Lathund – Elektronisk fakturahantering Botema Fastighets AB

Sidan 1 av 8
Lathund – Elektronisk fakturahantering
Botema Fastighets AB
Fakturahantering
2015-02-01
Botema Fastighets AB
Box 6018
102 31 Stockholm
Tel: +46 (0)8 – 32 74 60
Web: www.botema.se
E-post: info@botema.se
Org.nr: 556192-9984
Momsreg: SE556192998401
Godkänd för F-skatt
Sidan 2 av 8
1 Introduktion .......................................................................................................... 3 2 Mina fakturor ........................................................................................................ 4 2.1 Status .............................................................................................................. 4 2.2 Sortera och selektera .................................................................................... 4 3 Hantera en faktura ............................................................................................... 5 3.1 Signera ............................................................................................................ 6 3.2 Alternativ ........................................................................................................ 7 3.2.1 Skicka för info ........................................................................................... 7 3.2.2 Utredning .................................................................................................. 8 Botema Fastighets AB
Box 6018
102 31 Stockholm
Tel: +46 (0)8 – 32 74 60
Web: www.botema.se
E-post: info@botema.se
Org.nr: 556192-9984
Momsreg: SE556192998401
Godkänd för F-skatt
Sidan 3 av 8
1 Introduktion
Botema Fastighets AB erbjuder en tjänst för att kunna hantera elektronisk
fakturahantering. Detta innebär en betydande förenkling av hanteringen av
leverantörsfakturor. Via en inloggning når du som attestant fakturor och kan enkelt
och snabbt attestera dessa för betalning.
Om ni ännu inte anslutit er fastighet till tjänsten är detta enkelt gjort. Kontakta oss på
info@botema.se så berättar vi mer och sätter ihop de avtal och dokument som
behövs.
Vi använder oss av en tjänst från Palette. Tjänsten är installerad på säkra servrar i en
kontrollerad servermiljö. All kommunikation mellan din dator och tjänsten sker
krypterat.
Information om tjänsten, länk till dokument som bl.a. denna lathund samt
inloggningslänk finns på https://efh.botema.se.
Botema Fastighets AB
Box 6018
102 31 Stockholm
Tel: +46 (0)8 – 32 74 60
Web: www.botema.se
E-post: info@botema.se
Org.nr: 556192-9984
Momsreg: SE556192998401
Godkänd för F-skatt
Sidan 4 av 8
2 Mina fakturor
Efter inloggning kommer du till sidan ”Mina fakturor”. Här presenteras alla aktiva
fakturor som du berörs av, d.v.s. fakturor som inte har blivit attesterade och
skickade för betalning.
2.1 Status
En faktura kan ha fem olika status:
•
På väg – fakturor som är inskannade och som är "på väg" till rollen, dvs. rollen
ingår i flödet för fakturan men en annan roll har den för behandling just nu.
•
För behandling – fakturor som rollen har att kontrollera/kontera/signera.
•
Under utredning – fakturor som lagts på utredning hos rollen och ska
undersökas ytterligare internt eller externt innan de konteras/signeras eller
kommenteras och skickas vidare för kontroll/kontering/signering av annan roll.
•
Behandlad – fakturor som rollen har kontrollerat/konterat/signerat och som
inte är definitivbokade i affärssystemet ännu.
•
Okänd – fakturor som rollen har angett som okända och skickat vidare utan
åtgärd.
2.2 Sortera och selektera
Som standard visas fakturor med status För behandling (röd) samt Under utredning
(gul), dvs. fakturor som rollen aktivt ska arbeta med.
För att visa fakturor med annan status markera kryssrutan för den önskade statusen
och klicka sedan på knappen ”Uppdatera”.
På sidan ”Mina fakturor” går det också att selektera och söka fram fakturor med
urvalen ”Bolag” och ”Leverantör”. Även här aktiveras urvalen genom att klicka på
knappen ”Uppdatera”.
Botema Fastighets AB
Box 6018
102 31 Stockholm
Tel: +46 (0)8 – 32 74 60
Web: www.botema.se
E-post: info@botema.se
Org.nr: 556192-9984
Momsreg: SE556192998401
Godkänd för F-skatt
Sidan 5 av 8
Fakturorna på sidan ”Mina fakturor” kan sorteras efter de olika rubrikraderna genom
att klicka på respektive rubrik. Klicka ytterligare en gång på rubriken för att sortera
den stigande eller fallande.
Genom att klicka på raden för önskad faktura visas detaljerad information om
fakturan samt den inskannade fakturabilden och eventuella bilagor (mer information i
kapitel om ”Hantera en faktura”).
3 Hantera en faktura
I ramen ”Faktura”, till vänster, visas ett antal uppgifter om fakturan som tolkats från
pappersfakturan eller lästs in från e-fakturan, och som följer fakturan hela vägen i
Palette.
•
Leverantörs ID
•
Leverantörens fakturanummer
•
Bokföringsdatum
Botema Fastighets AB
Box 6018
102 31 Stockholm
Tel: +46 (0)8 – 32 74 60
Web: www.botema.se
E-post: info@botema.se
Org.nr: 556192-9984
Momsreg: SE556192998401
Godkänd för F-skatt
Sidan 6 av 8
•
Förfallodatum
•
Nettobelopp
•
Momsbelopp
I ramen ”Fakturabild”, till höger, visas den inskannade fakturabilden eller e-fakturan i
en grafisk presentation. Beroende på bildformat visas eventuella fakturabilagor som
blivit inskannade som siffror ovanför fakturabilden.
Klickar man på fakturan öppnas ett nytt fönster som förstoring. Klickar man på
denna förstorade bild så återgår man till ursprunglig storlek. Detta kan man också
göra via knappen ”Visa stor bild” om det är en e-faktura.
3.1 Signera
När man trycker på ”Signera” så godkänner man fakturan och skriver under med sin
”signatur”.
En faktura går vidare till nästa nivå i flödet först när denna blivit signerad av rollerna
som ingår i flödet. Du har nu inte möjlighet att ändra eller lägga fakturan på
utredning.
Om du har fler fakturor på sidan ”Mina fakturor” som ska attesteras visas nästa
faktura, annars kommer du tillbaka till ”Mina fakturor”.
För att en faktura ska bli slutsignerad och kunna gå iväg för definitivbokning och
betalning måste den vara konterad till 100 % på giltiga konton samt signerad av
behörig(a) person(er) i Palette.
Botema Fastighets AB
Box 6018
102 31 Stockholm
Tel: +46 (0)8 – 32 74 60
Web: www.botema.se
E-post: info@botema.se
Org.nr: 556192-9984
Momsreg: SE556192998401
Godkänd för F-skatt
Sidan 7 av 8
3.2 Alternativ
3.2.1 Skicka för info
För att skicka fakturan och dess uppgifter via e-post, klicka på knappen ”Alternativ”
och välj ”Skicka för info”. Som standard fylls meddelandet med basinformation om
fakturan. Här kan man lägga till ytterligare information samt ett eget meddelande till
mottagaren.
Botema Fastighets AB
Box 6018
102 31 Stockholm
Tel: +46 (0)8 – 32 74 60
Web: www.botema.se
E-post: info@botema.se
Org.nr: 556192-9984
Momsreg: SE556192998401
Godkänd för F-skatt
Sidan 8 av 8
3.2.2 Utredning
Om en faktura måste undersökas ytterligare innan den kan signeras kan fakturan
läggas på utredning.
1. Klicka på knappen ”Alternativ” och välj ”Utredning”.
2. Välj typ av utredning för fakturan, d.v.s. vad fakturan väntar på, som en
information. Följande status finns att välja mellan:
a. Intern utredning – väntar på besked från intern roll.
b. Utredning mot leverantör – väntar på besked från leverantören.
c. Väntar på kredit – väntar på kreditfaktura från leverantören.
3. Klicka på ”Roll för utredning” för att välja vem som ska få fakturan för
utredning. Klicka på ”Sök” i rutan som kommer upp. Välj roll i listan genom att
dubbelklicka. Anges ingen roll så läggs fakturan på utredning hos den
innevarande rollen.
4. Skriv in en orsak till varför fakturan läggs på utredning i fältet ”Meddelande”.
5. Kryssa i ”Tillbaka till mig efter utredning” om du ska få tillbaka fakturan efter
utredning.
6. Det är möjligt att bifoga en fil till fakturan, genom att klicka på ”Bifoga fil”.
7. Klicka på ”Skicka för utredning”. Om du inte väljer någon roll som ska ha
fakturan för utredning visas en fråga om du vill lägga fakturan för utredning på
dig själv.
8. Det sparas en Fritext som anger att en utredning har gjorts och till vem
utredningen skickades.
När en faktura befinner sig på utredning är dess status ”Under utredning”.
Botema Fastighets AB
Box 6018
102 31 Stockholm
Tel: +46 (0)8 – 32 74 60
Web: www.botema.se
E-post: info@botema.se
Org.nr: 556192-9984
Momsreg: SE556192998401
Godkänd för F-skatt