Circuit validation Aggir Pathos ARS 2015 - ARS Nord-Pas-de

Evaluation et validation
AGGIR-PATHOS
en EHPAD
- 2015 -
1For
DOMS/Dr EC/DC/02 2015
Formation PATHOS -2015
TEXTES REGLEMENTAIRES (1/2)
Décret n° 2013-22 du 8 janvier 2013, deux grands
axes :
détermine les modalités d’évaluation et de validation des coupes
AGGIR et Pathos ;
fixe la composition et les modalités de fonctionnement de la
commission régionale de coordination médicale.
Une circulaire interministérielle
n°2013-408 du 6 décembre 2013 :
d’application
description détaillée des modalités de mise en œuvre du décret ;
des annexes précisant les modalités de formation, les procédures
de transmission des bases et le protocole d’action entre ARS et
conseils généraux pour la validation conjointe de la perte
d’autonomie en EHPAD.
2
TEXTES REGLEMENTAIRES (2/2)
Quatre Arrêtés du 15 novembre 2013 :
coefficient de valorisation du PMP dans l’équation GMPS,
valeur du PMP dans les établissements nouvellement créés
(110) ;
modalités de validation des évaluations, existence légale de la
plateforme
web
CNSA,
contrôle
de
cohérences,
échantillonnages, litiges ;
seuils d’erreurs pour la validation tacite ;
valeurs du point GMPS.
FORMATION A L’OUTIL PATHOS
• Guide PATHOS 2012 :
- remplace le guide PATHOS 2011
- inclut les différents guides d’harmonisation antérieurs à 2011
- révision des ordonnances PATHOS en cours
• Formation PATHOS 2014 et AGGIR 2008 :
Didacticiel national Pathos 2012-2013 et DVD AGGIR 2008 disponibles
sur le site de la CNSA.
Nouvelle Application GALAAD de la CNSA depuis janvier 2015
Lien pour connexion : http://galaad.cnsa.fr
Documentation: http://www.cnsa.fr/article.php3?id_article=836
(fiches pratiques, mode opératoire médecin coordonnateur)
4
NOUVELLE APPLICATION GALAAD
-outil développé à l’origine par le service médical de l’Assurance maladie et le Syndicat national de
gérontologie clinique (SNCG)
-permet d’évaluer le niveau de perte d’autonomie et les besoins en soins de base et en soins
médicaux techniques des personnes âgées en EHPAD et en unités de soins de longue durée (USLD).
Ces évaluations à partir des référentiels AGGIR et PATHOS constituent le socle de la tarification des
EHPAD et des USLD pour les volets des soins.
Pour sécuriser une application déjà ancienne et prendre en compte les dernières évolutions
réglementaires, la CNSA a entrepris sa refonte.
La nouvelle application GALAAD entre dans sa première année d’utilisation en 2015.
Elle est accessible :
- aux médecins valideurs des ARS et des CG ;
- aux médecins coordonnateurs des EHPAD retenus au programme de coupes AGGIR/PATHOS validé
par la CRCM AGGIR PATHOS.
La CNSA transmettra par mail les identifiant et mot de passe aux médecins coordonnateurs pour
accéder à l’application.
Cette application permettra une validation concomitante du GIR moyen pondéré (GMP) et du
PATHOS moyen pondéré (PMP).
La nouvelle application GALAAD est l’outil réglementaire mis à disposition par la CNSA pour le processus
de validation AGGIR et PATHOS. Aucun autre moyen de transmission des données n’est recevable.
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ETABLISSEMENTS ELIGIBLES en 2015
Etablissements prioritaires en 2015 :
• établissements en attente de renouvellement de conventions échues
(réalisation des coupes dans le semestre qui précède le terme de la
convention
• ouverture récente (90 % de la capacité, dans les douze mois)
! Les extensions de capacité ne sont pas concernées !
Programme commun défini par l’ARS et les Conseils
généraux et validé par la CRCM
• Ordre de priorisation des validations
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MODALITES D’EVALUATION et DE VALIDATION
CONJOINTES AGGIR et PATHOS
Alignement de la périodicité des validations AGGIR et
PATHOS :
1) Evaluation AGGIR : Médecin ou IDE du conseil général
Sur la base d’un échantillon issu du tirage aléatoire représentant 10% des résidents
(et au moins 20 résidents)
2) Evaluation PATHOS : Médecin de l’ARS
Sélection de manière non aléatoire, ciblée sur les profils les plus lourds tout en
incluant 15 % de fiches de résidents présentant les PMP les moins élevés, d’un
échantillon représentant entre 50 % et 70 % des résidents
De façon simultanée : sur une période rapprochée, tendant
vers un délai d’un mois entre les évaluations AGGIR et
Pathos
MODALITES D’EVALUATION et DE VALIDATION
CONJOINTES AGGIR et PATHOS (suite)
Coupes lors de la conclusion ou du renouvellement de la
convention tripartite :
Validation systématiquement sur place dans l’établissement
Coupes intermédiaires entre deux renouvellements de
convention tripartite :
Validation sur pièces dès lors que la valeur du GMP ou du PMP ne
progresse pas de plus de 5 % par rapport à la précédente évaluation
ayant fait l’objet d’une validation sur place.
MODALITES D’EVALUATION et DE VALIDATION
CONJOINTES AGGIR et PATHOS (suite)
Délais de validation :
trois mois à compter de la réception des évaluations exploitables sur la nouvelle
application web
en cas de base inexploitable, de dépassement du seuil d’incohérences ou
d’erreurs (AGGIR et Pathos), suspension du délai et nouvelle évaluation
le silence au bout de 3 mois vaut validation tacite
si dans un délai de 2 mois après validation tacite, les tarificateurs constatent des
erreurs (= une évolution du GMPS) > au seuil fixé par arrêté, saisine des
médecins valideurs qui disposent d’un délai d’1 mois pour valider sur site
récupération des sommes indûment perçues, déduites des dotations de
l’exercice budgétaire suivant, si le classement initial a donné lieu à financement
NB : le GMPS est une valeur plafond indicative pour l’attribution éventuelle de
moyens nouveaux
MODALITES D’EVALUATION et DE VALIDATION
CONJOINTES AGGIR et PATHOS (suite)
Modalités de contestation du classement des résidents :
recours précontentieux exercé devant la commission régionale de coordination
médicale (CRCM) qui détermine le classement définitif des résidents :
en cas de litige entre le médecin coordonnateur et le médecin valideur
en cas de litige entre le médecin du conseil général et celui de l’ARS
(classements AGGIR, en cas de validation conjointe)
toujours pendant la procédure de validation qui se termine avec l’envoi du
certificat de validation mentionnant les valeurs du GMP et du PMP validé,
jamais a posteriori
utilisation de fiches argumentaires, soumises à la CRCM
contestation par le directeur de l’EHPAD du classement ainsi validé par la
CRCM : recours devant le tribunal interrégional de la tarification sanitaire et
sociale (TITSS)
COMMISSION REGIONALE de COORDINATION MEDICALE
(CRCM)
• Missions :
–
–
–
veiller à la bonne organisation des opérations d’évaluation des
niveaux d’autonomie et des besoins de soins dans les
établissements,
veiller à la qualité des formations AGGIR et PATHOS, en lien
avec l’ARS et les conseils généraux,
déterminer les classements définitifs en cas de désaccord entre
médecins.
• Composée de 4 médecins : gériatre formateur, médecin
coordonnateur, médecin du conseil général et médecin de l’ARS.
• 4 titulaires, 4 suppléants : désignés par le Directeur général
de l’ARS sur propositions de la SRGG et des conseils généraux,
pour une durée de 3 ans renouvelables.
11
COMPOSITION CRCM du NORD-PAS de CALAIS
Sont désignés pour siéger en qualité de membres de la CRCM par décision du
DGARS en date du 9/9/14
•au titre des médecins de l’ARS - assurant la présidence de la commission :
•Docteur Emmanuelle Cerf - titulaire
•Docteur Jean-Marie Duez – suppléant
•au titre des médecins des services sociaux et médico-sociaux du département du ressort
de l'établissement - assurant la vice-présidence de la commission :
Pour les établissements du département du Nord :
•Docteur Elisabeth Joubert - titulaire
•Docteur Jean-Rieul Hurtevent - suppléant
Pour les établissements du département du Pas-de-Calais :
•Docteur Sylvie Rolland – titulaire
•Docteur Nathalie Catteau – suppléant
•au titre des médecins gériatres :
•Docteur Karim Gallouj - titulaire
•Docteur Cassiano Di Bernardo – suppléant
•au titre des médecins coordonnateurs :
•Docteur Isabelle Jeanmaire - titulaire
•Docteur Dominique Grave - suppléant
PRINCIPES de VALIDATION
des COUPES AGGIR/PATHOS
• Seuls les établissements contactés par les médecins
valideurs du Conseil général et de l’ARS font l’objet de
validation AGGIR/ PATHOS.
• La validation de l’étude doit être réalisée au plus près de la
date de réalisation de l’étude par les médecins coordonnateurs
qui la déposent sur l’application GALAAD de la CNSA.
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La notion de coupe un jour donné
• Préparation de l’étude avec renseignement d’une fiche individuelle pour
chaque résident en hébergement permanent, s’appuyant sur les données
présentes dans les dossiers et documents disponibles ou importation d’un
fichier au format XML.
• Ne sont pas pris en compte : les résidents hospitalisés le jour de la
coupe, à l’exception de l’HAD, les personnes en accueil de jour et en
hébergement temporaire.
• Les moins de 60 ans : les saisir dans la nouvelle application GALAAD, ils ne
seront pas pris en compte pour le calcul des points et la dotation soins.
• Date d’étude retenue par le médecin valideur : date à laquelle est évalué le
codage au regard de l’état du patient, le plus souvent date J-1 ou J de la date
d’évaluation de l’étude, saisie ou importée par le médecin coordonnateur
dans l’application Galaad.
• Etablissement de capacité importante et/ou multisites : période élargie en
accord préalable à la validation avec les médecins valideurs.
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PREALABLE à la VALIDATION
des COUPES PATHOS
L’ ARS :
• Organise des formations au modèle PATHOS, pré requis
obligatoire pour les médecins coordonnateurs.
• Informe par courrier conjoint ARS-CG le directeur de l’EHPAD
entrant dans le périmètre des établissements éligibles aux
validations des coupes AGGIR et PATHOS.
Formations validantes :
• Formations organisées en région par le binôme régional agréé des
référents PATHOS (gériatre/médecin ARS).
Drs Emmanuelle CERF (ARS) et Karim GALLOUJ (gériatre CH Tourcoing)
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VALIDATION des COUPES AGGIR
Étape 1 - Médecin valideur CG ou IDE :
• Se concerte avec le médecin valideur ARS pour établir
conjointement un calendrier prévisionnel des validations AggirPathos
• Prend contact avec le médecin coordonnateur et fixe une date de
validation en concertation avec le médecin coordonnateur
• Adresse au médecin coordonnateur un mail de confirmation de la
date retenue avec copie au médecin valideur ARS et à la cellule
PATHOS ARS
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VALIDATION des COUPES PATHOS
Étape 2 - Médecin valideur ARS :
•
Prend contact avec le médecin coordonnateur de l’EHPAD après avoir pris
connaissance de la date de validation du girage
• Vérifie que :
→ le médecin coordonnateur est formé à l’utilisation du modèle PATHOS par
l’ARS
A compter de 2013, seules les formations régionales organisées par les ARS en binôme
officiel des référents PATHOS (gériatre /médecin ARS) sont validantes (Attestation de
formation envoyée à posteriori par l’ARS sous réserve d’émargement et à présenter
obligatoirement au médecin valideur)
→ la capacité en HP est suffisante (>90%) en excluant les PA hospitalisées
•
Fixe conjointement une date de validation qu’il confirme par mail au médecin
coordonnateur avec copie à la cellule PATHOS de l’ARS à l’adresse suivante :
ARS-NPDC-PATHOS@ars.sante.fr
•
La cellule PATHOS ARS envoie à l’EHPAD un mail de confirmation des dates
de validation retenues précisant les modalités de connexion à la nouvelle
application GALAAD de la CNSA.
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VALIDATION DES COUPES AGGIR/PATHOS
Étape 3 - Médecin coordonnateur de l’EHPAD (MC) :
•
Planifie l’évaluation des résidents (rétro planning, qualité des dossiers
médicaux, traçabilité des troubles du comportement et des actes de kiné +++)
afin de restituer l’étude aggir-Pathos 15 jours avant la date d’évaluation du
girage.
•
Prend connaissance du guide de codage transmis par la cellule PATHOS
de l’ARS et téléchargeable sur le site internet de la CNSA et du diaporama
sur les recommandations de codage présentés en formation.
•
Récupère le cas échéant l’ensemble des informations relatives à l’état de santé
des patients.
•
Effectue l’évaluation AGGIR et des pathologies de chaque résident avec le
profil de soins requis pour chaque pathologie.
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VALIDATION DES COUPES PATHOS
Étape 3 - Médecin coordonnateur de l’EHPAD (suite) :
•
Connexion à l’application WEB GALAAD sur le site :
http://galaad.cnsa.fr
•
Saisie de l’identifiant et du mot de passe qui seront envoyés par la
CNSA (à conserver précieusement car l’ARS n’en a pas
connaissance)
•
Saisie ou importation des données AGGIR et PATHOS selon
procédure envoyée par la cellule PATHOS de l’ARS
NB : Pour les difficultés d’extraction de la base de votre logiciel au format XML,
joindre votre fournisseur de logiciel ou la CNSA.
•
Prévient par mail la cellule PATHOS de l’ARS que son étude est
finalisée. ARS-NPDC-PATHOS@ars.sante.fr
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Connexion à l’application WEB GALAAD
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Lors de la connexion à GALAAD le tableau de bord présente par défaut la liste des études au statut
« Active » des établissements du médecin coordonnateur.
Messages d’alerte :
Information sur les
études finalisées
encore consultables
• Liste des études
• Edition d’un bilan
mono-étude sur
année N
• Tableau de
contingence par
effectif
Zone d’import :
Etudes finalisées
dans les
applications tierces
Edition d’un bilan
multi -études : Fiche
synthétique des
études de
l’établissement de
l’année N-1 dont
l’état est « Validée »
et le statut
« Clôturée».
Une étude est Active lorsque son état est :
- Initialisée (créée par la Cellule PATHOS ARS)
- En saisie (par le médecin coordonnateur de l’EHPAD)
- Finalisée (par le médecin coordonnateur de l’EHPAD)
- En validation (par les valideurs CG et ARS)
- Validée (par les valideurs CG et ARS)
- En commission (par valideur et médecin coordonnateur)
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Import d’une étude dans GALAAD
Tableau de bord : Liste
des études
Création de l’étude
Import d’une
l’étude
Affectation
établissement
Saisie date de
validation AGGIR
Saisie date de
validation PATHOS
Import d’une étude dans GALAAD
Quelques règles avant l’import :
Pour importer une étude, elle doit au préalable :
Etre au format XML (voir avec le fournisseur logiciel)
Etre créée et initialisée par le MG ARS , le MV ARS et le MV CG dans GALAAD
L’import n’est possible que pour les études qui sont à l’état « En saisie »
médecin coordonnateur doit saisir la date d’évaluation.
le
Après le processus d’import, l’étude passe à l’état « Finalisée » dans GALAAD.
L’import ne peut être partiel (toutes les données des fiches personnes de
l’établissement doivent être présentes )
Si une saisie manuelle est en cours (si le MC a réalisé au moins une saisie d’une FP
dans GALAAD), l’import de l’étude est impossible.
Saisie de l’étude – Date d’évaluation (obligatoire)
Saisir la date de l’évaluation obligatoire
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Saisie de l’étude – Création de la fiche service (obligatoire)
Saisir la date de l’évaluation obligatoire,
puis cliquer sur ajouter une fiche personne
25
Saisie de l’étude – Création de la fiche personne (facultatif)
Données à saisir, puis enregistrer.
Ne pas oublier de noter le numéro séquentiel
de la fiche qui sera généré par l’application
26
Saisie de l’étude – Création de la fiche AGGIR (facultatif)
Sélectionner
AGGIR et saisir
les données, puis
cocher fin de
saisie et
enregistrer
27
Saisie de l’étude – Création de la fiche PATHOS (facultatif)
Sélectionner
PATHOS et saisir
les données, puis
enregistrer et
ajouter une fiche
patient (FP)
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Finalisation de l’étude (facultatif)
Après la
saisie de
toutes les
fiches
patients,
retour, sur
l’étude et
finaliser
l’étude.
Vérifier la
statut
« Finalisée »
de l’étude
dans le
tableau de
bord.
Puis prévenir
par mail la
cellule
PATHOS
ARS de la
finalisation de
l’étude
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VALIDATION des COUPES AGGIR -PATHOS
Étape 4
La Cellule PATHOS de l’ARS :
•
Prévient par mail le médecin valideur CG de la mise à disposition de
l’étude AGGIR sur l’application GALAAD (Etude finalisée par le médecin
coordonnateur)
•
Etablit l’échantillon de fiches à valider pour Pathos
•
Informe par mail le médecin valideur ARS de la mise à disposition de
l’échantillon pour l’étude PATHOS sur l’application GALAAD et de la
validation de l’étude AGGIR
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VALIDATION des COUPES AGGIR
Étape 5 - Validation sur site
réalisée par le médecin du conseil général (ou IDE pour CG62)
•
•
•
•
•
•
•
•
Dans une même période que Pathos
Sur la nouvelle application GALAAD de la CNSA
Contrôle de cohérences
Validation sur échantillonnage (10 %, soit au moins 20)
Possibilité de désaccord, objectivé par une fiche argumentaire, transmise
à la commission régionale de coordination médicale (CRCM)
Taux d’erreurs supérieur à 5 % : non validation, nouvelle étude réalisée
par le médecin coordonnateur
Envoie un mail à la cellule PATHOS pour signaler qu’il a validé son
étude AGGIR (= Etude Validée A)
Co-signature électronique de la validation (même procédure que Pathos)
Finalisation par un certificat global GMP et PMP validés
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VALIDATION des COUPES PATHOS
Étape 5 bis - Validation sur site
réalisée par le médecin de l’ARS
•
En présence du médecin coordonnateur et d’autres personnes de
l’équipe soignante (notamment IDEC) dans un nombre limité. Pas de
médecin extérieur à l’équipe médicale exerçant dans l’établissement pour
la prise en charge des résidents.
•
Partage du secret médical, présence du directeur non autorisée.
•
Disponibilité et accessibilité des dossiers médicaux et de toutes les
informations susceptibles d’apporter des éléments permettant de valider
les codages AGGIR et PATHOS (actes kiné, transmissions ciblées).
•
Examen conjoint des dossiers et des codages.
•
Examen clinique du résident si besoin.
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VALIDATION des COUPES PATHOS
Étape 5 bis - Validation sur site (suite)
• En cas d’accord sur le codage proposé, la fiche patient est validée en
l’état.
• En cas d’accord sur la modification d’un codage, le nouveau codage
est modifié sur la fiche patient dans l’application GALAAD directement.
• En cas de désaccord, les deux médecins remplissent une fiche
argumentaire par résident qui est transmise électroniquement à la
CRCM et peuvent y joindre des pièces justificatives (photocopies
anonymisées à joindre le cas échéant au format PDF).
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VALIDATION des COUPES AGGIR/PATHOS
Étape 5 bis - Validation sur site (suite)
En cas de désaccord sur le nouveau codage :
•
Utilisation des fiches argumentaires soumises à la CRCM pour
décision de codage.
•
Le médecin coordonnateur et le médecin valideur seront informés
de la décision prise par la CRCM par mail et l’étude sera
modifiée en conséquence et validée par le président de la
CRCM.
•
Si contestation par le directeur de l’EHPAD du classement ainsi
validé par la CRCM : recours devant le tribunal interrégional de la
tarification sanitaire et sociale.
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VALIDATION de l’étude PATHOS
Étape 6- Médecin valideur ARS :
En l’absence de désaccord sur le nouveau codage
• Le médecin valideur ARS valide l’échantillon PATHOS sur site
avec le médecin coordonnateur (signature électronique valideur
ARS et MC).
• Il prévient par mail la cellule PATHOS de la validation de son
étude (= Etude validée P).
35
VALIDATION des COUPES AGGIR/PATHOS
Étape 7 - Certificat de Validation
Lorsque l’étude AGGIR / PATHOS est validée :
•
Impression sur site de 3 exemplaires du certificat unique de
validation mentionnant la valeur des GMP et PMP validés et
signature des MC et MV ARS.
36
VALIDATION des COUPES AGGIR/PATHOS
Étape 7 - Certificat de Validation (suite)
Si impression sur site impossible : envoi du certificat de validation en 3
exemplaires par la cellule PATHOS au directeur de l’EHPAD pour signature du
médecin coordonnateur
+ bilan synthétique issu de l’étude validée à conserver par l’établissement.
Le certificat signé en 3 exemplaires par le médecin coordonnateur doit être
renvoyé au médecin valideur de l’ARS.
Le MV ARS le signe et le transmet à la cellule PATHOS ARS qui :
• l’envoie au médecin valideur CG pour signature.
Le CG lui renvoie 2 exemplaires cosignés et en garde un exemplaire
• transmet un exemplaire cosigné à l’EHPAD.
En l’absence de signature et de retour dans un délai de deux semaines, le PMP
est considéré comme validé et sera transmis aux services tarificateurs.
37
Quelques questions pratiques
Absence de médecin coordonnateur
• En cas d’absence de médecin coordonnateur, l’établissement peut faire
appel à un médecin coordonnateur d’un autre établissement (sous
réserve que ce médecin ait bénéficié d’une formation ARS actualisée).
• A défaut, aucune validation ne peut être effectuée. L’établissement,
même éligible, ne peut accéder aux nouvelles modalités de tarification.
Parité
• Lorsque le médecin valideur est accompagné d’un autre médecin, il en
informe la structure.
• A l’inverse, lorsque le médecin coordonnateur est accompagné d’un
autre médecin, il en informe le médecin valideur. Cet autre médecin fait
partie de l’équipe médicale soignante de l’établissement.
38
Quelques questions pratiques (suite)
Facteurs explicatifs de variation du PMP
• Qualité des informations figurant au dossier médical.
• Taille de la structure (notamment les petites structures).
• Statut juridique de l’EHPAD (ex rattachement à un CH).
• EHPAD issu de la transformation d’une USLD.
• Environnement (offre sanitaire / MS / PDS).
• Médecins salariés (pour le soin).
• Option tarifaire.
• Formation gériatrique des médecins coordonnateurs.
• Formation gériatrique des médecins valideurs.
• Appropriation du modèle.
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Quelques questions pratiques (suite)
HAD en EHPAD
• Le patient est gardé dans l’effectif de validation.
• Le principe de soins requis est inchangé.
• Le protocole de soins détaillant le motif, le descriptif de
l’intervention de l’HAD figure au dossier.
• L’abattement se fait sur les tarifs de l’HAD.
40
Un problème de codage ?
Vous pouvez contacter :
•
le médecin gériatre référent : Dr Karim GALLOUJ
Centre Hospitalier G. Dron - Hôpital Guy Chatiliez
Service de médecine gériatrique RDC Bas
135 rue du Président Coty - BP 619
59208 TOURCOING CEDEX
Tél: 03.20.69.46.33
Mail : kgallouj@ch-tourcoing.fr
•
le médecin référent de l’ARS: Dr Emmanuelle CERF
emma.cerf@ars.sante.fr ou le médecin valideur de la coupe
•
l’assistance GALAAD : hotlineaggirpathos@cnsa.fr
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Un problème d’utilisation de l’application GALAAD?
Vous pouvez contacter :
Assistance GALAAD : 01.56.20.64.40
La Cellule PATHOS de l’ARS Nord Pas-de-Calais :
Mme CUVELIER Dominique: 03.62.72.78.56
Mr HAYEZ Stéphane : 03.62.72.78.57
@ : ARS-NPDC-PATHOS@ars.sante.fr
- Merci de votre attention 42