Hogia MobiLast, produktfolder - Hogia

Hogia MobiLast
– Ett öppet och flexibelt system som främjar din lönsamhet!
Hogia MobiLast är ett IT-verktyg, byggt på de senaste informations- och kommunikationsteknologierna för att
förenkla arbetet inom ditt företag. Det är ett användarvänligt och öppet Windows-system vilket gör det enkelt
med kopplingar till t ex ekonomisystemet.
Hogia MobiLast är ett standardsystem som används av transportföretag för att boka, planera, fakturera och följa upp sina
egna eller andras fordon. MobiLast är uppbyggt av moduler
som kan kombineras på olika sätt så att det passar för en lång
rad olika verksamheter.
Starka band till Hogias ekonomisystem
Naturligtvis går det att kombinera Hogias breda utbud av
ekonomisystem med funktionerna i MobiLast. Du som kund
kan välja ekonomisystem efter just dina behov. Vi kan erbjuda
allt från det avancerade Hogia Affärssystem till Hogia Ekonomi
Compact Edition.
Terminalsystem
3PL
lager
Transport.system
Ekonomisystem
Löne-/HRsystem
Ensam är inte stark!
Att kunna bygga en stark systemlösning med hjälp av kopplingar till andra system är en nyckelfaktor i MobiLast.
Vi har en öppenhet som gör att vi gärna ser att andra företag
kopplar sina system till MobiLast. Det skall vara enkelt att koppla ihop systemen och det måste vara kostnadseffektivt för våra
kunder. Därför lämnar vi gärna ut våra gränssnitt, utan kostnad
till våra partners.
Att vi verkligen tror på öppna system där kunden har sin frihet
att välja inte bara mellan olika funktioner utan också kunna
välja vilka leverantörer som man vill anlita tror vi är framtiden.
Kund
Har två funktioner dels som kundregister, men fungerar även
som ett adressregister. Nyckelfält är kundnamn, kundkod,
kundnummer och kundreferens vilket samtliga är sökbara vid
orderregistrering. Kundnamnet kan användas till sökningar i
systemet. Du har möjlighet att ange om leveransadressen även
ska gälla som fakturaadress eller om fakturaadressen ska vara
en separat adress. Här finns plats för att lägga in uppgifter om
kundens öppettider, lunchtider, hämt- och leveranstider. Vid
orderregistrering känner systemet av vilka tider som gäller för
den valda kunden och hämtar dessa. Systemet hanterar även
kundreferenser som kan kopplas till kund eller adresspost och
väljs vid orderregistrering.
Artiklar och prissättning
I Hogia MobiLast lägger du upp dina artiklar och prissätter
dem. Priset visas per enhet på transportorder. Artikeltyperna
kan vara manuella eller fasta och anger vilken sorts artikel det
är. Om det är en transport eller kanske en avgift/skatt som
ska debiteras kunden så behandlas dessa artiklar på olika sätt i
systemet. Du kan koppla en artikel till en specifik prislista
(Microsoft Excel). Givetvis kan du skriva ut en artikellista.
Enheter
Enhetsregistret består av 15 stycken prefix och suffix som är
tänkta att användas för beskrivning av godsets karaktär.
Exempel är ett visst antal, vikt, volym eller egna enheter.
Namn på såväl prefix (t ex vikt) som suffix (t ex kg), definieras
av användaren.
Fordon
I fordonsregistret skriver du in alla grunddata rörande fordonet.
Du kan dela in dina fordon i olika fordonstyper så att du enkelt
vid orderregistreringen vet om fordonet passar för uppdraget.
Dessa uppgifter definierar du helt själv. I fordonsregistret finns
för varje utrustningsalternativ en kryssruta som kan kryssas i
beroende på vilken typ av utrustning eller egenskaper ett fordon har. Dessa alternativ finns sedan tillgängliga även i orderformuläret för respektive order, vilket ger möjlighet att för varje
order markera om uppdraget kräver en speciell utrustning,
exempelvis baklift.
Om man lastlägger en order på ett fordon som inte uppfyller
de kriterier som man har angett för fordonet får man en varning i systemet.
Förare
Förarregistret innehåller uppgifter om förare med ID och namn
samt vilken transportör föraren kör för. Dessa uppgifter återfinner man sedan i orderformuläret där man kan knyta ihop en
förare med ett fordon.
Orderregistrering
I orderformuläret sker det dagliga arbetet med att registrera
order. De uppgifter man hämtar från underliggande register
för att fylla ordern, sparas ned på ordern. Detta innebär att du
kan ändra uppgifterna på ordern utan att behöva ändra dem i
aktuellt register. Det får också som konsekvens att om du ändrar uppgifter på en kund i kundregistret kommer dessa inte att
ändras på order som redan är registrerade. De nya uppgifterna
kommer först att användas då du skapar en ny order eller går
in på den gamla ordern och väljer kunder eller andra uppgifter
på nytt.
För hantering av återkommande order/stående order finns
funktionen ”fasta order”. Här registreras hur ofta en order skall
förekomma under en tidsperiod. Via en genereringsfunktion
skapas automatiskt alla fasta order under vald period.
Transportplanering
Transportplaneringen i orderlistan är ”hjärtat” i Hogia
MobiLast. Den är utvecklad för att kunna erbjuda maximal
flexibilitet för användaren. Olika användare vill se olika typer
av information om en order. Ekonomiavdelningen vill kanske
bara se vilka order som är klara att fakturera, en trafikledare vill
kanske bara se de order han/hon har registrerat och en annan
vill se samtliga order lagda på ett specifikt fordon. Hogias
MobiLast ger dig möjlighet att själv bestämma vilken information du vill se om ordern.
Du kan registrera en order även om du vid registreringstillfället saknar all information, t ex kan fordonet bestämmas vid ett
senare tillfälle. Varje order i listan har en färg som visar vilken
status ordern har. I orderlistan har man en samlad bild över alla
order, det har lagts stor vikt vid möjligheten att göra individuella anpassningar.
Fakturering
När dina transporter är utförda fakturerar ni direkt i MobiLast.
En standardfakturalayout för debet- och kreditfaktura följer
med i MobiLast. Vill du ha en egen fakturalayout så hjälper vi
till med det. När faktureringen är klar skapas en kundreskontrafil som exporteras till ekonomisystemet.
Verksamhet/flera kontor
Har du flera kontor kan du dela upp användare, kunder och
fordon i olika verksamheter eller geografiska kontor/områden.
Det används även till att knyta ordern till rätt verksamhet/kontor och möjliggör fakturering, avräkning och redovisning för
olika juridiska enheter/bolag.
Avräkning
Är en funktion som används när en tredje part t ex åkare,
grusgrop ska ha ersättning för en utförd tjänst/material. Ersättningen dras som procentsats på inkört belopp eller som fasta
belopp och här skapas avräkningsnotor, betalningslistor och
leverantörsreskontrafil.
Utskrifter
Det är möjligt att skriva ut listor för:
XX
XX
XX
XX
XX
XX
artiklar
kunder
order
fordon
fordonsgrupper
varugrupper
XX förare
XX kontor
XX statistiklista för
order/fordon
XX statistik för
varje enskild order
Behörighetsnivåer
Administrerar samt kategoriserar vilken behörighet
användaren ska ha i systemet t ex transportplanerare,
ekonom etc.
Efterregistrering av fraktsedlar
”Snabbstansning” av order/fraktsedel med begränsad mängd
uppgifter för att man enkelt och snabbt ska kunna registrera de
transporter som kommer in först efter de har utförts.
Teknisk information
Integrationer/EMI
Ytterligare funktionalitet kan tillföras systemet genom integrationer till andra system. Idag finns ett antal färdiga partnerintegrationer vilka säljs som paketerade standardkopplingar. En
paketerad standardkoppling är en färdig integration som är
klar och testad av respektive leverantör. Den är enkel att få på
plats och komma igång med och innebär inte några överraskande kostnader för kunden.
I våra integrationer används Hogia EMI vilken kan delas upp
i delkomponenterna EMI Gränssnitt och EMI Service. Hogia
EMI Gränssnitt är en skriftlig gränssnittsspecifikation, som två
olika leverantörer kan anpassa sina respektive produkter/programvaror till, för att därigenom skapa en väl fungerande kommunikation mellan de båda produkterna/programvarorna. EMI
Gränssnitt består av en uppsättning XML-meddelanden innehållandes en datamängd formaterat på ett standardiserat sätt.
Installation och utbildning
Installation av Hogia MobiLast och ekonomisystem på server
och klienter offereras separat tillsammans med utbildning och
grundkonfigurering av basdata på plats hos er. Det är även
möjligt att få företagsanpassad konfiguration av rapporter och
fakturalayouter.
Serviceabonnemang (SAB)
Serviceabonnemanget ger dig som kund tryggheten att Hogia Transport Management Systems, nu och i framtiden, tar
ansvar för att på programvaran upprätthålla den kompetens
som krävs för vidareutveckling, support mm. I Serviceabonnemanget ingår bl a telefonsupport och uppdateringar av
programvaran.
Systemkrav
Systemkraven gäller generellt för att Hogia MobiLast ska fungera i enklaste möjliga miljö.
Server
Microsoft Windows 2003 Server
Microsoft Windows SQL Server 2005
Fjärrstyrningsmöjligheter
(VPN, RD, pcAnywhere, TS)
Arbetsplats/klient Microsoft Windows XP Professional
Microsoft Windows Vista
Tilläggsmoduler Hogia MobiLast
Dokumenthantering
Samla alla relevanta dokument på ett ställe. Med dokumenthanteringsmodulen finns möjlighet att koppla valfria dokument till
registren transportör, fordon, kund och order i Hogia MobiLast.
Koppla t ex en bild på reklamerat gods till en order eller en bild
på fordonet i fordonsregistret.
g4 resursplanering
Med G4 Resursplanering sköter du enkelt planering och allokering
av dina tillgängliga resurser. Du får stöd i din resursplanering genom systemets resurslista som går att sortera och filtrera på en rad
olika sätt. Att sortera på ledig eller upptagen, tur- eller köordning,
filtrera efter maskintyp och utrustning eller se när en viss resurs
gick ut på jobb är några exempel.
Kontakt
Möjlighet att spara valfritt antal kontakter per kund samt få dem
som förslag vid orderregistrering. En kontakt kan kopplas till både
en kund- och adresspost vilket gör det möjligt för en kontakt att
vara kopplad till flera poster samtidigt.
Ekonomi
När du har behov av att fakturera eller avräkna dina transport-order.
Ekonomimodulen innehåller följande funktioner:
Fakturering – fakturera direkt i Hogia MobiLast.
Avräkning – en funktion som används när en tredje part,
t ex åkare, grusgrop etc ska ha ersättning för utförd tjänst eller
material.
Artiklar och prissättning/prisberäkning – lägg upp dina artiklar
och prissätt dem direkt i Hogia MobiLast. Här finns också versionshantering av prislistor vilket förenklar arbetet vid eventuella
prishöjningar.
EkonomiPlus
En integration mellan Hogia MobiLast och Hogias ekonomi- och
affärssystem. Du sparar tid då systemet hjälper dig att importera
filer efter fakturering och avräkning. Tack vare två-vägskommunikationen mellan systemen säkerställs korrekt information, t ex
att rätt konto används på en artikel.
Projektuppföljning (ekonomisk uppföljning)
Projektuppföljning ger dig möjlighet att i Hogia MobiLast, märka en
order med de projekt som används i Hogias ekonomi- eller affärssystem. Är ordern märkt med ett projekt-nummer genereras projekttransaktioner på både orderns intäkt (fakturering) och kostnad
(avräkning). Det finns även möjlighet att projektmärka ett littera.
Projektuppföljning förutsätter tilläggsmodulen EkonomiPlus.
Rutt/uppdrag
Ett samlingsbegrepp för planering och återrapportering av en eller
flera order och kallas även tur eller slinga. Eftersom modulen är
integrerad med orderformulär och orderlista kan man bl a planera
tills det kostnadsmässigt blir en bra rutt.
Hogia Transport Management Systems AB
Tel 0303-667 70 | tms@hogia.se | www.hogia.se/tms
Genom att boka upp resursen som upptagen från en viss tidpunkt
förändras resursens status och du ser snabbt och enkelt om den
är tillgänglig då du t ex får förfrågan om ett nytt jobb. Om du vet
när jobbet avslutas finns även möjlighet att sätta en sluttid som
automatiskt uppdaterar resursens status till ledig. Om ingen sluttid
är avtalad så kan man sätta jobbets status till ”tills vidare”.
Anläggning och uthyrning
Anläggning – hanterar olika materialplatser, t ex grusgrop med
separata artikelregister med unika eller generella avräkningspriser,
saldohantering.
Uthyrning – uthyrning av t ex container, anläggnings-maskiner
och transporter där informationen är integrerad med orderhanteringen. Här genereras underlag för fakturering av kund samt eventuell avräkning till transportör (ägare av uthyrningsobjektet).
Avståndsberäkning
En modul som automatiskt beräknar exakt avstånd i km mellan
avsändare och mottagare med bästa vägval, baserat på RouteLogiX
(RouteLogiX ingår ej). Modulen underlättar taxering och man slipper vänta på chafförens körrapport för att få rätt antal km.
Mobildata
Är fordonet utrustat med mobildata är det möjligt att direkt vid
registrering av order eller från orderlista, skicka ut en eller flera order
till valt fordon via integrerat mobildatasystem. Information om t ex
status på leverans kan sedan återrapporteras till Hogia MobiLast
från fordonet. Hogia MobiLast är integrerat med flertalet kända
mobildataleverantörer, kontakta oss för mer information.
Översiktsvy
I översiktsvyn får du bra överblick över dina linjer, urval eller grupper. Översiktsvyn kopplas med fördel ihop med fordons- samt
orderlistan för att förenkla planering och skapa en överblick i användarens vardag. Översiktsvyn visar också t ex lastläggningsgrad,
summering samt oplanerade order för respektive urval, linjer eller
grupper.