Prosjekt Holmen Tennis 2020

PROSJEKT «HOLMEN TENNIS 2020»
Holmen T K
…bra på tennis
Utkast ferdigstilt 23. sept. 2014
PROSJEKT «HOLMEN TENNIS 2020»
«Vi har rundt regnet 600 medlemmer, har et
fantastisk anlegg og et dyktig trenerteam, men vi
tror vi må ta noen nye grep for å vinne fremtidens
«games, sets and matches». Derfor «Prosjekt
Holmen Tennis 2020». - Kåre Jan Attramadal, styreleder
Holmen Tennisklubb 09.05.2014

Utkast 1:4 25.05.2014 fra arbeidsgruppen

Utkast 2:4 10.09.2014 fra prosjektgruppen

Utkast 3:4 22.09.2014 fra medlemsmøte

4:4 Februar 2015 vedtatt av årsmøte
Holmen T K
…bra på tennis
PROSJEKTGRUPPE
Anne Grete Eidsvig
Erik Langmoen
Fredrikke Hegnar von Ubisch
Gunnar Holen
Kåre Jan Attramadal*
Patrick Tepfers
Peter Eriksson**
Rita Haugland
* prosjekteier/styreleder
** hovedtrener
Fasilitator: Jørgen M. B. Grønneberg
jorgen@gronneberg.no 900 50 377
Holmen T K
…bra på tennis
SUKSESSKRITERIER OG KONSEKVENSER
Godt
Miljø
Gode
anlegg
God
Ledelse
God
idrett
Fem konsekvenser:
• Sportslige prestasjoner
• Antall medlemmer
• Økonomi
• Omdømme
• Kultur
Holmen T K
…bra på tennis
Metode Strategi
Test
2.1.Omverden
Muligheter og
trusler
Test
1.Visjon, mål og
verdier
3. Strategi
4. Iverksetting
5. Strategisk budsjett
Test
2.2. Internt
Sterke og svake
sider
Holmen T K
Test
…bra på tennis
1.1. VISJON
Visjon
Holmen Tennis: kjent og
anerkjent for å være bra på
tennis. Et sted å være og et sted
å bli for alle som vil ha det gøy
på og utenfor tennisbanen.
Holmen T K
…bra på tennis
1.2. VISJON OG MÅL
Visjon
Holmen Tennis: kjent og anerkjent for
å være bra på tennis. Et sted og
være og et sted å bli for alle som vil
ha det gøy på
tennisbanen
-
Mål
Sportslig: Fremgang ved
bedre mestring for alle.
Fra 600 til 700 medlemmer
over tre år balansert fordelt ift
nivå, kjønn og alder.
Positiv resultatmargin etter
renter og avdrag
Holmen T K
…bra på tennis
1.3. VISJON, MÅL OG VERDIER FOR HOLMEN TENNIS
Visjon
Kjent og anerkjent for å være bra på
tennis.
Mål
Bedre mestring, flere medlemmer,
bedre økonomi
-
Verdier
Åpen og inkluderende
Skape idrettsglede og lyst til
bedre mestring på alle nivåer
Likeverdighet mellom å ville bli
bedre uansett nivå og å være
best.
Et trygt og sundt sted å være
Fair Play: følge vedtatte regler,
opptre redelig og verdig.
Holmen T K
…bra på tennis
2.1. OG 2.2. PREMISSER FOR STRATEGISKE VALG
MULIGHET
E
K
S
T
E
R
N
T
I
N
T
E
R
N
T
-
-
TRUSSEL
Samle idrettene på Holmen i.f.m.
reguleringssaker
Godt omdømme, «Peter er
klubben»
Offensiv klubbeksponering
Differensiert medlemskap
-
Stabil medlemsmasse (ca 600)
Hensiktsmessige anlegg og
lokalisering
Kvalifisert og engasjert styreleder
Godt og stabilt trenerteam
Brukbar likviditet
-
STYRKE
-
-
-
Flytting av utebaner grunnet
utbygging av «Holmenbyen»
Redusert attraktivitet ift andre
klubber og idretter grunnet pris, pavgift, «høy terskel», mangel på
med-/motspillere m.m.
Frivilligheten har dårlige kår.
Lite sosial aktivitet. Uengasjerte
medlemmer («Kun for å spille!»).
For liten styrekapasitet gir
begrenset handlekraft.
Svak eierstyring.
Svært sårbar driftsøkonomi
SVAKHET
Holmen T K
…bra på tennis
3. STRATEGI 3.0. STATUS OG UTORDRINGER
I dag
Om
2-3 år
Ja
Nei
Ja
Idretten: Finne og
utvikle primære
positive forhold
Klubben og miljø:
Ny strategi og/eller
ny ledelse
Nei
Anlegg: Finne og
eliminere/ unnvike
negative forhold
Frigjør ressursene
til andre formål
1. Er Holmen Tennis vellykket
i dag hva
- klubben,
- idretten
- anlegget
- miljøet og
- ledelse
angår?
2. Hva tror du svarene vil bli om 2-3 år?
Svarene som har fremkommet og
konsekvensene av disse er angitt
inne i figuren.
Holmen T K
…bra på tennis
3. STRATEGI 3.1. STRATEGIVALG
1.1. Visjon
Test
2.1.Omverden
Muligheter
- «Holmenparken» alliansen
- Fra «for noen» til «for
alle»
- Godt omdømme.
«Peter er klubben»
- Offensiv eksponering
Trusler
- Holmenbyen: tap av
baner
- Redusert attraktivitet
ift andre klubber og
idretter.
- Dårlige kår for
frivilligheten
Test
Kjent og anerkjent for å være bra på tennis.
. 1.2. Mål
Bedre mestring, +100 medlemmer over tre år og
positiv resultatmargin hvert år
3.1. Strategivalg
For å kunne opprettholde et bærekraftig
grunnlag for klubbens virksomhet over tid,
kreves det en umiddelbar og vesentlig
styrking av eierstyringen av klubben(4.1.).
Gitt dette, vil klubben bygge videre på sitt
gode trenerteam og sine hensiktsmessig
anlegg. - Det vil dessuten skje en ytterligere
og gradvis kommersialisering av flere av
klubbens funksjoner (4.1.)kombinert med
utvikling av nåværende og nye
medlemstilbud. (4.2.)
4. Iverksetting
5. Strategisk budsjett
6. Tidslinje
Test
2.2. Internt
Sterke sider
- Stabil medlemsmasse
- Hensiktsmessige anlegg
- Kvalifisert styreleder
- Godt og stabilt
trenerteam
- Brukbar likviditet
Svake sider
- Lite sosial aktivitet.
Uengasjerte medlemmer
- For liten styrekapasitet gir
begrenset handlekraft
- Svak eierstyring
- For sårbar driftsøkonomi
Test
Holmen T K
…bra på tennis
4. IVERKSETTING
4.1. EIERSTYRING OG KOMMERSIALISERING
STYRKING AV EIERSTYRING SKAL GI NØDVENDIG
HANDLEKRAFT
Holmen T K
…bra på tennis
4.1.1. STYRE OG RÅD
Nestleder
Årsmøte skal
Erik L
- velge styre bestående av
representanter for primære
brukergrupper
- meddele ansvarsfrihet
- behandle prinsipielle saker
- ansette klubbleder
- vedta vedtekter
Rådsmøte* skal
- se til at vedtekter etterleves,
- velge rådsleder med møterett i
styret
- foreslå valgkomite for årsmøte
- involveres i konflikthåndtering
* Tidl. styremedlemmer og
innvoterte medlemmer
S
t
y
r
e
v
a
l
g
For
foreldre
Rådsleder
Tor I.
Ikke
besatt
Styreleder
Kåre
For
For herrer
matching*
bredde
Øystein F.
Leif Rune L
For
*matching = konkurranse
og talentutvikling
kvinner
bredde
Ingeborg
Holmen T K
…bra på tennis
4.1.2.ARBEIDSUTVALG
Nestleder
i styret
Erik L.
Koordinator
Daglig
leder
Øk. og
Rita
Peter
Terje
finans.
Skal sikre god løpende dialog
og korte beslutningsveier
Styreleder
Kåre
Holmen T K
…bra på tennis
4.1.3. KLUBBDRIFT
Klubbleder
Peter
Øk. og finans
Koordinator
Terje*
Rita*
Idrettsansvar
Anleggsansvar
Medlemmer
Marked
Peter
Ikke avklart
Gunnar*
Ikke avklart
Assist.: Lars P.
Assist.: Nikolai
Assist.: Olle
Assist: Olle
Hvis klubben velger å revitalisere klubbmiljøet fremfor økt kommersialisering, vil disse funksjonene bli
tillagt styremedlemmer på frivillig basis. – En slik strategi er vurdert som for krevende (men ikke
umulig) fordi frivilligheten generelt sett har trange kår.
Peter er engasjert som daglig leder. Idretts- og anleggsansvar er allerede kommersialisert gjennom
outsourcing. Frivillighet* er fortsatt viktig for bærekraftig utvikling av klubben
Holmen T K
…bra på tennis
4.1.4. STYRINGSHJULET
Råds- og
årsmøte
Feb./Mars
Styremøte
Styremøte
Januar
Mars
Hovedsak:
Hovedsak:
Marked og
medlemmer
Idrett
Arbeidsutvalg
1ste mandag i
hver måned
Styremøte
Styremøte
November
Juni
Årsplaner og
Hovedsak:
budsjetter
Styremøte
September
Hovedsak:
Anlegg
Strategi
Styremøter skal
• vedta og følge opp strategivalg med
tilhørende planer og budsjetter basert
på dokumentasjon fremlagt av daglig
leder og
• sørge for å iverksette nødvendige tiltak
hvis vesentlige avvike registreres.
Arbeidsutvalget
• skal støtte daglig leder i den løpende
driften, men har ikke beslutningsmyndighet. Den tilligger styret og
daglig leder og
• skal foreslå agenda for styremøter
Styremøter avholdes 2ndre «arbeidstirsdag» kl
18.30 i de angitte månedene
Holmen T K
…bra på tennis
4.1.5. FORSLAG TIL PERSONVALG
4.1.1. Styret (Foreslått av styreleder)
Styreleder : Kåre Jan Attramadal (Vil akseptere gjenvalg)
Nestleder: Erik Langmoen
For «matching»: Øystein Flatebakken
For kvinner bredde: Ingeborg Kyvik
For herrer bredde: Leif Rune Larsen
For foreldre: Ikke avklart
Rådsleder: Tor Ingebretsen
4.1.2. Arbeidsutvalg
Styreleder: Kåre Attramadal
Nestleder: Erik Langmoen
Daglig leder: Peter Eriksson
Økonomi og finans: Terje Helland (Også i klubbdrift)
Klubbkoordinator: Rita Haugland(Også i klubbdrift)
4.1.3. Klubbdrift (Foreslått av daglig leder)
Daglig leder: Peter Eriksson (Foreslått av styreleder)
Idrett: Peter Eriksson (foreslått av styreleder), assist.: Lars Petersson,
Anlegg: Ikke avklart, assist. Nikolai
Marked: Ikke avklart , assist. Olle Johanson
Medlemmer og miljø: Gunnar Holen, assist.: Olle Johanson
Holmen T K
…bra på tennis
4.1.5 OPPGAVER, ANSVAR OG TIDSPLAN
 Vedtak om struktur og bemanning tilligger i sin helhet et årsmøte. Strukturen
opprettes på prosjektbasis i løpet av september og vil gå seg til frem til ordinært
årsmøte i mars 2015. Ansvar: Kåre
 Dialog med, betingelser for og vedtak om ansettelse av Peter som daglig leder kan
iverksettes av nåværende styret og fremlegges for ratifisering av ordinært årsmøte i
2015. Ansvar: Kåre, bistand Jørgen
 Innstilling til styret mht bemanning av klubbens drift tillegger daglig leder. Bør
foreligge innen utgangen av desember 2014. Ansvar: Peter, bistand Jørgen
 Arbeidsoppgaver inkl. budsjetter for hvert av funksjonsområdene
bør foreligge i løpet av november 2014. Ansvar: Peter
Holmen T K
…bra på tennis
4.2. UTVIKLING AV NÅVÆRENDE OG NYE
MEDLEMSTILBUD
GODT LEDERSKAP VIL LEVERE BÆREKRAFTIG UTVIKLING
AV MEDLEMSTILBUDET BASERT PÅ GODE TRENERE OG
HENSIKTSMESSIGE ANLEGG.
Holmen T K
…bra på tennis
4.2.1. IDRETT
Formål: at de som ønsker det skal få et sportslig tilbud som står i forhold til
evner og ambisjoner. Fokus på mestring og fitness.
Ansvarlig: Hovedtrener
Foresatt: Styreleder
Mulige produktforbedringer:
• Bedre organisering og oppfølging av konkurransegruppene
• Styrke teknisk skolering og prioritering av oppvarming/treningsøvelser på tennisskolen. Mer bruk av treningsrommet.
• Utvide tilbudet til ungdom som liker å trene, turer, sommerleir mm
• Flere interne og eksterne turneringer, sommerturnering med flere klasser.
• Forbedre ProShoppen inkl. bedre info om produktene
Mulige utviklingsoppgaver:
• Konkretisere klubbens karrieretilbud til «unge og lovende», tydeligere branding av
produktene, utvikle nye produkter i samarbeide med MF-ansvarlig.
• «Forske» på årsak til frafall og utvikle tiltak på å forhindre frafall. (Samarb. Med NTF)
Ressurser: outsourcing til Peter gir fire trenere på heltid pluss assistenter etter behov.
Medvirkning fra frivillige.
Plan:: Mandat, organisering og fremdriftsplan vil bli vedtatt av styret i 2014
Holmen T
K
…bra på tennis
4.2.2. ANLEGG,
Formål: anleggene skal til enhver tid holde god standard og tilfredsstille
gjeldende sikkerhetskrav
Ansvarlig: anleggsansvarlig
Foresatt: daglig leder
Anlegg: Tennishall inkl baner og serviceanlegg, utebaner, parkeringsområde, øvrige
uteområder.
Utviklings- og forbedringsoppgaver:
• Legging av nytt toppdekke på innebanene
• Vurdere en eller to ballvegger i hallen
• Gjøre ballmaskinen tilgjengelig på en kontrollert måte
• Utvikle de sosiale områdene inkl. inngangspartiet,
• Evaluere P-saken,
Ressurser: utnevne administrativt ansvarlig for vedlikehold, fortsette outsourcing av
vedlikehold ute og inne, revurdere kontrakt med Q-park, medvirkning fra frivillige
(dugnad)
Plan: : Mandat, organisering og fremdriftsplan vil bli vedtatt av styret i 2014
Holmen T K
…bra på tennis
4.2.3. MEDLEMMER OG MILJØ,
Formål: at medlemmene opplever klubben som et godt sted å være og et godt
sted å bli sportslig som sosialt.
Ansvarlig: medlemsansvarlig (internmarkedsføring)
Foresatt: daglig leder
Mulige (nye) produkter og målgrupper:
• Årsmøtene må revitaliseres («Full brakke»)
• Interessante medlemsmøter for ulike grupper (Foreldre, talenter og konkurransespillere,
bredde kvinner og menn)
• «Sosiale» turneringer på faste datoer med BBQ e.l. Samarbeide med idrettsansvarlig
• «Partnering»: finne med og motspillere for de som trenger det
• Ideutvikling for sosiale events (fra disco til «tennisball»)
Mulige markedsføringstiltak:
• Utvikle hjemmesiden
• Utvikle medlemsregisteret som mf-verktøy
• Bedre bruk av inngangspartiet som infosted. (tavle, større TV-skjerm)
Ressurser: frivillig leder av bred prosjektgruppe og assistent
Plan: Mandat, organisering og fremdriftsplan vil bli vedtatt av styret i 2014
Holmen T K
…bra på tennis
4.2.4. MARKEDSFØRING
Formål: : at klubbens inntektsnivå svarer til vedtatte budsjetter.
Ansvarlig: markeds- og medlemsansvarlig Foresatt: daglig leder
Mulige nye produkter og målgrupper:
• Bedriftspartnerskap som bundler sponsorat, eksponering gjennom navn på banene og
adgang til baner for ansatte i helgene. Målgrupper: Holmen Fjordhotell, DnV GL, Miele,
Budstikka, «offshore»-selskap m.fl.
• Bedriftsmedlemskap som bundler sponsorat, enkel eksponering og adgang til baner for
ansatte i helgene. Målgrupper: 15-20 utvalgte bedrifter i nærmiljøet.
• «Week end»-medlemskap som gir adgang til halltimer i helger, for øvrig samme
rettigheter som totalmedlemmer,
• Sponsornavn på hallen, helst Holmen Tennishall, betalt av aktører som er interessert i å
bygge opp «Holmen»’s identitet på sikt, f.eks. eiere av Holmensenteret.
Mulige markedsføringstiltak:
• Bredere klubbeksponering inkl. lysskilt på hallen, aktiviteter på sosiale medier
• Bedrifter: «Pakketere» produktene inkl. avtaler. «P2P» - marketing («person-to-person»)
• Kobling av ledig kapasitet hall/trenere med nye «produkter»/MF-tiltak
Klubbkontingent: 5 % økning f.o.m. 2016.
Ressurser: frivillig eller betalt deltidsperson + assistent + støttegruppe+
Holmen T K
100’ nok i MF-budsjett over to år.
Plan: : Mandat, organisering og fremdriftsplan vil bli vedtatt av styret i 2014
…bra på tennis
4.5. LEDELSE, HOVEDOPPGAVER
Ansvar: sørge for at klubben til enhver tid gjør de riktige tingene riktig,
Ansvarlig: daglig leder
Foresatt: styreleder
Ansvarsområder: idrett, anlegg, marked og medlemmer og administrative
oppgaver (økonomistyring, personell og øvrig administrasjon). Kontaktflate
mot omverden (NTF, kommune, skoler og øvrig nærmiljø).
Utviklings- og forbedringsoppgaver:
• utvikle og iverksette strategisk plan
• sikre forsvarlig formell og administrativ styring av klubben
Ressurser: deltidsstilling med resultatbasert lønn for daglig leder + frivillige
deltidsperson for økonomi/finans og for administrative oppgaver + de
funksjonssansvarlige + godkjent driftsbudsjer.
Plan: Plan og budsjett for 2015 skal fremlegges for styret i 2014.
Holmen T K
…bra på tennis
4.6. AKTIVITETSHJULET
Råds- og
årsmøte
Mars
?
?
Klubbdrift
Daglig
leder
Klubbmesterskap
Sjokoladeturnering
?
Gitt at ny struktur og engasjerte
medspillere kommer på plass som
forutsatt, vil planene for
iverksetting foreligge (1.kvartal
2015). Derved vil klubben bli i
stand til å konstruere sitt
«aktivitetshjul», altså aktiviteter
som skal gjennomføres hvert år,
og som alle derved kan plotte inn
i sine ellers så overfylte agendaer.
Dette skal være en hovedsak
i.f.m. med strategirevisjonen i mai
2015.
Holmen T K
…bra på tennis
5. ØKONOMI 5.1. STRATEGISK BUDSJETT
Premisser for strategisk budsjettering:
• Klubbens årsresultat 1. defineres som resultat etter dekning av alle
driftskostnader pluss renter og avdrag på lån, men før belastning
av anleggsinvesteringer. Resultat 2 defineres som resultat etter
tantieme til daglig leder iht avtale.
• Nåværende avtale med Peter som sjefstrener i klubben
videreføres. Dette inkluderer trenere og ProShoppen.
• Peter er i tillegg engasjert på deltidskontrakt som daglig leder i
klubben iht egen inngått avtale. Forutsatt at klubben går med
overskudd før anleggsinvesteringer, tilkommer daglig leder et
tantieme på 100% av overskuddet opp til 0,2 mnok pr år pluss 50%
av det av det overskytende.
• Alle betalte medarbeidere skal være selvstendige
Holmen T K
næringsdrivende.
…bra på tennis
5. Økonomi 5.1. Strategisk budsjett
i 1000 nok
2012
2013 (a)
Inntekter
2 513
2 472
- driftskost.
1 298
- finansnetto
2015
2016
2016 - 2013
2 640
2 900
3 100
+628 (?)
1 513
1 515
1 600
1 600
+ 87
533
830
835
830
830
0
=Resultat 1
672
128
250
470
670
+541
- tantieme
0
0
0
335
435
+435
= Resultat 2
672
128
250
135
235
+107
Margin %
27%
5%
9%
5%
1 867
1 934
2 184
1 819
Bank 31.12.
2014(d)
8%
2 054
+ 3%
+120
(a): Første år med avdrag på 299’. Sum rente + avdrag er konstant på ca 880’ (annuitetslån) Lån pr 31.12.2013 15 mnok.
(b): Tantieme til daglig leder: første 200’ kr av resultat 1 pluss 50% av overskytende. Resultat 1 = 0 kr gir 0 kr i tantieme.
(c): Bankinnskudd er redusert med 0,5 mnok grunnet oppgradering av dekket i hall. Investeringen er Ikke kostnadsført.
(d): Budsjett
5. ØKONOMI 5.2. INNTEKTSØKNING
Inntektskilde (x 1000 nok)
2015
2016
2017
Bedriftspartnerskap 40’ x 4
160’
160’
160’
Bedriftsmedlemsskap 20’x 5/10/10
100’
200’
200’
1500x20/30/50
30’
45’
75’
Week end medl. 1000x20/30/50
20’
30’
50’
Hallsponsor «Holmen Tennishall»
50’
50’
5% økning i kontingent
25’
25’
30’
50’
50’
340’
560’
610’
Nye totalmedl.
Økt salg av halltimer
Sum
Strategisk budsjett signaliserer behov for en inntektsøkning på ~600’
nok over to år. Estimatene overfor tilsier at dette kan være for
optimistisk. Mulig det trengs ytterligere et par år for å få det til hvilket
burde være helt kurant.
Holmen T K
…bra på tennis
6. TIDSLINJE 2/2014 – 1/2015
Aktiviteter
Siste møte prosjektgruppe
Team 2020/Styremøter kl 18.30
Medlemsmøte Prosjekt 2020
sept
okt
nov
jan
feb
april
9.
24.* 10.
juni
13.
10.
9.**
22.
X
1.
6.
Medlemsmøter, int.grupper***
3.
5.
a
Sosialt arrangement, alle
2.
2.
b
c
6.
4.
1.
X
Egne turneringer
Kick off «Team Peter»
mai
10.
Råds- og Årsmøte
Styringsgruppe kl 18.00
mars
X
X
* Sosialt arrangement **Strategirevisjon ***foreldre, talenter, bredde
Holmen T K
…bra på tennis
About Leadership:
«Leadership is the capacaty to
translate vision into reality.»
(Professor Warren G. Bennis)
Holmen T K
…bra på tennis