Prenesi dokument

Kako izbrati e-hrm sistem
Kadrovske prakse in s tem tudi IT podprora HRM procesom so v zadnjem desetletju prešle skozi
pomembno transformacijo. Starejši kadrovski sistemi se osredotočajo predvsem na podporo t.i.
TEHNNIČNIH HRM procesov, ki vključujejo podporo administrativnim, zakonsko zahtevanim HRM
procesom.
Novejš HR sistemi tehničnega vidika seveda ne izključujejo, vendar mu dodajajo tudi funkcionalnosti, ki
podpirajo STRATEŠKI HRM, kar vključuje dizajn in implementacijo interno skladnih politik in praks, s
ciljem, da se človeški viri v podjetju osredotočajo na doseganje poslovnih ciljev. Strateški HRM upravlja
široko paleto aktivnosti, ki so povezane z doseganjem ciljev podjetja s svojimi zaposlenimi. Tudi
sodobna informacijska podpora na kadrovskem področju mora podpirati te aktivnosti, kot na primer:
upravljanje delovne uspešnosti in učinkovitosti zaposlenih, upravljanje kompetenc, definiranje ključnih
delovnih mest v organizacijah, upravljanje talentov idr.. Pomembno je, da informacijska podpora
upošteva trenutne potrebe, kakor tudi potrebe v prihodnje.
Najti primerno IT rešitev, ki vključuje tudi funkcionalnosti za podporo izvajanja strateškega HR
managementa, se na prvi pogled lahko zdi težka naloga. A vendar, če si zastavite načrt, kako se boste
lotili selekcije nove HRM rešitve, postane proces iskanja nove rešitve bistveno enostavnejši.
V svojem načrtu najprej definirajte glavne korake v procesu izbire. Vsak korak naj vsebuje plan
aktivnosti, način izvedbe in cilj. Že v fazi načrtovanja si lahko zapišete tudi potencialne nevarnosti in
“zanke” na katere morate biti pozorni.
V nadaljevanju so navedeni glavni koraki in aktivnosti, ki vam lahko pomagajo na poti do sprejema
končne odločitve.
1. Definirajte potrebe in prioritete
Pri tem si postavite naslednja vprašanja:








Kateri HRM procesi so tisti, ki jih moramo najprej informatizirati?
Ali je rešitev lokalizirana (prevedena v slovenski jezik in skladna s slovenskimi zakoni)?
Ali je rešitev primerna za velikost našega podjetja in kako se prilagaja morebitnemu
povečanju/zmanjšanju števila zaposlenih?
Katere IT sisteme na kadrovskem področju že uporabljamo (npr. za upravljanje časa, kadrovskih
podatkov, izobraževanj itd.); Kakšne so možnosti integracije obstoječih kadrovskih sistemov z
novo rešitvijo? Ali želimo obstoječe aplikacije ohraniti in katere, ali jih želimo nadomestiti z novo
celovito rešitvijo?
Kakšna je naša IT strategija? Katere platforme so ustrezne za naše IT okolje?
Ali želimo rešitev uporabljati v oblaku ali postavljeno v lastnem okolju?
Kakšen je naš proračun, namenjen investiciji v nakup in implementacijo nove rešitve?
Kakšna so naša pričakovanja glede trajanja implementacije?
V tej fazi si pripravite si kontrolni seznam za ocenjevanje posamezne rešitve/ponudnika.
S&T Effective HRM | Leskoškova cesta 6, SI-1000 Ljubljana | T 040 233 201 ali 041 737 800 | effectivehrm@snt.si, www.effectivehrm.org
Ko imate odgovore na zgoraj zastavljena vprašanja ste ustvarili nabor kriterijev, ki so pomembni za izbor
nove rešitve.
2. Raziščite trg obstoječih ponudnikov HRM rešitev
Ko raziskujete trg HRM rešitev bodite aktivni - Obiskujte kadrovske dogodke, berite kadrovske
publikacije, članke, bloge, spletne forume, … SPRAŠUJTE svoje stanovske kolege, katere informacijske
sisteme uporabljajo in kakšne so njihove izkušnje z njimi – tako boste dobili vtis, kaj so plusi in minusi
posamezne aplikacije iz uporabniškega vidika.
V tem koraku že lahko izločite prve ponudnike, s katerimi imajo uporabniki slabe izkušnje in so tudi glede
kriterijev in rezultatov iz kontrolnega seznama popolnoma neprimerni za vas.
3. Testirajte informacijske sisteme - zahtevajte dostope do demo sistemov posameznih
HRM IT rešitev
Testirajte HRM IT rešitve in bodite pozorni predvsem na področja/funkcionalnosti, ki so na vaši
prioritetni listi, ki ste jo definirali v točki 1. Ne zaupajte le očesu prijaznim posnetkom ekranov, ki vam jih
prikazujejo prodajni predstavniki na predstavitvah rešitev, ampak sistem preizkusite sami.
Vprašanja, ki se vam porajajo med testiranjem dema, naslavljajte na ponudnika rešitve – potencialnega
implementatorja. Prosite jih, če lahko uporabite njihov helpdesk – tako boste komunicirali tudi s tistimi
posamezniki iz vsebinskega in/ali tehničnega področja, ki vam bodo tudi kasneje nudili podporo.
Ko testirate, rešitev ocenjujte z naslednjih vidikov:




Uporabniška prijaznost
Enostavnost vnosa podatkov
Interne integracije med posameznimi moduli rešitve
Stopnja samostojnosti, ki jo imate kot uporabnik pri prilagajanju sistema lastnim potrebam
(npr. ali imate možnost kot uporabnik sami dodati novo polje, novo vrednost v šifrantu itd.)
Testiranje demo sistemov je najpomembnejši del izbora. V tem koraku se boste naučili veliko o različnih
HRM IT sistemih, spoznali boste, kaj dejansko so možnosti, ki jih sistemi nudijo in s tem dobili tudi ideje,
kaj sploh spraševati ostale ponudnike.
Do zaključenega koraka 3, boste že lahko izločili rešitve, ki so nekompatibilne z vašimi trenutnimi IT
rešitvami, s katerimi želite integrirati nov sistem, izločili boste rešitve, ki ne ponujajo funkcionalnosti iz
vašega kontrolnega seznama, kakor tudi tiste, ki imajo slabe reference, predolgotrajen proces
implementacije, itd.
S&T Effective HRM | Leskoškova cesta 6, SI-1000 Ljubljana | T 040 233 201 ali 041 737 800 | effectivehrm@snt.si, www.effectivehrm.org
4. Sprašujte o razvoju rešitve, implementaciji in ceni ter plačilnih pogojih
Glede na aktivnosti iz prejšnjih točk naredite izbor dveh, največ treh ponudnikov HRM IT sistema.
Naredite listo plusov in minusov posamezne rešitve glede na do sedaj poznana dejstva in pripravite
vprašanja za ponudnika rešitev:

Na katerih področjih je planiran nadaljnji razvoj rešitve
o Na ta način pridobite informacije o tem, ali je nadaljnji razvoj rešitve v skladu z
vašimi pričakovanji glede na potrebe vaših HRM procesov, ki jih planirate v bodoče,
hkrati pa lahko pridobite pomembne informacije o tem, kaj trenutna rešitev ne
zajema.

Kaj vključuje cena in kakšni so plačilni pogoji
o Ali je podpora uporabnikov vključena v ceni? Kaj vključuje licenčno vzdrževanje? Ali
treningi končnih uporabnikov potekajo v vašem podjetju in kaj vključujejo? Ali so
potni stroški tehničnega osebja ponudnika v okviru implementacije vključeni v ceno?
Kakšna je dinamika plačil? Kakšni so začetni stroški implementacije in kaj so
morebitni dodatni stroški? Kako poteka morebitni dodatni razvoj aplikacije za vaše
podjetje in kako se vrednoti? Kakšni so dodatni stroški v primeru morebitne rasti
števila zaposlenih?

Pojdite na referenčni obisk
o Na referenčnem obisku naj bodo vaši sogovorniki končni uporabniki, ki dlje časa
uporabljajo aplikacijo. Uporabite kontakte, ki ste jih pridobili že v točki 2 in ne le
tistih, ki vam jih za referenčni obisk priporoči ponudnik rešitve.
5. Sprejmite odločitev
Na enostaven in jasen način ugotovitve, ki ste jih pridobili v točki 4, skomunicirajte s sodelavci. Pridobite
tudi mnenje drugega strokovnega sodelavca iz kadrovske službe, vodilne osebe v financah, ki se
osredotoča predvsem na finančni vidik in plačilne pogoje, povprašajte pravno službo o predlogih za
morebitne dodatne preverbe ponudnika in prosite IT strokovnjaka za oceno primernosti rešitve z IT
perspektive.
Ko pridobite mnenja sodelavcev z ostalih področij, ugotovitve ponovno pretehtajte in sprejmite končno
odločitev.
Ko sprejmete končno odločitev, katero HRM IT rešitev boste implementirali in katerega ponudnika, čim
prej pričnite z implementacijo. Predvsem pa premagajte strah pred spremembo – implementacija IT
sistema ni nič drugega kot preprosto pretvarjanje nečesa, kar že počnete in dobro poznate v
informacijski sistem, ki vam bo pri vaših postopkih le v pomoč in je tudi odlična priložnost, da prevetrite
vaše HR procese in jih naredite še bolj učinkovite.
S&T Effective HRM | Leskoškova cesta 6, SI-1000 Ljubljana | T 040 233 201 ali 041 737 800 | effectivehrm@snt.si, www.effectivehrm.org