Er du klar for A-ordningen?

Er du klar for A-ordningen?
Av Ove Sagen,
Bransjefaglig rådgiver, Økonomiforbundet
Ny a-ordning innføres fra årsskiftet, slik at de gamle lønns- og trekkoppgavene, årsoppgave for
arbeidsgiveravgift og terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk forsvinner.
Samtidig automatiseres endringer om arbeidsforhold til Aa-registeret og oppgaver til lønnsstatistikk.
Dette medfører imidlertid en omlegging av interne rutiner og en engangsjobb med å tilrettelegge
eget lønnssystem og sende en testfil. Vi skal her se litt nærmere på hvilke forberedelser man må
gjøre, som i grove trekk er følgende:
Skaff riktige data
Erstatt lønns- og trekk-kodene
Lag nye rutiner
Skaff riktige data
Sjekk at opplysningene om arbeidsgiver stemmer med enhetsregisteret. A-meldingen leveres fra
juridisk organisasjonsnummer og opplysninger rapporteres på virksomhetsnummer.
Sjekk at opplysninger om ansatte er fullstendige og riktige. Ansatte skal rapporteres med
virksomhetsnummer, fødselsnummer/D-nummer, stillingsprosent, permisjon, startdato mm.
D-nr brukes hovedsakelig på utenlandske arbeidstakere med arbeidsvisa inntil 6 måneder. Det kan
unntaksvis benyttes internasjonale identifikatorer slik som passnummer, identifikasjonsnummer,
eller mva-nummer. Skoleelever registreres på fødselsnummer.
Det er imidlertid viktig å merke seg at de som har frikort eller D-nummer. må søke om skattekort for
2015 for å ha dette klart i januar.
Arbeidsforhold
Det skilles nå mellom fire typer arbeidsforhold:
Ordinært
Maritimt
Frilanser, oppdragstaker, honorar mm (f.eks styrehonorar)
Pensjon eller andre ytelser uten ansettelsesforhold (bla føderåd)
Arbeidsforholdet registreres kun med startdato og sluttdato, slik at ut og innmelding av vikarer og
lignende i Aa- registeret etter firetimers regelen nå skjer automatisk. Fradragsregelen bortfaller
også, men arbeidsforholdet skal registreres med startdato når arbeidsforholdet formelt trer i kraft,
med unntak av frilansere hvor det holder å innrapportere startdato når det foretas en utbetaling eller
tilsvarende ytelse.
Timeansatte må av datatekniske grunner registreres med stillingsprosent, men verdien i feltet kan
være null. Det skal også rapporteres hvor mange antall timer pr uke en full stilling tilsvarer, for at
etatene skal kunne beregne enten stillingsprosent for timelønnede eller antall timer pr uke for
fastlønnede.
Avlønningstype
Med avlønningstype menes om den ansatte er:
Akkordlønnet
Fastlønnet
Honorarer
Provisjonslønnet, prosentlønnet
Timelønnet
Dersom flere avlønningstyper er kombinert i utbetalingen, skal den mest vanlige velges.
Yrke
Yrkestittel skal angis med en sjusifret kode i henhold til yrkeskatalogen. Det er yrket på
rapporteringstidspunktet som skal oppgis. Yrkeskatalogen finnes på http://www.ssb.no/a.yrke.
Det kan være lurt å kjøre ut en oversikt fra Aa-registeret og legge inn i lønnssystemet slik at det blir
riktig rapportert til Statistisk sentralbyrå..
Det er foreløpig ikke mulig å jobbe i samme virksomhet på to yrkeskoder da dette er knyttet opp mot
ansattnummer(arbeidsforholds-id), slik at da må man enten velge den mest brukte, eller opprette to
arbeidsforhold/ansattnummer.
Det er også en utfordring vedrørende sesongarbeidere, fordi dersom det er rapportert en start- og
sluttdato, så kan man ikke bruke samme ansattnummer neste år. Nå vil trolig de forskjellige
systemleverandørene løse dette med en eller annen form for løsning hvor man kan kopiere inn
opplysninger fra tidligere arbeidsforhold. Om man bare lar være å angi sluttdato, så vil det føre til
løpende forpliktelser som arbeidsgiver og utfordringer vedrørende arbeidstakers oppholdstid i
Norge.
Det er heller ikke riktig å registrere slike arbeidsforhold som freelancer, da det jo eksisterer et
«varig» arbeidsforhold i sesongene, selv om det ellers datateknisk vil fungere.
Erstatt lønns- og trekk- kodene
Finn de nye beskrivelsene av arbeids- og inntektsforhold i kodespeilet. Her er gamle koder og nye
beskrivelser satt opp side ved side. Gå gjennom alle lønnsarter i lønnssystemet og koble dem mot de
nye beskrivelsene.
Kode 401 skal for 2014 rapporteres som vanlig, mens det for 2015 dessverre er bestemt at det skal
utarbeides et nytt skjema for særskilt rapportering, noe Økonomiforbundet stiller seg kritisk til, siden
det kun blir rapportert arbeid for andre næringsdrivende.
Fra nyttår er reiseregulativet endret slik at selgere nå kan reise ulegitimert når de reiser for
arbeidsgiver. Se også nyhetsbrev nummer 16 vedrørende nytt reiseregulativ.
Kode 139/140 veldedig arbeid utgår av a-meldingen
Kode 149, 199, 749, 849, og 549 vedrørende spesifisering av godtgjørelse og naturalytelser utgår.
Kode 132/523 om aksjer og opsjoner utgår av a-meldingen
Kode 520/521 tilleggsinformasjon om barnehageplass og tilskudd utgår.
Kode 130 – A Elektronisk kommunikasjon forenkles
Lag nye rutiner
Vurder rutiner og frister for innsamling og godkjenning av rapporteringsgrunnlag. Merk at ny
avstemmingsrapport kan hentes i Altinn.
Merk også at kontantprinsippet nå er endelig, og at all lønn utbetalt i januar skal rapporteres 5.
februar 2015, uansett om det er etterskuddsbetalt for 2014. For noen klienter vil det være
hensiktsmessig å gjøre endringer i sine avlønningstidspunkter dersom man vil unngå at det skal få
utslag på feriepengene for 2014, men det vil jo føre til større utbetaling for 2015 og deretter være
korrekt. Noen vil trolig ved en inkurie komme til å rapportere feil for januar, slik at feriepengene for
2014 blir korrekt, siden muligheten for ekstern kontroll er liten og at det neppe vil medføre store
konsekvenser.
Vi vil spesielt gjøre oppmerksom på at Kode 216 Føderåd for 2015 skal innrapporteres 5. januar i
2016.
Tvangsmulkt/overtredelsesgebyr er satt til et rettsgebyr, det vil si 86 kroner pr ansatt begrenset
oppad til 860.000. Hvis man avlønner 50 til 100 ansatte og venter med å rapportere fra en fredag til
en mandag, så blir det fort noen kroner om man ikke legger opp gode rutiner. Det er ikke noe i veien
for å rapportere straks man har kjørt avlønning, for eksempel den 20., da det egentlig ikke er noen
vits i å vente til den 5. i måneden etter. Om det skulle skje en og annen endring, så sender man bare
en ny melding, fordi man kan sende så mange man vil.
I stedet for å sende en ny melding så er det mulig å sende en korrigering som reverserer de
innsendte data. Dette er etter vår vurdering kun til bruk om man skulle komme til å kjøre avlønning
på feil klient eller kjøre avlønning flere ganger på samme måned, slik at alle transaksjonene da skal
slettes. Ved endringer derimot sender man bare en ny melding.
Lønningsansvarlig bør sende en tekstfil innen utgangen av året. Det kan gjøres i hele desember, men
kun for lønnskjøring til og med november måned.