagement
Enterprise Content
Management
Tiefe Integration in
SAP
Prozessspezifisches
ECM
ECM
+
•
•
•
•
•
•
•
•
Dokumentenmanagement
Volltextsuche
Kollaboration & Social Media
Scanning
Workflow
Records Management
Archivierung
…
Business
Suite
• ECM-Workspaces mit nativer
Integration in SAP
• Nutzung von SAP Daten,
Strukturen und Berechtigungen
• Nahtlose Integration in die
SAP User Interfaces
• SAP und ECM
„synchronisieren“
=
•
•
•
•
•
•
•
•
Projektmanagement
Product Lifecycle Management
Beschaffung
Qualitätsmanagement
Enterprise Asset Management
Vorgangsbearbeitung
Customer Relationship Mgmt.
Und viele mehr!
Vorteile:
• Prozesseffizienz steigern durch die Verbindung von Content und Prozessen
• Compliance-Anforderungen erfüllen mit Records Management für SAP + non-SAP
8
Zugriff auf Content und Daten im bevorzugtem
User Interface
SAP GUI and SAP NW BC
SAP Extended ECM (Web UI)
* Add-Ons sold
separately by
OpenText
MS Windows Explorer
Workspace
SAP CRM und SAP SRM
SAP NetWeaver® Portal
MS Outlook und MS Office
Mobile Devices *
MS SharePoint *
9
Extended ECM erweitert zahlreiche
Unternehmensprozesse mit Content
 Projektmanagement
(E&C, R&D, etc.)
 Zusammenarbeit mit
Partnern
 Knowledge & IP Mgmt.
 Zentrale Lieferantenakte
 Enterprise Asset Mgmt.
 Audits und Zertifizierung
 Distribution / Logistik
 Bid to Cash
Dokumentation
 Records Management
 Product Lifecycle Mgmt.
 Marktanalysen
 Case Mgmt. (Garantie,
Wartung, Störfall, …)
 Vertragsmanagement
 Qualitätsmanagement
 Angebotsdokumentation
 Kundenkommunikation
 Ausschreibungen
 Procure to Pay Dok.
Planung &
Entwicklung
 Zentrale Kundenakte
Produktion &
Betrieb
Einkauf
Vertrieb &
Marketing
Customer
Service
Personalabteilung
Finanzabteilung
IT
Rechtsabteilung
 Aufbewahrung von HR Records
 Dokumentation zu Verfahren u.
Richtlinien
 Wissensmanagement
 Bewerberunterlagen
 Strategisches
Vertragsmanagement
 Konsolidiertes ECM + ERP
 Aufbewahrungsfristen
 Ablösung von Altsystemen
 Automatisierte Compliance
 Invoice Management
 Integrierte Daten- und
Dokumentenarchivierung
 Effizientes e-Discovery
 Mergers & Acquisitions
Dokumentation
 Vertragsmanagement
 IT Projektmanagement
10
10
Agenda
1. Open Text
4. Kundenbeispiele
11
Prozessoptimierung mit xECM
 Procurement
Excellence
 Production
& Operation
Excellence
 Customer
Excellence
 Human
Resources
Excellence
 Financial
Excellence
 Information
Technology
Excellence
content-enriched business processes
12
Herausforderung in Produktion und Betrieb
95%
of companies have asset
documentation distributed over
multiple, disconnected systems
44%
of companies manage their
multi-channel output across
print, email, fax, social, etc. in
an ad-hoc / manual way
© AIIM 2012 www.aiim.org / © OpenText 2012 www.opentext.com
50%
of companies do not have their
asset-related content linked to their
EAM* system — and half of those
feel that the two are out-of-step
58%
of companies feel that poor sharing
of knowledge and expertise is an
over-riding issue in production &
operation.
* Enterprise Asset Management
13
Kern Prozesse in Produktion und Betrieb–
Achieve Excellence with ECM
Enterprise Asset
Management
Logistics &
Distribution
Quality
Management
Product Lifecycle
Management
Manage all plant
and maintenance
information in a
consistent and easy
to access way that is
consistent with
SAP structures
Streamline
warehousing and
shipping operations
by a more efficient
document
generation and
distribution
Manage qualityrelated information
and test
documentation in a
traceable and
auditable way
Manage material
and product related
documentation over
the complete
product lifecycle
14
Extended ECM für Produktion & Betrieb
Content Management für Schlüsselbereiche des Prozesses
Anlagen Lebenszyklus
Planung &
Konstruktion
Beschaffung &
Bau
Inbetriebnahme
Betrieb
Instandhaltung
Stilllegung
Extended ECM bietet Content Workspaces für
zentrale SAP Geschäftsobjekte im Anlagenbetrieb:
Technischer
Platz
Equipment
Instandhaltungsmeldung
Material
Instandhaltungsauftrag
Lieferant
Projekt
Aufgabenlisten
15
15
Beispiel: Equipment-Workspace im SAP GUI
16
16
Example: Access from Mobile Devices
OpenText Everywhere* –
Mobile Access and Filing
OpenText Tempo* –
“Dropbox behind the Firewall”
* Add-ons to Extended ECM sold by OpenText
17
17
Extended ECM – Equipment-Workspace in SharePoint
18
18
Extended ECM für Projektmanagement
Content Management für Schlüsselbereiche des Projektes
Projektmanagement
Angebotsmanagement
Projektplanung
Projektdurchführung
Kontierung &
Abrechnung
Gewährleistung
Extended ECM bietet Content Workspaces für zentrale
SAP Geschäftsobjekte im Projektmanagement:
Kunde
Bestellung
Projekt
Projektstruktur
(PSP)
Auftrag
Geschäftspartner /
Auftragnehmer
Material
19
19
Extended ECM – Projekt-Workspace im Web User
Interface
20
20
Extended ECM – Projekt-Workspaces in MS Windows®
21
Project Workspaces in MS Outlook®
22
Produktion und Betrieb - Zusammenfassung
Fast access to relevant documentation
A 360-degree view of all plant and production
information
Access to content from inside and outside SAP
applications
Efficient repair, failure analysis and project
management
Enterprise Logistics and
Asset
Distribution
Management
Quality
Management
Product
Lifecycle
Management
Automated document generation and distribution
In-process collaboration
Safety and compliance
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Business Transformation with ECM
for Production & Operation Excellence
Procurement
Excellence
Production
& Operation
Excellence
Customer
Excellence
Human
Resources
Excellence
Financial
Excellence
Information
Technology
Excellence
What Matters Most
 Fast access to asset documentation, efficient collaboration
 Get the right product to the right place at the right time with
the right information
 Safety and compliance
What do the Best Achieve
 Best run assets witness >3 times lower unplanned
downtime / outages (Top: 2.0, Average: 4.0, Bottom: 6.25) *
Business Value Solutions
 Enterprise Asset Management
 Best performers have 5 times lower annual service and
maintenance cost (Top: 1.5, Average: 4.5, Bottom: 2.7) **
 Quality Management
 Best performers have a 3 times less non-productive asset
life time (Top: 90%, Average: 80%, Bottom: 70%) **
 Product Lifecycle Management
Customer Benefits with ECM
 Logistics & Distribution
 3 million € annual savings with paper reduction in EAM
(Belgium Railways)
 Project Management
 30% costs reduction for house connection files (Rewag)
* Data provided by APQC. ©1992-2012 APQC.
ALL RIGHTS RESERVED. www.apqc.org/osbc
** SAP Value Engineering, SAP EAM Benchmarking
 80% fewer process steps, 67% faster document generation,
$ 2 million annual savings in distribution centers
(AmerisourceBergen)
24
Agenda
1. Open Text
4. Kundenbeispiele
25
Optimierung von SAP-Prozessen mit ECM
Beispiel in Manufacturing: Viega (DE)
Flexibilität und Transparenz
“Geschäftsprozesse ohne
Informationen und Dokumente
gibt es nicht. Diese werden aber
nicht nur mit SAP, sondern
natürlich auch mit anderen
Systemen wie zum Beispiel EMail oder Office erstellt und
verwaltet.”
Transparenz durch 360° Sicht auf Kunden.
Synchronisation zwischen SAP CRM ERP und
ECM schafft Datenkonsistenz.
Effizienzverbesserung
Integration von ECM mit Geschäfts-prozessen
verbessert die Produktivität und Innovationskraft.
Umsatzsteigerung
Michael Nippel, strategischer Leiter IT
bei Viega
Gesteigerter Vertriebserfolg durch die
Bereitstellung von Kundeninformationen im
gewünschten User-Interface.
26
Die Lücke zwischen ERP und ECM schließen
Beispiel Energieversorger: IBAarau (CH)
Flexibilität und Transparenz
“Wir suchten nach einer Lösung,
mit der wir Inhalte im Kontext der
Geschäftsprozesse verwalten
können. Der Zugriff sollte
schneller, einfacher, kompletter
erfolgen. OpenText hat die mit
Abstand tiefste und stabilste
Integration von ECM in SAP.”
Umdenken von der Sparte zum Prozess.
Verbesserte interne Kooperation und optimierter
Kundenservice.
Effizienzsteigerung
Schneller, einfacher und kompletter Zugriff auf
Kunden-, Lieferanten- und Anlageninformationen.
Compliance
Manfred Mengon,
ECM-Projekt-Manager, IBAarau
Gesetzliche Vorgaben sowie internen
Weisungen werden erfüllt.
Lebenszyklus für geschäftsrelevante Dokumente
ist definiert.
27
Warum SAP Extended ECM von Open Text?
OpenText ist ECM-Marktführer und SAP’s strategischer Partner für ECMLösungen
Extended ECM bietet eine produktisierte Integration von ECM in tausende
SAP-Geschäftsobjekte (SAP ERP, CRM, SRM, PLM,… )
Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen über die bevorzugte
Benutzerschnittstelle (SAP GUI, SAP CRM, SAP Portal, Web GUI,
E-Mail-Anwendung, MS Office, MS Windows)
Geringes Implementierungsrisiko, geringere Updatekosten und TCO durch die
native Integration zwischen SAP und Open Text mit gemeinsamer
Produktentwicklung und Roadmap-Planung – zukunftssicher!
Einzige ECM-Lösung im Markt, die von SAP selbst qualitätsgesichert,
vertrieben und unterstützt wird.
28
Fragen?
Kontakt:
Frank Schneider
Frank.Schneider@opentext.com

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