ODBC-Installation und Einrichtung - IN

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Stand: 19.02.2013
ODBC-Installation und Einrichtung
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Inhalt
Allgemein .................................................................................................3
Installation ................................................................................................3
Die Konfiguration der ODBC-Schnittstelle ............................................................6
Einrichten einer Datenquelle ..........................................................................7
Pfade der Daten-Dateien angeben (mit dem ODBC-Path-Creator) ............................. 10
Pfade der Daten-Dateien angeben (mit dem ODBC-Administrator) ............................ 11
Tabellen in der Datenquelle kopieren/duplizieren ............................................... 13
Besonderheiten beim Zugriff auf Daten aus INKS ................................................. 17
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Allgemein
Die ODBC-Schnittstelle „verrät“ anderen Programmen, wie die Programme INKS (Warenwirtschaft), IN-LINE WinFibu und IN-LINE WinLohn ihre Daten speichern. ODBC steht für
„Open Database Connectivity“ und ist eine Entwicklung und ein Begriff von Microsoft.
Die ODBC-Schnittstellen für INKS, für die WinFibu und den WinLohn sind Produkte, die in
Zusammenarbeit mit der Firma Parkway Software GmbH entwickelt worden sind und
ausschließlich über die IN-LINE Software GmbH vertrieben werden.
Installation
Die ODBC-Schnittstelle kann von der Homepage der IN-LINE Software GmbH oder von einer
IN-LINE CD installiert werden. Auf der IN-LINE Homepage finden Sie die ODBC-Schnittstelle
links unter „Updates/Downloads“ und dann oben unter „Tools“. Ob Sie die ODBCSchnittstelle für die Warenwirtschaft INKS, für die IN-LINE WinFibu oder für den IN-LINE
WinLohn installieren wollen, müssen Sie später auswählen.
Zum Installieren benötigen Sie einen Freischalt-Code (eine Lizensierung), den Sie von der
IN-LINE Software GmbH oder Ihrem Software-Händler erhalten. Beachten Sie bitte, dass Sie
für Installationen von der IN-LINE Homepage bzw. von aktuellen IN-LINE CD’s seit Herbst
2011 auch eine neue Lizensierung benötigen, die Sie bei der IN-LINE Software GmbH
anfordern können. (Wenn auf dem Lizensierungsbogen das aktuelle IN-LINE Logo (siehe
oben rechts auf dieser Seite) zu sehen ist, handelt es sich um eine aktuelle Lizensierung.)
Abb.: Eingabe der Lizensierung während der Installation
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Sofern Sie von einer CD installieren, legen Sie die CD in Ihr CD-Laufwerk ein. Wenn die
Autostart-Funktion Ihres Rechners eingeschaltet ist, startet die CD automatisch. Wenn Sie
nicht startet, wählen Sie über den Windows-Explorer oder über „Arbeitsplatz“ bzw.
„Computer“ auf Ihrem Desktop das CD-Laufwerk aus, und starten Sie die „Autorun.exe“.
Folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Installieren Sie die ODBC-Schnittstelle, bei der es sich immer um eine Arbeitsplatzbezogene Lizenz handelt, auf Ihrer lokalen Festplatte, z. B. wie vorgeschlagen im Ordner
C:\ODBCAKT:
Abb.: Auswahl des Installationspfads
Unmittelbar im Anschluss an die Installation der ODBC-Schnittstelle wird gefragt, ob auch
der Parkway-Treiber installiert werden soll. Bitte klicken Sie auf „Ja“, denn ohne Parkway
ConnectWare ist es nicht möglich, auf die Daten von INKS, der WinFibu oder dem WinLohn
zuzugreifen.
Abb.: Installation des Parkway-Treibers
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Die Installation des Parkway-Treibers erfolgt ausschließlich im Anschluss an die Installation
der ODBC-Schnittstelle.
Bestätigen Sie die Installationsschritte bitte wie vorgeschlagen.
Erst wenn auch der Parkway-Treiber installiert worden ist, kann die ODBC-Schnittstelle
eingerichtet und anschließend genutzt werden.
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Die Konfiguration der ODBC-Schnittstelle
Nach erfolgreicher Installation muss die ODBC-Schnittstelle konfiguriert werden. Gehen Sie
dazu bitte in den 32-BIT ODBC Administrator. Den finden Sie unter Start – Programme PARKWAY ConnectWare.
Auf Arbeitsplatz-Computern mit Windows 7 als Betriebssystem in der 64-BIT-Variante muss
trotzdem der 32-BIT ODBC-Administrator genutzt werden, den Sie normalerweise nicht im
Menü sondern als Datei „odbcad32.exe“ unter C:\Windows\SysWOW64 finden. Richten Sie
ggf. eine Verknüpfung mit dieser Datei ein, um auch später noch die Administration der
ODBC-Schnittstelle leicht aufrufen zu können.
Abb.: Aufruf des ODBC-Administrators
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Einrichten einer Datenquelle
Um mit externen Programmen wie Microsoft EXCEL oder ACCESS auf Daten aus dem
Warenwirtschaftsprogramm INKS, aus der Finanzbuchhaltung IN-LINE WinFibu oder der
Lohnbuchhaltung IN-LINE WinLohn zugreifen zu können, muss im ODBC-DatenquellenAdministrator zunächst eine „Datenquelle“ für das entsprechende IN-LINE Programm
eingerichtet werden.
Auf Arbeitsplatz-Computern mit Windows 7 als Betriebssystem richten Sie die Datenquelle
am besten als „Benutzer-DSN“ ein, weil das Einrichten und später ggf. auch das Ändern von
„System-DSN“ nur mit Betriebssystem-Administratorenrechten erfolgen können. Auf
Arbeitsplätzen mit Windows XP als Betriebssystem ist es zweckmäßiger, die Datenquelle als
„System-DSN“ einzurichten.
Abb.: Einrichten einer ODBC-Datenquelle (Windows 7)
Es kann sein, dass bei Ihnen bereits Einträge in den Benutzer- bzw. Systemdatenquellen
vorhanden sind. Das beeinflusst aber nicht das Einrichten einer neuen Datenquelle.
In der Bildschirmmaske, die nach dem Anklicken von „Hinzufügen“ angezeigt wird, wählen
Sie bitte den Treiber „Parkway ConnectWare“ aus und klicken auf „Fertig stellen“:
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Abb.: Auswahl des Parkway-Treibers
Als Nächstes geben Sie der neuen Datenquelle einen Namen und eine kurze Beschreibung.
Der Name für die Datenquelle ist ein Pflichtfeld.
Abb.: Eingaben unter dem Reiter „Datenquelle“
Wichtig ist es, den Haken bei „Datenquelle unterstützt Benutzerberechtigungen“ zu
setzen. Andernfalls funktioniert die ODBC-Schnittstelle nicht einwandfrei.
Wechseln Sie bitte für den nächsten Schritt auf den Reiter „Katalog“.
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Abb.: Eingaben unter dem Reiter „Katalog“
Tragen Sie hier den Pfad der Katalogdateien ein. Der Pfad für die Katalogdateien ist
derjenige, den Sie bei Installation der ODBC-Schnittstelle angegeben bzw. bestätigt haben.
Dieser Ordner enthält alle relevanten Einstellungen für das jeweilige Programm, auf dessen
Daten Sie mit der ODBC-Schnittstelle zugreifen können - also die Warenwirtschaft INKS, die
Finanzbuchhaltung IN-LINE WinFibu oder die Lohnbuchhaltung IN-LINE WinLohn.
Wenn Sie abschließend auf den Button „Anlegen“ klicken, wird das folgende Meldefenster
erscheinen:
Abb.: Die Systemtabellen dürfen nicht überschrieben werden
Bitte dies unbedingt mit „Nein“ bestätigen. Andernfalls müssen Sie die komplette
Installation wiederholen.
Die Datenquelle ist jetzt erfolgreich eingerichtet. Es müssen nun noch die Pfade zu den
Daten-Dateien im ODBC-Administrator zugeordnet werden.
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Pfade der Daten-Dateien angeben (mit dem ODBC-Path-Creator)
Um mit externen Programmen auf Daten aus INKS, der WinFibu oder dem WinLohn
zugreifen zu können, muss in der Konfiguration der ODBC-Schnittstelle noch angegeben
werden, in welchen Laufwerken bzw. Ordnern das jeweilige Programm seine Daten
speichert. Um diese Angaben vorzunehmen, rufen Sie bitte den 32-bit ODBC-Administrator
auf (s. u.) oder nutzen Sie das Hilfsprogramm „ODBC-Path-Creator.exe“ im Ordner für die
Katalog-Dateien (z. B. C:\ODBCAKT):
Abb.: Aufruf des Hilfsprogramms „ODBC-Path-Creator.exe“
Nachdem Sie das Programm „ODBC-Path-Creator.exe“ mit einem Doppelklick gestartet
haben, wählen Sie bitte den Namen der Datenquelle, geben den Pfad zum Programm bzw.
zum Mandanten an und klicken abschließend auf „Pfade ändern“.
Abb.: Angaben im Programm „ODBC-Path-Creator.exe“
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Pfade der Daten-Dateien angeben (mit dem ODBC-Administrator)
Alternativ können die Pfade auch mit dem 32-bit ODBC-Administrator geändert werden,
den Sie unter „Programme – Parkway ConnectWare“ (bzw. auf Computern mit Windows 7
64-bit im Ordner C:\Windows\SysWOW64\ODBCAD32.EXE) finden. Nach dessen Start wählen
Sie die Datenquelle aus, die Sie bearbeiten wollen, und klicken auf „Konfigurieren“:
Abb.: Konfigurieren der Datenquelle mit dem Administrator
und im nächsten Fenster auf „Verbinden“:
Abb.: Auswahl der Datenquelle im „Administrator“
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Um die Verbindung herzustellen, müssen die Benutzerkennung und das Passwort
eingegeben werden – also normalerweise ADMIN und ADMIN. Anschließend sehen Sie eine
Auflistung von Dateien.
Abb.: Auswahl der einzelnen Daten-Dateien im „Administrator“
Nach der Auswahl der einzelnen Datei ändern Sie bei „Name“ den Pfad zur Datei oder
suchen mit dem Button „Auswählen“ den Speicherort der Datei. Abschließend bestätigen
Sie mit dem Button „OK“ und rufen ggf. die nächste Datei auf, wenn sie zum Typ „TABLE“
gehört. Ziemlich weit unten in der Dateiauflistung tauchen Dateien mit dem Typ
SYSTEMTABLE auf. Bei diesen dürfen Sie den Pfad nicht ändern!
Abb.: Anpassung der Pfade bei den einzelnen Daten-Dateien
Ändern Sie bitte keine der anderen Angaben, da sonst ein Zugriff auf die Daten eventuell
unmöglich wird.
Die ODBC-Schnittstelle ist jetzt so weit eingerichtet, dass Sie mit ihr arbeiten können.
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Tabellen in der Datenquelle kopieren/duplizieren
Manche Daten-Dateien können von den Programm-Anwendern selbst benannt werden oder
erhalten ihren Dateinamen zeitabhängig. Im Warenwirtschaftsprogramm INKS sind das
hauptsächlich die Archiv-Dateien, in die bei Einsatz des INKS-Moduls „Archivierung“ alle
Arten von Belegen (Rechnungen, Angebote, Bestellungen bei Lieferanten usw.) als Kopie
gespeichert werden können. Die Namen der Archiv-Dateien werden dabei durch die
Anwender vor Ort festgelegt, also z. B. ARCHIV oder ARCH2012, RECH2012, R-ARCHIV o. ä.
Diese Archiv-Dateien haben die gleiche Struktur wie die Datei BELEGE, in der alle noch
aktuellen Vorgänge wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine usw. gespeichert sind.
Im Finanzbuchhaltungsprogramm IN-LINE WinFibu sind es die Buchungen aus alten
Perioden, die der Programmteil „Periodenabschluss“ in eigene Dateien auslagert, die die
gleiche Struktur wie die Buchungsdatei BUCH.DAT haben. Wenn im Jahr 2012 die erste
Periode – bei Geschäftsjahr = Kalenderjahr meistens der Januar – abgeschlossen wird,
werden die Buchungen, die in den Zeitraum dieser Periode fallen, in eine Datei
BUCH0112.DAT ausgelagert.
Da bei der Installation der ODBC-Schnittstelle nicht klar ist, ob bzw. wann Sie auch INKSArchiv-Dateien oder abgeschlossene Perioden in der IN-LINE WinFibu z. B. mit Microsoft
EXCEL oder ACCESS auswerten wollen – und welche Archive bzw. Perioden es dann sein
sollen – fehlen diese Dateien in der ODBC-Schnittstelle nach der Installation. Aus diesem
Grund müssen diese Dateizugriffe/Tabellen dann definiert werden, wenn sie benötigt
werden.
Die Vorgehensweise dazu ist folgende: Rufen Sie den 32 bit-ODBC-Administrator auf, und
wählen Sie die Datenquelle aus, in der Sie eine Datei/Tabelle hinzufügen wollen.
Abb.: Auswahl der Datenquelle zum Bearbeiten
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Klicken Sie auf „Konfigurieren“, um Änderungen vornehmen zu können.
Abb.: Aufruf der Datenquelle zum Bearbeiten
Klicken Sie auf „Verbinden“ und geben Sie für den Zugang die Benutzerkennung und das
Passwort an. Wählen Sie als Nächstes die Datei aus, die Sie kopieren wollen und dann auf
den Button „Kopieren“.
Abb.: Auswahl der Datei/Tabelle zum Kopieren
Vergeben Sie einen Namen für die Kopie der Tabelle, der nicht bereits existiert. Der
„Tabellenname“ und der Dateiname müssen nicht identisch sein. So können Sie z. B. bei
Kopien der WinFibu-Buchungsdatei, um auf die Datei BUCH0112 zugreifen zu können, auch
als „Tabellennamen“ BUCH01 eingeben und bei Bedarf im nächsten Jahr nur den Eintrag in
der Spalte „Dateiname“ anpassen.
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Abb.: Vergabe eines Tabellenamens
Anschließend müssen Sie die Kopie der Tabelle zur Bearbeitung aufrufen und den
Dateinamen anpassen.
Abb.: Anpassung des Dateinamens für eine kopierte Tabelle
Zusätzlich müssen kopierte Tabellen in die Benutzerberechtigungen eingefügt werden.
Abb.: Anpassen der Benutzerberechtigungen
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Abb.: Benutzerberechtigungen für eine neu kopierte Tabelle
Wenn die neu kopierte Tabelle im linken Teil der Bildschirmmaske noch nicht zu sehen ist,
suchen Sie sie in der rechten Auflistung und übertragen sie per Doppelklick in den linken
Teil. Damit Sie uneingeschränkt mit der Datei/Tabelle arbeiten können, sollten die
Optionen „delete“, „insert“, „select“ und „update“ auf „Ja“ gestellt werden.
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Besonderheiten beim Zugriff auf Daten aus INKS
In welchen Dateien bzw. Tabellen das Warenwirtschaftsprogramm INKS welche Daten
speichert, können Sie der PDF-Datei „Beschreibung der INKS ODBC Dateien“ entnehmen,
die Sie in dem Ordner finden, in dem INKS installiert ist. Diese Datei ist jeweils Bestandteil
der aktuellen HOTFIX_INKS.EXE, die von der IN-LINE Homepage heruntergeladen werden
kann.
Die Datei für alle Adressen heißt in INKS KUNDEN. Gleichzeitig sind in dieser Datei (fast)
alle Firmenstamm-Einstellungen gespeichert. Alle Datensätze mit Adressnummern kleiner
als 10.000 sind für den Firmenstamm reserviert. Versäumen Sie es beim Zugriff auf die
Datei/Tabelle KUNDEN also nicht vorzugeben, dass Datensätze mit Adressnummern kleiner
als 10.000 nicht berücksichtigt werden sollen.
Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen usw. werden in INKS sämtlich in einer
Datei/Tabelle mit dem Namen BELEGE gespeichert. Je Angebot, Rechnung usw. kann es
bis zu 501 Datensätze geben. Um einen bestimmten Datensatz zu identifizieren, ist die
Angabe der Belegart (BEL_ART), der Belegnummer (BEL_NR) und der Positionsnummer
(BEL_LFD) erforderlich. Der so genannte Kopfsatz, das ist das, was Sie während der
Belegerfassung in der Maske „Kopfdaten“ sehen, also die Rechnungs- und die
Lieferanschrift, Belegdatum und –Liefertermin, zugeordneter Vertreter, Zahlungsbedingung
usw., steht immer in der Positionsnummer mit der BEL_LFD = 0. Die im Beleg erfassten
Artikelpositionen haben immer Positionsnummern größer als 0 bzw. ungleich 0.
Beachten Sie bitte bei Zugriffen auf die Datei ARTIKEL und auf andere Dateien, in denen
die Artikelnummer gespeichert wird, dass in INKS die Artikelnummer maximal 15-stellig ist
und rechtsbündig gespeichert wird. Wenn Sie Auswertungen also auf bestimmte
Artikelnummern eingrenzen wollen, müssen Sie Ihre Eingrenzung ggf. mit der
entsprechenden Anzahl von führenden Leerstellen auffüllen und in Anführungszeichen
setzen, damit die Auswahl funktioniert.
Abb.: Eingrenzungen über die Artikelnummer
Manche Werte, die Sie in INKS-Masken sehen können, sind errechnete Zahlen, die sich aus
den Werten in anderen Feldern ergeben. Dies gilt zum Beispiel für die Artikel-Stammdaten,
die Sie in der Datei/Tabelle mit dem Namen ARTIKEL finden. Errechnete Werte sind dort
der Artikelbestand, der durchschnittliche Inventurpreis und der durchschnittliche
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Einkaufspreis. Das, was INKS in diesen Feldern anzeigt, wird nach den folgenden Formeln
berechnet:
Gesamtbestand = Inventurmenge + Jahreszugangsmenge – Jahresabgangsmenge
Der „verfügbare Bestand“ ergibt sich aus dem Gesamtbestand abzüglich der Kundenauftragsmenge, also abzüglich der Stückzahl, die in sämtlichen Aufträgen von Kunden
enthalten ist.
durchschnittlicher Inventurpreis = Inventurwert : Inventurmenge
Inventurwert + Jahreseinkaufswert
durchschnittlicher Einkaufspreis =
Inventurmenge + Jahreszugangsmenge
bzw.
durchschn. EK-Preis = (Inv.-wert + Einkaufswert) : (Inv.-menge + Zugangsmenge)
Abb.: Formeln in ODBC-Auswertungen
Sprechen Sie uns bei weiteren Fragen ggf. an.
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