Veiledning for å skrive søknad om samarbeidsavtale

Veiledning for å skrive søknad om samarbeidsavtale
Søknadsskjemaet skal fylles ut og sendes elektronisk til Norad postmottak@norad.no innen 1.
oktober. Søknaden skal også skrives ut, undertegnes og sendes i papirformat til Norad, Postboks
8034 Dep, 0030 Oslo.
Begynn arbeidet med prosjektet og søknaden i god tid. Her følger innledningsvis noen tips:

Organisasjoner som søker om samarbeidsavtale må på forhånd være funnet kvalifisert
av Norad for denne avtaletypen. I henhold til regelverket er det Norad som avgjør hvilke
organisasjoner som vurderes i kategorien ”organisasjoner med samarbeidsavtale”.

Søknaden består av to deler med underpunkter som alle må besvares:
Del 1. Organisasjons- og strategiopplysninger
Del 2: Flerårig plan inkludert budsjett

I tillegg skal følgende dokumenter vedlegges søknaden:
o Organisasjonens regnskaps- og revisjonsrapporter for de to seneste årene
o Vedtekter for organisasjonen
o Strategidokument for bistandsarbeidet
o Oversikt over planlagte evalueringer i avtaleperioden og antatte kostnadsrammer
o Retningslinjer for korrupsjonsbekjempelse og håndtering av korrupsjon
o Statistikkskjema for organisasjonens Norad-portefølje (delrammer i excel-format)
o Egen erklæring om etiske retningslinjer
o Egen erklæring om sikkerhet på reise

Del 1 bør ikke overskride 20 sider. Del 2 bør være kortfattet, tentativt 8 sider pr program,
hvorav punkt 2.3.2 ikke bør overskride 2 sider pr program.

Søknaden skal leveres Norad som en word-versjon (*.doc).

Søknaden må være poststemplet senest 1. oktober for å bli vurdert for avtalestart
det påfølgende år.

I tillegg til denne veiledningen, vennligst også les Norads regelverk for støtte
til sivilsamfunnsaktører og Norads prinsipper for støtte til sivilt samfunn i sør før
søknaden skrives (finnes på Norads hjemmeside). Det gjøres oppmerksom på at
veiledningen ikke omfatter samtlige punkter i søknaden.
Veiledning til søknad om samarbeidsavtale
Revidert 19.06.14
Page 1 of 9
VEILEDNING TIL DEL 1 - ORGANISASJONSOPPLYSNINGER:
Num Krav til søknaden:
mer:
1.1.2 Når og av hvem ble
søkerorganisasjonen etablert, og
hva er søkerorganisasjonens
formål?
1.1.4 Antall ansatte:
Antall ansatte og årsverk som
jobber med utv.spørsmål:
Veiledning:
1.1.8 Hvordan og av hvem fattes
beslutninger om bistandstiltak?
Redegjør for saksgang og beslutninger angående
bistandsvirksomheten. Hvem (hvilke
organisasjonsenheter/avdelinger/ stillinger) hos
søkerorganisasjonen har det faglige ansvaret og
hvem har beslutningsansvaret? Her er det relevant å
ta med organisering av bistandsvirksomheten hos
søkerorganisasjonen (f. eks organisasjonskart - hvis
ikke redegjort for under punkt 1.1.4 og
ansvarsfordeling mellom søkerorganisasjonen,
lokale partnere, internasjonalt hovedkontor,
utekontor/stedlige representanter etc.).
1.2
Spørsmålene i punkt 1.2 omfatter hele
søkerorganisasjonens
bistandsvirksomhet, uavhengig av hva det søkes
Norad-finansiering for. Formålet med spørsmålene
er å få en innsikt i sammenhengen mellom den
Norad-finansierte
bistandsvirksomheten
og øvrig selv,
Hva slags kompetanse
har søkerorganisasjonen
bistandsvirksomhet.
hvem
samarbeides det med faglig, nasjonalt og
internasjonalt (konsulenter, andre organisasjoner,
forskningsmiljøer og lignende).
BISTANDSSTRATEGI OG
BISTANDSKOMPETANSE
1.2.3 Bistandsfaglig og
forvaltningsmessig erfaring og
ressurser, samt land- og temakompetanse, eventuelt hvilke
andre faglige ressurser
søkerorganisasjonen trekker på.
1.2.4 System for kvalitetssikring av
programplanlegging og gjennomføring, søknader,
rapportering og
gjennomganger/evalueringer, og
eventuelle planer for
videreutvikling av systemet. Evt.
arbeidsdeling mellom
hovedkontor og landkontor og
landkontorenes merverdi.
Spørsmålet relaterer seg til søkerorganisasjonens
formål generelt, ikke bare bistandsvirksomheten.
Gi opplysninger om totalt antall ansatte hos
søkerorganisasjonen. Redegjør kort for
organiseringen av egne ansatte som jobber med
bistandsspørsmål. Besvarelsen kan ses i
sammenheng med 1.1.8.
Her ønskes det en kortfattet beskrivelse og vurdering
av hvordan kvalitet sikres i søkerorganisasjonens
bistandsvirksomhet (inklusiv økonomi og
administrasjon). Hvilke retningslinjer, rutiner og
metoder, og faglige ressurser er i bruk? Det skal
informeres om evt. viktige planlagte endringer av
systemet. Merk at spørsmålet retter seg mot
søkerorganisasjonens egen kvalitetssikring.
Veiledning til søknad om samarbeidsavtale
Revidert 19.06.14
Page 2 of 9
1.2.6 Prinsipper som ligger til grunn
for valg og involvering av
målgrupper.
Redegjør på generelt grunnlag for systemer og
kriterier i forhold til identifisering, definering og valg
av målgrupper. Inkluder viktige momenter som
hvordan valg av målgrupper koordineres med andre
aktører (for eksempel andre NGOer). Hvordan
involveres målgrupper i planlegging og gjennomføring
av programmene.
1.2.7 Virksomhet i forhold til tematiske
prioriteringer i norsk bistand
Viktige dokumenter er Stortingsmeldinger om
utviklingsforhold, årlige budsjettproposisjoner (Prp 1
S), gjeldende tematiske handlingsplaner og
strategier.
1.2.8 Hvordan det norske folk
involveres og slutter opp om
organisasjonens
bistandsarbeid
Hva slags oppslutning og posisjon har
søkerorganisasjonen i Norge?
Hva slags aktiviteter foregår i Norge?
Opplysningene bør i størst mulig grad
dokumenteres f. eks i form av tall på antall
medlemmer/støttespillere, eksempler på
gjennomslagskraft, oppnådde resultater i form
av engasjement, kampanjer og andre
aktiviteter.
1.3.1 Hvor stort er
søkerorganisasjonens totale
årlige budsjett, og hvor mye av
dette brukes til
bistandsarbeid?
1.3.2 Hvordan finansieres
bistandsarbeidet? Gi en
oversikt spesifisert pr land og
program over støtte mottatt
foregående år fra norsk
bistandsforvaltning, og
utenlandske bidragsytere.
1.3.3 Hvordan samles midler inn i
Norge? Hvor mye samles inn årlig,
inkludert testamentariske gaver og
donasjoner?
Spørsmålene relaterer seg til søkerorganisasjonens
totalregnskap for to seneste årene (som vedlegges
søknaden).
1.5
Her bes om en total oversikt over alle tilskudd mottatt
fra UD, ambassadene, Norad og via andre norske
organisasjoner som f. eks paraplyorganisasjoner.
Spørsmålet kan besvares skjematisk og gjerne med
et vedlegg til søknaden. For paraplyorganisasjoner
må dette spørsmålet besvares per
medlemsorganisasjon.
Under pkt 1.1.5 er det oppgitt antall givere. Her bes
om en redegjørelse for øvrige inntekter (ikke
offentlige tilskudd).
For paraplyorganisasjoner
Spørsmålene skal kun besvares av paraplyorganisasjoner. Formålet med spørsmålene er å få et
tydelig bilde av sekretariatets merverdi og kompetanse knyttet til faglige og administrative forhold og
av samarbeidet med medlemsorganisasjonene på disse områdene.
VEILEDNING TIL DEL 2 - FLERÅRIGE PLANER:
Veiledning til søknad om samarbeidsavtale
Revidert 19.06.14
Page 3 of 9
2.1 Resultater
Gjengi kort de viktigste resultatene fra forrige avtaleperiode, 1-2 sider. De viktigste resultatene vil være
effekten av organisasjonens tiltak har hatt på målgruppen i løpet av den siste avtaleperioden. Hvis
søknaden beskriver et pågående program vil resultatene fra forrige avtaleperiode bidra til å danne
grunnlaget for baseline.
2.2 Budsjett
Søknaden skal inkludere oppsummert budsjett for beløp det søkes om støtte til (i punkt 2.3)
og mer detaljerte programbudsjett pr program (i punkt 2.3.14).
Den oppsummerte budsjettoversikten skal inneholde:
o Totale programkostnader og alle inntektskilder til programmene som det søkes om støtte til,
herunder andel egne opptjente midler og midler fra andre givere.
o Søknadsbeløp til Norad: Norads andel av programkostnadene, samt administrasjonsbidrag fra
Norad.
Eksempel:
BUDSJETT
Oppsummering:
20xx
20xx
20xx
20xx
20xx
Totalt
Totale program kostnader
Egne opptjente midler (i Norge)
Norads' finansiering av programkostnader
Norad Admin (inntil 7 %)
Norad Total (Norads andel
progamkostn + adm. Bidrag)
Andre inntekter
Eksempel på beregning av administrasjonsbidrag:
Norad gir et tilskudd på totalt kr. 100 000. 7% av dette kan gå til administrasjon, dvs. kr. 7
000 til administrasjonsbidrag.
Totale programkostnader
-Egenandel / egne opptjente midler
Norads’ andel av programkostnader
+Admin
Norad tilskudd
kr. 103 333
kr. 10 333
kr. 93 000
kr.
7 000
kr. 100 000
Programoppsummeringer med:
o Årlige budsjetterte programkostnader fordelt på land for hele støtteperioden
o Årlige budsjetterte programkostnader fordelt på tema/sektor for hele støtteperioden
o Årlige budsjetterte programkostnader fordelt på aktør for hele støtteperioden
o Budsjett for år 1 som viser både land og tematiske utgifter
Med aktører mener vi alle de som er mottakere av tilskudd. Det kan være norsk
søkerorganisasjon, internasjonale samarbeidsorganisasjoner, lokale
samarbeidsorganisasjoner og evt andre.
Eksempel:
Veiledning til søknad om samarbeidsavtale
Revidert 19.06.14
Page 4 of 9
Programkostnader fordelt på land
20xx
20xx
20xx
20xx
Totalt
Pct.
Land
Land
Land
Globalt
Ikke planlagt
Programkostnader i alt
Programkostnader fordelt på
tema/sektorer:
100
20xx
20xx
20xx
20xx
Totalt
Tema 1
Tema 2
Tema 3
Ikke planlagt
Programkostnader i alt
Programkostnader fordelt på aktør:
Pct.
100
20xx
20xx
20xx
20xx
Totalt
Lokale samarbeidsorganisasjoner
Evt internasj. samarbeidsorg.
Tilskuddsmottaker
Evt norsk medlemsorg. (for paraplyer)
Andre
Programkostnader i alt
Pct.
100
Tematiske områder
Land
Land
Land
land
land
land
land
land
Globalt
Subtotal:
Tema 1
Tema 2
Tema 3
Tema 4
Tema xx
Program
kostnader
Veiledning til søknad om samarbeidsavtale
Revidert 19.06.14
Page 5 of 9
2.3.
FLERÅRIG PLAN PR PROGRAM
Det skal presenteres en plan pr. program som ikke bør overskrive 8 sider pr program. Ta
kontakt med
Norad dersom dere ønsker andre sidebegrensninger.
Samlet skal presentasjonen gi et bilde av hvorfor programmet er støtteverdig.
2.3.1
Analyse som ligger til grunn for valg av programinnretning
Svaret bør gi grunnlag for å forstå hvorfor man velger å jobbe på en bestemt måte
(strategi). Svaret skal være basert på problemanalyser og vise hvorfor programmet er
viktig og relevant, og hvorfor søkerorganisasjon og lokale partnere er riktige aktører til å
kunne bidra med gode løsninger (deres fortrinn). En solid kontekstforståelse vil være en
viktig del av analysen.
Det bør synliggjøres hvorfor planlagte produkter og tjenester eller virkemidler vil bidra til å løse
problemet, dvs. man må vise sammenhengen i resultatkjeden. Hvis dette er et pågående
program (eller organisasjonen har tidligere erfaring fra arbeid fra feltet) bør tidligere
resultater, læring og erfaringer om ”hva som virker” være en del av begrunnelsen for valg av
strategi.
2.3.2 Begrunnelse for programmet (grunnlagsdata/baseline). Relevans i forhold til
myndighetenes planer i mottakerlandene.
Beskrivelsen av dagens situasjon som skal danne grunnlaget for utviklingen av programmet,
må reflektere de variasjonene i de enkelte land som programmet omfatter (dersom flere land).
Hvis relevant bør man si noe om hvor stort problemet er i de enkelte landene som
programmet omfatter, eller om de har en spesiell karakter i ulike land. Beskriv hvordan
programmet forholder seg til relevante nasjonale (evt globale eller sub-nasjonale) planer. Bare
det vesentligste fra programmets baselinemateriale brukes i besvarelsen. Det skal være en
sammenheng mellom det baselinematerialet som presenteres her og baselineverdier i tillegg
til indikatorer som oppgis i punkt 2.3.3.
2.3.3
Resultatrammeverk som inneholder:
Punkt 2.3.3 vil i tillegg til å være et svært viktig punkt i søknaden, også være utkast til
oppsummering av programmet som skal være del av avtalen mellom Norad og
søkerorganisasjon (Vedlegg 1 til avtalen). Punkt
2.3.3 vil også danne grunnlaget for rapportering til Norad (både årlig
framdriftsrapportering og resultat/sluttrapport).
I besvarelsen må det komme tydelig fram hvilke produkter/tjenester som hører til hvilke
programmål (dersom det er flere) og også hvilke indikatorer hører til hvilke
programmål/produkter/tjenester. Punkt 2.3.3 må gjerne settes opp i matrise om ønskelig.
Det vises til Norads veileder ”Results Management” (tilgjengelig på Norads nettside) for
ytterligere beskrivelse resultatstyring og resultatmåling.

Programmets utviklingsmål (impact)
Veiledning til søknad om samarbeidsavtale
Revidert 19.06.14
Page 6 of 9
Her beskrives kort utviklingsmålet (impact), det vil si det overordnede målet; hva
programmet vil bidra med på lang sikt. Det skal ikke utarbeides indikatorer for
utviklingsmålet.

Programmål (expected outcome) for perioden med indikator(er) med tilhørende
baselineverdi(er)
Programmet skal ha en klar målformulering. Med utgangspunkt i baseline beskrives hvilken
endring man ønsker å oppnå. Et program har ett mål. Men programmet kan være
sammensatt av flere prosjekter som har vært sitt mål og at disse til sammen utgjør
programmet og dermed skaper programmets mål.
Programmålet skal være formulert den virkningen programmet skal ha for målgruppen.
Målformuleringen bør synliggjøre hvilken målgruppe som skal dra nytte av endringene, også
der målet er å endre rammebetingelser (for eksempel normativt arbeid, nye lover, ratifisering
av konvensjoner, etablering av institusjoner osv.) Vær så konkret som mulig i formulering av
programmål.
Det skal spesifiseres indikator(er) på programmål. søkerorganisasjonen velger noen få,
relevante indikatorer som sier noe vesentlig om programmet som organisasjonene ønsker å
rapportere på. Søkerorganisasjonen skal rapportere på resultatoppnåelse ved avtalens slutt
ved bruk av disse mål og indikatorene. Dersom egnet, kan rapportering programmål/virkning
for målgruppen også skje årlig.

Produkter og tjenester (outputs) for perioden med indikatorer og tilhørende baselineverdi.
Hvert program bør ha definert hvilke produkter eller tjenester (outputs) som planlegges for å
oppnå målet og bidra til resultater for målgruppen. Søkerorganisasjonen velger noen få,
vesentlige produkter/tjenester med tilhørende indikatorer. Disse skal det rapporteres på årlig.
Baselineverdi på hver indikator må oppgis.

Målgruppe
Hvert program må ha en eller flere målgrupper. Søkerorganisasjonen må definere klart hvor
og blant hvem det forventes en endring. Dette kan gjerne gjøres i selve målformuleringen. I
større komplekse programmer kan det
være hensiktsmessig å gå mer i detalj på hvilke målgrupper som skal nås.
2.3.4 De viktigste risikoene (eksterne og interne) knyttet til programmets måloppnåelse, og
planlagt håndtering av risiko.
Det vises til Norads regelverk for støtte til sivilsamfunnsaktører, om ”identifisering av risikoer og
risikohåndtering”.
2.3.5 Hvilke korrupsjonsforebyggende tiltak som ligger i programmet
Risikoer er faktorer som kan påvirke måloppnåelsen og forekommer i alle programmer, men
som man ikke vet om vil oppstå eller ikke. For eksempel er korrupsjon bare en risiko hvis man
ikke vet at det vil forekomme. Det er dette som skiller risiko fra problemer og som gjør at risiko
håndteres på en spesiell måte. Dersom korrupsjon nærmest er et faktum (som er tilfelle i
mange land) må det håndteres som en del av programmet på linje med de andre tingene man
skal løse.
2.3.6 Søkerorganisasjonens bidrag til lokale partnere/programmet utover det finansielle
tilskuddet (merverdi).
Jfr. Spørsmål 1.2.5. Her skal spørsmålet besvares konkret for det enkelte program. Hvorfor bør
Norad kanalisere støtte via søkerorganisasjon i stedet for direkte til de lokale partnerne i
Veiledning til søknad om samarbeidsavtale
Revidert 19.06.14
Page 7 of 9
programmet? Svaret skal også relateres til størrelsen på utgiftene påløpt hos
søkerorganisasjon, jfr budsjettet.
2.3.7 Hvem de lokale samarbeidsorganisasjonene representerer og rolle/styrke i
det aktuelle samfunnet.
Redegjør for lokale partneres oppslutning og representativitet i forhold til valgte målgruppe(r).
2.3.8 Lokale organisasjoners tilgang på midler lokalt
Tilgangen på midler er økende i mange land. Svaret bør belyse slike muligheter
2.3.9 Hvordan programmet bidrar til å styrke det sivile samfunnet.
Se Norads prinsipper for støtte til sivilt samfunn i sør (2009). Besvarelsen bør inkludere
søkerorganisasjons bidrag til lokal partner sett i lys av styrking av det sivile samfunnet i
sør.
2.3.10 Hensyn til spesielle gruppers rettigheter.
a). Menneskerettigheter inklusive funksjonshemmedes rettigheter skal stå sentralt i
programarbeidet. Det er derfor viktig å tenke igjennom hvordan prosjektet er med på å styrke
sosiale, økonomiske og kulturelle samt sivile og politiske rettigheter. Berører prosjektet på noen
måte funksjonshemmede? Er prosjektet med på å inkludere eller ekskludere denne gruppen?
Kan prosjektet med enkle grep endres til å bidra med en positiv effekt på gruppen?
b). Likestilling. Det er viktig å planlegge for hvordan prosjektet kan komme både kvinner og
menn til gode.
2.3.11 Klima- og miljøhensyn og konfliktsensivitet
a). Miljø og klima. Hvordan vil prosjektet eventuelt påvirke miljø og klima. Vil prosjektet ha en
negativ effekt så må dette tas hensyn til i planleggingsfasen. Kan prosjektet ha en positiv effekt
på miljø og klima eller kan prosjektet med enkle grep endres til å bidra med en positiv effekt?
b). Konfliktsensitivitet. Dette punktet handler om å tenke igjennom og finne ut hvilke potensielle
konflikter som kan ligge i prosjektet/prosjektområdet. Kan prosjektet på noen måte forverre en
eksisterende konflikt eller bidra til å skape en ny - mellom befolkningsgrupper, mellom kvinner
og menn, mellom ulike lokale interesser? Er det fare for slike konflikter må den norske
organisasjonen og lokal samarbeidspartner kartlegge og vise i søknaden hvordan man tar
hensyn til de potensielle konfliktene i planleggingen. Det er spesielt viktig dersom prosjektet
skal gjennomføres i politisk urolige områder med dype skillelinjer i befolkningen, men
tilnærmingen kan med fordel brukes i andre prosjektområder.
2.3.12 Programmets varighet, sikring av bærekraft og planer for utfasing.
Spørsmålet er ikke avgrenset til avtaleperioden, men de langsiktige planene for utfasing og
bærekraft.
2.3.13 Detaljert budsjett for år 1
Programbudsjettet skal fortrinnsvis settes opp etter hovedaktiviteter/outputs som beskrevet i
programplanene, men hvor kostnadstyper kan identifiseres. Om programmet har flere givere
skal dette komme tydelig fram. Eksempel på kostnadstyper som ønskes synliggjort er
investeringer, personalkostnader, bruk av konsulenter, kontorkostnader, reiser og faglig
oppfølging.
2.3.14 Hvordan det planlegges og tilrettelegges for bredere samfunnseffekter av programmet
Veiledning til søknad om samarbeidsavtale
Revidert 19.06.14
Page 8 of 9
Søker bør gi en forklaring på forventede ringvirkninger av organisasjonens arbeid i lys av
forventede brukereffekter og andre aktører arbeid på samme område. Det vises til studien
Tracking Impact skrevet av Norads Sivilsamfunnspanel som ligger på Norads nettsider.
Veiledning til søknad om samarbeidsavtale
Revidert 19.06.14
Page 9 of 9