Praxisbericht: Dokumentenlauf automatisieren mit SAPERION

Praxisbericht: Dokumentenlauf
automatisieren mit SAPERION
Gruppe Immobilienmanagement
erstellt von Helmut Bayerl
Helmut Bayerl
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21 Jahre in der Immobilienbranche
Immobilientreuhänder
Bau- und Immobilienmediator
Ausbildner
diplomierter Immobilienmanager
dzt. in Ausbildung Masterstudium
„Unternehmensführung“
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HYPO NOE Real Consult
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umfassender Immobiliendienstleister
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Projektentwicklung
Projektabwicklung
Immobilienverwaltung
Immobilienverwertung
Unternehmensstruktur
 zwei Geschäftsführer
 vier Gruppenleiter
 40 Mitarbeiter
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Niederlassungen
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Referenz – öffentliche Hand, Konzern
und Privat
Wirtschaftskammer Österreich
Niederösterreich Arena
Ärztezentrum Danubemed
Konzernzentrale HYPO NOE Group
WEG Franz-Glaser-Gasse 28
Schloss Aspern an der Zaya
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Ausgangssituation
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Hoher Personalaufwand
Hoher Suchaufwand
Keine Kontrollmöglichkeiten
Keine Effizienz
Hohe Kosten
Keine Nachhaltigkeit
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Ausgangssituation
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Dokumentenlauf
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Dokumenteneingang in Papier
Erfassung des Belegs im Eingangsrechnungsbuch
Rechnungsfreigabe durch händische Signatur
Dokumentenablage in Ordnern
Folgen
 viel Papier
 unübersichtlich
 lange andauernde Freigabe- und Arbeitsprozesse
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Ist – Situation
Überblick
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Integration von KOFAX, SAPERION, REAL Data und REAL
Kundenportal
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Stammdatenexport aus REAL Data
Automatische Kopfdatenerkennung in KOFAX
Vergabe der internen Eingangsrechnungsnummer
Automatische Archivierung entsprechend Stammdaten aus REAL Data
Automatischer Export aufs Kundenportal
Vorteile durch Systematisierung
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weniger Papier
Einsparung bei Druckkosten
Zeitersparnis
Transparente Prozesse
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Ist – Situation
Beispiel Eingangsrechnung
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Eingang der Rechnung
Auslesen und Vorbeschlagworten in KOFAX
Kontrolle durch den Sachbearbeiter
Export nach SAPERION
Automatische Vergabe der Rechnungsnummer
Speicherung im digitalen Archiv
Digitaler Rechnungsfreigabeworkflows in SAPERION
Export aufs REAL Kundenportal
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Wirtschaftliche Vorteile
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Schnellere und kostengünstigere Verarbeitung
Übersichtlichere Dokumentation der Arbeitsprozesse
Übersichtliches Dokumentenarchiv (digital anstatt Papier)
Steigende Produktivität
Mehr Aufträge bei gleicher MA-Anzahl
Zufriedene Kunden
Zufriedene Mitarbeiter
Einfachere Akten-/Dokumentenrecherche für alle Mitarbeiter
Bessere Vertretungsmöglichkeiten für KollegenInnen
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Soll – Situation
Überblick
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Schnittstellenerweiterung zwischen SAPERION und REAL Data –
Erfassung und Überleitung von Splittbuchungen
Automatisierung der externen Freigaben
Vollständige Umstellung auf digitale Eingangsrechnungen und
Archivierung
Digitale Archivierung sämtlicher Daten (Altbestand)
Integration der Abteilungen Projektentwicklung, Projektabwicklung
und Immobilienverwertung in das digitale Archiv
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Soll – Situation
Beispiel Schnittstellenerweiterung
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Bestehende Schnittstelle ermöglicht nur die Überleitung von
Rechnungskopfdaten von SAPERION an REAL Data
Schnittstelle erfüllt nicht vollständig die Anforderungen an den
Automatisierungsgrad
Erweiterung der bestehenden Schnittstelle in Zusammenarbeit mit
REAL Data
Zukünftig direkte Verbuchung sämtlicher Belege via SAPERION in
REAL Data inklusive Positionsdaten (Splittbuchungen)
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Zeitablauf
Start des
Projektes mit
Workshops
Digitalisierung
sämtlicher
Rechnungen
Rechnungsworkflow
Nov. 2013
ab Jänner 2014
Juli 2014
Kundenportal
Dezember
2014
Schnittstellenerweiterung
voraussichtlich
bis Sommer
2015
Die Umsetzung der bisherigen Schritte erfolgte ohne eigens dafür abgestelltes
Personal
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SAPERION in der HYPO NOE Gruppe
Vision
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Ablöse von bestehenden „Insellösungen“
Ein zentrales System für dokumentbasierte Verwaltungsprozesse
Weiterführende Standardisierung und Automatisierung der
Geschäftsprozesse
Integration von Stammdaten aus verschiedenen Drittsystemen
Erhöhung der Transparenz und Messbarkeit der Prozesse
Reduktion der Prozessrisiken
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SAPERION in der HYPO NOE Gruppe
• HYPO NOE Leasing - Eingangsrechnungslauf mit Anbindung an in
House System „Rechnungsbuch“
 Scannen und Kopfdatenerkennung mittels KOFAX Transformation Modules
(KTM)
 Freigabelauf in SAPERION Workflow
 Datenaustausch mit „Rechnungsbuch“
• HYPO NOE Gruppe - Lotus Notes Mail Archiv
 Mailbox bezogene Langzeitarchivierung
 Entlastung der Notes Server
 Direktes Versenden von archivierten E-Mails aus SAPERION
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SAPERION in der HYPO NOE Gruppe
• HYPO NOE Treasury Services - Archiv für Trade relevante Dokumente
 Stammdatenanbindung an PMS
 Manuelles Archivieren aller Trade relevanten Dokumente
• HYPO NOE Group Accounting – Eingangsrechnungslauf und
Weiterverrechnung mit Anbindung an SAP
Eingangsrechnungslauf in SAPERION
Kontierung in SAPERION
Automatische Erzeugung von Ausgangsrechnungen
Überleitung der Rechnungskopf- und Positionsdaten an SAP zur
Verbuchung
 Rückmeldung der Zahlungslauf-Daten von SAP an SAPERION
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Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit
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