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BSP Manual for Agents – Local Procedures Chapter 14 Germany 2013
BSP Manual for Agents – Local Procedures Chapter 14 Germany 2013 Deutsch INHALT VORWORT: Dieses Kapitel (Chapter 14) deckt die lokalen BSP Prozesse in Deutschland ab. Alle anderen anwendbaren BSP Prozesse sind dem „BSP Manual for Agents“ (englische Fassung) zu entnehmen. Das Handbuch wird unter dem Link zur Verfügung gestellt: http://www.iata.org/services/accreditation-travel/travel-tourism/Pages/tah.aspx CHAPTER 14 – Lokale Prozesse INHALTSVERZEICHNIS 14.1 ADRESSEN & KONTAKTE .................................................. 4 IATA Frankfurt/Main.................................................................................. 4 Rechenzentrum ........................................................................................ 4 Clearing Bank ........................................................................................... 4 Computer- Reservierungs- und Ticketingsysteme (GDS) ........................ 5 Local Customer Advisory Group (LCAG) ................................................. 5 Agency Program Joint Council (APJC)..................................................... 5 14.2 MITGLIEDER IM BSP DEUTSCHLAND ............................... 6 14.2.1 Teilnehmende Mitglieder im BSP DE (03.06.2013)....................... 6 14.2.2 Kontaktdaten der teilnehmenden Mitgliedsfluggesellschaften ...... 7 14.3 KUNDENBETREUUNG – ANFRAGEN ................................ 8 14.3.1 Generelle Informationen ................................................................ 8 14.3.2 IATA Homepage ............................................................................ 8 14.3.3 IATA Customer Service Portal....................................................... 9 14.3.4 BSPlink – https://www.bsplink.iata.org .......................................... 9 14.4 STANDARDVERKEHRSDOKUMENTE (STD) ................... 11 14.4.1 In Deutschland verwendete STDs ............................................... 11 14.5 STANDARD-VERWALTUNGSFORMULARE .................... 13 14.5.1 Credit Card Charge Form / Transportation Credit ....................... 13 14.5.2 Airline eigene Abrechnungsformulare (ADM/ACM)..................... 13 14.5.3 IATA/BSP Abrechnungsformulare (SPDR/SPCR) ...................... 14 14.5.4 Conditions of contract and other important notices ..................... 14 14.6 BSP ABRECHNUNGEN...................................................... 15 14.6.1 Generelle Informationen .............................................................. 15 14.6.2 BSP Reports – Bereitstellung in BSPlink..................................... 15 14.6.3 Erläuterungen der Reports .......................................................... 16 14.7 ZAHLUNGSVERFAHREN................................................... 20 14.7.1 Generelle Informationen .............................................................. 20 14.7.2 Abrechnungsperioden.................................................................. 20 14.7.3 Zahlungsmodus ........................................................................... 20 14.7.4 Unstimmigkeit nach Zahlungstermin ........................................... 21 14.7.5 Net Reporting and Remittance Scheme – Net Remittance (NR-Verfahren) 21 14.8 SANKTIONEN UND GEBÜHREN....................................... 22 BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 2 of 27 14.8.1 Administrative Gebühren ............................................................. 22 14.8.2 Sonstige Gebühren...................................................................... 22 14.8.3 Sanktionen bei “Notice of Irregularity” und “Default” ................... 23 14.9 KREDITKARTENVERKÄUFE............................................. 24 14.9.1 Generelle Informationen .............................................................. 24 14.9.2 Abrechnung Kreditkartenverkäufe durch IATA/BSP.................... 24 14.10 REFUNDS ......................................................................... 24 14.10.1 Allgemeine Bestimmungen........................................................ 24 14.10.2 Refund über GDS ...................................................................... 24 14.10.3 Refund Application (RA) über BSPlink ...................................... 25 14.11 TASF – TRAVEL AGENCY SERVICE FEE ...................... 25 14.11.1 Allgemeine Informationen.......................................................... 25 14.12 BSP TERMINPLAN ........................................................... 27 BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 3 of 27 14.1 ADRESSEN & KONTAKTE IATA Frankfurt/Main International Air Transport Association Baseler Arkaden Wilhelm-Leuschner-Str. 78 60329 Frankfurt/Main Deutschland Customer Portal: http://www.iata.org/customer E-Mail: info.de@iata.org Fax: +49 (0) 69 242536 28 Phone: +49 (0) 69 242536 17 (Mo.- Fr. 09:00-12:00 h) Rechenzentrum T-Systems International GmbH Telefon: +49 (0) 6196 961 25555 Fax: +49 (0) 391 580239640 E-Mail: aso.team@t-systems.com Das Rechenzentrum führt im Auftrag der IATA die technische Abwicklung der BSP-Abrechnung durch. Es überprüft nicht die Richtigkeit der Preiskalkulation oder der Provisionssätze, da dies in die Zuständigkeit der bezogenen Luftverkehrsgesellschaften fällt. Clearing Bank Deutsche Bank Frankfurt am Main Die Clearing Bank ist für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs zwischen dem Reisebüro und der Fluggesellschaft im Rahmen des BSP-Systems zuständig. Sie unterhält direkten Kontakt zur IATA. Änderungen der Bankverbindung müssen 30 Tage im Voraus in schriftlicher Form an die IATA Frankfurt/Main angezeigt werden. (siehe Resolution 818g, Attachment ‚A’, Para. 1.6.1 (c)). Das entsprechende Formular soll per E-Mail unter Angabe der IATA-Nr. angefordert werden: info.de@iata.org BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 4 of 27 Computer- Reservierungs- und Ticketingsysteme (GDS) Die GDS’s melden die Daten erstellter Tickets und Refunds zur weiteren Verarbeitung an das Rechenzentrum, T-Systems. Anfragen bezüglich Ticketing- und Verwaltungsfunktionen sind an das User-Help-Desk des jeweiligen GDS zu richten. Im BSP-Deutschland sind nachfolgende GDS’s (Global Distribution System) für das Ticketing- und Refundverfahren zugelassen: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ AMADEUS GALILEO SABRE WORLDSPAN FARELOGIX SIRENA Local Customer Advisory Group (LCAG) Die LCAG ist ein Forum, in dem Repräsentanten von IATA-Mitgliedsfluggesellschaften operative Angelegenheiten rund um den BSP Deutschland besprechen. Agency Program Joint Council (APJC) Das APJC setzt sich aus Vertretern der IATA-Mitgliedsfluggesellschaften und den von der IATA akkreditierten Reisebüros eines Landes zusammen. Im APJC werden die einzelnen Aspekte des Agenturprogrammes, d.h. der jeweils anwendbaren IATA Resolutionen (z. B. für Deutschland als EU-Land die Resolution 818g) besprochen. Es können formelle Empfehlungen des APJCs an die PAConf (Passenger Agency Conference) zu deren Berücksichtigung im Agenturprogramm abgegeben werden (z. B. für AkkreditierungsKriterien, finanzielle Überprüfungen usw.). BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 5 of 27 14.2 MITGLIEDER IM BSP DEUTSCHLAND 14.2.1 Teilnehmende Mitglieder im BSP DE (03.06.2013) Numeric Code Accounting Code Airline Numeric Code Accounting Code Airline 001 1 006 6 014 0 016 2 021 0 027 6 030 2 031 3 033 5 037 2 040 5 044 2 045 3 047 5 048 6 050 1 053 4 055 6 056 0 057 1 061 5 063 0 064 1 065 2 068 5 071 1 072 2 074 4 075 5 076 6 077 0 078 1 079 2 080 3 081 4 082 5 083 6 086 2 098 0 101 3 105 0 106 1 108 3 111 6 114 2 115 3 117 5 118 6 121 2 124 5 125 6 126 0 131 5 134 1 AA DL AC UA V3 AS VY PW F7 US QC AR LA TP CY OA EI AZ 2H AF HM SB OK SV TM ET GF KL IB ME MS K2 PR LO QF SN SA NZ AI EN AY BW FI UP LY JU SK DT 2N AH BA GA JL AV American Airlines Delta Airlines Air Canada United Airlines Carpartair S.A. Alaska Airlines Vueling Airlines SA Precisions Air Darwin Airline US Airways Cameroon Airlines Aerolinas Argentinas Lan Airlines Air Portugal Cyprus Airways Olympic Air Air Lingus Alitalia Thalys International Air France Air Seychelles Air Calin CSA-Czech Airlines Saudi Arabian Airlines LAM Mozambique Airlines Ethiopian Airlines Gulf Air KLM Royal Dutch Airlines Iberia Middle East Airlines Egypt Air Eurolot Philippine Airlines LOT Polskie Linie Lotnicze Qantas Airways Brussels Airlines SAA South African Airways Air New Zealand Air India Air Dolomiti Finnair Caribbean Airlines Icelandair Bahamasair El Al Airlines JAT Airways SAS Scandinavian Airlines Angola Airlines Next Time Jet AB Air Algerie British Airways Garuda Indonesia Japan Airlines Avianca 135 2 139 6 147 0 149 2 152 5 157 3 160 6 165 4 169 1 176 1 180 5 186 4 191 2 192 3 195 6 199 3 205 2 214 4 217 0 220 3 226 2 229 5 230 6 232 1 235 4 238 0 239 1 244 6 246 1 249 4 250 5 257 5 258 6 260 1 262 3 265 6 267 1 281 1 289 2 291 4 294 0 295 1 297 3 298 4 328 6 331 2 335 6 362 5 365 1 390 5 409 3 413 0 421 1 427 0 VT AM AT LG VH QR CX JP HR EK KE SW IG PY FV TU NH PK TG LH 2J KU CM MH TK IZ MK TN ST S3 HY OS MD FJ U6 KR BE RO OM R2 T7 WM CI UT DY S4 PE 7R W2 A3 YM 4J S7 TX Air Tahiti Aeromexico Aerovias de Mexico Royal Air Maroc Luxair Aeropostal Alas de Venezuela Qatar Airways Cathay Pacific Airways Adria Airways Hahn Air Lines Emirates Korean Air Air Namibia Meridiana fly Surinam Airways Rossiya - Russian Airlines Tunis Air All Nippon Airways Pakistan International Airlines Thai International Airways Deutsche Lufthansa AG Air Burkina Kuwait Airways Copa Airlines Malaysian Airline Turkish Airlines Arkia Israeli Airlines Air Mauritius Air Tahiti NUI Germania Fluggesellschaft Santa Barbara Airlines Uzbekistan Airways Austrian Airlines Air Madagascar Air Pacific Ural Airlines Air Bishkek Fly Be Tarom-Romanian Air Transport MIAT Mongolian Airlines Orenair Twin Jet Winair China Airlines UTAir Aviation Norwegian Sata International Altenrhein Luftffahrt Rusline Flexflight Aegean Airlines Montenegro Airlines Somon Air Siberia Airlines Air Caraibes BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 6 of 27 Numeric Code 439 5 450 2 459 4 465 3 473 4 474 5 480 4 512 1 516 5 540 1 555 2 564 4 566 6 568 1 572 5 589 1 599 4 603 1 606 4 607 5 618 2 623 0 624 1 627 4 631 1 628 5 635 5 636 6 643 6 649 5 656 5 657 6 661 3 664 6 670 5 672 0 675 3 695 2 Accounting Code ZI 9B WB KC SE NT BM RJ HK 5H SU XQ PS LW 9U 9W 8M UL A9 EY SQ FB PC QV GL B2 IY BP KM TS PX BT T4 YC UN BI NX BR Airline Aigle Azur Accesrail Rwandair Air Astana XL Airways Binter Canarias Bmi Regional Royal Jordanian Hamburg Airways Fly540 Aeroflot Russian Airlines Sunexpress Ukraine International Airlines Pacific Wings Air Moldava Jet Airways Myanmar Airways Sri Lankan Airlines Georgian Airways Etihad Airways Singapore Airlines Bulgaria Air Pegasus Airlines LAO Airlines Air Greenland Belavia Belarusian Airlines Yemenia Yemen Airways Air Botswana Air Malta Air Transat Air Niugini Air Baltic Corporation Trip Linhas Aereas JSC Yamal Airlines Transaero Airlines Royal Brunei Airlines Air Macau Company EVA AIR Numeric Code 696 3 706 6 717 3 724 3 725 4 738 3 741 6 745 3 747 5 760 4 767 4 771 1 772 2 781 4 784 0 795 4 796 5 818 6 823 4 829 3 831 5 849 2 851 4 853 6 861 0 880 5 881 6 910 0 923 6 932 1 957 5 960 1 980 0 988 1 995 1 996 2 999 5 Accounting Code VR KQ R7 LX W3 VN 4Q AB YO UU RC J2 SX MU CZ VA BJ 6H NN PG OU R3 HX ML MR HU DE WY SS VS JJ OV CE OZ JA UX CA Airline TACV Cabo Verde Airlines Kenya Airways Aserca Airlines Swiss International Arik Air Vietnam Airlines Safi Airways Air Berlin Heli Air Monaco Aus Austral Atlantic Airways Azerbaijan Airlines SkyWork Airlines China Eastern Airlines China Southern Airlines Virgin Australia Nouvelair Tunisie Israir Airlines VIM Airlines Bangkok Airways Croatia Airlines Air Company Yakutia Hong Kong Airlines Air Mediterrannee Mongolian Airlines Hainan Airlines Condor Oman Air Corsair Virgin Atlantic Airways TAM Linhas Aereas Estonian Airlines Chalair Asiana Airlines B&H Airlines Air Europa Lineas Aereas Air China 14.2.2 Kontaktdaten der teilnehmenden Mitgliedsfluggesellschaften Kontaktdaten von BSP-Mitgliedsfluggesellschaften können in BSPlink unter der Funktion „Address Maintenance“ (Address Query Airlines) abgerufen werden. Die Daten werden von der Fluggesellschaft selbst gepflegt. “Enhanced User” können außerdem in BSPlink auch unter der Funktion “General Queries” – „Airlines“ die detaillierten Kontaktdaten der Fluggesellschaften abrufen. BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 7 of 27 14.3 KUNDENBETREUUNG – ANFRAGEN 14.3.1 Generelle Informationen Zur Klärung von Fragen zu Ticketverkäufen und zur BSP-Abwicklung gibt es für die IATAReisebüros verschiedene Möglichkeiten. Bevor die IATA-Reisebüros Hilfe zu Problemen anfordern, sollte zunächst klar sein, wer dafür der richtige Ansprechpartner ist. • Fragen zur Ticketausstellung bzw. Reports, welche vom GDS zur Verfügung gestellt werden: Ansprechpartner: Helpdesk des jeweiligen GDS • Fragen zur Ticketausstellung oder zu Tarifregeln Ansprechpartner: Fluggesellschaft, es sei denn, es handelt sich um technische Probleme, für die dann wieder das GDS zuständig wäre. • Fragen zu Differenzen zwischen dem, was das Reisebüro über das GDS ausgestellt hat und dem, wie es auf der BSP-Abrechnung erscheint: Ansprechpartner: Helpdesk des jeweiligen GDS • Für alle Fragen, die das Agenturprogramm und das BSP-Abrechnungsverfahren betreffen: Ansprechpartner: IATA Customer Services ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ Beantragung der IATA-Zulassung Gesellschaftsrechtliche Änderungen jeglicher Art Umzüge Kündigungen Trainingsangebote Produktinformationen BSP-Abrechnungsfragen BSPlink Für o. g. Anfragen nutzen Sie bitte das Customer Service Portal im Internet: http://www.iata.org/customer 14.3.2 IATA Homepage Unter dem Link http://www.iata.org werden alle Informationen, die die IATA betreffen, zur Verfügung gestellt. Eine Suchfunktion steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen die Auswahl und Suche nach einem Produkt zu erleichtern. BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 8 of 27 14.3.3 IATA Customer Service Portal Um Kontakt mit dem Customer Service aufzunehmen, steht das Customer Portal im Internet zur Verfügung: http://www.iata.org/customer IATA-Reisebüros können ihre Anfragen unter “Log an Enquiry“ eingeben. Die Anfragen werden durch das Customer Service Team abgerufen und schnellstmöglich beantwortet. 14.3.4 BSPlink – https://www.bsplink.iata.org BSPlink ist die Schnittstelle für alle Partner, die am BSP-Prozess teilnehmen. Das Verfahren dient der effizienteren und schnelleren Kommunikation und dem Datenaustausch zwischen dem BSP, den Fluggesellschaften, den GDS’s, dem Rechenzentrum und den IATA-Reisebüros. IATA-Reisebüros können zwischen zwei BSPlink Versionen wählen: Basic (Standardfunktion) IATA-Reisebüro erhalten: ¾ ¾ BSP-Abrechnungen unter „Files“ – „Download“; wichtige Agenten- und Airline Informationen unter „Files“ - „Download Communication“ Sie können ADM/ACMs unter „ADM/ACM Query“ abrufen, Refund Application unter „RA Issue“ oder MPDs und VIRTUAL MPD „MPD Issue“ ausstellen Wir empfehlen den IATA-Reisebüros, BSPlink in regelmäßigen Abständen aufzurufen und auf neue ADM/ACMs, SPDR/SPCR bzw. neue Agenten-Informationen zu prüfen. Enhanced (Kostenpflichtige Funktion) Zusätzlich zu den o. g. Standardfunktionen bietet die Enhanced Version folgende Vorteile: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ mehr Komfort bei der ADM/ACM Handhabung durch die Administrationsfunktion; Einsicht in die Ticketing Authority Query; Darstellung Ticket-Facsimile unter „Document Queries“ (Document Enquiry) Zugang zu allen Refund-Application-Abfragen Online-Abfragen Email Alert E-Mail-Benachrichtigungen,wenn z.B. neue Dateien hochgeladen Die Kosten für die Enhanced Version sind der Gebührentabelle (Pkt. 14.8.2) zu entnehmen. BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 9 of 27 BSPlink Zugangsdaten Generell werden mit der Zuschaltung zum BSP-Deutschland alle neuen IATA-Reisebüros für die kostenfreie Basic Version eingerichtet. Die IATA-Reisebüros haben jederzeit die Möglichkeit, von der „Basic“ zur „Enhanced“ Version zu wechseln. Dies kann per E-Mail unter Angabe der IATA-Nr. beantragt werden: info.de@iata.org Die BSPlink-Zugangsdaten (Passwort/Login) erhalten die neuen IATA-Reisebüros zum ersten Werktag des Zuschaltmonats per E-Mail. Nach dem ersten Einloggen kommt die Aufforderung vom System, die Zugangsdaten zu ändern. Die Hinweise zur Eingabe Password/Login sind zu beachten. Bei Verlust des Passworts müssen neue Zugangsdaten schriftlich (per E-Mail) unter Angabe der IATA-Nr. angefordert werden. Wichtige Hinweise: Download Die Standardfiles stehen in BSPlink im pdf-Format für einen Zeitraum von 2 Monaten zum Herunterladen bereit. Gelöschten Dateien werden in den Folder „Eliminated Files“(Gelöschte Dateien) verschoben. Andere Abrechnungsdaten, wie ADM/ACMs und SPDR/SPCRs, stehen in BSPlink unter „ADM/ACM Queries“ für insgesamt 13 Monate zur Verfügung. In „Document Enquiry“ und „Online Reports“ stehen die Dokumente 16 Monate zur Verfügung, wobei diese Funktionen nur für den „Enhanced User“ zugänglich sind. Es wird darauf hingewiesen, dass Dateianhänge „Attachments“ zu ADM/ACMs und SPDR/SPCRs nur 9 Monate in BSPlink zur Verfügung stehen. Anschließend werden diese automatisch gelöscht. Es liegt in der Verantwortung der IATA-Reisebüros, Abrechnungsdaten rechtzeitig herunter zu laden bzw. diese auf einem geeigneten Speichermedium zu sichern. Sollte dies versäumt werden, bleibt nur noch der Weg einer kostenpflichtigen Bestellung beim Rechenzentrum (aso.team@tsystem.com) Anlegen von Sub-Usern Sowohl in der Basic als auch in der Enhanced Version besteht die Möglichkeit, Sub-User selbst anzulegen. Des Weiteren können die Zugriffsrechte der einzelnen Sub-User bestimmt werden. Somit können die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Gebühren für Sub-User sind der Gebührentabelle (14.8.2) zu entnehmen. Email Alert Mit Aktivieren der Email-Alert-Funktion besteht die Möglichkeit, sich bei nachfolgenden Änderungen eine automatische Email zukommen zu lassen. Folgende Themenbereiche können selektiert werden, z.B. ¾ ¾ ¾ ¾ Ticketing Authority Modifications ADM/ACM Refund Application/Authority New Files Downloads BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 10 of 27 14.4 STANDARDVERKEHRSDOKUMENTE (STD) 14.4.1 In Deutschland verwendete STDs • ET = Electronic Ticket Das Elektronische Ticket – ET – ist die Standardmethode der Ticketausstellung im BSP DE und kann über alle GDSs erfolgen. Agent Coupon, Itinerary Receipt bzw. der Kreditkartenbeleg werden auf normalem weißen Papier gedruckt. Der Itinerary Receipt (ITR) muss dem Kunden ausgehändigt werden. Dem Passagier ist zu empfehlen, den ITR während der gesamten Reise mitzuführen. (Siehe dazu auch Resolution 800z im Travel Agents Handbook - http://www.iata.org/services/accreditation-travel/travel-tourism/Pages/tah.aspx Flight Coupons werden in elektronischer Form in den Airline-ET-Datenbanksystemen gespeichert. Elektronische Tickets können über das GDS erstattet werden. • Maschinelles MCO (MD50) über GDS auf Blankopapier/ Das GDS ermöglicht es, ein maschinelles MCO (MD50) auf Blankopapier auszustellen. Anfragen bezüglich Ausstellungen sind beim jeweiligen GDS einzuholen. • V- MPD = Virtual Multiple Purpose Document – Ausstellung über BSPlink Parallel zu den maschinellen MCOs besteht die Möglichkeit, ein V-MPD über BSPlink zu erstellen. In BSPlink steht dafür die Funktion „VIRTUAL MPD“ zur Verfügung. Es kann für verschiedene Verwendungszwecke (Leistungen) ausgestellt werden. Die Zahlungsart kann sowohl Cash als auch Credit sein. Wir empfehlen die Ausstellung eines V-MPDs nur nach Rücksprache mit der betreffenden Fluggesellschaft vorzunehmen. Bitte beachten Sie, dass die Ausstellung von V-MPDs nur noch bis Ende 2013 möglich sind. Ab 2014 können nur EMDs (Electronic Miscellaneous Documents) ausgestellt werden. Generelle Hinweise zur Ausstellung einer V-MPD: ¾ Der Reason for Issuance Code (RFIC) ist mit der bezogenen Fluggesellschaft abzustimmen und muss in jedem Fall eingegeben werden. ¾ Als Reason for Issue ist „50 Specified Misc. Charges Order” vordefiniert. ¾ Eine V-MPD kann nur am Tage der Ausstellung storniert (cancel) werden, sofern die Tarifbestimmungen dieses zulassen. Im Zweifelsfall sollte dies mit der entsprechenden Fluggesellschaft abgestimmt werden. ¾ Sofern V-MPDs erstattet werden müssen, ist im Vorfeld mit der entsprechenden Fluggesellschaft zu klären, wie der Refund erfolgen soll (über GDS oder in BSPlink mittels einer Refund Application). BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 11 of 27 ¾ V-MPDs werden täglich von BSPlink automatisch an den BSP zur Abrechnung gemeldet. Sie erscheinen in der Agent Billing Analysis unter „ISSUES“ bzw. „REFUNDS“ in numerischer Reihenfolge. ¾ Es ist zu beachten, dass BSPlink keine Verbindung zu Back Office Systemen der Reisebüros hat und V-MPD Verkäufe daher zu buchhalterischen Zwecken separat erfasst werden müssen. ¾ Die Ausstellung einer V-MPD über den BSPlink ist nur möglich, wenn die Fluggesellschaft diese Funktion für das IATA-Reisebüro freigegeben hat. Sofern die Ausstellung einer V-MPD nicht möglich ist, muss sich das IATA-Reisebüro direkt mit der entsprechenden Fluggesellschaft in Verbindung setzen. Das Handbuch mit genauen Anweisungen zur Ausstellung von V-MPDs ist im „Download Centre“ unter „Agent“ – „V-MPD Manual Agents“ bereitgestellt: https://www.bsplink.iata.org/bsplink14/default.asp • EMD – Electronic Miscellaneous Document Alle GDS’s sind mittlerweile in BSP Deutschland EMD zertifiziert. Sofern die Fluggesellschaften EMD’s freigegeben haben, können diese ausgestellt werden. Maschinelle MD50 (MCO) und V-MPD’s welche über BSPlink ausgestellt werden können, werden bis Ende 2013 zu 100 % durch das EMD (Electronic Miscellaneous Document) ersetzt. Die Umstellung auf „EMD“ nehmen die am BSP teilnehmenden Fluggesellschaften in Koordination mit den GDS’s vor. Ab 2014 können nur noch EMD’s ausgestellt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch unter: www.iata.org/e-services BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 12 of 27 14.5 STANDARD-VERWALTUNGSFORMULARE 14.5.1 Credit Card Charge Form / Transportation Credit Dem Trend der “Papierlosigkeit” folgend, wurden in den letzten Jahren alle Formulare aus dem deutschen Markt abgeschafft oder durch elektronische Versionen ersetzt worden. Unter dem Link: http://www.iata.org/customer werden u. a. noch nachfolgende Formulare zur Verfügung gestellt: - Credit Card Charge Form - Transportation Credit Im„Resource Center“ kann das entsprechende Land ausgewählt werden. 14.5.2 Airline eigene Abrechnungsformulare (ADM/ACM) Die Regeln für die Ausstellung und Behandlung der "ADMs“ sind im „Travel Agent’s Handbook“, Resolution 850m verankert und können dort nachgelesen werden. ADM/ACMs werden von der Fluggesellschaft in BSPlink ausgestellt bzw. über einen Mass Upload hochgeladen und damit den IATA-Reisebüros zur Verfügung gestellt. Man unterscheidet zwischen zwei Abrechnungsformularen: • 1) Agency Debit Memo (ADM) Fluggesellschaften erstellen ADMs, um IATA-Reisebüros für nicht korrekt ausgestellte Tickets nach zu belasten. Im Falle einer Uneinigkeit kann das IATA-Reisebüro innerhalb einer Frist von 30 Kalendertagen seinen Einspruch bei der Fluggesellschaft einlegen. Erfolgt der Einspruch innerhalb von 30 Tagen, darf die ADM nicht abgerechnet werden. Der Einspruch muss in jedem Fall schriftlich erfolgen (per Post, Fax oder E-Mail). Hat die Fluggesellschaft den „Online Dispute“ in BSPlink aktiviert, so kann der Einspruch direkt in BSPlink vorgenommen werden. Nicht widersprochene ADMs werden automatisch nach Ablauf der Einspruchsfrist an das Rechenzentrum gemeldet und abgerechnet. Die Fluggesellschaft muss den Einspruch einer ADM innerhalb von 60 Tagen ab Erhalt bearbeitet haben, anderenfalls wird das ADM automatisch in BSPlink gelöscht. Der Dispute muss dann außerhalb des BSP im bilateralen Verhältnis fortgesetzt werden. Gemäß Resolution 850m darf die Fluggesellschaft eine ADM nur dann über den BSP abrechnen, wenn diese bis spätestens neun (9) Monate nach Abflug der letzten Flugstrecke ausgestellt wurde. Forderungen außerhalb dieses Zeitraums können nicht über den BSP verrechnet werden. Jeglicher Disput ist direkt mit der entsprechenden Fluggesellschaft zu klären. Es wird darauf hingewiesen, dass die IATA bzw. der BSP DE keinerlei Auskünfte zu Tarifangelegenheiten macht und somit auch keine Prüfung auf Richtigkeit vornehmen kann. ADM/AMCs stehen unter „ADM/ACM Query“ – „ADM/ACM by Number“ für insgesamt 13 Monate in BSPlink zur Verfügung. BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 13 of 27 • 2) Agency Credit Memo (ACM) ACMs werden für Gutschriften zugunsten des IATA-Reisebüros ausgestellt. Die Einspruchsfrist beträgt nur 3 Tage. 14.5.3 IATA/BSP Abrechnungsformulare (SPDR/SPCR) SPDR/SPCRs (Settlement Plan Debit/ Settlement Plan Credit) werden von IATA/BSP zum Zwecke der Verrechnung von Leistungsentgelten bzw. zum Einzug offener Forderungen ausgestellt. (siehe Gebührentabelle, Pkt. 14.8.1) ¾ SPDR (durch IATA/BSP veranlasste Belastung) ¾ SPCR (durch IATA/BSP veranlasste Gutschrift) . Es ist zu beachten, dass die von der IATA ausgestellten SPDR/SPCRs auch unter diesem Bezeichnungen in BSPlink („ADM/ACM Query“) abgefragt werden müssen. SPDR/SPCR können nicht widersprochen werden, daher werden diese noch in der laufenden Periode abgerechnet. In der BSP-Abrechnung (Agent Billing Analysis) werden diese Transaktionen unter der Kategorie „ADM“ bzw. „ACM“ angezeitgt. 14.5.4 Conditions of contract and other important notices Es ist sicherzustellen, dass jeder Passagier die „Conditions of contract and other important notices“ (Vertragsbedingungen) vor Antritt seiner Reise erhält. IATA stellt den Reisebüros die Vertragsbedingungen und neuen Hinweise zur Haftungsbeschränkung ausschließlich in elektronischer Form im Internet unter folgenden Link zur Verfügung: http://www.iatatravelcentre.com/tickets BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 14 of 27 14.6 BSP ABRECHNUNGEN 14.6.1 Generelle Informationen BSP-Reports werden monatlich bzw. periodisch erstellt und über BSPlink im Folder „Files“ – „Download“ - allen IATA-Reisebüros und Fluggesellschaften zur Verfügung gestellt. BSP-Abrechnungen sind wichtige Buchhaltungs-Unterlagen und müssen vom IATA-Reisebüro gemäß den steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften heruntergeladen, gespeichert und aufbewahrt werden. Die Reports sind online über BSPlink für den Zeitraum von 2 Monaten verfügbar. Alte Reports, sofern diese noch erstellt werden können, können vom Rechenzentrum (aso.team@t-sytems.com) auf eigene Kosten angefordert werden. 14.6.2 BSP Reports – Bereitstellung in BSPlink Im Auftrag der am BSP teilnehmenden Mitgliedsfluggesellschaften erstellt das Rechenzentrum nachfolgende Standardleistungen: Leistung: Format Agent Billing Analysis „pdf“ BSPlink 1 x monatlich Agent Billing Statement „pdf“ BSPlink 1 x monatlich Error Reports „pdf“ BSPlink 4 x monatlich Branch Agency Payable Balance – periodische Zahler „pdf“ BSPlink 4 x monatlich Branch Agency Payable Balance – monatliche Zahler „pdf“ BSPlink 1 x monatlich Statement of Account – periodische Zahler Agent Annual Statistic Report „pdf“ BSPlink 4 x monatlich „pdf“ BSPlink 1 x jährlich BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Versand Bereitstellung Page 15 of 27 14.6.3 Erläuterungen der Reports • Agent Billing Analysis In den einzelnen Spalten wird gezeigt: AIRLINE-CODE, DOCUMENT-NO. • Airline-Code zu jeder Document-No. • Document-No. innerhalb der Transaktionsgruppe in aufsteigender Folge • Nummernunterbrechungen vom GDS werden mit "U" gekennzeichnet • „E“ = Electronic Ticket • „D“ = Domestic, MwSt. auf rein innerdeutsche Tickets CY (CURRENCY) • EUR TOTAL TRANSACTION VALUE/NET OF TAXES (CASH/CREDIT) • Der vom Kunden erhobene Betrag getrennt nach "CASH" und "CREDIT" ohne "TAX" SUPPLEMENTARY AMOUNT • Darstellung von Ausgleichsbeträgen im Falle einer Net Remittance Transaktion TAX (CASH/CREDIT) • Steuerbeträge getrennt nach "CASH" und "CREDIT" COMMISSION (RATE/AMOUNT) • Provisionssatz in Prozent • Provisionsbetrag* TAX ON COMMISSION AMOUNT • Mehrwertsteuer auf Provision (bei innerdeutschen Leistungen) PAYABLE BALANCE • Zahlbarer Saldo (Gut- oder Lastschrift) (Total Transaction Value Cash + Tax Cash ./. Commission Amount ./. Tax on Commission Amount = Payable Balance Saldo) Bei Kreditkartenverkäufen wird in der Payable Balance die Provisionssumme als Guthaben dargestellt. PAYABLE BALANCE im Falle von “Net Remit” – NR • Zahlbarer Saldo (Gut- oder Lastschrift) Total Transaction Value Cash + Tax Cash ./. Supplementary Amount = Payable Balance Saldo BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 16 of 27 COMMENTS - "ISSUES" • Tax/Misc. Fee Type • Credit Card Number • Tour Code • „C“ (steht für Conjunction) • „CANCELLED“ für stornierte Tickets (Rücknahme am Tage der Ausstellung) • "CN" + Airline Ticketing Code + Transaction Ticket/Document Number (in connection with) • "EX" + Airline Ticketing Code + Transaction Ticket/Document Number (in exchange for) • Error Code • FFVV = Coupon Bezeichnung (z.B. FLIGHT/FLIGHT/VOID/VOID-Coupons bei ISSUES) • NET Remit, nur im Falle von NR Transaktionen • Commrate computed = Provisionssatz aus gemeldetem Provisionsbetrag vom BSP errechnet COMMENTS "ADM" • Related Document Number COMMENTS "REFUNDS" • A = Automatischer Refund • Tax/Misc. Fee Type • Refund. Credit Card Number • „C“ = Conjunction • C: mit Refunded Ticket-Nr. • “CP” = Cancellation Penalty • “MF” Miscellaneous Fee im Refund und ADM/ACM, ausgestellt durch die Fluggesellschaft • Related Ticket/Doc. Information (Original Issue) Place Date Agent • Error Code • 0034 = z.B. Coupons 3 und 4 refunded (aus der Refund Notice entnommen) • COMMENTS "ACM" • Error Code • Related Document Number * Hinweis zur Meldung von Provisionsbeträgen (anstelle von Provisionssatz) Das Abrechnungssystem des BSP bietet seit Anfang Februar 2009 die Möglichkeit, alternativ zu Provisionssätzen (% „Commission Rate“) auch absolute Provisionsbeträge („Commisson Amount“ gemäß Agent Billing Analysis) zu verrechnen. Dies gilt für Elektronische Tickets, V-MPDs, MD50 und Refunds. Vorbedingungen zur Meldung von Provisionsbeträgen a) Ob eine Fluggesellschaft die Meldung eines Provisionsbetrages bei einer Verkaufs- oder Refund Transaktionen durch IATA-Reisebüros akzeptiert, ist unbedingt mit der entsprechenden Fluggesellschaft abzustimmen. Ohne die Zustimmung der Fluggesellschaft dürfen keine Provisionsbeträge an den BSP gemeldet werden. b) Inwieweit das GDS die Erfassung und Meldung eines Provisionsbetrages ermöglicht, ist mit dem entsprechenden GDS zu klären. BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 17 of 27 • Agent Billing Statement AIRLINE • Airline Accounting Code und Designator CY (CURRENCY - IATA-Währungscode) • „EUR“ CASH incl. Tax • Barverkäufe incl. Tax CREDIT incl. Tax • Kreditkartenverkäufe incl. Tax TOTAL • Gesamteinnahme pro Airline (Cash + Credit = Total) SUPPLEMENTARY AMOUNT • Darstellung von Ausgleichsbeträgen im Falle einer Net Remittance Transaktion COMMISSION AMOUNT • Provisionsbetrag pro Airline TAX ON COMMISSION AMOUNT • MWST Issues/Refunds (Mehrwertsteuer auf Provision für Verkäufe und Refunds) • MWST ADM/ACM (Mehrwertsteuer auf Provision für ADM/ACM) PAYABLE BALANCE • Zahlbarer Betrag (Gut- oder Lastschrift) (Cash incl. Tax ./. Comm. Amount ./.Tax on Comm. Amount = Payable Balance) COMMENTS • NR – Net Remittance Die Beträge der einzelnen Spalten werden zu Endsummen addiert. • Agent Annual Statistic Report Cash Gross Value of Standard Traffic Document Issued = Cash Total Transaction Value + Tax Cash Net Value of Standard Traffic Document Issued = Cash Total Transaction Value + Tax - Commission - Tax on Commission Cash Number Value of Standard Traffic Document Issued = Anzahl verbrauchter Dokumente (Tickets, Refund, ADMs, ACMs) Credit Gross Value of Standard Traffic Document Issued = Credit Total Transaction Value + Tax Credit Net Value of Standard Traffic Document Issued = Credit Total Transaction Value + Tax - Commission - Tax on Commission Credit Number Value of Standard Traffic Document Issued = Anzahl verbrauchter Dokumente (Ticket, Refunds) BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 18 of 27 • Error Reports Hinweise zu Error-Codes IATA-Reisebüros erhalten vom Rechenzentrum über den BSPlink „Error Reports“, wenn Fehler bei der Erfassung bzw. Verarbeitung von Daten verursacht werden. Hier werden unter Nennung der Ticket-Nr. bestimmte Fehler angezeigt. Die Fehlercodes werden in nachfolgende Klassen eingeteilt: Klasse 2 (Error-Code beginnend mit 2) Schwerer Fehler, der zur Abweisung der Transaktion führt, d.h. es erfolgt keine Abrechnung des Dokumentes. Das Reisebüro wird aufgefordert, sofort Kontakt mit der betreffenden Fluggesellschaft aufzunehmen, um mit dieser eine evtl. nachträgliche Verrechnung (ADM/ACM) abzustimmen. Klasse 3 (Error-Code beginnend mit 3) Schwerer Fehler, unter Umständen „eliminated“. Das Rechenzentrum hat erfolglos versucht, die Transaktion über die Stammdatenpflege im BSP-System abzurechnen. Das Ticket jedoch wurde abgewiesen, also nicht abgerechnet. Auch hier gilt wie unter Klasse 2 beschrieben: Klärung mit entsprechender Fluggesellschaft! Klasse 4 (Error-Code beginnend mit 4) Leichter Fehler, die Transaktion wurde abgerechnet. Die Meldung dient als Information darüber, dass ein Fehler begangen wurde (evtl. fehlerhafte Benutzung seitens des Reisebüros oder durch das meldende Vertriebssystem). Das Reisebüro ist aufgefordert, diesen Fehler in Zukunft zu vermeiden. Die Fehler-Codemeldung (Code 4) wird in der Agent Billing Analysis unter der Spalte „Comments“ bei der entsprechenden Ticket-Nr. mit ausgewiesen. Falls Rückfragen bezüglich Error-Reports auftreten, so können die IATA-Reisebüros sich auch an unser Rechenzentrum bzw. an das GDS zwecks Klärung wenden (s. Pkt. 14.1 Adressen und Kontakte) BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 19 of 27 14.7 ZAHLUNGSVERFAHREN 14.7.1 Generelle Informationen Alle IATA-Reisebüros sind zur fristgerechten Begleichung des Gegenwerts der für die BSPFluggesellschaften getätigten Ticketverkäufe verpflichtet! Im BSP Deutschland ist das Bankabbuchungsverfahren (Lastschriftverfahren ohne Widerruf) für alle IATA-Reisebüros obligatorisch. Die IATA-Reisebüros erteilen mit einer Abbuchungserlaubnis ihre Zustimmung, dass die IATA Beträge zu jedem Zahlungstermin von ihrem Bankkonto abbuchen kann. Dieses Verfahren ist mit jeder in Deutschland ansässigen Bank möglich (Ausnahme: Iranische Banken). Die genauen Zahlungstermine sind dem Terminplan (BSP Reporting Calendar 2013) zu entnehmen, welcher auf dem Customer Portal: http://www.iata.org/customer im „Resource Center“ unter „Germany“ hinterlegt ist. IATA stellt jedem IATA-Reisebüro eine Abrechnung in Form der Agent Billing Analysis im Namen aller BSP Mitgliedsfluggesellschaften zur Verfügung. Diese BSP-Abrechnung zeigt den fälligen Betrag vom / zum IATA-Reisebüro, welcher von der Clearing-Bank in strikter Übereinstimmung mit dem veröffentlichten Abrechnungskalender belastet bzw. ausgeschüttet wird. 14.7.2 Abrechnungsperioden Für BSP-Deutschland sind 4 Perioden je Kalendermonat festgelegt: 01. – 07. des Monats 08. – 15. des Monats 16. – 23. des Monats 24. – Ultimo des Monats Den genauen Zeitpunkt der Abbuchung nach jeder Periode ist dem aktuellen Terminplan (BSP Reporting Calendar 2013) zu entnehmen. Dieser ist auf dem Customer Portal unter http://www.iata.org/customer im „Resource Center“ unter „Germany“ hinterlegt. 14.7.3 Zahlungsmodus Monatliche Zahlung Die monatliche Zahlung erfolgt am 15. des Folgemonats (außer Samstag/Sonntag/Bankfeiertagen). Der Abbuchungstermin ist dem Terminplan (BSP Reporting Calendar 2013) zu entnehmen. Periodische Zahlung Die periodische Zahlung erfolgt 4 x im Monat. Die Zahlungstermine sind dem Terminplan (BSP Reporting Calendar 2013) zu entnehmen BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 20 of 27 14.7.4 Unstimmigkeit nach Zahlungstermin Wenn das IATA-Reisebüro nach dem Abrechnungsdatum eine Unstimmigkeit in der BSP-Abrechung (Agent Billing Analysis) entdeckt, muss es sich zwecks Korrektur mit der entsprechenden Fluggesellschaft in Verbindung setzen. 14.7.5 Net Reporting and Remittance Scheme – Net Remittance (NR-Verfahren) Dieses IATA Verfahren ermöglicht die transparente Abrechnung von Transaktionen, bei denen IATA-Reisebüros mit bestimmten Fluggesellschaften so genannte Netto-Flugpreise vereinbart haben. Hierunter sind Flugpreise zu verstehen, die nicht dem veröffentlichten Tarif entsprechen. In der Regel wird in einem solchen Fall die Fare Box im Ticket den veröffentlichten Preis zeigen, während das IATA NR-Verfahren es dann ermöglicht, einen anderen als den in FARE gezeigten Preis über den BSP abzurechnen. IATA-Reisebüros und Fluggesellschaften vereinbaren, ob und zu welchen Bedingungen, d.h. mit welchen preislichen und sonstigen Vereinbarungen sie am NR-Verfahren teilnehmen. Die Fluggesellschaft entscheidet, ob der BSP NR-Transaktionen für die Fluggesellschaft abrechnet oder nicht. Das Listenbild der BSP-Abrechnung (Agent Billing Analysis) wurde diesen Anforderungen angepasst. Immer wenn eine Abrechnung NR-Transaktionen enthält, erscheinen Texte zur Erläuterung. BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 21 of 27 14.8 SANKTIONEN UND GEBÜHREN 14.8.1 Administrative Gebühren 1) Administrative Charges Resolution Nichteinreichung von Sicherheitsleistungen oder finanziellen Nachweisen zum angeforderten Termin 818g, Section 2, Paragraph 2.2.4 Notice of Irregularity: Abmahnung wegen Rückgabe der Lastschrift im BSP-Abrechnungsverfahren (Gebühr zzgl. Verzugszinsen) 818g, Attachment A, Section 1, Paragraph 1.7.2.1. (c) Reinstatement Fee (Reaktivierung des Agenten nach Default bzw. Suspendierung) 818g, Attachment A, Section 1, Paragraph 1.7.2.1. (c) Total EUR Netto 100,00 98,00 + Bank Interest Rate 91,00 Mwst. % zzgl. 19 Code SPDR/ SPCR 953 zzgl. 19 953 zzgl. 19 953 14.8.2 Sonstige Gebühren 2) Annual Fee lt. IATA-Resolution 818g, Gebühr in CHF pro Büro Abschnitt 14 Head Office / Administrative Office 200,00 Branch Office (1 – 30) * 130,00 Branch Office (31 – 60)* 65,00 Branch Office (61 und mehr)* 43,00 Anmerkung Zusätzlich können pro IATA-Reisebüro noch CHF 8,00 für den Travel Agency Commissioner hinzukommen. 3) BSPlink Basic Version User (1 User) Einrichtung Sub-User Enhanced Version User (inklusive 1 weiterer Sub-User) = 1 (plus 1) Sub-User (jeder weitere ist gebührenpflichtig) Anmerkungen Kostenfrei Je Sub-User und pro Monat 15,00 zzgl.19 953 pro Monat Je Sub-User und pro Monat 40,00 15,00 zzgl.19 zzgl.19 953 953 0,20 zzgl.19 955 Gemäß APJC-Beschluss 70,00 zzgl. 19 953 Gemäß APJC-Beschluss 50,00 zzgl. 19 953 4) TASF- Travel Agent Service Fee TASF-Gebühr pro Transaktion (Processing Charges) Disagio der Kreditkarteninstitute (Credit Card Fee) 5) Transitagenten Monatliche Gebühr zur Ausübung der Überwachungsfunktion Aufwandsentschädigung bei wiederkehrender Prozessuntreue in der täglichen Überweisung 950 950 950 950 BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 22 of 27 14.8.3 Sanktionen bei “Notice of Irregularity” und “Default” Zahlungsunfähigkeit/Rücklastschrift Aufgrund der Bestimmungen der Resolution 818g Anhang ‚A’, Abschnitt 1 (Regeln für PassageVerkaufsbüros) ist jedes dem BSP angeschlossene IATA-Reisebüro verpflichtet, der Clearing Bank zum Zahlungstermin den in der BSP-Abrechnung ausgewiesenen Betrag per Abbuchungsverfahren zur Verfügung zu stellen. Wird eine durch die IATA vorgelegte Lastschrift von der bezogenen Bank nicht honoriert, stellt IATA umgehend eine NOI „Notice of Irregularity“ (doppelt zählende Abmahnung) aus und sendet diese dem IATA-Reisebüro per Fax zu. Aus diesem Schreiben geht hervor, dass das IATA-Reisebüro lt. IATA-Resolution 818g, Anhang ‘A’, Abschnitt 1.7 (c), gehalten ist, den offenen Betrag zuzüglich Bankgebühren umgehend per Eilüberweisung auf das Konto der IATA zu überweisen/einzuzahlen. Die Kopie des bankbestätigten Überweisungs-/Einzahlungsbeleges muss der IATA Frankfurt/Main zugefaxt werden. Die Gutschrift muss zwingend bis zum Folgetag ab Zahlungsaufforderung erfolgt sein, da anderenfalls das IATA-Reisebüro einschl. seiner Niederlassungen als in „Zahlungsverzug“ (Default) befindlich erklärt wird. Weiterhin wird das IATA-Reisebüro gemäß Resolution 818g, Anhang ‚A’, Abschnitt 1, Paragraph 1.7.2.1 (c) mit einer Verwaltungsgebühr belastet. Die Gebühr wird per SPDR eingezogen. (siehe Gebühren, Pkt. 14.8.1) Sollte es sich bei Rückgabe der Lastschrift um einen Bankfehler handeln, so muss das IATAReisebüro umgehend, jedoch spätestens innerhalb 10 Arbeitstagen per Einschreiben oder Kurier der IATA eine entsprechende Bestätigung der Bank zukommen lassen. Aus diesem Schreiben muss eindeutig ervorgehen, dass das Konto des IATA-Reisebüros zum Zeitpunkt der Lastschriftvorlageüber ausreichende Deckung verfügte. Die Bestätigung des Bankfehlers muss unter Angabe des Kontoinhabers und der Konto-Nummer des IATA-Reisebüros auf OriginalBriefpapier der Bank erfolgen und von einem Manager mit Namen und Position rechtsgültig unterzeichnet sein. Dispositionsangelegenheiten wie Buchungsüberschneidungen werden nicht als Bankfehler anerkannt. Um die einleitung des „Default-Verfahrens“ zu vermeiden, sollte das IATA-Reisebüro die Bankbestätigung vorab per FAX an die IATA einreichen. Sollte die Bankbestätigung nicht fristgerecht eingehen, so kann die Abmahnung nicht mehr zurückgenommen werden, da dann bereits das „DEFAULT“-Verfahren eingeleitet wurde. Gemäß Resolution 818g, Anhang ‘A’, Abschnitt 1 und 2, (Regeln für Passage-Verkaufsbüros) wird ein IATA-Reisebüro einschließlich aller dazugehörigen Betriebsstätten in „DEFAULT“ erklärt, wenn die Zahlung nicht innerhalb der vorgegeben Frist erfolgt oder wenn es innerhalb von 12 Monaten eine weitere „Notice of Irregularitiy“ erhält. Die Gebühren für die doppelt zählende Abmahnung sowie die Gebühren bei eventueller Wiedereinsetzung in den Agenturstatus werden mittels SPDR belastet (Pkt. 14.8.1) . Das Original„Default“-Schreiben erhält das IATA-Reisebüro vom Servicecenter Madrid. BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 23 of 27 14.9 KREDITKARTENVERKÄUFE 14.9.1 Generelle Informationen Die Regeln und Bestimmungen für die Akzeptanz von Kreditkarten zur Bezahlung von Flugscheinen sind in der Resolution 890 (Card Sales Rules) im „Travel Agent’s Handbook“ sowie im „BSP Manual for Agents“ (englische Fassung) enthalten und müssen in jedem Fall eingehalten werden. Jedes IATA-Reisebüro muss sich mit diesen Regeln vertraut machen! 14.9.2 Abrechnung Kreditkartenverkäufe durch IATA/BSP Alle Kreditkartenverkäufe werden in der Agent Billing Analysis und im Agent Billing Statement separat ausgewiesen. Eine anfallende Kommission wird dem IATA-Reisebüro gutgeschrieben und vom fälligen Gesamtbetrag (Payable Balance) abgezogen. 14.10 REFUNDS 14.10.1 Allgemeine Bestimmungen IATA-Reisebüros sollen Erstattungen von Tickets nur vornehmen, wenn diese von ihnen selbst ausgestellt wurden. Generelle Informationen zum Thema Refund sind der englischen Fassung des „BSP Manual for Agents“, Chapter 8 zu entnehmen. Wichtig: Tickets, die gegen Kreditkarte verkauft wurden, können nicht bar erstattet werden. 14.10.2 Refund über GDS Die Standardmethode zur Rücknahme eines Flugdokuments erfolgt über das GDS. Anleitungen über Einzelheiten der Eingaben sind direkt beim jeweiligen GDS einzuholen. Vor der Rücknahme ist immer zu prüfen, ob das Ticket nach den Tarifbestimmungen der Fluggesellschaft erstattbar ist. Bei Unklarheiten sollte sich das IATA-Reisebüro mit der entsprechenden Fluggesellschaft in Verbindung setzen. Refund mit integrierter Cancellation Penalty Der BSP Deutschland hat im Auftrag der teilnehmenden Luftverkehrsgesellschaften im BSP DE das Verfahren „Refund mit integrierter Cancellation Penalty“ eingeführt. Das bedeutet, dass eine anfallende Cancellation Penalty mit einer entsprechenden Kennzeichnung vom Refund Value abgezogen wird und innerhalb des Refunds in einer Transaktion vom GDS an den BSP gemeldet und abgerechnet werden kann. BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 24 of 27 14.10.3 Refund Application (RA) über BSPlink Eine Refund Application kann über BSPlink ausgestellt werden, sofern die Fluggesellschaft das Reisebüro dazu auffordert hat Sofern zu einer „Refund Application“ noch diverse Dokumente als Anlage mit hochgeladen werden, ist mit der Fluggesellschaft im Vorfeld zu klären, ob diese Anlagen noch physisch nachzureichen sind. Nachdem das IATA-Reisebüro die „Refund Application“ ausgestellt und auf den Weg gebracht hat, wird diese automatisch an die Fluggesellschaft übermittelt, die den Antrag prüft und dann entscheidet, ob der Refund genehmigt bzw. abgelehnt wird. Das „Agents Manual“ steht unter dem Link: https://www.bsplink.iata.org/bsplink14/default.asp im „Download Centre“ unter „Agent“ zur Verfügung. 14.11 TASF – TRAVEL AGENCY SERVICE FEE 14.11.1 Allgemeine Informationen TASF ist ein Tool, welches erlaubt, eine vom IATA-Reisebüro per Kreditkarte erhobene Travel Agency Service Fee einfach und schnell über den BSP Deutschland mit dem Kreditkartenunternehmen abzurechnen und im Rahmen der BSP-Abrechnung gutgeschrieben zu bekommen. Erstellen von TASF-Transaktionen Das GDS stellt Informationen darüber bereit, wie TASF-Transaktionen erstellt werden können. Es ist zu beachten, dass IATA keinen Einfluss auf die TASF-Funktionen des GDS hat und deshalb alle Fragen diesbezüglich an das jeweilige GDS gerichtet werden müssen. TASF-Transaktionsarten TASF-Transaktionen können für alle gängigen Kreditkarten durchgeführt werden: ¾ American Express ¾ Visa ¾ MasterCard ¾ Diners Club ¾ UATP IATA schreibt dem Reisebüro die Brutto-Beträge, d. h. ohne Bearbeitungsentgelte aller mittels Kreditkarte beglichenen Serviceentgelt-Transaktionen über die normale BSP-Abrechnung im Monat der TASF-Erstellung gut. Die TASF-Transaktionen erscheinen auf der Abrechnung des Kreditkartenbesitzers mit dem Buchungstext „IATA Agent – Serviceentgelt“. Um unnötige Fragen und mögliche Zahlungsverweigerungen von Seiten der Kreditkartenbesitzer zu vermeiden, sollten die Kunden im Vorfeld darüber informiert werden. BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 25 of 27 Bezahlung Der Gesamtbetrag aller TASF Transaktionen, die während eines BSP-Abrechnungszeitraumes gemeldet wurden, werden zum entsprechenden Zahlungstermin gutgeschrieben. In der BSP-Abrechnung wird nur der Bruttobetrag der Travel Agent Service Fee ausgewiesen, d.h. es wird kein Abzug der TASF Entgelte gezeigt (diese werden nachträglich per SPDR eingezogen). Der BSP Deutschland berechnet pro TASF-Transaktion eine Gebühr von EUR 0,20 plus Mwst. Dieser Betrag wird im Folgemonat gemeinsam mit dem TASF-Kreditkarten-Serviceentgelt (Disagio) per TASF-SPDR unter der Airline Nr. 955 über den BSPlink eingezogen Rechnungen Als Anlage zu der TASF-SPDR stellt der BSP über BSPlink eine monatliche Rechnung über die TASF-Entgelte und –Gebühren, die folgende Angaben enthalten, zur Verfügung: - Kreditkarten-Serviceentgelte Prozentsatz der Kreditkarten-Serviceentgelte Gesamtanzahl der TASF-Transaktionen Gesamtbetrag der BSP-Bearbeitungsentgelte Die bezogene SPDR-Nummer für den Einzug der TASF-Entgelte. Obwohl die TASF-Entgelte versteuert werden müssen, wird keine Steuer auf den Rechnungen ausgewiesen. Im Rechnungsbetrag ist keine Steuer enthalten, da TASF-Entgelte unter Abschnitt 9 (2) und Artikel 21 (b) der Sechsten Richtlinie des (EU) Rates fallen (siehe auch Hinweis auf Rechnung). Der anfallende Steuerbetrag muss vom IATA-Reisebüro ermittelt und direkt an das Finanzamt abgeführt werden. Rechnungen und SPDRs werden monatlich erstellt und in dem Monat verrechnet, der der Abrechnung der TASFs folgt. SPDR und Rechnung werden als Adobe Acrobat-Dokument in BSPlink zur Verfügung gestellt und können heruntergeladen werden. Die den SPDRs angehängten Rechnungen stehen im BSPlink für 9 Monate zum Download zur Verfügung. Abrechnung IATA wird die folgenden Daten für alle von Ihnen eingereichten TASF-Transaktionen unter der Airline-Nr. 954 in der Agent Billing Analysis aufführen: TASF-Ticketnummer TASF-Betrag Kreditkartenart und Nummer Ticketnummer der Transaktionen 954, etc. der Gesamtbetrag des Serviceentgelts, in den Spalten „Total Transaction Value Credit“, „Commission Amount“ und „Payable Balance“ in der Spalte „Comments“ BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 26 of 27 Wichtiger Hinweis: TASF- können nicht refunded werden! Im Falle der Rückzahlung an den Kunden, muss die Rückerstattung direkt vom Reisebüro vorgenommen werden, da dieser Betrag dem Reisebüro gutgeschrieben wurde. Anfragen zur TASF-Rechnung richten Sie bitte an: tasf@iata.org 14.12 BSP TERMINPLAN Der Terminplan wird gemäß IATA-Resolution erstellt. Er enthält alle wichtigen Daten für die BSP-Abrechnung und muss eingehalten werden! Der Terminplan für die BSP-Abrechnung ist auf der Website im „Resource Center“ unter „Germany“ hinterlegt: http://www.iata.org/customer BSP Manual for Agents – Chapter 14 – June 2013 Page 27 of 27
