תהליכי העבודה של המסלקה עם ואל מול המשתמשים

‫תהליכי העבודה של המסלקה‬
‫עם ואל מול המשתמשים‬
‫עמיר טל – מנהל פרויקט ההקמה‬
‫‪www.Swiftness.co.il‬‬
‫"ואף על פי כן‪ ,‬נוע תנוע ‪"...‬‬
‫(גלילאו גליליי‪)1643 ,‬‬
‫‪www.Swiftness.co.il‬‬
‫נושאי המצגת‬
‫נתיבי הגישה‬
‫עבודה באמצעות העברת‪/‬קבלת ממשקים (‪)B2B‬‬
‫עבודה באמצעות פורטל האינטרנט‬
‫תזכורות והתראות‬
‫הטיפול בייפוי כוח‬
‫המלצות ודגשים להתארגנות‬
‫נתיבי הגישה‬
www.Swiftness.co.il
‫נתיבי הגישה‬
‫גופים מוסדיים‬
‫מפיצים‬
‫מעסיקים‬
‫תשתיות גישה ‪B2B‬‬
‫(כספות‪)WS ,‬‬
‫פורטל יעודי‬
‫באינטרנט‬
‫מסלקה ‪ -‬חדר כספות‬
‫מסלקה ‪ -‬מערכת ליבה‬
‫חוסכים‬
‫נתיבי הגישה ‪ -‬דגשים‬
‫כל נתיבי הגישה מאפשרים את כל השירותים‬
‫בחירת נתיב הגישה במועד ההרשמה‬
‫הנתיב הנבחר משמש למסירת ולקבלת המידע‬
‫נתיבי ‪ - B2B‬במספר טכנולוגיות (כספות‪)SFTP ,WS ,‬‬
‫שימוש בנתיבי ‪ B2B‬מחייב יכולות טכנולוגיות מתאימות‬
‫השימוש בממשקי החוזר האחיד בלבד ("אירועים"‪" ,‬משוב"‪,‬‬
‫"אחזקות")‬
‫גופים מוסדיים ‪ -‬חובת שימוש בנתיב ‪B2B‬‬
‫נתיבי הגישה ‪ -‬דגשים‬
‫שימוש בפורטל דורש דפדפן ואינטרנט בלבד‬
‫שימוש בנתיב ‪ B2B‬ושימוש במקביל גם בפורטל‬
‫פיצול פעילות גוף מוסדי בין מספר נתיבים‬
‫עבודה באמצעות‬
‫העברת‪/‬קבלת‬
‫ממשקים (‪)B2B‬‬
‫‪www.Swiftness.co.il‬‬
‫הטיפול בממשק נכנס (כגון ‪" -‬אירועים")‬
‫משתמש עונה‬
‫(גוף מוסדי)‬
‫כספת‪WS ,‬‬
‫משתמש פונה‬
‫(מפיץ‪ ,‬מעסיק‪,‬‬
‫חוסך)‬
‫כספת‪WS ,‬‬
‫אינטרנט‬
‫שטח‬
‫עבודה‬
‫בפורטל‬
‫האינטרנט‬
‫אינטרנט‬
‫מאובטח‬
‫חדר כספות במסלקה‬
‫בדיקות קבלה‬
‫הכנת קובץ משוב‬
‫("היזון חוזר") לגורם השולח‬
‫מערכת ליבה‬
‫(תהליכי עיבוד)‬
‫(‪)1‬‬
‫אחזור מידע‬
‫לאינטרנט‬
‫(‪)2‬‬
‫ממסרי בקשת‬
‫מידע לאחר עיבוד‬
‫הטיפול בממשק נכנס (כגון ‪" -‬אירועים")‬
‫‪1‬‬
‫מערכת ליבה‬
‫(תהליכי עיבוד)‬
‫שליפות מידע‬
‫לתצוגה בפורטל‬
‫רישום לבסיסי הנתונים‬
‫נתונים מוצפנים‬
‫מערכת הליבה‬
‫בסיסי נתונים‬
‫מערכת הליבה‬
‫בסיס נתונים ‪ CRM‬מידע‬
‫מנהלי על תהליך‬
‫ההתכתבות‬
‫רישום פעולות משלוח ההמשך‬
‫ומשובים נוספים שיש לבצע‬
‫הכנת ממשקים‬
‫נושאי דיווח מיידי‬
‫לשידור המשך‬
‫‪2‬‬
‫טיפול בממשק יוצא במסלקה‬
‫מתזמן משימות (עיבוד יומי)‬
‫מחוללי פעילות עפ"י תנאים‬
‫הפעלת תהליך הכנת ומשלוח‬
‫ממסר‪/‬ממשק (במערכת הליבה)‬
‫בסיסי‬
‫הנתונים‬
‫של‬
‫המסלקה‬
‫סינון ואיגוד הממסרים עפ"י סוג ממסר‬
‫וגורם נמען‬
‫שליפת ממסרי ה – ‪ XML‬המקוריים‬
‫שנשמרו‬
‫הוספת נתונים של המסלקה‬
‫(כגון מספר תיק‪ ,‬אימות ייפוי כוח)‬
‫אריזה בקובץ בפורמט ממשק אחיד‬
‫והעברה לחדר כספות במסלקה‬
‫כספת‪WS ,‬‬
‫משתמש הפועל בנתיב ‪B2B‬‬
‫(מוסדי‪ ,‬מפיץ‪ ,‬מעסיק)‬
‫מערכת הליבה (דיווח מיידי)‬
‫קבלת והעברת ממשקים (‪ - )B2B‬דגשים‬
‫בדיקות הקבלה לממשק נכנס‬
‫הכנת קובץ ההיזון חוזר כבסיס ל – ‪ Hand Shaking‬מלא‬
‫קובץ "היזון חוזר – המשך"‬
‫ה"עיבוד" – קביעת והכנת התשתית לממשקי ההמשך‬
‫הגורמים להפעלת תהליך הייצור של ממשק‪/‬י המשך‬
‫ממעבר ממשקי "אחד ‪ X‬אחד" לממשקי "רבים ‪ X‬אחד"‬
‫עבודה‬
‫באמצעות‬
‫פורטל‬
‫האינטרנט‬
‫‪www.Swiftness.co.il‬‬
‫פעילות מפיץ דרך הפורטל היעודי‬
‫רישום משתמש‬
‫(חד פעמי במועד ההצטרפות לשירות)‬
‫כניסה לפורטל הייעודי והזדהות‬
‫שולחן העבודה של המשתמש‬
‫תפריט כללי‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫בחירת שפה‬
‫הדרכה‬
‫עזרה‬
‫מחירון‬
‫אבטחת מידע‬
‫תנאי שימוש‬
‫יציאה‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫תפריט ייעודי‬
‫רשימת תיקי התכתבות‬
‫בקשות קבלת מידע‬
‫בקשות מסירת מידע‬
‫הוראות ביצוע פעולה‬
‫נתוני חיובים וגביה‬
‫עדכון פרטי רישום‬
‫בחירת תיק לפעולה‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫מידע שהתקבל‬
‫ריכוז תנועות‬
‫ריכוז יתרות‬
‫ריכוז כיסויים‬
‫מידע מנהלי‬
‫הצגת המענה לבקשת מידע בפורטל ‪ -‬דגשים‬
‫שולחן העבודה מספק את רשימת התיקים עפ"י חתך נדרש‬
‫תצוגה התיק מתחילה ברשימת הגופים המוסדיים הרלוונטיים‬
‫מחולקים לפי ססטוס המענה‬
‫אפשרות ירידה לפרטים" )‪ )Drill down‬מרובה רמות אל תוך‬
‫פרטי המידע אשר דווחו ע"י כל גוף המוסדי‬
‫הצגת מלוא המידע הכלול בממשק "אחזקות"‬
‫אפשרות הדפסה לכל דף מידע מוצג‬
‫אפשרות שמירת המענה כקובץ ‪XML‬‬
‫נבחנת אפשרות שמירת ריכוזים נבחרים כקובץ ‪EXCEL‬‬
‫הקמת בקשת מידע בפורטל‬
Eng
[
,
]
|
|
|
|
20
www.Swiftness.co.il
‫הקמת בקשת מידע בפורטל ‪ -‬דגשים‬
‫הקמת הבקשה תוך ניווט מונחה בין מסכי המידע הנדרש‬
‫התאמת תהליך ההקמה אל סוג הבקשה‬
‫אפשרות למימוש "טפסים" מתוך המערכת ולצירוף טפסים‬
‫סרוקים‬
‫בקרת תקינות ושלמות המידע בבקשה‬
‫הפקת טופס או תדפיס סיכום הבקשה‬
‫תמיכה במשתמשים ע"י ‪:‬‬
‫ספרות הדרכה‬
‫סרטוני הדגמה של אופן העבודה‬
‫הסברים ("בועה") ברמת השדה‬
‫‪Help Desk‬‬
‫תזכורות‬
‫והתראות‬
www.Swiftness.co.il
‫תזכורות והתראות ‪ -‬דגשים‬
‫המסלקה תשלח תזכורות והתראות לגופים השונים תוך שימוש‬
‫במבנה "ממשק ההיזון החוזר"‪.‬‬
‫על "אי‪-‬מענה" לבקשה לקבלת מידע ישלחו ‪:‬‬
‫תזכורת – מספר שעות לפני תום המועד המרבי המותר למענה (‪ 3‬ימים)‬
‫התראה ראשונה – מספר שעות לאחר תום המועד המרבי המותר למענה‬
‫התראה שנייה – יום – יומיים לאחר תום המועד המרבי המותר למענה‬
‫‪ 3‬ימים לאחר התראה שנייה מוגדר הגוף המוסדי‬
‫כ"סרבן מענה"‬
‫על אי החזרת היזון חוזר לממשק שנשלח‬
‫ע"י המסלקה תשלח התראה אחת בלבד‬
‫מספר שעות לאחר תום המועד המרבי‬
‫המותר להחזרת היזון חוזר‪.‬‬
‫הטיפול‬
‫בייפוי כוח‬
www.Swiftness.co.il
‫צירוף ובדיקת ייפוי כוח ‪ -‬דגשים‬
‫בקשת מידע מכלל הגופים חייבת בצירוף ייפוי כוח (נספח א)‪.‬‬
‫לכל בקשת מידע אחרת‪/‬הוראת ביצוע ניתן לצרף ייפוי כוח‬
‫(נספחים ב‪ ,1-‬ב‪)2-‬‬
‫ניתן לשלוח ייפוי כוח גם כפעולה נפרדת‬
‫המסלקה תומכת בייפוי כוח במתכונת "טופס ממוכן חתום גרפית‬
‫ודיגיטלית" בלבד‬
‫המסלקה מאפשרת במסגרת הקמת בקשה‬
‫בפורטל להפיק טופס ייפוי כוח‪ ,‬להחתים את‬
‫החוסך ("גרפית") ולחתום את המסמך‬
‫("דיגיטלית")‪.‬‬
‫ייפוי הכוח נבדק ברמת המסמך וברמת‬
‫המידע המפורט בממשק‬
‫אימות ייפוי כוח ‪ -‬דגשים‬
‫המסלקה תאמת כי ייפוי הכוח המוצג ע"י מפיץ נמסר לו ע"י החוסך‬
‫נשוא הבקשה‬
‫אימות ייפוי הכוח מבוסס על נתון או פריט הנמצא באופן בלבדי בידי‬
‫החוסך‬
‫בשלב א' ‪ -‬יכול כל חוסך‪ ,‬לאחר זיהוי מתאים‪ ,‬לקבל קוד "אימות ייפוי‬
‫כוח" דרך פורטל האינטרנט‬
‫קוד זה יועבר למפיץ וידווח על ידו למסלקה ביחד עם בקשת המידע‬
‫גופים להם אתר שירות העומד בסטנדרטיים נדרשים יכולים לאמת‬
‫את ייפוי הכוח באופן עצמאי‬
‫המלצות‬
‫להתארגנות‬
www.Swiftness.co.il
‫המלצות להתארגנות מוסדיים ‪ -‬דגשים‬
‫בדיקת הצורך בפיצול למוקדי תפעול נפרדים (למוסדיים)‬
‫הקמת‪/‬התאמת תהליך קליטת בקשות למידע (ממשק אירועים) ‪:‬‬
‫קבלת ממשק האירועים‪ ,‬בדיקות קבלה‪ ,‬והפקת היזון חוזר‬
‫הקמת "הוראות עבודה" במערכות הגוף המוסדי (אוטומציה‪ ,‬נפחים)‬
‫תהליך הפקת ממשק אחזקות ‪:‬‬
‫ביצוע הוראות העבודה (טיפול יחידני‪ ,‬טיפול בחריגים)‬
‫ריכוז המידע המוחזר ושליחתו‬
‫תהליכי בקרה ‪:‬‬
‫ניהול ‪ Hand Shaking‬וטיפול באי קבלת היזון חוזר‪.‬‬
‫בקרה והתראות על עמידה בזמני תגובה‬
‫בקרות תקינות ואיכות ממשקי אחזקות יוצאים‬
‫טיפול בהיזון חוזר מסוג "שגיאה"‬
‫טיפול בתזכורות והתראות‬
‫המלצות להתארגנות מפיצים ‪ -‬דגשים‬
‫בחירת נתיב הגישה הרצוי והמתאים‬
‫תהליך יצירת ממשק אירועים ‪:‬‬
‫הטמעת תהליך יצירת ממשק בקשות המידע במערכות ה"יעוץ" ו"ניהול‬
‫המשרד"‬
‫תהליך המשלוח ותיעוד המשלוח‬
‫תהליך קבלת ממשקים ‪:‬‬
‫קבלת ממשק היזון חוזר וקליטתו (לרבות טעינת מספר תיק מסלקה)‬
‫קבלת ממשק‪/‬י אחזקות וקליטתו‬
‫הפקת ומשלוח ממשקי היזון חוזר למסלקה‬
‫תהליכי בקרה ‪:‬‬
‫ניהול ‪ Hand Shaking‬וטיפול באי קבלת היזון חוזר‪.‬‬
‫זיהוי וטיפול בפיגור במענה לבקשת מידע‬
‫יצירת ומעקב אחר היזון חוזר מסוג "שגיאה"‬
‫טיפול בהיזון חוזר מסוג "שגיאה" (נכנס)‬
!! ‫תודה על ההקשבה ובהצלחה‬
Amir.tal@swiftness.co.il