SUPPORT DE COURS ACCESS 2010

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SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
Qu’est-ce qu’Access ?
Access 2010 est un outil de déploiement et de conception d’application de base de données que
vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi d’informations importantes. Vous pouvez conserver
vos données sur ordinateur ou vous pouvez les publier sur le Web afin que d’autres puissent
utiliser votre base de données avec un simple navigateur Web.
Bases de données relationnelles dans Access
Il est parfois nécessaire d’utiliser une base de données relationnelle pour effectuer le suivi de ce
type d’informations : un entrepôt de stockage de données réparties en plusieurs collections de
données plus petites (les tables) pour éliminer les redondances et reliées entre elles par les
informations qu’elles ont en commun (les champs). Par exemple, une base de données
relationnelle dédiée à la planification d’événements peut inclure une table contenant les
informations sur les clients, une autre contenant les informations sur les fournisseurs et une autre
avec les informations sur les événements. Cette dernière table peut contenir un champ la reliant
à la table des clients et un autre la reliant à la table des fournisseurs. De cette façon, par
exemple, lorsqu’un fournisseur change de numéro de téléphone, l’information est mise à jour
dans la table des fournisseurs uniquement, et il n’est pas nécessaire de la modifier dans tous les
événements impliquant le fournisseur.
Access est un outil qui permet de développer rapidement et facilement des applications de base
de données relationnelle afin de gérer vos informations. Vous pouvez créer une base de données
pour effectuer le suivi de n’importe quel type d’informations, par exemple, un inventaire, des
contacts professionnels ou des procédures d’entreprise. En fait, Access est fourni avec des
modèles que vous pouvez utiliser en l’état pour suivre toute une variété d’informations et qui
rendent les choses aisées même pour un débutant.
Lorsque vous ouvrez Access
Lorsque vous démarrez Access 2010, le mode Microsoft Office Backstage apparaît : vous
pouvez y obtenir des informations sur la base de données active, créer une nouvelle base de
données, ouvrir une base de données existante et afficher du contenu proposé dans Office.com.
© 2010 Microsoft Corporation. Tous droits réservés.
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Le mode Backstage contient également de nombreuses autres commandes que vous pouvez
utiliser pour modifier, maintenir ou partager vos bases de données. Les commandes dans le
mode Backstage s’appliquent généralement aux bases de données entières et non aux objets
contenus dans une base de données.
REMARQUE Vous pouvez afficher le mode Backstage à tout moment en cliquant sur l’onglet
Fichier.
Trouver et appliquer un modèle
Access fournit de nombreux modèles que vous pouvez utiliser pour accélérer la création de vos
bases de données. Un modèle est une base de données prête à l’emploi contenant toutes les
tables, les requêtes, les formulaires et les états requis pour effectuer une certaine tâche. Par
exemple, vous pouvez avoir recours à des modèles pour assurer le suivi des problèmes, pour
gérer vos contacts ou pour enregistrer vos notes de frais. Certains modèles contiennent des
exemples d’enregistrements afin d’illustrer leur utilisation. Vous pouvez utiliser ces modèles de
base de données tels quels ou les personnaliser en fonction de vos besoins.
Pour trouver et appliquer un modèle à votre base de données, procédez comme suit :
1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau.
2. Sous Modèles disponibles, effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour réutiliser un modèle récemment utilisé, cliquez sur Modèles récents, puis
sélectionnez le modèle de votre choix.

Pour utiliser un modèle déjà installé, cliquez sur Mes modèles, puis sélectionnez le
modèle de votre choix.

Pour trouver un modèle sur Office.com, sous Modèles Office.com, cliquez sur une
catégorie de modèle, sélectionnez le modèle de votre choix, puis cliquez sur
Télécharger pour télécharger le modèle depuis Office.com vers votre ordinateur.
REMARQUE Vous pouvez également rechercher des modèles sur Office.com à
partir d’Access. Dans le champ Rechercher des modèles dans Office.com, tapez
un ou plusieurs termes de recherche, puis cliquez sur la flèche pour lancer la
recherche.
3. Vous pouvez également cliquer sur l’icône en forme de dossier en regard du champ Nom
fichier pour accéder à l’emplacement où vous voulez créer la base de données. Si vous
n’indiquez pas d’emplacement, Access crée la base de données à l’emplacement par défaut
qui est affiché sous le champ Nom fichier.
4. Cliquez sur Créer.
Access crée la base de données et l’ouvre pour l’utiliser.
Créer une base de données entièrement nouvelle
Si aucun des modèles ne correspond à vos besoins ou si vous voulez utiliser dans Access des
données d’un autre programme, vous pouvez décider qu’il vaut mieux créer une base de
données entièrement nouvelle. Dans Access 2010, vous avez le choix entre une base de
données de bureau standard ou une base de données sur le Web.
Pour créer une nouvelle base de données, procédez comme suit :
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1. Démarrez Access.
2. Sous l’onglet Nouveau dans le mode Backstage, cliquez sur Base de données vide ou
Base de données Web vide.
IMPORTANT Votre choix détermine les fonctionnalités disponibles dans la nouvelle base
de données. Les bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le Web, et
les bases de données Web ne prennent pas en charge les fonctionnalités de bureau, telles
que les requêtes globales.
3. Sur la droite, tapez le nom de votre base de données dans le champ Nom de fichier.
Pour modifier l’emplacement de création du fichier, cliquez sur Parcourir
en regard du
champ Nom de fichier, puis sélectionnez le nouvel emplacement et cliquez sur OK.
4. Cliquez sur Créer.
Access crée la nouvelle base de données, puis ouvre une table vide (appelée Table1) en
Mode Feuille de données.
5. Access place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter de
la nouvelle table.
Pour ajouter des données, commencez à taper ou collez des données provenant d’une
autre source comme indiqué dans la section Coller des données d’une autre source dans
une table Access, plus loin dans ce support.
REMARQUES

L’entrée de données en mode Feuille de données est très similaire à l’entrée de données
dans une feuille de calcul Excel. La principale contrainte est qu’il est obligatoire d’entrer
les données dans des lignes et des colonnes contiguës, en commençant par l’angle
supérieur gauche de la feuille de données. N’essayez pas de mettre en forme vos
données en insérant des lignes ou des colonnes vides, comme vous le feriez dans une
feuille de calcul Excel : cette opération se solderait par une perte d’espace dans la table.
La table ne contient que les données. Leur présentation visuelle se fait dans les
formulaires et les états que vous créez ultérieurement.

La structure de la table est créée lors de l’entrée des données. Un nouveau champ est
défini dans la table à chaque ajout d’une colonne à la feuille de données. Access définit le
type de données du champ en fonction du type de données que vous entrez. Par
exemple, si la table contient une colonne dans laquelle vous n’avez renseigné que des
dates, Access attribue le type de données Date/Heure à ce champ. Par la suite, si vous
essayez d’entrer une valeur qui n’est pas une date (comme un nom ou un numéro de
téléphone) dans ce champ, Access affiche un message vous informant que cette valeur
ne correspond pas au type de données de cette colonne. Dans la mesure du possible,
pensez à concevoir une table où chaque colonne contient un type de données unique,
que ce soit du texte, des dates, des nombres ou toute autre valeur. C’est ainsi que vous
faciliterez la génération de requêtes, de formulaires et d’états qui sélectionnent
uniquement les données souhaitées.
Si vous ne souhaitez pas entrer de données, cliquez sur Fermer
.
REMARQUE Access supprimera la Table1 si vous la fermez sans l’enregistrer.
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Ouvrir une base de données Access
CONSEIL Pour ouvrir rapidement l’une des dernières bases de données que vous aviez
ouverte, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Récent, puis cliquez sur le nom du fichier.
1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
2. Cliquez sur le raccourci dans la boîte de dialogue Ouvrir ou dans le champ Rechercher
dans, cliquez sur le lecteur ou le dossier contenant la base de données souhaitée.
3. Dans la liste de dossiers, double-cliquez sur les dossiers l’un après l’autre jusqu’à parvenir
au dossier contenant la base de données.
4. Une fois que vous avez trouvé la base de données, effectuez l’une des opérations
suivantes :
 Pour ouvrir la base de données en mode d’ouverture par défaut, double-cliquez dessus.
 Pour ouvrir la base de données en mode d’accès partagé dans un environnement multi-
utilisateur de sorte que vous et les autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base
de données en même temps, cliquez sur Ouvrir.
 Pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la
modifier, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture
seule.
 Pour ouvrir la base de données en mode exclusif, empêchant ainsi toute autre personne
de l’ouvrir au même moment que vous, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir,
puis sur Ouvrir en exclusif.
 Pour ouvrir la base de données en mode lecture seule, cliquez sur la flèche à côté du
bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif. D’autres utilisateurs
peuvent ouvrir la base de données, mais en lecture seule uniquement.
Si la base de données à ouvrir est introuvable
1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le raccourci vers le Poste de travail ou, dans
le champ Rechercher dans, cliquez sur Poste de travail.
2. Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la base de
données, puis cliquez sur Rechercher.
3. Entrez vos critères de recherche puis appuyez sur la touche ENTRÉE pour rechercher la
base de données.
4. Si vous trouvez la base de données, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la boîte de
dialogue Résultats de la recherche.
REMARQUE Étant donné que la recherche a été lancée dans la boîte de dialogue
Ouvrir, cliquez sur le bouton Annuler de cette boîte de dialogue pour que la base de
données s’ouvre.
Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe (tel que
dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Microsoft Excel). Vous pouvez également ouvrir
directement n’importe quelle source de données ODBC, telle que Microsoft SQL Server ou
Microsoft FoxPro. Access crée automatiquement une base de données Access dans le même
dossier que le fichier de données, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de données
externe.
Utiliser votre nouvelle base de données
Selon le modèle utilisé, vous devrez peut-être effectuer l’une des opérations suivantes pour
démarrer la nouvelle base de données :
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
Si Access affiche une boîte de dialogue Connexion incluant une liste vide d’utilisateurs,
utilisez l’une des procédures suivantes pour commencer :
1.
2.
3.
4.
Cliquez sur Nouvel utilisateur.
Complétez le formulaire Détails de l’utilisateur.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Sélectionnez le nom d’utilisateur que vous venez d’entrer, puis cliquez sur Connexion.

Si Access affiche une feuille de données vide, vous pouvez commencer à taper directement
les données dans la feuille de données ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour
découvrir la base de données.

Si Access affiche une page Mise en route, vous pouvez cliquer sur les liens de cette page
pour en savoir plus sur la base de données, ou cliquez sur les autres boutons et onglets
pour découvrir la base de données.

Si Access affiche un message Avertissement de sécurité dans la barre des messages et
que vous faites confiance à la source du modèle, cliquez sur Activer le contenu. S’il est
nécessaire de se connecter à la base de données, vous devrez vous reconnecter.
Ajouter une table
Vous pouvez ajouter une nouvelle table à une base de données existante en utilisant les outils du
groupe Tables sous l’onglet Créer.
REMARQUE Dans la base de données Web, seule la commande Table est disponible dans le
groupe Tables.
Quel que soit le mode utilisé en premier lieu, vous pouvez basculer de l’un à l’autre grâce aux
boutons de modes d’affichage situés dans la barre d’état de la fenêtre Access.
Créer une table vide en mode Feuille de données Le mode Feuille de données permet
d’entrer directement des données. La structure de la table est alors créée en tâche de fond. Les
noms sont attribués aux champs par incréments numériques (Champ1, Champ2, etc.) et Access
définit leur type de données en fonction du type de données que vous y entrez.
1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table
.
2. Access crée la table, puis place le curseur dans la première cellule vide de la colonne
Cliquer pour ajouter.
3. Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ; vous pouvez
également les coller à partir d’une autre source, comme décrit plus loin dans cet article.
 Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l’en-tête correspondant, puis
tapez le nouveau nom.
CONSEIL Attribuez un nom significatif à chaque champ afin de pouvoir en déterminer
le contenu sans avoir à afficher les données.
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 Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur son en-tête avant de la faire
glisser à l’emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs
colonnes contiguës et toutes les faire glisser vers une nouvelle destination.
Pour ajouter d’autres champs à votre table, vous pouvez soit commencer à taper dans la
colonne Cliquer pour ajouter en mode Feuille de données, ou vous pouvez ajouter de
nouveaux champs à l’aide des commandes du groupe Ajouter et supprimer sous
l’onglet Champs.
Créer une table en mode Création En mode Création, vous devez d’abord créer la structure
de la nouvelle table. Vous pouvez ensuite basculer en mode Feuille de données pour entrer des
données, ou bien vous pouvez entrer des données à l’aide d’une autre méthode, comme avec un
formulaire.
REMARQUE Le mode Création n’est pas disponible pour les tables d’une base de
données Web
1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Création de table.
2. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom du champ, puis
sélectionnez un type de données dans la liste Type de données.
3. Vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans chaque champ dans la colonne
Description. Cette description s’affiche dans la barre d’état lorsque le point d’insertion se
trouve dans ce champ et lorsqu’il est utilisé comme texte de la barre d’état pour tous les
contrôles que vous créez en faisant glisser le champ du volet liste de champs vers un
formulaire ou un état, ainsi que pour tous les contrôles créés pour ce champ par le biais de
l’Assistant Formulaire ou État.
4. Après avoir ajouté tous les champs, enregistrez la table :
 Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.
5. Vous pouvez commencer à entrer des données dans la table à tout moment en basculant en
mode Feuille de données, en cliquant sur la première cellule vide, puis en tapant les
données. Vous pouvez par ailleurs coller des données à partir d’une autre source, comme
décrit dans la section suivante.
Coller des données d’une autre source dans une table Access
Si les données sont stockées dans un autre programme, comme Excel, vous pouvez les copier et
les coller dans une table Access. En règle générale, pour optimiser cette opération, il est
recommandé que les données soient déjà organisées en colonnes, comme dans le cas d’une
feuille de calcul Excel. Si les données sont contenues dans un programme de traitement de
texte, il vaut mieux séparer les colonnes de données à l’aide de tabulations ou convertir les
données en tableau dans le programme de traitement de texte avant de les copier. Si les
données doivent être modifiées ou manipulées (par exemple, fractionner les noms complets en
prénoms et noms), il est recommandé de le faire avant de les copier, notamment si vous n’avez
pas l’habitude d’utiliser Access.
Lorsque vous collez des données dans une table vide, le type de données de chaque champ est
automatiquement défini en fonction du type des données collées. Par exemple, si un champ collé
ne contient que des dates, Access lui applique le type de données Date/Heure. Si le champ collé
ne contient que les mots « oui » et « non », Access lui applique alors le type de données
Oui/Non.
Pour attribuer le nom des champs, Access se base sur le contenu de la première ligne de
données collées. Si le type de cette ligne est similaire aux lignes suivantes, Access détermine
que la première ligne fait partie des données et attribue aux champs des noms génériques (F1,
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F2, etc.). Si la première ligne de données collées n’est pas similaire aux lignes suivantes, Access
détermine qu’elle est constituée de noms de champs. Les champs sont alors nommés en
conséquence et la première ligne n’est pas incluse dans les données.
Si Access attribue des noms de champ génériques, renommez les champs dès que possible
pour éviter toute confusion. Suivez la procédure ci-dessous :
1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la table.
5. En mode Feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis tapez un
nom pour la colonne.
6. Enregistrez à nouveau la table.
Importer ou lier des données issues d’une source externe
Vous pouvez vouloir utiliser dans Access des données collectées dans un autre programme.
Vous travaillez peut-être avec des personnes qui stockent leurs données sur d’autres
programmes, et vous souhaiteriez pouvoir travailler avec leurs données dans Access. Ou bien
encore, vous utilisez plusieurs sources de données et avez besoin d’un « point de collecte » où
rassembler vos données en vue de les analyser plus avant.
Access facilite l’importation de données, ou la liaison de données, à partir d’autres programmes.
Vous pouvez importer des données provenant d’une feuille de calcul Excel, d’une table
appartenant à une autre base de données Access, d’une liste SharePoint ou de tout un éventail
d’autres sources. Le processus varie légèrement en fonction de la source choisie, mais les
instructions ci-dessous faciliteront la mise en route :
1. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur la commande
correspondant au type de fichier à partir duquel vous effectuez l’importation.
Par exemple, si vous importez des données d’une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel.
Si le type du programme n’est pas affiché, cliquez sur Plus.
REMARQUE Si le type de format adéquat n’apparaît pas dans le groupe Importer et lier,
il vous faudra peut-être démarrer le programme dans lequel les données ont été créées, puis
utiliser ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier courant (fichier
texte délimité, par exemple) avant de les importer dans Access.
2. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder
au fichier de données source ou tapez le chemin d’accès complet de ce fichier dans la zone
Nom fichier.
3. Cliquez sur l’option de votre choix sous Spécifiez le mode et l’emplacement de stockage
des données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table en utilisant
les données importées, ajouter les données à une table existante ou créer une table
attachée qui conserve un lien avec la source de données.
4. Enfin, cliquez sur OK.
Selon le choix effectué, la boîte de dialogue Lier des objets ou Importer des objets
s’ouvre.
5. Utilisez la boîte de dialogue pour terminer le processus. La procédure exacte dépend de
l’option d’importation ou de liaison choisie.
6. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.
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Si vous avez choisi l’importation, Access demande si vous voulez enregistrer les détails de
l’opération d’importation que vous venez d’effectuer.
7. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Enregistrer les étapes
d’importation, puis entrez les détails.
Vous pouvez ensuite facilement reproduire l’opération d’importation en cliquant
successivement sur Importations enregistrées dans le groupe Importer de l’onglet
Données externes, sur la spécification d’importation, puis sur Exécuter.
8. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l’opération, cliquez sur Fermer.
Access importe les données dans une nouvelle table, qu’il affiche ensuite sous Tables dans
le volet de navigation.
REQUETES
Lorsque vous souhaitez examiner, ajouter, modifier ou supprimer des données de votre base de
données, utilisez une requête.
Vue d’ensemble
Une requête vise à obtenir des résultats de données, à effectuer une action sur des données, ou
les deux à la fois. Vous pouvez utiliser une requête dans le but d’obtenir une réponse à une
question simple, d’effectuer des calculs, de combiner les données de différentes tables, ou
encore d’ajouter, modifier ou supprimer des données de table. Les requêtes que vous utilisez
pour extraire les données d’une table ou pour effectuer des calculs sont appelées requêtes
Sélection. Les requêtes qui ajoutent, modifient ou suppriment des données sont appelées
requêtes Action.
Vous pouvez également utiliser une requête pour fournir des données à un formulaire ou un état.
Dans une base de données bien conçue, les données que vous souhaitez présenter dans un
formulaire ou un état résident souvent dans plusieurs tables différentes. Par le biais d’une
requête, vous pouvez assembler les données à utiliser avant de concevoir votre formulaire ou
votre état.
Ouvrir une requête existante
Pour ouvrir un objet de base de données, y compris une requête, vous pouvez double-cliquer sur
l’objet dans le volet de navigation.
Examiner un sous-ensemble de données dans une table
Vous pouvez parfois souhaiter passer en revue l’ensemble des données d’une table, tout comme
vous pouvez parfois juger bon d’examiner uniquement les données de certains champs, qu’ils
répondent ou non à certains critères. Pour passer en revue certaines des données d’une table,
utilisez une requête.
Supposons que vous souhaitiez examiner une liste de produits et leurs prix. Vous pouvez créer
une requête qui renvoie des informations sur les produits et leurs prix en procédant comme suit :
1. Ouvrez la base de données
2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête.
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3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l’onglet Tables, double-cliquez sur
Produits.
4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.
5. Dans la table Produits, double-cliquez sur Nom du produit et Afficher la liste des prix pour
ajouter ces champs à la grille de création de requête.
6. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
La requête s’exécute et affiche une liste de produits avec leurs prix.
Examiner des données issues de plusieurs tables à la fois
Les tables d’une base de données bien conçue entretiennent des relations logiques. Ces
relations existent en fonction des champs que les tables ont en commun. Pour examiner les
données de tables liées, vous devez utiliser une requête sélection.
Supposons que vous souhaitez examiner les commandes des clients résidant dans une ville
déterminée. Les données sur les commandes et les données sur les clients sont stockées dans
deux tables d’une même base de données. Chaque table comporte un champ Réf client, qui
forme la base d’une relation un-à-plusieurs entre les deux tables. Vous pouvez créer une requête
qui renvoie les commandes des clients d’une ville déterminée (p.ex., Orléans) en procédant
comme suit :
3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l’onglet Tables, double-cliquez sur Clients
et Commandes.
Notez la présence d’une ligne, appelée jointure, qui relie le champ ID de la table Clients et le
champ Réf client de la table Commandes. Cette ligne indique la relation entre les deux
tables.
5. Dans la table Clients, double-cliquez sur Société et sur Ville pour ajouter ces champs à la
grille de création de requête.
6. Dans la grille de création de requête, dans la colonne Ville, désactivez la case à cocher de
la ligne Afficher.
7. Sur la ligne Critères de la colonne Ville, tapez Orléans.
En désactivant la case à cocher Afficher, vous empêchez la requête d’afficher la ville dans
les résultats ; en tapant Orléans sur la ligne Critères, vous indiquez votre souhait d’afficher
uniquement les enregistrements dont le champ Ville a la valeur Orléans. Dans ce cas, la
requête renvoie uniquement les clients résidant à Orléans — Société L et Société AA.
Notez qu’il n’est pas nécessaire d’afficher un champ pour l’utiliser avec un critère.
8. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Réf commande et sur Date de commande
pour ajouter ces champs aux deux colonnes suivantes de la grille de création de requête.
La requête s’exécute et affiche la liste des commandes des clients d’Orléans.
10. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.
La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.
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11. Dans la zone Nom de la requête, tapez Commandes par ville, puis cliquez sur OK.
Poser des questions légèrement différentes en utilisant les paramètres d’une requête
Vous pouvez parfois être amené à exécuter une requête légèrement différente d’une requête
existante. Vous pouvez modifier la requête d’origine en vue d’utiliser de nouveaux critères, mais
si vous envisagez d’exécuter régulièrement des variantes d’une requête déterminée, utilisez
plutôt une requête Paramètre. Lorsque vous exécutez une requête de ce type, vous êtes invité à
spécifier la valeur des champs qu’elle utilise pour créer les critères de votre requête.
Dans l’exemple précédent, vous avez créé une requête qui renvoyait les commandes des clients
résidant à Orléans. Vous pouvez modifier cette requête de façon à spécifier la ville à chaque
exécution de la requête en procédant comme suit :
2. Cliquez sur la barre de redimensionnement pour afficher le volet de navigation.
REMARQUE Cette étape n’est pas nécessaire si le volet de navigation est affiché.
3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête nommée
Commandes par ville (que vous avez créée dans la section précédente), puis cliquez sur
Mode Création dans le menu contextuel.
4. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Critères de la colonne Ville, supprimez
Orléans et tapez [Pour quelle ville ?] .
La chaîne [Pour quelle ville ?] est votre invite de paramètre. Les crochets indiquent que
vous souhaitez que la requête invite l’utilisateur à fournir une entrée et le texte (dans le cas
présent, Pour quelle ville ? ) est la question affichée par l’invite de paramètre.
REMARQUE Vous ne pouvez utiliser ni un point (.) ni un point d’exclamation (!) comme
texte dans une invite de paramètre.
5. Activez la case à cocher sur la ligne Afficher de la colonne Ville pour que les résultats de la
requête affichent la ville.
La requête vous invite à entrer une valeur pour la ville.
7. Tapez New York, puis appuyez sur Entrée.
La requête s’exécute et affiche les commandes des clients de New York.
Mais que se passe-t-il si vous ne savez pas quelles valeurs spécifier ? Vous pouvez intégrer
des caractères génériques à l’invite pour que votre paramètre soit moins rigide :
8. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode
Création.
9. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Critères de la colonne Ville, tapez Comme
[Pour quelle ville ?]&"*".
Dans cette invite de paramètre, le mot clé Comme, le « et » commercial (&) et l’astérisque
(*) entre guillemets permettent à l’utilisateur de taper une combinaison de caractères, y
compris des caractères génériques, pour renvoyer divers résultats. Par exemple, si
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l’utilisateur tape *, la requête renvoie toutes les villes ; si l’utilisateur tape L, la requête
renvoie toutes les villes dont le nom commence par la lettre « L » ; et si l’utilisateur tape *s*,
la requête renvoie toutes les villes dont le nom contient la lettre « s ».
À l’invite de requête, tapez Nouveau, puis appuyez sur Entrée.
11. La requête s’exécute, puis affiche les commandes des clients de New York.
Spécifier le type de données des paramètres
Vous pouvez également spécifier le type de données qu’un paramètre doit accepter. Vous
pouvez définir le type de données de n’importe quel paramètre, mais il est particulièrement
important de le définir pour les données de type numérique, monnaie ou date/heure. Lorsque
vous spécifiez le type de données qu’un paramètre doit accepter, les utilisateurs reçoivent un
message d’erreur plus utile dans l’hypothèse où ils entrent un type de données incorrect (par
exemple, du texte alors qu’une monnaie était attendue).
REMARQUE Si un paramètre est défini de façon à accepter des données de type texte,
toute entrée est interprétée comme étant du texte et aucun message d’erreur ne s’affiche.
Pour spécifier le type de données pour les paramètres dans une requête, procédez comme suit :
1. Après avoir ouvert la requête en mode Création, sous l’onglet Création, dans le groupe
Afficher/Masquer, cliquez sur Paramètres.
2. Dans la boîte de dialogue Paramètres de la requête, dans la colonne Paramètre, tapez
l’invite de chaque paramètre dont vous souhaitez spécifier le type de données. Assurez-vous
que chaque paramètre correspond à l’invite que vous utilisez sur la ligne Critères de la grille
de création de requête.
3. Dans la colonne Type de données, sélectionnez le type de données de chaque paramètre.
Effectuer des calculs à partir de vos données
La plupart du temps, les valeurs calculées à partir de données issues d’une même base de
données ne sont pas stockées dans des tables. Ainsi, les sous-totaux des produits ne sont pas
stockés dans la table Détails commande de la base de données Northwind 2007, car le soustotal d’un produit donné est calculé à partir des données stockées dans les champs Quantité,
Prix unitaire et Remise de la table Détails commande.
Dans certains cas, les valeurs calculées peuvent devenir obsolètes, car les valeurs sur lesquelles
elles reposent évoluent. Par exemple, il n’y aurait aucun intérêt à stocker l’âge d’une personne
dans une table, car il faudrait mettre à jour cette valeur chaque année ; la solution consiste plutôt
à stocker la date de naissance de la personne et d’utiliser une expression dans une requête pour
calculer l’âge de la personne.
Pour créer une requête qui calcule les sous-totaux des produits à partir des données de la table
Détails commande, procédez comme suit.
1. Ouvrez la base de données Northwind configurée précédemment à l’aide de ces étapes.
3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l’onglet Tables, double-cliquez sur Détails
commande.
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5. Dans la table Détails commande, double-cliquez sur Réf produit pour ajouter ce champ à la
première colonne de la grille de création de requête.
6. Dans la deuxième colonne de la grille, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis
cliquez sur Zoom dans le menu contextuel.
7. Dans la zone Zoom, tapez ou collez les éléments suivants :
Sous-total: ([Quantité]*[Prix unitaire])-([Quantité]*[Prix unitaire]*[Remise])
Cliquez sur OK.
Ceci correspond au champ calculé. Le champ calculé multiplie la quantité de chaque
produit par leur prix unitaire respectif, multiplie la quantité de chaque produit par le prix
unitaire et la remise correspondante, puis retranche la remise totale du prix unitaire total.
La requête s’exécute et affiche une liste ordonnée de produits et de sous-totaux.
9. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête, puis nommez-la Sous-totaux des produits.
Examiner des données synthétisées ou agrégées
Lorsque vous enregistrez des transactions ou stockez régulièrement des données récurrentes
dans une table, il est commode de pouvoir consulter ces données sous forme d’agrégats, par
exemple des sommes ou des moyennes.
Accès vous permet de passer en revue des données agrégées simples dans n’importe quelle de
feuille de données en ajoutant une ligne Total. Une ligne Total est une ligne située au bas de la
feuille de données qui peut afficher un total cumulé ou autre valeur d’agrégation.
REMARQUE Vous ne pouvez pas ajouter de ligne Total à la feuille de données d’une requête
sur le Web.
Vous pouvez ajouter une ligne Total à la requête Sous-totaux des produits que vous avez créée
dans l’exemple précédent en procédant comme suit :
1. Exécutez la requête Sous-totaux des produits et laissez les résultats ouverts en mode Feuille
de données.
2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.
Une nouvelle ligne apparaît au bas de la feuille de données, avec le mot Total dans la
première colonne.
3. Cliquez sur la cellule de la dernière ligne de la feuille de données nommée Total.
Notez qu’une flèche apparaît dans la cellule.
4. Cliquez sur cette flèche pour afficher les fonctions d’agrégation disponibles.
Dans la mesure où la colonne contient des données de type texte, vous ne disposez que de
deux choix : Aucune et Compte.
5. Sélectionnez Compte.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
Le contenu de la cellule change, passant de Total au nombre de valeurs contenues dans la
colonne.
6. Cliquez sur la cellule adjacente (la deuxième colonne).
Notez qu’une flèche apparaît dans la cellule.
7. Cliquez sur la flèche, puis sur Somme.
Le champ affiche la somme des valeurs de la colonne.
8. Laissez la requête ouverte en mode Feuille de données.
Créer une requête totaux pour des synthèses plus complexes
La ligne Total d’une feuille de données est très utile, mais pour des questions plus complexes,
vous pouvez utiliser une requête Totaux. Une requête Totaux est une requête sélection qui
permet de regrouper et de synthétiser des données. Par exemple, supposons que vous voulez
afficher le total des ventes par produit. Dans une requête Totaux, vous pouvez utiliser Somme,
une fonction d’agrégation, pour afficher les ventes totales par produit.
REMARQUE Vous ne pouvez pas utiliser de fonction d’agrégation dans une requête sur le
Web.
Pour modifier la requête Sous-totaux des produits pour obtenir une synthèse des sous-totaux des
produits par produit, procédez comme suit.
Création.
La requête Sous-totaux des produits s’ouvre en mode Création.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.
La ligne Totaux est affichée dans la grille de création de requête.
REMARQUE Bien qu’elles portent des noms similaires, la ligne Totaux de la grille de
création et la ligne Total d’une feuille de données ne sont pas identiques :
 Vous pouvez effectuer un regroupement par valeurs de champ en utilisant la ligne Totaux
de la grille de création.
 Vous pouvez ajouter une ligne Total de feuille de données aux résultats d’une requête
Totaux.
 Lorsque vous utilisez la ligne Totaux de la grille de création, vous devez choisir une
fonction d’agrégation pour chaque champ. Si vous ne souhaitez pas effectuer de calcul
au niveau d’un champ, vous pouvez effectuer un regroupement en fonction de ce
champ.
3. Dans la deuxième colonne de la grille de création, sur la ligne Total, sélectionnez Somme
dans la liste déroulante.
La requête s’exécute et affiche une liste de produits avec des sous-totaux.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
5. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête. Laissez la requête ouverte.
Créer une requête Analyse croisée pour ajouter un autre niveau de regroupement
Supposons à présent que vous voulez examiner les sous-totaux des produits tout en effectuant
un regroupement par mois, de sorte que chaque ligne présente les sous-totaux d’un produit et
que chaque colonne présente les sous-totaux des produits pour un mois donné. Pour afficher les
sous-totaux d’un produit et présenter les sous-totaux des produits pour un mois donné, utilisez
une requête Analyse croisée.
REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Analyse
croisée.
Vous pouvez à nouveau modifier la requête Sous-totaux des produits afin que celle-ci renvoie
des lignes de sous-totaux de produits et des colonnes de sous-totaux mensuels.
Création.
2. Dans le groupe Paramétrage de requête, cliquez sur Afficher la table.
3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes, puis cliquez
sur Fermer.
4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Analyse croisée.
Dans la grille de création, la ligne Afficher est masquée et la ligne Analyse croisée est
affichée.
5. Dans la troisième colonne de la grille de création, cliquez avec le bouton droit sur la ligne
Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel. La zone Zoom s’ouvre.
6. Dans la zone Zoom, tapez ou collez les éléments suivants :
Mois : "Month " & DatePart("m", [Date de commande])
7. Cliquez sur OK.
8. Sur la ligne Analyse croisée, sélectionnez les valeurs suivantes dans la liste déroulante :
En-tête de ligne pour la première colonne, Valeur pour la deuxième et En-tête de colonne
pour la troisième.
La requête s’exécute et affiche des sous-totaux de produit, agrégés par mois.
Créer une table à partir de données issues d’autres tables
Vous pouvez utiliser une requête Création de table pour créer une table à partir de données
stockées dans d’autres tables.
REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Création
de table.
Supposons, par exemple, que vous voulez envoyer des données sur les commandes de Chicago
à un partenaire commercial basé à Chicago, qui se sert d’Access pour préparer ses états. Au lieu
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
d’envoyer les données de commande, vous souhaitez limiter les données que vous envoyez aux
données spécifiques aux commandes de Chicago.
Vous pouvez créer une requête sélection contenant les données des commandes de Chicago et
utiliser ensuite cette requête sélection pour créer la nouvelle table. Pour ce faire, procédez
comme suit :
1. Ouvrez la base de données.
2. Pour exécuter une requête Création de table, vous devrez peut-être activer le contenu de la
base de données à l’aide de la barre des messages, qui apparaît sous le Ruban si la base
de données n’est pas approuvé lorsque vous l’ouvrez.
Montrer comment activer la base de données
REMARQUE Si votre base de données se trouve dans un emplacement approuvé, la
barre des messages ne s’affiche pas et il n’est pas nécessaire d’activer le contenu.
3. Fermez le formulaire Boîte de dialogue de connexion.
5. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Détails commande et sur
Commandes.
7. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Réf client et sur Ville d’expédition pour
ajouter ces champs à la grille de création.
8. Dans la table Détails commande, double-cliquez successivement sur Réf commande, Réf
produit, Quantité, Prix unitaire et Remise pour ajouter ces champs à la grille de création.
9. Dans la colonne Ville d’expédition de la grille de création, désactivez la case à cocher au
niveau de la ligne Afficher. Sur la ligne Critères, tapez ’Chicago’ (incluez les guillemets
simples).
Vérifiez les résultats de la requête avant de les utiliser pour créer la table.
La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.
12. Dans la zone Nom de la requête, tapez Requête sur les commandes de Chicago, puis
cliquez sur OK.
Création.
14. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Création de table.
La boîte de dialogue Création de table s’affiche.
15. Dans la boîte de dialogue Création de table, dans la zone Nom de la table, tapez
Commandes Chicago , puis cliquez sur OK.
17. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui pour confirmer.
La nouvelle table est créée et apparaît dans le volet de navigation.
REMARQUE Si une table portant le nom que vous avez spécifié existe déjà, cette table
est supprimée avant l’exécution de la requête.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
La table Commandes Chicago existant déjà, une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche
à l’écran.
19. Cliquez sur Non pour annuler l’action et fermer la boîte de dialogue.
Ajouter à une table des données issues d’autres tables
Vous pouvez utiliser une requête Ajout pour extraire les données d’une ou plusieurs tables et
ajouter ces données à une autre table.
REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Ajout.
Supposons que vous avez créé une table à partager avec un partenaire commercial de Chicago.
Or, vous réalisez que le partenaire travaille aussi avec des clients de la région de Milwaukee.
Vous souhaitez ajouter des lignes à la table pour intégrer les données de la région de Milwaukee
avant de partager la table avec votre partenaire.
Vous pouvez ajouter les données de la région de Milwaukee à la table Commandes Chicago que
vous avez créée en procédant comme suit :
1. Ouvrez la requête nommée « Requête Commandes Chicago » en mode Création.
2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout. La boîte de
dialogue Ajout s’ouvre.
3. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur la flèche située dans la zone Nom de la table,
puis sélectionnez Commandes Chicago dans la liste déroulante.
4. Cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Ajout se ferme. Dans la grille de création, la ligne Afficher disparaît,
tandis que la ligne Ajouter à apparaît.
5. Dans la grille de création, sur la ligne Critères de la colonne Ville d’expédition, supprimez
’Chicago’ et tapez ’Milwaukee’.
6. Sur la ligne Ajouter à, sélectionnez le champ approprié pour chaque colonne.
Dans cet exemple, les valeurs de la ligne Ajouter à doivent en principe correspondre aux
valeurs de la ligne Champ, sans toutefois que cela conditionne le bon fonctionnement des
requêtes Ajout.
Modifier des données de façon automatisée
Vous pouvez utiliser une requête Mise à jour pour modifier les données de vos tables. De même,
ces requêtes vous permettent d’entrer des critères de façon à spécifier les lignes qui doivent être
mises à jour. Enfin, une requête Mise à jour offre la possibilité d’examiner les données mises à
jour avant de procéder à la mise à jour proprement dite.
IMPORTANT Une requête Action ne peut pas être annulée. Vous avez donc tout intérêt à
effectuer une sauvegarde des tables que vous vous apprêtez à mettre à jour au moyen d’une
requête Mise à jour.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Mise à
jour.
Dans l’exemple précédent, vous avez ajouté des lignes à la table Commandes Chicago. Dans
cette même table, le champ Réf produit indique la référence numérique des produits. Pour des
données plus exploitables dans les états, vous pouvez remplacer les références produit par des
noms de produits. Pour remplacer cela, vous devez d’abord modifier le type de données du
champ Réf produit de la table Commandes Chicago (de Numérique à Texte), de telle sorte que le
champ Réf produit puisse accepter des noms de produits.
Vous pouvez mettre à jour les valeurs de la table Commandes Chicago en procédant comme
suit :
1. Ouvrez la table Commandes Chicago en mode Création.
2. Sur la ligne Réf produit, modifiez le type de données en le faisant passer de Numérique à
Texte.
3. Enregistrez et fermez la table Commandes Chicago.
5. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Chicago et sur
Produits.
7. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Mise à jour.
Dans la grille de création, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne Mise à
jour apparaît.
8. Dans la table Commandes Chicago, double-cliquez sur Réf produit pour ajouter ce champ
à la grille de création.
9. Dans la grille de création, sur la ligne Mise à jour de la colonne Réf produit, tapez ou collez
l’expression suivante :
[Produits].[Nom du produit]
CONSEIL Vous pouvez utiliser une requête Mise à jour pour supprimer des valeurs de
champs à l’aide d’une chaîne vide ("") ou NULL sur la ligne Mise à jour.
10. Sur la ligne Critères , tapez ou collez l’expression suivante :
[Réf produit] Comme ([Produits].[ID])
Le mot clé Comme est nécessaire car les champs que vous comparez contiennent différents
types de données (Réf produit représente des données de texte, ID représente des données
numériques).
11. Vous pouvez identifier les valeurs qui seront modifiées par une requête Mise à jour en
affichant celle-ci en mode Feuille de données.
Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Feuille
de données.
La requête renvoie la liste des références produit qui seront mises à jour.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
Après avoir ouvert la table Commandes Chicago, vous pourrez constater que les valeurs
numériques du champ Réf produit ont été remplacées par les noms de produits de la table
Produits.
Supprimer des données de façon automatisée
Vous pouvez utiliser une requête Suppression pour supprimer des données dans vos tables. De
même, ces requêtes vous permettent d’entrer des critères afin de spécifier les lignes qui doivent
être supprimées. Enfin, une requête Suppression offre la possibilité d’identifier les lignes qui
seront supprimées avant de procéder à la suppression proprement dite.
REMARQUE Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête
Suppression.
Supposons que vous vous apprêtez à envoyer la table Commandes Chicago (mise à jour dans
l’exemple précédent) à votre partenaire commercial de Chicago et notez que certaines lignes
contiennent un nombre de champs vides. Vous souhaitez supprimer ces lignes contenant des
champs vides avant d’envoyer de table. Vous pourriez simplement ouvrir la table et supprimer
manuellement les lignes, mais il peut s’avérer utile d’utiliser une requête Suppression si le
nombre de lignes à supprimer est conséquent et que vous avez des critères clairs selon lesquels
les lignes doivent être supprimées.
Vous pouvez utiliser une requête pour supprimer des lignes de la table Commandes Chicago
dont le champ Réf commande n’a pas de valeur. Pour ce faire, procédez comme suit :
1.
2.
3.
4.
Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête.
Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Chicago.
Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.
Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Suppression.
Dans la grille de création, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne
Supprimer apparaît.
5. Dans la table Commandes Chicago, double-cliquez sur Réf commande pour l’ajouter à la
grille.
6. Dans la grille de création, sur la ligne Critères de la colonne Réf commande, tapez Est Null.
FORMULAIRES
Un formulaire est un objet de base de données que vous pouvez utiliser pour créer l’interface
utilisateur d’une application de base de données. Un formulaire « lié » est un formulaire connecté
directement à une source de données telle qu’une table ou une requête. Il peut servir à entrer,
modifier ou afficher des données à partir de cette source de données. Vous pouvez également
créer un formulaire « indépendant » qui ne se connecte pas directement à une source de
données, mais qui contient néanmoins des boutons de commande, des étiquettes et autres
contrôles dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre application.
Cet article traite principalement des formulaires liés. Les formulaires liés vous permettent de
contrôler l’accès aux données en n’affichant, par exemple, que certains champs ou lignes de
données. Par exemple, il est possible que certains utilisateurs n’aient besoin d’afficher que
certains champs d’une table constituée d’une multitude de champs. Si vous leur proposez un
formulaire qui ne contient que ces champs, il leur sera plus facile d’utiliser la base de données.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
Vous pouvez également ajouter des boutons de commande et d’autres fonctionnalités à un
formulaire afin d’automatiser les opérations fréquemment effectuées.
Les formulaires liés peuvent être comparés à des fenêtres à travers lesquelles les personnes
voient et accèdent à votre base de données. Un formulaire efficace permet d’accélérer l’utilisation
d’une base de données dans la mesure où les utilisateurs n’ont pas besoin de rechercher les
éléments dont ils ont besoin. Un formulaire d’aspect agréable améliore non seulement la
convivialité et l’efficacité de la base de données, mais il permet également d’éviter la saisie de
données incorrectes.
Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire
L’outil Formulaire permet de créer facilement et rapidement un formulaire. Lorsque vous utilisez
cet outil, tous les champs de la source de données sous-jacente sont placés dans le formulaire.
Vous pouvez commencer à utiliser le nouveau formulaire immédiatement, ou le modifier en mode
Page ou Création pour l’adapter à vos besoins.
Utiliser l’outil Formulaire pour créer un formulaire
1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que
vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.
2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire.
Access crée le formulaire et l’affiche en mode Page. Ce mode vous permet d’apporter des
modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple,
vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si
nécessaire.
Si Access trouve une table qui a une relation un-à-plusieurs avec la table ou la requête qui a
servi à la création du formulaire, Access ajoute au formulaire une feuille de données basée sur la
table ou la requête associée. Par exemple, si vous créez un formulaire standard à partir de la
table Employés et qu’une relation un-à-plusieurs est définie entre la table Employés et la table
Commandes, la feuille de données affiche tous les enregistrements de la table Commandes se
rapportant à l’enregistrement Employé actif. Vous pouvez supprimer la feuille de données du
formulaire si vous jugez ne pas en avoir besoin. S’il existe plusieurs tables liées par une relation
un-à-plusieurs à la table qui a servi à créer le formulaire, Access n’ajoute pas de feuille de
données au formulaire.
Créer un formulaire double affichage à l’aide de l’outil Formulaire double affichage
REMARQUE Vous pouvez ajouter un formulaire double affichage à une base de données
Web, mais vous ne pouvez pas exécuter le formulaire à moins d’ouvrir la base de données Web
à l’aide d’Access (en d’autres termes, il ne s’exécutera pas dans un navigateur Web).
Le formulaire double affichage offre deux affichages simultanés des données : un affichage
Formulaire et un affichage Feuille de données.
Un formulaire double affichage diffère d’une combinaison formulaire/sous-formulaire, dans le
sens où les deux affichages sont rattachés à la même source de données et sont toujours
synchronisés. Ainsi, si vous sélectionnez un champ dans une partie du formulaire, le même
champ est sélectionné dans l’autre partie du formulaire. Vous pouvez ajouter, modifier ou
supprimer des données dans chacune des parties (à condition que la source d’enregistrement
soit modifiable et que vous n’ayez pas configuré le formulaire de façon à empêcher ces
opérations).
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
L’utilisation de formulaires double affichage offre les avantages des deux genres de formulaires
dans un seul et même formulaire. Par exemple, vous pouvez utiliser la partie feuille de données
du formulaire pour retrouver rapidement un enregistrement et utiliser ensuite la partie formulaire
pour consulter ou modifier l’enregistrement.
Pour créer un formulaire double affichage à l’aide de l’outil Formulaire double affichage :
vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous pouvez également ouvrir la table ou la
requête en mode Feuille de données.
2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire double affichage.
vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si
nécessaire.
Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l’aide de l’outil Plusieurs
éléments
Lorsque vous créez un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire, le formulaire créé par Access
affiche un seul enregistrement à la fois. Si vous avez besoin d’un formulaire qui affiche plusieurs
enregistrements tout en offrant davantage de possibilités en termes de personnalisation qu’une
feuille de données, vous pouvez utiliser l’outil Plusieurs éléments.
vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.
2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur
Plusieurs éléments.
vous pouvez adapter la taille des zones de texte en fonction des données à afficher.
Lorsque vous utilisez l’outil Plusieurs éléments, le formulaire créé par Access ressemble à une
feuille de données. Les données sont disposées dans des lignes et des colonnes, et vous voyez
plusieurs enregistrements à la fois. Toutefois, un formulaire Plusieurs éléments offre davantage
d’options de personnalisation qu’une feuille de données, avec notamment la possibilité d’ajouter
des éléments graphiques, des boutons et d’autres contrôles.
Créer un formulaire à l’aide de l’Assistant Formulaire
Pour être plus sélectif quant aux champs à faire figurer sur votre formulaire, vous pouvez utiliser
l’Assistant Formulaire à la place des divers outils de création de formulaires mentionnés
précédemment. Vous pouvez également définir la façon dont les données sont regroupées et
triées, et vous pouvez utiliser les champs de plusieurs tables ou requêtes, à condition d’avoir
préalablement spécifié les relations entre les tables et les requêtes. Pour plus d’informations sur
la façon de créer des relations, voir les liens mentionnés dans la section Voir aussi de cet article.
1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Assistant Formulaire.
2. Suivez les instructions fournies dans les pages de l’Assistant Formulaire.
REMARQUE Si vous souhaitez inclure des champs de plusieurs tables ou requêtes dans
votre formulaire, ne cliquez pas sur Suivant ou sur Terminer après avoir sélectionné les
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
champs de la première table ou requête dans la première page de l’Assistant Formulaire. Au
lieu de cela, répétez les étapes afin de sélectionner une table ou une requête, puis cliquez
sur les champs supplémentaires que vous souhaitez inclure dans le formulaire. Cliquez
ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer.
3. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.
Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire vierge
Si l’Assistant ou les outils de création de formulaires ne répondent pas à vos besoins, vous
pouvez utiliser l’outil Formulaire vierge pour créer un formulaire. Celui-ci permet de créer un
formulaire en peu de temps, surtout si vous prévoyez de placer un nombre limité de champs
dans votre formulaire.
1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire vierge.
Access ouvre un formulaire vierge en mode Page et affiche le volet Liste de champs.
2. Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de la ou des tables
contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur le formulaire.
3. Pour ajouter un champ au formulaire, double-cliquez dessus, ou glissez-le sur le formulaire.
REMARQUES
 Une fois que le premier champ a été ajouté, vous pouvez ajouter plusieurs champs à la
fois en maintenant la touche Ctrl enfoncée, en cliquant sur plusieurs champs, puis en les
faisant glisser simultanément vers le formulaire.
 L’ordre des tables dans le volet Liste de champs peut varier en fonction de la partie du
formulaire sélectionnée actuellement. Si le champ que vous souhaitez ajouter n’est pas
visible, essayez de sélectionner une autre partie du formulaire et d’ajouter à nouveau le
champ.
4. Pour ajouter un logo, un titre ou la date et l’heure au formulaire, utilisez les outils figurant
dans le groupe Création, sous l’onglet En-tête et pied de page.
5. Pour ajouter une plus large variété de contrôles au formulaire, utilisez les outils figurant dans
le groupe Contrôles sous l’onglet Création.
Pour obtenir une sélection de contrôles légèrement plus importante, basculez en mode
Création en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire puis en cliquant sur Mode
Création.
Les contrôles qui sont ajoutés en mode Création peuvent s’avérer incompatibles avec la
fonctionnalité Publier sur le Web. Si vous envisagez de publier le formulaire sur le Web, vous
devez utiliser uniquement les fonctionnalités disponibles en mode Page.
Présentation des modes Page et Création
Mode Page Le mode Page est l’affichage le plus intuitif lorsqu’il s’agit de modifier un
formulaire. Vous pouvez y effectuer pratiquement toutes les modifications qu’il est possible
d’apporter à un formulaire dans Access. Si vous créez une base de données en cliquant sur
Nouvelle base de données Web en mode Microsoft Backstage, le mode Page est le seul
affichage disponible pour la création de formulaires.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
En mode Page, le formulaire est en cours d’exécution. Par conséquent, vous pouvez voir vos
données telles qu’elles apparaîtront à l’écran lors de l’utilisation du formulaire. Toutefois, vous
pouvez également modifier la structure du formulaire dans ce mode. Étant donné que vous
pouvez voir les données pendant que vous modifiez le formulaire, il s’agit d’un mode très utile
pour définir la taille des contrôles ou effectuer presque toute tâche qui affecte l’apparence et la
simplicité d’utilisation du formulaire.
Si vous créez une base de données de bureau standard (par opposition à une base de données
Web) et que vous rencontrez une tâche qui ne peut pas être effectuée en mode Page, vous
pouvez basculer en mode Création. Dans certaines situations, Access affiche un message
indiquant que vous devez basculer en mode Création avant d’apporter une modification
particulière.
Mode Création Le mode Création offre une vue plus détaillée de la structure de votre
formulaire, avec une décomposition des sections En-tête, Détail et Pied de page du formulaire.
Le formulaire n’est pas réellement en cours d’exécution lorsqu’il est affiché en mode Création.
Par conséquent, vous ne pouvez pas voir les données sous-jacentes pendant que vous apportez
des modifications à la structure. Toutefois, certaines tâches s’effectuent plus facilement en mode
Création qu’en mode Page. En effet, vous pouvez :




ajouter une plus grande diversité de contrôles à votre formulaire, notamment des cadres
d’objet dépendants, des sauts de page et des graphiques ;
modifier les sources des contrôles Zone de texte directement dans les zones de texte
sans utiliser la feuille de propriétés ;
redimensionner des sections de formulaire, comme la section En-tête de formulaire ou
Détail ;
modifier certaines propriétés de formulaire qui ne sont pas modifiables en mode Page.
Ajuster votre formulaire en mode Page
Une fois que vous avez créé un formulaire, vous pouvez ajuster facilement sa conception en
travaillant en mode Page. En vous basant sur les données réelles du formulaire, vous pouvez
réorganiser les contrôles et ajuster leur taille. Vous pouvez placer de nouveaux contrôles dans le
formulaire et définir les propriétés de ce dernier et des contrôles qu’il contient.
Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet
de navigation, puis cliquez sur Mode Page.
Access affiche le formulaire en mode Page.
Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du formulaire et des
contrôles et sections qu’il contient. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.
Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la
requête sous-jacente à la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs :

Sous l’onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.
Raccourci clavier Appuyez sur Alt+F8.
Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers
votre formulaire.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010


Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus, ou faites-le glisser du volet Liste
de champs vers la section du formulaire où vous souhaitez le faire apparaître.
Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez
sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs
sélectionnés vers le formulaire.
Ajuster votre formulaire en mode Création
Dans les bases de données de bureau, vous pouvez ajuster la structure de votre formulaire en
mode Création. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrôles et champs au formulaire en les
ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous donne accès à un grand nombre de
propriétés que vous pouvez définir en vue de personnaliser votre formulaire.
Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le
volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création.
REMARQUE Le mode Création n’est pas disponible lorsque vous travaillez dans une base de
données Web.
Access affiche le formulaire en mode Création.
Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du formulaire et des
contrôles et sections qu’il contient. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.
Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la
requête sous-jacente à la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs :
 Sous l’onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.
Raccourci clavier Appuyez sur Alt+F8.
Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs
vers votre formulaire.
 Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus, ou faites-le glisser du volet Liste
de champs vers la section du formulaire où vous souhaitez le faire apparaître.
 Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez
sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs
sélectionnés vers le formulaire.
ETATS
Lorsque vous utilisez une base de données, vous avez généralement recours aux états pour
afficher, mettre en forme et synthétiser des données. Vous pouvez par exemple créer un état de
type liste pour afficher les numéros de téléphone de tous vos contacts ou bien un état de
synthèse pour calculer le total des ventes de votre société dans différentes régions à des
périodes différentes.
Si votre base de données dispose d’une structure de table et de relations correctement conçus,
vous constaterez qu’il est beaucoup plus simple de créer des états significatifs.
Vue d’ensemble
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
Un état est un objet de base de données qui sert à afficher et synthétiser des données. Il permet
de distribuer ou archiver une capture instantanée de vos données en étant imprimé, converti au
format de fichier PDF ou XPS ou exporté dans d’autres formats de fichier.
Les états peuvent fournir des informations détaillées sur un enregistrement donné, des synthèses
de nombreux enregistrements ou les deux. Vous pouvez également utiliser des états Access
pour créer des étiquettes de publipostage ou des étiquettes à d’autres fins.
Il est possible de créer des états « indépendants » qui n’affichent pas de données. Dans le cadre
de cet article, nous supposerons toutefois qu’un état est lié à une source de données comme une
table ou une requête.
États clients et états Web
Access 2010 propose une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de créer une « base de
données Web » en publiant une base de données Access sur un serveur SharePoint exécutant
Access Services. Lorsque vous créez une base de données Web, les états Access sont affichés
dans le navigateur à l’aide de SQL Server Reporting Services. Cette conversion entraîne des
limites par rapport aux fonctionnalités que vous pouvez utiliser dans les états à afficher dans le
navigateur. Toutefois, si vous ne souhaitez pas afficher l’état dans le navigateur, vous pouvez
utiliser l’ensemble des fonctionnalités proposées dans le concepteur d’état Access.
Sections d’un état
Dans Access, la structure d’un état est divisée en sections. Dans une base de données cliente,
vous pouvez afficher l’état en mode Création pour visualiser ses sections. En mode Page, les
sections sont moins visibles mais toujours présentes. Vous pouvez les sélectionner à l’aide de la
liste déroulante du groupe Sélection de l’onglet Format. Pour créer des états utiles, vous devez
comprendre le principe de fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans
laquelle vous choisissez de placer un contrôle calculé détermine la façon dont les résultats sont
calculés dans Access. La liste suivante présente un résumé des différents types de section et de
leurs usages :

En-tête d’état Imprimé une seule fois, dans la partie supérieure de l’état. En règle
générale, l’en-tête d’un état regroupe les informations habituelles d’une page de garde, telles
que logo, titre ou date. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction de
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010






regroupement Somme dans l’en-tête d’état, la somme est calculée pour l’état entier. L’entête d’état est imprimé avant l’en-tête de page.
En-tête de page Imprimé en haut de chaque page. Un en-tête de page est utile, par
exemple, pour répéter le titre de l’état dans chaque page.
En-tête de groupe Imprimé au début de chaque nouveau groupe d’enregistrements. Vous
pouvez utiliser l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un
état regroupé par produit, utilisez l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit.
Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction d’agrégation Somme dans l’entête de groupe, la somme est calculée pour le groupe actuel. Un état peut contenir plusieurs
sections d’en-tête de groupe, selon le nombre de niveaux de regroupements que vous avez
ajoutés. Pour plus d’informations sur la création d’en-têtes et de pieds de groupe, reportezvous à la section Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux.
Détail Imprimé une fois pour chaque ligne de la source d’enregistrement. La section Détail
est l’endroit où vous placez les contrôles qui constituent le corps principal de l’état.
Pied de groupe Imprimé à la fin de chaque groupe d’enregistrements. Vous pouvez utiliser
un pied de groupe pour imprimer des informations de synthèse sur un groupe. Un état peut
contenir plusieurs sections de pied de groupe, selon le nombre de niveaux de
regroupements que vous avez ajoutés.
Pied de page Imprimé à la fin de chaque page. Vous pouvez utiliser un pied de page pour
imprimer les numéros de page ou des informations spécifiques pour chaque page.
Pied d’état Imprimé une seule fois, au bas de l’état. Vous pouvez utiliser le pied d’état pour
imprimer les totaux de l’état ou d’autres informations de synthèse pour l’ensemble de l’état.
REMARQUE En mode Création, le pied d’état se trouve en dessous du pied de page.
Toutefois, dans tous les autres modes (le mode Page, par exemple, ou lorsque l’état est en cours
d’impression ou en mode Aperçu avant impression), le pied d’état se trouve au-dessus du pied
de page, juste après le dernier pied de groupe ou la ligne de détail de la dernière page.
Nouveautés
Le processus de création d’un état dans Access 2010 est très similaire à celui d’Access 2007.
Toutefois, Access 2010 offre quelques nouvelles fonctionnalités applicables aux états :




Galerie d’images partagées Dans Access 2010, vous pouvez désormais attacher une
image à une base de données, puis l’utiliser dans plusieurs objets. La mise à jour de l’image
est effectuée quel que soit l’emplacement de celle-ci dans toute la base de données.
Thèmes Office Dans Access 2010, vous pouvez désormais utiliser les thèmes Microsoft
Office standard pour appliquer en une seule fois des jeux de polices et des couleurs
prédéfinis à tous vos formulaires et états Access.
Mise en forme conditionnelle plus puissante Access 2010 contient des outils encore
plus puissants pour faire ressortir des données sur un état. Vous pouvez ajouter jusqu’à
50 règles de mise en forme conditionnelle pour chaque contrôle ou groupe de contrôles et,
dans les états clients, vous pouvez ajouter des barres de données pour comparer les
données entre plusieurs enregistrements.
Dispositions plus souples Dans Access 2010, la méthode de conception des états par
défaut consiste à placer des contrôles dans des dispositions. Ces grilles vous permettent
d’aligner et de redimensionner facilement les contrôles, et sont nécessaires pour tout état
que vous souhaitez afficher dans un navigateur. Bien que les dispositions ne soient pas
réellement une nouveauté dans Access 2010, leur mode d’utilisation a changé pour
déplacer, aligner et redimensionner des contrôles.
Créer un état
Étape 1 : choisir une source d’enregistrement
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
La source d’enregistrement d’un état peut être une table, une requête nommée ou une requête
incorporée. Elle doit contenir toutes les lignes et les colonnes de données que vous souhaitez
afficher dans l’état.


Si les données dont vous avez besoin sont contenues dans une table ou une requête
existante, sélectionnez-la dans le volet de navigation, puis passez à la section Étape 2 :
choisir un outil d’état.
Si la source d’enregistrement n’existe pas encore, effectuez l’une des opérations suivantes :
Passez à la section Étape 2 : choisir un outil d’état et utilisez l’outil État vide - ou Créez la ou les tables ou la requête qui contient les données à utiliser, sélectionnez-la
dans le volet de navigation, puis passez à la section Étape 2 : choisir un outil d’état.
Étape 2 : choisir un outil d’état
Les outils d’état sont situés sous l’onglet Créer, dans le groupe États. Le tableau suivant décrit
brièvement la fonction de chaque outil :
États Web
Les états créés à l’aide de ces outils sont compatibles avec la fonctionnalité de publication sur
Access Services et sont affichés dans un navigateur. Notez que les objets Web sont signalés par
le globe qui se trouve sur l’icône des objets.
IMAGE DU
BOUTON
OUTIL
DESCRIPTION
État
Permet de créer un état simple sous forme de tableau contenant tous les
champs de la source d’enregistrement que vous avez sélectionnée dans le
volet de navigation.
État
vide
Permet d’ouvrir un état vierge en mode Page et d’afficher le volet Office
Liste de champs. Access crée une requête de source d’enregistrement
lorsque vous faites glisser les champs de la Liste des champs vers l’état.
États clients
Les états créés à l’aide de ces outils ne sont pas compatibles avec la fonctionnalité de
publication sur Access Services. L’ajout d’états clients à une base de données Web n’empêche
pas cette dernière d’être publiée, mais les états clients ne sont pas disponibles dans le
navigateur. Vous pouvez toutefois utiliser un état client lorsque la base de données est ouverte
dans Access.
IMAGE DU
BOUTON
OUTIL
DESCRIPTION
État
Permet de créer un état simple sous forme de tableau contenant tous les
champs de la source d’enregistrement que vous avez sélectionnée dans
le volet de navigation.
Création
d’état
Permet d’ouvrir un état vierge en mode Création auquel vous pouvez
ajouter les champs et contrôles désirés.
État vide
Permet d’ouvrir un état vierge en mode Page et d’afficher le volet Office
Liste de champs. Lorsque vous faites glisser des champs de la Liste de
champs vers l’état, Access crée un requête incorporée et la stocke dans
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
la propriété Record Source de l’état.
Assistant Permet d’afficher un Assistant comportant plusieurs étapes dans lequel
État
vous pouvez spécifier des champs, les niveaux de regroupement/tri et
des options de disposition. L’Assistant crée un état en fonction de vos
sélections.
Étiquettes Permet d’afficher un Assistant dans lequel vous pouvez sélectionner des
tailles d’étiquette standard ou personnalisées. Vous avez également la
possibilité de sélectionner les champs à afficher et le mode de tri de ces
derniers. L’Assistant crée un état en fonction de vos sélections.
Étape 3 : créer l’état
1. Cliquez sur le bouton correspondant à l’outil que vous souhaitez utiliser. Si un Assistant
s’affiche, suivez les étapes décrites dans celui-ci, puis cliquez sur Terminer dans la dernière
page.
Access affiche l’état en mode Page.
2. Mettez en forme l’état pour obtenir l’apparence désirée :
 Redimensionnez les champs et les étiquettes en les sélectionnant et en faisant glisser les
bords jusqu’à la taille désirée.
 Déplacez un champ en le sélectionnant (avec son étiquette, le cas échéant), puis en le
faisant glisser jusqu’au nouvel emplacement.
 Cliquez avec le bouton droit sur un champ, puis utilisez les commandes du menu
contextuel pour fusionner ou fractionner des cellules, supprimer ou sélectionner des
champs et effectuer d’autres tâches de mise en forme.
Vous pouvez en outre avoir recours aux fonctionnalités décrites dans les sections ci-après
pour rendre l’état plus lisible et attrayant.
Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux
La méthode la plus rapide pour appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux à un état
consiste à cliquer avec le bouton droit sur le champ auquel vous souhaitez appliquer une de ces
fonctionnalités, puis de cliquer sur la commande désirée dans le menu contextuel.
Lorsque l’état est ouvert en mode Page ou Création, vous pouvez également appliquer un
regroupement, un tri ou ajouter des totaux à l’aide du volet Regrouper, trier et total :
1. Si le volet Regrouper, trier et total n’est pas encore ouvert, sous l’onglet Création, dans le
groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier.
2. Cliquez sur Ajouter un groupe ou Ajouter un tri, puis sélectionnez le champ pour lequel
vous souhaitez un regroupement ou un tri.
3. Cliquez sur Autres sur une ligne de tri ou de regroupement pour définir des options
supplémentaires et ajouter des totaux.
Faire ressortir des valeurs à l’aide de la mise en forme conditionnelle
Access 2010 contient des outils plus puissants pour faire ressortir des données sur un
état. Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 règles de mise en forme conditionnelle pour chaque
contrôle ou groupe de contrôles et, dans les états clients, vous pouvez ajouter des barres
de données pour comparer les données entre des enregistrements.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
Pour appliquer une mise en forme conditionnelle, procédez comme suit :
1. Ouvrez l’état en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de
navigation, puis en cliquant sur Mode Page.
2. Sélectionnez tous les contrôles auxquels vous souhaitez appliquer la mise en forme
conditionnelle. Pour sélectionner plusieurs contrôles, maintenez la touche Maj ou Ctrl
enfoncée et cliquez sur les contrôles désirés.
3. Sous l’onglet Format, dans le groupe Contrôler la mise en forme, cliquez sur Mise en
forme conditionnelle.
Access ouvre la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de mise en forme
conditionnelle.
4. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle,
cliquez sur Nouvelle règle.
5. Dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, sélectionnez une valeur sous
Sélectionnez un type de règle :
 Pour créer une règle qui est évaluée pour chaque enregistrement, sélectionnez Vérifier
les valeurs de l’enregistrement actif ou utiliser une expression.
 Pour créer une règle qui permet de comparer les enregistrements entre eux à l’aide de
barres de données, cliquez sur Comparaison aux autres enregistrements.
REMARQUE L’option Comparaison aux autres enregistrements n’est pas
disponible dans les bases de données Web.
6. Sous Modifiez la description de la règle, spécifiez la règle qui détermine à quel moment la
mise en forme doit être appliquée, ainsi que la mise en forme désirée lorsque les critères de
la règle sont satisfaits.
7. Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de mise en
forme conditionnelle.
8. Pour créer une autre règle pour ce contrôle ou cet ensemble de contrôles, répétez les étapes
de cette procédure à partir de l’étape 4. Sinon, cliquez sur OK pour fermer la boîte de
dialogue.
Obtenir un aspect professionnel grâce aux thèmes
Vous pouvez désormais appliquer les thèmes Office 2010 à une base de données Access, ce qui
vous permet de créer un style uniforme pour tous vos documents Office.
IMPORTANT Si vous choisissez une couleur, une police ou un thème Office, cet élément est
appliqué à tous les formulaires et états de votre base de données (et pas seulement à l’état sur
lequel vous travaillez).
1. Ouvrez un état en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de
navigation, puis en cliquant sur Mode Page.
2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Thèmes, sélectionnez le thème, la couleur ou la
police désirée :
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
 Utilisez la galerie Thèmes pour définir simultanément les couleurs et polices dans un
modèle prédéfini.
 Utilisez les galeries Couleurs ou Polices pour définir les couleurs ou les polices
indépendamment.
Ajouter des images
Auparavant dans Access, les images étaient liées à des contrôles d’image distincts sur les
formulaires ou états. Pour modifier une image couramment utilisée dans plusieurs formulaires et
états, chaque contrôle d’image devait être modifié manuellement. Dans Access 2010, vous
pouvez désormais attacher une image à une base de données, puis l’utiliser dans plusieurs
objets. La mise à jour de l’image est effectuée quel que soit l’emplacement de celle-ci dans toute
la base de données. Cela s’avère très utile pour des images telles que des logos d’entreprise ou
des images d’arrière-plan qui sont utilisées dans toute la base de données.
Ajouter une image
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état auquel vous souhaitez
ajouter l’image, puis cliquez sur Mode Page.
2. Cliquez sur l’état auquel vous souhaitez ajouter l’image.
3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Insérer une image.
4. Effectuez l’une des opérations suivantes :
 Utiliser une image existante Si l’image que vous souhaitez ajouter se trouve déjà dans
la galerie, cliquez dessus pour l’ajouter à l’état.
 Télécharger une nouvelle image Dans la partie inférieure de la galerie, cliquez sur
Parcourir. Dans la boîte de dialogue Insérer une image, accédez à l’image que vous
souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir.
Access ajoute l’image sélectionnée à l’état.
Ajouter une image d’arrière-plan
REMARQUE
Il est impossible d’ajouter des images d’arrière-plan à des états Web.
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état auquel vous souhaitez
ajouter l’image d’arrière-plan, puis cliquez sur Mode Page.
2. Sous l’onglet Format, dans le groupe Arrière-plan, cliquez sur Image d’arrière-plan.
3. Effectuez l’une des opérations suivantes :


Utiliser une image existante Si l’image que vous souhaitez ajouter se trouve déjà dans la
galerie, cliquez dessus pour l’ajouter à l’état.
Télécharger une nouvelle image Dans la partie inférieure de la galerie, cliquez sur
Parcourir. Dans la boîte de dialogue Insérer une image, accédez à l’image que vous
souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir.
Access ajoute l’image sélectionnée à l’état.
Afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer
Afficher l’aperçu d’un état
1. Ouvrez l’état dont vous souhaitez afficher l’aperçu ou sélectionnez-le dans le volet de
navigation.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Imprimer, puis sur Aperçu avant impression.
Access ouvre l’état en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez alors utiliser les
commandes de l’onglet Aperçu avant impression pour effectuer l’une des opérations
suivantes :





imprimer l’état ;
ajuster la taille de la page ou la disposition ;
effectuer un zoom avant ou arrière ou afficher plusieurs pages à la fois ;
actualiser les données de l’état ;
exporter l’état dans un autre format de fichier.
3. Pour retourner dans l’espace de travail de la base de données, sous l’onglet Aperçu avant
impression, dans le groupe Fermer l’aperçu, cliquez sur Fermer l’aperçu avant
impression.
Imprimer un état
Outre l’impression d’un état à partir du mode Aperçu avant impression, vous pouvez également
l’imprimer sans afficher d’aperçu :
1. Ouvrez l’état dont vous souhaitez afficher l’aperçu ou sélectionnez-le dans le volet de
navigation.
2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Imprimer.
 Pour envoyer directement l’état vers l’imprimante par défaut sans définir des options
d’imprimante, cliquez sur Impression rapide.
 Pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez sélectionner une
imprimante, indiquer le nombre de copies et définir d’autres paramètres, cliquez sur
Imprimer.
Importer des données depuis une feuille de calcul ou un autre programme
Si vous avez utilisé d’autres programmes de base de données ou feuilles de calcul, vous
connaissez probablement déjà leurs principes de fonctionnement ainsi que les principaux usages
et fonctions des bases de données. Contrairement à la plupart des autres systèmes de gestion
de base de données, Access permet de créer des bases de données relationnelles, et diffère de
la plupart des autres feuilles de calcul en proposant des outils pour le développement de
requêtes, formulaires et états sophistiqués. Il offre en outre de nombreuses options d’interaction
avec d’autres programmes de base de données, comme SQL Server.
Importer une feuille de calcul Excel dans Access
Nombreux sont ceux qui se mettent à explorer Access après avoir généré une liste dans Excel.
Si Excel se prête idéalement à la création initiale d’une liste, plus cette dernière s’étoffe et plus
son organisation et sa mise à jour deviennent délicates. Généralement, le transfert de cette liste
vers Access constitue l’étape logique suivante.
La structure d’une table de base de données ressemble à celle d’une feuille de calcul, en cela
que les données sont stockées dans des lignes et des colonnes. Par conséquent, l’importation
d’une feuille de calcul dans une table de base de données est en général une opération simple.
C’est au niveau du mode d’organisation des données que l’on constate la principale différence
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
selon que les données sont stockées dans une feuille de calcul ou dans une base de données. Il
ne suffit pas d’importer une feuille de calcul complète dans une nouvelle table d’une base de
données pour résoudre les problèmes associés à l’organisation et à la mise à jour des données,
en particulier si des données redondantes sont présentes dans votre feuille de calcul. Pour
résoudre ces problèmes, vous devez séparer les données de la feuille de calcul en plusieurs
tables, chacune contenant des données associées. Pour plus d’informations sur l’organisation
des données dans les tables, voir l’article Notions fondamentales sur la conception d’une base de
données.
Access comporte un Assistant Analyseur de table, qui peut vous aider dans ce processus. Après
l’importation de vos données dans une table, cet Assistant facilite le fractionnement de la table,
chacune contenant des données qui ne sont dupliquées dans aucune autre table. Il crée
également les relations nécessaires entre les tables.
Importer une feuille de calcul Excel en tant que table dans une nouvelle base de données
2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau, puis sur Base de données vide.
3. Tapez un nom pour la nouvelle base de données dans la zone Nom de fichier, puis cliquez
sur le bouton Créer.
La nouvelle base de données s’ouvre et Access crée une nouvelle table vide, la Table1.
4. Fermez la Table1.
Lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications apportées à la conception de la
Table1, cliquez sur Non.
Sous l’onglet Données externes dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Excel.
Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur Parcourir.
Utilisez la boîte de dialogue Ouvrir pour accéder au fichier.
Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Données externes, vérifiez que l’option Importer les données
sources dans une nouvelle table de la base de données active est sélectionnée.
10. Enfin, cliquez sur OK.
5.
6.
7.
8.
9.
L’Assistant Importation de feuille de calcul démarre ; répondez aux questions qui vous sont
posées sur les données.
11. Suivez les instructions en cliquant sur le bouton Suivant ou Précédent pour parcourir les
pages. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur le bouton Terminer.
REMARQUE Access demande si vous voulez enregistrer les détails de l’opération
d’importation que vous venez d’effectuer. Si vous pensez renouveler cette importation,
cliquez sur Oui, puis entrez les détails. Vous pouvez alors facilement reproduire l’importation
en cliquant sur Importations enregistrées dans le groupe Importer de l’onglet Données
externes. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de cette opération, cliquez sur le
bouton Fermer.
Access importe les données dans une nouvelle table, qu’il affiche ensuite sous Toutes les
tables dans le volet de navigation.
Utiliser l’Assistant Analyseur de table pour organiser des données
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
Après l’importation de données dans une table Access, vous pouvez recourir à l’Assistant
Analyseur de table pour identifier rapidement les données en double. Cet Assistant simplifie
l’organisation des données dupliquées en tables séparées, de façon à optimiser leur stockage.
Access sauvegarde une copie de la table initiale, puis crée de nouvelles tables sur lesquelles
s’appuiera votre application de base de données.
1. Ouvrez la base de données Access contenant la table que vous souhaitez analyser.
2. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Analyser, cliquez sur Analyse
table.
L’Assistant Analyseur de table démarre.
Les deux premières pages de l’Assistant lui sont consacrées : ce court didacticiel
comprend des boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher des exemples. Si les
pages d’introduction ne s’affichent pas, activez la case à cocher Afficher les pages
d’introduction et cliquez deux fois sur le bouton Précédent pour revenir à l’introduction.
Si, après avoir lu l’introduction, vous ne souhaitez plus voir apparaître ces pages, vous
pouvez désactiver la case à cocher Afficher les pages d’introduction.
3. Sur la page commençant par la phrase Quelle table contient des champs dont les
valeurs sont répétées dans plusieurs enregistrements, sélectionnez la table que vous
souhaitez analyser, puis cliquez sur Suivant.
4. L’Assistant peut organiser les champs dans les tables automatiquement, ou vous pouvez
effectuer ces choix vous-même. Si vous suivez les suggestions de l’Assistant, vous pouvez
toujours modifier la disposition des tables à la page suivante.
REMARQUE Les choix effectués par l’Assistant lorsqu’il organise les champs dans les
tables ne sont pas toujours appropriés, en particulier si le volume de données est faible.
Vérifiez donc minutieusement les résultats obtenus avec l’Assistant. Néanmoins, il est
possible que ce dernier recommande une meilleure organisation que la vôtre, c’est pourquoi
il est judicieux de l’exécuter au moins une fois. Si ces suggestions ne vous conviennent pas,
vous pouvez toujours réorganiser les champs manuellement et cliquer sur le bouton
Précédent pour revoir la disposition des champs vous-même.
5. Cliquez sur le bouton Suivant. Cette page permet de spécifier les tables et les champs
qu’elles contiennent. Si vous aviez opté pour l’organisation déterminée par l’Assistant, vous
devriez voir plusieurs tables connectées par des lignes de jointure. Sinon, Access crée une
seule table contenant tous les champs. Quoi qu’il en soit, vous pouvez apporter les
modifications souhaitées sur cette page.





Vous pouvez faire glisser des champs d’une table vers une zone vide de la page pour créer
une nouvelle table les contenant. Vous êtes invité à entrer un nom de table.
Vous pouvez faire glisser les champs d’une table à une autre si vous pensez que cela peut
optimiser leur stockage.
Un champ ID ou Numéro unique généré est octroyé à la plupart des tables. Pour en savoir
plus sur les champs d’identification, cliquez sur Conseils dans le coin supérieur droit de
l’Assistant.
Pour annuler une modification, cliquez sur le bouton Annuler.
Pour renommer une table, double-cliquez sur sa barre de titre, tapez le nouveau nom, puis
cliquez sur OK.
6. Après avoir organisé les champs comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.
7. Si l’Assistant identifie des enregistrements aux valeurs très similaires, il les considère
comme d’éventuelles erreurs typographiques et affiche un écran où vous pouvez confirmer
la conduite à tenir face à ces enregistrements. Faites défiler la liste pour trouver les
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
enregistrements avec des valeurs dans la colonne Correction puis cliquez sur l’élément
approprié dans la liste déroulante. Sélectionnez (Laisser tel quel) pour que l’Assistant ne
modifie pas la valeur. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
8. L’Assistant vous demande si vous souhaitez créer une requête qui ressemble à la table
initiale. Si vous avez déjà généré des formulaires et des états fondés sur la table initiale, la
création d’une telle requête est une idée judicieuse. Si vous sélectionnez Oui, créer la
requête, l’Assistant renomme la table initiale en ajoutant le suffixe « _ANCIEN » au nom de
la table. Il octroie alors un nom à la nouvelle requête en reprenant celui de la table initiale.
Les formulaires et les états reposant sur cette table utilisent à présent la requête pour leurs
données et fonctionnent comme auparavant.
9. Cliquez sur Terminer.
L’Assistant crée les nouvelles tables, comme indiqué, avant de les ouvrir. Fermez-les
lorsque vous en avez fini avec l’inspection des résultats.
Utiliser des données provenant d’autres programmes
Access 2010 offre des fonctionnalités permettant d’utiliser des données stockées dans d’autres
programmes.
Créer une nouvelle base de données Access liée aux données dans un autre format de
fichier Vous pouvez utiliser Access pour ouvrir un fichier dans un autre format de fichier,
comme un fichier texte ou dBASE ou une feuille de calcul. Access crée automatiquement une
base de données Access et lie le fichier à votre place.
1. Démarrez Access.
3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le type de fichier que vous souhaitez ouvrir
dans la liste. Si vous ne savez pas quel type choisir, cliquez sur Tous les fichiers (*.*).
4. Le cas échéant, accédez au dossier contenant le fichier à ouvrir. Une fois le fichier localisé,
double-cliquez dessus pour l’ouvrir.
5. Suivez les instructions de l’Assistant. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur
Terminer.
Importer des données dans une base de données existante ou lier des données à une
base de données Access existante Vous pouvez importer des données provenant d’autres
sources et programmes vers des tables Access, afin que ces données soient contenues dans ce
fichier Access. Une autre option consiste à créer dans Access une liaison vers ces données, qui
de cette façon, demeureront dans leur fichier initial (en dehors du fichier Access).
1. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le format
utilisé pour stocker les données.
Vous pouvez importer ou lier des données à partir des sources suivantes :


Excel Vous pouvez récupérer les données d’une feuille de calcul ou d’une plage
définie dans un classeur Excel. Chaque feuille de calcul ou plage définie doit être
importée ou liée séparément.
Access Ce format est particulièrement utile pour séparer processus et données, lors
de la création d’une base de données fractionnée. En bref, vous pouvez conserver
tous vos formulaires, états et macros dans une base de données et vos données dans
une autre. Par la suite, vous pouvez procéder à des améliorations sans devoir
interrompre le travail de quiconque. Vous pouvez également combiner les données de
nombreuses bases de données Access dans une seule base, facilitant ainsi la
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010








synthèse de données provenant de départements différents ou entre partenaires
commerciaux.
Base de données ODBC Plusieurs programmes prennent en charge ce format, y
compris de nombreux produits de serveur de base de données. Cela vous permet de
créer des bases de données utilisées comme « points de collecte », où vous pouvez
centraliser les données provenant de différents systèmes.
Fichier texte Vous pouvez vous connecter à un simple fichier texte, et même utiliser
Access pour modifier le contenu de ce fichier. Cela simplifie l’utilisation des données
Access par un grand nombre de programmes.
Fichier XML Ce format est également compatible avec toute une variété de
programmes, y compris certains serveurs Web.
Liste SharePoint Ce format rend vos données utilisables dans un navigateur Web,
mode d’utilisation standard d’une liste SharePoint.
Services de données Vous pouvez vous connecter aux services de données Web
au sein de votre entreprise.
Document HTML
Dossier Outlook Vous pouvez vous connecter à des dossiers Outlook, afin
d’intégrer plus facilement vos informations de contact à vos autres données.
Fichier dBase dBase est un autre système de base de données pris en charge par
Access
La boîte de dialogue Données externes s’affiche.
2. Suivez les instructions affichées dans la boîte de dialogue.
Access importe les données dans votre base de données ou lie les données à votre
base de données. Pour la plupart des formats de fichier, vous devez spécifier
l’emplacement des données, puis indiquer la façon dont celles-ci seront stockées
dans la base de données.
Utiliser une base de données de version antérieure dans plusieurs versions d’Access
Si votre base de données ou projet Access a été créée dans Access 2000 ou une version
ultérieure, vous pouvez l’utiliser dans la version d’Access qui a servi à sa création ou dans une
version ultérieure, même si la sécurité du fichier est activée. Par exemple, les fichiers
Access 2000 sont utilisables dans Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 et
Access 2010.
Il peut arriver que vous souhaitiez conserver vos données dans une version antérieure d’Access,
mais que des utilisateurs disposant d’une version ultérieure d’Access souhaitent se lier à ces
données tout en bénéficiant de certaines fonctionnalités de la version ultérieure. La solution
consiste à créer une nouvelle base de données « frontale » dans la version ultérieure (contenant
les formulaires, états, requêtes, macros, mais aucune table) et de la lier aux tables du fichier de
la version précédente. Utilisez l’une des procédures suivantes, selon que votre base de données
est contenue dans le fichier ou déjà fractionnée en une application frontale/principale.
Utiliser un fichier de base de données Access dans plusieurs versions d’Access
Si toutes les tables, formulaires et autres objets de votre base de données Access sont contenus
dans un seul fichier et si vous voulez utiliser la base de données dans plusieurs versions
d’Access, vous pouvez créer une nouvelle base de données frontale dans une version ultérieure
et la lier au fichier d’origine. Les utilisateurs qui possèdent la version antérieure d’Access peuvent
toujours utiliser la base de données d’origine. Les utilisateurs qui possèdent la version plus
récente peuvent utiliser la nouvelle base de données frontale pour se lier aux mêmes données.
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
Vous pouvez créer plusieurs versions frontales si vous avez besoin d’utiliser plusieurs versions
d’Access.
Étape 1: effectuer une copie de la base de données existante, et l’enregistrer dans un
autre format
Utilisez la procédure suivante pour convertir la base de données dans l’un des trois formats
Access récents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la
base de données d’origine dans son format originel et crée une copie au format que vous
spécifiez.
1. Fermez le fichier Access. S’il s’agit d’une base de données Access multi-utilisateur située sur
un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu’elle n’est pas ouverte par un autre
utilisateur.
2. Démarrez Access 2010.
4. Accédez à l’emplacement du fichier à convertir, puis double-cliquez dessus pour l’ouvrir.
REMARQUE Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données s’affiche vous
demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur Non.
5. Si un formulaire s’ouvre au démarrage de la base de données, fermez-le.
6. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de données.
REMARQUE À moins d’enregistrer la nouvelle base de données à un autre
emplacement, son nom doit être différent de la base de données d’origine. Quoi qu’il en
soit, il est généralement préférable d’utiliser un autre nom afin de distinguer plus facilement
les bases de données frontale et principale. Sachez cependant que, lorsque vous
convertissez une base de données au format Access 2007, l’extension du nom du fichier
.mdb est remplacée par .accdb, ce qui signifie que le nom du fichier peut rester le même.
8. Cliquez sur Enregistrer.
Étape 2 : fractionner la base de données copiée et utiliser le fichier d’origine comme base
de données principale
Fractionnez la base de données convertie en utilisant la procédure suivante :

Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Déplacer les données, cliquez
sur Base de données Access.

Dans la boîte de dialogue Assistant Fractionnement de base de données, cliquez sur
Fractionner la base de données.
REMARQUE Vous pouvez effectuer une sauvegarde si vous le souhaitez, mais vous
pouvez aussi simplement créer une copie à l’aide de la base de données d’origine.

Tapez le nom de la base de données principale, puis cliquez sur Fractionner.
HAUT DE LA PAGE
Étape 3 : connecter la nouvelle base de données frontale à la base de données d’origine
SUPPORT DE COURS
ACCESS 2010
1. Supprimez la base de données principale que l’Assistant Fractionnement de base de
données a créée tout en veillant à ne pas supprimer la base de données d’origine.
2. Liez la nouvelle base de données frontale aux tables de la base de données d’origine : sous
l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Gestionnaire de
tables liées.
3. Cliquez sur Sélectionner tout puis activez la case à cocher Toujours demander un nouvel
emplacement.
4. Cliquez sur OK, accédez à la base de données de version antérieure et double-cliquez
dessus.
Si l’opération se passe bien, Access affiche un message indiquant que toutes les tables
liées sélectionnées ont été correctement actualisées.
Vous pouvez à présent optimiser la nouvelle base de données frontale afin qu’elle prenne en
charge de nouvelles fonctionnalités pour les utilisateurs qui ont la dernière version d’Access. Les
utilisateurs équipés d’une version antérieure du programme peuvent continuer à utiliser la base
de données d’origine.
Utiliser une application frontale/principale dans plusieurs versions d’Access
Si votre base de données Access est déjà une application frontale/principale, vous pouvez
convertir la base de données frontale au nouveau format de fichier. Aucune modification n’est
requise pour la base de données principale.
La procédure suivante explique comment utiliser la commande Enregistrer la base de données
sous pour convertir la base de données frontale dans l’un des trois formats Access récents :
Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de
données d’origine dans son format originel et crée une copie au format que vous spécifiez.
1. Fermez la base de données frontale. S’il s’agit d’une base de données Access multiutilisateur située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu’elle n’est pas
ouverte par un autre utilisateur.
2. Démarrez Access 2010.
4. Parcourez l’arborescence jusqu’à accéder à la base de données frontale, puis double-cliquez
sur celle-ci pour l’ouvrir.
REMARQUE Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données s’affiche vous
demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur Non.
5.
6.
7.
8.
Si un formulaire s’affiche à l’ouverture de la base de données, fermez-le.
Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de données.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez à présent optimiser la nouvelle base de données frontale afin qu’elle prenne en
charge de nouvelles fonctionnalités.

SUPPORT DE COURS ACCESS 2010

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