Version 6.10 des Brainloop Secure Dataroom Service Die

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Version 6.10 des Brainloop Secure Dataroom Service
Die wichtigsten neuen Funktionen und Änderungen
Neues Layout
Toolboxen beliebig anordnen
Ordnen Sie Ihre Toolboxen beliebig auf der Seite an (per Drag & Drop oder durch Klick auf die Pfeiltasten).
Entfernen Sie die Toolbox von Ihrer Ansicht mit .
Fügen Sie Toolboxen hinzu bzw. wieder ein (Klicken Sie oben rechts auf
, dann auf „Add Boxes“):
Ordnerdarstellung frei anpassen
Definieren Sie die Informationen, die in der Ordnerübersicht angezeigt werden. Blenden Sie nicht benötigte
Informationen wie z.B. den „Eigentümer“ aus und stattdessen „Beschreibung“ ein.
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Einfache Ansicht – neue Karteireiter für Dokumente
Neue Karteireiter für Dokumente: „Allgemein“ „Details“ und „Benachrichtigungen“. Karteireiter „Allgemein“
listet die wichtigsten Meta-Informationen auf und bietet eine einfache Ansicht. Mehr Informationen finden Sie
unter „Details“. Ihre automatischen Benachrichtigungen steuern Sie künftig direkt am Dokument.
Verbessertes User Interface
Neue Stylesheets, Farben und Icons für eine noch komfortablere Datenraum-Benutzung.
Custom Logos*
Ihr eigenes Logo auf der Startseite: Definieren Sie schon auf der Login-Seite ein eigenes Login-Logo und
setzen Sie global ein Datenraum Center Logo.
Neue Listen- und Verzeichnisfunktionen
- Suchen werden im Verzeichnisbaum aufgelistet
- Viele Listen sind nun druckbar
- Viele Listen können als Excel-Tabelle geöffnet und offline weiterbearbeitet werden
- Datenraum Index (siehe unten)
- Historien-Karteireiter kann nun nach Aktion oder nach Datum gruppiert werden
Neue Funktionen
Sicherheitskategorien*
Nutzen Sie Dokumentenklassen für Ihre Dokumente, z. B.
-
Confidential
Strictly Confidential
…
Die Sicherheitskategorien bestimmen das Verhalten der klassifizierten Dokumente und schränken die
Zugriffsrechte für vertrauliche Dokumente zusätzlich zu den bestehenden Datenraumrechten ein.
Wählen Sie spezielle Versandmöglichkeiten, separate Downloadmöglichkeiten und separate Berechtigungen
für die Bearbeitung. Wählen Sie eine Darstellungsart für die „Brainmarked PDF“:
-
Deckblatt,
Wasserzeichen,
Auslieferung am Bildschirm…
Unterschiedliche Farben für die einzelnen Sicherheitskategorien helfen Ihnen, die klassifizierten Dokumente
eindeutig zu bestimmen.
Neue Publish-Prozesse
Einfaches Publizieren von Dokumenten durch „Hierarchisches Publizieren“: Definieren Sie einen Quellordner
und einen Zielordner für die Publizierungsregel. Ändert sich die Ordnerstruktur im Quellordner, werden beim
„hierarchischen Publizieren“ eines Dokumentes die neuen Ordner automatisch mit erzeugt (im Zielordner).
Wie bisher können Sie auch zwischen Datenräumen publizieren. Neu auch das „Freie Publizieren“, bei dem
das Zielverzeichnis erst beim Publizieren selbst festgelegt wird, das ermöglicht in wenig strukturierten Datenräumen ein einfaches Publizieren.
Datenraum Index*
Der Datenraum Index (Toolbox „Datenraum“) liefert alle Objekte des Datenraumes in der Reihenfolge Ihres
Erscheinens im Verzeichnisbaum – inklusive Beschreibung des Objektes. Vorteil: Sie können vom Index aus
das darunterliegende Datenraumfenster steuern.
Optimierung des Secure Document Viewer (SDV)*
Der SDV erzeugt nun die ersten Seiten eines Dokumentes und übergibt diese and den Benutzer, noch während im Hintergrund die Konvertierung der letzten Seiten des Dokumentes läuft. Vorteil: Für Dokumente mit
großer Seitenzahl werden die ersten Seiten schnell angezeigt – somit verringerte Wartezeit für den Benutzer. Zusätzlich wurden die Funktionen „Drehen“ und „Zoom“ eingebaut.
Dokumentensammlungen als PDF – jetzt mit Inhaltsverzeichnis*
Sobald Sie eine Dokumentensammlung einfrieren, können Sie diese als ein zusammenhängendes „Brainmarked PDF“ herunterladen. Neu: Alle in der Dokumentensammlung enthaltenen Dokumente werden in
einem Inhaltsverzeichnis mit Seitenangabe aufgelistet:
Passwort vergessen?
Einfacher Login für eingeladene Benutzer mit permanent eingeblendeten Links für „Passwort vergessen?“
und „Registriert?“ auf der Startseite.
Datenraum Selector
Neue Sortierung der Datenräume im Datenraum Selector z.B. nach „Meinem letzten Login“ und nach Datenraum Center.
Benutzeranzeige und -sortierung
Sortieren Sie die Benutzeranzeige nach E-Mail, Vor- oder Nachname. Ein Filter für die Datenraum-Gruppen
befindet sich in der in der „Listenanzeige“. Alle Profilbilder sehen Sie in der „Miniaturansicht“.
Autocomplete für E-Mail-Adressen
Das Versenden und generell das Auswählen von Beteiligten nun mit Autocomplete-Funktion, ebenso finden
Sie bei der Berechtigungsvergabe die Autocomplete-Funktion.
Background Operation
Zeitaufwändige Operationen können nun im Hintergrund ausgeführt werden: Z.B. Kopieren, Berechtigungen
ändern. Währenddessen kann der Benutzer seine Arbeit im Datenraum fortsetzen. Er und wird per E-Mail
über die Fertigstellung informiert.
Papierkorb
Neu: Ein Knopf zum leeren des Papierkorbes (vernichten aller Objekte).
Mein Profil
Download Optionen (Karteireiter „Präferenzen“)
Setzen Sie Ihre „Download Optionen“. Steuern Sie das Verhalten des Datenraumes bei einem Klick auf einen Dokumentnamen in der Ordneransicht:
-
„Anzeigen der Objektansicht“ (Verhalten wie bisher. Datenraum springt auf Karteireiter „Übersicht“
des Dokumentes).
-
„Herunterladen des Dokuments aus der Listenansicht“ (Neu: Sie befinden sich in der Ordneransicht
und klicken auf einen Dokumentnamen. Der Dokumentinhalt wird direkt geöffnet. Datenraum verharrt auf Ordneransicht).
-
„Herunterladen des Dokuments und Anzeige der Objekt Ansicht“ (Neu: Sie befinden sich in der Ordneransicht und klicken auf einen Dokumentnamen. Der Dokumentinhalt wird direkt geöffnet,
zusätzlich springt der Datenraum auf Karteireiter „Übersicht“ des Dokumentes).
-
„Herunterladen statt Editieren bevorzugen“ Bei Berechtigung, ein Dokument zu bearbeiten, kann
man dieses Recht zugunsten einer Leseansicht (schreibgeschütztes Öffnen) zurückstellen.
Erstellen Sie Ihre E-Mail-Signatur (Karteireiter „Kontakt Details“)
Für Einladungs-E-Mails und für das senden von Objekten wird diese automatisch in den Freitext übernommen und kann dann ggf. angepasst werden.
Prüfen Sie Ihre lokale WebDAV Version (Karteireiter „Allgemein“)
Hier testen Sie, welche Webordnerkomponente Sie installiert haben. Sie benötigen die aktuelle Webordnerkomponente von Microsoft, um fehlerfrei mit WebDAV arbeiten zu können: Öffnen des Datenraumes in
Windows Explorer, direktes Bearbeiten aus dem Datenraum in Microsoft Word, Excel, Powerpoint.
Kürzlich angezeigte Objekte – Objekte definieren (Karteireiter „Präferenzen“)
Wählen Sie, welche Objekte in der Toolbox „Kürzlich angezeigten Objekte“ aufgelistet werden sollen:
Datenraum Administration
Neue Karteireiter
Einstellungen zu „Berechtigungen“ und „Sicherheit“ setzen Sie nun in zwei getrennten Karteireitern.
Neue Darstellung der Datenraum-Berechtigungen
Karteireiter „Berechtigungen“ : Darstellung nun wie auf Objektebene mit Auswahlbox für die einzelnen Gruppen. Dabei werden in der linken Spalte die derzeit vergebenen Berechtigungen angezeigt (grau), rechts
setzen Sie die neuen Rechte.
Berechtigungen für Dokumente vergeben
Die neuen Funktionen zur Anpassung von Zugriffsrechten auf Ordner und Dokumente sind nun
-
hinzufügen (Standard)
entfernen
überschreiben
Dabei werden in der linken Spalte die derzeit vergebenen Berechtigungen angezeigt (grau), rechts setzen
Sie die neuen Rechte. Wichtige Änderung: Es werden nur die Berechtigungen der Gruppen angepasst, die
Sie im Auswahlfenster hinzufügen – nicht mehr wie vorher für alle Gruppen. So wird das versehentliche Überschreiben aller Berechtigungen vermieden.
Zeitlimit für Papierkorb
Karteireiter „Einstellungen“: Setzen Sie ein Zeitlimit für die Aufbewahrung der gelöschten Dokumente im Papierkorb (in Tagen). Ältere Dokumente werden automatisch vernichtet.
Eine Benutzergruppe für alle Mitglieder im Datenraum sichtbar machen
Karteireiter „Benutzer“ / „Gruppen verwalten“: Eine Benutzergruppe kann nun für alle anderen Datenraumgruppen sichtbar gemacht werden – unabhängig von den Einstellungen unter Karteireiter „Berechtigungen“
(sinnvoll ist diese Einstellung z.B. für die Gruppe DR_ADMINS, wenn alle anderen Benutzergruppen die Datenraum Administratoren um Rat fragen, aber sich nicht gegenseitig sehen sollen).
Sicherheitskategorien definieren*
Karteireiter „Sicherheit“: Hier definieren Sie neue Sicherheitskategorien oder pflegen die bestehenden.
Aktivitätsbericht für einzelne Benutzer*
Karteireiter „Professional“: Zusätzliche Statistik auf Benutzerebene „Aktivitätsbericht“. Diese Statistik kann
nach Bedarf pro Datenraum Center oder Datenraum freigeschaltet oder abgeschaltet werden.
E-Mail Absenderadresse
Beim E-Mail-Versand aus dem Datenraum wird als Absenderadresse nun immer
datarooms@brainloop.com
verwendet, um die Filterung durch Spam-Filter zu verhindern. Als Absendername (z.B. in Microsoft Outlook)
wird jedoch der Benutzername des Absenders angezeigt, z.B.
Von: Thomas Müller
Nutzen Sie nun die Funktion „Anworten“ Ihres E-Mail Clients, wird die E-Mail-Adresse des DatenraumBenutzers verwendet, z.B.
tmueller@brainloop.com
* Diese Funktion steht Ihnen in der Enterprise Edition zu Verfügung.

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