God Jul! - Visma-tips fra Teneo Data AS

Visma brukertips 12/12
DATA
DATA
DATA
DATA
DATA
DATA
God Jul!
BLOGG
Takk for året som gikk!
Visma brukertips 12/12
Abonner på bloggen vår - unngå nyheter fra i går
Vi har opprettet Visma brukertips blogg – full av nyttige tips! Hvis du abonnerer kan
du få oppdatering ukentlig, daglig eller med en gang det kommer nye innlegg!
Klikk deg inn på www.vismatips.net og få fortløpende påfyll
av nyheter - når de skjer. I tillegg til å lese
rykende ferske saker kan du natuligvis søke på
emne og stikkord, og bla frem gamle kunster i alle
våre tidligere utgivelser. Alt på ett sted, enklere
blir det ikke. Velkommen til vår blogg!
Besøk vismatips.net
Visma brukertips 12/12
Visma Business
DATA
ÅRSOPPGJØR
Visma Business genererer
automatisk inngående og
utgående balanse mellom
år/ perioder. Du kan derfor
ha flere regnskapsår aktive.
Noen tradisjonell årsavslutning er derfor ikke nødvendig. Men det er likevel en
del ting å huske på.
Du må kjøre Omsetningsoppgave for 6. termin og
oppdatere utposteringen
av merverdiavgiften. Husk
også “Flytt sperredato” i
dialogen for Avgiftsoppgave eller flytt sperredato
manuelt slik at regnskapsåret er sperret. Du må bokføre disponeringen av årets
resultat. Kontroller at hele
resultatet blir disponert slik
at det ikke blir differanse på
inngående saldo for nytt år.
Deretter anbefales det at
du kjører ut saldobalanse,
resultatregnskap, balanse,
kontoutdrag, aldersfordelte
saldoliste på reskontro og
åpne poster på reskontro
pr. 31.12.
DATA
DATA
DATA
DATA
DATA
Lagertelling
Klikk her for å se demovideo som viser hvordan du kan
gjennomføre en lagertelling i Visma Business.
http://www.youtube.com/watch?v=GYCGlPSWbnU&feature=player_embedded
Endringer i krav til fakturalayout
Finansdepartementet har endret bokføringsforskriften,
noe som blant annet medfører nye krav til innholdet i
utgående fakturaer.
Dersom selger er aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap skal også ordet ”Foretaksregisteret” fremgå av salgsdokumentet, jf. Foretaksregisterloven § 10-2. Videre skal hovedkontorets
adresse framgå av salgsdokumentet til slik selger. Dersom slik selger er
under avvikling skal dette framgå av salgsdokumentet. (§ 5-1-2 tredje
ledd fjerde til sjette punktum)
Dette kan løses i Visma Business ved å legge til teksten “Foretaksregisteret” i en ubrukt kolonne i tabellen Bedriftsopplysninger (f.eks. kolonnen
Adresse 3) og gjøre denne tilgjengelig på formularet bak Org.nr.
Hvis ikke hovedkontorets adresse allerede fremkommer på fakturaen
må det endres i Bedriftsadressefeltene enten direkte på formularet eller
i tabellen Bedriftsopplysninger for at riktig adresse skal fremkomme på
fakturaen.
Til sist, hvis fakturautsteder er under avvikling må dette også legges ut
på formularet. Denne teksten kan legges direkte inn på formularet, eller
bruke et datafelt i tabellen Bedriftsopplysninger (f.eks. feltet Adresselinje 4) og gjøre dette feltet tilgjengelig på egnet sted på formularet.
Hvis du ikke er kjent med hvordan du redigerer formularer, kontakt din
forhandler for bistand.
I versjon 5.32 er standardformularet for faktura, «Faktura Foretaksregister (OCR) - NO» (formularnr. 118), satt opp med teksten «Foretaksnummer» for kunder som tar i bruk standardoppsettet. Vi har lagt til et
nytt felt i tabellen Bedriftsopplysninger for å skrive inn registeret din
organisasjon er registret i. Feltet kalles Organisasjonstype. Her må du
skrive inn Foretaksregisteret hvis regelendringen gjelder din bedrift.
Dersom du bruker et eget tilpasset formular kan du selv legge til feltet
med formelen @Bedrift (Organisasjonstype)bak organisasjonsnummeret.
Visma Business –
fordelingsnøkler
I Visma Business er det enkelt
å lage fordelingsnøkler.
Dette gjøres under regnskap
– periodisering. Her kan du
legge inn antall måneder
det skal periodiseres over
og til hvilke balansekonti
periodiseringen går mot.
Bilaget føres mot ”normal”
kostnadskonto i registrering,
slik at systemet skjønner
hvilken konto det skal
kostnadsføres på. Legg
inn periodenøkkel og
beskrivelse, samt debet og
kredit konto. Sum andeler
fylles ut automatisk når du
fyller inn fordelingen i feltet
under. Det er viktig at Sum
andeler går i 100.
Man kan også hente
inn feltet periodisering i
dokumentsenter slik at man
registrerer der.
HÅNDTERMINAL
Se frem til å låse døren fra
utsiden når b
utikken endelig stenger – og gjør det
med god samvittighet!
Barex hånterminal er et
verktøy som garantert vil
forenkle o
g forbedre butikkhverdagen. Med denne
for hånden vil du oppleve
gleden av total orden og
kontroll.
Med Barex håndterminaletikettskriver og programvare blir alle varer utstyrt
med strekkoder – og alle får
de hver sin plass i systemet.
Da kan varene enkelt skytes
over til håndterminalen. Fra
håndterminalen overføres
varer til Visma Business eller
Visma Global.
Kom i gang med løsningen
dette år og se frem til en
mye enklere jobb med
lagertelling!
Visma brukertips 12/12
Visma Lønn
DATA
SKATTEKORT INNLEVERING
I tabellen “Forskuddstrekkog feriepengeopplysninger”
ligger det felt på den ansatte
som forteller om skattekortet er levert, og om
arbeidsgiver er en biarbeidsgiver. Hvis bedriften
er en biarbeidsgiver, bruker
systemet alltid %-trekk ved
lønnsberegning, selv om
tabellnummeret finnes og er
lagt inn på den ansatte.
Du kan under “Grunndata \
Firmaopplysninger \ Lønnsår
\ Skattekort” velge om
forskuddstrekket skal benytte
en fast trekkprosent (for eksempel 50%) hvis skattekort
ikke er levert, innen en gitt
dato. Noe du er pålagt å gjøre
hvis den ansatte ikke leverer
skattekortet innen 31.1.
Standardverdien i feltet for
forskuddstrekk er 50%, og
datoen er 31.01.
Hvis du bruker denne rutinen
for å trekke 50 % skatt etter
den fastsatte datoen, er det
viktig at du er påpasselig med
å sette hake for “Skattekort
levert” på de ansatte når de
leverer sine skattekort.
Den ansatte har ikke krav
på å få tilbakebetalt for mye
trukket skatt. Den ansatte må
da ta kontakt med ligningskontoret for å få utstedt nytt
skattekort som tar hensyn til
den skatten som allerede er
trukket.
DATA
DATA
DATA
DATA
DATA
ÅRSAVSLUTNING
Minner om at det ligger en
årsavslutningsveiledning på
Infoline i Visma Lønn. Denne
er grei å lese gjennom før
man starter på lønns- og
trekkoppgavene. For å kjøre
årsavslutning må versjon
7.61 være installert.
Effektiv håndtering av
reiseregninger og utlegg
Visma Lønn og Visma Avendo er fullt integrert med
Visma HR & Travel.
Visma HR & Travel er en webbasert løsning som gjør det enklere og mer
effektivt å utføre alle oppgavene knyttet til registrering, attestering og
godkjenning av reiseregninger og utleggsfunksjoner.
Mange reiseutlegg gjøres med kredittkort. Vismas løsning kan knyttes direkte opp mot kredittkort fra de største norske firmakortutstederne. Når
de ansatte bruker kredittkort på reisen, kan de enkelt hente transaksjonene direkte inn i nettløsningen, og slipper å registrere opplysningene
manuelt.
5 gode grunner:
• Alltid tilgjengelig og oppdatert på web
• Brukervennlig og enkel å bruke for alle
• Ingen installasjon
• Elektronisk attestering og bokføring sparer tid og fjerner feilkilder
• Alltid oppdaterte satser og regler
Automatisk og enkelt! Ikke bare er det enkelt for ansatte og registrere
reiseregninger og utleggsrefusjoner. Overføringen av dataene skjer
automatisk slik at virksomheten sparer ressurser knyttet til punching og
dobbeltregistrering. Attestering og godkjenning skjer via elektronisk
dokumentflyt, og det blir mye enklere å utbetale refusjoner og viderefakturere kostnader.
Klikk på lenken for å se video av løsningen:
http://www.youtube.com/watch?v=wnkhQhVXE6E&feature=youtu.be
Det koster fra kr 5500,- (kr 577 pr. mnd. i abbonement) å kommer i gang
med Visma HR & Travel.
Kontakt oss på adbsupport@teneodata.no eller 45219000 for å bestille
og komme i gang med løsningen som forenkler din hverdag.
LØNN UPDATE 2012 - få
med deg årets viktigste
oppdatering!
Visma Kompetansesenter
Lønn og HR arrangerer i
november og desember
Lønn Update 2012.
Erfaringen fra tidligere år
er at enkelte kurs fylles opp
raskt. For å være sikker på
plass anbefaler vi deg å
melde deg på tidlig.
Lønn Update 2012 består av
to hele kursdager. Du kan
selv velge om du vil delta
på en eller begge dager:
Dag 1 gir deg en oppdatering
av viktige regler og nyheter
på lønnsområdet, i tillegg til
at du får en gjennomgang
av de mest brukte lønnsog trekkodene i Skatte­
direktoratets kodeoversikt
Dag 2 tar for seg rutinene for
lønnsinnberetning i Visma
Lønn/ Visma Avendo Lønn,
samt nyttige tips og råd om
interessante muligheter i
lønnssystemet
Her kan du melde deg på og
finne mer informasjon om
Lønn Update 2012.
Visma brukertips 12/12
Nytt driftsenter
DATA
FRISTER SKATTEETATEN
JANUAR 2013DATA
15. jan
Oppgjørsliste og utleggstrekk –
frist for levering og betaling
16. jan
DATA
20. jan
DATA
DATA
Vi er helt i skyene med
nytt driftsenter!
– eksperter på drift av Visma
Vårt splitter nye driftssenter er tilrettelagt for din
Visma programvare!
Terminoppgave, arbeidsgiveravgift og skattetrekk – frist for
levering og betaling
Omsetningsoppgave og moms
på elektroniske tjenester
(VOES) – frist for levering og
betaling
21. jan
Arbeidsgiveravgift – frist for
levering av årsoppgave ved
levering av lønns- og trekkoppgaver på papir
DATA
21. jan
Lønns- og trekkoppgaver – frist
for levering på papir
Nylig åpnet vi vårt nye og moderne driftsenter i Forskningsparken på
Blindern. Senteret er bygget for fremtiden og sikkerheten er overlegen.
Dette betyr at alle dine data blir lagret i Norge og har bakkebasert fiber
i tillegg til luftbasert radiolink, noe som sikrer maks oppetid.
31. jan
Senteret overvåkes 24/7/365 og er sikret mot ikke autorisert personell
gjennom kodelåser. Hver natt sikkerhetskopieres alle dine data og blir
overført til en annen fysisk lokalisasjon i tilfelle brann, oversvømmelse
og lignende. Nevnte vi at senteret også har ekstra strømtilførsel?
– Velkommen til en ny hverdag som har faktisk blitt enda tryggere og
mer tilgjengelig.
31. jan
Dine filer og programmer er tilgjengelig uavhengig av hvor du er
– enten du er på jobb, på reise eller hjemme.
Lønns- og trekkoppgaver – frist
for levering på diskett/CD
Lønns- og trekkoppgaver – frist
for elektronisk levering
31. jan
Aksjonærregisteroppgaven –
frist for levering på papir
I tillegg til å ha tilgang til dine filer og applikasjoner der du befinner deg,
har du i tillegg et ekstra sikkerhetsnivå ved hjelp av kodegenerator på
web eller mobiltelefon.
Løsningen er basert på Citrix-teknologi. Det vil si at man kan koble seg
opp med alt fra vanlig pc og mobil til nettbrett eller Mac, så lenge du har
en Citrix-klient.
Løsningen inneholder Microsoft Exchange server, noe som gir deg
tilgang til e-post og kalender via smarttelefoner og nettbrett.
Oppetid er garantert til 99,5% mellom 0800 og 1600. Serviceluker
utføres natt / helg, så i praksis er løsningen «alltid» tilgjengelig. Visste du
forresten at det å holde driftingen av data innenlands også betyr å spare
miljøet? Norsk energi er 90% fornybar og det er fornuftig når vi vet hvor
mye strøm et driftsenter trenger. Velkommen til en fjernløsning som
egentlig er ganske så nær.
Hvert år gjøres det omtrent 5 millioner yrkesreiser
i Norge. Størstedelen av reiseregningene fylles ut
manuelt, men det finnes en løsning som gjør prosessen mye enklere og raskere. Med den webbaserte
løsningen Visma Travel Expense for håndtering av
Visma Travel Expense
- Enkel håndtering av reiseregninger og utlegg
reiseregninger og utleggsrefusjoner kan du spare
tid og penger.
Visma brukertips 12/12
Visma Global
DATA
Avstemme hovedbok
DATA
En enkel måte å avstemme
hovedbok finnes i rutinen
kontoforespørsel. Hovedboken skal jo til enhver tid
balansere slik at driftskontoer
og balansekontoer går opp
i opp.
DATA
Hvis du går inn på menypunktet «forespørsel» –
«kontoforespørsel», har du en
spesifiseringsseksjon oppe
til venstre i skjermbildet. I
feltet for «kontonr.» kan du
taste inn kontonummeret du
ønsker å få frem transaksjonene for.
DATA
DATA
Hvis du vil avstemme hovedboken så kan du taste
inn xxxx. Da får du frem alle
transaksjoner for alle hovedbokskontoer. Da skal det
stå «Sum transaksjoner = 0»
under tabellen med transaksjoner.
DATA
Du kan kaste regnskapspapirene
Nå trenger du snart ikke
lenger ta vare på regnskapspapirer. Alt kan oppbevares
elektronisk fra og med
1.januar 2013. Nye regler
fra regnskapsår som blir
påbegynt 1. januar 2013 eller
senere likestiller elektronisk
lagring med bedriftens nåværende papirarkiv.
De viktigste endringene er:
• Du trenger ikke lenger
skrive ut pliktige regnskapsrapporter.
Kopier råbalansen i Visma Global
til MS Excel
For å få kopiert Råbalansen til Excel, skal man først lage den i Visma
Global. Det kan gjøres på “Rapportering”-“Statis-Ticker”. Under “Rapporttype” velg “Regnskap”. Trykk på “Vedlikehold av rapportkolonner”
og i nyåpnet vindu trykk på “ny rapport”.
Kolonne 1 skal vise inngående balanse: skriv “IB” i tekst-feltet, Type
–“Inng.saldo”, Periode-“Januar”, År-“Aktuelt år”. Alle felter med “pilen
ned” er felter med ferdigdefinerte faste verdier man kan velge mellom.
Kolonne 2 skal vise bevegelser i perioden: skriv(f.eks) “Bevegelser” i tekst
feltet, Type-“Faktisk”, Periode-“Hittil i år”, År- “Aktuelt år”.
Hvis du vil ha en råbalanse
for en bestemt periode i
året, f.eks per 31.08, anbefaler vi å IKKE definere det
på “Vedlikehold av rapportkolonner”. Du kan enkelt
definere til og med hvilken
periode du ønsker å få
råbalansen på venstre siden
direkte på Statis-Ticker.
Kolonne 3 viser utgående balanse: skriv “UB” i tekst-feltet, Type-“Utg.
saldo”, Periode-“Hittil i år”, År-“Aktuelt år”.
Trykk på Lagre-knappen. Du får opp et vindu, hvor du oppgir navnet på
rapporten(evt. “Råbalanse”) og velger om den skal gjelde kun for den
ene klienten eller skal være felles for alle klienter. Nå kan du inne på
Statis-Ticker velge rapporttype “Regnskap”, innhold i rapportkolonner
“Råbalanse”. Ønsket periode definerer du på ”Regn.år/periode” og evt.
ønsket Detaljnivå(f.eksHovedbok”): Det er viktig å ha en forståelse for
at i kolonner for “Bevegelse” og “UB”
får man alltid tall fra januar og til og
med den perioden som er definert
på “Regn.år/Periode”, så lenge “Hittil
i år” er valgt under “periode” på
“vedlikehold av rapportkolonner”.
NYTT ÅR
Visma Global genererer
automatisk inngående og
utgående balanse mellom år/
perioder. Du kan derfor ha
flere regnskapsår aktive. Noen
tradisjonell årsavslutning er
derfor ikke nødvendig.
Ved overgang til nytt år er
det lurt at du endrer innstillingen for regnskapsår allerede fra dag én. Dette gjør du
ved å gå inn på verktøymenyen, velge ”Firmainnstillinger” og den tredje fanen
”Økonomi”. Da får du opp
et skjermbilde der du kan
endre regnskapsår.
Dersom du benytter bilagsnummerserie pr. år, må du
huske å legge opp ny nummerserie. Dette kan du gjøre
ved å dobbelklikke på
bilagsart (som er knyttet
mot posteringstype). Da
kommer du til bilagsnummergruppe. Legg inn
intervall for 2012 og start
bokføring.
På denne måten kan du bokføre både i 2011 og i 2012
og samtidig holde kontroll
på hvilke bilagsnummerserier som skal benyttes.
Godt nytt år!
Trykk på “Oppfrisk”-knappen i Global eller F5-knappen på tastaturet.
For å kopiere rapporten til Excel,
høyreklikk i tabellen og velg “Kopier tabellinnhold til Excel”. Gå deretter
til Excel og lim inn. Nå vil du har råbalanse fra Visma Global i Excel.
• Du kan velge å erstatte alle
fysiske regnskapspapirer
med digital lagring.
Opplev gevinstene med
elektronisk fakturahåndtering Visma Dokumentsenter
Håndtering av innkommende fakturaer og
bilag er en ressurskrevende oppgave for
veldig mange bedrifter. Visma Dokumentsenter utvider økonomisystemet med et
effektivt og moderne verktøy for sikker
elektronisk bilagshåndtering. Med elektroniske løsninger kan din bedrift spare
mye arbeid.
Visma brukertips 12/12
Visma CRM
DATA
Ny versjon av Visma
CRM
DATA
Send en julehilsen til kundene
dine ved hjelp av Visma CRM
Kort om noen av nyhetene
i VISMA CRM 7.70:
DATA
Mange bedrifter benytter anledningen i førjulstiden til å
sende en hyggelig julehilsen til kundene sine. Dette kan
du gjøre på en enkel måte med Visma CRM.
• Kartintegrasjon – Ny
kartvisning av forbindelsens adresse. Google
Map er implementert
En av de store fordelene med Visma CRM er at du i større grad kan skille
kundegrupper fra hverandre, og følge dem opp på ulik måte. Eksempelvis kan du sende en julehilsen på e-post til de kundene som foretrekker
det, og sende en julehilsen per brev til andre kunder.
• Oppdatering av Økonimiske nøkkeltall – kan
nå gjøres direkte i
Forbindelsesgridden på
høyreklikk, uavhengig av
tidsstyrt oppgave
Følg denne fremgangsmåten for å sende brev til de kundene/forbindelsene som foretrekker det, eller som du ikke har e-postadressen til:
Visma CRM versjon 7.70
er nå klar. Versjonen inneholder flere nyheter
og forbedringer
DATA
DATA
DATA
• Forbedring av e-post
eksport rutinen
• Raskere p legge til
tilleggsknytninger som
prosjekt, pot salg og
supportsak
• Velg om brevet skal sendes til et utvalg av kunder/ forbindelser eller
bestemte kontaktpersoner hos forbindelsene
• For å sende til forbindelser: Velg menyvalget Rutiner – Masseutsendelse brev – Forbindelser
• For å sende til kontaktpersoner: Velg menyvalget Rutiner
– Masseutsendelse brev – Kontaktpersoner
• Gjør et utvalg av forbindelser eller kontaktpersoner
• Velg en mal for brevet. Du kan velge en forhåndsdefinert mal eller et
blankt dokument
• Muligheter for å legge til
oppfølgingsdato og tid
• Hvis du vil bruke en forhåndsdefinert mal: Velg Flettemal fra eksisterende mal i nedtrekkslisten i feltet Mal. Naviger til der malene er lagret
og åpne ønsket mal
• Hurtig-funksjons taster
er implementert i Outlook eksport rutinen
• For å velge et blankt dokument: Velg Flettemal fra blank mal i
nedtrekkslisten i feltet Mal. Naviger til der malene er lagret og åpne
ønsket mal
• Det er nå en innebygd
sjekk for å unngå duplikater ved eksport av
e-post
• Merk: Forhåndsdefinerte maler er som regel lagret på følgende sted på
Visma CRM-serveren: ”Programfiler – Visma – SalesOffice – Templates”
• Les mer om alle nyheter
og forbedringer i vedlagte Versjonsbrev
* Versjonen er releaset
koordinert med Visma
Global 7.70
Kontakt oss for
oppdatering
INTERESSEOMRÅDE PÅ
KONTAKTPERSON
Ofte kan det være flere
kontaktpersoner hos din
kunde som du ønsker å
sende ulike budskap. Daglig
leder må få informasjon om
viktige nyheter, lagersjefen
må få informasjon om ukens
tilbud på reoler og begge
må selvfølgelig få julehilsen.
Ved å benytte interesseområde på kontaktperson
kan du styre ditt budskap
dit du vil.
Slik går du frem:
Hent inn kontaktperson fra
Rutiner\kontaktpersoner.
Opprett ønskede interesseområder og legg disse til
kontaktpersonen.
Når du skal sende DM eller
julekort kan du lage et
utvalg på det interesseområdet du ønsker. Alle
felt i utvalgsdialogen. Gå til
interesseområde på kontaktperson. Dra denne over til
høyre i Nytt utvalg. Søk opp
ønskede interesseområder
med F12 i verdifeltet. Utvalget kan selvsagt lagres for
senere bruk.
• Resultat: Malen åpnes i Word
• Gjør endringer i flettemalen etter ønske. Merk: Endringene vil bare
gjelde flettemalen for denne utsendelsen, og påvirker ikke den
forhåndsdefinerte malen
• Lagre og lukk flettemalen, og gå tilbake til Visma CRM
• Velg om brevet skal sendes til utskrift eller fax. Merk: Systemet velger
den skriveren eller faxen som er standard på din pc
• Klikk på Start fletting
TENEO BRUKERSTØTTE
Du har nettopp levert
dagens rapport. Klokka er
to. Klokka fire skal alle medarbeiderne dine ha mottatt
lønn. Hva skjer? Systemet
krasjer, et eller annen har
sluttet å fungere, og du,
hva gjør du? Får panikk?
Neida, du puster rolig og
ringer Teneo Brukerstøtte,
selvfølgelig.
Ring oss på telefon
452 19 000 for mer
informasjon og tilbud.