Göran Lindahl, Chalmers

2011-11-02
Presentationen
Projektledning i tidiga skeden
Hur startar
H
t t ett
tt projekt,
j kt finns
fi
det en formaliserad process?
Göran Lindahl
Stefan Ziegler
Presentation
• Göran Lindahl
– Docent, Arkitekt, Construction Management,
Bygg och miljöteknik, Chalmers
– Projektledare, Lokalförvaltningen,
Göteborgs Stad
• Processledare GBP
• Stefan Ziegler,
– Projektchef, Lokalförvaltningen,
Göteborgs Stad
1
2011-11-02
Morgonagenda
•
•
•
•
•
•
•
•
Varför
Fråga/frågor
Tidiga skeden
Projektinitiering
Teori
Vad vi vet
Diskussion
Frågor
Glöm inte heller mingel, nätverk,
informella kontakter, snoka,
höra om nytt och gammalt
Forskningsprojektet
Projektledning före start
– en studie
t di av kunskapsbehov
k
k
b h
och arbetsmetoder i faserna
som föregår investeringsbeslut
Göran Lindahl
Stefan Ziegler
2
2011-11-02
Varför?
Projekt initieras, glider igång baserat på kontakter, telefonsamtal,
en önskan om utredning
utredning, en enkel förfrågan
förfrågan, en koll
koll…
Jo, det har vi observerat
Har ni det också?
Bakom detta finns behov, krav.
Ofta inte dokumenterade eller
artikulerade
Kan man dokumentera, systematisera
detta för att få transparens,
uppföljningsbarhet och effektivitet i
detta skede?
Kanske krävs speciell kompetens, hur gör man detta, kan alla?
Detta ledde till forskningsfrågan
Vad vi ville veta
• Startas alla projekt medvetet och
strukturerat?
t kt
t?
• Vad blir effekten av tidiga kontakter och
nätverk på inramning av projektets
förutsättningar?
3
2011-11-02
Hur vi gjorde
• Intervjuer
– 30 st
– Representerande Byggherrar,
projektledningskonsulter och fastighetsägare
• Litteraturstudier
Rubrik och startresonemang…
• Projektledning före start –
en studie av kunskapsbehov och arbetsmetoder i
f
faserna
som föregår
fö å investeringsbeslut
i
t i
b l t
• “Två begrepp som regelmässigt används utan att
närmare definieras är just ”projekt” och ”tidiga skeden”.
Dessa är vad man skulle kunna kalla för vardagsbegrepp
eller uttunnade begrepp. De bär med sig en mening som
aktörer i byggsektorn är, i princip, överens om. Men vad
är det som sker när projekt initieras
initieras, glider de igång eller
finns det en formaliserad start och hur skall man se på
aktörer och handlingar i detta skede? Den studie som
redovisas belyser frågor kring detta ämnesområde och
bjuder in till diskussion om frågan.”
4
2011-11-02
Startpunkt
• Projektledning före start –
en studie av kunskapsbehov och arbetsmetoder i
f
faserna
som föregår
fö å investeringsbeslut
i
t i
b l t
• “Två begrepp som regelmässigt används utan att
närmare definieras är just ”projekt” och ”tidiga skeden”.
Dessa är vad man skulle kunna kalla för vardagsbegrepp
eller uttunnade begrepp. De bär med sig en mening som
aktörer i byggsektorn är, i princip, överens om. Men vad
är det som sker när projekt initieras,
initieras glider de igång eller
finns det en formaliserad start och hur skall man se på
aktörer och handlingar i detta skede? Den studie som
redovisas belyser frågor kring detta ämnesområde och
bjuder in till diskussion om frågan.”
Våra första frågor…
• Vad är det för princip?
• När projekt initieras, vad menar vi med
detta?
• Vilka ämnesområden är berörda?
5
2011-11-02
Våra första frågor…
• Vad är det för princip?
Tidiga skeden,
räcker en
princip?
• När projekt initieras, vad menar vi med
detta?
Vart leder
denna fråga?
• Vilka ämnesområden är berörda?
Teori, perspektiv
och synsätt för
detta?
Om det är något annat…
Tidiga skeden
avser tidiga skeden
i ett projekt
Då finns inga
tidiga skeden
innan projektet är
definierat
Då är tidiga
skeden början
på projektets
genomförande
Om vi accepterar en strikt projektdefinition
Då ligger tidiga
skeden utanför
projektet
p
j
Om det inte är
projektknutet
Då är det något
annat
6
2011-11-02
Vanlig kurva
Vanlig kurva med mer info
7
2011-11-02
Vanlig kurva med detaljer
När vi ber om specificering
8
2011-11-02
Mer specificering
Andras definitioner
Övergripande,
Ö
i
d programmeringsfas
i
f och
h en d
dell av
projekteringen (Fristedt & Ryd 2004)
Vid koll av anbudskalkyler (Skanska, anläggningsprojekt 2006)
I tidiga skedet formuleras idéer,
förutsättningar
g analyseras,
y
,
lokalbehov identifieras… (Akademiska hus)
9
2011-11-02
Vår definition i detta projekt
eller snarare, den fas vi avsåg att studera
Vi undviker
d ik b
begreppett tidi
tidiga skeden
k d
Vad vi avser är den tidpunkt eller de skeden
där man ännu inte fattat beslut om huruvida
det blir ett projekt eller inte
Från ”surr”
surr till investeringsbeslut
En fas i relation till projekt, inte en del av projekt
När initieras projekt
Idé
”Surr”
Informell
kommunikation
Beslut av
något slag
Projekt
Behov
Krav
Verksamhetsutveckling
10
2011-11-02
Vad som intresserade oss
Idé
”Surr”
Surr
Informell
kommunikation
Beslut av
något slag
Behov
Krav
Verksamhetsutveckling
Vad sker här?
Det informella molnet
Begrepp och associationer
Lunchmöte
Delaktighet Makt
Dokumentation?
Transparens
Möjlighet
Nätverk
Kreativitet
Manipulation
Mygel
Samtal Insyn
J men va fan
Ja
f
Innovation
Snack
11
2011-11-02
Om integrerad verksamhetsutveckling
Idé
”Surr”
Surr
Informell
kommunikation
Beslut av
något slag
Behov
Krav
Verksamhetsutveckling
Formaliserad process
Vad sker här?
Integrerat och kontinuerligt
Gränsdragning
Vardagens logik
Daglig verksamhet
Användarens vardag
En helhet
Denna sida måste artikuleras för
kontinuerlig och integrerad verksamhetsutveckling skall fungera tillfredställande
Projektets logik
Projektets ramar
Användaren en part
Professionella delar
Tidsbrist ofta angiven som problem och
skäl till att verksamhetens behov inte
fångas
Värderingsbaserat och kräver kommunikation!
12
2011-11-02
Så… vad kan vi säga
• Jo, att…
– Nätverk
Nät k styr
t kontaktmönster
k t kt ö t
– Initiala kontakter sätter ramar
– Projektinitiering görs utanför projektstyrning
– Ingen såg initiala diskussioner utan insyn som
ett problem, det är så man ”känner på en
fråga”
Vad vi vet är bra sedan tidigare
• Jo, att detta är bra
– Tydlig
T dli målbild
ålbild
– Behovsanalys
– Programarbete
– Delaktighet
– Kommunikation
o
u at o
13
2011-11-02
Projektledning före start, en reflektion
• Att fundera över
– Bra med professionella processer
– Hur kontrollerat vill vi ha det?
– Uppföljning av grundläggande och informella
beslut är viktigt
– Vi får inte strypa
yp kreativiteten!
–…
Teoretisk ansats
• Perspektiv att se det som…(när projekt initieras alltså)
– Sense making, meningsskapande
– Meningsfullhet, appropriering
– Rationalitet, rational hos individer
– Beslutsprocesser, hur går de till, mekanismer
– Makt,
Makt inkluderande respektive uteslutande
– Inramning
• Från verksamhet till järntriangel (tid, kostnad, kvalitet)
• Olika logiker, drivkrafter
14
2011-11-02
Vad ville vi veta
• Startas alla projekt medvetet och
strukturerat?
t kt
t?
– Nej,
• Vad blir effekten av tidiga kontakter och
nätverk på inramning av projektets
förutsättningar?
– Beroende på beslutsprocess låses randvillkor
fast och påverkar utveckling
Vad vi nu vet
• Kunskapsbehov
– Vi behöver bättre förstå vad som sker i
projektinitierande faser
• Arbetsmetoder
– Stöd för dokumentation, avgränsningar och
beslut kan vara en väg
g framåt
• Finns det en formaliserad process
– Nej, detta är informella processer
15
2011-11-02
Illustrerade frågor
Kommunikation
Hur påverkas aktörer här
av tidigare beslut?
Vad händer här?
Vilken dokumentation skall
finnas från föregående
diskussioner i detta skede?
En slags sammanfattning
• I surret kring en idé skapas tankar som ger
de första ramarna och att detta sker ad
hoc (som det alltid gjort). Detta sker såväl i
politikers diskussion som i utvecklingen av
affärer. Det behövs kunskap om vad som
sker i dessa processer och därefter får
man bestämma om man vill formalisera
dessa processer. Då kraven ökar från
projektens sida är det troligt att någon
form av formalisering behövs.
Yepp. That’s it folks….
16
2011-11-02
Och nu då…
• Vad tänker ni om det här?
• Gruppdiskussion, 3p
• Utgångspunkt för samtal
– Erfarenhet av vad som sker innan projekt
definieras?
– Effekter,
Effekter påverkan på fortsatt arbete?
– Behövs en formaliserad process för detta?
– Hur förhåller sig detta till projektledningskompetens
Tack för er tid denna morgon,
g ,
ha en bra dag!
Göran Lindahl
g
goran.lindahl@chalmers.se
@
17