VITKA ADMINISTRACIJA

3 ZEN d.o.o. / Tacenska 125d /1000 Ljubljana / Slovenija, EU
MAJHNI KORAKI – VELIK NAPREDEK
VITKO PISARNIŠKO POSLOVANJE (VITKA ADMINISTRACIJA)
www.3zen.si
info@3zen.si
Osnovni koncept vitkega poslovanja (angl. Lean Business) so bili prvič uporabljeni v Toyoti na
Japonskem po letu 1950, vendar takrat ni bil poimenovan vitkost (angl. Lean). Razvili so ga iz
potreb optimiranja proizvodnih procesov, danes pa se ta osnovni koncept doseganja vitkega
poslovanja uporablja tudi pri optimizaciji pisarniškega poslovanja, administracije v zdravstvu,
bančništvu, izobraževanju. Skupen je osnovni pristop k optimiranju procesov na osnovi
usmerjenosti na uporabnika in usmerjenost k nenehnemu napredku.
Po nekaterih ocenah 60-80% vseh izgub v organizacijah nastane zaradi neobvladovanja procesov
v administraciji, ki so posredno povezani z našimi storitvami. To se nato odraža v procesih, ki
sledijo ( v v izvajanju storitev, nezadovoljni so naši uporabniki, pacienti v bolnišnicah, ipd.).
In katere so tipične izgube v pisarniškem poslovanju (8 izgub, 8W – angl. 8 Waste)?
1.
2.
3.
-
Preveč izvajanja (angl. Overproduction):
Je potrebno tiskati poročila za vsakega prejemnika posebej ?
Lahko poročila razpošljemo elektronsko ?
Se izložki vašega dela kopičijo, preden gredo v proces, ki sledi, izvajate operacije na
delovnem mestu ''na zalogo''?
Se vaša poročila za različne prejemnike med seboj zelo razlikujejo ?
Imate standardizirane oblike poročanj ?
Kako pogosto preverjate (merite, analizirate, izboljšujete) tok vaših procesov v
administraciji na tem področju ?
Gibanje (angl.Motion):
Kako daleč je vaš kopirni stroj ali naprava za pošiljanje pošte, faxov, ipd.?
Kako pogosto uporabljate določene naprave?
Kako dolgo čakate na izpis določenih poročil, kako dolgo jih urejate v celoto, koliko časa
porabite za to ?
Koliko poti opravite in časa porabite za te aktivnosti ?
Kako pogosto preverjate (merite, analizirate, izboljšujete) tok vaših procesov v
administraciji na tem področju ?
Zaloge (angl.Inventory)
Kako poln je vaš kotiček z naborom dela, ki ga morate opraviti. Vas delo čaka ?
Opravljate delo vnaprej, ''na zalogo'' ?
Ali naslednji procesi čakajo na izložke vašega dela ?
Delate pri tem veliko napak ?
Izvajate operacije znova in znova. Popravljate enkrat že opravljeno delo ?
Imate v procesu uravnoteženo breme, enakomerno razporeditev dela ?
Kako pogosto preverjate (merite, analizirate, izboljšujete) tok vaših procesov v
administraciji na tem področju ?
www.3zen.si
info@3zen.si
3 ZEN d.o.o. / Tacenska 125d /1000 Ljubljana / Slovenija, EU
MAJHNI KORAKI – VELIK NAPREDEK
4.
-
Transport (angl. Transportation)
Pri delu pošiljate veliko pošte, faxov, pisem ?
Je možno optimirati število prejemnikov ali obseg tega opravljenega dela ?
Lahko pri tem uporabite druge oblike komuniciranja ?
Kako pogosto preverjate (merite, analizirate, izboljšujete) tok vaših procesov v
administraciji na tem področju ?
5.
-
Čakanje (angl. Waiting)
Čakate na informacije, preden lahko začnete z delom ?
Uporabljate počasne računalnike, tiskalnike, ipd.?
Imate v vaših pisarniških procesih ozka grla ? Jih analizirate in odpravljate ?
Kako planirate sestankovanje, udeležence, kako jih obveščate in pripravljate poročila ?
Kako pogosto preverjate (merite, analizirate, izboljšujete) tok vaših procesov v
administraciji na tem področju ?
6.
-
Podobremenitev zaposlenih (angl. Under-utilized people)
Ali imate vsi sodelavci enakomerno razporejeno breme dela ?
Ali ste specializirani ali univerzalno usposobljeni za pomoč drug drugemu ?
Uporabljate teamsko delo ?
Kako pogosto preverjate (merite, analizirate, izboljšujete) tok vaših procesov v
administraciji na tem področju ?
7.
-
Napake (angl. Defects)
Je delo ki ga opravite natančno in popolno opravljeno, brez napak ?
Se srečujete z napakami pri vhodnih podatkih v vaš proces ?
Pošiljate sporočila napačnim prejemnikom ?
Obvladate planirane in neplanirane zamude pri plačevanju računov ?
Ste na kuverto nalepili preveč-premalo znamk ?
Ste s pripravo poročila začeli in zaključili prej kot ste dobili vse relevantne podatke ?
Beležite, analizirate, ukrepate na napake, ki jih storite v pisarniškem poslovanju ?
Kako pogosto preverjate (merite, analizirate, izboljšujete) tok vaših procesov v
administraciji na tem področju ?
8.
-
Preveč procesiranja (angl. Overprocessing)
Ali naše delo nekdo večkrat preverja ?
Ali poročila nekdo večkrat preverja preden jih pošljemo ?
Ali vse preverjamo trikrat preden se odločimo ?
Ali pri delu potrebujemo več odobritev z raznih nivojev ?
Kako pogosto preverjate (merite, analizirate, izboljšujete) tok vaših procesov v
administraciji na tem področju ?
Obvladovanje je le eno izmed orodij vitkega poslovanja, ki se ga poslužujejo managerji za vitko
poslovanje (angl. Lean managers).
3 ZEN d.o.o. / Tacenska 125d /1000 Ljubljana / Slovenija, EU
MAJHNI KORAKI – VELIK NAPREDEK
info@3zen.si
Nič od tega se ne da spremeniti na hitro, čez noč. Potrebujemo izšolane posameznike na tem
področju in zavezanost vodstva organizacije k nenehnemu napredku in doseganju ciljev z
majhnimi izboljšavami.
Ostala orodja, poleg identifikacije in odpravljanja izgub (8W – angl. 8 Waste) za doseganje
vitkega poslovanja so:
- Risanje tokov procesov (angl. Value Stream Mapping)
- Sistem poteg na zahtevo uporabnika s trga (angl. Pull system)
- Kazalci za merjenje vitkosti (angl. Lean metrics)
- Odkrivanje napak (angl. Error proofing)
- Organizacijo delovnega mesta 5S (Sortiranje, Urejanje, Čiščenje, Standardiziranje,
Samodisciplina; Japonsko: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)
- Analiza transportnih poti in toka informacj (angl.Spaghetti diagram)
- Hitro izboljšanje procesov (angl. Rapis Improvement processs)
Vsa ta orodja za doseganje vitkega poslovanja imajo na poslovanje (v administraciji, v šolah, v
bolnišnicah, bankah, v razvojnih oddelkih, v projektnih pisarnah, skratka v pisarniškem
poslovanju) več pozitivnih učinkov. Ustvarjajo urejeno in obvladljivo delovno okolje in se
usmerjajo na zadovoljstvo uporabnikov.
www.3zen.si
Lastnosti strategije Vitkega poslovanja so prikazane v Tabeli 1.
Tabela 1: Pregled lastnosti strategije Vitko poslovanje
Koncept
Strategija Vitkega poslovanje
Izvor
Evolucija managementa kakovosti, Toyota, Japonska
Učinek
Odstrani izgube (odvečne vire, čase, zamude, stroške,
nepotrebna opravila, aktivnosti, ki za kupca ne dodajajo
vrednosti) poljubnega procesa v storitvah, proizvajanju, ipd.
poljubnega procesa.
Izboljša tok procesov
Projektni management
Procesni vidik
Pristop
Metodologija
Orodja
Primarni učinek
Posledični učinek
Kritičen pogled
Razumevanje vrednosti za kupca,
Vrednosti toka procesa
Analiza procesa
Optimizacija toka procesa
Proces po meri zahtev kupca (angl. Pull system'')
Popolnost, odličnost (angl. Perfection)
Analitična orodja
Skrajša čase izvajanja procesov
Zmanjša zaloge, poveča produktivnost in zadovoljstvo kupcev
izdelkov, storitev (v proizvajanju izdelkov, izvajanju storitev,
poljubnih procesov)
Vpliv na fleksibilnost, vpliva na dobavno verigo, ostali vplivi
(npr. pulzne dobave na zahtevo, vplivi na okolje)
3 ZEN d.o.o. / Tacenska 125d /1000 Ljubljana / Slovenija, EU
MAJHNI KORAKI – VELIK NAPREDEK
Pozitivni učinki vitkega poslovanja na organizacijo
www.3zen.si
info@3zen.si
Pravilni pristop pri uvedbi strategije vitkosti, nam omogoči učinkovito uporabo strategije, ter njene
hitre pozitivne učinke na poslovanje. Pozitivni vplivi uvajanja strategije vitkega poslovanja na
organizacijo s pomočjo vitke šest sigma, se kažejo predvsem v:
višji učinkovitosti procesov v administraciji in podpornih službah
manj izgub vseh virov v procesih v administraciji
izboljšani motivaciji zaposlenih,
boljši kakovosti storitev in lojalnosti kupcev;
manj odvečnega dela v administraciji;
krajši taktni časi (kot pričakuje uporabnik) in cikli;
boljše izkoriščenje obstoječih kapacitet;
skrajšanje časa izvajanja procesov;
povečanje zadovoljstva uporabnikov;
boljša administrativna podpora poslovanju in administrativna učinkovitost;
manj režijskih stroškov;
boljša preglednost nad procesi, vizualiziramo procese, rišemo tok, označimo pozicije
manjša odvisnost od preskušanja in ocenjevanja, ukrepanje na osnovi dejstev;
večji produktivnosti, manj stroških, večji stroškovni učinkovitosti;
boljši cenovni konkurenčnosti na trgu;
ustvarimo stabilno platformo in maksimiziramo učinkovitost, produktivnost;
hitreje se učimo in dosežemo nenehni napredek.
ustvarimo nove priložnosti za razne vrste procesnih inovacij saj inovativnost (posameznika,
teamov, organizacije, družbe) vedno bolj postaja pogoj konkurenčnosti in s tem poslovnega,
osebnega in narodnega preživetja.
Vitko poslovanje je prav tako učinkovito orodje vodenja organizacije, za kar se je potrebno
usposobiti na treningu vitkega poslovanja v administraciji in pisarniškem poslovanju. V Sloveniji se
ta pristop za zdaj sistematično le redko uporablja, v tujini pa je to temelj zagotavljanja učinkovitega
poslovanja in podlaga za nenehni napredek v poslovanju poljubne organizacije (bolnišnice, javna
uprava, banke, oddelkov v poljubni organizaciji – razvoju, tehnologiji, prodaji, ipd., agenciji,
projektni pisarni, ipd. …v storitvah ali v poljubnih proizvodnih organizacijah).
Zapisal: Dušan Gošnik, 3ZEN d.o.o.
Dodatne informacije o treningih:
Naslov
3ZEN, Izobraževanje in svetovanje d.o.o.
Tacenska 125d
1000 Ljubljana
Slovenija, EU.
Internet stran
http://www.3zen.si
e-mail
info@3zen.si