MANUAL DE USUARIO Software Notrasnoches Gestión de Compras y Ventas e Inventario

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MANUAL DE USUARIO
Software Notrasnoches
Gestión de Compras y Ventas e Inventario
Contabilidad - Remuneraciones
Notrasnoches
Agustinas N°1291, Oficina D
Santiago - Chile
Fono: (+56-2) 29638310
http://www.notrasnoches.cl
e-mail: soporte@notrasnoches.cl
Propiedad de
Notrasnoches Servicios y Soluciones SpA
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INDICE
Capítulo 1
Bienvenido .................................................................................................................... 5
Requisitos de Hardware ..................................................................................................... 5
Requisitos de Software ....................................................................................................... 5
Soporte Técnico .................................................................................................................. 6
Acerca de Notrasnoches ..................................................................................................... 6
Gestión de Compras y Ventas e...................................................................................... 7
Inventario ..................................................................................................................... 7
Instalación y Activación ...................................................................................................... 7
Instalación....................................................................................................................... 7
Activación ....................................................................................................................... 7
Uso de Notrasnoches Gestión de Compras y Ventas e Inventario .................................... 8
Agregar y Editar Documentos Contables ....................................................................... 8
Módulo Inventario ........................................................................................................ 11
Abono de Documentos ..................................................................................................... 14
Modificación de Abonos ............................................................................................... 17
Contabilidad ................................................................................................................ 19
Instalación y Activación .................................................................................................... 20
Instalación..................................................................................................................... 20
Activación ..................................................................................................................... 20
Uso de Notrasnoches Contabilidad .................................................................................. 21
Inicio Notrasnoches Contabilidad................................................................................. 21
Creación de Empresas .................................................................................................. 23
Personalización de Empresas ....................................................................................... 25
Plan de Cuentas ............................................................................................................ 25
Maestros ....................................................................................................................... 26
Ingreso de Comprobantes ............................................................................................ 26
Pasos para realizar ingreso de comprobante ............................................................... 27
Emitir Libro Diario ......................................................................................................... 29
Visor de Informes ......................................................................................................... 29
Impresión de Libros Foliados y Timbrados ................................................................... 30
Herramientas Auditor ................................................................................................... 30
Herramientas Generales............................................................................................... 31
Editor de Compras y Ventas ......................................................................................... 32
Contraseñas de Acceso ................................................................................................. 34
Remuneraciones.......................................................................................................... 35
Instalación y Activación .................................................................................................... 36
Instalación..................................................................................................................... 36
Activación ..................................................................................................................... 36
Uso de Notrasnoches Remuneraciones ........................................................................... 37
Descripción Módulo Principal....................................................................................... 37
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Creación y Selección de Empresas ............................................................................... 39
Ingreso de Ficha de Trabajador .................................................................................... 40
Convenios AFP - Isapres................................................................................................ 43
Transacciones ............................................................................................................... 45
Informes........................................................................................................................ 47
Utilitarios .......................................................................................................................... 49
Parámetros ....................................................................................................................... 50
Recomendaciones para el buen uso de Notrasnoches Remuneraciones ........................ 51
Glosario de Términos................................................................................................... 52
Contabilidad...................................................................................................................... 52
Gestión Compras Ventas .................................................................................................. 56
Remuneraciones ............................................................................................................... 59
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Capítulo
1
Bienvenido
Gracias por adquirir nuestro producto “Software de Gestión - Notrasnoches”, Recuerde
que posee respaldo y garantía, por lo que no dude en contactarnos para resolver alguna
inquietud.
La siguiente guía le ayudara a utilizar nuestras aplicaciones, sobre la forma de obtener
información y del uso correcto de los sistemas. Si aun no instala el producto, favor
consulte nuestra guía de instalación. Ponemos a su disposición nuestro departamento de
soporte al cual puede comunicarse a través del teléfono (+56-2) 29638310 ó a nuestro
email soporte@notrasnoches.cl
Requisitos de Hardware
1. Procesador (CPU)
2. Memoria (RAM)
3. Espacio en Disco (HDD)
: AMD Pentium, desde 1Ghz Velocidad
: 1GB RAM
: 300 MB Disco Duro
Requisitos de Software
1. Sistema Operativo: Plataforma Windows XP, ME, Vista, Server, 7 u 8, CE
2. Microsoft Office para trabajar con los documentos generados.
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Soporte Técnico
Para contactar con soporte técnico, visite la web www.notrasnoches.cl donde
encontrara los números telefónicos para soporte, el correo electrónico para
realizar consultas y las últimas actualizaciones y mejoras del software. Y en caso
de necesitarlo, siempre puede contar con la alternativa de servicio a terreno, en la que
personal autorizado y calificado podrá solucionarle todos los problemas derivados por el
uso de la aplicación.
Antes de contactar con soporte usted debe tomar nota de los posibles mensajes de error y
registrar el momento en que estos ocurrieron. Debe conocer algo de la configuración de
su equipo computacional, como por ejemplo la versión de Windows que está utilizando.
Acerca de Notrasnoches
Notrasnoches nace en 1985 como una empresa para satisfacer las necesidades de
presupuestar una obra de manera más ágil y eficiente para empresas constructoras.
En 2013 Notrasnoches se incorpora al Convenio Marco de licencias de Software y se
adjudica el convenio Marco SaaS, lo que posibilita llegar a las más de 2000 instituciones
del estado con una solución de software para presupuestar obras de infraestructura y
proyectos.
En Diciembre de 2013 Notrasnoches adquiere Mosaix, software de Administración con
más de 15 años en el mercado que nos permite potenciar el portafolio de productos tanto
a constructoras como otros segmentos de mercado.
Hoy Notrasnoches posee más de 2.000 clientes y aproximadamente 5.000 licencias
instaladas a nivel nacional lo que nos permite asegurar nuestro carácter de líderes en el
mercado, con un portafolio amplio y con fuerte presencia en el estado.
Actualmente Notrasnoches posee dos grandes áreas de negocios entregando Soluciones
de Software dirigidas Constructoras, profesionales de la construcción, Municipalidades,
Ministerios, Entidades de Gobierno, Universidades, Empresas y Contadores.
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Capítulo
Gestión de Compras y Ventas e
Inventario
2
La mantención de clientes se concentra básicamente en un formulario que consta de dos
secciones principales. La primera es donde se encuentran los datos básicos del cliente
como por ejemplo el Nombre, Rut, Giro Comercial, etc. y la segunda es donde se
especifica la información de cada sucursal, la cual permite agregar, editar o eliminar
direcciones del cliente.
Instalación y Activación
Instalación
Desde CDROM: Para Instalar el software desde el CD usted debe localizar el archivo
NotrasnochesGestionComprasVentas.exe y ejecutarlo. Siga las instrucciones del asistente
de instalación. Luego de finalizada la instalación podrá acceder al software desde el icono
en el escritorio.
Desde Internet: En la Web de www.notrasnoches.cl podrá encontrar en la sección
Software el archivo que estará en modalidad de “Download”.
Activación
Para evitar la piratería de software y proteger su
inversión de copias ilegales, el software posee tecnología
de activación. Este proceso demora menos de un minuto
y garantiza que el software ha sido adquirido en forma
legal. Usted entrega el código de activación a nuestro
departamento de soporte y el software se activa de
forma inmediata.
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Uso de Notrasnoches Gestión de Compras y Ventas e
Inventario
Agregar y Editar Documentos Contables
Al entrar a Notrasnoches Gestión de Compras y Ventas e Inventario con el
Icono correspondiente el sistema inmediatamente activa el botón [Nuevo
Documento] donde seleccionaremos el tipo de documento que queremos
realizar.
Nuevo Documento permite seleccionar el tipo de documento a realizar.
Si el número del documento no es el que necesitamos lo buscaremos con el botón
Buscar Documento el cual nos mostrará el documento en blanco si este no ha sido
digitado con anterioridad.
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Presionando la tecla ESC es posible acceder al Menú de Botones. La primera fecha que
aparece es la fecha del documento, la que aparece impresa en el papel, la segunda fecha
es la del registro, es útil para las facturas de compra desfasadas, y es esta fecha la que
aparece en los libros.
Para avanzar a la siguiente caja de texto utilizaremos la tecla Tab con la cual nos
desplazaremos siempre.
La caja de texto Bodega, le informa al documento de dónde o a dónde se están ingresando
los productos en la lista de ítems. Para ver un listado de Bodegas debemos presionar Enter
sobre esta caja; posteriormente seleccionar de la lista y presionar la tecla Enter
nuevamente.
Una vez posicionados en la caja del Rol Único digitaremos el dato tal como en el siguiente
ejemplo: 14425392-2. El formato a ingresar no contiene separadores de miles e incluye el
guión que separa el dígito verificador. Si el Rol ingresado no concuerda con el dígito
verificador calculado, el sistema coloreará de rojo resaltando el dato para indicarnos que
debemos revisarlo.
Si el rol ya ha sido registrado al abandonar la caja utilizando el Tabulador, se llenarán
automáticamente las demás cajas de texto. De lo contrario debemos rellenar una a una las
cajas. Recordemos que cada caja de texto tiene una lista de ayuda con valores definidos
que se activa presionando la tecla Enter.
Para completar los demás datos de la razón social, por
ejemplo el fax o contacto, debe hacer clic sobre el icono del
Globo de información. Al Ingresar un Rol que ya existe se
revisa inmediatamente la cuenta de ese Rol, por lo que
puede aparecer un mensaje que indicaría que ese Rol tiene
documentos pendientes de pago, para revisar la cartola
debe hacer clic sobre el ícono Campana y si quiere dar un
aviso de cobranza en forma impresa a ese Rol debe hacer clic
sobre el icono Notas.
Es muy importante establecer la forma de pago, pues esta definirá el vencimiento del
documento.
Si las cajas de ayuda tienen inconsistencia, es decir, falta algún dato que usted quiera
tener a mano, debe posicionarse sobre dicha caja y presionar la tecla de función F9 la que
inmediatamente abrirá la caja de texto correspondiente al listado de ayuda.
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Una vez posicionados en la caja del Código de artículo debemos digitar el código del ítem
que necesitamos. Avanzaremos con la tecla Tab al detalle del artículo. Si no se ha
ingresado el código entonces podremos escribir (después de presionar Enter) el detalle de
los ítems que no van codificados, por ejemplo: fletes u otros servicios que no se ingresan a
inventario. Una vez posicionados en la caja de texto Cantidad digitaremos la cantidad de
ítems, recordemos que el sistema utiliza el punto como decimal. Pasamos a la tasa del
impuesto, la cual se establece de forma automática según el tipo del documento elegido.
Se debe ingresar el Valor Neto (monto), si se ingresa un monto bruto terminaremos el
monto con un asterisco (119000* por ejemplo) y el sistema calculará el valor neto en
forma automática. Llenaremos también el monto por otros impuestos si es que los
hubiera. Una vez en la caja Valor Neto se debe presionar ENTER para agregar la línea a la
sumatoria.
Para botón Modificar alguna línea de ítem haga clic en este botón. Para
eliminar las líneas de ítem, selecciónela y presione la Barra Espaciadora.
Con el botón Pin accedemos a un menú de botones con las acciones más
utilizadas en la sección Editar Documentos.
Procederemos entonces a Registrar (Guardar) el documento. Cuando
registramos (guardamos) el documento, este se almacena en la base de datos,
son rebajados los ítems de códigos del inventario y se efectúa cargo en la
cuenta corriente del Rol (si el documento es un documento legal que implique
compra venta). También son registrados los datos de la razón social para evitar
redigitarlos nuevamente.
Los documentos legales no pueden modificarse una vez registrados, si fuera el
caso debe dirigirse al modulo de herramientas, para ello lea la sección
Herramientas Avanzadas en el manual de usuario.
Para imprimir el documento utilice este botón. Los documentos legales suelen
no volver a imprimirse más que en un borrador. Para imprimir en papel
preimpreso nuevamente de un clic derecho antes a este botón. Para
parametrizar y especificar cómo se debe imprimir consulte la sección Como
Imprimir en los manuales de usuario.
Para Anular un documento debe recordar que la anulación del documento
implica anular el rebaje de los artículos de ítems, así como las deudas
pendientes en la cuenta corriente del Rol.
Puede Abonar directamente sobre el documento visualizado en pantalla. Para
conocer los documentos pendientes, cartolas y cuentas consulte la sección
Como Abonar en los manuales de usuario.
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Módulo Inventario
Para entrar a Inventario puede hacerlo desde el Menú de Módulos que
se encuentra en la pantalla principal de Notrasnoches Gestión de
Compras y Ventas e Inventario.
Las fichas del Inventario contienen la descripción de los artículos que
tenemos en stock, así como la información acerca de la línea, stock
crítico, etc. Estos datos se utilizarán a la hora de crear los documentos.
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El Campo de Stock Actual no puede modificarse, puesto que este campo es
construido de acuerdo a los documentos de entradas y salidas realizados
para ese producto, si desea conocer el movimiento completo del producto
visualizado en pantalla presione el botón del cubo Movimiento global.
Para Añadir Artículos al Inventario haga clic en el botón Añadir y luego
complete los cuadros de texto. Recuerde que para avanzar debe presionar la
tecla Tab. El botón con una símbolo de B transforma a Neto una valor bruto
para ingresarlo en el campo de precio de venta (esto evita tener que usar
calculadora). Recuerde que para campos como la Línea puede presionar la
tecla Enter para obtener la caja de ayuda.
Una vez digitados los datos debe Guardarlos.
Para encontrar rápidamente un producto de la lista, presione buscar y
escriba parte del detalle de la búsqueda; la cual se realiza hacia adelante.
Para emitir un informe rápido de Stock utilice este botón.
El Stock se construye de acuerdo a los movimientos de entrada y salida de
un producto, por eso es importante llenar el dato del stock inicial, pues es
este el que permite comenzar a trabajar con Inventario. Una vez registrados
todos los artículos, debemos realizar el proceso de stock inicial, que es la
entrada primaria de todos los artículos al stock.
Por ejemplo mi stock inicial (con lo que partimos usando el sistema) de un
producto es de 10. Luego de ese producto compro 5 unidades más. Luego
vendo 15 unidades:
Movimiento
- Stock Inicial
- Compra
- Venta
Totales =
Entrada
Salida
10
5
15
15
15
De esta forma el stock actual queda en CERO, de lo contrario, sin hacer la
entrada del stock inicial el stock actual quedaría en (–10) lo que es
incorrecto.
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Otros Informes:
Los otros informes tales como el stock por bodegas, movimientos detallados, stock
valorizado, etc. Permiten observar como los documentos realizados hacen cambios en el
stock, lo aumentan o disminuyen de acuerdo al tipo de documento ingresado. Por
ejemplo: los documentos de venta restan al stock y los de compra suman al stock.
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Abono de Documentos
Para entrar a Registro de Abonos puede hacerlo desde el Menú de
Módulos que se encuentra en la pantalla principal de Notrasnoches
Gestión de Compras y Ventas e Inventario.
Utilización del FILTRO:
El filtro es el criterio por el cual buscamos información, este módulo se divide en dos
partes, la primera es la información del filtro y la segunda corresponde a información
acerca del abono.
La parte inferior del módulo visualiza la información filtrada. Por defecto el sistema
arrojará un filtro automático con las deudas de los documentos de clientes.
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Para cambiar la vista del filtro debemos digitar uno o más datos en la sección de
información de filtro, dependiendo del nivel de exactitud que necesitemos en la búsqueda
de un documento impago.
Lo primero es marcar la opción del tipo de documentos a visualizar, Clientes, Proveedores
o Todos, se verá inmediatamente como la caja de Tipo se actualiza con los tipos de
documento de acuerdo a la categoría elegida.
Para filtrar por razón social debemos presionar la tecla Enter en la caja del Rol Único y
seleccionar de la lista.
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Para seleccionar el mes en curso debe hacer clic en el botón
calendario. Para elegir el día actual debe hacer clic en el título
[Fecha Inicio] y en el de [Fecha Termino].
Una vez puestos los criterios de filtro procederemos a hacer clic en
el botón FILTRAR con el que podremos visualizar los documentos
impagos en la parte inferior.
Para imprimir esta información utilice el botón Reflejar.
Para imprimir un listado de Documentos de Clientes Impagos por
Vendedor haga clic en Impagos.
Para ver los documentos (cheques generalmente) en cartera haga
clic en el botón Cartera, para eliminar cheques de la cartera
consulte el manual Modificar Abonos.
Caja del día informa las entradas en dinero del día en curso.
Use el botón LIMPIAR para un nuevo filtro.
Para Abonar seleccione un registro de la lista de visualización del
filtro y presione el botón VER para trasladar los datos a la sección
Información del Abono (lado derecho). Aquí debe completar los
datos como por ejemplo el monto a abonar (hacer clic en el título
[Abonar $] para replicar el saldo).
La caja de texto Saldo General indica el total de documentos
pendientes para esa razón social, independiente del documento
actual.
La caja Documentador tiene una caja de ayuda con los nombre de
los bancos más utilizados. Esto evita que se digite de diversas forma
un mismo banco.
Una vez ingresados todos los campos necesarios, recordando que si
no se llenan los datos del documentador (banco) el abono se
considerará como en efectivo, procederemos a registrar el abono.
Abonar Todos Abona con el monto especificado TODOS los
documentos filtrados. Para modificar abonos consulte el manual
Modificar Abonos.
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Modificación de Abonos
Para entrar al módulo Modificar Abonos puede hacerlo desde el Menú de
Módulos que se encuentra en la pantalla principal de Notrasnoches Gestión
de Compras y Ventas e Inventario.
Tanto si ha realizado un abono desde la pantalla principal o a través del módulo Registro
de Abonos, puede modificar estas entradas tal como se haría con una planilla de cálculo.
Debe tener precaución de no entrar datos erróneos ni dejar registros en blanco. La
modificación en el registro de abonos sólo debería hacerse en casos de equivocaciones y
en presencia del administrador de sistemas.
Utilización del FILTRO:
Haga clic en “Depositados” para activar filtro con documentos depositados o no
depositados. Sin este filtro se mostrarán todos los cargos y abonos.
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Puede filtrar información por uno o más de estos criterios: Tipo Documento,
Número, Fecha del Movimiento, Fecha del documentador, número del
Documento o correlativo interno.
Una vez filtrados los datos realice la corrección directamente en la caja del
dato. Y proceda a grabar cada cambio. Los datos son de igual forma
almacenados al cambiar de línea de registro.
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Capítulo
Contabilidad
3
El software Notrasnoches Contabilidad está diseñado para la plataforma Windows y
trabaja con las funciones del sistema operativo tales como el portapapeles, pudiendo
copiar (control + C) y pegar (control + V). El uso de la calculadora de Windows es
imprescindible, las funciones multitarea de la barra de Windows, el calendario, múltiples
ventanas, etc. Notrasnoches Contabilidad, permite aprovechar al máximo las
funcionalidades del sistema operativo (Windows).
Con Notrasnoches Contabilidad podrá realizar la labor de contabilizar la información de
las empresas en forma rápida, cómoda y confiable. El diseño compacto permite tener
todas las funciones del software en una misma ventana, optimizando así el tiempo en la
digitación y comprobación de los datos. Las funciones de cuadros de ayuda alfabéticos y la
verificación de errores le permiten adquirir velocidad a la hora de digitar comprobantes
contables.
El soporte telefónico y la mesa de ayuda le permitirán contar siempre con asistencia,
resolver sus consultas acerca del software, además de mantener constantemente
actualizado el sistema con las últimas mejoras y requerimientos legales. Felicitaciones por
adquirir Notrasnoches Contabilidad.
Felicitaciones y comencemos a utilizar Notrasnoches Contabilidad.
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Instalación
NotrasnochesContabilidad.exe y ejecutarlo. Siga las instrucciones del asistente de
instalación. Luego de finalizada la instalación podrá acceder al software desde el icono en
el escritorio.
Activación
forma inmediata.
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Uso de Notrasnoches Contabilidad
Inicio Notrasnoches Contabilidad
Luego de la instalación y activación del software comenzaremos a
introducirnos en la operación propia del uso de la aplicación. Bien en el
escritorio o bien en el menú de programas de Windows buscaremos el icono
del software de contabilidad para comenzar nuestra labor.
Introduciremos la contraseña que protege la intrusión no autorizada a los datos que
almacena el software. Cada usuario luego podrá tener una contraseña de acceso, con los
permisos y restricciones que usted le asigne. Para comenzar utilizaremos la contraseña
MSX que ya viene incorporada con la aplicación:
Una vez dentro del sistema de forma de inmediata veremos la pantalla principal, que es el
escritorio de trabajo de Notrasnoches Contabilidad. Observaremos inmediatamente la
barra de título, en la que figura lo que llamaremos desde ahora con el nombre de Empresa
Activa, que es la última empresa con la que ha trabajado el software:
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Pantalla Principal Notrasnoches Contabilidad
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Creación de Empresas
Notrasnoches Contabilidad es un sistema multiempresas, lo que significa que podemos
administrar muchas empresas con la misma aplicación. Una empresa contablemente
hablando es la información contable producida durante el periodo del año en curso, en
nuestro ejemplo, será toda la información que se produzca durante el año 2014.
Una vez en el escritorio de Notrasnoches Contabilidad nos dirigiremos al menú Empresa
opción Cargar para crear una nueva empresa.
De este modo accederemos al listado de empresas,
desde donde crearemos y seleccionaremos
(Activaremos) las empresas que administramos con
nuestra aplicación. Este listado es alfabético.
Crearemos ahora una empresa de ejemplo, la que llamaremos: Notrasnoches 2014.
Es muy importante estandarizar los nombres de empresa, como en el ejemplo, se ha
colocado el nombre seguido del año, para así separar esta empresa de las siguientes o
anteriores que tienen el mismo nombre, tal como sigue: Notrasnoches 2013,
Notrasnoches 2014, Notrasnoches 2015, etc.
Crear la empresa
Presionaremos entonces el botón Añadir e
introduciremos el nombre de nuestra empresa de
ejemplo (Notrasnoches 2014), una vez en la lista, la
ubicaremos y resaltaremos, luego presionaremos el
botón Seleccionar para activar nuestra empresa.
Entonces regresaremos al menú principal, en el cual debe verse el nombre de la empresa
seleccionada en la barra de título:
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De este modo todo lo que de ahora en adelante
hagamos será sobre la empresa Notrasnoches 2014
que se ha seleccionado, y ha quedado como la
Empresa Activa. Esta empresa de forma individual
poseerá su personalización, es decir, membrete,
plan de cuentas, maestro de códigos, maestro de
bancos y glosas predeterminadas, así como las
cuentas por defecto y otras personalizaciones.
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Personalización de Empresas
El membrete que ingresaremos será el encabezado de cada uno de
los informes del sistema. Para esto se deberá hacer clic el
Menú/Empresa/Parámetros.
Es importante establecer el Año en que nuestra empresa trabajará.
Esto significa que solo podrán ingresarse datos contables
correspondientes al periodo 2014. Luego de ingresar todos los datos relevantes en la
pantalla de parámetros, no olvidando dejar ningún dato en blanco, cerraremos esta
ventana con el botón cerrar: . Todos los datos de esta ventana son obligatorios de
ingresar.
Plan de Cuentas
Para personalizar nuestro plan de cuentas, el que nos
permitirá estructurar nuestra contabilidad, nos
dirigiremos al Menú/Empresa/Parámetros pues aquí
nos encontraremos con la ventana del listado de
cuentas. Estas cuentas deben estar estructuradas de
forma correcta para no tener inconvenientes a la hora
de emitir los balances.
Puede observarse como la cuenta de Caja 1101001, se
ajusta a la estructura y adquiere una posición en el
árbol jerárquico.
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De esta forma la cuenta se divide en cuatro niveles:
1 (activo), 10 (Activo Circulante), 10 (Activo Disponible), 01 (Caja)
El primer nivel define el tipo de cuenta:
1 Activos, 2 Pasivos, 3 y 4 Cuentas de Orden, 5 Resultados de la operación.
Es importante mantener esta estructura para la correcta emisión de los balances. En el
ejemplo la cuenta se estructura: 1 + 10 + 10 + 01 = 1101001.
Maestros
En el Menú/Empresa existen dos listados maestros, el de códigos y el de bancos. En el
listado de códigos se almacenan todos los códigos asociados a sub-cuentas, es decir, datos
asociados a la cuenta contable como por ejemplo el Rut de un cliente, proveedor, o
trabajador; también como código de sub-cuenta se asocia el centro de costo o tipo de
mercadería, por ejemplo, el tipo de gasto general, etc.
El maestro de bancos almacena el nombre del banco y la cuenta corriente asociada, esto
se utiliza solamente a manera de información impresa en los comprobantes de egreso y
no afecta a la contabilidad en sí.
Ingreso de Comprobantes
Editar Comprobantes
Para acceder al número correlativo de comprobantes debemos
hacer clic sobre Comp. Nº o bien seleccionar el botón Buscar para
establecerlo. Luego seleccionaremos el tipo de comprobante,
Egreso, Ingreso o Traspaso.
El botón buscar permite ver un comprobante ya almacenado, o en caso de que no
lo esté, mostrarnos el comprobante en blanco para su digitación.
Continuaremos avanzando con la tecla Tab a la siguiente casilla. Shift + Tab permite
retroceder una casilla.
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Pasos para realizar ingreso de comprobante
1) En Glosa digitaremos la descripción del comprobante, si tenemos glosas codificadas las
activaremos con Ctrl + L.
2) Llenaremos los datos del comprobante de Egreso Cheque si es necesario. Los bancos
han de llenarse previamente en el maestro de bancos, en el menú
Empresa/MaestroBancos y se obtienen con Ctrl + L.
3) Luego nos dirigiremos a la casilla de Código y escribiremos la primera cuenta contable,
con Ctrl + L podremos acceder a una ayuda alfabética.
4) Avanzando con Tab podemos llegar a la casilla de Cod/Det y procederemos a ingresar
los datos: Rut si es un movimiento de clientes, proveedores u otros. O un código si es un
movimiento con centro de costos. Pueden crearse desde aquí los códigos presionando
ENTER en la casilla Detalle o bien desde el menú Empresa/MaestroCódigos.
5) Avanzaremos hasta la casilla Doc y digitaremos el número del documento implicado, si
el movimiento es un pago, podremos con Enter ver un resumen de saldos. Es importante
identificar los movimientos con una codificación, por ejemplo FV1976.
6) En la casilla Im pondremos un número que identifica la forma en que es imputado este
movimiento en los libros auxiliares:
0 = Afecto, 1 = Exento, 2 = Ajuste, 3 = Otro, 4 = No va al Libro
7) A continuación digitaremos en Debe o en Haber el monto del movimiento.
8) En la casilla de abajo pondremos un comentario interno para este movimiento, en caso
de que sea necesario.
9) Añadiremos la línea al comprobante con la combinación de teclas Ctrl + A o bien con el
botón
que se encuentra a la derecha de la edición de línea. Para eliminar una línea, la
seleccionaremos de la lista y presionaremos Ctrl + E o bien con el botón
. Para
modificar una línea debemos seleccionarla primero con doble clic y luego de hacer las
correcciones debemos presionar Ctrl + I o bien el botón
.
10) Luego de haber completado el comprobante se procederá a grabarlo con el
botón Grabar correspondiente.
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Atajos de Teclas:
Ctrl + L : Ayuda Alfabética
Ctrl + F : Cambiar Fecha
Ctrl + T: Ir a la Línea de Edición
Ctrl + Y: Ir a la Lista de Líneas del comprobante
ESC : Llamar al Asistente
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Emitir Libro Diario
Para emitir un informe, por ejemplo el libro diario, nos dirigiremos al
Menú/LibrosGenerales/LibroDiario el cual de inmediato nos pide el periodo del mes que
necesitamos visualizar, en la lista de meses el último dato que figura es “todo el año”, el
cual permite ver en forma completa el año contable:
El informe se presentará en una ventana para su revisión. Absolutamente todos los
informes son visualizados por pantalla antes de ser impresos. Esta ventana permite
operaciones como importar los datos a planilla de cálculo, imprimir varias copias, realizar
zoom, etc. La visualización y herramientas en el visor de informes dependen de la versión
del sistema operativo.
Visor de Informes
La barra de título permite
conocer el tipo de informe.
Cuerpo del informe.
Botones, herramientas de
navegación.
Notrasnoches Contabilidad tiene dos menús con los libros e informes, el menú de Libros
Generales, que son los libros obligatorios de preservar, y el menú con los Libros Auxiliares,
que son libros que asisten a la contabilidad al interior de la empresa.
También existe un menú rápido, que está sobre el escritorio de Notrasnoches
Contabilidad y funciona solo presionando doble clic sobre el informe que se requiere
revisar.
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Todos los informes están diseñados para el formato CARTA, por ello debe ajustarse la
configuración de su impresora para que trabaje con este tamaño de papel. Los informes
en borrador que son extensos se visualizarán de igual forma en tamaño carta, pero en el
formato paisaje (en forma horizontal). Sin embargo todos los libros que se imprimirán
sobre folio timbrado se imprimen de forma vertical.
Impresión de Libros Foliados y Timbrados
Complete el membrete en el menú
de Parámetros en primera instancia, luego
debe
dirigirse
al
Menú/Herramientas/Foliador
para
comenzar a emitir las hojas con el número
correlativo correspondiente. Una vez
timbradas las hojas con el membrete, y
antes de comenzar a imprimir sobre el
papel timbrado, debe marcar la opción de
“Usar libros foliados” en el Menú/Empresa/Parámetros.
Herramientas Auditor
Notrasnoches Contabilidad no permite digitar comprobantes con
errores, sin embargo, la propia operación con los maestros y las
bases de datos del sistema, pueden ocasionar inconsistencias en la
información, esto se verifica rápidamente al observar los totales
DEBE y HABER al final del libro diario global. Esta herramienta
identifica cuales son los comprobantes con inconsistencias.
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Herramientas Generales
El menú herramientas presenta una serie de opciones
que son útiles a la hora de trabajar con la base de datos
de la empresa:
● Recalcular Saldos: Esta herramienta permite hacer un
recalculo de saldos en forma manual, lo que es útil a la
hora de encontrar inconsistencias contables.
● Digitador Temporal: Es el nombre que figura en los
comprobantes impresos.
● Comprobantes Vacíos: Es un listado que contiene todos los comprobantes que no
tienen registros contables, es útil para conocer si la contabilidad esta digitada en forma
ordenada. Es útil de igual forma para localizar los comprobantes que dejemos en blanco
con la idea de utilizarlos en futuros ajustes contables.
● Copiar de otra contabilidad: Permite traspasar el Plan de Cuentas, Códigos, Bancos y
Glosas predeterminadas de otra contabilidad, también de una misma contabilidad del año
anterior por ejemplo.
● Reenumerar comprobantes: Se utiliza para reorganizar la numeración del correlativo, es
importante notar que debe DESACTIVAR esta opción si usted imprime diariamente los
comprobantes a papel.
● Traspasar Apertura: Esta herramienta permite generar un movimiento contable con la
apertura, la cual se guarda en la memoria del portapapeles. El procedimiento para generar
la apertura es el siguiente:
1.
2.
3.
4.
Activar empresa cerrada, como Ejemplo 2014.
Seleccionar del Menú la Herramienta “Traspasar Apertura”.
Activar empresa nueva, como Ejemplo 2015.
Herramienta de Copiar de Otra contabilidad (para el plan de cuentas y los códigos).
Elegir como fuente de los datos a Ejemplo 2014.
5. Seleccionar un comprobante 1 de tipo Traspaso, y completar la Glosa.
6. Activar la opción Pegar.
7. Revisar y ajustar el comprobante, Grabarlo.
Página 31
● Glosas predeterminadas: Permite establecer codificaciones para las glosas más
recurrentes, logrando así aminorar el tiempo de digitación. Puede asignarle códigos a
glosas tales como “Contabilización de Pago mes de…” “Centralización de Sueldos mes
de…”.
● Buscar por Glosa, Valor: Permite generar un informe con la lista de todos los
comprobantes que contengan el valor tanto en debe o haber, o bien un texto en su glosa
o comentario interno. Esto permite localizar movimientos perdidos.
Editor de Compras y Ventas
El editor de compras y ventas permite generar rápidamente el libro de compras y ventas,
pues nos asiste en la creación de los comprobantes contables correspondientes a los
traspasos de la contabilización de las facturas y otros documentos.
En el ejemplo que se muestra, se ha generado el siguiente movimiento contable.
Recordaremos que el editor utiliza el correlativo (el ultimo vacío) para generar el
movimiento.
Página 32
También el Editor permite la posibilidad de hacer un segundo comprobante contable con
el Ingreso o Egreso de los movimientos. A la derecha del Editor hay un recuadro de
Recuento, que va mostrando los movimientos que van siendo registrados contablemente.
Página 33
Contraseñas de Acceso
Existe la posibilidad de generar distintos tipos de usuario, los que accederán al software
con Restricciones, las cuales se identifican en la siguiente tabla:
Restricciones
En el campo String del modulo Claves debe escribir las llaves Separadas por un punto y
coma (;). Cada llave representa un ítem de modulo o menú a restringir.
Por ejemplo: Para restringir todos los Libros Generales y la entrada al modulo de claves
debe digitar:
GX;H$;
Listado de llaves
CX
C1
C2
C3
C4
C5
C6
C7
Menú de Comprobantes Completo
Nuevo Comprobante
Buscar Comprobante
Grabar Comprobante
Borrar Comprobante
Imprimir Comprobantes
Numerar Comprobante
Localizar Comprobantes
EX
E1
E2
E3
E4
E5
E6
E7
E8
E9
Menú de Empresas Completo
Cargar Empresa
Plan de Cuentas
Maestro de Bancos
Maestro de Roles y códigos
Parámetros de la Empresa
Auditar los Comprobantes
Bloquear los comprobantes
Respaldar Empresa
Recuperar Empresa
GX
G1
G2
G3
G4
G5
G6
G7
G8
G9
GR
GC
Menú Libros Generales Completo
Libro Diario
Libro Mayor
Comprobación y Saldos
Balance General
Balance General Borrador
Balance General Acumulado
Nivel del Balance
Inventarios y Balances
Estado de Resultados
Resultados Mensuales
Balance Clasificado
LX
L1
L2
L3
L4
L5
L6
L7
Menú Libros Auxiliares Completo
Auxiliar Caja
Auxiliar Banco
Libro de Compras
Libro de Ventas
Libro de Honorarios
Análisis de Cuentas
Análisis por código
HS
HX
H1
H2
H3
H4
Sobrenumerar
Menú Herramientas Completo
Recalcular
Digitador Actual
Foliador
Comprobantes en Blanco o Vacíos
H5
H6
H7
H8
H9
Copiar de otra Contabilidad
Reenumerar Comprobantes
Traspaso de Apertura
Editar Compras Ventas
Glosas Predeterminadas
Página 34
Capítulo
Remuneraciones
4
El software Notrasnoches Remuneraciones está diseñado para la plataforma Windows y
trabaja con las funciones del sistema operativo tales como el portapapeles, pudiendo
copiar (control + C) y pegar (control + V). El uso de la calculadora de Windows es
imprescindible, las funciones multitarea de la barra de Windows, el calendario, múltiples
ventanas, etc. Notrasnoches Remuneraciones, permite aprovechar al máximo las
funcionalidades del sistema operativo (Windows).
Con Notrasnoches Remuneraciones podrá realizar las tareas de remuneraciones de forma
rápida, segura y eficaz, pues realiza todos los procesos automáticamente, como ejemplo:
graba una transacción mensual de un trabajador e inmediatamente esta se registra en el
libro de remuneraciones, crea una liquidación de sueldo, alimenta la planilla de pago de
AFP, ISAPRE, INP, etc., alimenta el certificado de sueldo, etc.
El soporte telefónico y la mesa de ayuda le permitirán contar siempre con asistencia,
resolver sus consultas acerca del software, además de mantener constantemente
actualizado el sistema con las últimas mejoras y requerimientos legales. Felicitaciones por
adquirir Notrasnoches Remuneraciones.
Felicitaciones y comencemos a utilizar Notrasnoches Remuneraciones.
Página 35
Instalación
NotrasnochesRemuneraciones.exe y ejecutarlo. Siga las instrucciones del asistente de
instalación. Luego de finalizada la instalación podrá acceder al software desde el icono en
el escritorio.
Activación
forma inmediata.
Página 36
Uso de Notrasnoches Remuneraciones
Descripción Módulo Principal
Al entrar a Notrasnoches Remuneraciones con el ícono correspondiente
el sistema inmediatamente nos lleva al módulo de transacciones
mensuales, donde confeccionaremos transacciones y accederemos a
otros módulos del sistema.
Página 37
Empresas permite cambiar, crear y eliminar empresas.
Ficha del Personal permite crear, modificar y eliminar, además de obtener
liquidaciones, contrato y finiquito de estos.
Fichas Completas Tiene las mismas herramientas que la ficha de personal, pero
esta vez con campos adicionales para ingresar mayor información.
Convenios AFP Isapre Modulo que permite obtener las planillas para pagos de
cotizaciones provisionales. Este se alimenta automáticamente al generar una transacción.
Utilitarios Modulo con herramientas varias, como la creación de contraseñas,
creación de ítems para liquidaciones, elección del tipo de liquidación que emitiremos, etc.
Parámetros Información que debe ingresarse para la correcta emisión de las
liquidaciones de sueldos, como la UTM, valor de la UF, tabla de asignación familiar,
porcentajes de INP, CCAF y Mutual. Además encontraremos el año de trabajo del sistema
y el membrete de la sociedad.
Informes Obtención de informes como las transacciones mensuales, libros de
remuneración, emisión de cheques, etc.
Cerrar Para salir del sistema.
Página 38
Creación y Selección de Empresas
Con esta Barra se abre una ventana en la cual podremos ver la lista de los nombres de
Todas las Empresas que poseemos, crear nuevas y eliminar aquellas en desuso.
Añadir, Crea una nueva Empresa con Datos en Blanco, sin Personal ni
Transacciones. Para Completar los Datos debe hacerse desde “Parámetros” y luego
“Membrete de la Empresa”
Eliminar, Borra completamente la empresa seleccionada, recuerde que para
seleccionar una empresa debe hacer clic sobre su nombre, en ese momento quedara
resaltada de las demás. Al Eliminar una Empresa usted elimina la información
concerniente a la misma, es decir, el personal y las liquidaciones realizadas, y no podrá ser
recuperada si no la respaldó previamente.
Seleccionar, Este Botón estilo albacora apuntará la Empresa Seleccionada
como Empresa predeterminada, la cual será elegida para seguir trabajando. Recuerde que
el nombre de la empresa actual siempre podrá observarse en la Barra de Titulo de la
ventana Principal!
Salir, Abandona la ventana sobre Empresas.
Página 39
Ingreso de Ficha de Trabajador
Fichas del Personal
Aquí disponemos de una ficha completa con los datos de cada trabajador, los
cuales servirán para posteriormente realizar las liquidaciones de sueldo y emitir los
documentos legales.
Página 40
Ver o Crear: Permite obtener una pequeña ventana desde la cual podremos digitar el Rol
único del trabajador nuevo, o bien seleccionar el Rol Único de uno de la lista, la cual esta
ordenada por orden alfabético del nombre del trabajador.
Esta ventana tiene como dato principal el Rol del trabajador, por lo tanto validara el Rol
ingresado, podrá observar un Rol erróneo marcado con un rojo intenso, y un Rol original
escrito en negro común.
Luego de digitar o seleccionar un trabajador, presione el botón OK.
Guardar: Si al haber digitado un Rol unico y haber presionado sobre el boton OK, la
información del trabajador no apareció, puede deberse a dos alternativas o bien digito
mal el Rol, o bien es un trabajador nuevo.
En el caso de un trabajador nuevo, debe llenar los datos correspondientes, teniendo
cuidado en cada detalle, luego debe presionar sobre el boton Guardar, el cual validara la
información ingresada y luego la almacenara. Si el trabajador ya existe o esta haciendo
modificaciones en su ficha, este boton le consultara si desea reemplazar los datos
antiguos por los datos nuevos.
Eliminar: Elimina completamente la ficha del trabajador y todos sus datos. Recuerde no
eliminar a un trabajador si realizó con el transacciones, si el trabajador fue despedido, el
procedimiento es emitir un Finiquito de Trabajo, actualizar la fecha de término, y luego no
realizar más transacciones con este trabajador. Recuerde que la ficha es importante para
el futuro y para poder visualizar información histórica.
Recuerde que dispone de ayuda a modo de listados de: Ocupaciones, Departamentos,
Instituciones de AFP e Isapre. Para ello presione la tecla Enter sobre la caja
correspondiente.
Buscar : Si el trabajador que necesita no lo pudo encontrar en la lista de Ver Crear, puede
que lo encuentre con este botón, el cual busca cadenas internas de los datos, tanto del Rol
Único, como del Nombre y además de la Dirección del trabajador.
Por ejemplo, si desea buscar un trabajador llamado Osvaldo, pero en la lista aparece como
Salas Martínez Osvaldo, debe activar este botón e introducir parte o toda la cadena
Osvaldo, puede además introducir la cadena Osval, o Mart, o parte de su dirección. Si no
es este el trabajador que necesita, pues encontró a otro que concordaba con la cadena,
entonces siga buscando...
Página 41
Imprimir Ficha: Con este botón podremos imprimir en papel una ficha con todos los datos
que vemos en la ficha de la pantalla, así podremos administrar de forma ordenada cada
trabajador de nuestra empresa.
Cerrar: Abandona el módulo de fichas de trabajadores.
Una vez realizadas las transacciones, que luego explicaremos la
forma de hacerlas, podremos ver el resultado de ellas, es decir, las
Liquidaciones de Sueldo, desde estos pequeños botoncitos azules.
Con doble clic accede a la liquidación.
Si da un clic con botón derecho del Mouse podrá imprimir todas las liquidaciones de los
trabajadores.
También podremos realizar desde aquí los documentos legales que debemos entregar a
los trabajadores, en su momento, es decir, con solo un clic podremos emitir los contratos
y finiquitos. Pruebe haciendo clic sobre alguno de estos botoncitos.
Página 42
Convenios AFP - Isapres
Convenios con AFP e Isapre
Aquí disponemos de la lista de todas las empresas externas de servicio, a saber, las
instituciones para el ahorro futuro y ahorro de salud de nuestros trabajadores. Es aquí
donde podremos emitir también el convenio real del total de los trabajadores con cada
institución.
Para Agregar una Institución de AFP o Salud a las listas, debe posicionarse sobre la caja de
texto que figura en blanco y digitar los datos correspondientes. Es recomendable no
cambiar el nombre de las instituciones una vez que a los trabajadores se les asigne.
Para emitir las planillas de pago solo seleccione la institución correspondiente y haga un
clic sobre el mes que desee emitir, nos enviara al Procesador de Documentos para revisar,
modificar e imprimir las planillas.
Página 43
A.F.P
ISAPRE
I.N.P
Caja Compensación
Este procesador de documentos posee botones con múltiples opciones útiles:
Imprimir
Imprime en la impresora predeterminada el documento que se esta visualizando
en el procesador de documentos.
Procesar
Permite enviar el Documento visualizado al Procesador de Textos Favorito, con el
cual podremos almacenar o retocar nuestros documentos.
Página 44
Transacciones
Transacciones
Una transacción en si es el acto mismo de liquidar el sueldo a un trabajador, pues es de
este acto que nace la liquidación de sueldo. Esta transacción que se realiza cada mes,
debe hacerse a cada trabajador, incluso si el trabajador se ausentó el mes completo, en
este caso sus días trabajados serán cero días.
Para realizar la transacción mensual se deben realizar varios pasos muy sencillos, y una
vez verificados TODOS los PARAMETROS, primero debe hacer clic sobre el botón que
representa al mes que desea transar, por ejemplo ENE del mes de Enero, inmediatamente
seleccionaremos al trabajador implicado, luego ajustaremos los datos correspondientes,
tales como días trabajados y horas extra, en último lugar debemos Registrar la transacción
realizada.
Página 45
Recuerde estos pasos:
•
•
•
•
Hacer clic sobre el botón del mes implicado
Seleccionar al trabajador
Ajustar información variable (Días trabajados, Horas Extra, Otros...)
Registrar la transacción
Para agregar otros datos, tales como Imponibles, No Imponibles y Otros Descuentos,
debemos presionar sobre la casilla Agregar y para eliminar estos datos presionaremos
sobre la casilla Quitar. Para cambiar el valor de un dato variable, debe hacer doble clic
sobre él.
Si una transacción fue realizada en forma deficiente, tiene la opción de realizarla
nuevamente y sobrescribirla al Registrar o si realizo una transacción a un trabajador
finiquitado, debe elegir mes y trabajador y presionar el botón Borrar, el cual eliminara la
transacción.
“Al cambiar cada dato de la hoja de transacciones, la información se actualiza
inmediatamente, lo que implica que siempre visualizará información real".
Página 46
Informes
Emision de Informes y Listados
Aquí disponemos de una serie de opciones que nos permiten obtener listados muy
útiles, por ejemplo, libros de remuneraciones y listados del personal.
Página 47
Libros de Remuneraciones
Para visualizar el libro, solo debemos hacer clic sobre el mes que deseemos revisar, y
según el tipo de libro que necesitamos, en color Azul el Libro de Remuneraciones de
Haberes y en color Verde el Libro de Remuneraciones de Descuentos.
Listados de Personal
Tenemos aquí dos tipos de informes, uno ordenado por el nombre de los trabajadores
en forma alfabética, y otro ordenado por departamentos, este último podemos emitirlo
con un patrón que indica el departamento del cual necesitamos listar el personal.
Informe de Transacciones
Este informe permite tener en forma compacta la estadística de los trabajadores con
transacción realizada y los que aún no disponemos de información.
Visualizador de Informes:
Este Comando nos permite desplazarnos por las hojas
emitidas, a la primera, a la anterior, a la próxima, a la última. Esta Barra de botones
permite: Visualizar hoja Completa, Imprimir el Informe, Exportar el informe, Enviarlo
por Correo o Fax, Cerrar el Informe.
Página 48
Utilitarios
Herramientas y Utilitarios.
Se detallan a continuacion :
Contraseñas
Permite cambiar
Remuneraciones.
la
contraseña
para
el
acceso
al
sistema
Notrasnoches
Otros Ítems
Permite acceder a una ventana en la cual podremos especificar más tipos de
Imponibles, No Imponibles y Otros Descuentos. Recuerde especificar el tipo de ítem:
D = Otro Descuento, I = Otro Imponible, N = Otro No Imponible.
Eliminar
Elimina la información especificada en las casillas de la derecha.
Página 49
Parámetros
Parametros y Ajustes
Esta ventana posee las tablas que debemos actualizar cada mes antes de realizar las
transacciones, puesto que contiene información con la cual se realiza la liquidación de
sueldo.
La tabla de Impuesto Único esta expresada en Unidades Tributarias Mensuales, por lo
tanto, solo debe modificar la UTM, es decir solo se debe ingresar el valor
correspondiente al mes a liquidar.
Página 50
Recomendaciones para el buen uso de Notrasnoches
Remuneraciones
Para Imprimir Todas las Liquidaciones de Sueldo de una sola vez, debe
presionar con el Botón derecho del Mouse sobre el Mes a liquidar. Esto envía todas las
Liquidaciones al Procesador de Documentos, y pone un separador de páginas entre
liquidaciones.
Puede Reconocer fácilmente el separador de páginas, pues este es una
línea con tres asteriscos ***, no los elimine o Notrasnoches Remuneraciones no podrá
separar las paginas correspondientes.
En el Procesador de documentos puede cambiar parcialmente cualquier
información, esto es útil para rellenar computacionalmente los datos de, por ejemplo:
banco y el cheque de la planilla a pagar.
En la Ficha del Personal puede utilizar abreviaturas rápidas para el llenado
de los datos, por ejemplo: en el dato Sexo puede escribir M o F y Notrasnoches
Remuneraciones automáticamente llenara al registrar si el ente es de sexo Masculino o
Femenino. Según esta Lista:
Sexo
M Masculino
F Femenino
Estado Civil
C Casado o Casada dependiendo del Sexo
So Soltero o soltera
Se Separado o Separada
V Viudo o Viuda.
El Proceso de Registrar en las Fichas de Personal ejecuta una Validación, la
cual corrige las abreviaturas, llena los datos en blanco y verifica que los valores
numéricos estén correctos.
Recuerde Mantener la Calculadora de Windows siempre a mano (en la
barra de tareas) para cerciorarse de su trabajo.
Página 51
Capítulo
Glosario de Términos
5
Contabilidad
Año Tributario: Es el periodo que debe terminar el 31 de Diciembre de cada año,
independiente de la fecha en que se comience la actividad. Se define como el periodo que
se debe declarar como año de actividad ante el SII, siendo siempre al año anterior al año
en que se declara.
Voucher: En la jerga contable, es el comprobante de contabilización.
Comprobante: Es el documento identificado por un tipo y número de cada evento
realizado por la gestión de la empresa, ya sea compra, venta, pago de remuneración,
ingresos y egresos en general, adquisición de compromisos, constitución de capitales, etc.
Tipo de Comprobante: Generalmente existen 3 tipos de comprobante, los relacionados
con los egresos de dineros tanto en efectivo como documentados, de igual forma los
Ingresos tanto efectivo como documentados, siempre desde el punto de vista al interior
de la empresa, y todos los demás que no involucran movimiento de dineros que son los
Traspasos.
Correlativo Único: Es un correlativo para ordenar los comprobantes, que van desde el
comprobante número 1 dentro de un año tributario hasta la finalización del ejercicio
anual. Este correlativo incluye todo tipo de comprobantes sin variar la correlación
numérica.
Correlativo Independiente: Este correlativo para ordenar comprobantes distingue entre
tipos, lo que significa que los egresos parten del número 1, también los Ingresos parten
del 1, y de igual forma los traspasos. En este caso el número se puede repetir
diferenciando el tipo. También aplican al año tributario.
Página 52
Fecha Registro: Cada comprobante contable tiene su tipo, número y asimismo una fecha
para su ordenación. La fecha de registro debería indicar cuándo se realizó un movimiento
o en su defecto, en qué fecha se están registrando. Se especifica debido a que existen
movimientos que no se registran de inmediato de ocurridos si no de forma desfasada,
generalmente las fechas desfasadas se detallan en las glosas y comentarios de un
movimiento.
Fecha Vencimiento: Son las fechas límites o de expiración de los documentos, facturas,
honorarios, cheques, vales, etc. Se registran contablemente independiente de la fecha de
registro, para su ordenación y análisis.
Numero Documento: Son los números con los que se relacionan todos los documentos
registrados contablemente, ya sea un número de transferencia, número de papel, folio de
sueldo, número de factura, etc.
Beneficiario: Es generalmente un nombre básico para identificar a quién se le está
entregando un egreso. El receptor del dinero adjunto al egreso es el beneficiario (o su
representante) de dicho dinero.
Glosa: Es la descripción general con que se detalla lo registrado en un comprobante
contable. Aquí se establecen los motivos, operaciones y números de los documentos
relacionados con los documentos, en forma de texto descriptivo.
Línea Ítem: Es cada línea de un comprobante contable, la cual es separada en diferentes
columnas, identificando cuenta, rol involucrado, número de documento, debe, haber, y la
descripción.
Cuenta Contable: Es un código que detalla la naturaleza de una línea registrada en un
comprobante contable, existiendo las cuentas que detallan movimientos de Activo, de
Pasivo, de Orden, o de Resultados.
Activo: Se definen como todos aquellos bienes que posee la empresa, los hay circulantes
como el efectivo en caja, el dinero en bancos, las cuentas de clientes; y fijos como las
propiedades, muebles, máquinas, software.
Pasivo: Se definen como todos aquellos compromisos de pago adquiridos por la empresa,
englobando las deudas, cuentas con proveedores, préstamos adquiridos, y las
constituciones del capital.
Código Rol: Es un identificador que relaciona a una persona o entidad con el movimiento
contable, pudiendo ser una CI (Cédula de Identidad), un RUN (Rol Único Nacional), un RUT
(Rol Único Tributario), o un Código Interno.
Página 53
Centro de Costo: Es un identificador de texto que es utilizado para reagrupar las cuentas
de forma que detallen el movimiento histórico y cuantifiquen a manera de subtotales
dichos movimientos. Es utilizado para asignar compras, por ejemplo, a los distintos
departamentos de una empresa para visualizar flujos de gastos.
Debe: Es la columna donde se especifican, en la línea de ítem, los montos relacionados
con créditos. Generalmente se indican los Ingresos.
Haber: Es la columna donde se especifican, en la línea de ítem, los montos relacionados
con débitos. Generalmente se indican los Egresos.
Saldo Acumulado: Cada movimiento que se registra en un comprobante contable,
identificado por una cuenta, se va sumando o restando con todos los anteriores, el último
de estos saldos es el acumulado, que indica de acuerdo a la línea, el estado (suma/saldo)
de esa cuenta en el minuto en que se registró.
Libro Diario: Es un informe donde se detallan, a manera de sumatorias, todos los
movimientos realizados día por día, en el periodo especificado. Se detallan ordenados por
fecha.
Libro Mayor: Es un informe donde se detallan, a manera de sumatorias, todas las cuentas
contenidas en los comprobantes contables, agrupadas por estas mismas con ordenación
de acuerdo a su código de cuenta, en el periodo especificados. Se detallan ordenados por
fecha una vez agrupados por código de cuenta.
Comprobación y Saldos: Es una sumatoria sin detallar de todas las cuentas contables
especificadas en un periodo, haciendo las sumatorias de Debe y Haber, independiente de
las cuentas de Resultado.
Libro Inventario y Balances: Es una sumatoria detallada de todas las cuentas contable,
agrupadas y especificadas en un periodo, entregando los saldos del Debe y Heber por cada
cuenta, independiente de las cuentas de Resultado.
Balance General Tributario: Es una sumatoria desglosada del debe y haber, agrupando en
cuatro segmentos los saldos de debe y haber, considerando las cuentas de Resultado en
columnas independientes. Es un formato estándar con el que se entrega todo el
movimiento contable que figura en el libro diario, agrupado por cuentas, de todo el año
tributario, que solicita el SII como declaración del registro contable de la Empresa.
Libros Auxiliares: Son todos aquellos libros o informes que permiten realizar análisis a los
movimiento o registros contables, que no son obligatorios de presentar al SII pero que sí
asisten a la revisión de las cuentas de los Balances.
Página 54
Estado de Resultados: Es una sumatoria sin detallar de las cuentas de Resultado
especificadas en un periodo.
Re-enumeración: Es el proceso de reordenar todos los comprobantes contables, a partir
de un número específico y ordenado por fecha. Es utilizado en los casos en que la
contabilidad se ha construido de manera desordenada o por partes, o cuando se
consolidan contabilidades. Este proceso reemplaza el número de comprobante por uno
correlativo de acuerdo a la fecha.
Digitador contable: Es el usuario que se dedica a digitar los comprobantes contables y se
hace responsable de la correcta digitación de las líneas de ítem del mismo, este nombre va
impreso en cada comprobante contable.
Reporte: Es cualquier libro, informe, listado, ya sea en papel, pantalla o documento
electrónico que se genera en un sistema contable.
Exportación/Importación: Es el proceso de tomar los Reportes generados por el sistema y
llevarlo a otros formatos, o de otros formatos de reporte pasarlos al sistema.
PDF: Formato estándar de reporte caracterizado por ser un formato electrónico
imprimible, y cerrado que no permite modificaciones.
Excel: Formato estándar de reporte caracterizado por permitir cambios en el diseño y
contenido, también es imprimible.
HTML: Formato estándar de reporte, el cual puede ser visualizado por cualquier
navegador de WEB, es cerrado impidiendo modificaciones pero de mediana seguridad,
pues es fácil cambiar el contenido. También es imprimible.
Página 55
Gestión Compras Ventas
Documento: Es un comprobante de movimiento, ya sea una compra, venta, recepción u
orden de trabajo, nota de venta u orden de compra. Se detallan un número, un tipo de
documento, una fecha, el receptor y emisor del mismo, el detalle y los montos
involucrados.
Factura de Venta: Es un documento que comprueba la transacción y entrega de bienes o
servicios, por parte de un proveedor y un comprador. Desde el punto de vista de una
empresa, todas las facturas emitidas a los clientes son consideradas Facturas de Venta.
Factura de Compra: Cuando un documento de factura es recibido por el receptor, esta se
transforma (denomina) en factura de compra. Desde el punto de vista de una empresa,
todas las facturas recibidas de los distintos proveedores de productos o servicios, son
llamadas Facturas de Compra.
Guías de Despacho: Cuando una transacción no involucra directamente montos en dinero
como el caso de las facturas, se realiza la comprobación de dicho movimiento con el
documento Guía, la cual indica despacho y en su eventualidad posterior cobro a través de
una factura que irá relacionada con el número de la guía.
Cliente: Es el receptor de los productos y servicios. Desde el punto de vista de la empresa
son todos aquellos que adquieren nuestros productos o servicios.
Proveedor: Desde el punto de vista de la empresa, son todos aquellos que nos proveen de
productos, servicios, insumos, materias primas, y se involucran con la entrega de
materiales para la elaboración de nuestros productos o la preparación de nuestros
servicios, mismos que les ofrecemos a nuestros clientes.
RUT: Rol Único Tributario, es un código con el cual el SII identifica a cada entidad o
persona habilitada para realizar operaciones de compra y venta que involucren recepción
y pago de impuestos (tributos). Asimismo es el código que autoriza a las entidades y
personas para realizar el comercio, actividades de lucro, o beneficencias.
Vendedor: Entidad dedicada al ofrecimiento de productos o servicios. Puede ser una
persona natural, una empresa, alguien que actúe en representación de una empresa, un
ente virtual como una página web o una máquina expendedora.
Stock: Es la realidad física de los productos, insumos, materiales y materias primas,
cuantitativamente, que se posee al interior de una empresa. Está reflejado en los informes
de existencias.
Página 56
Inventario: Es la realidad virtual de los productos, insumos, materiales y materias primas,
estimadas cuantitativamente, que registran los informes al interior de una empresa. Está
reflejado en los informes de Inventario, no representando necesariamente la realidad
física, dividiéndose en Existencias y Déficit.
Stock Crítico: Es cuantitativamente hablando, un indicador que establece los topes
mínimos y máximos que debe haber en la existencia de un producto o material, para que
no cruce los umbrales del déficit, ni afecta generalmente a la empresa, en el caso del
sobre stock.
Déficit: Es cuantitativamente hablando, un indicador que establece alarma de stock
crítico. Indica que el stock o existencia de un producto o material ha cruzado el umbral del
stock mínimo que debería existir, para el normal desarrollo de la empresa.
Cardex: En la jerga antigua, es el informe que registra el Movimiento Global de un
producto o material determinado.
Movimiento Global: Es el registro, movimiento por movimiento de un producto, servicio o
material, ordenado por fecha e identificado con la fecha misma, el número del documento
involucrado, el Rol del cliente o proveedor, especificando el vendedor y la bodega de
procedencia de dicho movimiento. Este informe entrega a manera de sumatoria todo el
movimiento registrado de stock y montos, diferencias, y en definitiva el stock actual,
inventariado.
Movimiento por Filtro: Son secciones del movimiento global, reordenadas y/o filtradas
por diversos criterios, tanto de ordenamiento como de búsqueda. Se utilizan para realizar
estadísticas y encontrar información específica.
Proceso Facturación: El proceso de realizar un documento de factura depende de los
criterios y burocracia de cada empresa, pero en rasgos generales produce lo siguiente:
registro del documento, registro de información del Rol (de cliente o proveedor), cargo a
las cuentas corrientes del cliente o proveedor, movimiento de inventario, y finalmente
registro en los libros de compra y venta.
Libros de Compra-Venta: Son informes que detallan por periodo, generalmente un mes,
todas las compras y ventas realizadas en la operación de la empresa, en su gestión
habitual, y son separados por documentos de clientes y documentos de proveedores.
Cobranzas e Impagos: El proceso de venta genera un cargo a la cuenta del comprador de
acuerdo al monto que se exigió en el documento, este pasa directamente a cobranza a la
espera de su cancelación. Si el documento en cuestión no es cancelado (pagado) en el
instante, queda como Documento Impago y en proceso de cobranza de acuerdo a su
vencimiento.
Página 57
Seguimiento de Cobranza: En los casos de los documentos impagos en que ya se han
cumplido los plazos de vencimiento y aun no se han cancelado, es adecuado realizar el
seguimiento de cobranza, el cual se compone de todas las prórrogas a los documentos, así
como la morosidad, intereses y días de demora en los pagos. Este seguimiento se adjunta
a los historiales de los clientes.
Abonar Es el pago total o parcial que se va haciendo sobre un Documento Impago.
Cartera de Cheques: Los pagos realizados con algún documento bancario van quedando
registrados para generar un informe llamado Cardera de Cheques, generalmente
ordenados por vencimiento.
Cartola Histórica: Es el registro de forma histórica de todos los movimientos de compra y
venta realizado por los clientes y proveedores, a manera de resumen por el monto total
de los documentos transados.
Morosos: Es un informe que detalla al minuto todos los documentos impagos, agrupador
en subtotal por deudor, es decir, por cliente.
Cierres : Periódicamente y generalmente de forma diaria, se hacen cierres, lo que significa
emitir todos los informes necesarios para poder completar un periodo transaccional,
sabiendo con estos informes los niveles de stock crítico, los morosos y documentos
impagos, el total de ventas y en dinero recaudado en los diferentes medios, por ejemplo
en caja y banco.
Caja Diaria: Es el informe que indica la recaudación diaria, separado por efectivo y dinero
documentado.
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Remuneraciones
Empleador: Art. 3.o Para todos los efectos legales se entiende por:
a) empleador: la persona natural o jurídica que utiliza los servicios intelectuales o
materiales de una o más personas en virtud de un contrato de trabajo, Art. 4.o Para los
efectos previstos en este Código, se presume de derecho que representa al empleador y
que en tal carácter obliga a éste con los trabajadores, el gerente, el administrador, el
capitán de barco y, en general, la persona que ejerce habitualmente funciones de
dirección o administración por cuenta o representación de una persona natural o jurídica.
Código del Trabajo.
Trabajador: Art. 3.o Para todos los efectos legales se entiende por:
b) trabajador: toda persona natural que preste servicios personales intelectuales o
materiales, bajo dependencia o subordinación, y en virtud de un contrato de trabajo, y
c) trabajador independiente: aquel que en el ejercicio de la actividad de que se trate no
depende de empleador alguno ni tiene trabajadores bajo su dependencia. Código del
Trabajo.
Trabajador Casa Particular: Art. 146. Son trabajadores de casa particular las personas
naturales que se dediquen en forma continua, a jornada completa o parcial, al servicio de
una o más personas naturales o de una familia, en trabajos de aseo y asistencia propios o
inherentes al hogar.
Con todo, son trabajadores sujetos a las normas especiales de este capítulo, las personas
que realizan labores iguales o similares a las señaladas en el inciso anterior en
instituciones de beneficencia cuya finalidad sea atender a personas con necesidades
especiales de protección o asistencia, proporcionándoles los beneficios propios de un
hogar.
En caso de duda, la calificación se hará por el inspector del trabajo respectivo, de cuya
resolución podrá reclamarse al Director del Trabajo, sin ulterior recurso.
Se aplicarán también las disposiciones de este capítulo a los choferes de casa particular.
Código del trabajo.
Página 59
Plazo Fijo: Art. 159. N° 4. El contrato de trabajo terminará en los siguientes casos:
4.- Vencimiento del plazo convenido en el contrato. La duración del contrato de plazo fijo
no podrá exceder de un año.
El trabajador que hubiere prestado servicios discontinuos en virtud de más de dos
contratos a plazo, durante doce meses o más en un período de quince meses, contados
desde la primera contratación, se presumirá legalmente que ha sido contratado por una
duración indefinida.
Tratándose de gerentes o personas que tengan un título profesional o técnico otorgado
por una institución de educación superior del Estado o reconocida por éste, la duración
del contrato no podrá exceder de dos años.
El hecho de continuar el trabajador prestando servicios con conocimiento del empleador
después de expirado el plazo, lo transforma en contrato de duración indefinida.
Igual efecto producirá la segunda renovación de un contrato de plazo fijo. Código del
Trabajo
Plazo Indefinido: Es aquel contrato de trabajo en que se establece explícitamente que el
contrato es de plazo indefinido. Si no se señala plazo de término en un contrato de trabajo
se entiende que es de plazo indefinido. El contrato puede ser verbal o escrito, en el primer
caso este hecho debe ser comunicado dentro del plazo de diez días a la Inspección del
Trabajo correspondiente.
Contrato: Art. 7.o Contrato individual de trabajo es una convención por la cual el
empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, éste a prestar servicios personales
bajo dependencia y subordinación del primero, y aquél a pagar por estos servicios una
remuneración determinada. Código del Trabajo.
Finiquito: Es el documento que oficializa el término del contrato de trabajo, donde se
especifican las razones del término del contrato, se detallan los montos de indemnización,
los pagos legales y de bienestar del trabajador. Este documento es de igual forma la
comprobación de que están en orden todo lo relacionado con las leyes sociales vigentes,
tanto de seguros, previsión, salud, etc.
Permisos: Es el documento que autoriza al trabajador, por parte del empleador, al cese de
sus labores por un tiempo determinado, donde se especifica la modalidad de pago en el
periodo acordado. Estos permisos no interfieren con las leyes sociales, y no son días de
ausencia.
Vacaciones: Dentro de la legalidad y formando parte del bienestar de los trabajadores, de
acuerdo a las leyes vigentes, los trabajadores deben tener cada año, quince días hábiles de
vacaciones pagadas. Esto aplica para cualquier tipo de contrato, en proporcionalidad al
periodo completado.
Página 60
Transacción: De forma periódica, según se especifica en el contrato de trabajo, el
empleador procede a remunerar las labores realizadas por el trabajador. Este proceso
reúne toda la información relacionada con este pago, los haberes percibidos y los
descuentos realizados, así como los anticipos y todos los montos de acuerdo a las leyes
sociales y convenios de previsión adquiridos.
Liquidación: El documento que sirve de comprobante a la Transacción es la liquidación de
sueldos, la cual detalla los haberes y descuentos, y se firma por las partes para total
conformidad del recibimiento del pago de la remuneración.
Quincena: Por generalidad los contratos son de forma mensual, y por mutuo acuerdo, el
día 15 o su próximo hábil; se procede a dar un anticipo de la remuneración o bien a
liquidar de forma temporal de acuerdo a los días hasta entonces trabajados.
Semana Corrida: Los trabajadores remunerados exclusivamente por día y/o que tengan
sueldos variables, tendrán derecho al pago de remuneración por los días domingos y
festivos, la que equivale al día promedio de lo devengado en el respectivo período de
pago.
Horas Extras: De forma contractual y de acuerdo a las leyes vigentes (para respetar tope
de horas), los trabajadores pueden realizar horas extraordinarias a las horas
correspondientes a lo contratado. Estas horas extraordinarias difieren en monto al valor
de una hora normal, que de hecho poseen más valor, y en los casos de horas en días
feriados, estas tienen aún mayor valor.
Atrasos: Contractualmente el trabajador se ha comprometido a respetar un horario de
trabajo, como parte de sus deberes. Cuando esto no se cumple el empleador tiene todas
las facultades para exigir restitución de las horas en que el trabajador está ausente. Y
como derecho del empleador, también puede, si los atrasos son reiterados y sucesivos,
dar cuenta a la inspección del trabajo y considerar los antecedentes para un eventual
despido.
Gratificación: Las leyes vigentes estipulan que si el empleador, más específicamente la
empresa, obtiene utilidades que permiten gratificar a sus trabajadores, estás están regidas
por fórmulas y topes. En general se entregan gratificaciones todos los meses, de un 25%
del sueldo, con un tope de 4.75 ingresos mínimos al año. También es posible pagarlas al
año todas de una vez, en proporcionalidad a las utilidades y al tiempo trabajado. O de
forma contractual llegar a un monto, dentro de lo que la ley estipula.
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Haberes: Art. 41. Se entiende por remuneración las contraprestaciones en dinero y las
adicionales en especie avaluables en dinero que debe percibir el trabajador del empleador
por causa del contrato de trabajo. No constituyen remuneración las asignaciones de
movilización, de pérdida de caja, de desgaste de herramientas y de colación, los viáticos,
las prestaciones familiares otorgadas en conformidad a la ley, la indemnización por años
de servicios establecida en el artículo 163 y las demás que proceda pagar al extinguirse la
relación contractual ni, en general, las devoluciones de gastos en que se incurra por causa
del trabajo. Código del Trabajo.
Haberes Imponibles: Art. 42. Constituyen remuneración, entre otras, las siguientes:
a) sueldo, o sueldo base, que es el estipendio obligatorio y fijo, en dinero, pagado por
períodos iguales, determinados en el contrato, que recibe el trabajador por la prestación
de sus servicios en una jornada ordinaria de trabajo, sin perjuicio de lo señalado en el
inciso segundo del artículo 10. El sueldo, no podrá ser inferior a un ingreso mínimo
mensual. Se exceptúan de esta norma aquellos trabajadores exentos del cumplimiento de
jornada. Sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 22, se presumirá
que el trabajador está afecto a cumplimiento de jornada cuando debiere registrar por
cualquier medio y en cualquier momento del día el ingreso o egreso a sus labores, o bien
cuando el empleador efectuare descuentos por atrasos en que incurriere el trabajador.
Asimismo, se presumirá que el trabajador está afecto a la jornada ordinaria, cuando el
empleador, por intermedio de un superior jerárquico, ejerciere una supervisión o control
funcional y directo sobre la forma y oportunidad en que se desarrollen las labores,
entendiéndose que no existe tal funcionalidad cuando el trabajador sólo entrega
resultados de sus gestiones y se reporta esporádicamente, especialmente en el caso de
desarrollar sus labores en Regiones diferentes de la del domicilio del empleador.
b) sobresueldo, que consiste en la remuneración de horas extraordinarias de trabajo;
c) comisión, que es el porcentaje sobre el precio de las ventas o compras, o sobre el
monto de otras operaciones, que el empleador efectúa con la colaboración del trabajador;
d) participación, que es la proporción en las utilidades de un negocio determinado o de
una empresa o sólo de la de una o más secciones o sucursales de la misma, y
e) gratificación, que corresponde a la parte de utilidades con que el empleador beneficia
el sueldo del trabajador. Código del Trabajo.
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Descuentos Legales: El artículo 58 del Código del Trabajo, prescribe:
"El empleador deberá deducir de las remuneraciones los impuestos que las graven, las
cotizaciones de seguridad social, las cuotas sindicales en conformidad a la legislación
respectiva y las obligaciones con instituciones de previsión o con organismos públicos.
Igualmente, a solicitud escrita del trabajador, el empleador deberá descontar de las
remuneraciones las cuotas correspondientes a dividendos hipotecarios por adquisición de
viviendas y las cantidades que el trabajador haya indicado para que sean depositadas en
una cuenta de ahorro para la vivienda abierta a su nombre en una institución financiera o
en una cooperativa de vivienda. Estas últimas no podrán exceder de un monto
equivalente al 30% de la remuneración total del trabajador.
“Sólo con acuerdo del empleador y del trabajador que deberá constar por escrito, podrán
deducirse de las remuneraciones sumas o porcentajes determinados, destinados a
efectuar pagos de cualquier naturaleza. Con todo, las deducciones a que se refiere este
inciso, no podrán exceder del quince por ciento de la remuneración total del trabajador.
"El empleador no podrá deducir, retener o compensar suma alguna que rebaje el monto
de las remuneraciones por arriendo de habitación, luz, entrega de agua, uso de
herramientas, entrega de medicinas, atención médica u otras prestaciones en especie, o
por concepto de multas que no estén autorizadas en el reglamento interno de la
empresa".
Del precepto legal precedentemente transcrito se infiere, en primer término, que el
legislador ha señalado taxativamente los descuentos que el empleador está obligado a
efectuar de las remuneraciones de sus trabajadores, a saber:
a) Los impuestos que las graven;
b) Las cotizaciones de seguridad social;
c) Las cuotas sindicales, de acuerdo a la ley;
d) Las obligaciones con instituciones de previsión o con organismos públicos;
e) Las cuotas correspondientes a dividendos hipotecarios por adquisición de viviendas, y
f) Las cantidades indicadas por el trabajador para ser depositadas en una cuenta de ahorro
para la vivienda abierta a su nombre en una institución financiera o en una cooperativa de
vivienda, las que, en todo caso, no podrán exceder del 30% de la remuneración total del
trabajador.
Es necesario puntualizar que las deducciones obligatorias señaladas en las letras e) y f)
precedentes, sólo operarán en tanto exista una petición escrita del trabajador en tal
sentido.
Del precepto en análisis se infiere, además, que sólo con acuerdo del empleador y del
trabajador, que deberá constar por escrito, podrán deducirse de las remuneraciones
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sumas destinadas a efectuar pagos de cualquier naturaleza hasta un máximo del 15% de la
remuneración total del dependiente.
Finalmente, la norma en comento prohíbe al empleador efectuar ciertos descuentos,
entre los que se cuentan el arriendo de habitación, luz, entrega de agua, uso de
herramientas, entrega de medicinas, atención médica y otras prestaciones en especie o
por multas no autorizadas en el respectivo reglamento interno.
Por su parte, la Ley Nº 19.832, por la cual se consulta, que modifica la Ley General de
Cooperativas, en los artículos 58 y 59, establece:
Artículo 58. "Incrementase hasta el 25% el límite de descuentos voluntarios por planilla
establecido en el inciso segundo del artículo 58 del Código del Trabajo, cuando los
descuentos adicionales sean a favor de cooperativas29/1/2014 ORD. Nº 1465/33 Normativa laboral. Dirección del Trabajo. Gobierno de Chile.
De consumo o de ahorro y crédito de las que el trabajador sea socio, siempre que la suma
de los descuentos del referido inciso segundo, y de los descuentos para vivienda
autorizados por el inciso primero del mismo artículo 58 del Código mencionado, no exceda
del 45% de la remuneración total del trabajador"
Clasificación esquemática de los descuentos:
– Legales
• Previsional: (Fondo de Pensiones, Seguro de Invalidez, Fondo de Salud)
• Impuesto: Impuesto Único a la Renta
• Judiciales: Retenciones Judiciales
–Voluntarios
• Anticipos de Sueldos y préstamos
• Cuotas sindicales, dividendo de vivienda
• Otros descuentos Voluntarios.
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OTROS DESCUENTOS
Caja de Compensación: Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar (CCAF) son
corporaciones de derecho privado, sin fines de lucro, que tienen por objetivo administrar,
respecto de sus afiliados, prestaciones de seguridad social conforme a la Ley 18.833.
Actualmente existen 5 Cajas de Compensación:
•
Caja de Compensación 18 de Septiembre ( www.caja18.cl)
•
Caja de Compensación Gabriela Mistral (www.cajagabrielamistral.cl)
•
Caja de Compensación La Araucana (www.laaraucana.cl)
•
Caja de Compensación Los Andes (www.cajalosandes.cl)
•
Caja de Compensación Los Héroes (www.losheroes.cl)
Prestaciones de las CCAF
1. Prestaciones legales: El Estado traspasa recursos, delegando la administración de
una parte de los fondos de seguridad social en las cajas de compensación. En
virtud de lo anterior, ellas tienen la responsabilidad de pagar a los trabajadores los
siguientes beneficios: Asignación Familiar, Subsidio por Incapacidad Laboral
(licencias médicas) y el pago del pre y postnatal, además de licencias por
enfermedad grave de niño menor de un año y el Subsidio de Cesantía.
2. Prestaciones de bienestar social y adicionales: Las CCAF entregan beneficios
adicionales de carácter social y familiar, destacando el crédito social, y las
prestaciones adicionales y complementarias: bonos por fallecimiento, matrimonio,
nacimiento, o por escolaridad. También permiten la posibilidad de acceder a becas
de estudio, convenios médicos y el uso de centros vacacionales o recreacionales.
Tanto los regímenes de crédito social como los de prestaciones adicionales, se
financian con cargo al Fondo Social de cada Caja, mientras que el régimen de
prestaciones complementarias se financia con cargo al empleador y/o afiliado,
según se establezca en los respectivos convenios.
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Afiliación a una caja de compensación
• Colectivamente: entidades empleadoras con sus trabajadores.
•
Individualmente: pensionados y trabajadores independientes.
1. Colectivamente
Trabajadores dependientes: Para que una empresa o institución, pública o privada,
pueda afiliarse se requiere siempre la voluntad del empleador y del acuerdo de los
trabajadores. Este acuerdo debe obtenerse en una asamblea convocada para tal
efecto, que cuente con un ministro de fe y donde el empleador propone una CCAF.
Para su aprobación se requiere del voto de la mayoría absoluta de los trabajadores
o funcionarios.
2. Individualmente
Pensionados: El ingreso de los pensionados debe hacerse en forma individual. Su
afiliación significará el descuento mensual de una cuota que puede alcanzar hasta
el 2% de su pensión. Su afiliación debe efectuarse únicamente en las oficinas de la
respectiva caja, incluyendo oficinas móviles, debidamente autorizadas.
Trabajadores Independientes que emiten boletas de honorarios: que se
encuentren cotizando para pensiones y salud, podrán afiliarse individualmente a
una CCAF, en cuyos estatutos se los considere como beneficiarios de los regímenes
de prestaciones adicionales, crédito social y prestaciones complementarias. La
afiliación significará el descuento mensual de una cuota que puede alcanzar hasta
el 2% de la renta imponible.
Mutual de Seguridad: Las mutuales de seguridad del accidente de Chile son las
instituciones privadas sin fines de lucro encargadas de las acciones de prevención de
riesgos y de los servicios y tratamiento de accidentes del trabajo y enfermedades
profesionales. Creadas por la Ley N° 16.744 sobre Accidentes de Trabajo y Enfermedades
Profesionales del 1 de febrero de 1968.
La ley estableció el sistema de cotizaciones de los obreros para accidentes laborales y el
ingreso de las asociaciones de patronales en la atención de sus empresas afiliadas. Al
fusionarse la Caja de Accidentes del Trabajo al Servicio Nacional de Salud, asumen dichas
funciones, junto con la prevención de riesgos.
En Chile existen tres mutuales de seguridad:
•
•
Instituto de Seguridad del Trabajo (IST), creada en diciembre de 1957 por
la Asociación de Industriales de Valparaíso y Aconcagua (ASIVA)
La Asociación Chilena de Seguridad (ACHS) creada el 26 de junio de 1958 (Decreto
N° 3.029) y asociada a los socios que integran la SOFOFA.
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•
Mutual de Seguridad CChC, creada en 1966 por la Cámara Chilena de la
Construcción (CChC).
Isapre: Las Instituciones de Salud Previsional (ISAPRE) fueron creadas para otorgar
servicios de financiamientos, beneficios y seguros en materia de salud. Estas constituyen
un sistema privado de seguros de salud.
Según el Artículo del DFL N° 6942 de ISAPRES, estas «... tendrán por objeto exclusivo el
financiamiento de las prestaciones y beneficios de salud, así como las actividades que
sean afines o complementarias de ese fin, las que en ningún caso podrán implicar la
ejecución de dichas prestaciones y beneficios ni participar en la administración de
prestadores». Se distingue dos tipos de ISAPRE: abierta (la afiliación y planes de salud son
de oferta pública) y cerrada (prestaciones a trabajadores de una determinada empresa o
institución). Las ISAPRE son supervisadas por la Superintendencia de Salud.
Fonasa: El Fondo Nacional de Salud (FONASA), creado en 1979 por el Decreto Ley N° 2763,
es el ente financiero encargado de recaudar, administrar y distribuir los dineros estatales
destinados a salud en Chile siendo una de sus funciones financiar las prestaciones de salud
de sus beneficiarios (el 7% de los ingresos imponibles en salud). Es el continuador y
administrador de los derechos y obligaciones de la modalidad de libre elección, del
extinto SERMENA y financiamiento de las acciones de salud del desaparecido SNS.
El FONASA es parte integrante del SNSS (Sistema Nacional de Servicios de Salud) y se
relaciona con el poder ejecutivo a través del Ministerio de Salud. Esta supervigilado y
controlada por la Superintendencia de Salud desde el 1 de enero del 2005. Su sede central
está en Santiago y como servicio público descentralizado tiene Direcciones Regionales.
Se bonifica total o parcialmente las prestaciones de salud otorgadas por profesionales e
instituciones de salud públicas o privadas con convenios con FONASA. Se financia el
subsidio de incapacidad laboral (licencia médica) y se otorgan préstamos de salud.
AFP: Las administradoras de fondos de pensiones (AFP), son sociedades anónimas cuyo
objeto social único y exclusivo es la administración de un fondo de pensiones, así como el
otorgamiento de las prestaciones por vejez, invalidez y sobrevivencia a sus afiliados, según
lo dispuesto en la ley del sistema de ahorro para pensiones.
El sistema chileno tiene las siguientes características:
Capitalización individual: Cada trabajador es propietario de una cuenta individual única de
ahorro para su vejez, la cual está protegida por el derecho de propiedad garantizado en la
Constitución y las leyes de Chile, y en la que se deposita sus cotizaciones. Estos depósitos
se capitalizan de acuerdo al rendimiento del Fondo de Pensiones de la AFP durante su vida
Página 67
de trabajo. Al final de su vida laboral el monto de la cuenta, las expectativas de vida del
trabajador y sus cargas familiares, son utilizadas para calcular la pensión.
Responsabilidad individual: La característica fundamental del sistema es que la pensión
que, en un futuro recibirá el trabajador, depende de los ahorros acumulados en su cuenta
de AFP durante toda su vida de trabajo. Con esto, el sistema de capitalización relaciona,
de manera correcta, los beneficios que recibe el pensionado con su esfuerzo de ahorro,
con lo cual, el sistema se hace sustentable en el tiempo, evitando las posibilidades de una
quiebra en el sistema como ocurre con los sistema de reparto
Libertad individual: Desde el primer día, el sistema de capitalización individual tuve como
principio fundamental a la libertad individual, manifestándose en distintas situaciones. La
primera fue que existió, en 1981, la total libertad para todos los trabajadores de
cambiarse al sistema recién creado o mantenerse en el antiguo sistema público. Junto con
ello, los trabajadores chilenos son libres de elegir la AFP donde se capitalizarán sus
ahorros, de realizar los aportes voluntarios para mejorar su pensión o adelantarla, de
escoger la modalidad de pensión entre las opciones que le entrega la ley. Además, la edad
de jubilación en Chile no es obligatoria. Cada trabajador es libre de decidir si jubila a la
edad legal (65 años para los hombres y 60 años para las mujeres) o si decide postergar o
anticipar el momento de su jubilación. En el ámbito de las AFP, existe una amplia libertad
de entrada al mercado de la administración de fondos de pensiones.
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AFC: Asociación Fondo de Cesantía. Por ley N° 19.728 se estableció un régimen de seguro
de cesantía orientado a suministrar temporalmente protección y cobertura social a
aquellos trabajadores que han dejado de desempeñar sus actividades ocupacionales por
pérdida de sus empleos, mediante el otorgamiento de prestaciones suficientes y
adecuadas.
En conformidad al mismo cuerpo legal, la administración de dicho régimen debe ser
asumida por una sociedad anónima de giro único, que tenga por objeto exclusivo y
privativo la gestión de dos fondos denominados, Fondo de Cesantía y Fondo de Cesantía
Solidario, debiendo proporcionar las prestaciones y beneficios establecidos en la ley.
Seguro Obligatorio de Cesantía. Esta normativa da origen al Seguro Obligatorio de
Cesantía que protege a los trabajadores dependientes cuando quedan cesantes,
entregándoles beneficios monetarios, de salud, asignación familiar, becas de capacitación
y acceso a la Bolsa Nacional de Empleo.
Beneficia a todos los trabajadores con contrato, ya sea indefinido, a plazo fijo, por obra o
servicio, regidos por el Código del Trabajo, y firmados después del 2 de octubre de 2002.
El sistema funciona permitiendo que cada trabajador tenga una cuenta individual, donde
tanto él como su empleador deberán cotizar mensualmente un porcentaje de su
remuneración. Al momento de quedar cesante, el trabajador podrá retirar los recursos
acumulados en su cuenta y, de ser necesario, recurrir a un Fondo Solidario, el cual será
constituido con aportes de los empleadores y del Estado.
El Fondo del sistema se financia con un aporte tripartito: trabajador, empleador y Estado.
La cotización mensual dependerá del tipo de contrato.
El aporte individual del trabajador con contrato indefinido corresponde al 0,6% de
su remuneración imponible. El trabajador a plazo fijo no tiene que hacer aportes.
El aporte del empleador asciende al 2,4% de las remuneraciones imponibles del
trabajador con contrato indefinido. De este aporte, sólo un 1,6% se abona en la cuenta
individual del trabajador, y el 0,8% restante ingresa a un fondo de reparto,
denominado “Fondo de Cesantía Solidario". Cabe señalar que el aporte de 1,6% con
cargo al empleador es deducible de la indemnización a que tiene derecho el trabajador
con contrato indefinido cuando es despedido “por necesidades de la empresa”.
En el caso de los trabajadores con contrato a plazo fijo, el aporte del empleador es
de un 3%.
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El aporte del Estado asciende anualmente a 225.792 unidades tributarias
mensuales (UTM), depositadas en 12 cuotas en el Fondo de Cesantía Solida
ISL: Instituto de Seguridad Laboral. El Instituto de Seguridad Laboral es una organización
pública que administra el Seguro Social contra Accidentes del Trabajo y Enfermedades
Profesionales.
A través de su actuar genera Valor Público contribuyendo a mejorar la Calidad de Vida de
los trabajadores del país, mediante beneficios médicos, económicos y preventivos que
entrega.
Su función es otorgar Seguridad y Salud Laboral a nuestros afiliados, a través de acciones
de prevención destinadas a mejorar la gestión de riesgos, y la entrega de servicios de
recuperación de la salud y mitigación económica de los daños derivados de los accidentes
y enfermedades del trabajo en el marco de la responsabilidad social.
Objetivos
• Implementar el marco jurídico y estructural de la nueva institucionalidad, mediante la
operativización, procesos e infraestructura con un alto nivel de calidad y eficiencia para
asegurar la continuidad de las operaciones a lo largo del país.
• Reducir el número de errores en la determinación del origen y niveles de daño que
presentan las (los) trabajadas (os) y/o enfermas (os) profesionales, mediante la
implementación de procesos de evaluación técnica del origen laboral de los accidentes y
enfermedades profesionales y sus secuelas, con el fin de asegurar la pertinencia de las
prestaciones otorgadas.
APV: Ahorro Previsional Voluntario. Un mecanismo de ahorro adicional a las cotizaciones
obligatorias para que un trabajador se jubile. Esto le permite al trabajador, dependiente o
independiente, aumentar
REGIMEN ANTIGUO (IPS, ex INP): En el Pilar Contributivo del Nuevo Sistema de Pensiones
existe todavía un porcentaje de adscritos al antiguo régimen previsional de reparto que, a
diferencia del sistema de capitalización individual que comenzó a regir en 1980, financiaba
las pensiones con las cotizaciones de los imponentes activos y no con el ahorro de cada
contribuyente.
El Instituto de Previsión social, IPS (ex INP) sigue administrando ese régimen previsional
para aquellos afiliados a las ex Cajas de Previsión que no se cambiaron al nuevo sistema.
Esta entidad también está a cargo de la administración del nuevo Sistema de Pensiones
Solidarias que comprende el otorgamiento de los beneficios de pensión básica solidaria de
vejez, pensión básica solidaria de invalidez, aporte previsional solidario de vejez y aporte
previsional solidario de invalidez.
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El Instituto de Previsión social, IPS (ex INP) sigue administrando ese régimen previsional
para aquellos afiliados a las ex Cajas de Previsión que no se cambiaron al nuevo sistema.
Esta entidad también está a cargo de la administración del nuevo Sistema de Pensiones
Solidarias que comprende el otorgamiento de los beneficios de pensión básica solidaria de
vejez, pensión básica solidaria de invalidez, aporte previsional solidario de vejez y aporte
previsional solidario de invalidez.
Alcance Líquido: Este es el resultado que muestra una liquidación de sueldo y se
determina descontando del Total Haberes, el total de los descuentos, tanto aquellos
legales como voluntarios.
Anticipos: Este concepto se refiere generalmente a los adelantos mensuales que el
empleador hace a los trabajadores. Muchas veces este procedimiento se institucionaliza y
los empleadores entregan a los trabajadores, en una determinada fecha del mes, un
anticipo equivalente al sueldo mensual.
Líquido a Pagar: Este es el valor final que recibe el trabajador y es el resultado de
descontar del total haberes los descuentos legales y voluntarios, para determinar el
alcance líquido, a este último se le rebajan los anticipos del mes y se determina de esta
manera el líquido a pagar.
De conformidad con lo establecido en el artículo 54 del Código del Trabajo, las
remuneraciones deben pagarse en moneda de curso legal y sólo a solicitud del trabajador
se pueden pagar con cheque, transferencia o vale vista bancario a su nombre.
Topes AFC/AFP/INP: (Enero 2014)
Para afiliados a una AFP (72,3 UF): $ 1.694.413 (*)
Para afiliados al IPS (ex INP) (60 UF): $ 1.398.574 (*)
Para Seguro de Cesantía (108,5 UF): $ 2.542.792 (*)
* Valores a enero 2014
Prestamos Empresa: Son prestamos que un empleador realiza a través de la empresa para
sus trabajadores, de forma contractual y totalmente libre y arbitraria. Descontando de
forma simple las cuotas pactadas en la liquidación de sueldo, sin motivo de lucro por lo
que no hay intereses mediados.
Cargas Familiares: Como parte de los planes de bienestar familiar, el gobierno
implementa leyes, para que por medio de las instituciones y/o el empleador, los
trabajadores puedan recibir asignaciones en dinero, en relación el núcleo familiar que el
trabajador posee. Siendo catalogado como carga familiar directamente los hijos de este,
cónyuge y otros, según casos determinados.
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Monto Tributable: El monto tributable es la base sobre la cual se aplican los impuestos a
los trabajadores establecidos en el Art. De la Ley de la Renta. Este monto se determina a
partir del Total Haberes, al que se descuentan las asignaciones y partidas no constitutivas
de renta. El monto así conformado se aplica a la tabla de Impuesto Único de Segunda
Categoría, lo que determina el monto del impuesto a pagar.
El Impuesto Único es un tributo progresivo que se determina mediante una escala de
tasas, empezando por un primer tramo exento hasta un último tramo con una tasa
marginal de 40%.
Impuesto Único: El Impuesto Único de Segunda Categoría se aplica a las rentas del trabajo
dependiente, tales como los sueldos, pensiones (excepto las de fuente extranjera) y rentas
accesorias o complementarias a las ya mencionadas.
El Impuesto Único es un tributo progresivo que se determina mediante una escala de
tasas, empezando por un primer tramo exento hasta un último tramo con una tasa
marginal de 40%. Su cálculo se realiza sobre el salario y/o remuneraciones del trabajo,
deduciendo previamente los pagos por concepto de seguridad social y de salud.
Este impuesto debe ser retenido y enterado mensualmente en arcas fiscales por el
respectivo empleador o pagador de la renta. Si un trabajador tiene más de un empleador,
para los efectos de progresividad del impuesto, deben sumarse todas las rentas obtenidas
e incluirlas en el tramo de tasas de impuesto que corresponda, y proceder a su
reliquidación anual en abril del año siguiente al que ha sido percibida la renta.
Un trabajador dependiente que tenga un sólo empleador y que no obtenga ninguna otra
renta en un año tributario, no está obligado a efectuar una declaración anual de renta, ya
que el impuesto único que afecta a su remuneración ha sido retenido mensualmente por
el empleador o pagador.
Por su parte, aquellas personas que perciben ingresos provenientes del ejercicio de su
actividad profesional o de cualquier otra profesión u ocupación lucrativa en forma
independiente, no se encuentran gravadas con este impuesto único, sino que con los
Impuestos Global Complementario o Adicional. Sin embargo, estas personas están sujetas
a una retención o pago provisional del 10% sobre la renta bruta al momento de percibirla.
Esta retención o Pago Provisional son utilizados por el contribuyente rebajándolos como
crédito de los impuestos personales antes indicados, pudiendo solicitar la devolución del
excedente que resulte de la liquidación anual practicada, en los casos que correspondan
de acuerdo con la Ley.
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