Noark-5

Noark-5
KDRS 14.6.2012
Petter Pedryc
petter.pedryc@ika-trondelag.no
Utgangspunkt



Fokus for dagen:
–
Noark-5. Jeg skal her forsøke å si noe om hva det var tenkt å være,
hva det er i dag, og hvordan man bør forholde seg til standarden.
Fokuset her vil ligge på kjernen, da denne er basisen for resten av
systemet.
–
Oppgradering av fagsystemer til Noark-5 versjon.
Hvor mange her jobber med arkivdanning?
Hvor mange her har deltatt i arbeid knyttet til
Noark-5?
Bakgrunn

Noark-5 blir kun utgitt som en standard
–

En standard sier kun noe om hvilke krav et system skal
innfri, men ingenting om hvordan systemet som skal innfri
kravene skal se ut.
Noark-4 ble utgitt både som en standard så
vel som en fullstendig kravspesifikasjon.
–
En kravspesifikasjon kan legge svært konkrete føringer i
forhold til hvordan systemet skal bygges opp, og hvordan
kravene i standarden gjennom systemet skal ivaretas.
Kravspesifikasjon

Hva er en kravspesifikasjon
–
En kravspesifikasjon er en bestilling på et produkt,
og skal fungere som grunnlag for enighet mellom
bestiller og utvikler.
–
Hvilke krav som stilles avhenger av produktet.
Kostnad, tid, funksjonalitet og valideringsmål,
nasjonale og internasjonale standarder m.m.
–
Ikke gitt at det er kunde som skriver
kravspesifikasjon.
Hvorfor ny Noark standard?

Noark-4 standarden hadde av flere grunnet behov for å bli mer åpen:
–
Noark-4 primært utviklet for saksbehandling i statlige direktorat – kommuner på sin side har
behov for andre arbeidsformer, en annen organisasjonsstruktur, samt andre behov –
eksempelvis byggsak m.m. Arkivstrukturen i Noark-4 hadde med andre ord behov for kraftig
revidering, da denne legger føringer på disse elementene.
–
Noark-4 skalerer svært dårlig. Små, mellomstore og store offentlige forvaltningsorgan benytter
stort sett samme system – ikke samtlige er et ”sentralisert postmottak”. Systemet måtte med
andre ord moduleres bedre, og integrasjonsløsningen mellom modulene måtte standardiseres.
–
Noark-4 har hatt utfordringer knyttet til integrasjonsløsninger.
–
Noark-4 har hatt store utfordringer i forhold til bevaring. Skyldes delvis vanskelig uttrekksformat.
Et modulbasert Noark
system?

Service Oriented Architecture
–
En overgang fra store ”altomfattende” systemer til systemer skreddersydd spesifikt for
enkeltkunder. (N4)
–
Man definerer som regel en basispakke som ligger i bunn, og lar deretter kunden selv fylle ut
resten vha. egen kravspesifikasjon. (N5)
–
Det er denne modulbaserte tankegangen som ligger bak kravet om kravspesifikasjon.
–
Hva er basispakken i Noark?
Ulike løsninger innenfor
Noark-5

Klikk for å redigere tekststiler i malen

Andre nivå

Tredje nivå

Fjerde nivå
 Femte nivå
Noark-5 indre kjerne

Hvordan avgjøre hvilke elementer som må
ligge i bunn?


Hensikten med et Noark-5 system er å tillate
fullelektronisk danning så vel som bevaring.
I kjernen stilles det basiskrav til systemet i
forhold til innholds- og metadata som er
bevaringsverdig.

Altså krav til minimum bevaringsverdig
informasjon inn, hvordan den skal
administreres, og hvordan den skal bevares.


Klikk for å redigere tekststiler i m
Det er dog viktig å merke seg at dette er en

såkalt logisk modell.
Andre nivå

Dette betyr at man ikke må ha en ”fysisk”
 at
Noark-5 kjerne liggende i bunn – men
kravene som stilles til Noark-5 indre kjerne blir
ivaretatt av systemet på en eller annenmåte.
Tredje nivå
Fjerde nivå
 Femte nivå
Fullelektronisk arkiv
Systemer
Organisasjonen
Fullelektronisk
originaldokument
Sikkerhet
Dokumentasjon
Arkivstruktur
Kjerne ~
metadata
Metadata for
nivå ”arkiv”
se side 42/43
Metadata for
nivå
”arkivdel” se
side 46
Kjernen er egentlig ingenting
annet enn en systematisering
av metadata, altså
informasjonen som skal
bevares.
Kjernen er egentlig kun to ting:
1.
2.
Krav til logisk struktur hva
informasjon angår. Skal åpne
muligheten for en fornuftig
arkivdanning.
Hvilke opplysninger – altså
metadata – hvert nivået skal
inneholde. Skal sørge for
«korrekt» bevaring.
Kommentar arkivstruktur

Arkivdel


Underarkiv


Tilsvarer journalpost i Noark-4, altså transaksjoner i eksempelvis en sak.
Dokumentbeskrivelse


Klassifikasjonssystemet er bygd opp av klasser også i Noark-5, tilsvarende ordningsverdi eller
arkivkode i Noark-4. For de fleste objektbaserte arkivdeler vil en klasse være nok, for saksmapper skal
sekundærkode være mulig. Viktig å huske på at dersom systemet skal inneholde både objekt og emne
må løsningen åpne for flere nivå klasser.
Registrering


Samme som i Noark-4. Her defineres om arkivdelen er objekt- eller emnebasert.
Klasse


Brukes primært kun dersom man fremdeles benytter papirarkiv, og dette ligger fordelt på flere
lokasjoner. For fullelektroniske systemer vil behovet mest sannsynlig ikke være til stede.
Klassifikasjonssystem


Samme funksjon som i Noark-4. Hvorvidt løsningen bør ha flere arkivdeler er opp til behovet. I forhold
til vår kravspesifikasjon for sosialsystem legger vi opp til flere arkivdeler blant annet grunnet
bortsetting.
Refererer til et eller flere dokumenter under en enkel registrering. Utkast, eller hoved- og
vedleggsdokumenter
Dokumentobjekt

Peker til selve dokumentet. Et dokumentobjekt pr. elektroniske dokument.
Utfordring objektserier

Objektserier har i en Noark-4 struktur vært vanskelige å sette bort. Fagsystemer benytter jevnt over
en meget lik mappestruktur på den enkelte klient?
Sak Journalpost-1
●
Sak
[Klient]
Journalpost-1
Journalpost-2
Journalpost-3
[Hendelse-1]
[Hendelse-2]
[Hendelse-3]
Objektserier i Noark-5 ?
●
Mappe
Undermappe
Mappe
[Klient]
Undermappe
[Hendelse-1]
Registrering
[Dokument-1]
Registrering
[Dokument-1]
Undermappe
[Hendelse-2]
Undermappe
[Hendelse-3]
Arkivstruktur

0..1 – betyr at en arkivdel kan ha 0 eller 1
klassifikasjonssystem

0..* betyr at en et arkiv kan ha 0, 1 eller
mange arkivdeler, motsatt kan en arkivdel
bare tilhøre et arkiv.

En arkivdel kan ha 0 eller 1
klassifikasjonssystem, motsatt kan et
klassifikasjonssystem inngå i 0, 1 eller mange
arkivdeler.

Klikk for å redigere tekststiler i m

Andre nivå

Tredje nivå

Fjerde nivå
 Femte nivå
Kravspesifisering av
arkivstruktur

Når skissert arkivstruktur er klar går man
inn på hvert enkelt nivå i Noark-5
standarden og tar stilling til følgende tre
elementer hvert nivå består av:

Strukturelle krav


Funksjonelle krav


Sier noe om hvordan aktuelt nivå skal forholde seg
til den øvrige arkivstrukturen. ”Det skal være
mulig å utvide mappe til undernivået mappe-imappe”

Metadata

Klikk for å redigere tekststiler i m
Sier noe om hvordan nivået skal fungere, altså
hvilken funksjonalitet skal ligge i aktuelt nivå. «Det
skal ikke være mulig å slette et arkivert dokument,
kun eldre dokumentversjoner»

Andre nivå

Tredje nivå
Redegjørelse for hvilken type metadata som skal
registreres på aktuelt nivå, altså hvilken 
informasjon skal nivået inneholde.
Fjerde nivå
 Femte nivå
Noark-5 og mappe-i-mappe

Klikk for å redigere tekststiler i malen

Andre nivå

Tredje nivå

Fjerde nivå
 Femte nivå
Noark-5 og egendefinerte
mapper

Noark-5 standarden foreslår og spesifiserer to mappetyper,
basismappe og saksmappe. Utover dette defineres
mappetyper som ønsket.
Mappe

Av samtlige nivå i arkivstrukturen er det særlig nivå ”mappe” som krever mye arbeid. Grunnen til
dette ligger i at Noark-5 åpner for fullelektroniske fagsystem. I standarden gjøres det rede for
«basismappe» samt en «saksmappe». Samtlige egendefinerte mappe typer skal dog basere seg på
kravene i basismappen.
??
Spesialisert
Basismappe
Spesialisert
Basismappe
?
Spesialisert
[Saksmappe]
Man står fritt til å
definere sine egne krav
utover det som defineres
Metadata for
”saksmappe”
se side 60
Basismappe
[minimum metadata og funksjonalitet]
Metadata for
”basismappe”
se side 59
Funksjonalitet i indre kjerne

Etter kravspesifisering av fullstendig
arkivstruktur må også funksjonalitet i
forhold til indre kjerne spesifiseres.

Hvordan skal data inn i kjernen og ut
igjen, hvordan skal kjernen
administreres, hvordan skal kjernen
utføre bevaring eller kassasjon og
hvordan skal kjernen avlevere
informasjon til depot.

Klikk for å redigere tekststiler i m

Andre nivå

Tredje nivå

Fjerde nivå
 Femte nivå
Noark-5 ytre kjerne

Den indre kjerne inneholder ingen
funksjonalitet mot brukeren.


Indre kjernen fungerer kun som arkivet,
altså lageret av bevaringsverdig
informasjon.
Den ytre kjernen er et sett med krav til
funksjonalitet som forsystemene må
inneholde.

Her er mye hentet direkte fra Noark-4.

Klikk for å redigere tekststiler i m

Andre nivå

Tredje nivå

Fjerde nivå
 Femte nivå
Noark-5 ytre kjerne

Det er forsystemene som skal tilby brukere
funksjonalitet – ikke den indre kjernen.
–
Det ytre laget er med andre ord et sett med krav til funksjonalitet som
forsystemene må ha i seg.
Noark-5 komplett system

Med Noark-5 komplett system menes egentlig
system som består av følgende to
komponenter:
–
Et system som tilfredsstiller samtlige krav til indre kjerne
–
Forsystem som tilfredsstiller samtlige krav presentert i den
ytre kjerne.
–
Med samtlige krav menes her samtlige ”O” og aktuelle ”B”
krav, samt samtlige ytterligere krav presentert i
kravspesifikasjonen.
Løsrevet kjerne ?

Klikk for å redigere tekststiler i malen

Andre nivå

Tredje nivå

Fjerde nivå
 Femte nivå
Noark-5 komplett for IKATrøndelag
Forsystem
WebSkjema
Forsystem
”Utvalgsbehandling”
?
moduler leveres
i dag somForsystem
et
ForsystemSamtlige
”Saksbehandling
m/epost” stort system
”Administrator”
Noark-5 kjerne
Hva er Noark-5 egentlig?

For meg handler Noark-5 om å gi OF mulighet til å
krav spesifisere egne løsninger på egne behov.
Noark-5 implementering og
kravspesifikasjon

Noark-5 implementeringen i markedet har nok
ikke vært slik mange tenkte seg.
Noark-5 implementering i
markedet

Klikk for å redigere tekststiler i malen

Andre nivå

Tredje nivå

Fjerde nivå
 Femte nivå
Public 360 – godkjent som
komplett

Klikk for å redigere tekststiler i malen

Andre nivå

Tredje nivå

Fjerde nivå
 Femte nivå
Ephorte egenerklæring komplett

Klikk for å redigere tekststiler i malen

Andre nivå

Tredje nivå

Fjerde nivå
 Femte nivå
Acos egenerklæring –
komplett

Klikk for å redigere tekststiler i malen

Andre nivå

Tredje nivå

Fjerde nivå
 Femte nivå
Kravspesifikasjon


Hvordan utformes en kravspesifikasjon
–
Systemutvikler lager kravspesifikasjon.
–
Systembestiller lager kravspesifikasjon.
–
Systembestiller og systemutvikler lager
kravspesifikasjon gjennom dialog.
Mange i både stat- og det kommunale
miljøet har overvurdert kommunens
ressurser.
Hvorfor er kravspesifikasjon
av kjerne sentralt?

En klart definert kjerne er i praksis en bevaringsog kassasjonsvurdering på mikro nivå.
–
Stadfester hva i systemet som er bevaringsverdig. I en
kravspesifikasjon bør kommunen minimum klare å definere opp
metadataelementer i kjernen.
–
Stadfester også i stor grad krav til funksjonalitet i forsystemet.
Forsystemet må inneholde funksjonalitet som understøtter generering
av arkivstruktur og metadataelementer i kjernen.
Noark-5 – hva er godt nok?

Hva forventer en kunde å få levert når
man oppgraderer til Noark-5?
Datakvalitet

Hva ligger i begrepet datakvalitet, og
hvorfor er det aktuelt i denne sammenheng?
–
Datakvalitet kan sies å være et mål på i hvilken grad
data man sitter igjen med faktisk representerer
virkeligheten slik den faktisk fant sted.
–
Oversatt til arkiv, i hvilken grad det som ligger igjen i
Noark-5 kjernen faktisk dokumenterer saksgangen slik
den faktisk fant sted.
Fullelektronisk sakarkiv
Systemer
Organisasjonen
Fullelektronisk
originaldokument
Sikkerhet
Dokumentasjon
Fullelektronisk dokument

Hva ligger i begrepet fullelektronisk dokument?
–
Begrepet fullelektronisk dokument må ses i sammenheng med det
britiske records begrepet – altså en dokumentasjon på at transaksjon
har funnet sted.
–
Oversatt til norsk arkivlov – hvem har gjort hva, når, og hvorfor.
–
Et fullelektronisk dokument er altså en fullstendig dokumentasjon på
at FV har ført saksbehandling i tråd med lovverk.
Noark-5 godkjenning

Hva ligger bak Noark-5 godkjenningen?
–
”Fagsystemer som tilfredsstiller Noark 5 har per definisjon
mekanismer for å produsere uttrekk av bevaringsverdige
dokumenter og metadata på en standardisert måte for
deponering eller avlevering til Arkivverket. Disse
mekanismene er en forutsetning for å få godkjent et
fagsystem som et Noark 5-system.”
–
Hva betyr dette?
Noark-5

«God nok» datakvalitet krever at kunden
er bevist hva man får levert
–
Den første forutsetningen er at forsystemet evner å
produsere fullelektroniske dokumenter
–
Den andre forutsetningen er at disse blir lagret riktig i
kjernen
–
Dette er dessverre ikke garantert av en Noark-5
godkjenning
Noark-5 kravspekk

Min anbefaling i forhold til både oppgradering og
innkjøp
–
Dersom Noark-5 kompetanse er tilgjengelig, skriv gjerne en
kravspesifikasjon med utgangspunkt i Noark-5 standarden. Særlig fokus på
kjernen, da denne vil legge premiss for både hva som skal bevares samt
hva forsystemet må evne å produsere av
–
Dersom Noark-5 kompetanse ikke er tilgjengelig, skriv en kravspesifikasjon
basert på funksjonalitet eller produksjonsløyper – del disse opp eksempelvis
i henhold til N-4 prosess styring – og definer opp hvilke elementer som er
bevaringsverdige i hver etappe.
–
Be leverandøren om kopi av prøveuttrekket man har benyttet for å få
midlertidig godkjenning av systemet.
Noark-5 kravspekk

Min anbefaling i forhold til både oppgradering og
innkjøp
–
Det at en og en kommune skriver sin egen kravspesifikasjon vil rett og
slett ikke skje, dette pga ressurser og kompetanse.
–
Jeg ser heller ikke for meg at KAI institusjonene skal skrive sine egne
kravspesifikasjoner for eiere – av samme årsak.
–
En mulig løsning er at det nedsettes en gruppe bestående av
kompetanse innen KAI institusjoner for å skrive forslag til sak- og
arkivsystem og klientsystem.
–
En annen mulig løsning med langt større tyngde hadde vært om dette
ble gjort gjennom KS.
Arkivstruktur
Noark-5
Arkiv
Arkivdel
Klassifikasjonssystem
Klasse 1
Saksmappe 1
Registrering 1
Dokumentbeskrivelse -> papir dokument
Dokumentobjekt -> elektronisk dokument
Registrering 2
Saksmappe 2

…
Saksmappe 3
…
osv.
IKA sitt ansvar?

I hvilken grad er IKA ansvarlig for datakvaliteten
hos sine kommuner?

I hvilken grad har digitalt depot mulighet til å
måle datakvalitet når det ikke foreligger en klart
definert bevaringsvurdering på mikronivå pr.
funksjon?

Nye bevarings- og kassasjonsreglene er funksjonsbasert, men i hvilken grad er de detaljerte nok
til at det er mulig å benytte disse når indre kjerne spesifiseres?

I hvilken grad er det mulig å måle datakvalitet i etterkant, altså ved deponering?
Takk for meg
KDRS 14.6.2012
Petter Pedryc
petter.pedryc@ika-trondelag.no