Vismatips november 2012

Visma brukertips 10-11/12
DATA
Fargerikt
forspill
DATA
DATA
Her kommer vinteren!
DATA
DATA10-11/12
Visma brukertips
DATA
WEBINARER
Tirsdag 30. okt.
Visma Dokumentsenter med Visma Autoincoice
Torsdag 8. nov.
Efektiviserende løsninger for deg som har Visma Global
Smakebiter på tilleggsløsninger til vditt økonomisystem.
Tirsdag 20. nov.
Visma Lønn
Se hvorfor Visma Lønn, med tilhørende løsninger har fått tusenvis av nye kunder de siste årene.
Torsdag 22. nov.
Visma HR og Travel
Effektiviserende løsninger for deg som har Visma Lønn.
Tirsdag 27. nov.
Visma SuperOffice
Effektiviserer bedriftens salg og kundedialog
WEBINARENE HOLDES FRA KL 09:00-10:00.
Alle seminarene er gratis.
Klikk her og meld
deg på webinar »
Abonner på bloggen vår unngå nyheter fra i går
Vi har opprettet Visma brukertips blogg – full av
nyttige tips! Hvis du abonnerer kan du få oppdatering ukentlig, daglig eller med en gang det
kommer nye innlegg!
Klikk deg inn på www.vismatips.net og få fortløpende påfyll av nyheter - når de skjer. I tillegg
til å lese rykende ferske saker kan du natuligvis
søke på emne og stikkord, og bla frem gamle
kunster i alle våre tidligere utgivelser. Alt på ett
sted, enklere blir det ikke. Velkommen til vår blogg!
Besøk vismatips.net
Visma brukertips 10-11/12
Visma Business
DATA
Hente og skjule
felter
DATA
Ved hjelp av Ctrl +H (Skjul)
og Ctrl + U (Hent frem) kan
du skjule de feltene som
ikke er aktuelle å benytte i
det vinduet du skal lage,
og hente fram de feltene
du ønsker å benytte deg av.
DATA
Søk på intervaller i flere felt
ved hjelp av søkepanelet
I søkepanelet kan du, i likhet med på søkeraden (F9)
lete i en tabell ved å søke på flere felter samtidig.
I motsetning til søkeraden, kan du i søkepanelet også
benytte flerfelts søk i kombinasjon med intervall,
eller flere spesifiserte verdier i samme felt.
Det er også mulig å bruke
Hjem / Design og knappene
Skjul eller Hent frem.
DATA
DATA
Når du benytter hent frem
du får frem en dialogboks
og du kan markere og velge
fra skulte kolonner i samme
tabell eller fra kolonner i
underliggende tabeller.
Operatørkoder og elektronisk fakturaadresser er lagt
til som felter i aktørtabellen, og den opprinnelige
PDF-fakturaen som blir
skapt av Visma Business blir
nå lastet opp i Visma
AutoInvoice slik at du selv nå
velger layout på fakturaen.
Nytt postnummerregister
1. oktober 2012 kom det
et nytt, oppdatert postadresseregister for Norge.
Ved å søke på et intervall, benytter du «..» for å angi at du vil søke på
intervallet mellom verdiene du har oppgitt i søket. Dersom du ønsker å
søke på flere spesifikke verdier i feltet, benytter du et komma for å angi
de enkelte verdiene. Du kan også benytte disse i kombinasjon ved søk i
et felt. I eksemplet under søkes det i tabellen Hovedbokstransaksjoner,
etter alle transaksjoner på kontoene i intervallet 1500 til 2999, i regnskapsperiodene 1 til 3 i årene 2005 og 2007.
De relaterte forbindelsene
til felter i andre tabeller er
bestemt av systemet og kan
ikke endres av brukere.
Avkrysningen for «Kontrollkolonner» gir tilgang til flere
kolonner enn de du vanligvis
ser, for eksempel «Endret
av bruker», «Endret dato»
«Endret kl» og «Prosessnr».
Avkrysningen «Innsett til
høyre» plasserer den innsatte kolonnen til høyre
for den kolonnen du sto i
når du valgte hent frem.
Med andre ord blir innsatte
kolonner satt til venstre
som standard.
I Visma Business versjon
5.31.4 som ble lansert
14. august kom det noen
viktige endringer. Dette
gjelder forbedringer i Visma
AutoInvoice integrasjonen.
Du kan lese mer om Visma
AutoInvoice her
DATA
Alle feltene til venstre under
«Skjulte kolonner» ligger
i aktørtabellen. Til høyre
ligger de underliggende
tabellene som du kan
hente kolonner fra. I enkelte
tilfeller må du da også velge
hvilken fremmednøkkel
som skal benyttes. De fleste
tabeller har bare én nøkkel,
men i aktørtabellen er det
ofte flere fordi det er en
relasjon til enten kundenr.,
lev.nr, ansattnr. og så videre.
Endringer i Visma
Business versjon 5.31.4
94 000 husstander og 7000
bedrifter får nye postnummer når Posten Norge
deler inn 26 steder og små
byer i flere soner. For Visma
Business kan du laste ned
komplett register som kan
importeres inn i tabellen
Postadresser. Filen kan
også importeres til tidligere
versjoner av Visma Business.
Filen inneholder Postnummer, Sted og
Kommunenummer.
Last filen ned her
For versjon 5.32 av Visma
Business vil dette registeret
ligge som standard ved
opprettelse av nye bedrifter.
Du kan kombinere intervallene med operatorer, men i disse tilfellene
gjelder bare = og <>. Det vil si at den eneste operatoren som effektivt
kan benyttes i søkepanelet er <>, ettersom = er standard.
I bildet til venstre vil søket hente
verdier som i forrige eksempel,
bortsett fra at resultatet vil vise
transaksjoner fra alle år, bortsett
fra 2005 og 2007.
Visma brukertips 10-11/12
Visma Lønn
DATA
VISMA LØNN
– Versjon 7.70.
Lønns-ticker
DATA
Versjon 7.70.1 er tilgjengelig.
Versjonen må være installert
før lønns og trekkoppgavene
skal leveres. Det vil i tillegg
komme en patch før nyttår
som må legges inn.
DATA
Noen av endringene:
• Forbedring av hastighet
på fraværsrapporter
DATA
DATA
• Ny fraværsoversikt
• Mulighet for egen
tilpasning av «nøkkeltall»
bildet ved oppstart.
Lønns-ticker er et verktøy i Visma Lønn som du kan bruke
til å skrive ut lønnsstatistikker i ulike kombinasjoner.
Du finner Lønns-ticker ved å velge menyvalget «Rapportering /
Lønns-ticker» eller fra hotbaren.
Rapporttype -Du velger først hvilken type rapport du ønsker å jobbe
med. I nedtrekkslisten ser du de ulike rapporttypene som finnes:
•
•
•
•
•
Godkjente lønnstransaksjoner
Godkjent akkumulert lønn
Ikke godkjente lønnstransaksjoner
Ikke godkjent akkumulert lønn
Regnskapsbilag
Lønnsstatistikk til
Statistisk Sentral Byrå
SSB
Det er igjen tid for årlig
lønnsstatistikk til SSB. Visma
Lønn kan sende inn disse
opplysningene rett til Altinn.
Se film om hvordan innsendingen gjøres. Du kan eventuelt lese mer om hvordan
du får laget rapporten her.
LØNN UPDATE 2012 - få
med deg årets viktigste
oppdatering!
• Overføring av timer fra
«tidskonto».
Utvalgskriterier - Du kan gjøre utvalg på forskjellige felter i rapporten
under «Utvalg». Hvilke felter som er tilgjengelige er avhengig av hvilken
rapport du velger i feltet «Rapporttype». Du kan få opp en søkedialog
hvor du kan gjøre utvalg i feltet ved å trykke på knappen med to prikker
til høyre for feltet eller F12-tasten.
Visma Kompetansesenter
Lønn og HR arrangerer i
november og desember
Lønn Update 2012.
• Håndtering av utlending
og postering på terminoppgaven
Detaljnivå - Du velger deretter hvilket detaljnivå du ønsker på rapporten
din. De ulike detaljnivåene endrer seg ut i fra hvilken rapporttype du har
valgt.
• Utvidet hendelsesstyrt
varsling
Hvis du for eksempel kun krysser for «Ansatt» i detaljnivå for rapporten
«Godkjente lønnstransaksjoner» får du en linje med lønnsstatistikk pr.
ansatt. Krysser du i tillegg av for kjørenummer, får du en linje med lønnsstatistikk pr. kjørenummer for hver ansatt. Du kan velge hvor mange
detaljnivåer du vil ha og du kan også bytte om på rekkefølgen på detalj­­­­­­­­
nivåene. Dette gjør du ved hjelp av knappene «Opp» og «Ned».
På denne måten kan du velge hvor detaljert du vil ha lønnsstatistikken
din og på hvilken måte du vil ha den detaljert.
Erfaringen fra tidligere år
er at enkelte kurs fylles opp
raskt. For å være sikker på
plass anbefaler vi deg å
melde deg på tidlig.
DATA
• Kan velge å sende lønnsslipp på e-post til vikarer
og resten til Visma Travel.
Lage regnskapsbunt
etter at lønnskjør​ingen er godkjent
Hvis du ikke fikk laget regnskapsbunt når du godkjente
lønnskjøringen, kan du gjøre
dette i ettertid.
Velg «Rutiner / Registrering /
Regnskapsbunt (lag ny)» fra
menylinjen. Her kan du hente
opp den lønnskjøringen som
du skal lage regnskapsbunt
på. Velg riktig valuteringsdato og velg OK, da vil
bunten kommer over i ditt
økonomisystem. Du må så
inn i økonomisystemet og
oppdatere bunten.
MERK! For å få laget regnskapsbunt til økonomisystemet, må du ha registrert
riktige verdier i Integrasjon
øk.system under «Grunndata / Firmaopplysninger /
Oppsett».
Velger du rapporttypene «Ikke godkjente lønnstransaksjoner» eller
«Godkjente lønnstransaksjoner» og setter utvalg på lønns- og trekkode,
får du også fram tilleggsinformasjon på detaljnivå. Det vil si at du ved
forhåndsvisning klikker på den linjen du ønsker å vise ytterligere informasjon om (drilldown).
Lønnsartnavn - Hvis du har valgt å endre et navn på en lønnsart på en
lønnstransaksjon, vil du se overstyrt lønnsartnavn når du kjører rapportene
«Godkjente lønnstransaksjoner» eller «Ikke godkjente lønnstransaksjoner»
på valgt lønnstransaksjon.
Rapportspesifikasjoner - Du kan spesifisere rapporten din ytterligere
med følgende avkrysningsmuligheter:
• Snu fortegn
• Vis desimaler
Oppfrisk - Etter at du har valgt rapporttype, detaljnivå og satt opp de
fra - til verdiene du ønsker, velger du knappen «Oppfrisk». Du vil da få
presentert rapporten i utskriftsvinduet.
Når du har fått opp alle tallene i rapporten, kan du klikke direkte på
tallene for å se underliggende data. Du kan også skrive ut rapporten
teller eksportere den til valgt medium på vanlig måte.
Ved å bruke lønnstickeren kan du klikke deg frem til akkurat den
rapporten du er på jakt etter.
Lønn Update 2012 består av
to hele kursdager. Du kan
selv velge om du vil delta
på en eller begge dager:
Dag 1 gir deg en oppdatering
av viktige regler og nyheter
på lønnsområdet, i tillegg til
at du får en gjennomgang
av de mest brukte lønnsog trekkodene i Skatte­
direktoratets kodeoversikt
Dag 2 tar for seg rutinene for
lønnsinnberetning i Visma
Lønn/ Visma Avendo Lønn,
samt nyttige tips og råd om
interessante muligheter i
lønnssystemet
Her kan du melde deg på og
finne mer informasjon om
Lønn Update 2012.
Visma brukertips 10-11/12
Nytt driftsenter
DATA
FRISTER SKATTEETATEN
OKTOBER/NOVEMBER
DATA
12. oktober
Skatteoppgjørene sendes
ut (personlige skattyter og
selskaper)
20. okt
DATA
21. okt
DATA
DATA
Vi er helt i skyene med
nytt driftsenter!
– eksperter på drift av Visma
Vårt splitter nye driftssenter er tilrettelagt for din
Visma programvare!
FRISTER SKATTEETATEN
desember
1. des
Frist for søknad om endring
fra årstermin til to-måneders­
termin for omsetningsoppgaver
10. des
Frist for levering av omsetningsoppgave og betaling av
moms – elektroniske tjenester
(VOES)
Frist for levering av kompensasjons­oppgave for moms
10. des
Frist for levering av terminoppgave og betaling av moms
Søk i skattelistene blir
tilgjengelig
7. nov
Frist for betaling av restskatt
1. termin (personlige
skattytere og selskaper)
DATA
15. nov
Frist for levering av oppgjørs­­­­­­­liste og betaling av
utleggstrekk
Nylig åpnet vi vårt nye og moderne driftsenter i Forskningsparken på
Blindern. Senteret er bygget for fremtiden og sikkerheten er overlegen.
Dette betyr at alle dine data blir lagret i Norge og har bakkebasert fiber
i tillegg til luftbasert radiolink, noe som sikrer maks oppetid.
15. nov
Senteret overvåkes 24/7/365 og er sikret mot ikke autorisert personell
gjennom kodelåser. Hver natt sikkerhetskopieres alle dine data og blir
overført til en annen fysisk lokalisasjon i tilfelle brann, oversvømmelse
og lignende. Nevnte vi at senteret også har ekstra strømtilførsel?
– Velkommen til en ny hverdag som har faktisk blitt enda tryggere og
mer tilgjengelig.
15. nov
Dine filer og programmer er tilgjengelig uavhengig av hvor du er
– enten du er på jobb, på reise eller hjemme.
Frist for betaling av forskudds­
skatt for personlige skattytere
Frist for levering av
terminoppgave og betaling
av arbeids­giveravgift og
skattetrekk
I tillegg til å ha tilgang til dine filer og applikasjoner der du befinner deg,
har du i tillegg et ekstra sikkerhetsnivå ved hjelp av kodegenerator på
web eller mobiltelefon.
Frist for å klage på
skatteoppgjøret
Løsningen er basert på Citrix-teknologi. Det vil si at man kan koble seg
opp med alt fra vanlig pc og mobil til nettbrett eller Mac, så lenge du har
en Citrix-klient.
30. nov
Løsningen inneholder Microsoft Exchange server, noe som gir deg
tilgang til e-post og kalender via smarttelefoner og nettbrett.
28. nov
Skatteoppgjør fra Olje­skattekontoret sendes ut
Oppetid er garantert til 99,5% mellom 0800 og 1600. Serviceluker
utføres natt / helg, så i praksis er løsningen «alltid» tilgjengelig. Visste du
forresten at det å holde driftingen av data innenlands også betyr å spare
miljøet? Norsk energi er 90% fornybar og det er fornuftig når vi vet hvor
mye strøm et driftsenter trenger. Velkommen til en fjernløsning som
egentlig er ganske så nær.
Hvert år gjøres det omtrent 5 millioner yrkesreiser
i Norge. Størstedelen av reiseregningene fylles ut
manuelt, men det finnes en løsning som gjør prosessen mye enklere og raskere. Med den webbaserte
løsningen Visma Travel Expense for håndtering av
Visma Travel Expense
- Enkel håndtering av reiseregninger og utlegg
reiseregninger og utleggsrefusjoner kan du spare
tid og penger.
Visma brukertips 10-11/12
Visma Global
DATA
Kundeoversikt
DATA
Hvis du ønsker å se en liste
over de kundene som har
fått betalingsvarsler / rente­
notaer / inkassovarsel, kan
du bruke Inkassoarkiv.
DATA
Du finner det på:
Rutiner - Inkasso - Inkassoarkiv:
Der har du aktuelle faner,
hvor du kan få fram ønsket
liste, som kan kopieres til
Excel (høyreklikk i tabellen Kopier tabellinnhold til Excel,
gå inn i Excel og Lim inn).
Du kan også lage forskjellige
utvalg, f.eks på Kundegruppe,
for å få en mer «konkret»
oversikt.
DATA
DATA
DATA
Feilmelding ved oppdatering av
bunt og differanse på periode
Feilmelding ved oppdatering av bunt og differanse på periode
Når man arbeider med bilagsregistrering i Visma Global er det veldig
lurt å ha både feltet for post.dato og dato fremme i registreringsbildet.
Disse kan hentes frem ved å høyreklikke i bilagsregistreringsbildet og
velge tabelloppsett. Flytt over felt fra tilgjengelig kolonne på venstre
side til aktive kolonner på høyre side. Husk å aktiver nede til høyre.
Dette er den vanligste årsaken til at man ved oppdatering av bunt kan
få differanse på periode, da postdato på en linje ikke hører til i den
perioden man jobber med.
Sortering av ordrelinjer i
plasseringsrekkefølge
Innlesning av
remmiteringsretur
Ved innlesning av
remmiterings­­retur er det
ikke alle returfiler som det
blir etablert bunt fra.
Hvis man opplever at det
ikke blir opprettet bunt
når filen skal leses inn kan
dette komme av at det er
en mottaksretur.
Når man åpner filen i f.eks
notepad, vil man se at det er
referanse til AH.
AH200 er fil som skal til
banken for betaling
Når du jobber på lageret og går rundt med plukklister så er disse
ofte sortert i plasseringsrekkefølge. Dette for at lageransatte skal plukke
varer i mest mulig effektiv rekkefølge.
Da er det mange som også ønsker at ordrelinjene skal være sortert i
samme rekkefølge på skjermen. Dette er mulig med et skjermbilde som
heter «ordre ferdigmelding».Skjermbildet «ordre ferdigmelding» finner
du ved å gå inn på menypunktet «Rutiner - Diverse ordre / innkjøp Ordre ferdigmelding».
Du finner også skjermbildet ved å gå inn på rollen «lagermedarbeider»
i rollemenyen på venstre side. Når du har plukket alle varene på plukk­
listen kan du i dette skjermbildet taste inn ordrenummer i selekterings­
seksjonen oppe til venstre. Da kommer ordrelinjene frem i tabellen, og
kan sorteres. Sortering får du til ved å trykke på ledeteksten til en av
kolonnene som f.eks «artikkelnavn» eller nevnte «plassering».
AH201 er mottaksretur som
det ikke skal bli opprettet
bunt for innlesning av.
AH202 er en avregningsretur
som det vanligvis skal bli
etablert en bunt av når man
leser inn filen på rutinen innlesning under remmitering.
Opplev gevinstene med
elektronisk fakturahåndtering Visma Dokumentsenter
20%
ut året!
Visma Bank
Håndtering av innkommende fakturaer og
bilag er en ressurskrevende oppgave for
veldig mange bedrifter. Visma Dokumentsenter utvider økonomisystemet med et
effektivt og moderne verktøy for sikker
elektronisk bilagshåndtering. Med elektroniske løsninger kan din bedrift spare
mye arbeid.
Gjør arbeidet med banktransaksjoner enkelt
Med Visma Bank effektiviserer du avstemmingen av regnskapet ditt.
Og du blir kvitt den gule og grønne markeringspennen og papirutskriftene en gang for alle! Visma Bank kan benyttes til avstemming av
alle typer kontoer: hovedbok, kunde, leverandør og internt, også på
tvers av klienter. Be om kontoutdrag på fil fra kunder og leverandører og med noen tastetrykk er avstemming unnagjort. Kontoutdraget fra
banken leses inn og bankavstemmingen er unnagjort på et blunk.
De gode grunnene:
Spar tid • Få vekk manuelle feil • Mindre papir
• Automatisk overføring av bilag til økonomisystemet
Ut 2012 tilbyr
vi løsningen Visma Bank
til kampanjepriser.
Ta kontakt med oss for
mer informasjon og
pristilbud.
Visma brukertips 10-11/12
Visma CRM
DATA
Innstillinger for
aktiviteter
DATA
I Visma CRM kan du lagre
dokumenter som beskriver
alle aktiviteter du har utført
mot en forbindelse eller
kontaktperson. I noen av
skjermbildene i Visma CRM
kan du se en liste med
lagrede aktiviteter. Det er
praktisk å stille inn Visma
CRM slik at denne listen
åpnes automatisk når du
kommer inn i skjermbildet.
DATA
DATA
DATA
Følg denne framgangsmåten for å angi at
aktivitetslisten skal vises
automatisk:
DATA
• Åpne Verktøy-menyen og
velg «Mine innstillinger»
• Klikk på «Generelt»
mappen
• Kryss av for «Vis aktivitet
direkte» og klikk «Ok»
• Lukk vinduet «Mine
innstillinger»
VISMA CRM
Har kundene dine tilknytning til hverandre, kan du
enkelt koble dem sammen
Dersom du har kunder som er koblet sammen i kjede eller tilknyttet en
overordnet forhandler så kan du enkelt koble dem sammen. Dette gjør
du på følgende måte:
1. Hent frem kunden i «Forbindelse»
2.I «Forbindelse» skjermbildet finner du «Tilknytning»
Her kan du søke frem den «Partner» eller «Kjede» som du ønsker å
knytte «Forbindelsen» til og lagre.
Du kan definere en «Forbindelse» til å være «Kjedeleder» eller
«Forhandler». Dette gjør du på følgende måte:
1.Hent frem den «Forbindelse» som du ønsker skal være «Kjedeleder»
eller «Forhandler». Dobbelklikk og åpne detaljbildet.
2. Her finner du avkryssningsboks for å definere at en «Forbindelse» er «Kjedeleder» og eller «Forhandler».
Dersom du knytter kundene dine sammen kan du enkelt gjøre utvalg
på alle kunder som er relatert til en bestemt kjede og eller «Forhandler».
Lykke til med kategoriseringen, vi håper det er nyttig!
ARBEID MED PROSJEKTER
I Visma CRM har du mulighet til å samle aktiviteter
og oppgaver som ikke nødvendigvis er knyttet til
en bestemt kunde, men til et prosjekt.
På denne måten vil all informasjonen være lett
tilgjengelig for alle medarbeiderne.
Prosjekter kan være interne for bedriften, eller de kan være eksterne
prosjekter som involverer personer utenfra. Bedriften kan også inndele
prosjekter i grupper, f.eks markedsaktiviteter, seminarer eller kunde­
prosjekter.
Vi anbefaler at du oppretter prosjekter i Visma CRM i stedet for å opprette
mapper i Windows utforsker. Dette gjør det enklere å ha oversikt over
aktiviteter og dokumenter i prosjektet.
Ved å arbeide med prosjekter i Visma CRM har du blant annet
mulighet til å:
•
•
•
•
Integrere prosjektet med økonomisystemet for å få økonomiske
nøkkeltall for prosjektet
Involvere deltakere i et prosjekt, og gi oppgaver til prosjektdeltakere
Samle e-poster, dokumenter og øvrige aktiviteter til et prosjekt
Sende e-post til prosjektdeltakere
Hvordan opprette et nytt prosjekt?
3. Klikk på knappen «Nytt prosjekt» på verktøylinjen nederst i Visma
CRM-skjermbildet.
4. Gi prosjektet et navn og en beskrivelse, og angi tidsperspektiv for prosjektet (planlagt start/ stopp).
5. Klikk «Lagre».
6. Hent frem prosjektet ved å velge «Prosjekt» fra hurtigvalg.
7. Klikk på prosjektet i listen.
8. Registrer opplysninger om prosjektet ved behov. Du kan registrere samme slags informasjon som for forbindelser og kontaktpersoner
Kontakt oss dersom du ønsker hjelp til å se muligheter i
CRM systemet ditt.
Ny versjon i Oktober
2012, Visma CRM 7.70
I oktober kommer det en
ny versjon av Visma CRM.
Versjonen vil da være tilgjengelig for nedlastning
som må gjøres av din Visma
Partner. Versjonen vil
distribueres til alle kunder
ved årskiftet.
Ta kontakt med oss for
en oppgradering etter at
versjonen er releaset.
Versjon 7.70 inneholder
forbedringer blant annet i
eksportrutinene for e-post,
hvor det nå blir enklere å
eksportere e-poster knyttet
til prosjekt, potensielt salg
og support. Videre vil det bli
mulig å sette oppfølginger
på eksporterte e-poster, til
din huskeliste.
Flere detaljer om nyheter og
forbedringer kommer ved
selve utsendelsen av
ny versjon.
TENEO BRUKERSTØTTE
Du har nettopp levert
dagens rapport. Klokka er
to. Klokka fire skal alle medarbeiderne dine ha mottatt
lønn. Hva skjer? Systemet
krasjer, et eller annen har
sluttet å fungere, og du,
hva gjør du? Får panikk?
Neida, du puster rolig og
ringer Teneo Brukerstøtte,
selvfølgelig.
Ring oss på telefon
452 19 000 for mer
informasjon og tilbud.