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MANUAL DE USUARIO MODULO SIIGEP –
FUNCIONES DE ADVERTENCIA - SEGUIMIENTO
MARZO DE 2014
Manual de Usuario Módulo SIIGEP – FUNCIONES DE
ADVERTENCIA
VERSIÓN: 1.1
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Índice
1. Introducción ..................................................................................................................................... 3
2.1. Objetivo General del Sistema ........................................................................................................... 3
2.2. Objetivos específicos ........................................................................................................................ 3
3. Descripción General de la aplicación:.................................................................................................. 4
3.1. Acceso ................................................................................................................................................ 4
3.2. Descripción de la funcionalidad........................................................................................................ 5
Página de control de acceso:................................................................................................................... 5
Página de Nuevo Registro ....................................................................................................................... 6
Estado de los proyectos ............................................................................................................................. 7
Modificar el registro de una Función de advertencia ................................................................................ 8
Hacer seguimiento de una Función de advertencia ................................................................................... 9
Generación de Consolidados ................................................................................................................... 12
Vista consolidada desde el 2010 ............................................................................................................. 12
Consulta de las Funciones de Advertencia generadas en una Entidad ................................................... 12
Consolidado Sectorial ............................................................................................................................. 12
Cuadro Dependencia ............................................................................................................................... 12
Acerca del Módulo SIIGEP – Funciones de advertencia ........................................................................ 13
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1. Introducción
La Oficina de Planeación de la Contraloría General de la República desarrolló el Sistema Integral de
Información de la Gestión Pública SIIGEP, el cual integra entre otros el módulo SIIGEP – Funciones
de Advertencia. Este módulo obedece a la necesidad de la Contraloría General de la República de
manejar el flujo de información a través de un sistema centralizado que permita generar consultas
sobre el estado de cada una de las funciones de advertencia emitidas por la Contraloría General
de la República.
Este módulo cuenta con la funcionalidad que permite capturar el contenido básico de cada una de
las funciones de advertencia y sus correspondientes seguimientos. Adicionalmente, genera
automáticamente preinformes del estado de cada una ellas, de forma agregada en cada una de las
Gerencias departamentales y Divisiones de Vigilancia Fiscal generando mayor nivel de confianza en
estos datos
2.1. Objetivo General del Sistema
Construir y mantener una base de datos que facilite la preparación de información y el seguimiento
de cada una de las funciones de advertencia emitidas por la Contraloría General de la República.
2.2. Objetivos específicos
•
•
•
Permitir el acceso seguro desde cualquier lugar geográfico que disponga de una conexión a
Internet.
Recolectar la Información de las Funciones de advertencia emitidas a las entidades.
Consolidar la Información.
Generar informes listos para editar.
•
Monitorear los resultados de la función de advertencia
•
Generar y suministrar información oportuna, confiable y adecuada que facilite la toma de
decisiones.
•
Determinar la oportunidad y cumplimiento de los registros de acuerdo a la actividad
realizada
•
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3. Descripción General de la aplicación:
Esta aplicación es totalmente Web. Fue desarrollada pensando en facilitar, agilizar
y mejorar los procesos de recolección y consolidación de información. Está
compuesta por cuatro páginas: Acceso, Listado de Funciones registradas,
Resultados del seguimiento de ellas; a este se accede mediante clave y
contraseña dada a cada uno de los responsables del ingreso de las funciones de
advertencia y del seguimiento.
3.1. Acceso
a. Abrir el Internet Explorer.
b. Asegúrese que la dirección Ip este en la excepciones de Proxy en caso de que
acceda desde una Gerencia o una dependencia interna de la Contraloría
General de la Republica. Si accede desde una estación de Internet fuera de la
Lan omita este paso.
c. En la barra de dirección incluya la siguiente ruta:
Actualizar ruta según
servidor de la Contraloría http://186.116.129.25/SIIGEP
c. El explorador desplegará una pagina con muchas opciones dirijas a la parte
izquierda de la pantalla en dando clic sobre la opción FUNCIONES DE
ADVERTENCIA
Dando clic sobre la opción Funciones de Advertencia podrán tener un listado de
opciones como se visualiza en la gráfica
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3.2. Descripción de la funcionalidad
Una vez se despliegue la página inicial es necesario identificarse mediante un
usuario y una clave a esta se accede presionando clic sobre la opción funciones
de advertencia:
Página de control de acceso:
Autenticación
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Autenticación: Permite ingresar a la aplicación a través de un usuario y un
clave asignados por el Administrador.
Una ves se encuentre validado el sistema mostrara podrá hace uso de las
distintas opciones del menú de FUNCION DE ADVERTENCIA.
Página de Nuevo Registro
Después de haber dado clic sobre la opción NUEVO REGISTRO, Si sus permisos
son los correctos entonces vera una formulario que solicitara información básica
como:
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Una vez digitada o seleccionada la información que el formulario requiere
presione clic sobre guardar contenido.
A continuación se pide que adicione el documento en formato pdf o zip de la
comunicación enviada como función de advertencia. Dando clic sobre el link
Estado de los proyectos
Una vez se envía un proyecto para estudio de las Delegadas, se puede consultar
el estado de este estudio, entre otras la Delegada la puede:
Antes de tomar una decisión la Delegada puede dejar constancia del trámite que se adelanta
utilizando la opción Registrar evidencia de trabajo
Devolver: si una vez estudiado los soportes y el contenido la delegada determina que la
Dependencia proponente debe ajustar el proyecto entonces procederá a devolver el proyecto
para su ajuste, desde ese momento la dependencia proponente podrá editar el registro
original para ajustarlo y proceder a enviar de nuevo el documento para estudio en la
delegada.
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Rechazar: Cuando el responsable en la Delegada determine que el riesgo no es susceptible de
advertencia procederá a rechazar el proyecto de Función de advertencia en cuyo caso el proceso abra
terminado.
Aprobar: La delegada una vez estudiado el caso puede realizar el proceso de aprobación del
proyecto indicando quien enviara la carta al advertido
Publicar: Este proceso lo puede hacer en todos los casos la Delega o la Gerencia cuando la misma
delegada determine que el proceso de publicación lo debe hacer la dependencia proponente.
Este
vínculo solo aparecerá después de que la Delegada haya aprobado el proyecto de Función de advertencia
Cuando se efectúa el proceso de aprobación la Delegada deberá indicar quien
enviara la carta definitiva, si selecciona que la misma Delegada se cerrara la
posibilidad de que el proponente manipule el proceso de publicación del proyecto
de lo contrario la dependencia proponente tendrá el control de envió de la carta
al advertido y el proceso de publicación como función de advertencia activa.
La Dependencia generadora de la propuesta puede ver el icono
, esto significa
que pude hacer el proceso de publicación y envió de la carta al advertido.
Si no puede ver el vínculo
, significa que no puede publicar.
Solo se debe publicar después de haber enviado la carta definitiva a la entidad
advertencia, se debe escanear el documento y subirlo junto con el número de
SIGEDOC y la fecha interna de envió, datos que solo se pueden obtener después
de haber enviado el documento a la entidad. Por ningún caso deje de cargar el
documento escaneado de la comunicación definitiva enviada a la entidad.
Modificar el registro de una Función de advertencia
Una función de advertencia solo puede modificarse si esta no ha sido cerrada.
Para ello busque en las opciones del menú la opción seguimientos:
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A Continuación visualizara una lista con todas las funciones de advertencia
registradas
Hacer seguimiento de una Función de advertencia
Dentro del menú podrá encontrar la opción Seguimientos al dar clic en ella, se
debe indicar al programa la fecha desde y la fecha hasta del periodo que quiera
hacer seguimiento puede seleccionar un periodo desde enero de 2008 hasta la
fecha después de dar el periodo de clic sobre el símbolo
Después del que el sistema se actualiza aparecerá una lista con todas las
funciones de advertencia abiertas es decir las que no se les ha hecho
seguimiento o las que en un seguimiento anterior se les indique que el riesgo aún
persiste. Una vez se indique en un seguimiento que el riesgo se presentó o ya no
existe la función de advertencia se elimina de este listado y ya no es posible
modificarla o hacer seguimiento.
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Dentro del listado se identifican Cuatro iconos
En el sistema puede aparecer la carpeta con un clic o un círculo en rojo si
aparece el círculo en rojo es porque el documento digital es de decir el pdf o el
zip de la comunicación enviada como función de advertencia no se ha cargado
al sistema.
Si aparece la hoja con el clic entonces el documento se subió y dando clic sobre
este icono se abrirá el contenido del documento magnético de la advertencia
enviado a la Entidad.
Este icono cumple la función de MODIFICAR FUNCION DE ADVERTENCIA, Mediante esta
opción podrá cambiar los datos
y cargar el documento digital de la comunicación
enviada para ello identifique en la parte inferior de la pantalla un link
dando clic
ahí seleccione de su computador el archivo y siga las instrucciones del programa.
No
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olvide dar clic sobre la opción guardar contenido para guardar los cambios
Mediante esta opción hacemos seguimiento a la función de advertencia al dar clic sobre
el vinculo podrá visualizar el formulario:
Los textos deben ser cortos y orientados a definir claramente lo que el advertido hizo y lo
que la CGR pudo evidenciar respecto a eso de forma muy corta.
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Mediante este icono usted podrá eliminar el registro de la función de advertencia tenga
presente que una vez eliminado no es posible recuperar la información
Dentro del menú se pude visualizar las siguientes funciones adicionales:
Generación de Consolidados
Si se desea tener un listado del estado de las funciones de advertencia en Excel
seleccione o de clic sobre el link Cuadro excel.
Vista consolidada desde el 2010
Si se desea tener un informe en una página del estado de todas las funciones de
advertencia desde el año 2010 seleccione o de clic sobre el link Detalle desde el
2010.
Consulta de las Funciones de Advertencia generadas en una Entidad
Si se desea tener un informe en una página del estado de todas las funciones de
advertencia generadas para una entidad en especial, seleccione o de clic sobre el
link Por Entidad.
Consolidado Sectorial
Si se desea tener un informe consolidado de todas las funciones de advertencia
generadas en un sector, seleccione o de clic sobre el link Cuadro sectorial.
Cuadro Dependencia
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Si se desea tener un informe en una página del estado de todas las funciones de
advertencia generadas por dependencia, seleccione o de clic sobre el link Cuadro
Dependencia.
Acerca del Módulo SIIGEP – Funciones de advertencia
Cualquier Información técnica adicional de éste o cualquiera de los módulos que
componente el Sistema Integral de Información de la Gestión Pública, presentarla
a la dirección de la Oficina de Sistemas de la Contraloría General de la República,
a el Ingeniero Oscar Alcides Duarte Caviedes, quien con gusto dará respuesta a
sus inquietudes, en oaduarte@contraloriagen.gov.co.