Shared calendars and schedules HS SS 2006

Shared calendars and schedules HS SS 2006

Shared calendars and schedules HS SS 2006
Burcu Baltaci
LFE Medieninformatik
Ludwig-Maximilians-Universität München
burcu.baltaci@campus.lmu.de
Zusammenfassung Dieses Dokument vergleicht nach der Definierung von allgemeinen Kalenderfunktionen
einige Groupwarekalenderbeispiele wir Lotus Notus Kalender, Microsoft Outlook Kalender, Apple iCal oder
Google Kalender. Bei der Beschreibung von Kalenderfunktionalitäten werden der Softwaredesign von dem
Lotus Kalender präziser beschrieben. Im dritten Kapitel wird das Augur System für die Unterstützung von
Kalendersysteme für mobilen User vorgestellt. Nach der Definierung von Kalendersysteme für Familien wird
es im fünften Kapitel Patienten-Schedulers für die Unterstützung von Koordination und Organisation der
Patientenbehandlungen und mit dem abhängenden Aktivitäten von dem Krankenhauspersonal. Im letzten
Kapitel wird ein Prototyp von einem intelligenten Kalender Scheduling System beschrieben, der ein End-toEnd Personal Assistent Agent für automatisierte Kalender Management Systeme ist. Die Bearbeitung der
Groupware Kalendersysteme wurde am Ende mit einem Fazit geschlossen.
1
Allgemeine Kalenderfunktionen
Die Groupware Kalendersysteme (Groupware Calendar Systems engl.) oder Shared Calendars (verteilte
Kalendarsysteme) sind Agenda, die über ein Netzwerk verteilt sind.
Herkömmliche Kalendersysteme werden wegen der Nötigkeit von Eigengebrauch und Koordination im sozialen
Leben durch Groupware Kalendersysteme(GKS) ersetzt. GKSs können im privaten oder beruflichen Leben
benutzt werden. Individuelle Benutzer geben zum Beispiel für bestimmte andere GKS-User Benutzerrechte wie
Lesen oder Zugreifen.Im Unternehmen haben GKSs den wichtigen Nutzen für die Mitarbeiter, dass Sie
Informationsverteilung ermöglichen.
Nach Palen können allgemeine Kalenderfunktionen folgendermaßen kurz zusammengefasst werden:
-Orientation
-Scheduling
-Tracking
-Erinnerungsfunktion
-Notiz-und Archievierungsfunktion
-Retrieval and recall
Jeder Benutzer hat verschiedene persönliche Neigungen und Ansprüche. Aus verschiedenen individuellen
Präferenzen bei der Benutzung des Kalenders bieten Kalender unterschiedliche Konfigurationsmöglichkeiten.
Zum Beispiel kann der Benutzer eine Standard-Ansicht festlegen, die beim Öffnen des Kalenders dargestellt
werden soll. Durch eine Einstellung kann der Benutzer einen Defaultwert für die Wiederholungsrate von
Jahrestagen( z.Bsp. Geburtstage) festlegen. Die Sprache der Benutzungsoberfläche kann über die SpracheOption geändert werden. Durch die Einstellung von Arbeitszeiten können die Anfangs- und Endzeiten eines
üblichen Arbeitstages von dem Benutzer definiert werden. Oder eine andere Möglichkeit ist die Anpassung von
Benachrichtigungstexte für neue, geänderte und stornierte Termine sowie die Erinnerungstexte.
Nach einer Untersuchung von Sun Microsystems werden die Benutzeranforderungen -und wünsche von einem
GKS zusammengefasst. Die Dienste, was ein GKS einem User bietet kann in drei Teilen klassifiziert werden.
1.1 Single-User Anforderungen
Vielfältigkeit von Kalenderformate bieten User verschiedene Ansichten und Funktionalitäten über die
Informationen in den Kalender. Zum Beispiel „Reference Calendars“, die den Usern eine tägliche Ansicht
ermöglichen, benötigen weniger Platz für andere Informationen im Vergleich zu „Journal-type Calendars“ die
einen gesamten Blatt für Informationen zur Verfügung stellt.
Kalenders ermöglichen Usern sich in Ihrer Zeit zu orientieren; Termine, Deadlines von den Terminen und
Prioritäten von den Terminen zu koordinieren; den Usern an die wichtige Termine zu erinnern, Informationen
wie Meetingnotizen oder Produktinformationen zu archivieren oder auf Informationen von anderen Usern
zuzugreifen.
1.2 Zwischenmenschliche Kommunikation
GKSs haben einen wichtigen Beitrag bei der Koordination von sozialem Leben. GKSs ermöglichen den
Menschen die Manipulation von Zeit durch dieselben Repräsentationen wie Minuten, Stunden, Tagen, Wochen
und Jahren. Durch den GKSs können Mitarbeiter von einer Firma sich miteinander koordinieren oder die
Termine von den anderen in dem Sinne von Belastung kontrollieren und auch Rückschlüsse machen. Mit
bestimmter Privatsphäreeinstellungen solcher Systemen können die User die Information für bestimmte User als
sichtbar und in derselben Zeit für andere als unsichtbar einstellen. Mit der Technik von „Cryptic& ContexSensitive Entries“ kann ein User seine Termine fürs Lesen freischalten, während er die detaillierte Informationen
von dem Termin schützen kann.
User haben auch die Möglichkeit, private Termine wegzulassen und woanders speichern, aber trotzdem erinnert
zu werden. GKSs haben heutzutage eine wichtige Rolle bei der Organisation von Meetings im Unternehmen.
Viele User im beruflichen Leben benutzen die GKSs bei der Lokalisierung und Verfügbarkeit von Personen,
Meetingvereinbarungen, Zugriff von Informationen wie Meetingraum oder Synchronisation von Meetings und
Deadlines für wichtige Projekte.
2
Beispiele von Kalendersysteme
In diesem Kapitel werden einige bekannte elektronischen Kalenders wie Lotus Notes Kalender, Apple iCal,
Microsoft Outlook Kalender oder Google-Kalender näher betrachtet. Auf eine detaillierte Erklärung von
Softwarearchitekturen jedes Kalenders wurde es verzichtet. Dafür wurde der Softwaredesign von IBM Lotus
Notes als Beispiel von Kalenderdesign ausführlicher zusammengefasst.
2.1 Lotus Notes Kalender
IBM Lotus Notes unterstützt Work-Group-Arbeit im Officebereich. Es wird die in einem Unternehmen
anfallenden Büroarbeitsabläufe unterstützt und organisiert. Über Lotus Notes kann die gesamte dazu nötige
Kommunikation, Datenübertragung und Datenhaltung abgewickelt werden. Dem Notes Konzept liegt eine
Client-Server-Architektur zugrunde: Benutzer verwenden den Notes-Client oder einen Browser, um sich mit
dem Domino Server zu verbinden und zu arbeiten.
Der Notes-Kalender ermöglicht Kalendereinträge und Besprechungsplanungen für eine Gruppe zu realisieren.
Der Kalender ist Bestandteil der Maildatenbank, die hier erstellten Dokumente sind direkt mailfähig. Der
Kalender besitzt Elemente wie Kalender, Besprechungen, Gruppenkalender oder Papierkorb. Sämtliche
Einladungen und Reaktionen darauf sowie die weiteren Aktivitäten werden in einer Besprechungsansicht
dargestellt. Es können alle Dokumente dargestellt werden, mit denen die eigentlichen Gruppenkalender zur
Verwaltung und Einsichtnahme von Kalendereinträgen im Team aufgerufen werden. Tag-, Woche-,
Monatsansicht und Meetings- Ansichten werden unterstützt. Es gibt Navigations-Elemente wie Datums- und
Zeitwähler, Kalenderformatsymbole und Elemente für die Sortierung bzw. Kategorisierung der aktuellen
Ansicht. Als Persönliche Einstellungen werden Defaulteinstellungen für die Dauer eines Termins
oder für die Wiederholung von Jahrestagen (z.B. Wiederholung für 10Jahre). Durch einen Kontrollfeld werden
beim Planen von Terminen automatisch nach Konflikten gesucht. Es können Eintragungen für die Erreichbarkeit
an Tagen gemacht werden. Automatische Alarmeinstellungen für anstehende Termine und Jahrestage können
aktiviert werden. Einträge können privat markiert werden. Über die Einträge können detaillierte Angaben
eingetragen werden. Die Wiederholungsroutine eines Termins kann festgelegt werden oder alle
Wiederholungstermine können angezeigt werden. Für auswählte Ereignisse kann der User mit einem
Erinnerungsfenster oder Abspielen von Musik oder Email-Benachrichtigung an bestimmte Details erinnert
werden. Zu einem Termin können Teilnehmer eingeladen werden, deren Teilnahme erforderlich oder optional
ist. Es können Angaben zum Veranstaltung- oder Meetingsort eingetragen werden.
Allgemeine Kalenderfunktionen:
Durch Vormerkung eines Eintrags wird der Eintrag im Kalender eingetragen, aber nicht bei der Suche nach
freien Zeiten berücksichtigt. Die Einträge können von einer Zeit zu einer anderen verschoben oder ganz gelöscht
werden, was erst nach dem Verlassen des Systems endgültig aus dem Kalender gelöscht.
Überlappende Kalendereinträge werden farblich abgesetzt.
Als Einladungsbenachrichtigung erhalten die Teilnehmer eine E-Mail mit den wichtigsten Informationen zu dem
Termin.
Der Workflow-Prozess von dem Lotus Calendar and Scheduling (C&S) ist eher für Scheduling der Meetings
entwickelt. Meetings sind in single-instance(nicht wiederholende) und multiple-instance (wiederholende)
Meetings klassifiziert. Für eine single-instance Meeting erzeugt Lotus in dem Kalender von dem Benutzer eine
Datei and sendet E-Mail zu jeder Eingeladene, Meetingort oder andere Ressourcen. Für ein wiederholendes
Meeting werden zwei Dokumente erzeugt. Eine Parent-Dokument, der im Kalender zu sehen ist und eine zweite
Dokument, der für alle eingeplanten Termine zeigt. In der Abbildung 4 ist ein C&S Workflow-Prozess sehen.
Abbildung 1 Workflow-Prozess von C&S von Lotus Notes
In der Architektur von Lotus Notes C&S gibt es ein separate Notes/Domino System, der für eine exakte Bild von
der Verfügbarkeit von Personen, Räume und Ressourcen verantwortlich ist. Dieses System heißt Busytime
System. Wie in der Abbildung 5 gesehen hat das Busytime System hat drei funktionale Komponente: Notes
Client/Domino Server, Schedule Manager und Calendar Connector .
Abbildung 2 C& S Komponente
Wie in der Abbildung 5 gesehen macht der Notes Client macht Single busytime Request zu dem User Home
Domino Server. Der Home Server ist für die Erfüllung von diesem Request verantwortlich. Entweder ist die
Information für die Erfüllung dieses Requests lokal vorhanden, und es wird zurückgesendet; oder wird der
Request durch den Domino Server zu einem weiteren Server weitergeleitet, der es erfüllen kann. Calendar
Connector ist für die Kommunikation zwischen den Home Server und Domino Servers notwendig.
Abbildung 3 Die Bearbeitung von Busytime request
Schedule Manager ist für die die Überwachung der lokalen Kalender für Updates und die Aktualisierung der
Busytime Datenbank für die Synchronisierung mit dem Kalenderinhalt verantwortlich. Es funktioniert
unabhängig von allen möglichen Busytime Komponenten, da sein Job, die busytime Daten beizubehalten ist.
Ein Busytime Request besteht aus eine Liste von Usern, für denen Busytimedata vorbereitet werden muss und
die Zeitinterval, für den der User sich interessiert. Die Informationen außer diesen Zeitintervall werden nicht
zurückgesendet.. Außer tatsächlichen Kalendereintragungen werden andere Informationen wie die Arbeitszeiten
oder die Zeitzone wird an den Client gesendet.
2.2 Apple iCal
Apple hat ein neues Kalenderprogramm iCal auf den Markt gebracht. Das neuartige Kalenderprogramm von
Apple heißt iCal. Mit dem neuen Schreibtischkalender iCal werden die Terminpläne ganz nach Wunsch in einer
Monats-, Tages- oder Wochendarstellung anzeigt.
Mithilfe der leistungsstarken Suchfunktion von iCal sind bestimmte Termine in dem Kalender mühelos zu
finden. Die Terminverwaltung kann sich über das Internet mit anderen Kalendern austauschen und abgleichen.
Eine automatische Update-Funktion sorgt dafür, dass der eigene Kalender immer auf dem aktuellen Stand ist. In
Verbindung mit iSync können Anwender ihre iCal- Kalender mit Bluetooth- fähigen Mobiltelefonen, Palm OS
Handhelds und dem iPod abgleichen. Mit Hilfe von dem Suchfeld werden die entsprechenden Ergebnisse
angezeigt, sobald sie gefunden werden. Ein beliebiges Ereignis wird gezeigt, indem es in der Ergebnisliste in
den Namen des Ereignisses geklickt wird. iCal vereinfacht das Planen der Termine, denn das Programm
ermöglicht das Erstellen beliebig vieler separater Terminkalender, zum Beispiel einen Kalender für zu Hause,
einen für die Schule, einen dritten für die Arbeit, und so weiter. Die unterschiedlichen Kalender werden mit
unterschiedlichen Farben angezeigt. Durch die Möglichkeit von gleichzeitiger Anzeige der verschiedenen
Kalenders werden Terminkollisionen verhindert. iPod ermöglicht die Erstellung von To-Do Listen.
Wiederholungseinstellungen wie Geburtstage oder wiederholende Aktivitäten werden von iPod zur Verfügung
gestellt. Per Email kann der User andere Teilnehmer aus dem Adressbuch informieren. Die User können ihren
eigenen Kalender veröffentlichen, um mit den anderen User zu teilen. Es besteht die Möglichkeit , einen anderen
Kalender zu seinem eigenen Kalender hinzuzufügen. Benötigt wird dazu nur eine URL zu einem iCal Calendar,
der publiziert worden ist. Der Kalender und seine Einträge erscheinen in der eigenen Kalender-Liste.
Abbildung 4 iCal Benutzeroberfläche
Import von öffentlichen Kalendern wie zum Beispiel Ferien Bayern werden von iCal unterstützt.
Import und Exportfunktionen via Ical oder Vcal werden ermöglicht. Durch die Verwendung von iSync lassen
sich Kalenderdaten auf dem Mac mit denen auf einen Handy, einem PDA oder dem iPod synchronisieren.
2.3 Outlook Kalendar
Microsoft® Outlook™ 2000 ist ein Programm zur Nachrichtenübermittlung und für das persönliches
Informationsmanagement. Darin sind viele Funktionen und Aktivitäten zusammengefasst, die zur täglichen
Erledigung geschäftliche und persönliche Aufgaben benötigen werden: Kalender, E-Mail, Adressbuch,
Aufgabenliste und Journal. (vgl. [Microsoft]) Mit dem Kalender von Microsoft können Termine, Besprechungen
und tägliche Ereignisse geplant werden. Um bei der Planung einer Besprechung einen geeigneten Zeitpunkt
festzulegen, kann über Gruppenzeitpläne festgestellt werden, wann die Teilnehmer verfügbar sind. Im Kalender
werden auch jährliche Ereignisse überwacht, wie Urlaubs- oder Geburtstage. [Hilfe-Outlook]
Abbildung 5 Outlook-Kalender
Es können Internetbesprechungsanfragen erstellt werden. Die Frei/Gebucht- Informationen können auch
Externen zugänglich gemacht werden, entweder über einen freigegebenen Ort auf der Microsoft Office
Internet Frei/Gebucht- Servicewebsite oder an einem anderen Internet- oder Intranetort. Bei Teilnehmern, die
sich in anderen Zeitzonen befinden, werden die Zeiten dementsprechend angepasst. Es besteht ein integriertes
Adressbuch, Kontaktliste und eine Aufgabenliste.
Mit dem Journal werden Aktivitäten aufzeichnet und überwacht. Feiertagen können von dem User im Kalender
Eingetragen werden. Land/Region Feiertage, die zum Kalender hinzugefügt werden sollen, können aktiviert
werden.Von Nachrichten und Adressen eines Internet-Email-Clients oder iCalender- und vCalender-Dateien
können Daten importiert und exportiert werden. Alle Daten werden autoarchiviert.
2.4 Google- Kalender
Google hat eine englische Betaversion von neuem webbbasierten Google Kalendar auf dem Markt gebracht.
Der Online-Kalender kann derzeit mit dem Internet Explorer 6 sowie mit Firefox ab der Version 1.0.7 genutzt
werden. Für den Zugriff auf die Grundfunktionen des neuen Kalenders wird es einen Google Account benötigt.
Der Online-Kalender von Google hat alle wichtigen Funktionen, um Termine mit Erinnerungs- und
Wiederholfunktionen zu versehen. Die üblichen Anzeigemodi wie Tagesübersicht, Wochen- und Monatsansicht
sowie eine Agendaliste werden bereitgestellt. Termine können dazu bequem wie bei Desktop- Anwendungen per
Maus bearbeitet werden. Andere Nutzer können bequem per E-Mail zu einem Termin einladen werden.
Abbildung 6 Google-Kalender
Außerdem lassen sich Kalender mit anderen Nutzern teilen, um gemeinsam auf eine Termindatenbank
zuzugreifen. Einzelne Termine können dazu entweder als öffentlich oder vertraulich markiert werden.
Vertrauliche oder private Termine sind dann für andere Nutzer mit Zugriff auf den Kalender nicht sichtbar,
sondern können nur von dem Termineintrager gesehen werden. Zudem lassen sich Ortsangaben zu Terminen per
Mausklick in der lokalen Suche von Google nachschlagen. In dem Betaversion sind Google Calendar und
Google Mail noch nicht verzahnt.. Vorerst findet sich diese Anbindung so aber nicht in allen Google- MailKonten. In diesen will Google dann einen Link zu dem Webkalender integrieren, um so bequem neue Termine
eintragen
und
Leute
dazu
einladen
zu
können.
Termine aus Microsoft Outlook, Apples iCal oder aus dem Yahoo-Kalender lassen sich direkt importieren.
Ansonsten liest Google Calendar CSV-Dateien ein, so dass sich zahlreiche Kalenderdaten mit einem Rutsch
einfügen lassen. Ferner steht eine Exportfunktion in Googles Online-Kalender bereit.
Wie in der Abbildung 10 zu sehen ist, ermöglicht Google Kalender personalisierte Kalendereinstellungen.
Abbildung 7 Google Kalendereinstellungen
Terminerinnerungen können außer per E-Mail auch per SMS versendet werden, allerdings gilt SMS-Erinnerung
derzeit nur für die USA. Zudem lässt sich der Kalender in Google- typischer Manier natürlich auch durchsuchen,
wofür zahlreiche Suchparameter geboten werden. Mit Hilfe von Tastenkürzeln lässt sich der Kalender auch ohne
Maus bedienen. Google wird in der nächsten Version seinen Kalendar bestimmt um weitere Funktionen wie
mehrere Sprachenunterstützungen, direkte Integration mit der Google- Mail oder Ressourceneintragung
erweitern.
2.5 Standards bei Kalenderformaten
iCalendar ist ein Standard zum Austausch von Kalenderinformationen. Unter vielen Kalendersysteme ist zum
Beispiel das positive bei Google-Anwendungen ist, dass sie größtenteils auf kompatible Standards setzen. Das ist
bei Calendar nicht anders. Die Software setzt auf das iCalendar-Format. Nach dem gleichnamigen MacProgramm auch iCal genannt, ist das Format der Standard zum Austausch von Termindaten gemäß dem RFC
2445(Request für Internet Calendaring and Scheduling Core Object Specification-iCalendar). iCal-Dateien haben
die Endungen *.ics und lassen sich plattformübergreifend in Terminplanungsprogramme importieren. Dank
iCalendar ist der Export von Google-Calendar-Terminen in den meisten Fällen kein Problem. Anders sieht es
beim Import externer Termine aus, die in einem Proprietären Format vorliegen. Derzeit kann die GoogleSoftware neben dem iCal-Format nur CSV-Dateien wie sie etwa Microsoft Outlook produziert. Google
Calendar-Termine werden einfach per Import in Outlook eingepflegt. Dazu ladet man die jeweilige ICS-Datei
herunter und legt sie lokal ab. Anschließend startet man den Import in Outlook. Als Importformat ist „iCalendaroder vCalendar-Datei (.vcs) importieren“ zu wählen .Anschließend sucht man die *.ics-Datei und bestätigt die
Auswahl. Kurz darauf erscheint der Termin im Outlook-Kalender. Schwieriger wird es mit dem Export von
Outlook-Daten in den Google Calendar. Laut der Google FAQ sollte es reichen, die Termine aus Outlook in eine
CSV-Datei zu exportieren, um diese dann im Google Calendar zu importieren. Allerdings bricht der Import
manchmal mit der Meldung „Failed to parse ical/csv file“ ab.
Als Workaround eignet sich aber das Makro „outlook2ical“. Die Freeware wandelt sämtliche Kalendereinträge
in das iCalendar-Format um und speichert sie in einer Datei. Der Import dieser Datei in Google Calendar oder
einen anderen, kompatiblen Terminplaner bereitet dann keine Probleme mehr. Lotus Notes ist sogar noch
wählerischer als Microsoft Outlook. Die Groupware bietet in den aktuellen Versionen 6 und 7 weder eine
Import- noch eine Export-Funktion für iCal. Der Import lässt sich dennoch durch einen Trick bewältigen. Ladet
man die iCal-Datei in ein lokales Verzeichnis herunter und legt die Datei mittels Drag-and-Drop in Notes ab.In
der Statusleiste ist die Meldung „ Durch iCalendar- Konvertierung erstelltes Dokument wurde in Ihrem
Posteingang abgelegt“ dann zu sehen. Dementsprechend ist eine neue E-Mail im Eingang zu finden, in der den
Termin bestätigt oder ablehnt werden kann. Am einfachsten geht der Abgleich der Termine mit einem
kompatiblen Terminplaner. Unter Mac OS liegt der Einsatz von iCal nahe, unter Windows arbeitet der MozillaPlaner Sunbird einwandfrei mit dem iCalendar -Format zusammen.
3
Groupware-Kalendarsysteme für Officebereich
Groupware Kalendersysteme für mobile User benötigen eine hohe Flexibilität für die Bedienung von
Kalendereinträgen und die definierte Sprache. Um Entwicklung von diesen Systemen zu unterstützen, wurde das
“ Augur System“ entwickelt. Augur System enthält Komponente für den Prozess, Speicherung und für die
Bedienung benötigte Kalenderinformationen. Das System ruft Kalenderdaten des Benutzers von dem PalmOSGeräte und erweitert die Daten mit den Informationen von den Kollegen eingetragenen Termine, Aktivitäten und
andere Informationen. Diese Informationen werden durch die webbasierten Visualisierungen alle anderen Usern
bereitgestellt. Die Kalenderinformationen werden mit Hilfe von den installierten PalmOS- Software durch FTP
zu einem Parsing Module gesendet, die wiederum mit einem vernetzten Computer synchronisiert ist. Diese
Parsing Module liest den PalmOs-Kalender und updatet Tabellen von Events. Für die Identifizierung des
Erstellers wird jedem Event eine User-ID zugeordnet. Wenn die letzten Kalenderinformationen abgerufen
werden, werden der Prediction Modul und Event Matching Modul neue Informationen in der Datenbank
eintragen. Der Prediction-Modul benutzt einen Bayesian- Netzwerk, um neue Informationen einzutragen. Jeder
User hat eine Kopie von dem Netzwerk. Der Event-Matching-Modul benutzt Textverarbeitungstechniken, um
die Benutzerevents von den Events der anderen Kollegen zu unterscheiden.
Alle Komponente werden in der Programmiersprache Java geschrieben, da die Visualisierung eine Kombination
von Java Server Pages and dynamic HTML benutzt. Datenbankfunktionalitäten werden mit MySQL
implementiert. Dies System findet im Moment als Pilotprojekt von fünf Studenten, einem Assistent und einem
Professor in Benutzung.
Abbildung 8 Entwurf von dem Augur System
Jeder andere Kollege, der an dem Termin teilnimmt, wird innerhalb von dem Eintrag mit verschiedenem Ikon
gezeigt. Die Ikonen werden durch verschiedenfarbige Boxen eingeschlossen, die die Wahrscheinlichkeit der
Anwesenheit von dem Teilnehmer andeutet. Mit dem Bar Kalender kann der User seine Termine für die
nächsten zwei Tagen sich anschauen. Die Farben von den Einträgen zeigt die Popularität von dem Event, was die
durchschnittliche Wahrscheinlichkeit der Anwesenheit von den Teilnehmern ist.
Abbildung 9 Kalenderansicht im Augursystem
Es wird versucht, den Usern möglichst ausreichende Informationen visuell darzustellen. Der eigene Kalender
kann mit dem Kalender vom anderen Kalender verglichen werden. Der „Augment Kalender“ hilft den User
außer der Termineinträgen bei der Einschätzung der Erreichbarkeit von den anderen Kollegen .Die User können
die Wichtigkeit des Aktivität sich besser darstellen. Durch den Kalender können Gruppenteiler die Aktivitäten
von ihrem Team nachfolgen.
Abbildung 10 Pop-Up-Menü für einen Kollegen
Die Sprache des Kalenders ist einfach zu verstehen. Bei der graphischen Repräsentation von den einzelnen
Kollegen non-photorealistische Ikons benutzt .Da sie die Users Aufmerksamkeit weniger anfordern, einfach
darzustellen sind und weniger Platz benötigen. Es wird eine grün-gelb-rot- Farbpalette bevorzugt, da sie nach
unserem Verständnis „ja“, “vielleicht“ und „nein“ mehr visuell andeuten. Die Augment Kalender kann aus
visuellen Grenzen von der Darstellung maximal ein Team von 25 Personen unterstützen.
Der Bayesian Netzwerk wird momentan weiterentwickelt, um die Unterschiedlichkeiten von Aktivitätstypen von
Usern besser darstellen zu können. Zum Beispiel ein Professor und ein Student haben verschiedene Arten von
Aktivitäten. Es wird auch eine Sortierfunktion entwickelt, um die Teilnehmer von einer Aktivität nach der Rolle
zu klassifizieren. Es wird auch in den zukünftigen Entwicklungen ermöglicht, dass der User den Kalender von
anderen Kollegen sucht. Die Studie von Sun Microsystems über den täglichen Aktivitäten der Office-Mitarbeiter
wird bei den Entwicklungen des nächsten Prototyps berücksichtigt.
4
Groupware-Kalendersysteme für Familien
Kalenders spielen auch eine große Rolle bei der Planung von täglichen, wöchentlichen oder monatlichen
Aktivitäten, Koordination von gemeinsamer Aktivitäten oder Planung des Alltags von Kindern in den Familien.
Papierkalendars bieten meistens nicht genügend Platz für alle Aktivitäten von Familienmitgliedern. Sie sind
außerhalb von dem Haus nicht verfügbar, deswegen ist es mit denen unmöglich, den anderen Mitgliedern der
Familie benachrichtigen, wenn man zum Beispiel das Haus verlässt. Diese Kalender im Papierformat bieten auch
keine Möglichkeit dafür, Termine und Aktivitäten von allen Familienmitgliedern sich in einfacher Ansicht
anzuschauen. Aus den Beschränktheiten von Kalender im Papierformat hat elektronischen Kalender im
Familienleben eine wichtige Funktion. Durch den reduzierten Preisen von Displaytechnologien und mit Hilfe
von drahtloser Vernetzung werden elektronische Kalenders auch im Familienleben integriert. Durch Vernetzung
ist man mit seinem Kalender überall verfügbar. Durch Benachrichtigungssysteme werden die Kalenders von
aller Familienglieder automatisch updatet. Durch die Flexibilität von elektronischen Informationen können
Änderungen einfach durchgeführt werden und durch die Speicherung bestimmter Informationen können
Informationen auch sehr einfach wiedergewonnen werden.
Allgemeine Eigenschaften von Familien- Kalendersysteme
1-Diese verteilte Kalenders befinden sich zu Hause und meistens in der Küche, da alle Familienmitglieder in der
Küche sehr viel Zeit verbringen.
2-Ein Person von dem Haushalt managet den Kalender, trägt Einträge, führt Terminänderungen aus oder erinnert
die Kalenderbenutzer daran, seine Aktivitäten und Termine upzudaten.
3-Diese Kalendersysteme können sowohl gemeinsame als auch persönliche Aktivitäten
mit den
Zusammenhängen von anderen Personen darstellen und anzeigen.
4-Mit Hilfe von Anmerkungen wie Pfeile, Kreise, Sterne oder andere Zeichen können die Familienmitglieder
ihre Termine oder gemeinsame Aktivitäten detaillierter darzustellen.
Bei einer anderen Studie1 über zwei Familien aus USA und Schweden haben Kinder die Familienkalenders
benutzt, um die Aktivitäten von ihren älteren Eltern zu beobachten. Die Eltern haben meistens Kalendereinträge
gemacht, um zu sehen, ob ihre Kinder sich für die alltäglichen Leben von ihren Eltern beobachten oder sich an
den Eltern denken.
5
Patienten- Schedulers in Krankenhäuser
Mit einem Pilot-Projekt in einer chirurgischen Abteilung von einem dänischen Krankenhaus
wurde Verbesserungen in der Koordination und Planung von Patientenbehandlungen erzielt.
Auf Basis von dieser Untersuchungen für diesen Pilot-Projekt „SAIK Projekt“ werden die Grundprinzipien von
der computerunterstützender Design für diese Kooperation und Koordination definiert. Es wird nicht auf die
Aktivitäten von der ambulanten Behandlung, sondern nur auf die Behandlungen von hospitalisierten Patienten
konzentriert.
Nach der Koordinationstheorie von Malone und Crowston ist vorausgesetzt, dass das Output von einer Aktivität
ist von einer anderen gebraucht. Als zweites nach der Theorie von
Malone und Crowston muss mehr als eine Aktivität in der gleichen Zeit stattfinden. Und als drittes kann das
gleiche Ressource von mehreren Aktivitäten benötigt werden. In diesem Projekt wird auf Basis dieser
temporalen Koordination Theorie das Design von computerunterstützendem Support von Patientenbehandlungen
in einem Krankenhaus analysiert. Die synchronisierte und dynamische Teamarbeit von den verschiedenen
Aktoren in dem Operationszimmer von chirurgischer Klinik wird von der Head- Krankenschwester organisiert.
Sie organisiert die Synchronisation der Aktivitäten von dem Team und trägt sie auf einer Tafel.
Es gibt drei Arten von der Koordination in dem Team. „Communicative Coordination“ findet statt, wenn zum
Beispiel die Head- Krankenschwester der Station anruft und um die Vorbereitung des Patienten bittet. Bei der
„Instrumental Coordination“ wird es durch die Aktivitäten von den Teammitgliedern koordiniert. Zum Beispiel
wenn der Anästhesist ins Operationszimmer geht, nachdem er den Krankenhausträger mit dem Patienten
kommen sieht.
Bei der „Scripted Coordination“ wird der Arbeitsablaufplan von dem gesamten Krankenhauspersonal auf einer
weissen Wand in einem zentralen Platz im Krankenhaus übertragen. Die andere Verantwortlichkeiten oder
Termine vom bestimmten Krankenhauspersonal werden durch temporale Pläne wie Schedules und Ziele wie
Deadlines koordiniert. Die Scheduling- Aktivitäten können in drei Teilen klassifiziert werden.
1. Nebeneinanderstellende temporale Rahmenbedingungen und Präferenzen von mehrerer voneinander
abhängigen gemeinschaftlichen Aktivitäten und Teamglieder(auch der Patient) werden in einem Schedule
dargestellt. Die wichtigen Aktivitäten, die von dem Operation-Planner in dem Scheduler nicht eingetragen
1
C Plaisant, BB Bederson, A Clamage, H Hutchinson, Druin, A.- “Shared Family Calendars”
werden können, werden in einem Scheduling-Meeting mit dem Head- Krankenschwester diskutiert. Nicht
ausgefüllte Time- Slots des Patienten- Schedulers werden eingetragen.
2. Sicherstellung der Durchführung von dem Schedule
Ein Koordinator ist nötig dafür, dass er alle Krankenhauspersonal im Team wenn es nötig ist dazu erinnert, damit
Sie ihre Verantwortlichkeiten nach dem geplanten Schedule in dem richtigen Zeitpunkt erledigen.
3. Scheduling wird in einem bestimmten Detail gemacht, um bestimmte Flexibilitäten zu unterstützen. Zum
Beispiel: Es wird nicht eingetragen, welche chirurgische Krankenschwester an welchen chirurgischen Team an
dem Tag teilnehmen wird.Die Krankenschwester entscheiden sich an dem Morgen von dem OP-Tag in einer
Meeting, wer an welchen OP teilnehmen wird.
Wenn Aktivitäten den sogenanten Resource „Zeit“ verbraucht, steigt die Nötigkeit von der entsprechenden
Nachfrage-Kapazität-Planung.
Abbildung 11 Die Prüfungsprogramme und ein Termin mit verschiedenen Ressourcen
Die Basiselemente von dem Patient Scheduler sind die organisatorische Einheit, Termineinheit, Ressourcen,
Template, Programme und die Notizen.
Termine haben Zustände wie proposed, implemented(scheduled) oder completed. Resourcen wie
Radiologymachinen, Unterscuhungsräume oder chirurgische Geräte werden einer oder mehrerer Aktivitäten
zugeordnet.
Für einen bestimmten Termin zum Beispiel eine Operation wird eine Template mit aller Details von dieser
Aktivität erstellt. Mehrere Templates werden zu einem Programm zusammengefasst, die zu demselben
Behandlungstyp gehören.
6
Agents für Kalender Management
Heutige kommerziellen Kalenders wie MS Outlook, MeetingMaker, und Oracle Kalender, sind einfach passive
Werkzeuge, die bedeutende Mengen von Benutzeraufmerksamkeit für Scheduling der Meetings erfordern.
Zukünftige Kalender Schedulers sind viel aktiver und besitzen die Fähigkeiten, um unsere Sitzungen
automatisch festzulegen, lesen und reagieren auf Terminanfragen per E-Mail, vermitteln autonom mit unseren
Kollegen über bevorzugte Terminzeiten und verringern im allgemeinen unsere Last. Solche „intelligente
behilfliche“ Software-Versprechungen erhöhen unsere tägliche Produktivität drastisch.
Das CMRADAR Projekt , ein Prototyp von intelligente Kalender Scheduling System, ist ein von den End-to-End
Persönliche Agenten (Personal Assistent Agents engl.) für automatisierte Kalender Management Systeme sind.
In der Abbildung 12 ist die Architektur von einem Single-User CMRadar mit seinen Modulen zu sehen.
Die Module mit gepunkteten Linien sind noch nicht implementiert.
Abbildung 12 Single-User CMRadar
Es wurde angenommen, dass Multiagent- Interaktion bei der Kalenderterminplanung durch Austausch von Email-Nachrichten auftretet. Die Extractor ist für die Syntaxanalyse von E-Mail-Nachrichten in eine
templatenormalisierte Format verantwortlich. Die E-Mail-Nachrichten können von anderen Radar- Agenten oder
anderen Benutzer in natürlicher Sprache gesendet werden. In der Abbildung 13 können einige Beispiele für die
Konvertierung von Emails in Templates gesehen werden.
Abbildung 13 Konvertierung von E-Mails in Templates
Calendar Manager fasst ausdrücklich die multiagent Aspekte des Kalendermanagements, einschließlich flexible
Vermittlung mit anderen Mitteln und Steuerung der Email Gewinde an. Meeting Scheduling ist ein kompliziertes
Prozess, der von mehreren Faktoren wie verschiedene Users mit verschiedenen Strategien bei der
Terminplanung abhängt.
Scheduler ist verantwortlich für die Ermittlung von Terminen für Meetings. Er bekommt eine Terminabfrage und
dann schickt die Zeitverfügbarkeit von dem User, und dabei betrachtet er Benuzerpräferenzen.
Die Kalenderdata und Displaymodul können mit den existierenden Kalenders wie zum Beispiel im Abbildung yy
zu sehen ist, integriert werden.
Abbildung 14 Ein integrierter Single-Benutzer CMRadar mit MS Outlook
Ein Template im Multiagent Kommunikation ist ein spezielle Sprache, die für Meeting Scheduling konstruiert
wurde. Für die Kommunikation mit anderen Agenten werden Templates in natürliche Sprache geschriebene EMails oder umgekehrt von dem Extractor und Generator konvertiert. Templates haben Felder wie Timeslots,
Attendants oder Purposes.
Manager hat die Aufgabe, mit den anderen Usern und Agenten für den Scheduling von Meetings zu
kommunizieren. Basisaufgaben von dem Manager können folgendermaßen klassifiziert werden:
-Multiple Thread Management: Der Manager muss mehrere verkettete Threads organisieren können, indem er
die Prioritäten von dem Meetings betrachtet und für den möglichen Zeitpunkt die Terminabfragen einsetzt oder
ablehnt.
-Kontextabhängige Verhandlung von Strategien heißt dass der Manager bei seiner Entscheidungen die
Userpräferenzen von diesem Meeting und vergangener Meetings, die mit diesem Meeting in Beziehung steht,
betrachtet und möglicherweise seine Entscheidungen anpasst.
-Der Agent ist auch in der Lage die Benutzer darüber zu informieren, warum zum Beispiel ein Meeting
verschoben oder abgelehnt wurde.
7
Fazit
Es werden zahlreiche Pilotprojekte für Groupware Kalendersysteme und Schedules im privaten und beruflichen
Bereich entwickelt. Einige von diesen Projekten wie zum Beispiel AUGUR Projekt, SAIK Projekt, Patienten
Schedulers wurden bereits vorgestellt. Bei diesen Projekten um Benutzeranforderungen fokussieren zu können,
müssen die Entwickler eng mit Anwender, Familienmitglieder oder Krankenhauspersonal zusammenarbeiten. Es
ist nur nicht immer so einfach solche kooperative Entwicklungen durchzuführen.
Im Vergleich zu heutigen Kalendersysteme sind die zukünftige Kalender Schedulers viel aktiver und besitzen die
Fähigkeiten, um unsere Sitzungen automatisch festzulegen, lesen und reagieren auf Terminanfragen per E-Mail,
vermitteln autonom mit unseren Kollegen über bevorzugte Terminzeiten und verringern im allgemeinen unsere
Last. Das automatisierte Kalender Management System ist im Moment auch durch ein Pilotprojekt CMRADAR
Projekt, ein Prototyp von intelligente Kalender Scheduling System, weiterentwickelt.
Literaturverzeichnis
1.
.Sell, A., Walden,P. Mobile Digital Calendars: An Interview Study, Proceedings of the 39th Hawaii
2.
http://doi.ieeecomputersociety.org/10.1109/HICSS.2006.349
Salzman, M., Palen, L., The Tools We Live By: A Description of Personal Support Media in Work Life2004 http://www.cs.colorado.edu/department/publications/reports/docs/CU-CS-981-04.pdf
Lee, H., Your time and my time: a temporal approach to groupware calendar systems-2002
International Conference on System Sciences – 2006
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
http://www.libdirectory.idsc.gov.eg/cas/articles/computer4.pdf-2002
Tullio,J.,Goecks,J.,Mynatt,E.,Nguyen,D.Augmenting Shared Personal Calendars-2002
http://www.erstwhile.org/writings/augur-uist2002.pdf
http://www.google.com/calendar/render?pli=1
http://www-128.ibm.com/developerworks/lotus/library/cs-pt1/
http://www.apple.com/de/macosx/features/ical/
AEJ Blandford, TRGJ Green “Group and Individual Time Management Tools: What You Get is Not What You
Need“- Personal and Ubiquitous Computing, 2001 - Springer
L Palen :“Social, individual and technological issues for groupware calendar systems “ - Proceedings of the
SIGCHI conference on Human factors in computing systems: the CHI is the limit, 1999 - portal.acm.org
K Elliot, S Carpendale: “Awareness and Coordination: A Calendar for Families“, 2005- pages.cpsc.ucalgary.ca
JEE Bardram :”Temporal Coordination–On Time and Coordination of CollaborativeActivities at a Surgical
Department “,2000,Computer Supported Cooperative Work (CSCW), - Springer
K Lyons, C. Skeels, T.Starner, “Providing support for mobile calendaring conversations: a wizard of oz evaluation
of dual--purpose speech”-2005- Proceedings of the 7th international conference on Human computer interaction
with mobile devices & services
C Plaisant, BB Bederson, A Clamage, H Hutchinson,Druin,A.- “Shared Family Calendars: Promoting Symmetry
and Accessibility“-2003 http://hcil.cs.umd.edu/trs/2003-38/2003-38.pdf
http://tecchannel.de/client/437113/
http://www-128.ibm.com/developerworks/lotus/library/busytime/
http://www-128.ibm.com/developerworks/lotus/library/cs-pt1/
http://www-128.ibm.com/developerworks/lotus/library/cs-pt2/
http://www-10.lotus.com/ldd/today.nsf/Lookup/N6_CalSched
http://www-128.ibm.com/developerworks/lotus/library/lwm2_cal/
http://www10.lotus.com/ldd/notesua.nsf/e18d5eb0b8be97d9852567e50052ad16/ec099861d91381fc852570360051
903c?OpenDocument
http://www-128.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-Integrating_C_and_S_into_a_group_application/
http://www-128.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-Creating_a_Calendar_view/index.html